Sap Funciones Comunes

INTRODUCCIÓN A SAP Y FUNCIONES COMUNES

Introducción a SAP y Funciones Comunes

INDICE 1

INTRODUCCIÓN Y ACCESO AL SISTEMA (SAP LOGON).......................................3

2

MENÚ INICIAL .............................................................................................................7

2.1

CARPETA DE FAVORITOS.......................................................................................................................... 14

3

LA BARRA DE HERRAMIENTAS .............................................................................19

4

UTILIZACIÓN DE VARIOS MODOS..........................................................................21

5

ACCIONES SOBRE UN CAMPO...............................................................................22

5.1

INFORMACIÓN SOBRE LOS CAMPOS .................................................................................................... 22

5.2

VALORES PARA UN CAMPO...................................................................................................................... 23

5.3

OPCIONES DE SELECCIÓN ........................................................................................................................ 27

5.4

SELECCIONES MÚLTIPLES ....................................................................................................................... 28

5.5

IMPORTAR LISTADO DE VALORES ........................................................................................................ 32

6

OPCIONES DE LOS INFORMES...............................................................................35

6.1

VARIANTES .................................................................................................................................................... 35

6.2

SELECCIONES ADICIONALES................................................................................................................... 40

6.3

ORDENAR........................................................................................................................................................ 42

6.4

FILTROS .......................................................................................................................................................... 44

6.5

SUBTOTALES ................................................................................................................................................. 50

6.6 MODIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE DISPOSICIONES O LAYOUTS ................................................. 54 6.6.1 CONFIGURACIÓN DE LA DISPOSICIÓN ............................................................................................ 54 6.6.2 ALMACENAMIENTO DE LA DISPOSICIÓN....................................................................................... 58 6.6.3 SELECCIÓN DE LA DISPOSICIÓN ....................................................................................................... 61 6.7

DESCARGA A HOJA DE CÁLCULO (EXCEL) ......................................................................................... 63

7

ÓRDENES DE IMPRESIÓN.......................................................................................65

8

OTRAS FUNCIONES .................................................................................................67

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INTRODUCCIÓN Y ACCESO AL SISTEMA (SAP LOGON)

El objetivo de este documento es proporcionar a un usuario sin conocimientos del sistema SAP R/3 de una visión general sobre el mismo, de forma que pueda realizar las principales funciones que éste suministra. Para acceder al sistema se debe ejecutar el Logon de SAP, bien realizando doble clic sobre el icono de acceso directo al mismo, como se muestra en la imagen, o mediante el menú de Windows Inicio > Programas > SAP Front End > SAP Logon:

Al ejecutar el SAP Logon, aparecerá la siguiente pantalla, donde se debe seleccionar el entorno deseado:

ENTORNOS CONFIGURADOS

Se debe tener en cuenta que, en función de los distintos entornos que cada usuario tenga configurados, podrán aparecer más o menos entradas, pudiendo asimismo variar sus denominaciones mediante el icono

.

En este sentido, en Vocento, existen 3 entornos:

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•

Desarrollo: utilizado para pruebas, desarrollo de nuevas funcionalidades, o cambios de configuración.

•

Integración o Respaldo: utilizado para pruebas, entorno previo al paso a producción de la nueva configuración o funcionalidad.

•

Producción: sistema productivo o real, donde se realiza la gestión y contabilidad legal y analítica del Grupo (los entornos anteriores no son reales, sino copias a una determinada fecha de este entorno).

Para acceder al entorno deseado se debe hacer doble clic sobre el acceso al mismo o bien pulsar

:

A continuación se debe introducir el usuario de acceso a SAP y la clave proporcionada:

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Los campos que aparecen en dicha pantalla son: • • • •

Mandante: no modificar Usuarios: usuario SAP Clave de acceso: contraseña o clave de acceso proporcionada Idioma: posibilidad de escoger otros idiomas. Por defecto, si se deja vacío se accederá en ES - Español.

La primera vez que se accede al sistema éste nos solicitará que cambiemos la clave:

A continuación el usuario deberá introducir una nueva clave 2 veces. En caso de querer modificar la clave de acceso al sistema de forma voluntaria, se debe pulsar el icono

.

