Seleccion Evaluacion Personal

MINISTERIO DE DE AGRICULTURA AGRICULTUR

CONVENIO MARCO DE COOPERACIÓN COOPERACI COOPERA CI CIÓN INTERINSTITUCIONAL INRENA - UCPSI

MANUAL MANUAL DE SELECCIÓN Y EVALU EVALUA ACION DE PERSONAL PERSONAL

2005

CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL INRENA - UCPSI MANUAL DE SELECCIÓN Y EVALUACION DE PERSONAL

INDICE

1.

IN TROD UCCI ON

1

2.

BASE LEGAL

1

3.

SELECCIÓN DE PERSONAL

1

3.1 CONSTITUCION DE LA COMISION DE SELECCIÓN 3.2 ELABORACION TERMINOS DE REFERENCIA 3.2.1 Definición del tipo de Concurso 3.2.2 Precisar Funciones del cargo 3.2.3 Precisar perfil del candidato 3.2.4 Criterios, Rangos, puntajes y procedimientos de calificación 3.2.5 Cronograma del proceso 3.2.6 Procedimiento de convocatoria 3.3. PROCESO DE SELECCIÓN 3.4. RATIFICACIÓN 3.5. PROCESO DE CONTRATACIÓN

1 2 2 2 2 2 4 5 6 8 8

EVALUACIONDE NDE PERSONAL

8

4,

4.1 4.2

4.3

4.4

5.

OBJETIVOS DE LAEVALUACION DE PERSONAL FLUJOGRAMA DE EVALUACION 4.2.1 Constitución del Comité de Evaluación 4.2.2 Previa Evaluación 4.2.3 Evaluación 4.2.4 Toma de decisiones 4.2.5 Flujo grama MATRICES DE EVALUACION 4.3.1 La Matriz de Cumplimiento de Funciones 4.3.2 La Matriz de desempeño Personal 4.3.3 Hoja de recomendaciones PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION 4.4.1 Evaluación Unilateral 4.4.2 Evaluación Conversada 4.4.3 Evaluación Compartida 4.4.4 Evaluación Grupal

ANEXOS 5.1 ANEXO N°01-Curriculum Vitae 5.2 ANEXO N°02-Relacion de Postulantes para ocupar el e l cargo 5.3 ANEXO N°03-Tabla de Calificación Individual del C.V. 5.4 5.4 ANEXO NEXO N°0404-Tabla bla de de Co Consol nsolid idaació ción de de cali califfica icació ción de de Curr urricu iculum lum Vi Vitae tae 5.5 ANEXO N°05-Tabla de Calificación Individual 5.6 ANEXO N°06-Tabla Consolidada de Calificación 5.7 ANEXO N°07-Tabla de Calificación de la Prueba 5.8 ANEXO N°08-Tabla Consolidada de Calificación final 5.9 ANEXO N°09- Ejemplo Acta de selección

24

8 9 9 9 9 9 10 11 11 13 13 14 15 15 15 15 16 17 18 19 20 21 21 22 23

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1.

INTRODUCCIÓN El presente Manual, constituye un documento de orientación a las Juntas de Usuarios de los Distritos de Riego en el proceso de selección y evaluación de personal. Este manual se sustenta en los dispositivos legales que regulan la organización de usuarios, especialmente aquellos relacionados al personal que labora en las Juntas de Usuarios. El número de trabajadores que pueden laborar en las Juntas de Usuarios, esta supeditado a la disponibilidad económica proveniente de la recaudación de la tarifa de agua de uso agrario.

2.

BASE LEGAL • • •

• •

•

• •

Decreto Ley N° 17752, Ley General de Aguas. Decreto Legislativo N° 653, Ley de Promoción de las Inversiones en el sector Agrario. Decreto Supremo N° 048-91-AG. Reglamento de la Ley de Promoción de Inversiones en el Sector Agrario Decreto Supremo N° 057-2000-AG, Reglamento de Organización Administrativa del agua. D.S 002-97.TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo 728 – Ley de Formación y Promoción Laboral. D.S 003-97.TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo 728 – Ley de Productividad y Competitividad Laboral Resolución Jefatural N° 054-93-INRENA. Resolución Jefatural N° 109-93-INRENA.

En la Resolución Jefatural N° 054-93-INRENA de fecha 14 de junio de 1993 se establece el personal con que contaran las juntas de usuarios y los requisitos que debe reunir dicho personal. Mediante Resolución Jefatural N° 109-93-INRENA del 23 de Octubre de 1993 que incluye la plaza de contador en la relación de personal que deben tener las Juntas de Usuarios; complementa la anterior resolución con la indicación que una Junta de Usuarios debe contar con un contador público colegiado. Además de las normas legales señaladas, los siguientes documentos internos importantes de la Junta servirán de referencia para proyectar la contratación de personal:

a. b. c.

Estructura Orgánica de la Institución. Manual de Organización y Funciones (MOF). Plan Estratégico (plan de mediano plazo).

