resumen unidad III sistemas de informacion contable

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION Tepepan

INTEGRANTES: Baltazar

y y

Trujillo Karen Anahí. Hurtado Reyes Guadalupe. Mireles Colín Lilia. Tapia Torres Lucia. Salinas Quintana Arianna. y

y

y

GRUPO: 1RV8

Resumen de: Unidad Temática III. ³SISTEMA ³SISTEM AS DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN CONTABLE´. Fundamentos de contabilidad. Profesora: Adriana Fecha de entrega: 08/10/10.

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INDICE. UNIDAD III. SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE. Tema.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.- Introducción«««««««««««««««««««««««««««3 3.1.- Concepto«««««««««««««««««««««««««««.4 3.2.- Objetivo««««««««««««««««««««««««««««4 3.3.- Importancia««««««««««««««««««««««««««..5 3.4.- Elementos que lo integran««««««««««««««««««««6 3.4.1.- Definición de documento fuente«««««««««««««««««7 3.4.2.- Concepto documento contabilizador«««««««««««««««8 3.4.3.- Tipo de pólizas««««««««««««««««««««««««9 3.4.4.- Catálogo de cuentas«««««««««««««««««««««...16 3.4.5.- Guía contabilizadora««««««««««««««««««««««23 3.4.6.- Libros principales y/o electrónicos: diario y mayor«««««««««25 4.- Conclusión«««««««««««««««««««««««««««..29 5.- Bibliografía«««««««««««««««««««««««««««.30

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INDICE. UNIDAD III. SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE. Tema.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.- Introducción«««««««««««««««««««««««««««3 3.1.- Concepto«««««««««««««««««««««««««««.4 3.2.- Objetivo««««««««««««««««««««««««««««4 3.3.- Importancia««««««««««««««««««««««««««..5 3.4.- Elementos que lo integran««««««««««««««««««««6 3.4.1.- Definición de documento fuente«««««««««««««««««7 3.4.2.- Concepto documento contabilizador«««««««««««««««8 3.4.3.- Tipo de pólizas««««««««««««««««««««««««9 3.4.4.- Catálogo de cuentas«««««««««««««««««««««...16 3.4.5.- Guía contabilizadora««««««««««««««««««««««23 3.4.6.- Libros principales y/o electrónicos: diario y mayor«««««««««25 4.- Conclusión«««««««««««««««««««««««««««..29 5.- Bibliografía«««««««««««««««««««««««««««.30

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INTRODUCCIÓN Un

sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar  las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos. El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones Debido a la globalización la economía está creciendo a pasos agigantados, por tal razón la contabilidad se encuentra en un proceso de cambio ante el surgimiento de las nuevas necesidades de información para ser utilizada por los diferentes usuarios que se interrelacionan en el ambiente empresarial.

La competitividad juega un papel importante en la economía mundial ya que esta, ha obligado a las empresas a implementar un sistema contable armónico que contribuya al crecimiento tanto de la empresa como del mercado, y así alcanzar un mejor nivel, para satisfacer las necesidades del entorno que exige calidad y confianza. Las personas ajenas a la empresa comenzaron a encontrar en la información contable, una herramienta fundamental que los ayudaría a tomar sus propias decisiones, por ese motivo se han incrementado los usuarios de la información en un ente económico, pues anteriormente se conocía un solo usuario que era el propietario y hoy en día surgen múltiples usuarios tales como el estado, inversionistas, clientes, entidades de control, colaboradores, público en general, entre otros. Teniendo en cuenta los diferentes usuarios se han planteado discusiones interesantes en la presentación de la información, ya que surgen dos variables: suministrar información específica o general, dicho de otra manera dar a conocer  información que interese a cada usuario exclusivamente o entregar informes que abarquen los intereses de todos los usuarios.

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UNIDAD TEMATICA: III   SISTEMAS DE INFORMACION CONTA BLE. 3.1.- CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Un

sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: y

la contabilidad financiera o la contabilidad externa.

y

la contabilidad de costos o contabilidad interna.

