Sage 1000 Comptabilité - Fonctions Avancées - Cahier de Form

SAGE 1000 COMPTABILITE « Fonctions Avancées »

Cahier de formation A partir de la version 4.50

Sage 1000 Comptabilité 1 Fonctions Avancées

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Sommaire SOMMAIRE......................................................................................................................................................2 CHAPITRE I– LA COMPTABILITÉ ANALYTIQUE.................................................................................5 1-1 LE PARAMÉTRAGE.................................................................................................................................13 1-1-1 Les Plans analytiques......................................................................................................................13 1-1-2 Le Plan Groupe...............................................................................................................................14 1-1-3 L’Axe Analytique.............................................................................................................................18 1-1-4 Définition des Exercices Analytiques..............................................................................................32 1-2 LES COHÉRENCES ANALYTIQUES..........................................................................................................33 1-2-1 Les Cohérences centre / centre........................................................................................................34 1-2-2 Les Cohérences nature/ centre........................................................................................................35 1-2-3 Les Cohérences section/nature........................................................................................................36 1-2-4 La saisie en grille............................................................................................................................36 1-2-5 Génération des Sections / Destinations Analytiques.......................................................................37 1-2-6 Mise à niveau des cohérences analytiques......................................................................................38 1-3 LA CRÉATION DES SECTIONS ET DESTINATIONS ANALYTIQUES PAR APPEL SUCCESSIF DES CENTRES .......................................................................................................................................................................40 1-3-1 Le paramétrage...............................................................................................................................40 1-3-2 Fonction création par appel des centres.........................................................................................41 1-3-3 En saisie des écritures.....................................................................................................................43 1-4 LA GESTION DES SECTIONS ET DESTINATIONS ANALYTIQUES.............................................................44 1-4-1 La mise en activité / inactivité des Sections / Destinations Analytiques.........................................46 1-4-2 Le traitement de gestion des sections et des destinations...............................................................47 1-4-3 La duplication des Sections / Destinations Analytiques..................................................................50 1-5 LES VENTILATIONS ANALYTIQUES........................................................................................................52 1-5-1 Création des ventilations modèles...................................................................................................52 1-5-2 Affectation des ventilations modèles...............................................................................................53 1-6 LA SAISIE DES ÉCRITURES.....................................................................................................................54 1-6-1 Saisie des écritures en Comptabilité générale................................................................................54 1-6-2 Saisie des écritures analytiques pures.............................................................................................56 1-6-3 Modification des écritures analytiques............................................................................................58 1-7 L’INTERROGATION DES SECTIONS ET DES DESTINATIONS....................................................................60 1-7-1 Interrogation des sections...............................................................................................................60 1-7-2 Interrogation des destinations.........................................................................................................62 1-8 LA MISE À JOUR DES VENTILATIONS ANALYTIQUES.............................................................................62 1-9 LES DÉVERSEMENTS ANALYTIQUES :...................................................................................................64 1-9-1 Le Paramétrage.........................................................................................................................64 1-9-2 La duplication des déversements destinations..........................................................................78 1-9-3 Le lancement des déversements.......................................................................................................81 1-10 MISE À JOUR DU PRIX STANDARD :.....................................................................................................83 1-10-1 Mise à jour du prix standard période :.........................................................................................83 1-10-2 Mise à jour du prix standard déversement :.............................................................................85 1-11 LES EDITIONS ANALYTIQUES...............................................................................................................86 1.11.1 Exemple 1: Balance analytique :....................................................................................................86 1.11.2 Exemple 2: Balance analytique par compte :................................................................................91 CHAPITRE II – LA COMPTABILITÉ BUDGÉTAIRE.............................................................................92 2-1 LE GROUPE BUDGÉTAIRE ET LES ÉLÉMENTS BUDGÉTAIRES...............................................................92 2-1-1 Le Groupe Budgétaire.....................................................................................................................92 2-1-2 Les éléments budgétaires.................................................................................................................93 2-2 LES SAISIES BUDGÉTAIRES DIRECTES..................................................................................................94

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2-2-1 La saisie par destination période....................................................................................................94 2-2-2 La saisie directe...............................................................................................................................95 2-3 LES MODÈLES D’ÉCLATEMENT..............................................................................................................96 2-3-1 Le modèle d’éclatement par période...............................................................................................96 2-3-2 Le modèle d’éclatement par section................................................................................................98 2-3-3 Duplication d’un modèle d’éclatement par période........................................................................99 2-3-4 Affectation des modèles d’éclatement...........................................................................................100 2-4 LES SAISIES BUDGÉTAIRES VIA LES MODÈLES D’ÉCLATEMENT........................................................102 2-4-1 Saisie par nature de flux................................................................................................................102 2-4-2 Saisie par destination analytique..................................................................................................104 2-5 LA GESTION DES POSTES BUDGÉTAIRES..............................................................................................106 2-5-1 Définition des postes budgétaires..................................................................................................106 2-5-2 Saisie par poste/section.................................................................................................................107 2-6 LA DUPLICATION BUDGÉTAIRE............................................................................................................108 2-7 LE SUIVI ET LE COMPARATIF BUDGÉTAIRE.........................................................................................109 2-7-1 La notion de budget flexible..........................................................................................................109 2-7-2 Le suivi budgétaire.........................................................................................................................110 2-7-3 Le Comparatif Budgétaire.............................................................................................................112 2-8 EDITION ET EXPORTATION DES BUDGETS...........................................................................................112 2-8-1 Mise en place du budget...............................................................................................................112 2-8-2 Edition des budgets........................................................................................................................113 2-8-2 Exportation des budgets................................................................................................................115 CHAPITRE III – LA CLÔTURE ANALYTIQUE.....................................................................................118 3-1 LA SOCIÉTÉ N’A PAS BESOIN DE GÉNÉRER DES A-NOUVEAUX ANALYTIQUES..................................118 3-1-1 Paramétrage du plan groupe et des natures de flux......................................................................118 3-1-2 Déroulement du traitement............................................................................................................119 3-2 LA SOCIÉTÉ A BESOIN DE GÉNÉRER DES A-NOUVEAUX ANALYTIQUES............................................122 3-2-1 Paramétrage du plan groupe et des natures de flux......................................................................122 3-2-2 Paramétrage de l’axe analytique..................................................................................................123 3-2-3 Déroulement du traitement............................................................................................................127 3-2-3 Le lot de clôture.............................................................................................................................129 3-2-4 Le lot d’à-nouveau.........................................................................................................................130 3-2-5 Annuler la clôture analytique........................................................................................................131 3-2-6 Confirmer la clôture analytique....................................................................................................131 3-3 EDITIONS LIÉES À LA CLÔTURE...........................................................................................................131 3-4 IMPACT SUR LES ÉCRANS ET ÉDITIONS EXISTANTS............................................................................132 3-4-1 Exercice analytique.......................................................................................................................132 3-4-2 Editions analytiques et budgétaires...............................................................................................132 CHAPITRE IV – GESTION DES NORMES IAS / IFRS.........................................................................136 4-1 MISE EN PLACE DE LA GESTION DES IAS / IFRS...............................................................................136 4-1-1 Présentation et impact sur le modèle :..........................................................................................136 4-1-2 Activation de la gestion IAS..........................................................................................................138 4-2 LES IMPACTS DE LA GESTION DES IAS/IFRS DANS SAGE 1000 – GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE.................................................................................................................................................139 4-2-1 La saisie des écritures :.................................................................................................................139 4-2-2 Les pièces modèles :......................................................................................................................144 4-2-3 Les traitements générant des écritures..........................................................................................147 4-2-4 Impacts sur les Clôtures................................................................................................................162 4-2-5 Nouvelles sélections dans certains traitements.............................................................................163 4-2-6 Impact sur les écrans d’interrogation et les éditions....................................................................167 4-2-7 Impact sur l’import des écritures.................................................................................................167 4-2-8 Impacts sur les formulaires...........................................................................................................169 4-2-9 Changement de nature de pièce....................................................................................................170 CHAPITRE VI – L’ÉPURATION...............................................................................................................172 6-1 LE TRAITEMENT D’ÉPURATION...........................................................................................................172 Sage 1000 Comptabilité 3 Fonctions Avancées

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6-2 LES ÉLÉMENTS ÉPURABLES SUR N’IMPORTE QUEL EXERCICE..........................................................174 6-2-1 Les bordereaux de règlements, remises et groupes de remises.....................................................174 6-2-2 Les relances...................................................................................................................................175 6-2-3 Les relevés.....................................................................................................................................175 6-3 LES ÉLÉMENTS ÉPURABLES SUR UN EXERCICE CLOS.........................................................................176 6-3-1 Ecritures analytiques.....................................................................................................................176 6-3-2 Cumuls analytiques.......................................................................................................................176 6-3-3 Rapprochement et Pointage..........................................................................................................177 6-3-4 Ecritures comptables.....................................................................................................................179 6-3-5 Cumuls comptables........................................................................................................................182 6-4 IMPACT SUR LES INTERFACES..............................................................................................................183 6-4-1 Ecritures analytiques.....................................................................................................................183 6-4-2 Cumuls analytiques.......................................................................................................................183 6-4-3 Rapprochement et pointage...........................................................................................................183 6-4-4 Ecritures comptables.....................................................................................................................183 6-4-5 Cumuls comptables........................................................................................................................184 CHAPITRE VII - LA GESTION DES RUBRIQUES................................................................................185 7-1 LES FAMILLES DE RUBRIQUE..................................................................................................................185 7-2 LA CRÉATION DES RUBRIQUES...............................................................................................................186 7-2-1 Les rubriques de comptes..............................................................................................................187 7-2-2 Les rubriques de compte / section.................................................................................................189 7-2-3 Les rubriques de nature / section..................................................................................................191 7-2-4 Les rubriques de profils de TVA....................................................................................................194 7-2-5 Les rubriques budgétaires.............................................................................................................196 7-3 PARAMÉTRAGE DES FONCTIONS RUBRIQUES......................................................................................197 7-3-1 Rubriques de compte.....................................................................................................................198 7-3-2 Les rubriques compte / section......................................................................................................202 7-3-3 Les rubriques nature / section.......................................................................................................203 7-3-4 Les rubriques de profils de TVA....................................................................................................204 7-3-5 Les rubriques budgets :.................................................................................................................204

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Comptabilité Analytique Chapitre I– La Comptabilité Analytique Une nouvelle terminologie est à utiliser pour parler d’analytique, en effet la Comptabilité Analytique L1000 se veut Multi-Axes et Multi-Plans analytiques : possibilité alors de définir une comptabilité analytique fondée sur des axes d’analyse totalement indépendants (Multi-Axe) qui sont eux-mêmes constitués de différents plans analytiques croisés (Multi-Plans).  Le nombre d’axes et le nombre de plans consituant chaque axe dépendent des besoins du client. Un même plan analytique peut entrer dans la composition de différents axes. Un axe est rattaché à une dimension temps qui peut-être différente de celle de la Comptabilité Générale. Impossible de croiser différents axes. Chaque plan analytique est composé de centres analytiques, possibilité de changer la codification d’un centre (répercussion de la modification automatique dans toute l’application) et de dupliquer les caractéristiques d’un centre dit modèle vers un nouveau centre. Lorsqu’un axe est composé de plusieurs plans, un mouvement analytique de cet axe est enregistré sur un centre de chacun des plans; la concaténation des centres de chacun des plans composant l’axe est appelée Section analytique. La Nature analytique permet d’identifier la nature du flux correspondant à une destination analytique et ce, indépendamment du compte général ventilable (Les natures analytiques sont créées dans le plan groupe). La nature analytique est composée de fourchettes de comptes généraux ventilables. Une destination analytique est le plus petit point d’analyse possible (hors notions du temps). La saisie comptable a pour but final de mouvementer des destinations analytiques en montants et/ou des quantités. Une destination analytique = Une combinaison de centres analytiques (Section analytique) + une nature de flux. Il existe deux méthodes de création des sections et destinations analytiques : - la première méthode consiste à définir les cohérences analytiques : les cohérences sont les liens entre chaque centre de chaque plan. Elles peuvent être renseignées afin de n’accepter que les sections gérées par l’utilisateur. Les cohérences entre les sections et les natures analytiques permettent de limiter la création des destinations analytiques aux besoins des utilisateurs. Après la définition des cohérences analytiques, il faut lancer le traitement de génération des sections et destinations pour les créer en respectant les cohérences définies. -

La deuxième méthode consiste à créer les sections et destinations par appel des centres : Il est possible de créer, de rendre valides ou de rendre actives les sections et destinations analytiques directement depuis : - l’écran de saisie des écritures générales en saisie de l’écriture de ventilation analytique - l’écran de saisie de écritures analytiques pures

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Comptabilité Analytique - la modification des écritures par pièce (menu Analytique) Ce fonctionnel permet de sélectionner successivement un centre de chacun des plans de votre axe afin de composer le code section sans prendre en compte les cohérences centrescentres (même si elles existent).

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Comptabilité Analytique CONCEPTS DE L’ANALYTIQUE L1000 : STRUCTURE COMPLETE DE L’ANALYTIQUE AXE ANALYTIQUE (EspaceAnalytique)

PLAN ANALYTIQUE A (PlanAnalytique)

CENTRE ANALYTIQUE A1 (PositionAnalytique) CENTRE ANALYTIQUE A2

PLAN GROUPE ou PLAN DES NATURES DE FLUX (PlanGroupe)

PLAN ANALYTIQUE B (PlanAnalytique)

CENTRE ANALYTIQUE B1 CENTRE ANALYTIQUE B2

DIMENSION TEMPS (DimensionTemps)

NATURE DE FLUX N1 (PositionGroupe)

PERIODE 1 (Periode)

NATURE DE FLUX N2

PERIODE 2

CENTRE ANALYTIQUE A3 Matrices de cohérence Centre/Centre

SECTIONS ANALYTIQUES (SectionAnalytique)

Matrices de cohérence Centre/Nature de flux

DESTINATIONS ANALYTIQUES (PointAnalytique)

CUMULS ANALYTIQUES (CumulAnalytique)

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Un axe est composé de plans analytiques croisés

Un Plan est composé de centres analytiques

AXE

Un axe d ’analyse est associé à un plan groupe

PLAN GROUPE Un plan groupe est composé de Natures

Plan 1

Plan 2 Nature1

Centre AAA Centre 200

Nature 2

Une nature est associée à une fourchette de comptes généraux Ventilables

601 à 61999

615 à 61599

Centre BBB Centre 210 Concaténation des centres analytiques =

Section analytique

Destination Destination Analytique Analytique == Nature Nature ++ Section Section Nature 1 - Centre AAA - Centre 200 Nature 1 - Centre AAA - Centre 210 Nature 1 - Centre BBB - Centre 200 Nature 1 - Centre BBB - Centre 210 Nature 2 - Centre AAA - Centre 200 Nature 2 - Centre AAA - Centre 210 Nature 2 - Centre BBB - Centre 200 Nature 2 - Centre BBB - Centre 210

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Comptabilité Analytique

PRESENTATION DES AXES D ’ANALYSE DE LA SOCIETE DE DEMONSTRATION

Plan groupe PN = Plan des natures de flux

VTES

AC ACM CE CS VE VF

Plan groupe VEN = Plan Analyse des ventes

ETS/PS/PN Axe : Analyse établissements / services

PS Plan des services

ETS Plan des établissements

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Plan groupe PN = Plan des natures de flux

PC/PL/PP/VEN Axe : Analyse des ventes

PC Plan des catégories de revendeur

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PL Plan des lignes de produit

AC ACM CE CS VE VF

PJ/PN Axe : Plan des projets

PP Plan des produits

PJ Plan des projets

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Comptabilité Analytique DETAIL DES PLANS ANALYTIQUES DE L ’AXE ETS/PS/PN

PS= Plan des services

ETS = Plan des établissements

AA : centre attente AAA : centre attente

AT : Atelier DG : Direction générale DC : Direction commerciale

BDX : Bordeaux

MTR : Montreuil

ND : Nord

SD : Sud

A1 : Agence 1 A2 : Agence 2

A3 : Agence 3

M1 : Magasin 1 M2 : Magasin 2

M3 : Magasin 3

DT : Direction technique

MTZ : Metz

EN : Entrepôt MG : Magasin MK : Marketing

SIE : Siège

RD : Recherche et développement DV : développement ET : études et analyses fonctionnelles

ZZZ : Centre de différence d ’incorporation

ZZ : centre de différence d ’incorporation

Définition des cohérences entre les natures de flux et les centres : Les différentes natures de flux (AC, ACM, CE, CS, VE, VF) seront analysées pour tous les établissements et tous les services. Définition des cohérences entre les centres :  L’établissement de Bordeaux dispose : - d’une direction générale - d’une direction commerciale - d’une direction technique - d’un service R&D avec uniquement un département Etudes et Analyses Fonctionnelles L’établissement de Bordeaux concerne la région Sud avec une agence A3 et un magasin M3.  L’établissement de Montreuil dispose : - d’un atelier - d’une direction générale avec uniquement une direction technique - d’un entrepôt  L’établissement de Metz dispose : - d’une direction générale - d’une direction commerciale - d’une direction technique - d’un service R&D avec un département Développement et un département Etudes et Analyses fonctionnelles L’établissement de Metz concerne la région Nord avec une agence A2 et un magasin M2.  Le siège dispose : - d’une direction générale - d’une direction commerciale - d’une direction technique - d’un magasin - d’un service marketing - d’un service R&D avec un département Développement et un département Etudes et Analyses Fonctionnelles Le siège concerne la région Nord avec une agence A1 et un magasin M1. Sage 1000 Comptabilité 10 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique DETAIL DES PLANS ANALYTIQUES DE L ’AXE PC/PL/PP/VEN

PC = Plan des catégories de revendeurs

PL = Plan des lignes de produits

AAA : centre d ’attente

AAA : centre d ’attente

CCS

PP = Plan des produits

AA : centre d ’attente

L1000

1000 : Revendeurs agrées Ligne 1000

CP : Comptabilité

L100

500 : Revendeurs agrées Ligne 500

GC : Gestion Commerciale L500

RCS

ZZZ : centre de différence d ’incorporation

ZZZ : centre de différence d ’incorporation

ZZZ : centre de différence d ’incorporation

Cohérences entre les natures de flux et les centres analytiques : Les ventes doivent être analysées pour toutes les catégories de revendeurs, pour toutes les lignes et pour tous les produits. Cohérences entre les centres du plan des catégories de revendeurs (PC) et les centres du plan des lignes de produits (PL) :  Un CCS peut intervenir sur toutes les lignes de produits.  Un CCS agrée ligne 1000 ne peut intervenir que sur la ligne 1000.  Un CCS agrée ligne 500 ne peut intervenir que sur la ligne 500.  Un RCS peut intervenir sur toutes les lignes de produits. Cohérences entre les centres du plan des catégories de revendeurs (PC) et les centres du plan des produits (PP) : Toutes les catégories de revendeurs peuvent intervenir sur tous les produits. Cohérences entre les centres du plan des lignes de produits (PL) et les centres du plan des produits (PP) : Toutes les lignes sont cohérentes avec tous les produits.

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Comptabilité Analytique DETAIL DU PLAN ANALYTIQUE DE L ’AXE PJ/PN

PJ = Plan des projets

AAAAAAAA : centre d ’attente

CPTA1000 : Comptabilité 1000

GESC1000 : Gestion Commerciale 1000

Il s’agit d’un plan temporaire : chacun des centres dispose donc de dates de validité. Les cohérences entre les natures de flux du plan groupe PN et les centres analytiques du plan PJ n’ont pas été définies.

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Comptabilité Analytique 1-1 Le Paramétrage La mise en place se déroule en plusieurs étapes :  Création des plans analytiques et des centres analytiques,  Création des plans groupes et des natures de flux,  Création des axes analytiques,  Création des sections et des destinations analytiques : - par la définition des cohérences analytiques, - par appel successif des centres

1-1-1 Les Plans analytiques  Paramètres /Comptabilité analytique / Plans et Centres analytiques

Saisir le code et le libellé du plan analytique. Type de plan : permanent ou temporaire. Un centre analytique peut être déclaré « permanent » c’est-à-dire qu’il sera toujours imputable dans le temps ou « temporaire » c’est-à-dire qu’il correspond à la notion de chantier à laquelle est associée une durée. Ainsi un centre temporaire aura une date de début et une date de fin de validité afin de contrôler qu’il sera imputé uniquement sur sa période de validité.  Afin de créer les centres qui vont composer le plan, cliquer droit dans la partie « Liste des centres », un menu contextuel apparaît :

Centre analytique : indiquer le code du centre analytique et son libellé. Unité : c’est une information indicative. C’est une unité caractérisant l’activité du centre.  Cette unité n’est pas l’unité reprise en saisie d’écriture. En activité : case à cocher Un centre peut être mis en sommeil afin d’interdire toute imputation sans toutefois le supprimer ou indiquer des dates de validité, Sage 1000 Comptabilité 13 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique  Un centre mis en sommeil n’est plus visible ni dans les listes ni dans les éditions. Le fait de décocher la case « En activité » aura comme conséquence de fermer automatiquement toutes les sections analytiques dans lesquelles ce centre est référencé. Si après coup, la case « En activité » est recochée pour ce centre, il faut réactiver les sections analytiques dans l’écran: => Paramètres / Comptabilité analytique / Mise en activité /Inactivité des Sections  Possibilité de dupliquer un centre par rapport à un centre modèle à partir de cet écran, procédure : cochée la case « Appliquer la duplication des sections et destinations du centre modèle » puis dans la grille créer le nouveau centre et valider par « Ok » Selon la composition des plans, indication précisée entre les centres pères et les centres fils dans la zone « Centre père ».  il est possible de créer des codes centres analytiques identiques au sein de différents plans analytiques. Dans ce cas, il est nécessaire de paramétrer ces centres de manière identique ( et notamment d’associer le même libellé à un même code centre analytique rattaché à différents plans analytiques) afin d’assurer la véracité des restitutions arborescentes pour les informations rattachées au centre édité. => ceci peut être utile pour les centres d’attente ou de différence d’incorporation par exemple.

1-1-2 Le Plan Groupe La Nature analytique permet d’identifier la nature du flux correspondant à une destination analytique et ce, indépendamment du compte général ventilable. La nature analytique est composée de fourchettes de comptes généraux ventilables. Les natures analytiques sont créées dans le plan groupe.

 Paramètres /Comptabilité analytique / Plans groupe et Nature de flux

Saisir le code et le libellé du Plan groupe. Dans la grille, créer les différentes natures en cliquant sur . Indiquer pour chaque nature un code et un libellé de nature de flux. Sage 1000 Comptabilité 14 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique  Rappel : la nature analytique permet d’identifier la nature de flux correspondant à une destination analytique.

1.1.2.1 Le type de nature La notion ‘type de nature’ permet de déterminer le type de traitement à effectuer lors de la clôture analytique. Chaque nature de flux doit être associée à l’un des trois types de natures suivants : -

Bilan : ce type de nature permet de générer un report à nouveau sur l’exercice analytique N+1 Gestion : ce type de nature permet de générer le calcul d’un résultat analytique sur l’exercice clôturé Autre : ce type de nature permet de ne générer aucune écriture de clôture ou d’a-nouveau. Il s’agit de la valeur proposée par défaut lors de la création d’une nouvelle nature. De même, c’est cette valeur qui est affectée à toutes les natures existantes suite à la mise à jour en V4.50.

Le choix de l’une ou l’autre de ces valeurs n’est pas irréversible. En effet, le type d’une nature reste toujours modifiable même si une clôture analytique a déjà été effectué.

 Mettre toutes les natures de flux de charges et de produits du plan groupe EXP à « Gestion » et créer la nature de flux Résultat comme ci-dessus. Dès lors qu’il existe au moins une nature de type ‘Gestion’ dans un plan groupe, il est alors nécessaire de renseigner une nature de flux résultat. Cette valeur n’a pas un caractère obligatoire au moment de la validation du plan groupe mais un contrôle est néanmoins effectué lors de la clôture.

 Associer la nature de flux « RT » à la nature de flux résultat. Cette nature sert pour l’affectation de l’écriture analytique de résultat lors de la clôture. Elle ne doit pas être suivie en quantité. Elle peut être de type ‘Gestion’ ou ‘Bilan’ : dans ce dernier cas elle génèrera alors un report a-nouveau sur N+1.

1.1.2.2 Supplétive, Sens montant débit et Unités Supplétive : case à cocher Un supplétif est un flux existant en comptabilité analytique mais n’ayant aucune réalité en comptabilité générale. (Ex : Rémunération de l’exploitant de l’entreprise)  Le fait de ne pas associer une fourchette de comptes généraux indique que c’est une nature supplétive. Sens mouvement débit : choix entre déversé ou reçu, c’est le sens privilégié de la nature. En comptabilité analytique, une destination analytique va recevoir des flux en provenance des écritures de comptabilité générale ou des OD analytiques. Sage 1000 Comptabilité 15 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Lors d’un déversement analytique, la destination bénéficiaire recevra des flux en provenance d’une destination donatrice. Un flux entrant peut donc être assimilé à « Reçu » et un flux sortant à « Déversé ». Ainsi : - les comptes de classe 6 augmentent par le débit : les flux entrants correspondent donc au débit. C’est pourquoi, il faudra indiquer dans la colonne « Sens mouvement débit », « Reçu ». - les comptes de classe 7 augmentent par le crédit : les flux entrants correspondent donc au crédit. Ce sont donc les flux sortants qui correspondant au débit. C’est pourquoi, il faudra indiquer dans la colonne « Sens mouvement débit », « Déversé ». Unité : choisir une unité parmi la table des unités.  C’est à partir de cette unité que seront exprimées les quantités des montants saisis en Analytique. Il faut renseigner l’unité avant de lancer la génération des sections/destinations.

1.1.2.3 Les bornes de comptes : Pour chaque nature, associer une fourchette de comptes généraux déclarés ventilables.  Seuls les comptes généraux peuvent être déclarés ventilables en analytique. Un compte ventilable peut être par défaut ventilé sur tous les axes analytiques.

La modification libre des comptes peut être activée :

Au niveau de l’écran des plans groupe et nature de flux, cette option permet de modifier librement les bornes de comptes même si un compte dans la tranche est mouvementé. Le chevauchement des comptes demeure impossible : un même compte de comptabilité générale ne peut être rattaché simultanément à 2 natures de flux. Lorsque vous cochez cette option, le message d’alerte suivant apparaît :

L’utilisateur est informé des conséquences de cette option et doit bien faire attention au fait que cette opération est irréversible. Nota : Dès que cette option est activée sa case se grise et devient dès lors inaccessible. Pour abandonner cette modification, il convient d’annuler sa saisie. La modification libre des bornes de comptes d'un plan groupe permet donc de bénéficier d'une souplesse accrue dans le paramétrage et l'utilisation de la comptabilité analytique. Elle induit cependant des effets pouvant être jugés non désirables : - la concordance entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique n'est plus assurée de façon lisible et directe : un compte de comptabilité générale peut correspondre à des natures de flux distinctes à différentes périodes. Sage 1000 Comptabilité 16 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique - la comparaison entre différentes éditions d'un même état peut être rendue impossible. Il pourra donc être préférable dans certains cas de redéfinir un axe analytique possédant un plan groupe différent.

1.1.2.4 Bouton « Détail » et Bouton « Réplication » Bouton « détail » : permet d’avoir sous forme de liste un récapitulatif de l’association Nature de flux / Comptes. De même, est également disponible une liste de toutes les sections analytiques rattachées à la nature de flux sélectionnée (elles seront visibles, une fois les cohérences analytiques définies et les sections et destinations analytiques générées)

Bouton « Réplication » : permet de répliquer le plan comptable Général. Pour chaque compte général ventilable une nature est créée automatiquement, ayant comme code nature le code compte et comme libellé de nature de flux le libellé du compte général.

Possibilité en cochant la case « Récupération de l’unité du compte CG » de reprendre l’unité gérée en Comptabilité Générale.

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Comptabilité Analytique 1-1-3 L’Axe Analytique  Paramètres /Comptabilité analytique / Axes Analytiques

Axe Analytique : saisir le code et le libellé de l’axe analytique. Case « en activité » : permet de ventiler ou non sur cet axe

1.1.3.1 Onglet « Paramètres » Dimension temps : sélectionner la dimension temps affectée à l’axe analytique, cette dimension peut être différente de celle appliquée dans la comptabilité générale. Plan analytique temporaire : si case cochée, un plan défini comme temporaire appartient à notre axe. Plan groupe : Associer l’axe analytique à un plan groupe.  1 axe = 1 plan groupe. Modification libre des bornes de comptes : Ce paramètre permet de modifier de façon libre les bornes de comptes généraux des natures de flux associées au plan. Ceci quand bien même le compte général est mouvementé. l'activation de cette fonction permet une souplesse accrue dans l'utilisation du logiciel mais induit des effets pouvant être jugés indésirables : - la concordance entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique n'est plus assurée de façon lisible et directe : un compte de comptabilité générale peut correspondre à des natures de flux distinctes à différentes périodes. - la comparaison entre différentes éditions d'un même état peut être rendue impossible. Il pourra donc être préférable dans certains cas de redéfinir un axe analytique possédant un plan groupe différent. Ventilation à 100% des natures non supplétives: La ventilation à 100 % des natures non supplétives (natures de flux ayant des comptes de comptabilité générale rattachés) a 2 incidences : 1- Dans le cas d'une ventiliation d'une écriture de comptabilité générale, elle implique que la Sage 1000 Comptabilité 18 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique validation des écritures analytiques de la pièce ne peut être effective que si la sommation de ses écritures est égale au montant de l'écriture de comptabilité générale. 2- Dans le cas d'une écriture analytique pure portant sur une nature non supplétive, elle oblige que la pièce analytique soit équilibrée en débit-crédit (déversé-reçu) c'est-à-dire que le solde pièce soit nul. Cette restriction permet que le solde de la nature de flux soit le reflet de la comptabilité générale. En effet, seules les natures supplétives peuvent enregistrer des écarts de valorisation par rapport à la comptabilité générale. Attention : Un axe qui n'est pas ventilable à 100% dès l'origine ne peut plus le devenir. Autoriser le déséquilibre des écritures analytiques pures : Lorsque le déséquilibre est autorisé (case cochée), il n'est pas nécessaire que la pièce OD analytique (écriture analytique pure) soit équilibrée lors de la validation : le solde de la pièce peut être différent de zéro. L'équilibre est néanmoins obligatoire dans les cas suivants : - le type écriture de la pièce est simulation ou réel - la pièce porte sur une nature non supplétives et la ventilation à 100% des natures non supplétives est demandée. Attention : Il n'est pas possible de rendre obligatoire l'équilibre une fois le déséquilibre autorisé. Autoriser le déséquilibre des écritures analytiques pures pour les natures non supplétives : Cette option n’est disponible que si l’option « Autoriser le déséquilibre des écritures analytiques pures » est activée. Si cette option est activée, la pièce peut être déséquilibrée même si la pièce porte sur une nature non supplétives et la ventilation à 100% des natures non supplétives est demandée . Type de plan : Permanent ou temporaire.  L’ordre de composition des plans dans l’axe est primordial. Au niveau des éditions, l’analyse se fera dans l’ordre des plans définis au niveau de l’axe. Section d’attente ou de non-affectation : c’est la section qui recevra les flux en attente d’affectation; La section sera mouvementée par les différents processus quand il n’est pas précisé sur quelle section sera déversé le flux. C’est une affectation analytique temporaire devant être revue. Exemple : vente réalisée pour un montant de 1000. 800 concerne effectivement la vente d’un produit VEN-RS-100-CP. 200 non affecté, les 200 seront mis sur la section d’attente définie dans l’axe ; ils pourront par la suite être réaffectés sur une autre section. Section de différence d’incorporation : Cette section reçoit les flux qui sont exclus de la comptabilité analytique. C’est une affectation analytique définitive si l'on considère que le montant comptable ne peut-être affecté avec pertinence et faire l’objet d’une analyse analytique fine. La différence d’incorporation comptabilise les flux de la comptabilité générale qui ne font pas l’objet d’une affectation analytique précise.  Dans la comptabilité L1000, la différence d’incorporation est une section. Exemple : Montant HT 1000 dont 900 concerne une vente pure de Logiciel donc affectés à la section VEN-RS-100-CP et le solde 100 ne sera pas géré en analytique donc affecté à la section de différence d’incorporation.

