Schéma directeur des systemes d'information

Schéma directeur

des systèmes d’information

Orientations stratégiques & plan d’action chiffré

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Septembre 2001

Schéma directeur des systèmes d’information de l’Institut de recherche pour le développement Orientations stratégiques et plan d’action chiffré Octobre 2001 – décembre 2004

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Avant propos

Une dynamique de grands projets La qualité, la circulation et le traitement des informations utilisées et produites sont des éléments déterminants dans la réussite des tâches et des missions de chacun des acteurs des équipes scientifiques et administratives. La création en septembre 2000 de la délégation aux systèmes d’information (DSI) a constitué un pas vers plus de cohérence et un signe fort de la volonté de réunir, au sein d’une même structure, la gestion des processus organisationnels et la gestion des outils informatiques. Dans un second temps, les résultats de l’analyse de nos systèmes d’information, conduite au cours du 1er trimestre 2001, m’ont conforté dans la nécessité de reprendre une dynamique de grands projets. En effet, cette étude mettait en évidence : − l’ancienneté de nos outils informatiques de gestion, conséquence - après une période de chantiers ambitieux - d’un très net ralentissement des investissements réalisés ces 10 dernières années par l’Institut en matière d’informatique destinée à des services collectifs ; − l’insuffisance et l’hétérogénéité du service offert aux utilisateurs ; − la profonde et rapide évolution des technologies de l’information et de la communication, la banalisation des télécommunications, la généralisation des standards internet, la maturité des offres progiciels . . . qui permettent aujourd’hui d’envisager de nouveaux modes de travail plus adaptés et réactifs, de faciliter la consolidation des données dans un contexte géographique dispersé, de privilégier des solutions standards et intégrées à des solutions spécifiques éclatées ; − le caractère déterminant pour la modernisation du service public des problématiques de l’aide à la décision, de la communication et de l’accès à l’information ; − la nécessité, à présent que la réforme de l’IRD est achevée, de finaliser et stabiliser le nouveau mode de fonctionnement mis en place. Considérant la hauteur des enjeux, il convient que cette relance des investissements soit d’une part adaptée et réaliste, d’autre part organisée et encadrée. Aussi, ai-je demandé qu’elle soit traduite, pour les années à venir, sous la forme d’un schéma directeur des systèmes d’information (SDSI) qui intègre, outre la vision des informaticiens, celle de l’ensemble des différents acteurs de l’Institut dans toutes ses dimensions. Elaboré de façon participative, le SDSI définit les grandes orientations de l’Institut en matière de systèmes d’information et les 30 projets prioritaires à conduire dans le cadre d’un calendrier prévisionnel sur 3 ans, qui sera annuellement mis à jour afin de tenir compte des éventuels nouveaux besoins et des nouvelles priorités ou contraintes. Afin que chacun puisse au plus tôt bénéficier, dans son quotidien, des retombées du SDSI, j’ai veillé à ce que les projets lourds et complexes soient réalisés parallèlement à la satisfaction de besoins plus simples ou plus modestes. Leur pilotage a systématiquement été confié aux utilisateurs, affirmant ainsi leur rôle essentiel de maître d’ouvrage. Lors de la constitution des « équipes projets », il conviendra de s’assurer que toutes les parties prenantes soient associées.

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Avant propos

Les objectifs ambitieux du SDSI nécessitent que des moyens adaptés lui soient consacrés. Mais, il s’agira aussi de mieux utiliser notre potentiel actuel. Je compte sur la forte implication de tous.

Jean-Pierre MULLER Directeur Général

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Sommaire A

Les ambitions du SDSI

Page 4

B

Les objectifs opérationnels visés

Page 7

C

Les besoins et les orientations stratégiques Page 11

D

Les 4 piliers du socle :

Page 34

Le management des systèmes d’information L’architecture des systèmes d’information L’infrastructure technique informatique La politique de moyens

E

Les projets à conduire Les calendriers prévisionnels Les moyens

Page 48

***

Annexes

Page 53

Glossaire La démarche participative d’élaboration du SDSI Le chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

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A – Les ambitions du SDSI

A

Les ambitions du SDSI

Page 4

B

Les objectifs opérationnels visés

Page 7

C

Les besoins et les orientations stratégiques Page 11

D

Les 4 piliers du socle :

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Le management des systèmes d’information L’architecture des systèmes d’information L’infrastructure technique informatique La politique de moyens

E

Les projets à conduire Les calendriers prévisionnels Les moyens

Page 48

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Annexes

Page 53

Glossaire La démarche participative d’élaboration du SDSI Le chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

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A – Les ambitions du SDSI




Etre un outil au service des enjeux et des objectifs généraux de l’Institut Notre institut vient de connaître une profonde mutation. Par décret du 5 novembre 1998, l’ORSTOM est devenu l’IRD : les activités de recherche et de transfert ont été redéfinies, conduisant à la mise en place de 5 départements scientifiques ; ces activités s’expriment à présent au travers d’unités de recherche et de service proposées par la « base » des chercheurs, ingénieurs et techniciens de l’Institut et d’autres établissements de recherche ou d’enseignement supérieur, puis filtrées par le jeu d’un système d’évaluation semblable à celui des autres EPST. La mise en place, le 1er janvier dernier, des 90 premières unités a fortement transformé les processus, règles de gestion et outils informatiques de l’Institut, touchant ainsi chacun des acteurs dans son quotidien. La logique d’ensemble étant fixée et comprise, il convient à présent, d’une part, de faire vivre le nouveau dispositif en stabilisant et en simplifiant sa mise en oeuvre quotidienne et d’autre part, de l’asseoir dans la durée. Le SDSI est l’un des outils que l’Institut met en place pour ce faire. Plus généralement, le SDSI vise à mettre les systèmes d’information au service des enjeux et des objectifs généraux de l’Institut.




Etre un outil de cohérence  en passant d’une approche « informatique » à une approche « systèmes d’information »  en couvrant tous les domaines de l’Institut : les domaines liés à l’appui à l’activité scientifique ainsi que les domaines liés à la réalisation de l’activité scientifique Le dernier schéma directeur informatique date de 1986. Un premier volet, élaboré et mis en oeuvre par l’ancienne « Mission technique informatique », avait conduit à la définition et à l’adoption au sein des laboratoires scientifiques de premiers standards techniques, à la mise en place d’une solide infrastructure internationale de communication et à la constitution d’équipes informatiques chargées - dans les différents sites en Outre-Mer ou à l’étranger - du bon fonctionnement des installations informatiques. Un second volet, élaboré et mis en œuvre par le « service informatique de gestion », avait conduit à doter l’Administration de solutions informatiques de production (calcul de la paie et édition des bulletins) et de gestion (financière, comptable et budgétaire). A présent, l’Institut a besoin de se doter d’un outil au périmètre plus large que celui d’un schéma directeur informatique. En effet, les dichotomies jusqu’alors opérées entre outils et processus, ou bien encore entre gestion et circulation de l’information nécessaire aux équipes administratives et gestion et circulation de l’information nécessaire aux équipes scientifiques, n’ont plus de sens aujourd’hui. Chaque entité ne pouvant être appréciée que par une approche plus globale, l’Institut a choisi de se doter d’un schéma directeur des systèmes d’information (SDSI).

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A – Les ambitions du SDSI

Au périmètre plus large qu’un schéma directeur informatique : • le SDSI couvre non seulement la dimension outils (outils informatiques, outils télécoms, outils voix-données-images, outils NTIC*) mais également les dimensions métier et organisation (règles et modes de fonctionnement, processus, règles de gestion, méthodes de travail). • le SDSI traite tant les domaines liés à l’appui à l’activité scientifique que ceux liés à la réalisation de l’activité scientifique (de recherche, de soutien et formation des communautés scientifiques du Sud, d’expertise et de valorisation).




Etre un outil pour redonner des perspectives à nos systèmes d’information ainsi qu’aux agents utilisateurs et informaticiens Les derniers grands chantiers et investissements informatiques remontent à la période 1986 – 1990 et correspondent à la mise en œuvre du schéma directeur informatique de 1986. Comme l’a montré l’étude sur la situation actuelle de nos systèmes d’information conduite de décembre 2000 à mars 2001, ces derniers ont vieilli et ne répondent plus aux attentes de l’Institut et aux besoins des services ; notre infrastructure informatique mérite d’être repensée pour supporter la déconcentration administrative engagée ; nos applications de gestion devenues techniquement obsolètes sont vulnérables ; les services offerts aux utilisateurs sont insuffisants et la confiance accordée aux équipes informatiques s’est dégradée ; absorbées par des tâches de maintenance et d’assistance, l’équipe informatique n’est plus disponible pour prendre en compte les besoins nouveaux conduisant certains services à se tourner vers l’extérieur au détriment de la cohérence globale ; centrés sur la maintenance d’outils obsolètes, certains personnels informaticiens pourraient se démobiliser ; il en est de même de certains utilisateurs des services administratifs focalisés sur l’absorption du quotidien et insuffisamment aidés par les outils. L’élaboration du SDSI vise donc • à redonner des perspectives à nos systèmes d’information : adapter ou refondre certains processus et outils pour mieux répondre aux besoins, compléter les outils et services offerts, bénéficier des nouvelles technologies, préparer l’avenir. • et à redonner des perspectives tant aux personnels des services administratifs qu’aux personnels informaticiens de la DSI, notamment par la mise en œuvre de projets stratégiques pour l’Institut.




Etre un document de référence et de dialogue pour tous

Inscrit au plan quadriennal IRD-Etat 2001 - 2004, le schéma directeur des systèmes d’information est l’un des documents structurants de l’Institut. Il constitue, en matière de système d’information, un document de référence pour chacun des acteurs : il fixe les orientations stratégiques et les grands principes, il définit - pour chacun des projets à conduire - le rôle de chacun des acteurs, les moyens associés ainsi que le calendrier. Il constitue un outil de dialogue avec les tutelles et partenaires de l’Institut. ____________________ * : voir glossaire en annexe

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B - Les objectifs opérationnels visés

A

Les ambitions du SDSI

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B

Les objectifs opérationnels visés

Page 7

C

Les besoins et les orientations stratégiques Page 11

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Les 4 piliers du socle :

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Le management des systèmes d’information L’architecture des systèmes d’information L’infrastructure technique informatique La politique de moyens

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Les projets à conduire Les calendriers prévisionnels Les moyens

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Annexes

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Glossaire La démarche participative d’élaboration du SDSI Le chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

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B – Les objectifs opérationnels visés




Contribuer à la modernisation et à la simplification du fonctionnement de l’Administration afin de lui permettre de renforcer son appui à l’activité scientifique Dans le cadre du plan de modernisation et de simplification administrative (PMSA), contribuer à : • faciliter la définition, formalisation, diffusion et mise en œuvre de procédures1 claires, efficaces et économes en temps. • améliorer la « qualité de vie » au travail par la clarification des rôles et des responsabilités. • permettre et accompagner la déconcentration. • faciliter la communication transversale inter-services et le décloisonnement. • faciliter la compréhension et le dialogue entre équipes scientifiques et équipes administratives. • consolider les fonctions stratégiques ou sensibles. • doter les services administratifs d’outils informatiques plus adaptés à leurs besoins, leurs usages, leurs métiers et couvrant un périmètre plus complet ; permettre à chacun des acteurs l’accès aux informations de gestion nécessaires à l’exercice de ses responsabilités. • faciliter la conduite de projets transversaux associant des services différents.




Contribuer à asseoir la structuration de l’Institut • faciliter la mise en place d’outils structurants : référentiels de gestion, processus • •




formalisés, nomenclatures et dictionnaires de données*, … organiser les flux de données pour rendre les systèmes d’information plus cohérents : chaque donnée ne devrait être saisie qu’une seule fois, à la source, puis devrait alimenter l’ensemble des systèmes d’information. accompagner, pour chaque référentiel ou processus, l’organisation de sa mise à jour et de sa diffusion ; contribuer à la mise en place d’un lieu de centralisation, « mémoire et gardien du temple ».

Faciliter le pilotage de l’Institut et le processus de décision • contribuer à la qualité et à la fiabilité des informations. • accélérer la prise de décision et faciliter l’anticipation par une circulation plus rapide • • • • •

et plus fiable des informations et par la possibilité d’agréger ou de croiser les données. faciliter l’information sur les décisions prises ; faciliter le suivi de leur mise en œuvre. permettre la mise en place d’un contrôle de gestion avec objectifs quantifiés et qualifiés, indicateurs et tableaux de bord. faciliter la gestion de la programmation et du suivi de l’activité scientifique. permettre la mise à disposition de ces indicateurs et informations de synthèse à l’attention des tutelles, du Conseil d’Administration, de la direction générale, des commissions, ... aider à la lisibilité de l’Institut et à son dialogue avec les tutelles et les partenaires.

________________________________________ (1) : notamment pour ce qui concerne les processus d’expatriation, de gestion des voyages, de gestion administrative de la paie, de gestion des ressources humaines (carrières, postes, effectifs, compétences), de formation, d’instruction budgétaire, d’arbitrage des moyens, d’exécution budgétaire, d’achat et de marchés publics, de gestion des contentieux, de gestion des contrats, conventions et financements extérieurs, d’évaluation.

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B - Les objectifs opérationnels visés




Faciliter la réalisation de la recherche apporter des éléments de réponse au besoin de capitalisation et de communication • •




entre les projets d’informatique scientifique réalisés par les différentes unités. contribuer à la conservation du patrimoine scientifique de l’Institut.

Faciliter la conduite des autres missions scientifiques de l’Institut : soutien et formation des communautés scientifiques du Sud, expertise et valorisation Faciliter • la gestion des aides aux équipes et aux individus. • la gestion des experts internes et externes, la conception et la production des rapports d’études, la gestion documentaire, la gestion d’affaire, la gestion cumulative des compétences, la gestion des brevets, la gestion des conventions.




Faciliter l’accès des chercheurs à l’information scientifique




Contribuer à la valorisation de l’activité scientifique de l’Institut • favoriser la visibilité notamment auprès du grand public. • soutenir la politique d’information scientifique.




Compte tenu de nos spécificités géographiques, faciliter le travail collaboratif* et le travail lors des déplacements, faciliter la communication interne Faciliter • la communication et le travail à plusieurs à une production commune. • le travail lors des déplacements en permettant notamment de retrouver un environnement de travail homogène. • la communication entre les départements scientifiques, les services centraux, les administrations des centres, les unités. • l’accès à l’information et à la documentation nécessaire, le partage de l’information, la mise à disposition de l’information. • l’accès aux éléments structurants : textes réglementaires, processus, référentiels…




Améliorer les conditions de travail des agents • permettre à chacun des agents de bénéficier, dans son quotidien, des nouvelles • • • • •

technologies. améliorer les temps de réponse et l’ergonomie ; renforcer la sécurité. renforcer l’assistance aux utilisateurs. ouvrir l’accès aux systèmes d’information. offrir de nouveaux services par le rapprochement des réseaux informatiques et téléphoniques. rénover et compléter les outils informatiques afin qu’ils offrent un meilleur support au travail quotidien, qu’ils couvrent un périmètre plus large de besoins et limitent les tâches manuelles.

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B – Les objectifs opérationnels visés




Rationaliser les moyens informatiques par une vision globale des projets informatiques de l’Institut ; aller vers une approche « coûts complets »




Organiser la délégation aux systèmes d’information (DSI) pour qu’elle soit vecteur de valeur ajoutée pour l’ensemble de l’Institut permettre à la DSI de répondre aux attentes des services tant au quotidien (besoin • • • • • • • •

d’assistance,…) que lors d’un projet informatique ou organisationnel (accompagnement en amont, en cours et en aval du projet). permettre à la DSI de répondre aux attentes de la direction en matière d’accompagnement du changement, de structuration et de cohérence générale. engager au sein de la DSI une démarche qualité. structurer la prise en compte des besoins des utilisateurs et clarifier le processus d’arbitrage des priorités. mettre en place des relations maîtrise d’ouvrage* / maîtrise d’œuvre* plus structurées afin de faciliter la conduite des différents projets informatiques et organisationnel et de clarifier le rôle de chacun. renforcer et structurer le fonctionnement quotidien en régime établi*, notamment l’assistance aux utilisateurs. améliorer la communication de la DSI et rendre son fonctionnement transparent, notamment donner aux utilisateurs des interlocuteurs clairement identifiés en fonction de la situation et du besoin. garantir la veille technologique et re-mettre à jour les standards et normes.

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

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Les ambitions du SDSI

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B

Les objectifs opérationnels visés

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C

Les besoins et les orientations stratégiques Page 11

D

Les 4 piliers du socle :

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Le management des systèmes d’information L’architecture des systèmes d’information L’infrastructure technique informatique La politique de moyens

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Les projets à conduire Les calendriers prévisionnels Les moyens

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Annexes

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Glossaire La démarche participative d’élaboration du SDSI Le chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

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Une modélisation en 10 domaines

Pilotage stratégique D1 0: Pilotage

Gestion des ressources humaines D 1: GRH

D2: GBFCM

D3: gestion descriptive et suivi UR/US activités des

D7: réalisation de la recherche

Gestion des ressources budgétaires, financières, comptables et matérielles

Réalisation

Réalisation Réalisation

Réalisation

de

de de

de

l’activité

l’activité l’activité

l’activité

scientifique

scientifique scientifique

scientifique

de

d’expertise d’expertise

de

recherche

et et

soutien

de de valorisation valorisation

et de

Gestion descriptive et suivi des activités des unités de recherche et de service

Aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut D4: Aide au travail quotidien de chacun

Documentation scientifique D5: doc. sc.

Valorisation de la production scientifique D6: Valoris.

D9 : soutien et formation des comm scientifiques du Sud

GRH

D8: Expertise et valorisation

formation des communautés scientifiques du Sud

C - Les besoins et les orientations stratégiques

Afin de pérenniser les orientations stratégiques, un canevas a été retenu pour « modéliser » l’ Institut en 10 domaines Un domaine est l’ensemble des processus et traitements concernant un groupe de personnes relativement interdépendantes, concernant des données relativement homogènes et donc susceptibles d’être traités par des solutions communes, éventuellement des solutions toutes faites (de type progiciel*). Une approche par domaine favorise la pérennité des raisonnements et des décisions en cas d’éventuelle évolution des structures, des procédures et règles de gestion, des personnes. Dix domaines ont été retenus pour « modéliser » notre Institut : 6 domaines fonctionnels, 3 domaines opérationnels et 1 domaine de pilotage.




Les 6 domaines fonctionnels, supports à la réalisation des activités scientifiques 1.

D 1: GRH

La gestion des ressources humaines (GRH) Incluant notamment : − la gestion administrative du personnel et la paie − la gestion de l’expatriation et des affectations géographiques − la gestion de la mobilité, des concours internes et externes (ITA et chercheurs) − la gestion des affectations aux structures − la gestion de la formation − la gestion de l’évaluation des personnels − la gestion des postes − la gestion des ressources humaines : carrières, effectifs, compétences, … − le suivi médical et social des personnels

2 . La gestion budgétaire, financière, comptable et matérielle (GBFCM)

D2 : GBFCM

Incluant notamment : − la préparation budgétaire − l’exécution budgétaire des services centraux, des Centres et représentations, des unités − la comptabilité générale et analytique − les achats et marchés publics − la gestion des missions − la gestion du parc mobilier − la gestion du patrimoine immobilier

3. La gestion descriptive et le suivi des activités des UR / US

D3 : gestion descriptive et suivi activités des

UR/US

Chaque unité ayant vocation à mixité, le domaine prend en compte l’unité dans toute sa dimension IRD et non IRD : − la description des thématiques − la description et la gestion des projets, chantiers et opérations − la description et la gestion des moyens en personnel, budget, équipements − la description et la gestion de la production des activités de recherche : bibliographie, publications, colloques, congrès, séminaires, produits audiovisuels, bases de connaissances, comptes-rendus de missions − la description et la gestion des productions en matière d’activités de transfert d’expertise et de valorisation : participations à des expertises collégiales ou à des consultances, gestion des brevets et licences − la description et la gestion des productions en matière d’activité de transfert de soutien et de formation : participations aux formations doctorales, enseignements, soutien individuel d’accueil, stage, mémoire, thèse ; partenariats, contrats, conventions et financements extérieurs

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

4. L’aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut

D4 : Aide au travail quotidien de

Incluant notamment, l’aide : − à la communication interne − au travail de groupe et au partage de l’information − à la recherche de l’information − à la gestion des procédures et des règles internes − à la gestion de l’information et de la documentation administrative, des lois, des textes, … − à l’accès aux données de gestion et aux informations administratives − à la décision − lors des déplacements

5 . La documentation scientifique (en amont de l’activité scientifique)

D5: doc.

Incluant notamment : − l’appui documentaire aux chercheurs − l’accès, par les scientifiques, aux grandes bases documentaires internationales − la gestion documentaire, notamment la gestion des ouvrages et des abonnements − la gestion du service offert par les centres documentaires

6. La valorisation de la production scientifique (en aval de l’activité scientifique)

D6 :




Ce domaine concerne l’exploitation et la diffusion de l’information scientifique produite par l’Institut, notamment : − la restitution des travaux de recherche − la gestion de la photothèque et de la cartothèque − la numérisation des fonds − la mise en ligne des productions : photothèque, cartothèque, bases de connaissances, articles, bibliographies, … − la communication et l’information scientifique − la restitution vers la société publique

Les 3 domaines opérationnels correspondant aux 3 activités scientifiques de l’Institut 7. La réalisation de l’activité de recherche Ce domaine concerne le travail quotidien de recherche scientifique réalisé par les unités de recherche et de service, notamment dans un contexte de mixité.

D7 : réalisation de la recherche

8. La réalisation de l’activité d’expertise et de valorisation Ce domaine concerne l’organisation et la conduite de projets d’expertise collégiale et autres activités de valorisation (consultances, …).

D8 : Expertise et valorisation

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

9. La réalisation du soutien et de la formation des communautés scientifiques du Sud D9 : soutien et formation des comm. scientifiques du Sud




Incluant notamment la gestion et la coordination : − des aides aux équipes ; gestion des « outils » AIRE– Développement et CAMPUS (gestion des appels d’offres, secrétariat, …) − des aides aux individus pour s’insérer dans les équipes : financement en formation initiale et en formation continue, financement post-doctoraux, … − du soutien institutionnel : conseil et aide à la création de laboratoires, de compétences locales, …

Le domaine de pilotage 10. Le pilotage stratégique Incluant notamment : − le contrôle de gestion et le pilotage administratif − le pilotage de l’activité scientifique : évaluation des projets, arbitrages, suivi, indicateurs et tableaux de bord − la communication institutionnelle D10 : Pilotage

* * *

Pour chacun de ces 10 domaines, le présent chapitre : • rappelle les grandes lignes de la situation actuelle, telles que mises en évidence par l’étude réalisée de décembre 2000 à mars 2001 (rapport disponible sur l’intranet institutionnel à l’adresse http://intranet.ird.fr:8800/information/Situation_des_SI.pdf), • définit, à partir des besoins macroscopiques ainsi identifiés, les orientations stratégiques du SDSI décidées par le Comité de Direction. Ces orientations donnent un cadre au système d’information cible à mettre en place dans le cadre du présent schéma directeur. • les projets à conduire pour passer de la situation actuelle à la situation cible. Pour chacun de ces projets, le chapitre E présentera le calendrier prévisionnel, les acteurs et les moyens financiers.