3. SELECCIÓN DE PERSONAL 3.1

CONSTITUCIÓN DE LA COMISION DE SELECCIÓN De acuerdo a lo establecido en el artículo 6° de la Resolución Jefatural N° 054-93-INRENA, la Comisión de Selección estará integrado por: • • • •

El Administrador Técnico del Distrito de Riego. El Presidente de la Junta de Usuarios. El Secretario de la Junta de Usuarios. El Director Regional de Agricultura o quien éste delegue, en calidad de supervisor. 1

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La composición de los integrantes de la Comisión de Selección podrá variar, en caso de que el proceso de selección se refiera a uno o más cargos que no estén indicados como personal mínimo en las resoluciones del INRENA. De todas maneras, corresponde a la Directiva designar a personas que gocen de la suficiente honorabilidad y capacidad para poder efectuar las tareas encomendadas con la debida eficiencia y eficacia para lograr el mejor resultado. Por razones de objetividad no es conveniente designar como miembro de la Comisión de Selección a una persona de la cual razonablemente se puede anticipar que familiares o amigos suyos vayan postulando al cargo. 3.2

ELABORACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA

3.2.1. Definición del tipo de Concurso 

Existen dos opciones para el tipo de concurso: un concurso abierto o por invitación. De tratarse de un concurso abierto, la convocatoria se hará mediante un aviso en uno o más diarios de mayor circulación, local regional y nacional así como en la oficina de la ATDR. De ser por invitación, la convocatoria se hará por carta a las personas que se hayan detectado como posibles candidatos idóneos. El concurso por invitación procede si se conocen a través de referencias a las personas que podrían ocupar la plaza. La decisión de usar esta modalidad la debe tomar la Junta Directiva de la Junta de Usuarios; en coordinación con el ATDR 3.2.2. Precisar Funciones del Cargo 

Las funciones para el cargo están señaladas en el Manual de Organización y Funciones de la Junta de Usuarios. Normalmente, son muchas las funciones que el Manual de Organización y Funciones indica para el cargo. De todas maneras, para efectos de publicación de un aviso en periódico y/o para explicar en forma sucinta lo requerido, la Comisión tendrá que establecer un texto síntesis en torno a las funciones del cargo. 3.2.3 Precisar Perfil de Candidato En el perfil de candidato se distinguen los siguientes tipos de requerimientos:

a. b.

Conocimientos y capacidades profesionales: formación profesional, años de experiencia, especialización, cargos ocupados, etc. Requerimientos en torno a características personal: capacidad analítica, capacidad para la solución de problemas, capacidad comunicativa, motivación y compromiso, etc.

En gran medida, los requerimientos de carácter profesional podrán ser evaluados a partir de la lectura del Curriculum Vitae Documentado del candidato. Sin embargo, se recomienda averiguar si lo señalado en el curriculum refleja la verdad. Solo el análisis del Curriculum Vitae no permite obtener una buena percepción de las características personales de los candidatos. Para ello, necesariamente se tendrá que establecer un contacto personal e interactivo entre el candidato y los miembros la Comisión de Selección, mediante la Entrevista Personal. 3.2.4

Criterios, rangos, puntajes y procedimientos de Calificación 

En base a las funciones requeridas para la plaza vacante, así como en base al perfil establecido para el candidato ideal, la Comisión de Selección tendrá que establecer los criterios de

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calificación. Los criterios de calificación constituyen los elementos de juicio en torno a los cuales se apreciará la aptitud de los candidatos para el cargo. Los criterios deben albergar en síntesis las exigencias profesionales y personales que se plantean para un buen ejercicio de las funciones en el cargo. Los criterios demasiado amplios generarían problemas innecesarios en la posterior determinación de los rangos y puntajes, en los cálculos estadísticos, etc. y corre el riesgo de detenerse en aspectos secundarios en vez de concentrarse en las características principales que deben poseer los candidatos. Criterios principales en cuanto a conocimiento y experiencia profesional son por ejemplo: • • •

Formación profesional. Experiencia en la materia requerida para el cargo. Responsabilidad que haya tenido el candidato en anteriores empleos (jefaturas, etc.).

Criterios principales en cuanto a características personales son por ejemplo: • • • •

Capacidad analítica, claridad y transparencia Capacidad de solución de problemas Capacidad comunicativa y de trabajo en equipo Compromiso y motivación para el cargo

Para poder cuantificar la medida en la cual el candidato cumple con el criterio, la Comisión de Selección tendrá que establecer para cada criterio los respectivos rangos de calificación y asignar a cada rango un puntaje que esté en relación a la importancia del criterio para la calificación del candidato. Ejemplo: Criterio de Selección

Formación profesional

Títulos o Grados instituto superior o equivalente grado de bachiller titulo profesional Título profesional más Postgrado o maestría concluida

Puntaje (máximo) 10 15 20 25

En cuanto a los puntajes a obtener en un determinado criterio, la Comisión de Selección debe explicitar claramente:

a.

b.

Si los puntajes son acumulativos o no. Por ejemplo, en caso de que los puntajes en el ejemplo fuesen de carácter acumulativo, un candidato que haya pasado por un instituto superior, completado después la universidad y además obtenido un postgrado, su puntaje acumulativo en el criterio «formación» sería 10+15+20+25 = 70, cosa que no es la idea. Se recomienda que el puntaje otorgado a un determinado criterio sea por un solo rango y no por acumulación de rangos. El puntaje a otorgarse dentro de un rango puede ser fijo (sí o no), es decir, igual al máximo, o en su defecto, la Comisión de Selección puede permitir que sea variable, por debajo del máximo. En el último caso, un candidato que puede certificar que sólo ha llegado a terminar 5 de los 6 grados de un instituto superior, sin obtención de diploma, se le podría otorgar un puntaje de – por ejemplo – 8 puntos en vez del máximo establecido (10). De no permitir variación, su puntaje con respecto al criterio «formación» lamentablemente sería 0.

