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JLD Excel en Castellano - Usar Microsoft Excel eficientemente  Blog de sugerencias y ayuda para usar Microsoft Excel en español eficientemente. Esta bitácora contiene explicaciones y ejemplos de funciones y fórmulas Excel, gráficos y automatización de hojas de cálculo con Vba.   Mostrando entradas con la etiqueta Graficos. Mostrar todas las entradas  Mostrando entradas con la etiqueta Graficos. Mostrar todas las entradas SÁBADO, FEBRERO 24, 2007

Gráficos Dinámicos con Autofiltro  Una característica interesante de Autofiltro es que si creamos una gráfico a partir de una lista, al aplicar Autofiltro, el gráfico se irá adaptando a los datos visibles (filtrados). El archivo con el ejemplo se puede descargar aqui

Por ejemplo, a partir de esta lista

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creamos este gráfico (que no tiene mucho sentido, en esta etapa del ejemplo)

Si filtramos la lista para mostrar sólo las ventas de José, el gráfico se adaptará

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En cuanto empezamos a trabajar con este gráfico descubrimos que hay un problema: el gráfico se "encoge" cuando navega sobre líneas ocultas. Por ejemplo, nuestro gráfico puede llegar a verse así

Podemos sobreponernos a este problema y, mejor aún, hacer que en el título de nuestro gráfico aparezca el nombre del agente cuyas ventas estamos mostrando. Todo esto puede hacerse sin macros y usando las técnicas que mostramos en la nota anterior sobre cómo ocultar gráficos en Excel. Como en ese ejemplo, usaremos dos hojas. En la Hoja1 tendremos la tabla de datos y mostraremos el gráfico (de hecho, una imagen del gráfico). En la hoja dos reside el "motor" del modelo: el gráfico y la lista de los agentes. En la celda contigua al agente ponemos una fórmula que totaliza las ventas de cada agente. Esto nos servirá para identificar el nombre del agente cuyo gráfico queremos exhibir en la Hoja1. Empezamos por cortar y pegar el gráfico que acabamos de crear a otra hoja (en nuestro ejemplo a la Hoja2). Seleccionamos el rango "sobre" el cual se encuentra el gráfico y lo definimos con un nombre. En nuestro caso definimos el nombre "grafico" grafico: =Hoja2!$A$2:$G$17 En la Hoja2 elegimos una celda vacía, por ejemplo $I$1 y la llamamos sin_graf sin_graf =Hoja2!$I$2

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En el rango A20:A24 ponemos la lista de los agentes; en la celda B20 ponemos la fórmula =SUMAR.SI(agente,A20,ventas) y la copiamos al rango B20:B24. Los nombres usados en la fórmula se refieren a rangos en la Hoja1 agente: =DESREF(Hoja1!$A$2,0,0,CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1,1) ventas: =DESREF(Hoja1!$C$2,0,0,CONTARA(Hoja1!$C:$C)-1,1) En la Hoja1 ponemos en la celda E1 la siguiente fórmula =INDICE(Hoja2!A20:A24,COINCIDIR(Hoja1!F1,Hoja2!B20:B24,0)) En la celda F1 ponemos la fórmula =SUBTOTALES(9,ventas) Esta fórmula nos da el total de ventas del agente elegido con Autofiltro. La fórmula en la celda E1 nos da el nombre del agente, basado en el resultado de la celda F1. Volvemos por un instante a la Hoja2 y ligamos el cuadro de texto del título del gráfico a la celda E1 en la Hoja1

Ahora tenemos que crear una imagen vinculada al gráfico en la Hoja3. Elegimos una celda vacía, y la copiamos (Ctrl+C). Seleccionamos la celda E3, abrimos el menú Edición pulsando Mayúsculas (Shift) y elegimos Pegar--Vínculos Imagen. El resultado es una imagen vacía del tamaño de la celda. Ahora creamos el nombre

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mostrar_graf =SI(ESNOD(Hoja1!$E$1),sin_graf,grafico) Esta fórmula nos permite mostrar u ocultar el gráfico basado en su resultado. Para qu esto sucede ligamos la imagen a la fórmula de la siguiente manera: Seleccionamos la imagen que creamos con Pegar Vínculos—Imagen y en la barra de fórmulas reemplazamos la referencia por "=mostrar_graf"

Ahora podemos filtrarla lista con Autofiltro y veremos aparecer el gráfico. Por ejemplo, si elegimos Miguel

Este modelo tiene un serio problema potencial: si dos agentes tienen exactamente el mismo volumen de ventas, no se mostrará el gráfico. Las soluciones posibles son: 1 – usar macros para determinar el nombre de la primera fila visible en la columna A a partir de la celda A2; ver el ejemplo desarrollado en el sitio Contextures; 2 – agregar una columna auxiliar que agregue a cada total de ventas del mes de cada agente un número identificatorio suficientemente pequeño como para no

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alterar los resultados. Por ejemplo, a Roberto le damos el número 1; a las ventas de Roberto le sumamos 1/1000000 . Lo mismo con los restantes (Pedro 2/1000000 , etc). Luego basamos las fórmulas y el gráfico en la columna auxiliar. Technorati Tags: MS Excel

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Graficos Excel con listas desplegables – Segunda nota  En el pasado mostramos como generar un gráfico dinámico en Excel agregándole una lista desplegable. Para esto usamos el control Cuadro Combinado de la barra de herramientas Formulario. La tabla de datos es la siguiente

Y el gráfico el siguiente

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Uno de mis lectores me pregunta cómo hacer si queremos mostrar el gráfico inverso. Es decir, los meses de ventas por línea de producto. La lista desplegable deberá mostrar las líneas de productos y el gráfico mostrar doce columnas, una por cada mes de ventas

La técnica es muy similar a la que mostramos en la nota anterior, pero con algunas pequeñas variantes. Los pasos son los siguientes: 1 – Ponemos la lista en una hoja a la que llamaremos "Columnas"

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Para este ejemplo hemos ubicado la tabla de datos en el rango A3:D15 2 – En una nueva hoja, a la que llamaremos "Control", ponemos: en la celda A1 la fórmula =INDICE(columnas!B3:D3;A2) en el rango A4:A15 la lista de los meses en el rango B4:B15 la siguiente fórmula =INDICE(columnas! $B$4:$D$15;COINCIDIR(A4;columnas!$A$4:$A$15;0);$A$2) en el rango D4:D6 la lista de las líneas de productos La hoja "Control" se verá así

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El error #¡VALOR! En la celda A1 desaparecerá más adelante. 3 – En la hoja "Columnas" creamos el gráfico, pero basándonos en las tabla de la hoja Control

Activamos la barra de herramientas Formularios, elegimos el control Cuadro combinado

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y lo ponemos sobre el gráfico, tal como mostramos en la nota anterior sobre el tema. Abrimos el menú del control y le damos las siguientes definiciones

Cerramos el menú y elegimos una de las líneas de la lista desplegable.

