revista eventos

Dossier temático - Entrevista Protocolo

Protocolo – um bem necessário A vida sem regras seria, no mínimo, um autêntico caos. Em menor escala, esta constatação aplica-se com toda a certeza aos eventos sociais e profissionais. Na verdade, as regras, ou o protocolo, servem para poupar ao organizador de eventos muitos problemas e constrangimentos. O dossiê que se segue não pretende ser um manual de regras, mas sim potenciar a reflexão sobre estas matérias e dar algumas pistas

Desafio Global

para quem se inicia ou quer saber mais sobre protocolo e imagem.

Protocolo, etiqueta e cortesia são conceitos diferentes,

nariz e diga mal das regras particulares? Não se perceberá,

podendo, muito embora, ter pontos coincidentes. Come-

de uma vez por todas, que elas se destinam, por junto, a

cemos pela definição dada pela Enciclopédia Verbo para

ordenar e a tornar mais fácil e agradável o trânsito na so-

protocolo: “normas de cerimonial e cortesia a observar quer

ciedade e na vida? Não se perceberá que é para isso que o

em relações diplomáticas, quer em certos actos públicos de

Protocolo serve, para evitar choques, acidentes, problemas?

carácter civil, militar ou religioso.”

Para resolver – e não para criar – dificuldades?”

Segundo Elisabete Andrade, em “Gestos, Cortesia, Etiqueta,

E justamente para que a vida do organizador de eventos

Protocolo”, este último pode ser definido como “uma lin-

seja facilitada, torna-se vital que este conheça as regras es-

guagem universal que tem por objectivo tornar as relações

senciais do protocolo, bem como a sua aplicação prática.

interpessoais mais fáceis e prazenteiras.” Esta linguagem

Protocolo implica naturalmente cortesia. O primeiro não existe

tem regras e a sua aplicação é estreita, sobretudo quando se

sem o segundo, mas a inversa não é verdadeira. A cortesia

fala em actos oficiais. Já Maria Rosa Marchesi em “O Livro

sobrevive ao protocolo, sendo em traços gerais a aplicação das

do Protocolo” refere que “em sentido estrito, protocolo é o

regras da boa educação, a delicadeza, polidez, urbanidade.

conjunto de regras precisas que regem o cerimonial.”

Etiqueta, simplificando, tem que ver com boas maneiras.

Isabel Amaral, no livro “Imagem e Sucesso”, brinda-nos

A sua utilização acaba por definir a fronteira entre quem é

com uma excelente analogia para melhor se entender o

mais polido e quem é menos, quem é mais ou menos co-

protocolo: “que outra coisa é o Código da Estrada do que

nhecedor das regras de convivência em sociedade. Regras

um Protocolo do Trânsito? E, se toda a gente aceita, sem

essas que são importantes, e não inúteis, como eventual-

fazer troça, o Código da Estrada, por que há quem torça o

mente se possa pensar.

www.festaseeventos.net

21

Dossier temático - Protocolo

Imagem e sucesso A propósito de protocolo e imagem, fomos ouvir a maior especialista portuguesa nestas matérias, Isabel Amaral. Em discurso directo, a autora dos títulos “Imagem e Sucesso” e “Imagem e Internacionalização”, analisa, entre outras questões, a importância do protocolo e de uma imagem cuidada para o sucesso

Desafio Global

Desafio Global

Luís Catarino

de um evento.

Festas & Eventos: De que forma a imagem do organiza-

idênticos, por exemplo duas empresas organizadoras de

dor influencia a imagem final do evento?

eventos, ou marcas com igual notoriedade, o que faz

Isabel Amaral: Um dos principais objectivos dos even-

a diferença e o que leva o cliente a escolher uma delas

tos é projectar publicamente a imagem de determinada

são as pessoas que trabalham nessa empresa, as pessoas

pessoa, empresa ou instituição. O organizador de eventos

responsáveis pelos contactos comerciais mas também as

tem de transmitir profissionalismo, calma e saber estar

que trabalham e dão a cara no dia do evento, assistentes,

para projectar essa imagem positiva, ao longo de todo

empregados, etc.. A imagem empresarial é o conjunto das

o evento. Um organizador enervado, inseguro ou agres-

imagens de todas estas pessoas que lidam com o público.

