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PERFIL DEL EXPOSITOR Estudios Realizados • •
Experiencia Laboral : • 8 años en el sector Logístico (Rubro Farmacéutico, Construcción y Minería) (Almacenes, Abastecimiento, Gestión de Stocks), Ingeniera de procesos Operativos. • 2 años como Consultor Logístico
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BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
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Marco Espejo González
Seminario de Buenas Prácticas de Almacenamiento
MIERCOLES 21 • ¿En que consiste las Buenas Practicas de Almacenamiento? • Buenas Practicas con respecto a la infraestructura del Almacén • Buenas Practicas con respecto a los Recursos del Almacén JUEVES 22 • Procesos del Almacén Recepción Almacenamiento Despacho Control de Materiales
Seminario de Buenas Prácticas de Almacenamiento
PRIMERA SESION
• ¿En que consiste las Buenas Practicas de Almacenamiento? • Buenas Practicas con respecto a la infraestructura del Almacén • Buenas Practicas con respecto a los Recursos del Almacén
VIERNES 23 • Taller Aplicativo
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• Las buenas prácticas de almacenamiento constituyen un conjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los abastecimientos de importación, distribución, dispensación y expendio de productos, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los productos.
3 años de experiencia como Capacitador – Docente.
MIERCOLES 21
• Información • Pictogramas • Catalogación de Inventarios
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
Lic. Administración de Empresas Especialización: Diplomado en Gestión Logística Empresarial UNIVERSIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES
QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA • • •
Levantamiento y cumplimiento de procesos (MOF y flujo de Procesos). Desarrollo de Indicadores de Gestión y Productividad. Diseño y rediseño de procesos operativos de las operaciones - Almacén . Recepción, Almacenamiento y Distribución - Producción
•
Control y Registro continuo de documentación - Vales de Salida - Vales de Entrada
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QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA
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BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO •
• • •
Manejo de Stocks y Diferenciación de los mismos de acuerdo a : Familias Naturaleza del Producto Canjes y Devoluciones Picking de acuerdo a lotes y fechas de vencimiento Recursos y Distribución de Almacén Políticas de Inventario General y Selectivo Catalogación (metodología y ventajas) Manejo y distribución física del Almacén – Lay out
I. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN I.1. PASILLOS Es esencial dejar los pasillos de dimensiones adecuadas para almacenar y retirar materiales con seguridad: • Dejar pasillos rectos y que conduzcan directamente a las salidas. • En los cruces con escasa visibilidad deben colocarse elementos para mejorar la visibilidad. • Mantener los pasillos libres de bultos en el suelo, esto es para permitir transporte de doble sentido y la circulación segura, tanto de peatones, como de vehículos.
I. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN
I. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN
• Los suelos de las vías de transporte deben ser uniformes, sin irregularidades ni pendientes peligrosas.
• El área de almacenamiento depende de:
• La superficie de las vías de transporte debe mantenerse limpia y libre de obstáculos.
a) Volumen y cantidad de productos a almacenar b) Frecuencia de adquisiciones rotación de los productos
y
c) Requerimiento de condiciones especiales de almacenamiento: cadena de frió, temperatura, luz y humedad, controladas.
I. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN
I. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN
I.2. ILUMINACIÓN
I.3. ORDEN Y LIMPIEZA
Para prevenir riesgos es esencial una iluminación adecuada en almacenes.
Las zonas de almacenaje deberán estar delimitadas y señalizadas y no se almacenará nada fuera de ellas. Se debe evitar que el material almacenado, los embalajes vacíos o cualquier otra clase de bultos, oculten la señalización u obstaculicen el acceso a las puertas y vías de evacuación, a las salidas de emergencia, a los extintores y medios de lucha contra el fuego, etc.
El nivel de iluminación debe respetar los niveles mínimos establecidos para cada tipo de tarea visual en condiciones normales de operación. Para conseguir niveles de iluminación adecuados en almacenes se deberán valorar los factores siguientes: • Iluminación de las superficies dentro del almacén. • Reflectores adecuados para la iluminación de los pasillos. • Sistemas de seguridad.
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I. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN
I. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN I.4. SEÑALIZACIÓN
La limpieza del almacén debe realizarse de forma rutinaria, con los medios adecuados. El barrido con escoba puede originar nubes de polvos, a veces nocivos, que pueden ser inhalados por los trabajadores. Las válvulas, interruptores, cajas de fusibles, señales de advertencia, tomas de agua, equipos de primeros auxilios, etc., no deberán quedar ocultos, ni obstruido su acceso, y en el caso de un almacenamiento provisional que suponga una obstrucción a la circulación, deberán colocarse luces de advertencia, banderas, vigilantes, vallas, etc.
I. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LA INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN Se debe señalizar perimetralmente todas las zonas donde se produzcan almacenamientos, aunque sean intermedios. Debe haber zonas fijas señalizadas para aparcar los equipos móviles (transpaletas y carretillas).
II. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LOS RECURSOS DEL ALMACÉN Se debe de utilizar los equipos de manipuleo tomando los siguientes tipos de usos: Transpaletas Las transpaletas son aparatos de transporte destinados a los traslados horizontales de las cargas sobre paletas en contenedores aptos. Apiladores Se parecen a las transpaletas eléctricas. A diferencia de ellas, tienen una horquilla sobre las ruedas que pueden elevar las paletas hasta alturas de 3 metros y la cantidad de 2 paletas como máximo.
El almacén debe estar correctamente señalizado utilizando las normas de seguridad elaboradas para almacenes. Los pasillos deberán quedar delimitados mediante franjas continuas, preferentemente de color blanco o amarillo.
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II. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LOS RECURSOS DEL ALMACÉN II.1. EQUIPOS DE MANIPULEO Y ACONDICIONAMIENTO Los equipos de manipuleo son el apoyo mecánico que existe en el almacén para los trabajos que demanden esfuerzo, alcance y elevación. Estos equipos de manipuleo son de uso exclusivo en las operaciones de la empresa. Las personas que utilicen equipo de manipuleo, debe de ser capacitada y pasar por un examen de pruebas para poder asignarlo a una operación utilizando dichos equipos. Cada persona que se encuentre a cargo de un equipo de manipuleo, es responsable del uso que le de.
II. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LOS RECURSOS DEL ALMACÉN Preparadoras de pedidos Se dedican principalmente a operaciones de picking (preparación de pedidos). Carretilla retráctil Es un elemento de transporte mecánico que permite variar el centro de gravedad de la carga, lo que permite la reducción de los pasillos en los que maniobra
Elevadores Una carretilla elevadora es un vehículo contrapesado en su parte trasera que sirve, generalmente, para apilar cargas sobre paletas.
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II. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LOS RECURSOS DEL ALMACÉN
II. BUENAS PRÁCTICAS CON RESPECTO A LOS RECURSOS DEL ALMACÉN
I.1.2 CONTROL DE USO DE LOS EQUIPOS La localización e instalación de equipos debe ser adecuada para que se les de el uso para el que están destinados, pueda falicilitarse la limpieza, minimice el posible riesgo de contaminación e incendio y se facilite su operación eficiente. Todos los equipos deben ser sometidos a mantenimiento preventivo (de acuerdo con un programa formal), y correctivo (cuando sea necesario), de acuerdo con los procedimientos escritos, con base en los manuales del fabricante.
Deben contar con sistemas adecuados para medir las variables durante las operaciones. Los instrumentos de medida, registro y control deben ser calibrados y controlados a intervalos definidos de tiempo a través de procedimientos adecuados. Se deben mantener registros de tales controles. Los equipos defectuosos o dañados deben identificarse como tales y ser retirados de las áreas mientras sea posible. El mantenimiento debe ser documentado.
TRABAJO APLICATIVO Identificando la situación actual de la empresa a ser evaluada, establezca según los conocimientos adquiridos, cual debería ser la situación idónea para cada uno de los siguientes puntos? • • • • • • •
¿Cuál es el rubro de la Empresa? ¿Qué tipo de materiales tienen en stock? Describa brevemente cuales son los procesos establecidos en el almacén ¿Que tipo de estantería cuenta el almacén? ¿Cuenta con un lay-out? ¿Existen políticas de toma de inventarios? ¿Tienen identificado cuales son sus materiales de mayor rotación? ¿mediante que metodología han establecido el mismo? • ¿Qué importancia tiene gestionar nuestro almacén bajo los estándares de las BPA´s?
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SEGUNDA SESION JUEVES 22
• Procesos del Almacén Recepción Almacenamiento Despacho Control de Materiales • Información • Pictogramas • Catalogación de Inventarios
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III. PROCESOS III.1. RECEPCIÓN Se define recepción como el proceso de planificación de las entradas de mercadería, descarga y verificación tal como se solicita actualizando los registros de inventario.
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BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO III.1.2. RECEPCIÓN DE MATERIALES
III.1.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR Se debe de revisar los documentos presentados por el proveedor que acompañan el producto. Estos son: Guía de Remisión
Guía del transportista
• Nombre de la empresa • Fecha de emisión • Destinatario • Motivo del traslado • Punto de llegada • Cantidad de mercadería • Tipo de unidades
• Nombre o razón social • RUC • Placa del vehículo • Cantidad de mercadería • Tipo de unidades
1. Recepción de paletas completas en rampa o dock. • Inspección de estados de paletas • Ubicación de paletas en la zona de recepción 2. Armado de paletas en rampa o dock. • En el caso que la carga llegue suelta (cajas, bultos) Después de verificar los documentos y dar conformidad de la información, se procederá a la inspección de los materiales.