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Orientations stratégiques pour les domaines 1 et 2 GRH et GBFCM D2 : GBFCM

D 1: GRH

La situation cible GRH et GBFCM − Les principaux processus revus et formalisés. − Un progiciel intégré (PGI* ou ERP*) unique pour les deux domaines (éventuellement quelques progiciels verticaux ou développements spécifiques pour compléter) − L’ERP paramétré en fonction de ces nouveaux processus et de la réforme budgétaire du 1.01.2004 − Une couverture fonctionnelle plus large. − Une intégration beaucoup plus importante facilitée par l’ERP. − Le fonctionnement en régime établi externalisé en Tierce maintenance applicative (TMA*). − Une équipe informatique plus proche des préoccupations « métier » et plus disponible.

GRH et GBFCM : un outil cible unique de type ERP Assistance, maintenance et exploit. externalisées Taux de satisfaction des besoins

ERP Commun

GRH

GBFCM

Le projet à conduire

•

D1/2 - 1 : refonte des systèmes d’information GRH et GBFCM Les étapes : évolution des processus ; paramétrage de ces processus sur l’ERP ; bascule de l’ancien au nouveau S.I. ; externalisation de la maintenance, l’assistance et exploitation

La situation actuelle Outils GRH

Outils GBFCM Taux de satisfaction des besoins

PLEIADES

Outils GRH − Le progiciel* PLEIADES de la société SOPRA a été installé en 1989. − Autour de ce progiciel : une couche importante de développements spécifiques (AGAPE) réalisés par l’équipe informatique de gestion. − Depuis la mise en place de la version Client-serveur* en 1998 : des difficultés importantes. − Le système d’information RH est amorti et doit être remplacé sous 2 à 3 ans. − Maintenance, assistance, exploitation internes

Outils GBFCM

− Une constellation

d’applications éclatées (GEST, CBCG, MISSION, REGIE, …), développées en spécifique par l’équipe informatique de gestion et ses sous-traitants dans les années 1987 – 1997 − Devenu inadapté − Ne pourront prendre en compte la réforme budgétaire du 1er janvier 2004 : à remplacer pour cette date. − Maintenance, assistance, exploitation internes

AGAPE

LEGENDE : : développement spécifique

: progiciel intégré ( PGI ou ERP) ou « petit progiciel sur une fonction »

Aspects organisationnels et fonctionnels concernant les 2 domaines : − Couverture fonctionnelle incomplète. − Données peu accessibles, peu synchronisées, segmentées. − Tâches manuelles et ressaisies nombreuses. − Processus non formalisés, non stabilisés. − Le fonctionnement en régime établi* (assistance, maintenance et exploitation) réalisées en interne. − Mobilisés sur la maintenance d’applications obsolètes, les informaticiens de gestion ne sont pas disponibles pour prendre en compte les nouveaux besoins des utilisateurs.

C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour les domaines 1 et 2 : GRH et GBFCM

D 1: GRH




(1/4) D2 : GBFCM

La situation actuelle •

Concernant les outils informatiques (cartographie des applications en annexe) : Les applications GBFCM* sont éclatées ; développées en spécifique par l’équipe informatique de gestion et ses sous-traitants dans la période 1987 - 1997, ces applications (GEST, CBCG, MISSION, REGIE, …) sont aujourd’hui devenues inadaptées. Elles ne pourraient prendre en compte la réforme budgétaire du 1er janvier 2004 et devront être remplacées pour cette date. Le système d’information GRH* est composé d’un noyau progiciel* PLEIADES de la société SOPRA, installé en 1989. Autour de ce progiciel* (qui n’est pas la version publique), ont été progressivement ajoutés d’importants développements spécifiques (connus sous le nom d’AGAPE), réalisés par l’équipe informatique de gestion et ses sous-traitants. Ces développements spécifiques ont rendu difficile l’installation de la version « client - serveur »* de SOPRA en 1998, date à partir de laquelle les dysfonctionnements se sont multipliés. Le système d’information GRH est aujourd’hui amorti et doit être remplacé sous 2 à 3 ans.

•

Concernant les aspects organisationnels : La couverture fonctionnelle de ces deux systèmes d’information est incomplète. Les données sont peu accessibles et peu d’utilisateurs sont servis par les applications précédentes. Les données sont également peu synchronisées ce qui rend difficile leur mise à jour. Des tâches manuelles s’intercalant au milieu de processus automatisés, les ressaisies sont nombreuses. Les données sont également segmentées : il n’existe pas, par exemple, de base unique des personnels. Les processus ne sont pas formalisés. Fortement bouleversés dans le cadre de la réforme engagée, ils ne sont pas stabilisés à ce jour.

•

Concernant l’assistance, la maintenance et l’exploitation en régime établi* : La relation informaticiens / utilisateurs est peu structurée et peu formalisée. Pour chacun des 2 domaines, deux chefs de projets assurent - pour l’ensemble de l’Institut l’assistance de 1er et 2nd niveau, la maintenance corrective et évolutive, les changements de versions, l’expertise métier et l’expertise outil. Ces ressources sont pleinement mobilisées sur ce travail d’assistance et de maintenance et sur la mise en œuvre du plan d’urgence (février 2001 – février 2002) défini au terme de l’étude de la situation actuelle (disponible sur l’intranet institutionnel). L’exploitation (sauvegardes, éditions, lancement des traitements) est également réalisée en interne. Globalement les utilisateurs sont insatisfaits du service offert en régime établi*.

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C - Les besoins et les orientations stratégiques Les orientations stratégiques du SDSI pour les domaines 1 et 2 : GRH et GBFCM

D 1: GRH

•




(2/4) D2 : GBFCM

Concernant le mode projet : Absorbée par le fonctionnement quotidien en « régime établi », l’équipe informatique de gestion a des difficultés pour prendre en compte les besoins nouveaux et les traiter en mode projet*. Les utilisateurs sont ainsi tentés d’y apporter réponse par eux-mêmes en faisant appel à leurs propres sous-traitants, au détriment de la cohérence globale.

Les orientations Il est décidé de refondre simultanément les systèmes d’information GRH et GBFCM pour le 1er janvier 2004. La priorité donnée à ces deux domaines découle certes de l’état d’obsolescence des outils informatiques, mais elle est également la traduction forte de la volonté de finaliser et faire vivre, dans le cadre du Plan de modernisation et de simplification administrative (PMSA), le nouveau dispositif de fonctionnement de l’Administration pour un meilleur appui à la recherche.

•

Concernant les processus : quelques améliorations à court terme pourront être apportées sur les actuels outils et procédures, mais les évolutions majeures seront paramétrées sur un outil de type « progiciel de gestion intégré » (PGI* ou ERP*) qui sera mis en œuvre pour le 1.1. 2004.

•

Concernant les outils informatiques cibles : considérant le calendrier tendu, il convient de rechercher les économies d’échelle et une intégration maximum : − le même ERP sera choisi pour les 2 domaines. − toutes les fonctions possibles seront gérées par l’ERP. Le recours - pour répondre aux besoins non satisfaits par l’ERP - à des développements spécifiques ou à des progiciels spécialisés à une fonction, devra se limiter au minimum indispensable. Tout développement ou ajout d’un progiciel spécialisé devra faire l’objet d’une validation (voir chapitre D : management des systèmes d’information).

•

Concernant le fonctionnement quotidien cible en régime établi : − une fois l’ERP choisi, installé et paramétré, sa maintenance ainsi que l’assistance aux utilisateurs seront confiées à un prestataire extérieur selon un système de tierce maintenance applicative (TMA*). − l’exploitation sera également sous-traitée à un degré et selon un périmètre qui devront être précisés.

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16

D 1: GRH

D2 : GBFCM

N°D1/2 – 1 : refonte des systèmes d’information GRH et GBFCM Structures de pilotage ( à préciser ) Acteurs de la maîtrise d’ouvrage . . . . . . . . . .

Le Secrétariat Général, maître d’ouvrage Les directeurs du SBAF et du SAGA L’Agent comptable principal Le directeur des personnels Un représentant de l’Administration des Centres Un représentant des départements scientifiques Les chefs de projets utilisateurs (des services du Siège, des Centres et représentations, des départements scientifiques, des UR/US, …). Un représentant des UR/US Le directeur des systèmes d’information Le responsable AMO au sein de la DSI et les consultants AMO externes

Acteurs de la maîtrise d’oeuvre . . . .

Les consultants de l’intégrateur, maître d’oeuvre Les consultants de l’éditeur du progiciel intégré ERP Les consultants du constructeur (éventuellement) Le responsable informatique de gestion de la DSI

C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour les domaines 1 et 2 : GRH et GBFCM

D 1: GRH

•




(3/4) D2 : GBFCM

Concernant le mode projet* : − un appel d’offre unique recherchera le couple « éditeur de l’ERP – intégrateur* de l’ERP en charge du paramétrage ». − afin que l’Institut ait un interlocuteur unique, la maîtrise d’œuvre* globale du projet d’installation et de paramétrage sera confiée à l’intégrateur. − une fois ce couple choisi, un second appel d’offres recherchera le prestataire à qui sera confié le régime établi. − pour réussir ce projet complexe, dans des délais serrés, la DSI mettra à disposition des utilisateurs maîtres d’ouvrage* un accompagnement : pour le lancement de la consultation, pour le choix de l’ERP et de l’intégrateur, pour l’évolution des processus, pour l’encadrement des opérations de paramétrage, pour les tests et la validation, pour la bascule de l’ancien au nouveau système, pour l’accompagnement du changement (nouveaux processus et nouveaux outils), pour la définition et la mise en œuvre de l’externalisation du régime établi (assistance, maintenance, exploitation). La recherche de l’assistant à maîtrise d’ouvrage fera l’objet d’un appel d’offres.

Le projet à conduire •

N° D1/2 - 1 : Refonte des systèmes d’information GRH et GBFCM −

− − −

Calendrier : ce projet étant contraint par la date du 1.1.2004, date de mise en oeuvre de la nouvelle nomenclature budgétaire des EPST, le calendrier est le suivant : . Année 2002 (à partir de février/mars) : définition macroscopique des processus listés page 8 et formalisation ; définition plus précise des aspects liés aux contraintes réglementaires que l’ERP devra intégrer ; préparation et lancement de l’appel d’offres visant à choisir un couple « ERP–intégrateur». Fin 2002 : choix. . Année 2003 : intégration de l’ERP * ; adaptation des processus à l’ERP ; préparation et lancement de la procédure visant à choisir la société à qui sera confiée – in fine – le fonctionnement quotidien en régime établi* ; préparation de l’externalisation du régime établi*. . 1.1.2004 : bascule de l’actuel au nouveau système ; externalisation du régime établi. Pilotage du projet : voir en page de garde. Les moyens : voir chapitre E. Remarque : Le projet pourra être décomposé en deux sous-projets, GRH et GBFCM.

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour les domaines 1 et 2 : GRH et GBFCM

D 1: GRH




(4/4) D2 : GBFCM

Les plans d’action •

Un plan d’action « régime établi » (plan annuel) En l’attente de la mise en place d’un ERP commun aux deux domaines, il conviendra de faire vivre les actuels outils (AGAPE, GEST, CBCG, MISSION, REGIE, …) en conduisant les légères adaptations nécessaires notamment à la prise en compte des évolutions réglementaires. Un plan d’action annuel devra ainsi être défini. Il s’agira en fait d’un prolongement du plan prioritaire informatique (PPI) mis en place pour surmonter les échéances à court terme : Euro, suppression de la période complémentaire, réforme des marchés publics, ... (Voir chapitre D, management des systèmes d’information).

•

Un plan d’action local (plan annuel) Le projet D1/2-1 vise à répondre aux besoins institutionnels. Il conviendra de prendre en compte les autres besoins (besoins dits « locaux » au sein d’un plan d’action local agrégeant les plans locaux des différents centres et du siège. (voir chapitre D, management des systèmes d’information). Lors de l’agrégation des plans locaux, dans un souci de synergie et d’économie d’échelle, des projets communs pourraient être identifiés ; ces projets (ex : informatisation de la paie des personnels locaux) pourraient conduire à la mise en place d’outils répondant non seulement au besoin des Centres mais aussi à celui des représentations.

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Orientations stratégiques pour le domaine 3 « Gestion descriptive et suivi de l’activité scientifique des unités de recherche et de service » D3 : gestion descriptive et suivi activités des UR/US

Situation cible La situation cible − L’Institut disposera d’une base de données décrivant les unités, leur thématique, leurs objectifs, leurs moyens, leurs activités, leurs projets et leurs productions en matière de recherche, expertise et formation. − Les données IRD auront été obtenues à partir des autres systèmes d’information de l’Institut, sans ressaisie. − Les données non IRD bénéficieront d’un support de base de donnée, spécialement créée pour ce faire. − Ces données seront accessibles au moyen d’un infocentre* (voir domaine 4) et permettront un travail de gestion, suivi et pilotage.

D3 : gestion descriptive et suivi des activités des UR/ US

D4 : Aide au travail quotidien

Données IRD sur une unité UR-US : - personnel IRD - budget IRD - équipements IRD - productions

Entrepôt de données

D1 : GRH

D 2 : GBFCM

D6 : valorisation de la production scientifique (publications, brevets)

Autres données spécifiques à une unité UR-US : - sur les thématiques - personnel et budget non IRD - équipements - productions en mixité en R.E.F.

Bases infocentre

Requêtes

PCA-DG-SG

Services centraux

Dép. scientif.

Centres

UR-US

T. de bord des D.S., de la DG, des Tutelles, des commissions, de chacun, . . .

Le projet à d i

•

D3-1 : « création du système d’information des unités de recherche et de service » Les étapes : − Après refonte des systèmes d’information 1 et 2 de l’Institut, les données « IRD » afférentes aux unités, alimenteront le « réservoir de données » mis en place dans le cadre du projet D4-1. − En parallèle, une base de données des informations « non IRD » sera créée. − Ces données alimenteront à leur tour le réservoir de données. − A partir de l’infocentre : accès aux données IRD et non IRD afférentes aux unités.

La Lasituation situationactuelle actuelle Situation actuelle − D 3 : gestion descriptive et suivi activité des unités

D4 : Aide au travail quotidien

D1 : GRH

− D2 : GBFCM

D6 : valorisation de la production scientifique (publications, brevets)

− Requêtes ?

PCA-DG-SG

Services centraux

Dép. scientif.

Centres

UR-US

T. de bord ? des D.S., de la DG, des Tutelles, des commissions, de chacun, . . .

−

29 −

L’Institut n’est pas doté d’une base de donnée permettant de disposer de la description de chacune de ses unités de recherche et de service et de leurs moyens, activités, projets et productions dans le domaine de la recherche, de l’expertise ou de la formation des communautés du Sud. Chaque unité ayant vocation à mixité, les informations nécessaires – notamment celles relatives aux ressources humaines et financières – correspondent à des données IRD et à des données non IRD. Les données IRD, existantes sur les bases de gestion afférentes, sont difficiles d’accès faute d’un infocentre* (domaine 4). Les données « non IRD » ne sont pas stockées, au sein de l’Institut, sur un support informatique. Dans le cadre de la réforme engagée, le besoin est criant de disposer de telles informations à des fins de gestion et de pilotage.

30

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 3 : « Gestion descriptive et suivi des activités des unités de recherche et de service » D3 : gestion descriptive et suivi activités des UR/US




(1/1)

La situation actuelle L’Institut n’est pas doté d’une base de données des éléments descriptifs de chacune des unités de recherche et de service tels que thématiques, objectifs, moyens, activités, projets, productions dans chacune des activités de recherche, formation et expertise. Chaque unité ayant vocation à mixité, ces informations – notamment celles concernant les moyens ou les productions - proviennent tant de l’IRD que de ses partenaires. Or, d’une part, les données IRD - bien qu’existantes sur supports informatiques au sein de l’Institut - , sont difficiles d’accès faute d’infocentre* (voir domaine 4), d’autre part, les données « non IRD » ne peuvent être stockées faute d’une base pour les recevoir. Dans le cadre de la réforme engagée, le besoin devient criant de disposer de telles informations tant à des fins d’information et de gestion que d’arbitrage et de pilotage.




Les orientations Il est décidé de doter l’Institut dans les plus brefs délais de cet outil stratégique de gestion de la programmation et du suivi des activités des unités. Une base de données des informations descriptives de chacune des unités, de leurs activités, moyens et productions sera constituée. Cette base reprendra - sans ressaisie - les données IRD et accueillera les données non IRD. L’outil devra offrir un historique de la vie de chaque unité : éléments de la proposition initiale, éléments de l’unité créée, éléments annuels d’arbitrages, …




Le projet à conduire •

•

N° D3 – 1 : création du système d’information des unités de recherche et de service. La réalisation de ce projet est - comme le montre le schéma de la page de garde -, dépendante de l’avancement d’autres projets du SDSI, notamment du projet n° D1/2-1 de refonte des systèmes d’information GRH* et GBFCM* et du projet n° D4-4 de mise en place d’un entrepôt* de données et d’outils de type « infocentre* » (voir domaine 4). Remarque : les besoins en pilotage (indicateurs, tableaux de bord) sont traités au sein du domaine 10 « pilotage stratégique ».

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Orientations stratégiques pour le domaine 4 « Aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut » D4 : Aide au travail

La situation cible − −

• • • • • •

Les actuels outils (Messagerie, …) Des expériences pilotes (progressivement généralisées dans le cadre d’un plan d’action pluriannuel) : . d’outils de messagerie évoluée (D4-5) . d’outils de Workflow (D4-5) . d’un intranet fédérateur (D4-5) . d’outils de travail collaboratif (D4-2) . d’outils de knowledge management pour les services administratifs (D4-3) . d’outils de modélisation de référentiels et de procédures (D4-3) . d’un accès à ces éléments structurants (D4-3) . d’un bus ou réservoir de données (D4-4) et projets du 2ème pied du socle : voir chapître D : architecture des S.I.) . d’outils infocentre ou datawarehouse (D4-4) . ...

Les projets à d i

Principes : − approche « outil » préférée à une approche « organisation / processus », − expériences pilotes localisées et susciter le besoin de généralisation plutôt que de se lancer dans des projets trop globaux ou trop étendus. N° D4-1 : identification pour chaque catégorie des expériences pilotes à conduire ; élaboration du plan d’action des expériences pilotes et d’un plan d’action des déploiements pluriannuels N° D4-2 : mise en place d’outils d’aide au travail collaboratif

N° D4-3 : mise en place d’outils de modélisation des procédures, référentiels et autres éléments structurants ; facilitation de l’accès. N° D4-4 : mise en place d’outils d’accès aux données de gestion, de requête et d’aide à la décision N° D4-5 : mise en place d’outils d’aide à la communication et à l’échange de données (étude préalable à la mise en place d’outils de visioconférence ; mise en place d’outils de recherche d’information par mots clefs ou texte intégral ; mise en place de solutions pour faciliter les déplacements en Métropole, en Outre-Mer et à l’Etranger ; facilitation l’échange de données avec nos partenaires, notamment au sein des unités mixtes ; …)

La situation actuelle De rares outils : − La messagerie, dont l’utilisation forte (2000 abonnés à la liste IRD-tous, 400 abonnés à la liste IRD-Isolés), en fait l’une des colonnes vertébrales de l’Institution. − Une généralisation de l’accès à Internet. − Quelques outils embryonnaires : outil intranet peu valorisé notamment peu de systèmes interactifs, peu de recours aux listes de diffusion, peu de référentiels communs accessibles (annuaires, listes, procédures, nomenclatures, …). D’importants besoins, amplifiés par nos spécificités géographiques.

C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 4 « Aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut » D4 : Aide au travail quotidien de




(1/4)

La situation actuelle Notre Institut est fortement caractérisé par sa spécificité géographique et ses 34 implantations en Métropole, en Outre-Mer et à l’étranger (25 pays sur les 5 continents). Pour chacun des acteurs de l’Institut, membre d’une équipe scientifique, d’une équipe administrative ou de la direction, pouvoir communiquer facilement avec les collègues des différentes implantations et avec les partenaires, pouvoir travailler à plusieurs sur un même dossier quelle que soit l’implantation géographique de chacun, pouvoir se déplacer d’un pays à un autre sans perdre le contact avec son équipe et l’ensemble de l’Institut … sont autant d’éléments essentiels à la conduite de sa mission et bien souvent déterminants pour son accomplissement. De même, dans le cadre de la déconcentration administrative qui s’engage, chacun des acteurs devra pouvoir, selon son niveau et périmètre de responsabilités, pouvoir à tout moment – indépendamment des fuseaux horaires – accéder aux informations de gestion qui lui sont nécessaires dans l’exercice de sa fonction, connaître l’état d’avancement d’un dossier, l’état de mise en œuvre d’une décision ou bien encore le « qui fait quoi » dans le cadre d’une procédure donnée. Comme l’a montré l’étude conduite de décembre 2000 à mars 2001, tel n’est pas le cas aujourd’hui :

•

Concernant les outils L’utilisation forte de la messagerie (2000 abonnés à la liste IRD-Tous) en fait l’une des colonnes vertébrales du fonctionnement quotidien de l’Institut. Hormis la messagerie, les outils facilitant le travail quotidien des agents sont embryonnaires : les technologies intranet* sont peu valorisées ; il y a peu de systèmes interactifs, peu de recours aux listes de diffusion, peu de référentiels communs accessibles par le Web (annuaire, adresses, unités, implantations, conventions, procédures, …). L’accès aux données de gestion est particulièrement restreint et centralisé alors que l’Institut s’est doté d’une architecture mondiale de communication étendue. Par ailleurs, les services ne disposent pas d’outil de travail collaboratif*, ni d’outil d’infocentre* ou d’aide à la décision, ni de moyen de communication audiovisuelle. Les services administratifs ne disposent pas d’outils de recherche de l’information sur mots clefs ou en texte intégral (outils cependant utilisés en matière d’informations scientifiques). Lors des déplacements, l’accès à son environnement habituel de travail et notamment à sa boîte aux lettres est non systématique, voire difficile.

