Revision Des Comptes-Cycle Achat
November 9, 2022 | Author: Anonymous | Category: N/A
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Description
Révision des comptes du cycle Achat – Fournisseurs
Ré alisé Ré alisé par : -
ALHALOUANI Méryém
-
BOUKDIR Loubna
-
DARKAOUI Miriam
-
OUCHETTOU Ibtissam
Encadré par : Mmé Khadija BENAZZI Encadré
Anné é univérsitairé 2010/2011 Anné 2010/2011
Audit Comptable et Financier 2010
PLAN
1. Rôle de la fonction achats
2. Audit du cycle achats fournisseurs - Description du circuit des achats - Contrôle des phases du cycle achats
3. Révision des comptes du cycle Achat - Objectif d’audit - Les principaux comptes concernés - Les contrôles à effectuer sur le cycle achat - Récapitulatif
4. Les princ principa ipaux ux schém schémas as de dé détou tourn rnem emen ents ts d’act d’actifs ifs relat relatifs ifs au cycle Achat - La falsification de la facturation - La falsification des moyens de paiement - Autres cas fréquents de détournements
5. Cas pratique
2
Audit Comptable et Financier 2010
INTRODUCTION « MIEUX MIEUX ACHETE ACHETER R POUR POUR MIEUX MIEUX VENDRE VENDRE », mieux acheter suppose une parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure des fournisseurs. De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut être faite ! L’entrep ’entreprise rise ne peut peut maîtris maîtriser er son activité activité en amont amont et en aval aval qu’ave qu’avecc une meilleure meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée.
I-
Rôle de la fonction Achat
Au cours cours des trois trois derniè dernières res décenn décennies ies,, on est progre progressiv ssiveme ement nt passé passé d'une d'une économie de production à une économie de marché.
En écono économi miee de pr prod oduc ucti tion on,, le pr prix ix de ve vent ntee d' d'un un pr prod odui uitt es estt la somm sommee de dess co coût ûtss de l’entreprise, augmentée d'une marge bénéficiaire.
En économie de marché, le prix de vente est dicté par la loi du marché, le prix de revient le plus bas devient donc l'objectif à atteindre.
En économie de marché, l'offre est bien souvent supérieure à la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre, ni même même de savoir vendre pour réussir.
Le succès de l'entreprise dépend donc de sa capacité à :
Adapter son offre à la demande Maîtriser ses conditions internes d'exploitation.
3
Audit Comptable et Financier 2010 Les achats ont un rôle stratégique Les entreprises consacrent une grande partie de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se présente donc comme stratégique dans l’entreprise. Elle est le garant de la qualité des produits achetés et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise.
L’achat, est devenu un processus complexe, à caractère collectif. Une cascade de prescriptions et de contra contraint intes es est imposée imposée par un ensemb ensemble le de person personnes nes aux foncti fonctions ons différe différente ntes, s, concernées à un moment donné par l'achat.
Dans une même entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement à l'acheteur d'en assurer la coordination.
L'organisaon des achats L'acheteur doit être placé dans une organisation permettant :
de s'intégrer dans une chaîne dont l'objectif est la satisfaction du client final ;
d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce résultat ne peut être obtenu qu'à partir d'une plus grande rationalisation des achats.
Missions de la foncon Approvisionnements :
exploitation du calcul des besoins
traitement des demandes d'achats
passation des commandes de réapprovisionnement
passation des commandes de dépannage
suivi des contrats
relance des livraisons
suivi des litiges contrôle des performances des fournisseurs 4
Audit Comptable et Financier 2010
gestion des stocks
gestion de la sous-traitance de charges
etc.
Mission de la foncon Achats :
élaboration d'une politique d'achats
élaboration du budget achats
détermination des objectifs
évaluation des fournisseurs et consultation
négociation des marchés
rédaction des accords
etc. etc.
II II-- Au Audi ditt du cyc cycle le ach achat atss four fourni niss sseu eurs rs La descripon du circuit des achats Dans le cas d’absence du manuel de procédures, il est important d’établir le narratif des procédures concernant le cycle d’achat ; afin d’acquérir le maximum d’informations pour une meille mei lleure ure compré compréhen hensio sion n des circuit circuitss de traitem traitement ent d’info d’informa rmatio tions. ns. Ceci Ceci se peut peut par des entretiens avec l’ensemble des intervenants dans le circuit afin d’avoir une vue plus détaillée du circuit.
L’ensemble des constatations exprimés par les responsables donne lieu à :
1- Em Emiss ission ion des des demand demandes es d’ac d’achat hat
La direction des travaux concernés
Le service achat
Le service gestion
Le service du projet
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Audit Comptable et Financier 2010 L’émission des demandes d’achats est obligatoire pour toutes les commandes supérieures à 1000 Dhs. Après avoir détecté les besoins des différents services. Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de l’émission :
La numérotation
Imputation
Délai et lieu de livraison
Désignation des articles
2- Cir Circui cuitt des dema demande ndess d’ach d’achat at
Procédure exceptionnelle
Pour l’achat d’une fourniture revêtant un caractère d’urgence, la commande pourra se faire directement par téléphone entre la direction du projet et le service achat. Imprimés de diffusion C’est l’organisation administrative de la circulation des imprimés des DA
Exemplaire conservé par le client, conservé par la direction des travaux, conservé par le service achat, original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrôle des livraisons.
3- Etab Etablisse lissement ment des bons de comm commande ande
Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend l’intégralité des informations portées sur la demande d’achat :
Numéro de la commande
Service traiteur : achat
Référence : centre d’imputation, code analytique
Désignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat o o
Circuit du bon de commande Imprimé de diffusion 6
Audit Comptable et Financier 2010 Original envoyé au fournisseur est sera conservé par lui Exemplaire envoyé au fournisseur et retourné impérativement à l’entreprise.
