Seguimiento y Control Del Proyecto - Eichimarro

Gestión de Proyectos

Edgar Iván Chimarro

Control y Seguimiento 

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En los proyectos de desarrollo de software el objetivo, es precisamente realizar el seguimiento de lo planificado, tomando medidas oportunas cuando se produzcan retrasos o costes por encima de lo planificado. Este proceso se puede dividir en dos grandes objetivos, uno lo constituye el “seguimiento”, que sería el encargado de determinar si el proyecto está o no bajo control; ¿cómo se determina si el proyecto está bajo control? Verificando si se están alcanzando los objetivos del proyecto a tiempo, con los recursos estimados, con un nivel de calidad y si continúa siendo aceptable económicamente. Tan pronto se observen desviaciones se debe re planificar y renegociar el plan del proyecto con los clientes. El otro se refiere al “control” del proyecto, que se define como toda actividad que asegura de que el trabajo real va de acuerdo al plan, compara lo realizado con las metas y planes, revela cuando y donde existen desviaciones, y pone en marcha acciones correctoras; ayudando a la realización de los planes. Edgar Iván Chimarro

Control y Seguimiento (2) 

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Es imprescindible comparar periódicamente la realidad del desarrollo del proyecto con la previsión disponible, ya sea la inicial o cualquiera de las nuevas previsiones que se hayan debido realizar al detectar errores en la estimación o la planificación inicial. Las actividades de seguimiento y control están presentes en todo el ciclo de vida de un proyecto de software, dado que su principal objetivo son las acciones orientadas a recopilar y contrastar información sobre los avances del proyecto, con el objetivo de:  Proveer visibilidad adecuada a todas las personas involucradas en el proyecto acerca del resto de actividades que se estén desarrollando.  Retroalimentar la planificación original. Edgar Iván Chimarro

Necesidad del seguimiento y control en un proyecto informático Es necesario ya que al realizar la planificación, hacemos estimaciones de: tamaño de la aplicación, recursos para cada tarea, productividad esperada.  Ocurre normalmente que no coincida exactamente lo planificado con la realidad.  Además, los proyectos informáticos no son repeticiones de un conjunto de tareas realizadas previamente. 

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Seguimiento de Proyectos Es el conjunto de actividades incluidas en el proceso de medir, recopilar, registrar, procesar y analizar datos para generar y comunicar la información requerida por la administración del proyecto y facilitar la adopción de decisiones que contribuyan a mantener o reorientar la conducción de éste hacia objetivos considerados en su diseño.  El seguimiento pretende una anticipación, no una constatación. Con el seguimiento de un proyecto informático no se trata de constatar si en un momento determinado del proyecto se llevan dos meses de retraso, porque entonces ya sería demasiado tarde.  Lo que importa es poder decir, por ejemplo, que “aunque actualmente vamos suficientemente bien, si continuamos así de aquí a tres meses se podrá constatar un mes de retraso en el desarrollo del proyecto”. Sólo con una previsión anticipada de este tipo se pueden tomar las decisiones adecuadas para tratar de salvar las previsiones del proyecto. 

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Tipos de seguimiento de un proyecto Informático Estático: basado en el esfuerzo dedicado a una tarea.  Dinámico: basado en el avance de los productos obtenidos.  Predictivo: anticipa problemas futuros en función de variables actuales del proyecto, como la productividad.  Los tipos de seguimiento no son excluyentes, sino complementarios. En función de la información obtenida, se debe proceder a la re planificación del proyecto y a la toma de las acciones correctoras que se consideren necesarias. 

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Características del Proceso de Seguimiento 

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Debe ser continuo, no se debe interrumpir, dura todo el proceso y se efectúa durante la ejecución de un proyecto. Debe ser preciso y eficaz Se efectúa por todos los que mantienen un interés en la ejecución del proyecto o en sus resultados, pueden ser el equipo u oficinas de gestión de proyectos, la gerencia de la organización, los clientes, etc.

