Revision Des Comptes Cycle Achat

I-

Audit du cycle achats fournisseurs

La description du circuit des achats Dans le cas d’absence du manuel de procédures, il est important d’établir le narratif des procédures concernant le cycle d’achat ; afin d’acquérir le maximum d’informations pour une meilleure compréhension des circuits de traitement d’informations. Ceci se peut par des entretiens avec l’ensemble des intervenants dans le circuit afin d’avoir une vue plus détaillée du circuit. L’ensemble des constatations exprimés par les responsables donne lieu à :

1- Emission des demandes d’achat  La direction des travaux concernés  Le service achat  Le service gestion  Le service du projet L’émission des demandes d’achats est obligatoire pour toutes les commandes supérieures à 1000 Dhs. Après avoir détecté les besoins des différents services. Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de l’émission :  La numérotation  Imputation  Délai et lieu de livraison  Désignation des articles

2- Circuit des demandes d’achat  Procédure exceptionnelle Pour l’achat d’une fourniture revêtant un caractère d’urgence, la commande pourra se faire directement par téléphone entre la direction du projet et le service achat.  Imprimés de diffusion C’est l’organisation administrative de la circulation des imprimés des DA Exemplaire conservé par le client, conservé par la direction des travaux, conservé par le service achat, original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrôle des livraisons.

Audit Comptable et Financier 2010 3- Etablissement des bons de commande  Emission des bons de commande Le bon de commande reprend l’intégralité des informations portées sur la demande d’achat : 

Numéro de la commande



Service traiteur : achat



Référence : centre d’imputation, code analytique



Désignation du fournisseur



Condition des paiements



Dates et lieu de livraison



Date et visa du responsable achat o Circuit du bon de commande o Imprimé de diffusion

Original envoyé au fournisseur est sera conservé par lui Exemplaire envoyé au fournisseur et retourné impérativement à l’entreprise.

4- Réception de la marchandise 5- Traitement et circuit des factures  Réception de la facture o Facture fournisseur o Facture établie sur contrat  Présentation type d’une facture  Enregistrement de la facture

a. Circuit L’émetteur : la comptabilité Le service de gestion : contrôle des imputations analytiques Le service travaux : accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement

b. classement Mission des services  Contrôler et viser dans les plus brefs délais les documents  Retourner la facture et autorisation de paiement au service comptabilité 2

Audit Comptable et Financier 2010 6- Règlement des factures fournisseurs Il existe deux moyens de règlement:  Le chèque  Effet de commerce

CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS1 : Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit :  Déclenchement de la commande, (objectifs et organisation)  Acceptation et traitement des livraisons, (objectifs et organisation)  Enregistrement des dettes, (objectifs et organisation)  Paiement des factures. (objectifs et organisation)

II- Révision des comptes du cycle Achat : 1. Objectifs • Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise. • Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan • Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de clôture

2. Les principaux comptes concernés 61. CHARGES D’EXPLOITATION La rubrique 61 regroupe les postes suivants :

611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consommés de matières et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes

1

Voir le cours

3

Audit Comptable et Financier 2010 616 : Impôts et taxes 617 : Frais de personnel 618 : Autres charges d’exploitation 619 : Dotations d’exploitation 6121. Achats de matières premières 6122. Achats non stockés de matières et fournitures consommables Sont débités du prix d’achat net des taxes légalement récupérables par le crédit d’un compte de tiers ou de trésorerie. La TVA déductible correspondante est comptabilisée au débit du compte “Etat- TVA récupérable” 6123. Achats d’emballages Ce compte enregistre les achats d’emballages qui peuvent soit être gardés par l’entreprise, soit restitués à son fournisseur, soit avoir un usage à la convenance du client. 6124. Variation des stocks de matières et fournitures Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées en stocks et à leur crédit les sorties. Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur des inventaires entre le début et la fin de l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des comptes d’achat pour déterminer la valeur des achats consommés qui représentent les charges réelles de l’exercice. 6125. Achats non stockés de matières et de fournitures Ce compte regroupe tous les achats non stockés (eau, électricité...) ou ne transitant pas par une unité de stockage de l’entreprise, tels que ceux afférents à des fournitures dont les existants en fin d’exercice, sont inscrits en tant que charges constatées d’avance au débit du compte 3491. 6126. Achats de travaux, études et prestations de services Ce compte regroupe les achats HT des travaux, études et prestations soustraités pour le compte de l’entreprise par des tiers. Il est subdivisé par nature de prestations. 6128. Achats de matières et de fournitures des exercices antérieurs Ce compte enregistre les achats de matières et fournitures afférents aux exercices antérieurs. 6129. R.R.R.O sur achats consommés de matières et fournitures Les R.R.R. dont bénéficie l’entreprise auprès de ses fournisseurs sont comptabilisés au cours de l’exercice au crédit du compte avec le débit du compte de tiers concerné