4- Réc Récep epon on de la marc marchan handis dise e
5- Trait Traitemen ementt et circ circuit uit des fact factures ures
Réception de la facture o
Facture fournisseur
o
Facture établie sur contrat
Présentation type d’une facture
Enregistrement de la facture
a. Circuit L’émetteur : la comptabilité Le service de gestion : contrôle des imputations analytiques Le service travaux : accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement
b. classement Mission des services
Contrôler et viser dans les plus brefs délais les documents
Retourner la facture et autorisation de paiement au service comptabilité
6- Règle Règlement ment des factu factures res fourn fournisse isseurs urs
Il existe deux moyens de règlement:
Le chèque
Effet de commerce
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Audit Comptable et Financier 2010 CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS 1 : Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit :
Déclenchement de la commande, (objectifs et organisation)
Acceptation et traitement des livraisons, (objectifs et organisation)
Enregistrement des dettes, (objectifs et organisation)
Paiement des factures. (objectifs et organisation)
III- Révi Révision sion des des comptes comptes du du cycle cycle Achat Achat : 1. Ob Objjec ecf fss • Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise. • Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan • Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de clôture
2. Les principaux comptes concernés 61. CHARGES D’EXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants :
611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consommés de matières et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes 616 : Impôts et taxes 617 : Frais de personnel 1
Voir lé cours
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Audit Comptable et Financier 2010 618 : Autres charges d’exploitation 619 : Dotations d’exploitation 6121. Achats de matières premières 6122. Achats non stockés de matières et fournitures f ournitures consommables Sont débités débités du prix d’achat net des taxes légalement légalement récupérables récupérables par le crédit d’un compte de tiers ou de trésorerie. La TVA TVA déduct déductibl iblee corresp correspond ondant antee est compta comptabil bilisée isée au débit débit du compte compte “Etat“Etat- TVA TVA récupérable” 6123. Achats d’emballages Ce compte enregistre les achats d’emballages qui peuvent soit être gardés par l’entreprise, soit restitués à son fournisseur, soit avoir un usage à la convenance du client. 6124. Variation Variation des stocks de matières eett fournitures Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées en stocks et à leur crédit les sorties. Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur des inventaires entre le début et la fin de l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des comptes d’achat pour déterminer la valeur des achats consommés qui représentent les charges réelles de l’exercice. 6125. Achats non stockés de matières et de fournitures Ce compte regroupe tous les achats non stockés (eau, électricité...) ou ne transitant pas par une unité de stockage de l’entreprise, tels que ceux afférents à des fournitures dont les existants en fin d’exercice, sont inscrits en tant que charges constatées d’avance au débit du compte 3491. 6126. Achats de travaux, études et prestations de services Ce compte regroupe les achats HT des travaux, études et prestations soustraités pour le compte de l’entreprise par des tiers. Il est subdivisé par nature de prestations. 6128. Achats de matières et de fournitures des exercices antérieurs Ce compte enregistre les achats de matières et fournitures afférents aux exercices antérieurs. 6129. R.R.R.O sur achats consommés de matières et fournitures Les R.R.R. dont bénéficie l’entreprise auprès de ses fournisseurs sont comptabilisés au cours de l’exercice au crédit du compte avec le débit du compte de tiers concerné
441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
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Audit Comptable et Financier 2010 Le compte 4411 « Fournisseurs » est crédité du montant des factures d’achats de biens ou de services par le débit : Des comptes concernés de la classe 6 pour le montant hors taxes récupérables pour les charges de fonctionnement ; Dess co De comp mpte tess du po poste ste 34 3413 13 po pour ur les éléme élément ntss co cons nstit titut utif ifss du co coût ût de pr prod oduc ucti tion on de dess opérations en maîtrise d’ouvrage directe pour le montant hors taxes récupérables ; Du compte 3455 « Etat, TVA TVA récupérable » pour le montant des taxes récupérables ; Du compte 3471 « Immeubles en cours mandants » pour les éléments constitutifs du coût de production pour les opérations en maîtrise d’ouvrage déléguée. déléguée. Le compte 4411. « Fournisseurs » Ce même compte est débité par le crédit : D’un compte de trésorerie lors des règlements des factures aux fournisseurs ; Du compte 4415 « Fournisseurs – effets à payer » en cas d’acceptation d’une lettre de change ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise ; du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 « Rabais, remises et ristournes obtenus » pour le montant des réductions obtenues hors factures ; Du compte 3411 « Fournisseurs, avances et acomptes versés sur commandes d’exploitation » pour solde de ce compte, le cas échéant. Le compte 4413. « Fournisseurs, retenues de garantie » Reçoit à son crédit, par le débit du compte fournisseur intéressé, le montant des retenues effectuées sur le prix convenu jusqu’à l’échéance du terme de garantie prévue. Ce co comp mpte te pe peut ut être être scind scindéé en entre tre les les op opéra érati tion onss pr prop opres res,, les op opéra érati tion onss MOD MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crédité par le débit du compte « Fournisseurs » lors de l’acceptation d’un effet ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise. Le compte 4417. « Fournisseurs – factures non parvenues » C’est un compte de régularisation (Transitoire) rattaché au compte fournisseur concerné, il convient alors, pour ne pas fausser les résultats, de débiter le compte de charges concerné par le crédit du compte 4417. Le compte ci-dessus est crédité du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le débit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concernés et du compte de TVA récupérable. L’entreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opération.