En cualquier caso, el cambio de clave será solicitado de forma automática por el sistema de forma periódica, por motivos de seguridad. Por último, se debe destacar que si el usuario ya se encuentra dentro del sistema, antes de acceder al mismo el sistema mostrará la siguiente pantalla, debiendo escoger una de las opciones proporcionadas:

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CERRAR LOS ACCESOS PREVIOS Y ABRIR UN ACCESO NUEVO NO CERRAR LOS ACCESOS PREVIOS Y ABRIR UN ACCESO NUEVO NO ABRIR UN NUEVO ACCESO AL SISTEMA

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MENÚ INICIAL

Al acceder al sistema se mostrará el Menú Principal de SAP: ACCESO A LOS MENÚS PRINCIPALES

BARRA DE HERRAMIENTAS BARRA DE PULSADORES ACCESO A CARPETAS Y TRANSACCIONES

Una transacción no es más que el acceso a una determinada funcionalidad en SAP. Desde el menú principal de SAP se accede a las distintas transacciones de acceso a los informes, funcionalidades de contabilización, visualización de datos maestros, etc … Como se puede observar, el menú inicial se compone de dos carpetas principales: •

Favoritos: donde el usuario puede almacenar los accesos a las transacciones que más utilice, pudiendo asimismo definir carpetas para organizar las transacciones.

•

Menú SAP: que recoge las distintas transacciones y carpetas que las contienen. En este caso, se trata de un menú común para todos los usuarios, si bien, en función de

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las autorizaciones que cada uno posea, no se podrá acceder a todas las transacciones. Para desplegar una carpeta se debe realizar pulsar el triángulo situado a su izquierda o bien realizar doble clic en el nombre de la misma:

A continuación la carpeta se desplegará hasta el nivel siguiente. Realizando esta acción sucesivamente se llegará a la transacción deseada:

Para ejecutar la transacción sólo se ha de realizar doble clic sobre la misma, tras lo que aparecerá la pantalla inicial:

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En caso de no poseer autorización para la transacción seleccionada el sistema mostrará el siguiente mensaje de error en la parte inferior de la pantalla:

Todas las transacciones en SAP poseen un código de transacción. Para visualizarla existen varias posibilidades: Dentro de la propia transacción, seleccionar la opción de menú Sistema > Status:

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A continuación es posible visualizar dicho código:

Como se puede observar, el código de transacción del ejemplo es F-02. Lo mismo se puede realizar seleccionando el icono transacción:

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de la parte inferior de la

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Adicionalmente, en el menú inicial es posible visualizar directamente los códigos de transacción, como sucedía en el ejemplo de este manual, antes de sus denominaciones:

Para ello, se debe tener activada la opción “Visualizar nombres técnicos” en las opciones del menú del Detalles:

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A continuación se podrá seleccionar la citada opción:

Como se ha comentado, para ejecutar una transacción, sólo es necesario realizar doble clic sobre la misma. Sin embargo, si el usuario conoce el código de la transacción en SAP, es posible teclear el mismo en el área de comandos situada en la parte superior izquierda del menú inicial de SAP, pulsando a continuación Enter o Continuar :

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A continuación se accederá a la pantalla inicial de la transacción seleccionada.

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2.1

CARPETA DE FAVORITOS

Como se ha comentado, existe la posibilidad de que el usuario configure su propia estructura de carpetas y transacciones en el área de Favoritos. Si se desea incluir una nueva carpeta, se debe seleccionar la opción de menú Favoritos > Insertar carpeta:

Esta acción también es posible marcando la carpeta de favoritos y pulsando el botón derecho del ratón:

A continuación se deberá introducir el nombre de la carpeta deseada:

Pulsando aceptar o Enter se mostrará la carpeta generada, que quedará almacenada en el sistema y aparecerá cada vez que el usuario acceda al menú de SAP:

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Para incluir una transacción en la carpeta recientemente creada, se debe seguir un procedimiento análogo, marcando la carpeta y seleccionando la opción de menú Favoritos > Insertar transacción:

O bien pulsando el botón derecho del ratón sobre la carpeta en la que se desea incluir una transacción:

A continuación se deberá introducir el código de transacción SAP deseado:

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Pulsando aceptar o Enter la transacción será insertada en la carpeta seleccionada, y quedará almacenada en el sistema:

Asimismo, cabe mencionar que es posible arrastrar con el ratón una transacción del Menú SAP hasta la carpeta Favoritos, con lo que será incluida en esta última:

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Por último, para borrar una carpeta o transacción de la carpeta de Favoritos, se debe marcar con el ratón y seleccionar la opción de menú Favoritos > Borrar:

Acción que de nuevo es posible realizar pulsando el botón derecho del ratón sobre la carpeta o transacción a eliminar de Favoritos:

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LA BARRA DE HERRAMIENTAS

La Barra de Herramientas de SAP se compone de una serie de iconos de acceso directo que permiten realizar determinadas acciones que agilizan el trabajo en SAP.

Se debe destacar que, en función de la transacción en la que se encuentre el usuario, dichos iconos podrán variar. A continuación se describen las más usuales: Continuar: Icono que permite continuar con la ejecución de la transacción. En algunos casos, como en las transacciones de contabilización, permite verificar que los datos introducidos por el usuario son correctos (es similar a pulsar Enter). Grabar. Almacena los datos en el sistema. En general, en función de la transacción en la que se encuentre el usuario, este icono realizará las acciones de Contabilizar (en el caso de transacciones de contabilización) o grabar como variante (en el caso de informes).

Volver: Mediante este icono es posible retroceder a la pantalla inmediata anterior a la que se encuentre el usuario.

Finalizar: Para salir de la transacción en la que se encuentre el usuario.

Cancelar: Para salir de la transacción en la que se encuentra el usuario.

Imprimir: Permite la impresión de la información que se muestra en pantalla.

Buscar: Permite la búsqueda de cadenas de texto (números o letras) en informes o listados.

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Desplazamiento: A través de estos iconos es posible avanzar/retroceder una página o bien desplazarse a la primera/última página de un informe o listado.

Generar modo nuevo: Al pulsar este icono se abrirá una nueva sesión en SAP (accediendo al menú inicial), pudiendo trabajar en paralelo en ambas sesiones.

Ayuda: Para acceder a la información de ayuda proporcionada por SAP.

Se debe destacar que, al posicionar el puntero del ratón sobre un icono, aparecerá el significado del mismo:

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UTILIZACIÓN DE VARIOS MODOS

Como se ha comentado, en SAP existe la posibilidad de generar varios modos o sesiones abiertas de trabajo, lo que puede ser muy útil en el día a día. En este sentido, en SAP se permite, mediante la utilización de varios modos o sesiones de forma simultánea, ejecutar diferentes transacciones. Por ejemplo, durante el registro de un documento contable, en el que ya se han introducido varias posiciones o partes del mismo, el usuario se da cuenta de que necesita consultar el documento que se realizó el mes anterior para un documento similar, ya que no tiene certeza absoluta sobre una de las cuentas contables a emplear. En este caso, en lugar de tener que cerrar el registro del nuevo documento e ir a consultar el documento anterior, teniendo que registrar de nuevo el asiento completo, es posible generar una nueva sesión o modo y realizar la consulta online, siguiendo a continuación con el registro del documento. Como se ha comentado, para crear un nuevo modo es posible pulsar el icono Generar modo nuevo o bien seleccionar la siguiente opción del menú Sistema > Crear modo:

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ACCIONES SOBRE UN CAMPO

En este epígrafe se describen las acciones principales a realizar sobre un determinado campo en SAP.

5.1

INFORMACIÓN SOBRE LOS CAMPOS

En cualquier transacción de SAP, se dispone de información de ayuda sobre los campos que aparecen en cada una de sus pantallas. Para ello, es necesario situar el cursor sobre el campo deseado y pulsar F1: Pulsar F1

A continuación se abrirá una nueva ventana mostrando la información de ayuda sobre el campo marcado:

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5.2

VALORES PARA UN CAMPO

Para realizar una búsqueda de un valor particular correspondiente a un campo en cuestión de una determinada transacción de SAP o para mostrar los valores existentes, es posible utilizar los denominados matchcodes.