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Comptabilité Analytique Affectation du solde des pièces analytiques saisies en différence d’incorporation : Cette zone n’est accessible que si un contrôle à 100% des montants déversés. est actif. Si case cochée et non déversement à 100% du montant, la différence est imputée sur la section « Différence d’incorporation ». Si case non cochée, la différence est imputée sur la section d’attente.  Impossible d’associer une nature supplétive à une section de différence d’incorporation. Le centre de différence d’incorporation ne doit pas être rendu cohérent avec une nature supplétive car le croisement des deux n’est pas significatif (différence d’incorporation = comptabilité générale uniquement ; nature supplétive = comptabilité analytique pure). Possibilité de supprimer des sections analytiques en cliquant sur le bouton des pièces analytiques sur cet axe n’existent pas. Dans la grille, grâce à l’icône

insérer différents plans qui vont composer notre axe.

1.1.3.2 Onglet« Paramètres avancés»

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, si

Comptabilité Analytique 1.1.3.2.1 Les paramètres standards Possibilité de personnaliser le caractère de séparation dans la destination analytique, choix parmi la liste déroulante.

Concaténer les libellés des centres pour constituer le libellé des sections : Cette case permet de générer automatiquement le libellé des nouvelles sections créées par concaténation des libellés des centres qui constituent les sections. Le libellé des sections créées a une taille maximale de 128 caractères ; si la concaténation des libellés des centres dépasse cette valeur, le libellé généré sera tronqué à 128 caractères. Cette option ne s'applique que lors de la création des sections. La modification d'un libellé de centre ne modifiera pas le libellé des sections rattachées à ce centre ! Lorsque cette case n'est pas cochée, le programme ne génère aucun libellé pour les nouvelles sections créées. Mise à jour en temps réel de la classe à plat des cumuls analytiques : Possibilité de mettre à jour les cumuls analytiques dès la validation des écritures analytiques Si la case est décochée le traitement de Mise à jour peut se lancer dans le menu : => Outils / Mise à jour des cumuls d’éditions analytiques

Gestion d’une fourchette de dates de validité au niveau de l’axe analytique

 dans la ventilation analytique, aucune pièce analytique n’est créée sur un axe dont la date de fin de validité est antérieure à la date de l’écriture de comptabilité générale. De même, aucune pièce analytique n’est créée pour un axe dont la date de début de validité est postérieure à la date de l’écriture de comptabilité générale. Modifier les natures des flux en ventilation analytique : Cette option n’est disponible que si la modification des bornes de comptes est autorisée sur le plan groupe. Comme pour ce dernier paramètre, l'activation de cette fonction permet une souplesse accrue dans l'utilisation du logiciel mais induit des effets pouvant être jugés indésirables : - la concordance entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique n'est plus assurée de façon lisible et directe : un compte de comptabilité générale peut correspondre à des natures de flux Sage 1000 Comptabilité 21 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique distinctes à différentes périodes. - la comparaison entre différentes éditions d'un même état peut être rendue impossible. Il pourra donc être préférable dans certains cas de redéfinir un axe analytique possédant un plan groupe différent. Lorsque cette option est cochée, en saisie des écritures générales, dans l’écran de la ventilation analytique, vous pouvez pour l’axe désigné modifier la nature de flux proposée :

Seules les natures de flux non supplétives et de même sens montant débit que la nature de flux associée au compte apparaissent et peuvent être sélectionnées. Création automatique des cohérences analytiques : Cette option permet d'activer ou non la création automatique des cohérences centres-centres et centres-natures de flux lors des traitements permettant la création des sections et/ou destinations ne s'appuyant pas sur les-dites cohérences. Ces traitements sont les suivants : - la duplication des sections et/ou destinations analytiques (sur la base d'un centre modèle). - l'importation des sections et/ou destinations analytiques - la création des sections/destinations analytiques par l'appel successif des centres - l'ajout d'un plan analytique à un axe (avec retraitement des sections déjà existantes). Axe déversable assurance : Cette zone permet de mentionner l'axe supportant les clefs/comptes de déversement assurance dans le cadre des déversements assurance sur la base des sections et/ou de couples comptes-sections. Un seul axe peut être définis comme déversable assurance.

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Comptabilité Analytique 1.1.3.2.2 Les paramètres de clôture : Section de transfert

Cette information ne peut être renseignée que s’il existe au moins une nature de flux de type ‘Gestion’ ou ‘Bilan’ dans le plan groupe lié à l’axe. Elle permet d’équilibrer les pièces de clôture et d’a-nouveau. Elle est obligatoire uniquement si l’axe n’autorise pas le déséquilibre des écritures analytiques pures et n’est utilisée que dans ce cas. Afin de pouvoir isoler les écritures de clôture et d’a-nouveaux, lors des éditions notamment, il n’est pas possible de sélectionner une section qui a été mouvementée. De même, on ne peut pas saisir d’écritures sur la section de transfert. Il n’est plus possible de modifier la section de transfert dès lors qu’une clôture a été effectuée, même si elle n’a pas été confirmée.

 Créer la section analytique « TRF-TRF » et associer la à la section de transfert.

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Comptabilité Analytique Section résultat

La section résultat permet, si elle est renseignée, de préciser la section analytique sur laquelle le résultat sera généré. Si elle n’est pas renseignée, les écritures de clôture seront générées sur les sections d’origine. Cette information ne peut être renseignée que s’il existe au moins une nature de flux de type ‘Gestion’ ou ‘Bilan’ dans le plan groupe lié à l’axe. Exemple : Pour les soldes avant-clôture suivants : Nature ACH (type Gestion) : SEC1 SEC2

10 000 20 000

Nature PDT (type Gestion) : SEC1 SEC2

-50 000 -100 000

1/ Si La section résultat n’est pas renseignée dans le paramétrage de l’axe L’écriture de résultat suivante est générée : Nature Résultat : SEC1 SEC2

-40 000 -80 000

2/ Si La section SEC3 est définie en tant que section résultat dans le paramétrage de l’axe L’écriture de résultat suivante est générée : Nature Résultat : SEC3

-120 000

 Ne pas associer de section résultat

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Comptabilité Analytique Exercice en pré-clôture

La clôture analytique porte sur un exercice analytique. De ce fait, tous les axes liés à la dimension temps de l’exercice clôturé seront clos en même temps. Il n’est donc pas possible de sélectionner lors de la clôture l’axe à clôturer. Pour pouvoir bloquer la saisie et la modification des pièces et écritures analytiques d’un axe sur un exercice, il est possible d’effectuer une pré-clôture. Ce blocage concerne toutes les périodes inférieures ou égales à la date de fin de l’exercice indiqué en pré-clôture. Modification des dates de création des ventilations analytiques : - date de début : elle devient égale à la date de fin de l’exercice en pré-clôture+ 1 jour - date limite de création : elle sera aussi ajustée à la date de fin d’exercice correspondant si elle était inférieure à cette date. Remarque : l’exercice indiqué en pré-clôture doit d’abord avoir été clôturé en comptabilité générale.

 Pour l’axe « Resul/Exploit », sélectionner l’exercice 2004 comme exercice en pré-clôture.

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Comptabilité Analytique 1.1.3.2.3 Onglet « Options »

Créer les sections/destinations par l'appel successif des centres : Ce paramètre permet d'autoriser la création, la validation, la mise en activité d'une section/destination lorsque la construction du code section par l'appel successif des centres abouti soit à une section/destination inexistante, soit une section/destination invalide, soit à une section/destination inactive. Sélectionner les sections/destinations par l'appel successif des centres : Cette option permet d'activer la sélection des sections/destinations par l'appel sucessif des centres dans les saisies des écritures analytiques, à savoir : - la saisie des écritures de ventilations analytiques (à partir de la saisie des écritures de comptabilité générale) - la saisie des écritures analytiques pures - la modification des écritures analytiques. Les centres analytiques présentés sont ceux du plan indépendamment des liens de cohérences centre-centre pouvant exister. La construction du code section peut aboutir soit à une section/destination inexistante, soit une section/destination invalide, soit une section/destination inactive. Le système autorise la création, la validation, la mise en activité d'une section/destination dès lors l'axe le permet (cf. paramètre Créer les sections/destinations par l'appel successif des centres). Uniquement les centres de plus bas niveau : Ce paramètre permet d'initialiser l'affichage par défaut des centres analytiques présentés lors de la sélection-création des sections/destinations par l'appel successif des centres analytiques. Lorsqu'il est coché, seuls les centres analytiques ne possédant pas de centres rattachés au niveau de l'arborescence seront présentés. Modèle de ventilation : Le modèle de ventilation de l'axe analytique s'applique par défaut en saisie d'écritures de comptabilité générale lorsque aucun modèle de ventilation n'est associé : - soit directement au compte de l'écriture de comptabilité générale - soit à la nature de flux associée au compte de comptabilité générale. Sage 1000 Comptabilité 26 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Contrôle de l'imputation sur la section d'attente : Cette zone permet d'effectuer un contrôle sur l'imputation sur la section d'attente : Aucun : pour qu'aucun contrôle ne soit effectué sur le montant de l'écriture analytique de la section d'attente. Contrôle avec alerte : pour que le contrôle soit effectué et qu'en cas de dépassement du montant toléré, un message d'avertissement non bloquant soit déclenché. Contrôle avec blocage : pour que la saisie soit bloquée en cas de dépassement du montant toléré. L'utilisateur devra modifier le montant de l'écriture analytique sur la section d'attente afin de renseigner un valeur inférieure ou égale au montant toléré. Montant toléré sur l'imputation section d'attente : Ce montant correspond au montant maximum qui puisse être passé sur une écriture analytique sur la section d'attente. Contrôle de l'imputation sur la section de différence d'incorporation : Cette zone permet d'effectuer un contrôle sur l'imputation sur la section de différence d'incorporation. - Aucun : pour qu'aucun contrôle ne soit effectué sur le montant de l'écriture analytique de la section de différence d'incorporation. - Contrôle avec alerte : pour que le contrôle soit effectué et qu'en cas de dépassement du montant toléré, un message d'avertissement non bloquant soit déclenché. - Contrôle avec blocage : pour que la saisie soit bloquée en cas de dépassement du montant toléré. L'utilisateur devra modifier le montant de l'écriture analytique sur la section d'attente afin de renseigner un valeur inférieure ou égale au montant toléré. Montant toléré sur l'imputation section de différence d'incorporation : Ce montant correspond au montant maximum qui puisse être passé sur une écriture analytique sur la section de différence d'incorporation. Bloquer la clôture si la section d’attente n’est pas soldée : Cette option permet de contrôler l’existence d’un solde sur la section d’attente au moment de lancer la clôture analytique. Si la section d’attente n’est pas soldée, en montant et en quantité, sur l’exercice analytique à clôturer et que l’option est activée, alors la clôture ne peut pas être lancée .

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Comptabilité Analytique 1.1.3.2.4 Onglet « Commentaires» Commentaires sur l’axe analytique 1.1.3.2.5 Ajout d’un plan analytique à un axe existant

 Outils / Ajout d’un plan analytique à un axe existant Vous pouvez ajouter un nouveau plan à un axe qui contient déjà des sections analytiques, que cet axe possède ou non des écritures analytiques. En pratique, l’ajout d’un plan à un axe est précédé par la création d’un nouveau plan. Pour l’exercice, nous allons ajouter le plan « Famille » à l’axe « Resul/Exploit ». Il faut créer un centre analytique par défaut dans le plan « Famille » via le menu « Paramètres / Comptabilité Analytique / Plans et centres analytiques ». Le centre par défaut doit être un centre analytique généraliste du style DIVERS ou NON DEFINI . Il n’est en effet pas conseillé que ce centre analytique représente une affectation analytique significative (du style BORDEAUX, MONTREUIL etc.) du fait de l’inexistence du plan analytique lors de la saisie de la saisie des écritures analytique sur cet axe. Vous pouvez néanmoins déroger à cette règle en affectant à l’ensemble des écritures saisies un même et unique centre. Ce centre sera rajouté par défaut sur les sections déjà existantes : l’historique apparaîtra par conséquent avec l’indication du nouveau centre...

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Comptabilité Analytique Définissez les cohérences Centre/ Nature de flux et générez les destinations de l’axe « Resul/Exploit ».

 Outils / Ajout d’un plan analytique à un axe existant

Après avoir choisi l’axe, le plan et le centre analytique par défaut, cliquez sur exécuter. Les sections existantes sont modifiées en conséquences Les cohérences manquantes centrescentres et centres-natures de flux sont créées lorsque l’axe requiert la création automatique des cohérences analytiques. Il est conseillé d’effectuer une mise à jour des cumuls d’éditions Sage 1000 Comptabilité 29 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique analytiques pour intégrer l’ajout de ce centre dans vos éditions analytiques avec arborescence (Onglet « Sélection arborescente »). Par le menu « Analytique / Section analytique », les nouvelles sections apparaissent :

Le traitement laisse apparaître les anciennes sections auxquelles il a rajouté le centre par défaut. Par contre l’utilisateur doit créer les nouvelles sections analytiques intégrant les autres centres du plan « Famille » comme ci-dessous.

Générer les sections analytiques. Sage 1000 Comptabilité 30 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Définir ensuite les cohérences sections/natures :

Générer les destinations analytiques

 Analytique / Section analytique

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Comptabilité Analytique 1-1-4 Définition des Exercices Analytiques  Paramètres /Comptabilité analytique / Exercices Analytiques

Lots de clôture

Lots d’à nouveau

Possibilité de définir des exercices analytiques distincts des exercices comptables avec des dates de début et de fin d’exercice différent, nombre et durée des périodes composant les exercices différents.  Le nombre d’exercices analytiques ouverts est illimité.  Une dimension temps est associée à chaque axe analytique.  Si deux axes utilisent la même dimension temps, ils doivent obligatoirement avoir les mêmes exercices analytiques. Afin de créer un exercice analytique, cliquer sur le bouton

, une fenêtre apparaît :

Renseigner le code et le libellé de l’exercice analytique à créer, la dimension temps, ainsi que ses dates de début et de fin. Afin de générer l’exercice, cliquer sur le bouton

.

Dans la grille, les périodes composant l’exercice analytique sont affichées. Sage 1000 Comptabilité 32 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique La colonne « Ouvert » indique si la saisie en analytique sur cette période est autorisée (case cochée). La colonne « Ouvert CG» indique si la saisie en comptabilité générale sur cette période est autorisée (case cochée).  Si l’exercice analytique est distinct de l’exercice comptable, les périodes de la colonne « Ouvert CG» sont toutes décochées par défaut car elles ne sont pas exploitées en Comptabilité Générale.

1-2 Les Cohérences analytiques La définition des liens de cohérence est obligatoire pour générer automatiquement les sections et les destinations analytiques. Les liens de cohérence sont de deux types et à définir en deux étapes : 

liens de cohérence entre les centres d’un plan et les centres des autres plans de chacun des axes => Génération des cohérences des sections analytiques.

La cohérence entre centres analytiques permet d'identifier les croisements pertinents entre les centres des différents plans analytiques afin de générer uniquement les sections analytiques significatives. Une section analytique est la combinaison d'un centre de chaque plan analytique de l'axe.



liens de cohérence entre les natures analytiques de chacun des axes et les centres des plans qui composent ces axes => Génération des cohérences des destinations analytiques.

Les cohérences centres analytiques\natures de flux sont les croisements significatifs en terme d'analyses des centres analytiques et des natures de flux significatifs. L'objectif est de générer uniquement des destinations analytiques pertinentes. Une destination analytique est la combinaison d'une section analytique et d'une nature de flux.

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Comptabilité Analytique 1-2-1 Les Cohérences centre / centre  Paramètres /Comptabilité analytique / Cohérences Analytiques / Saisies Centres / Centres

Sélectionner par couple les plans analytiques afin de gérer les cohérences entre les centres analytiques. Visualiser dans la grille située en dessous de chaque “Plan analytique” tous les centres analytiques le composant. Possibilité d’afficher les centres analytiques de plus bas niveau uniquement en cochant la case, c’est-à-dire les centres au niveau le plus fin (centres qui ne sont pas père). Cette case est cochée par défaut car il est préconisé de ne créer que les sections rattachées à des centres de plus bas niveau (=> ceci permet d’éviter de créer par erreur des sections/destinations avec des centres pères utilisés à des fins d’interrogation et non d’imputation analytique) Générations des cohérences, deux possibilités : 

soit en rafale (dans ce cas, cohérence absolue), sélectionner tous les centres des deux plans avec les boutons

(boutons qui se situent au dessus des grilles), et cliquer sur afin de générer toutes les cohérences; puis OK.



soit au cas par cas (cohérence partielle), dans chaque grille de chaque plan sélectionner un centre en cochant la case dans la colonne de générer toutes les cohérences; puis OK.

; puis cliquer sur

afin

Suppression des cohérences générées : sélectionner un centre de chaque plan dans les deux grilles; puis cliquer sur le bouton

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puis OK.

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Comptabilité Analytique  Si un axe est composé de trois plans : plan A, plan B et plan C; il faut générer les cohérences entres les centres de chacun de ces trois plans de la manière suivante : cohérence plan A avec plan B cohérence plan A avec plan C cohérence plan B avec plan C => au total 3 générations de cohérences Récapitulatif : 2 plans => 1 relation de cohérence, 3 plans => 3 relations de cohérence, 4 plans => 6 relations de cohérence, n plans => n(n-1)/2 relations de cohérence  Les cohérences se définissent d’un plan vers un autre plan, et pas par axe. Avantage : pas besoin de redéfinir les cohérences dans le cas où les mêmes plans sont utilisés dans plusieurs axes.

1-2-2 Les Cohérences nature/ centre Traitement effectué plan par plan par rapport à un plan groupe.

 Paramètres /Comptabilité analytique / Cohérences Analytiques / Saisies Centres / Natures de flux

Sélectionner un plan analytique et un plan groupe afin de gérer les cohérences nature/centre. Possibilité de visualiser le niveau le plus fin pour les centres analytiques. Visualiser dans la grille située en dessous du champ “Plan analytique” tous les centres analytiques le composant; et en dessous du champ “Plan groupe” toutes les natures le composant. Le fonctionnement de cet écran est le même que celui vu précédement :  Paramètres /Comptabilité analytique / Cohérences Analytiques /Saisies Centres / Centres Sage 1000 Comptabilité 35 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique 1-2-3 Les Cohérences section/nature  Paramètres /Comptabilité analytique / Cohérences Analytiques / Saisie section / Nature de flux

Possibilité de définir les cohérences centre analytiques / natures de flux à partir du croisement des natures de flux et des sections analytiques  Donc après génération des sections uniquement, traitement qui se lance dans le menu :

=>Paramètres /Comptabilité analytique / Génération Sections / Destinations

1-2-4 La saisie en grille Cette grille permet de définir les cohérences par axe analytique entre les centres et les natures de flux.

 Paramètres /Comptabilité analytique / Cohérences Analytiques / Saisie en grille

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Comptabilité Analytique Sélectionner l’axe analytique, le plan groupe rattaché apparaît en dynamique ainsi que les plans composant l’axe. * Possibilité de cocher la case au niveau du Plan groupe et les cases dans la grille pour tous les plans ( avec option sur les centres les plus bas) ou préciser une nature de flux précise avec un centre analytique précis => traitement lancé avec le bouton validation par OK.

puis

Résultat : Création des cohérences centres/centres + des cohérences natures/centre (pour chacun des plans) (en fonction de la sélection) * Par contre, si la case au niveau du Plan groupe est cochée et les cases cochées dans la grille au niveau des différents plans (ou une sélection de centres précis), il y aura simplement création des cohérences centes / centres. * si un des plans est coché avec de ce plan.

, aucune cohérence ne sera faite à partir des centres

Dans tous les cas de sélection, l’utilisateur devra générer les sections/destinations, dans le menu suivant : =>Paramètres /Comptabilité analytique / Génération Sections / Destinations

1-2-5 Génération des Sections / Destinations Analytiques Lorsqu’un axe est composé de plusieurs plans, un mouvement analytique de cet axe est enregistré sur un centre de chacun des plans; la concaténation du centre de chacun des plans composant l’axe est appelée Section analytique. Cette section analytique + la nature de flux donnent la destination analytique, c’est sur la destination analytique que le montant sera ventilé. Une fois les cohérences définies, les sections et les destinations sont à générer. =>Paramètres /Comptabilité analytique / Génération Sections / Destinations

Ce traitement crée les sections/destinations analytiques en fonction des matrices de cohérence. Il permet l’ouverture des sections / destinations en fonction du statut du centre (si le centre est fermé les sections/destiantions ne seront pas générées ). Sage 1000 Comptabilité 37 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique  Le processus de génération automatique des sections tient compte des contraintes de cohérences spécifiées dans les menus Cohérences analytiques centres / centres et nature de flux / centres.  Dès qu’une modification dans les liens de cohérence est faite, il faut régénérer les sections analytiques  Il est possible d’intervenir manuellement sur l'ouverture et la fermeture des sections dans le menu => Analytique / Sections analytiques.

1-2-6 Mise à niveau des cohérences analytiques La mise à niveau des cohérences analytiques a pour but la maintenance des tables de cohérences centre/centre et centre/natures de flux dans le cadre de l’exploitation courante de l’analytique. Elle n’est pas nécessaire dans sa phase de mise en place bien qu’elle puisse être utilisée.

 Paramètres / Comptabilité analytique / Cohérences analytiques / Mise à niveau des cohérences

Ce traitement a plusieurs intérêts : -

Détection des cohérences, des sections et des destinations pouvant être supprimées (sur la base du statut invalide des sections et des destinations) : Cette fonction permet :  de détecter les cohérences susceptibles d’être supprimées : Une cohérence centre / centre susceptible d’être supprimée est une cohérence pour laquelle toutes les sections qui lui sont rattachées sont invalides Une cohérence centre / nature de flux susceptible d’être supprimée est une cohérence pour laquelle toutes les destinations qui lui sont rattachées sont invalides. Dans les deux cas, le statut supprimable de la cohérence ainsi que la date et l’heure de détection seront mis à jour.  de détecter les sections et les destinations susceptibles d’être supprimées : Une destination est supprimable si : - toutes les cohérences centre / centre qui la compose sont supprimables

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Comptabilité Analytique - toutes les cohérences centre / nature de flux qui la compose sont supprimables Une section est supprimable si : - toutes les cohérences centre / centre qui la compose sont supprimables - toutes les destinations analytiques qui lui sont rattachées sont supprimables. Dans les deux cas, le statut supprimable de la section ou de la destination ainsi que la date et l’heure de la détection sont mis à jour. -

Suppression des sections et destinations détectées (sur la base du statut supprimable des cohérences centre / centre et centre nature de flux) : Cette case est accessible uniquement si la case correspondant à la détection des cohérences, des sections et des destinations a été cochée. Cette fonction permet de supprimer les sections et les destinations dont le statut est supprimable.

-

Suppression des cohérences centre / centre et centre nature de flux ayant fait l’objet du traitement de génération sections / destinations et n’ayant plus de sections et de destinations rattachées : Ce traitement est le traitement principal de maintenance de la table des cohérences analytiques. Il va aboutir à la suppression de toutes les cohérences analytiques centre/centre et centre/nature de flux pour lesquelles il n’existe plus de sections ou de destinations rattachées. Les cohérences analytiques nouvellement créées n’ayant pas fait l’objet du traitement de génération des sections/destinations ne sont pas supprimées.

-

Suppression des cohérences centre / centre n’ayant pas de sections rattachées et qui n’ont pas fait l’objet du traitement de génération des sections et destinations analytiques : Ce traitement va aboutir à la suppression des cohérences centre / centre pour lesquelles il n’y a jamais eu de sections analytiques rattachées. Il s’agit par exemple de cohérences centre / centre créées par erreur et qui n’ont jamais fait l’objet du traitement de génération des sections destinations analytiques.

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Suppression des cohérences centre / nature de flux n’ayant pas de destinations rattachées et qui n’ont pas fait l’objet du traitement de génération des sections et destinations analytiques : Ce traitement va aboutir à la suppression des cohérences centre / nature de flux pour lesquelles il n’y a jamais eu de destinations analytiques rattachées. Il s’agit par exemple de cohérences centre / natures de flux créées par erreur et qui n’ont jamais fait l’objet du traitement de génération des sections destinations analytiques.

NB : la gestion des sections/destinations permet de ne sélectionner que les sections et/ou les destinations détectées comme supprimables par le présent traitement.

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Comptabilité Analytique 1-3 La création des sections et destinations analytiques par appel successif des centres La création des sections et destinations analytiques par appel des centres permet de ne pas gérer les cohérences analytiques. L’utilisateur sélectionne les centres des différents plans en saisie d’écritures et si la destination ainsi sélectionnée n’existe pas, est invalide ou inactive, un message vous demande de confirmer la création, la validation ou l’activation de la destination (et de la section implicitement si cette dernière n’existe pas). Cette méthode de création facilite la gestion des sections et destinations analytiques puisque l’utilisateur ne crée que les sections et destinations dont il a besoin. Il n’y a donc pas de création des destinations invalides.

1-3-1 Le paramétrage Pour activer cette fonction, cochez l’option : par le menu « Paramètres / Comptabilité analytique / Axes analytiques » dans l’onglet « Option ».

-

Lorsque cette option est cochée, l’option « Sélectionner les sections/destinations par l’appel successif des centres » est automatiquement cochée et grisée. En création des sections et destinations de cette manière, le logiciel ne contrôle pas l’existence de cohérences analytiques. Dans cette création, l’utilisateur ne gère pas les cohérence analytiques cependant il peut demander la création automatique des cohérences analytiques :

-

Lorsque , l’option « Sélectionner les sections/destinations par l’appel successif des centres » est cochée sans que soit cochée l’option « Créer les sections/destination par l’appel successif des centres » , au moment de sélectionner les sections analytiques, à la place d’un combobox classique vous obtenez un combobox sélection correspondant à cet écran :

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Ce combo vous permet seulement de sélectionner les sections analytiques en sélectionnant les centres analytiques mais en aucun cas il ne permet la création de nouvelles sections. Cette méthode d’appel des sections ne contrôle pas les cohérences analytiques ce qui peut vous amenez à sélectionner des sections inexistantes, invalides ou inactives et de rester bloquer dessus. C’est pour cette raison que lorsque vous activez cette option vous déclenchez le message d’alerte suivant :

-

Vous pouvez demander la création des sections/destinations uniquement à partir des centres de plus bas niveau.

1-3-2 Fonction création par appel des centres Les cohérences se génèrent si l’axe l’autorise. Cette fonction permet de créer, rendre valides, rendre actives des sections/destinations en choisissant successivement un centre de chaque plans analytiques de l’axe. Outre cette modalité de sélection, son intérêt essentiel réside dans le fait qu’elle permet la création de sections/destinations en : - saisie d’écritures de ventilation analytique (des écritures de comptabilité générale) - en saisie d’écritures analytiques pures - en modification des écritures analytiques par pièce. Un interface est également proposée à partir du menu. Attention : le choix des centres analytiques ne tient pas compte des cohérences qui ont pu être définies. Nota : La création des sections/destinations analytiques peut ne pas s’appuyer sur les cohérences centres-centres et centres-natures de flux. Ceci s’applique aux traitements suivants : - Duplication de sections/destinations, - Importation de sections/destinations, - Création de sections/destinations par appel successif des centres, - Ajout d'un plan analytique Par le menu « Paramètres / Comptabilité analytique / Axe analytique » dans l’onglet option vous pouvez activer l’option : Sage 1000 Comptabilité 41 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Lorsque cette option est activée pour un axe, vous pouvez par le menu « Paramètre / Comptabilité Analytique / Création Section/Dest par appel des centres » :

Liste des centres analytiques du plan AGENCE.

Choisissez l’axe AG/SERV. Le premier plan proposé est le plan Agence. Dans la grille de gauche vous visualisez tous les centres de ce plan. Sélectionnez le centre LYO et faites le basculer sur la grille de droite en cliquant sur le bouton suivant :

ou en double cliquant dessus.

Nous passons alors au plan n°2 « SERVICE » avec dans la grille de droite la liste des centres associés. Sélectionnez le centre « ADM »et rajoutez la dans la grille de gauche.

De cette manière, vous définissez la section analytique à créer. Attention : Tous les centres du plan analytique répondant aux critères de sélection sont proposés sans tenir pas compte des cohérences qui ont pu être définies.

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Dans l’onglet « Nature de flux » en dessous définissez vos critères de sélection des natures de flux : - Unité - Sens du montant débit : Reçu, Déversé ou Tous - Natures supplétives : Oui, Non, Toutes. Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher ». La liste des natures correspondant aux critères s’affiche dans la grille du bas. Pour définir les destinations analytiques à créer, cochez la case « est sélectionné » des natures à associer à la section définie plus haut. Dans l’onglet « Option », vous pouvez cocher l’option éviter les messages de confirmation à la création de chaque destination.

pour

Passez ensuite à l’onglet « Message » et cliquez sur le bouton « Exécuter ». Ce traitement permet aussi de retrouver des sections / destinations inactives pour les activer ou invalides pour les valider.

1-3-3 En saisie des écritures Il est possible de créer, de rendre valides ou de rendre actives les sections et destinations analytiques directement depuis : - l’écran de saisie des écritures générales en saisie de l’écriture de ventilation analytique - l’écran de saisie de écritures analytiques pures - la modification des écritures par pièce (menu Analytique) Ce fonctionnel permet de sélectionner successivement un centre de chacun des plans de votre axe afin de composer le code section. Cependant, pour des raisons de performances les cohérences centres-centres ne sont pas prises en compte. Que ce soit en saisie des écritures générales ou des écritures analytiques pures, au moment de sélectionner les sections analytiques, à la place d’un combobox classique vous obtenez un combobox sélection correspondant à cet écran :

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Dans un premier temps, il faut sélectionner le centre du plan AGENCE et dans un deuxième temps il faut choisir le centre du plan SERVICE. La concaténation de ces centres va créer la section désirée. Si la section ou la destination n’existe pas, vous devrez confirmer leur création.

1-4 La gestion des sections et destinations analytiques Le processus de génération des sections et destinations permet d’obtenir les différentes catégories de destinations analytiques suivantes (comparées par rapport à la totalité des destinations analytiques possibles toutes cohérences établies) :

Destinations inexistantes du fait de l'absence d'une cohérence

Destinations invalides ("supprimées" par l'utilisateur)

Destinations analytiques potentiel es (Toutes cohérences établies)

Destinations existant dans la base

Destinations inactives Destinations valides (utilisable par l'utilisateur)

Créées par la génération des sections/destinations (du fait de l'existence des cohérences)

Destinations en activité

Parmi les destinations existant dans la base, c’est à dire celles créées suite au traitement de Génération des Sections et Destinations analytiques, il faut distinguer : -

Les destinations analytiques invalides c’est à dire celles qui ne sont pas utiles : ces destinations analytiques ne présentent pas d’intérêt pour l’utilisateur. Cependant, les

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Comptabilité Analytique cohérences qui les définissent sont nécessaires à la génération de destinations pertinentes. Exemple : Soit 3 plans analytiques composés de2 centres : Plan 1: A, C Plan 2: 1, 3 Plan 3 : B, G L'utilisateur cherche à obtenir les 3 sections suivantes : A-1-G, C-1-B, Il est donc amené à créer les cohérences suivantes :A-1 C-1 C-3

1-G 1-B 3-G

C-3-G A-G C-B C-G

Se faisant la génération des sections/destinations lui créeront, outre les 3 sections cidessus, la section supplémentaire suivante : C-1-G qu'il pourra avec la version GCF L1000 V3 invalider (section non significative économiquement). ATTENTION : Seule la définition des cohérences permet de ne pas créer de sections et de destinations dans la base de données. L'invalidation ne dispense donc pas de la définition des cohérences analytiques pertinentes car une section ou une destination invalidée existe en tant qu'enregistrement dans la base ( augmente le volume de la base et diminue les performances) -

les destinations analytiques valides c’est à dire les destinations analytiques utiles : il s’agit des destinations que l’utilisateur voulait créer en définissant les cohérences. Parmi ces destinations analytiques valides, il faut distinguer :  les destinations analytiques inactives : il s’agit des destinations qui ne doivent plus être utilisées. Elles peuvent être à tout moment rendues à nouveau actives.  les destinations analytiques en activité : il s’agit des destinations analytiques qui sont utilisées.