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Audit Comptable et Financier 2010 A l’ouverture de l’exercice suivant, cette écriture est contre-passée. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 à la fin de chaque période comptable et non pas uniquement à la clôture de l’exercice. Le compte 4418 « Autres fournisseurs et comptes rattachés » Il est destiné à enregistrer les autres opérations avec les fournisseurs non spécifiées. spécifiées.
3. Les contrôles à eectuer sur le cycle achat : Procédures d’examen analyque :
• Comparer la balance balance des comptes individuels individuels avec celle des exercices exercices précédents enquêter enquêter sur les changements inattendus • Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents
Procédure de base
• Exam Examin iner er les les ra rapp ppro roch chem emen ents ts banc bancai aire ress de l’en l’entr trep epri rise se afin afin de vé véri rifi fier er le dé déla laii d’encaissement et de décaissement • Vérif Vérifie ierr la sépara séparati tion on de dess ex exerc ercic ices es en ex exam amin inan antt le jo jour urna nall de dess ac acha hats ts;; le less bo bons ns de réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice • Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire physique ou celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non rapprochés des factures • Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer
Procédures générales
• Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes
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Audit Comptable et Financier 2010 • Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et les
comptes annuels • Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance fournisseurs ou
éventuellement avec le total de l’échéancier des effets à payer • Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et acomptes
versés et sont classés à l’actif du bilan • S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la différence de
change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif » • Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il n’existe
pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probable de réalisation
4. Récapitulaf : On peut dire que le travail de l’auditeur porte essentiellement sur : l’exhaustivité ité des enregistremen enregistrements, ts, L’exhaustivité des enregistrements : enregistrements : Pour tester l’exhaustiv l’auditeur met généralement une circularisation des fournisseurs.
La régularité des enregistrements : enregistrements : Pour valider le rattachement à l’entreprise des opérations enregistrées, l’auditeur procède à des sondages sur la justification des charges comptabilisées sur la période.
Coupure des enregistrements enregistrements : : Pour apprécier le rattachement des charges à la bonne période, l’auditeur met en œuvre les sondages suivants : o
Sondages sur les derniers achats de l’exercice afin de s’assurer que les achats se rapportent tous à l’exercice clos ;
o
Sond So ndag ages es sur sur les les pr prem emie iers rs ac acha hats ts de l’exe l’exerci rcice ce suiv suivan antt af afin in de s’ass s’assur urer er qu quee la comptabilisation de certaines charges n’a pas été différée sur l’exercice suivant ;
o
Contrôle de cohérence par comparaison avec l’exercice précédent, des principales catégories de charges faisant l’objet de factures non parvenues en fin d’exercice. 12
Audit Comptable et Financier 2010
Existence des soldes fournisseurs : fournisseurs : l’auditeur peut examiner la justification de comptes fournisseurs en procédant aux travaux suivants : o
Examen Exa men du rappro rapproche chemen mentt entre entre la balanc balancee auxili auxiliaire aire fourni fournisseu sseurs rs et la balanc balancee
o
générale, puis vérification de la justification des écarts pouvant exister. Réalisa Réa lisatio tion n de sondag sondages es sur des compte comptess fourni fournisseu sseurs rs pour pour s’assur s’assurer er que chaque chaque composante des soldes sélectionnés est justifiée et concerne bien l’entreprise.
L’auditeur iteur recense les dettes en devises et vérifie Evaluation des soldes fournisseurs : fournisseurs : L’aud qu’elles ont fait l’objet d’une réévaluation correcte à la clôture. L’audi dite teur ur s’assu s’assure re qu qu’i ’ill n’ n’y y a pa pass de co comp mpen ensat satio ion n en entr tree le less sold soldes es Présenta Prés entatio tion n : L’au débiteurs et les soldes créditeurs.
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Audit Comptable et Financier 2010
IV-- Les prin IV inccip ipau aux x sc sch héma mass de dét étou ourrnem emen entts d’actifs relatifs au cycle « Achat » La mise en place de mesures efficaces de prévention prévention et de détection détection des fraudes fraudes nécessite de connaître les principaux schémas de détournement d’actifs. Cet article expose un certain nombre de cas fréquemment rencontrés au niveau du cycle « Achat » des entreprises.
Une recherche efficace des détournements détournements d’actifs commis par les employés employés rend nécessaire la maîtrise des principaux schémas de fraude, ces dernières peuvent concerner tous les cycles de l’entr l’entrepr eprise ise,, qu’ils qu’ils soient soient opérati opérationn onnels els ou admini administra stratif tifs. s. Cet article article se limite limitera ra à la présentation de schémas de fraude spécifiques au cycle « achats/fournisseurs ».
Bien Bien qu’a qu’app ppar arem emme ment nt si simp mple le vu de l’ l’ex exté téri rieu eur, r, le cy cycl clee « ac acha hats ts » es est, t, en ré réal alit ité, é, particulièrement complexe compte tenu du fait qu’il existe différents types de transactions d’achats
avec
différents
types
de
fournisseurs.
Le processus « achats » comprend l’achat de biens ou de services par l’entreprise, depuis la passation de la commande jusqu’au paiement de la facture, en passant par la réception du bien ou
de
la
prestation,
la
réception
de
la
facture
et
sa
comptabilisation.
Ce cycle présente des risques importants de détournement, car il concentre l’essentiel des mouvements de sortie de fonds de l’entité.
1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION Le principe commun dans les schémas de falsification de la facturation est de faire en sorte que l’entreprise victime reçoive une facture fictive ou surévaluée, qu’elle accepte de la régler, et que le fraudeur puisse encaisser l’argent à son compte.
