METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS CON MS EXCEL Y BIZAGI
Exp: Ing. Rene Delgado Sandoval
[email protected]
Lima-Perú , Jun-2015
CONTENIDO SESIÓN 2 : METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS I.
Identificación y Clasificación de Procesos • • • •
Identificación de Procesos Jerarquización de Procesos Clasificación por Tipo de Procesos Elaboración del Mapa de Procesos
II.
Descripción y Representación de Procesos
III.
Seguimiento y Medición de Procesos
IV.
Mejora Continua de Procesos
Modelo de Gestión por Procesos
Identificación y Clasificación
Descripción y Representación
Mejora Continua
Seguimiento y Medición
I. Identificación y Clasificación de Procesos Conceptos y Definiciones: Mapa de Procesos: Es una representación gráfica que define y refleja la estructura y relación de los diferentes procesos del sistema de gestión de una organización, relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan. Permite tener una visión global y comprensible de todos los procesos que existen en una organización y su interrelación entre ellos.
Matriz de Identificación de Procesos: Es la representación escrita de los macroprocesos, procesos y/o subprocesos, con sus entradas de proveedores y salidas para clientes. Aportan el detalle descriptivo de los procesos principales de una organización.
I. Identificación y Clasificación de Procesos Pasos para la Identificación y Clasificación de los Procesos: PASOS
ACTIVIDADES •
1. Identificar los Procesos •
•
2. Jerarquizar los Procesos
3. Clasificar los Procesos 4. Representar el Mapa de Procesos 5. Validar el Mapa de Procesos
•
•
Hacer un inventario de todos los procesos de la organización. Asegurarse de que están incluidas la totalidad de procesos que se realizan. Relacionar, agrupar y renombrar los procesos. Jerarquizar los procesos en niveles: Macroproceso, Proceso y/o Subproceso. Clasificar los procesos según tipo en: Procesos Estratégicos, Misionales y de Soporte.
•
Establecer la secuencia e interacción de los procesos.
•
Graficar el Mapa de Procesos.
•
Revisar y aprobar el Mapa de Procesos con los Responsables de los Procesos (Alta Dirección)
I. Identificación y Clasificación de Procesos Paso 1: Identificación de Procesos Factores a analizar para la identificación de procesos en una organización: o o
o o o o o o
o
Objeto Social de la empresa Planeamiento Estratégico: Visión - Misión – Objetivos Manual de Operaciones y/o funciones, Organigrama – Estructura Necesidades y Expectativas de los Clientes Interno – Externo Cumplimiento de Requisitos Legales o Reglamentarios. Efectos en la calidad del producto/servicio Utilización intensiva de recursos Productos/Servicios: A partir de los productos/servicios generados se indaga de dónde viene, cómo ha sido realizado, quién lo ha hecho ,… y así, sucesivamente. Inventariar los Macroprocesos, Procesos y/o Subprocesos, basado en la Matriz de Identificación de Procesos , utilizar la lluvia de ideas en equipo para poder identificar todos los procesos de la organización independientemente de su tamaño, jerarquía o importancia.
I. Identificación y Clasificación de Procesos Matriz de Identificación de Procesos MATRIZ DE IDENTIFICACION DE PROCESOS Participantes:
ENTRADAS Y PROVEEDORES (Insumos de Proveedores)
Fecha Elab:
PROCESOS (Macroprocesos, Procesos y/o Subprocesos)
SALIDAS Y CLIENTES (Productos y/o Servicios para Clientes)
RESPONSABLE (Puesto a cargo del Proceso)
I. Identificación y Clasificación de Procesos Ejemplo de Llenado de Matriz de Identificación de Procesos ENTRADAS Y PROVEEDORES (Insumos de Proveedores)
PROCESOS (Macroprocesos, Procesos y/o Subprocesos)
SALIDAS Y CLIENTES (Productos y/o Servicios para Clientes)
Jefe de la Oficina de RRHH
1. Gestión de Recursos Humanos Planeación y Organización
Planes Estrategicos Presupuestos
Requerimiento de Personal
Planificación de RRHH
Planes de RRHH
Desarrollo de Politicas y Procedimientos
Politicas y Procedimientos de RRHH
Descripciones y Perfiles de Puestos (MPP)
Manual de Perfiles de Puestos
Reclutamiento y Selección de Pe rsonal
RESPONSABLE (Puesto a cargo del Proceso)
Candidato Seleccionado
I. Identificación y Clasificación de Procesos Paso 2: Jerarquización de Procesos en Niveles Establecer la jerarquía de los procesos en niveles:
Macroproceso: Gestión de Recursos Humanos Procesos / Subprocesos:
Administración de Personal Administración de contratos o Administración de legajos o o Planilla de pagos de personal
Reclutamiento y Selección Reclutamiento de Personal o o Selección de Personal Contratación e Inducción de Personal o
Capacitación y Desarrollo Capacitación de personal o Evaluación del desempeño o o Planeación de carrera y sucesión