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Como el control esta ligado a la celda A2 de la hoja Control, el error desaparece y el gráfico empieza a funcionar como gráfico dinámico. La diferencia en la técnica se debe a que no podemos usar un rango horizontal como referencia en el control Cuadro Combinado.

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Add to del.icio.us Publicado entrada  por Jorge L. Dunkelman los 12:26 AM 2 comentarios Vínculos a esta Etiquetas: Graficos  VIERNES, FEBRERO 23, 2007

Ocultar gráficos en Excel  En las últimas notas hemos hablado sobre cómo ocultar y mostrar hojas en un cuaderno Excel. Siguiendo con esta onda del "ocultismo", veamos hoy cómo ocultar un gráfico que hemos insertado en una hoja Excel. Supongamos esta tabla de datos con la cual construimos un gráfico

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Una forma de ocultar el gráfico sería ocultar las filas de la hoja sobre las cuales "flota" el gráfico. Pero si queremos ubicar el gráfico a la izquierda de la tabla, no podremos hacerlo sin ocultar, al mismo tiempo, la tabla misma. La solución consiste en ligar el gráfico a una imagen y crear un nombre que contenga una fórmula con una condición para mostrar u ocultar la imagen. Veamos la solución por partes. Empezamos por mudar el gráfico cortándolo y pegándolo en una nueva hoja. Nos aseguramos que en la nueva hoja, la ubicación del gráfico coincida con un rango determinado. En nuestro ejemplo, el gráfico está ubicado sobre el rango A1:F16.

Seleccionamos el rango sobre el cual se encuentra el gráfico y le damos un nombre. En nuestro caso lo llamaremos "grafico"

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Esto puede hacerse usando el cuado de nombres (como muestro en la imagen) o con el menú Insertar—Nombres—Definir Ahora seleccionamos una celda en blanco (por ejemplo, H1) y la damos el nombre "ocultar". Volvemos a la Hoja1, copiamos (Ctrl+C) una celda en blanco cualquiera, por ejemplo J1. Seleccionamos la celda que será el extremo superior izquierdo del gráfico, en nuestro caso D1. Mientras apretamos la tecla Mayúsculas (Shift) abrimos el menú Edición—Pegar vínculo de imagen

Esta opción sólo aparece si apretamos la tecla Mayúsculas (Shift) al abrir el menú Edición. Hemos creado una imagen que está vinculada a la celda J1.

Reemplazamos el vínculo de la imagen, $J$1, por el nombre "grafico" que contiene el rango sobre el cual se encuentra el gráfico

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Inmediatamente aparece el gráfico de la Hoja2 que hemos vinculado a la imagen. Nuestro próximo paso consiste en crear un nombre con una fórmula condicional que muestre u oculte el gráfico y una celda con un valor que sirva de parámetro a esta fórmula. Creamos una lista desplegable con dos valores, si y no, en la celda C1. Para esto usamos Validación de Datos

Ahora creamos un nombre, mostrar_grafico, conteniendo la siguiente fórmula: =SI(Hoja1!$C$1="si",grafico,ocultar) Seleccionamos la imagen en la Hoja1 y reemplazamos el vínculo al nombre "grafico" en la barra de fórmulas por el nombre "mostrar_grafico"

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A partir de este momento, cuando seleccionamos "si" en la celda C1, veremos el gráfico. Si seleccionamos "no", el gráfico desaparecerá.

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Add to del.icio.us Publicado por Jorge L. Dunkelman los 7:43 AM 0 comentarios Vínculos a esta entrada  Etiquetas: Graficos, Validacion de Datos  SÁBADO, ENERO 06, 2007

Graficos Excel sin espacios en blanco  Supongamos un reporte de ventas para el mes de diciembre. Este informe muestra las ventas día a día. Los sábados y domingos no hay ventas y por lo tanto la tabla muestra celdas vacías para esto días

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El gráficos (Líneas) resultante de esta tabla será el siguiente

Como pueden apreciar, Excel deja espacios en blanco para las fechas sin datos. Si queremos llenar estos espacios podemos aplicar una de estas diferentes técnicas 1 – Seleccionamos el gráficos y abrimos el menú Herramientas---Opciones. En la pestaña Gráfico, seleccionamos la opción "Interpolar"

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El resultado será

2 – Eliminar los sábados y domingos de la tabla

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El resultado es similar al anterior.

En este caso, el eje está definido como "escala de tiempo".

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Existe también la posibilidad de definirlo como "categoría". En ese caso, los puntos aparecerán distanciados en forma pareja, sin tomar en cuenta el número de días transcurridos entre cada fecha

3 – Usar la función =NOD() (NA en inglés), en las celdas vacías

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Add to del.icio.us Publicado por Jorge L. Dunkelman los 6:56 PM 1 comentarios Vínculos a esta entrada  Etiquetas: Graficos  MIÉRCOLES, OCTUBRE 04, 2006

Gráficos Excel - Agregar rótulos al eje de los valores (Y)  Después de leer mi nota sobre como agregar líneas dinámicas en gráficos de Excel, el jefe de control de calidad de mi empresa me pidió que le preparara el siguiente gráfico: -en el eje de las X (categorías) aparecen meses del año. -los valores (Y) son representados por columnas que representan un índice entre 0% y 100% de productos aprobados de la producción del mes.

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-en el eje de las Y en lugar de los valores quiere que aparezcan los rótulos "reprobado", "aceptable", "bueno", "muy bueno", "excelente", de acuerdo a los resultados de cada mes. -partiendo de cada rótulo debe haber una línea horizontal que ayude a interpretar  el nivel de resultados alcanzado en cada mes. Supongamos que esta es la tabla de calificaciones del laboratorio

Y esta la tabla de índices para el año:

El gráfico que queremos construir es el siguiente:

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Para lograr este gráfico, con rótulos de texto en el eje de las Y en lugar de valores numéricos, usaremos una combinación de gráfico de columnas y puntos XY. Mostraremos el proceso paso por paso: 1 - Seleccionamos la tabla de datos (el rango A1:B9) y creamos un gráfico de columnas, sin leyenda y con el título.

2 - Creamos una tabla auxiliar para definir la nueva serie de puntos con los que definiremos las líneas auxiliares. En el rango E3:F9 entramos los valores que definirán los puntos

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3 - Seleccionamos el rango E3:F9 y lo copiamos (Ctrl+C). Luego seleccionamos el gráfico con un clic, abrimos el menú Edición—Pegado Especial, y elegimos las opciones señaladas en la imagen

Al pulsar Aceptar aparece una nueva serie de columnas

4 - Seleccionamos la nueva serie y en el menú Tipo de Grafico elegimos el tipo XY (Dispersión) con puntos conectados por líneas. Como resultado aparecen los puntos sobre el eje de las Y y dos ejes secundarios a la derecha y por encima del gráfico

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5 - Seleccionamos el eje secundario de las Y, abrimos el menú de formato del eje. En la pestaña Escala fijamos el valor máximo en 100 y el mínimo en 0. En la pestaña Tramas ponemos todos los valores en "ninguna", con lo cual ocultamos el eje. 6 - Hacemos lo mismo con el eje secundario de las X. 7 - Seleccionamos la serie de los puntos XY que aparecen sobre el eje de las Y y abrimos el menú de Formato de serie de datos. En la pestaña Tramas elegimos el color negro para la línea; elegimos un marcador adecuado, con color negro

8 - En la pestaña Barras de Error X, señalamos la opción "por exceso" y ponemos

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100 para "valor fijo" (coincide con la escala del eje secundario de las X).