1.1 La créaon de fausses factures
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Audit Comptable et Financier 2010 1.1.1 L’émission d’une fausse facture
La première étape de ce schéma consiste pour l’employé fraudeur à introduire dans le circuit de paiement une facture totalement fictive qui ne correspond à aucune marchandise ou service reçu
en
contrepartie.
Dans la plupart des cas, les factures fictives utilisées pour les détournements concernent des prestations de service. En effet, lors d’un achat a chat de biens ou de marchandises, les procédures de contrôle sont généralemen généralementt plus difficiles à contourner, contourner, puisqu’il puisqu’il faudra présenter présenter un bon de commande et un bon de réception pour que le paiement soit autorisé. Cela implique donc de créer ou de falsifier d’autres documents. Alors que dans le cas des services, les bons de co comm mman ande de ne so sont nt pa pass to touj ujou ours rs fo form rmal alisé isés, s, les les libe libellé lléss de dess fa fact ctur ures es sont sont souv souven entt pe peu u explicites et le contrôle de la réalisation de la prestation est difficilement possible après coup. Donc
le
maquillage
sera
plus
aisé.
1.1.2 Le paiement de la facture
Le paieme paiement nt des factur factures es nécessi nécessite, te, d’une d’une part, part, que celles-ci celles-ci soient soient approu approuvée véess par une personne habilitée et, d’autre part, que le service payeur ne décèle rien d’anormal dans la procédure et les documents. Si le fraudeur a une position hiérarchique l’autorisant à valider les factures, la fausse facture permettra juste au service payeur d’être conforté dans l’absence d’anomalie. Si le fraudeur a besoin de soumettre à validation ses factures, la fausse facture devra, non seulement apparaître totalement réelle, mais également avoir un libellé qui soit crédible
vis
à
vis
de
l’autorité
signataire.
Une fois que le bon à payer est obtenu, le règlement sera régulièrement effectué et le fraudeur pourra récupérer le chèque à l’adresse l’adres se du fournisseur fictif ou, si le paiement est effectué eff ectué par vireme vir ement, nt, l’arge l’argent nt arriver arriveraa direct directeme ement nt sur son compte compte,, puisqu puisqu’il ’il aur auraa précéd précédemm emment ent enregistré
ses
coordonnées
bancaires
dans
le
fichier
des
fournisseurs.
Ainsi, le fraudeur aura pu détourner des fonds sans déséquilibrer les comptes de l’entreprise. La seule trace de cette manipulation sera une charge fictive dans les comptes, mais qui disparaîtra lors du changement d’exercice et de la remise à zéro des comptes de charges. Si
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Audit Comptable et Financier 2010 cette procédure frauduleuse est bien effectuée, l’employé pourra la réitérer plusieurs fois, d’autant plus que la répétition de factures émanant d’un fournisseur fictif peut donner une apparence
de
régularité
et
donc
de
normalité.
1.2 La surfacturation surfacturation
Cette deuxième méthode de détournement par falsification de la facturation nécessite l’entente avec un fournisseur afin de majorer le prix de certains achats et de faire payer l’excédent à l’entrep l’en treprise rise victim victime. e. Le fourni fournisseu sseurr compli complice ce partag partagee ensuite ensuite les gains gains du surcoû surcoûtt avec avec l’employé fraudeur, soit par rétrocession de commission, soit par des cadeaux ou autres avantages en nature. La fraude peut être réalisée par toute personne habilitée à passer des commandes et peut concerner tout type d’achats (biens mobiliers, marchandises, prestations, …). De plus, la récurrence de la fraude accorde de la normalité au prix d’achat, et donc éveillera
de
moins
en
moins
les
soupçons.
La détection de cette catégorie de fraude est très difficile, car tous les documents sont réels et la facture correspond à la réception qui elle-même satisfait à la commande. Seul un spécialiste des des ach achats ats peut eut alo alors s’ s’ap aper erce cevo voir ir qu quee le prix rix d’a ’ach chat at est an ano ormal rmalem emen entt él élev evé. é.
Pour limiter ce genre de manipulation, il convient d’instaurer des règles claires et écrites de sélection des fournisseurs, de systématisez les appels d'offres pour comparer les prix et de dresser des statistiques de concentration des prestataires car travailler toujours avec les mêmes prestataires multiplie les risques de fraude.
2. LA FALSIFICATION DES MOYENS DE PAIEMENT Contra Con trairem irement ent aux cas précéd précédent ents, s, dans dans lesquel lesquelss le fraudeu fraudeurr procéd procédait ait direct directeme ement nt ou indirectement à une falsification des factures qui amenait l’entreprise à régler la facture en sa faveur fav eur,, les schéma schémass de fraude fraude suivan suivants ts foncti fonctionn onnent ent par la falsifi falsificati cation on des moyens moyens de paiement. C’est donc directement le fraudeur qui émet le règlement à son bénéfice.
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Audit Comptable et Financier 2010
2.1 L’émission de chèques falsiés ou de virements frauduleux 2.1.1 Les chèques falsifiés
Dans ce schéma, le fraudeur doit en premier lieu avoir accès aux chéquiers. Donc, soit la préparation des chèques rentre dans ses attributions et il profite de cette faculté (comptable fournisseurs, trésorier, directeur financier), soit il est extérieur au circuit des paiements et doit alors dérober un ou plusieurs chèques de l’entreprise. Ensuite, en imitant la signature d’une personne habilitée, il peut détourner à son profit directement ou indirectement (via une société qu’il
contrôle
ou
via
un
complice)
les
sommes
souhaitées.
ce risque peut résulter d’une mise à la disposition d’un employé, en qui on a particulièrement confiance,
de
chèques
signés
«
en
blanc
»
afin
qu’il
paie
un
fournisseur.
