separata de organizacion de eventos

ADMINISTRACION TURISTI TURISTICA CA Y HOTELERA CURSO: “Organización de congresos y eventos”

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SÍLABO

I. DATOS INFORMATIVOS

Asignatura Carrera Profesional Horas semanales Total horas h oras Profesor

Organización de congresos y eventos Administración Turística y Hotelera 09 36 horas

Lic. Erick Campos

II. SUMILLA

La asignatura pertenece al área curricular de formación profesional, es de naturaleza teórico práctico, cuyo propósito es desarrollar en los alumnos un conjunto de conocimientos, técnicas y habilidades que serán empleadas por los alumnos en las deferentes empresas Organizadoras de Eventos.

III. COMPETENCIAS:

Investiga, y analiza las diferentes situaciones del mercado logrando estructurar y planificar adecuadamente un proyecto. Identifica los diversos requisitos y regulaciones para formar su propia empresa.

IV. CAPACIDADES:

1. Conoce y aplica los conceptos fundamentales del mercado de eventos y congresos, analizando el perfil del Organizador Profesional Profesional de reuniones. 2. Conoce y aplica el manejo administrativo en las empresas organizadoras de eventos, identificando las funciones de los comités de eventos. 3. Conoce, organiza y aplica las estrategias antes, durante y después del evento. 4. Distribuye las funciones a cargo y determina los comités y sus tareas antes, durante y después del evento.

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V. PROGRAMACIÓN TEMÁTICA SEMANA 01 Sesiones: 01, 02 y 03

CONTENIDO CONCEPTUAL CONCEPTUAL 

Introducción al curso, objetivos y metodología.



Clasificación de los eventos, ejemplos

Total horas: 09

CONTENIDO PROCEDIMENTAL Explica la clasificación de los eventos.

CONTENIDO ACTITUDINAL Desarrollar los conocimientos básicos sobre los tipos de eventos y su historia

SEMANA 02 Sesiones: 04, 05 y 06

CONTENIDO CONCEPTUAL CONCEPTUAL   

Desarrollo y funcionamiento de un evento. Organización y áreas de trabajo Planificación de eventos

Total horas: 09

CONTENIDO PROCEDIMENTAL Establece los tipos de eventos: Conferencias, Congresos, Asamblea, Seminarios, Mesas redondas, Coloquios, Debates.etc.

CONTENIDO ACTITUDINAL Distinguir los diferentes tipos de eventos y cuáles son las tendencias que actualmente se desarrolla.

SEMANA 03 Sesiones: 07, 08 y 09 Total horas: 09 CONTENIDO PROCEDIMENTAL CONTENIDO CONCEPTUAL Factores que intervienen en la realización de Efectuar un debate grupal para ver cuáles son un evento: los factores que interviene para el desarrollo 1.-Factores sociales de dicho evento 2.-Factores políticos 3.-Factores económicos económicos 4.-Factores socioculturales socioculturales  Procedimientos fundamentales para planear un evento

CONTENIDO ACTITUDINAL Identificar cuáles son las tendencias y los factores para el desarrollo de un evento

SEMANA 4 Sesiones: 10, 11 y 12

CONTENIDO CONCEPTUAL CONCEPTUAL 

 

Función de los Comités organizadores profesional de eventos Características según el cargo Examen final

Total horas: 09

CONTENIDO PROCEDIMENTAL Aplica lo aprendido para rendir de forma favorable.

CONTENIDO ACTITUDINAL 

Valora y aplica conocimientos aprendidos



Mantiene una actitud positiva y responsable en la tarea encomendada.



Trabaja activamente asistiendo regularmente a las sesiones.

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VI. METODOLOGÍA METODOLOGÍA -

-

Exposición dialogada. Controles de lectura. Casuística, planteamiento de situaciones sobre hechos ocurridos en empresas a fin de que los alumnos los analicen, identifiquen los problemas y planteen alternativas de solución. Trabajos de investigación, se asignan a los alumnos para que sean trabajados en equipo, requiere la consulta de varios textos, Internet, entrevistas, etc. Actividad aplicativa, con participación del alumno, motivando al grupo, al diálogo y el intercambio de información sobre los temas tratados.