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Procedimiento para realizar el seguimiento.

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Procedimiento para realizar el seguimiento (1) Definir los objetivos del seguimiento.- se determinan que aspectos son los que interesan registrar específicamente.  Identificar los agentes de seguimiento.- se identifican, describen, priorizan los responsables del seguimiento, dentro y fuera del proyecto.  Seguimiento de las tareas.- se revisa el estado de cada tarea con el miembro del equipo asignado para su realización y verifica su estado con los responsables de dichas unidades de trabajo.  Gestionar las incidencias.- consiste en registrar la incidencia, valorar su impacto y proponer una solución. 

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Procedimiento para realizar el seguimiento (2) Planificar el presupuesto para el seguimiento.- se planifica y distribuye el presupuesto entre los distintos niveles de seguimiento, en algunos casos este presupuesto resulta elevado por las características críticas de algunos proyectos.  Confeccionar los productos del seguimiento.- se elaboran los documentos de salida del proceso, dígase informes de seguimiento con el avance del proyecto, planes de trabajo, recomendaciones, acciones correctivas, etc. 

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Control de Proyectos La necesidad de hacer una revisión permanente de la ejecución de las distintas actividades que han sido programadas conlleva a definir un sistema de control, el cual nos posibilite medir el avance físico y también el uso de recursos humanos, materiales o financieros, además de la relación entre el tiempo y el costo.  El control permite asegurarse de que todos los recursos estén siendo utilizados de la manera más efectiva posible en función del logro de los objetivos del proyecto.  La base del control es la retroalimentación, entendida como información confiable y oportuna que permita tomar decisiones respecto a la ejecución del proyecto. 

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Funciones de la etapa de control 

Vigilar las desviaciones del plan  Emprender acciones correctivas  Cambiar el alcance del proyecto  Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.  Recibir y evaluar los cambios en los proyectos solicitados

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Diagrama de los procedimientos para realizar Control de Proyectos

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Procedimientos para realizar Control de Proyectos 

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Definir los puntos de control.- son los momentos donde se decide realizar el control (al finalizar una fase relevante del proyecto, al final de una actividad clave, etc.). Controlar las tareas.- en esta actividad se establece la comparación entre los resultados obtenidos del seguimiento y los previstos con el plan, se calculan las diferencias y se realiza el análisis de las posibles causas de esas diferencias, especialmente si son significativas. Proponer acciones correctivas.- se proponen acciones correctivas para corregir o compensar los problemas detectados, se revisan los planes originales de ser necesario. Controlar los cambios.- Se realizarán las solicitudes y registro de los cambios, evaluados por el equipo del proyecto y se informa a todos de los cambios efectuados. Edgar Iván Chimarro

Planeación, ejecución y control en el ciclo de vida. Relación. Aunque se separara en fases durante el desarrollo de un proyecto, el control del proyecto se realiza a lo largo del ciclo de vida. Pero se puede decir que el control tiene una relación en especial con la planeación.  En los planes del proyecto es donde funciona el proceso de control, la retroalimentación propia de la fase de control muchas veces identifica la necesidad de ajustar los planes o estrategias vigentes o de elaborar nuevos de manera que se puedan cumplir los objetivos con el tiempo y recursos disponibles. 

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Control en el ciclo de vida.

CONTROL

El control visto como función administrativa suele recaer principalmente en el director o gerente de proyecto, no obstante, la responsabilidad por la ejecución de planes se encuentra en todos los niveles y, por lo tanto, el control es una función esencial en todo nivel. Edgar Iván Chimarro

Bibliografía 

Diana de León. Seguimiento y control de un proyecto. Link. http://www.slideshare.net/ddjdlc/seguimi ento-y-control-de-un-proyecto

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Sáenz Durán, Jorge Luis Valdivieso, Castillo Claudia María, Zárate Florián Carlos Manuel. Seguimiento y control de proyectos informáticos. Universidad de Trujillo Edgar Iván Chimarro