Para ello, se debe posicionar el cursor en el campo en cuestión y pulsar el icono , que aparece a su derecha (si no aparece dicho icono es porque no se ha definido matchcode para dicho campo). Por ejemplo, en la pantalla de selección anterior (correspondiente al informe sobre el listado de partidas de deudores), es posible buscar el número de deudor en SAP para un determinado cliente de la compañía. A continuación se mostrará la pantalla de búsqueda para dicho campo, que presenta varias pestañas con diferentes criterios de búsqueda, que variarán en función del campo seleccionado:

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POSIBLES PESTAÑAS CON DIFERENTES CRITERIOS DE BÚSQUEDA

Es posible buscar el cliente por cualquiera de los campos mostrados en la pantalla anterior. Por ejemplo, si se desea buscar el nº de deudor en SAP correspondiente a la sociedad Vocento, S.A., es posible introducir como nombre del deudor el valor VOCENTO* y pulsar Enter o el icono coincidentes con dicho nombre:

. A continuación se mostrarán los valores

Se debe destacar que el valor asterisco * en SAP sirve de comodín, de forma que introducido al inicio o/y final de una cadena de texto el sistema buscará todas las coincidencias con el texto en cuestión sin importar si antes y/o después de dicho texto

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aparece algún otro caracter. En este sentido, en el caso anterior, el sistema devuelve todos aquellos clientes cuyo nombre comienza por “VOCENTO”, mostrando 2 posibilidades.

Para seleccionar el valor deseado, se debe realizar doble clic sobre el valor o bien marcarlo y aceptar

.

Para buscar todos los valores posibles para un determinado campo se deberán dejar vacío los filtros de búsqueda (o bien utilizar el valor *) y aceptar

:

A continuación se visualizará el listado completo de valores:

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5.3

OPCIONES DE SELECCIÓN

Adicionalmente, además de seleccionar la opción “igual a”, es posible utilizar otros criterios de comparación, como son: “distinto de”, “mayor o igual que”, “menor o igual que”, “mayor que” o “menor que”

Para ello, se ha de posicionar el cursor sobre el campo deseado y realizar doble clic sobre el mismo, o bien pulsar el icono o seleccionar la opción de menú Tratar > Opciones de selección (todas estas posibilidades no están presentes en todas las transacciones). A continuación se mostrarán las posibilidades de selección:

Por último, se deberá seleccionar la opción deseada, realizando doble clic sobre la misma o bien marcándola y pulsando aceptar . Tras ello, el sistema mostrará la opción de selección a aplicar sobre el campo en cuestión:

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5.4

SELECCIONES MÚLTIPLES

Asimismo, en muchas de las transacciones de SAP es posible introducir varios valores de selección para un mismo campo (por ejemplo, varios deudores, acreedores, cuentas de mayor, centros de coste, etc…)

Por ejemplo, en la pantalla de selección anterior (correspondiente al informe sobre el listado de partidas de deudores), se pueden seleccionar determinados números o códigos de deudor en SAP. Para incluir una selección múltiple se ha de pulsar el icono . A continuación se abrirá la siguiente pantalla, donde se podrán introducir los valores deseados: POSIBLES PESTAÑAS CON DIFERENTES CRITERIOS DE SELECCIÓN 30.05.2011

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OTRAS OPCIONES

Como se puede observar, no sólo es posible seleccionar un listado de valores, sino que empleando de las diferentes pestañas también es posible introducir intervalos de valores, excluir valores individuales o excluir intervalos, pudiendo utilizar varios de estos criterios a la vez (por ejemplo, seleccionar un intervalo de valores excluyendo un valor específico contenido en dicho intervalo). Así, las pestañas correspondientes a cada una de estas opciones son: = Incluir varios valores indicando valores individuales = Incluir varios valores indicando intervalos = Excluir varios valores indicando valores individuales = Excluir varios valores indicando intervalos Con el objeto de aceptar la selección introducida y que el sistema seleccione los valores introducidos se deberá pulsar el icono Tomar Otras opciones que presenta la selección múltiple son: Opciones de selección: En las selecciones múltiples también es posible utilizar las opciones de selección. Para ello, se deberá marcar un registro y pulsar este icono. A continuación se deberá marcar la opción deseada:

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Insertar línea/borrar línea: al posicionarse sobre uno de los valores introducidos en la pestaña de selección deseada y pulsar estos iconos se insertará una nueva línea para introducir un nuevo valor o bien se borrará la línea seleccionada, en función del icono pulsado. Borrar selección (todo): Permite borrar todas las selecciones introducidas. Selección múltiple: Permite acceder a la ventana de ayuda de búsqueda, de igual forma que cuando la selección es individual:

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Importar desde fichero de texto: Permite importar un listado de valores desde un fichero, así como desde la información almacenada en el portapapeles (proceso descrito en el siguiente punto).