VII. SISTEMA DE CALIFICACIÓN EVALUACIÓN . Prácticas calificadas . Examen parcial . Examen final

PESO 50 % 25% 25%

TOTAL 100%

VIII. BIBLIOGRAFÍA

PEÑA. Congresos, Convenciones y Reuniones. 2004. TRIVIÑO. Gestión de Eventos, Feriales, Diseño y Organización. 2006. HERRERO. Gestión y Organización de Congresos. 2005. BUENDÍA, JUAN MANUEL. Organización de Reuniones, Convenciones, Congresos y Seminarios.

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Organización de congresos y eventos La organización La organización de eventos  es el proceso  de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las  cuales puede tener diferentes finalidades. Este documento le permitirá al  alumno conocer cómo se desarrolla un evento y cuáles son las partes  fundamentales del desarrollo de un evento.

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SEMANA 01

Introducción El objetivo principal del curso de Organización de Eventos es presentar una guía para organizar cualquier tipo de evento especial o conferencia, para lo cual se proporcionan check list, cronogramas, formatos y ejemplos que pueden aplicar y adaptar a sus propios eventos. Durante el desarrollo del curso veremos los detalles involucrados en cada aspecto, desde el rol de un organizador de eventos, el planeamiento de todas las actividades, la conformación de un equipo humano adecuado, la elaboración de un presupuesto, la negociación con proveedores, el contacto con los medios de comunicación, la generación de fondos a través de auspicios, la logística para el desarrollo del evento en sí, hasta la evaluación final.

DEFINICIONES Evento: suceso imprevisto o de realidad incierta, acontecimiento, eventualidad, hecho, ocurrencias, sucedido, sucedido, suceso.

Espectáculo: cualquier acción que se ejecuta en público para divertir o recrear.

Simposio: conferencia o reunión en que se examina y se discute determinado tema. Conferencia: disertación en público sobre algún punto. A) Doctrinal: (es decir pensamiento) pensamiento) B) Platica entre 2 o más más personas para para tratar algún punto. punto.

Seminario: adiestramiento en la investigación o en la práctica de alguna disciplina.

Curso: tiempo señalado para asistir y oír ciertas lecciones en lo académico. Todo Todo curso es de 20 horas en adelante

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Objetivos: Por grande o pequeño que sea un evento, todos tienen una razón, motivo, causa o justificación por la cual se celebran. La carencia de un objetivo, como en cualquier acción humana, sería equivalente a un barco sin destino o ruta que navegar. Es así que, existen dos grupos de objetivos- los generales y los específicos. Los objetivos generales se pueden clasificar en seis tipos a tomar en cuenta a la hora de realizar la propuesta conceptual:



Educativo: mantiene los requerimientos profesionales o políticas de las asociaciones o empresas, mediante la reunión de un programa p rograma de actualización y/o capacitación continúa.



Informativo: mantiene a través de la reunión, una continua comunicación actualizada de técnicas, conceptos, procesos, desarrollos, productos y servicios que afecten en forma general o particular la profesión o el trabajo del individuo y de los intereses de la asociación o empresa.



Motivacional: mantiene mediante la reunión un estado mental positivo hacia la empresa o asociación por parte de los trabajadores, ejecutivos o asociados. También, También, permite reconocer con estímulos las acciones sobresalientes de los individuos cuya labor ha contribuido al bienestar de la empresa o asociación.



f omentar las Social: mantiene vínculos entre personas con el fin de fomentar relaciones humanas, dentro de un contexto socio histórico específico en el cual existe un proceso de intercambio i ntercambio que requiere ciertos medios de transmisión, dotados de recursos y habilidades de diversos tipos.



