Gestión del Alcance Gerencia de Proyectos
Jesús Soto Lugo Mg. Ing., PMP
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Corrupción del Alcance
Sin una clara definición del alcance, “un pequeño cambio o adición” aparentemente inofensivo puede corromper el alcance hasta agotar el tiempo y el presupuesto. Cada cambio puede sonar tan simple que se acepta sin revisión. Pero la suma de todos los cambios pequeños tiene un gran impacto.
Objetivos de aprendizaje
1
Comprender la importancia de la Gestión del Alcance.
2
Entender los procesos clave de la Gestión del Alcance y las buenas prácticas para su aplicación.
Agenda Importancia de la Gestión del Alcance Procesos de la Gestión del Alcance Caso Práctico Aspectos Clave Recursos
Importancia de la Gestión del Alcance • Garantiza que el proyecto contenga todo el trabajo requerido para complementarlo con éxito. • Formaliza y documenta las definiciones, acuerdos y aceptaciones del trabajo realizado y de los productos finales. • Orienta el trabajo realizado hacia los objetivos y entregables previamente acordados. • Asegura que se realice solamente el trabajo previsto y se obtenga la aceptación del mismo.
Gestión del Alcance del Proyecto
Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del Producto
Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable Submarino Interamericano (INTER)”
Proyecto
Producto
Meta
Meta
•
Diseño, implementación y puesta en marcha de la ampliación de la capacidad de transmisión del INTER.
Objetivo •
•
Integrar todos los componentes de proyecto a la actividad principal del negocio. Homologación del equipamiento en cada país antes de la implementación.
•
Infraestructura y equipamiento para proporcionar las condiciones necesarias para la ampliación del INTER.
Objetivo •
Obtener velocidades de transmisión hasta 70 Gb/s.
•
Porcentaje de inoperatividad del sistema máxima de 0.4% (5 min 11 seg. por día.)
•
Utilizar equipamiento de transmisión estandarizado según norma ITU-T.
Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del Producto
Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable Submarino Interamericano (INTER)”
Alcance del Proyecto
Alcance del Producto
•
Realizar el diseño del sistema
•
•
Realizar la instalación, integración, configuración y pruebas del sistema de gestión remoto.
Cable Submarino Interamericano funcionando a las siguientes capacidades: Anillo 1 a 40 Gb/s y Anillo 2 a 70 Gb/s
•
Estaciones terminales implementadas con sistema de redes de datos de categoría 6, energía eléctrica de -48 V dc y 220 Vac .
•
Equipamiento debe cumplir con las recomendaciones de la ITU-T y los estándares.
•
Personal capacitado en el mantenimiento operativo el sistema de cable marino.
•
Ejecutar pruebas en fábrica del equipamiento de telecomunicaciones.
•
Integrar el sistema de transmisión existente al nuevo sistema.
•
Capacitar al personal de cada una de las estaciones.
Exclusión: No se realizarán trabajos en la planta submarina (planta seca y planta húmeda)
Exclusión: No se contempla la distribución de la capacidad de transmisión a cada operadora.
Planificar la Gestión del Alcance
Planificar la Gestión del Alcance
Plan de Gestión del Alcance NOMBRE DE LA EMPRESA
Explicación del proceso detallado para elaborar el enunciado del alcance el proyecto. Explicación del proceso que permite la creación de la EDT a partir del enunciado detallado del alcance del proyecto. Explicación del proceso que establece como se mantendrá y aprobará la EDT.
Versión
Realizó
Aprobó
Fecha
Descripción
Nombre del Proyecto
Plan de Gestión del Alcance
Código Página
Procesos de Definición del Alcance
Proceso para la Elaboración de la EDT
Proceso para la Elaboración del Diccionario EDT
Proceso para la Verificación del Alcance
Proceso para Control del Alcance
Explicación del proceso cómo se aceptarán formalmente los entregables. Explicación del procesos cómo se procesarán las solicitudes de cambio relativas al enunciado del alcance proyecto.