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 4 « Aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut » D4 : Aide au travail quotidien de

•




(2/4)

Concernant l’organisation de la gestion des procédures et règles internes Aucun service (de type organisation ou de type méthode) n’est en charge de formaliser, centraliser et faire vivre les procédures, référentiels et règles de gestion de l’Institut. En conséquence, les procédures sont peu formalisées. Lorsqu’elles le sont, leur lecture est difficile notamment par manque de présentations et formats homogènes. Leur diffusion et par conséquent leur connaissance, compréhension voire application est insuffisante.

Les orientations Dans le cadre du Plan de modernisation et de simplification administrative (PMSA), l’évolution de ce domaine est clairement une priorité pour l’Institution. Aussi, est-il décidé de répondre aux besoins fonctionnels cibles suivants par la mise en place progressive d’outils adaptés :

•

Concernant l’aide à la communication interne . Fonctionnalités cibles : envoi et réception de messages ; annuaire, groupes de destinataires ; remplacement en cas d’absence, transfert, orientation automatique ; communication audiovisuelle. . Outils cibles envisageables : messagerie évoluée, outils de workflow*, intranet, outils de visioconférence*.

•

Concernant l’aide au travail collaboratif et au partage d’information . Fonctionnalités cibles : espaces de travail communs à des équipes, des sujets, des projets, des services ; travail collaboratif sur des documents ; circuit de validation automatique ; archivage automatique selon les statuts. . Outils cibles envisageables : outils de groupware*.

•

Concernant la recherche de l’information administrative . Fonctionnalités cibles : capitalisation des compétences ; classement par thème, origine, destination, zone géographique ; recherche multicritères en texte intégral ou sur la base de mots clefs. . Outils cibles envisageables : outils de gestion de la connaissance (knowledge management ou KM*), outils intranet et portails*, ...

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 4 « Aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut » D4 : Aide au travail quotidien de

(3/4)

•

Concernant la gestion des procédures et règles internes, leur modélisation et l’accès aux informations structurantes . Fonctionnalités cibles : accès à ces éléments structurants ou à tout autre document (du service juridique par exemple) . Outils cibles envisageables : outils de modélisation de référentiels et de procédures (norme XML*), outils intranet et portails, accès par outils de KM*.

•

Concernant l’accès aux données de gestion et l’aide à la décision . Fonctionnalités cibles : accès aux données par les utilisateurs, sans nécessité de recourir aux informaticiens ; agrégation ou éclatement de données ; stockage et croisement d’informations de synthèse ou de détail issues d’autres systèmes internes ou externes ; mise à disposition ergonomique ; saisie de données complémentaires ; simulation. . Outils cibles envisageables : entrepôt de données (ou datawarehouse*), infocentre*1, progiciels spécialisés (progiciel* HYPERION par exemple, sur les informations financières).

•

Concernant l’aide lors des déplacements, notamment Outre Mer ou à l’étranger . Fonctionnalités cibles : conserver son environnement de travail lors des déplacements et notamment disposer d’un accès facile à sa boîte aux lettres ; une communication facilitée pour les agents dits « isolés* » (ne travaillant pas dans un Centre de l’Institut).

•

Communiquer avec nos partenaires . Il s’agira de gérer les difficultés de communication liées à la mixité de certaines équipes avec des partenaires disposant d’outils informatiques différents des nôtres.

_____________________ (1) : le schéma de la page 19 illustre (pour une utilisation propre au domaine 3) la notion d’entrepôt de données et d’infocentre

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 4 « Aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut » D4 : Aide au travail quotidien de




(4/4)

Les projets à conduire Contrairement aux projets des domaines 1, 2 et 3, il s’agit de procéder par expériences pilotes sur des périmètres limités, de faire des maquettes et de susciter un besoin de généralisation plutôt que de se lancer dans des projets trop globaux ou trop étendus. Une fois ces nouveaux outils et méthodes appropriés par les utilisateurs, la généralisation pourra être envisagée. Aussi, conviendra-t-il d’identifier, en fonction des besoins et enjeux prioritaires pour l’Institut, les expériences pilotes à conduire puis de les inscrire au sein d’un plan d’action.

• • • • •

N° D4-1 : identification1 des expériences pilotes à conduire ; élaboration du plan d’action des expériences pilotes ; élaboration du plan pluriannuel de déploiement . N° D4-2 : mise en place d’outils d’aide au travail collaboratif1. N° D4-3 : mise en place d’outils de modélisation des procédures, référentiels et autres éléments structurants ; facilitation de l’accès. N° D4-4 : mise en place d’outils permettant l’accès aux données de gestion, de requête (infocentre) et d’aide à la décision ; outils qui nécessitent une réflexion préalable sur l’architecture de système d’information (voir chapitre D) et la définition d’un entrepôt de données. N° D4-5 : mise en place d’outils d’aide à la communication et à l’échange de données (étude préalable à la mise en place d’outils de visioconférence* ; mise en place d’outils de recherche d’information par mots clefs ou texte intégral ; mise en place de solutions pour faciliter le travail lors des déplacements en Métropole, en Outre-Mer et à l’étranger ; amélioration de l’échange de données avec nos partenaires, notamment au sein des unités mixtes ; . . .).

____________________ (1) : les deux chantiers pilotes pour le projet D4-2 (mise en place d’outils d’aide au travail collaboratif* ) sont la conduite des expertises collégiales et l’aide aux procédures d’affections

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Orientations stratégiques pour le domaine 5 « Documentation scientifique » D5: doc.

La situation cible Les centres de documentation sont dotés d’outils informatiques de gestion (gestion des abonnements, des ouvrages, …). En fonction des résultats de l’étude préalable, des solutions pourraient être envisagées pour offrir aux équipes scientifiques des centres dans les DOM-TOM et à l’étranger des services comparables à ceux offerts en Métropole

• •

La situation actuelle L’appui documentaire aux chercheurs s’opère principalement via une vingtaine de centres de documentation répartis en métropole, dans les DOM-TOM et à l’étranger. Les centres de documentation de métropole offrent aux scientifiques, outre un fond documentaire papier (ouvrages, abonnements, …) et un appui, un accès à des banques de données mondiales (CURENT CONTENTS) et des abonnements électroniques à des revues scientifiques. Les coûts et les difficultés liées au débit des réseaux informatiques, ne permettent pas à ce jour d’offrir aux équipes scientifiques dans les DOM-TOM et à l’étranger ces prestations électroniques.

Les projets à d i N°D5-1 : étude préalable pour répondre aux besoins des équipes scientifiques hors métropole. N°D5-2 : informatisation des centres de documentation.

C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 5 « Documentation scientifique » (1/1) D5 : doc.




La situation actuelle L’appui documentaire aux chercheurs s’opère principalement via une vingtaine de centres de documentation répartis en métropole, dans les DOM-TOM et à l’étranger. Les centres de documentation de métropole offrent aux scientifiques, outre un fond documentaire papier (ouvrages, abonnements, …) et un appui, un accès à des banques de données mondiales (CURENT CONTENTS) et des abonnements électroniques à des revues scientifiques. Les coûts et les difficultés liées au débit des réseaux informatiques, ne permettent pas à ce jour d’offrir ces prestations électroniques aux équipes scientifiques dans les DOM-TOM et à l’étranger.




Les orientations Il est décidé de poursuivre les réflexions sur les solutions envisageables pour répondre à ce besoin (rapprochement avec autres EPST, mise en place de bases locales, accès via réseaux internationaux). Il conviendra notamment d’intégrer ce besoin dans le projet plus large concernant l’évolution de l’infrastructure technique informatique (voir chapitre D). Pour ce projet, un fonctionnement analogue aux autres projets du SDSI sera adopté : maîtrise d’ouvrage assurée par les utilisateurs ; maîtrise d’œuvre et assistance à maîtrise d’ouvrage assurées par la délégation aux systèmes d’information. Il est également décidé de doter les centres de documentation d’outils informatiques de gestion des centres (gestion des abonnements, des ouvrages, …).




Les projets à conduire • •

N°D5-1 : étude préalable pour répondre aux besoins des équipes scientifiques hors métropole. N°D5-2 : informatisation des centres de documentation.

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Orientations stratégiques pour le domaine 6 « Valorisation de la production scientifique » D6 :

La situation cible −

Systèmes actuels refondus (tel INDIGO)

−

Portail opérationnel sur les différentes production de l’Institut (qui le souhaitent) ; administration des outils en régime établi, structurée et organisée

Les projets à conduire

La situation actuelle La restitution des travaux de recherche s’opère par différents moyens notamment par des outils informatiques tels les bases de connaissances produites par les unités, la photothèque (INDIGO) ou la cartothèque. Elle s’opère également sous forme de CD-ROM, vidéos ou publications papier référencées sur la base de données HORIZON. La numérisation des différents ouvrages scientifiques est en cours. Un portail est en cours de constitution (projet INFOTHEQUE) pour indexer ces différentes bases et en permettre l’accès via le Web institutionnel. Par ailleurs, des unités de services travaillent également à la structuration de bases de connaissances spécialisées (plantes, halieutiques, pédologies) en systèmes d’information et à leur mise à disposition gratuite sur

−

N° D6-1 : projet infothèque

−

N°D6-2 : mise à niveau ou remplacement des outils obsolètes tel le support d’INDIGO. :

C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 6 « Valorisation de la production scientifique » (1/1) D6 :




La situation actuelle La restitution des travaux de recherche s’opère par différents moyens notamment par des outils informatiques telles les bases de connaissances produites par les unités, la photothèque (INDIGO), la cartothèque, … Elle s’opère également sous forme de CD-Rom, vidéos ou publications papier référencées sur une base de données (HORIZON). La numérisation des différents ouvrages scientifiques est engagée depuis deux ans. Un portail est en cours de constitution (projet INFOTHEQUE) pour indexer ces différentes bases et en permettre l’accès via le Web institutionnel. Par ailleurs, des unités de services travaillent à la structuration de bases de connaissances spécialisées (plantes, halieutique, pédologie) en systèmes d’information et à leur mise à disposition gratuite ou payante.




Les orientations Il est décidé d’inscrire le projet INFOTHEQUE au SDSI. Un fonctionnement analogue aux autres projets du SDSI sera adopté : maîtrise d’ouvrage assurée par les utilisateurs ; maîtrise d’œuvre et assistance à maîtrise d’ouvrage assurées par la délégation aux systèmes d’information. Par ailleurs, il est décidé de conduire un projet de remplacement des outils obsolètes tel le support d’INDIGO.




Les projets à conduire • •

D6-1 : projet Infothèque ; incluant notamment la problématique des liens avec les catalogues internationaux. D6-2 : mise à niveau ou remplacement des outils obsolètes tel le support d’INDIGO.

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25

Orientations stratégiques pour le domaine 7 « Réalisation de l’activité de recherche » D7 : réalisation de la recherche

La situation cible La DSI propose aux unités un panel de services à valeur ajoutée :

•

• • •

.

Organisation de services (tarifs, formation, assistance téléphonique) sur une boite à outils ( standards non contraignants).

.

Conseils auprès des directeurs d’unité – à leur demande - pour la gestion de leur personnels informaticiens.

. .

Contact avec les informaticiens scientifiques. Organisation de journées à thème en utilisant les NTIC afin de limiter déplacements et coûts.

Les projets à conduire d i

Principes : − La DSI apporte aux unités des service à valeur ajoutée − La DSI n’intervient pas dans les projets scientifiques des unités, ni en conception ou réalisation d’outils informatiques scientifiques, ni en fournisseur de moyens humains ou financiers. N° D7-1 : Mise en place d’une boite à outils sur lesquels des services sont offerts N° D7-2 : Etude préalable pour apporter réponse au besoin de conservation du patrimoine. N° D7-3 : Structuration du conseil auprès des directeurs d’unités et du contact avec les informaticiens scientifiques ; organisation de journées à thème

La situation actuelle Pour une équipe scientifique, l’outil informatique s’avère être : − l’un des outils de production scientifique, tel les calculateurs, les logiciels de pilotage des microscopes électroniques, les systèmes experts, les logiciels de modélisation ou de simulation, les outils statistiques, les outils d’acquisition et de traitement de données, les systèmes d’information géographiques, ... − l’un des résultats de l’activité scientifique, tels des bases de connaissances ou des bases cartographiques, ... − l’outil bureautique, notamment pour la production d’articles. Chaque unité maîtrise ses outils informatiques, conduit ses projets, conçoit et réalise ses outils (éventuellement en recourant à la sous-traitance) et en assure le bon fonctionnement quotidien. Pour ce faire, les unités UR/US disposent d’équipes informatiques plus ou moins étoffées selon les unités. La DSI n’intervient pas sur ces questions. Les difficultés portent : − Sur un manque de communication et de capitalisation : certaines équipes ont le sentiment de « ré-inventer la roue », leur projet ayant certainement été déjà traité par quelqu’un au sein de l’Institut. − Sur un manque de cohérence : chaque projet étant conduit avec des outils très différents ; ce qui conduit à des difficultés d’évolutivités des outils et de transmissibilité des outils à d’autres équipes ou d’autres collègues. − Sur une problématique de conservation du patrimoine, les unités de recherche ayant par définition une durée de vie limitée.

C - Les besoins et les orientations stratégiques Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 7 « Réalisation de l’activité de recherche » D7 : réalisation de la recherche




La situation actuelle •

• •

•




(1/3)

Pour une équipe scientifique, l’outil informatique s’avère être : − l’un des outils de production scientifique, tel les calculateurs, les logiciels de pilotage des microscopes électroniques, les systèmes experts, les logiciels de modélisation ou de simulation, les outils statistiques, les outils d’acquisition et de traitement de données, les systèmes d’information géographiques, ... − l’un des résultats de l’activité scientifique, tels des bases de connaissances ou des bases cartographiques, ... − l’outil bureautique, notamment pour la production d’articles. Chaque unité maîtrise ses outils informatiques, conduit ses projets, conçoit et réalise ses outils (éventuellement en recourant à la sous-traitance) et en assure le bon fonctionnement quotidien. L’absence de vision globale de tous les projets en cours et outils existants conduit à des difficultés de communication et de capitalisation (certains ont le sentiment de « réinventer la roue »), de cohérence (les outils sont hétérogènes, peu communicants, peu portables) ou de conservation du patrimoine (la durée de vie des unités scientifiques étant par définition limitée). Les chercheurs, acteurs premiers de l’Institut, sont peu servis par la DSI. Pour conduire leurs projets, les directeurs d’unité de recherche et de service disposent de leurs propres informaticiens. Ainsi plus de 25 informaticiens de métier et plus de 30 personnes « faisant fonction » travaillent au quotidien au sein des UR / US. Il est parfois difficile pour certains directeurs d’unité de recruter ou d’encadrer ces agents au profil spécialisé. Par ailleurs, ces différents informaticiens scientifiques semblent souffrir d’un manque d’information sur les autres projets et d’une absence de contacts entre informaticiens, hors leur unité.

Les orientations La première contribution du SDSI à l’activité de recherche est indirecte ; il s’agit • d’une part de garantir la continuité et la cohérence de l’infrastructure technique informatique et d’offrir différents niveaux de services (voir chapitre D, socle infrastructure) ; • d’autre part d’améliorer les processus et les outils de l’Administration afin qu’elle puisse apporter un meilleur appui à la recherche (voir domaines fonctionnels 1 à 6).

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 7 « Réalisation de l’activité de recherche »

D7 : réalisation de la recherche

(2/3)

Mais le schéma directeur ambitionne également d’apporter une aide directe à l’activité de recherche. La Délégation aux systèmes d’information est ainsi mandatée pour apporter des éléments de réponses aux actuels soucis de cohérence, de communication, de capitalisation ou de conservation du patrimoine. La DSI n’est pas spécialisée en informatique scientifique et n’a pas vocation à le devenir. A défaut d’être mandatée pour concevoir ou réaliser des outils informatiques scientifiques ou bien fournir des moyens humains ou financiers aux unités, la DSI est mandatée - dans le cadre du présent SDSI - pour offrir aux équipes scientifiques des services à valeur ajoutée :

•

Boîte à outils avec services associés Pour répondre au besoin de cohérence des différents chantiers et outils informatiques scientifiques, la DSI conjointement avec les équipes scientifiques, définira une boîte à outils. Ces « standards » n’auront pas de caractère contraignant : sur les produits de la boîte à outils, des services à valeur ajoutée (tels que conditions tarifaires, formation, assistance téléphonique) seront organisés par la DSI.

•

Conseil auprès des directeurs d’unités pour faciliter la gestion de leurs personnels informaticiens Dans la limite de ses moyens et compétences, la DSI sera au service des directeurs d’unité, pour – s’ils le souhaitent et à leur demande - leur apporter une aide en matière de gestion du personnel informaticien (aide à la rédaction de profil de poste, aide au recrutement, …).

•

Interface et contacts transversaux entre informaticiens scientifiques des différentes unités Dans la limite de ses moyens et compétences, la DSI facilitera le contact entre les informaticiens scientifiques des différentes unités. Dans ce cadre, la DSI pourrait organiser et animer (sans être forcément partie prenante) des journées à thème. L’usage des nouvelles technologies sera recherché afin de limiter les déplacements coûteux en temps et en budget.

•

Une réponse au besoin de conservation du patrimoine Les unités ont par définition une durée de vie limitée. Pour traiter le besoin de conservation du patrimoine, une étude préalable sera conduite par les départements scientifiques avec l’assistance de la DSI.

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27

C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 7 « Réalisation de l’activité de recherche »

D7 : réalisation de la recherche




(3/3)

Les projets à conduire • • •

D7-1 : mise en place d’une boîte à outils sur lesquels des services sont offerts D7-2 : étude préalable pour apporter une réponse au besoin de conservation du patrimoine D7-3 : structuration du conseil auprès des directeurs d’unité et du contact avec les informaticiens scientifiques ; organisation de journées à thème

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Orientations stratégiques pour le domaine 8 « Réalisation de l’activité d’expertise et de valorisation » D8 : Expertise et valorisation

La situation cible Le département DEV est doté : − D’un outil de type progiciel utilisé par les cabinets de conseil et d’étude. − D’un outil de travail collaboratif (voir domaine 4). − D’un outil de gestion et de suivi de projets. La couverture fonctionnelle répond aux besoins de : − gestion des experts internes et externes − gestion des rapports d’études − gestion documentaire interne et externe − gestion d’affaires : planification par phase, affectation des ressources, comptabilisation des dépenses, facturation forfaitaire ou en régie − gestion cumulative des connaissances par donneur d’ordre, zone géographique, thème, expert mobilisé − gestion des brevets − gestion des contractualisations

Les projets à conduire

• •

La situation actuelle Alors que cette activité scientifique est un élément majeur de la réforme, ses acteurs ne disposent pas pour sa réalisation des outils informatiques nécessaires : − les experts (IRD et non IRD) sollicités ne disposent d’un outil leur permettant de travailler ensemble, indépendamment de leur situation géographique, à l’élaboration d’une même expertise collégiale. − le département DEV, créé dans le cadre de la réforme pour impulser, suivre et coordonner ces activités de transfert (expertise, valorisations, consultances, …) ne dispose pas d’outil de gestion des experts (l’ancien outil étant devenu inadapté), ni d’outils informatiques de gestion de projets. Alors que les commandes d’expertises se multiplient, ces manques deviennent criants.

N°D8-1 : expérience collaboratif

pilote

d’outil

de

travail

N°D8-2 : mise en place d’un outil comparable à ceux des cabinets de conseil

C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 8 « Réalisation de l’activité d’expertise et de valorisation » D8 : Expertise et valorisation




(1/1)

La situation actuelle Alors que cette activité scientifique est un élément majeur de la réforme, ses acteurs ne disposent pas pour sa réalisation des outils informatiques nécessaires : − les experts (IRD et non IRD) sollicités ne disposent d’aucun outil leur permettant de travailler ensemble, indépendamment de leur situation géographique, à l’élaboration d’une même expertise collégiale. − le département DEV, créé dans le cadre de la réforme pour impulser, suivre et coordonner ces activités de transfert (expertise, valorisations, consultances, …) ne dispose pas d’outil de gestion des experts (l’ancien outil étant devenu inadapté), ni d’outil informatique de gestion de projets.




Les orientations Une expérience pilote de mise en place d’un outil de travail collaboratif (voir domaine 4) sera conduite sur ces questions. Par ailleurs le département DEV sera doté d’outils informatiques comparables à ceux des cabinets de conseil (gestion des experts internes et externes ; gestion des rapports d’étude ; gestion documentaire ; gestion d’affaires : planification par phase, affectation de ressources, comptabilisation des dépenses, facturation forfaitaire ou en régie ; gestion cumulative des connaissances par donneur d’ordre, zone géographique, thème, expert mobilisé, ...).




Les projets à conduire • •

N° D8-1 : expérience pilote d’outil de travail collaboratif N° D8-2 : mise en place d’un outil comparable à ceux des cabinets de conseil

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D9 : soutien et formation des comm. scientifiques du Sud

Orientations stratégiques pour le domaine 9 « Réalisation de l’activité de soutien et de formation des communautés scientifiques du Sud »

La situation cible Le département DSF est doté : −

−

−

d’un outil informatique . . . un outil spécifique ou un petit progiciel de gestion des aides tels que ceux utilisés dans les Collectivités Territoriales pour l’aide aux associations. . . . dont la couverture fonctionnelle répond aux besoins de :

. .

Gestion des aides allouées

. . . .

Gestion des opérations bureautiques (fusions, publipostages, …)

Gestion tant des équipes que des individus (doctorants, postdoctorants, allocataires de recherche) Vue globale sur les différentes aides : contrôle et coordination. Analyse rétrospective et prospective Corrélation avec les UR/US.

. . . interfacé avec le SI des domaines 1, 2 et 3.

Le projet à conduire

•

La situation actuelle Le département DSF, créé dans le cadre de la réforme, est en charge de l’une des deux activités scientifiques de transfert de l’Institut. Alors que cette activité est un élément majeur de la réforme, le DSF n’est pas doté d’outils informatiques adaptés : − L’ancien outil d’AIRE DEVELOPPEMENT n’est plus utilisable. − Un outil temporaire a été développé par le département DSF : il répond aux besoins bureautiques mais ne répond pas aux besoins de gestion, d’analyse et d’aide à la décision. − Les données historiques n’ont pas encore pu être récupérées des anciens outils. .

N° D9-1 : Elaboration du système de gestion, d’analyse et d’aide à la décision de l’activité scientifique de soutien et de formation des communautés scientifiques du Sud.