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Comptabilité Analytique 1-4-1 La mise en activité / inactivité des Sections / Destinations Analytiques Possibilité à partir de cet écran : de rendre des sections analytiques inactives ou de les remettre en activité en fonction du statut du centre « ouvert ou fermé » et de la nature du centre « permanent ou temporaire »

 Paramètres /Comptabilité analytique / Mise en activité / Inactivité / Sections

Axe analytique : choix de l’axe analytique. Plan temporaire : le plan temporaire est renseigné automatiquement à partir de l’axe précédemment sélectionné.  Il ne peut y avoir qu’un seul plan temporaire par axe. Centre analytique : l’utilisateur choisit un centre analytique du plan analytique temporaire ou laisse la zone à blanc. Si un centre est renseigné, seules les sections rattachées à ce centre seront traitées ; dans le cas contraire (zone à blanc), la totalité des centres du plan temporaire sont traités (c’est-à-dire la totalité des sections de l’axe répondant au critère de sélection de date). Mise en inactivité des sections : Le traitement a pour but de : - fermer les sections analytiques de type temporaire dont la date de fin de validité est dépassée (antérieure à la date d’application du traitement). - fermer les sections analytiques non temporaires dont au moins un centre le composant est inactif. Il convient d’indiquer que le fait de rendre inactif un centre analytique entraîne automatiquement l’inactivité des sections contenant ce centre. Ainsi, ce traitement de mise en inactivité des sections correspond à une confirmation de mise en inactivité. Mise en activité des sections : Le traitement a pour but de : - ouvrir les sections analytiques de type temporaire dont la date de fin de validité est postérieure à la date d’application du traitement. - de rendre à nouveau active les sections analytiques dont le ou les centres ont été auparavant rendu actif. Date : date système par défaut, mais possibilité de la changer. Seules les sections postérieures ou antérieures à la date indiquée sont traitées.

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Comptabilité Analytique Le fait de rendre une section inactive entraîne automatiquement l’inactivité de la ou des destinations correspondantes. Attention, la réciproque n’est pas vraie : le fait de mettre un centre en activité n’entraîne pas la mise en activité automatique des sections et destinations analytiques correspondantes. De même, la mise en activité d’une section n’entraîne pas la mise en activité automatique des destinations correspondantes. Exemple : un centre temporaire défini jusqu’au 30/04/N. Ce centre est exploité via la destination analytique pour les 4 premiers mois de l’année N. Il ne doit plus être utilisé à partir du 01/05/N, donc fermeture des sections analytiques dont la date de fin de validité est antérieure ou égale au 30/04/N. Puis courant mai, l’utilisateur a besoin à nouveau de ventiler sur ce centre jusqu’au 31/08/N, deux étapes : * Dans l’écran : Paramétrage / Comptabilité analytique / Plans et Centres analytiques. Indiquer pour le centre temporaire une date de fermeture jusqu’au 31/08/N par exemple, cette action prolonge la durée d’exploitation de ce centre. * Dans l’écran : Paramétrage / Comptabilité analytique / Ouverture / fermeture Sections. Cocher la case « Ouverture des sections analytiques dont la date de fin de validité est postérieure ou égale » au 31/08/N, cette action permet d’ouvrir les sections analytiques comprenant ce centre.

1-4-2 Le traitement de gestion des sections et des destinations La gestion des sections/destinations a pour but de gérer plus finement les populations des sections et des destinations analytiques issues du traitement de génération des sections/destinations. Ceci à travers 2 statuts : - le statut En activité - le statut Valide Le statut En activité permet de rendre possible ou non la saisie d’écritures analytique sur la (ou les) destination(s) d’une section. Le statut valide permet de définir si la section ou la destination présente ou non un intérêt en terme d’objet sur lequel une ventilation analytique ou une saisie d’écriture doit être effectuée. Attention : Une section ou une destination invalide existe en tant qu’enregistrement dans la base de données. Pour minimiser le volume de celle-ci, il demeure donc souhaitable de définir les cohérences centre/centre et centre/nature de flux.

 Paramètres / Comptabilité analytique / Gestion Section Destination

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 Cette fonctionnalité permet de traiter : - les sections analytiques : elles pourront être rendues inactives ou invalides. Inactive signifie que la section analytique ne pourra plus faire l’objet d’une saisie d’écriture analytique. Cependant, cette section pourra être à tout moment rendu à nouvel utilisable c’est à dire active (ceci se fait dans l’écran des sections analytiques en cochant la case « Active » ou par le traitement de Mise en activité / Inactivité des Sections). Invalide signifie que la section analytique n’est pas utile car elle n’est pas significative sur le plan économique : elle ne présente pas d’intérêt pour l’utilisateur mais a tout de même été générée du fait de la définition des cohérences, ces cohérences étant nécessaires à la création de sections analytiques pertinentes. Le fait de rendre inactive ou invalide une section entraîne l’inactivité ou l’invalidité des destinations correspondantes. -

les destinations analytiques : elles pourront être rendues actives ou inactives, valides ou invalides. Active / Inactive : si une destination analytique est inactive, elle ne pourra plus être utilisée dans les saisies et les traitements de comptabilité analytique. Elle pourra être à tout moment rendue active, c’est à dire à nouveau utilisable. Valide / Invalide : une destination analytique invalide n’est pas utile car elle ne présente pas d’intérêt pour l’utilisateur. Cependant, elle a tout de même été générée du fait de la définition des cohérences, ces cohérences étant nécessaires à la création de destinations analytiques pertinentes. Il est possible de rendre automatiquement inactives ou invalides les sections dont toutes les destinations sont inactives ou invalides lors des traitements « Rendre actives » ou « Rendre invalides » les destinations analytiques (voir options dans les « paramètres avancés » ). Attention : Il ne sera plus possible de rendre inactives/invalides les sections à partir de la mise à jour des destinations si l’option n’est pas retenue dès le départ. En effet, les destinations rendues inactives ne pourront être rendues inactives à nouveau sauf à modifier leur statut. Un message informe l’utilisateur lorsque le statut des sections demeurera inchangé.

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La réponse à cette confirmation doit dépendre de la volonté ou non d’utiliser ultérieurement les sections impactées. Le fait de rendre valide une destination analytique entraîne la validation automatique de la section correspondante. Par contre, le fait de rendre active une destination analytique n’entraîne pas la mise en activité automatique de la section correspondante. Il faut donc que cette section soit rendue active (soit manuellement soit par le traitement de mise en activité/inactivité des sections) pour pouvoir mettre en activité la destination correspondante. Ce point s’explique par les nombreux contrôles auxquels il convient de procéder pour rendre active une section (contrôle sur les centres analytiques, sur les cohérences centre/centre et sur dates de validité si l’axe possède un plan temporaire. Cf. Onglet Information de l’écran de lancement de la mise en activité/inactivité des sections) Que ce soit pour les sections ou les destinations analytiques, l’invalidation entraîne automatiquement la mise en inactivité. A retenir : Le traitement de gestion des sections/destinations effectue une démarche : - du bas vers le haut si la population traitée concerne les destinations : Les destinations sont traitées et optionnellement le niveau supérieur correspondant aux sections l’est également (cas de l’invalidation et de la mise en inactivité uniquement). - du haut vers le bas si la population traitée concerne les sections : Les sections sont traitées et le niveau inférieur correspondant aux destinations l’est obligatoirement dans les cas de l’invalidation et de la mise en inactivité (les statuts valide et En activité des destinations rattachées sont rendus soit invalides + inactifs, soit inactifs). La mise en activité/inactivité des sections effectue une démarche du haut vers le bas en effectuant l’analyse complète à partir des centres analytiques et des cohérences centre/centre.  Principe de fonctionnement : Onglet « Sélection » : - Axe analytique : choisir l’axe analytique dont les sections ou les destinations analytiques doivent être traitées. - Destinations / Sections analytiques : choisir la population à traiter, soit les destinations, soit les sections analytiques. - Traitement à effectuer : choisir quelle opération doit être réalisée sur les destinations ou sections analytiques. - Sections analytiques de …à : il est possible de borner les sections analytiques. - Natures de flux supplétives : zone uniquement accessible lorsque la population à traiter correspond aux destinations analytiques. Cette zone permet de sélectionner le type de nature de flux à traiter. - Natures de flux de…à : il est possible de borner les natures de flux. Sage 1000 Comptabilité 49 Fonctions Avancées

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Sections / Destinations invalides : cette zone permet de sélectionner ou non les sections ou destinations invalides lorsque le traitement à effectuer est la mise en inactivité. Une destination invalide est automatiquement rendue inactive. Néanmoins le logiciel offre la possibilité d’effectuer la sélection des destinations invalides ayant le statut En activité (Choix du traitement « Rendre inactives ») dans un seul but de souplesse et de contrôle. Sections / Destinations inactives : cette zone permet de sélectionner ou non les sections ou destinations inactives lorsque le traitement à effectuer est la validation ou l’invalidation. Uniquement les sections / destinations supprimables : le traitement de mise à niveau des cohérences analytiques permet de détecter les sections ou destinations susceptibles d’être supprimées (sur la base du statut invalide de ces sections ou destinations analytiques). Cette zone permet donc de sélectionner ou non les sections ou destinations analytiques supprimables.

Onglet « Paramètres avancés » - Mettre en inactivité les sections dont toutes les destinations sont inactives : si le traitement effectué correspond à une mise en inactivité des destinations analytiques, il est possible ou non de rendre automatiquement inactives les sections analytiques dont toutes les destinations sont elles mêmes inactives. Le choix de cette option doit dépendre de la volonté ou non d’utiliser ultérieurement les sections impactées. Attention : les destinations traitées ne le seront plus ultérieurement sauf à modifier de nouveau leur statut En activité. - Invalider les sections dont toutes les destinations sont invalides : si le traitement effectué correspond à une invalidation des destinations analytiques, il est possible ou non de rendre automatiquement invalides les sections analytiques dont toutes les destinations sont-ellesmêmes invalides. Le choix de cette option doit dépendre de la volonté ou non d’utiliser ultérieurement les sections impactées. Attention : les destinations traitées ne le seront plus ultérieurement sauf à modifier de nouveau leur statut Valide. Onglet « Destinations donatrices associées » Dans cet onglet, il est possible de visualiser les destinations utilisées dans les déversements analytiques en tant que destinations donatrices.

1-4-3 La duplication des Sections / Destinations Analytiques Ce traitement duplique les sections et les destinations analytiques d’un centre analytique donné en remplaçant le centre donné par une autre valeur de centre. Il crée les sections et destinations et met à jour automatiquement les matrices de cohérence centre / centre et nature flux / centre.

 Paramètres /Comptabilité analytique / Duplication Sections / Destinations

Sélectionner l’axe et le plan analytique, puis : Centre modèle : choisir le centre du plan analytique à dupliquer. Sage 1000 Comptabilité 50 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Centre : choisir le centre préalablement créé qui va être dupliqué. Le traitement est lancé avec le bouton « Exécuter ». Résultat : Création des cohérences centres/centres + Création des cohérences natures/centre + Création des sections/destinations.  Le centre analytique à dupliquer et le centre analytique dupliqué doivent appartenir au même plan analytique. Le centre analytique à dupliquer (qui va faire l’objet de création de sections et de destination) doit exister au préalable et il ne doit pas posséder de sections rattachées (qu’elles soient ouvertes ou fermées)  Ce traitement peut être lancé aussi à partir de l’écran :  Paramètres / Comptabilité Analytique / Plans et centres analytiques, procédure :

Cocher la case « Appliquer la duplication des sections et destinations du centre modèle » puis dans la grille créer le nouveau centre et valider par « Ok »

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Comptabilité Analytique 1-5 Les Ventilations analytiques La ventilation analytique modèle permet de paramétrer une loi d’éclatement en pourcentage et/ou en montant d’une écriture générale sur des destinations analytiques. Cette loi d’éclatement est proposée lors de la saisie comptable et peut-être modifiée par l’utilisateur. Les ventilations modèles sont rattachées aux natures analytiques. La procédure se déroule en deux étapes : - création des ventilations modèles - affectation des ventilations modèles

1-5-1 Création des ventilations modèles  Paramètres /Comptabilité analytique / Ventilations analytiques / modèles de ventilation

Modèle de ventilation : indiquer un code et un libellé. Axe analytique : Choisir l’axe analytique sur lequel le modèle sera appliqué. Plan groupe : La zone est renseignée automatiquement à partir du lien axe analytique. Etablissement : Possibilité de relier la ventilation modèle à un établissement (choix via le combo -box => la ventilation modèle sera valable uniquement pour cet établissement). Si la zone est à blanc la ventilation est définie pour tous établissements confondus. Type de ventilation : deux types sont proposés 



En pourcentage : indiquer alors pour chaque section analytique, le pourcentage affecté à cette dernière. Le montant sera réparti sur les différentes sections à concurrence du pourcentage indiqué. En montant : type utilisé dans le cas d’une répartition fixe c’est-à-dire, par exemple : Sur la première section analytique, répartition toujours 2000 puis, sur la deuxième section analytique répartition du solde du montant total à répartir ; dans ce cas, la case « Solde » doit être cochée.

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Comptabilité Analytique Onglet « Comptes »: possibilité d’affecter un modèle de ventilation à un compte général ventilable. Onglet « Nature de flux »: liste de toutes les natures du plan analytique auxquelles le modèle va s’appliquer. Onglet « Ventilation » : définition de la structure de la ventilation. Bouton « imprimer » : permet d’éditer la ventilation modèle par compte Bouton « %uniforme » : permet d’affecter un pourcentage proportionnel au nombre de sections référencées dans le modèle

1-5-2 Affectation des ventilations modèles Si l’utilisateur a défini ses modèles de répartition (axe, plan, établissement, type et les sections utilisées) sans renseigner les natures, il peut le faire à partir de l’écran ci-dessous :

 Paramètres /Comptabilité analytique / Ventilations analytiques / Affectation des modèles

Sélectionner un plan groupe, de ce fait toutes les natures de flux de ce plan apparaissent dans la grille. Choisir une nature et dans la grille en bas de l’écran, associer les modèles de ventilation qui seront affectés à cette nature. A chaque nature, il est possible de rattacher plusieurs modèles de ventilations. C’est le premier dans la grille qui sera activé lors de la saisie mais l’utilisateur aura la possibilité de la changer. Bouton « Détail Ventilation » : lance l’écran :  Paramètres /Comptabilité analytique / Ventilations analytiques / Création de modèles

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Comptabilité Analytique 1-6 La Saisie des écritures 1-6-1 Saisie des écritures en Comptabilité générale  Générale / Saisie des écritures en Bouillard

Dans la ligne d’écriture du compte déclaré ventilable, cliquer sur nouvelle fenêtre s’ouvre :

Dans cet écran , le résultat de la répartition effectuée est visualisable. Deux onglets sont à disposition : “Onglet Pièce analytique” => la répartion par axe est présentée.

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dans la colonne “An…”, une

Comptabilité Analytique  Procédure de répartition : A la suite du choix d’un compte général, l’application vérifie si ce compte est ventilable. Si oui, le ou les axes sur lesquels le montant doit être déversé sont proposés automatiquement. En effet, le compte général correspond à une nature de flux, cette nature de flux est rattachée à un plan groupe et ce plan groupe est associé à un axe analytique. Pour chacun des axes, l’application retrouve la nature de flux rattaché au compte général. Si un modèle de ventilation a été associé à cette nature de flux, celui-ci sera proposé par défaut, mais il pourra être modifié par l’utilisateur. Si aucun modèle de ventilation n’a été rattaché à la nature de flux, c’est l’utilisateur qui devra indiquer sur quelle(s) section(s) il souhaite déverser le montant. Une pièce générée par axe avec les caractéristiques : - numéro de pièce, - axe, - nature de flux, - modèle de ventilation (possibilité de choisir dans le combo-box un autre modèle de ventilation, la ventilation est régénérée automatiquement). - montant ventilé  La ventilation à 100% de ces montants est contrôlée si l’axe analytique est ventilable à 100%.  Les montants en devise de transaction et en monnaie de tenue des écritures analytiques correspondent à la décomposition du montant en devise de transaction et du montant en monnaie de tenue de l’écriture générale ventilée.  En revanche, la gestion des quantités sur les écritures analytiques est distincte de la quantité des écritures générales, le code d’unité d’œuvre d’une écriture analytique pouvant être différent de celui de l’écriture générale. A partir d’une pièce sélectionnée, dans la grille “Ecritures analytiques” les écritures des sections analytiques rattachées à cette pièce sont affichées. A ce niveau , possibilité de supprimer la ventilation sur un axe en sélectionnant la dite pièce et en cliquant sur le bouton

.

Dans le cas où le montant de la Comptabilité générale (montant à ventiler) n’est pas égal à la somme des ventilations générées, l’utilisateur a la possibilité de recalculer la répartition en cliquant sur le bouton , ainsi une nouvelle ligne de répartition du solde va êtré générée afin de retrouver une ventilation à 100%. Le bouton permet de créer des pièces analytiques sur l’écriture de la comptabilité générale sur un nouvel axe. Cette nouvelle ligne de répartion fait appel à une section paramétrée dans l’axe :  soit la section d’attente,  soit la section différence d’incorporation. Dans la grille “Ecritures analytiques », possibilité soit de recréer une nouvelle ventilation soit d’en supprimer une avec les boutons . Dans le cas, où le montant à ventiler n’est pas égal à 100%, possibilité via le bouton

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Comptabilité Analytique D’affecter le solde sur la section sélectionnée. Exemple : Montant de 20.000 à ventiler => deux sections sont générées une pour 18.000 et une autre pour 2.000 (via le modèle de ventilation 90% et 10%) : Manuellement sur la deuxième section, 1.000 sont saisis au lieu de 2.000.

Dans la paramétrage de l’axe une ventilation à 100% active => Répartition du solde sur la première section afin d’avoir 100%. Sélectionner alors la première ligne puis cliquer sur le bouton « affecter solde » La première section va être additionnée du différentiel : 18.000 + 1.000 = 19.000.

Date : par défaut, la date système est proposée mais il est possible de la modifier. “Onglet Ecriture de la Comptabilité Générale” => Les caractéristiques de l’écriture comptable sont reprises :  numéro d’écriture, de pièce, de lot  type écriture, date de pièce  journal, compte, montant débit/crédit,  établissement,  montant en tenue de compte, quantité, unité

1-6-2 Saisie des écritures analytiques pures La saisie des écritures analytiques pures ne mouvement pas des comptes généraux. Seul le brouillard et les cumuls analytiques sont mouvementés sans incidence sur la comptabilité générale; les écritures analytiques pures apparaissent sur tous les états de la Comptabilité analytique. La philosophie de saisie est la suivante : un axe, une nature analytique puis une section analytique.  Au lieu de passer une OD analytique possibilité de modifier la ventilation en comptabilité générale (en rappelant le lot, la pièce, l’écriture) mais dans ce cas, aucune traçabilité.

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Comptabilité Analytique => Analytiques / Saisie des écritures analytiques pures

La procédure de saisie des écritures analytiques pures est la même que celle des écritures de la comptabilité générale => lot / pièce / écritures.  Lors de la saisie des OD analytiques, il faut renseigner manuellement la colonne « Sens » : débit /crédit. La colonne « Montant TC » indique le montant en devise de tenue de compte. Par défaut, la date système est proposée pour la date du lot et la date de la pièce. permet de solder la pièce.

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Comptabilité Analytique 1-6-3 Modification des écritures analytiques L’écran est commun pour les écritures analytiques pures et pour les écritures de la Comptabilité Générale ; en effet selon la sélection de la pièce et de son origine l’écran en dynamique affiche les caractéristiques de cette dernière. =>Analytiques / Modification des écritures par Pièce Pour les écritures analytiques pures

Le montant de l’écriture analytique est modifiable en saisissant dans la colonne « Montant DT », puis en validant par OK. Avec les boutons pièce analytique.

, possibilité de rajouter ou de supprimer une section analytique dans la

Le bouton « Supprimer » permet de supprimer la pièce analytique avec les écritures analytiques la composant.

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Comptabilité Analytique Pour les écritures de la Comptabilité Générale

Avec les boutons , possibilité de rajouter ou de supprimer une section analytique dans la pièce analytique. Selon le paramétrage de l’axe analytique ( une ventilation à 100% activée et case “Affectation du solde des pièces analytiques saisies en différence d’incorporation” cochée ou non), une écriture analytique apparaît en dynamique afin de solder la pièce soit sur la section d’attente soit sur la section différence d’incorporation. Montant à ventiler de 10.000 réparti sur deux sections 8.000 et 2.000 :

Sur la section 500_L500_CP, modifier le montant et indiquer 1.000. Validation de la saisie en cliquant sur

.

Résultat : une nouvelle écriture analytique est générée (en fonction du paramétrage de l’axe) afin d’équilibrer la ventilation (à 100%).

Une deuxième validation est demandée en cliquant sur

.

Le bouton permet de supprimer la pièce analytique à condition qu’une ventilation à 100% ne soit pas activée au niveau de l’axe. Le bouton

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permet de lancer de l’impression de la pièce.

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Comptabilité Analytique 1-7 L’interrogation des sections et des destinations 1-7-1 Interrogation des sections => Analytique / Sections analytiques

Cet écran permet de consutler les sections analytiques. Possibilité de désactiver une section en décochant la case dans la colonne “en activite” A partir de la section sélectionnée dans la grille, les quatre onglets automatiquement.

sont renseignés

onglet “Axe analytique” => les caractéristiques de la section par rapport à l’axe analytique sont reprises : plan groupe, dimension temps, date de début et date de fin, durée, ventilation ou non à 100% des écritures de comptabilité générale et autorisation ou non du déséquilibre OD analytique. onglet “Natures de flux” => liste des natures du plan groupe qui sont ratachées à la section ananlytique onglet “Centres analytiques” => reprend les centres composant la section et indique leur statut actif ou inactif avec leur axe d’appartenance. onglet “Modèles de ventilation” => rappelle des modèles de ventilations rattachées à la section sélectionnée

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Comptabilité Analytique Le bouton “Interrogation” ouvre un autre écran => “Analytique / Interrogation / sections analytiques” :

onglet “Sélection” => périodes et nature de flux à sélectionner onglet “Avancée” => sélection des écritures à visualiser dans la grille : écritures de la Comptabilité Générale avec ou sans les écritures des OD analytiques avec un tri par établissement, par type d’écriture, par journal, par compte général et une sélection par montant.

onglet “Affichage” =>affichage en différentes devises proposées

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Comptabilité Analytique Bouton “Pièce” lance l’écran : “Analytique / Consultation des écritures analytiques / par Pièce”

1-7-2 Interrogation des destinations => Analytique / Destinations analytiques

L’axe d’analyse est à rechercher avec . Puis sélectionner une section analytique et une nature de flux afin d’étudier une section analytique précise sur l’ exercice analytique indiqué Après avoir cliqué sur « Rechercher », les périodes de l’exercice apparaissent dans la grille avec les éléments en colonne : prix unitaire standard, montant total…. Bouton « Interrogation de la section… » : lance l’écran “Interrogation par section analytique” Bouton « Détail de la période » : permet la consultation des “Cumul analytique”.

1-8 La mise à jour des ventilations analytiques Sage 1000 Comptabilité 62 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Ce traitement permet d’effectuer la ventilation analytique (selon les modèles de ventilation et les sections d’attente ou de différence d’incorporation paramétré dans l’axe à 100%) sur les écritures de la comptabilité générale selon les périodes sélectionnées.

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Comptabilité Analytique 1-9 Les Déversements Analytiques : => Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques Le but de ce traitement est de vider des destinations donatrices dans des destinations bénéficiaires à partir de modèles de déversement. Ceci permettra notamment de ré-imputer les montants saisis sur des sections d’attente.

1.9.1 Le Paramétrage Le paramétrage se fera en plusieurs étapes : -

création de modalité de répartition : cette étape est obligatoire. Elle consiste à attribuer un libellé explicatif à un groupe de déversement et elle permet de fournir des indications lors du paramétrage des déversements. création de groupes de déversement : ceci aura essentiellement pour but de déterminer le type de déversement qui sera utilisé ( en montant, en pourcentage, en quantité…). création de déversements destinations : il s’agira ici, d’indiquer, pour un groupe de déversement précis, quelles sont les sections donatrices et bénéficiaires et selon quels montants ou pourcentages ou quantités, le déversement sera effectué. création d’enchaînement de déversements : il sera éventuellement possible de chaîner plusieurs groupes de déversement. 1.9.1.1 Les modalités de répartition => Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Modalité de répartition

Il s’agit d’une table purement informative sur des libellés explicites qui pourront ensuite être rattachés aux groupes de déversements. Cette table aura également la fonction de fournir des indications supplémentaires lors du paramétrage des déversements sections. Ainsi, l’intérêt principal des modalités de répartition est de guider l’utilisateur au moment où il effectuera le paramétrage des déversements. Il suffit ici, de créer un libellé pour chacune des modalités et de saisir éventuellement une indication sur le déversement.  Si pour une modalité de répartition la case « Système » est cochée, elle ne pourra ni être modifiée, ni être supprimée.

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Comptabilité Analytique 1.9.1.2 Les groupes de déversement => Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Groupe de déversements

Il s’agit de définir les règles de calcul du déversement. Code : il faut indiquer un code pour le groupe de déversement. Axe analytique : le groupe de déversement doit être rattaché à un axe analytique. Ce groupe de déversement sera alors uniquement valable pour l’axe indiqué dans cette zone. Type : la destination donatrice peut être déversée selon plusieurs modes différents : 1.9.1.2.1 Le déversement en montant Il consiste à déverser un montant fixe préalablement paramétré. Dans le cas du déversement en montant, il est possible de choisir différentes options : -

Déversement des quantités : permet de spécifier si seuls les montants doivent être déversés ou si les quantités doivent l’être également. Exemple : Le déversement s’effectuera d’une destination donatrice dans 2 destinations bénéficiaires comme indiqué ci-après :  destination bénéficiaire A : 4000  destination bénéficiaire B : 6000 Le montant à déverser (c’est à dire celui qui a été imputé dans la destination donatrice) est de 20 000. La quantité à déverser (c’est à dire celle qui a été imputée dans la destination donatrice) est de 10.

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Comptabilité Analytique => Déversement des montants :  Section bénéficiaire A : 4000  Section bénéficiaire B : 6000 => Déversement des quantités :  Section bénéficiaire A : 10(4000 / 20 000)  Section bénéficiaire B : 10(6000 / 20 000) -

Autoriser l’inversion du solde de la destination analytique donatrice : si cette option n’est pas cochée, il sera impossible de déverser plus que ne possède la destination donatrice. Par contre, si cette option est cochée, le déversement d’un montant supérieur à celui contenu dans la destination donatrice sera autorisé. Exemple : - L’option n’est pas cochée : Une section donatrice contient un montant de 4000 au débit. On déverse dans 2 sections bénéficiaires respectivement 8000 et 1000. Il est ici impossible de déverser ces montants puisque leur somme est supérieure au montant de la destination d’origine. Le déversement va donc être effectué de la manière suivante :  8000 / 9000 = 88,9 %. D’où un déversement sur la 1ère section bénéficiaire de 400088,9% = 3556.  1000 / 9000 = 11,1%. D’où un déversement sur la 2ème section bénéficiaire de 400011,1% = 444. - L’option est cochée : Une section donatrice contient un montant de 4000 au débit. On déverse dans 2 sections bénéficiaires respectivement 8000 et 1000.

