S8_GuiaTablaDinamica

S8 Guía de uso intermedio Tablas Dinámicas Excel (Excel pivot tables)

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Una Tabla Dinámica, es un resumen de datos agrupados, que  puntualizan en forma concreta datos de una información 

Indice INDICE........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ .3 1. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL – CREAR UNA TABLA DINÁMICA. ........................................................................................................................................................................44 ........................................................................................................................................................................ 2. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL – ORDENAR FILAS, COLUMNAS, DATOS ........................................................................................................................................................................88 ........................................................................................................................................................................ 3. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL – CONSOLIDAR DATOS. ......................................................................................................................................................................11 ...................................................................................................................................................................... 11 ................................................................................................................................................................. 13

4. MANEJO DE PEQUEÑAS BASES DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS. ..........................16 .......................... 16 5. MANEJO DE PEQUEÑAS BASES DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS ACTUALIZACIÓN DE DATOS .............................................................................................................20 ............................................................................................................. 20 6. MANEJO DE PEQUEÑAS BASES DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS – REFERENCIAS DINÁMICAS CON NOMBRES (NAMES). ...........................................................................................23 ........................................................................................... 23 7. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL – AGRUPAR DATOS ............................................................26 ............................................................ 26 8. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL - FUNCIÓN IMPORTARDATOSDINAMICOS ............... .32 9. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL – MANEJO DE CAMPOS Y RANGOS ..............................35 .............................. 35 10. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL – CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS. ...............43 ............... 43 11. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL – ELIMINAR ELEMENTOS CADUCOS .........................49 ......................... 49 12. TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL – GRÁFICOS ........................................................................52 ........................................................................ 52

1. Tablas Dinámicas en Excel – Crear una Tabla Tabla Dinámica Dinámica..

Supongamos que tenemos esta tabla (que será nuestra "base de datos") de ventas de agentes. En cada línea aparece el nombre del agente, el mes, el año, el monto de ventas (cree una hoja similar a la siguiente usando los datos de la planilla pivotsp1.xls)

Para generar una tabla dinámica (tabla pívot o pívot table en su versión inglesa), activamos el menú Datos--->Informe de tablas y gráficos dinámicos

Se abre un diálogo de tres pasos para construir la tabla dinámica

En el primer paso, en nuestro ejemplo, elegimos la alternativa más sencilla (y la más común), "lista o base de datos de Microsoft Excel", es decir que los datos s encuentran en una hoja de Excel (en el mismo cuaderno o en otro), En el segundo paso

Debemos señalar la ubicación del rango de datos. En una próxima nota veremos como construir una referencia dinámica para este rango, En el tercer y último paso debemos decir a Excel dónde poner la tabla dinámica

En nuestro caso utilizamos le existente Hoja 2, señalando la celda A1

Excel abre una plantilla vacía donde construiremos nuestra tabla dinámica

Los elementos con los cuales construimos la tabla (llamados dimensiones y medidas), aparecen en el cuadro pequeño a la derecha de la plantilla (lista de campos de tabla...). Todo lo que hay que hacer es arrastrar estos elementos al lugar donde queremos que aparezcan en la tabla. Naturalmente el elemento "ventas" lo pondremos en el área de datos. La palabra "campos" que aparece en la zona de filas y de columnas se refiere a los encabezamiento encabezamientos s de las columnas en nuestra "base de datos". Por ejemplo en esta tabla

hemos ubicado los campos "año" y "mes" en la zona de las filas y el campo "nombre" en la zona de las columnas. Si queremos cambiar la disposición de la tabla dinámica, todo lo que hay que hacer es arrastrar los campos fuera de la tabla y disponerlos de otra manera. Por ejemplo, para comparar los totales de ventas por agente y por año, ponemos el campo "nombre" en la zona de las filas y el campo "año" en la zona de las columnas

2. Tablas Dinámicas en Excel – Ordenar Filas, Columnas, Datos Los elementos de la tabla dinámica son campos, que podemos ordenar como filas o columnas, y datos.