C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 9 « Réalisation de l’activité de soutien et de formation des communautés scientifiques du Sud » D9 : soutien et formation des comm. scientifiques du Sud




La situation actuelle • • •




(1/1)

L’ancien outil informatique de « AIRE DEVELOPPEMENT » n’est plus utilisable. Un outil temporaire a été développé par le département scientifique DSF : il répond essentiellement aux besoins bureautiques (fusion, publi-postage, gestion des accusés réception), mais ne répond pas aux besoins de gestion, d’analyse et d’aide à la décision. Les données historiques n’ont pas encore pu être récupérées des anciens outils.

Les orientations Dans une approche idéale, un tel besoin devrait être intégré dans un projet global tel que celui afférent au domaine 3 « gestion descriptive et suivi des activités des unités » et son lancement ne pourrait donc s’opérer qu’une fois les domaines 1 et 2 refondus. Cependant, compte tenu du faible nombre d’utilisateurs concernés (quelques agents au département DSF) et du caractère limité des volumes d’information ; compte tenu également des délais, coûts et risques afférents à la conduite d’un tel projet, il est décidé de ne pas attendre la refonte des systèmes GRH* et GBFCM* pour répondre au besoin. Le système cible couvrira les fonctions de gestion des aides allouées aux équipes et aux individus (doctorants, post-doctorants, allocataires de recherche), de gestion des opérations bureautiques, de contrôle et coordination des différents types d’aides, d’analyses rétrospective et prospective en corrélation avec les UR/US. Avant de s’orienter, pour le choix d’un outil cible, vers un développement spécifique, il conviendra d’examiner la possibilité de recourir à un progiciel* de type « gestion des aides aux associations » tel qu’utilisé dans les Collectivités Territoriales. Dans un second temps, le système obtenu sera intégré au système d’information global.




Le projet à conduire •

N° D9-1 : élaboration du système de gestion, d’analyse et d’aide à la décision de l’activité scientifique de soutien et de formation des communautés scientifiques du Sud.

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Orientations stratégiques pour le domaine 10 « Pilotage stratégique » D10 : Pilotage

La situation cible Les indicateurs du plan quadriennal IRD-ETAT, les tableaux de bord de pilotage et de suivi de l’activité scientifique et de l’activité de l’Administration alimentés et mis à jour automatiquement à partir des bases de gestion (notamment des domaines 1, 2 et 3). La DSI assure l’administration technique du Web institutionnel de façon organisée et planifiée

Le projet à conduire

N° D10-1 : indicateurs et tableaux de bord de pilotage Ce projet ne pourra s’engager qu’une fois les systèmes d’information des domaines 1, 2 et 3 refondus ou créés et une fois les outils du domaine 4 mis en place.

La situation actuelle L’Institut n’étant pas doté d’outils informatiques permettant de croiser ou d’agréger des données de provenances et de sujets différents (voir domaine 4), les différents tableaux de bord sont alimentés « manuellement ». Outre le Web institutionnel, il est à noter différents autres Web à l’initiative de Centres ou d’unités. Un travail de synchronisation des différentes actions de communication institutionnelle a été engagé. L’administration technique du Web institutionnel est assurée par la DSI, bien que la charge de travail ne soit pas calibrée et planifiée et qu’aucun responsable ne soit clairement identifié.

C - Les besoins et orientations stratégiques Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 10 « Pilotage stratégique » (1/1) D10 : Pilotage




La situation actuelle L’Institut n’étant pas doté d’outils informatiques permettant de croiser ou d’agréger des données de provenances et de sujets différents (voir domaine 4), les différents tableaux de bord sont alimentés « manuellement ». Outre le Web institutionnel, il est à noter différents autres Web à l’initiative de Centres ou d’unités. Un travail de synchronisation des différentes actions de communication institutionnelle a été engagé. L’administration technique du Web institutionnel est assurée par la DSI, bien que la charge de travail ne soit pas calibrée et planifiée et qu’aucun responsable ne soit clairement identifié.




Les orientations L’Institut va se doter d’instruments de pilotage : la mise en place d’un contrôle de gestion conduira à la définition d’indicateurs de suivi de l’activité de l’Administration ; d’autres indicateurs seront définis pour le suivi de l’activité scientifique. Une fois ces indicateurs définis, il conviendra d’en permettre la mise à jour automatique à partir des différentes bases de gestion (notamment celles des domaines 1, 2 et 3) et de permettre l’alimentation des différents tableaux de bord (tableaux, représentations graphiques voire cartographiques). Ce domaine étant transversal à tous les autres, son évolution s’opèrera de façon progressive et continue, à fur et à mesure de l’évolution des différents systèmes d’information et de la mise en place des outils du domaine 4. Pour la conduite du projet afférent, un fonctionnement analogue aux autres projets du SDSI sera adopté : maîtrise d’ouvrage assurée par les utilisateurs ; maîtrise d’œuvre et assistance à maîtrise d’ouvrage assurées par la délégation aux systèmes d’information. Aux indicateurs à finalité interne, ajoutons les indicateurs définis au Plan quadriennal avec l’Etat. Concernant le fonctionnement quotidien du Web institutionnel, il convient qu’un interlocuteur soit clairement donné à la maîtrise d’ouvrage assurée par la DIC.




Le projet à conduire N° D10-1 : indicateurs et tableaux de bord de pilotage




Le plan d’action en régime établi Il conviendra notamment d’assurer le bon fonctionnement en régime établi du Web institutionnel.

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les grandes priorités Les 10 domaines ont été répartis en grandes catégories de priorités ; solution préférée à une hiérarchisation précise de chacun des projets du SDSI. Le SDSI étant l’un des outils que met en place l’IRD pour répondre aux grands enjeux et grands objectifs stratégiques, les priorités du SDSI sont celles de l’Institution. Les grands axes de la réforme étant fixés et connus, l’ordre des priorités est donc le suivant : I.

Tout d’abord de faire vivre le nouveau mode de fonctionnement de l’Administration pour qu’elle apporte un meilleur support aux activités de recherche Tel est l’objet du Plan de modernisation et de simplification administrative (PMSA) auquel le présent SDSI contribue notamment : • par le projet N° D1/2-1 consistant à finaliser, formaliser et mettre en oeuvre les nouveaux processus de gestion et à se doter de nouveaux outils informatiques plus intégrés et couvrant un périmètre plus large (c’est le projet le plus lourd, le plus complexe et le plus coûteux du SDSI). • par les projets N° D4-X du domaine 4 visant à doter chacun des acteurs – dans le cadre d’expériences pilotes - d’outils facilitant le quotidien.

II.

De poursuivre et d’asseoir la mise en place du triptyque des activités scientifiques que sont la recherche, l’expertise et la formation Le SDSI y contribue notamment par : • le projet N° D3-1, visant à permettre une gestion descriptive et un suivi des activités des unités de recherche et de service. • le projet N° D8-1, visant à faciliter l’activité scientifique de transfert par le soutien et la formation des communautés scientifiques du Sud, en dotant le département DSF d’un outil informatique de gestion des aides. • le projet N° D9-1, visant à faciliter l’activité scientifique d’expertise et de valorisation, par l’installation d’un outil informatique comparable à celui des cabinets de conseil et en conduisant une expérience pilote de mise en place d’outils de travail collaboratif (projet D4-2).

III. De poursuivre les actions visant la cohérence générale Le SDSI y contribue notamment : • en facilitant le travail de la DIC (délégation à l’information et à la communication), délégation charnière entre l’Administration et la Science : tel est l’objet des projets N°D5-1 et N° D6-1 qui permettront à la DIC de pouvoir compter – notamment dans le cadre des projets déjà engagés -sur une participation claire, planifiée et correctement calibrée des services de la DSI. • en clarifiant le rôle de la DSI par rapport aux équipes scientifiques : la DSI n’a pas vocation à participer ou apporter un support aux projets scientifiques des unités – des Unités de service ont d’ailleurs été créées pour ce faire -; la DSI est mandatée pour apporter à ceux qui le souhaitent des services à valeur ajoutée : tel est l’objet des projets N° D7-X.

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C – Les besoins et les orientations stratégiques

Les grandes priorités (suite)

Il convient également pour l’Institut de renforcer son management et notamment son processus de décision. Le SDSI y contribue par le projet N° D10-1 et par la structuration du fonctionnement en régime établi du Web institutionnel, opérations progressives et continues.

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D – Les 4 pieds du socle

A

Les ambitions du SDSI

Page 4

B

Les 12 objectifs opérationnels visés

Page 7

C

Les besoins et les orientations stratégiques Page 11

D

Les 4 piliers du socle :

Page 34

Le management des systèmes d’information L’architecture des systèmes d’information L’infrastructure technique informatique La politique de moyens

E

Les projets à conduire Les calendriers prévisionnels Les moyens

Page 48

***

Annexes

Page 53

Glossaire La démarche participative d’élaboration du SDSI Le chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

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Les 4 piliers du socle

Une modélisation en 10 domaines

Les 4 pieds du socle Pilotage s tratégique

Gestion des ressources humaines GRH Réalisation Réalisation Gestion des ressources Réalisation budgét aires, f inancières, Pilo tagest rat de de égique comptables et matérielles de BFCM l’act ivit é l’act ivit é l’act ivi té

Réalisation de l’act ivit é

scient ifique scient if ique scient i fique Gestion descriptive e t suivi scient ifique Réalisa tion Réalisat ion Réalisat ion Gest ion desressources humaines ( GRH) des ac tivit és des unit és d’exper tise de de d’exper tise de recherche et de service

de l’ac tivit é del’ac tivit é de l’ac tivit é et sou tien recherche Gest ion budgét aire, f inancière, comp tablemat e t érielle et scient if ique ( GBFCM) scien ique scien ti fique detifvalorisation Aide au t ravail quo tidien de chacun des act eurs de l’Ins tut de Ges tion descriptive des unitités recherche e t de service

de valorisat ion

derecherche

e t de

desout ien d’exper tise f ormation e t dedes

communaut és

Document a tion scient if ique Aide au t ravail quo tidien desac teurs de l’Ins ti tut

e t de

format ioni fiquesvalorisat ion scient descomm du. Sud

Informat ion et documen scient tat ion i fique Valorisation de la product ion scient if ique

Scien tif iques duSud

Valorisat ion de la produc scient tioni fique

La poli tique de moyens

Le managemen t des syst èmes d’informa tion

L’infrast ructure Technique informa tique

L’archit ec ture des syst èmes d’informat ion

D – Les 4 piliers du socle

Les objectifs opérationnels fixés au SDSI sont ambitieux. La mise en oeuvre des projets et plans d’action va s’opérer dans un contexte délicat où les attentes sont fortes et les calendriers serrés • • • •

Le PPI* (disponible sur l’intranet institutionnel), plan d’urgence défini pour surmonter les échéances à court terme (euro, suppression de la période complémentaire, réforme des marchés publics) mobilise fortement, jusqu’à mi-2002, les équipes informatiques et les services gestionnaires concernés. Les UR/US, opérationnelles depuis le 1.1.2001, génèrent de forts besoins et attentes : finalisation des processus ; décentralisation de gestion ; outils de pilotage et de gestion des unités … Les systèmes d’information GRH* et GBFCM* amortis et devenus inadaptés doivent être remplacés pour le 1er janvier 2004, date de la mise en place de la nouvelle nomenclature budgétaire. Certains domaines ne sont pas dotés d’outils informatiques.

Dans ce contexte, la réussite de la mise en œuvre du SDSI nécessite préalablement à la conduite des différents projets -, la mise en place d’un socle solide à 4 piliers :

S1: Managt des S.I.

S2 : Architecture des S.I.

S1. 1er pilier du socle : le management des systèmes d’information L’atteinte des objectifs fixés nécessitera la mise en place d’un suivi serré et d’un pilotage au plus haut niveau de l’Institut. Le passage d’une approche outil (informatique) à une approche métier (systèmes d’information) déplacera le centre de gravité vers les maîtrises d’ouvrage* utilisatrices qui se verront fortement impliquées tant lors de la conduite des projets qu’en fonctionnement quotidien. S2. 2ème pilier du socle : l’architecture des systèmes d’information Les systèmes d’information sont un outil structurant pour l’Institut. Il conviendra d’identifier les grandes briques, concepts et objets de nos systèmes d’information et de définir les flux et circuits d’information entre les briques. La cohérence des informations passera par la codification, l’identification et le référencement de chaque donnée. S3. 3ème pilier du socle : l’infrastructure technique informatique La déconcentration administrative qui va s’engager sollicitera fortement notre infrastructure technique, qu’elle soit locale, régionale, nationale ou internationale. Il conviendra d’identifier et d’engager les évolutions nécessaires notamment en termes de débit et de sécurisation.

S3 : Infrastructure informatique

S4 : Politique de moyens

S4. 4ème pilier du socle : la politique de moyens La conduite de tels projets prioritaires, dans un contexte contraint, nécessitera bien sûr des moyens supplémentaires et notamment des recrutements, mais il conviendra aussi de mieux utiliser et rationaliser les moyens existants, d’être imaginatif et novateur et d’aller vers des externalisations, des mutualisations, l’évolution des compétences …

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D – Les 4 piliers du socle

Le 1er pilier du socle : le management des systèmes d’information

S1: Managt des S.I.

(1/4)

Les systèmes d’information connaissent un cycle de vie à 3 modes* : le mode régime établi, le mode projet et le mode stratégique. Comme l’a montré l’étude sur la situation actuelle des systèmes d’information, ces 3 modes aujourd’hui ne sont pas organisés.




Le mode stratégique* L’élaboration du SDSI, le pilotage de sa mise en oeuvre et de sa mise à jour, ainsi que l’information sur l’état d’avancement de sa mise en oeuvre relèvent du mode stratégique.

•

L’élaboration du SDSI Le schéma directeur a été élaboré de décembre 2000 à juillet 2001. (L’organisation mise en place et la méthode adoptée pour cette élaboration sont disponibles sur l’intranet institutionnel). L’aboutissement de cette phase de réflexion est le présent SDSI. Outre les grandes orientations pour chacun des 10 domaines et les 4 piliers du socle, il définit : − −

−

−

Les 12 projets (Si-i) et plans pluriannuels (voir page 49) à mener pour se doter d’un socle solide à 4 piliers équilibrés. Ils sont mis à jour annuellement de façon glissante. Les 18 projets (Di-i) (voir page 49) à conduire pour, dans chacun des 10 domaines, répondre aux grands besoins de l’Institut et passer de la situation actuelle à celle cible. Le calendrier prévisionnel pluriannuel est mis à jour annuellement de façon glissante. Le plan annuel des actions locales. Il s’agit de l’agrégation des 15 plans annuels locaux des 14 centres et du Siège visant à satisfaire les besoins locaux propres à chaque centre qui n’ont pas été pris en compte dans le cadre des projets institutionnels du SDSI. Ces besoins locaux concernent principalement les domaines 1 et 2. Ce plan est mis à jour annuellement. Le plan annuel des actions en régime établi. Il s’agit d’un plan annuel pour chacun des domaines visant à arbitrer et planifier – en régime établi - les évolutions mineures dues à des évolutions techniques, à des évolutions réglementaires ou à des évolutions internes. Il est mis à jour annuellement. Dans un premier temps, ce plan ne concerne que les domaines 1, 2 et 10, seuls à disposer d’outils informatiques.

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D – Les 4 piliers du socle

Le 1er pilier du socle : le management des systèmes d’information

S1: Managt des S.I.

•

(2/4)

Le pilotage de la mise en œuvre du SDSI La hauteur des ambitions affichées, la force des attentes et les contraintes de délai nécessitent la mise en place d’un suivi serré et d’un pilotage au plus haut niveau de l’Institut. Ils seront assurés par les structures suivantes : − Le comité de direction est l’instance de décision. Semestriellement – sur la base des travaux du comité de suivi du SDSI – il examinera l’état d’avancement du schéma directeur et prendra les éventuelles décisions nécessaires. − Le comité de suivi du SDSI est l’instance de suivi et de préparation des décisions du comité de direction. Sa constitution veillera à ce que soient représentées toutes les dimensions du SDSI. Il se réunira trimestriellement et examinera l’état d’avancement des projets et plans d’actions. Il pourra exceptionnellement être réuni à la demande de l’un des membres. − Le directeur des systèmes d’information, assisté d’un coordinateur du SDSI, assurera un suivi permanent des différents projets et plans d’actions veillant à la coordination générale et à la cohérence d’ensemble ; il préparera les réunions du comité de suivi et les décisions du comité de direction. A terme, une structure de suivi par domaine devra être mise en place afin d’assurer cohérence entre projets visant à mettre en place de nouveaux outils et plans d’action sur les actuels outils. Pour l’heure, seuls les domaines 1, 2 disposent d’un plan d’action en régime établi (c’est le P.P.I.). Le comité de suivi du PPI* deviendra le comité des domaines 1 et 2 : il suivra le plan d’action sur les actuels outils (AGAPE, CBCG, GEST, MISSION, REGIE, …) en coordination avec la mise en place du projet D1/2-1 visant à mettre en place un ERP* commun. Il arbitrera notamment la mise en place d’outils supplémentaires à l’ERP tels que progiciels spécialisés ou développements spécifiques (voir page 16). De même, il conviendra de mettre en place une structure de suivi des plans locaux. Ces structures seront coordonnées par le coordinateur du SDSI.

•

La mise à jour du SDSI Une mise à jour annuelle permettra de réajuster les orientations, de faire glisser les calendriers pluriannuels, de définir les prochains plans d’action annuels (locaux et régime établi*). Cette mise à jour sera opérée par les différentes structures de pilotage (chargé de mission SDSI, comité de suivi, comité de direction).

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D – Les 4 piliers du socle

Le 1er pilier du socle : Le management des systèmes d’information

S1: Managt des S.I.

•

(3/4)

La communication sur l’avancement du SDSI Une information sous forme synthétique sera assurée : − annuellement auprès du Conseil d’Administration, des Présidents du Conseil scientifique et des commissions, des Tutelles. − trimestriellement auprès des directeurs et administrateurs des centres, des représentants, des directeurs d’unités, des directeurs et chefs de service du Siège, des agents de la DSI. − trimestriellement sur IRD-tous. Un forum permanent sera ouvert pour permettre à chacun de réagir ou de s’exprimer.




Le mode projet* La conduite de chacun des projets relève du mode projet. Quel que soit son degré de complexité, un projet se caractérise par une durée limitée dans le temps, avec une date de début et une date de fin. Pendant toute la durée de chaque projet, une « équipe projet » ou « task force » sera mise en place. Le chapitre E définit, pour chacun des projets, les responsables des équipes maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre – qui seront nommément mandatés par la direction générale et présente les budgets et calendriers macroscopiques prévisionnels. Le passage d’une approche informatique à une approche systèmes d’information, traduit un recentrage sur les métiers par rapport aux outils. Ce recentrage induit un rôle accru des maîtrises d’ouvrage utilisateurs qui vont se voir fortement impliquées tant lors de la conduite des projets qu’en fonctionnement quotidien en régime établi. Il conviendra de les accompagner et de faciliter leur nouveau rôle, par : • La définition d’un cadre méthodologique : Une méthode de conduite de projets sera succinctement définie par la DSI, qui assurera la formation de chaque acteur préalablement à l’engagement d’un projet (voir chapitre D, politique de moyens). Cette méthode précisera notamment – à chaque phase du projet - le rôle de chacun des acteurs et les livrables. Ce fonctionnement en mode projet permettra d’une part de faire collaborer des agents et responsables de services indépendants au sein d’une même équipe pluridisciplinaire sous une autorité fonctionnelle unique, dans le cadre d’un planning et d’autre part d’assurer une instruction, un arbitrage et une documentation des décisions prises à chaque étape.

D – Les 4 piliers du socle

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38

D - Les 4 piliers du socle Le 1er pilier du socle : Le management des systèmes d’information

(4/4) S1: Managt des S.I.

•




La mise en place d’une assistance à maîtrise d’ouvrage* : pour chacun des projets, la DSI apportera une assistance à maîtrise d’ouvrage.

Le mode régime établi* L’application quotidienne – par chacun des acteurs de l’Institut – des différentes procédures et règles de gestion, ainsi que l’utilisation quotidienne de chacun des outils informatiques relèvent du mode régime établi. Actuellement seuls les domaines 1 et 2 sont concernés. Il va s’agir pendant toute la durée du projet D1/2-1 visant à mettre en place un ERP commun, d’assurer une bonne coordination entre le fonctionnement du système actuel et la mise en place du nouveau système. Il conviendra de bien différencier, au sein des équipes utilisateurs et des équipes informatiques, les acteurs du projet D1/2-1 et ceux en charge du régime établi.




Les projets à conduire • • • • •




S1-1 : mise en place des structures de pilotage. S1-2 : définition du plan d’action local pour l’année 2002 S1-3 : définition du plan d’action régime établi* pour l’année 2002 (c’est à dire prolonger le PPI*) S1-4 : définition d’une méthode de conduite de projets et du plan de formation à cette méthode S1-5 : ouverture d’un forum d’expression sur la mise en œuvre du SDSI.

Le plan d’action pluriannuel « management des systèmes d’information » A ces projets, limités dans le temps, s’ajoutent des actions en régime établi* à inscrire à un plan d’action pluriannuel : formation – préalablement à l’engagement du projet - des acteurs à la conduite de projet ; mise à jour du plan d’action local et du plan régime établi* ; suivi du SDSI et des plans d’actions ; préparation des réunions du comité de suivi et du comité de direction ; préparation et conduite des actions de communication, . . .

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39

D – Les 4 piliers du socle

Le 2ème pilier du socle : l’architecture des systèmes d’information

S2 : Architecture des S.I.

(1/1)

Contribuer à structurer l’Institut est l’un des objectifs du présent schéma directeur. Comme cela a été mis en évidence par l’étude conduite sur la situation actuelle des systèmes d’information, les données ne sont actuellement pas structurées et les référentiels de base n’existent pas. Le calendrier serré du SDSI ne permettant pas d’aller vers une structuration précise des systèmes d’information, il s’agira de mettre en place ce socle indispensable de façon pragmatique : Dans un premier temps, il s’agira d’organiser les informations, et : • d’identifier et d’expliciter les grandes données de gestion de l’Institut et de les croiser avec les 10 domaines. • de définir les domaines où elles doivent être mises à jour et les domaines où elles doivent être utilisées. • de définir les flux et circuits d’information entre les domaines. Dans un second temps, il s’agira : • de définir, codifier, référencer chaque donnée. • de référencer les fichiers de base à tenir à jour et d’en établir l’articulation. • de nommer pour chacun d’eux un service responsable des critères de qualité et des modalités de mise à jour et de vérification périodique, chargé d’attribuer les droits d’accès. La DSI mettra en place les structures nécessaires pour que ces référentiels structurants (dictionnaires de données* et de concepts, nomenclatures, … mais également procédures) pour tout l’Institut soient tenus à jour et soient accessibles.