4

Audit Comptable et Financier 2010 441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES Le compte 4411 « Fournisseurs » est crédité du montant des factures d’achats de biens ou de services par le débit : Des comptes concernés de la classe 6 pour le montant hors taxes récupérables pour les charges de fonctionnement ; Des comptes du poste 3413 pour les éléments constitutifs du coût de production des opérations en maîtrise d’ouvrage directe pour le montant hors taxes récupérables ; Du compte 3455 « Etat, TVA récupérable » pour le montant des taxes récupérables ; Du compte 3471 « Immeubles en cours mandants » pour les éléments constitutifs du coût de production pour les opérations en maîtrise d’ouvrage déléguée. Le compte 4411. « Fournisseurs » Ce même compte est débité par le crédit : D’un compte de trésorerie lors des règlements des factures aux fournisseurs ; Du compte 4415 « Fournisseurs – effets à payer » en cas d’acceptation d’une lettre de change ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise ; du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 « Rabais, remises et ristournes obtenus » pour le montant des réductions obtenues hors factures ; Du compte 3411 « Fournisseurs, avances et acomptes versés sur commandes d’exploitation » pour solde de ce compte, le cas échéant. Le compte 4413. « Fournisseurs, retenues de garantie » Reçoit à son crédit, par le débit du compte fournisseur intéressé, le montant des retenues effectuées sur le prix convenu jusqu’à l’échéance du terme de garantie prévue. Ce compte peut être scindé entre les opérations propres, les opérations MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crédité par le débit du compte « Fournisseurs » lors de l’acceptation d’un effet ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise. Le compte 4417. « Fournisseurs – factures non parvenues » C’est un compte de régularisation (Transitoire) rattaché au compte fournisseur concerné, il convient alors, pour ne pas fausser les résultats, de débiter le compte de charges concerné par le crédit du compte 4417. Le compte ci-dessus est crédité du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le débit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concernés et du compte de TVA récupérable. L’entreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opération. A l’ouverture de l’exercice suivant, cette écriture est contre-passée. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 à la fin de chaque période comptable et non pas uniquement à la clôture de l’exercice. 5

Audit Comptable et Financier 2010 Le compte 4418 « Autres fournisseurs et comptes rattachés » Il est destiné à enregistrer les autres opérations avec les fournisseurs non spécifiées.

3. Les contrôles à effectuer sur le cycle achat :  Procédures d’examen analytique : • Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents enquêter sur les changements inattendus • Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents

 Procédure de base • Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai d’encaissement et de décaissement • Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice • Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire physique ou celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non rapprochés des factures • Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer

Procédures générales • Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes • Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et les comptes annuels • Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance fournisseurs ou

éventuellement avec le total de l’échéancier des effets à payer • Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et acomptes versés et sont

classés à l’actif du bilan • S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la différence de change figure

dans le compte « écart de conversion actif ou passif »

6

Audit Comptable et Financier 2010 • Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il n’existe pas

d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probable de réalisatio

4. Récapitulatif : On peut dire que le travail de l’auditeur porte essentiellement sur :

L’exhaustivité des enregistrements : Pour tester l’exhaustivité des enregistrements, l’auditeur met généralement une circularisation des fournisseurs.

La régularité des enregistrements : Pour valider le rattachement à l’entreprise des opérations enregistrées, l’auditeur procède à des sondages sur la justification des charges comptabilisées sur la période.

Coupure des enregistrements : Pour apprécier le rattachement des charges à la bonne période, l’auditeur met en œuvre les sondages suivants : o Sondages sur les derniers achats de l’exercice afin de s’assurer que les achats se rapportent tous à l’exercice clos ; o Sondages sur les premiers achats de l’exercice suivant afin de s’assurer que la comptabilisation de certaines charges n’a pas été différée sur l’exercice suivant ; o Contrôle de cohérence par comparaison avec l’exercice précédent, des principales catégories de charges faisant l’objet de factures non parvenues en fin d’exercice.