Section donatrice 4000 Section bénéficiaire 1 8000 Section bénéficiaire 2 1000 => d’où un solde sur la section donatrice de 5000 au crédit. 1.9.1.2.2 Déversement en pourcentage Il consiste à déverser un pourcentage du solde de la destination donatrice. Lorsque le total des pourcentages des destinations bénéficiaires est inférieur à 100%, il reste un reliquat de solde sur la destination donatrice à l’issue du déversement. Dans le cas du déversement en pourcentage, il est possible de choisir différentes options : -

Déversement des quantités : les pourcentages seront appliqués sur la quantité imputée dans la destination donatrice pour calculer les quantités à déverser dans les destinations bénéficiaires. Valorisation au prix standard déversement

Exemple : Le paramétrage suivant a été effectué : déversement de la destination CE-MTR-AT :  pour un pourcentage de 80% dans la destination CE-BDX-MG  pour un pourcentage de 20% dans la destination CE-MTZ-MG Il s’agit de la répartition des charges d’entretien prévue dans les magasins de Bordeaux et de Metz. Sage 1000 Comptabilité 66 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Les charges d’entretien au niveau de l’atelier de Montreuil s’élèvent réellement à un montant de 10000. En effet, sur la destination CE-MTR-AT, on constate un cumul de 10000 et une quantité de 10 (unité = heure). Cette charge de 10000 doit être déversée sur 2 sections bénéficiaires, celle correspondant au magasin de Bordeaux et celle correspondant au magasin de Metz et ceci selon le paramétrage indiqué précédemment. Les options « Valorisation au prix standard déversement » et « Déversement des quantités » ont été cochées. Sur la destination donatrice, il a été enregistré une quantité de 10. Ainsi : - déversement en quantité sur la destination CE-BDX-MG : 1080% = 8 - déversement en quantité sur la destination CE-MTZ-MG : 1010% = 2 Si le prix standard = 800, alors le déversement sur les 2 destinations bénéficiaires va être calculé de la manière suivante : - destination CE-BDX-MG : 8800 = 6400 - destination CE-MTZ-MG : 2800 = 1600 Il restera donc un solde sur la destination donatrice de 10000-(6400+1600) = 2000 au débit. 1.9.1.2.3 En quantité destination Ce type de déversement consiste à saisir des quantités fixes à déverser exprimées dans l’unité de la nature de flux du déversement (unité paramétrée dans la menu « Paramètre / Comptabilité analytique / Plan groupe et nature de flux »). Exemple : Le paramétrage suivant a été effectué : déversement de la destination CE-MTR-AT : - pour une quantité de 8 dans la destination CE-BDX-MG - pour une quantité de 1 dans la destination CE-MTZ-MG Il s’agit de la répartition des charges d’entretien prévue dans les magasins de Bordeaux et de Metz. Les charges d’entretien au niveau de l’atelier de Montreuil s’élèvent réellement à un montant de 10000. En effet, sur la destination CE-MTR-AT, on constate un cumul de 10000 et une quantité de 10. Ainsi, la règle de répartition précédente correspond : - à un déversement sur le magasin de Bordeaux de : 8/10 = 0,8, soit 80%. - à un déversement sur le magasin de Metz de : 1/10 = 0,1, soit 10%. Le déversement sur les 2 destinations bénéficiaires va être calculé de la manière suivante : - Destination CE-BDX-MG : 1000080% = 8000 - Destination CE-MTZ-MG : 1000010% = 1000 Dans le cas du déversement en quantité destination, il est possible de choisir différentes options : - Déversement en quantité : Dans le cas de l’exemple précédent, le déversement se fera de la manière suivante : - Déversement sur CE-BDX-MG : 8 - Déversement sur CE-MTZ-MG : 1 Sage 1000 Comptabilité 67 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Il s’agit des quantités paramétrées précédemment. - Valorisation au prix standard : Dans le cas de l’exemple précédent, le déversement sera calculé de manière suivante : - Déversement sur CE-BDX-MG : 8PS ( PS étant le prix standard) - Déversement sur CE-MTZ-MG : 1PS ( PS étant le prix standard) 1.9.1.2.4 En quantité unité d’œuvre Ce type de déversement permet de saisir des clés de répartition exprimées en quantité. La modalité de répartition (paramétrée dans la menu « Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Modalité de répartition ») permet de préciser l’unité caractéristique de cette répartition (ex : mètres carrés). Contrairement à la quantité destination, la quantité d’unités d’œuvre ne fait pas l’objet d’un suivi associé à une nature de flux. Exemple : Les charges d’entretien imputées sur l’atelier de Montreuil doivent être réparties en fonction de la surface des magasins de Bordeaux et de Montreuil, sachant que : - pour le magasin de Bordeaux (destination CE-BDX-MG), la surface est de 400 m². - pour le magasin de Metz (destination CE-MTZ-MG), la surface est de 100 m². Ainsi, la règle de répartition précédente correspond : - à un déversement sur le magasin de Bordeaux de : 400/500 = 0,8, soit 80%. - à un déversement sur le magasin de Metz de : 100/500 = 0,2, soit 20%. Les charges d’entretien au niveau de l’atelier de Montreuil s’élèvent réellement à un montant de 10000. En effet, sur la destination CE-MTR-AT, on constate un cumul de 10000 et une quantité de 10 (heures). Le déversement sur les 2 destinations bénéficiaires va être calculé de la manière suivante : - Destination CE-BDX-MG : 1000080% = 8000 - Destination CE-MTZ-MG : 1000020% = 2000 C’est au niveau de ce type de déversement (déversement en quantité d’unité d’œuvre) que les modalités de répartition vont être utiles. En effet, la nature de flux « Charges d’entretien (CE) » est suivie en heure. Cependant, au niveau du paramétrage des déversements de ces mêmes charges d’entretien, la répartition se fait selon une quantité différente qui sont les mètres carrés. Il faut donc bien préciser dans quelle unité, les quantités doivent être saisies au niveau de la règle de répartition (ceci se fait par le menu « Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements Analytiques / Déversements destinations »). C’est pourquoi, il faudra créer une modalité de répartition « Répartition selon les surfaces » qui sera rattachée à la règle de répartition et qui permettra, ainsi, d’avoir une indication sur l’unité des quantités à utiliser au moment de la saisie de ces mêmes quantités. Dans le cas du déversement en quantité d’unité d’œuvre, il est possible de choisir différentes options : - Déversement des quantités : Dans le cas de l’exemple précédent, le déversement sera calculé de manière suivante : - Déversement sur CE-BDX-MG : 1080%= 8 - Déversement sur CE-MTZ-MG : 1020% = 2 - Valorisation au prix standard : Dans le cas de l’exemple précédent, le déversement sera calculé de manière suivante : - Déversement sur CE-BDX-MG : 1080%PS Sage 1000 Comptabilité 68 Fonctions Avancées

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Déversement sur CE-MTZ-MG : 1020%PS

1.9.1.2.5 Imputation rationnelle montant / imputation rationnelle quantité -

Principe général :

Ces 2 types de déversement permettent de répartir tout ou partie de la destination donatrice selon une norme d’activité exprimée en terme de montant ou de quantité des destinations analytiques bénéficiaires. Lorsque le réalisé des destinations analytiques bénéficiaires correspond strictement à la norme d’activité saisie, la totalité de la destination donatrice est déversée. Dans le cas contraire, à l’issue du déversement, il existe un solde résiduel pour la destination analytique donatrice. Ce solde est caractéristique d’un écart soit de sous activité, soit de sur activité par rapport à la norme. Ce type de déversement est plus particulièrement approprié au déversement des charges fixes et permet d’éviter les variations erratiques de prix unitaire des sections bénéficiaires toutes natures de flux confondues. La notion de charges fixes représente en GCF L1000 les natures de flux dont l’évolution ne fluctue pas proportionnellement au niveau d’activité de l’entreprise mais présentent plutôt une relative stabilité de leurs montants d’une période sur l’autre. La notion d’activité (norme d’activité ou niveau d’activité) s’identifie dans Sage 1000 par les natures de flux (ou agrégats de natures de flux) représentatifs de l’activité de la société (comptes de ventes) ou variant proportionnellement à celle-ci (comptes de charges --> charges « variables »). La norme d’activité attendue va être paramétrée au niveau du déversement destination et le déversement des charges fixes (dont la totalité du montant est réputée correspondre à la norme d’activité) s’effectuera proportionnellement à l’activité réelle (c’est-à-dire au niveau d’activité\charges variables atteint). C’est l’agrégat de nature de flux base de calcul ou la nature de flux base de calcul qui détermine les natures de flux servant à la définition du niveau et de la norme d’activité. -

Exemple 1 : déversement en imputation rationnelle montant

L’exemple ci-après explicite ces notions et démontre la relative stabilité du prix unitaire qui en découle. La charge fixe AMORTISSEMENT (Nature de flux ) imputée sur le siège de Paris (CF-PAR-SIE) doivent être déversées sur la base de l’activité des magasins de Bordeaux et Metz (Agrégat de natures de flux base de calcul VENTES regroupant les natures de flux VENTES France et VENTES EXPORT) de la manière suivante : - dans le magasin de Bordeaux (CF-BDX-MG) : 15000 EUR de VENTES - dans le magasin de Metz (CF-MTZ-MG) : 5000 EUR de VENTES La norme d’activité correspond donc à un total de 20 000 EUR de VENTES. La charge fixe AMORTISSEMENT réellement imputée s’élève à 30 000 sur CF-PAR-SIE : c’est le montant à déverser Le niveau d’activité (Agrégat VENTES) atteint sur les magasins de Bordeaux et Metz est de :

 4000 EUR sur CF-BDX-MG  8000 EUR sur CF-MTZ-MG Le déversement sera effectué de la manière suivante : - pour CF-BDX-MG : 30 000(4000/20 000) = 6000 - pour CF-MTZ-MG : 30 000(8000/20 000) = 12 000 Sage 1000 Comptabilité 69 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique Le total déversé s’élève donc à 18 000 EUR. La situation atteinte pour la charge fixe AMORTISSEMENT est donc la suivante : Après déversement 12 000 EUR 0 EUR 0 EUR

siège de Paris (CF-PAR-SIE)

magasin de Bordeaux (CF-BDX-MG) magasin de Metz (CF-MTZ-MG)

Avant déversement 30 000 EUR 6 000 EUR 12 000 EUR

La situation est donc une situation de sous activité, puisque le montant de charges fixes à déverser était de 30 000 et le montant effectivement déversé est de 18 000 et qu’il reste donc au niveau du siège des montant qui n’ont pu être couvert par l’activité des magasins. L’imputation rationnelle est la méthode de déversement qui assure une stabilité du prix unitaire des sections bénéficiaires. -

Exemple 2 : déversement sur une échelle de temps de 2 déversement imputation rationnel successif :

Soit une charge fixe à déverser de 1000 EUR (identique à chaque période). Soit la norme d’activité attendue sur une section bénéficiaire : 20.000 EUR (identique à chaque période) Soit l’activité suivante réalisée par la section bénéficiaire et les charges variables qui en ont découlé (charges réputées proportionnelles à l’activité) : Période 1 18.000 EUR 3600 EUR

Activité Charges variables (20 % pour simplifier)

Période 2 25.000 5000 EUR

Le déversement « imputation rationnelle va conduire aux résultats suivants : Activité Charges variables (20 % pour simplifier) Charge fixe déversée Total des charges

Période 1 18000 EUR 3600 EUR

Période 2 25000 5000 EUR

900 EUR (1000 X 18.000/20.000) 4500 EUR (3600 + 900)

1250 EUR (1000 X 25.000/20.000) 6250 EUR (5000 + 1250)

0,25 (4500 / 18000)

0,25 (6250 / 25000)

Total des charges rapporté à l’activité (1 EUR d’activité réelle)

La section donatrice déverse donc ses charges au prorata de l’activité effective des sections bénéficiaires. L’analyse des écarts par rapport à la norme s’effectue sur son solde : Solde de la section donatrice Analyse Sage 1000 Comptabilité 70 Fonctions Avancées

Période 1 100 EUR (1000 – 900) Sous-activité (en dessous de la norme) ©

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Période 2 -250 (1000-1250) Sur-activité (au dessus de la norme)

Comptabilité Analytique -

Déversement en imputation rationnelle quantité

Le déversement imputation rationnelle quantité s’effectue selon la même logique que le déversement imputation rationnelle montant : la différence réside dans le seul fait que la norme d’activité s’exprime en quantité au lieu du montant --> c’est l’analyse des quantités au lieu des montants des sections bénéficiaires qui est réalisée pour déterminer la clef de déversement. -

Option « Déversement des quantités »

Dans le cas du déversement en imputation rationnelle, il est possible de choisir l’option « Déversement des quantités » : Dans le cas de l’exemple précédent, le déversement sera calculé de manière suivante, sachant que la quantité réellement imputée sur CF-PAR-SIE est de 10 : - Déversement sur CF-BDX-MG : - Montant déversé sur CF-BDX-MG : 30 000 X (40 unités / 200 unités) = 6000 EUR (en supposant que 40 unités représente l’activité réelle de la section CF-BDX-MG et 200 unités le total de la norme d’activité –exprimée en unité-) - Quantité déversée sur CF-BDX-MG (1) : 10 unités X (40 unités / 200 unités) = 2 unités (en supposant que 40 unités représente l’activité réelle de la section CF-BDX-MG et 200 unités le total de la norme d’activité –exprimée en unité-) (1) Si déversement des quantités demandé (que l’on peut cocher en imputation rationnelle quantité comme en imputation rationnelle montant). - Déversement sur CF-MTZ-MG : - Montant déversé sur CF-MTZ-MG : 30 000 X (80 unités / 200 unités) = 12000 EUR (en supposant que 40 unités représente l’activité réelle de la section CF-BDX-MG et 200 unités le total de la norme d’activité –exprimée en unité-) - Quantité déversée sur CF-MTZ-MG (1) : 10 unités X (80 unités / 200 unités) = 4 unités (en supposant que 40 unités représente l’activité réelle de la section CF-BDX-MG et 200 unités le total de la norme d’activité –exprimée en unité-) (1) Si déversement des quantités demandé (que l’on peut cocher en imputation rationnelle quantité comme en imputation rationnelle montant). 1.9.1.2.6 Prorata montants destinations bénéficiaires / prorata quantités destinations bénéficiaires Ces 2 types de déversement consistent à effectuer un déversement selon une répartition calculée par le système sur la base d’une analyse des montants ou des quantités des destinations bénéficiaires. En fait, l’application va lire les montants ou les quantités des destinations bénéficiaires, elle calcule un pourcentage et multiplie ce pourcentage par le montant ou la quantité de la destination donatrice, ceci dans le but de calculer les montants ou les quantités à déverser. Avec ces types de déversement, les zones suivantes sont accessibles :

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Comptabilité Analytique « Nombre de périodes antérieures à analyser » et « Inclure la période déversée dans les périodes analysées » : Ces 2 zones permettent d’indiquer quelles sont les périodes à prendre en compte pour l’analyse des montants ou des quantités des destinations bénéficiaires. Exemple : - pour effectuer le déversement du mois en cours en prenant en compte les 2 mois précédents et le mois en cours, il faut indiquer 3 dans la zone « Nombre de périodes antérieures à analyser » et cocher la case « Inclure la période déversée dans les périodes analysées ». - pour effectuer le déversement du mois en cours, en prenant en compte simplement les 2 mois précédents, il faut indiquer 2 dans la zone « Nombre de périodes antérieures à analyser » et ne pas cocher la case « Inclure la période déversée dans les périodes analysées ». Exemple de déversement en prorata montant destinations bénéficiaires : Les charges salariales imputées sur CS-MTR-AT doivent être déversées dans les 2 destinations bénéficiaires suivantes : - CS-BDX-MG - CS-MTZ-MG Les charges salariales réellement imputées sont de :  100 000 sur CS-MTR-AT : c’est le montant à déverser.  6000 sur CS-BDX-MG  4000 sur CS-MTZ-MG Le déversement sera effectué de la manière suivante : - sur CS-BDX-MG : 100 000(6000/10 000) = 60 000 - sur CS-MTZ-MG : 100 000(4000/10 000) = 40 000 « Déversement des quantités » et « Valorisation au prix standard » Déversement des quantités : Dans le cas de l’exemple précédent, le déversement sera calculé de la manière suivante, sachant que la quantité imputée sur CS-MTR-AT est de 10 : - sur CS-BDX-MG : 10(6000/10 000) = 6 - sur CS-MTZ-MG : 10(4000/10 000) = 4 Valorisation au prix standard : Dans le cas de l’exemple précédent, le déversement sera calculé de la manière suivante : - sur CS-BDX-MG : 10(6000/10 000)PS - sur CS-MTZ-MG : 10(4000/10 000)PS

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Comptabilité Analytique Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Déversement Destination  Dans la fenêtre « Déversement d’une destination » (menu : Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Déversement Destination), les zones suivantes seront accessibles dans le cas où le groupe de déversement choisi sera de type « Prorata montant / quantité destinations bénéficiaires » : -

Nature de base prorata et Unité de base prorata : en fait, il faudra renseigner uniquement la zone « Nature de base prorata » en indiquant quelle nature de flux sera à la base de l’analyse des montants ou des quantités des destinations bénéficiaires. Il peut s’agir de la même nature que celle indiquée dans le haut de l’écran et qui correspond à la nature que l’on souhaite déverser. Cependant la nature de base prorata peut être différente de celle qui doit être déversée. Une fois cette zone renseignée, l’unité correspondant à la nature de base prorata indiquée sera automatiquement rapatriée dans la zone « Unité de base prorata ». Exemple : les charges salariales saisies au niveau de l’atelier de Montreuil doivent être déversées au prorata du Chiffre d’Affaires réalisé dans les magasins de Bordeaux et de Metz. Ainsi, il faudra indiquer : - Dans la nature de flux : CS. Il s’agit des charges salariales à déverser. - Dans la nature de base prorata : CA. Les charges salariales vont être déversées au prorata du CA.

-

Pourcentage à déverser : dans cette zone, est indiqué le pourcentage du montant ou de la quantité de la destination donatrice qui doit être déversée. Par défaut, 100% est indiqué, mais il est possible de modifier ce pourcentage.

Remarque sur l’onglet « Informations » :

Ces zones sont mises à jour automatiquement par l’application et permettent de savoir, si, au sein d’un même groupe de déversement, il existe des prestations réciproques. Ce traitement sera lancé par le bouton « Contrôler » de la barre de navigation. Une prestation réciproque se définit par le fait qu’une destination donatrice A se déverse dans une destination bénéficiaire B et que la destination donatrice B se déverse elle-même dans la destination bénéficiaire A.

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Comptabilité Analytique 1.9.1.3 Les déversements destinations => Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Déversements Destinations

Cette étape est nécessaire à la création des modèles de déversement et constitue la suite logique des groupes de déversement. Une fois ce groupe crée, il faudra indiquer quelles sont les destinations donatrices et bénéficiaires et pour quels montants ou pourcentages ou quantités se fera le déversement.  il est possible de déverser une destination donatrice selon différents groupes de déversement Choisir: -

Un axe analytique Une nature de flux : c’est la nature de flux à déverser (exemples : charges salariales, charges d’entretien etc…)  Si une unité est rattachée à cette nature de flux, elle sera automatiquement indiquée dans la zone « Unité »

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Comptabilité Analytique -

une section donatrice : c’est la section à déverser. Cette section associée à la nature de flux précédemment indiquée constituera la destination donatrice. Un groupe de déversement : il faut renseigner ici un des groupes de déversement précédemment créés. Ceci permettra de rapatrier les informations concernant : - le type de déversement - les options éventuellement paramétrées pour le groupe de déversement

Le déversement destination en cours de création peut être défini comme étant un déversement destination modèle : pour cela cocher la case « Modèle ». Ceci aura un intérêt pour le traitement de duplication des sections bénéficiaires. Par l’intermédiaire des déversements destinations, une même destination donatrice ne pourra être rattachée qu’à un seul groupe de déversement. Par contre le même groupe de déversement pourra être rattaché à plusieurs destinations donatrices. 1.9.1.3.1 Onglet « Paramétrage » : -

Nature de base du prorata Agrégat de nature de flux : Possibilité de créer des agrégats de natures de flux qui serviront pour les déversements analytiques. Il sera possible de déverser au prorata d’une nature de flux ou au prorata d’un agrégat de natures de flux.  Les déversements imputation rationnelle montant et imputation rationnelle quantité pourront également s ‘appuyer sur les agrégats de nature de flux mais également sur une seule nature de flux. => Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Agrégats de natures de flux -

- Unité de la nature prorata - Pourcentage à déverser  ces 2 zones seront à renseigner dans le cas où le groupe de déversement est de type « Prorata montant / quantité destinations bénéficiaires ».  La zone « Pourcentage à déverser » pourra également être renseignée dans le cas où le groupe de déversement est de type « en quantité d’unité d’œuvre ». - Prix standard déversement : c’est dans cette zone qu’il faudra indiquer la valeur du prix standard dans le cas où, pour le groupe de déversement, l’option « Valorisation au prix standard » aurait été choisie. - Modalité de répartition : renseigner ici une modalité de répartition qui permettra de fournir des informations supplémentaires lors de la saisie des montants ou pourcentages ou quantités à déverser dans les destinations bénéficiaires. Sage 1000 Comptabilité 75 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique 1.9.1.3.2 Onglet « Sections bénéficiaires » : Indication pour le déversement : les informations saisies dans la modalité de répartition sont automatiquement reprises dans cette zone. : cette icône permet d’indiquer dans quelles destinations bénéficiaires, le déversement doit être effectué. Il faut indiquer le code de la section ainsi que le pourcentage, la quantité ou le montant à déverser. Ceci dépendra du type de déversement indiqué dans le groupe de déversement. : cette icône permet de supprimer une section bénéficiaire. Bouton « Prorata fixe » : Dans le cas d’un type de déversement en pourcentage, ce bouton permettra de calculer automatiquement les pourcentages de déversement en fonction de ce qui a été réellement imputé sur les sections bénéficiaires pour la période d’analyse choisie.

Il sera éventuellement possible de calculer ces pourcentages au prorata d’une autre nature de flux que celle qui est déversée. L’analyse peut se faire sur les montants ou sur les quantités imputés dans les destinations bénéficiaires. Bouton “Pourcentage uniforme” : Dans le cas d’un type de déversement en pourcentage, ce bouton permettra de faire en sorte que les pourcentages soient égaux entre les différentes sections bénéficiaires.

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Comptabilité Analytique 1.9.1.4 La liste des déversements destinations =>Paramètres / Comptabilité analytique / Déversement analytique / Liste des déversements destinations

Dans cet écran, il est possible de visualiser, pour un axe analytique donné, tous les déversements destinations qui ont été crées. Après avoir sélectionné, un déversement destination, il sera possible de le modifier et même de le supprimer. 1.9.1.5 L’enchaînement des déversements => Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Enchaînement des déversements

Il faut indiquer : -

Un code pour l’enchaînement Un axe analytique

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Comptabilité Analytique Puis, dans la grille, il faut renseigner les groupes de déversement à chaîner. Ainsi, il sera possible, par une action unique de lancer plusieurs déversements les uns à la suite des autres, sans avoir à effectuer une manipulation pour chacun de ces groupes.

1.9.2 La duplication des déversements destinations  Paramètres / Comptabilité analytique / Déversements analytiques / Duplication des sections bénéficiaires.

1.9.2.1 Le traitement de duplication d’un déversement destination C e traitement permet de copier le paramétrage du déversement d’une destination donatrice pour l’affecter à une destination qui devient ainsi une destination donatrice. La duplication peut conduire à: - créer un nouveau déversement destination. Le statut apparaissant dans la liste de sélection des destinations (donatrices) est « Création ». - à mettre à jour un déversement destination existant. Le statut apparaissant dans la liste de sélection des destinations (donatrices) est « Modification ». La duplication n’est possible qu’entre groupes répondant aux mêmes critères d’axe analytique, de type de déversement (sachant qu’il est possible dans certains cas de dupliquer vers un groupe de déversement de type pourcentage). La liste des destinations (donatrices) laisse apparaître : - des destinations avec la même section que la section donatrice de la destination analytique source (la duplication permet donc de copier un déversement destination en changeant la nature de flux). - des destinations avec la même nature de flux que la nature de flux de la destination source ( la duplication permet donc de copier un déversement destination en changeant la section donatrice).

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des destinations n’ayant pas la même section et la même nature de flux que la destination source ( la duplication permet donc de copier un déversement destination en changeant la destination donatrice). La duplication reprend à l’identique les sections bénéficiaires du déversement source sous la réserve que les sections dupliquées existent en tant destinations sur la nouvelle nature de flux. Rappel : un déversement analytique GCF L1000 s’effectue au sein d’une même nature de flux. Si une seule des sections bénéficiaires dupliquées n’existe pas en tant que destination sur la nouvelle nature de flux, le traitement de duplication n’est pas effectué pour la destination sélectionnée. 1.9.2.2 Principe de fonctionnement : 1.9.2.2.1 Axe analytique Choisir l’axe analytique sur lequel la duplication doit être effectuée. 1.9.2.2.2 Information concernant le déversement destination source C’est celui qui va être dupliqué. - Groupe de déversement : indiquer le groupe de déversement pour lequel la duplication doit être effectuée. Les informations relatives au groupe choisi apparaissent en dynamique. - Uniquement les déversements destinations modèles : une coche dans la case permettra de filtrer les déversements destinations à dupliquer. Si cette case est cochée, seuls pourront être dupliqués les déversements destinations définis comme étant des modèles. - Section donatrice : Cette zone permet de choisir la destination donatrice à dupliquer. La section sélectionnée est affichée complétée par les informations de la nature de flux et éventuellement l’unité. 1.9.2.2.3 Informations concernant le déversement destination « destination » Ce groupe d’information permet : - de choisir le groupe de déversement à impacter : c’est celui sur lequel est effectuée la duplication c’est-à-dire sur lequel seront rattachés les déversements destinations éventuellement créés - de choisir les paramètres présidant au traitement de duplication - de restreindre la liste des destinations à sélectionner (celles qui seront affichées dans la grille) Dupliquer vers un groupe de déversement de type pourcentage : si cette case est cochée, il sera possible de dupliquer d’un groupe de déversement de type montant, pourcentage, quantité destination, quantité d’unité d’œuvre, imputation rationnelle montant ou imputation rationnelle quantité vers un groupe de déversement de type pourcentage. Dans tous les cas, les pourcentages sont calculés par rapport aux montants ou aux quantités saisies dans le déversement destination source. Il est impossible de dupliquer un groupe de déversement de type prorata montant destinations bénéficiaires ou prorata quantités destinations bénéficiaires vers un groupe de déversement de type pourcentage car ces types de déversement ne requièrent pas la définition de montant ou quantités au niveau de leurs sections bénéficiaires. Groupe de déversement : choisir le groupe de déversement sur lequel doit être effectuée la duplication. Les informations relatives au groupe choisi apparaissent en dynamique. Pour restreindre les destinations analytiques qui seront affichées dans la grille et qui serviront de destinations donatrices dans le déversement destination dupliqué, il est possible : - De borner les natures de flux - De borner les sections Sage 1000 Comptabilité 79 Fonctions Avancées

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De demander uniquement les destinations donatrice du groupe de déversement destination choisi De demander uniquement les déversements destinations déjà mis à jour par le déversement destination modèle choisi 1.9.2.2.4 Reprise des informations du déversement source

choix entre : Aucune : il faut faire une distinction selon qu’il s’agit d’une duplication en création ou d’une duplication en mise à jour :

-

duplication en création : les zones non obligatoires sont initialisées de la même façon que s’il s’agissait d’une création classique de déversement destination. Dans les zones obligatoires, les valeurs sont reprises du déversement destination source.

-

duplication en mise à jour : aucune zone n’est modifiée sauf dans le cas d’une modification du type de groupe de déversement (duplication vers le type pourcentage). Dans ce cas, les zones non concernées par les déversements de type pourcentage sont vidées. Uniquement modalité de répartition : seule la modalité de répartition est reprise du déversement destination source. Dans le cas d’une modification du type de groupe de déversement (duplication vers le type pourcentage), les zones non concernées par le déversement de type pourcentage sont vidées. Tout sauf prix standard déversement : toutes les informations du déversement destination source sont reprises sauf le prix standard déversement. Dans le cas d’une modification du type de groupe de déversement (duplication vers le type pourcentage), les zones non concernées par le déversement de type pourcentage sont vidées. Toutes : toutes les informations du déversement destination source sont reprises. Dans le cas d’une modification du type de groupe de déversement (duplication vers le type pourcentage), les zones non concernées par le déversement de type pourcentage sont vidées. 1.9.2.2.5 Mise à jour de l’information du déversement destination modèles Une coche dans la case permet de sauvegarder le lien entre le déversement destination source et les destinations donatrices traitées. Ainsi, lors de la consultation des déversements destinations impactés, il est possible de savoir quel déversement destination a servi de modèle à chacun des déversements destinations consultés. Cette information est accessible dans l’onglet « Déversement des modèles » de l’écran des déversements destination :

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Comptabilité Analytique Une fois toutes ces informations renseignées, cliquer sur le bouton « Rechercher » : les destinations analytiques correspondant aux sélections sont affichées dans la grille. Remarque : seules les 100 premières destinations répondant aux critères de sélection sont affichées et peuvent être sélectionnées. Sélectionner la ou les destinations analytiques pour lesquelles les informations du déversement destination source doivent être dupliquées. Remarque : Pour consulter la liste des déversements destinations rattachés à un déversement destination modèle, Sélectionner le groupe de déversement souhaité ainsi que la case à cocher « Uniquement les déversements destination déjà mis à jour par le déversement des. Modèle » et cliquez sur « Rechercher ». Rappel : Le fait de décocher le statut Modèle d’un déversement destination supprime les liens de ce déversement avec les déversements destinations associés.

1-9-3 Le lancement des déversements Pour lancer un déversement, il faut utiliser le menu : => Analytique / Déversements

Il faut indiquer : -

-

un axe analytique un enchaînement déversement qui permettra de lancer successivement plusieurs déversements, ou un groupe de déversement précis. Dans ce dernier cas, il faut également renseigner une destination donatrice, puisque le même groupe de déversement peut être rattaché à plusieurs déversements destinations qui font donc référence à plusieurs destinations donatrices. Si la destination donatrice est laissée à blanc, toutes les destinations donatrices rattachées au groupe de déversement seront réparties. un exercice analytique et les périodes de début et de fin, afin d’indiquer quelles périodes doivent être déversées.

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Centralisation des écritures par groupe de déversement / nature de flux / période : Exemple : Un enchaînement déversement a été paramétré tel qu'indiqué ci après : - Déversement de A : montant déverse = 25 000 - dans B pour 10 000 - dans C pour 15 000 Ainsi les OD analytiques générées seront : Destination A B C

Débit 25000

Crédit 10000 15000

-

Déversement de B : montant déversé = 9000 - dans D pour 5000 - dans E pour 4000 Ainsi les OD analytiques générées seront : Destination B D E

Débit 9000

Crédit 5000 4000

Si la case « Centralisation des écritures par groupe de déversement / nature de flux / période », les écritures d’OD analytiques suivantes seront passées suite au lancement de l’enchaînement des déversements paramétrés précédemment : Destination A B C D E

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Débit 25000

Crédit 1000 15000 5000 4000

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Comptabilité Analytique 1-10 Mise à jour du prix standard : 1-10-1 Mise à jour du prix standard période : => Analytique / Mise à jour du prix standard période Il est possible de mettre à jour pour un axe analytique et une période donnés, les prix standards correspondant aux destinations analytiques cohérentes pour l’axe sélectionné. Ce prix standard permettra, pour chaque écriture passée sur une de ces destinations analytiques, de stocker un montant standard historique. Montant standard historique = quantité réelle  prix standard. Ce prix standard est visualisable par le menu « Analytique / Destination analytique » / Bouton « Cumuls » :

Mise à jour du prix standard période :

Il faut indiquer un axe analytique, un exercice analytique et une période. Il est possible de borner les sections analytiques et les natures de flux. Sage 1000 Comptabilité 83 Fonctions Avancées

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Comptabilité Analytique  L’application propose alors toutes les destinations analytiques correspondant à la sélection, avec éventuellement le prix standard actuel. Il existe 2 possibilités pour mettre à jour le prix standard : -

-

Valorisation au prix réel : prix réel = Montant réel / Quantité réelle. Pour la période et la section sélectionnée, l’application divise le cumul des montants saisis sur cette section par le cumul des quantités saisies afin de déterminer le prix réel pour la section. Il viendra alors remplacer le prix standard qui avait été précédemment renseigné. Valorisation au prix budgétaire : prix budgétaire = Montant budgété / Quantité budgétée. Pour la période et la section sélectionnée, l’application divise le cumul des montants budgétés sur cette section par le cumul des quantités budgétées afin de déterminer le prix budgétaire pour la section. Il viendra alors remplacer le prix standard qui avait été précédemment renseigné.

Il est possible de choisir les prix standards à mettre à jour. Trois choix sont à disposition : -

mise à jour des prix standards inférieurs au prix de valorisation. mise à jour des prix standards supérieurs au prix de valorisation mise à jour de tous les prix standard.

Zone « Mise à jour des prix standards nuls » : si le prix standard actuel est nul et si le prix de valorisation est non nul, 2 possibilités : - si la case est cochée : le prix standard actuel nul sera remplacé par le prix de valorisation. - Si la case n’est pas cochée, le prix standard actuel nul n’est pas remplacé par le prix de valorisation. Pour lancer le traitement de mise à jour, cliquer sur le bouton « Exécuter ». Les prix standards seront alors remplacer par les prix de valorisation. Il est toujours possible de modifier manuellement le prix proposé par le système.

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Comptabilité Analytique 1.10.2 Mise à jour du prix standard déversement : => Paramètres / Comptabilité analytique / Déversement analytique / Mise à jour du prix standard déversement.

Le but de ce traitement est de mettre à jour le prix standard des déversements destinations périodiquement et automatiquement. Il faut indiquer : - le groupe de déversement pour lequel la mise à jour doit être effectuée - l’exercice analytique et la période concernés par la mise à jour Ainsi, apparaissent à l’écran toutes les destinations donatrices rattachées au groupe sélectionné qui correspondent à une nature de flux suivie en quantité. Pour chacune d’entre elles figure éventuellement le prix standard actuel. Possibilités de mise à jour du prix standard : -

-

Valorisation au prix standard : il s’agit du prix standard période. Valorisation au prix réel : prix réel = Montant réel / Quantité réelle. Pour la période et la section sélectionnée, l’application divise le cumul des montants saisis sur cette section par le cumul des quantités saisies afin de déterminer le prix réel pour la section. Il viendra alors remplacer le prix standard qui avait été précédemment renseigné. Valorisation au prix budgétaire : prix budgétaire = Montant budgété / Quantité budgétée. Pour la période et la section sélectionnée, l’application divise le cumul des montants budgétés sur cette section par le cumul des quantités budgétées afin de déterminer le prix budgétaire pour la section. Il viendra alors remplacer le prix standard qui avait été précédemment renseigné.

Choix des prix standards à mettre à jour : -

mise à jour des prix standards inférieurs au prix de valorisation. mise à jour des prix standards supérieurs au prix de valorisation mise à jour de tous les prix standard.