sivo pode estragar todo o trabalho preparatório. Perante

Como a imagem pessoal se decompõe em três elementos

os imprevistos, que surgem sempre, o organizador tem

– aparência, atitude e comportamento –, há que investir na

de responder como se eles fossem previsíveis. Não pode

formação e na valorização pessoal e profissional de quantos

haver improviso, a não ser para resolver os imprevistos. O

trabalham neste sector.

planeamento logístico de um evento é fundamental para o seu sucesso e o organizador deve estabelecer um guião

F&E: Pela sua experiência, quais são as falhas mais frequen-

que lhe permita não transigir no essencial mas adaptar-se

tes em termos de protocolo na organização de um evento?

às mudanças no que for acessório.

IA: Um evento público deve assentar em três pilares: protocolo, comunicação e segurança. Quando não há

22

F&E: Quais as características/elementos-chave que se re-

coordenação entre os responsáveis por estas três áreas, a

flectem numa imagem de sucesso?

imagem projectada é um desastre. As falhas devem-se fre-

IA: Três elementos constituem a imagem empresarial: os

quentemente à ausência dos chamados três Bs, em que o

produtos, a marca e as pessoas. Perante produtos quase

protocolo deve assentar: bom senso, boa educação e bom

www.festaseeventos.net

Dossier temático - Protocolo

gosto. Organizar um evento é um trabalho de equipa. Um

quanto o presidente de uma empresa quer relacionar-se

evento público que não chega aos media ou que, quando

adequadamente com os seus clientes, fornecedores ou

chega, é pelas piores razões não atingiu o seu objectivo.

colaboradores, ambicionando, sobretudo, que todos se

Mas mesmo num evento privado como um casamento, se

sintam bem tratados. E isto significa nomeadamente dar

a reportagem fotográfica falha é quase como se o casa-

a cada um o lugar que lhe compete, segundo as funções

mento não tivesse acontecido.

que exerce. Nisto consiste o protocolo.

F&E: Qual a importância de ter um especialista de protoco-

F&E: O protocolo simplifica ou complica um evento?

lo na organização de um evento profissional?

IA: O cidadão comum associa o protocolo a grandes e so-

IA: O serviço de consultoria protocolar a grandes eventos,

lenes cerimónias, um pouco teatrais, em que pessoas algo

em que a minha empresa foi pioneira, consiste em for-

pomposas e muito bem vestidas parecem obedecer a uma

necer uma espécie de «rede» para os eventos em que o

«marcação» preestabelecida, que evita, quando evita, atro-

risco de «cair do trampolim» e cometer gafes protocolares

pelos, precipitações ou confusões. E o protocolo é de facto

é maior. Mas a pouco e pouco, sem que se tenha feito

uma encenação do poder.

qualquer publicidade, a empresa começou a ser solicita-

Mas, nos tempos que correm, o protocolo não se limita às

da também para eventos de menor dimensão, mas onde

normas escritas que regem o cerimonial do Estado. Inclui

estão presentes autoridades oficiais: inaugurações, lança-

também as normas que facilitam a vida no mundo em-

mentos de produtos, conferências, entregas de prémios e

presarial e profissional. Assim como a cortesia serve para

galardões, etc. O protocolo empresarial não ensina apenas

tornar mais fácil e agradável a vida em sociedade, evitando

a melhor forma de receber uma pessoa ou estabelecer o

choques, melindres e problemas, também o protocolo serve

lugar em que ela se deve sentar. Também ajuda muito

para resolver –e não para criar – dificuldades.

www.festaseeventos.net

23

Dossier temático - Protocolo

Desafio Global

F&E: No caso do nosso evento ter convidados estrangeiros,

deve prever-se sempre a possibilidade de fazerem pergun-

que cuidados devemos ter?