Existence des soldes fournisseurs : l’auditeur peut examiner la justification de comptes fournisseurs en procédant aux travaux suivants : o Examen du rapprochement entre la balance auxiliaire fournisseurs et la balance générale, puis vérification de la justification des écarts pouvant exister. o Réalisation de sondages sur des comptes fournisseurs pour s’assurer que chaque composante des soldes sélectionnés est justifiée et concerne bien l’entreprise.

Evaluation des soldes fournisseurs : L’auditeur recense les dettes en devises et vérifie qu’elles ont fait l’objet d’une réévaluation correcte à la clôture.

Présentation : L’auditeur s’assure qu’il n’y a pas de compensation entre les soldes débiteurs et les soldes créditeurs.

7

Audit Comptable et Financier 2010

III- Les principaux schémas de détournements d’actifs relatifs au cycle « Achat » La mise en place de mesures efficaces de prévention et de détection des fraudes nécessite de connaître les principaux schémas de détournement d’actifs. Cet article expose un certain nombre de cas fréquemment rencontrés au niveau du cycle « Achat » des entreprises. Une recherche efficace des détournements d’actifs commis par les employés rend nécessaire la maîtrise des principaux schémas de fraude, ces dernières peuvent concerner tous les cycles de l’entreprise, qu’ils soient opérationnels ou administratifs. Cet article se limitera à la présentation de schémas de fraude spécifiques

au

cycle

«

achats/fournisseurs

».

Bien qu’apparemment simple vu de l’extérieur, le cycle « achats » est, en réalité, particulièrement complexe compte tenu du fait qu’il existe différents types de transactions d’achats avec différents types de

fournisseurs.

Le processus « achats » comprend l’achat de biens ou de services par l’entreprise, depuis la passation de la commande jusqu’au paiement de la facture, en passant par la réception du bien ou de la prestation, la réception

de

la

facture

et

sa

comptabilisation.

Ce cycle présente des risques importants de détournement, car il concentre l’essentiel des mouvements de sortie de fonds de l’entité.

1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION Le principe commun dans les schémas de falsification de la facturation est de faire en sorte que l’entreprise victime reçoive une facture fictive ou surévaluée, qu’elle accepte de la régler, et que le fraudeur puisse encaisser l’argent à son compte.

1.1 La création de fausses factures 1.1.1 L’émission d’une fausse facture La première étape de ce schéma consiste pour l’employé fraudeur à introduire dans le circuit de paiement une facture totalement fictive qui ne correspond à aucune marchandise ou service reçu en contrepartie. 8

Audit Comptable et Financier 2010 Dans la plupart des cas, les factures fictives utilisées pour les détournements concernent des prestations de service. En effet, lors d’un achat de biens ou de marchandises, les procédures de contrôle sont généralement plus difficiles à contourner, puisqu’il faudra présenter un bon de commande et un bon de réception pour que le paiement soit autorisé. Cela implique donc de créer ou de falsifier d’autres documents. Alors que dans le cas des services, les bons de commande ne sont pas toujours formalisés, les libellés des factures sont souvent peu explicites et le contrôle de la réalisation de la prestation est difficilement

possible

après

coup.

Donc

le

maquillage

sera

plus

aisé.

1.1.2 Le paiement de la facture Le paiement des factures nécessite, d’une part, que celles-ci soient approuvées par une personne habilitée et, d’autre part, que le service payeur ne décèle rien d’anormal dans la procédure et les documents. Si le fraudeur a une position hiérarchique l’autorisant à valider les factures, la fausse facture permettra juste au service payeur d’être conforté dans l’absence d’anomalie. Si le fraudeur a besoin de soumettre à validation ses factures, la fausse facture devra, non seulement apparaître totalement réelle, mais également

avoir

un

libellé

qui

soit

crédible

vis

à

vis

de

l’autorité

signataire.

Une fois que le bon à payer est obtenu, le règlement sera régulièrement effectué et le fraudeur pourra récupérer le chèque à l’adresse du fournisseur fictif ou, si le paiement est effectué par virement, l’argent arrivera directement sur son compte, puisqu’il aura précédemment enregistré ses coordonnées bancaires dans

le

fichier

des

fournisseurs.

