SENCICO SESION 01 - MS PROJECT 2010.pdf

MICROSOFT PROJECT Y LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INTRODUCCIÓN: Microsoft Project, es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizarse para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Esta aplicación permite organizar la información, basado en la duración de las tareas, sus costos asociados y sus recursos tanto de trabajo como materiales del proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados. La administración de proyectos, es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo (Por ejemplo: una lista de tareas y sus fechas de comienzo y   fin escritas en un bloc de notas), o puede ser complejo (Por ejemplo: miles de tareas y recursos, y un  presupuesto del proyecto de de millones de nuevos soles soles). La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

GESTIÓN DE PROYECTOS PROYECTOS ¿Qué es un Proyecto? 

Es un sistema cuidadosamente seleccionado de actividades definidas para utilizar los recursos (tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energía, espacio, provisiones, comunicación, calidad, riesgo, etc.) para resolver los objetivos predefinidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, empleado para crear un producto o un servicio también único. Esta temporalidad y unicidad diferencia a los proyectos de las operaciones, que son trabajos funcionales en curso permanente o semipermanente y que crean el mismo producto o servicio una y otra vez. ¿Qué es la Gestión de Proyectos? 

Es la disciplina que organiza y administra recursos de manera tal, que el proyecto pueda culminar con el trabajo requerido en el tiempo, y costos programados. En tal sentido, la programación es una técnica que permite planear el desarrollo de un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia r eferencia para controlar su ejecución.

SESIÓN 01

Pág. 1 de 28

UTILIDAD DE LAS APLICACIONES APLICACIONES DE MS-PROJECT MS-PROJECT 2010 MS-Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz, que proporciona la combinación perfecta de uso, poder y flexibilidad, de forma que su administración sea más eficiente y efectiva. Informa y controla el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, manteniendo la sintonía entre los equipos de proyecto y la productividad. Realiza un seguimiento y análisis eficaz de los proyectos con una mayor compresión de la programación y la repercusión de los cambios. Aprovecha las ventajas de un mayor control financiero y de análisis más exhaustivos. 



En esta nueva versión encontraremos: Interfaz de Usuario Microsoft® FluentTM (Cinta de Opciones). Ahora se tiene una localización de comandos similar a la que conocíamos en Excel, Word y PowerPoint 2007, lo que le permitirá encontrar sus herramientas favoritas de manera más fácil con nuevos gráficos y barras de herramientas y comandos organizados en pestañas y grupos. Vista de Microsoft® Office Backstage™. Un sitio central para controlar sus proyectos. Guardar, Compartir, Imprimir o Publicar sus Proyectos desde una Ubicación Única. Contiene los mismos comandos que el menú Archivo anterior, también administre aquí sus conexiones de Project Server. Barra de Herramientas de Rápido Acceso. Permite agregar las nuevas funcionalidades y comandos que necesita en un sólo lugar. 













Comandos con “Un Clic Derecho”. Permite encontrar comandos más comúnmente utilizados de manera rápida únicamente con “Un Clic Derecho”, dependiendo sobre qué parte se le da el clic

derecho sobre una tarea. Copiado y pegado tipo Excel  – fácil y mejorado. Permite copiar a y desde Excel manteniendo el formato. Copiar fácilmente el listado EDT1 desde MS Word, es muy común que en el avance de la planificación la Estructura de Desglose del Proyecto que incluye todas las tareas se defina primero en otro software de uso menos específico tal como Word y luego se desee usar esta lista en Project. En las versiones anteriores era posible copiar y pegar tareas pero Project no mantenía la estructura definida en otros archivos mediante tabulaciones. Es decir, que a partir de esta versión, cualquiera puede hacer la EDT en Word y luego se copia directamente a Project, y se mantienen todos los niveles de la EDT. La Vista de Escala de Tiempo (Timeline). Se despliega de manera automática debajo de la Cinta de Opciones, nos muestra un resumen general y conciso de todo el proyecto. Se integran tareas con sólo dar un dar un clic derecho o “arrastrándolas” y “soltándolas”. Se puede imprimir la