9 - En la pestaña Rótulos de Datos elegimos "nombre de la serie". Luego de pulsar  aceptar, seleccionamos los rótulos con un clic y abrimos el menú Formato de rótulos de Datos. En la pestaña Alineación seleccionamos "izquierda" para Posición.

10 – Seleccionamos el eje principal de la Y y los hacemos "desaparecer" poniendo "ninguno" en todas las opciones de la pestaña Tramas.

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11 – Ahora nos ocuparemos de los rótulos "Serie 2". En primer lugar borramos el rótulo inferior que aparece en el punto de intersección de las coordenadas. Para esto seleccionamos el rotulo con dos clics y pulsamos "borrar". Para cambiar el texto de los restantes rótulos tenemos dos opciones: seleccionar  cada rótulo con dos clis y escribir el texto correspondiente, o crear un vínculo dinámico a los textos que aparecen en el rango D4:D9. Para crear un vínculo dinámico, seleccionamos, por ejemplo, el rótulo superior, que debe decir "sobresaliente", luego ponemos el signo "=" en la barra de fórmulas y cliqueamos la celda D9 (donde aparece el texto "sobresaliente").

Volvemos sobre lo mismo para cada uno de los rótulos. De esta manera los valores de los rótulos y de las líneas se adaptarán automáticamente a los cambios en la tabla auxiliar. Es decir, nuestro gráfico es totalmente dinámico.

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Publicado por Jorge L. Dunkelman los 10:52 PM 0 comentarios Vínculos a esta entrada  Etiquetas: Graficos  LUNES, OCTUBRE 02, 2006

Agregando líneas dinámicas a gráficos de Excel  En mi nota sobre formato de números en un gráfico de Excel, mostraba como agregar líneas horizontales para señalar, por ejemplo, límites de valores. El problema con el método propuesto es que las líneas que creamos no comienzan en el eje de las Y, lo cual hace que la intención de estas líneas no sea clara

La solución que dábamos era quitar la marca de la opción "Eje de valores (Y) cruza entre categorías" en el menú de formato del eje de las X. Esto crea un nuevo problema, ya que el rótulo del primer punto de la serie aparece debajo del punto de intersección de los ejes. En esta nota mostraré un método más avanzado, para agregar líneas a un gráfico. Nuestro objetivo es que estas líneas sean dinámicas. Primero describiremos la técnica y luego daremos algunas explicaciones. Supongamos la tabla de datos del ejemplo anterior

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Como en ese caso, queremos crear una línea que marque el límite superior aceptable (valor = 6,000) y una que marque el límite inferior aceptable (valor = -6,000). Los pasos a dar son los siguientes: 1 - Creamos dos tablas auxiliares, una para el límite superior y otra para el inferior

2 - Seleccionamos el rango G1:H3 y lo copiamos (Ctrl+C). 3 – Seleccionamos el gráfico con un clic, y abrimos el menú Edición—Pegado Especial. En el diálogo que se abre, seleccionamos las opciones "Nueva Serie" y "Columnas"

4 – Seleccionamos la nueva serie de datos, abrimos el menú de gráficos y en el menú Tipo de Gráficos seleccionamos XY (Dispersión) con datos conectados por líneas, sin marcadores de datos

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5 – Excel agrega dos eje secundarios, a la izquierda y en la parte superior del gráfico.

Seleccionamos uno de los ejes, y definimos la escala con un máximo de 100, un mínimo de 0, y en la pestaña "Tramas" elegimos la opción "ninguno" para todas las marcas de graduación y para "Líneas" (con lo cual ocultamos el eje). 6 – Seleccionamos el otro eje definimos la escala y los formatos como en el caso anterior. También podemos apretamos F4 para copiar los formatos.

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El resultado es el siguiente

Para introducir el límite inferior seleccionamos el rango K1:L3 y volvemos sobres lo indicado en el paso 3. Luego formamos las líneas con el color y el grosor adecuados

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Ahora explicaremos el método, es decir, cómo calculamos los valores 75.00 y 25.00. Hacemos reaparecer por un momento el eje secundario de la Y

Aquí podemos ver que el valor 6,000 en el eje de la izquierda coincide con el valor 75 del eje de la derecha. Y lo mismo respecto a -6,000 y 25. En ambos ejes los valores están distribuidos a intervalos regulares. Por lo tanto tenemos que calcular en qué posición está ubicado el valor del límite en el eje principal teniendo en cuenta que el valor máximo de la escala (en nuestro caso 12,000) ocupa la posición 0 (cero), el segundo valor (10,000) la posición 1 y así sucesivamente. En nuestro caso 6,000 ocupa la posición 3 (-6,000 ocupa la posición 9). Para calcular la posición equivalente en el eje secundario dividimos 100 (el valor máximo del eje) por la cantidad de puntos en el eje (sin tomar en cuenta el 0),

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des decir 100/12 = 8.33 Este es el intervalo entre los puntos del eje. Para calcular el valor multiplicamos este factor por el número de posición y lo restamos de 100; en nuestro caso 100 – (8.33*3) = 75 Construimos una tabla auxiliar

En el rango F3:F5 ponemos las definiciones de la escala del eje. En la celda F6 calculamos el número de posiciones en el eje con la fórmula =SUMA(ABS(F3),ABS(F4))/F5 En la celda F7 calculamos el valor del intervalo entre cada posición con la fórmula =100/F6 Y en la celda F8 calculamos la posición (número de orden) del punto buscado con la fórmula =(F3-F2)/F5 De esta manera nuestro gráfico es totalmente dinámico. Lo único a tener en cuenta es que si cambiamos la escala del eje principal, debemos cambiar los valores correspondientes en la tabla auxiliar.