Una vez que la Comisión de Selección haya determinado los criterios, los rangos y los puntajes, se tendrá que confeccionar el formato para las respectivas Tablas de Calificación, tanto para la 3

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calificación individual de cada candidato como para poder consolidar los resultados. Ejemplos de dichas tablas están presentados en los Anexos 3, 4, 5, 6, 7 y 8. Nota: La suma de los puntajes máximos a indicarse en la Tabla de Calificación Individual de la Entrevista debe ser al menos igual o superior a la suma de puntajes máximos en la Tabla de Calificación Individual del Curriculum Vitae. Ello, por la importancia que tiene la entrevista dentro del proceso de selección. •

•

•

•

•

Otros procedimientos que tendrá que fijar la Comisión de Selección son, por ejemplo: Que antes de cada entrevista con un candidato, el formato de calificación ya esté listo y llenado con los datos de la persona, con copia para cada miembro de la Comisión de Selección. Que cada miembro de la Comisión de Selección haga una calificación estrictamente individual, sin consultar con nadie. Que se califique cada candidato inmediatamente después de la revisión de su curriculum e inmediatamente después de la entrevista, antes de dar paso a la subsiguiente entrevista con otro candidato. Que en caso de detectar grandes diferencias entre los miembros de la Comisión con respecto a los puntajes otorgados, cada uno de ellos sustente ante el grupo sus decisiones de puntaje; luego, los miembros nuevamente llenan la tabla de calificación, anulando la anterior. Debe establecerse previamente el porcentaje de diferencia permisible en un puntaje otorgado: por ejemplo, se recurre a recalificación de un criterio, en caso de detectar diferencias mayores al 30% entre las calificaciones de los miembros. La Comisión de Selección debe establecer procedimientos que aseguren la debida discreción en torno a los postulantes, candidatos y decisiones de la Comisión durante el proceso. 3.2.5. Cronograma del proceso Mediante el establecimiento de un cronograma, la Comisión de Selección proyecta los tiempos que demandarán las distintas etapas y pasos para la selección del candidato apropiado para el cargo El cronograma permite visualizar las reales implicancias de tiempo, así como la ruta lógica del trabajo por realizar. Daremos un ejemplo:

4

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CRONOGRAMA PROCESO DE SELECCIÓN DE CANDIDATO PARA EL CARGO DE < c a r g o > ACTIVIDAD 1. 2.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Referencia.

Precisión Funciones del cargo Precisión Perfil del candidato. Establecimiento de los criterios, rangos, puntajes y procedimientos de calificación. Confección Tablas de Calificación. Confección Aviso en Periódico. Proceso de Selección

3.5 3.6 3.7

s-4

Establecimiento Términos de

Publicación aviso en periódico. Recepción expedientes de postulantes. Preselección de candidatos en base al Curriculum Vitae Calificación de Currículo Vitae de candidatos preseleccionados. Preparación, realización y calificación de entrevistas. Consolidación Tablas de Calificación Firma del Acta de Selección por la Comisión.

3.4

s-1

Selección.

3.1

3.3

s-4

MES 2 s-2 s-3

Constitución de la Comisión de

3.

3.2

s-1

MES 1 s-2 s-3

3.2.6 Procedimientos de Convocatoria 

La convocatoria oficial no podrá efectuarse, sin antes haberse definido totalmente los requerimientos en términos de funciones y perfil de candidato. El aviso en periódico en torno a la convocatoria debe incluir al menos: • •

• • •

• •

Nombre de la Junta de Usuarios. Objeto del Concurso: contratar los servicios de Gerente Técnico, Contador, Jefe Operación & Mantenimiento, Secretaria, etc. Profesión requerida: Ingeniero Agrícola, Agrónomo, Contador Público, etc. Requisitos mínimos: ( XX) años de experiencia, etc. Documentos a presentar: Curriculum Vitae simple, Curriculum documentado, o según formato único que debe solicitarse en la Junta. Fecha límite para la recepción de expedientes. Dirección, teléfono, fax, e-mail de la Junta de Usuarios que convoca el concurso.

Eventualmente, podrá agregarse indicaciones con respecto a la precisión de las funciones, duración del servicio solicitado, referencia con respecto a remuneración, sede de trabajo, necesidad de referencias personales, fecha de inicio de la contratación, etc. Al publicarse un aviso en periódico, debe instruirse bien al personal que reciba en oficina los expedientes de los postulantes:

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a. La forma cómo se registra la recepción. b. Cómo y dónde se archivan temporalmente los expedientes. c. Cómo se mantiene registrado la entrega de los expedientes a los miembros de la Comisión de Selección. d. Qué tipo de información se puede dar a postulantes que hagan consultas. e. Las precauciones de discreción que se deben guardar (mantener documentación bajo llave). 3.3

PROCESO DE SELECCIÓN El proceso de selección puede tener los siguientes pasos: Recepción de Expedientes y Confección de la Relación de Postulantes

Preselección de Candidatos en base a Curriculums Vitae presentados

Llenado de las Tablas de Calificación de Curriculums Vitae de los Candidatos

Invitación y Entrevista con cada Candidato y llenado de las respectivas Tablas de Calificación de Entrevista