Los Sistemas de Información Contable son un conjunto de técnicas, procedimientos y recursos de los cuales se sirven las ciencias económicas, para intervenir en el mundo. Pero dicha intervención no se da en el vacío, sino que se realiza en un contexto social determinado. Un

sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

3.2. OBJETIVO. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer  y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. y

Predecir flujos de efectivo. 4

y

Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

y

Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

y

Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

y

Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

y

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

y

Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

y

Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto actividad económica representa para la comunidad.

social

que

la

3.3. IMPORTANCIA. La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición. Dentro de los nuevos conceptos que surgen como consecuencia de un entorno en continuo cambio tenemos: El capital Intelectual que apenas viene abriéndose paso dentro de las empresas, va cobrando cada vez mayor importancia como instrumento capaz de elevar el reconocimiento de los demás entes económicos y atraer la mirada de potenciales inversores, dada la confianza que les puede generar. Para darle un uso adecuado a estos intangibles antes no reconocidos en los Estados Financieros es necesario adelantar procesos investigativos que nos proporcionen la información requerida para darle el debido tratamiento a estos nuevos conceptos y la forma de evidenciar su importancia en la creación de valor convirtiendo a cada integrante de la empresa en parte fundamental de la estrategia del ente para la creación de dicho valor, pues como nos dice el Doctor  ALFONSO A. ROJO RAMÍREZ: " El capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratégicas con proveedores y clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de calidad, los medios tecnológicos, las cualidades humanas etc. Como elementos generadores de valor han de ser tomados en consideración en el análisis, lo que requiere evaluarlos adecuadamente e integrarlos en la planificación estratégica de la empresa." Por lo anterior uno de los retos de la contabilidad en el mundo de hoy aparte de seguir apoyándose en la contabilidad normal que en sí misma plantea la validez 5

de la información contable, debe encontrar y aplicar nuevos elementos que le permitan de una manera integral reflejar todo lo que ocurre en la empresa evidenciándolo en los estados financieros y en los respectivos informes. Un

efecto que produce estos nuevos cambios en la presentación de la información es que hace que sobresalga en medio de otras empresas.

3.4 ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN. El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de información pueda funcionar. El Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los programas (software). que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados. Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica. Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer  trabajar una aplicación en la empresa.

Estructura de un sistema contable Un

sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. y

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar  en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

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y

y

Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por  quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

3.4.1 Definición de documento fuente. El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo. La realización del Documento Fuente puede ser propia (es decir de la empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor). Por ejemplo puede ser una factura que entregó un proveedor a quien se le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta. Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa. Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crédito para un cliente de devolución o la cinta de la caja registradora.

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Tipos de Documentos Fuente. Los documentos fuente se dividen en dos tipos. Unos son los documentos justificativos, que según las definiciones disponibles son ³todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables´. Y por otra parte están los documentos comprobatorios, es decir aquellos ³documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad´. De modo de mantener un orden claro, quien realiza la contabilidad de la empresa debe asignar a cada documento fuente una identificación única. Lo más común es que se indique a cada uno con un código numérico o alfanumérico, que ayuda a clasificar las transacciones o documentos por tipo o categoría. Esto se hace para el caso de que sea necesario ubicar un determinado documento fuente, no haya que revisar en cada carpeta o archivador, sino que se tenga un conocimiento exacto de dónde encontrar cada uno. Formato. El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. De hecho, los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía. Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una función de formularios en la que se insertan los datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes electrónicos, con el mismo valor que el original. Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la dirección de las partes que participaron en la transacción.

3.4.2 Concepto de documento contabilizador  Puede concebirse así tanto al documento fuente debidamente registrado, como a la póliza que contiene el asiento contable; de cualquier forma es el documento conductor a la información para efectos de registro. Resulta conveniente que los documentos cumplan con la función mixta de ser fuente y contabilizadores a la vez.

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3.4.3 Tipos de pólizas La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo: a. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa. b. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar  responsabilidades. c. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar  en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor  facilidad. d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general. e. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros. Ventajas:

1. Mayor división del trabajo. 2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables. 3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas. Desventajas:

1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas. 2. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

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Sistema de póliza única: en el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario. Rayado de la póliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser  muy variables, según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter  interno que se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza única los datos que debe contener son los siguientes: 1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate. 2. El nombre de la póliza. 3. El numero de la misma. 4. Columna para la fecha de operación. 5. Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento. 6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos. 7. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes: A. La persona que la hizo, B. La persona que la reviso, y C. La que autorizo. 2. Registro de pólizas. Una

vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.

