SAGECOP-Manual Administrador Adherente v1

Comités Paritarios de Higiene y Salud

Manual Administrador Adherente

Manual de usuario Administrador Adherente

Índice Sistema de Comités Paritarios ..............................................................................................4 Perfil de usuario Administrador Adherente .............................................................................. 4 Visión General del Sistema........................................................................................................ 4 Ingreso al Sistema................................................................................................................5 Funcionalidades Generales ..................................................................................................6 Usuario Actual ........................................................................................................................... 6 Camino ...................................................................................................................................... 6 Cerrar Sesión ............................................................................................................................. 6 Adherentes .........................................................................................................................7 Ver Adherentes ......................................................................................................................... 7 Comités ...............................................................................................................................8 Ver Comités de Adherente ........................................................................................................ 8 Crear Comité ............................................................................................................................. 9 Guardar Borrador ................................................................................................................ 10 Guardar y Activar ................................................................................................................ 10 Guardar ............................................................................................................................... 10 Integrantes .......................................................................................................................... 11 Dar acceso de contenido ..................................................................................................... 12 Generador de Actas............................................................................................................. 12 Ver Histórico de Actas ......................................................................................................... 13 Editar Comité........................................................................................................................... 14 Desactivar Comité ................................................................................................................... 14 Desactivación automática de comités ................................................................................ 14 Renovar Comité ....................................................................................................................... 14 Resumen de estados de comités............................................................................................. 15 Acciones ............................................................................................................................ 16 Acciones Estándar ................................................................................................................... 16 Acciones Concretas ................................................................................................................. 16 Administrar Acciones .......................................................................................................... 16 Agregar Acción .................................................................................................................... 17 Editar Acción ....................................................................................................................... 18 Cargar archivo de cumplimiento ......................................................................................... 18

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Manual de usuario Administrador Adherente Replanificar Acción .............................................................................................................. 20 Eliminar / Deshabilitar......................................................................................................... 20 Habilitar Acción ................................................................................................................... 20 Carga masiva de una acción ................................................................................................ 20 Calendario ........................................................................................................................... 21 Alertas ................................................................................................................................. 22 Reportes ........................................................................................................................... 23 Reporte de Adherentes ........................................................................................................... 23

..................... 23 Reporte de Comités................................................................................................................. 24 Reporte de Acciones ............................................................................................................... 25 Reporte de Metas.................................................................................................................... 25 Reporte Histórico .................................................................................................................... 26

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Sistema de Comités Paritarios El Sistema de Comités Paritarios permite a los administradores de los Adherentes administrar las actividades de los comités paritarios y al personal de Mutual tener una visión unificada y global sobre el estado de los comités de sus adherentes. A su vez, permite registrar y consultar las certificaciones de los comités y se facilita la administración las encuestas de auditoría.

Perfil de usuario Administrador Adherente Los usuarios de este perfil administran los Comités Paritarios de un conjunto de adherentes que tienen a su cargo.

Visión General del Sistema El sistema a grandes rasgos con las siguientes áreas:

Adherentes

Comités

Acciones

Certificación

Búsqueda y consulta de adherentes

Administración de comités, integrantes y actas

Administración de acciones de comités, planificación, calendario y cumplimiento de metas.

Administración de encuestas, auditorías y certificaciones de comités

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Ingreso al Sistema La pantalla de ingreso del sistema solicita que ingrese su número de RUT y su contraseña:

Consideraciones: 1. El RUT se debe ingresar en el formato xxxxxxxx-y (incluyendo el guion) 2. Su contraseña es la misma que utiliza en el Portal de Mutual

Nota: los usuarios del perfil Administrador Adherente no tienen disponible la funcionalidad “Olvidé mi contraseña”. Esto se debe a que sus datos de usuario no son administrados en este sistema sino en el Portal de Mutual.

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Funcionalidades Generales Usuario Actual En la parte superior de la pantalla se muestra el RUT del usuario actualmente ingresado en el sistema y el rol que éste tiene en el sistema.

Camino El camino muestra la ruta recorrida que lleva hasta la pantalla actual. Tiene la finalidad de permitir fácilmente navegar hacia pantallas anteriores.

Cerrar Sesión El botón para cerrar sesión se encuentra en la esquina superior derecha del sistema. Por seguridad, es recomendable cerrar la sesión cuando haya terminado de trabajar en el sistema. La sesión también se cierra cuando se cierran todas las ventanas del navegador.

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Adherentes Ver Adherentes El listado de adherentes es primera pantalla del sistema. Muestra un listado con los adherentes asociados al usuario actual:

El botón

muestra los detalles del adherente:

El botón

muestra el listado de comités de ese adherente (ver capítulo Comités).