Celui-ci sera alors tenté de payer lui-même le fournisseur et d’encaisser le chèque pour lui avec un montant supérieur.
2.1.2 Les virements frauduleux
Le règlement des factures par virement n’exclut pas la possibilité de détournement. Ce type de fraud fra udee né néce cessi ssite te de récup récupér érer er les les co coor ordo donn nnée éess ba banc ncai aires res et le less modè modèle less de sign signat atur ures es autorisées ; le mieux étant encore de récupérer une matrice d’un ordre de virement. Par ailleurs, il convient de prendre connaissance des procédures de validation des virements mises en place par la société (signature simple ou conjointe, confirmation écrite ou orale, comptes à débiter
par
nature
d’opération,
…).
Avec ces éléments, le fraudeur, agissant seul ou en équipe organisée, peut confectionner de faux documents et envoyer le faux ordre de virement à la banque de l’entreprise victime. Si le fraudeur a respecté les procédures de validation établies avec la banque, celle-ci procédera au transfert des fonds sur le compte du fraudeur.
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Audit Comptable et Financier 2010 2.2 La falsicaon de l’endossement de chèques Dans cette méthode de détournement, l’employé intercepte un chèque émis par sa société à dest destin inat atio ion n d’u d’un tier tierss en rè règl glem emen entt d’ d’un unee fa fact ctur uree pu puis is l’en l’enca cais isse se à so son n pro rofi fit. t.
Pour intercepter les chèques, les employés les mieux placés sont ceux qui manipulent ou distribuent les chèques. Cela concerne principalement les personnes du service comptable, du secrétariat et du service courrier. Mais, dans les sociétés peu structurées en termes de contrôle interne,
les
chèques
sont
souvent
facilement
accessibles.
Une fois le chèque intercepté, le fraudeur a deux possibilités :
- Il peut falsifier le nom du bénéficiaire du chèque et inscrire son nom à la place. Ainsi il n’aura
aucun
souci
à
encaisser
le
chèque.
- Il peut créer une société avec une dénomination sociale similaire à celle du fournisseur lésé et encaisser le chèque sur le compte de cette nouvelle société.
La
dissimulation
de
la
fraude
:
La dissimulation du délit est un élément clé dans le schéma de fraude. Elle implique non seul seulem emen entt de masq masque uerr l’ l’id iden enti tité té du fr frau aude deur ur mais mais ég égal alem emen entt de fa fair iree en so sort rtee qu quee l’organisation
victime
ne
se
rende
pas
compte
du
détournement.
Avec les schémas de falsification des moyens de paiement tel que l’émission de chèques falsifiés ou le virement frauduleux, des écarts au niveau de la trésorerie vont être générés entre le solde en banqu banquee et le solde en comptabilit comptabilité, é, car le chèque ou le virement virement frauduleux frauduleux va apparaître sur le relevé de banque mais pas en comptabilité. Cette somme frauduleusement détournée
va
donc
figurer
sur
le
rapprochement
bancaire.
Si le fraudeur a accès aux comptes, il peut maquiller sa fraude en enregistrant une écriture comptable qui viendra créditer le compte de banque d’un montant égal à la fraude par le débit d’un compte judicieusement choisi. Notamment, il doit comprendre beaucoup de mouvements et avoir un solde élevé afin d’être diffic difficile ile à auditer. auditer. Avec cet enregistrement enregistrement comptable, comptable, les
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Audit Comptable et Financier 2010 sommes
détournées
n’apparaîtront
plus
en
rapprochement
bancaire.
Ces schémas de fraude mettent en exergue l’importance de la séparation des fonctions entre l’éme l’é mett tteu eurr du règlem règlemen ent, t, le si sign gnat atair airee et la pe perso rsonn nnee qu quii ef effec fectu tuee le less rappr rapproc oche heme ment ntss bancaires. Egalement, la réconciliation des soldes entre les relevés de banque et les soldes en comptabilité constitue un point de contrôle clé qui nécessite une réalisation très régulière (mensuellement), avec une analyse détaillée (contrôle arithmétique, contrôle des périodes d’enca d’e ncaisse issemen ment, t, contrô contrôle le des sommes sommes ancien anciennes nes,, analys analysee des chèque chèquess annulé annulés, s, …) ainsi ainsi qu’une supervision étroite.
3. AUTRES CAS FREQUENTS DE DETOURNEMENTS
3.1 La suppression d’un enregistrement Une des techniques de dissimulation des détournements d’actifs relatifs au cycle « achats » peut également être la suppression de l’enregistrement initial de la transaction.
Ce type de manipulation peut intervenir dans les cas de vol de marchandises ou de biens achetés : après avoir dérobé le bien, le fraudeur annule la transaction d’achat afin de ne laisser aucune trace dans le système : ni de la réception du bien, ni de la constatation de la charge relative à l’achat. Le fournisseur qui a livré le bien va réclamer son règlement mais compte tenu de l’absence de trace dans le système, il sera plus difficile de dénouer le problème, d’attribuer les responsabilités et de remonter jusqu’au fraudeur.
Toutef Tou tefois ois,, les procéd procédure uress de contrô contrôle le intern internee et notamm notamment ent les contrô contrôles les inform informatis atisés és permettent dans bien des cas de prévenir ce schéma de fraude, car soit il est rendu impossible d’effectuer l’annulation d’une transaction, soit une trace de chaque annulation est conservée et peut être vérifiée.
3.2 Le double règlement
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Audit Comptable et Financier 2010 Dans ce schéma le fraudeur fait en sorte que l’entreprise victime règle deux fois la même facture. Ainsi, le fournisseur a été payé conformément à sa facture et donc ne risque pas de réclamer,
puis
l’employé
fraudeur
détourne
le
deuxième
règlement.