Confección de la Planilla Consolidada de Calificación Final de los Candidatos

Levantamiento Levantamiento del del Acta Acta de de Selección Selección

Todos los expedientes que se reciban deben ser registrados en la Relación de Postulantes (ver Anexo 02). En base a esta relación y los respectivos curriculums vitae, la Comisión de Selección realiza la preselección , revisando los expedientes vitae y determinando si los postulantes cumplen con los requisitos básicos establecidos en la convocatoria. En la misma Relación de Postulantes se anotará el cumplimientos de requisitos con un SI  o NO . Los postulantes  que cumplen los requisitos de la convocatoria y por lo tanto pasan la prueba de preselección, se convierten en candidatos  en los pasos siguientes. Luego de la preselección, la Comisión de Selección realizará un análisis más exhaustivo de los curriculums vitae de los candidatos que han quedado, para poder calificar debidamente a éstos, utilizando cada miembro la respectiva Tabla de Calificación Individual de Curriculum (ver Anexo 03). Los resultados de calificación de cada miembro de la Comisión son transferidos a la Tabla 6

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Consolidada de Calificación de Curriculums Vitae (ver Anexo 04). En caso de detectar inconsistencias de calificación entre miembros del comité (demasiada diferencia en puntajes), se procede a la sustentación respectiva y - de ser necesario – se realiza una nueva calificación del curriculum en disputa, anulando la anterior. Un momento crucial en el proceso de selección es la entrevista con los candidatos. Es aquí donde se puede obtener una impresión real de los conocimientos, habilidades y actitudes de la persona, mucho mejor de lo que permite el currículum vital. Las preguntas que hagan los miembros de la Comisión de Selección en la entrevista deben corresponder con los temas y criterios que figuran en la Tabla de Calificación Individual de la Entrevista (ver Anexo 05). En las preguntas que hagan los miembros de la Comisión, no debe inducirse la respuesta, ni conformarse con un simple «si» o «no». Debe tenderse a un diálogo, en el cual se hagan preguntas indagativas acerca de los aspectos que guardan relación con los criterios de selección, como pueden ser: • • • • • • • • • •

Aclaración o dar mayor detalle sobre algunos puntos del currículo vitae presentado. Interés en ocupar el cargo. Motivo de la salida de su último trabajo. Logros importantes en su carrera profesional. Habilidad para manejar situaciones conflictivas. Capacidad para resolver problemas y tomar decisiones. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad comunicativa (verbal y escrita). Trato a compañeros de trabajo y a clientes (usuarios). Pretensión salarial. La pretensión salarial se tratará al final de la entrevista. Si es mayor que lo fijado será dado a conocer al candidato quien dirá si lo acepta o no.

Inmediatamente después de la entrevista, y antes de que entre el subsiguiente candidato, cada miembro de la Comisión de Selección llena la Tabla de Calificación Individual de la Entrevista (ver Anexo 05) y se hace una rápida revisión de los resultados entre los integrantes del grupo para detectar posibles inconsistencias con respecto a puntajes otorgados. Terminadas las entrevistas con los candidatos, los resultados que figuran en las tablas de calificación individual son transferidos a la Tabla Consolidada de Calificación de Entrevistas (ver Anexo 06). Finalmente, los resultados de la Tabla Consolidada de Calificación de Curriculums (Anexo 04) y de la Tabla de Calificación Individual de la Entrevista (Anexo 06) son resumidos en la Tabla Consolidada de Calificación Final de Candidatos (ver Anexo 08). Eventualmente, la enumeración de los candidatos en dicha tabla puede reagruparse por orden de mérito. En base a la Tabla Consolidada de Calificación Final de Candidatos, la Comisión de Selección redactará y firmará el Acta de Selección que es enviada a la Directiva de la Junta de Usuarios. Normalmente, en dicha acta se recomienda la contratación del candidato que obtuvo el mayor puntaje, salvo que razones justificadas permitan otra determinación (por ejemplo, en el caso que un candidato «ganador» tuviera juicios pendientes sobre los cuales la persona en cuestión no logra aclarar deslindes).

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Si ninguno de los postulantes o candidatos cumple los requisitos, o en caso de que la Comisión de Selección hubiera establecido puntajes mínimos que no fueran alcanzados por ninguno, procede declarar desierto el concurso ante la Directiva de la Junta de Usuarios. 3.4

RATIFICACIÓN Al recibir el Acta de Selección con sus documentos anexos (mínimamente, la Relación de Postulantes y la Tabla Consolidada de Calificación Final), la Directiva de la Junta de Usuarios analizará la consistencia del trabajo efectuado por la Comisión de Selección. Eventualmente, solicitará a la Comisión de Selección información adicional con respecto al proceso llevado a cabo. Los resultados de la calificación podrán ser exhibidos por la Directiva en el local de la Junta de Usuarios durante algunos días consecutivos, mostrando un cuadro comparativo de las calificaciones obtenidas por los candidatos en los diferentes rubros, conforme a las tablas alcanzadas por la Comisión. Luego, la Directiva tomará la decisión de contratar el candidato ganador y entablar las conversaciones respectivas para determinar con él los aspectos laborales y salariales. Estos acuerdos constarán en acta de la Junta Directiva.

3.5

PROCESO DE CONTRATACIÓN Antes de iniciar las conversaciones con el candidato ganador, la Directiva tendrá que establecer las condiciones laborales y salariales. En caso de llegar a un arreglo económico y laboral que satisfaga a ambas partes, se procederá a celebrar el contrato de trabajo. El contrato debe establecer un periodo de prueba de acuerdo a las normas legales existentes que permita resolver el contrato a tiempo y sin mayores consecuencias para el empleador, en caso de que el contratado demuestre insuficiente aptitud para el cargo. De no llegarse a un acuerdo contractual con el candidato que obtuvo el mayor puntaje en la calificación, se invitará a la persona que ocupó el segundo lugar en el puntaje total. De no concretarse acuerdos con éste, se invitará al que ocupó el tercer lugar. En caso de no celebrar contrato con éste último, la Directiva de la Junta de Usuarios procederá a convocar a un nuevo concurso de méritos para ocupar la plaza requerida.