Cultural: mantiene una percepción descriptiva del conjunto de valores, conocimientos científicos y literarios, creencias, costumbres, convenciones, hábitos y prácticas características dentro de un contexto social, religioso e intelectual.



Posicionamiento de Marca - Venta: mantiene a un grupo determinado de personas en un espacio justo y preciso pr eciso con una única propuesta de venta que tiene por objeto identificar de forma visual o verbal a la empresa diferenciándola de las demás.

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La fijación de objetivos específicos debe ser clara y definitiva; a su vez , los objetivos dan su razón de ser al evento, pues establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir. Generalmente los objetivos que se persiguen en el evento son:



Informar a la audiencia de nuevos productos y tecnologías



Reforzar la imagen de la empresa y sus productos o servicios

Estos objetivos deben ir encaminados a lograr el objetivo principal:

Incrementar el posicionamiento de la marca en la mente y corazón de las l as audiencias objetivo. 

Es importante identificar la audiencia para dirigir di rigir eficazmente los mensajes que se desean comunicar de la empresa.

Clasificación de Eventos Según número de participantes  • Pequeño hasta 100 personas • Mediano de 100 a 500 personas • Grande desde 500 personas

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Técnico : todo evento que implica el análisis de temas específicos que comprometen un avance o progreso para determinados sectores y/o una adecuada promoción de productos y servicios a través de presentaciones.

Tecnología Exposición de autos Mobile world congress Ficod Campus party

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Cultural : todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural de nuestro país en diversos campos. Puede ser a través de exhibiciones arqueológicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos descubrimientos, historia de la gastronomía en el Perú, muestras de arte, presentaciones de nuestro folklore, teatro, entre otros.

Literario: Lanzamiento de una Obra Literaria. Reconocimiento por escribir libros de cualquier género. Feria del libro

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Social : todo evento que sea un medio para promover la interrelación humana, desempeñando relaciones públicas de manera más relajada a través de almuerzos, cenas, cenas, cócteles, etc. Promoviendo Promoviendo y celebrando celebrando acontecimientos, productos y/o servicios importantes para empresas, entidades o personas naturales.

Familiares: Bodas de Oro. Bodas de Plata. Cumpleaños. Velorios. Otros.

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Turístico : todo evento que sirva de instrumento para la promoción y difusión de los atractivos turísticos en nuestro país. Se concreta a través de la participación en stands de promoción en ferias especializadas a nivel nacional e internacional.

Actividades turísticas Ferias turísticas Ferias gastronómicas Workshop Fitur Fam trisps Festivales culturales

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Espectáculos o Artísticos : todo evento relacionado con el mundo del espectáculo; conciertos, festivales musicales, etc.

Farándula: Miss Venezuela. Desfiles de Modas. Presentación de Artistas. Premiación. Dar a Conocer una Película o Novela.

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Deportivo:  todo evento de promoción de diversas actividades deportivas como campeonatos de fútbol, tenis, olimpiadas de atletismo, carreras de autos, competencias, etc.

Ejemplo:

Deportivo: Encuentros Deportivos (En los eventos Deportivos conseguimos a narradores y comentaristas en todas las disciplinas). Entrega de Premios (Premiación). Promoción de Olimpiadas (Locales  – nacionales  – internacionales y mundiales).

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SEMANA 02 Desarrollo y funcionamiento de un evento Para la realización de un evento el OPE tiene que tener en cuenta los diferentes pasos que tiene tiene que realizar para realizar un eventos. eventos. Selección del tipo de evento, Brainstorming, selección de ideas a realizar, teniendo en cuenta las tendencias que actualmente actualmente existen en el mercado, mercado, conocer las necesidades que tiene el cliente. Pasos a realizar 1. Brainstorming: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado, es un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

2. Selección de ideas: ideas: consiste consiste en en seleccionar seleccionar las mejores ideas y las ideas que se pueden realizar para el evento teniendo en cuenta, las necesidades que tiene el cliente.