Plan de Gestión de Requisitos NOMBRE DE LA EMPRESA Versión
Explicación de cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades. Explicación de cómo se iniciarán los cambios del producto, cómo se analizará el impacto, cómo será el monitoreo y reporte.
Realizó
Aprobó
Fecha
Descripción
Nombre del proyecto
Plan de Gestión de Requisitos
Código Página
Actividades para la Identificación de los Requisitos
Actividades de Gestión de Configuración
Proceso de Priorización de Requisitos
Explicación de las métricas del producto que se utilizarán y el fundamento de su uso.
Métricas de Producto
Explicación del proceso para priorizar requisitos.
Estructura de Trazabilidad
Explicación de la estructura de trazabilidad para reflejar qué atributos de los requisitos se presentarán.
Recopilar Requisitos
Recopilar Requisitos
Clasificación de Requisitos Requisitos de negocio, describen las necesidades de alto nivel de la organización en su conjunto.
Requisitos de los interesados, describen las necesidades de un interesado o grupo de interesados.
Requisitos de transición, describen capacidades temporales, tales como conversión de datos y requisitos de capacitación.
Requisitos de las soluciones, describen las prestaciones, funciones y características del producto, servicio o resultado.
Requisitos del proyecto, describen las acciones, los procesos u otras condiciones que el proyecto debe cumplir.
Requisitos de calidad, recogen las condiciones o criterios necesarios para validar la finalización exitosa de un entregable del proyecto.
Prototipos Objetivo Obtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, a través de la creación de maquetas o modelos.
Desafío: ¿Cómo construir algo tan rápido? Utilizando un desarrollo rápido, de bajo desempeño, que servirá de base para el desarrollo del producto final, pero cumple el objetivo de prototipo (En sistemas se conoce como 4GL). Reducir la funcionalidad (por ejemplo un sistema sin posibilidad de editar los datos, sólo para ilustrar las interfaces y funcionalidad) Crear sólo los componentes o módulos clave
Tipos Prototipos no operacionales Prototipos operacionales
Documentación de Requisitos NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión
Realizó
Aprobó
Fecha
Descripción
Nombre del Proyecto
Los requisitos de la empresa incluyen objetivos, reglas y principios rectores
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS
Código Página
Requisitos de la Empresa
Objetivos
Para los requisitos debe documentarse: los interesados, prioridad, impacto y descripción
Empresa
Proyecto
Requisitos Funcionales Interesado Prioridad Impacto Id
Detalle
Requisitos No Funcionales Interesado Prioridad Impacto Id
Detalle
Requisitos de Calidad Interesado Prioridad Impacto Id
Detalle
Criterios de Aceptación Ítem
Criterio
Criterios de Restricciones de Requisitos Ítem Restricción
Los requisitos no funcionales pueden ser rendimiento, seguridad, usabilidad, operatividad, entre otros.
Matriz de Trazabilidad NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión
Realizó
Aprobó
Fecha
Descripción
Nombre del Proyecto
Matriz de Trazabilidad de Requisitos ID
Descripción de Requerimientos
Necesidades del Negocio
Objetivos del Proyecto
Entregables EDT
Diseño del Producto
Desarrollo Caso de del Prueba Producto
•
Vincula los requisitos de producto desde su origen hasta los entregables.
•
Ayuda a verificar que cada requisito agrega valor al vincularlo con los objetivos del proyecto.
•
Medio para realizar seguimiento.
•
Proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados con el alcance del producto.
Definir el Alcance
Definir el Alcance
Enunciado del Alcance NOMBRE DE LA EMPRESA Versión
Características del producto, servicio o resultado.
Realizó
Aprobó
Fecha
Descripción
Nombre del Proyecto
ENUNCIADO DEL ALCANCE
Código Página
Descripción del Alcance del Producto
Condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los entregables.
Cualquier producto, resultado o capacidad que resulta del proyecto (único y verificable).
Criterios de Aceptación del Producto Ítem Criterios de Aceptación Entregables del Proyecto Fase
Entregable
Exclusiones del Proyecto
Factores limitantes que afectan la ejecución del proyecto.