4

EVALUACIÓN DE PERSONAL 4.1

OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DE PERSONAL La realización de procedimientos de evaluación debe responder a los siguientes objetivos: •

•

•

•

Analizar el grado de cumplimiento real de las funciones por parte de la persona contratada, en relación a aquellas que fueron indicadas para el cargo. Analizar las causas que originan situaciones insatisfactorias en el cumplimiento de las funciones. En base a lo anterior, establecer las recomendaciones y medidas correctivas directas que permitan mejorar el desempeño de la persona evaluada (por ejemplo, facilidades de capacitación, etc.). Establecer las pautas y medidas correctivas para mejorar el entorno de trabajo en el cual se desenvuelve el personal. 8

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4.2

Establecer elementos de juicio en los cual se basarán eventuales medidas laborales y contractuales (ascenso, incremento de remuneración, facilidades de trabajo, sanciones, despido, etc.).

FLUJOGRAMA DE EVALUACIÓN DE PERSONAL

4.2.1 Constitución del Comité de Evaluación a. El Comité de evaluación estará integrado por El Administrador Técnico del Distrito de riego y los directivos de la Junta de Usuarios b. Puede incorporarse al Comité de Evaluación un profesional usuario relacionado al agro. c. El Presidente de la Junta de Usuarios será quien preside a la Comisión de Evaluación. 4.2.2 Pre Evaluación a. b. c. d. e.

El Comité de Evaluación definirá el objetivo y criterios de la evaluación. Definirá al personal que se va ha evaluar. El Comité de Evaluación preparará los formatos matrices, fichas y cuadros de evaluación. El Comité de Evaluación presentará el cronograma del proceso de Evaluación. Se preparará una tabla de escalas de evaluación.

4.2.3 Evaluación

a. Clasificación del Personal con el uso de las fichas, cuadros y matrices de evaluación. b. Consolidación final de resultados de evaluación. c. El Comité de Evaluación preparará y presentará las recomendaciones a la Junta de Usuarios. d. La evaluación será con el siguiente orden: i. Gerente Técnico ii. Personal Técnico, Administrativo y de apoyos 4.2.4 Toma de Decisiones La Junta de Usuarios tomará las decisiones de acuerdo a las recomendaciones que elabora el Comité de Evaluación

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4.2.5 Flujograma

10

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4.3

MATRICES DE EVALUACIÓN Al igual que en la selección de personal, la apreciación de la aptitud y desempeño de las personas que trabajan en una institución deberá hacerse desde al menos dos puntos de vista: a. Conocimientos y habilidades en el desempeño específico e individual de las funciones y tareas encomendadas a la persona. b. Características (aptitudes y actitudes) personales  que permitan que dichas capacidades se desenvuelvan plenamente en la institución, en términos organizacionales y de eficiencia. Para poder evaluar, es indispensable que exista un punto de referencia en relación al cual se puede medir el grado de cumplimiento de sus funciones y desempeño personal. De no ser así, la evaluación quedaría como una mera opinión, sin base de sustento. Para el caso del cumplimiento de funciones, una referencia básica es la descripción de funciones para el cargo. Para la evaluación de aptitudes y actitudes personales es más difícil establecer un punto de referencia preciso. En los siguientes acápites presentamos dos herramientas que servirán de referencia:

a. b.

La Matriz de Cumplimiento de Funciones. La Matriz de Desempeño Personal.

4.3.1 La Matriz de Cumplimiento de Funciones La Matriz de Cumplimiento de Funciones permite calificar a una persona en cuanto al grado de cumplimiento de aquellas funciones que le fueran encomendadas por la Institución.

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Ejemplo: MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES Gerente Técnico

Cargo:

Cubre periodo de: 01 Enero al 30 de Junio 2001

Grado de Cumplimiento de función E

Descripción de la Función

Nº 1.

Consolidar el Plan de Trabajo y la Memoria Anual de las actividades de la Junta de Usuarios.

2.

  Asesorar a las Directivas de las Comisiones de Regantes para la elaboración de los Planes de Trabajo y Presupuestos en las Comisiones de Regantes.

3.

Formular conjuntamente con la Administración Técnica del Distrito de Riego los Planes de Cultivo y Riego.

4.

Formular conjuntamente con la Administración Técnica del Distrito de Riego los Roles de Distribución de Riego de las Comisiones de Regantes.

5.

Controlar la distribución de agua, conforme los roles y caudales programados.

6.

Programar y desarrollar el cronograma de mantenimiento de la infraestructura de riego y drenaje de la Junta de Usuarios.

7.

Revisar y opinar sobre los Expedientes Técnicos de perfiles y proyectos relacionados con el sistema de riego y drenaje.

8.

Controlar y supervisar planes, programas, presupuestos y contratos.

10.

Informar periódicamente de la situación técnica y administrativa de la institución a la Directiva de la Junta de Usuarios. Ser corresponsable

11.

Dirigir y controlar al personal que presta servicios en la Junta de U suarios.

9.

