Reuniones Efectivas.pdf

Re u n i o n e s d e T r a b a j o : Co m o s e r u n f a c i l i t a d o r e f e c t i v o Cuando un grupo de personas se reúne, son necesarios algunos  l i nea neami mien entt os sobre cómo cómo t r ab abaj aj ar mej or. Hay dis di st i nt as man maneras eras de  organizar organizar r eun eunii on ones es gr upa upall es para que que el el t i emp empo o resul resultt e út út i l y  plen pl eno o de cont cont en enii do.

El facilitador no es el l íde íderr de la r eunión, sino má más s bien una

Una reunión efect iva es aquella en que l os part icipant es se sient sient en bien con sí mismos y con el grupo, dispuestos y abiertos a compartir sus ideas y concept concept os, os, a t rabaj ar j unt os const const ruct iva y posit posit ivament e y abandonar abandonar la reunión con l a sens sensación ación de haber hecho algo úti l sinti éndose éndose part e del grupo.

"herr amient a" del del gru gr u po…. FACILITAR ES LA CLAVE DEL EXITO El facilitador tiene un rol crucial dirigiendo el flujo de la discusión, removiendo obstáculos, resumiendo puntos y manteniendo el diálogo en su cauce; capturando ideas y digresiones, acallando las emociones del mom ento y m anteniendo el el espíritu espíritu posit posit ivo y productivo. El facilitador no es el líder de la reunión, sino más bien una "herramienta" del grupo, responsable de dirigir el proceso para que los participantes puedan focalizarse en el contenido. El facilitador debe permanecer neutral más allá del tema que se trate. Un buen facilitador mantiene la discusión en marcha y resume los elementos claves de la misma, captando las emociones de los participantes y utilizando refuerzos positivos a fin de sostenerlos en el mej or nivel de productividad. productividad.

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C h e c k l i s t p a r a f ac ac i l i t a d o r e s : Si l e encargan encargan que conciert e y prep are una reunión o una confer encia debemos tener en cuent a varios aspect aspect os para que la m isma isma se efect úe con éxito:

Antes de l a Reuni Reuni ón

Clarif ique al máxim o el obj et ivo de la reunión: ¿D ¿De qué hay que infor mar? ¿Qué deci sio nes hay que t om ar? ¿Qué se se pr et end e conseguir ?

Las claves para implementarlo con co n éxi éxitt o

Verifique que a la reunión sean invitados los participantes adecuados, a una hora determinada y que se haya reservado una sala de conferencias apropiada, con el equipamiento necesario y también la comida y bebida que se desee ofrecer. Asegúrese de que las personas importantes asistan a la reunión, esto es: las que deben ser informadas, las que deben ser consultadas y las que pueden pueden t omar decis iones. Estimule a los participantes para que se preparen cuidadosamente, a fin de poder desempeñar desempeñar un papel act ivo en la reunión. Revise las conclusiones de las reuniones anter iore s. ¿Algún punt o req uier e seguimiento? Haga Haga un plan. Piense en cómo abor dar cada ít em d e la agenda. ¿Alguno ¿Alguno de ell os reque ri rá una f orm a especial especial de di scusión cusión o r esoluci esoluci ón? ¿Alguno puede evocar emociones o sentimientos fuertes? Plantee algunos escenarios posibles.

Durante la Reunión Proponga una meta para la reunión y escríbala para que todos la vean. Asigne voluntarios para diferentes tareas como tomar notas, servir café, etc. Para cada ítem de la agenda resuma discusiones o decisiones previas a fin de actuali zar a todos. Observe si existen actitudes dominantes en los discursos y estimule a los que per manecen callados. callados. Resuma puntos y clarifique las discusiones. Si se busca un acuerdo, tome los elementos que van emergiendo y pruébelos. Ayude escribiendo el tópico para que t odos puedan verlo y ref erir se a él.

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Ch e c k l i s t p a r a f a c i l i t a d o r e s : Tome cada ítem que no se se haya resuelt resuelt o y pregunt e al grupo qué hacer. Observe los desacuerdos y recuerde a los miembros mantenerse en tema. Anótelos y resuélvalos antes de finalizar. Observe Observe el lenguaje gest gest ual para det ect ar t ensiones ensiones o incomodidades. incomodidades. Esté atento a comentarios que creen un ambiente negativo y expóngalos ante el grupo. Ayude Ayude a los miem bros que hablan hablan m ucho a resumir resumir . Tome descansos cuando crea que son necesarios.

Una guia para organizar reuniones efectivas…

Antes de finalizar la reunión, asegúrese de que se haya tomado una decisión basada en el conocimiento de fondo, con la participación activa de t odo el grupo grupo y con un ópti ópti mo aprovecha aprovechamient mient o del t iempo. Cuando Finali za la Reuni Reuni on: Recorra cada punto y liste las decisiones para aclarar los malentendidos antes del del cierr e. Analice la reunión con el grupo para recoger las malas y buenas experiencias adquiridas. Concret e la fecha la hora y el lugar del próxim o encuentro. Termine puntualmente.

Manteni endo la memori a del grupo Las notas de las reuniones son la memoria del grupo. Es un buen recurso leer las decisiones y los pasos a seguir al final de la reunión. De esta forma las corr ecciones pueden hacerse con los puntos aún fr escos escos.. En todas las actividades grupales las reuniones son habituales, pero la mayoría de ellas son frustrantes e insumen tiempo. A pesar de esto son el mejor camino para llevar a cabo discusiones, resolver problemas, presentar nuevos temas y, en general, gen eral, est est ar al t anto de lo que sucede. sucede. Si usted aprende a planificar, estructurar y participar efectivamente de las reuniones, mejorará el manejo de su tiempo y aumentará su productividad así como la de los demás part icipant es. es.

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