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La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este último, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada. Con respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo. De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho indicará que no se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la operación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada en los libros. La clasificación de operaciones en los dos grupos señalados da lugar a que las pólizas sean de las siguientes dos clases: 1.-pólizas de caja. 2.-pólizas de diario. Pólizas de caja: las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de

caja, es decir, aq2uellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero. Pólizas de diario: las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás

operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario. a continuación se mencionan los datos fundamentales que deberán llevar cada una de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datos que estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivos ya expuestos al tratar el sistema de póliza única. Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener serán los siguientes: Formas:

1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el número que se le asigne. 2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener: Columna para la fecha de la operación. Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida de caja, así como la redacción de la operación efectuada.

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Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos. 3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber: a. Quien la preparó b. Quien la revisó c. Quien la autorizó Póliza de diario: si el error existe en la póliza y se advierte antes de ser registrada, propiamente no se hace corrección, sino que se destruye o cancela la póliza equivocada y se procede a formular otra póliza de diario con el asiento correcto. Si hay error en la póliza y se advierte después de haberse registrado, se formula una segunda póliza de diario en que aparezca el asiento de contrapartida correspondiente y, como explicación la referencia a la póliza equivocada. Se registra esta segunda póliza y, automáticamente, queda corregido el error. Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser registrada se comete el error, ya sea cargando o abonando por una cantidad distinta a la correcta, la corrección se ejecuta solamente en el registro, en la forma que ya se ha tratado para estos casos en el sistema de póliza única.. Existe también la posibilidad de que, al registrarse las póliza, se cometan errores, debido a los rayados tabulares que para esos libros se usan. Este inconveniente como ya se ha mencionado varias veces es común a todos los sistemas de pólizas y a cualquier otro en que se empleen libros o registros de base de rayados de múltiples columnas. Sistemas de pólizas de diario y de entradas y salidas de caja No se trata de un nuevo sistema de pólizas, sino más bien de una modalidad del que acabamos de estudiar con el nombre de sistema de pólizas de diario y de caja. La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; y la otra, a las salidas. Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas, en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario. Las pólizas que se emplean son las siguientes:

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1. Póliza de diario. 2. Póliza de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso. 3. Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso. Esta clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres registros para su debida anotación, los cuales llevan los siguientes nombres. Registro de pólizas de diario. Registro de pólizas de entrada de caja. Ingresos. Registro de pólizas de salida de caja. Egresos. Debido a la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres registros. 4. Formas y rayados. 5. Las pólizas de diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado que en el sistema de pólizas de diario y de caja. Por ello, solamente vamos a mencionar  algunas de las modalidades que adoptan las pólizas de caja, subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida.

Pólizas de entrada de caja o de ingresos. Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero. La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son: y y y y y

El encabezado, El cuerpo de la póliza, y El pie (la parte inferior). En el anverso, el encabezado deberá contener: El nombre del negocio o empresa,

El nombre de la póliza (póliza de entrada Un espacio para notar el número que se asigne a la póliza.

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de

caja),

y

El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales. Por último, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron. En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha. Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con más frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.

Pólizas de salida de caja o de egresos. El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos. Registros de pólizas Cada clase de póliza se anotara en su respectivo registro. Por su apariencia, los registros de las pólizas de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de póliza de entrada, la primera columna de valores está destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le sigan serán de naturaleza acreedora y corresponderán a las cuentas que usualmente se afecten por las entradas de efectivo. En cambio, en el registro de pólizas de salida de caja, su primera columna de valores está destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientes serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la salida de fondos. La numeración de las pólizas se asigna cuando la póliza se registra, manteniendo una numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de póliza de las que en este sistema se usan. No obstante que la practica mas generalizada es la de establecer un registro especial para cada clase de póliza, no hay nada que impida usar dos registros, o uno solamente, para anotar las tres clases de pólizas. También pueden quedar  registradas las tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en este caso, 14