B

Nombre y Apellidos del Calificador:

R

I

Recomendación

Fecha:

Firma:

E = Excelente

B = Bueno

R = Regular 

12

I = Insatisfactorio

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4.3.2 La Matriz de Desempeño Personal La Matriz de Desempeño Personal permite calificar a una persona en cuanto a sus aptitudes y actitudes dentro de la Institución, sobretodo desde el punto de vista organizacional, de eficiencia y de funcionamiento en equipo. Ejemplo: MATRIZ DE DESEMPEÑO PERSONAL Gerente Técnico

Cargo:

Cubre periodo de: 01 Enero al 30 de Junio 2001 Grado de Cumplimiento de Desempeño Nº

Criterio de Desempeño

E

1.

Motivaci ón, eficiencia y cumplimiento en la obtención de servicios y en la obtenci ón de productos.

2.

Calidad y precisión en el trabajo realizado.

3.

Planificación y ejecuci ón del trabajo.

4.

Capacidad analítica, acertando consoluciones correctas.

5.

Conocimiento de las labores que realizan sus colegas en la motivaci ón.

6.

Conocimiento e involucramiento en la marcha global de la organización.

7.

Comunicación fluida y relación con los colegas; capacidad de trabajo en equipo.

8.

Capacidad de adaptarse a la ejecución de labores imprevistas.

9.

Motivaci ón, trabajo.

compromiso

e

iniciativa

en

B

R

Recomendaci ón

I

el

10.

Confiabilidad con respecto al cumplimiento de tareas que se le encarga.

11.

Responsabilidad con respecto al manejo de recursos materiales y econ ómicos.

12.

  Asistencia y puntualidad con respecto al horario laboral y en los compromisos de trabajo.

13

Inter és de superaci ón / actualizaci ón de conocimientos técnicos por iniciativa propia

Nombre y Apellidos del Calificador:

Fecha:

Firma: E = Excelente

B = Bueno

R = Regular 

I = Insatisfactorio

4.3.3 La Hoja de Recomendaciones El desempeño dentro de un centro laboral no solamente depende de las características ocupacionales y personales del trabajador, sino también de factores de entorno, como son: • •

El grado de cooperación de los colegas. Situaciones de tensión o de conflicto generadas por terceros. 13

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• •

Espacio, equipamiento y otras facilidades de trabajo (por ejemplo: movilidad, computador, equipo de comunicación, etc.). Disponibilidad de materiales de trabajo. Claridad en las instrucciones que deben dar sus superiores.

La Matriz de Cumplimiento de Funciones y la Matriz de Desempeño Personal solamente se centran en la persona misma que es evaluada, pero no evalúan variables de entorno. Es por ello, que en este acápite presentamos una herramienta que resume tanto las recomendaciones a la persona como también aquellos relacionados con el mejoramiento de los mencionados factores de entorno: La Hoja de Recomendaciones . Las recomendaciones pueden referirse a medidas correctivas a ser tomadas por la persona evaluada, por colegas de trabajo o por la institución. Ejemplo: HOJA DE RECOMENDACIONES Gerente Técnico

Cargo:

Cubre periodo de : 01 Enero al 30 de Junio 2001

ÓN

ASPECTO

Nº 1.

Grado de cumplimiento de las funciones (síntesis de lo recomendado en la Matriz de Cumplimiento de Funciones)

2.

Desempeño personal (síntesis de lo recomendado en la Matriz de Desempeño Personal)

3.

Claridad en los marcos de dirección y de jerarquía en el trabajo.

4.

Oportunidades de coordinación, de planificación y de orientación técnica.

5.

Comunicación, cooperación y aporte por parte de los colegas de trabajo.

6.

Tensiones o conflictos entre personas.

7.

Espacio, equipamiento y otras facilidades de trabajo.

8.

Disponibilidad de materiales de trabajo.

9.

Oportunidades de capacitación profesional.

Nombre y Apellidos de la persona que recomienda:

RECOMENDACI

Fecha:

Firma:

4.4

PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN En los anteriores acápites se han presentado tres herramientas para la evaluación de personal: • • •

La Matriz de Cumplimiento de Funciones La Matriz de Desempeño Personal La Hoja de Recomendaciones

La evaluación es realizada por la Junta de Directiva de la Junta de Usuarios, con la participación del ATDR; en el presente caso puede recurrirse a los siguientes procedimientos:

14

CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL INRENA - UCPSI MANUAL DE SELECCIÓN Y EVALUACION DE PERSONAL 4.4.1 Evaluación unilateral

En este caso, el evaluador autorizado realiza única y exclusivamente la evaluación de la persona, basándose en su conocimiento de la situación y en referencias que pudieran aportar otras personas. La persona evaluada no está presente en la evaluación y por lo tanto no podrá aportar sus puntos de vista. Evidentemente, este tipo de evaluación resulta ser de carácter bastante vertical y no permite un aprendizaje directo por parte de la persona evaluada. Se aplica cuando no existen condiciones de comunicación con el evaluado y cuando existe una predisposición a medidas drásticas que de alguna manera deben ser sustentadas. 4.4.2  Evaluación conversada