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Comptabilité Analytique Zone « Mise à jour des prix standards nuls » : si le prix standard actuel est nul et si le prix de valorisation est non nul, 2 possibilités : - si la case est cochée : le prix standard actuel nul sera remplacé par le prix de valorisation. - Si la case n’est pas cochée, le prix standard actuel nul n’est pas remplacé par le prix de valorisation. Pour lancer le traitement de mise à jour, cliquer sur le bouton « Exécuter ». Les prix standards seront alors remplacer par les prix de valorisation. Il est toujours possible de modifier manuellement le prix proposé par le système.

1-11 Les Editions analytiques  Analytique / Edition Analytique / Balance  Analytique / Edition Analytique / Balance analytique par compte  Analytique / Edition Analytique / Balance analytique simplifiée  Analytique / Edition Analytique / Grand livre  Analytique / Edition Analytique / Grand livre par plan  Analytique / Edition Analytique / Grand livre analytique par compte  Analytique / Edition Analytique / Brouillard  Analytique / Edition Analytique / Destination analytique par période

1.11.1 Exemple 1: Balance analytique :  Analytique / Edition Analytique / Balance

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Comptabilité Analytique 1.11.1.1 Paramètres disponibles L’onglet « Sélections principales » permet de déterminer : -

-

la présentation de l’état : - Nature par centre : pour chacun des centres, seront présentées les différentes natures. - Centre par nature : pour chacune des natures, seront présentés les différents centres. - Centre uniquement : présentation du cumul par centre quelle que soit la nature - Section : présentation par section l’axe d’analyse les natures à éditer les périodes à prendre en considération de choisir un certain nombre d’options : - Uniquement les destinations ouvertes - Avec les écritures de simulation comptabilité générale - Cumul en débit / crédit : si cette case est cochée, les montants imputés suite à un éclatement d’écritures de comptabilité générale et ceux imputés par les OD analytiques et les déversements seront cumulés. Par contre, si cette n’est pas cochée, il sera possible de visualiser le détail des montants imputés suite à un éclatement d’écritures de comptabilité générale et des montants provenant des OD analytiques et des déversements. - Edition des destinations : pour éditer ou non le détail par destination analytique - Totalisation par période - Uniquement les valeurs non nulles - Caractère de décalage : il est possible de choisir le caractère permettant de distinguer les différentes ruptures.

L’onglet « Sélection arborescence » permet d’effectuer des ruptures.

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Comptabilité Analytique 1.11.1.2 Editer des ventes par produit et par ligne Onglet « Sélections principales » : -

choisir la présentation « Centre par nature » l’axe analytique étudié sera PC/PL/PP/VEN borner les natures de VTES à VTES borner les périodes du 01/01/2001 au 31/12/2001 les options de sélection seront les suivantes :

Onglet « Sélection arborescence » : Rappel de la structure de l’axe PC/PL/PP/VEN /

DETAIL DES PLANS ANALYTIQUES DE L ’AXE PC/PL/PP/VEN Plan 1 PC = Plan des catégories de revendeurs Niveau 1

Plan 2

Plan 3

PL = Plan des lignes de produits

PP = Plan des produits

Niveau 1

AAA : centre d ’attente Noeud

Niveau 1

AAA : centre d ’attente

CCS 1000 : Revendeurs agrées Noeud Ligne 1000

L1000

Noeud

AA : centre d ’attente

Noeud

Noeud CP : Comptabilité

Noeud

Niveau 2 500 : Revendeurs agrées Noeud Ligne 500

L100

Noeud

GC : Gestion Commerciale Noeud

RCS

L500

Noeud

ZZZ : centre de différence Noeud d ’incorporation

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Noeud

ZZZ : centre de différence d ’incorporation

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ZZZ : centre de différence d ’incorporation

Noeud

Comptabilité Analytique Pour réaliser cette édition, il faut effectuer des ruptures : - 1ère rupture : total par produit. Il faut donc effectuer une rupture sur le plan 3 au niveau 1 - 2ème rupture : total par ligne de produit. Il faut donc effectuer une rupture sur le plan 2 au niveau 1

Lancer l’édition :

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Comptabilité Analytique Visualisation des ventes de comptabilité => Plan PP Centre CP  Visualisation des ventes imputées sur le centre d’attente du plan des lignes avec détail par destination => Plan PL Centre AAA , puis total sur le centre AAA.  Visualisation des ventes de ligne 1000 avec détail par destination => Plan PL Centre L1000, puis total sur le centre L1000.  Visualisation des ventes de ligne 100 avec détail par destination => Plan PL Centre L100, puis total sur le centre L100.  Visualisation des ventes de ligne 500 avec détail par destination => Plan PL Centre L500, puis total sur le centre L500. =>Total sur le centre CP Visualisation des ventes de gestion commerciale => Plan PP Centre GC  Visualisation des ventes de ligne 500 avec détail par destination => Plan PL Centre L500, puis total sur le centre L500 =>Total sur le centre GC Si l’édition ne doit présenter que les ventes du produit “Comptabilité” par ligne, il faudra indiquer au niveau de l’onglet “Sélection arborescence” :

Si l’édition ne doit présenter que les ventes du produit “Comptabilité” pour la ligne 1000, il faudra indiquer au niveau de l’onglet “Sélection arborescence” :

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1.11.2 Exemple 2: Balance analytique par compte :  Analytique / Edition Analytique / Balance analytique par compte

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Comptabilité Budgétaire Chapitre II – La Comptabilité Budgétaire La Comptabilité budgétaire s’appuie sur la Comptabilité Analytique : en effet, on gère un budget analytique et ce sont les destinations analytiques qui sont budgétées (= combinaison entre centres analytiques et natures de flux). Quatre modes de saisies sont proposés (saisie directe ou par l’intermédiaire de modèles d’éclatements via la nature ou la destination ou la période)

2-1 Le Groupe Budgétaire et les éléments budgétaires 2-1-1 Le Groupe Budgétaire  Paramètres / Budgétaires / Groupes Budgétaires et Budgets

Indiquer le code et le libellé du groupe budgétaire (un groupe budgétaire peut être assimilé à un modèle de budget)  Dans un groupe budgétaire, il peut y avoir un nombre non limité d’hypothèses budgétaires pour un même groupe budgétaire. Il est possible d’effectuer un choix concernant le budget de référence parmi les hypothèses (éditions comparatives budgété/réalisé)  Une même hypothèse budgétaire ne peut pas être référencée dans plusieurs groupes budgétaires.  Impossible de concaténer des groupes budgétaires. Axe analytique : rattacher le Groupe budgétaire à un axe analytique précédemment créé. Exercice analytique : le relier à un exercice analytique Budgets associés : créer dans la grille via un nouveau budget (c’est-à-dire une nouvelle hypothèse budgétaire), une nouvelle ligne est insérée.

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Comptabilité Budgétaire Le « Budget référence » est l’hypothèse budgétaire qui sera pris en compte dans les éditions, c’està-dire comme hypothèse de base lors des éditions comparatives.. La case « Confirmé » est cochée, le budget ne pourra plus être modifié.

2-1-2 Les éléments budgétaires  Paramètres / Budgétaires / Gestion des éléments budgétaires

Le traitement effectué dans cet écran a pour but de déterminer, pour chaque hypothèse budgétaire, quelles destinations analytiques de l’axe précédemment choisi, pourront être budgétées. En fait, ces destinations analytiques se verront attribuées le rôle d’élément budgétaire : - si une nature de flux particulière est indiquée, seules les destinations analytiques comportant cette nature pourront être budgétées. - si aucune nature n’est indiquée (zone à blanc), toutes les destinations analytiques pourront être budgétées. Pour créer les éléments budgétaires pout toutes les destinations de l’hyptohèse budgétaire, cliquer sur le bouton « Générer ». Bouton “Réinitiliaser” : permet de remettre les éléments budgétés à zéro. Bouton “Supprimer” : permet de supprimer les éléments budgétaires.

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Comptabilité Budgétaire 2-2 Les Saisies Budgétaires Directes Deux écrans sont proposés dans lesquels les montants budgétés sont indiqués pour une destination précise et pour une période donnée manuellement.

2-2-1 La saisie par destination période  Analytique / Saisie budgétaire / Saisie par destination/période

Sélectionner l’hypothèse budgétaire souhaitée, les informations : groupe budgétaire, date de budget, exercice analytique, axe, et budget confirmé sont reprises automatiquement. Dans le champ « nature de flux », préciser sur quelle nature de flux les destinations vont être budgétées. Possibilité de rechercher rapidement une section analytique en tapant les premiers caractères dans la zone "Section >= ». Case « Afficher les montants nuls » : permet de visualiser dans la grille les éléments budgétaires ayant un montant à 0 Saisir les montants budgétés pour chaque destination pour une période donnée directement dans la grille. Valider par « OK ». Possibilité à partir de cet écran d’accéder à la Saisie Directe

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Comptabilité Budgétaire 2-2-2 La saisie directe  Analytique / Saisie budgétaire / Saisie directe

Sélectionner l’hypothèse budgétaire souhaitée, les informations : groupe budgétaire, date de budget, exercice analytique, axe, et budget confirmé sont reprises automatiquement. Dans la grille, rappeler la destination analytique et la période souhaitées et indiquer un montant budgété. Valider la saisie par le bouton « Exécuter » -

Mise à jour des éléments budgétaires préalablement existants : Case cochée : permet de remplacer par les montants saisis dans cette grille les montants déjà budgétés sur les destinations analytiques et les périodes sélectionnées Case non cochée : n’autorise pas le remplacement des montants

-

Vider la grille de saisie à la fin de l’enregistrement : Case cochée permet d’avoir une grille vierge une fois le traitement achevé. Case non cochée permet de conserver les montants budgétés, une fois le traitement achevé.  Possibilité de créer en dynamique les éléments budgétaires et de les budgétiser par période

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Comptabilité Budgétaire 2-3 Les modèles d’éclatement But du modèle d’éclatement : permettre de budgéter automatiquement des destinations analytiques (=éléments budgétaires), en appliquant ce modèle. La budgétisation se fera par section associée à une nature de flux et par période. Les modèles d’éclatement sont définis : -

par période et par exercice analytique en pourcentage ou en coefficient. par section et axe analytique toutes natures confondues en pourcentage.

2-3-1 Le modèle d’éclatement par période  Paramètres / Budgétaires / Eclatements budgétaires /par période

Indiquer un code et un libellé pour définir le modèle d’éclatement et le rattacher à un exercice analytique.

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Comptabilité Budgétaire Type d’éclatement : deux choix sont proposés. - Pourcentage : la somme des % pour les périodes doit être égale à 100%. - Coefficient saisonnier : cas d’une activité qui fluctue. Onglet « Natures de flux » : avec les boutons , insérer les natures qui vont utiliser le modèle d’éclatement.  un même modèle d’éclatement peut être affecté à différentes natures de différents centres. Toutes les natures référencées dans l’onglet « Natures de flux » vont avoir le même modèle d’éclatement par période paramétré dans l’onglet « Eclatement par périodes » Onglet « Eclatement par périodes » : avec les boutons , insérer les périodes sur lesquelles un budget va être planifié associé à un pourcentage ou à un coefficient.  La colonne « Ouvert » indique si la période est saisissable (cf. : par rapport à l’exercice analytique). Bouton « Ajuster » : permet d’ajuster l’éclatement. - Si type d’éclatement = pourcentage. 5 périodes sont non nulles, l’action « ajuster » est de répartir les 100% sur ces périodes donc : 20% période 1, 20% période 2, 20% période 3, 20% période 4 et 20% période 5. - Si type d’éclatement = coefficient saisonnier  La somme des coefficients saisonniers doit toujours être égale au nombre de périodes affectées. Si ce n’est pas le cas, il faudra ajuster le coefficient. Exemple : Pour la 1ère période : coefficient saisonnier = 1 Pour la seconde période : coefficient saisonnier = 3 Il y a donc 2 périodes et le total des coefficients est égal à 4. Ainsi, après la validation du modèle d’éclatement, un message sera déclenché pour ajuster les coefficients. Ils sont ajustés selon la formule suivante : Coefficient ajusté = coefficient saisi  (nombre de périodes / somme des coefficients). D’où : Pour la période 1 : coefficient ajusté = 1 (2/4) = 0,5. Pour la période 2 : coefficient ajusté = 3 (2/4) = 1,5.

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Comptabilité Budgétaire 2-3-2 Le modèle d’éclatement par section  Paramètres / Budgétaires / Modèles d’Eclatements budgétaires / par section

Indiquer un code et un libellé pour définir le modèle d’éclatement et le rattacher à un axe analytique donc indirectement à un plan groupe. Onglet « Natures de flux » : insérer ou supprimer la ou les natures du plan groupe qui vont utiliser le modèle d’éclatement via

.

Onglet « Eclatement par section » : composer l’éclatement par section qui sera uniquement par pourcentage grâce aux boutons . La colonne “Ouvert” indique que la section analytique est active.  existence au préalable de la cohérence nature / centres.

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Comptabilité Budgétaire 2-3-3 Duplication d’un modèle d’éclatement par période Possibilité de dupliquer un modèle d’éclatement période sur un modèle d’éclatement de même type ou de type pourcentage.

 Paramètres / Budgétaires / Modèles d’Eclatements budgétaires / Duplication modèles d’éclatements par période

Indiquer la dimension temps Dans l’encadré « Source », le modèle d’éclatement à dupliquer (possibilité de changer la période de départ) Dans l’encadré « Destination », le modèle d’éclatement à générer : Définir le code, l’exercice analytique, le type (s oit le même type soit un autre type : pourcentage ou coefficient saisonnier), les périodes référencées. Lancer le traitement en cliquant sur « Dupliquer ». Si la case « récupération des natures de flux » est cochée, les natures de flux sont reprises Par contre si la case est décochée, retour sur le modèle d’éclatement période pour déterminer les natures de flux =>

 Paramètres / Budgétaires / Eclatements budgétaires /par période

Si le nombre de périodes est plus important dans le modèle destination par rapport au modèle source, les périodes sont générées avec un montant nul :

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Comptabilité Budgétaire

Si le nombre de périodes est moindre dans le modèle destination par rapport au modèle source, les périodes sont générées avec un pourcentage uniforme.

2-3-4 Affectation des modèles d’éclatement Si l’utilisateur a défini ses modèles d’éclatement (axe, plan, périodes et sections utilisés) sans renseigner les natures, il peut le faire de façon manuelle ou de façon automatique

2.3.4.1 Affectation manuelle  Paramètres / Budgétaires / Affectations des modèles d’éclatement/ Affectation manuelle

Appeler un plan groupe, de ce fait toutes les natures de flux de ce plan apparaissent dans la grille. Sélectionner une nature et dans la grille en bas de l’écran, sélectionner les modèles d’éclatement par période dans le premier onglet et les modèles d’éclatement par section dans le second onglet qui seront affectés à cette nature. A chaque Nature, possibilité de rattacher plusieurs modèles d’éclatement. Bouton « Détail par période» : lance l’écran :  Paramètres / Budgétaires / Eclatements budgétaires /par période. Bouton « Détail par section» : lance l’écran :  Paramètres / Budgétaires / Eclatements budgétaires /par section.

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Comptabilité Budgétaire 2.3.4.2 Affectation automatique Période Possibilité d’affecter un modèle d’éclatement période à un groupe de natures de flux par sélection de fourchette

 Paramètres / Budgétaires / Affectations des modèles d’éclatement/ Affectation automatique période

2.3.4.3 Affectation automatique Section Possibilité d’affecter un modèle d’éclatement section à un groupe de natures de flux par sélection de fourchette

 Paramètres / Budgétaires / Affectations des modèles d’éclatement/ Affectation automatique section

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Comptabilité Budgétaire 2-4 Les Saisies Budgétaires via les modèles d’éclatement Deux types de saisie budgétaire via les modèles d’éclatement sont proposées :  

par natures de flux avec éclatements par sections et par période par destinations analytiques puis éclatement par périodes.

2-4-1 Saisie par nature de flux Dans cet écran, traitement d’éclatement par section et par période (en option). =>Analytique / Saisie Budgétaire / Saisie par Nature de flux

2.4.1.1 Cadre « Sélection » : Budget : sélectionner une hypothèse budgétaire, les informations suivantes sont reprises automatiquement : * la date du budget, le groupe budgétaire, l’exercice analytique, l’axe analytique qui ont été indiqués précédemment dans l’écran  Paramètres / Budgétaires / Groupes Budgétaires et Budgets. Nature de flux : sélectionner une nature de flux via le combo-box; les informations suivantes sont reprises automatiquement : * Eclatement période et Eclatement section, éclatements paramétrés dans le point précédent.

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Comptabilité Budgétaire 2.4.1.2 Cadre « Saisie » : Montant à éclater : indiquer un montant global qui sera réparti sur les Sections et les périodes (en fonction du paramétrage des modèles d’éclatement). C’est le montant global budgété. Montant non éclaté : montant sur les éléments budgétaires indiqué par les saisies directes ( non pris en compte par les modèles d’éclatement).  Montant à éclater >= Montant non éclaté, dans le cas Montant à éclater < Montant non éclaté, un message averti l’utilisateur que le montant sur les éléments budgétaires sera signé (-). Les Cases « Appliquer le modèle d’éclatement par période » et « Appliquer le modèle d’éclatement par section » sont cochées : génération des éclatements via les modèles paramétrés

2.4.1.3 Exemple : Pour la nature VF => - éclatement par sections paramétré comme suit : 80% sur la section 1- 20% sur la section 2 - éclatement par périodes comme suit : Période 1 : 25% - Période 2 : 25% - Période 3 : 25% Période 4. 25%. Dans cet écran, sélectionner une hypothèse budgétaire et la nature VF. Indiquer comme montant à éclater : 100.000 . Cliquer sur le bouton « Appliquer modèle », cela signifie que le modèle d’éclatement sections et le modèle d’éclatement périodes vont s’appliquer (la case « appliquer le modèle d’éclatement par période » est cochée). VF – section 1 – 80.000 avec un sous rupture par périodes : - VF – section 1 Période 1 : 20.000 - VF – section 1 Période 2 :20.000 - VF – section 1 Période 3 : 20.000 - VF – section 1 Période 4 : 20.000 VF – section 2 – 20.000 avec un sous rupture par périodes : - VF – section 2 Période 1 : 5.000 - VF – section 2 Période 2 :5.000 - VF – section 2 Période 3 : 5.000 - VF – section 2 Période 4 : 5.000 Si une des cases « Appliquer le modèle d’éclatement par période » et « Appliquer le modèle d’éclatement par section » est décochée c’est le prorata qui est appliqué : Exemple : « Appliquer le modèle d’éclatement par section » est décochée Auparavant en saisie, VF – section 1 – 60.000 et VF – section 2 – 20.000 => total de 80.000 On indique comme montant à éclater 100.000, l’application va éclater ce nouveau montant au prorata de l’existant : VF – section 1 – 60.000 => 75% VF – section 2 – 20.000 => 25%

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Comptabilité Budgétaire Ces pourcentages seront appliqués sur le montant des 100.000 d’où : VF – section 1 – 75.000 VF – section 2 – 25.000 Cliquer sur le bouton « Appliquer » pour budgéter les éléments budgétaires.

2-4-2 Saisie par destination analytique =>Analytique / Saisie Budgétaire /Saisie par destination analytique

Sélectionner une hypothèse budgétaire. Les informations suivantes sont reprises automatiquement : Budget, groupe budgétaire, exercice analytique, date du budget, axe, budget confirmé (ou non). Nature de flux : sélectionner une nature de flux via le combo-box, les éclatements période et section paramétrées pour cette nature apparaissent en dynamique. Cliquer sur le bouton “Rechercher” : affichage dans la grille des destinations analytiques budgétées (découlant du modèle d’éclatement par section) Case “Uniquement les éclatements avec des éléments budgétaires”: Case cochée : seuls les éléments budgétaires budgétisés apparaissent dans la grille Case non cochée : tous les éléments budgétaires budgétisés ou non (montant nul) apparaissent dans la grille. Possibilité de changer modifier le montant budgété directement dans la grille en intervenant dans la colonne “Montant” => le champ “montant éclaté” est mise à jour, et indication de l’écart de variation entre le nouveau montant et le montant initial budgété avec le champ “Indice de variation Base 100”.

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Comptabilité Budgétaire Case « Appliquer le modèle d’éclatement par période » : - Case cochée : permet d’activer le modèle d’éclatement par période en fonction des modifications des montants budgétés - Case non cochée : le modèle d’éclatement par période n’est pas appelé et les périodes sont incrémentées manuellement en intervenant dans la colonne “Ecl”, cliquer sur une fenêtre sur l’éclatement période apparaît :

Constater l’éclatement par période selon le modèle pour la destination sélectionnée dans la première grille Possibilité de changer le montant par période ou d’appliquer le prorata avec le bouton “Appliquer Proratas”

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Comptabilité Budgétaire 2-5 La gestion des postes budgétaires Un poste budgétaire correspond à un groupe de natures de flux. La répartition des natures de flux au sein d’un poste budgétaire est définie en pourcentage. Une liste de postes budgétaire appelée « plan des postes budgétaires » est rattachée à un groupe budgétaire.

2-5-1 Définition des postes budgétaires  Paramètres / Budgétaires / Plans et postes budgétaires

Un plan est défini par un code et un libellé, il est rattaché à un plan groupe Définition des postes qui regroupent plusieurs natures de flux Dans l’écran,  Paramètres / Budgétaires / Groupes Budgétaires et Budgets

Cliquer sur le bouton « Plan budgétaire », afin de rattacher un plan budgétaire à un groupe budgétaire.

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Comptabilité Budgétaire Une fenêtre apparaît :

Rappeler le plan budgétaire et cliquer sur le bouton « affecter » Résultat : génération de l’élément : poste budgétaire + section

2-5-2 Saisie par poste/section Il sera possible d’effectuer une saisie budgétaire par poste budgétaire/section. Le montant saisi sur le poste budgétaire et la section est éclaté sur les différentes natures composant ce poste selon les pourcentages renseignés. Puis, pour chacun des couples nature de flux/section, il y aura soit application du modèle d’éclatement période associé à la nature de flux, soit application de l'éclatement prorata période. =>Analytique / Saisie Budgétaire /Saisie par poste/section

Sélectionne une hypothèse budgétaire, un poste budgétaire, les sections à budgéter et le montant à éclater.

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Comptabilité Budgétaire 2-6 La duplication budgétaire Ce traitement duplique les éléments d’une hypothèse budgétaire donnée vers une autre hypothèse budgétaire d’un même groupe budgétaire ( récupération des éléments budgétaires avec le montant budgété). =>Analytique / Saisie Budgétaire / Duplication Budgétaire

Budget modèle : choisir le budget modèle à dupliquer. Budget : choisir le budget préalablement créé qui va être dupliqué. Période de à : borner les périodes qui vont être budgétées conformément au budget modèle. Lancer le traitement avec le bouton « Exécuter »

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Comptabilité Budgétaire 2-7 Le suivi et le comparatif budgétaire 2-7-1 La notion de budget flexible => Analytique / Destination analytique.

Par ce menu, il est possible de consulter, pour un axe et une destination analytique donnés, le cumul par période des montants saisis et budgétés. Le bouton « cumul » permet d’ouvrir l’écran suivant :

Dans l’onglet “Budget” se trouve la notion de budget flexible. Le budget flexible peut se définir comme étant la quantité réellement consommée au prix budgétaire. Ainsi : Budget flexible = quantité réelle prix budgété

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Comptabilité Budgétaire Remarque :  Budget de référence : il s’agit du budget de référence indiqué au niveau du groupe bugdgétaire auquel appartient la destination analytique (et donc l’élément budgétaire) consultée. Ainsi, il sera possible de visualiser au niveau de cette zone, la quantité et le montant budgétés (dans le budget de référence) pour la période considérée. Prix unitaire budgété = Montant budgété / quantité budgétée  Solde période : sont indiqués ici, la quantité et le montant réellement saisis pour la période considérée. Prix unitaire période = Montant saisi sur la période / quantité saisie sur la période.  Ecart sur quantité = (quantité réelle – quantité budgétée)  prix budgété  Ecart sur prix = (prix réel – prix budgété)  quantité réelle

2-7-2 Le suivi budgétaire =>Analytique / Editions budgétaires / Suivi budgétaire

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Comptabilité Budgétaire Exemple : Editer les montants réels et budgétés au niveau des différentes charges engendrées par l’utilisation des véhicules avec un total par salarié. Dans le deuxième onglet « Sélection arborescence », il faut effectuer une rupture sur les salariés. Le plan des salariés dans l’axe « Charges véhicules » est le plan N°1. Les centres correspondant aux salariés sont de niveau 1. Il faut donc indiquer :

Résultat de l’édition :

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Comptabilité Budgétaire 2-7-3 Le Comparatif Budgétaire =>Analytique / Editions budgétaires / Comparatif budgétaire

2-8 Edition et exportation des budgets 2-8-1 Mise en place du budget  Créer le groupe budgétaire suivant :  Paramètres / Budgétaires / Groupes budgétaires et budgets

 Saisir les budgets suivants : Sage 1000 Comptabilité 113 Fonctions Avancées

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Comptabilité Budgétaire  Analytique / Saisie budgétaire / Saisie directe

2-8-2 Edition des budgets Cette édition a pour but d’éditer les montants et ou les quantités budgétés par nature de flux et par période avec éventuellement le détail par élément budgétaire.

2.8.2.1 Ecran de lancement de l’édition  Analytique / Edition budgétaire / Edition d’un budget

Vous devez obligatoirement sélectionner : - un axe analytique : l’ensemble des axes analytiques sont accessibles - un groupe budgétaire : seuls les groupes budgétaires de l’axe analytique sélectionné sont accessibles. - un budget : seules les budgets du groupe budgétaire sélectionné sont accessibles. Il est possible de sélectionner une nature de flux : par défaut, la zone est à blanc ce qui signifie que toutes les natures de flux du plan groupe de l’axe associé au groupe budgétaire sont sélectionnées. Mais vous pouvez sélectionner une ou plusieurs natures de flux parmi les natures de flux du plan groupe de l’axe associé au groupe budgétaire.

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Comptabilité Budgétaire Vous disposez d’une option sous la forme d’une case à cocher intitulée : « Montants nuls / quantités nulles ». Par défaut cette case est cochée : - si la case est cochée : tous les éléments budgétaires du budget sélectionné et correspondant aux natures de flux sélectionnées seront édités, même ceux pour lesquels le montant budgété et / ou la quantité budgétée sont nuls. - Si la case est décochée : les éléments budgétaires du budget sélectionné et correspondant aux natures de flux sélectionnées, pour lesquels le montant budgété et la quantité budgétée sont nuls ne seront pas édités. Enfin vous pouvez choisir d’éditer le détail : - si cette case est cochée : les montants et / ou quantités budgétés seront détaillés par élément budgétaire. - Si cette case n’est pas cochée : les montants et / ou quantités budgétés seront sommés par nature de flux.

2.8.2.2 Détail de l’édition Si le détail n’a pas été demandé, vous obtenez l’édition suivante :

Les paramètres de sélection sont repris en entête de l’édition : - le budget - le groupe budgétaire - l’axe analytique - la ou les natures de flux sélectionnées. - Le paramètre « Montants nuls / Quantités nulles » avec Oui ou Non selon que la case a été cochée ou non au moment du lancement de l’édition. De plus, les informations suivantes sont présentées : - l’approche du budget : Nationale ou IAS - La date du budget - Budget Confirmé : Oui ou Non Si le détail a été demandé, les montants ou les quantités budgétés seront détaillés par élément budgétaire.

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Comptabilité Budgétaire

Ces éléments seront triés par nature de flux et par période. Les informations suivantes sont présentées pour chacun des éléments budgétaires édités : - la nature de flux - la section analytique - la période - le montant budgété - la quantité budgétée - l’unité Un total des montants et des quantités par nature de flux et par période est présenté.

2-8-2 Exportation des budgets  Outils / Import Export de tables / Assistant

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Comptabilité Budgétaire  Sur cette page, sélectionnez « Exportation texte ».

 Sur cette page, sélectionnez le descriptif d’exportation « Descriptif d’exportation des budgets ».

Les sélections sont identiques à celles présentes dans l’écran de lancement de l’édition des budgets. Par le bouton « Paramètres », vous avez accès aux deux options : - Montants nuls / Quantités nulles - Détail par section

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Comptabilité Budgétaire

 Sur cette page, indiquez le nom du fichier qui sera généré lors de l’exportation du budget.  Cliquer sur « Terminer » pour lancer l’exportation. Les données exportées sont les suivantes : - la nature de flux : il s’agit des natures de flux correspondant à chacun des éléments budgétaires du budget sélectionné lors du lancement de l’exportation. Si une ou plusieurs natures de flux ont été sélectionnées, seuls les éléments budgétaires contenant ces natures de flux seront exportés. - le montant budgété : tous les montants budgétés correspondant aux éléments budgétaires liés à la même nature de flux et à la même période seront sommés. Ce montant total sera associé à la nature de flux correspondante. - La quantité budgétée : toutes les quantités budgétées correspondant aux éléments budgétaires liés à la même nature de flux et à la même période seront sommées. Cette quantité totale sera associée à la nature de flux correspondante. - La devise - L’unité - La date de fin de la période - Le sens du montant : o Si la nature de flux correspondante a un sens montant débit égal à reçu, le sens est Débit (D). o Si la nature de flux correspondante a un sens montant débit égal à déversé, le sens est Crédit (C). Si l’option « Détail par section » a été cochée, les montants ou les quantités budgétés seront détaillés par élément budgétaire.

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Clôture analytique Chapitre III – La clôture analytique La clôture analytique d’un exercice permet de : - calculer un résultat analytique annuel indépendant du résultat calculé en comptabilité générale - générer des reports à-nouveau sur l’exercice analytique suivant. Deux cas de figure peuvent se rencontrer : - La société n’a pas besoin de faire une réelle clôture analytique pour générer un résultat et des à-nouveaux analytiques - La société souhaite calculer un résultat analytique L’impact consécutif à cette clôture est l’impossibilité pour l’utilisateur de modifier ou de supprimer les pièces et écritures analytiques appartenant à un exercice analytique clôturé. Remarques : - La clôture analytique porte sur un exercice analytique. De ce fait, tous les axes liés à la dimension temps de l’exercice clôturé seront clos en même temps. Il n’est donc pas possible de sélectionner lors de la clôture l’axe à clôturer. - La clôture de la comptabilité générale doit obligatoirement être effectuée avant la clôture analytique.

3-1 La société n’a pas besoin de générer des A-Nouveaux analytiques 3-1-1 Paramétrage du plan groupe et des natures de flux

La notion ‘type de nature’ permet de déterminer le type de traitement à effectuer lors de la clôture analytique.

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Clôture analytique Chaque nature de flux doit être associée à l’un des trois types de natures suivants :  Bilan : ce type de nature permet de générer un report à nouveau sur l’exercice analytique N+1  Gestion : ce type de nature permet de générer le calcul d’un résultat analytique sur l’exercice clôturé  Autre : ce type de nature permet de ne générer aucune écriture de clôture ou d’à-nouveau. Il s’agit de la valeur proposée par défaut lors de la création d’une nouvelle nature. De même, c’est cette valeur qui est affectée à toutes les natures existantes suite à la mise à jour en V4.50. Dans le contexte de notre société, toutes les natures de flux doivent avoir un type = « Autre ».

3-1-2 Déroulement du traitement En comptabilité générale, l’exercice 2004 de la société Sage France a été clôturé. Nous allons procéder à la clôture analytique de ce même exercice.

 Analytique / Clôture d’exercice / Traitement

 Sélectionner la dimension temps : « MC » Seules les dimensions temps affectées à des axes analytiques sont proposées. L’exercice analytique présenté correspond au premier exercice non clôturé pour la dimension temps concernée. Il n’y a pas la possibilité de le sélectionner. NB : Cet exercice correspond au premier exercice analytique de la base s’il n’y a jamais eu de clôture analytique. Pour notre société, la notion d’exercice en pré-clôture n’a pas d’intérêt. La pré-clôture sera abordée ultérieurement.