un rayado con tres columnas, para notar los números, respectivamente, de las pólizas de diario, pólizas de entrada y pólizas de salida de caja. Registro de operaciones Puesto que este sistema tiene como base la división de las operaciones en dos grupos (operaciones de caja y operaciones de diario), la forma que se emplea para su registro es la misma que se estableció en el sistema de pólizas de diario y caja. Sin embargo, como las pólizas de caja, se encuentran subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida, en las primeras se registraran únicamente las entradas en efectivo, anotándose en la póliza solamente la cuenta de crédito, puesto que la cuenta de cargo será siempre la de caja y bancos. Por lo que se refiere a las pólizas de salida, se anotaran en ellas las operaciones que impliquen salida de fondos, mencionándose en la póliza la cuenta de cargo, ya que la de crédito será, la de caja y bancos. Ventajas e inconvenientes Ventajas: la división de las pólizas de caja en las dos clases ya fijadas facilita el registro de operaciones en las empresas donde, por realizarse un movimiento importante de fondos, se hace necesario ocupar cajeros recibidores y cajeros pagadores. En este caso la división del trabajo se llevaría a cabo en forma más amplia, ya que los cajeros recibidores prepararían las pólizas de entrada, y los pagadores las pólizas de salida. Se puede ejercer un control más eficaz sobre ingresos y egresos en efectivo, debido a que estas operaciones quedan asentadas en pólizas especiales, distintas unas de otras. Para el registro de las pólizas, también se puede decir que la división del trabajo se ejecuta en forma más amplia, ya que para cada tipo de póliza, normalmente, se destina un registro, lo cual no deja de ser una ventaja respecto de los sistemas anteriores. Los bonos de fundador  Los bonos de fundador son titulo nominativos sin valor nominal que no forma parte del capital social y quedando a sus poseedores en forma gratuita una utilidad no mayor del 10% por los primeros 10 años. Los bonos de fundador se dan en virtud de que los fundadores de una sociedad mercantil no pueden decirse aso favor ningún benefició que menoscabe el capital 15

de la sociedad mercantil ni el acto o momento de la constitución ni para el futuro de la sociedad mercantil ya que de hacerse se consideraría nulo en una empresa de la que no se tenía seguridad de éxito por la cual se le permite gozar de un bono de fundador que le confiere a su tenedor el derecho de participar en las actividades anuales de la empresa como se dijo antes por un 10% de porcentaje máximo a un periodo mayor a 10 años contados a partir de la fecha de constitución de la sociedad mercantil teniendo como limitante que solo podrá cobrar el dividendo después que se haya cubierto el dividendo a los accionistas. En virtud de los bonos de fundador carecen de valor nominal su control debe de hacerse en cuenta de orden asignándosele el valor de un peso. 4. Liquidación Son las operaciones necesarias para concluir los negocios pendientes a cargo de la sociedad, para cobrar lo que ala misma se le adeuda para pagar lo que ella deba, para vender todo el pasivo y transformarlo en dinero para dividir entre los socios el patrimonio que así resulte. Causas de la disolución: Por expiración del término fijado en el contrato social. Por imposibilidad de seguir realizando el objetivo principal de la sociedad o por  quedar este consumado. Por acuerdo de los socios. Por que la cantidad de socios llegue a ser inferior al número. Que la ley establece. Por la pérdida de las 2 terceras partes del capital. El artículo 2726 del código civil establece que una vez disuelta la sociedad, sé podrá inmediatamente en la liquidación en un plazo de 6 meses salvo pacto en contrario poniendo en la razón o denominación la palabra en liquidación. Ejemplo : la compañía x s. A. En asamblea general extraordinaria de accionistas acuerda disolver por haber llegado al termino de la vida social, motivo por el cual fueron nombrados liquidadores y los miembros del consejo de administración, forma el siguiente balance:

3.4.4. Catalogo De Cuentas Es la relación del rubro de las cuentas de activo, pasivo y capital, costos y resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación 16

estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa para el registro de sus operaciones. Principios: 1. La clasificación debe estar bien fundada. 2. En la clasificación se procederá de lo general a lo particular. 3. El orden del rubro de las cuentas debe ser el mismo que tienen los estados financieros. 4. Los rubros o títulos de las cuentas deben sugerir las bases de las clasificaciones. 5. Debe preverse una futura expansión. Objetivo del catalogo de cuentas. Registra y clasifica las operaciones similares en cuentas específicas. Facilitar la preparación de los estados financieros. Facilita la actividad del contador. Sirve de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa. Promover la eficiencia de las operaciones. Tipos de catálogos. 1. Numéricos: Estos pueden ser de diferentes tipos; arábigos, romanos, combinados o duodecimales. 2. Alfabéticos: Puede ser progresivos y nemotécnicos 3. Mixtos: Numéricos y alfabéticos. Cuentas De Orden Son aquellas que sirven para el registro de operaciones que no afectan el Activo, el Pasivo o el Capital, pero de las que es necesario llevar un registro, con fines de recordatorio, de control, o bien, para anotar situaciones contingentes que pueden, o no presentarse en el futuro. A esta clase de cuentas se les designa también con otros nombres que conviene mencionar, para evitar confusiones: a. Cuentas de saldos compensados. b. Cuentas de registro. c. Cuentas de memorándum. d. Cuentas de secretaría.

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Aplicaciones de las cuentas de orden. Por su naturaleza solo tienen aplicación en los casos específicos que a continuación se indican: Para registrar valores ajenos. Para registrar valores contingentes. Para el registro de operaciones, con fines de control o de simple recordatorio. Movimiento de estas cuentas. Una

de las características de las cuentas de orden es que, invariablemente, hay que establecerlas en grupos de dos; es decir, siempre habrá una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual podríamos llamar la contra cuenta. Establecidas las cuentas de este principio, el movimiento de ellas puede presentas dos aspectos: Que su movimiento sea directo. Que su movimiento sea cruzado. Movimiento directo: Esta se da cuando al efectuarse un cargo a una de ellas, el crédito, necesariamente deberá corresponder a la otra cuenta o viceversa. Movimiento cruzado: Consiste en alternar un cargo a la cuenta de orden, con crédito a una cuenta de Balance o de resultados; o bien un crédito a una cuenta de orden con cargo a una cuenta de Balance o de resultados. El más usado es el de forma cruzada. Estas cuentas se caracterizan porque arrojan siempre saldos numéricamente iguales, aunque de naturaleza contraria. Nombre. En este caso, deberán observarse las reglas aplicables a cualquier cuenta, ya sea de Activo, de Pasivo o de Resultados en el sentido de que el nombre con el cual se las designe, deberá tener las siguientes características: Que sea concreto. Debe desecharse la costumbre de usar en el nombre palabras innecesarias, por el contrario deben emplearse solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operación que se trate de registrar en esas cuentas. Que sea preciso. Está íntimamente ligado con el primero y tiende a obtener la mayor claridad, a fin de que cualquier persona que lo lea pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se va a asignar a la cuenta.

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asificación Cl 

De Las

entas Cu 

De O  en. rd 

Las cuentas de orden se pueden clasificar desde el punto de vista de la naturaleza de las operaciones que registran, asimilándolas a los valores de Activo, Pasivo o Capital, de lo cual resultan los siguientes grupos: a. Cuentas de Orden de Activo. c. Cuentas de Orden de Pasivo. d. Cuentas de Orden de Resultados Deudoras. e. Cuentas de Orden de Resultados Acreedoras. También se clasifican tomando como base la finalidad para la cual fueron creadas. En este caso su clasificación es la siguiente: a. Cuentas de Orden para Valores Ajenos. b. Cuentas de Orden para Valores Contingentes. c. Cuentas de Orden para Valores de Registro. re  sentación P 

en e l  bal  ance.