3. Cuadro de trabajos: se se realiza un cuadro cuadro de trabajo para determinar determinar el tiempo que se tiene que realizar cada idea seleccionada, con ello nos permite un mejor orden y control de las responsabilidades del OPE. (ORGANIZADORES PROFESIONAL DE EVENTOS)

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Organigrama de trabajo

COORDINADOR 1 - COMISION ORGANIZADOR

1.1.-Coordinador General

1.2.- Coordinador Administrativo 1.3.- Comité De Relaciones Públicas y Protocolo

2- COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

3- COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

2.1.-Subcomité de Administración de personal

3.1.-Comité de prensa y publicidad

2.2.-Subcomité de presupuesto Y finanzas

3.2.-Comité de Inscripciones

2.3.-Subcomité de Suministros

3.3.-Comité de Recepción, traslados y alojamiento

2.4.-Subcomité de Servicios Generales

3.4.-Subcomité secretarial Información y Documentación 3.5.-Subcomité de Relaciones públicas y Actos sociales

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1.- Comisión Organizadora Organizadora Es la reunión de personas seleccionadas para llevar a cabo las diferentes funciones de organización para un evento. Usualmente en los gremios del sector privado esta comisión puede estar conformada por miembros de la Junta Directiva, con la participación de asociados especialmente invitados. En el caso de comisiones mixtas (entidades del sector público y del sector privado), la conformación se efectúa por designación de representantes por parte de las Juntas Directivas de las entidades involucradas.

Funciones Generales  

Formular el plan general de Organización del Evento



Determinar fecha, sede, programa y temario



Elaborar y aprobar normas y reglamentos



Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto pr esupuesto de ingresos y egresos.



Elaborar y aprobar el balance final del evento



Mantener informada a la Directiva sobre los avances del evento



Otras funciones derivadas de los requerimientos propios del evento

Conformación y Funciones Específicas  La conformación varía de acuerdo al criterio de cada entidad que se propone organizar un evento, basados en la metodología, nivel y magnitud del mismo. A continuación continuación se enumera a los integrantes fundamentales y se describen sus funciones específicas.

1.1.- Coordinador General 

Nexo entre el Presidente y demás miembros de la Comisión.



Coordinar la celebración de las reuniones de la Comisión.







Hacer seguimiento a los informes presentados por los diversos Comités o Sub-Comités de Trabajo. Apoyar a los Comités y Sub-Comités de Trabajo en la ejecución de sus funciones. Coordinar y Supervisar en forma directa las labores asignadas a la Secretaría General del evento.

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1.2.- Coordinador administrativo 

Desempeñar las funciones del Presidente en su ausencia o cuando este lo considere conveniente



Cumplir con las comisiones que le confiere la l a Comisión o el Presidente



Informar regularmente a la Comisión acerca de sus actividades



Otras atribuciones y responsabilidades inherentes

1.3.- Comité de Relaciones Públicas y Protocolo 







Recibir y atender a invitados y participantes, desde su arribo a la ciudad o al país Coordinar con las entidades respectivas los requerimientos de los invitados (sala VIP del aeropuerto, trámites de migraciones preferencial, aduana, etc.) Recepción y ubicación de personalidades, expositores y participantes en las salas de sesiones y/o en los ambientes donde se ofrezcan los agasajos. Otras actividades inherentes a sus funciones.

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2.- Comité de administración 2.1.- SubComité de Administración de personal La Comisión Comisión Organizadora Organizadora coordinara coordinara con con el comité de trabajo las pautas determinadas para la organización de un evento, las mismas que deben ser ordenadas en un Cronograma colocado en forma visible para fácil seguimiento y control. Las actividades previas varían de acuerdo al criterio de la entidad organizadora y según la magnitud y nivel del evento.

2.2.- SubComité de presupuesto y Finanzas Elaborar el presupuesto de ingresos y egresos y las partidas necesarias para atender los gastos relacionados al evento 





Colaborar en la obtención de fondos para la financiación del evento Recaudar y administrar los fondos obtenidos y aprobar en forma conjunta con el Presidente los egresos correspondientes. Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar control de los mismos.