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Comités Ver Comités de Adherente El listado de Comités de un adherente se accede mediante el botón

El botón

junto a un adherente.

muestra los detalles del adherente.

En la tabla se muestra un comité en cada fila:  Los comités en estado borrador aparecen destacados en amarillo.  Los comités en estado inactivo aparecen en gris.  El botón de opciones muestra las opciones disponibles. Éstas dependen del estado del

comité y del perfil del usuario.

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Crear Comité Este botón permite crear un nuevo comité. Lleva al formulario de edición de comités. En la primera parte de este formulario se debe ingresar los datos básicos del comité.

Nota: la fecha de comienzo no puede ser anterior a 2 años atrás ni posterior a un mes en el futuro. La siguiente sección permite definir los integrantes del comité por los trabajadores. En la sección Integrantes se profundiza en el uso de esta tabla.

La siguiente sección permite definir los integrantes del comité por la empresa:

La siguiente sección permite subir las actas de constitución del comité y muestra las actas cargadas hasta el momento:

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El sistema cuenta con un utilitario de generación de actas (ver sección Generador de Actas).

Guardar Borrador El botón Guardar Borrador permite guardar los datos ingresados hasta el momento, pero manteniendo el comité como borrador. No se realizan validaciones ni controles, y no es necesario completar todos los campos ni todos los integrantes para guardar como Borrador. Nota: cuando se ingresa un nuevo comité, es necesario guardar sus datos básicos como borrador antes de poder proceder a definir el resto de los datos.

Guardar y Activar Este botón permite guardar el comité y activarlo, con lo cual pasa al estado activo. Este botón sólo está disponible cuando el comité aún está en estado borrador. Sólo se podrán activar los comités que cumplan con las siguientes condiciones:  Tener completados todos los datos básicos.  Tener la cantidad adecuada de integrantes. En el caso de los comités de tipo Normal,

son 3 titulares por los trabajadores, 3 suplentes por los trabajadores, 3 titulares por la empresa y 3 suplentes por la empresa. En caso de tipo de Faena, son al menos 6 titulares, distribuidos de cualquier manera.  Tener 1 presidente, 1 secretario y 1 aforado. Los tres deben ser titulares.  Tener al menos 1 archivo cargado con las actas de constitución.

Guardar Este botón permite guardar cambios que se realicen sobre un comité ya activo.

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Integrantes Las tablas de integrantes permiten administrar los integrantes del comité.

Cuando hay menos de 6 integrantes ingresados, la última fila de la tabla permite ingresar nuevos integrantes:

Consideraciones de los campos tanto para ingresar un integrante como para editar uno:  Los campos Nombre, Cargo y Comisión son de texto libre.  El campo RUT debe tener el formato xxxxxxxx-y.  Cuando se elige un integrante como presidente, se sustituye al presidente actual por el

nuevo presidente.  Lo mismo sucede para el secretario y para el aforado.  Se controla el formato del campo email.  Cuando hay una llave gris presente , significa que ese integrante actualmente tiene acceso como usuario de contenido.  El botón de la llave verde  El botón de la llave roja  El botón

permite dar acceso de contenido a un integrante. permite quitar acceso de contenido de un integrante.

permite editar los datos de un integrante.

 El botón

permite quitar un integrante. Tenga en cuenta que no se puede quitar al presidente, sino que para quitarlo, primero debe designar otro presidente. Lo mismo sucede con el secretario y el aforado.

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Dar acceso de contenido Consideraciones para dar acceso de contenido a un integrante:  Para dar acceso, primero es necesario ingresar el email del integrante.  Cuando se da acceso, el sistema le envía al integrante su contraseña por email para

que pueda acceder. Si el integrante no recibe el email, puede solicitar que el sistema le envíe una nueva contraseña mediante la funcionalidad “Olvidé mi contraseña” en la pantalla de ingreso.  El único medio para obtener la contraseña es el email por lo tanto es importante comprobar que éste sea ingresado correctamente.

Generador de Actas Una vez ingresados los datos del comité, el generador de actas permite facilitar el proceso de generación de los formularios, ya que presenta los formularios de constitución teniendo ya completada la información que ya fue ingresada. Ejemplo:

Al lado del formulario se presenta un botón para imprimirlo:

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Manual de usuario Administrador Adherente La mecánica es la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Se genera el acta mediante el generador de actas Se completan los campos faltantes Se imprime el acta Se firma el acta Se escanea el acta Se sube el archivo escaneado en la sección de actas de constitución

Ver Histórico de Actas Al final del formulario del comité se presenta un botón para acceder al histórico de actas del comité. Éste muestra el listado de las actas vigentes y también las actas anteriores.