Pour ce faire, le fraudeur fait une copie fidèle de la facture originale. Quelques temps après avoir payé la facture initiale. Dans ce cas, un deuxième règlement est adressé au fournisseur. Pour récupérer le chèque, le fraudeur réclame le paiement erroné au fournisseur en invoquant une erreur. Celui-ci constate à juste titre le double règlement et renvoie un chèque à la société que
le
fraudeur
se
chargera
d’intercepter.
Si la factur facturee concern concernee des biens biens ou des marcha marchandi ndises, ses, cette manoeu manoeuvre vre fraudul frauduleus eusee va engendrer un écart d’inventaire ; en revanche, si elle concerne des prestations de service, la seule trace sera la surévaluation d’un poste de charge.
3.3 L’achat injusé Par cette cette techni technique que de fraude fraude sur décais décaisseme sement, nt, l’emplo l’employé yé fait fait réalise réaliser, r, par l’entrep l’entreprise rise victime,
des
achats
pour
son
bénéfice
personnel.
Deux cas peuvent se présenter : - l’achat est effectué personnellement par l’employé, mais celui-ci fait en sorte que la facture soit au nom de l’entreprise (falsification ou accord avec le fournisseur) afin qu’elle soit payée par cette dernière ; - l’achat est effectué dans le cadre du circuit normal de validation des factures, mais les biens acquis seront récupérés par le fraudeur (interception de la livraison, changement d’adresse de livraison, accord avec le fournisseur, …).
Comme pour les fausses factures, ce genre de malversation est facilité dans les entreprises peu vigilantes sur le processus d’autorisation des dépenses, et notamment sur leur documentation et justif justificat ication ion.. Egalem Egalement ent,, ell ellee sera facilem facilement ent réalisa réalisable ble par les person personnes nes habili habilitées tées à valider les factures si aucune procédure n’est mise en place pour éviter que ces personnes puissent approuver leurs propres achats. En effet, comme l’un des critères déclenchant la fraude est l’opportunité, un employé sans supervision est davantage incité à frauder que 20
Audit Comptable et Financier 2010 quelqu que lqu’un ’un qui sait que son entrepri entreprise se a déploy déployéé des moyens moyens permet permettan tantt de détecte détecterr les détournements.
3.4 Le détournement d’un rembourseme remboursement nt reçu d’un fournisseur Dans certains cas, les fournisseurs sont amenés à procéder à des versements au bénéfice de l’entreprise cliente. Cela peut concerner des remboursements partiels ou globaux dans le cadre d’un d’un retou retourr de march marchan andi dises ses dé dété tério riorée réess ou in inco corre rrect ctes es pa parr ra rapp ppor ortt à la co comm mman ande de.. Egalement, une prestation inadaptée ou effectuée partiellement, mais payée intégralement d’avance
peut
être
source
de
remboursement.
Dans Da ns ce cess situa situatio tions ns,, l’ l’em empl ploy oyéé fraud fraudeu eurr pe peut ut être être te tent ntéé de dé déro robe berr le less fo fond ndss re reçu çuss du fournisseur et de les encaisser à son compte. Ce schéma de détournement rejoint, dans son principe, ceux liés à la fraude sur encaissement encaisse ment étudiés dans l’article relatif au cycle « ventes » : le règlement en provenance du fournisseur est intercepté par une personne du circuit de récepti réce ption on (exemp (exemple le : accueil, accueil, secrétar secrétariat iat,, serv service ice compta comptabil bilité) ité),, puis puis est détour détourné né à son bénéfice pour encaisser les fonds, et la manipulation est dissimulée par un jeu d’écritures comptables.
V- CAS PRATIQUE PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE Historique et che technique
Fond Fo ndée ée en 19 1992 92 à Casab Casabla lanc nca, a, pr prem emiè ière re vill villee in indu dustr strie iell llee du Maro Maroc, c, la soci sociét étéé LINA LINA NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes réparties en plusieurs activités maintenance, réparation, installation réseaux locaux et à distance, formation, génie software, ad admi mini nist strat ratio ion, n, pr prép épre resse sse,,
co comp mpta tabi bilit litéé
mark market etin ing g
di dire rect ctio ion n
co comm mmerc ercial ialee
et servi service ce
abonnement internet. La société a connu une progression phénoménale en quelques années
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Audit Comptable et Financier 2010 grâce à son service après vente qualifié et répondant à la demande incessante de la clientèle qui a conduit la société à créer en 1999 une deuxième société « CH PLUS « pour mieux gérer le parc informatique installé dans tout le Maroc par ses techniciens qualifiés. Depuis sa création, la société a eu beaucoup d’affection en tant que revendeur à Casa par les principaux importateurs de matériel informatique au Maroc et a réussi à avoir le label « revendeur exclusif Fujitsu Siemens Computers à Casa et au sud du Maroc grâce au chiffre d’affaire important qu’elle réalise chaque année, puis « agence Internet agréée 3S Global net » se chargeant des abonnements Internet à Casa, grâce à son expérience dans ce domaine. Le secret de cette réussite réside dans la puissance du service commercial qui a su avoir la confiance et le respect de sa clientèle fidèle en lui proposant un service de qualité. En 1998, devant un marché consommateur s’orientant de plus en plus vers la publicité et les supports mark ma rket etin ing g et se basa basant nt sur sur l’ l’ex expé péri rien ence ce de Comp Comput uter er Desi Design gn da dans ns le do doma main inee de communication, LINA NEGOCE décida d’implanter le premier service prépresse pour Mac et PC à Casa, en choisissant la meilleure technologie de flashage avec une première flasheuse de format 54*75 cm adapté à plus de 90% des imprimeurs, puis un scanner professionnel de format 34*53 cm en 1999 pour la numérisation précise de Dias, photos, tramés etc. Le succès était tellement immense, ce qui a conduit la société à acquérir une seconde flasheuse de format 81*112 cm répondant ainsi aux formats de toutes les d’offsets existantes au Maroc. Le service devint devint alors le plus compétent compétent et le plus rapide à Casa. Ne s’arrêtant s’arrêtant pas à ce stade la société est en phase de clôture de sa chaîne prépresse en recherchant un système d’épreuvage fidèle et conforme à l’impression offset finale. Pour cette raison trois visites à druppa 2000 à Düsseldorf en mois de mai, Intergraphic à Paris en mois de janvier 2001 et TPG à Paris en mois de mai 2001, ont été nécessaires pour choisir judicieusement la meilleure technologie répondant aux besoins des imprimeurs en tunisie.