1

escala de tiempo para un reporte resumido o copiar y pegar en otra aplicación o en un correo electrónico. Tareas Desactivadas. Se ha incorporado una funcionalidad que permite desactivar tareas y aun así conservarlas en su programación. Las tareas desactivadas conservan la información crítica y no se borran del proyecto, pero desaparecerán del Organizador de Equipo y no afectarán a la disponibilidad de recursos, planificación del proyecto, o cómo se programen otras tareas Organizador de Equipo Interactivo. Ésta es una de las mejores novedades de Project 2010. La vista de Organizador de Equipo le permitirá interactuar con su cronograma de nuevas maneras; con un vistazo, sabrá en qué trabaja cada miembro del equipo y podrá transferir tareas de un miembro del equipo a otro. Vea y asigne trabajo de manera conveniente, cuando un recurso está sobre asignado, sólo arrastre la tarea de un recurso a otro y la sobre asignación desaparecerá.

EDT - Estructura de Descomposición de trabajo (WBS Work Breakdown Structure)

SESIÓN 01

Pág. 2 de 28

INICIAR SESION EN MICROSOFT PROJECT 2010 Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. 1. Haga clic en el botón Inicio / Todos los Programas 2. Seleccione Microsoft Office / Microsoft Office Project 2010. 2010 .

ENTORNO DE MS-PROJECT 2010

Cinta de Opciones

Comandos

Etiqueta de la Vista

Cinta Tarea

Cinta Recurso

Cinta Proyecto

SESIÓN 01

Pág. 3 de 28

Cinta Vista

Cinta Formato

CREAR UN PROYECTO NUEVO Si deseamos crear un nuevo proyecto, podemos seguir los siguientes métodos: Método1:

Usando el Atajo Ctrl + U Método2:

Usando Cinta Archivo, opción Nuevo y Proyecto en blanco .

GUARDAR UN PROYECTO 1. Usando el atajo Ctrl +G 2. Usando la Cinta archivo y eligiendo la opción  Abrir 

3. Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre del proyecto, elija el lugar donde lo grabará y luego haga clic en Guardar. Guardar.

2

1 3

SESIÓN 01

Pág. 4 de 28

ABRIR UN PROYECTO EXISTENTE Método 1 1. Usando el atajo Ctrl +A 2. Localice su proyecto y hágale doble clic para abrirlo

1

2

Método 2 Usando la cinta archivo y eligiendo la opción Reciente

SESIÓN 01

Pág. 5 de 28

ESTABLECER INFORMACION PRELIMIMAR DEL PROYECTO Cuando inicie un nuevo proyecto en Microsoft Project, deberá especificar 

Fecha de Comienzo o Fin del Proyecto Se recomienda especificar únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. 1. Haga clic Cinta Proyecto y luego elegir Información del Proyecto 2. En el cuadro de diálogo que se muestra, escriba o seleccione una fecha de comienzo o fecha de fin del proyecto.

3. Haga clic en Aceptar

Propiedades del Proyecto Cada proyecto se compone de un conjunto único de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Haga clic en Cinta Archivo/Información, sobre la derecha clic en Información de Proyecto elija Propiedades Avanzadas 1. Ingrese la información acerca del proyecto: como las personas que lo administrarán y harán mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto. 2. Haga clic en Aceptar. Aceptar.

SESIÓN 01

Pág. 6 de 28

Vistas del Proyecto Todo proyecto contiene un conjunto de vistas, para acceder a esa lista use la cinta Tarea y elija Diagrama de Gantt como se observa en la siguiente imagen.