 Cliquer sur ‘Suivant’ pour valider cette première étape. Sage 1000 Comptabilité 120 Fonctions Avancées

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Clôture analytique

 Cliquer sur ‘Exécuter’ afin de lancer la clôture. Vous obtenez alors le rapport de traitement suivant :

 Cliquer sur ‘Suivant’ puis sur ‘Actualiser’ afin de visualiser les lots de clôture et d’a-nouveaux générés par le traitement.

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Clôture analytique

Aucun lot de clôture et aucun lot d’à-nouveau n’a été généré. Toutes les natures de flux avaient un type « Autres ». Il faut confirmer la clôture analytique pour pouvoir effectuer la purge des écritures analytiques.

 Annuler la clôture analytique Il est possible d’annuler une clôture analytique qui n’a pas été confirmée. L’annulation de la clôture entraîne la ré-ouverture de la dernière période et supprime également les lots de clôture et d’à-nouveau générés pour l’exercice en cours de clôture. Il n’est pas possible de supprimer manuellement les lots de clôture et d’a nouveau.

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Clôture analytique 3-2 La société a besoin de générer des A-Nouveaux analytiques 3-2-1 Paramétrage du plan groupe et des natures de flux

La notion ‘type de nature’ permet de déterminer le type de traitement à effectuer lors de la clôture analytique. Chaque nature de flux doit être associée à l’un des trois types de natures suivants :  Bilan : ce type de nature permet de générer un report à nouveau sur l’exercice analytique N+1  Gestion : ce type de nature permet de générer le calcul d’un résultat analytique sur l’exercice clôturé  Autre : ce type de nature permet de ne générer aucune écriture de clôture ou d’a-nouveau. Il s’agit de la valeur proposée par défaut lors de la création d’une nouvelle nature. De même, c’est cette valeur qui est affectée à toutes les natures existantes suite à la mise à jour en V4.50. Le choix de l’une ou l’autre de ces valeurs n’est pas irréversible. En effet, le type d’une nature reste toujours modifiable même si une clôture analytique a déjà été effectué.

 Mettre toutes les natures de flux de charges et de produits du plan groupe EXP à « Gestion » et créer la nature de flux Résultat comme ci-dessus. Dès lors qu’il existe au moins une nature de type ‘Gestion’ dans un plan groupe, il est alors nécessaire de renseigner une nature de flux résultat. Cette valeur n’a pas un caractère obligatoire au moment de la validation du plan groupe mais un contrôle est néanmoins effectué lors de la clôture.

 Associer la nature de flux « RT » à la nature de flux résultat. Sage 1000 Comptabilité 123 Fonctions Avancées

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Clôture analytique Cette nature sert pour l’affectation de l’écriture analytique de résultat lors de la clôture. Elle ne doit pas être suivie en quantité. Elle peut être de type ‘Gestion’ ou ‘Bilan’ : dans ce dernier cas elle génèrera alors un report a-nouveau sur N+1.

3-2-2 Paramétrage de l’axe analytique 3.2.2.1 Section de transfert

Cette information ne peut être renseignée que s’il existe au moins une nature de flux de type ‘Gestion’ ou ‘Bilan’ dans le plan groupe lié à l’axe. Elle permet d’équilibrer les pièces de clôture et d’a-nouveau. Elle est obligatoire uniquement si l’axe n’autorise pas le déséquilibre des écritures analytiques pures pour les natures de flux non supplétives et n’est utilisée que dans ce cas. Afin de pouvoir isoler les écritures de clôture et d’a-nouveaux, lors des éditions notamment, il n’est pas possible de sélectionner une section qui a été mouvementée. De même, on ne peut pas saisir d’écritures sur la section de transfert. Il n’est plus possible de modifier la section de transfert dès lors qu’une clôture a été effectuée, même si elle n’a pas été confirmée.

 Créer la section analytique « TRF-TRF » et associer la à la section de transfert.

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Clôture analytique 3.2.2.2 Section résultat

La section résultat permet, si elle est renseignée, de préciser la section analytique sur laquelle le résultat sera généré. Si elle n’est pas renseignée, les écritures de clôture seront générées sur les sections d’origine. Cette information ne peut être renseignée que s’il existe au moins une nature de flux de type ‘Gestion’ ou ‘Bilan’ dans le plan groupe lié à l’axe. Exemple : Pour les soldes avant-clôture suivants : Nature ACH (type Gestion) : SEC1 SEC2

10 000 20 000

Nature PDT (type Gestion) : SEC1 SEC2

-50 000 -100 000

1/ Si La section résultat n’est pas renseignée dans le paramétrage de l’axe L’écriture de résultat suivante est générée : Nature Résultat : SEC1 SEC2

-40 000 -80 000

2/ Si La section SEC3 est définie en tant que section résultat dans le paramétrage de l’axe L’écriture de résultat suivante est générée : Nature Résultat : SEC3

-120 000

 Ne pas associer de section résultat

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Clôture analytique 3.2.2.3 Exercice en pré-clôture

La clôture analytique porte sur un exercice analytique. De ce fait, tous les axes liés à la dimension temps de l’exercice clôturé seront clos en même temps. Il n’est donc pas possible de sélectionner lors de la clôture l’axe à clôturer. Pour pouvoir bloquer la saisie et la modification des pièces et écritures analytiques d’un axe sur un exercice, il est possible d’effectuer une pré-clôture. Ce blocage concerne toutes les périodes inférieures ou égales à la date de fin de l’exercice indiqué en pré-clôture. Modification des dates de création des ventilations analytiques : - date de début : elle devient égale à la date de fin de l’exercice en pré-clôture+ 1 jour - date limite de création : elle sera aussi ajustée à la date de fin d’exercice correspondant si elle était inférieure à cette date. Remarque : l’exercice indiqué en pré-clôture doit d’abord avoir été clôturé en comptabilité générale.

 Pour l’axe « Resul/Exploit », sélectionner l’exercice 2004 comme exercice en pré-clôture.

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Clôture analytique 3.2.2.4 Blocage en fonction du solde de la section d’attente

L’option « Bloquer la clôture si la section d’attente n’est pas soldée » dans l’onglet ‘Options’ du paramétrage de l’axe permet de contrôler l’existence d’un solde sur la section d’attente au moment de lancer la clôture analytique. Si la section d’attente n’est pas soldée, en montant et en quantité, sur l’exercice analytique à clôturer et que l’option est activée, alors la clôture ne peut pas être lancée.

 Cocher l’option de blocage de la clôture si la section d’attente n’est pas soldée.

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Clôture analytique 3-2-3 Déroulement du traitement En comptabilité générale, l’exercice 2004 de la société Sage France a été clôturé. Nous allons procéder à la clôture analytique de ce même exercice.

 Analytique / Clôture d’exercice / Traitement

 Sélectionner la dimension temps : « MC » : Seules les dimensions temps affectées à des axes analytiques sont proposées. L’exercice analytique présenté correspond au premier exercice non clôturé pour la dimension temps concernée. Il n’y a pas la possibilité de le sélectionner. NB : Cet exercice correspond au premier exercice analytique de la base s’il n’y a jamais eu de clôture analytique.

 L’axe « Result/Exploit » a l’exercice 2004 comme exercice pré-clôturé.  Cliquer sur ‘Suivant’ pour valider cette première étape.

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Clôture analytique

 Cliquer sur ‘Exécuter’ afin de lancer la clôture. Le traitement ne peut pas être exécuté car nous nous trouvons dans l’un des 3 cas suivants : -

La clôture n’a pas été effectuée au préalable en comptabilité générale L’option « Bloquer la clôture si la section d’attente n’est pas soldée » est activée dans le paramétrage de l’axe et il existe un solde au moment de la clôture sur la section d’attente. La nature de résultat n’est pas renseignée dans le plan groupe rattaché à l’axe alors qu’il contient au moins une nature de type ‘gestion’.

 Décocher l’option « Bloquer la clôture si la section d’attente n’est pas soldée » de l’axe analytique et relancer la clôture analytique. Vous obtenez alors le rapport de traitement suivant :

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Clôture analytique  Cliquer sur ‘Suivant’ puis sur ‘Actualiser’ afin de visualiser les lots de clôture et d’a-nouveaux générés par le traitement.

En cliquant sur le bouton à côté de chaque lot, il est possible de visualiser le détail des pièces et écritures analytiques générés. Il s’agit d’OD analytiques. Le traitement génère : - un lot de clôture pour toutes les natures de type ‘Gestion’ (un par type d’approche si la gestion des IAS/IFRS est activée) un lot d’a-nouveau pour toutes les natures de type ‘Bilan’ (un par type d’approche). Le traitement a pour conséquence de : - fermer toutes les périodes de l’exercice analytique en cours de clôture - empêcher par conséquent la modification ou la suppression des pièces et des écritures analytiques qui ont une date antérieure ou égale à la date de fin de l’exercice en cours de clôture.

3-2-3 Le lot de clôture Caractéristiques du lot de clôture : - Il a pour origine ‘Clôture’. - Il est créé à la date de fin de l’exercice analytique que l’on clôture. - Il solde en montant et en quantité pour l’exercice considéré toutes les destinations analytiques rattachées à des natures de flux de type ‘Gestion’. Le lot de clôture contient une pièce analytique par : - nature de flux, - compte général, - établissement - devise. Les écritures analytiques pures sont systématiquement traitées à part et regroupées au sein d’une même pièce. A l’exception des écritures analytiques issues d’un déversement analytique à partir des écritures, les écritures analytiques ne comportent aucune information concernant le compte général et l’établissement. En conséquence, une pièce sera générée par : - nature de flux - devise Sage 1000 Comptabilité 130 Fonctions Avancées

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Clôture analytique Sur la nature de flux résultat, une pièce sera générée par : - établissement - devise. Le total de ces pièces permet de reconstituer le montant du résultat analytique. Chacune des pièces sera affectée à la section résultat le cas échéant ou aux sections d’origine si celle-ci n’est pas renseignée au niveau de l’axe. Toutes les pièces possédant un code établissement auront un compte général origine renseigné comme suit :  Si le montant total du résultat analytique est débiteur, alors c’est le compte paramètre RESDAN qui sera affecté.  Si le montant total du résultat analytique est créditeur, alors c’est le compte paramètre RESCAN qui sera affecté. Les quantités ne sont jamais reprises sur la nature de flux résultat. Si les destinations n’existent pas pour la nature de flux résultat et les sections traitées, celles-ci seront créées automatiquement lors de la clôture.

3-2-4 Le lot d’à-nouveau Caractéristiques du lot d’a-nouveau : - Il a pour origine ‘A-Nouveau’. - Il est créé à la date de début de l’exercice N+1. - Il reprend le solde de l’exercice clôturé en montant et en quantité pour toutes les destinations analytiques rattachées à des natures de flux de type ‘Bilan’. Le lot d’a-nouveau contient une pièce analytique par : - nature de flux, - compte général, - établissement, - devise. Les écritures analytiques pures sont systématiquement traitées à part et regroupées au sein d’une même pièce. A l’exception des écritures analytiques issues d’un déversement analytique à partir des écritures, les écritures analytiques ne comportent aucune information concernant le compte général et l’établissement. En conséquence, une pièce sera générée par : - nature de flux - devise Sur la nature de flux résultat : - une pièce analytique reprenant les informations du lot de clôture sera créée si cette dernière est de type ‘Bilan’. - cette pièce sera affectée à la section résultat le cas échéant ou aux sections d’origine si celleci n’est pas renseignée au niveau de l’axe. Remarque : Les pièces analytiques de clôture et d’a-nouveaux sont soldées via la section de transfert si l’axe n’autorise pas le déséquilibre des écritures analytiques pures.

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Clôture analytique 3-2-5 Annuler la clôture analytique Il est possible d’annuler une clôture analytique qui n’a pas été confirmée. Il suffit pour cela de cliquer sur ‘Annuler’ dans l’écran de clôture au niveau de la liste des lots générés. L’annulation de la clôture supprime les lots de clôture et d’a-nouveau générés pour l’exercice en cours de clôture. Il faut noter qu’il n’est pas possible de supprimer manuellement les lots de clôture et d’a nouveau.

3-2-6 Confirmer la clôture analytique  Cliquer sur ‘Confirmer’ pour confirmer la clôture. La confirmation de la clôture est irréversible : il n’est plus possible une fois la clôture confirmée de l’annuler. Elle a pour effet de mettre le statut clôturé à ‘Oui’ au niveau de l’exercice analytique. Par ailleurs, la confirmation met également à jour la zone ‘Exercice en pré-clôture’ avec l’exercice qui vient d’être clôturé pour tous les axes analytiques traités.

3-3 Editions liées à la clôture Quatre nouvelles éditions liées à la clôture analytique ont été rajoutées dans le menu Analytique :

 Analytique / Clôture d’exercice / Balance analytique de clôture  Analytique / Clôture d’exercice / Balance analytique d’ouverture  Analytique / Clôture d’exercice / Edition des écritures de clôture analytique  Analytique / Clôture d’exercice / Edition des écritures d’à- nouveau analytique Ces éditions se présentent par exercice analytique clôturé ou suivant une clôture (pour l’édition des a-nouveaux). Elles reprennent en détail les écritures de clôture ou d’a-nouveau générées par la clôture ainsi que les soldes avant ou après clôture permettant de contrôler le bon déroulement de la clôture de la même manière que pour la comptabilité générale.

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Clôture analytique 3-4 Impact sur les écrans et éditions existants 3-4-1 Exercice analytique Cet écran a été modifié pour y rajouter la référence et la date des lots de clôture et d’a nouveau générés pour chaque exercice analytique avec la possibilité de les consulter en cliquant sur le bouton

Lots de clôture

Lots d’à nouveau

Il est également mentionné pour chaque exercice analytique si celui-ci est ou non clôturé :

3-4-2 Editions analytiques et budgétaires Toutes les éditions des menus suivants ont été mises à jour afin de tenir compte de la clôture analytique.

 Analytique / Editions analytiques ‘Destination analytique par période’

- excepté les éditions : ‘Brouillard’ et

 Analytique / Editions budgétaires / Suivi budgétaire A cet effet, 3 options ont été rajoutées dans les écrans de lancement de ces éditions :  Prendre en compte les cumuls avant période  Prendre en compte les écritures de clôture

 Avec la section de transfert Sage 1000 Comptabilité 133 Fonctions Avancées

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Clôture analytique Exemple : Pour la balance analytique :

Le fonctionnement de ces options est le suivant :

3.4.2.1 Option ‘Prendre en compte les cumuls avant période’ Natures de flux de type ‘Bilan’ - Si l’exercice à analyser est clôturé, le cumul tient compte de toutes les écritures depuis la date de début de l’exercice analytique sélectionné. - Si l’exercice à analyser n’est pas clôturé, le cumul tient compte de toutes les écritures depuis la date de début du premier exercice analytique non clôturé. Remarque : Il faut systématiquement cocher cette option pour que les écritures d’a-nouveaux, si elles existent, soient prises en compte. Dans le cas contraire, les écritures d’a-nouveaux ne figureront pas dans l’édition même si la date de début de la sélection correspond à une date de début d’exercice. Natures de flux de type ‘Gestion’ et ‘Autre’ Dans tous les cas, le cumul tient compte de toutes les écritures depuis la date de début de l’exercice analytique sélectionné. Nature de flux résultat - Si l’exercice à analyser est clôturé, le cumul tient compte de toutes les écritures sur cette nature depuis le début de l’exercice sélectionné. - Si l’exercice à analyser n’est pas clôturé, un résultat provisoire est calculé correspondant au total des montants saisis sur les natures de type ‘Gestion’ depuis la fin du dernier exercice analytique clôturé jusqu’à la date de début de l’exercice analysé. Bien sûre la règle inhérente au type de la nature est toujours appliquée. Si l’axe mentionne une section de résultat, le montant total de toutes ces natures de flux lui sera alors affecté. Dans le cas contraire, les sections d’origine seront conservées.

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Clôture analytique Exemples : Nature de flux de type ‘Bilan’ : Si l’exercice 2005 est clôturé, on aura les résultats suivants :

Nature de flux de type ‘Gestion’ : Si l’exercice 2005 est clôturé, on aura les résultats suivants :

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Clôture analytique 3.4.2.2 Option ‘Prendre en compte les écritures de clôture’ Cette option permet de prendre en compte dans les cumuls d’édition les écritures de clôture pour un exercice analytique clôturé.

3.4.2.3 Option ‘Avec la section de transfert’ Cette option permet la prise en compte dans l’édition des écritures passées sur la section de transfert.

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IAS-IFRS Chapitre IV – Gestion des normes IAS / IFRS 4-1 Mise en place de la gestion des IAS / IFRS 4-1-1 Présentation et impact sur le modèle : 4.1.1.1 Présentation des normes IAS Les normes IAS/IFRS sont des normes européennes qui sont applicables à partir du 01/01/2005, avec rétroaction sur l’exercice 2004. Ces normes concernent les sociétés cotées en bourse et ont pour objectif d’obtenir une vue économique de l’entreprise et non une vue juridique comme c’est le cas actuellement. Ainsi, il conviendra de passer un double jeu d’écritures : - celles donnant une vue juridique - celles donnant une vue économique Exemple : L’amortissement d’un bien immobilier peut être enregistré de deux façons différentes, suivant que l’on se place du côté national ou que l’on se réfère aux normes IAS. Du côté national, posons comme hypothèse qu’un bien d’une valeur de 1000 peut être amorti en dégressif. Ainsi, on amortira par exemple :  500 la 1ère année  250 la 2ème année  250 la 3ème année En se référant aux normes IAS qui obligent à donner une vue économique de l’entreprise, ce même bien sera amorti en linéaire. Si on admet que ce bien a une durée de vie de 5 ans, on amortira :  200 la 1ère année  200 la 2ème année  200 la 3ème année  200 la 4ème année  200 la 5ème année Il conviendra donc d’enregistrer un double jeu d’écritures pour ce même amortissement aboutissant à deux vues différentes : - une conforme aux dispositions fiscales : amortissement dégressif - une conforme aux normes IAS : amortissement linéaire Les normes IAS concernent les écritures de fin de période (comme l’enregistrement des amortissements par exemple) : il s’agit d’écritures de retraitement. Les écritures d’exploitation (comme les achats, les ventes ou les OD de paye par exemple) ne sont pas impactées par ces nouvelles normes.

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IAS-IFRS 4.1.1.1 Prise en compte des normes IAS dans la GCF1000

Il faudra distinguer, que ce soit pour le brouillard ou pour la simulation, trois natures d’écritures : - les écritures d’exploitation - les écritures de retraitement nationales - les écritures de retraitement IAS / IFRS Cette nature sera renseignée sur la pièce au moment de la saisie. Ainsi, aussi bien pour le brouillard que pour la simulation, deux modes de saisie seront distingués : - la saisie des écritures d’exploitation (avec nature « Exploitation) - la saisie des écritures de retraitement (avec nature « Nationale » ou nature « IAS / IFRS »). Cette distinction amènera à stocker deux types de cumul : - les cumuls des écritures d’exploitation et des écritures nationales : cumul national - les cumuls des écritures d’exploitation et des écritures IAS : cumul IAS Ceci concerne aussi bien les cumuls de comptabilité générale que les cumuls de comptabilité analytique. Ainsi : Les mouvements rattachés à une pièce de nature exploitation iront alimenter les cumuls nationaux et les cumuls IAS. Les mouvements rattachés à une pièce de nature nationale iront alimenter les cumuls nationaux Les mouvements rattachés à une pièce de nature IAS iront alimenter les cumuls IAS.

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IAS-IFRS 4-1-2 Activation de la gestion IAS Dans l’écran des Paramètres comptables, lancer le traitement d’activation de la Gestion des IAS/IFRS :

Lancer le traitement de « Recalcul des cumuls » Lancer le traitement de Mise à jour des cumuls d’édition analytique si au moins un des axes n’a pas l’option « Mise à jour des cumuls d’édition analytique » cochée.

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IAS-IFRS L’utilisateur pourra : - planifier le traitement - interrompre le traitement : dans ce cas, le traitement est annulé et aucune des pièces déjà traitées n’aura l’attribut ApprocheIAS à vrai. De même aucun cumul IAS ne sera crée. Résultat à obtenir : L’approche IAS est activée sur toutes les pièces. Tous les cumuls périodes IAS de la première période de chaque exercice sont crées. Les cumuls A nouveaux IAS sont automatiquement crées suite à la création des cumuls périodes IAS. La case Gestion IAS/IFRS est cochée.

4-2 Les impacts de la gestion des IAS/IFRS dans Sage 1000 – Gestion comptable et financière 4-2-1 La saisie des écritures : 4.2.1.1 Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » n’est pas coché : La saisie des écritures reste inchangée aussi bien pour la saisie des écritures en brouillard que des écritures de simulation.

La catégorie de lot sera par défaut « Exploitation » La nature de pièce sera par défaut « Exploitation » Seul le cumul National sera mis à jour.  

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IAS-IFRS 4.2.1.2 Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » est coché :

Pour les saisies des Ecritures en Brouillard, en Simulation et les Saisies des écritures analytiques pures, l’utilisateur devra choisir entre les deux modes de saisies :  Exploitation  Ou Retraitement 4.2.1.2.1 Mode Exploitation Pour les saisies en mode Exploitation, la catégorie de lot sera obligatoirement « Exploitation » et la nature de pièce sera obligatoirement « Exploitation ». Saisie d’une écriture en brouillard :

L’écriture de ventilation analytique reprend la catégorie de lot et la nature de pièce :

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Saisie d’une écriture analytique pure :

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IAS-IFRS 4.2.1.2.2 Mode Retraitement Pour les saisies en mode Retraitement des écritures générales et analytiques, la catégorie de lot sera obligatoirement « retraitement » et la nature de pièce sera par défaut « Nationale » :

Pour la nature de pièce, l’utilisateur pourra choisir entre « Nationale » et « IAS/IFRS ». Le combo-box de la nature de pièce propose les choix suivants :

Cependant si la nature « Exploitation » est sélectionnée, le message d’erreur suivant se déclenche :

4.2.1.2.3 Les ventilations analytiques Lors de la saisie d’une écriture de comptabilité générale sur un compte ventilable, une pièce analytique est automatiquement créée. Cette pièce analytique aura pour nature, la nature de la pièce comptable qui lui est liée.

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IAS-IFRS 4.2.1.2.4 Les menus personnalisés Remarque : quelle que soit la valeur du paramètre « Gestion IAS / IFRS » : - La catégorie de lot sera par défaut « Exploitation » - La nature de pièce sera par défaut « Exploitation » Pour les clients qui ont un menu personnalisé (et donc qui n’utiliseront pas les nouveaux menus standards avec IAS/IFRS), les écrans de saisie ont par défaut : - la catégorie de lot : Exploitation - la nature de pièce : Exploitation Ces deux valeurs ne seront pas saisissable. Si l’utilisateur veut gérer les IAS/IFRS, il sera obligé de modifier son menu personnalisé (et donc de créer des entrées de menu spécifiques à chaque mode de saisie, Exploitation et Retraitement). S’il ne gère pas les IAS / IFRS, il pourra conserver son menu et aura toujours catégorie de lot égal à exploitation et nature de pièce égale à Exploitation.

Attention : Dans la saisie des écritures de retraitement, que ce soit en brouillard ou en simulation : - on ne génère pas d’échéance. - aucune écriture de rapprochement n’est créée dans TEcritureRappro.

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IAS-IFRS 4-2-2 Les pièces modèles : 4.2.2.1 Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » n’est pas coché : Toutes les pièces créées à partir d’une pièce modèle auront : - une catégorie de lot Exploitation - une nature de pièce Exploitation

4.2.2.2 Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » est coché : Dans la saisie en brouillard et la saisie en simulation : 4.2.2.2.1 Saisie en Exploitation : Les pièces auront toujours une catégorie de lot Exploitation et une nature Exploitation. Ceci signifie que si l’on utilise une pièce modèle de catégorie Retraitement, la pièce créée aura une catégorie de lot Exploitation et une nature Exploitation.  Saisir la pièce suivante en retraitement :

Rendre la pièce ci dessus modèle . Dans la saisie en mode Exploitation, saisir une nouvelle pièce à partir de la pièce modèle :

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4.2.2.2.1 Saisie en Retraitement : Les pièces auront toujours une catégorie de lot Retraitement et une nature Nationale ou IAS/IFRS. Ceci signifie que si l’on utilise une pièce modèle de catégorie exploitation, la pièce créée aura une catégorie de lot Retraitement et une nature de pièce Nationale mais modifiable en IAS. Si on utilise une pièce modèle de catégorie Retraitement, la pièce créée conserve la nature de la pièce modèle.  Saisir la pièce d’exploitation suivante :

Rendre la pièce ci dessus modèle.

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IAS-IFRS Dans la saisie en mode retraitement, créer une nouvelle pièce à partir de la pièce modèle IAS mais est modifiable :

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IAS-IFRS 4-2-3 Les traitements générant des écritures Dans tous les traitements générant automatiquement des écritures comptables ou des écritures analytiques, la catégorie de lot et la nature de la pièce d’origine sont affectées aux pièces générées.

4.2.3.1 Extourne Dans le cas d’une extourne de pièce : la pièce générée doit reprendre la catégorie de lot et la nature de la pièce d’origine. Dans le cas d’une extourne d’écriture la pièce générée doit reprendre la catégorie de lot et la nature de la pièce associée à l’écriture d’origine. Par l’écran de consultation des lots, extourner la pièce qui a été créée par le modèle de saisie d’écriture :

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4.2.3.2 Comptabilisation des abonnements Les pièces générées suite à la comptabilisation des abonnements doivent reprendre la catégorie de lot et la nature de la pièce d’origine. Nous reprenons la pièce de retraitement IAS-IFRS suivante :

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Comptabiliser ensuite les abonnements :

Les pièces suivantes ont été générées :

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4.2.3.3 Comptabilisation des répartitions périodiques Les pièces générées suite à la comptabilisation des répartitions périodiques (pièce d’extourne et les pièces de répartition périodique) doivent reprendre la catégorie de lot et la nature de la pièce d’origine. Saisir la pièce suivante :

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Comptabiliser les répartitions périodiques :

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4.2.3.4 Génération des écritures d’écart de change, d’écart de conversion, d’écart de règlement Ces écritures sont générées à la suite d’uun lettrage entre une ou plusieurs échéances facture et une ou plusieurs échéances titre de paiement - écart de change : il peut être généré à la suite du lettrage d’une facture et d’un règlement saisis en devise out, si le cours de la devise a varié entre la saisie de la facture et la saisie du règlement - Ecart de conversion : il peut être généré à la suite du lettrage d’une facture et d’un règlement saisis en devise IN, en cas de différence d’arrondis euros. - Ecart de règlement : il peut être généré à la suite du lettrage entre une facture et un règlement si le montant de la facture est différent du montant du règlement Etant donné que les écritures de retraitement national et les écritures de retraitement IAS ne génèrent pas d’échéance, les pièces correspondant aux écarts de change, de conversion ou de règlement auront : - une catégorie de lot Exploitation - une nature de pièce Exploitation

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IAS-IFRS 4.2.3.5 Génération des écritures d’écart de change, d’écart de conversion, d’écart de rapprochement Ces écritures sont générées suite à un rapprochement entre une ou plusieurs écritures comptables (de TEcritureRappro) et une ou plusieurs écritures bancaires (de TEcritureBancaire) écart de change : il peut être généré à la suite du rapprochement d’une écriture comptable et d’une écriture bancaire saisies en devise out, si le cours de la devise a varié entre la saisie de l’écriture comptable et la saisie de l’écriture bancaire. Ecart de conversion : il peut être généré à la suite du rapprochement d’une écriture comptable et d’une écriture bancaire saisis en devise IN, en cas de différence d’arrondis euros. Ecart de rapprochement : il peut être généré à la suite du rapprochement d’une écriture comptable et d’une écriture bancaire si le montant de l’écriture comptable est différent du montant de l’écriture bancaire. Etant donné que les écritures de retraitement national et les écritures de retraitement IAS ne génèrent pas d’écritures dans TEcritureRappro, les pièces correspondant aux écarts de change, de conversion ou de rapprochement auront : une catégorie de lot Exploitation une nature de pièce Exploitation.

4.2.3.6 Comptabilisation des Bordereaux La comptabilisation du bordereau va entraîner : - la génération d’une pièce ou de plusieurs pièces de règlement - le lettrage entre les échéances factures (sélectionnées lors de la constitution du bordereau) et les échéances titre de paiement (générées suite à la passation des pièces de règlement) - la génération éventuelle de pièces d’écart de règlement, de change ou de conversion - la génération éventuelle de frais bancaires - la génération éventuelle des écritures inter-établissement - la génération des écritures de tiers payeurs Etant donné que les écritures de retraitement national et les écritures de retraitement IAS ne génèrent pas d’échéance, toutes les pièces générées suite à la comptabilisation d’un bordereau auront : - une catégorie de lot Exploitation - une nature de pièce Exploitation Remarque : un bordereau peut être constitué sans sélectionner d’échéances afin de passer des pièces de règlement sans lettrage avec les factures correspondantes. Cependant les pièces de règlement générées sont bien des pièces d’exploitation.

4.2.3.7 Evolutions automatique)

d’échéances

(évolution

manuelle

et

évolution

Etant donné que les écritures de retraitement national et les écritures de retraitement IAS ne génèrent pas d’échéance, toutes les pièces générées à la suite de traitements d’évolution d‘échéances auront : - une catégorie de lot Exploitation - une nature de pièce Exploitation

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IAS-IFRS 4.2.3.8 Déversement assurance Les pièces générées à la suite du traitement de déversement assurance doivent reprendre la catégorie de lot et la nature de la pièce d’origine. Remarque : dans ce traitement de déversement assurance défini au niveau des écritures de comptabilité générale, il est possible d’effectuer les regroupements suivants : - par date - par référence pièce - par devise - par autre référence - par compte Pour chacun de ces regroupements, le système doit effectuer un tri supplémentaire sur la nature de pièce pour ne pas regrouper des pièces ayant des natures de pièce différentes.

4.2.3.9 Déversement analytique Les pièces analytiques générées à la suite du traitement de déversement analytique à partir des écritures analytiques doivent reprendre la catégorie de lot et la nature de la pièce d’origine. Les pièces analytiques générées à la suite du traitement de déversement analytique à partir des cumuls analytiques doivent être générées comme suit : - à partir des cumuls nationaux : génération de pièce ayant une catégorie de lot Retraitement et une nature de pièce égale à Nationale - à partir des cumuls IAS : génération de pièce ayant une catégorie de lot Retraitement et une nature de pièce égale à IAS Exercice : Mettre en place le déversement analytique : -

modalité de répartition des déversements

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IAS-IFRS -

Groupe de déversement :

-

Déversement destination :

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-

Déversement analytique :

L’utilisateur choisit de déverser soit les cumuls nationaux soit les cumuls IAS / IFRS. Le fait de décocher les cumuls nationaux coche automatiquement les cumuls IAS / IFRS et grise les cumuls nationaux. Le traitement génère un lot de déversement par période. Pour le mois de novembre, le lot suivant a été généré :

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Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » n’est pas coché, le déversement analytique ne génèrera que des pièces d’exploitation qui ne mettront à jour que le cumul national.

4.2.3.10 Mise à jour des ventilations analytiques Ce traitement recherche les écritures de comptabilité générale non ventilées en analytique et crée une pièce analytique pour chaque axe ouvert. Il permet également de supprimer les ventilations analytiques erronées suite à un changement de paramétrage de l’analytique. Les pièces analytiques générées suite à ce traitement doivent reprendre la catégorie de lot et la nature de la pièce de comptabilité générale.