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5.5

IMPORTAR LISTADO DE VALORES

Como se acaba de mencionar, en SAP es posible importar un listado de valores desde un fichero, así como desde la información almacenada en el portapapeles, utilizando el icono incluido en la ventana para selecciones múltiples. Al pulsar dicho icono, se mostrará la siguiente ventana, donde se deberá indicar la ruta donde se ha almacenado el fichero de valores, en formato .txt, que se desea cargar:

PERMITE INDICAR LA RUTA DONDE SE LOCALIZA EL FICHERO A IMPORTAR

A continuación se deberá ejecutamos la transferencia, pulsando la opción

Al ejecutar dicha acción los valores almacenados en el fichero de texto aparecerán en la pestaña para la introducción de valores en la que se encuentra el usuario:

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Se debe destacar que esta opción no es recomendable para un volumen de valores superior a 2500 registros aproximadamente. El formato del fichero .txt debe ser una lista de una única columna, como el ejemplo que se muestra a continuación:

Por último, se ha de destacar que es posible realizar una carga de valores desde un listado contenido en el propio portapapeles. Así, si el usuario ha seleccionado un listado de valores contenidos, por ejemplo, en un fichero Excel, y pulsa copiar, con lo que los valores permanecen en el portapapeles de Windows, puede importar directamente estos valores en la selección múltiple de SAP pulsando el icono Upload del portapapeles

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:

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A continuación los valores almacenados en el portapapeles aparecerán en la pestaña para la introducción de valores en la que se encuentra el usuario:

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OPCIONES DE LOS INFORMES

En este epígrafe se describen la funcionalidad más relevante que facilita al usuario el trabajo en el día a día en el sistema, sobre todo en el manejo de pantallas de selección de información y en listados o informes.

6.1

VARIANTES

En muchas de las transacciones de SAP, principalmente en aquellas que poseen una pantalla de selección previa, por ejemplo en consultas de informes, es posible grabar los registros introducidos en una variante. Por tanto, una variante es una selección previamente registrada que podrá se utilizada en futuras ejecuciones de una transacción. En este sentido, en las pantallas de selección previos a la extracción de listado o informes de consulta suelen aparecer el icono siguiente Grabar como variante:

También es posible acceder a esta funcionalidad seleccionando la siguiente opción del menú Pasar a > Variantes > Grabar como variante:

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En este sentido, una vez que se han introducido las selecciones que el usuario desea realizar, deberá pulsar el icono , tras lo que se mostrará la siguiente ventana:

En esta ventana el usuario debe indicar un nombre para la variante o consulta que se desee almacenar y una descripción. A continuación deberá pulsar Grabar, tras lo que se volverá a la pantalla inicial mostrando un mensaje de confirmación del almacenamiento de la misma:

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Si el usuario accede en otro momento a la misma transacción, podrá llamar a la variante almacenada, pulsando el icono Traer variante, lo que también puede ser realizar seleccionando la siguiente opción del menú Pasar a > Variantes > Traer:

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A continuación se desplegará una nueva ventana con todas las variantes almacenadas para dicha transacción, pudiendo establecer filtros para facilitar la búsqueda de la variante deseada:

Al ejecutar se mostrará el listado de variantes conforme a los filtros introducidos (si se dejan en blanco, como en el ejemplo anterior, se presentarán todas las variantes del sistema para dicha transacción):

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Por último, se deberá seleccionar la variante deseada, realizando doble clic sobre la Seleccionar, tras lo que se volverá a la pantalla misma o bien marcándola y pulsando inicial de la transacción con las condiciones de selección almacenadas en la variante:

A continuación es posible modificar cualquier dato, por ejemplo una fecha, pudiendo a continuación

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ejecutar el informe.