Calendario: Calendario: Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos. Diagrama de red: Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la programación en formato de diagrama de flujo. Uso de recursos: Utilice esta vista para mostrar información acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las asignaciones. Diagrama de Gantt: Gantt: Utilice esta vista de tareas para introducir y programar una lista de tareas. Escala de Tiempo: Utilice esta vista para visualizar el proyecto en una escala de tiempo lo que permite observar al detalle el inicio y fin del proyecto Formulario de Tareas: Utilice esta vista para visualizar las tareas y ciertos detalles en forma de formulario. Gantt de seguimiento: Utilice esta vista de tarea para comparar la programación prevista con la actual. Gráfico de recursos: recursos: Utilice esta vista para mostrar información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo. Hoja de recursos: recursos: Utilice esta vista de recurso para introducir y modificar información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo. Hoja de Tareas: Muestra solo la tabla entrada Organizador de equipo: Muestra los recursos y las tareas a los que han sido asignados asignados en una escala de tiempo. Uso de tareas: Utilice esta vista para ver qué recursos se encuentran asignados a tareas específicas y para definir el perfil del trabajo.

SESIÓN 01

Pág. 7 de 28

ADMINISTRACION DE TAREAS Una tarea, es una actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalización del proyecto. Todo proyecto está compuesto por tareas. En MS Project, la duración de las tareas se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

Especificar una Tarea y su duración 1. Seleccione la vista Diagrama de Gantt. Gantt . 2. En la columna Nombre de tarea, escriba secuencialmente las tareas en forma vertical y pulse Enter. 3. En principio la duración de cada tarea es de un día. MS Project lo representa con un 1?.







Para las duraciones, escribir la cantidad de tiempo que llevará cada tarea expresándola en meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Podemos utilizar las abreviaturas siguientes: meses = ms, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m. Si la duración es estimada (no definitiva) se acompaña del signo de interrogación (? -el derecho, el que se utiliza en inglés). Por ejemplo 10m? representa una duración estimada de 10 minutos. Un aspecto importante es que las fechas de inicio de las tareas puedes ingresarse manualmente (opción por defecto) o que se calculen en forma automática (Es la opción recomendada). Para activar esta opción ir a la cinta tarea y elegir entre Programar manualmente o Autoprogramar como se ve en la imagen de la derecha.

SESIÓN 01

Pág. 8 de 28

Ajustar la Fecha de Inicio y Final de la Tarea Una vez ingresada la tarea, podemos determinar algunas especificaciones de la misma, entre ellas la fecha de inicio y final. 1. De doble clic sobre la tarea o usando la cinta tarea busque sobre la derecha en el grupo propiedades la opción información. Se mostrará el siguiente cuadro.

Ajustar el Nivel de Prioridad de una Tarea Establecer un nivel de importancia a una tarea y su disponibilidad para la redistribución. El valor de prioridad es subjetivo, comprendido entre 1 y 1000. Por ejemplo, si no desea que se redistribuya una tarea en  particular,  particular, establezca establezca su nivel nivel de  prioridad  prioridad en 1000 caso contrario contrario los valores de prioridad se establecen en 500  (predeterminado); es decir, un nivel medio de control. Las

tareas que tienen una prioridad inferior se retrasan o dividen antes que las que tienen un nivel más alto. 1. En la Ficha General, General, ajuste Prioridad. Prioridad.

SESIÓN 01

Pág. 9 de 28

Ajustar el Porcentaje de Realización de una Tarea Permite hacer un seguimiento del porcentaje de conclusión de las tareas y del trabajo real. 1. Seleccione Información de tarea . O también haga doble clic sobre la tarea. 2. En la Ficha General, General, ajuste Porcentaje completado.

Ajuste del Tipo de Tarea Se refiere a la caracterización de una tarea basándose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: fijas: tarea cuyas unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio - Unidades fijas: en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afecta a las unidades de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duración x Unidades = Trabajo. fijo: tarea cuya - Trabajo fijo: cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duración de la tarea o en el número de unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duración x Unidades = Trabajo. fija: tarea cuya - Duración fija: duración es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades asignadas (es decir, recursos) no afecta a la duración de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duración x Unidades = Trabajo. El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas. fijas. 1. Seleccione el Información de tarea . O también haga doble clic sobre la tarea. 2. En la Ficha Avanzado, Avanzado, elija el Tipo de tarea.