Ainsi, le fraudeur aura pu détourner des fonds sans déséquilibrer les comptes de l’entreprise. La seule trace de cette manipulation sera une charge fictive dans les comptes, mais qui disparaîtra lors du changement d’exercice et de la remise à zéro des comptes de charges. Si cette procédure frauduleuse est bien effectuée, l’employé pourra la réitérer plusieurs fois, d’autant plus que la répétition de factures émanant d’un fournisseur fictif peut donner une apparence de régularité et donc de normalité.

1.2 La surfacturation Cette deuxième méthode de détournement par falsification de la facturation nécessite l’entente avec un fournisseur afin de majorer le prix de certains achats et de faire payer l’excédent à l’entreprise victime. Le fournisseur complice partage ensuite les gains du surcoût avec l’employé fraudeur, soit par rétrocession 9

Audit Comptable et Financier 2010 de commission, soit par des cadeaux ou autres avantages en nature. La fraude peut être réalisée par toute personne habilitée à passer des commandes et peut concerner tout type d’achats (biens mobiliers, marchandises, prestations,…). De plus, la récurrence de la fraude accorde de la normalité au prix d’achat, et

donc

éveillera

de

moins

en

moins

les

soupçons.

La détection de cette catégorie de fraude est très difficile, car tous les documents sont réels et la facture correspond à la réception qui elle-même satisfait à la commande. Seul un spécialiste des achats peut alors s’apercevoir

que

le

prix

d’achat

est

anormalement

élevé.

Pour limiter ce genre de manipulation, il convient d’instaurer des règles claires et écrites de sélection des fournisseurs, de systématisez les appels d'offres pour comparer les prix et de dresser des statistiques de concentration des prestataires car travailler toujours avec les mêmes prestataires multiplie les risques de fraude.

2. LA FALSIFICATION DES MOYENS DE PAIEMENT Contrairement aux cas précédents, dans lesquels le fraudeur procédait directement ou indirectement à une falsification des factures qui amenait l’entreprise à régler la facture en sa faveur, les schémas de fraude suivants fonctionnent par la falsification des moyens de paiement. C’est donc directement le fraudeur qui émet le règlement à son bénéfice.

2.1 L’émission de chèques falsifiés ou de virements frauduleux 2.1.1 Les chèques falsifiés

Dans ce schéma, le fraudeur doit en premier lieu avoir accès aux chéquiers. Donc, soit la préparation des chèques rentre dans ses attributions et il profite de cette faculté (comptable fournisseurs, trésorier, directeur financier), soit il est extérieur au circuit des paiements et doit alors dérober un ou plusieurs chèques de l’entreprise. Ensuite, en imitant la signature d’une personne habilitée, il peut détourner à son profit directement ou indirectement (via une société qu’il contrôle ou via un complice) les sommes souhaitées. ce risque peut résulter d’une mise à la disposition d’un employé, en qui on a particulièrement confiance, de

chèques

signés

«

en

blanc

»

afin

qu’il

paie

un

fournisseur. 10

Audit Comptable et Financier 2010 Celui-ci sera alors tenté de payer lui-même le fournisseur et d’encaisser le chèque pour lui avec un montant supérieur.

2.1.2 Les virements frauduleux Le règlement des factures par virement n’exclut pas la possibilité de détournement. Ce type de fraude nécessite de récupérer les coordonnées bancaires et les modèles de signatures autorisées ; le mieux étant encore de récupérer une matrice d’un ordre de virement. Par ailleurs, il convient de prendre connaissance des procédures de validation des virements mises en place par la société (signature simple ou conjointe, confirmation

écrite

ou

orale,

comptes

à

débiter

par

nature

d’opération,

…).

Avec ces éléments, le fraudeur, agissant seul ou en équipe organisée, peut confectionner de faux documents et envoyer le faux ordre de virement à la banque de l’entreprise victime. Si le fraudeur a respecté les procédures de validation établies avec la banque, celle-ci procédera au transfert des fonds sur le compte du fraudeur.

2.2 La falsification de l’endossement de chèques Dans cette méthode de détournement, l’employé intercepte un chèque émis par sa société à destination d’un

tiers

en

règlement

d’une

facture

puis

l’encaisse

à

son

profit.