Atendiendo a la naturaleza de las cuentas de orden, la costumbre es que su saldo se anote al pie del Balance, es decir, después de las sumas del Activo, del Pasivo y del Capital. Cuando el número de estas cuentas es reducido, se anotan debajo del Activo aquellas que tengan saldo deudor, indicando el nombre de las mismas y el saldo correspondiente y debajo del Pasivo y Capital, las cuentas de orden de naturaleza acreedor, mencionando también su nombre y el saldo respectivo. Sin embargo, la práctica más generalizada y cuyo uso se ha extendido no solamente en negocios comerciales, sino en otros de naturaleza distinta, como lo son los bancarios es la de agrupar las cuentas de orden bajo los tres rubros que son Valores Ajenos, Valores Contingentes y Cuentas de registro. Ejemplo de aplicación de las cuentas de orden para valores ajenos. Uno

de los casos que con más frecuencia se presentan en el comercio, es el de las mercancías remitidas para su venta a un comisionista. Las características de esta operación por lo que se refiere al comisionista se pueden sintetizar en los puntos que a continuación se indican: a. El comisionista actúa a nombre y cuenta

CATÁLOGO DE CUENTAS 19

y

ACTIVO CIRCULANTE GRUPO 1100-1199

y

ACTIVO FIJO GR UPO 1200-1299

y

ACTIVO DIFERIDO GR UPO 1300-1399

y

PASIVO CIRCULANTE GRUPO 2100-2199

y

PASIVO A LARGO PLAZO GR UPO 2200-2299

y

PASIVO DIFERIDO GR UPO 2300-2399

y

CAPITAL CONTABLE GR UPO 2400-2499

y

CTAS. COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO GR UPO 3100-3999

y

CUENTAS DE RESULTADOS GRUPO 4100-5000

ACTIVO y

GRUPO CIRCULANTE.

1100-0 Bancos 1101-0 Caja y y y y y y y y y

y y y y y y y y

Clientes Documentos por cobrar  Depósitos en garantía Anticipo a proveedores Deudores diversos Almacén de artículos terminados Almacén de mercancías IVA por acreditar  ISR anticipado

GRUPO FIJO Edificios Maquinaria y equipo Mobiliario y equipo Equipo de transporte Equipo de reparto Equipo de computo Acciones, bonos, y valores 20

EJEMPLO: DISEÑO: OSCAR RIVERA ESPINOZA

REVISO: OMAR GARCÍA MALDONADO

APROBO: ARTURO VILLICAÑA

IMPRESOS MEXICANOS S.A. DE C.V. 15 DE AGOSTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 1999 DIRECCIÓN GENERAL FOLIO IV GUIA GERENCIA ADMINISTRATIVA HOJA DE CONTABILIZADORA. y y y

GRUPO DIFERIDO Gastos de instalación Prima de seguros pagados por anticipado

PASIVO y y y y y y y y y

y y y y y

y y y

GRUPO CIRCULANTE Gastos de organización Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar  Documentos por pagar  PTU por pagar  IVA por pagar  Anticipo de clientes GRUPO A LARGO PLAZO Documentos por pagar a largo plazo Acreedores hipotecarios Préstamos de habilitación y avío Préstamos refaccionarios GRUPO CREDITOS DIFERIDOS Intereses cobrados por anticipado Ingresos cobrados por anticipado CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO Estimación para cuentas incobrables Depreciación acumulada de edificios Depreciación acumulada de maquinaria y equipo Depreciación acumulada de mobiliario y equipo Depreciación acumulada de equipo de transporte Depreciación acumulada de equipo de reparto y

y y y y y y

21

y y y y

Depreciación acumulada de equipo de computo Amortización acumulada de gastos de organización Amortización acumulada de gastos de instalación Amortización acumulada de primas de seguros pagados por anticipado

DISEÑO: OSCAR RIVERA ESPINOZA

REVISO: OMAR GARCÍA MALDONADO

APROBO: ARTURO VILLICAÑA

IMPRESOS MEXICANOS S.A. DE C.V. 15 DE AGOSTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 1999 DIRECCIÓN GENERAL FOLIO IV GUIA GERENCIA ADMINISTRATIVA HOJA DE CONTABILIZADORA. y

CUENTAS DE RESULTADOS.

4100-0 Ventas 4200-0 Costo de ventas   Gastos de venta 4400-0 Gastos de administración 4500-0 Gastos financieros   Productos financieros   Otros gastos   Otros productos

CAPITAL CONTABLE 2400-00 Capital social 

Utilidad

de ejercicios anteriores

  Pérdida de ejercicios anteriores 

Utilidad

del ejercicio

  Reserva legal

22



Utilidades

por aplicar 

  Pérdida del ejercicio

3.4.5 GUIA CONTABILIZADORA. La Guía Contabilizadora es una herramienta que ayuda a facilitar es la contabilización de la información, estableciéndose en ella todos los posibles asientos contables a registrar, por cada grupo de cuentas y por cada operación en específico.