SESIÓN 01

Pág. 10 de 28

Especificar una Tarea Repetitiva Una tarea repetitiva es aquella que se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Ejemplo:

Se podría definir la reunión semanal para coordinar el estado del proyecto como una tarea repetitiva(a la que llamaremos Reunión), la cual se llevará todos los lunes después de la Tarea1, hasta la fecha de culminación del proyecto. Se tiene el proyecto PERU con 4 tareas:

1. En la columna Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la tarea repetitiva (Ejemplo: debajo de Tarea1). 2. Seleccione cinta Tarea, Tarea, en el grupo Insertar elija Tarea / Tarea Periódica 3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea (Ejemplo: Reunión). 4. En el cuadro Duración, escriba la duración de una realización de la tarea (Ejemplo: 1 día) 5. En Patrón de repetición, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente (Ejemplo: Semanal). 6. Especifique la frecuencia de la tarea (Ejemplo: lunes). 7. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el (Ejemplo: ( Ejemplo: Terminar el). Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias de la tarea. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea repetitiva. 8. El resultado será:  

Crear un Hito Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos en la programación, como puede ser la finalización de una fase principal. Si escribe una duración de “0 días” para una tarea, Project mostrará el símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese día o tarea. 1. En el campo Duración, haga clic en la duración de la tarea que desee convertir en un hito y escriba 0, Presione la tecla ENTER 2. Ubiquese en donde desea insertar un Hito y luego ir a la cinta tarea en el grupo insertar seleccione HITO.

SESIÓN 01

Pág. 11 de 28

Ejemplo1: Ejemplo1: Insertar un Hito como final de proyecto. Los Hitos son puntos de referencia que marcan acontecimientos importantes en un proyecto y que se utilizan para controlar el progreso del proyecto.

Ejemplo2: Ejemplo2: Convertir la tarea4 como hito al final de la tarea 1. Haga doble clic en la tarea que se marcara como hito (Ejemplo: Tarea4), ir a la ficha Avanzado y 2. Active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito. hito.

Eliminar una Tarea del Proyecto En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar una tarea de la lista de tareas. 1. Seleccione la fila de la tarea a borrar (Ejemplo: tarea4) 2. Pulse la tecla SUPR o Clic derecho y elija Eliminar Tarea

SESIÓN 01

Pág. 12 de 28

ESTABLECER DEPENDENCIAS DE TAREAS En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con líneas entre las barras de representación de cada tarea. Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y Después se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros que V desea colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre tareas

Descripción

Fin a Comienzo (FC)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A).

Comienzo a Comienzo (CC)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience a tarea (A).

Fin a Fin (FF)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A).

Comienzo a Fin (CF)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A).

'

CREAR UNA DEPENDENCIA ENTRE TAREAS DE UN PROYECTO Ejemplo1: Ejemplo1: Vincular todas las tareas del proyecto PERU

1. 2. 3. 4.

Active la vista Diagrama de Gantt. Gantt . En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular. En la cinta tarea haga clic en el botón Vincular tareas El resultado será:

SESIÓN 01

Pág. 13 de 28

Ejemplo2: Ejemplo2: Vincular las tareas2 y 3 del proyecto PERU

Ejemplo3: Ejemplo3: Vincular las tareas2 y 4 del proyecto PERU (Use la tecla Control para seleccionar 2 o más tareas que no se encuentran adyacentes.

CONFIGURAR EL TIPO DE DEPENDENCIA ENTRE TAREAS DE UN PROYECTO De forma predeterminada, se crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo (FC). Puede cambiar cam biar este vínculo por un vínculo de comienzo a comienzo, de fin a fin o de fin a comienzo.