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6.2

SELECCIONES ADICIONALES

Antes de ejecutar la visualización del informe, es posible la introducción de delimitaciones adicionales en función de los campos deseados. Por ejemplo, es posible filtrar por el valor específico del campo división en la pantalla inicial de selecciones generales, pulsando el icono

Delimitaciones opcionales:

Al pulsar el icono de delimitaciones opcionales , es posible filtrar antes de ejecutar la transacción por un valor individual, un listado o un rango de valores para el campo división, pudiendo asimismo delimitar la selección a partidas no vacías para dicho campo:

Se mostrará en este momento en la parte superior izquierda de la pantalla, 3 carpetas, que contienen campos a nivel del maestro de clientes, de la sociedad seleccionada o de

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correspondientes a los documentos contabilizados (estas carpetas variarán en función de la transacción ejecutada), por los que será posible realizar las selecciones o filtros adicionales. En la parte superior derecha de la pantalla se muestran para cada una de estas carpetas los campos que están activados para poder realizar dichas selecciones. Así, en el caso de las partidas contabilizadas en una división concreta, se deberá abrir la carpeta “Documentos” y buscar el campo. Para activar el campo se deberá seleccionar el mismo y pulsar el icono o bien hacer doble clic sobre el campo en cuestión, tras lo cual el campo pasará a la parte derecha de la pantalla y se podrán introducir las selecciones deseadas:

Al introducir el valor deseado, en el ejemplo “OTRO”, y pulsar Enter, aparecerá el icono que indica que se ha realizado una selección adicional. De este modo, al pulsar ejecutar se visualizará el informe de partidas sólo para aquellas partidas con división = OTRO en la posición del cliente, no seleccionando el resto de partidas.

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6.3

ORDENAR

Una vez ejecutado el informe, sobre el listado que devuelve la transacción empleada, es posible ordenar el mismo por un campo determinado. Por ejemplo, si se desean ordenar las partidas por el campo Importe en ML, se deberá pulsar la cabecera o título de dicho campo (cabecera de la columna Importe en ML) para seleccionarlo y hacer clic en los iconos para tal efecto:

Clasificación ascendente: Para ordenar por importe en clasificación ascendente. Clasificación descendente: Para ordenar por importe en clasificación descendente.

Con ello, el informe de partidas se ordenará por sus importes (en el ejemplo, ordenación descendente):

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6.4

FILTROS

Otra opción que se puede usar en la visualización de un informe es la de filtrar la información por el valor, valores o rango de valores que se desee. Por ejemplo, si el usuario desea filtrar por el valor “DV” del campo Clase de documento, puede hacerlo utilizando una de las dos opciones siguientes: A.- Seleccionar la columna a filtrar y pulsar el icono

Fijar filtros:

Con ello aparece la siguiente pantalla, en la que se deberá introducir la/s clase/s de documento que se desea/n filtrar:

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Una vez introducido el valor, en el ejemplo “DV”, se debe pulsar obtenido es:

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. El resultado

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Como se puede observar ha desaparecido del listado las partidas que no contengan la clase de documento “DV”, mostrando únicamente aquellas partidas con la clase de documento “DV”.

Para desactivar el filtro se puede ordenar por cualquiera de los campos y así se eliminarán todos los filtros. Otra posibilidad es pulsar siguiente pantalla:

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, tras lo que aparecerá la

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En dicha pantalla se visualizan en la parte izquierda los campos que actualmente están filtrados (Clase de documento) y en la parte derecha los campos que se visualizan en la lista y, por tanto, por los que se puede introducir un filtro adicional. Si se desea eliminar el filtro se deberá seleccionar el campo y pulsar , tras lo cual el filtro por dicho campo pasará a estar desactivado (parte derecha de la pantalla), pulsando por último el icono

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para tomar los cambios.

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B.- Pulsar directamente el icono

(sin seleccionar previamente ninguna columna).

Si se desea introducir un filtro por el campo Clase de documento, se deberá seleccionar el y, por último, adoptar el filtro pulsando

mismo y activarlo, pulsando el icono

2

:

1

3

Con ello se abrirá de forma automática la siguiente pantalla, en la que se debe introducir el valor o valores a filtrar:

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Después de introducir la división a filtrar, sólo habrá que pulsar Enter o filtro al informe.