Restricciones Supuestos Factor
Impacto
Identifica explícitamente lo que está fuera del alcance del proyecto.
Descripción
Son factores de la planificación que son considerados verdaderos.
Ejemplo: Enunciado del Alcance Descripción del Enunciado del Alcance del Producto Desarrollo e implementación de Software Logístico SX que gestione la integración del área de compras brindando información en tiempo real. Se desarrollarán las interfaces necesarias para la transferencia de datos hacia y desde dispositivos portátiles (PDA’s). El sistema contará con una interfaz que permita al usuario consultar dinámicamente la información del estatus de las compras ordenadas, en proceso y realizadas.
Criterios de Aceptación del Producto Diseño: Arte gráfico y layout consistente con manual de identidad visual de la empresa. Usabilidad: Uso intuitivo y personalización de dashboard. Interoperabilidad: integración con sistemas de la empresa. De igual forma exportación de reportes y datos en formatos estándar, Desempeño: Acepta 100 sesiones de usuarios simultáneos sin disminuir mas del 70% de rendimiento respecto a un usuario único. Compatibilidad: Soporta Firefox y Chrome en Windows 8, Fedora 20 y Android 4.3.
Supuestos Los usuarios dispondrán de tiempo suficiente para participar activamente en el análisis, diseño, pruebas y capacitación.
Ejemplo: Enunciado del Alcance Entregables del Proyecto Documentación del desarrollo e implementación. Manuales de uso Manuales de operación y administración Capacitación del personal Garantía escrita para corrección de errores ocultos, sin cargo y durante un año.
Exclusiones Licencias de Software No incluye los equipos de cómputo, ni los PDA's en donde se instalará el sistema,. Una vez implementada la aplicación se tendrá un periodo de 60 días de soporte técnico, vía telefónica; después de este tiempo, el soporte técnico solicitado será cubierto por parte del Cliente. No se incluye mantenimiento a la aplicación una vez implementada.
Restricciones El presupuesto del proyecto no puede exceder los S./180.000. El plazo de implementación no puede exceder 10 meses.
Buenas Prácticas en la Definición del Alcance
1 2 3
Mantener un alcance realista
Involucrar a los usuarios finales
Tecnología estable y probada
Crear la EDT
Crear la EDT
Descomposición Determinar la estrategia para la actividad de descomposición ¿Quiénes participan?, ¿Cuánto tiempo?
Identificar el nivel mas alto de componentes Ejemplo: Productos, fases, funciones.
Descomponer los niveles ¿Cómo nombrar los componentes?, ¿Cuántos niveles?, ¿Cuánto detalle? ¿Hasta qué nivel descomponer?
Revisar y asegurar Se debe revisar y asegurar que se logren los niveles de detalle deseados acorde con los requerimientos del proyecto.
Actividades de la Descomposición Actividades
1
Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado
2 3
Estructurar y organizar la EDT
EDT
Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados
4
Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT
5
Verificar que el grado de descomposición de los entregables sea el adecuado
Paquete de trabajo: Es el trabajo definido a nivel más bajo del EDT, se puede estimar y gestionar el costo y duración.
Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo 1. Bicicleta
1.1 Conjunto de marcos
1.2 Cadena
1.3 Ruedas
1.4 Sistema de frenos
1.5 Integración
1.1.1 Marco
1.3.1 Rueda delantera
1.5.1 Concepto
1.1.2 Manillar
1.3.2 Rueda trasera
1.5.2 Diseño
1.1.3 Tenedor
1.5.3 Montaje
1.1.4 Asiento
1.5.4 Pruebas
1.6 Gestión de proyecto
1.5.4.1 Componentes 1.5.4.2 Producto 1.5.4.3 Cliente
Componentes de la Línea Base del Alcance Enunciado del alcance del proyecto El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance, los entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.
EDT/WBS Es una descripción jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
Diccionario de la EDT/WBS Es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables, actividades y planificación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.