Cambiar el Vínculo entre Tareas: Tareas : Ejemplo: Ejemplo: Cambie el vínculo de las tareas en el Ejemplo3 anterior de FC a FF. 1. Haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de Gantt. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. tareas. 3. Cambie el tipo de vínculo:

SESIÓN 01

Pág. 14 de 28

4. El resultado será:

Eliminar el Vínculo entre Tareas: Ejemplo: Eliminar el vínculo del ejemplo anterior. 1. Haga doble en la línea de vínculo a eliminar 2. Haga clic en el botón Eliminar y luego en Aceptar. Aceptar. Las tareas se volverán a programar en función de los vínculos con otras tareas o de las delimitaciones.

Posposición / Adelanto en el Vínculo de Tareas Para mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo de adelanto. Para mostrar un retraso entre tareas, establezca el tiempo de posposición. El tiempo de adelanto especifica superposición entre tareas que tienen una dependencia.

Ejemplo: Ejemplo: Se tiene el proyecto PERU con los siguientes vínculos, aplique posposición .

Posposición Negativa (Adelanto): (Adelanto): La tarea4 puede comenzar 2 días antes que finalice la tarea2. El tiempo de adelanto se especifica como un valor de posposición negativo.

El resultado será:

Posposición Positiva (Retraso): (Retraso): La tarea4 debe comenzar 2 días después que finalice la tarea2. El tiempo de retraso se especifica como un valor de posposición positivo.

SESIÓN 01

Pág. 15 de 28

El resultado será:

INTERRUMPIR EL TRABAJO EN UNA TAREA Al perfeccionar la programación, tal vez necesite interrumpir el trabajo en una tarea. Una Puede dividir una tarea t area tantas veces como sea necesario.

Ejemplo: Ejemplo: La tarea 2 debe interrumpirse por falta de material desde el 19/01/11 al 21/01/11 (2 días) 1. Active la vista Diagrama de Gantt. Gantt . 2. Haga clic en el botón Dividir tarea (Cinta Tarea Grupo Programación) 3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra de fecha donde desea efectuar la división y arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha en la que debe reanudarse el trabajo.

Nota: Nota: Como podrá observar la duración del proyecto ha cambiado.

ESTRUCTURAS DE TAREAS Y SUBTAREAS El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea. La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas. Utilice los controles de esquema (sangría y anulación de sangría) para indicar la estructura jerárquica de la lista de tareas.

SESIÓN 01

Pág. 16 de 28

Creación de una Tarea Resumen Ejemplo: Ejemplo: Se tiene el proyecto SENCICO con las siguientes tareas:

Importante: La duración de las que se consideran Tareas Resumen no debe llenarse, ya que se hará cuando se creen las subtareas. Para crear las subtareas en las tareas resumen haga lo siguiente: 1. Active la vista Diagrama de Gantt. Gantt . 2. Seleccione la(s) tarea(s) a la que desea aplicar sangría (mover a un nivel inferior de la  jerarquía) o anular la sangría (mover a un nivel superior superior de la jerarquía). 3. Haga clic en Aplicar sangría (para aplicar una sangría a la tarea) o en Anular sangría (para anular la sangría de la tarea). 4. Vincule las tareas 5. El resultado final deberá ser el siguiente:

De manera predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y con sangrías anuladas y las subtareas con sangría.

Copiar, Mover una Tarea 1. Para copiar la tarea, haga clic en Copiar 2. Para mover la tarea, haga clic en Cortar. Cortar. 3. Para mover la selección que ha cortado o repetir la selección que ha copiado, seleccione las filas donde desee pegarla. 4. Asegúrese de que selecciona filas enteras. 5. Haga clic en Pegar. Pegar. 6. Si hay información en la fila destino, las nuevas filas se insertarán sobre la fila de destino.

SESIÓN 01

Pág. 17 de 28

EL CALENDARIO LABORAL DEL PROYECTO Todas las actividades del proyecto son programadas en función a un calendario laboral, donde se especifican los días y horas que los recursos asignados a las tareas deben laborar, los tiempos de descanso normales (como, por ejemplo fines de semana y noches) y días de descanso especiales (festividades). Todo nuevo proyecto tiene un calendario laboral predeterminado, que no siempre es el que deberá emplearse; para lo cual deberá configurar dicho calendario.