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Formato de Números en Gráficos de Excel 

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En notas anteriores hemos hablado sobre formato de números en Excel, en especial la posibilidad de crear formatos personalizados. En varias de las últimas entradas he hablado sobre gráficos en Excel. Ahora podemos combinar ambos temas y hablar de formato de números en gráficos de Excel. Supongamos esta tabla que nos muestra el saldo de una cuenta imaginaria al final de cada mes

Creamos un gráfico de tipo Líneas

Los valores del eje de las Y son numéricos, y por lo tanto podemos aplicar formato de números, tal como lo hacemos con los rangos de los valores numéricos en las hojas de cálculo. Por ejemplo, si queremos resaltar los valores negativos, haciéndolos aparecer en rojo, podemos aplicar el siguiente formato: #,##0;[Rojo]-#,##0

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Los pasos a seguir son sencillos: 1 – Apuntando al eje de las Y abrimos el menú de formato del eje

2 – En la pestaña "Número" elegimos la opción Personalizado y seleccionamos el formato deseado

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Podemos enriquecer un poco más la representación de los valores usando la opción de formato condicional en el patrón de números. Excel permite un formato condicional básico en el formato personalizado de acuerdo al siguiente patrón: [condición]número positivo;[condición]número negativo;cero Por ejemplo, si queremos que los números negativos aparezcan en rojo, los números positivos hasta 5,000 aparezcan en negro y los números mayores de 5,000 aparezcan en verde, aplicamos este formato personalizado: [Verde][>5000] #,##0; [Rojo][

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Ahora supongamos que el límite inferior deseado del saldo es -6,000 y el máximo 6,000. Podemos agregar dos líneas que marquen estos límites Para esto agregamos una columna de valores para cada límite en nuestra tabla para crear dos nuevas series

Seleccionamos el rango C2:D7, aplicamos Ctrl+C, seleccionamos el gráfico y en el menú de pegado especial marcamos "nueva serie" y "columnas", cambiamos un poco el formato estándar de Excel y obtenemos

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El toque final que podemos dar es colorear el área definida por las líneas de límite, para enfatizar los puntos que caen en la "zona permitida". Para hacer esto agregamos dos nuevas series, usando los datos ya existentes en el rango C2:D7 y les cambiamos el tipo de gráfico a "columnas apiladas". Los pasos son los siguientes: 1 - Seleccionamos el rango C2:D7 y pulsamos Ctrl+C 2 - Seleccionamos el gráfico y en el menú Edición activamos Pegado Especial. En el diálogo marcamos "nueva series" y "columnas". 3 - Las nuevas series aparecen como líneas que se superponen a las ya existentes. Para seleccionarlas apuntamos a los marcadores, pulsamos el botón derecho y en el menu que se abre activamos "tipo de gráfico". Elegimos "columnas apiladas". Hacemos lo mismo con la segunda serie y obtenemos este gráfico

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4 - Seleccionamos una de las series y abrimos el menú de formato de series de datos. En la pestaña "opciones" fijamos el ancho del rango en 0 (cero),

y en la pestaña "Tramas" seleccionamos la opción "ninguna" para Bordes y cambiamos el color del fondo de manera que coincida con el de la otra serie

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Elegimos la otra serie y en el menú de formato de datos de serie, seleccionamos la opción "ninguna" para Bordes.

5 - Ahora tenemos que corregir la definición del eje de la X, para evitar el espacio en blanco entre el 0 y el primer valor de las categorías. Para esto, señalamos el eje de las X y on el botón derecho del mouse abrimos el menú de formato de ejes. En la pestaña "Escala" quitamos la marca de la opción "Eje de valores (Y) cruza entre categorías"

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Finalmente obtenemos este gráfico.

Los valores de los límites, y el área comprendida entre ellos, son dinámicos. A medida que cambiamos los valores de los límites, las líneas y el área se irán adaptando. Categorías: Graficos_ Technorati Tags: Excel, Graficos en Excel

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Gráficos Excel – Líneas o XY (Dispersión).  Entre los tipos de gráficos de Excel se encuentran el tipo Líneas y el XY (Dispersión).

Ambos tipos, que parecen similares y pueden producir gráficos idénticos en apariencia son, sin embargo, muy distintos. La diferencia entre ambos tipos reside en que en el gráfico de tipo Líneas los valores del eje de las X (las categorías) son consideradas como cadenas de texto, mientras que en el gráfico de tipo XY, los valores del eje de las X son considerados números. Existe una excepción a esta regla, que consideraremos más adelante.

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Resaltaremos las diferencias entre estos tipos de gráficos con un ejemplo. Supongamos esta tabla

Construimos un gráfico de tipo Líneas, seleccionando el rango A2:B7, borramos la leyenda y el fondo

Si prestan atención verán que los valores en el eje de las X están ordenados por orden de aparición en la tabla y que las distancias entre ellos son constantes y equivalentes. Es decir, Excel trata a estos datos como texto, a pesar de ser números. Ahora volvamos a usar nuestra tabla, pero esta vez construimos un gráfico de tipo XY (Dispersión) con puntos de datos conectados por líneas

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Como pueden ver, obtenemos un gráfico completamente distinto. En este tipo de gráficos, Excel considera los valores de X como números y los ordena en forma creciente a partir del origen. Los valores del eje de las X son números calculados por Excel de acuerdo a los valores de la tabla y no rótulos, como en el caso anterior. En resumen, cuando los valores del eje de las X sean categorías (cadenas de texto, aún cuando tengan forma de número, como los números de catálogo por ejemplo), debemos usar el gráfico de tipo Líneas. Cuando los valores del eje de las X son números, usaremos el gráfico de tipo XY. Como decíamos al principio, hay una excepción a esta regla en lo que hace a los gráficos de tipo Líneas. Cuando Excel reconoce los valores de las X como fechas, aplica al gráfico de Líneas un tipo especial de eje X, el eje de tiempo, un eje numérico que representa fechas. Como ya hemos explicado, Excel representa las medidas de tiempo como una serie de números, donde la parte entera representa los días y la fracción decimal las horas, minutos y segundos de ese día. Cambiemos los valores de nuestra tabla por números que Excel pueda reconocer como fechas:

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Los valores de X son fechas con formato [$-C0A]d-mmm;@ El gráfico de Líneas se convierte ahora a:

Como pueden ver, Excel está tratando a los valores del eje de las X como fechas, es decir, como valores numéricos. Para estudiar esto un poco más de cerca, abrimos el menú de formato del eje de las X (categorías)

En la pestaña Escala, podemos ver que Excel llama ahora al eje "eje del tiempo". Los valores "mínimo" y "máximo" aparecen con formato de fecha, y en las definiciones de unidad principal y secundaria tenemos una ventanilla que nos permite elegir entre "días", "meses" y "años".

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De esto se desprende una limitación del eje de tiempo: no podemos representar intervalos menores a un día completo. Por ejemplo, si tenemos esta tabla, donde los valores de X son intervalos de 6 horas dentro de un mismo día(los valores de X tienen formato [$-C0A]d-mmm hh:mm;@)

Todos los puntos aparecerán sobrepuestos sobre el mismo punto de la X (la misma fecha).