Pour intercepter les chèques, les employés les mieux placés sont ceux qui manipulent ou distribuent les chèques. Cela concerne principalement les personnes du service comptable, du secrétariat et du service courrier. Mais, dans les sociétés peu structurées en termes de contrôle interne, les chèques sont souvent facilement

accessibles.

Une fois le chèque intercepté, le fraudeur a deux possibilités : - Il peut falsifier le nom du bénéficiaire du chèque et inscrire son nom à la place. Ainsi il n’aura aucun souci

à

encaisser

le

chèque.

- Il peut créer une société avec une dénomination sociale similaire à celle du fournisseur lésé et encaisser le chèque sur le compte de cette nouvelle société. 11

Audit Comptable et Financier 2010 La

dissimulation

de

la

fraude

:

La dissimulation du délit est un élément clé dans le schéma de fraude. Elle implique non seulement de masquer l’identité du fraudeur mais également de faire en sorte que l’organisation victime ne se rende pas compte

du

détournement.

Avec les schémas de falsification des moyens de paiement tel que l’émission de chèques falsifiés ou le virement frauduleux, des écarts au niveau de la trésorerie vont être générés entre le solde en banque et le solde en comptabilité, car le chèque ou le virement frauduleux va apparaître sur le relevé de banque mais pas en comptabilité. Cette somme frauduleusement détournée va donc figurer sur le rapprochement bancaire.

Si le fraudeur a accès aux comptes, il peut maquiller sa fraude en enregistrant une écriture comptable qui viendra créditer le compte de banque d’un montant égal à la fraude par le débit d’un compte judicieusement choisi. Notamment, il doit comprendre beaucoup de mouvements et avoir un solde élevé afin d’être difficile à auditer. Avec cet enregistrement comptable, les sommes détournées n’apparaîtront plus

en

rapprochement

bancaire.

Ces schémas de fraude mettent en exergue l’importance de la séparation des fonctions entre l’émetteur du règlement, le signataire et la personne qui effectue les rapprochements bancaires. Egalement, la réconciliation des soldes entre les relevés de banque et les soldes en comptabilité constitue un point de contrôle clé qui nécessite une réalisation très régulière (mensuellement), avec une analyse détaillée (contrôle arithmétique, contrôle des périodes d’encaissement, contrôle des sommes anciennes, analyse des chèques annulés, …) ainsi qu’une supervision étroite.

3. AUTRES CAS FREQUENTS DE DETOURNEMENTS 3.1 La suppression d’un enregistrement Une des techniques de dissimulation des détournements d’actifs relatifs au cycle « achats » peut également

être

la

suppression

de

l’enregistrement

initial

de

la

transaction. 12

Audit Comptable et Financier 2010 Ce type de manipulation peut intervenir dans les cas de vol de marchandises ou de biens achetés : après avoir dérobé le bien, le fraudeur annule la transaction d’achat afin de ne laisser aucune trace dans le système : ni de la réception du bien, ni de la constatation de la charge relative à l’achat. Le fournisseur qui a livré le bien va réclamer son règlement mais compte tenu de l’absence de trace dans le système, il sera plus difficile de dénouer le problème, d’attribuer les responsabilités et de remonter jusqu’au fraudeur.

Toutefois, les procédures de contrôle interne et notamment les contrôles informatisés permettent dans bien des cas de prévenir ce schéma de fraude, car soit il est rendu impossible d’effectuer l’annulation d’une transaction, soit une trace de chaque annulation est conservée et peut être vérifiée.

3.2 Le double règlement Dans ce schéma le fraudeur fait en sorte que l’entreprise victime règle deux fois la même facture. Ainsi, le fournisseur a été payé conformément à sa facture et donc ne risque pas de réclamer, puis l’employé fraudeur

détourne

le

deuxième

règlement.

Pour ce faire, le fraudeur fait une copie fidèle de la facture originale. Quelques temps après avoir payé la facture initiale. Dans ce cas, un deuxième règlement est adressé au fournisseur. Pour récupérer le chèque, le fraudeur réclame le paiement erroné au fournisseur en invoquant une erreur. Celui-ci constate à juste titre le double règlement et renvoie un chèque à la société que le fraudeur se chargera d’intercepter.

Si la facture concerne des biens ou des marchandises, cette manoeuvre frauduleuse va engendrer un écart d’inventaire ; en revanche, si elle concerne des prestations de service, la seule trace sera la surévaluation d’un poste de charge.