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BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO III.1.3. INSPECCIÓN DE LOS MATERIALES Toda mercadería debe ser inspeccionada antes de ingresar al almacén o Centro de Distribución para asegurar que las referencias y cantidades físicas coincidan con la guía de remisión del cargamento. Para ello se debe de verificar lo siguiente: • Estado del producto • Etiqueta con nombre del proveedor • Fecha de vencimiento del producto • Cantidad de productos por bulto
El área de recepción debe estar separada del área de almacenamiento. Dependiendo de cómo la mercadería llega al almacén, la infraestructura de los almacenes permite dos modelos de recepción:
• Peso del producto o bulto • Nombre del producto • Número de lote
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BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO III.1.4. DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Todo material recepcionado que se encuentre en mal estado, dañado, forcejeado o caduco, no debe ser aceptado en el almacén, salvo que el cliente y/o usuario previa comunicación acepte dichas condiciones.
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO Una vez realizado la inspección de los materiales, se tiene que dar la conformidad con el Jefe de Almacén para proceder a realizar el almacenamiento en el Centro de distribución o almacén. Cuando sea requerido, las muestras se deben tomar solamente por el personal entrenado y calificado siguiendo estrictamente las instrucciones escritas de muestreo. Los productos que presenten desviaciones respecto al requerimiento durante la inspección deben almacenarse de forma separada y tomar las medidas que sean necesarias.
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III. PROCESOS III.1.5. REGISTRO DE LOS MATERIALES EN EL SISTEMA Todo material entrante a los almacenes se debe registrar en los sistemas de información para llevar un control de existencias dentro del almacén. Para poder llevar un buen control, se debe de registrar lo siguiente:
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III. PROCESOS
III. PROCESOS
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III.1.6. ETIQUETADO DE LOS MATERIALES • Descripción del producto • Unidad logística recepcionada • Paletas • Cajas • Bultos • Sacos • Kilogramos, etc. • Unidades de medida • Largo • Ancho
• Alto • Peso por unidad • Volumen - M3 • Observaciones • Cliente • Fecha de ingreso • Vencimiento • Familia de Productos •Otros
• Descripción del producto • Unidad logística recepcionada • Paletas • Cajas • Bultos • Sacos • Kilogramos, etc. • Unidades de medida • Largo • Ancho
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III. PROCESOS El personal de almacenamiento debe mantener identificados los ambientes destinados al almacenamiento de productos tomando en cuenta las características del mismo como el tipo de producto, contaminación, familias, rotación en el caso que sea un producto que ya se tenga en el inventario, etc. El personal de almacenamiento debe colocar los productos sobre elementos normalizados, referentemente en paletas, que resistan la carga depositada sin deformarse.
El etiquetado de los materiales corresponde a colocar un rotulo que indique el código de entrada, así mismo llevar un registro físico y/o electrónico de la descripción, peso, unidades, fecha y numero lote. III.2. ALMACENAMIENTO Una vez que se han recibido los productos se procede al control e inspección de los mismos, en lo que se refiere a la calidad y si se ajusta a las condiciones estipuladas. Finalizada la inspección y control, se le asignan los códigos internos del almacén, emplazándola en su ubicación definitiva.
III.2.1. MANIPULEO DE PRODUCTOS Todos los vehículos, maquinarias o equipos, deberán ser utilizados según corresponda sus características y funciones. Todos los equipos y maquinarias que lo requieran deben someterse a programas de mantenimiento y verificación periódica, como también los vehículos, que deben tener un cronograma semanal de revisiones técnicas. El manipuleo de los materiales forma parte del almacenamiento que consta del traslado de materiales desde la zona de recepción hacia la posición o ubicación dentro de los almacenes, y del picking que parte desde la posición o ubicación dentro de los almacenes hacia la zona de despacho. Se considera manipuleo a la forma de cómo se maneja los materiales haciendo uso de las herramientas mecánicas (maquinarias) y haciendo uso de las manos para llevar el producto de una ubicación a otra.
Utilizando maquinaria La manipulación de productos debe efectuarse guardando siempre la relación dada por el fabricante entre la carga máxima y la altura a la que se ha de transportar y descargar. Realizando de forma manual La manipulación de productos por parte del personal debe realizarse utilizando los procedimientos de picking de tal manera que no ocasione daños a los materiales, ni al personal que ejecute dicha tarea. Para ello se debe contemplar las dimensiones y pesos de los productos; así mismo la capacitación para el desarrollo de estas tareas, los equipos de protección del personal y los sistemas de información.