Para los usuarios autorizados, aparece el botón “Marcar no vigente” el cual marca el acta como no vigente y pasa a integrar el histórico.

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Editar Comité La opción de editar un comité existente lleva al formulario de comité presentado anteriormente, con las mismas opciones. Nota: si se trata de un comité que se encuentra activo, no se puede modificar la fecha de comienzo del comité.

Desactivar Comité Mediante esta funcionalidad se puede desactivar un comité, con lo cual pasa a estar en estado inactivo. Cuando un comité se desactiva, todas sus actas son marcadas como no vigentes.

Desactivación automática de comités El sistema automáticamente desactiva los comités cuando caduca su período de validez de 2 años.

Renovar Comité Mediante esta funcionalidad se puede renovar un comité, con lo cual pasa a estar en estado activo. Al momento de renovarlo, se aplican las mismas validaciones que al activarlo, y se establece su fecha de vencimiento para dentro de 2 años.

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Resumen de estados de comités La siguiente tabla muestra los posibles estados de los comités y de qué manera se dan las transiciones de estado. Si el comité está

y sucede que

entonces el comité queda

[Comité no existente]

Guardar como borrador

Borrador

[Comité no existente]

Guardar

Activo

Borrador

Guardar

Activo

Activo

Desactivar

Inactivo

Activo

Vence el plazo de 2 años

Inactivo

Inactivo

Renovar

Activo

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Acciones En el Sistema de Comités Paritarios, las acciones representan las actividades que los comités pueden realizar y sobre las cuales los comités pueden cumplir metas. Las acciones se pueden clasificar de dos maneras:  Según el tipo: Acciones Estándar y Acciones Concretas  Según si son obligatorias o son voluntarias.

Acciones Estándar Las acciones estándar son definidas por Mutual de manera global en el sistema y representan aquellas acciones que los comités deben o pueden1 hacer. Cuando se va incorporar una nueva acción en un comité, se elige una de entre las acciones estándar disponibles.

Acciones Concretas Las acciones concretas son las acciones propias de los comités. Cada acción concreta está basada en una acción estándar, sin embargo comités distintos pueden elegir realizar acciones distintas.

Administrar Acciones Para ver el listado de acciones que tiene incorporadas un comité, desde el listado de comités hacer clic en la opción “Ver Acciones”:

Eso nos llevará a una pantalla con el listado de las acciones:

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Deben, en el caso de las acciones obligatorias y pueden, en el caso de las voluntarias.

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El listado indica:  Obligatoria: indica si la acción es obligatoria  Periódica: indica si la acción es periódica  Estado: indica el estado de cumplimiento de la acción  Habilitada: indica si la acción está habilitada  Documentos referencia: permite descargar los documentos de referencia asociados a

la acción estándar, cargados por Mutual

Agregar Acción El botón Agregar Acción muestra una pantalla desde la cual se puede agregar una nueva acción al comité.

En esta pantalla en primer lugar se debe elegir una acción posible de entre las acciones estándar definidas por Mutual. Las opciones que aparecen dependen del tipo de acción que se selección (periódica o puntual). Para una acción periódica, se muestran las opciones para controlar cómo se planificará esa acción. Nota: el campo cada N meses sólo se puede modificar si la acción estándar tiene periodicidad abierta. Además, en el caso de las acciones obligatorias y periódicas, no se puede cambiar la fecha a partir de la cual planificar: ésta es la fecha en que la acción estándar fue definida o la fecha de comienzo del comité (la más reciente entre las dos).

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Manual de usuario Administrador Adherente Para una acción puntual, se muestra sólo la fecha en que se quiere agendarla:

En ambos casos, al hacer clic en Guardar, se agenda la acción para la(s) fechas(s) correspondiente(s). A las ocurrencias de la acción, agendadas en estas fechas, les llamamos instancias de la acción. Por ejemplo, una acción periódica una vez guardada se ve así:

La tabla Agenda muestra un listado con todas las instancias de la acción.

Editar Acción En el listado de acciones, el botón

muestra los detalles de la acción y permite cambiarlos.

Cargar archivo de cumplimiento Una vez que ha pasado la fecha de una instancia, y dentro de un determinado plazo de tiempo, es posible cargar en ella un archivo que contiene los documentos con los cuales se cumple la meta definida para la acción. El plazo para la carga del archivo es definido por Mutual. Nota: el parámetro que define este plazo es DiasPlazoCumplimiento y es por defecto de 30 días.

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Manual de usuario Administrador Adherente Por ejemplo, si la instancia tiene fecha para el 24 de setiembre y el plazo son 30 días, entonces entre el 24 de setiembre y el 24 de octubre, el comité tiene plazo para subir el archivo de cumplimiento. Una vez subido el archivo, la instancia queda marcada como cumplida.