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para aplicar el

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6.5

SUBTOTALES

Otra posibilidad que ofrecen los informes o listados en SAP es el cálculo de subtotales por el campo/s que deseemos. Por ejemplo, si el usuario desea calcular subtotales para cada valor del campo Clase de documento, debe realizar clic en la cabecera del campo por el que se pretende realizar subtotales y después pulsamos el icono

:

A continuación se visualizará el listado de partidas subtotalizada para cada cambio en el campo Clase de documento:

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Como se puede observar, los subtotales aparecen como una línea separadora de color amarillo. Al igual que en caso de los filtros, se puede subtotalizar por varios campos de forma simultánea. Para ello pulsamos el icono (sin que esté seleccionado ningún campo) y aparece una pantalla similar a la vista para el caso de los filtros, en la que se visualizan a la izquierda todos los campos que actualmente están ordenados y subtotalizados.

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Para subtotalizar nuevos campos o eliminar los subtotales de los actuales, se pueden emplear los iconos informe.

, pulsando Enter o

para aplicar las modificaciones al

Por último, es de destacar que se pueden seleccionar los niveles de totalización, seleccionando la siguiente opción de menú Opciones > Niveles de totalización > Especificar desglose:

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A continuación se mostrará la siguiente ventana, donde se indican los distintos niveles que se pueden seleccionar en función de los subtotales que se hayan definido (en el ejemplo División y Clase de documento):

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6.6

MODIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE DISPOSICIONES O LAYOUTS

En este apartado se describe el proceso para visualizar los campos que el usuario necesite analizar, configurando su longitud y el orden en el que deben aparecer. Asimismo, se describe cómo almacenar este layout para el propio usuario. 6.6.1 CONFIGURACIÓN DE LA DISPOSICIÓN Una vez dentro del informe deseado, es posible pulsar el icono disposición de campos o layout del informe:

, de modificación de la

A continuación se visualiza la siguiente pantalla:

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En la pantalla anterior se observan a la izquierda los campos que actualmente se visualizan en el listado y a la derecha todos los que se podrían visualizar. Respecto a los campos visualizados (izquierda), el orden en el que se presentan de arriba hacia abajo se corresponde con el orden en las que se muestran las columnas del informe. De esta forma, el campo Icono partidas abiertas/compensadas, que es el que aparece en la parte superior, es el que se presenta en la primera columna del informe. El usuario puede modificar el orden de los campos visualizados seleccionándolos y pulsando los iconos

.

Adicionalmente, se pueden seleccionar los campos que se deseen visualizar, pasándolos , o bien eliminar los campos a la izquierda en la posición deseada mediante el icono de la izquierda que sean innecesarios para el análisis, pasándolos a la derecha mediante el icono

.

En el ejemplo, se va a visualizar el Deudor (denominación de los clientes) de las partidas seleccionadas, desactivando el campo Asignación:

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Desactivar el campo seleccionado

Activar el campo seleccionado

Por último, pulsando

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el informe se mostrará con los campos deseados:

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En este momento será posible subtotalizar, ordenar, crear filtros, etc. por el campo visualizado.

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6.6.2 ALMACENAMIENTO DE LA DISPOSICIÓN Una vez configurado la disposición con los campos que se deseen, se puede almacenar dicha estructura de dicha disposición para poder traerla automáticamente cada vez que se vuelva a necesitar. Para ello, se debe hacer clic en el icono

Grabar disposición:

Aparecerá entonces la siguiente pantalla que se solicita la siguiente información: •

Grabar disposición: nombre con el que vamos a almacenar el layout. En el ejemplo: MANUAL

•

Denominación: texto descriptivo del layout configurado.

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Flag que permite que la disposición sólo sea visible por el usuario que la crea

A continuación se deberá pulsamos Enter o

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y la disposición será almacenada.