En cambio, la misma tabla representada en un gráfico de tipo XY, dara

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Fuente para esta nota: Jon Peltier en Tech Trax

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Gráficos tipo velocímetro en Excel - tercera nota  En la nota anterior mostrábamos un ejemplo de gráfico tipo velocímetro para indicar el porcentaje de realización de un proyecto. La escala del velocímetro iba de 0% a 100% y la posición de la aguja estaba dada por el porcentaje cumplido. Un uso más frecuente para este tipo de gráficos es la representación de índices de performance, KPI (Key Performance Indicators), que tanto se han puesto de moda desde principios de los '90. En esta nota desarrollaremos un ejemplo de gráfico tipo velocímetro cuya escala empieza y termina en números arbitrarios y utiliza dos agujas. La técnica es similar a la que mostramos en la nota anterior, y está basada en los métodos mostrados por Jon Peltier  en su nota sobre el tema. Supongamos que en nuestra hipotética empresa publicamos cada tanto un índice que mide la relación entra las ventas y los días de trabajo en un período. Este índice lo comparamos con el índice correspondiente del mismo período del año anterior. Para el caso supongamos esta tabla de datos:

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También suponemos que este índice puede variar entre 10 y 90. El primer paso es construir el fondo del velocímetro (la escala) para lo cual creamos una tabla que contiene los rótulos y los valores. Es importante distinguir  entre los rótulos y el valor. El valor determina el tamaño del sector. El primer sector  va de 10 a 30, por lo tanto en la celda al lado del rótulo 10 ponemos el valor 20. El segundo sector corre de 30 a 70, por lo tanto el valor correspondiente al rótulo 30 será 40 y así sucesivamente. El valor correspondiente al último rótulo debe ser, necesariamente, la suma de todos los valores anteriores.

Como en el caso anterior, dejamos la columna de rótulos sin encabezamiento para darle a entender a Excel que se trata de rótulos. Seleccionamos el rango y en el asistente de gráficos elegimos el de tipo anillos

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Como en el ejemplo de la nota anterior, eliminamos el título y la leyenda, y giramos el gráfico 270 grados

Seleccionamos el sector inferior y cambiamos las definiciones de borde y área en la pestaña "Trama" a "ninguno". Con esto hacemos "desaparecer el sector inferior. También podemos cambiar los colores de los sectores visibles de acuerdo a

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nuestras preferencias. Luego abrimos el menú de formato de series de datos y en la pestaña "Rotulos" marcamos la opción "Nombre de la categoría".

Ahora arrastramos los rótulos a su posición, con lo que terminamos la primer parte de nuestra tarea

El próximo paso es construir las agujas, que serán representadas por un gráfico de tipo XY con líneas unidas, Para esto volvemos a nuestra tabla de índices los que tendremos que convertir a radianes, tal como hicimos en el ejemplo anterior. En este caso construimos esta tabla auxiliar 

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La fórmula en la celda B7 (que está combinada con C7) convierte el valor del índice del año 2005 a radianes: =(B4-$B$13)/($B$16-$B$13)*PI() donde B13 es el primer rótulo de los anillos (que en este caso tratamos como valor) y B16 es el último rótulo de los anillos. Es decir el mínimo y el máximo de nuestra escala. A partir de este valor, usamos las funciones =SENO() y =COS() para calcular los puntos de las agujas. El primer valor de X y de Y será siempre 0. El segundo valor de X es calculado por  la fórmula =-COS(B7) (prestar atención al signo "-" delante de COS).

El segundo punto de Y es calculado por la fórmula =SENO(B7)

Procedemos de la misma manera para el índice del año 2006. Ahora procedemos a combinar los nuevos valores en el gráfico de anillos. Primero seleccionamos los valores para el año 2005, el rango B8:C9, y lo copiamos (Ctrl+C). Seleccionamos el gráfico de anillos y en el menú "Edicion" pulsamos "Pegado Especial". En el diálogo que se abre

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seleccionamos "agregar celdas como nueva serie" y "valores (Y) en filas". Marcamos "categorías en la primera columna" y pulsamos Aceptar 

Ahora seleccionamos el nuevo anillo (violeta) y en el menú Tipo de Gráfico elegimos XY (Dispersión) unido con líneas. Hacemos lo mismo con los datos del año 2006, el rango D8:E9

El paso siguiente es arreglar los ejes, para que coincidan con los del gráfico de

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anillos. Seleccionamos el eje de las X y en el diálogo de formato del eje, en la pestaña Escala ponemos el mínimo a -1, el máximo a 1 y "eje de valores (Y) cruza en:" a 0.

Hacemos lo mismo con el eje de las Y

Borramos el eje de las Y y los marcadores en el eje de las X (en el diálogo de formato de ejes, en la pestaña Tramas ponemos los valores de las marcas a "ninguno").

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Todo lo que nos queda ahora por hacer es dar los formatos deseados. Por ejemplo, para agregar los valores en el extremo de las agujas usamos la técnica que mostramos en la nota anterior: 1 - Seleccionamos la "aguja" y abrimos el menú de formato de series de datos. En la pestaña "rótulo de datos" seleccionamos "valor X".

2 - El rótulo muestra el valor en radianes, cuando lo que queremos es el valor del índice. Para esto, con el rótulo seleccionado, hacemos clic en la barra de las fórmulas, escribimos "=" (sin las comillas) y hacemos clic a la celda B4, si se trata de la aguja del año 2005, o a la celda C4 si se trata del año 2006. También podemos agregar títulos, leyenda y cuadros de texto, dar fondo al gráfico y demás efectos que creamos convenientes

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En la nota en su sitio, Jon Peltier propone un método más sofisticado para agregar  marcadores a la escala del velocímetro (al gráfico de anillos). Les recomiendo leer  la nota.

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Gráficos tipo velocímetro en Excel – segunda nota  En la entrada anterior explicamos las técnicas a emplear para crear un gráfico en Excel que simule un velocímetro. Si queremos crear un gráfico aún más parecido a un velocímetro, tendremos que diseñarlo con aguja (manecilla). En esta nota mostraremos las técnicas y trucos necesarios para lograr este efecto. Volvamos al ejemplo de la evaluación de avance de un proyecto

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Nuestro objetivo es representar estos datos con el siguiente gráfico

Empezaremos por el final. Para crear la escala en el fondo, usamos la técnica que ya vimos en la nota anterior: un gráfico de tipo anillos al que dividimos en dos mitades. En una de las mitades representamos los intervalos de 10% en orden ascendiente de izquierda a derecha. La otra mitad la hacemos "desaparecer". Los pasos son los siguientes: 1 – Armamos una tabla con una columna para los rótulos y una para los valores de los anillos, cuidándonos de dejar la celda del encabezamiento de los rótulos (A19) en blanco. De esta manera Excel utilizará los datos de la comuna A como rótulos y no como valores de un segundo anillo.

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2 – Seleccionamos el rango (A19:B30) con los valores y los rótulos y en el asistente de gráficos elegimos el tipo anillos

Nos aseguramos que en el asistente de gráficos la opción sea "Series en columnas"

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3 – En la pestaña "Títulos" borramos el título; en la pestaña "Leyenda" eliminamos la leyenda y en la pestaña "Rótulos de Datos" señalamos la opción "Nombre de la categoría"

Apretamos aceptar y este es el resultado

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4 - Seleccionamos la serie de datos con un clic sobre alguna de las porciones del anillo y abrimos el menú de formato de serie de datos

En la pestaña "Tramas" elegimos un color conveniente (en nuestro ejemplo el amarillo claro)

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En la pestaña "Opciones" llevamos el valor de la opción "ángulo del primer sector" a 270 grados, el tamaño del agujero del anillo a 20% y quitamos la marca de la opción "Variar colores de los sectores" de manera que todas las porciones tengan el mismo color.