3.3 L’achat injustifié Par cette technique de fraude sur décaissement, l’employé fait réaliser, par l’entreprise victime, des achats pour

son

bénéfice

personnel.

Deux cas peuvent se présenter :

13

Audit Comptable et Financier 2010 - l’achat est effectué personnellement par l’employé, mais celui-ci fait en sorte que la facture soit au nom de l’entreprise (falsification ou accord avec le fournisseur) afin qu’elle soit payée par cette dernière ; - l’achat est effectué dans le cadre du circuit normal de validation des factures, mais les biens acquis seront récupérés par le fraudeur (interception de la livraison, changement d’adresse de livraison, accord avec le fournisseur, …).

Comme pour les fausses factures, ce genre de malversation est facilité dans les entreprises peu vigilantes sur le processus d’autorisation des dépenses, et notamment sur leur documentation et justification. Egalement, elle sera facilement réalisable par les personnes habilitées à valider les factures si aucune procédure n’est mise en place pour éviter que ces personnes puissent approuver leurs propres achats. En effet, comme l’un des critères déclenchant la fraude est l’opportunité, un employé sans supervision est davantage incité à frauder que quelqu’un qui sait que son entreprise a déployé des moyens permettant de détecter les détournements.

3.4 Le détournement d’un remboursement reçu d’un fournisseur Dans certains cas, les fournisseurs sont amenés à procéder à des versements au bénéfice de l’entreprise cliente. Cela peut concerner des remboursements partiels ou globaux dans le cadre d’un retour de marchandises détériorées ou incorrectes par rapport à la commande. Egalement, une prestation inadaptée ou effectuée partiellement, mais payée intégralement d’avance peut être source de remboursement. Dans ces situations, l’employé fraudeur peut être tenté de dérober les fonds reçus du fournisseur et de les encaisser à son compte. Ce schéma de détournement rejoint, dans son principe, ceux liés à la fraude sur encaissement étudiés dans l’article relatif au cycle « ventes » : le règlement en provenance du fournisseur est intercepté par une personne du circuit de réception (exemple : accueil, secrétariat, service comptabilité), puis est détourné à son bénéfice pour encaisser les fonds, et la manipulation est dissimulée par un jeu d’écritures comptables.

14

Audit Comptable et Financier 2010

IV- CAS PRATIQUE PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE Historique et fiche technique Fondée en 1992 à Casablanca, première ville industrielle du Maroc, la société LINA NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes réparties en plusieurs activités maintenance, réparation, installation réseaux locaux et à distance, formation, génie software, administration, prépresse, comptabilité marketing direction commerciale et service abonnement internet. La société a connu une progression phénoménale en quelques années grâce à son service après vente qualifié et répondant à la demande incessante de la clientèle qui a conduit la société à créer en 1999 une deuxième société « CH PLUS « pour mieux gérer le parc informatique installé dans tout le Maroc par ses techniciens qualifiés. Depuis sa création, la société a eu beaucoup d’affection en tant que revendeur à Casa par les principaux importateurs de matériel informatique au Maroc et a réussi à avoir le label « revendeur exclusif Fujitsu Siemens Computers à Casa et au sud du Maroc grâce au chiffre d’affaire important qu’elle réalise chaque année, puis « agence Internet agréée 3S Global net » se chargeant des abonnements Internet à Casa, grâce à son expérience dans ce domaine. Le secret de cette réussite réside dans la puissance du service commercial qui a su avoir la confiance et le respect de sa clientèle fidèle en lui proposant un service de qualité. En 1998, devant un marché consommateur s’orientant de plus en plus vers la publicité et les supports marketing et se basant sur l’expérience de Computer Design dans le domaine de communication, LINA NEGOCE décida d’implanter le premier service prépresse pour Mac et PC à Casa, en choisissant la meilleure technologie de flashage avec une première flasheuse de format 54*75 cm adapté à plus de 90% des imprimeurs, puis un scanner professionnel de format 34*53 cm en 1999 pour la numérisation précise de Dias, photos, tramés etc. Le succès était tellement immense, ce qui a conduit la société à acquérir une seconde flasheuse de format 81*112 cm répondant ainsi aux formats de toutes les d’offsets existantes au Maroc. Le service devint alors le plus compétent et le plus rapide à Casa. Ne s’arrêtant pas à ce stade la société est en phase de clôture de sa chaîne prépresse en recherchant un système d’épreuvage fidèle et conforme à l’impression offset finale. Pour cette raison trois visites à druppa 2000 à Düsseldorf en mois de mai, Intergraphic à Paris en mois de janvier 2001 et TPG à Paris en mois de mai 2001, ont été nécessaires pour choisir judicieusement la meilleure technologie répondant aux besoins des imprimeurs en tunisie.