Les projets à conduire • •




S2-1 : définition de l’architecture des systèmes d’information S2-2 : formalisation et mise en place des outils de référencement, de suivi, de mise à disposition et de mise à jour

Le plan d’action pluriannuel « architecture des systèmes d’information » A ces projets, limités dans le temps, s’ajoutent des actions en régime établi* à inscrire à un plan d’action pluriannuel.

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40

D – Les 4 piliers du socle

Le 3ème pilier du socle : l’infrastructure technique informatique

S3 : Infrastructure informatique




(1/3)

L’architecture technique informatique va être fortement sollicitée L’étude sur la situation actuelle de nos systèmes d’information a mis en évidence : • d’une part que l’IRD s’était doté, au fil des années et sur la base du projet « RIO », d’une solide infrastructure informatique (micro-ordinateurs, serveurs, réseaux locaux, nationaux et internationaux), • d’autre part que les moyens mis en œuvre pour l’assistance aux utilisateurs et l’administration des réseaux étaient nettement insuffisants : 14 techniciens (dont 5 précaires quittant l’Institut mi-2002) pour 2300 micro-ordinateurs et 9 ingénieurs administrateurs (dont 2 précaires quittant l’Institut mi-2002) pour 160 serveurs ; bien en deça des ratios habituels d’un technicien pour 100 micro-ordinateurs et d’un ingénieur pour 10 serveurs. Dans le cadre de la mise en œuvre du SDSI, cette infrastructure va être fortement sollicitée : mise en place de nouvelles applications, augmentation du nombre d’utilisateurs liée à l’élargissement des périmètres couverts et à la décentralisation des processus administratifs, mise en place de processus de gestion décentralisés, volonté de développer les outils d’aide au fonctionnement quotidien de chacun, volonté de faciliter les accès nomades* et les interfaces avec les partenaires, rapprochement des réseaux voix, données et image, … La mise en œuvre du SDSI est également animée par la volonté de faire progresser la qualité des communications et leur sécurité et par la volonté d’offrir les services les plus homogènes adaptés1 aux lieux géographiques des différents acteurs. Autant d’éléments qui font de l’infrastructure technique informatique, l’un des piliers de la mise en œuvre du SDSI.




Pour répondre à cette sollicitation, il est décidé : •

l’élaboration d’un plan d’action pluriannuel infrastructure après étude plus précise de la situation actuelle et des besoins L’étude et le plan d’action pluriannuel traiteront notamment : − des outils et de leur évolution, − des services offerts aux utilisateurs et de leur évolution.

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D - Les 4 piliers du socle

Le 3ème pilier du socle : l’infrastructure technique informatique S3 : Infrastructure informatique

(2/3)

Concernant les outils, l’étude et le plan d’action traiteront : − des postes de travail (micro-ordinateurs), des systèmes d’exploitation, des réseaux locaux, de l’interconnexion des réseaux (régionaux, nationaux, internationaux) publics1 et privés, des outils téléphoniques, de la convergence voix-données-image*, des outils annexes (d’impression, …), . . . − et de leur exploitation, production et administration, de leur niveau de standardisation (notamment, il conviendra de s’interroger sur les logiciels libres*), de leur qualité (débits des réseaux, temps de réponse des applications), de leur sécurité, de la veille technologique, . . . Concernant les services offerts aux utilisateurs, l’étude et le plan d’action traiteront : − des services offerts aux utilisateurs nomades*, aux utilisateurs isolés*, aux utilisateurs bureautiques et téléphoniques des centres en Métropole, en Outre Mer et à l’étranger, aux personnes de passage dans les centres, … − de l’homogénéisation des services offerts, − et des questions liées aux politiques et procédures d’achat, à la certification des accès intranet* (signature électronique), … La question des locaux et bâtiments sera expressément abordée. •

sans attendre cette étude et l’élaboration de ce plan, il est décidé de renforcer l’assistance apportée aux utilisateurs ainsi que l’administration technique de nos différents serveurs et réseaux Il est décidé d’appliquer pour les différents Centres de l’Institut – par recours à la sous-traitance (voir 4ème pilier : « politique de moyens »), - les ratios habituels d’un technicien pour 100 micro-ordinateurs et d’un ingénieur pour 10 serveurs.

_______________ (1) : dont RENATER

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D - Les 4 piliers du socle

Le 3ème pilier du socle : l’infrastructure technique informatique

S3 : Infrastructure informatique




Les projets à conduire • • • • •




(3/3)

S3-1 : Etude de la situation actuelle et élaboration d’un plan d’action infrastructure pluriannuel S3-2 : mise en œuvre du plan d’action (refonte du réseau local du Siège, mise à niveau des autres réseaux locaux, évolution des liaisons télécoms, évolution des outils et téléphoniques, convergence voix–donnée–image*, …) S3-3 : définition et mise en place d’une charte utilisateurs S3-4 : renforcement et stabilisation de l’assistance apportée aux utilisateurs des centres et hors centres S3-5 : renforcement de l’administration des réseaux, serveurs, …

Le plan d’action pluriannuel « infrastructure technique informatique » Outre ces projets limités dans le temps, le plan d’action « infrastructure technique informatique » comprend des actions en régime établi.

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L’organisation fonctionnelle cible de la D.S.I.

D.S.I. ■ Direction ■ Secrétariat ■ Gestion financière et administrative (S4, pour partie) MODE STRATEGIQUE ■ Pilotage et suivi du SDSI (S1) ■ Gestion de l’architecture des S.I. (référentiels, processus, dictionnaire de données) (S2) ■ Méthodes (conduite de projet ; charte des relations avec les utilisateurs), qualité, sécurité (S1)

MODE PROJET

•

•

Maîtrise d’œuvre externalisée du projet D1/2-1 (intégrateur)

Editeur de l’ERP

•

S/Traitances de maîtrise d’oeuvre

•

S/Traitances d’assistance à maîtrise d’ouvrage

•

S/Traitances de maintenance et/ou d’assistance

•

S/Traitance assistance bureautique

■ Maîtrise d’œuvre interne (projets D3-x à D10-x)

■ Assistance à maîtrise d’ouvrage (Projets D1-x à D10-X)

MODE REGIME ETABLI

•

Externalisation TMA pour l’ERP (domaines 1 et 2) + une partie de l’exploitation

■ Maintenance, assistance, exploitation des applications institutionnelles (plans d’action « régime A c c u e i l

établi » des domaines 1 à 10 1)

■ Maintenance, assistance, administration de l’infrastructure technique informatique (S3 plan d’action infrastructure)

■ Dimension régionale (CRI) et applications locales (S3 plan d’action infrastructure ; plans d’actions locaux de D1/2) (1)

: aujourd’hui, seuls les domaines 1, 2 et 10 sont concernés

• •

S/Traitances administration S/Traitance de maintenance et/ou d’assistance

D – Les 4 piliers du socle

Le 4ème pilier du socle : la politique de moyens

S4 : Politique de moyens

(1/4)

L’accompagnement pour faire vivre le nouveau mode de fonctionnement administratif issu de la réforme, la nécessité d’améliorer tant la qualité des outils informatiques que celle des services offerts aux utilisateurs, enfin la nécessité d’élargir le périmètre des besoins couverts et le panel des services offerts conduisent à un SDSI ambitieux où les projets sont nombreux et les délais serrés. Pour réussir, considérant d’une part le recentrage opéré sur les métiers générant une charge de travail plus importante des maîtrises d’ouvrage* utilisatrices et considérant d’autre part les ressources bien insuffisantes de la DSI, l’Institut a décidé de se doter d’une politique de moyens diversifiée où différents bras de levier seront utilisés de façon concomitante.




Mieux utiliser nos actuelles ressources ; rationaliser Comme l’a mis en évidence l’étude conduite sur la situation de nos systèmes d’information, nos actuelles ressources informatiques sont dispersées : la DSI ne gère que 50 % des moyens ce qui conduit à un manque de coordination et de cohérence générale ; de nombreux moyens sont affectés à la mise en place de solutions très verticales ou très liées à un cas particulier au détriment des cas généraux et communs ; mobilisés sur la maintenance d’outils obsolètes, les effectifs de la DSI sont instables et certains agents pourraient se démobiliser. Aussi, les décisions suivantes sont-elles prises : • Préalablement au lancement des projets DX-X, un projet d’évolution de l’organisation de la DSI sera conduit. Il s’agira de rendre son fonctionnement plus lisible pour les services utilisateurs ; de définir clairement le profil de chaque poste ; d’organiser et structurer efficacement la répartition des agents et des moyens financiers ; d’apporter réponse aux questions des personnels sur leur carrière, leurs statuts, leurs émoluments, … La situation cible reprendra les grandes lignes de l’organisation fonctionnelle présentée page de garde. • Dans le cadre de chacun des projets à conduire, l’accent sera mis sur les besoins relevant du cas général. Selon le principe du « 80/20 », une fois 80 % des cas informatisés, il est envisageable de traiter les 20% restant par des solutions organisationnelles voire manuelles. • Le SDSI faisant l’objet d’arbitrages annuels par le Comité de Direction, aucun projet informatique ne sera lancé par l’un des services de l’Institut avant d’être inscrit, planifié et budgétisé au SDSI (bien sûr, cela ne concerne pas les projets informatiques scientifiques évoqués au domaine 7).

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Evolution des compétences Liés à l'évolution des périmètres d'intervention Situation actuelle : Mode Stratégique

Situation cible : Mode projet

Mode régime établi

Mode stratégique

Mode projet

Mode régime établi

Socle 1 - management des systèmes d'information Socle 2 - architecture des systèmes d'information Socle 3 - infrastructure techique informatique Socle 4 - politique de moyens Domaine 1 - GRH Domaine 2 - GBFCM Domaine 3 - gestion descriptive et suivi activité des unités Domaine 4 - aide au travail quotidien de chacun des acteurs Domaine 5 - documentation scientifique Domaine 6 - valorisation de la production scientifique Domaine 7 - réalisation de la recherche Domaine 8 - expertise et valorisation Domaine 9 - soutien et formation des comm. sc. du Sud Domaine 10 - pilotage stratégique Légende : : prise en compte au SDSI - intervention directe de la DSI : prise en compte SDSI - la DSI effectue un recours significatif à la sous-traitance

Liés à l'évolution des fonctions en mode projet visant la clarification des rôles entre m. d'ouvrage et m. d'œuvre Situation actuelle : Maîtrise d'ouvrage

Assistance à m. d'ouvrage

Situation cible : Maîtrise d'œuvre

Maîtrise d'ouvrage

Assistance à m. d'ouvrage

Maîtrise d'œuvre

Socle 1 - management des systèmes d'information Socle 2 - architecture des systèmes d'information Socle 3 - infrastructure techique informatique Socle 4 - politique de moyens Domaine 1 - GRH Domaine 2 - GBFCM Domaine 3 - gestion descriptive et suivi activité des unités Domaine 4 - aide au travail quotidien de chacun des acteurs Domaine 5 - documentation scientifique Domaine 6 - valorisation de la production scientifique Domaine 7 - réalisation de la recherche Domaine 8 - expertise et valorisation Domaine 9 - soutien et formation des comm. sc. du Sud Domaine 10 - pilotage stratégique Légende : : fonction assurée par la DSI et ses sous-traitants : fonction assurée par les services utilisateurs : fonction externalisée sous contrôle de la DSI

D - Les 4 piliers du socle

La politique de moyens

S4 : Politique de moyens

•




(2/4)

Dans un souci de cohérence et afin de faciliter une vision globale, la DSI tendra à prendre en gestion (de manière progressive et planifiée) la totalité des budgets « systèmes d’information » : budgets afférents à la téléphonie, aux liaisons télécoms, aux contrats de maintenance d’outils informatiques, à l’intervention de sous-traitants informatiques, . . .

Faire évoluer les compétences Le rôle renforcé des utilisateurs en mode projet, la prise en charge par la DSI de nouvelles fonctions (notamment l’assistance à maîtrise d’ouvrage) et de nouveaux périmètres (domaines 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10) ainsi que la nécessité pour la DSI de jouer pleinement son rôle de garant du socle (management des systèmes d’information, pilotage et cohérence générale, méthodes ; définition et gestion de l’architecture des systèmes d’information ; conception et gestion des infrastructures techniques informatiques), conduisent à accompagner l’évolution des compétences par un large programme de formation des utilisateurs et des informaticiens de la DSI. Notamment, préalablement au lancement de chaque projet complexe, une formation à la conduite de projet sera donnée aux acteurs concernés des services utilisateurs (voir page 38).




Recourir à la sous-traitance et à l’externalisation de certaines fonctions Vecteur de démultiplication, des sous-traitances seront notamment opérées pour : − mettre en place une assistance à maîtrise d’ouvrage* (AMO) systématiquement offerte, sur chacun des projets, par la DSI aux maîtres d’ouvrage* utilisateurs, − renforcer l’assistance aux utilisateurs bureautiques afin de respecter le ratio d’un technicien pour 100 micro-ordinateurs (voir page 42), − renforcer l’administration des réseaux et des serveurs afin de respecter le ratio d’un ingénieur pour 10 serveurs (voir page 42). Afin de libérer des ressources de la DSI sur d’autres missions et sur de nouveaux domaines, seront externalisées : − la maîtrise d’œuvre* du projet de mise en place de l’ERP * commun au domaine 1 (GRH *) et au domaine 2 (GBFCM *) à la société qui en assurera l’installation et le paramétrage, − la gestion en régime établi* de cet ERP * (assistance, maintenance, et une partie de l’exploitation qui reste à préciser).

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D - Les 4 piliers du socle

La politique de moyens

(3/4)

S4 : Politique de moyens

Notons que l’arrivée de la DSI sur des domaines sur lesquels elle n’intervenait pas jusqu’alors, va permettre à certains utilisateurs qui – par défaut – avaient pris en charge des fonctions informatiques de maîtrise d’œuvre*, de redevenir disponibles pour leur service en renforçant le fonctionnement quotidien ou en s’intégrant dans l’équipe maîtrise d’ouvrage*.




Recruter de nouveaux agents Afin d’une part d’encadrer ces sous-traitances et maîtriser ces externalisations, afin d’autre part de disposer des compétences manquantes aujourd’hui, l’effectif de la DSI sera augmenté par des recrutements (voir page 52). Comme le met en évidence le rapport CARCENAC au Premier Ministre (« Pour une administration électronique citoyenne », des hommes et des femmes, pages 27 à 34), le cas des personnels « informaticiens » au sein des Administrations ne peut être abordé, au vu des difficultés de recrutement et de carrière, comme les autres moyens informatiques. Selon les recommandations de ce rapport, une réflexion approfondie doit être engagée pour une gestion plus mature des personnels informaticiens au sein des Administrations ; il est notamment proposé une réflexion interministérielle sur cette question afin d’étudier l’opportunité de la création d’un corps interministériel des informaticiens de l’Etat. En l’attente et considérant les contraintes de délai des projets du SDSI, l’IRD décide de recourir au recrutement d’agents contractuels (contrats de 3 ans renouvelables de façon expresse). Les services utilisateurs, maîtres d’ouvrage*, seront également renforcés (recrutements et budgets de vacations) afin de faciliter, par un système d’incrémentation ascendante, la libération des agents nécessaires à la réussite du projet D1/2-1 de refonte des systèmes d’information GRH * et GBFCM *.




Mutualiser Un progiciel* (produit logiciel) est le résultat de l’expérience mutualisée des différents clients de l’éditeur. Les progiciels seront préférés, chaque fois que cela s’avérera possible, à tout développement spécifique qui devra faire l’objet d’un arbitrage (voir pages 16 et 37). La recherche d’une intégration maximum conduira à préférer les progiciels intégrés (ERP) aux progiciels plus spécialisés.

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D - Les 4 piliers du socle

La politique de moyens

(4/4)

S4 : Politique de moyens

Les recommandations du rapport GOUJON au Ministre de la Recherche, incitant les EPST à refondre « communément » leurs systèmes d’information de gestion, sont difficilement applicables. En revanche, la volonté de l’IRD est clairement de partager avec les autres EPST nos expériences en matière de systèmes d’information, particulièrement sur le projet – en cours au sein de tous les EPST - de refonte des systèmes d’information GRH * et GBFCM *. De même, pour répondre aux besoins en matière d’assistance bureautique, des équipes non logées dans un centre IRD, il conviendra de se rapprocher de nos partenaires et d’envisager les mutualisations possibles notamment avec les Institutions nous hébergeant. Des relations contractuelles pourraient être établies.




Aller vers une approche économique des projets informatiques et une approche « coûts complets » Une démarche qualité en matière de systèmes d’information sera engagée afin d’aller progressivement vers une approche économique des projets du SDSI (investissements, gains quantifiables et qualifiables, dépenses évitées, durée de retour sur investissement, …). Une identification des coûts complets de l’informatique, notamment des coûts utilisateurs et informaticiens, pourrait donner un éclairage supplémentaire en « mode projet* » et en « régime établi* » ; et notamment éclairer la faisabilité des projets, difficile à montrer aujourd’hui. Cela pourrait conduire à la mise en place d’outils de mesure.




Utiliser les marchés publics comme outil d’amélioration de la qualité du management de nos sous-traitants




Mettre en place des AP/CP pour les projets du SDSI, traduction budgétaire de notre vision pluriannuelle des systèmes d’information

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E – Les projets à conduire les calendriers prévisionnels ; les moyens

A

Les ambitions du SDSI

Page 4

B

Les 12 objectifs opérationnels visés

Page 7

C

Les besoins et les orientations stratégiques Page 11

D

Les 4 pieds du socle :

Page 34

Le management des systèmes d’information L’architecture des systèmes d’information L’infrastructure technique La politique de moyens

E

Les projets à conduire Les calendriers prévisionnels Les moyens

Page 48

***

Annexes

Page 53

Glossaire La démarche participative d’élaboration du SDSI Le chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

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48

Les 30 projets du SDSI L

12 projets pour le socle S1 : Management des systèmes d’information •

• •

• L

− − − − −

S1-1 S1-2 S1-3 S1-4 S1-5

mise en place des structures de pilotage définition du plan d’action local pour l’année 2002 définition du plan d’action régime établi pour l’année 2002 définition d’une méthode de conduite de projets et du plan de formation à cette méthode ouverture d’un forum d’expression sur la mise en œuvre du SDSI

S2 : Architecture des systèmes d’information − S2-1 définition de l’architecture des systèmes d’information − S2-2 formalisation et mise en place des outils de référencement, de suivi, de mise à disposition et de mise à jour S3 : infrastructure technique informatique − S3-1 étude de la situation actuelle et élaboration d’un plan d’action infrastructure pluriannuel − S3-2 mise en œuvre du plan d’action − S3-3 définition et mise en place d’une charte utiliateurs − S3-4 renforcement et stabilisation de l’assistance apportée aux utilisateurs des centres et hors centres − S3-5 renforcement de l’administration des réseaux, serveurs, … S4 : politique de moyens

18 projets pour les domaines D1/2 : GRH et GBFCM • • •

• • •

• • •

− D1/2-1

refonte des systèmes d’information GRH et GBFCM

D3 : Gestion descriptive et suivi des unités de recherche et de service − D3-1 création du système d’information des unités de recherche et de service D4 : Aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut − D4-1 identification, pour chaque catégorie, des expériences pilotes à conduire ; élaboration du plan d’action des expériences pilotes et du plan d’action des déploiements − D4-2 mise en place d’outils d’aide au travail collaboratif − D4-3 mise en place d’outils de modélisation des procédures, référentiels et autres éléments structurants ; facilitation de l’accès − D4-4 mise en place d’outils permettant l’accès aux données de gestion, de requêtes et d’aide à la décision − D4-5 mise en place d’outils d’aide à la communication et à l’échange de données D5 : Documentation scientifique − D5-1 étude préalable pour répondre aux besoin des équipes scientifiques hors métropole − D5-2 informatisation des centres de documentation D6 : Valorisation de la production scientifique − D6-1 projet infothèque − D6-2 mise à niveau ou remplacement des outils informatiques obsolètes tel le support d’INDIGO D7 : Réalisation de la recherche − D7-1 mise en place d’une boite à outils sur lesquels des services sont offerts − D7-2 étude préalable pour apporter une réponse au besoin de conservation du patrimoine − D7-3 structuration du conseil aux directeurs d’unités et du contact avec les informaticiens scientifiques ; organisation de journées à thème D8 : Réalisation de l’expertise et de la valorisation − D8-1 expérience pilote d’outil de travail collaboratif − D8-2 mise en place d’un outil comparable à ceux des cabinets de conseil D9 : Réalisation du soutien et de la formation des communautés scientifiques du Sud − D9-1 élaboration du système de gestion, d’analyse et d’aide à la décision de l’activité de soutien et de formation des communautés scientifiques du Sud D10 : Pilotage stratégique − D10-1 indicateurs et tableaux de bord de pilotage

E – Les projets à conduire les calendriers prévisionnels ; les moyens




Les projets à conduire ; les plans d’actions Comme l’avait mis en évidence l’étude conduite sur la situation actuelle de nos systèmes d’information, les derniers grands chantiers remontent au schéma directeur de 1986 et ont été conduits dans la période 1986 – 1990 : citons pour exemple la mise en œuvre de GEST (1987), de CBCG (1987) et d’AGAPE-PLEIADES (1989) ainsi que le câblage des locaux du siège (1988), … L’absence d’investissements importants ces 10 dernières années conduit à un schéma directeur « octobre 2001 – décembre 2004 », où le nombre de projets à conduire est très important par rapport au nombre de plans d’actions en cours :

•

30 projets seront à conduire : 12 pour le socle et 18 pour les domaines fonctionnels, opérationnels et pilotage,

•

un seul plan d’actions est en cours et devra être mis à jour pour 2002 : le plan d’action régime établi pour les domaines 1 et 2, correspondant à l’ actuel PPI,

•

les quatre plans d’actions correspondant aux quatre piliers et les plans d’actions locaux (visant à répondre aux besoins locaux des centres ) devront être élaborés prochainement

•

puis, au terme des différents projets et une fois les outils installés, il s’agira pour l’Institut de se doter des plans d’action régime établi des domaines 3 à 10.