REPASO 1. ¿ Qué debemos tener en cuenta para gestionar las BPA´s ? 2. ¿ De que depende el área de almacenamiento? 3. ¿ Qué tipo de inspección de materiales existen? 4. ¿ Cual es la lógica de los anaqueles de un supermercado y como se aplica en un almacén?
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III.2.2. RIESGO DE CONTAMINACIÓN
Previo al proceso de almacenamiento del producto, se debe de verificar las características del producto, como el índice de contaminación. Esto con la finalidad de no agrupar productos que puedan afectar a otra mercadería.
La contaminación de productos se debe a varios factores: limpieza del espacio donde se ubicará el producto, emisión de gases que se filtren a otro producto, suciedad, etc...
Se debe separar todo producto contaminante. Para ello se debe tener identificado los productos por Familia de productos, tomando los criterios establecidos en el almacén.
Se debe tener en consideración dos tipos de riesgo de contaminación, como son:
El almacén debe sectorizarse por familias ya que así se llevará control adecuado de los productos, y se podrá identificar los que contengan algún índice de contaminación.
En cuanto al producto Muchos de los productos que llegan a los almacenes son productos terminados elaborados con insumos químicos que pueden causar cierto daño a los materiales como también al personal. Es por ello que se debe tomar en consideración el grado de contaminación qué y cómo puede afectar.
En cuanto al personal En almacenes especiales, como el refrigerado o almacenes de productos químicos, el personal debe utilizar la indumentaria apropiada para protegerse de los gases que expulsan algunos químicos que se utilizan en procesos o se almacenan.
III. PROCESOS
III. PROCESOS
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III.2.2. RIESGO DE CONTAMINACIÓN
III.2.2. RIESGO DE CONTAMINACIÓN Productos químicos Producto procesado Dentro de las cámaras de frío se debe llevar la ropa adecuada para no contaminar el producto. Ejemplo: ligas para el cabello y gorras.
El uso de guantes para manipular productos químicos, como las mascarillas anti polvo y lentes protectores, son la mejor manera de protegerse de la contaminación de estos productos. En los almacenes con productos tóxicos o peligrosos deben de contar con duchas o lavatorios de ojos y manos para la protección del personal.
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III. PROCESOS
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III.2.3. CONSIDERACIONES DE APILABILIDAD El apilado de productos es la forma más generalizada de almacenamiento. Permite aprovechar el espacio y el movimiento de las cargas mediante equipos de elevación (carretillas, elevadores, palas, sistema de fajas, etc.). La apilabilidad es una característica relacionada con el tipo de producto, su resistencia a soportar carga, temperatura, humedad; también se encuentra relacionado con el tipo de ubicación. Un embalaje que es apilable en un tipo de ubicación, no lo será en otro. Si se desconoce las características de apilabilidad de un producto, se debe consultar el proveedor el nivel de apilabilidad del producto.
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La altura máxima apilable depende de varios factores: el tipo de producto, el tipo de paleta, el tipo de contenedor, la resistencia del envase, las características del almacén, la temperatura, humedad, etc. Siempre debe determinarse la altura máxima de seguridad basándose en estudios de estabilidad. La altura máxima de apilamiento debe estar señalizada, incluida en los procedimientos del almacén y ser conocida por los operarios.
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III. PROCESOS Algunas recomendaciones generales para un apilamiento seguro son: • Los productos nunca deben ser apilados a una altura tal que bloqueen los extintores o salidas de emergencia. • Es necesaria la uniformidad del soporte para la estabilidad de la carga. • En caso que el almacén tenga suelo inclinado, las cargas deberán ser adecuadamente bloqueadas para evitar vuelcos.
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III. PROCESOS • Evitar que los objetos sobresalgan de las estanterías o cajones donde se encuentren. • No superar la carga de seguridad de repisas, bastidores o suelos. • Evitar apilar apoyando la mercadería directamente sobre las paredes.
• Evitar dañar los recipientes por las horquillas de las carretillas elevadoras.
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III. PROCESOS
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III.2.4. UBICACIÓN DE LOS MATERIALES El ordenamiento establecido debe mantenerse en el tiempo y debe existir un procedimiento disponible y claro sobre el mismo. Una vez recepcionados los materiales, se debe colocar en las ubicaciones de almacenaje (estructura metálica o almacenamiento a piso). Deben existir criterios claros de ordenamiento en los almacenes y CD’s. Se debe tomar en cuenta algunos puntos para poder clasificar los materiales y ubicarlos en las posiciones establecidas, como son:
• Familia de productos • Peso • Tamaño • Volumen • Rotación • Grado de contaminación • Otros
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BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO • Es una buena práctica asignar la materiales de mayor rotación en las ubicaciones más cercanas a las puertas de despacho para poder ahorrar tiempos de recorridos a la hora de obtener un producto • Los productos corrosivos, inflamables o explosivos deben ser almacenados lejos de las fuentes de calor y de materiales que provoquen chispas, y de acuerdo con la legislación vigente.
