Repaso Tema16 Concepto de Documento Registro

TEMA 16. CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO​. Definición:​

Según L. 30/92; todo aquel válidamente emitido por los órganos de la Admón. Pública.

Clases de documentos ( 2 tipos):

_Privados _Públicos (3 tipos) *Legislativos *Judiciales *Administrativos (4 tipos) +De instrucción. +Resolutorios. +De comunicación. +De constancia. Importa resaltar del documento su relación con el original a efectos de su valor testimonial. De ahí que cualquier documento puede incluirse en alguno de estos apartados: .-Minuta:​ ​es el borrador o escrito preparatorio del que surge el documento original. .-Original: es el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en materia y forma que se emitió. .-Copia:​ es la reproducción del original. Puede ser: *Simple: reproducción que hace un particular que no tiene autoridad para garantizar la exactitud de la copia. *Certificada: la reproducción la hace la Administración que, mediante diligencia, garantiza la exactitud de la copia. *Compulsadas:​ copias simples, pero cotejadas por la Administración. Documento:

Características de los documentos: *​Producido por un órgano administrativo. *​Debe poder incorporarse a un expediente. *​Normalmente escriturado. Definición de los principales documentos administrativos: .-Providencia:​ Decisión de un órgano que no pone fin a un asunto. .-Resolución:​ Decisión de forma definitiva. Debe ser notificada. .-Informe y dictámen: Pareceres que emiten los funcionarios, autoridades

u organismos distintos de aquellos a quienes corresponde dictar resolución o propuesta de resolución. .-Propuestas y mociones: Se llama “propuesta” a la proposición de resolución que el funcionario y órgano instructor presenta en el ejercicio de sus funciones al órgano que ha de decidir. Se llama “moción razonada de los subordinados” a la proposición que que un funcionario hace a su inmediato superior, sobre la conveniencia y oportunidad de adoptar una resolución determinada. Definición de los principales documentos de constancia: .-Diligencia:​ declaración de la constancia de un hecho de tipo procedimental. .-Certificación: declaración solemne de conocimiento que pone de manifiesto

lo que existe en

archivos preestablecidos o se conoce por otro medio. Definición de los principales documentos de comunicación: .-El oficio:​ ​comunicación a destinatario nominalmente conocido. *Notificación: ​acto formal de un órgano destinado a comunicar

a los interesados una resolución

administrativa. *Citación: ​es la convocatoria con señalamiento del sitio, hora y día en que deba comparecer el citado. *Emplazamiento:​ ​es la convocatoria para comparecer dentro de un término que se señala. *Requerimiento: ​es un acto formal de intimidación que se hace a alguna persona para que se entregue, haga o deje de hacer alguna cosa. .-Los edictos: ​son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conocimiento de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificación personalmente. Confección de documentos:

Todos los documentos administrativos deben contener: *​El título del documento, y en su caso, el procedimiento que se inicia. *​El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se integra el documento. *​La denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano competente para la emisión del documento, así como el nombre y apellidos de la persona que formaliza el documento. *​El lugar y fecha en que se formalizó el documento. *​La identificación del destinatario. Modelos normalizados; material impreso (solicitud): *​En la 1ª hoja de todo modelo normalizado

de solicitud figurará en su encabezamiento un título, dos espacios para la constancia de las fechas de entrada en el órgano de presentación y de registro en el órgano competente. *​Datos del solicitante; apartados para que el ciudadano señales datos personales de identificación, estrictamente necesarios en función del procedimiento. *​Datos relativos a la solicitud; la petición en que se concreta la solicitud, hechos y razones en los que se fundamenta. *​La relación de los documentos preceptivos que el ciudadano debe acompañar al modelo de acuerdo con la normativa correspondiente *​Datos relativos a la notificación.

REGISTRO: Las oficinas de registro de la AGE son unidades administrativas que tienen la consideración de órgano administrativo por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros. Definición:

Creación, modificación y supresión:

Se efectuará de acuerdo con las reglas establecidas en la LOFAGE. Las oficinas de registro de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno y de los servicios territoriales en ellas integrados se crean, modifican o suprimen por Orden del Ministro de Administraciones Públicas. Registro general:​ recoge cualquier asiento o comunicación. Deben instalarse en soporte informático. remitirán copia de la totalidad e los asientos que practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta última la que ejerce las funciones de constancia y certificación. Registro auxiliar:

Contenido de una anotación registral: *​Un número de orden. *​Epígrafe expresivo de su naturaleza (instancia, recurso, notificación, etc.) *​Fecha de entrada. *​Identificación del interesado. *​Órgano administrativo remitente, si procede. *​Persona u órgano al que se envía. *​Referencia al contenido de la comunicación que se registra en su caso.

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos o comunicaciones e indicarán la fecha del día de la recepción o salida. Funciones del registro: *​Recepción de solicitudes,

escritos o comunicaciones dirigidos a cualquier órgano de la

Administración Pública. *​La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones. *​Anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones. *​La remisión de las solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas u órganos. *​La expedición de copias selladas de los documentos que se deban aportar. *​La realización de cotejos y copias compulsadas (éstas tendrán la misma validez que el original aportado en el procedimiento de que se trate, sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original). Registros telemáticos:

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá realizarse a través de estos registros durante las 24h de todos los días del año. Se regirán por la fecha y hora oficial española. Cómputo de plazos:

Se regirá a los efectos de cómputo de los plazos fijados en días hábiles por los siguientes criterios: *Serán días inhábiles los así declarados para todo el territorio nacional. También se considerarán días inhábiles los que así lo sean en la comunidad autónoma donde se encuentre el órgano al que corresponda la competencia.

ARCHIVOS:

Archivos *Privados *Públicos .-Históricos .-Administrativos. Archivos históricos: *​Archivo Histórico Nacional. *​Archivo de la Corona de Aragón. *​Archivo General de Simancas. *​Archivo General de Indias *​Archivo General de la Guerra Civil

Española.

Archivos administrativos:

*Archivos de gestión: .-Características:

.”Archivo de oficina” . Existe uno por cada unidad administrativa. . No son de libre consulta. . Pertenecen a la primera edad de los documentos. .-Finalidades:

. Custodiar documentos en pleno trámite. . Remitirlos al Archivo General si tramitados en dependencias centrales. . Remitirlos al Archivo Prov si tramitados en dependencias periféricas. . La remisión se efectúa anualmente. *Archivos centrales: .-Características:

. Existe uno en cada Departamento. Son de libre consulta. . Pertenecen a la segunda edad de los documentos. .-Finalidades:

. Custodiar documentos tramitados. . Remitirlos al Archivo General pasados 15 años. *Archivos intermedios: .-Características:

. Existe uno ubicado en Alcalá de Henares. . Depende de la Direcc. Gral. Del Libro, Archivos y Bibliotecas. . Pertenece a la tercera edad de los documentos. .-Finalidades:

. Custodiar documentos que carecen de vigencia administrativa. . Remitirlos al Archivo Histórico Nacional, pasados 25 años. ( si tienen valor histórico, si no, no )

Criterios de ordenación: .-​Orgánico. .-​Funcional. .-​Alfabético. .-​Numérico. .-​Cronológico. .-​Etc. Operaciones relacionadas con el orden: .-​Desdoble. .-​Signaturación y sellado. .-​Datación. .-​Numeración y foliación. .-​Agregación. .-​Expurgo:​ sólo con documentos que

no se trasfieran a la 2ª fase y sólo las copias.