5 – Para hacer desaparecer el anillo inferior, seleccionamos el sector (con un doble clic sobre la porción) y abrimos el menú de formato de puntos de datos.

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En el diálogo señalamos para "Borde" y "Área" las opciones "ninguno"

6 – Arrastramos los rótulos a la posición deseada, lo que haremos manualmente. Elegimos los rótulos con un clic y con un segundo vamos eligiendo cada uno de los rótulos y llevándolo a la posición deseada

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Presten atención que el rótulo de la porción inferior (100%) aparece a pesar de que no vemos el sector. Con esto hemos terminado de preparar la escala de nuestro velocímetro. Ahora crearemos la aguja lo que hacemos usando un gráfico de tipo XY (Dispersión) con puntos de datos conectados por líneas.

Uno de los puntos de la aguja será siempre el cero; el otro punto deberá "moverse" a lo largo de una semicircunferencia que coincida con el borde exterior del anillo.

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Esto significa que debemos transformar el dato que queremos representar (el porcentaje cumplido del proyecto) a radianes y establecer una fórmula que nos de los valores del punto. Hacemos esto usando las funciones seno [=SENO()] y coseno [COS()] de Excel. A nuestra tabla de datos del proyecto la agregamos una tabla para la transformación de datos

Los valores de las celdas A7 y B7 serán siempre cero. El valor de la celda A8 está determinado por la fórmula =-COS(B4*PI())/B10 Prestar atención al signo "-" al principio de la fórmula.

El valor de la celda B8 está determinado por la fórmula =SENO(B4*PI())/B10

La función de la celda B10 es darnos control sobre el largo de la aguja. Podemos cambiar el valor en la celda B10 hasta llegar al largo deseado. Ahora, con el rango A7:B8 seleccionado, elegimos el gráfico de tipo XY con líneas sin marcadores y nos aseguramos que la opción "series en" sea "columnas"

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Quitamos las líneas de división y apretamos "Aceptar"

Como ven, tenemos todavía mucho trabajo por delante. 

La primer tarea es adaptar los ejes a nuestras necesidades. Elegimos el eje de las X y abrimos el diálogo de formato del eje.

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En la pestaña "Escala" fijamos el valor mínimo a -1 y el máximo a 1 Ahora seleccionamos el eje de las Y y apretamos F4 para copiar el formato del eje de las X. Este es el resultado

Ahora borramos el eje de la Y y los rótulos del eje de las X. Este es ahora nuestro gráfico

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La línea que vemos une dos puntos: uno determinado por los valores (0,0) y el otro determinado por los valores (0.556, 0.962). Ahora tenemos que combinar los dos gráficos. Excel permite presentar distintas series de datos en un mismo gráfico con distinto tipos de gráficos. Por lo tanto lo que haremos es copiar la serie de datos que define la aguja al gráfico de anillos y luego cambiar ciertas definiciones para lograr el efecto deseado. Procedemos de esta manera: 1 – Seleccionamos el rango de los valores XY (A7:B8) y los copiamos (Ctrl+C). Luego seleccionamos el gráfico de anillos y en el menú de Excel apretamos "Edición--Pegado Especial". En el diálogo que se abre señalamos "agregar celdas como nueva serie" , "valores Y en columnas" y "Categorías (rótulos de X) en la primera columna"

El resultado es un tanto desalentador, pero enseguida nos ocuparemos de esto.

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2 – Seleccionamos el anillo violeta (la nueva serie que acabamos de agregar) y abrimos el diálogo de tipo de gráfico.

Elegimos el tipo XY con líneas sin marcadores y apretamos "Aceptar"

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3 – Ahora arreglaremos los ejes para que la aguja coincida con el gráfico de los anillos. Seleccionamos el eje de las Y y, como mostramos antes, definimos el valor  mínimo a -1, el máximo a 1, y en "Eje de valores X cruza en" ponemos 0.

Seleccionamos el eje de las X y apretamos F4 para copiar el formato. Borramos el eje de la Y para lo cual en el menú Gráfico--Opciones de gráfico, en la pestaña Eje quitamos la marca del eje de las Y. Del eje de las X quitamos los rótulos

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Como ven, casi hemos terminado. En el extremo de la aguja aparece el rótulo con el valor del punto (0.556), cuando lo que queremos es que aparezca el valor original 66.7%. El "truco" es el siguiente: seleccionamos el rótulo del punto (dos clic separados por  un pequeño intervalo). Con el rótulo seleccionado creamos una referencia a la celda B4 en la barra de fórmulas (clic a la barra de fórmulas, escribimos "=" y hacemos un clic a la celda B4).

Los últimos toques son formar el fondo del gráfico, el rótulo del valor y la aguja, todo de acuerdo a los gustos personales de cada uno.

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En una próxima nota veremos una interesante variante con dos series de datos (dos agujas) propuesta por Jon Peltier en su sitio. Categorías: Graficos_  Technorati Tags: Excel, Graficos en Excel

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Gráficos en Excel – Como crear un gráfico tipo velocímetro  Uno de mis lectores me pregunta como se pueden diseñar gráficos en Excel del tipo "velocímetros". Se trata de esos gráficos que se ven como taquígrafos, por  ejemplo como este, tomado del sitio de Jon Peltier 

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La galería de gráficos de Excel no incluye este tipo de diagramas, pero su realización es posible usando algunos trucos. En esta nota daremos una explicación de las técnicas para lograr este tipo de gráficos en Excel, en sus formas más básicas. Gráficos con agujas, como el de la imagen, requieren técnicas más elaboradas y ciertos conocimientos de trigonometría. Estos gráficos serán tratados en una futura nota. Las fuentes de esta nota son el sitio ya mencionado de Jon Peltier y partes del libro de John Walkenbach "Excel Charts". La forma más sencilla es un gráfico que muestra el porcentaje de lo cumplido en relación al total planeado. Supongamos esta sencilla tabla

Nuestro objetivo es generar este gráfico

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Este gráfico es, de hecho, uno de tipo "circular" (pie, en inglés), de tres datos (porciones), donde hemos ocultado la tercer porción que representa la mitad de el gráfico. Para lograr este efecto, usamos una tabla auxiliar donde dividimos el dato "cumplido" por la mitad y calculamos la mitad del restante. La mitad restante es, necesariamente, la mitad que ocultaremos en el gráfico.