Otros elementos que debemos conocer:

1 – la barra de herramientas de las tablas dinámicas

En esta nota sólo nos referiremos icono "actualizar datos" (el signo de exclamación "!"). Por definición las tablas dinámicas no se actualizan con los cambios en la base de datos. Para actualizar la tabla debemos pulsar el icono "!". 2 – Al apretar el botón derecho del mouse, cuando el cursor se encuentra en la zona de la tabla dinámica, se abre un menú.

Aquí nos referiremos sólo al menú "configuración de campo". Para nuestro ejemplo veremos cómo usar las opciones de "Resumir por…" y el botón "Número".

"Resumir por…" determina el tipo de operación que utilizará Excel: suma, cuenta, promedio, etc. Importante saber: la primera opción de Excel es usar la operación suma. Si alguno de los datos no es reconocido por Excel como número, la función utilizada será cuenta. Esto también es cierto si hay alguna celda en blanco en el campo de los datos. "Número" permite formar las celdas con los mismos formatos de del menú Formato de celdas. A esta altura ya estamos en condiciones de generar tablas dinámicas a partir  de listas en hojas de Excel. En la próxima entrada veremos como usar referencias dinámicas. Por qué es importante esto? Si agregamos datos a nuestra lista, digamos otro año de ventas, y actualizamos la tabla dinámica, veremos que los datos nuevos no aparecen en la tabla. Esto se debe a que no hemos actualizado la referencia al rango en la definición de la tabla dinámica. En el archivo Pivot2, se agrega las ventas del año 2003. 2003. Sin embargo, también también después de pulsar el icono de actualización los datos no aparecen en la tabla dinámica. Para que esto suceda debemos hacer lo siguiente: 1 – Pulsar el botón "Tabla dinámica" en la barra.

2 – En el diálogo que se abre, pulsar la opción "asistente" 3 - En el nuevo diálogo apretar el botón "atrás"

4 – Corregir el rango para incluir toda la lista

5 – Al apretar "Finalizar", los nuevos datos serán incluidos en la tabla dinámica

3. Tablas Dinámicas en Excel –  Consolidar Datos. Uno de los método de consolidar datos datos en Excel es usando tablas tablas dinámicas (pivot tables).

Consideremos el siguiente ejemplo del archivo conspivsp01.xls. Tenemos un cuaderno Excel con una hoja por cada agente de ventas. En cada una de estas hojas anotamos las ventas por mes y por producto de cada agente.

Para consolidar las ventas de todos los agentes (en nuestro caso habrá sólo dos) en una sola hoja de cálculo usando tablas dinámicas, procedemos de la siguiente manera:

1 – Abrimos una hoja en blanco (en nuestro ejemplo será "consolidado") y activamos el menú Datos--->Informe de Gráficos y Tablas Dinámicos. En el diálogo que se abre elegimos la opción "rangos de consolidación múltiples"

2 – En el siguiente paso debemos instruir a Excel cuantos campos de página queremos. Para nuestro ejemplo elegimos "crear un solo campo de página"

3 – En el tercer paso debemos informar a Excel dónde se encuentran los rangos que contienen los datos. Hacemos esto apunto a los rangos en las hojas adecuadas (agente1 y agente2) y apretando el botón "agregar"

4 – Finalmente debemos decirle a Excel dónde ubicar la tabla dinámica (que consolida los datos)- En nuestro ejemplo la ubicamos en la celda A6

Apretamos "finalizar" y obtenemos la tabla dinámica.

Esta tabla muestra los totales para cada producto y por cada mes de todos los agentes de ventas. Si queremos ver los datos de un agente en particular apretamos el botón "Página 1" y elegimos entre "elemento 1" (agente 1) y "elemento 2" (agente 2).