En este caso, el evaluador sostiene una entrevista con la persona evaluada, en la cual éste último puede expresar sus puntos de vista en torno a las preguntas que haga el evaluador. Evidentemente, dichas preguntas guardan relación con los puntos de interés en la Matriz de Cumplimiento de Funciones, la Matriz de Desempeño Personal, así como con los temas de entorno señalados en la Hoja de Recomendaciones. En base a la conversación, sólo el evaluador llena las respectivas fichas, sin más discusión o acuerdo con la persona evaluada. La evaluación conversada se aplica cuando no conviene que entre el evaluador y el evaluado se adelanten juicio u opinión abierta en torno a determinados aspectos. Esta situación puede presentarse cuando existen niveles de conflicto que involucran a varias personas. Evidentemente, el evaluador querrá escuchar a varias personas, antes de concordar o emitir  juicio con uno u otro. Una vez cuando el evaluador haya entrevistado a todos los involucrados, podrá comparar las Matrices y las Hojas de Recomendaciones con respecto a cada persona y sobre esta base analizar la situación. Recién después emitirá juicio y tendrá una nueva rueda de conversaciones para concordar medidas con cada involucrado. 4.4.3 Evaluación compartida En este caso, el evaluador sostiene una conversación con el evaluado en base a los puntos de interés que figuran en las dos matrices y en la hoja de recomendaciones. Cada uno llena un cuestionario. Luego, intercambian y comparan entre ellos las fichas, analizando los puntos críticos y estableciendo las recomendaciones al respecto. Desde luego, este método es el más adecuado desde el punto de vista de aprendizaje de las personas, así como para establecer compromisos firmes con respecto a puntos críticos que requieren ser mejorados. 4.4.4 Evaluación grupal En este caso, todo el personal de un área de trabajo realiza un Taller de Evaluación, dirigido por un moderador capacitado y que cuente con la aceptación de todos. Este moderador puede pertenecer a la institución o ser una persona externa. Normalmente, en este tipo de eventos se evalúa la marcha de la institución y no profundiza aspectos de evaluación personal. Un Taller de Evaluación que entre en los detalles de participación de cada una de las personas – inclusive con el uso de las matrices y hoja de recomendaciones – puede funcionar bien cuando existe un excelente ambiente de confraternidad que permite aplicar métodos de carácter lúdico: simulaciones, sociodramas, etc. Para combinar lo divertido con lo formal, debe haber una moderación firme que permita consolidar los resultados en cuadros de conclusión en torno al desempeño de cada uno de los participantes, adquiriendo estos un status formal de compromiso en cuanto a su aplicación post taller.

15

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5.

ANEXOS 5.1

ANEXO N° 01 Ejemplo Formato Único para la Presentación del Curriculum Vitae CURRÍCULUM VITAE (CV) PARA POSTULANTES AL CARGO DE < c a r g o > Curriculum Vitae de < nombre y apellidos >

1.

Datos Personales Apellidos Nombre(s) Título profesional N° de Colegiatura Fecha de nacimiento Años de experiencia Profesional Dirección actual Ciudad de residencia N° teléfono Correo electrónico RUC LE. o DNI

2.

Calificaciones Claves (Especificar los aspectos centrales de su experiencia y habilidades profesionales) ...................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................

3.

Lista de Empleos (Indicar en orden desde el presente hacia el pasado: periodo, empleador, cargo y función desempeñada, cliente (directo o del empleador) lugar y ámbito del trabajo.) ...................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................

4.

Experiencia Específica para el cargo solicitado Indicar (ejemplo): Experiencia en la operación y mantenimiento de sistemas de riego y drenaje. Experiencia en gestión organizacional (planificación, planeamiento, estructura organizacional, seguimiento). Experiencia en el manejo económico, financiero, presupuestal y administrativo de instituciones públicas o privadas, inclusive organizaciones de regantes. Experiencia en el manejo de normas legales referentes a organizaciones de regantes. Experiencia de trabajo con organizaciones de regantes de la costa. Experiencia en el manejo computacional (procesamiento de textos, hojas de cálculo, etc.)

: : : : : : : : : : : : :

........................................................ ........................................................ ........................................................ ........................................................ ........................................................ ....................................................... ........................................................ ........................................................ ........................................................ ........................................................ ........................................................ ........................................................ ........................................................

• •

•

• • •

5.

Referencia Salarial y Otros Beneficios (Indicar pretensión de remuneración o honorario mensual (monto bruto), bajo qué modalidad de contratación, así como pretensión de otros beneficios y facilidades de trabajo)

6.

Lugar, Fecha y Firma del Postulante 16

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5.2

ANEXO N° 02 Ejemplo Relación de Postulantes RELACION DE POSTULANTES PARA OCUPAR EL CARGO DE < c a r g o > Postulante

N°

Apellidos y Nombres

Dirección *

Teléfono

1 2 3 4 5 6 .. ..

* Se anota la calle, Jr., Av., Mz y lote, distrito y provincia ** Se anota «SI» o «NO» según corresponda, sin enmendaduras

17

Pretensión Salarial S/.

Reúne Requisitos **

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5.3

ANEXO N° 03 Ejemplo Tabla de Calificación Individual del Curriculum Vitae de Candidato Tabla de Calificación Individual del Curriculum Vital de Candidato al cargo de < c a r g o >

Candidato: Calificador: Fecha:

Candidato N° ...