III. PROCESOS III.2.5. CONDICIONES AMBIENTALES DE ALMACENAMIENTO El almacenamiento de productos debe realizarse en condiciones que minimicen la posibilidad de contaminación, error y/o confusión. Por consiguiente el almacenamiento debe realizarse con personal capacitado y entrenado, utilizando documentos, procedimientos operativos estándar e instrucciones de trabajo aprobados y adecuados al tipo de operación. Las áreas deben mantenerse en perfecto estado de orden y limpieza, para lo cual se deben cumplir estrictas normas de higiene y saneamiento a través de un programa de control de contaminación. Todas las actividades realizadas deben quedar registradas.
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III. PROCESOS
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Los productos que necesiten un almacenamiento en seco deben mantenerse en un ambiente fuera de humedad. Para esto solo se necesita tener un control de temperatura del ambiente y medición de la humedad del almacén, sin estos indicadores el producto podría maltratarse y tener riesgo de contaminación.
III.3. DESPACHO
Ciertos productos deben almacenarse en cámaras refrigeradas que provean la temperatura adecuada para su conservación. Estas cámaras deben estar provistas de termómetros verificados contra un patrón de calibración, registradores automáticos y sistema de alarma, para verificar continuamente el buen funcionamiento del equipo. Esto permitirá evidenciar el momento exacto en el que se produce cualquier desajuste de temperatura.
Debe haber un sistema para asegurar la rotación de las existencias con revisiones regulares y frecuentes de que el sistema está operando correctamente. FIFO y LIFO son métodos contables diseñados para valorar inventarios y asuntos financieros que involucran dinero que una compañía asocia con inventario de bienes producidos, materia prima, partes o componentes.
III.3.1. MÉTODO DE DESPACHO DE MATERIALES
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III. PROCESOS
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Last In – First Out (LIFO): Último que entra es el Primero en salir. Cuando se utiliza LIFO como método para contabilizar el inventario, la empresa registra las últimas unidades adquiridas como las primeras que han sido vendidas. First In – First Out (FIFO): Primero que entra es el Primero en salir. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolescencias donde se aplica el método de Los primeros materiales que entran en almacén, es lo primero que es sacado de almacén. First Expired – First Out (FEFO): Primero en vencer es el Primero en salir. Este método aplica los materiales que tiene fecha más próxima de caducidad es la primero en salir.
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III.3.2. EMISIÓN DE DOCUMENTOS En el almacén o el cliente emitirá la guía de remisión el cual contendrá los siguientes datos: Guía de remisión 1. Fecha de emisión 2. Fecha de inicio de traslado 3. Comprobante de pago 4. Destinatario 5. Domicilio de partida 6. Domicilio de llegada
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III. PROCESOS
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Motivo del traslado 1. Venta 2. Compra 3. Importación 4. Exportación 5. Consignación 6. Devolución 7. Entre otros.
Unidad de Transporte 1. Placa del vehículo 2. Constancia de inscripción 3. Nombre del chofer 4. Licencia de conducir
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III.3.3. VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO III.4. PREPARACIÓN DE PEDIDOS (PICKING) Se realizará la inspección y/o verificación del estado de los materiales a despachar, revisando detalles como: 1. Estado del producto 2. Fecha de vencimiento del producto 3. Estado del empaque 4. Cantidad de unidades por caja
Toda operación debe contar con procedimientos operativos estándar. También conocido por el término en inglés como picking, se refiere a la separación de una unidad de carga de un conjunto de productos, con el fin de construir otra unidad correspondiente a una solicitud emitida por el cliente. Para realizar la operación de picking, se debe de seguir los siguientes pasos:
La revisión del producto es un proceso de calidad que ayudará a tener un mejor nivel de servicio hacia los clientes.
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III. PROCESOS
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1. Recepción de la orden de despacho: Se recibe la orden de despacho y registrar en el sistema las órdenes aprobadas. 2. Asignación de recorrido Se entrega al operario una lista de la mercadería a recoger (de manera impresa y/o vía data con equipos lectores de códigos de barra) indicando los recorridos que se realizará.
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4. Recojo de materiales El operario retirará el material de su posición de almacenaje, previa identificación, para ello validará la información en la lista de picking o lo verificara vía lectura de códigos de barra (según sea el caso).