Dado que los encabezamientos de las columnas tienen un formato de fecha, podemos agrupar los datos en trimestres en forma automática. Para hacer esto damos los siguientes pasos:

1 – Hacemos clic con el botón derecho del mouse en el encabezamiento del campo "columna", y apretamos "agrupar"

2 – Seleccionamos "trimestres" y cancelamos la selección de "meses" (con un clic del mouse).

3 – Apretamos "aceptar" y la tabla se convierte en un reporte r eporte trimestral

4. Manejo de pequeñas bases de datos con tablas dinámicas. Es un hecho bastante común manejar pequeñas bases de batos en Excel. Por lo general se trata de tablas de hasta mil o dos mil líneas y hasta unas 10 o 15 columnas. Excel ofrece mucha flexibilidad y es muy fácil montar este tipo de base de datos. Hay muchas consideraciones que hacer sobre este tema, pero en esta entrada nos limitaremos a los aspectos prácticos. Una de las mejores funcionalidades de Excel son las tablas pívot, llamadas tablas dinámicas en la versión en español. Haremos una rápida revisión del tema, en su versión más sencilla. El archivo del ejemplo es pivotsp1.xls. Supongamos que tenemos esta tabla (que será nuestra "base de datos") de ventas de agentes. En cada línea aparece el nombre del agente, el mes, el año, el monto de ventas

Para generar una tabla dinámica (tabla pívot o pívot table en su versión inglesa), activamos el menú Datos--->Informe de tablas y gráficos dinámicos

Se abre un diálogo de tres pasos para construir la tabla dinámica

En el primer paso, en nuestro ejemplo, elegimos la alternativa más sencilla (y la más común), "lista o base de datos de Microsoft Excel", es decir que los datos s encuentran en una hoja de Excel (en el mismo cuaderno o en otro), En el segundo paso

Debemos señalar la ubicación del rango de datos. En una próxima nota veremos como construir una referencia dinámica para este rango, En el tercer y último paso debemos decir a Excel dónde poner la tabla dinámica

En nuestro caso utilizamos le existente Hoja 2, señalando la celda A1

Excel abre una plantilla vacía donde construiremos nuestra tabla dinámica

Los elementos con los cuales construimos la tabla (llamados dimensiones y medidas), aparecen en el cuadro pequeño a la derecha de la plantilla (lista de campos de tabla...). Todo lo que hay que hacer es arrastrar estos elementos al lugar donde queremos que aparezcan en la tabla. Naturalmente el elemento "ventas" lo pondremos en el área de datos. La palabra "campos" que aparece en la zona de filas y de columnas se refiere a los encabezamientos de las columnas en nuestra "base de datos". Por ejemplo en esta tabla

hemos ubicado los campos "año" y "mes" en la zona de las filas y el campo "nombre" en la zona de las columnas. Si queremos cambiar la disposición de la tabla dinámica, todo lo que hay que hacer es arrastrar los campos fuera de la tabla y disponerlos de otra manera. Por ejemplo, para comparar los totales de ventas por agente y por año, ponemos el campo "nombre" en la zona de las filas y el campo "año" en la zona de las columnas

5. Manejo de pequeñas bases de datos con tablas dinámicas - Actualización de Datos En el apartado anterior sobre manejo de pequeñas bases datos en Excel, vimos que a  partir de una lista que cumpla ciertas condiciones mínimas, Excel puede construir tablas dinámicas con las cuales podemos realizar análisis de datos en forma eficiente y sorprendentemente rápida.

La lista debe tener encabezamientos en su primer fila, de tal manera que Excel los pueda reconocer como tales. El archivo Ejemplo Ejemplo es pivotsp1.xls. pivotsp1.xls. Los elementos de la tabla dinámica son campos, que podemos ordenar como filas o columnas, y datos. Otros elementos que debemos conocer: 1 – la barra de herramientas de las tablas dinámicas

En esta nota sólo nos referiremos icono "actualizar datos" (el signo de exclamación " !"). Por definición las tablas dinámicas no se actualizan con los cambios en la base de datos. Para actualizar la tabla debemos pulsar el icono "!". 2 – Al apretar el botón derecho del mouse, cuando el cursor se encuentra en la zona de la tabla dinámica, se abre un menú.