Crear y Configurar un Calendario Laboral  1. Haga clic en la cinta Proyecto, en el grupo Propiedades Seleccione Cambiar Tiempo de Trabajo

2. Observe los días laborales y el horario establecido por defecto en cada día 3. Si desea hacer modificaciones use las fichas: a. Excepciones: Excepciones: Para especificar los días que no deberá laborarse por alguna festividad. b. Semanas laborales. laborales. Para especificar los días a laborar. Use el botón Detalles…, para establecer el horario o jornal diario de trabajo. 4. También puede usar el botón Opciones …, para modificar las opciones generales del calendario, se recomienda hacerla coincidir con el horario del calendario del proyecto. Ejemplo 01:

Establecer para su proyecto, el calendario laboral de lunes a sábado, de 7:00am a 12:00 pm y 04:00 pm a 07:00 pm. En este horario normal normal de trabajo considere feriados o días festivos el período de semana santa y el día 30 de abril se trabajará solo de 07:00 am a 01:00 pm por festividad del día del trabajo y el 01 de mayo todo el día no habrá labores.

Establecer Períodos Laborables: 1. Seleccione la Ficha Semanas Laborales 2. Clic en el botón Detalles 3. Seleccione el o los día(s) y elija la opción adecuada con su horario.

SESIÓN 01

Pág. 18 de 28

4. Clic en el botón Aceptar. Aceptar. 5. Haga clic en el botón Opciones… y puede establecer:

6. Clic en el botón Aceptar

Establecer Horarios de Excepciones en Días Laborales y No Laborables 1. Clic en el menú Herramientas/Cambiar Calendario Laboral 2. Seleccione la Ficha Excepciones 3. Configurando la Festividad de Semana Santa : a. Clic en la columna Nombre y escriba : Semana Santa b. Seleccione la fecha de Comienzo: 09/04/09 c. Seleccione la fecha de Fin: 10/04/09 4. Configurando el Agasajo por el Día Día del Trabajo Trabajo : a. Clic en la columna Nombre y escriba : Agasajo por Día del Trabajo b. Seleccione la fecha de Comienzo: 30/04/09 c. Seleccione la fecha de Fin: 30/04/09 d. Haga clic en el botón Detalles… y especifique el horario de excepción:

SESIÓN 01

Pág. 19 de 28

e. Clic en el botón Aceptar. 5. Configurando la Festividad por el Día del Trabajo : a. Clic en la columna Nombre y escriba : Día del Trabajo b. Seleccione la fecha de Comienzo: 01/05/09 c. Seleccione la fecha de Fin: 01/05/09 d. Haga clic en el botón Detalles… y especifique el horario de excepción:

e. Clic en el botón Aceptar. Ejemplo 02:

Establecer el calendario laboral laboral de lunes a viernes, de 7:00am a 12:00 pm y 03:00 pm a 07:00 pm y sábado de 09:00 am a 12:00 pm. Siguiendo el mismo proceso de acceso al calendario laboral, los resultados serán:

SESIÓN 01

Pág. 20 de 28

De lunes a viernes (Marcar de lunes a viernes)

El sábado:

Crear un Calendario Personalizado Los calendarios de tareas definen excepciones únicas o específicas para programar tareas individuales, como la maquinaria que funciona durante el período no laborable …

Ejemplo 01: Crear dos calendario personalizados para la seguridad y vigilancia del proyecto, en los horarios establecidos de 3:00 pm a 11:00 pm (Guardian1) y de 11:00 pm a 7:00 am (Guardian2). Dichos calendarios serán empleados durante toda la semana 1. Haga clic en la cinta Proyecto, en el grupo Propiedades Seleccione Cambiar Tiempo de Trabajo 2. Haga clic en el botón Crear calendario... 3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario

SESIÓN 01

Pág. 21 de 28

Ejemplo: Guardian1 4. Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario base. base . Para crear un nuevo calendario base calendario existente, haga clic en Hacer una copia del y elija el nombre del calendario que aparece en el cuadro.