3. Asignación de equipos y canales Se asigna al operario el tipo de equipo que se adecue a la operación a realizar el cual depende de la posición donde se encuentre el material a extraer. Así mismo se asigna los canales de expedición para posicionar el material recogido.
5. Posicionamiento de materiales en los canales Una vez terminado el recojo de los materiales, el operario los destinará a las posiciones de expedición o canales que fueron asignados
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III. PROCESOS
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III.4.1. EMBALAJE DEL PRODUCTO
Para desarrollar un nuevo envase, la persona encargada de realizar el embalaje debe pedir las especificaciones al cliente tomando en cuenta lo siguiente:
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También llamado packing, es todo material que envuelve y contiene los productos de modo que facilita, protege y resiste las operaciones de transporte y manipuleo. Debe contarse con procedimientos escritos para rotulación y empaque.
1. Tipo de producto. 2. Naturaleza del producto (composición) 3. Tamaño y forma 4. Peso y densidad 5. Fragilidad o resistencia 6. Comportamiento ante cambios de humedad, presión, temperatura, etc. 7. Forma de presentación: líquido, plástico, botellas, etc. 8. Riesgos de la distribución.
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III. PROCESOS
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Para llevar un mejor control del paletizado, se deberá seguir los siguientes pasos: III.4.2. PALETIZADO Se deberá verificar el estado de los materiales colocados en las unidades logísticas definidas por el estándar de palatización (paletas, euro paletas, etc.). Para esto el proveedor deberá proporcionar la información adecuada sobre las características del producto tales como ancho, largo, alto y peso. Con estos datos y con la unidad logística definida se podrá armar el paletizado.
1. El paletizado debe respetar la resistencia del embalaje y debe cuidarse un arreglo correcto de las cajas. 2. Las rumas deben estar debidamente trabadas para evitar que las cajas se deslicen, separen o caigan. 3. Si se colocan productos diferentes en una misma paleta, deben colocarse en la base de la misma los productos de mayor peso y dejar para los niveles superiores los más livianos.
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III. PROCESOS
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III.5. CONTROL DE MATERIALES 4. Se debe vigilar que todas las cajas estén debidamente procesadas III.5.1. REGISTRO DE FECHA DE VENCIMIENTO DE LOS PRODUCTOS Se debe inspeccionar la fecha de caducidad de todos los materiales tanto en el ingreso como en el despacho. El registro de la fecha de vencimiento de los materiales, debe ser proporcionado por el proveedor y fijado en el envase o empaque del producto especificando la fecha de producción y caducidad.
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III. PROCESOS
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El proceso de verificación de la fecha de vencimiento tiene dos procesos:
III.5.2. CONTROL DE EXISTENCIAS
Recepción Se debe revisar la fecha de vencimiento que está en el empaque y la registrará en el sistema de inventario.
Al terminar la recepción, se procede al control e inspección de los materiales, con respecto a calidad y condiciones estipuladas en la orden de compra del proveedor. Se asignan los códigos internos del almacén, ubicándola en una posición definitiva.
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En el caso que la especificación de la fecha de vencimiento sobrepase la fecha establecida de consumo o este a punto de vencer, se deberá observar ante el cliente el hecho para su aceptación de recepción de los materiales.
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Despacho Se debe de comunicar al cliente la fecha próxima del vencimiento de producto para que el cliente pueda dar utilidad a su material y esta no se merme.
Se debe realizar un inventario físico de todos los productos comparando las cantidades de cada producto en el almacén con las cantidades existentes en el sistema de control de inventarios
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III.5.3. POLÍTICAS DE INVENTARIO
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La Política de Inventario se refiere a la revisión y disciplina utilizada para ordenar y controlar los inventarios.
III.6. SEGURIDAD EN EL ALMACÉN
Para poder aplicar la política de Inventario, debe disponerse de un procedimiento operativo estándar para la operación de toma de inventarios. Las operaciones estándar de toma de inventarios son: • Inventario general al 100% de los códigos. • Inventario cíclico, garantiza el 100% de los códigos dentro del ciclo estipulado. Además, la política de inventario debe tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades tanto del mercado como el de nuestros clientes (Internos y externos).
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III.6.1. USO DE EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL La mejor manera de prevenir los accidentes es reducir los riesgos o controlarlos lo más cerca posible de su fuente de origen. Como elemento para reducir los riesgos se debe requerir que los trabajadores usen ropa protectora y dispositivos de protección personal. El objetivo fundamental de los equipos de protección personal es evitar que alguna parte del cuerpo del trabajador haga contacto con riesgos externos. Asimismo, se busca impedir que las altas temperaturas y el sudor incomoden al trabajador, haciendo evidente una fatiga más rápida.