Aquí nos referiremos sólo al menú "configuración de campo". Para nuestro ejemplo veremos cómo usar las opciones de "Resumir por…" y el botón "Número".

"Resumir por…" determina el tipo de operación que utilizará Excel: suma, cuenta,  promedio, etc. Importante saber: la primera opción de Excel es usar la operación suma. Si alguno de los datos no es reconocido por Excel como número, la función utilizada será cuenta. Esto también es cierto si hay alguna celda en blanco en el campo de los datos. "Número" permite formar las celdas con los mismos formatos de del menú Formato de celdas. A esta altura ya estamos en condiciones de generar tablas dinámicas a partir de listas en hojas de Excel. En la próxima entrada veremos como usar referencias dinámicas. Por qué es importante esto? Si agregamos datos a nuestra lista, digamos otro año de ventas, y actualizamos la tabla dinámica, veremos que los datos nuevos no aparecen en la tabla. Esto se debe a que no hemos actualizado la referencia al rango en la definición de la tabla dinámica. Si revisamos el archivo pivotsp2.xls, verán que he agregado las ventas del año 2003. Sin embargo, también después de pulsar el icono de actualización los datos no aparecen en la tabla dinámica.

Para que esto suceda debemos hacer lo siguiente: 1 – Pulsar el botón "Tabla dinámica" en la barra.

2 – En el diálogo que se abre, pulsar la opción "asistente" 3 - En el nuevo diálogo apretar el botón "atrás"

4 – Corregir el rango para incluir toda la lista

5 – Al apretar "Finalizar", los nuevos datos serán incluidos en la tabla dinámica

6. Manejo de pequeñas bases de datos con tablas dinámicas – Referen Referencias cias dinámicas con nombres (NAMES). En el apartado anterior sobre tablas dinámicas vimos que cada vez que agregamos datos a la base de datos, debemos actualizar la referencia al rango. De no hacer esto, las nuevas líneas de datos no aparecerán en la tabla dinámica.

En ese ejemplo hicimos esto manualmente. Excel nos permite construir  referencias dinámicas, que se actualizan con los cambios en el tamaño de la base de datos. La técnica para hacer esto es utilizar "nombres" (NAMES).

Los nombres pueden referirse no sólo a rangos sino también a fórmulas. Para crear el rango dinámico en nuestro caso definiremos un nombre que contendrá la formula DESREF (Offset en la versión inglesa). El archivo de este ejemplo se lla pivotsp3.xls.

La sintaxis de esta fórmula es la siguiente; DESREF(referencia ;filas;columnas;alto;ancho) donde:

referencia: la celda en el ángulo superior derecho de la lista (en nuestro caso será A1); filas: para nuestro uso será siempre 0 columnas: para nuestro uso será siempre 0 alto: la cantidad de filas en nuestra lista ancho: la cantidad de columnas en nuestra lista. Para convertir esta fórmula en dinámica, usaremos la función CONTARA para determinar los valores de los parámetros alto y ancho. Esta es nuestra fórmula:

=DESREF(Hoja1!$A$1,0,0,CONTARA(Hoja1!$A:$A),CONTARA(Hoja1! $1:$1))

como se puede ver comenzamos en la celda A1, contamos cuantos valores hay en la columna A (que representan la cantidad de líneas de la tabla) y también contamos la cantidad de valores en la línea 1 (que representan la cantidad de columnas en la lista). Ahora sólo nos queda reemplazar la referencia al rango de datos en la lista por  el nombre que acabamos de definir. Los pasos a seguir son: 1 – activamos la Hoja2 y ubicamos el mouse en alguna de las celdas de la tabla dinámica 2 – abrimos el menú Tabla Dinámica--->Asistente

3 – pulsamos el botón "atrás"; en el diálogo que se abre reemplzamos el rango

con el nombre (la forma más práctica es pulsar F3)

A partir de este momento, la referencia de la tabla dinámica se adaptará automáticamente de acuerdo a la cantidad de líneas que agreguemos, o que borremos, a la base de datos.