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Nota: en el caso de que la disposición no sea específica para el usuario que la crea (es posible marcar dicha opción en la ventana anterior), deberán comenzar por el caracter “/”

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6.6.3 SELECCIÓN DE LA DISPOSICIÓN Por último, si se desea seleccionar una disposición que previamente se ha almacenado en el sistema, bien por el administrador o por el propio usuario, se deberá pulsar el icono Seleccionar disposición, con lo que aparece un listado de las disposiciones almacenadas en dicha transacción:

A continuación, sólo será necesario hacer clic en el nombre de la disposición que se desee utilizar (en el ejemplo: MANUAL), o marcarla y pulsar Enter, tras lo que se visualizará el informe según la configuración seleccionada:

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DESCARGA A HOJA DE CÁLCULO (EXCEL)

Otra posibilidad que presenta SAP en la mayoría de los listados e informes, es su descarga a una hoja de cálculo, para lo cual se debe seleccionar la opción Exportar del menú Lista:

Se mostrará un mensaje informando de que la información se descargará sin tener en cuenta los filtros, clasificaciones, totales y subtotales aplicandos:

NOTA: Si se desean mantener los subtotales que se muestran en el informe en la disposición de SAP, se deberá seleccionar la opción Fichero local, seleccionando posteriormente la opción de Hoja de Cálculo para que se almacene en formato Excel. A continuación se debe seleccionar la opción Tabla, tras lo que se abrirá de forma automática una hoja Excel con las partidas del informe:

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Al aceptar se abrirá una hoja Excel con el informe, que se deberá almacenar antes de cambiar de pantalla o se perderá:

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ÓRDENES DE IMPRESIÓN

Respecto a la impresión de documentos, listados, informes, etc., en general, en SAP existen 2 posibilidades: •

Impresión inmediata: cuando la transacción lo permite y el usuario así lo define. Al pulsar imprimir la impresión comenzará de forma inmediata por la impresora predeterminada para el usuario.

•

Sistemas / Órdenes de spool propias: en este caso, el sistema almacena lo que se denomina orden spool , en donde se almacena internamente el documento a imprimir. Posteriormente el usuario podrá forzar su impresión. Para ello, deberá seleccionar la opción de menú Sistema > Órdenes SPOOL propias:

A continuación se visualizará un listado con las últimas órdenes spool generadas por el usuario:

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Por último, para imprimir se deberá marcar la orden spool deseada (normalmente la más reciente, es decir, la primera que aparece en el listado) y pulsar

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Imprimir.

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OTRAS FUNCIONES

Para finalizar, en este epígrafe se describen algunas funciones adicionales que pueden resultar muy útiles para el trabajo diario en SAP.

1. Duplicado de Pantalla En cualquier pantalla/transacción de SAP es posible seleccionar la siguiente opción Duplicado de pantalla, opción que se muestra al pulsar el icono , tras lo que se imprimirá por la impresora predeterminada para el usuario un pantallazo de la información visualizada en ese momento:

Tras seleccionar esta opción se imprimirá la pantalla visualizada de forma inmediata.

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2. Funciones para copiar Textos En SAP es posible pulsar las teclas Ctrl. + Y (“Control” e “Y” de forma simultánea) para seleccionar un área de texto. Tras ello, se mostrará un puntero para seleccionar el área a copiar. A continuación se deberá pulsar el botón derecho del ratón seleccionando la opción Copiar o bien pulsar simultáneamente Ctrl. + C (“Control” e “C” de forma simultánea), tras lo que la información seleccionada habrá sido traspasada al portapapeles de Windows, pudiendo ser pegada en otra aplicación (por ejemplo Excel o un e-mail). Adicionalmente, en determinados listados de SAP es posible seleccionar la cabecera de una columna y pulsar el botón derecho del ratón seleccionando la opción Download o bien pulsar simultáneamente Ctrl. + C (“Control” e “C” de forma simultánea), tras lo que la información seleccionada habrá sido traspasada al portapapeles de Windows.

Se debe destacar que estas funcionalidades sólo están presentes en determinados tipos de listados del sistema.

3. Tecla Comodín para Búsquedas * Como se ha comentado anteriormente (ver epígrafe 5.2. VALORES PARA UN CAMPO), el valor asterisco * en SAP sirve de “comodín”, de forma que introducido al inicio o/y final de una cadena de texto el sistema buscará todas las coincidencias con el texto en cuestión sin importar si antes y/o después de dicho texto aparece algún otro carácter.

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