15

Audit Comptable et Financier 2010 II- La description de l’activité 

Activité principale : l’activité principale réside dans la vente de matériels informatiques. Vue la nature de l’activité de l’entreprise son cycle d’exploitation comprend deux étapes fondamentales : l’approvisionnement et la commercialisation.



L’approvisionnement : ce dernier se fait de deux manières et ceci selon la marque du matériels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, l’approvisionnement se fait selon des clauses du contrat établi entre les deux sociétés. Par contre l’approvisionnement des autres marques se fait selon la demande et la commande du client.



La commercialisation : la commercialisation est caractérisée par son service après vente reposant sur la qualité et la rapidité de la livraison. La société offre également une garantie d’un an avec droit à une réparation gratuite.



Moyens : informaticiens qualifiés, transporteurs aimables, stocks équipés, locaux aménagés.



Perspectives d’avenir : Afin d’être plus présent sur le marché, la société prévit de contracter des concessions avec des marques réputées telles que IBM

III- L’organigramme

16

Audit Comptable et Financier 2010 PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES Dans toute démarche d’audit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un maximum d’informations sur la société et son environnement afin de nous permettre de déterminer les risques généraux liés à la société. L’objectif à ce stade, n’est pas de contrôler et de vérifier le bien-fondé des informations mais, de les collecter en s’assurant toute fois qu’elles ne semblent pas incohérentes. Ces données sont recueillies essentiellement à l’aide d’entretiens avec les différentes personnes susceptibles de fournir une information appropriée.

I-

Système achats/fournisseurs

Il s’agit de la description du circuit « achat/fournisseurs » qui recouvre l’organisation du groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste à décrire les différentes étapes que doivent suivre les documents servant de base aux opérations relatives aux achats et aux dettes d’exploitation. Ainsi on distingue quatre étapes principales : la commande, la réception, la comptabilisation et le règlement. Moyens : la description s’est faite à l’aide d’entretiens réalisés auprès du personnel concerné de la société, à savoir : -

responsable des achats

-

comptables

-

magasinier

Etape n° 1 : La commande Cette étape concerne le processus de détermination des besoins et d’autorisation d’achat, de recherche et de sélection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande. Au niveau de la détermination des besoins, il y a lieu de relever une procédure toute particulière pour les produits d’entretiens et de fournitures dont les besoins sont déterminés annuellement par les gérants des différents exploitations et leur consommation suivant les stades, un état mensuel est envoyé au responsable pour suivre l’évolution de l’utilisation de certains produits, les besoins, les stocks et les quantités à commander pour le mois suivant. Pour obtenir les meilleurs conditions d’achats combinant les facteurs tels que : le prix, la qualité le délai de livraison et les conditions de règlement, le responsable d’achats dispose d’une liste détaillée de ses principaux fournisseurs par type d’achat. 17

Audit Comptable et Financier 2010 Les bons de commande sont établis aussi bien pour les produits d’entretiens et de fournitures que pour le matériel informatique. Ils sont signés par le responsable des achats après avoir examiné le bien fondé des commandes. Les B.C sont établis en 3 exemplaires dont un envoyé au service comptable afin de permettre le suivi de la commande (relance de fournisseurs). -

un destiné au magasinier

-

un classé dans le dossier fournisseur

Etape n° 2 : La réception Cette étape concerne le processus de réception des biens à partir de la livraison fournisseur. Dès la livraison du bien ou de service, le magasinier vérifie que la livraison correspond correctement (références, quantités, qualités) à la commande passé, et réceptionne les biens reçus en créant un bon de réception B.R qui reprend les éléments effectivement livrés. Les B.R sont établis en quatre exemplaires prénumérotés dont : -