4.2.3.11 Réévaluation des comptes Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » n’est pas coché, l’utilisateur n’aura pas accès au choix de l’approche nationale ou IAS / IFRS (les radios bouton seront grisés) et la valeur par défaut sera Approche Nationale. Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » est coché, l’utilisateur pourra choisir s’il souhaite effectuer une réévaluation selon : - l’approche nationale - ou l’approche IAS / IFRS  L’approche Nationale est sélectionnée par défaut.

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Lot généré :

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S’il choisit l’approche nationale, le processus travaillera sur les cumuls Nationaux et des pièces avec une catégorie Retraitement et une nature National seront générées. S’il choisit l’approche IAS, le processus travaillera sur les cumuls IAS et des pièces avec une catégorie Retraitement et une nature IAS seront générées.

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IAS-IFRS 4.2.3.12 Budgets 4.2.3.12.1 Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » n’est pas coché : -

la colonne Approche est grisée et la valeur par défaut est Nationale. la zone Budget référence national est saisissable et obligatoire la zone Budget référence IAS est grisée.

4.2.3.12.2 Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » est coché :

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IAS-IFRS 1) La colonne Approche est saisissable : - Par défaut, la valeur « National » est présentée, mais l’utilisateur peut sélectionner IAS / IFRS.

-

o Pour une hypothèse budgétaire donnée, l’utilisateur peut modifier l’approche. Cette modification est impossible si des éléments budgétaires ont été générés pour l’hypothèse concernée.

2) La zone Budget référence nationale est saisissable et obligatoire. - Cette zone est obligatoire uniquement si le groupe budgétaire contient au moins une hypothèse budgétaire avec une approche Nationale. - Il est interdit d’indiquer en Budget référence nationale une hypothèse budgétaire avec l’approche IAS/IFRS. Le message suivant apparaît :

3) La zone Budget référence IAS/IFRS est saisissable. - Cette zone est obligatoire uniquement si le groupe budgétaire contient au moins une hypothèse budgétaire avec une approche IAS/IFRS. - Il est interdit d’indiquer en Budget référence IAS/IFRS une hypothèse budgétaire avec une approche Nationale. Le message suivant apparaît :

- Impact sur la gestion des éléments budgétaires : Selon que l’hypothèse budgétaire sélectionnée est Nationale ou IAS, le traitement génèrera des éléments budgétaires Nationaux ou des éléments budgétaires IAS. - Impact sur la duplication budgétaire : Ce traitement duplique les éléments d’une hypothèse budgétaire donnée vers une autre hypothèse budgétaire d’un même groupe budgétaire (récupération des éléments budgétaires avec le montant budgété). Il est possible de dupliquer : - un budget national vers un autre budget national - un budget national vers un budget IAS - un budget IAS vers un autre budget IAS - un budget IAS vers un budget national Remarque : les éléments budgétaires crées pour l’hypothèse budgétaire cible doivent toujours reprendre l’approche de cette hypothèse budgétaire cible.

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IAS-IFRS - Impact sur les saisies budgétaires : Pour tous les modes de saisie existants, c’est l’hypothèse budgétaire sélectionnée qui permettra de mettre à jour le bon élément budgétaire : - Si l’hypothèse budgétaire est Nationale (Approche Nationale cochée), ce sont les éléments budgétaires nationaux qui seront mis à jour. - Si l’hypothèse budgétaire est IAS (Approche IAS cochée), ce sont les éléments budgétaires liés IAS qui seront mis à jour. Rappel des modes de saisie : - Saisie par nature de flux - Saisie par destination analytique - Saisie par Destination/Période - Saisie directe - Saisie par poste / Section

4-2-4 Impacts sur les Clôtures La clôture consiste à solder les comptes de gestion. Les écritures de clôture ainsi générées seront équilibrées par le compte de résultat débiteur à la clôture ou par le compte de résultat créditeur à la clôture La génération des ANouveaux concerne les comptes de bilan pour lesquels on reprend le détail des mouvements ou le solde au premier jour de l’exercice suivant la clôture. Constitution d’un lot d’à nouveaux au 1er jour de N+1 (si clôture de l’exercice N) avec : - les mouvements en détail (si report à nouveau du compte est détail), - le solde détaillé des comptes par valeur d’une zone utilisateur (si report à nouveau du compte est solde détaillé) - ou le solde des comptes (si report à nouveau du compte est solde). Le résultat de l’exercice clôturé est imputé sur le compte résultat (Compte paramètre Résultat créditeur à l’ouverture ou compte paramètre Résultat débiteur à l’ouverture). Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » n’est pas coché, le traitement de clôture n’est pas impacté. Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » est coché, le traitement de clôture doit se dérouler en deux phases : - Phase 1 : clôture des écritures d’exploitation et des écritures nationales, avec solde des comptes de gestion et génération des à nouveaux. - Phase 2 : clôture des écritures d’exploitation et des écritures IAS, avec solde des comptes de gestion et génération des à nouveaux. Le résultat de la clôture aboutira donc à : 

2 lots de clôture :. - un lot de catégorie Exploitation avec des pièces de nature Nationale - un lot de catégorie Exploitation avec des pièces de nature IAS



2 lots d’à nouveaux : - un lot de catégorie Exploitation avec des pièces de nature Nationale - un lot de catégorie Exploitation avec des pièces de nature IAS

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IAS-IFRS Ces écritures de clôture et A nouveau seront toujours enregistrées dans des lots de catégorie Exploitation et seront associées à des pièces qui auront pour nature soit Nationale, soit IAS/IFRS.

Calcul du résultat provisoire : Dans les éditions, il existe un élément dérivé qui permet le calcul d’un résultat provisoire. Selon l’approche choisie au niveau de l’édition, le calcul du résultat provisoire doit porter sur les cumuls nationaux ou sur les cumuls IAS : - si l’approche choisie est Nationale : le calcul du résultat provisoire doit se faire par rapport aux cumuls nationaux.. - si l’approche choisie est IAS : le calcul du résultat provisoire doit se faire par rapport aux cumuls IAS.

4-2-5 Nouvelles sélections dans certains traitements La sélection d’une ou plusieurs natures de pièce est disponible pour les traitements suivants : - Modification groupée des écritures - Extourne automatique - Marquage des écritures - Mise en historique - Epuration des écritures de simulation Les natures de pièce disponibles sont : - Exploitation, - Nationale, - IAS / IFRS Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » n’est pas coché, seule la case Exploitation est cochée. Aucune des cases ne sera saisissable. Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » est coché, les 3 cases sont par défaut cochées et sont saisissables. La sélection sur la catégorie de lot est disponible dans le traitement de « Mise en brouillard ». L’utilisateur aura le choix entre Exploitation et Retraitement. Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » n’est pas coché, la catégorie de lot sera par défaut Exploitation et ne sera pas saisissable. Dans le cas où le paramètre « Gestion IAS/IFRS » est coché, la catégorie de lot sera par défaut à blanc et sera saisissable (donc par défaut, on traite tous les lots quelle que soit leur catégorie).

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IAS-IFRS 4.2.5.1 Modification groupée des écritures Dans le panel « Sélection des pièces » avant le N° de pièce, une zone Nature de pièce avec 3 cases à cocher a été rajouté :

La sélection effectuée sur les natures de pièce filtre les numéros de pièce présentés dans les combos : seuls seront présentés les numéros de pièce correspondant aux natures de pièces sélectionnées. Le traitement de modification groupée des écritures ne prendra en compte que les pièces correspondant aux natures de pièce sélectionnées (et autres sélections effectuées).

4.2.5.2 Extourne automatique Dans le panel «Pièces à extourner », après la fourchette Lot de...à..., une zone Nature de pièce avec 3 cases à cocher, a été rajoutée :

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IAS-IFRS

La sélection effectuée dans les natures de pièce filtre les numéros de pièce présentés dans les combos : seuls seront présentés les numéros de pièce correspondant aux natures de pièces sélectionnées. Le traitement d’extourne automatique ne prendra en compte que les pièces correspondant aux natures de pièce sélectionnées (et autres sélections effectuées).

4.2.5.3 Marquage des écritures Dans le panel « Ecritures non marquées », sous la fourchette de dates « Date de...à... », une zone Nature de pièce avec 3 cases à cocher :

Suite à l’action sur le bouton « Rechercher », le système présentera les écritures liées aux pièces correspondant aux natures de pièces sélectionnées (et autres sélections effectuées).

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IAS-IFRS 4.2.5.4 Mise en historique

La sélection effectuée dans les natures de pièce filtre les numéros de pièce présentés dans les combos : seuls seront présentés les numéros de pièce correspondant aux natures de pièces sélectionnées. Le traitement de mise en historique ne prend en compte que les pièces correspondant aux natures de pièce sélectionnées (et aux autres sélections effectuées).

4.2.5.5 Mise en brouillard Au dessus de la fourchette Lots de....à, rajouter un combo Catégorie de lot. La sélection effectuée sur la catégorie de lot filtre les numéros de lot présentés dans les combos : seuls seront présentés les numéros de lot correspondant à la catégorie de lot sélectionnée. Le traitement de mise en brouillard ne devra prendre en compte que les lots correspondant à la catégorie de lot sélectionnée (et aux autres sélections effectuées).

4.2.5.6 Epuration des écritures de simulation La sélection effectuée dans les natures de pièce filtre les numéros de pièce présentés dans les combos : seuls seront présentés les numéros de pièce correspondant aux natures de pièces sélectionnées. Suite à l’action sur le bouton « Rechercher », le système devra présenter les pièces correspondant aux natures de pièces sélectionnées (et autres sélections effectuées).

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IAS-IFRS 4-2-6 Impact sur les écrans d’interrogation et les éditions Si la gestion de l’IAS n’est pas activée, les utilisateurs ne pourront accéder aux boutons (grisés). Si la gestion de l’IAS est activée, les utilisateurs auront la faculté de choisir l’Approche qu’ils souhaitent obtenir : Nationale ou IAS.

4-2-7 Impact sur l’import des écritures 4.2.7.1 Descriptif d’importation Ajout, dans la classe d’import écritures (TimportEcritures), de l’attribut « naturePiece » permettant de récupérer la nature de la pièce (exploitation, nationale ou IAS) au moment de l’importation. Pour l’import, c’est le 1er caractère de la zone qui est reconnu : - I = IAS/IFRS, - N=National, - E=Exploitation. Cet attribut n’est pas obligatoire dans le descriptif, dans ce cas l’utilisateur pourra définir à quel type de pièce correspondent ses écritures lors du traitement de la session (cf. « Génération de session »). La mise à jour des descriptifs livrés par Sage n’est pas nécessaire.

4.2.7.2 Génération de session 4.2.7.1.1 Paramètre de sélection Ajout de l’attribut « naturePiece » dans la classe session d’import (TSessionImport). Par défaut, la nature de pièce n’est pas renseignée. Si la gestion de l’IAS des paramètres comptables est activée et que la sélection sur la nature de pièce n’est pas renseignée, on récupère la nature de pièce dans le descriptif d’importation. Sinon, la nature correspond à la nature de pièce sélectionnée sur la session. Si la gestion de l’IAS des paramètres comptables n’est pas activée, la sélection sur la nature de pièce est grisée et le traitement renseigne les éléments suivants par défaut : - Nature de la pièce : Exploitation. - Catégorie de lot : Exploitation. Dans ce cas, le traitement ne doit pas prendre en compte la nature de pièce paramétrée au niveau du descriptif d’import.

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IAS-IFRS 4.2.7.1.2 Traitement de la session Si la nature de pièce est renseignée au niveau de la session, on récupère cette information. Sinon, on récupère l’information dans le fichier source. Si des natures de pièce sont renseignées dans le fichier source et qu’une nature de pièce a été renseignée dans la session d’import : Lors de l’import des écritures, le message suivant se déclenche :

2 cas : - l’utilisateur répond OUI : toutes les pièces importées auront la nature de pièce saisie dans la session d’import. - L’utilisateur répond NON : aucune pièce ne sera importée. La nature de pièce est obligatoire lors de l’import des écritures comptables. 4.2.7.1.3 Catégorie de lot La catégorie de lot est déduite de la nature de la pièce. - Si la nature de la pièce est « Exploitation », la catégorie de lot est « Exploitation ». - Si la nature de la pièce est « Nationale » ou « IAS », la catégorie de lot est « Retraitement ». Dans un lot de catégorie « Exploitation », il ne peut y avoir que des pièces de nature « Exploitation ». Dans un lot de catégorie « Retraitement », il ne peut y avoir que des pièces de nature « Nationale » ou « IAS ». 4.2.7.1.4 Ecritures analytiques liées Les pièces analytiques liées à l’écriture générale auront la même nature de pièce que l’écriture de comptabilité générale.

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IAS-IFRS 4.2.7.1.5 Ecritures OD analytiques Si la nature de pièce est renseignée au niveau de la session, on récupère cette information. Sinon, on récupère l’information dans le fichier source. La nature de pièce est obligatoire lors de l’import des écritures d’OD analytiques 4.2.7.1.6 Catégorie de lot analytique La catégorie de lot analytique est déduite de la nature de la pièce. - Si la nature de la pièce est « Exploitation », la catégorie de lot analytique est « Exploitation ». - Si la nature de la pièce est « Nationale » ou « IAS », la catégorie de lot analytique est « Retraitement ». Dans un lot analytique de catégorie « Exploitation », il ne peut y avoir que des pièces analytiques de nature « Exploitation ». Dans un lot analytique de catégorie « Retraitement », il ne peut y avoir que des pièces analytiques de nature « Nationale » ou « IAS ».

4-2-8 Impacts sur les formulaires Dans les assistants de saisie de rubrique, il faut renseigner l’approche pour tous les types de rubrique.

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IAS-IFRS 4-2-9 Changement de nature de pièce L’utilisateur a la possibilité de modifier la nature d’une pièce tant que cette pièce n’a pas été historisée ou lettrée ou pointée ou n’a pas fait l’objet d’une déclaration de TVA et tant que cette pièce n’a aucun lien avec une autre pièce. Remarque : la modification de la nature de pièce n’est possible que lorsque le paramètre Gestion des IAS / IFRS est à vrai. En effet, dans le cas contraire, la nature de pièce est pas défaut égale à Exploitation et n’est pas saisissable. Deux entrées de menu sont disponibles : - Général / Saisie en brouillard / Modification de la nature de pièce - Général / Saisie en simulation / Modification de la nature de pièce

Si la catégorie de lot = Retraitement  Sélectionner « tous » si on veut retraiter tous les lots quelque soit la nature de pièce.

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IAS-IFRS L’application présente tous les lots de comptabilité générale correspondant aux sélections. Dans la grille « Pièces » sont présentées les pièces correspondant aux lots sélectionnés dans la grille « Liste des lots ». L’utilisateur lance le traitement par le bouton « Exécuter ». Toutes les pièces origine appartenant aux lots de comptabilité générale origine sélectionnés auront leur nature modifiée pour qu’elle soit égale à la nouvelle nature de pièce destination indiquée par l’utilisateur dans le traitement. Attention : si un lot origine contient au moins une pièce pour laquelle on ne peut pas modifier la nature, aucune des pièces du lot n’aura sa nature modifiée. Cas dans lesquels il est impossible de modifier la nature d’une pièce : - pièce historisée -

pièce lettrée pièce pointée pièce appartenant à une déclaration de TVA pièce ayant un lien vers une autre pièce (extourne, répartition périodique) Remarque concernant les abonnements : lors de la comptabilisation des abonnements, toutes les pièces sont générées dans le même lot que la pièce d’origine. La modification de la nature d’une pièce ayant été abonnée est donc possible, puisque toutes les pièces liées à l’abonnement sont dans le même lot.

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Epuration Chapitre V – L’épuration L’épuration permet de supprimer de manière définitive, sur un exercice clos : - les écritures comptables - les échéances et le lettrage - les cumuls de comptabilité générale - les ventilations analytiques - les écritures analytiques pures - les cumuls analytiques - les relevés bancaires et les écritures bancaires De plus, cette fonction supprime sur n’importe quel exercice, qu’il soit clos ou ouvert : - les règlements - les relances - les relevés

5-1 Le traitement d’épuration  Outils / Epuration

Sur cette page, vous sélectionnez jusqu’à quel exercice vous souhaitez effectuer l’épuration.

 Cliquer sur « Suivant »

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Epuration

Sur cette page, vous choisissez les données à épurer. Pour chaque traitement sont indiquées : - la date de dernière épuration - la date d’épuration : par défaut, cette date correspond à la date de fin de l’exercice indiqué sur la première page, mais il est possible de la modifier. La date indiquée doit être obligatoirement une date de fin d’exercice. Les données correspondantes seront épurées jusqu’à cette date.

 Cliquer sur « Suivant »

Dans le cas de l’épuration des écritures analytiques, vous devez sélectionner les axes des écritures analytiques à épurer.

 Cliquer sur « Suivant » Sage 1000 Comptabilité 174 Fonctions Avancées

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Epuration

 Cliquer sur « Exécuter » et Visualiser le compte rendu du traitement est affiché sur cette page.

5-2 Les éléments épurables sur n’importe quel exercice Les éléments suivants sont supprimables sans condition sur le statut ouvert ou clôturé de l’exercice : - les bordereaux de règlements, remises et groupes de remises - les relances - les relevés

5-2-1 Les bordereaux de règlements, remises et groupes de remises 5.2.1.1 Conditions d’épuration : -

Les bordereaux doivent avoir une date de comptabilisation inférieure ou égale à la date d’épuration et ces bordereaux doivent être comptabilisés.

-

Les remises dont tous les bordereaux ont été supprimés pourront être supprimées.

-

Les groupes de remises dont toutes les remises ont été supprimées pourront être supprimés.

5.2.1.2 Processus d’épuration : Le processus permet de supprimer : - tous les bordereaux comptabilisés qui ont une date inférieure ou égale à la date d’épuration - tous les cumuls bordereaux liés aux bordereaux supprimés - toutes les lignes de règlement associées aux bordereaux supprimés - tous les liens entre les échéances et les règlements supprimés - toutes les remises qui n’ont plus de bordereaux associés Sage 1000 Comptabilité 175 Fonctions Avancées

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Epuration -

tous les groupes de remises qui n’ont plus de remises associées.

5-2-2 Les relances 5.2.2.1 Conditions d’épuration : Les relances doivent avoir : - une date inférieure ou égale à la date d’épuration - les échéances totalement lettrées à la date d’épuration. Si au moins une échéance de la relance n’est pas totalement lettrée à la date d’épuration, alors cette relance n’est pas supprimée. Remarque : une échéance est considérée comme totalement lettrée à la date dépuration sous deux conditions : - la date de fin de lettrage est inférieure ou égale à la date d’épuration - l’attribut ‘Lettrage total’ est à vrai

5.2.2.2 Processus d’épuration : Le processus d’épuration aboutira à la suppression des relances dont toutes les échéances sont totalement lettrées et dont la date est inférieure ou égale à la date d’épuration.

5-2-3 Les relevés 5.2.3.1 Conditions d’épuration : Les relevés doivent avoir une date inférieure ou égale à la date d’épuration. Remarque : même si un relevé fait partie d’un bordereau, il peut être supprimé. Le relevé n’a plus aucune importance dès lors que le règlement est associé à un bordereau. C’est pour cette raison qu’un relevé peut être supprimé quel que soit le lettrage des échéances associées à ce relevé.

5.2.3.2 Processus d’épuration : Le processus d’épuration des relevés permettra de supprimer tous les relevés ayant une date inférieure ou égale à la date d’épuration.

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Epuration 5-3 Les éléments épurables sur un exercice clos Les éléments suivants sont supprimables uniquement sur un exercice clos : - les ventilations analytiques - les écritures analytiques pures - les cumuls analytiques - les écritures comptables - les échéances et le lettrage - les cumuls de comptabilité générale - les relevés bancaires et les écritures bancaires

5-3-1 Ecritures analytiques 5.3.1.1 Conditions d’épuration : Les écritures de comptabilité analytique doivent appartenir à un exercice analytique clos.

5.3.1.2 Processus d’épuration : L’épuration s’effectue sur un exercice analytique complet. La sélection de la date d’épuration doit correspondre à une date de fin d’exercice analytique. Tous les exercices antérieurs à cette date seront traités. Dès qu’une pièce analytique et ses écritures analytiques ont des dates qui font partie d’un exercice analytique clôturée, celles-ci sont supprimées. Toutes les pièces analytiques à savoir les pièces issues de la ventilation analytique de la comptabilité générale ou les pièces analytiques pures sont traitées. Les cumuls analytiques des périodes concernées sont verrouillés à la suite de l’épuration. Ils ne seront donc pas pris en compte lors d’un recalcul des cumuls. La date de dernière épuration est stockée sur chaque axe analytique concerné.

5-3-2 Cumuls analytiques 5.3.2.1 Conditions d’épuration : Un cumul analytique peut être épuré uniquement si : - Il appartient à un exercice analytique épuré des écritures. - Il appartient à un exercice analytique dont la date est inférieure ou égale à la dernière date d’épuration des écritures analytiques. Il n’est pas possible de supprimer un cumul sur une période où il existe une écriture analytique ; l’épuration des cumuls analytiques ne peut intervenir qu’après épuration des écritures analytiques.

5.3.2.2 Processus d’épuration : Les cumuls analytiques ne sont pas supprimés lors de l’épuration des écritures analytiques pour permettre à l’utilisateur d’exploiter certaines éditions, comme par exemple la balance analytique sur un exercice clos. Les cumuls analytiques appartenant à un exercice épuré de ses écritures sont verrouillés. Ils ne seront donc pas pris en compte lors d’un recalcul des cumuls.

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Epuration Le traitement supprime tous les cumuls analytiques verrouillés appartenant à un exercice analytique dont la date de fin est inférieure à la date d’épuration. La date d’épuration des cumuls analytiques ne peut être supérieure à la date d’épuration des écritures analytiques. Si la date d’épuration des écritures analytiques d’un des axes est inférieure à la date d’épuration des cumuls, le traitement s’arrête et affiche un message d’erreur. Le traitement stocke sur chaque axe analytique, la date de dernière épuration des cumuls analytiques

5-3-3 Rapprochement et Pointage 5.3.3.1 Pointage Conditions d’épuration : Les écritures de rapprochement (TEcritureRappro) peuvent être épurées uniquement si les conditions suivantes sont remplies : Le compte général est définit comme pointable quel que soit son type de compte (« Pointage en partie simple » ou « Rapprochement »). Les dates de l’écriture (opération et valeur) sont inférieures ou égales à la date d’épuration. La date de pointage du groupe de pointage est inférieure ou égale à la date de purge.

Processus d’épuration Ce traitement ne supprimera pas les écritures comptables pointées mais uniquement les écritures de rapprochement associées. Il faudra donc lancer par la suite l’épuration des écritures comptables pour supprimer les écritures pointées.

5.3.3.2 Rapprochement Conditions d’épuration Les écritures (comptables et bancaires) peuvent être épurées si les conditions suivantes sont remplies : - Pour les écritures comptables uniquement : le compte général est défini comme pointable quel que soit le type de pointage (« Pointage en partie simple » ou « Rapprochement »). - Les dates de l’écriture (opération et valeur) sont inférieures ou égales à la date d’épuration. - Les écritures appartiennent à un sous-groupe de pointage dont la date de rapprochement est inférieure ou égale à la date d’épuration. Toutes les écritures de ce sous-groupe doivent être épurables.

Processus d’épuration  Sous-groupe de pointage Un sous-groupe peut être supprimé uniquement si toutes les conditions de purge énoncées cidessus sont remplies. La suppression du sous-groupe entraîne : - La suppression des écritures bancaires qui sont rattachées à ce sous-groupe. - La suppression des écritures de rapprochement (TEcritureRappro) qui sont rattachées à ce sous-groupe. Les écritures comptables (TEcriture) liées aux écritures de rapprochement ne seront pas supprimées. Elles seront supprimées lors du traitement de l’épuration des écritures comptables. Les sous-groupes ne respectant pas les conditions de purge ne seront pas supprimés et seront traités lors de la prochaine épuration. Sage 1000 Comptabilité 178 Fonctions Avancées

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Epuration  Relevé de comptes Suite à la suppression des sous-groupes de pointage, les relevés de compte ne possédant aucunes écritures bancaires seront supprimées. 

Solde bancaire - Modification de la fiche du compte bancaire

Le solde initial est désormais dédoublé afin de distinguer le solde en date d’opération et en date de valeur. La date servira de référence aux deux soldes. - Calcul du nouveau solde initial L’épuration des écritures bancaires entraîne la mise à jour des montants et des dates des soldes initiaux du compte. - La date des soldes initiaux (DO et DV) sur le compte bancaire sera égale à la date d’épuration. - Les montants des nouveaux soldes initiaux sur le compte bancaire seront égaux au solde initial d’origine additionné de la somme des écritures comprises entre la dernière épuration +1 jour et la date d’épuration. Exemple : - Solde initial DO de 1000.00 au 01/01/2004. - Somme des écritures sur janvier : 2000.00. - Total DO sur janvier : 3000.00 (1000 + 2000). Si le mois de janvier est épuré (date épuration = 31/01/2004), le nouveau solde initial DO du compte est de 3000.00 au 31/01/2004. - Flag des écritures appartenant à la période épurée Les écritures bancaires dont l’une des dates (opération ou valeur) est inférieure ou égale à la date d’épuration deviennent non modifiables. Qu’elles appartiennent à un relevé antérieure ou postérieur à la date de dernière épuration.

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Epuration  Solde comptable Trois nouveaux attributs ont été créés sur le compte général afin de stocker les soldes en opération et valeur suite à l’épuration : - Solde compte en date d’opération (soldeDO) : correspond à la somme de toutes les écritures dont la date d’opération est comprise entre la date de dernière épuration +1 jour et la date d’épuration du rapprochement (inclus). Dans le cas de la 1ère épuration on reprend donc toutes les écritures antérieures ou égales à la date d’épuration du rapprochement. - Solde compte en date de valeur (soldeDV) : correspond à la somme de toutes les écritures dont la date de valeur est comprise entre la date de dernière épuration +1 jour et la date d’épuration du rapprochement (inclus). - Date des soldes (soldeDate ) : la date est égale à la date de dernière épuration. Exemple : épuration au 31/12/04. Date Date opératio valeur n 15/12/04 16/12/04

1

21/12/04

20/12/04

2

23/12/04

21/12/04

3

25/12/04

01/01/05

4

Numéro

Débit

Crédit

1000.0 0

AAA 3000.0 0

2000.0 0 2000.0 0

1ère écriture de solde générée : solde en date d’opération au 31/12/04 : 1000 + 3000 + 2000 + 2000 = 8000. 2ème écriture de solde générée : solde en date de valeur au 31/12/04 : 1000 + 3000 + 2000 = 6000.

5-3-4 Ecritures comptables 5.3.4.1 Conditions d’épuration Exercice : Les écritures de comptabilité générale doivent appartenir à un exercice clos. Pièce : Si une écriture de la pièce n’est pas épurable, la pièce et toutes les écritures liées ne seront pas supprimées. Compte lettrable : - Ecritures : les écritures comptables sur un compte lettrable pourront être épurées uniquement si elles sont totalement lettrées et si la date de fin de lettrage est inférieure ou égale à la date de purge. La date de l’écriture doit être inférieure à la date d’épuration. - Echéances : les échéances pourront être épurées uniquement si : o Elles sont totalement lettrées et la date de fin de lettrage est inférieure ou égale à la date de purge. La date d’échéance n’est pas une condition de suppression. o L’écriture comptable correspondante est totalement lettrée. o Elles n’appartiennent pas à un bordereau (ceci suppose de supprimer le bordereau avant de pouvoir supprimer les échéances associées au bordereau). Si une échéance appartient à un bordereau, cette échéance n’est pas supprimée et l’écriture associée n’est pas non plus épurée. o Toutes les écritures et les échéances du groupe de lettrage sont supprimables. Sage 1000 Comptabilité 180 Fonctions Avancées

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Lettre

AAB

Epuration Compte pointable : Les écritures comptables peuvent être épurées uniquement si les conditions suivantes sont remplies : - L’épuration du rapprochement et du pointage a été faite. - Les écritures comptables n’ont plus d’écriture de rapprochement associée. Compte ventilable : Les écritures comptables peuvent être épurées uniquement si les conditions suivantes sont remplies : Les écritures analytiques associées ont été épurées. La date des écritures est inférieure ou égale à la date de purge. Ecritures liées A nouveau : la pièce d’à nouveau doit appartenir à la période épurée pour que les écritures (origines ou à nouveau) soient épurables. Les pièces d’à nouveau et d’origine peuvent être épurées indépendamment. Extourne d’écriture et de pièce : une écriture ayant fait l’objet d’une extourne ne peut être épurée que si toutes les écritures d’extourne générées sont supprimables. Evolution d’échéance : les conditions sont les mêmes que les comptes lettrables. Répartition périodique et par établissement : une écriture ayant fait l’objet d’une répartition périodique ou par établissement ne sera supprimée que si toutes les écritures de répartition générées ont été comptabilisées. De plus, toutes les écritures doivent remplir les conditions de suppression. Si l’une des pièces n’est pas supprimable, aucune pièce n’est supprimée (pièce répartie, pièce d’extourne, pièces de répartition). La pièce d’origine sera supprimée une fois les pièces d’extourne et de répartitions supprimées. Déversement assurance : une écriture ayant fait l’objet d’un déversement assurance ne peut être épurée que si toutes les écritures de déversement générées sont supprimables. Seules les écritures ayant une date inférieure à la date de purge seront traitées. Abonnement Les écritures d’abonnement ne seront supprimées que si toutes les écritures d’abonnement générées ont été comptabilisées. Elles pourront être supprimées uniquement si leur date d’écriture est inférieure ou égale à la date d’épuration. Pour la pièce d’origine, elle pourra être supprimée uniquement si toutes les pièces d’abonnement ont été supprimées. Déclaration de TVA Seules les déclarations confirmées pourront être purgées. Acompte : un acompte appartenant à une déclaration de TVA peut être supprimé uniquement si l’écriture d’acompte a été régularisée. Déclaration DAS2 Seules les déclarations confirmées pourront être purgées. La date de fin doit être inférieure ou égale à la date d’épuration. Acompte : un acompte appartenant à une déclaration DAS2 peut être supprimé uniquement si l’écriture d’acompte a été régularisée. Justificatif de TVA Le traitement supprime tous les justificatifs de TVA dont la date de fin est inférieure ou égale à la date d’épuration. Cumul quotas bancaires Sage 1000 Comptabilité 181 Fonctions Avancées

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Epuration Le traitement supprime les cumuls quotas qui ont une période inférieure ou égale à la date d’épuration.

5.3.4.2 Processus d’épuration L’épuration s’effectue sur un exercice complet. La sélection de la date d’épuration doit correspondre à une date de fin d’exercice analytique. Tous les exercices antérieurs à cette date seront traités. Compte lettrable Les écritures comptables sur un compte lettrable remplissant les exigences exposées dans les pré-conditions seront supprimées. Les échéances totalement lettrées pourront être supprimées, même si les écritures associées ne sont pas épurables. Cas des écritures appartenant à une pièce dont une des écritures n’est pas épurable mais dont l’écriture sur le compte lettrable est totalement lettrée à la date de l’épuration.  Une écriture comptable pourra donc être non épurée et avoir une partie des échéances épurées et des échéances non épurées. Les écritures de liaison inter-établissement suivent le même principe. Il sera donc possible de supprimer les pièces d’un seul établissement liées par le code lettrage des écritures/échéances. A la fin du traitement, le traitement supprime tous les groupes de lettrage (écritures/échéances) qui n’ont plus d’écritures/échéances rattachées. Compte pointable Les écritures comptables pointées ou rapprochées remplissant les exigences exposées dans les conditions seront supprimées. A la fin du traitement, le traitement supprime tous les groupes et les sous-groupes de pointage qui n’ont plus d’écritures rattachées. Compte ventilable Les écritures comptables sur des comptes ventilables remplissant les exigences exposées dans les conditions sont supprimées. Si l’écriture comptable possède des ventilations analytiques, celle-ci ne sera pas épurée lors du traitement. Ecritures liées Les écritures comptables ayant des liens vers d’autres écritures remplissant les exigences exposées dans les conditions seront supprimées. Seules les écritures ayant une date inférieure à la date de purge seront traitées. -

-

-

A nouveau : Sont supprimées : o la pièce d’à nouveau o toutes les pièces d’origines liées à cette pièce d’à nouveau si celles-ci respectent les conditions de suppression. Extourne d’écriture et de pièce : Sont supprimées : o la pièce d’extourne o la pièce d’origine Si au moins une des pièces n’est pas épurable, aucune des pièces ne sera supprimée. Evolution d’échéance : dans le cas de l’évolution d’échéances, sont supprimées : o les pièces d’origine o les pièces de destination

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Epuration -

-

Répartition périodique et par établissement : o Suppression des écritures : sont supprimées :  la pièce d’origine,  la pièce d’extourne  les pièces de répartition. Si au moins une des pièces n’est pas épurable, aucune des pièces ne sera supprimée. o Suppression des répartitions : le traitement supprime toutes les répartitions (périodique et par établissement) qui n’ont plus d’écritures rattachées. Déversement assurance : sont supprimées : o la pièce d’origine o la ou les pièces de destination générées. Si au moins une des pièces n’est pas épurable, aucune des pièces ne sera supprimée.