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III. PROCESOS
III. PROCESOS
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Dentro de la amplia gama de dispositivos de protección personal, la elección debe corresponder de acuerdo al tipo de trabajo a realizar, y las partes del cuerpo que estarán más expuestas. Es por ello existen dispositivos de protección a nivel individual como: • Dispositivos de protección de piernas y pies • Dispositivos de protección de dedos, manos y brazos • Cinturones de seguridad • Protección de cabeza • Dispositivos respiratorios
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IV. INFORMACIÓN
IV. INFORMACIÓN
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IV.1. DOCUMENTACIÓN La documentación es una parte fundamental de las buenas prácticas de almacenamiento. Tiene por objeto definir las especificaciones de los materiales y métodos de almacenamiento e inspección. Asimismo, asegurar que todo el personal tenga claras sus funciones, que todas las personas autorizadas posean la información necesaria para la toma de decisiones; y proporcionar a la auditoria los medios necesarios para investigar la historia de un lote sospechoso de tener algún defecto. Todos los documentos deben ser diseñados, revisados, distribuidos y controlados cuidadosamente.
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Los documentos deben ser aprobados, firmados y fechados por las personas autorizadas. Ningún documento debe modificarse sin autorización. Las copias de los mismos deben ser claras y legibles. Los documentos de trabajo reproducidos a partir de los originales no deben contener errores originados en el proceso de reproducción. La existencia de los productos almacenados debe ser documentada y revisada periódicamente.
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IV. INFORMACIÓN
IV. INFORMACIÓN
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Todos los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados. Si se modifica un documento, se debe establecer un sistema por el cual se impida el uso accidental de documentos que hayan sido modificados. Se debe archivar todos los procedimientos referentes a las recepciones, controles, despachos de productos, etc., como también las guías y muestreos que se realizan a lo largo de la operación. El almacenamiento de estos documentos nos ayudará a llevar un mejor control en el almacén.
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IV.2. ALMACENAMIENTO INFORMACIÓN RELEVANTE
DE
LA
Los usuarios que deseen almacenar los documentos de trabajo, deben accesar a los servidores de archivos (Públicos), con el fin de garantizar copias de respaldo. Cada usuario tiene un directorio personal (JperezC$), la cual podrán utilizarlo para almacenar información del trabajo.
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IV. INFORMACIÓN
CATALOGACION DE INVENTARIOS
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El uso de este directorio personal será monitoreado por el área de Tecnología de la Información con la finalidad de llevar un control y aseguramiento de la información. Para mas información, tienen al alcance el manual de de “Gestión de Seguridad de la Información” proporcionada por el área de Tecnología e Información.
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BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
CLASE
SUB- CLASE
REPUESTOS
FAMILIA
MAQUINARIA PESADA
SUB - FAMILIA
FAJAS
3A
ECONOMATO
MAQUINARIA LIVIANA
BROCAS
3B
MATERIA PRIMA
CEMENTO
RODAJE
PRODUCTOS EN PROCESOS
LAPIZ
INSUMOS UTILES DE LIMPIEZA HERRAMIENTAS
BPA´S
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
CODIGO DE BARRAS 1. Únicos en el mundo 2. No significativos 3. Facilitan la comunicación entre socios de negocios
PERU 7 75
BPA´S
BPA´S
PICTOGRAMAS
Es el conjunto de unidades del medicamento producidas en un tiempo determinado, se identifica con un número de Lote.