Criterio

Rango 20 a 30 a ños 30 a 50 a ños más de 50 a ños

1. Edad

Puntaje máximo (ejemplo) 10 15 12

Puntaje otorgado Un solo puntaje (max. 15)

2. Años de Experiencia en la Especialidad Solicitada

menos de 5 años 5 a 8 a ños más de 8 años

10 20 25

Un sol o puntaje (max. 25)

3. Experiencia en Cargos Ejecutivos y/o de Dirección

menos de 1 año 1 a 3 a ños más de 3 años

5 10 15

Un solo puntaje (max. 15)

instituto superior o equivalente académico, bachiller académico con maestr ía con postgrado

4. Formación Profesional

no señala publicaciones ha publicado artículos ha publicado libro(s)

5. Publicaciones

Manejo computacional básico (Word, Excel) Manejo computacional avanzado Licencia de Conducir

6. Habilidades Adic ionales

PUNTAJE TOTAL Firma del Calificador:

18

5 10 15

Un solo puntaje (max. 20)

20 0 5 10

Un solo puntaje (max. 10)

5

10

Un solo puntaje (max. 15)

5 max. 100

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5.4

ANEXO N° 04 Ejemplo Tabla Consolidada de Calificación de Curriculums Vitae de Candidatos

Tabla Consolidada de Calificaci ón de Curriculums

Candidato N°

Nombre y  Apellidos

PUNTAJE OTORGADO AL CURRICULUM VITAE Calificador  Calificador  Calificador  Calificador  N° 01 N° 02 N° 03 N° 04

1 2 3 4 5 .. ..

19

Puntaje TOTAL

Puntaje Promedio

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5.5

ANEXO N° 05 Ejemplo Tabla de Calificación Individual de la Entrevista con el Candidato Tabla de Calificaci ón Individual de la Entrevista con el Candidato para el cargo de < c a r g o >

Candidato: Calificador: Fecha:

Candidato N ° ...

Rango

Puntaje máximo (ejemplo)

Puntaje otorgado

conocimiento básico buen dominio excelente dominio

10 20 25

Un solo puntaje (max. 25)

2. Capacidad anal ítica y habilidad para encontrar soluciones.

poca regular buena

10 20 30

Un solo puntaje (max. 30)

3. Facilidad, claridad y transparencia en la comunicaci ón

poco regular buena

0 10 20

Un solo puntaje (max. 20)

4. Motivación y compromiso expresado en la postulación hacia el cargo

poca regular buena

5 10 15

Un solo puntaje (max. 15)

poca regular buena

0 5 10

Un solo puntaje (max. 10)

Criterio

1. Conocimiento de materias para el cargo solicitado.

5. Impresión sobre personalidad y sobre aptitud para trabaj ar en equipo.

PUNTAJE TOTAL Firma del Calificador:

20

max. 100

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5.6

ANEXO N° 06 Ejemplo Tabla Consolidada de Calificación de Entrevistas con los Candidatos

Tabla Consolidada de Calificaci ón de Entrevistas

Candidato N°

Nombre y  Apellidos

PUNTAJE OTORGADO A LA ENTREVISTA Calificador  Calificador  Calificador  Calificador  N° 01 N° 02 N° 03 N° 04

Puntaje TOTAL

Puntaje Promedio

1 2 3 4 5 .. ..

5.7

ANEXO N° 07 Ejemplo Tabla de Calificación de la Prueba de Redacción y Dominio de la Computadora (puntajes obtenidos por las candidatas al cargo de Secretaria)

N°

CANDIDATA Apellidos y Nombres

PUNTAJE Redacción

Velocidad

21

Digitación

Ortograf ía

TOTAL

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5.8

ANEXO N° 08 Ejemplo Tabla Consolidada de Calificación Final de Candidatos

Tabla Consolidada de Calificación Final de Candidatos CANDIDATO N°

Nombre y Apellidos

PUNTAJE OBTENIDO

Pretensión Salarial S/. por mes

Calificación Curr ículum Vitae

1 2 3 4 5 .. .. Firma Calificador N° 01

Firma Calificador N° 02

Firma Calificador N° 03

Firma Calificador N° 04

Fecha:

22

Calificación Entrevista

Total

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5.9

ANEXO N° 09 Ejemplo de Acta de Selección CALIFICACIÓN DE CANDIDATOS AL CARGO DE < c a r g o > DE LA JUNTA DE USUARIOS < n o m b r e > ACTA

Siendo las < hora  > horas del < día, mes, año  > se reunió en el Local de la Junta de Usuarios de , sito en < dirección >, la Comisión de Selección integrado por los abajo firmantes, con la finalidad de seleccionar el candidato más idóneo para ocupar el cargo de < cargo >. En base a la convocatoria publicada en el/los diario(s) < nombre(s) diario(s) > se presentaron < número  > de postulantes, cuya relación adjuntamos. La preselección de los postulantes se hizo teniendo en cuenta los criterios preestablecidos por la Comisión de Selección, invitando a entrevista a < número  > de ellos en calidad de candidato. Las entrevistas y respectivas calificaciones personales se realizaron durante los días < fechas  >, adjuntando a la presente la respectiva Planilla Consolidada de Calificación Final de Candidatos. En base al Curriculum Vitae presentado, así como la entrevista realizada, la Comisión ha seleccionado al Sr./Sra. < nombre y apellido  > para el cargo de < cargo  >, quien obtuvo el mayor puntaje de calificación entre los candidatos evaluados. De acuerdo a lo indicado por el mencionado candidato, su propuesta remunerativa es de < monto  > Nuevos Soles al mes, incluido impuestos, bajo la modalidad de contrato por locación de servicios profesionales. Siendo las < hora  > horas, se procede a levantar la reunión, instruyéndose al secretario de actas para que haga llegar oficialmente la presente acta a la Directiva de la Junta de Usuarios. < ciudad  > , < fecha  > Firman: _______________________ Nombre, Cargo y Firma

________________________   Nombre, Cargo y Firma

_______________________ Nombre, Cargo y Firma

________________________   Nombre, Cargo y Firma

Se adjunta: Relación de Postulantes Planilla de Calificación de Candidatos

• •

23