Para lograr todos lo efectos los pasos son los siguientes: 1 – definir de los datos

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Las fórmulas son:

en la celda B7: =B1/2 en la celda B8: =B2/2-B7 en la celda B9: =B2/2 2 – girar el gráfico de acuerdo a la necesidad (en este caso 270 grados)

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3 - seleccionar el punto 3 de los datos y marcar el valor del área y del borde como "ninguno"

4 – El rótulo que muestra el porcentaje de lo cumplido es un cuadro de texto que hemos ligado a la celda B4

para hacer esto, seleccionamos el cuadro con un clic y en la barra de fórmulas cramos el vínculo a la celda. Nota: este gráfico presupone que los valores sean siempre positivos. Un gráfico más elaborado se puede lograr usando la variante "anillos". En este ejemplo, clasificamos los resultamos de un examen, de acuerdo a la nota obtenida, en "reprobado", "regular", "bueno" y "excelente". El resultado de cada examen lo

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exhibimos en un gráfico como este:

Para lograrlo usamos una técnica similar a la anterior, pero con el gráficos "anillos". El primer paso consiste en elaborar una tabla auxiliar que nos permita representar  los datos:

Las fórmulas son las siguientes

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En la columna "Auxiliar" usamos la misma técnica que en el gráfico anterior, dividiendo los valores por la mitad. En la columna "Valor Límite" establecemos los límites de las calificaciones, también en este caso dividido por la mitad. En nuestro ejemplo, el límite superior  de "Reprobado" es 40 puntos, por lo tanto en la celda C4 ponemos un valor de 20, "regular" es hasta 70 puntos, es decir 30 puntos más a partir de "reprobado". Por lo tanto anotamos 15 (la mitad de 30) en la celda C5. Y así sucesivamente. Con estos datos, más los rótulos de la columna B podemos construir nuestro gráfico. Sin seleccionar ninguna celda activamos el asistente para gráficos y definimos las series de esta manera: Serie 1: =Anillos!$A$4:$A$6 Serie 2: =Anillos!$C$4:$C$8, para esta serie definimos también los rótulos de las categorías, =Anillos!$B$4:$B$7

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Abrimos el diálogo de Formato de Series de Datos y giramos el gráfico 270 grados

Seleccionamos el punto 5 de la serie 2 (valor límite) y en el diálogo de Formato de punto de datos ponemos los valores de "borde" y "área" en "ninguno"

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Hacemos lo mismo con el tercer punto de la serie 1 (Auxiliar) Cambiamos el área de los puntos de la serie 1 al color blanco y a los puntos de las serie 2 les damos colores apropiados. Todo lo que nos queda por hacer es agregar dos cuadros de textos, uno ligado a la celda A1, que será el título del gráfico y el otro ligado a la celda B1, que mostrará el puntaje obtenido en el examen. También la damos un fondo al área del gráfico y voila!

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En la próxima nota veremos algunos ejemplos más elaborados y la construcción de gráficos "velocímetro" con agujas.

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Gráficos Excel con Autoformas.  Excel provee una extensa galería de gráficos, que cubren casi cualquier necesidad de presentación de datos. Pero podemos ampliar las posibilidades combinando otros elementos en los gráficos, como imágenes. Una posibilidad interesante es utilizar autoformas para representar los puntos de los datos. Autoformas es una colección de elementos gráficos a los cuales podemos acceder desde la barra de herramientas "Dibujo"

Supongamos esta tabla que presenta la situación de un proyecto imaginario

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La celda C16 muestra el estado de avance del proyecto. Podemos representar la situación del proyecto usando un gráfico de barras con un único punto de datos. Para esto seleccionamos la celda C16 y activamos el icono de asistente para gráficos. Elegimos la opción "columnas" y apretamos el botón "siguiente. En la ventanilla "rango de datos" reemplazamos la selección automática de Excel haciendo un clic a la celda C16, de manera que el rango de datos contenga sólo la celda C16.

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En los siguientes pasos eliminamos el eje de categorías y borramos la leyenda. Luego seleccionamos el eje de valores y ponemos 1 como valor máximo del eje. Después de estas operaciones "cosméticas" obtenemos este gráfico

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Convengamos que no es el gráfico más "sexy" que han visto hasta hoy. Vamos a mejorarlo con autoformas. Creamos el mismo gráfico, pero en lugar de usar "columnas" usamos "líneas". El resultado es

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El segundo paso es crear la autoforma para representar los datos. Lo que queremos es una flecha que apunte al valor correspondiente en el eje de valores. Abrimos el menú de autoformas y elegimos de la flechas de bloque la que apunta a la izquierda.

Dimensionamos la flecha de manera que coincida con el tamaño del gráfico. El truco comienza aquí: 1 – Copiamos la flecha (con la flecha seleccionada apretamos Ctrl+C) 2 – Seleccionamos la serie. Este punto es crítico. Para estar seguros que seleccionamos el punto de la serie, tenemos que ver en la barra de fórmulas la

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función SERIES con los argumentos del punto

La selección se puede hacer con el mouse, o si queremos más precisión, hacemos clic en el área del gráfico y luego pasamos de un objeto al otro pulsando alguna de las flechas del teclado. 3 – Una vez seleccionado el punto de la serie, pegamos la autoforma (Ctrl+V o edición-pegado). 4 - Damos los "últimos toques" al formato del rótulo de datos (tamaño de la fuente, alineación) y este es el resultado

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Ahora que conocemos la técnica de usar autoformas con gráficos de Excel, podemos mejorar aún más nuestro gráfico. Lo que haremos es usar una flecha con dos puntas en un gráfico con dos ejes de valores. Los pasos son similares al gráfico anterior, pero aquí el truco consiste en definir  dos series de valores para la misma celda C16, ya que no podemos tener dos ejes con sólo una serie. En lugar de "lineas" usamos "líneas en dos ejes" de la pestaña "Personalizados". En el diálogo "datos de origen", elegimos la pestaña "Serie" y agregamos una segunda serie apuntando a la celda C16

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Ambos ejes deben ser idénticos, por lo tanto hay que asegurarse de definir la escala de ambos de manera que el valor máximo sea 1 y que las fuentes sean idénticas. Seleccionamos la flecha con dos puntas en el menú de autoformas y lo adaptamos a nuestras necesidades. Copiamos la flecha y elegimos el punto de una de las series (nuevamente, verificando que la función SERIES aparece en la barra de las fórmulas). Pegamos la flecha y este es el resultado

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Las flechas se moverán de acuerdo a los cambios en los datos de la tabla. Los invito a bajar el archivo con los ejemplos de uso de autoformas en gráficos Excel.