II- La descripon de l’acvité
l’act activ ivit itéé pr prin inci cipa pale le résid résidee da dans ns la ve vent ntee de maté matéri riel elss Activitéé principale Activit principale : l’ inform inf ormati atique ques. s. Vue la nature nature de l’activ l’activité ité de l’entr l’entrepr eprise ise son cycle cycle d’expl d’exploit oitatio ation n comprend deux étapes fondamentales : l’approvisionnement et la commercialisation.
L’approvisionnement : : ce dernier se fait de deux manières et ceci selon la marque du matériels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, l’approvisionnement se fait selon des
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Audit Comptable et Financier 2010 clauses du contrat établi entre les deux sociétés. Par contre l’approvisionnement des autres marques se fait selon la demande et la commande du client.
commercialisat cialisation ion : la commercialisation est caractérisée par son service après La commer La vente reposant sur la qualité et la rapidité de la livraison. La société offre également une garantie d’un an avec droit à une réparation gratuite.
Moyens Moye ns : inform informaticien aticienss qualifiés, qualifiés, transporteu transporteurs rs aimables, aimables, stocks stocks équipés, équipés, locaux aménagés.
Perspectives d’avenir :: Afin d’être plus présent sur le marché, la société prévit de contracter des concessions avec des marques réputées telles que IBM
III- L’organigramme
PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES
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Audit Comptable et Financier 2010 Dans toute démarche d’audit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un maximum d’informations sur la société et son environnement afin de nous permettre de déterminer les risques généraux liés à la société. L’objectif à ce stade, n’est pas de contrôler et de vérifier le bien-fondé des informations mais, de les collecter en s’assurant toute fois qu’elles ne semblent pas incohérentes. Ces donnée donnéess sont sont recueil recueillies lies essenti essentielle ellemen mentt à l’aide l’aide d’entr d’entreti etiens ens avec avec les différ différent entes es personnes susceptibles de fournir une information appropriée.
I-
Système ac achats/fournisseurs
Il s’agit de la description du circuit « achat/fournisseurs » qui recouvre l’organisation du groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste à décrire les différentes différe ntes étapes que doivent doivent suivre suivre les documents documents servant servant de base aux opérations opérations relatives aux achats et aux dettes dettes d’expl d’exploit oitati ation. on. Ainsi Ainsi on distin distingue gue quatre quatre étapes étapes princi principal pales es : la commande, la réception, la comptabilisation et le règlement. Moyens :: la description s’est faite à l’aide d’entretiens réalisés auprès du personnel concerné de la société, à savoir : -
resp respon onsa sabl blee des des ach achats ats
-
comptables
-
magasinier
Etape n° 1 : La commande Cette étape concerne concerne le processus processus de déterminatio détermination n des besoins et d’autorisati d’autorisation on d’achat, de recherche et de sélection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande. Au nive niveau au de la dé déte term rmin inati ation on de dess be beso soin ins, s, il y a lieu lieu de relev relever er un unee pr proc océd édur uree to tout utee particulière pour les produits d’entretiens et de fournitures dont les besoins sont déterminés annuellement par les gérants des différents exploitations et leur consommation suivant les stades, un état mensuel est envoyé au responsable pour suivre l’évolution de l’utilisation de certains produits, les besoins, les stocks et les quantités à commander pour le mois suivant. Pour obtenir les meilleurs conditions d’achats combinant les facteurs tels que : le prix, la qualité le délai de livraison et les conditions de règlement, le responsable d’achats dispose d’une liste détaillée de ses principaux fournisseurs par type d’achat.