Abonnement Pièces de destination : le traitement supprime les pièces de destination dont les dates d’écritures sont inférieures ou égales à la date d’épuration. Pièce d’origine : elle n’est supprimée que si toutes les écritures d’abonnement sont épurées et que la date de l’écriture abonnée est inférieure ou égale à la date de l’épuration. Abonnements : à la fin du traitement, tous les abonnements qui n’ont plus d’écritures rattachées sont supprimés. Justificatif de TVA Le traitement supprime tous les justificatifs de TVA dont la date de fin est inférieure ou égale à la date d’épuration. On ne contrôle pas s’il y a des liens vers les écritures.

5-3-5 Cumuls comptables 5.3.5.1 Conditions d’épuration Un cumul peut être épuré uniquement si : - Il appartient à un exercice clôturé. - Il appartient à un exercice dont la date de fin est inférieure ou égale : o à la date d’épuration du cumul o à la date de dernière épuration des écritures comptables. On ne peut pas supprimer un cumul sur une période où il existe une écriture. De ce fait, tous les cumuls antérieurs à la date d’épuration des cumuls ne sont pas forcément supprimés.

5.3.5.2 Processus d’épuration Les cumuls ne sont pas supprimés lors de l’épuration des écritures comptables pour permettre à l’utilisateur d’exploiter certaines éditions, comme par exemple la balance générale sur un exercice clos. Les cumuls appartenant à une période épurée, par la purge des écritures comptables, seront verrouillés. Ils ne seront donc pas pris en compte lors d’un recalcul des cumuls. Le traitement supprime tous les cumuls marqués comme verrouillés et appartenant à un exercice dont la date de fin est inférieure à la date d’épuration des cumuls.

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Epuration 5-4 Impact sur les interfaces 5-4-1 Ecritures analytiques -

Consultation des écritures analytiques par journal Consultation des écritures analytiques par lot Consultation des écritures analytiques par pièce Edition des écritures analytiques par journal Edition du grand livre analytique Edition du grand livre analytique par compte Edition du grand livre analytique par plan Edition par centre analytique Evaluation des rubriques de compte/section Evaluation des rubriques de nature/section Interrogation des écritures analytiques par centre Interrogation des écritures analytiques par nature de flux Interrogation des écritures analytiques par section

5-4-2 Cumuls analytiques -

Consultation de la balance analytique interactive Edition de la balance analytique Edition de la balance analytique par compte Edition de la balance analytique simplifiée Edition de la balance de clôture Edition de la balance d’ouverture Edition des destinations par période/arbre Edition du suivi budgétaire

5-4-3 Rapprochement et pointage -

Consultation du pointage Edition de la liste des relevés de comptes Edition de l’état de rapprochement (Contrôle à zéro) Edition de l’état de rapprochement (Solde théorique) Edition des relevés de comptes Edition des pointages Edition du solde des comptes Edition du diagnostic des comptes Gestion des relevés bancaires Intégration des relevés bancaires Interrogation des relevés bancaires

5-4-4 Ecritures comptables -

Consultation des écritures par journal Consultation des écritures par lot Consultation des écritures par pièce Edition de la déclaration DAS2 Edition de la déclaration de TVA Edition de la lettre aux tiers Edition de la liste des éléments non cohérents de la déclaration DAS2 Edition de l’extrait de compte Edition des comptes inter société Edition des flux intra groupe

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Epuration -

Edition des flux intra groupe par société Edition des tiers inter société Edition du détail des écritures de la déclaration DAS2 Edition du grand livre auxiliaire Edition du grand livre auxiliaire en devise Edition du grand livre général Edition du grand livre général en devise Edition du journal centralisateur Edition du journal général Edition du justificatif de solde Edition du justificatif de TVA Extourne de plusieurs pièces Extourne d’une écriture Extourne d’une pièce Evaluation des rubriques de compte Interrogation de la déclaration de TVA Interrogation d’un compte général Interrogation d’un compte tiers

5-4-5 Cumuls comptables -

Consultation de la balance interactive Edition de la balance comparative N/N-1 Edition de la balance auxiliaire Edition de la balance auxiliaire collectif Edition de la balance auxiliaire collectif en devise Edition de la balance auxiliaire en devise Edition de la balance générale Edition de la balance générale en devise Edition des écritures d’à nouveau Interrogation d’un compte général / Consultation des cumuls d’un compte général Interrogation d’un compte tiers / Consultation des cumuls d’un compte tiers

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Rubriques Chapitre VI - La gestion des rubriques

Cet outil vous permet de créer et personnaliser les tableaux de bords. En standard, le bilan, le compte de résultat et les soldes intermédiaires de gestion sont livrés. Les états peuvent porter sur des données de la comptabilité générale, analytiques et budgétaires. La création des tableaux de bords se fera par la gestion des rubriques qui s’organise en trois temps : - la création des familles de rubrique - la création des rubriques - la création des formulaires

6-1 Les familles de rubrique Les familles de rubriques sont des regroupements de rubriques. Elles sont utiles en création des formulaires pour faciliter la recherche des rubriques. Une rubrique doit obligatoirement faire partie d’une famille. Il est conseillé de créer une famille par état.

 Paramètres / Rubriques / Famille de rubrique

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Rubriques 6-2 La création des rubriques Avant de pouvoir réaliser le tableau de bord, il faut dans un premier temps créer toutes les rubriques qui seront utilisées dans les formulaires. Les rubriques permettent de regrouper des montants ou des quantités enregistrées sur chaque type de rubrique. Il existe cinq types de rubriques : - les rubriques de comptes : le regroupement se fait sur les comptes généraux par exemple dans les bilans et les comptes de résultat. - les rubriques de compte / section : le regroupement se fait sur les écritures analytiques par rapport au couple comptes généraux / sections analytiques. Ces rubriques ne travaillent que sur les ventilations analytiques. - les rubriques de nature / section : le regroupement se fait sur toutes les écritures analytiques qu’il s’agisse de ventilations analytiques ou d’écritures analytiques pures. - les rubriques de profils de TVA : le regroupement se fait les profils de TVA. Exemple : CA3 - les rubriques budgétaires : Le regroupement se fait sur les écritures analytiques par rapport au couple natures / sections analytiques et sur les budgets. Ces rubriques servent surtout pour les comparatifs budgétaires. Il existe deux méthodes de création des rubriques : - la saisie par fiche - la saisie en liste La saisie par fiche permet de renseigner et visualiser toutes les informations liées à la rubrique dans un seul écran. Exemple de saisie par fiche des rubriques de comptes :

La saisie en liste permet de visualiser la liste des rubriques

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Rubriques mais il faut cliquer sur le bouton de la colonne « complément » qui appelle la saisie par fiche pour saisir les informations complémentaires. La saisie en liste est intéressante car elle permet d’avoir la liste de toutes les rubriques déjà créées. Mais nous développerons les différentes rubriques avec l’écran de saisie par fiche qui est plus complète.

6-2-1 Les rubriques de comptes Les rubriques de comptes généraux permettent de regrouper des montants ou des quantités enregistrées sur les comptes généraux.

 Paramètres / Rubriques / Rubrique de comptes / Saisie par fiche

Après avoir donné un code et un libellé à la rubrique, définissez le type de rubrique que vous créez. Le type de rubrique précise la nature du cumul à effectuer. Il existe deux types de rubrique : - une rubrique en montant qui reprend les montants enregistrés sur les comptes - une rubrique en quantité qui reprend les quantités correspondantes. Dans ce dernier cas, l'indication de l'unité utilisée pour l'écriture de comptabilité générale est obligatoire. Le traitement cumule ici les quantités définies dans l’écriture de comptabilité générale. La famille de rubrique n’est pas obligatoire mais est conseillée. Dans la grille, définissez tous les comptes qui doivent entrer dans le calcul du montant de cette rubrique. Pour chaque borne de compte, renseignez les informations suivantes : Type de compte : Il existe trois types de comptes : Bilan, Gestion ou Autre Le type de compte est important dans le cas où le montant à évaluer est « Solde » car il permet de définir la façon dont le solde sera calculé : - S'il s'agit d'un compte de bilan : le système prendra en compte toutes les écritures comprises entre la date de début du premier exercice non clôturé et la date de fin de la fourchette d'analyse. - S'il s'agit d'un compte de gestion ou de type autre : le système prendra en compte toutes les écritures comprises entre la date de début et la date de fin de la fourchette d'analyse (sauf les écritures de clôture).

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Rubriques Le type de compte définit uniquement la méthode de calcul du solde et n’a rien à voir avec le type de compte des comptes généraux. Pour cette raison, il est possible de trouver des comptes de classe 6 et 7 associé à un type de compte Bilan. Prenons l’exemple de la rubrique BIP.DI :

A cette rubrique est associée la borne de comptes « 12 » à « 1299999999 » de type Bilan (ce qui est normal) et la borne de compte « 6 » à « 799999999999 » de type Bilan également. Même si les comptes de classe 6 et 7 sont des comptes de gestion, ils ont comme type de compte Bilan pour pouvoir cumuler tous les résultats des exercices non clôturés. Il est également possible de trouver des comptes de bilan associés au type de compte « Gestion ». L’intérêt dans ce cas est d’isoler des soldes de ces comptes les A-Nouveaux et les écritures de clôture pour n’avoir que les mouvements passés dans la période analysée. Montant/Qté à évaluer : Indiquez le montant à évaluer pour la rubrique : - Mouvement débit : permet de considérer les montants débités au niveau de chaque compte de la tranche. - Mouvement crédit : permet de considérer les montants crédités au niveau de chaque compte de la tranche. - Solde débit : permet de considérer uniquement les soldes débiteurs pour les comptes compris dans la tranche. - Solde crédit : permet de considérer uniquement les soldes créditeurs pour les comptes compris dans la tranche. - Indifférent : permet de considérer les soldes de chacun des comptes de la tranche que le solde soit débiteur ou créditeur. Comptes inférieurs et comptes supérieurs : Bornez les tranches de comptes. Les bornes peuvent correspondre à des racines de comptes.

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Rubriques 6-2-2 Les rubriques de compte / section Les rubriques de compte / section permettent de regrouper des montants ou des quantités enregistrés sur le couple compte général / section analytiques. Ces rubriques ne prennent en compte que les écritures analytiques issues des ventilations analytiques.

 Paramètres / Rubriques / Rubrique de comptes/sections / Saisie par fiche

Après avoir donné un code et un libellé à la rubrique, définissez le type de rubrique que vous créez. Le type de rubrique précise la nature du cumul à effectuer. Il existe deux types de rubrique : - une rubrique en montant qui reprend les montants enregistrés sur le couple compte / section - une rubrique en quantité qui reprend les quantités correspondantes. Dans ce cas l’indication de l’unité est obligatoire. Le traitement cumule ici les quantités des ventilations analytiques. Associez cette rubrique à une famille de rubrique et à un axe analytique.

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Rubriques 6.2.2.1 Paramétrage des bornes de comptes généraux Dans la grille de gauche, définissez tous les comptes qui doivent entrer dans le calcul du montant de cette rubrique. Pour chaque borne de compte, renseignez les informations suivantes : Type de compte : Il existe trois types de comptes : Bilan, Gestion ou Autre Le type de compte est important dans le cas où le montant à évaluer est « Solde » car il permet de définir la façon dont le solde sera calculé : - S'il s'agit d'un type de compte « Bilan » : le système prendra en compte toutes les écritures de ventilation analytique comprises entre la date de début de la dimension temps associée à l’axe analytique et la date de fin de la fourchette d'analyse. - S'il s'agit d'un type de compte « gestion » ou « autre » : le système prendra en compte toutes les écritures comprises entre la date de début et la date de fin de la fourchette d'analyse (sauf les écritures de clôture). Le type de compte définit uniquement la méthode de calcul du solde et n’a rien à voir avec le type de compte des comptes généraux. (Voir les rubriques de comptes) Montant/Qté à évaluer : Il existe quatre sélections supplémentaire par rapport aux rubriques de comptes. Indiquez le montant à évaluer pour la rubrique : - Mouvement débit : permet de considérer les montants débités au niveau de chaque couple compte général / section analytique de la tranche. - Mouvement crédit : permet de considérer les montants crédités au niveau de chaque couple compte général / section analytique de la tranche. - Solde débit : permet de considérer uniquement les soldes débiteurs pour les couples compte général / section analytique compris dans la tranche. - Solde crédit : permet de considérer uniquement les soldes créditeurs pour les couples compte général / section analytique compris dans la tranche. - Indifférent : permet de considérer les soldes de chacun des couples compte général / section analytique de la tranche que le solde soit débiteur ou créditeur. - Mouvement reçu : permet de considérer les montants reçus au niveau de chaque couple compte général / section analytique de la tranche. Ces mouvements reçus peuvent être de sens débit ou crédit car ils sont évalués en fonction du sens du montant débit de la nature de flux analytique. - Mouvement déversé : permet de considérer les montants déversés au niveau de chaque couple compte général / section analytique de la tranche. Ces mouvements déversés peuvent être de sens débit ou crédit car ils sont évalués en fonction du sens du montant débit de la nature de flux analytique. - Solde reçu : permet de considérer uniquement les soldes reçus pour les couples compte général / section analytique compris dans la tranche. Ces soldes reçus peuvent être de sens débit ou crédit car ils sont évalués en fonction du sens du montant débit de la nature de flux analytique. - Solde déversé : permet de considérer uniquement les soldes déversés pour les couples compte général / section analytique compris dans la tranche. Ces soldes déversés peuvent être de sens débit ou crédit car ils sont évalués en fonction du sens du montant débit de la nature de flux analytique. Comptes inférieurs et comptes supérieurs : Bornez les tranches de comptes. Les bornes peuvent correspondre à des racines de comptes.

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Rubriques 6.2.2.2 Paramétrage des sections analytiques Dans la grille de droite, définissez pour chaque borne de comptes un ou plusieurs masques des sections analytiques. Masques section : Il s'agit du masque de sélection des sections analytiques. Il est possible : - de saisir le code d'une section analytique spécifique - ou d'utiliser le caractère joker % : exemple => A% permet de faire référence à toutes les sections analytiques commençant par A.

Dans le paramétrage ci-dessus, le logiciel va rechercher les écritures de ventilations analytiques issues d’écritures générales passées sur les comptes compris entre « 6 » et « 799999999 » et passées sur les sections ayant comme centre au deuxième plan L1000.

6-2-3 Les rubriques de nature / section Les rubriques de nature / section permettent de regrouper des montants ou des quantités enregistrées sur le couple natures et sections analytiques. Ces rubriques permettent de prendre en compte toutes les écritures analytiques que ce soit des écritures de ventilation analytique ou des écritures analytiques pures.

 Paramètres / Rubriques / Rubrique de natures/sections / Saisie par fiche

Après avoir donné un code et un libellé à la rubrique, définissez le type de rubrique que vous créez. Le type de rubrique précise la nature du cumul à effectuer. Il existe deux types de rubrique : - une rubrique en montant qui reprend les montants enregistrés sur le couple nature / section - une rubrique en quantité qui reprend les quantités correspondantes. Dans ce cas l’indication de l’unité est obligatoire. Le traitement cumule ici les quantités des écritures analytiques.

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Rubriques Le type d’écriture définie les écritures à prendre en compte dans le cumul. Vous avez le choix entre trois types d’écritures : - les ventilations analytiques : il s'agit des écritures analytiques issues de la comptabilité générale - les écritures analytiques pures : il s'agit des OD analytiques et des écritures analytiques issues des déversements analytiques - toutes les écritures : il s'agit de toutes les écritures analytiques Associez cette rubrique à une famille de rubrique et à un axe analytique.

6.2.3.1 Paramétrage des natures analytiques Dans la grille de gauche, définissez toutes les natures qui doivent entrer dans le calcul du montant de cette rubrique. Pour chaque ligne de natures, renseignez les informations suivantes : Comme nous travaillons uniquement sur les écritures analytiques, le paramétrage du type de compte n’a plus lieu d’être. Montant/Qté à évaluer : Indiquez le montant (ou la quantité) à évaluer pour la rubrique : - Mouvement débit : permet de considérer les montants débités au niveau de chaque couple nature / section analytique de la tranche. - Mouvement crédit : permet de considérer les montants crédités au niveau de chaque couple nature / section analytique de la tranche. - Solde débit : permet de considérer uniquement les soldes débiteurs pour les couples nature / section analytique compris dans la tranche. Cumul (Mouvement débit - Mouvement crédit). Ne sont retenues que les destinations ayant un solde positif. - Solde crédit : permet de considérer uniquement les soldes créditeurs pour les couples nature / section analytique compris dans la tranche. Cumul (Mouvement débit - Mouvement crédit). Ne sont retenues que les destinations ayant un solde négatif - Indifférent : permet de considérer les soldes de chacun des couples nature / section analytique de la tranche que le solde soit débiteur ou créditeur. Cumul (Mouvement débit - Mouvement crédit). - Mouvement reçu : permet de considérer les montants reçus au niveau de chaque couple nature / section analytique de la tranche. Ces mouvements reçus peuvent être de sens débit ou crédit car ils sont évalués en fonction du sens du montant débit de la nature de flux analytique. - Mouvement déversé : permet de considérer les montants déversés au niveau de chaque couple nature / section analytique de la tranche. Ces mouvements déversés peuvent être de sens débit ou crédit car ils sont évalués en fonction du sens du montant débit de la nature de flux analytique. - Solde reçu : permet de considérer uniquement les soldes reçus pour les couples nature / section analytique compris dans la tranche. Ces soldes reçus peuvent être de sens débit ou crédit car ils sont évalués en fonction du sens du montant débit de la nature de flux analytique. Cumul (Mouvement reçu - Mouvement déversé). Ne sont retenues que les destinations ayant un solde positif. - Solde déversé : permet de considérer uniquement les soldes déversés pour les couples compte général / section analytique compris dans la tranche. Ces soldes déversés peuvent être de sens débit ou crédit car ils sont évalués en fonction du sens du montant débit de la nature de flux analytique. Cumul (Mouvement reçu - Mouvement déversé). Ne sont retenues que les destinations ayant un solde négatif.

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Rubriques Sens Montant Débit : Cet attribut permet de filtrer les destinations analytiques en amont en fonction du paramétrage du sens Montant débit de la nature de flux. Seules destinations analytiques dont la nature de flux est égal au sens montant débit paramétré sont sélectionnés. Le sens du montant débit devra être soit reçu soit déversé. Ce sens ne peut pas être reçu et déversé en même temps à cause des cumuls analytiques. Il présente par ailleurs un intérêt pour interpréter le montant/Qté à évaluer en fonction du type d'écriture sélectionné (Ventilations analytiques, Ecritures analytiques pures, Toutes écritures) et le signe d'affichage du montant ou de la quantité : les montants/Quantités de sens débit sont affichés en positif, les montants/Quantités de sens crédit sont affichés en négatif. Rappel : Au niveau des cumuls, les écritures de ventilation analytiques sont suivies en débit/crédit et les écritures analytiques pures sont suivies en déversé/reçu (cf. Menu Analytique\Destinations analytiques\Bouton Détail de la période\Onglets Réel et Réel + Simulation)

Masque nature : Il s'agit du masque de sélection des natures analytiques. Il est possible : - de saisir le code d'une nature analytique spécifique - ou d'utiliser le caractère joker % : exemple => V% permet de faire référence à toutes les natures analytiques commençant par V.

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Rubriques 6.2.3.2 Paramétrage des sections analytiques Dans la grille de droite, définissez pour chaque ligne de nature un ou plusieurs masques des sections analytiques. Masques section : Il s'agit du masque de sélection des sections analytiques. Il est possible : - de saisir le code d'une section analytique spécifique - ou d'utiliser le caractère joker % : exemple => A% permet de faire référence à toutes les sections analytiques commençant par A.

Dans le paramétrage ci-dessus, le logiciel va rechercher les écritures analytiques issues ayant une nature de flux commençant par A et passées sur les sections ayant comme centre au premier plan EVA.

6-2-4 Les rubriques de profils de TVA Les rubriques de profil de TVA permettent de regrouper des montants ou des quantités enregistrées sur les profils de TVA.

 Paramètres / Rubriques / Rubrique de profils de TVA / Saisie par fiche

Après avoir donné un code et un libellé à la rubrique, définissez le type de rubrique que vous créez. Le type de TVA précise la nature du cumul à effectuer. Il existe deux types de TVA : - déductible : dans ce cas, la rubrique ne pourra porter que sur des profil de TVA déductible - collecté : dans ce cas, la rubrique ne pourra porter que sur des profils de TVA collectée Associez cette rubrique à une famille de rubrique.

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Rubriques Dans la grille en dessous, définissez les profils de TVA à prendre en compte ainsi que les montants à évaluer. Vous devez indiquer le montant à totaliser : - La base crédit HT : il s'agit du total des montants HT crédités pour le profil de TVA correspondant - La base débit HT : il s'agit du total des montants HT débités pour le profil de TVA correspondant - Le solde de base HT : il est calculé de la façon suivante : o s'il s'agit d'un profil de TVA collectée : Base crédit HT - Base débit HT o s'il s'agit d'un profil de TVA déductible : Base débit HT - Base crédit HT - La base crédit TTC : il s'agit du total des montants TTC crédités pour le profil de TVA correspondant - Base débit TTC : il s'agit du total des montants TTC débités pour le profil de TVA correspondant - Montant crédit TVA : il s'agit du total des montants TVA crédités pour le profil de TVA correspondant - Montant débit TVA : il s'agit du total des montants TVA débités pour le profil de TVA correspondant - Total TVA réelle : il s'agit du total des montants TVA réelle pour le profil de TVA correspondant. Le montant TVA réelle est le montant de TVA saisi. Le montant TVA théorique est le montant TVA calculé par l'application en fonction du taux de TVA du profil de TVA et du montant HT. - Le solde TVA théorique

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Rubriques 6-2-5 Les rubriques budgétaires Les rubriques budgétaires permettent de regrouper des montants ou des quantités enregistrées sur les hypothèses budgétaires. Ces rubriques permettent de prendre en compte les budgets pour les comparer avec le réalisé correspondant aux rubriques de natures / sections.

 Paramètres / Rubriques / Rubriques budgétaires / Saisie par fiche

Après avoir donné un code et un libellé à la rubrique, définissez le type de rubrique que vous créez. Le type de rubrique précise la nature du cumul à effectuer. Il existe deux types de rubrique : - une rubrique en montant qui reprend les montants enregistrés sur les éléments budgétaires. - une rubrique en quantité qui reprend les quantités correspondantes. Dans ce cas l’indication de l’unité est obligatoire. Le traitement cumule ici les quantités budgétées. Associez cette rubrique à une famille de rubrique et à un axe analytique.

6.2.5.1 Paramétrage des natures analytiques Dans la grille de gauche, définissez toutes les natures qui doivent entrer dans le calcul du montant de cette rubrique. Pour chaque ligne de natures, renseignez les informations suivantes : Sens Montant Débit : Cet attribut permet la sélection des seules destinations analytiques dont la nature de flux est égal au sens montant débit sélectionné. Le sens du montant débit devra être soit reçu soit déversé. Ce sens ne peut pas être reçu et déversé en même temps à cause des cumuls analytiques. Masque nature : Il s'agit du masque de sélection des natures analytiques. Il est possible : - de saisir le code d'une nature analytique spécifique - ou d'utiliser le caractère joker % : exemple => V% permet de faire référence à toutes les natures analytiques commençant par V.

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Rubriques 6.2.5.2 Paramétrage des sections analytiques Dans la grille de droite, définissez pour chaque ligne de nature un ou plusieurs masques des sections analytiques. Masques section : Il s'agit du masque de sélection des sections analytiques. Il est possible : - de saisir le code d'une section analytique spécifique - ou d'utiliser le caractère joker % : exemple => A% permet de faire référence à toutes les sections analytiques commençant par A.

6-3 Paramétrage des fonctions rubriques

b

a

Pour créer un cellule rubrique, mettez le curseur sur la cellule souhaitée (a) et dans la zone de saisie (b) appelez par le menu contextuel « Insérer une fonction rubrique » l’assistant de création d’une rubrique. Définissez les paramètres suivants :

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Rubriques 6-3-1 Rubriques de compte 6.3.1.1 Paramétrage

La rubrique que l’on souhaite appeler dans cette cellule C7 est une cellule de type Compte associée à la famille « BUDGET COMPTA GENE », nous donnant le chiffre d’affaire du circuit « Evasion ».



La rubrique utilisée peut être sélectionnée dans le combo parmi les rubriques associées à la famille « BUDGET COMPTA GENE » ou bien faire appel à une cellule. Dans ce dernier cas, il faut : -

Dans la feuille de calcul, créer les deux cellules suivantes :

Paramétrer le combo-box « Recherche » comme ci-dessous :

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Rubriques

L a classe TRubriqueCompte est une classe dérivée. Il faut inclure les classes dérivées pour visualiser les objets de cette classe. L’utilisateur pourra sélectionner la rubrique qui sera utilisée dans le calcul de la cellule.

Dans l’assistant de création des rubriques, paramétrer la rubrique comme ci-dessous :

Nous n’adopterons pas cette solution pour notre formulaire. Changer le paramétrage comme ci-dessous :



La date de référence doit obligatoirement faire appel à une cellule car l’utilisateur doit pouvoir choisir sa date de référence. Cette date est très importante car elle conditionne le paramétrage de la période d’analyse.

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Rubriques 

Période d’analyse : la définition de la période d’analyse passe par la définition de quatre éléments :

-

-

Période de début d’analyse : elle est fonction de la date de référence et peut être définit soit par rapport à un exercice soit par rapport à une période. Ex : pour une date de référence du 24/06/N la période de début d’analyse sera soit l’exercice N, soit la période de juin N. Position relative de la période : elle permet de choisir la période de début d’analyse en fonction de la date de référence et de la période de début d’analyse définie précédemment. Ex : pour une date de référence du 24/06/N et une période de début d’analyse en exercice : Si la position relative = 0, alors la période de début d’analyse est le 01/01/N Si la position relative = -1, alors la période de début d’analyse est le 01/01/N-1 Période de fin d’analyse : elle est fonction de la date de référence et peut être définit soit par rapport à un exercice soit par rapport à une période. Ex : pour une date de référence du 24/06/N la période de fin d’analyse sera soit l’exercice N, soit la période de juin N. Position relative de la période : elle permet de choisir la période de fin d’analyse en fonction de la date de référence et de la période de fin d’analyse définie précédemment. Ex : pour une date de référence du 24/06/N et une période de fin d’analyse en exercice : Si la position relative = 0, alors la période de fin d’analyse est le 31/12/N Si la position relative = 1, alors la période de fin d’analyse est le 31/12/N+1

Au lieu de définir des paramètres fixes pour la période d’analyse, vous pouvez faire référence à une cellule dans lequel l’utilisateur définit lui-même ses préférences :

Les écritures de simulation peuvent être prises en compte si l’option est cochée. Ce choix peut être laissé à l’utilisateur si vous cochez l’option « Référencer une cellule » et définissez une cellule dans laquelle l’utilisateur pourra faire son choix. Nous choisissons cette dernière solution :



Rubrique exprimées en : permet de choisir la devise d’affichage du montant de la rubrique. Vous pouvez choisir entre devise de tenue de compte, devise de reporting et devise de transaction dans le combo-box ou choisir de référencer une cellule. Nous optons pour la seconde solution.



Devise : sélectionner une devise ou référencer une cellule. Nous optons pour la seconde solution.



Etablissement : Sélectionner un établissement ou référencer une cellule. Nous optons pour la seconde solution.

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Rubriques



Approche : Dans le cas où la société a activé l’IAS/IFRS, vous pouvez sélectionner l’approche ou référencer une cellule. La société Tourisme n’a pas activé l’IAS/IFRS, cette zone est grisée.

6.3.1.2 Structure de la formule : Exemple de formule :

Type de rubrique : CPT = comptes Code rubrique Date de référence Période de début d’analyse (0= exercice, 1= Période) Position relative de la période Période de fin d’analyse (0= exercice, 1= Période) Position relative de la période Avec les écritures de simulation (0=Non, 1=Oui) Devise d’expression (0= devise de tenue de compte, 1= devise de reporting, 2= devise de transaction) Code ISO devise Code établissement La structure de la formule est importante car il est possible de modifier directement la formule sans passer par l’assistant.

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Rubriques 6-3-2 Les rubriques compte / section La création des rubriques de comptes / section se fait de la même manière que les rubriques de comptes. Comme ces rubriques font appel aux écritures de ventilation analytique, il faut définir l’axe sur lequel vous souhaitez travailler. L’intérêt de ces rubriques est de pouvoir avoir des tableaux de bords portant sur les écritures de ventilation analytique en devise autre que la devise de tenue de compte.

La formule est identique à celle des rubriques de comptes.

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Rubriques 6-3-3 Les rubriques nature / section Ces rubriques travaillent sur les cumuls analytiques. Il n’est donc pas possible d’avoir des éditions en devise de transaction et en devise de reporting. Ces rubriques peuvent porter sur les écritures issues de la ventilation analytique et/ou des OD analytiques. Dans notre exercice nous avons travaillé jusqu’à présent sur ces rubriques.

Formule :

Type de rubrique : NATURE_SECTION Code rubrique Date de référence Période de début d’analyse (0= exercice, 1= Période) Position relative de la période Période de fin d’analyse (0= exercice, 1= Période) Position relative de la période Avec les écritures de simulation (0=Non, 1=Oui)

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Rubriques 6-3-4 Les rubriques de profils de TVA Ces rubriques permettent d’avoir des éditions cumulés des profils de TVA.

Formule :

Type de rubrique : PROFIL_TVA Code rubrique Date de référence

6-3-5 Les rubriques budgets : Ces rubriques permettent de faire des comparaisons entre le réalisé et le budgété.

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Rubriques Formule :

Type de rubrique : HYPO_BUDGET Code rubrique Date de référence Hypothèse budgétaire : Saisissez le nom de l’hypothèse à utiliser et mettez le entre côte. Période de début d’analyse (0= exercice, 1= Période) Position relative de la période Période de fin d’analyse (0= exercice, 1= Période) Position relative de la période Avec les écritures de simulation (0=Non, 1=Oui) Les groupes budgétaires sont gérés par exercice analytique. Mais les rubriques fonctionnent par rapport au code de l’hypothèse budgétaire donc il est possible de travailler sur des exercices différents à condition d’avoir le même code budgétaire pour chaque groupe. Exercice : Finissez le tableau de bord pour les cellules restantes de la colonne MTR-BUDGET N et pour les cellules de l’établissement SIEGE.

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Rubriques

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