Categorías: Graficos_  Technorati Tags: Excel, Gráficosen Excel

Add to del.icio.us Publicado por Jorge L. Dunkelman los 12:06 PM 1 comentarios Vínculos a esta entrada  Etiquetas: Graficos  SÁBADO, SEPTIEMBRE 02, 2006

Gráficos Excel con listas desplegables 

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Ya hemos visto que podemos usar controles en hojas de cálculo Excel. Uno de los usos de estos controles es generar listas desplegables (combo boxes). Cuando de hojas de cálculo se trata, podemos usar la funcionalidad Validación de Datos para generar estas listas desplegables. Pero cómo hacemos para poner una lista desplegable en un gráfico de Excel? La respuesta: con el control cuadro combinado de la barra de herramientas "Formularios"

Supongamos que tenemos esta lista de ventas por mes y por línea de productos

Nuestro objetivo es generar un gráfico como este:

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Cada vez que elegimos un mes de la lista desplegable, los datos del gráfico se adaptan a nuestra elección. Los pasos a seguir son los siguientes: 1 – Preparamos el rango A1:D2 para que contenga los datos del gráfico

en el rango B2:D2 escribimos esta fórmula =INDICE($B$7:$D$18,$A$3,COINCIDIR(B$1,$B$6:$D$6,0))

y en la celda A2 escribimos esta: =INDICE(A7:A18,A3) Por ahora las fórmulas dan un resultado #¡VALOR!, cosa que será corregida escribiendo en la celda A3 el número 1 (o cualquier número entre 1 y 12). 2 – Creamos un gráfico de columnas con el rango A1:D2

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borramos la leyenda y le damos un color distinto a cada serie (línea de productos). 3 – Activamos la barra de herramientas "Formularios", y cliqueamos el control "cuadro combinado". Lo ubicamos dentro del gráfico y abrimos el menú de formato del control

4 – En la ventanilla "rango de entrada" señalamos el rango que contiene los meses en la tabla de datos (A7:A18); en la ventanilla "vincular con la celda" señalamos A3; en "líneas de unión verticales" escribimos 12. También podemos marcas "sombreado 3D" para obtener este efecto en el control. Al apretar "aceptar" las fórmulas darán #¡VALOR!, ya que el valor de la celda vinculada (A3) pasa a ser 0. Todo lo que hay que hacer es elegir un mes en la lista desplegable y veremos los resultados en el gráfico.

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Otro truco es cambiar el color de fuente de la celda A3 a blanco, para "hacerla desparecer". Otra variante, más elegante tal vez, es ubicar este argumento en una celda que se encuentra "debajo" del gráfico, por ejemplo H10.

Categorías: Graficos_ Technorati Tags: Excel, Graficos en Excel

Add to del.icio.us Publicado entrada  por Jorge L. Dunkelman los 10:48 PM 2 comentarios Vínculos a esta Etiquetas: Graficos  VIERNES, SEPTIEMBRE 01, 2006

Gráficos en Excel usando la función REPETIR   En la nota sobre diagramas Gantt con Excel, vimos que podíamos crear diagramas sin usar el menú Gráficos de Excel. En ese caso creamos el diagrama usando el menú Formato Condicional. También podemos crear gráficos con fórmulas usando la función REPETIR. La primera vez que vi esta técnica fue en el libro de John Walkenbach "Microsoft Excel 2000 Formulas". Buscando en la red encontré esta nota en JuiceAnalytics. Así que estas son las dos fuentes para esta entrada. Supongamos esta tabla que presenta los gastos planeados y realizados en un año determinado

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Podemos crear un diagrama de barras horizontales que representen el déficit o superávit de cada mes. Los pasos son los siguientes: 1 – creamos una tabla de tres columnas a la derecha de la tabla de datos

2 – En la columna F (déficit) introducimos la fórmula =SI(D20,REPETIR("n",REDONDEAR(D2*100,0)),"") Obtenemos este diagrama

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3 – Para obtener los pequeños cuadrados usamos la fuente Windings. La columa F está alineada a la derecha y la columna G a la izquierda. Podemos experimentar otras posibilidades en lugar de la letra "n" con la fuente Windings. Por ejemplo podemos usar la línea vertical (caracter 124), con fuente Arial en tamaño 10

Si queremos que las barras horizontales sean "sólidas" podemos cambiar el tamaño de la fuente a 8, abrir el menú de formato de celdas y poner la alineación vertical a "centrar"

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Otra mejora sería usar formato condicional para colorear las barras de acuerdo al tamaño de la desviación. Por ejemplo, toda diferencia de más del 15% que aparezca en rojo si es del lado del déficit o en verde si es superávit. Para eso establecemos dos condiciones en formato condicional

Hay que prestar atención a la referencia semi-relativa en la fórmula ($D2, columna fija, fila variable).

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Si los números a representar son todos positivos (o negativos), la fórmula a usar se simplifica a =REPETIR(CARACTER(124),B2) en esta tabla de temperaturas promedio

En lugar de CARACTER(124) se puede tipear directamente el caracter (por lo general a la derecha del teclado, al lado de Enter). Otra variante es usar espacios en blanco con un carácter al final. Con esta fórmula =REPETIR(" ",B2)&"X" se obtiene este diagrama

También podemos agregar el valor representado al lado de la barra, con esta fórmula =REPETIR(CARACTER(124),B2)&" "&B2

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Hay que señalar que REPETIR siempre da como resultado, lógicamente, un número entero de repeticiones.

Categorías: Funciones&Formulas_, Graficos_ Technorati Tags: Excel, Diagramas en Excel

Add to del.icio.us Publicado por Jorge L. Dunkelman los 4:25 PM 0 comentarios Vínculos a esta entrada  Etiquetas: Graficos  MARTES, AGOSTO 29, 2006

Diagramas Gantt con Excel  Todo quien se haya ocupado alguna vez de proyectos sabe qué es un diagrama Gantt. De acuerdo a Wikipedia: el diagrama de Gantt es una popular  herramienta gráfica cuyo objetivo es el de mostrar el tiempo de dedicación  previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la dirección de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de

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un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades. Excel no cuenta con una herramienta propia para desarrollar diagramas Gant. Quien quiera desarrollar un diagrama Gantt profesional, con interdependencias entre actividades y demás elementos, debe usar una herramienta apropiada como MS Project, por ejemplo. Pero si nuestras aspiraciones son menores y podemos contentarnos con un diagrama Gantt sencillo, podremos hacerlo con Excel. Hay más de una forma de crear un diagrama Gantt en Excel. Los ejemplos de esta nota se encuentran en este cuaderno. La más sencilla es ubicando los datos en un rango y luego crear el diagrama usando formato condicional. Los pasos son los siguientes: 1 – Creamos una tabla con los datos (actividades, fechas de inicio y duración)

2 – Diseñamos un rango que contenga el diagrama Gantt. En nuestro ejemplo, la tabla con los datos ocupa el rango A1:D8. El rango para el diagrama ocupa el rango F1:S8. El rango F2:F8 contiene los nombres de las actividades; el rango G1:S1 contiene las fechas por semana (la primer celda se refiera a la celda B2, las restantes son el resultado de sumar 7 a la celda de la izquierda). 3 – Seleccionamos el rango G2:S8 y abrimos el menú de formato condicional.

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En la ventanilla de Condición 1 usamos la opción Fórmula e introducimos esta: =Y(G$1>=$B2,G$1=$B2,G$1=$B2,G$1 Linear y en Options -->display equation in chart para hacer visible la ecuacion. Apretamos OK

Procedemos de la misma manera con la segunda curva

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Para encontrar el punto de intersección usamos el solver. Dejando la celda A13 en blanco escribimos las siguientes fórmulas en las celdas B13 y C13

Usando el solver podermos resolver

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