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Audit Comptable et Financier 2010 Les bons de commande sont établis aussi bien pour les produits d’entretiens et de fournitures que pour le matériel informatique. Ils sont signés par le responsable des achats après avoir examiné le bien fondé des commandes. Les B.C sont établis en 3 exemplaires dont un envoyé au service comptable afin de permettre le suivi de la commande (relance de fournisseurs). -
un des desti tin né au au mag magas asin inie ier r
-
un clas classé sé da dans ns le do dossi ssier er fo four urni niss sseu eur r
Etape n° 2 : La réception Cette étape concerne le processus de réception des biens à partir de la livraison fournisseur. Dès la livraison du bien ou de service, le magasinier vérifie que la livraison correspond correctement (références, quantités, qualités) à la commande passé, et réceptionne les biens reçus en créant un bon de réception B.R qui reprend les éléments effectivement livrés. Les B.R sont établis en quatre exemplaires prénumérotés dont : -
un ex exem empl plai aire re est est co cons nserv ervéé par par llee gar gardi dien en
-
un exe exemp mpla laire ire est est con conse serv rvéé par par le mag magasi asini nier er
-
un ex exem empl plai aire re est est en envo voyé yé à llaa dire direct ctio ion n
-
un exe exemp mpla laire ire est est adres adressé sé au serv service ice com compt ptab abili ilité té
La réception des factures :: dès la réception du courrier, la secrétaire procède à son ouverture et à l’enregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numéro d’ordre interne av avan antt qu qu’e ’ell lles es ne so soie ient nt tr tran ansm smis ises es au aux x au autre tress se serv rvic ices. es. Ceci Ceci af afin in d’ d’év évit iter er un unee pe pert rtee d’informations. Le servi service ce co comp mptab table le pr proc ocèd èdee à un do doub uble le class classem emen entt (chro (chrono nolo logi giqu quee et pa parr ty type pe de fournisseur) : -
class classem emen entt d dan anss un un dos dossi sier er fo four urni nisse sseur ur
-
class classem emen entt d dan anss un un cla classe sseur ur fo four urni nisse sseur ur
Etape n° 3 : La comptabilisation Cette Cet te pha phase se concern concernee le process processus us de vérifi vérificati cation on et de compta comptabil bilisat isation ion de la factur facturee fournisseur en vue de son règlement. L’opération effectuée par la comptabilité fournisseur consiste à vérifier les éléments de la facture (référence (référence de produits produits ou services, services, quantités, quantités, prix, conditions conditions de règlement) règlement) avec les documents qui lui ont été transmis : -
bon de commande
-
bon de de li livraison
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Audit Comptable et Financier 2010 -
bon de de ré réception
Une fois ce rapprochement réalisé, on procède à la comptabilisation de la facture dans les temps tem ps approp appropriés riés.. Le temps temps compta comptabil bilisé isé est porté porté sur la facture facture pour éviter éviter un double double enregistrement. Etape n° 4 : Le règlement Cette Cet te étape étape est la fin finali alisati sation on du proces processus sus d’acha d’achat. t. Elle Elle met en relatio relation n la compta comptabil bilité ité fournisseur et la direction. Le responsable des chèques (ou traites) propose le chèque (ou la traite) à faire signer par le directeur. Ce dernier adjoint au chèque tous les documents justificatifs : bon de commande, bon de réception et la facture. Après la signature, la facture est annulée par l’apposition d’un tampon « payé «. L’en L’ense semb mble le de dess do docu cume ment ntss es estt re reto tour urné né à la co comp mpta tabi bili lité té po pour ur mise mise à jo jour ur du do dossi ssier er fournisseur et archivage.
Pare III : Le contrôle des systèmes Système achats/fourniss achats/fournisseurs eurs
L’audit du contrôle interne « achat/fournisseurs » consiste à analyser les risques inhérents à la procédure telle qu’elle est décrite par la société mais également telle qu’elle existe sur le terrain. 1-1 Objectifs de la révision L’objectif principal de la révision des achats est de s’assurer que les transactions cidessous sont exécutées suite à des autorisations préalables de la direction. -
acha achats ts de marc marcha han ndise disess
-
la réception
-
la quantité acheté etée
-
le choi choix x des des four fourni niss sseu eurs rs
-
le paie paieme ment nt aux aux fou fourn rnis isse seur urss
De même, les achats sont convenablement imputés aux comptes stocks et fournisseurs afin de permettre une préparation seine des états financiers dans les délais raisonnables.
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Audit Comptable et Financier 2010 Moyens : : test d’acheminement (ou de conformité) afin de s’assurer que les descriptions du système achats fournisseurs sont exactes, programme de révision, test de permanence qui a pour objectif de s’assurer que la procédure décrite est effectivement appliquée et conclusion.
1-2 Test de fonctionnement : Fournisseurs : PC
40.5 : Journal des achats
40.6 : Résultats du test d’acheminement
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Audit Comptable et Financier 2010
1-3 Programme de révision : Il s’agit de s’assurer de la fiabilité des informations contenues dans la description narrative du système achats/fournisseurs.
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Audit Comptable et Financier 2010 A partir des relevés « Fermes « constatant les entrées de Marchandises. On a procédé aux vérifications
suivantes
:
1-4 Test de permanence : Il consiste à sélectionner un certain nombre de transactions ou d’opérations et à vérifier que le point de contrôle prévu a bien été appliqué. La technique la plus utilisée est celle du sondage. A ce niveau, on a procédé à la sélection de 15 bons de réception et aux vérifications suivantes :
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Audit Comptable et Financier 2010
1-5 Conclusion : A l’issu du contrôle du circuit « achat/fournisseurs », il apparaît que les différentes phases de cette procédure sont minutieusement contrôlées par la direction. Ce qui constitue une force de ce système. Ai Ains nsi, i, à titr titree d’ex d’exem empl ple, e, les les bo bons ns de ré récep cepti tion on pr prén énum umér érot otés és pe perm rmet etten tentt au servi service ce comptabilité :
De s’assurer d’avoir enregistré toutes les réceptions en charges à payer.
D’ét D’ éten endr dree le co cont ntrô rôle le su surr les les fa fact ctur ures es re reçu çues es le dé débu butt d’ d’ex exer ercic cicee et le less bo bons ns de réception correspondants.
De lister en fin d’année les numéros de bon de réception non encore facturés. Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes :
Les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne des frais financiers, des coûts de stockage stockage ainsi que des pertes dues à la détérioration détérioration des produits
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Audit Comptable et Financier 2010
L’absence des fiches techniques permettant de déterminer le prix de chaque bien.
Donc, il est particulièrement utile de mettre en place des procédures permettant de détecter sans retard certains éléments des stocks, à savoir :
Les stocks à rotation lente ;
Les stocks périmés ;
Les stocks dont l’utilisation est aléatoire.
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