7. Tablas Dinámicas en Excel – Agrupar

datos En el mes de marzo publiqué una serie de notas sobre el manejo de pequeñas bases de datos en Excel usando tablas dinámicas (pivot tables). En estas notas cubría aspectos funcionales de las tablas dinámicas como actualización de datos y referencias dinámicas En esta nota veremos otras funcionalidades de las tablas dinámicas que ayudan a hacer el trabajo con ellas más eficiente. Para este ejercicio usaremos una tabla td_trucos.xls que contiene las ventas, día por día, de cuatro departamentos de una empresa imaginaria durante la primera mitad del año. Nuestra tabla tiene 725 líneas (181 días * 4 departamentos + 1 línea para los encabezamientos). Con facilidad creamos un informe que nos muestra el total de ventas del medio año por departamento

El campo Fechas lo hemos puesto en el área de páginas de manera que podemos elegir una fecha determinado y ver las ventas por departamento

El menú de Tablas Dinámicas ofrece la posibilidad de agrupar datos ligados a

campos que Excel puede reconocer como fechas. Para usar esta funcionalidad el campo de fechas debe encontrarse en el área de las filas o de las columnas. Por lo tanto movemos el campo Fechas al área de columnas

Ahora seleccionamos el rótulo Fecha, abrimos el menú de tablas dinámicas y elegimos la opción "agrupar y mostrar detalle"

Al elegir esta opción se abre un diálogo donde podemos definir la forma de agrupar los datos. Las opciones van desde segundos a años. También podemos definir las fechas de comienzo y fin.

Por ejemplo, si elegimos "trimestres" obtenemos

También podemos elegir más de una opción simultáneamente, por ejemplo trimestre y mes

Con este resultado

Como habrán notado, no existe la opción de agrupar por semanas. Pero Excel nos permite hacer esto, si seleccionamos "días" y en la ventanilla "número de días" ponemos "7"

El resultado es

Nuestro ejemplo tiene una limitación potencial, ya que el número de columnas de una hoja de Excel es 256 y el número de días del año es 365 (o 366 si es bisiesto). Es decir que si tuviéramos las ventas de todo el año, día por día, no podríamos poner el campo Fecha en el área de columnas, para luego agruparlo. Lo que podemos hacer en este caso, es poner el campo Fecha en el área de filas,

agrupar, por ejemplo por mes

y luego arrastrar los campos agrupados al área de columnas

8. Tabl Tablas as Diná Dinámica micass en Exce Excell - Fun Funció ciónn IMPORTARDATOSDINAMICOS Si queremos crear una referencia a una de las celdas de la tabla dinámica fuera de ella, Excel utiliza automáticamente la función IMPORTARDATOSDINAMICOS. Por ejemplo, si queremos crear una referencia al total de ventas del 2005 en la celda A12

El objetivo de IMPORTARDATOSDINAMICOS es extraer datos de la tabla dinámica, basados en los argumentos de la función, cuya sintaxis es IMPORTARDATOSDINAMICOS(campo_datos,tabla_din IMPORTARDATOSDINAMICOS(c ampo_datos,tabla_dinámica,campo1, ámica,campo1, elemento1,campo2,elemento2,…) Por lo general queremos crear la referencia a la celda sin el uso de esta función. Existen dos maneras de hacer esto: 1 - Crear la referencia manualmente, es decir seleccionar A12 y escribir "=B10" en la barra de las fórmulas 2 – Cancelar la opción "generar getpivotdata". Esta opción es poco conocida. Existe un icono en que nos permite activar o desactivar la opción. Para instalar  el icono hacemos lo siguiente: a. Abrimos el menú Herramientas—Personalizar  b. En la pestaña Comandos elegimos Datos. Al final de la lista aparece el icono Generar Getpivodata

c. Arrastramos el icono a alguna de las barras de herramientas (lo más lógico es instalarlo en la barra de Tablas Dinámicas)