5. Haga clic en Aceptar 6. Haga clic en el botón Detalles… y asigne los horarios establecidos para dicha tarea. Ejemplo: Guardian1

Ejemplo: Guardian2 (Primero defina de 11 p.m. a 12 a.m. y luego de 12 a.m. a 7 a.m.)

SESIÓN 01

Pág. 22 de 28

ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO Para obtener una visión general de la fecha de inicio y fin, duración, costos y demás información del Proyecto se accedan las estadísticas del mismo que proporciona Microsoft Project. 1. Seleccione la cinta Proyecto, en el grupo Propiedades seleccionar Información del Proyecto 2. En el cuadro de diálogo Información del Proyecto, haga clic en Estadísticas

SESIÓN 01

Pág. 23 de 28

PRÁCTICA 01 1. Crear una carpeta llamada "Ejercicios " Ejercicios Proyectos" Proyectos " donde almacenaremos nuestro proyecto al cual lo denominaremos Ejercicio1.mpp. Ejercicio1.mpp. 2. Introducir para este proyecto, en el panel de propiedades, propiedades, el nombre del autor (el del alumno) así como algunos comentarios. 3. Establecer como fecha de comienzo para el proyecto el día 1 de septiembre de este año. 4. Visualizar el calendario de trabajo (sin modificarlo). 5. Introducir las siguientes tareas con sus duraciones: 6. Seleccionar todas las tareas y vincularlas mediante el botón de vincular tareas. 7. ¿Qué fecha queda como fecha de final de proyecto por ahora? Recuérdalo. 8. Cambiar el tipo de vínculo entre la tarea-2 y la tarea-3 a tipo CC (comienzo a comienzo). 9. ¿Qué fecha queda como fecha de final de proyecto por ahora? Recuérdalo R ecuérdalo también. 10. Introducir para la tarea-3, una división de tarea de 3 días a partir del segundo día de su inicio. 11. ¿Qué fecha queda como fecha de final de proyecto por ahora? Compárala con las fechas anteriores. 12. Guardar el archivo del proyecto.

SESIÓN 01

Pág. 24 de 28

PRÁCTICA 02 Elaborar el siguiente proyecto, con las siguientes tareas: PROYECTO: VIVIENDA FASE A Compra de terreno (3 días) Permiso de construcción (1 día) Limpieza de terreno (2 días) Excavaciones (1 día) Instalación de desagüe (1 día) FASE B Fase B-1 Cimentación (2 días) Columnas (2 días) Fase B-2 Paredes (3 días) Instalación de agua (1 día) Instalación de electricidad (1 día) FASE C Techo (5 días) Pisos (3 días) FASE D Fase D-1 Puertas y ventanas (1 día) Enlucido (4 días) Fase D-2 Acabados (5 días) Pintura (2 días) Jardines (2 días) Entrega (0 días)

REQUERIMIENTOS Determinar como fecha inicio del proyecto el 21 de Abril de este año. Asignar las tareas que se aprecian, establecer su jerarquía (tareas y sub tareas), vincular las tareas. Las tareas Pintura y Jardines empiezan juntas. Solo los domingos no se trabaja. Tener en cuenta que el día 1 de Mayo es Feriado no laborable. Guardar el proyecto con el nombre de MI VIVIENDA en su carpeta.