I. Identificación y Clasificación de Procesos Paso 3: Clasificación por Tipo de Proceso Clasificar los procesos según tipo, utilizar el Formato de Catalogo de Procesos:
PE
Procesos Estratégicos: PE.1 Planificación estratégica PE.2 Gestión de la calidad
PM Procesos Misionales u Operativos PM.1 PM.2 PM.3 PM.4
Diseño de productos y servicios. Elaboración de productos y servicios Atención y servicio al cliente Gestión de ventas
PS Procesos de Soporte o de Apoyo PS.1 Gestión de Recursos Humanos PS.1.1 Planeación y Organización PS.1.2 Reclutamiento y Selección PS.2 Tecnología de la información PS.3 Gestión logística
I. Identificación y Clasificación de Procesos Ejemplo de Catalogo de Procesos Clasificación
Cod.Macro
Macroproceso
Cod.Pro
Procesos Formulación del Plan Estrategico
Cod.SubPro PE.1.1.1
Subprocesos Diagnostico Estrategico
Responsable
ESTRATEGICO
PE.1
Planificación Estratégica
PE.1.1
Gerencia General
ESTRATEGICO
PE.2
Gestión de Calidad
PE.2.1
PE.2.1.1
Jefe de Calidad
MISIONALES
PM.1
Diseño de Productos
PM.1.1
PM.1.1.1
Gerente de Producción
MISIONALES
PM.2
Elaboración del Producto
PM.2.1
PM.2.1.1
Gerente de Producción
MISIONALES
PM.3
Atención y Servicio al Cliente
PM.3.1
PM.3.1.1
Jefe de Servicio al Cliente
MISIONALES
PM.4
Gestión de Comercialización y Ventas
PE.1.1
PE.1.1.1
Gerente de Ventas
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.1
Planeación y Organización
PS.1.1.1
Planificación de RRHH
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.1
Planeación y Organización
PS.1.1.2
Desarrollo de Politicas y Procedimientos
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.1
Planeación y Organización
PS.1.1.3
Descripciones y Perfiles de Puestos
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.2
Reclutamiento y Selección de Personal
PS.1.2.1
Reclutamiento de Personal
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.2
Reclutamiento y Selección de Personal
PS.1.2.2
Selección de Personal
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.2
Reclutamiento y Selección de Personal
PS.1.2.3
Contratación e Inducción de Personal
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.3
Capacitación y Desarrollo Humano
PS.1.3.1
Capacitación de Personal
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.3
Capacitación y Desarrollo Humano
PS.1.3.2
Evaluación del Desempeño del Personal
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.3
Capacitación y Desarrollo Humano
PS.1.3.3
Planeación de Carrera y Sucesión
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.3
Capacitación y Desarrollo Humano
PS.1.3.4
Clima y Cultura Organizacional
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.4
Administración de Personal
PS.1.4.1
Administración de Contratos
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.4
Administración de Personal
PS.1.4.1
Administración de Legajos
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.4
Administración de Personal
PS.1.4.1
Administración de Planillas y pagos
Jefe de RR.HH
SOPORTE
PS.1
Gestión de Recursos Humanos
PS.1.4
Administración de Personal
PS.1.4.1
Bienestar Social
Jefe de RR.HH
I. Identificación y Clasificación de Procesos Paso 4: Representación del Mapa de Procesos
I. Identificación y Clasificación de Procesos Ejemplo: Mapa de Procesos Entidad Servicios de Salud
I. Identificación y Clasificación de Procesos Ejemplo: Mapa de Procesos Empresa de Transmisión de Energía
O C I G E T A R S E O T N E I M A N O I C C E R I D
GESTIONAR CLIENTES GESTIONAR EL ABASTECIMINENTO GESTIONAR LA GENTE GESTIONAR S.A.S. (SOCIAL, AMBIENTAL, SERVIDUMBRES) GESTIONAR LA REGULACIÓN Y L EYES GESTIONAR LAS FINANZAS CONTROLAR LA GESTIÓN
I. Identificación y Clasificación de Procesos Ejemplo: Mapa de Procesos de una Universidad
I. Identificación y Clasificación de Procesos Ejemplo: Modelo de Mapa de Procesos PROCESOS ESTRATÉGICOS
s e t n e i l C s o l
PROCESOS MISIONALES
e d s e d a d i s e c e N
s e t n e i l C s o l e d n ó i c c a f s i t a S
PROCESOS DE SOPORTE
I. Identificación y Clasificación de Procesos Paso 5: Validar el Mapa de Procesos En la reunión de validación del Mapa de Procesos, se realiza las siguientes actividades:
Los Responsables de los Procesos (Alta Gerencia y Gerencia General), revisa y aprueba el Mapa de Procesos.
El Responsable del proceso en caso tenga observaciones al Mapa de Procesos, se realiza las correcciones respectivas.
CONTENIDO SESIÓN 3: METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS I.
Identificación y Clasificación de Procesos
II.
Descripción y Representación de Procesos • • • •
Descripción de las Características del Proceso Representación de los Diagramas de Procesos Estándar de Modelado de Procesos BPMN Modelador de Procesos BIZAGI
III.
Seguimiento y Medición de Procesos
IV.
Mejora Continua de Procesos