tas, obterem esclarecimentos e informações privilegiadas,

IA: Respeitar as diferenças e demonstrar consideração pe-

etc. Por mim, entendo que devem também ter acesso prévio

los outros deverá ser a preocupação de quem pretende criar

ao guião da cerimónia ou evento para saberem, antes dos

uma boa relação interpessoal entre todos os convidados. No

outros, melhor do que os outros, o que se vai passar.

caso de culturas diferentes, haverá que fazer uma pesquisa prévia sobre restrições alimentares, tabus e superstições,

F&E: Como reagir a queixas e situações inesperadas?

usos e costumes diferentes que possam criar uma situação

IA: Com calma e bom senso. E de forma positiva. Dizendo

de incomodidade para alguns convidados. Não levarão a

sempre: «tem toda a razão, mas…», «vamos resolver essa

mal que aconselhe a leitura do meu livro «Imagem e In-

situação». E fazendo um esforço para a resolver, de facto…

ternacionalização» (Verbo), em que são analisados usos e costumes de 30 países.

F&E: Já começam a existir cursos de protocolo. Como avaliaria a qualidade dos cursos? Pela sua experiência, quem os procura?

24

F&E: Que tratamento deve ser dado aos jornalistas? Colo-

IA: Desde 1996 que venho dando cursos de formação

cá-los num grupo à parte? Misturá-los com os convidados?

profissional na área da imagem, comunicação e protocolo,

IA: Depende. Os jornalistas estão presentes para trabalhar

respondendo a uma procura crescente de formação neste

ou para conviver? Estão a cobrir o evento ou são parte dele?

domínio. Em 2003 aceitei o desafio de coordenar uma pós

Se assistem ao evento em funções, para assegurar a sua

graduação em Imagem, Protocolo e Organização de Even-

cobertura, é fundamental dar-lhes condições para trabalhar.

tos no ISLA de Lisboa. Tem tido uma adesão impressionan-

O que não quer dizer que devam poder perturbar o evento

te, estando neste momento a decorrer a 8ª edição. Quero

que é suposto cobrirem. Eles não são parte do evento. Se

crer que, se não tivesse qualidade, não teria tanta procura.

são participantes não podem ser espectadores. E o que os

A maioria dos alunos trabalha por conta de outrém, mas

jornalistas devem ser, nestes casos, é espectadores – privi-

alguns acabaram de se licenciar e pretendem lançar-se na

legiados, empenhados, comprometidos, mas espectadores.

aventura de criar uma empresa de organização de eventos.

Devem ter lugar reservado. E, para os ajudar, devem ser

Todos estão conscientes de que só com conhecimentos fun-

acompanhados por um dos elementos da organização. E

damentados se consegue ter sucesso neste domínio

www.festaseeventos.net

Dossier temático - Protocolo

F&E: Essa procura parte de uma decisão pessoal ou são as

de Protocolo, que se encarrega de tudo o que é cerimonial

empresas que motivam /fomentam essa aprendizagem?

do Estado, acompanhando todas as acções que envolvam

IA: É evidente que a organização de eventos necessita de

o Presidente da República, o Primeiro-Ministro e o corpo

técnicos especializados neste domínio, que saibam utilizar

diplomático, e que tem competência especifica para dar pa-

os seus conhecimentos como um instrumento de comu-

receres àcerca das normas a aplicar em matéria de etiqueta

nicação. Muitas empresas fomentam esta aprendizagem.

e de precedências.

Desde 1996 que venho dando cursos internos de formação

Para quem tiver interesse em actualizar, aplicar e aprofun-

profissional na área da imagem, comunicação e protocolo

dar os conhecimentos de protocolo, existe desde 2005 uma

respondendo a uma procura crescente de formação nesta

Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo (APEP),

temática por parte das empresas portuguesas.

cujos objectivos são o estudo e a divulgação das normas de cerimonial e protocolo, no âmbito oficial e empresarial e a

F&E: Que ajudas existem para quem pretende saber mais

prestação de serviços de consultoria e formação profissional

sobre privilégios e precedências?

nesta área.