SESIÓN 01

Pág. 25 de 28

PRACTICA03 Elaborar un proyecto llamado CONSERVA CONSERV A DE DURAZNO que contenga las siguientes sig uientes tareas: 1. Solicitar pedido de durazno (5d) 2. Almacenar (2d) 3. Clasificar durazno por calidad (1d) 4. Preparar el almíbar (1d) 5. Pelado (1d) 6. Envasado (2d) 7. Proceso de pasteurización (1d) 8. Sellado (2d) 9. Etiquetado (2d) 10. Empaquetado x 24 unidades (3d) 11. Transporte a almacén (2d) 12. Entrega de Lote (0d) 

Organizar hasta dos niveles: PROYECTO>CONSERVA Tarea 1 -->Tarea 12 PROCESO 1 Tarea 1 -->Tarea 3 PROCESO 2 Tarea 4 -->Tarea 9 PROCESO 3 Tarea 10 -->Tarea 12





 

Configurar para que los tareas de resumen tengan un tipo de letra "Comic Sans MS" a tamaño 14 Configurar el color de las barras: de resumen --> rojo de tarea -- > verde Programar para que el proyecto inicie un 23 de setiembre del 2009 Asignar un % de completado a las siguientes tareas: Tarea 1 --> 100% Tarea 2 --> 100% Tarea 3 --> 50%

SESIÓN 01

Pág. 26 de 28

PRACTICA04 Proyecto: Tesis Elaborar un proyecto llamado TESIS – nombre que contenga las siguientes tareas: Etapa 1 1. Derecho de trámite (2 días) 2. Aprobación del tema (7 días) 3. Recopilar información información (300 minutos) 4. Procesar la información (10 días) 5. Formular su hipótesis (2 días) 6. Contrastar hipótesis (1 semana) 7. Documentación (20 días) Etapa 2 8. Estructuración (5 días) 9. Análisis de costos (3 días) 10. Proyección (8 horas) 11. Fin de elaboración (0 días)    

 

Vincular tareas Configurar el color de las barras Programar para que el proyecto inicie un 17 de Marzo del 2009 Asignar un % de completado a las siguientes tareas: Tarea 1 --> 100% Tarea 2 --> 100% Tarea 3 --> 70% Las tareas 6 y 7 tienen el mismo día de inicio Los días correspondientes a Semana Santa no son laborables

SESIÓN 01

Pág. 27 de 28

 ANEXO I 

El orden que debe seguir para definir un proyecto según la experiencia es la siguiente: 1. Definir el calendario del proyecto en el cual se indiquen los días laborables, sus horarios, excepciones, las opciones (Página 19) del calendario deben coincidir con lo definido para el calendario del proyecto. 2. Asignar el calendario definido al proyecto e indicar la fecha de inicio del proyecto. 3. Defina a todas las tareas tareas como automáticas para que las fechas de inicio y fin se calculen automáticamente en base a las duraciones y la fecha de inicio del proyecto. 4. Defina las tareas, duraciones y dependencias entre las mismas. 5. Defina los recursos, tipos de recursos que se usaran en el proyecto, así como las tasas de costos, capacidades máximas, horas extras, calendarios de cada recurso, tipo de acumulación de costos, excepciones de los recursos y tasas de costos en caso de ser necesario. 6. Asigne los recursos a cada una de las tareas, así como los costos fijos en caso de ser necesario, verifique siempre que el cálculo del trabajo asignado a las tareas son calculadas en forma correcta (tener especial cuidado en aquellos recursos de tipo trabajo cuando se asignas porcentajes diferentes a 100% o 1. 7. Analizar que no existan sobreasignaciones de los recursos y si los hay solucionarlos. 8. Establecer la ruta crítica, revisar las tareas críticas y tener especial cuidado en ellas ya que si ellas se retrasan el proyecto no culminará en forma oportuna. 9. Establecer una línea base para poder hacer comparaciones durante el avance del proyecto. 10. Realizar algunos reportes ya sea visuales o en texto. 11. Monitoreo y seguimiento a. Actualizar el proyecto indicando las fechas de inicio de las tareas o indicando los porcentajes de avance. b. Realizar reprogramaciones en caso sea necesario. c. Realizar reportes visuales y de texto para ver en avance del proyecto 12. Cierre del Proyecto. JMLG

SESIÓN 01

Pág. 28 de 28