Este icono funciona como un interruptor. Con un clic desactivamos la opción y al crear una referencia veremos sólo la dirección de la celda

Un detalle a notar es que referencias directas heredan el formato de la celda de referencia; referencias con Getpivotdata reciben el formato "General".

9. Tablas Dinámicas en Excel – Manejo de campos y rangos Para las funcionalidades que veremos en esta nota hemos ampliado el archivo ‘tablas dinamicas campos y rangos.xls’, rangos.xls’, agregándole datos del período de ventas del año anterior y el campo "Año". Cuando agregamos líneas o columnas a la base de datos, debemos modificar  la información para que los nuevos datos sean incluidos en la tabla dinámica. Para esto activamos el asistente de tablas dinámicas

Apretamos el botón "Atrás" Seleccionamos el nuevo rango y apretamos "Finalizar"

Como podemos ver, la lista de campos y los datos se han actualizado.

Para presentar una comparación, mes por mes, de los dos años, arrastramos el campo "Año" al área de campos de columna

El total de las filas es innecesario y por lo tanto lo eliminamos quitando la marca de la casilla "Totales de fila" en el diálogo de opciones de tabla

Rehacemos ahora la tabla colocando el campo Año en el área de página, Departamento en el área de filas y Mes en el área de columnas

En esta situación, si agregamos Unidades al área de datos, Excel ubica los nuevos datos en una línea por debajo del campo Ventas

Si queremos que los datos de Ventas y Unidades aparezcan unos al lado de los otros, arrastramos Datos a la zona de columnas, a la izquierda de Mes

Alternativamente podemos arrastrar Mes por debajo de Datos y obtener esta tabla

Ahora veremos otras posibilidades de presentación de datos en las tablas dinámicas

Volvamos al ejemplo ejemplo,, que hemos adaptado al tema que vamos a tratar 

Si queremos presentar las ventas de cada departamento como porcentaje del total hacemos lo siguiente: 1 - Seleccionamos alguna de las celdas de datos de la tabla, abrimos el menú de tablas dinámicas y activamos la opción "configuración de campo"

2 - Pulsamos el botón Opciones, en la ventanilla "Mostrar datos como" elegimos "% de columna" y apretamos aceptar 

Excel calcula el porcentaje de cada departamento en forma automática. Si queremos exhibir el campo de las ventas junto con el porcentaje de cada departamento, hacemos lo siguiente: 1 – Agregamos nuevamente el campo de ventas al área de datos

2 - Seleccionamos alguna de las celdas del nuevo campo y volvemos a aplicar  el método anterior 

Por supuesto, existe también la opción "% de fila". Para dar un ejemplo modificamos la tabla dinámica poniendo el campo Departamento en el campo de columnas

Volvemos sobre el método anterior pero elegimos "% de la fila"

Y obtenemos esta tabla

tablas dinamicas campos y rangos

Otras posibilidades son: Diferencia de

Al elegir esta opción se abre una ventanilla donde debemos elegir el campo y el elemento para realizar la comparación. En nuestro caso queremos comparar  ventas de cada mes en relación a enero

El resultado no es de lo más presentable, pero esta opción puede ser muy práctica cuando trabajamos con tablas de gran tamaño. Otra opción práctica es "Total en" (que en inglés se llama tiene ti ene el nombre más apropiado Running Total). Aquí aplicamos la técnica de poner dos veces el mismo campo en el área de datos