O B J E T I V O: Tiene como objetivo básico la unificación tiene de criterio respecto a la forma en que se debe de registrar contablemente la información generada dentro de la institución. Elementos  a  considerar  en  la  elaboración  de  la  guía   contabilizadora 1. Naturaleza de la información base que generará el asiento contable 2. Criterio utilizado para registrar contablemente la información 3. Catálogos existentes en la institución (catálogo de cuentas, de fondos, de funciones, de unidades responsables, entre otros) 4. Controles y formatos establecidos. 5. Documentos fuente que darán soporte al asiento contable. 6. Procedimientos y políticas de la institución. 7. Normativa existente: Normas y principios de contabilidad, leyes y reglamentos vigentes, entre otros. Esta guía contabilizadora se integra con los números correspondientes y los nombres de las cuentas que se manejan en una empresa, estas cuentas, pertenecientes al Activo, Pasivo, Capital, etc., se dividen primero en: Rubros: Son las subdivisiones de los elementos del Estado de Balance, o sea: y

y

y

y

y

y

Activo Circulante Activo Fijo o No circulante Cargos Diferidos Otros Activos Pasivo Circulante o a Corto Plazo Pasivo Fijo o a Largo Plazo 23

y

Créditos Diferidos

Estos a su vez se subdividen en: Cuentas: Denominación que se les da a los renglones que integran a los rubros del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos, y cada una de ellas se encuentra subordinada a un rubro específico. Por ejemplo: Caja Clientes Proveedores Acreedores Diversos Capital Social Reservas de Capital Ventas Costo de ventas Algunas de estas cuantas también se subdividen en: Subcuentas: Término que se le asigna a cada una de las partes de o elementos que integran una cuanta colectiva o principal, como la cuanta de Clientes, la de Proveedores, la de Almacén, etc., Por ejemplo: Cuenta de Clientes formada por: Subcuentas: "La Poblanita", S.A. Abarrotes "Mi Buena Suerte" "El Tigre de los Abarrotes", S.A. Sr. León Barrera, Minorista  Se componen de la siguientes columnas:  No. De la operación.  Descripción de la operación.

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 Documentación de soporte, integrado por: Documento fuente (o principal) Documento conexo (o complementario)  Documento contabilizador.  Cuentas de cargo y abono, según el catálogo de cuentas.

3.4.6.- Libros principales y/o electrónicos: diario y mayor  /,%52635,1&,3$/(6

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: Libro de Inventarios y Balances Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante. La información que debe contener este libro es: La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos. El valor que corresponde al El valor parcial de las operaciones.

valor

El valor total correspondiente a cada cuenta. A continuación se presenta un formato

25

unitario

de

cada

artículo.

VALOR VALOR VALOR UNITARIO PARCIAL TOTAL

CANTIDADCUENTA ACTIVO CAJA Caja General MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA TERRENOS Lotes EQUIPOS DE OFICINA Escritorios Sillas Archivadores TOTAL ACTIVO PASIVO PATRIMONIO APORTES SOCIALES Cuotas o partes de interés social TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.

Libro Diario Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. En este libro se encuentra información como: y y y y

La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario. La descripción del comprobante. La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. 26

y

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares. En él se encuentra la siguiente información: y

y y y y

La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento débito o crédito de cada cuenta. Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

EJEMPLO DE LIBRO DIARIO.

EJEMPLO DE LIBRO MAYOR. 27

EJEMPLO DE BALANZA DE COMPROBACION. 28

4.-CONCLUSIÓN Es muy importante los sistemas de información financiera ya que gracias a estos podemos tener una buena organización de todas las operaciones contables que realizamos, al igual saber que documentos nos pueden ayudar para llevarlo a cabo, y tener una idea de cómo tener una guía contable o un catalogo de cuentas para facilitarnos todo tipo de información y satisfacer la necesidad del usuario. La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legítimo, justo y honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que proporciona.

29