Diccionario de la EDT NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión
Realizó
Aprobó
Fecha
Descripción
Nombre del Proyecto
Qué es, cómo es, características, entre otros.
DICCIONARIO WBS Código de Cuenta (EDT)
Descripción
Código Página
Nombre del Paquete de Trabajo (EDT)
El equipo que interviene y el rol que desempeñan
Supuestos y restricciones Responsables Hitos del cronograma Actividades Recursos Estimaciones de costo
Qué relaciones precedentes y subsecuentes tiene el paquete de trabajo
Criterios de aceptación Referencias técnicas Acuerdos Dependencias EDT
Quién, y cómo se obtendrá la validación y aceptación del paquete de trabajo
Diccionario EDT (Simplificado) NOMBRE DE LA EMPRESA Versión
Realizó
Aprobó
Fecha
Descripción
Nombre del Proyecto: DICCIONARIO EDT (Simplificado) Nivel
Código EDT
Nombre
Descripción
Entregables
Presupuesto
Recursos
Ejemplo: Diccionario de la EDT
Niv el
1
2
3
3
Código EDT
1
1.1
1.1.1
1.1.2
Nombre del elemento
Definición
Número de control de costo
Organización responsable
EDT Bicicleta
Todos los componentes y subconjuntos necesarios para especificar el diseño, montaje y pruebas de una bicicleta personalizada
30512
Ventas cliente y soporte
Conjunto de marcos
los componentes individuales que juntos constituyen el marco una vez se reúnen
30513
Ventas cliente y soporte
Marco
La estructura de acero tubular unidad a la que se unen otros componentes. Proporciona diseño básico y la fuerza
30513
Departamento de ingeniería
Manillar
Utilizado por el piloto para dirigir la bicicleta. También sirve como punto de unión para los frenos, la luz y otros accesorios. Estilo para ser seleccionado por el cliente
30513
Ventas cliente y soporte
WBS Chart Pro Facilita la comunicación y documentación de la EDT y del diccionario de la EDT
Información de la EDT
Información de las actividades
WBS Chart Pro Se integra fácilmente con MS Project.
Ejemplo: Diagrama EDT
Una vez desarrollada la EDT, se puede exportar a MS Project. La información ingresada en el MS Project se reflejará en el WBS Chart Pro.
WBS Chart Pro Permite personalizar la presentación de la EDT, con información adicional como porcentaje de avance, responsables, alertas, etc.
Validar el Alcance
Validar el Alcance
Controlar la Calidad Vs. Validar el Alcance
Generalmente, el proceso de Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Validar el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo
Controlar la Calidad Se ocupa principalmente de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad.
Validar el Alcance Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. Se ocupa de la aceptación de los entregables.
Ejemplo: Proceso de Validar el Alcance El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el proceso con el objetivo de validar el alcance de acuerdo al entregable.
Controlar el Alcance
Controlar el Alcance
Controlar el Alcance • Permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y la gestión de cambios a la línea base del alcance. • Asegura que las acciones preventivas o correctivas se procesen a través del proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios. • Se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integran con los otros procesos de control.
Ejemplo: Proceso de Controlar el Alcance El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el proceso, con el fin de identificar variaciones entre el alcance y el trabajo realizado.
Aspectos Clave
Aspectos clave
1
¿Por qué es importante la Gestión del Alcance?
2
¿Qué procesos clave y buenas prácticas se recomiendan para la Gestión del Alcance?
Aspectos Clave Una adecuada gestión del alcance permite realizar el sólo el trabajo necesario para cumplir con el objetivo del proyecto. El alcance debe definirse y aprobarse formalmente, antes de que inicie el trabajo. La participación de los interesados en la definición del alcance es importante y necesaria. Luego de cada fase o al completar un entregable se debe validar el trabajo realizado. Como resultado se tendrá la aceptación formal del cliente o sponsor. Controlar el alcance implica comparar el trabajo completado con la línea base del alcance. Las variaciones pueden indicar que no se está realizando el trabajo planeado o que se desarrollan actividades fuera del alcance.