Recaudar o asignar el dinero obtenido por auspicios



Preparar un Balance a la finalización f inalización del evento

2.3.- SubComité de Suministros a) Logístico Logístic o (A y B) 

Identificación y contratación de la sede del evento (salas de conferencias y de trabajo, alojamiento, ambientes para servicios de A&B, otros servicios, etc.)



Identificación de equipos, maquinaria y materiales requeridos



Determinación de requerimientos de personal de apoyo



Identificación de servicios de terceros



Contrataciones en coordinación con el Comité de Finanzas.

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b) Comité Logístico (Infraestructura / Equipamiento)  











Determinar las necesidades generales del evento de acuerdo a su magnitud, nivel, metodología y en virtud a los requerimientos de cada comité de trabajo. Presentar la relación de requerimientos para la aprobación de la Comisión Organizadora. Presentar la relación de requerimientos aprobados ante el Comité de Finanzas para la respectiva r espectiva obtención de cotizaciones. Coordinar y Supervisar los servicios contratados a terceros. Administrar todo elemento o equipo adquirido para la realización del evento. Otras actividades inherentes a sus funciones.

2.4.- SubComité de Servicios Generales 

a) Técnico (Contenido)  

Definir y proponer la metodología del evento



Elaborar el temario y someterlo a la aprobación de la Comisión









En base al temario propuesto, recomendar a los expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, etc. Elaborar el Programa Preliminar del evento y someterlo a consideración de la Comisión Coordinar la ubicación, distribución y requerimientos de las salas de trabajo. Informar al Presidente y Comisión de los avances de su gestión

b) Comité de Actividades Actividades Sociales 

Elaboración y/o actualización de la lista de invitados i nvitados



Elaboración del programa social



Evaluación de las posibles sedes



Gestión de auspicios



Diseño de invitaciones 20





Atenciones y regalos Elaboración del programa turístico ( en caso de no existir un Comité Turístico)



Comité Turístico o de Excursiones



Designar una entidad o agencia de viajes oficial



Elaborar paquetes turísticos a los mejores precios del mercado



Recibir inscripciones a pre y post tours



Hacer reservas de servicios de traslado, alojamiento, tours y demás rubros.

3.- Comité de relaciones publicas Programar y coordinar las actividades sociales (inauguración, clausura, etc.), culturales y/o turísticas que formarán parte del programa general del evento y someterlas a la aprobación de la Comisión Organizadora Obtener el auspicio de diversas entidades para el ofrecimiento de agasajos y otras atenciones en coordinación coordinación con el Comité de de Finanzas Informar a la la Comisión Organizadora sobre el avance de sus gestiones. Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones 21

o

Nota: Las actividades turísticas a que se hace mención, se circunscriben al ámbito de la ciudad. En el caso que el evento requiere la programación de Pre y/o Post Tours a diferentes destinos turísticos del país, es conveniente conformar un Comité de Trabajo ad-hoc.

3.1.- Comité de Prensa y Publicidad 







Trabajar en conjunto con la Coordinación General todos los aspectos de promoción y difusión del evento Elaborar notas de prensa promocionando el evento Hacer cronograma de publicación de notas de prensa y avisos contratados Hacer cronograma de entrevistas en medios (TV, radio, diarios, revistas)



Concertar entrevistas en medios



Reservar espacios en medios para publicación de avisos contratados



Preparar y convocar a conferencia de prensa



Entregar material promocional e informativo del evento a los medios de comunicación



Invitar a los medios a asistir al evento.



Promocionar el evento presentando un Plan de Difusión.



Seleccionar información y preparar notas de prensa para los diversos medios de comunicación.



Gestionar entrevistas en medios para la difusión del evento.



Diseñar y coordinar la publicación de avisos contratados.