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Replanificar Acción Es posible cambiar la planificación de una acción. En el caso de que sea una acción puntual, simplemente se elige la nueva fecha. En el caso de una acción periódica, se puede cambiar el día, la semana y la periodicidad si ésta es abierta.

La fecha elegida indica a partir de qué fecha se debe cambiar la planificación. Las instancias anteriores a esa fecha no son modificadas. Nota: en ningún caso se podrá modificar las instancias anteriores a la última instancia que tenga un archivo de cumplimiento cargado. Esta regla no aplica si ninguna instancia tiene archivo de cumplimiento cargado.

Eliminar / Deshabilitar El botón permite eliminar o deshabilitar una acción de un comité. Esta no está disponible para las acciones obligatorias periódicas. Una acción que tenga alguna instancia con archivo de cumplimiento cargado no se puede eliminar, sólo se puede deshabilitar. La regla es la siguiente:  Si ninguna instancia de esa acción tiene cargado archivo de cumplimiento, entonces se

puede eliminar. El sistema pide confirmación antes de proceder.  Si alguna instancia tiene cargado archivo de cumplimiento, entonces no se puede eliminar. El sistema ofrece deshabilitar la acción. Al deshabilitar una acción, se eliminan todas sus instancias futuras y ya no se puede replanificar.

Habilitar Acción Una acción deshabilitada se puede habilitar mediante el botón . Al habilitar la acción, ésta se vuelve a planificar a partir de la fecha actual, con los mismos parámetros elegidos anteriormente. A partir de ese momento se puede cambiar la planificación.

Carga masiva de una acción Desde el listado de comités, es posible agregar simultáneamente una determinada acción a todos los comités de un adherente. Esto se realiza mediante el botón “Carga masiva de acción”.

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Manual de usuario Administrador Adherente El procedimiento igual a cuando se agrega una acción a un comité específico. La diferencia es que la acción se agregará a todos los comités del adherente.

Nota: si la acción elegida es periódica, entonces sólo se agregará a los comités que aún no la tienen.

Calendario La opción calendario permite ver el calendario de actividades planificadas del comité durante sus 2 años de validez. Se puede acceder desde el listado de comités o desde el listado de acciones:

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Manual de usuario Administrador Adherente El calendario consiste de dos páginas, una para el primer año y la otra para el segundo año:

Para cada acción, el calendario permite definir el responsable, que debe ser uno de los integrantes del comité.

Alertas El sistema puede enviar recordatorios luego de pasada la fecha de una instancia de acción. Esta configuración se establece en el cuadro de detalles de una acción (botón indica la cantidad de días después de la fecha en que se enviará el recordatorio.

). Aquí se

El recordatorio se envía por email a todos los integrantes del comité que tengan acceso de contenido.

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Reportes En esta sección se presentan los reportes del sistema. Todos los reportes son exportables a PDF y Excel.

Reporte de Adherentes Este reporte permite obtener información resumida sobre el estado de los adherentes con respecto a sus comités. En primer lugar se debe seleccionar cuáles adherentes se desea incluir en el reporte:

Al hacer clic en el botón generar, se muestra un cuadro con los resultados:

El botón lleva al Reporte de Comité, ya filtrado para que muestre sólo los comités del adherente seleccionado. En la parte más a la derecha del cuadro se muestra el estado de cumplimiento de metas de cada adherente. El estado se calcula como el promedio del estado de los comités que están presentes en cada adherente.

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Reporte de Comités Este reporte permite obtener un listado de comités según un número de filtros:

Los resultados de la búsqueda se muestran debajo y también se indica cuántos comités se encontraron.

A la izquierda se muestran dos botones: el botón de ese comité, mientras el botón

permite acceder al Reporte de Acciones

permite acceder al Reporte Histórico de ese comité.

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Reporte de Acciones Este reporte indica las acciones de un comité y el estado de cumplimiento de cada una. Se accede desde el reporte anterior.

El botón

lleva al reporte de metas para esa acción.

Reporte de Metas Este reporte muestra estado de cumplimiento de meta de cada una de las instancias de la acción seleccionada.

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Reporte Histórico Este reporte muestra un histórico de eventos que hayan sucedido vinculados a comités y a integrantes. Cuando se accede desde el botón muestra sólo el histórico del comité seleccionado.

del reporte de comités, este reporte

Cuando se accede directamente desde el menú lateral izquierdo, este reporte muestra información histórica de todos los comités.

En ambos casos el reporte de puede filtrar también por RUT de persona, para poder ver los eventos históricos de esa persona en el sistema.

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