SESION 01: Generalidades Entorno, creación de proyectos,
formatos.
MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández
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INTRODUCCION ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetio concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo! Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus "ec#as de comienzo y "in escritas en un bloc de notas! O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de soles! La mayor$a de los proyectos comparten actiidades comunes, como la diisión del proyecto en tareas de "%cil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del e&uipo y el seguimiento de las tareas a medida &ue progresa el trabajo! 'dem%s, todos los proyectos constan de tres "ases principales( )! Crear el plan *! 'dministrar y realizar un seguimiento del proyecto +! Cerrar el proyecto p royecto
MICROSOFT PROJECT 2016 icroso"t -roject es un programa o so"t.are para la gestión de proyectos! /sta aplicación permite organizar la in"ormación acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para &ue se puedan respetar los plazos sin e0ceder el presupuesto y conseguir as$ los objetios planteados! icroso"t -roject es una #erramienta de administración de proyectos e"icaz y "le0ible &ue puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos! Le ayudar% a programar y realizar un seguimiento de todas las actiidades para superisar su progreso!
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CARGA
-ulse y bus&ue icroso"t -roject *1)2! Tambi3n -ulsando las teclas 4
ENTORNO DE TRABAJO Barra Acceso Rápido Cinta de Opciones Gr$pos
Escala de Tiempo
Escala Temporal Lista de Tareas Línea de diisi!n
Barra de Estado
"ia#rama de Gantt
Botones de is$ali%aci!n
Control desli%ante del %oom
PROYECTOS Consiste en una serie de tareas simples o complejas &ue pueden estar relacionadas para conseguir un objetio determinado, teniendo en cuenta para esto delimitaciones de tiempo, costo, recursos, etc!
Creación de r!"ec#!$ /n icroso"t -roject, se pueden crear de arias "ormas, e ntre las cuales destacamos -royecto en 5lanco, a partir de un proyecto e0istente, usando una plantilla como modelo, etc!
Pr!"ec#! en B%anc! 6e generan por de"ecto al cargar 6 -roject, pero si desea "orzar una plantilla de 7proyecto en blanco8, #aga lo siguiente( 5otón 'rc#io Clic en nueo! Clic en las en -royecto blanco o elegir alguna plantilla deseada( • • •
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Nota(
Tambi3n resulta, #aciendo clic directamente en el icono Nueo de la barra de acceso r%pido 9 :! Tambi3n si el s -roject ya est% abierto pulse las teclas
c!n#r!% & '( '$and! )n Pr!"ec#! E*i$#en#e 6e realiza, abriendo un proyecto e0istente y generando uno nueo con los cambios &ue se realicen! 5otón 'rc#io;Nueo Clic en ' -artir de un proyecto e0istente /lija proyecto deseado y #aga clic en CR/'R NU/ic#a ,i$#a /lija opción deseada( • • •
FORMATOS 'l cargar s -roject *1)2, este muestra una ista llamada Diagrama de ?antt &ue dispone de una #oja con datos y una barra gra"ica! 'mbos pueden ariar su apariencia
F!r-a#!$ a% E$#i%! de Te*#! MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández
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• • •
Ub$&uese en cual&uier celda /lija la "ic#a FORMATO /lija /stilos de te0to
en el grupo F!r-a#!
NOT'( Tambi3n se puede modi"icar el aspecto de un T/@TO 6/L/CCION'DO #aciendo lo siguiente( 6eleccione te0to de celdas deseado
/lija "ic#a T'R/' y elija opción como se obsera
/lija 'ceptar
F!r-a#!$ a %!$ E$#i%!$ de Barra OAO( /sto se apreciar$a mejor cuando las tareas est3n inculadas!
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•
/lija "ic#a >OR'TO6 Del grupo /stilos de 5arra, #aga clic en icono >ormato y elija opción deseada(
•
/lija opciones deseadas -ara 5arraB
•
-ara /stilos de 5arra, por ejemplo para T'R/' 'NU'L(
•
TAREA MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández
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/s la descripción detallada de una acción o suceso importante en la ejecución de un proyecto! La secuencia y enlaces de las tareas se denominan -RO?R''CION D/ T'R/'6! Toda tarea tiene asociado un tiempo! 6e recomienda conocer bien los procesos para no omitir detalles,
Ti!$ de #area$ Tarea 6imple /s la descripción detallada de la acción o suceso! 6iempre tiene asociado un tiempo! Tarea de Resumen /s una tarea &ue se genera a partir de una organización estructurada de las tareas! 6iempre muestran un alor a partir de las tareas contenidas! =ito /s una tarea &ue dura 1! /s decir, solo sire para indicar un #ec#o releante en la programación!
'nidade$ de Tie-! -or de"ecto, las tareas tienen ) d$a 9el signo signi"ica un alor estimado: pero se pueden asignar alores submEltiplos 9minuto(mins, #ora(#: y mEltiplos 9semana(sem, mes(ms:! -ara nuestros ejemplos considere &ue 21 minsF) #, G#F)d, H semF) ms /jemplo(
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Edición de #area$ Crear Tareas Ubicarse en celda donde creara tarea /scribir tarea y presionar tecla /NT/R • •
6eleccionar Tareas =aga clic en Nro! de "ila y arrastre en "orma ertical •
Insertar Tarea 6eleccionar la tarea9s: a partir de la cual se insertara la nuea tarea -resione la tecla IN6/RT! • •
/liminar Tareas 6eleccione tarea9s: a eliminar -resione la tecla 6U-R • •
Din.-ica de Tarea$ Consiste en copiar ó moer tareas dentro de un proyecto 6eleccione tarea9s: a copiar o moer -resione CTRL 4 C 9Copiar: o CTRL 4 @ 9oer: para copiar a memoria Ub$&uese en celda deseada y presione CTRL 4 < 9pegar:
De$%a/a-ien#! de Tarea$
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B'SCAR B)$car )na Tarea -ermite "acilitar la ubicación de una tarea &ue responda a un criterio de bEs&ueda Ubicarse en cual&uier tarea /lija la "ic#a Tarea, aya al grupo /dición y;o 5uscar /scriba palabra a buscar y #aga clic en 5uscar 6iguiente • • •
-ara terminar, #aga clic en el botón C/RR'R
Ree-%a/ar Tarea$ 6ustituye e0presiones &ue coinciden con un criterio de bEs&ueda espec$"ico! /lija "ic#a de tareas y en el grupo /dición, uela a elegir 5uscar /scriba a%ara a buscar y el da#! n)e! por el cual reemplazara y #aga lo siguiente( • •
-ara buscar y remplazar palabra por palabra =aga clic en botón 5uscar siguiente •
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• •
=aga clic en Reemplazar -ara continuar reemplazando Reemplazar
siga
#aciendo
clic
en
botón
-ara Reemplazar todas las palabras =aga clic en botón Reemplazar todas •
-ara terminar #aga clic en botón C/RR'R
BORRAR -ermite borrar #iper$nculos, "ormatos, "ilas, notas de tareas, etc! 6eleccione la "ila9s: de donde desea borrar lo indicado al inicio =aga clic en
y #aga clic en opción deseada!
REENAR /0tiende un alor a una o m%s celdas adyacentes 6eleccione la tarea y mas "ilas ac$as como se obsera y luego e0tienda, por ejemplo #acia abajo!
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,ISTAS /s la "orma como se muestra un proyecto y "acilita su comprensión o gestión! -or de"ecto, los proyectos se er%n en Diagrama de ?antt, pero se pueden cambiar con "acilidad! Los ubicamos en la "ic#a T'R/', R/CUR6O