Y así obtenemos una tabla con las ventas y con el saldo acumulado por mes

10. Tablas Dinámicas en Excel – Campos y Elementos calculados. Las tablas dinámicas son un tipo de objeto que "reside" en la hoja de cálculos pero el rango ocupado por la tabla tiene un comportamiento distinto a los rangos normales de Excel. El rango ocupado por la tabla dinámica no puede ser modificado directamente en la hoja. Por ejemplo, no podemos agregar líneas o columnas, o fórmulas en las distintas celdas. Cuando queremos hacer este tipo de modificaciones en una tabla dinámica tenemos dos  posibilidades: 1 - seleccionar la tabla y copiarla a otra ubicación (ya sea en la misma hoja, en otra o en otro cuaderno) usando Edición – Pegado Especial – Valores. Este método tiene la ventaja de dar mucha flexibilidad en el manejo de los datos (formatos, fórmulas, etc);  pero tiene la gran desventaja de romper el vínculo dinámico entre la tabla y los datos originales. 2 – Crear campos y/o elementos calculados. De esto nos ocuparemos en esta nota. Basándonos en nuestra tabla de datos hemos creado esta tabla dinámica

En el área de Página hemos puesto los meses, de manera que podemos ver los datos de cada mes con un clic. Ahora digamos que queremos calcular el precio promedio de las unidades vendidas (ventas / unidades = precio promedio) y también agrupar los meses por bimestres (enero + febrero = bimestre 1). El precio promedio consiste en crear un nuevo campo, dividiendo los elementos de un campo por los de otro. Esto es un campo calculado . Los pasos a dar son los siguientes: 1 – cliqueamos en algún lugar de la tabla y en el asistente de Tablas Dinámicas activamos Fórmulas – Campos Calculados

2 - En la ventanilla "nombre" anotamos "Precio Promedio" y en la ventanilla "Fórmula" =Ventas/Unidades (con la ventanilla activada, hacemos doble clic a Ventas, luego anotamos el símbolo "/" y luego doble clic a Unidades)

3 - Después de pulsar "Aceptar" y realizar algunos ajustes al formato, obtenemos esta tabla dinámica

Como ven, hemos agregado un nuevo campo a la tabla: "Precio Promedio".

Para demostrar el uso de elementos calculados , reorganizamos nuestra tabla dinámica  poniendo los meses como campos de fila y los departamentos en el área de Página

Para crear el elemento calculado "Bimestre 1" procedemos de la siguiente manera: 1 - Seleccionamos la celda A4 (donde aparece "Mes", el nombre del campo con cuyos elementos crearemos un elemento calculado), en el asistente de Tablas Dinámicas activamos el menú Fórmulas – Elementos Calculados 2 - En el diálogo que se abre seleccionamos "Mes" en la ventanilla "Campos"; en la ventanilla "elementos" vemos los meses (los elementos del campo). En la ventanilla nombre escribimos Bimestre 1; luego seleccionamos la ventanilla Fórmula y anotamos =enero+febrero (lo que se hace con un doble clic sobre el nombre del elemento). Luego apretamos Enter y volvemos a seleccionar el campo Mes

3 - Repetimos la operación para el Bimestre 2 (marzo+abril) y pulsamos "Aceptar". Excel tiene dos problemas relacionados con los elementos calculados: 1 - Son agregados automáticamente al final de la lista de elementos del campo 2 – El total general incluye los elementos calculados, por lo tanto da como resultado el doble de lo que debería ser.

El primer problema lo resolvemos moviendo los elementos a la posición deseada. Una de las formas de hacer esto es copiar Bimestre 1 y pegarlo inmediatamente debajo de "febrero" (o escribir manualmente Bimestre 1). Excel reorganiza la tabla automáticamente

El problema del total general lo podemos tratar de dos maneras. Una es eliminar el total general para las columnas en Opciones de Tablas.