un exemplaire est conservé par le gardien

-

un exemplaire est conservé par le magasinier

-

un exemplaire est envoyé à la direction

-

un exemplaire est adressé au service comptabilité

La réception des factures : dès la réception du courrier, la secrétaire procède à son ouverture et à l’enregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numéro d’ordre interne avant qu’elles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin d’éviter une perte d’informations. Le service comptable procède à un double classement (chronologique et par type de fournisseur) : -

classement dans un dossier fournisseur

-

classement dans un classeur fournisseur

Etape n° 3 : La comptabilisation Cette phase concerne le processus de vérification et de comptabilisation de la facture fournisseur en vue de son règlement. L’opération effectuée par la comptabilité fournisseur consiste à vérifier les éléments de la facture (référence de produits ou services, quantités, prix, conditions de règlement) avec les documents qui lui ont été transmis : -

bon de commande

-

bon de livraison

-

bon de réception

Une fois ce rapprochement réalisé, on procède à la comptabilisation de la facture dans les temps appropriés. Le temps comptabilisé est porté sur la facture pour éviter un double enregistrement. 18

Audit Comptable et Financier 2010 Etape n° 4 : Le règlement Cette étape est la finalisation du processus d’achat. Elle met en relation la comptabilité fournisseur et la direction. Le responsable des chèques (ou traites) propose le chèque (ou la traite) à faire signer par le directeur. Ce dernier adjoint au chèque tous les documents justificatifs : bon de commande, bon de réception et la facture. Après la signature, la facture est annulée par l’apposition d’un tampon « payé «. L’ensemble des documents est retourné à la comptabilité pour mise à jour du dossier fournisseur et archivage.

Partie III : Le contrôle des systèmes Système achats/fournisseurs L’audit du contrôle interne « achat/fournisseurs » consiste à analyser les risques inhérents à la procédure telle qu’elle est décrite par la société mais également telle qu’elle existe sur le terrain. 1-1 Objectifs de la révision L’objectif principal de la révision des achats est de s’assurer que les transactions cidessous sont exécutées suite à des autorisations préalables de la direction. -

achats de marchandises

-

la réception

-

la quantité achetée

-

le choix des fournisseurs

-

le paiement aux fournisseurs

De même, les achats sont convenablement imputés aux comptes stocks et fournisseurs afin de permettre une préparation seine des états financiers dans les délais raisonnables. Moyens : test d’acheminement (ou de conformité) afin de s’assurer que les descriptions du système achats fournisseurs sont exactes, programme de révision, test de permanence qui a pour objectif de s’assurer que la procédure décrite est effectivement appliquée et conclusion.

1-2 Test de fonctionnement : Fournisseurs : PC 19

Audit Comptable et Financier 2010

40.5 : Journal des achats

40.6 : Résultats du test d’acheminement

1-3 Programme de révision :

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Audit Comptable et Financier 2010 Il s’agit de s’assurer de la fiabilité des informations contenues dans la description narrative du système achats/fournisseurs. A partir des relevés « Fermes « constatant les entrées de Marchandises. On a procédé aux vérifications

suivantes : 1-4 Test de permanence : Il consiste à sélectionner un certain nombre de transactions ou d’opérations et à vérifier que le point de contrôle prévu a bien été appliqué. La technique la plus utilisée est celle du sondage. A ce niveau, on a procédé à la sélection de 15 bons de réception et aux vérifications suivantes :

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Audit Comptable et Financier 2010

1-5 Conclusion : A l’issu du contrôle du circuit « achat/fournisseurs », il apparaît que les différentes phases de cette procédure sont minutieusement contrôlées par la direction. Ce qui constitue une force de ce système. Ainsi, à titre d’exemple, les bons de réception prénumérotés permettent au service comptabilité : 

De s’assurer d’avoir enregistré toutes les réceptions en charges à payer.



D’étendre le contrôle sur les factures reçues le début d’exercice et les bons de réception correspondants.



De lister en fin d’année les numéros de bon de réception non encore facturés. Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes :



Les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne des frais financiers, des coûts de stockage ainsi que des pertes dues à la détérioration des produits



L’absence des fiches techniques permettant de déterminer le prix de chaque bien.

Donc, il est particulièrement utile de mettre en place des procédures permettant de détecter sans retard certains éléments des stocks, à savoir : 

Les stocks à rotation lente ; 22

Audit Comptable et Financier 2010 

Les stocks périmés ;



Les stocks dont l’utilisation est aléatoire.

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