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49

Calendrier macroscopique prévisionnel chiffré (en K€ HT) En italique : coûts de fonctionnement En gras : investissement Maître d'ouvrage

Assistance à m. d'ouvrage

Maître d'œuvre

2001 T4

T1

2002 T2 T3

T4

T1

2003 T2 T3

T4

T1

2004 T2 T3

T4

Investisst total K€ HT

Investissement + Fonctionnement 2001 2002 2003 2004 en K HT

Fonctionnt Projection 2005

en K HT

en K HT

en K HT

15,24

15,24

15,24

15,24

7,62 106,71 7,62

7,62 106,71 7,62

7,62 106,71 7,62

15,24

15,24

15,24

76,22 228,67

533,57

609,80

76,22

152,45

228,67

228,67

38,11

38,11 304,90

686,02

686,02

686,02

38,11

38,11 457,35

914,69

914,69

914,69

45,73

45,73

45,73

45,73

C

Les 4 piliers du socle

B

H, I, J, K

S1 - Le management des systèmes d'information Projet Projet Projet Projet

N° N° N° N°

S1S1S1S1-

mise en place des structures de pilotage, de suivi et de mise à jour du SD définition du plan d'action local pour l'année 2002 définition du plan d'action régime établi pour 2002 (prolongement du PP définition d'une méthode de conduite de projet et du plan de formation

38,11 DSI DSI DSI

38,11

DSI

- définition de la méthode de conduite de projets - formation des acteurs avant chaque projet - apport d'une AMO sur chaque projet

Projet N° S1- ouverture d'un forum d'expression sur la mise en œuvre du SDSI Plan d'action management des systèmes d'information (plan pluri-annuel)

38,11

7,62 106,71 7,62

DSI DSI

S2 - L'architecture des systèmes d'information

45,73

Projet N° S2- définition de l'architecture des systèmes d'information Projet N° S2- formalisation et mise en place des outils de suivi et mise à disposition Plan d'action architecture des systèmes d'information (plan pluri-annuel)

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

30,49 15,24

S3 - L'infrastructure technique informatique

30,49 15,24

######

Projet N° S3- étude situation actuelle et élaboration du plan d'action infrastructure Projet N° S3- mise en œuvre du plan d'action

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

76,22 1 372,04

- refonte réseau du Siège - mise à niveau des réseaux des centres - évolution de l'interconnexion des réseaux - convergence voix-donnés-image - sécurité

Projet N° S3- définition et mise en œuvre d'une charte utilisateurs Projet N° S3- renforcement et stabilisation de l'assistance bureautique des centres et

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

- consultation - mise en œuvre

Projet N° S3- renforcement de l'administration des serveurs, réseaux, … - consultation - mise en œuvre

Plan d'action infrastructure technique informatique (plan pluri-annuel)

DSI

DSI

DSI

S4 - La politique de moyens Plan d'action politique de moyens (plan pluri-annuel) - organisation de la DSI - recrutements sur les 8 postes conservés vacants à la DSI : . recrutement du responsable de l'ass. à maitrise d'ouvrage (AMO) (s . recrutement du chargé de mission suivi SDSI auprès du directeur de . recrutement responsable méthode, qualité : référenciels, arcitecture . recrutement spécialiste Groupware, datawarehouse (domaine 4) . recrutement informaticien double compétence "comm. scientifique . recrutement informaticien scientifique (organisateur) (domaine 7) . recrutement informaticien production expérimenté TMA (socle 3 et . recrutement un ingénieur infrastructure (socle 3) - recrutements sur postes supplémentaires à la DSI : . recrutement compétence administration bases de données (socle 3 . recrutement expert téléphonie (socle 3) . recrutement informaticien sécurité (socle 3) - évolution des compétences : formations agents DSI

DSI DSI

A B C D E F G H DSI

I J K DSI

En italique : coûts de fonctionnement En gras : investissement Maître d'ouvrage

Assistance à m. d'ouvrage

Maître d'œuvre

T4

2002 T2 T3

T1 C

Les projets d'évolution pour chacun des domaines

A

T4

T1

2003 T2 T3

T4

T1

2004 T2 T3

T4

Investisst Investissement + Fonctionnement Fonctionnt total 2001 2002 2003 2004 Projection Euros HT en euros HT en euros HT en euros HTen euros HT 2005

E D

G

D1 et D2 - GRH et GBCFM

######

Projet N° D1/ refonte des SI GRH et GBCFM et mise en place d'un ERP :

SG

DSI + S/Tr AMOExternalisée

- consultation pour une AMO - intervention de l'AMO - élaboration des processus - consultation pour un couple (éditeur ERP; intégrateur - maître d'œuvre) - paramétrage, intégration, tests, bascule, déploiement - consultation pour externaliser le régime établi (TMA + exploitation) - externalisation du régime établi

Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) Plan d'action plan d'action local (plan annuel)

762,25

5 335,72

SG / Sces concerné

TMA

Dir. des Centres

DSI

304,90

152,45

1 829,39 1 829,39 1 676,94

15,24 60,98

D3 - Gestion descriptive des UR et des US Projet N° D3- création du système d'information des UR/US

304,90

15,24 60,98

609,80

609,80

15,24 60,98

15,24 60,98

228,67 SAIS

DSI

DSI

SAIS

DSI

DSI

76,22

152,45

- intégration à la réflexion globale sur l'architecture des systèmes d'information - base des données non IRD - intégration données IRD, après refonte D1/2 et création réservoir et infocentre

Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI)

30,49

D4 - Aide au travail quotidien de chacun Projet N° D4- élaboration du plan d'action des expériences pilotes à conduire - mise en œuvre plan d'action (exp. Pilote + généralisations), notammen Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils d'aide au travail collaboratif Sce Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils de modélisation procédures et réf. ; mSce Projet N° D4- exp. Pilote - mise en place d'outils d'accès et de requête, infocentre, d'a Sce Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils d'aide à la communication et à l'écha Sce Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) Sce

DSI DSI concerné concerné concerné concerné concerné

DSI DSI DSI DSI DSI DSI DSI

DSI DSI DSI DSI DSI DSI DSI

DIC DIC DIC

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

1 067,14 228,67

152,45

DIC DIC DIC

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

365,88 91,47

91,47

76,22

7,62

15,24

22,87

45,73

152,45 76,22

152,45 76,22

152,45 76,22

45,73 15,24

15,24

15,24

15,24

15,24

15,24

7,62

7,62

7,62

76,22

182,94 45,73

182,94 45,73

106,71 DSI

DSI

- élaboration de la boite à outils - services sur cette boite à outils : consultation - services sur cette boite à outils : assistance téléph. - services sur cette boite à outils : formations

38,11 22,87

Projet N° D7- étude préalable pour apporter réponse au besoin de conservation du pat Dépt scient. / D Dépt scient. / D Projet N° D7- structuration conseil auprès DU et contact avec les inf. sc. ; org. journée Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) Dépt scient. / D

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

38,11 22,87

45,73

D8 - Réalisation de l'activité d'expertise et de valorisation

106,71 DEV DEV DEV

30,49 76,22

D9 - Réalisation de l'activité de soutien et formation des communautés scientifiques du Sud DSF DSF

DSI DSI

30,49 76,22

45,73

DSI DSI

45,73

D10 - Pilotage stratégique Projet N° D10indicateurs et tableaux de bord de pilotage Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel)

53,36

457,35

Projet N° D7- mise en place d'un boite à outils sur lesquels des services sont offerts Dépt scient. / D

Projet N° D9- élaboration du systèmes de gestion, et d'aide à la décision de l'activité d Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel)

457,35 76,22 76,22

22,87

D7 - Réalisation de l'activité de recherche

Projet N° D8- expérience pilote outils de travail collaboratif (voir domaine 4) Projet N° D8- mise en place outils comparables à ceux des cabinets de conseil Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel)

457,35 76,22

152,45

D6 - Valorisation de la production scientifique Projet N° D6- projet infothèque Projet N° D6- mise à niveau ou remplacement des outils informatiques obsolètes, dont Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI)

152,45 76,22

76,22

D5 - Documentation scientifique Projet N° D5- étude préalable pour répondre aux besoins des équipes scient. hors Mét Projet N° D5- informatisation des centres de documentation Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI)

30,49

######

45,73

152,45 DG DG

DSI DSI

DSI DSI

152,45

152,45

22,87 F D

Calendrier macroscopique prévisionnel chiffré (en K.FF HT) En italique : coûts de fonctionnement En gras : investissement Maître d'ouvrage

Assistance à m. d'ouvrage

Maître d'œuvre

2001 T4

T1

2002 T2 T3

T4

T1

2003 T2 T3

T4

T1

2004 T2 T3

T4

Investisst Investissement + Fonctionnement Fonctionnt total 2 001 2 002 2 003 2 004 Projection en KFF HT en KFF HT en KFF HT en KFF HT en KFF HT 2005

C

Les 4 piliers du socle

B

H, I, J, K

S1 - Le management des systèmes d'information Projet Projet Projet Projet

N° N° N° N°

S1S1S1S1-

mise en place des structures de pilotage, de suivi et de mise à jour du SD définition du plan d'action local pour l'année 2002 définition du plan d'action régime établi pour 2002 (prolongement du PP définition d'une méthode de conduite de projet et du plan de formation

250 100

100

100

100

50 700 50

50 700 50

50 700 50

100

100

100

500 1 500

3 500

4 000

500

1 000

1 500

1 500

250

250 2 000

4 500

4 500

4 500

250

250 3 000

6 000

6 000

6 000

300

300

300

DSI DSI DSI

250

DSI

- définition de la méthode de conduite de projets - formation des acteurs avant chaque projet - apport d'une AMO sur chaque projet

Projet N° S1- ouverture d'un forum d'expression sur la mise en œuvre du SDSI Plan d'action management des systèmes d'information (plan pluri-annuel)

250

50 700 50

DSI DSI

S2 - L'architecture des systèmes d'information

300

Projet N° S2- définition de l'architecture des systèmes d'information Projet N° S2- formalisation et mise en place des outils de suivi et mise à disposition Plan d'action architecture des systèmes d'information (plan pluri-annuel)

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

200 100

S3 - L'infrastructure technique informatique

200 100

#####

Projet N° S3- étude situation actuelle et élaboration du plan d'action infrastructure Projet N° S3- mise en œuvre des plasn d'action à court et moyen terme

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

500 9 000

- refonte réseau du Siège - mise à niveau des réseaux des centres - évolution de l'interconnexion des réseaux - convergence voix-donnés-image - sécurité

Projet N° S3- définition et mise en place d'une charte utilisateurs Projet N° S3- renforcement et stabilisation de l'assistance bureautique centres et hors

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

- consultation - mise en œuvre

Projet N° S3- renforcement de l'administration des serveurs, réseaux, … - consultation - mise en œuvre

Plan d'action infrastructure technique informatique (plan pluri-annuel)

DSI

DSI

DSI

S4 - La politique de moyens Plan d'action politique de moyens (plan pluri-annuel) - organisation de la DSI - recrutements sur les 8 postes conservés vacants à la DSI : . recrutement du responsable de l'ass. à maitrise d'ouvrage (AMO) (s . recrutement du chargé de mission suivi SDSI auprès du directeur de . recrutement responsable méthode, qualité : référenciels, arcitecture . recrutement spécialiste Groupware, datawarehouse (domaine 4) . recrutement informaticien double compétence "comm. scientifique . recrutement informaticien scientifique (organisateur) (domaine 7) . recrutement informaticien production expérimenté TMA (socle 3 et . recrutement un ingénieur infrastructure (socle 3) - recrutements sur postes supplémentaires à la DSI : . recrutement compétence administration bases de données (socle 3 . recrutement expert téléphonie (socle 3) . recrutement informaticien sécurité (socle 3) - évolution des compétences : formations agents DSI

DSI DSI

A B C D E F G H DSI

I J K DSI

300

En italique : coûts de fonctionnement En gras : investissement Maître d'ouvrage

Assistance à m. d'ouvrage

Maître d'œuvre

T4

2002 T2 T3

T1 C

Les projets d'évolution pour chacun des domaines

A

T4

T1

2003 T2 T3

T4

T1

2004 T2 T3

T4

Investisst Investissement + Fonctionnement Fonctionnt total 2 001 2 002 2 003 2 004 Projection en KFF HT en KFF HT en KFF HT en KFF HT en KFF HT 2005

E D

G

D1 et D2 - GRH et GBCFM

#####

Projet N° D1/ refonte des SI GRH et GBCFM et mise en place d'un ERP :

SG

DSI + S/Tr AMOExternalisée

- consultation pour une AMO - intervention de l'AMO - élaboration des processus - consultation pour un couple (éditeur ERP; intégrateur - maître d'œuvre) - paramétrage, intégration, tests, bascule, déploiement - consultation pour externaliser le régime établi (TMA + exploitation) - externalisation du régime établi

Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) Plan d'action plan d'action local (plan annuel)

SG / Sces concerné

TMA

Dir. des Centres

DSI

2 000

2 000

1 000

35 000

12 000

12 000

11 000

100 400

D3 - Gestion descriptive des UR et des US Projet N° D3- création du système d'information des UR/US

5 000

100 400

4 000

4 000

100 400

100 400

1 500 SAIS

DSI

DSI

SAIS

DSI

DSI

500

1 000

- intégration à la réflexion globale sur l'architecture des systèmes d'information - base des données non IRD - intégration données IRD, après refonte D1/2 et création réservoir et infocentre

Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI)

200

D4 - Aide au travail quotidien de chacun Projet N° D4- élaboration du plan d'action des expériences pilotes à conduire - mise en œuvre plan d'action (exp. Pilote + généralisations), notammen Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils d'aide au travail collaboratif Sce Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils de modélisation procédures et réf. ; mSce Projet N° D4- exp. Pilote - mise en place d'outils d'accès et de requête, infocentre, d'a Sce Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils d'aide à la communication et à l'écha Sce Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) Sce

DSI DSI concerné concerné concerné concerné concerné

DSI DSI DSI DSI DSI DSI DSI

DSI DSI DSI DSI DSI DSI DSI

DIC DIC DIC

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

7 000 1 500

1 000

DIC DIC DIC

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

2 400 600

600

500

50

100

150

300

500

1 200 300

1 200 300

700 DSI

DSI

- élaboration de la boite à outils - services sur cette boite à outils : consultation - services sur cette boite à outils : assistance téléph. - services sur cette boite à outils : formations

250 150

250 150

1 000 500

Projet N° D7- étude préalable pour apporter réponse au besoin de conservation du pat Dépt scient. / D Dépt scient. / D Projet N° D7- structuration conseil auprès DU et contact avec les inf. sc. ; org. journée Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) Dépt scient. / D

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

DSI DSI DSI

300

D8 - Réalisation de l'activité d'expertise et de valorisation

1 000 500

1 000 500

300 100

100

100

100

100

100

50

50

50

700 DEV DEV DEV

200 500

D9 - Réalisation de l'activité de soutien et formation des communautés scientifiques du Sud DSF DSF

DSI DSI

200 500

300

DSI DSI

300

D10 - Pilotage stratégique Projet N° D10indicateurs et tableaux de bord de pilotage Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel)

350

3 000

Projet N° D7- mise en place d'un boite à outils sur lesquels des services sont offerts Dépt scient. / D

Projet N° D9- élaboration du systèmes de gestion, et d'aide à la décision de l'activité d Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel)

3 000 500 500

150

D7 - Réalisation de l'activité de recherche

Projet N° D8- expérience pilote outils de travail collaboratif (voir domaine 4) Projet N° D8- mise en place outils comparables à ceux des cabinets de conseil Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel)

3 000 500

1 000

D6 - Valorisation de la production scientifique Projet N° D6- projet infothèque Projet N° D6- mise à niveau ou remplacement des outils informatiques obsolètes, dont Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI)

1 000 500

500

D5 - Documentation scientifique Projet N° D5- étude préalable pour répondre aux besoins des équipes scient. hors Mét Projet N° D5- informatisation des centres de documentation Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI)

200

9 000

300

1 000 DG DG

DSI DSI

DSI DSI

1 000

1 000

150 F D

E – Les projets à conduire les calendriers prévisionnels ; les moyens




Le calendrier macroscopique prévisionnel Le tableau de la page de garde présente, de façon macroscopique, le calendrier prévisionnel des projets et plans d’action. Il met en évidence certaines interdépendances entre projets ou contraintes (flèches). Il présente, pour chaque projet, le service à qui est confié la maîtrise d’ouvrage* (nommé « pilote ») et le service à qui est confié la maîtrise d’œuvre*. Il donne la répartition dans le temps des coûts prévisionnels. Pour ce qui concerne les coûts de fonctionnement (en italique), une projection sur 2005 est présentée.




Les moyens financiers 1 :  une dépense d’investissement de 68 MF (10,4 M ) sur 3 ans (22+24+22) pour conduire les 30 projets du SDSI (3ème section – titre 6);  un coût annuel en régime établi passant progressivement de 22,7 MF/an en 2001 (3,46 M ) à 35,2 MF/an (5,37 M ) à compter de 2005 (3ème section–titre 6) Le premier graphique de la page suivante visualise les budgets affectés aux 30 projets du SDSI ainsi que l’évolution des coûts annuels de fonctionnement en régime établi. Le second graphique met en évidence le rôle de cohérence confié à la DSI qui gère actuellement 50% des budgets « systèmes d’information » et qui, à terme, devrait gérer 85% de ces budgets. Les 15 % restant correspondant pour l’essentiel à l’achat de microordinateurs par les unités scientifiques. Les chiffrages prévisionnels détaillés sont présentés en annexe.

•

Une dépense d’investissement de 68 MF HT (10,4 M€ HT ) sur 3 ans (22+24+22) pour conduire les 30 projets du SDSI − − − − − − − − −

(1)

40 MF (6,09 M ) pour la refonte des domaines GRH* et GBFCM* conduisant à une évolution des processus et à l’installation d’un progiciel intégré ERP* (domaines 1 et 2). 10 MF (1,52 M ) pour le renforcement et l’adaptation nécessaire de l’infrastructure technique informatique (socle 3). 9 MF (1,37 M ) pour renforcer les outils d’aide au fonctionnement quotidien de chacun des acteurs de l’Institut (domaine 4). 4 MF (0,60 M ) afférents aux domaines documentation et valorisation de la production scientifique (domaines 5 et 6). 1,5 MF (0,23 M ) pour créer le système d’information des UR/US (domaine 3). 1 MF (0,15 M ) pour la mise en place d’outils informatiques pour faciliter les activités scientifiques de transfert : expertise / valorisation et soutien et formation des activités scientifiques du Sud (domaines 8 et 9). 1 MF (0,15 M ) pour la mise en place d’outils de pilotage (domaine 10). 0,7 MF (0,11 M ) pour préparer l’apport d’un service aux projets d’informatique scientifique (domaine 7). 0,5 MF (0,07 M ) pour structurer et organiser nos systèmes d’information (socle 1 et 2).

: Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

______________________________________________________________________________________________________________________ Schéma directeur des systèmes d’information de l’Institut de recherche pour le développement Orientations stratégiques et plan d’action chiffré Octobre 2001 – Décembre 2004

50

Les moyens financiers du SDSI * une dépense d'investissement de 68 MF sur 3 ans (22+24+22) pour conduire les 30 projets du SDSI * un passage progressif d'un coût annuel (hors m.s.) en régime établi de 22,7 MF/an à 35,2 MF/an

80 70 60

Investissement (3ème section)

50

Coût annuel - masse salariale (1ère section)

40 30

Coût annuel - hors m.s (3ème section)

20 10

En MF HT

0 2001

2002 2003 2004

2005

Dans un souci de cohérence générale, la part du budget "systèmes d'information" géré par la DSI passe de 50 % à 85 %

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Budgets non suivis par DSI (Inv. + coûts annuels) Budgets suivis par DSI (Inv. + Coûts annuels)

2001

2002

2004

2005

E – Les projets à conduire les calendriers prévisionnels ; les moyens

•

Un coût annuel (hors taxes) en régime établi passant progressivement de 22,7 MF/an en 2001 (3,46 M€/an) à 35,2 MF/ an (5,37 M€/an) en 2005 (3ème section – titre 6) −

Un transfert à somme nulle de budgets (5 MF/an) de fonctionnement « systèmes d’information » des services utilisateurs vers la DSI afin de permettre un renforcement de la coordination générale et faciliter la cohérence : . 2,7 MF de téléphonie . 1,8 MF de liaisons télécoms . 0,5 MF de maintenances et sous-traitances diverses (dont bureautique)

−

Une économie sur des budgets de maintenance et d’entretien de l’infrastructure technique informatique et téléphonique, du fait des rénovations qui seront conduites. Soit - 3,6 MF/an (- 0,55 M /an) . Informatique : passage de 4,4 MF/an à 1,5 MF/an ; suppression des 0,5 MF de maintenances diverses . téléphonie : passage de 2,7 MF/an à 2,5 MF/an.

−

Des coûts supplémentaires liés à une augmentation de périmètre : Dans un souci de cohérence, le périmètre de la DSI augmente (10 domaines gérés par la DSI au lieu de 2 domaines actuellement gérés par la DSI). Les investissements sur les domaines qui ne disposaient pas ou peu d’outils informatiques (domaines 3, 4, 8, 9, 10) induisent un coût annuel de fonctionnement supplémentaire (12% de 12,5 MF). Soit + 1,1 MF/an (+0,17 M /an).

−

Des coûts supplémentaires liés à une augmentation de la qualité de service apportée aux utilisateurs : . Maintenance sur les outils informatiques non gérés par la DSI jusque là (documentation scientifique, valorisation de la production scientifique). Soit + 0,9 MF/an (+0,14 M /an). . Les outils obsolètes sont remplacés, les processus stabilisés . L’assistance apportée aux utilisateurs sur les outils bureautiques, assistance qui était très nettement insuffisante (14 techniciens - dont 5 précaires quittant l’Institut en 2002 – pour 2300 micro-ordinateurs dont 1900 dans un centre IRD ; 400 isolés*) est fortement renforcée par des s/traitants en régie => on va vers le ratio classique de 1 technicien pour 100 micros => 19 techniciens pour 1900 micros => 19-(14-5) = 10 techniciens en régie * 450 = + 4,5 MF/an – les 3 CDD de Montpellier (0,750MF/an). Soit + 3,75 MF/an (+0,57 . . .

M /an).

La méthode de renforcement des utilisateurs hors centres (400 micros) n’est pas trouvée aujourd’hui, mais budgétée. Soit + 0,5 MF / an (+0,08 M /an). Services à valeur ajoutée aux chercheurs (formation et hot line sur une boite à outils). Soit + 1,5 MF/an (+0,23 M /an). TMA sur le futur ERP RH RF : + 1,5 MF/an (+0,23 M /an).