La otra es crear un nuevo elemento, Total, que suma Bimestre 1 y Bimestre 2

Obteniendo

En resumen: Un campo calculado es un nuevo campo creado realizando operaciones con campos existentes. Un elemento calculado es un nuevo elemento en un campo, creado con los elementos existentes del campo. Para eliminar los campos o elementos calculados tenemos que usar el asistente de Tablas Dinámicas. Por ejemplo, para eliminar el campo Precio Promedio abrimos el diálogo de Fórmulas en Campos Calculados

En la ventanilla Nombre elegimos el campo que queremos eliminar y luego pulsamos el  botón Eliminar.

11. Tabl Tablas as Diná Dinámica micass en en Exce Excell – Elim Eliminar inar elementos caducos En el apartado anterior, notarán que ciertos elementos siguen apareciendo en las listas desplegables a pesar de que los hemos borrado de la base de datos. Estos elementos persisten aún después de haber actualizado la tabla.

los meses de mayo y junio siguen apareciendo a pesar de haber sido borrados de la lista de datos. Para que los elementos que han sido borrados de la lista de datos (los elementos "caducos") desaparezcan hacemos lo siguiente: 1 - Eliminamos los elementos calculados que hubiéramos definido (en nuestro caso Bimestre 1, Bimestre 2 y Total). Para eso abrimos el menú Formulas del asistente de tablas dinámicas, elegimos el elemento calculado que queremos borrar y pulsamos el botón Eliminar.

2 - Quitamos el campo que contiene los elementos arrastrándolo fuera del rango de la tabla dinámica

3 - Actualizamos la tabla dinámica con el botón de actualizar 

4 - Agregamos de nuevo el campo a la tabla. Sólo los elementos existentes en la base de datos aparecen ahora en la lista desplegable de elementos del campo.

12. Tablas Dinámicas en Excel – Gráficos Excel nos permite crear un gráfico basado en una tabla dinámica con un solo clic. En nuestro ejemplo

Apretamos el icono de gráficos en la barra de herramientas de tablas dinámicas y obtenemos un gráfico en una nueva hoja

Si queremos presentar el gráfico en la misma hoja de la tabla dinámica, cambiamos su ubicación (clic en el botón derecho del mouse) a la hoja de la tabla

El gráfico esta ligado a la tabla dinámica de manera que todo cambio en la tabla afecta inmediatamente al gráfico, y viceversa. Como se puede ver, en el gráfico aparecen los mismos botones de campos que aparecen en la tabla. Por ejemplo, si cambiamos la selección de departamentos en el gráfico para mostrar sólo los departamentos 1 y 2

al apretar Aceptar veremos los cambios también en la tabla dinámica

Los gráficos basados en tablas dinámicas son menos flexibles que los gráfi cos basados en tablas de datos corrientes de Excel. Si cambiamos formatos en el gráfico original (por ejemplo el color de una serie), al actualizar la tabla volverán a aparecer los formatos originales. Otra limitación es que ciertos tipos de gráficos no son permitidos. Si intentan convertir el gráfico a uno del tipo XY recibirán esta advertencia

Tampoco podemos crear un gráfico usando sólo parte de las celdas en la tabla dinámica. Aún cuando seleccionemos sólo un rango de la tabla, Excel generará un gráfico basado en todos los datos presentes en la tabla dinámica. Para sobreponernos a estas limitaciones lo que tenemos que hacer, básicamente, es quebrar el vínculo entre el gráfico y la tabla dinámica. Esto lo podemos hacer de varias maneras: 1 – Seleccionar la tabla y usar Copiar—Pegado Especial—Valores para copiar  los datos en formar estática en alguna otra ubicación. Luego a partir de estos datos generar el gráfico deseado. Si copiamos sólo una parte de la tabla, no hace falta usar Pegado Especial—Valores. También con Pegar (Ctrl+V) obtenemos datos estáticos. 2- Seleccionar toda la tabla, copiar (Ctrl+C) y luego l uego Pegado Especial—Valores. 3 – Copiar el dato seleccionado de una tabla dinámica a un gráfico sin datos creado previamente.