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
"Número de Lote", son los números que sirve para determinar el año y el mes de fabricación del producto. Generalmente son 6 ó 7 números. Este número de lote está impreso en la etiqueta y en la caja del medicamento. Se lee así: LOTE No........... 901175 Se interpreta así:
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25/07/2010
BPA´S
BPA´S
KPI´S – INDICADORES DE GESTIÓN Y PRODUCTIVIDAD
Dimensión y ámbito de los indicadores
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
•
Con la intención de mejorar la performance de las organizaciones se necesitan considerar diferentes indicadores específicos para cada proceso. KPI’s son indicadores de gestión intimamente relacionados con: • Mejoras en la calidad de la información • Optimización en el uso de los activos fijos • Optimización en el uso del capital de trabajo. • Crecimiento de eficiencia
Características de un buen indicador •
Coherencia – Una mejora en el indicador se relaciona con un mayor grado de cumplimiento de los objetivo
•
Simplicidad – Bajo grado de complejidad en la evaluación
•
Disponibilidad de datos – Un buen indicador se basa en datos disponibles, o que se pueden obtener con un esfuerzo razonable
1
3
4
Indicadores de Gestión Logística
5
6
INDICADOR
INDICADOR
DESCRIPCION Nº Items contados sin diferencia ERI (Eficiencia Inventarios) Nº Items totales contados Nº Posiciones Ocupadas Control de Ubicaciones Nº Posiciones Totales Nº pedidos Tiempo Prom. Preparacion Tiempo utilizado en N pedidos Nº de facturas recibidas por proveedor Control en la Recepcion Nº de Recepciones por dia
EJEMPLO
RESULTADO OBSERVACIONES
6,854
91%
7,500 9,340
67%
14,000 1170 1.607
(4)(7)(26)
(P)(H)(D)
489 1.588 (2)(7)(22)
(P)(H)(D)
INTERPRETACION DE LOS INDICADORES
Almacén
ITEM
Ámbitos – Resultados • Agregación de valor – Productos • Resultados directos y observables de las acciones planificadas – Proceso • Secuencia de actividades requeridas para la obtención del producto
Almacén
2
•
•
Indicadores de Gestión Logística
ITEM
Consistencia – El indicador no se contradice con otros indicadores definidos
Dimensiones – Eficacia • Grado de cumplimiento objetivos – Eficiencia • Relación recursos / producción – Calidad de servicio • Respuesta oportuna y adecuada a las necesidades de los usuarios
DESCRIPCION
EJEMPLO
Total de ventas
2880
Stock Promedio
240
Stock a la fecha
300
Consumo Promedio
45
Indice de Rotacion
RESULTADO
12
Cobertura de Stock
6.67
OBSERVACIONES la rotacion es medida en periodos de tiempo
INDICADOR
PROM
RESULTADOS
MENSUAL
1
7
15
ERI (Eficiencia Inventarios)
93%
83%
95%
82%
84% 89% 82%
Control de Ubicaciones
75%
86%
78%
75%
82% 60% 68%
58%
Tiempo Prom. Preparacion
1.6
1.7
1.7
1.4
1.5
1.8
1.5
1.79
Control en la Recepcion
1.7
1.9
1.4
1.85
1.57
1.9
1.6
1.5
22
26
27
30 94%
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25/07/2010
Diagrama de Pareto ABC Articulo
Qué debemos tener en cuenta para gestionar las BPA´s ? De que depende el área de almacenamiento? Cuales son los métodos de valorización de inventarios? En que consisten los indicadores de gestión? Características de los códigos de barra?
Diagrama de Pareto ABC Acumulado Ítems
Articulo
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
1 10 3 6 9 2 5 4 8 7
Consumo Anual Valorizado 1200 800 150 120 100 60 30 25 25 22 2532
Costo Unitario
Consumo Valorizado
400 100 75 50 10 400 220 25 5 200
3 0.6 2 0.5 3 0.3 0.1 1 20 4
1200 60 150 25 30 120 22 25 100 800
47.39%
2532
100.0%
Prod 1 Prod 2 Prod 3 Prod 4 Prod 5 Prod 6 Prod 7 Prod 8 Prod 9 Prod 10
REPASO 1. ¿ 2. ¿ 3. ¿ 4. ¿ 5. ¿
Consumo Anual
%
2.37% 5.92% 0.99% 1.18% 4.74% 0.87% 0.99% 3.95% 31.60%
Diagrama de Pareto ABC
% % Valorizado Acumulado Clasificación Valorizado 47.39% 31.60% 5.92% 4.74% 3.95% 2.37% 1.18% 0.99% 0.99% 0.87% 100.00%
47.39% 78.99% 84.91% 89.65% 93.60% 95.97% 97.16% 98.14% 99.13% 100.00%
A B
A
C
B
C
BPA´S
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO
CONSECUENCIAS DE INCUMPLIR CON LAS BPA´S •
Productos deteriorados que no
CERTIFICADO DE PARTICIPACION EN SEMINARIOS DE ESPECIALIZACION EN GESTION LOGISTICA •
BPA´S - SEGUNDA FECHA
02, 03 Y 04 de agosto
imagen del producto.
•
GESTION DE ALMACENES
16, 17, y 18 de agosto
Contaminación a nivel hongos y
•
GESTION EFICIENTE DE INVENTARIOS
06, 07 y 08 de setiembre
aromas.
•
PLANIFICACION DE NECESIDADES
27, 28 y 29 de setiembre
Personal accidentado.
•
KPI´S – INDICADORES LOGISTICOS
18, 19 y 20 octubre
se pueden recuperar y afectan la
•
•
• Otros cursos : - GESTION EFICIENTE DE ARCHIVOS
24, 25 y 26 de agosto
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25/07/2010
Marco Espejo González
[email protected] Móvil : 9977-31866 Nextel: 407*5639
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