______________________________________________________________________________________________________________________ Schéma directeur des systèmes d’information de l’Institut de recherche pour le développement Orientations stratégiques et plan d’action chiffré Octobre 2001 – Décembre 2004

51

Répartition des moyens supplémentaires (en Millions d'euros HT)

En Millions d'euros HT - investisst : coût "une fois" sur 3 ans - fonct : coût annuel supplémentaire

Ressources supplémentaires Moyens budgétaires Delta Invest. Delta Fonct. / 2 Delta Fonct./2001 Socle 1 - management des systèmes d'information Mode projet (investissement) Mode régime établi (fonctionnement) Socle 2 - architecture des systèmes d'information Mode projet (investissement) Mode régime établi Socle 3 - infrastructure techique informatique Mode projet (investissement) Mode régime établi

Socle 4 - politique de moyens Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaines 1 et 2 - GRH et GBFCM Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 3 - gestion descriptive et suivi activité des unités Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 4 - aide au travail quotidien de chacun des acteurs Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaines 5 et 6 - docu. et valorisation prod. scientifique Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 7 - réalisation de la recherche Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 8 - expertise et valorisation Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 9 - soutien et formation des comm. sc. du Sud Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 10 - pilotage stratégique Mode projet (investissement) Mode régime établi Divers Mode projet (investissement) Mode régime établi

0,04 M

Poste d'assistant à m. d'ouvrage + 0,14 M /an

+ 0,14 M /an

Poste de chargé de mission suivi du SDSI

+ 0,02 M /an

+ 0,02 M /an

Poste resp. méthode, qualité, référentiels

+1,43 M /an

+1,39 M /an

Poste Poste Poste Poste

+0,17 M /an

+0,05 M /an

+0,23 M /an

0,00

+0,03 M /an

+0,03 M /an

+0,09 M /an

+0,09 M /an

+0,06 M /an

+0,06 M /an

0,05 M

1,52 M compétence adm. de bases de données expert téléphonie informaticien sécurité ingénieur infrastructure

6,1 M Poste inf. production expérimenté TMA

0,23 M

1,37 M

Poste spécialiste Groupware

0,61 M

Poste double compétence comm. scient. Poste informaticien scientifique

0,11 M +0,24 M /an

+0,24 M /an

+0,02 M /an

+0,02 M /an

+0,01 M /an

+0,01 M /an

+0,02 M /an

+0,02 M /an

-0,08 M /an

-0,08 M /an

+2,38 M /an

+2 M /an

0,11 M

0,05 M

0,15 M

10,34 M

* : par rapport au budget 2000 ** : par rapport au budget 2001 (PPI inclus)

Recrutements

Répartition des moyens supplémentaires (en MF HT)

En MFF - investisst : coût "une fois" sur 3 ans - fonct : coût annuel supplémentaire

Ressources supplémentaires Moyens budgétaires Delta Invest. Delta Fonct. / 2 Delta Fonct./2001 Socle 1 - management des systèmes d'information Mode projet (investissement) Mode régime établi (fonctionnement) Socle 2 - architecture des systèmes d'information Mode projet (investissement) Mode régime établi Socle 3 - infrastructure techique informatique Mode projet (investissement) Mode régime établi

Socle 4 - politique de moyens Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaines 1 et 2 - GRH et GBFCM Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 3 - gestion descriptive et suivi activité des unités Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 4 - aide au travail quotidien de chacun des acteurs Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaines 5 et 6 - docu. et valorisation prod. scientifique Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 7 - réalisation de la recherche Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 8 - expertise et valorisation Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 9 - soutien et formation des comm. sc. du Sud Mode projet (investissement) Mode régime établi Domaine 10 - pilotage stratégique Mode projet (investissement) Mode régime établi Divers Mode projet (investissement)

0,25 MF

Poste d'assistant à m. d'ouvrage + 0,9 MF/an

+ 0,9 MF/an

Poste de chargé de mission suivi du SDSI

+ 0,1 MF/an

+ 0,1 MF/an

Poste resp. méthode, qualité, référentiels

+9,4 MF/an

+9,15 MF/an

Poste Poste Poste Poste

+1,1 MF/an

+0,3 MF/an

+1,5 MF/an

+1,5 MF/an

+0,2 MF/an

+0,2 MF/an

+0,6 MF/an

+0,6 MF/an

+0,4 MF/an

+0,4 MF/an

0,3 MF

10 MF compétence adm. de bases de données expert téléphonie informaticien sécurité ingénieur infrastructure

40 MF Poste inf. production expérimenté TMA

1,5 MF

9 MF

Poste spécialiste Groupware

4 MF

Poste double compétence comm. scient. Poste informaticien scientifique

0,7 MF +1,6 MF/an

+1,6 MF/an

+0,1 MF/an

+0,1 MF/an

+0,05 MF/an

+0,05 MF/an

+0,15 MF/an

+0,15 MF/an

-0,5 MF/an

-0,5 MF/an

+ 15,5 MF/an

+ 13 MF/an

0,7 MF

0,3 MF

1 MF

Mode régime établi

67,7 MF/an

* : par rapport au budget 2000 ** : par rapport au budget 2001 (PPI inclus)

Recrutements

−

Des coûts supplémentaires liés à une consolidation du socle : . L’effectif en charge de l’administration des infrastructures (réseaux, liaisons, serveurs) est anormalement bas (9 ingénieurs dont 2 précaires quittant l’IRD en 2002) pour 150 serveurs => on va vers le ratio classique de 1 administrateur pour 10 serveurs => 15 pour 150 serveurs et pour 14 centres dont le Siège => 15-(9-2)=8 administrateurs en régie * 750 = + 6 MF/an .




(+0,91 M /an).

Une consolidation du suivi de l’architecture et du management général des SI = + 1 MF/an (+0,15 M /an)

Les moyens humains : création, sur 2 ans, de 4 postes à la DSI Rappelons que 7 postes étant actuellement vacants à la DSI, il s’agira de recruter, sur 2 ans, 11 agents.

• Ces recrutements visent : − à compléter et renforcer certaines compétences techniques au sein de la DSI : notamment en bases de données, en groupware et infocentre, en téléphonie, en bases de données, en sécurité, − à compléter et renforcer certaines compétences méthode : architecture des systèmes d’information, − à davantage accompagner les utilisateurs dans l’expression de leur besoin et le pilotage des projets : assistance à maîtrise d’ouvrage, − à compléter des compétences fonctionnelles de la DSI afin de lui permettre d’aller vers des domaines nouveaux : scientifique et communication scientifique, − de mieux encadrer la sous-traitance : notamment pour la tierce maintenance applicative des applications de gestion et pour la bureautique.

•




Notons que certains agents des services utilisateurs qui exerçaient une part significative de leur temps à des tâches de maîtrise d’œuvre informatique vont pouvoir redevenir disponibles pour leur service et renforcer l’équipe de maîtrise d’ouvrage des projets.

La répartition des moyens Le schéma de la page de garde montre la répartition des moyens financiers et humains selon les 10 domaines et pour les 4 piliers du socle.

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52

Annexes

A

Les ambitions du SDSI

Page 4

B

Les 12 objectifs opérationnels visés

Page 7

C

Les besoins et les orientations stratégiques Page 11

D

Les 4 pieds du socle :

Page 34

Le management des systèmes d’information L’architecture des systèmes d’information L’infrastructure technique informatique La politique de moyens

E

Les projets à conduire Le calendrier prévisionnel Les moyens

Page 48

***

Annexes

Page 53

Glossaire La démarche d’élaboration du présent SDSI Les budgets détaillés

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Annexe 1 – Glossaire

AMO

Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (voir maîtrise d’ouvrage).

Client/Serveur

Type d'architecture d'un système informatique fondé sur une répartition des logiciels et des informations entre un poste de travail client et un ordinateur serveur. Le serveur peut être installé sur le même site que le poste de travail (serveur local) ou sur un site distant (ex : un serveur central d'entreprise). Le poste client sollicite le serveur (consultation de données, demande de réalisation d'un traitement).

Convergence voix/données/image

La convergence des secteurs des télécommunications, de l'audiovisuel et de l'informatique, sous l'égide de cette dernière, permet de transporter tout type de données, à travers des supports uniques ou variés, vers des récepteurs universels ou combinant, de différentes façons, des fonctions audiovisuelles, informatiques ou de communication.

Datawarehouse

(littéralement entrepôt de données) Désigne une base d’informations conçue pour aider à la prise de décision. Elle collecte les informations provenant des différentes bases de production de l’entreprise.

Dictionnaire de données

Rassemble l’ensemble des informations sur les données dites aussi méta-données (voir méta-donnée).

Domaine

Un domaine est l’ensemble des processus et traitements concernant un groupe de personnes relativement interdépendantes, concernant des données relativement homogènes et donc susceptibles d’être traités par des solutions communes, éventuellement des solutions toutes faites (de type progiciel*).

Entrepôt de données

Voir datawarehouse.

ERP

(Enterprise Resource Planing) : voir PGI.

GBFCM

Gestion Budgétaire, Financière, Comptable et Matérielle.

GRH

Gestion des Ressources Humaines.

Groupware

Partage d'information en groupes structurés d'utilisateurs. Logiciel permettant de faciliter et de structurer le travail bureautique de groupe. Il permet par exemple, la gestion d'une base commune et d'un agenda, des diverses versions des textes ou rapports et l'usage d'annotations et d'une messagerie.

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Annexe 1 – Glossaire

Infocentre

Il s’agit du principe selon lequel, un utilisateur peut procéder par lui-même sans le recours à un informaticien spécialisé, à la réalisation de requêtes ou d’états sur un entrepôt de données (datawarehouse).

Intégrateur

Le métier d'intégrateur consiste à fournir une solution clé en main au client sur la base de spécifications élaborées par celui-ci. L'intégrateur paramètre les différentes composantes informatiques progiciel intégré ERP par exemple) afin de répondre aux exigences fonctionnelles, techniques et économiques du client.

Intranet

Réseau à usage privé, utilisant tout ou partie des technologies ou infrastructures de l’internet pour transporter et traiter les flux d’information internes d’un groupe d’utilisateurs au sein d’une même entreprise ou administration, ou étendu à des clients, partenaires ou fournisseurs(on parle alors plutôt d’extranet). Il peut être utilisé indépendamment ou en complément d’internet. Il sert à communiquer mais également à formaliser une connaissance, à partager (groupware ou travail collaboratif), à déployer des applications (diminution des coûts), à suivre des procédures ou processus (workflow).

Isolé (utilisateur isolé)

Utilisateur ne travaillant pas dans un centre de gestion de l’Institut.

Knowledge management ou Gestion des connaissances, gestion de la connaissance, gestion du KM savoir, gestion des savoirs. Gestion, par des moyens informatiques, des informations significatives qui sont acquises par une entreprise et qui y circulent, ainsi que du savoir-faire développé par le personnel, de manière à créer un système interactif de « formation maison » continue qui débouche sur une meilleure qualité des produits et services, ainsi que sur une plus grande compétitivité de l'entreprise. Un outil de management de la connaissance présente les fonctionnalités suivantes: moteur de recherche, portail paramétrable, travail collaboratif, gestion de projet, gestion de compétences... Logiciels libres

Logiciels dont le code source est publié. Les auteurs accordent une licence implicite et gratuite d'exploitation de leurs droits d'auteur. A ce titre, les logiciels libres peuvent être dupliqués pour une utilisation privée, professionnelle et même pour une exploitation commerciale à condition que cette dernière respecte les mêmes principes.

Maître d'œuvre, maîtrise d'œuvre

Le maître d'œuvre est le professionnel responsable de la production de l'objet informatique tel que la fabrication d’une application spécifique ou l’installation et le paramétrage d’un progiciel … Le maître d'œuvre peut être externe ou interne à l'entreprise. Il reçoit ses ordres de la maîtrise d’ouvrage. La maîtrise d'œuvre est l'ensemble des fonctions exercées par le maître d'œuvre : on exerce la maîtrise d'œuvre d'un projet. Par extension, on désignera également par « maîtrise d'œuvre » l'ensemble des personnes de l'entreprise qui exercent la maîtrise d'œuvre.

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Annexe 1 – Glossaire

Maître d'ouvrage, maîtrise d'ouvrage

Le maître d'ouvrage est le propriétaire de l'objet produit. Le maître d'ouvrage du système d’information de l'entreprise est l'entreprise elle-même, représentée par sa Direction Générale : c'est l'entreprise qui passe les commandes, qui finance le développement du système, et dont le personnel utilise le système. La Direction Générale délègue certaines de ses responsabilités à d'autres personnes de l'entreprise. Elle désigne des maîtres d'ouvrage pour un projet particulier. Dans tous les cas le maître d'ouvrage est une personne, physique ou morale. Il est le responsable de la réussite du projet , donneur d’ordre auprès de la maîtrise d’oeuvre. La maîtrise d'ouvrage est l'ensemble des fonctions exercées par le maître d'ouvrage : on exerce la maîtrise d'ouvrage d'un projet. Par extension, on désignera également par « maîtrise d'ouvrage » l'ensemble des personnes de l'entreprise qui exercent la maîtrise d'ouvrage.

Méta-donnée

Informations sur les données stockées, les méta-données contiennent les règles de calcul, l'origine des données, les droits et privilèges...

Mode régime établi

C’est le mode du quotidien où les différents acteurs de l’Institut pratiquent les processus définis et utilisent les outils informatiques ; mode pendant lequel les utilisateurs ont besoin d’assistance et les outils de maintenance ; mode pendant lequel les besoins et les textes réglementaires évoluent nécessitant une adaptation des processus et des outils.

Mode projet

Les organisations changent et les outils vieillissent ; aussi est-il nécessaire tous les 5 à 10 ans de remettre à plat les besoins ; le mode projet est un mode de construction : il présente une date de début et une date de fin : dans cette période une « task force » ou « équipe projet » est constituée spécialement pour conduire le projet ; elle regroupe les services utilisateurs et informaticiens ; elle définit, fabrique ou achète, met en place de nouveaux processus et de nouveaux outils informatiques.

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Annexe 1 – Glossaire

Mode stratégique

Régulièrement la Direction Générale prend du recul et se réinterroge sur ses systèmes d’information, fait le point sur la situation et dresse les grandes orientations stratégiques pour l’avenir à moyen terme.

Nomade (utilisateur nomade)

Capacité pour un utilisateur de pratiquer l'essentiel de ses activités pendant ses voyages.

NTIC

Les Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication désignent l'ensemble des technologies liées aux transmissions des données sous forme numérique. Elles englobent une série d'outils techniques et de services facilitant les échanges en réseau par l'alliance de l'informatique et des télécommunications. Loin de se limiter à Internet et au commerce électronique, elles comprennent : la messagerie, l'intranet, la visioconférence, les centres d'appels, les Echanges de Données Informatisées (EDI), le travail en commun (groupware) et la circulation des documents sous format électronique.

PGI

Progiciel de Gestion Intégré. Logiciel qui fournit aux entreprises des solutions intégrées pour la finance, les ressources humaines, …( SAP, Peoplesoft, Oracle applications, …). En anglais ERP. Voir « progiciels ».

PMSA

Plan de Modernisation et de Simplification Administrative.

Portail

(Portal en anglais) C’est une sélection de liens, triés par catégorie, vers d'autres sites ou vers des services en ligne. Ces liens sont choisis, de façon de plus en plus personnalisée, en fonction des besoins d'un type de client déterminé.

PPI

Plan Prioritaire Informatique. Il s’agit du plan d’urgence mis en place au terme de l’étude conduite sur la situation des systèmes d’information (décembre 2000 à mars 2001). Ce plan d’urgence vise à surmonter les échéances à court terme auxquelles sont confrontées les systèmes d’information GRH et GBFCM en régime établi : euro, réforme des marchés publics, suppression de la période complémentaire, … Son plan d’action couvre la période février 2001 – février 2002.

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8Annexe 1 – Glossaire

Progiciels

(produit logiciel) Logiciels applicatifs standards. Ils sont vendus sous forme de licences d’utilisation, avec des prestations associées (maintenance du logiciel, formation, expertise, exploitation …). Les progiciels doivent être paramétrés pour répondre aux besoins des utilisateurs ou de l’entreprise et ainsi intégrer les processus et règles de gestion. Ils peuvent faire l’objet de développements spécifiques complémentaires.

Système d’information

Il s’agit d’une notion beaucoup plus large que celle d’informatique. Par système d’information, on entend l’ensemble des composantes organisationnelles (processus, règles de gestion), structurelles, humaines (utilisateurs et informaticiens), culturelles et technologiques afférentes à un domaine (voir domaine).

TMA

Tierce Maintenance Applicative. Prise en charge par un professionnel, dans le cadre d'un contrat pluriannuel, des maintenances préventives, curatives, évolutives et adaptatives, pour assurer la qualité du produit avec obligation des résultats en coûts et en délais.

Travail collaboratif

Voir groupware

Vidéoconférence ou Visioconférence

Permet une nouvelle organisation des réunions et des séminaires. Par l'intermédiaire d'un réseau, elle permet à des individus, à plusieurs groupes de personnes distantes voire à des salles entières de dialoguer, de se voir, de consulter des documents, et éventuellement de travailler simultanément sur les mêmes données informatiques.

Workflow

Par opposition aux applications traditionnelles qui automatisent les fonctions de chaque acteur de l'entreprise, le workflow coordonne les actions des différents intervenants, automatise l'enchaînement des tâches, supervise le déroulement des processus.

XML

eXtensible Markup Language (langage de balisage extensible). Il ne s’agit pas d’un langage de programmation mais d’un métalangage exploitable pour créer un langage. XML est issu de SGML (Standard Generalized Markup Language). XML est destiné à l'échange de documents, c'est une solution pour la modélisation des contenus et la standardisation de modèles de contenus.

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Annexe 2 – La démarche participative d’élaboration du SDSI


Les structures de travail, de validation et de décision mises en place • Un groupe de travail au sein de la DSI

En plus d’un travail quotidien de préparation, le groupe s’est réuni en séances de travail, notamment les 8 et 9 mars 2001, 30 mars, 14 et 15 mai, 25 et 26 juin. • Un groupe de réflexion sur l’évolution des systèmes d’information, représentant les différentes « dimensions de l’Institut Sa composition est présentée page suivante. Ce groupe, réuni en 4 séminaires (4 et 5 avril ; 21 et 22 mai ; 10 juillet), s’est attaché à chacune des phases du projet, à valider les propositions à présenter en Comité de Direction. • Le Comité de Direction de l’Institut Instance de décision qui a statué à l’issue des phases 1 (2 mai), 3 et 4 (18 juillet, 19 septembre). Pendant toute la durée du projet, une aide méthodologique et une aide au chiffrage des coûts a été apportée par le cabinet CSC-Peat Marwick (15 jours de consultant).


Les phases de l’élaboration du présent SDSI L’élaboration du présent SDSI a été conduite en 4 phases : étude de la situation des systèmes d’information et des besoins macroscopiques ; élaboration des différentes cibles envisageables pour chacun des domaines ; chiffrage ; décision et rédaction du SDSI.

•

•

•

•

Phase 1 (décembre 2000 – mars 2001) : étude quantitative et qualitative de la situation des systèmes d’information de l’Institut Lors de cette phase, plus de 130 personnes (liste page suivante) ont été rencontrées individuellement : utilisateurs et responsables des équipes administratives et scientifiques, du Siège et de certains Centres et représentations ; informaticiens de la DSI et informaticiens des équipes scientifiques. Après validation par le groupe de réflexion (4 et 5 avril 2001), les conclusions de cette étude ainsi que le plan d’urgence (février 2001 – février 2002) qui en a été déduit ont été validés par le Comité de Direction en sa séance du 2 mai 2001 et sont disponibles sur l’Intranet* de l’I.R.D. Phase 2 (avril – mai 2001) : étude des différentes cibles envisageables par domaine (outils, organisation, service offert en régime établi*) et des différentes trajectoires pour passer de la situation actuelle à la situation cible (mode projet*). A l’issue de cette phase de grande orientations ont été retenues par le Groupe de réflexion (21 et 22 mai 2001) ; A ce stade certains scénarii ont été abandonnés. Phase 3 (juin 2001) : chiffrage des scénarii retenus, planification A l’issue de cette phase, une politique en matière de systèmes d’information et un plan d’action chiffré a été validé par le groupe de réflexion (10 juillet 2001) afin d’être présentés au comité de Direction pour prise d’une décision de principe en séance du 18 juillet 2001. Phase 4 (juillet 2001) : décision et rédaction du SDSI Décision définitive sur la politique en matière de systèmes d’information, les projets prioritaires, le calendrier et les moyens en Comité de direction du 19 septembre 2001.

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Annexe 2 - La démarche d'élaboration du SDSI


Le groupe de réflexion sur l’évolution des systèmes d’information − − − − − − − − − − − − − −

C. d’ARGOUGES, Secrétaire Générale M. BOURNOF, Agent Comptable Principal J-C. BOUSQUET, Directeur des affaires générales et des achats ; Administrateur du Siège. P. CAYRE, Directeur du département scientifique DRV (A. POULET) A. CORNET, Directeur du centre de Montpellier M. COT, Directeur de l’unité UR010 « santé de la mère et de l’enfant » J-R. DURAND, Directeur du centre de Dakar et représentant régional M-N. FAVIER, Directrice de l’information et de la communication J-C. HERAIL, Directeur du budget et des affaires financières J-P . REBERT, Chargé de mission auprès du directeur du département scientifique DME P. SECHET, Directeur des assemblées et indicateurs scientifiques J. THOMAS, Directeur des personnels J-P. TREUIL, UR079 « GEODES », représentant du département DME H. de TRICORNOT, Directeur du département de sutien et d eformation des communautés scientifiques du Sud


Plus de 100 personnes rencontrées lors de la phase 1 (en plus des agents de la DSI) Liste pages suivantes.

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60

Lieu Abidjan Bondy Bondy Bondy Bondy Bondy Bondy Bondy Bondy Bondy Bondy Bondy Bondy Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar

Soutien à l'activité scientifique

Activité scientifique

Direction

Fonction Représentant de l'IRD en Côte d'Ivoire Responsable de l'Unité Gestion Financière et Comptable (Services administratifs du centre IRD de Bondy) Directeur de l'unité R029, Environnement urbain Informaticien scientifique Informaticien scientifique Responsable de l'Unité Technique (Services généraux du centre IRD de Bondy) Directeur de l'unité R079, Géométrie des espaces organisés, dynamiques environnementales et simulations Directeur de l'unité R027, Interactions entre l'organisation des couvertures d'altération et les aquifères. Responsable de l'appui informatique au secteur documentation de la DIC UR079 - GEODIS Responsable de la Direction des Personnels (Services administratifs du centre IRD de Bondy) Directeur du Centre IRD de Bondy Informaticien Informaticien Directeur de l'unité S009, Espace de recherche intégrée sur la santé des populations. Directeur de l'unité R083, Interactions biologiques dans les sols des systèmes anthropisés tropicaux. TCE - Responsable du Laboratoire de Chimie à IRD Hann DR2, en accueil au Laboratoire de Physique de l'Atmosphère, de l'Ecole Supérieure Polytechnique de l'Université Cheikh Anta Diop. Il est conseiller scientifique du directeur du LPA. Agent local de l'IRD, Ingénieur informaticien au Laboratoire d'Enseignement et de Recherche en matière de Géomatique (LERG), UCAD. Représentant de l'IRD au Sénégal CR1, UR034 Maladies virales émergentes et systèmes d'information. INR, responsable de l'information et de la communication, correspondant de la DIC, IRD Hann. AI, Régisseur, IRD Hann. CR1, UR067, Sols cultivés à fortes contraintes physico-chimiques des régions chaudes en milieu tropical. Administrateur du Centre IRD de Dakar DR2, US048, Dynamiques, impacts et valorisation des hydroaménagements, IRD Hann.