Coordinar la acreditación y participación de periodistas para cubrir el evento. Elaborar un programa especial para Prensa. Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas y grabación de las noticias propaladas por radio y televisión. Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

3.2.- Comité de inscripción 

Trabaja y controla el ingreso de persona en el evento



Contabiliza la cantidad de asistentes en el pre evento



Realiza una base de datos, para manejar el control y la supervisión 22



Busca inscribir a diferentes personas

3.3.- Comité de Recepción, Traslados y Alojamiento Este comité se crea en el caso de eventos a nivel internacional o nacional con participación de delegados de provincias 













Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo cual debe llevar un registro denominado Biblia, donde se consigna datos de llegada y salida de vuelos, procedencia, número de pasajeros, conexiones, itinerarios, etc. Debe trabajar estrechamente con el Comité de Relaciones Públicas y Protocolo a nivel de Comisión Organizadora Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Aérea y Protocolo del aeropuerto para dar facilidades a los pasajeros en cuanto al ingreso del país, retiro de equipaje y trato especial a las personalidades. En base al registro de arribos (Biblia), presentar requerimiento de unidades de transporte recomendando las mejores opciones y supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de servicio. Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento requerido. Elaborar el Rooming List (check-in, check-out, tipo de habitación, compañero de habitación, requerimientos especiales, etc.) Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel.

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3.4.- Subcomité secretarial de información y documentación 







Trabaja directamente con el comité de incisión para la elaboración de una base de datos de todos los asistentes Informa y documenta la realización de evento Elabora una información sobre los invitados principales, para la recepción. Coordina con el comité de protocolo la recepción de los invitados.

3.5.- SubComité de Relaciones Públicas y actos sociales 





Elaborar un cuadro de llegadas y salidas de personalidades e invitados especiales procedentes del exterior o provincias Reconfirmar la asistencia de los invitados especiales a todos los eventos Elaborar la lista de invitados confirmados y por confirmar (en caso que asistan sin previo aviso)





Elaborar croquis de ubicación de invitados especiales en ambientes donde se realizan los eventos. Busca la participación en una actividad social, como medio de publicidad.

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SEMANA 03 Factores que intervienen en la realización de un evento En la actualidad hay 5 factores que intervienen en la realización de un evento, que determina como será realizado y cuáles son las características que tendrá cada evento. 

Factor social: interviene de forma principal para la preparación de un evento, ya que determina en mucho de los casos las características que tiene un evento debido a que el factor social es directamente la interrelación entre personas. Ejemplo: ubicación geografía.



Factor político: interviene de forma aislada en la elaboración de un evento, pero también es algo que no se puede dejar de lado. Debido a que influye en alguno de los casos. Ejemplos Fechas de elecciones.



Factores económicos: este factor si es principal debido a que depende en mucho de los casos el tamaño o la cantidad de invitados en un evento. Este factor es un controlador para el cliente. Ejemplo: nivel económico, ingreso mensual de la persona.



Factores socioculturales: nos presenta pues no como algo accesorio, decorativo o superfluo , sino como algo radicalmente importante y necesario para la vida y como un factor esencial de la identidad personal y grupal , ligada indisolublemente a la evolución y desarrollo de las personas y de los pueblos o lugares de vida. 25

Procedimientos fundamentales para planear un evento 





Planeación: El motivo del evento (si es social, cultural, político, etc.) Fijas fecha, lugar, número de personas, listados de participantes, Costos (con que presupuesto se cuenta). Preparación: Asignación Asignación de tareas o delegar funciones (hablar de forma globalizada con los departamentos a crear o utilizar). ut ilizar). Ejecución: Llevar a la práctica lo preparado o lo que se hay planeado. pl aneado.