IA: Há doutrina mas não há – ou quase não há – legisla-

A APEP pretende ainda congregar pessoas que executem

ção. Os recentes projectos de lei dos dois maiores partidos

tarefas de protocolo ou actividades conexas e fomentar a

portugueses, visando estabelecer com clareza as regras

investigação e a partilha de informações, promovendo o

fundamentais a que deve obedecer o protocolo de Estado,

intercâmbio com instituições governamentais nacionais ou

podem vir a resolver muitos dos problemas com que nos de-

estrangeiras, em áreas de conhecimento pertinentes para o

frontamos neste domínio. São questões importantes, como

cerimonial e protocolo. Um primeiro passo será a organiza-

se vê pela polémica que esses projectos provocaram. E não

ção em Portugal das I Jornadas Internacionais de Protocolo,

há razões para surpresas: o protocolo não é uma questão de

no próximo dia 21 de Novembro, na Gulbenkian (Lisboa).

boas maneiras – é, como mostram as reacções aos projectos

Outro, é a criação de um site e de um núcleo bibliográfico

de lei, uma questão de poder.

especializado nestas matérias e que ficará sediado na Bi-

Enquanto a Assembleia da República não delibera, temos

blioteca Genealógica de Lisboa, recentemente inaugurada

de nos continuar a socorrer do Ministério dos Negócios Es-

(Calçada Marquês de Abrantes,102).

trangeiros e, mais especificamente, da Direcção de Serviços Foto: Desafio Global

www.festaseeventos.net

25

Dossier temático - Protocolo

Protocolo transmite poder Numa época em que a imagem é tudo, e em que “pa-

de, conversa de circunstância, cartões de visita, forma de

recer” vale por vezes mais do que “ser”, a importância

cumprimentar, o que oferecer, entre outras, cabem no âm-

destas matérias ganha redobrado fôlego. Há que saber

bito do protocolo. E, se quer saber mais sobre estas maté-

utilizar todos os instrumentos de comunicação ao nosso

rias, pode consultar os diversos livros da especialidade, ou,

alcance para passar a mensagem de um evento com suces-

se preferir, fazer uma formação acompanhada. Além de

so e prestígio. Deve prestar-se atenção ao detalhe, a todo

vários cursos de Organização e Gestão de Eventos, existem

o instante, pois, e isto é um lugar comum, basta por vezes

instituições que promovem cursos de protocolo. A saber:

um descuido para arruinar uma imagem que se demora

ISLA, CERTFORM, Garfos e Letras, IP-Imagem Protocolo,

anos a construir. Questões como o que vestir, pontualida-

para citar apenas algumas.

Isabel Amaral – Breve curriculum a Porto 2001 – Capital Europeia da Cultura. Desde então,

especialistas

portu-

foi convidada para inúmeras conferências em Portugal e no

guesas em Protocolo

Estrangeiro. A actividade académica tem estado sempre

Empresarial,

Comu-

presente na carreira de Isabel Amaral, tendo leccionado

nicação e Imagem.

em diversas Universidades. É representante em Portugal da

Nascida em Lisboa, li-

OICP – Organização Internacional de Cerimonial e Protocolo

cenciada em Relações

e Presidente da APEP – Associação Portuguesa de Estudos

Públicas, trabalhou de 1969 a 1986 em diversas empresas.

de Protocolo. Mais recentemente, trabalhou na Coordena-

Em 1989 foi nomeada assessora para assuntos culturais do

ção das Relações Institucionais da candidatura à Presidência

Primeiro-Ministro, Cavaco Silva. Em 1996 decide fundar a

do Prof. Aníbal Cavaco Silva, tendo colaborado na organi-

empresa Isabel Amaral – Consultoria, Formação e Comuni-

zação de diversos eventos. É autora dos livros “Imagem e

cação, Unipessoal Lda. que colaborou com entidades como

Sucesso” e “Imagem e Internacionalização”.

Desafio Global

Isabel Amaral

É uma das maiores

26

www.festaseeventos.net