Nom - Prénom Morlière Alain Chapelet Sylviane Couret Dominique Fianyo E. Gosselin Michel Lanau Jacqueline Parrot Jean-François Perrier Edith Robain Henri Rossi Pier Luigi Treuil Jean-Pierre Truchon Sylvie Turenne Jean-François Adama Mara Agossa Brice Chippaux Jean-Philippe Chotte Jean-Luc Ciornei Gilles Citeau Jean Diokhane Aminata Mbow Durand Jean-René Etard Jean-François Fromaget Michel Gourna--Douath Danièle Hammecker Claude Kubler José Lamagat Jean-Pierre

Lieu Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar La Réunion La Réunion Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier

Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier Montpellier

Soutien à l'activité scientifique

Activité scientifique

Direction

Fonction CR1, UR044, Dynamiques sociales de l'irrigation, IRD Hann. INR, US009, Espace de recherche intégrée sur la santé des populations, IRD Hann. Agent local IRD, Responsable du CRD (Centre Régional de Documentation), IRD Hann. CR1, UR040, Symbioses tropicales et méditerranéennes, IRD Bel-air. Directeur de l'unité S017, La jachère en Afrique tropicale. INE, affecté au LERG, UCAD. Directeur du CRODT CR1, UR070 Réponses adaptatives des populations et des peuplements de poissons aux pressions de l'environnement, IRD BelAir. Agent local de l'IRD, Responable du Bureau du Personnel Expatrié, des Missions et Voyages et du Partenariat. INR, US048, IRD Hann. Informaticien à La Réunion Représentant de l'IRD à La Réunion Informaticien Informaticien Laboratoire de taxonomie des vecteurs Informaticien Agence comptable secondaire Directeur du centre IRD de Montpellier Projet Roselt Projet Roselt Biologie du développement des plantes tropicales pérennes. Directeur de l'unité R141, Diversité et génomes des plantes cultivées. Documentation/DIC Informaticien dans l'US VALPEDO Directeur de l'unité S018, Actualisation et valorisation des données pédologiques en milieu tropical et méditerranéen. Contributions à la recherche, à l'expertise, à l'aide à la décision et à l'évaluation des ressources. Maison de la Télédétection - Responsable du pôle IRD. Agent comptable Programme Med Hycos Informaticien scientifique Informaticien Administrateur du centre IRD de Montpellier

Nom - Prénom Le Roy Xavier Lévi Pierre Ndong Maurice Neyra Marc Pontanier Roger Rakoto Mamy Samba Alassane Tito de Morais Luis Traoré Anne Vauchel Philippe Malard Pierre Stretta Jean-Michel Mme Dubus Boyer Jean-François Brunhes Jacques Chevenet François Cohen Nelly Cornet Antoine Desconnets J.C. Dherbes J.M. Duval Yves Hamon Serge Hensens Hanka Le Martret Hervé Leprun Jean-Claude

Lointier Marc Mesquida Luc Morell Marc Petit Michel Raous Patrick Rolot Françoise

Lieu Montpellier Montpellier Nouméa Nouméa Orléans Orléans Orléans

Soutien à l'activité scientifique

Activité scientifique

Direction

Fonction

Nom - Prénom

Orléans Orléans Ouagadougou Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris

Hydrosciences Immuno. Rétrovirus Directeur du Centre IRD de Nouméa Administrateur du Centre IRD de Nouméa Coordinateur de bases de données de l'US Biodival Informaticien de l'US Biodival Directeur de l'unité R092, Les adaptations humaines aux environnements tropicaux durant l'Holocène. Directeur de l'unité S140, Expertise et spatialisation des connaissances en environnement. Directeur du centre IRD d'Orléans Directeur de l'unité S084, Biodiversité végétale, connaissance et valorisation. Hors unité Professeur à l'université/Géomatique Représentant de l'IRD au Burkina Faso Directeur de la DOM Chargé de mission - Secteur Sciences Sociales - DSS Adjoint du Directeur de la DP Agent comptable Principal Directeur du SAGA Archiviste/SAGA Assistante de la Directrice du DSS Adjointe de l'Agent comptable Directeur du DRV Directeur de la DRI Informaticien - SAIS Responsable du Bureau de l'évaluation individuelle Secrétaire Générale Département du DSF Gestionnaire des Marchés au Bureau des Contrats et Marchés/SAGA

Poncet Yveline Fotsing Casenave Alain Bambuck Roger Bonnefond Philippe Bordage Bruno Bournof Marc Bousquet Jean-Claude Burcklé Marie-Madeleine Bursachi Patricia Cadaugade Micheline Cayré Patrice Chasseriaux Jean-Michel Christophe Thierry Couturier Françoise d'Argouges Christine de Tricornot Hervé Drouët Stéphane

Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris

Chef du Bureau du Budget des Personnels/SBAF Responsable du secteur Evaluation individuelle et recrutement/DP Directrice de la DIC Chef du BBG/SBAF Responsable du Bureau de Gestion Technique/SAGA Responsable de la Documentation au DEV Responsable du secteur "Communication et Culture Scientifique"/DIC

Dubreucq André Erard Dominique Favier Marie-Noëlle Gautier Jeannine Gillion Jean-Claude Glanard Anne Granvaud Thomas

Paris

Adjointe du directeur du SAGA

Guat Isabelle

Orléans Orléans Orléans

Servat Eric Véas Francisco Colin Christian David Victor Chenin Eric Chevillotte Hervé Guffroy Jean Huynh Frédéric Lescure Jean-Paul Moretti Christian

Lieu Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Paris Thaïlande

Soutien à l'activité scientifique

Activité scientifique

Direction

Fonction Directeur du SAJ Fonctionnaire de Sécurité-Défense Directeur du SBAF Respon. du secteur Emploi et Compétences/DP Responsable de la base INDIGO/DIC Assistant de la responsable du secteur Evaluation individuelle et recrutement Assistant du Directeur du SAJ Directeur du DME Directrice du DSS Responsable du Bureau gestion et paie/DP Chargé de mission - DRI Responsable de la Cellule Administration de la base de données/DP Chargé de mission du DRV Conseiller "NTIC" Responsable du Bureau des concours Gestionnaire au Bureau des Inventaires/SAGA Respon. du Bureau de Gestion Financière et Comptable/SAGA Directeur du SAIS Médecin du travail Conseiller DRV/DME - Océanographie Responsable du secteur "Documentation"/DIC Directeur de la DP Agent comptable secondaire Assistante sociale Chef du Bureau des Missions et Voyages/SAGA Directeur du DEV Directeur de l'unité R034, Maladies virales émergentes et systèmes d'information.

Nom - Prénom Guérin Mathias Guillon Jean-Hugues Hérail Jean-Charles Larget Catherine Lissalde Claire Maisonnave-Coutérou Jean-Luc Marani Gilberto Merle Jacques Moulin Anne-Marie Pavel Anne Portais Michel Porte Annie Poulet Alain Renaud Pascal Renaudineau Valérie Revel Joëlle Sabarly Chantal Séchet Patrick Sode Véronique Sournia Alain Stjepanovic Milorad Thomas Jacques Tremblay Isabelle Varin Lepinay Monique Vernon Salichon Yvonne Weber Jacques Gonzalez Jean-Paul

Annexe 3 – Le chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

Les tableaux des pages suivantes présentent les budgets détaillés de chacun des 30 projets du SDSI. Il distingue, pour chacun des 10 domaines et des piliers du socle, les coûts « une fois » en mode projet *, et les coûts annuels en régime établi*.

______________________________________________________________________________________________________________________ Schéma directeur des systèmes d’information de l’Institut de recherche pour le développement Orientations stratégiques et plan d’action chiffré Octobre 2001 – Décembre 2004

61

Evolution des coûts en matière de systèmes d'information (En KFF HT) Coûts annuels en régime établi En En En En

KFF HT noir : budget actuel et son évolution rouge : budget SDSI vert : budget PPI

Total coûts annuels en régime établi 1ère section - Titre 3 S4 - La politique de moyens Masse salariale (avant SDSI) PPI = 3 CDD pour renforcer l'assistance à Montpellier Recrutement sur 2 ans de 11 agents suppl. à la DSI (A à K) 2ème section - Titre 6 S4 - La politique de moyens Formation des agents de la DSI (évolution des compétences) 3ème section -Titre 6 S1 - Management des systèmes d'in S1-1 : pilotage, suivi, mise à jour du SDSI S1-4 : formation des acteurs à la méthode de conduite de projet S1-4 : apport d'une AMO sur chaque projet S1-5 : ouverture d'un forum sur la mise à jour du SDSI S2 - L'architecture des systèmes d'i Plan d'action pluri-annuel S3 - L'infrastructure technique inform Entretien, maintenance, sécurité Assistance bureautique Tenue à niveau et extension du parc micro. Liaisons télécoms Téléphonie (dont consommations) PPI = Renforcement de l'assistance à Bondy S3-2 : évolution de l'interconnexion des réseaux S3-4 : renforcement de l'assistance aux utilisateurs bureautiques (des centres) S3-4 : renforcement de l'assistance aux utilisateurs bureautiques (hors centres) S3-5 : renforcement de l'administration des serveurs et réseaux S4 - La politique de moyens PPI = Elaboration consultation pour marché bureautique D1 et D2 - GRH et GBFCM Maintenance PPI = Euro, TDI, suppression période complémentaire, . . . D1/2-1 : externalisation du régime établi (TMA + exploit.) D1/2 : plan d'action régime établi - prolongation du PPI D1/2 : plan d'action local (plan annuel) D3 - Gestion descriptive et suivi des Plan d'action annuel ; maintenance D4 - Aide au travail quotidien Plan d'action annuel ; maintenance D5 - Documentation scientifique Plan d'action annuel ; maintenance D6 - Valorisation de la production sc Plan d'action annuel ; maintenance D7 - Réalisation de l'activité de reche D7-3 : organisation de journées à thème D7-4 : services d'assistance téléph. sur les outils de la boite à outils D7-4 : services de formation sur les outils de la boite à outils D8 - Réalisation expertise / valorisati Plan d'action annuel ; maintenance D9 - Réalisation soutien / formation Plan d'action annuel ; maintenance D10 - Pilotage stratégique Plan d'action annuel ; maintenance Divers non affecté Maintenances et sous-traitances

1

(1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

Réalisé Budget 2000

Budget 2001

DSI

DSI

Non DSI

Non DSI

17 250 16 250 20 000 16 250

Budget 2002

Budget 2003

Budget 2004

DSI

DSI

DSI

Non DSI

Non DSI

31 850 10 950 40 750

Projection Budget 2005

Non DSI

9 250 43 750

DSI

Non DSI

7 750

42 650

6 750 0

9 500

3 300

10 250

3 300

11 900

3 000

13 900

2 000

13 900

1 000

13 900

9 500

3 300

9 500 750

3 300

9 500

3 000

9 500

2 000

9 500

1 000

9 500

0

0

0

0

7 750

12 950

9 750

12 950

2 400 300 300 19 650

0 7 950

100 50 700 50

4 400 900 250 100

300 6 750 1 800 2 700

4 400 900 250 100

300 6 750 1 800 2 700

4 400 1 200 250 1 900 2 700

6 750

4 400 300 300 26 550

0 7 250

4 400 300 300 29 550

0 6 750

4 400 300 300 28 450

100 50 700 50

100 50 700 50

100 50 700 50

100

100

100

3 000 1 200 250 2 000 2 700

6 750

2 500 900 250 2 100 2 500

6 750

1 500 900 250 2 200 2 500

250 500 2 000

1 000 4 500 500 6 000

3 000

1 500 4 500 500 6 000

1 500 4 500 500 6 000

150 2 100

900

2 100 1 600

900

2 300

700

100 400

1 500

100 400

150

500

500 4 000 100 400

4 000 100 400

200

200

350

600

50

100

150

300

100 1 000 500

100 1 000 500

100 1 000 500

100

100

100

50

50

50 150

500

500

500

500

300

0 6 750

6 750

Dépenses d'investissement (coûts "une fois", en mode projet) En KFF HT

(1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

Réalisé Budget 2000

Budget 2001

Budget 2002

Budget 2003

Budget 2004

Projection Budget 2005

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

Non DSI

Non DSI

Total investissement

0

1 000

0

1 000

21 950

3ème section - Titre 6 S1 - Le Managt des systèmes d'infor

0

1 000

0

1 000

21 950

Projet S1-4 : définition d'une méthode de conduite de projet

Non DSI

1 000 23 800 1 000

23 800

Non DSI

5 0 0 22 000 500

22 000

Non DSI

500

0

0

500

0

0

250

S2 - L'architecture des systèmes d'i Projet S2-1 : définition de l'architecture des systèmes d'information Projet S2-2 : formalisation et mise en place des outils de suivi et mise à dispo S3 - L'infrastructure technique inform Projet S3-1 : étude existant et élabo. Plan d'action infrastructure Projet S3-2 : mise en œuvre plan d'action (par tranches) Projet S3-4 : consultation pour assistance bureautique dans les centres Projet S3-5 : consultation pour renforcement de l'administration des serveurs D1 et D2 - GRH et GBFCM Projet D1/2-1 : refonte des SI GRH et GBFCM - AMO D3 - Gestion descriptive et suivi des Projet D3-1 : création du système d'information des unités D4 - Aide au travail quotidien Plan de déploiement Projet D4-4 : mise en place outils de travail collaboratif - expériences pilotes Projet D4-7 : infocentre ; aide à la décision - exp. pilote D5 - Documentation scientifique Projet D5-1 D6 - Valorisation de la production sc Projet D6-1 : mise à niveau des outils (INDIGO, …) Projet D6-2 : infothèque D7 - Réalisation de l'activité de reche Projet D7-4 : constitution de la boite à outils Projet D7-4 : consultation pour des services Projet D7-5 : étude préalable pour répondre au besoin de conservation du patrimoine D8 - Réalisation expertise et de valo Projet D8-1 : expérience pilote d'outil de travail collaboratif Projet D8-2 : mise en place outils comparables à ceux des cabinets de conseil D9 - Réalisation soutien / formation Projet D9-1 : élaboration du système d'info. de l'activité de S et F des comm. Sc. du Sud D10 - Pilotage stratégique Projet D10-1 Divers - non affecté Divers - non affecté

200 100 500 1 500 250 250

3 500

4 000

14 000

12 000

500

1 000

1 000 500

3 000 500

3 000 500 500

500

500

250 1 250

250 1 250

14 000

250 150 300 200 500 300 1 000 1 000

1 000

1 000

500

Non DSI

500

Evolution des coûts en matière de systèmes d'information (En K€ HT) Coûts annuels en régime établi En En En En

1

(1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

K € HT noir : budget actuel et son évolution rouge : budget SDSI vert : budget PPI

Réalisé Budget 2000

Budget 2001

Budget 2002

Budget 2003

Budget 2004

Projection Budget 2005

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

Non DSI

Non DSI

Non DSI

Non DSI

Non DSI

Non DSI

Total coûts annuels en régime établi

###### ###### ###### ######

###### ###### ###### ###### ###### ######

###### ######

1ère section - Titre 3 S4 - La politique de moyens

1 448,27 1 448,27

1 814,15 1 448,27

2 119,05 1 448,27

Masse salariale (avant SDSI) PPI = 3 CDD pour renforcer l'assistance à Montpellier Recrutement sur 2 ans de 11 agents suppl. à la DSI (A à K)

2ème section - Titre 6 S4 - La politique de moyens Formation des agents de la DSI (évolution des compétences) 3ème section -Titre 6 1 S1 - Management des systèmes d'in S1-1 : pilotage, suivi, mise à jour du SDSI S1-4 : formation des acteurs à la méthode de conduite de projet S1-4 : apport d'une AMO sur chaque projet S1-5 : ouverture d'un forum sur la mise à jour du SDSI S2 - L'architecture des systèmes d'i Plan d'action pluri-annuel S3 - L'infrastructure technique inform Entretien, maintenance, sécurité Assistance bureautique Tenue à niveau et extension du parc micro. Liaisons télécoms Téléphonie (dont consommations) PPI = Renforcement de l'assistance à Bondy S3-2 : évolution de l'interconnexion des réseaux S3-4 : renforcement de l'assistance aux utilsateurs bureautiques ( des centres) S3-4 : renforcement de l'assistance aux utilsateurs bureautiques ( hors centres) S3-5 : renforcement de l'administration des serveurs et réseaux S4 - La politique de moyens PPI = Elaboration consultation pour marché bureautique D1 et D2 - GRH et GBFCM Maintenance PPI = Euro, TDI, suppression période complémentaire, . . . D1/2-1 : externalisation du régime établi (TMA + exploit.) D1/2 : plan d'action régime établi - prolongation du PPI D1/2 : plan d'action local (plan annuel) D3 - Gestion descriptive et suivi des Plan d'action annuel ; maintenance D4 - Aide au travail quotidien Plan d'action annuel ; maintenance D5 - Documentation scientifique Plan d'action annuel ; maintenance D6 - Valorisation de la production sc Plan d'action annuel ; maintenance D7 - Réalisation de l'activité de reche D7-3 : organisation de journées à thème D7-4 : services d'assistance téléph. sur les outils de la boite à outils D7-4 : services de formation sur les outils de la boite à outils D8 - Réalisation expertise / valorisati Plan d'action annuel ; maintenance D9 - Réalisation soutien / formation Plan d'action annuel ; maintenance D10 - Pilotage stratégique Plan d'action annuel ; maintenance Divers non affecté Maintenances et sous-traitances

0,00

5 0 3 , 0 8 1 562,61 503,08 1 448,27 114,34 0,00

0,00

503,08 503,08

0,00

181,47 1 974,20 1 486,37 1 974,20

670,78 137,20 38,11 15,24

45,73 1 029,03 274,41 411,61

670,78 137,20 38,11 15,24

45,73 1 029,03 274,41 411,61

4 5 7 , 3 5 2 119,05 457,35 1 448,27

3 0 4 , 9 0 2 119,05 304,90 1 448,27

152,45 152,45

365,88 670,78 670,78 45,73 0,00 45,73 0,00 45,73 0,00 45,73 45,73 45,73 2 995,60 1 211,96 4 047,47 1 105,25 4 504,80 1 029,03

670,78 45,73 0,00 45,73 4 337,11 1 029,03

15,24 7,62 106,71 7,62

15,24 7,62 106,71 7,62 15,24

15,24

15,24

670,78 182,94 38,11 289,65 411,61

457,35 182,94 38,11 304,90 411,61

381,12 137,20 38,11 320,14 381,12

228,67 137,20 38,11 335,39 381,12

1 029,03

15,24 7,62 106,71 7,62

1 029,03

15,24 7,62 106,71 7,62

1 029,03

38,11 76,22 304,90

152,45 686,02 76,22 914,69

457,35

228,67 686,02 76,22 914,69

228,67 686,02 76,22 914,69

22,87 320,14

137,20

320,14 243,92

137,20

350,63

106,71

15,24 60,98

228,67

15,24 60,98

22,87

76,22

76,22 609,80 15,24 60,98

609,80 15,24 60,98

30,49

30,49

53,36

91,47

7,62

15,24

22,87

45,73

15,24 152,45 76,22

15,24 152,45 76,22

15,24 152,45 76,22

15,24

15,24

15,24

7,62

7,62

7,62 22,87

76,22

76,22

76,22

76,22

45,73

0,00

1 029,03

Dépenses d'investissement (coûts "une fois", en mode projet) En K € HT

Total investissement

(1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

Réalisé Budget 2000

Budget 2001

Budget 2002

Budget 2003

Budget 2004

Projection Budget 2005

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

DSI

Non DSI

0,00 152,45

3ème section - Titre 6 S1 - Le Managt des systèmes d'infor

0,00

152,45

Non DSI

0,00 152,45 0,00

152,45

Projet S1-4 : définition d'une méthode de conduite de projet

Non DSI

###### 152,45 ###### 3 346,22

152,45

3 628,27

Non DSI

76,22 ###### 76,22

3 353,88

Non DSI

76,22

0,00

0,00

76,22

0,00

0,00

38,11

S2 - L'architecture des systèmes d'i Projet Projet S3 - L'infrastructure technique inform Projet Projet Projet Projet

S2-1 : définition de l'architecture des systèmes d'information S2-2 : formalisation et mise en place des outils de suivi et mise à dispo S3-1 S3-2 S3-4 S3-5

: : : :

30,49 15,24

étude existant et élabo. Plan d'action infrastructure mise en œuvre plan d'action (par tranches) consultation pour assistance bureautique consultation pour renforcement de l'administration des serveurs

76,22 228,67 38,11 38,11

533,57

609,80

2 134,29

2 134,29

1 829,39

76,22

152,45

152,45 76,22

457,35 76,22

457,35 76,22 76,22

76,22

76,22

38,11 190,56

38,11 190,56

D1 et D2 - GRH et GBFCM Projet D1/2-1 : refonte des SI GRH et GBFCM - AMO D3 - Gestion descriptive et suivi des Projet D3-1 : création du système d'information des unités D4 - Aide au travail quotidien Plan de déploiement Projet D4-4 : mise en place outils de travail collaboratif - expériences pilotes Projet D4-7 : infocentre ; aide à la décision - exp. pilote D5 - Documentation scientifique Projet D5-1 D6 - Valorisation de la production sc Projet D6-1 : mise à niveau des outils (INDIGO, …) Projet D6-2 : infothèque D7 - Réalisation de l'activité de reche Projet D7-4 : constitution de la boite à outils Projet D7-4 : consultation pour des services Projet D7-5 : étude préalable pour répondre au besoin de conservation du patrimoine

38,11 22,87

Projet D8-1 : expérience pilote d'outil de travail collaboratif Projet D8-2 : mise en place outils comparables à ceux des cabinets de conseil

30,49 76,22

Projet D9-1 : élaboration du système d'info. de l'activité de S et F des comm. Sc. du Sud

45,73

45,73

D8 - Réalisation expertise et de valo

D9 - Réalisation soutien / formation D10 - Pilotage stratégique Projet D10-1 Divers - non affecté

Divers - non affecté

152,45 152,45

152,45

152,45

76,22

Non DSI

76,22