Cuadro de requerimiento

LISTA DE REQUERIMIENTOS REQUERIMIEN TOS

LISTA DE REQUERIMIENTOS REQUERIMIEN TOS

1.- MATERIALES MATERIALES OFICINA

2.- EQUIPO HUMANO

3.- PLAN DE TRABAJO

4.-CRONOGRAMA 4.-CRONOGRAMA

5.- ANALISIS ESTADISTICOS

6.- EST. EST. GEOGRAFICOS GEOGRAFICO S Y DEMOGRAFICOS

7.- PLAN MARKETING

8.- MATERIALES MATERIALES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO

9.- CONVENIOS Y PERMISOS

10.- PATROCINIOS TROCINIO S Y AUSPICIOS

11.- COMISIONES

12.- ADMINISTRATIVA

13.- TECNICA

14.- COMUNICACIONES COMUNICACIONES

15.- SERVICIOS VARIOS

16.- MEDICA

17.- EQUIPO REGIONAL

18.- OBRAS

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Planeación de un evento Nombre del evento 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Presentación del artista 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Nombre del artista 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Lugar del evento 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Capacidad de personas 

 ___________________________  _____________________________________  __________ 

Nro de stand (vitrinas)

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Costo del evento 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Costo del artista 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Costo del lugar o auditorio 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Costo del hospedaje 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Costo paraje aéreo 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Costo traslado aeropuerto  – hotel 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Hotel  –  – evento  –  – evento  –  – hotel 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Hotel  –  – Aeropuerto 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Costo alimentación 

 __________________________  ____________________________________ ___________  _ 

Costo personal para el evento 

 _________________________  ____________________________________  ___________ 

Costo transporte personal 

 _________________________  ____________________________________  ___________ 

Costo alimentación personal 

 _________________________  ____________________________________  ___________ 

Costo administrativo (papelería y otros)

 _________________________  ____________________________________  ___________ 

TOTAL COSTO DEL EVENTO 

 _________________________  ____________________________________  ___________ 

Evaluación: Hacer un análisis del evento, de su pro y su contra para ser más eficientes en una próxima oportunidad (mirar si se llevó a cabo todo lo planeado).

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EJEMPLO DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO REDUCCIÓN DE GASTOS A TRAVES DEL INTERCAMBIO COMERCIAL Tickets aéreos

________________________ ____________________________________  ____________ 

Hotel (Alojamiento)

________________________ ____________________________________  ____________ 

Alimentación

____________________________________ 

Papelería

____________________________________ 

Publicidad en radio, televisión y prensa

________________________ ____________________________________  ____________ 

INGRESOS Boletería Nro de Boletas ___________

Por valor de _________ c/u Total ____________ 

Venta de publicidad publicid ad

_______________________ ____________ ______________________ _________________  ______ 

Venta de stand (vitrina) (vitrin a)

_______________________ ____________ ______________________ _________________  ______ 

Venta de camisetas y gorras

________________________ ____________________________________ ________________  ____ 

Costo de producción

________________________ ____________________________________ ________________  ____ 

Costo del evento

________________________ ____________________________________ ________________  ____ 

TOTAL GANANCIAS

 ________________________  ____________________________________ ________________  ____ 

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SEMANA 04 

Función de los Comités Organizadores Profesional de Eventos

En los últimos 20 años, el trabajo de un organizador profesional de eventos ha cambiado y evolucionado en diversas maneras. Actualmente se reconoce esta actividad como una profesión en el mundo de los negocios. En ese sentido, la organización profesional de eventos se ha tornado más compleja y sofisticada. Por lo tanto, los organizadores profesionales de eventos se han visto en la necesidad de convertirse en verdaderos gerentes. Ellos participan no solamente en el planeamiento de actividades, sino también en la organización y liderazgo de las mismas; ellos coordinan y comunican; y más importante aún, ellos controlan todos los detalles, actividades e interacciones relativos al manejo de una reunión o convención, desde su concepción hasta concluir con la evaluación y futuro planeamiento.

Características según el cargo            

Ser ejecutivo y ejecutor. ejecutor. Conocer su metier. Conocer la estructura de una comisión para el manejo de la actividad. Ceremonial y protocolo. Relaciones públicas. Conocimiento de tecnología y servicios. Ser detallista. Amplia autoridad. Planificar, no improvisar. Ordena, no manda. La contratación es una inversión, no un gasto. Ser hábil negociador. negociador.

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