Regulasi Pertemuan setiap unit dan antar tingkat.docx

RSU ALIYAH III KENDARI

PANDUAN PERTEMUAN DISETIAP DAN ANTAR TINGKAT DI RSU ALIYAH III KENDARI

RUMAH SAKIT UMUM ALIYAH III 2018

RUMAH SAKIT UMUM ALIYAH III  JL. CHRISTINA TIAHAHU  –  BARUGA KENDARI Telp.   081140201238  E-mail : [email protected]

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM ALIYAH III KENDARI Nomor : 056/KEP/RSUAIII/XII/2018 TENTANG PANDUAN PENETAPAN JENIS PELAYANAN DI RSU ALIYAH III KENDARI

DIREKTUR RSU ALIYAH III KENDARI

Menimbang

:

a.

bahwa dalam mengembangkan komunikasi dan koordinasi yang baik, Rumah Sakit perlu mengatur pertemuan disetiap tingkat Rumah Sakit.

 b.

bahwa untuk membentuk budaya dan kerjasama dan komunikasi untuk melakukan koordinasi sebagaimana dimaksud huruf a, maka perlu ditetapkan Panduan Pertemuan disetiap dan antar tingkat di RSU Aliyah III Kendari dengan

Keputusan

Direktur

Rumah Sakit

Umum Aliyah III Kendari. Mengingat

:

1.

Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.

2.

Undang-Undang No. 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran

(Lembaran Negara Tahun 2004 No 116,

Tambahan Lembaran Negara No 4431). 3.

Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1996 Tentang Tenaga Kesehatan (Lembaran Negara Tahun1996 No. 49, Tambahan Lembaran Negara 3637).

4.

Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.

5.

Undang-Undang

Nomor

25

Tahun

2009

tentang

Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia. Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Repu blik Indonesia Nomor 5038). 6.

Peraturan

Menteri

Pendayagunaan

Aparatur

Negara

dan Reformasi Birokrasi Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan. 7.

Keputusan

Menteri

129/Menkes/SK/II/2008

Kesehatan

Tentang

Standar

No Pelayanan

Rumah Sakit. 8.

Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 150, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4502).

9.

Keputusan Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan

UMKM

Kota

Kendari

dengan

Nomor

:

210558504508 dan telah disahkan oleh Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan  Nomor : AHU-49682.AH.01.01. Tahun 2012.

MEMUTUSKAN

Menetapkan

:

KEPUTUSAN ALIYAH

III

DIREKTUR KENDARI

RUMAH

SAKIT

TENTANG

UMUM

PANDUAN

PERTEMUAN DISETIAP DAN ANTAR TINGKAT DI RSU ALIYAH III KENDARI. KESATU

:

Panduan Pertemuan disetiap dan antar tingkat di RSU Aliyah III Kendari yang dimaksud adalah pertemuan Direksi  pertemuan para kepala bidang dan pertemuan antar unit  pelayanan. Pertemuan antar tingkat ataupun pertemuan antar lintas profesi dalam membahas pengembangan pelayanan.

KEDUA

:

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini, akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di

: Kendari

Pada tanggal

: 21 Desember 2018

Lampiran

: Keputusan Direktur RSU Aliyah III Kendari

 Nomor

: 056/KEP/RSUAIII/XII/2018

Tanggal

: 21 Desember 2018

Tentang

: Panduan Pertemuan Disetiap dan Antar Tingkat di RSU Aliyah III Kendari

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau  bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan  penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh  pimpinan rapat yang baik. Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat dise lenggarakan tanpa  biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan  penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya. Rapat merupakan sebuah metode untuk mendapatkan keputusan  bersama mengenai masalah-masalah yang ada. Dengan adanya keputusan dalam sebuah rapat, maka keputusan tersebut secara metodis dapat dilaksanakan  pelaksanaannya kepada semua peserta tanpa kecuali. Selain kepada para pihak dalam rapat, keputusan rapat juga mengikat pihak ketiga, hal ini terkait dengan

 proses keterwakilan dalam tersebut. Sehingga rapat masih merupakan salah satu cara penemuan solusi bersama yang dinilai paling efektif. Selain itu, rapat (conference atau meeting ) merupakan suatu alat atau media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi untuk emdnapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan

permasalahan

tertentu,

dimana

melalui

rapat

berbagai

 permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

B. Pengertian

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan  pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan,  pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan. Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan  profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai  persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang  berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor. Dr. Peter Drucker, dalam bukunya mengatakan:

Kita

menyelenggarakan

rapat

The Effective Executive, karena

orang-orang

yang

melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama. Bedasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa rapat ialah  pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

BAB II RUANG LINGKUP

Panduan ini diterapkan kepada seluruh jajaran pegawai RSU Aliyah III Kendari yaitu Direktur, Kepala Bidang, Kepala Instalasi, Kepala Unit dan seluruh karyawan. Kewajiban dan Tanggung Jawab 

Seluruh karyawan Rumah Sakit a. Memahami dan menerapkan prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RSU Aliyah III Kendari  b. Menciptakan

ketertiban

dalam

penyelenggaraan

rapat/pertemuan

di

lingkungan RSU Aliyah III Kendari 2.

Kepala Instalasi / Kepala Bagian a. Memastikan seluruh staf di Instalasi memahami dan melaksanakan prosedur  penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RSU Aliyah III Kendari  b. Berkoordinasi dengan Kepala Bidang, Kepala Instalasi dan Kepala Unit dalam menyelenggarakan suatu rapat/pertemuan. c. Mengevaluasi tindak lanjut dan solusi yang didapat dari hasil pertemuan dan melaporkan serta mengaplikasikannya dalam kegiatan setiap hari nya.

3.

Direktur dan Wakil Direktur a. Menerima rangkuman Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan secara  berkala.  b. Menindaklanjuti Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan

BAB III KEBIJAKAN

1.

Direktur Rumah Sakit membentuk budaya kerjasama dan komunikasi untuk melakukan koordinasi dan integrasi asuhan pasien.

2.

Seluruh jajaran manajemen RSU Aliyah III Kendari secara berkala melakukan monitoring dan evaluasi setiap keputusan yang dihasilkan dalam rapat

3.

Direktur, Kepala Bidang, Kepala Instalasi dan Kepala Unit secara berkala melakukan monitoring dan evalusi di unit kerja masing-masing.

BAB IV TATA LAKSANA

A. Langkah Persiapan Rapat

Didalam mempersiapkan dan menjadwalkan rapat, maka setiap unit kerja wajib berkoordinasi dengan Bagian Administrasi. Adapaun langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1.

Berkoordinasi dengan Bagian Administrasi untuk menentukan hari jam dan tempat pertemuan.

2.

Setelah

menentukan

hari

dan

jam

maka

pimpinan

rapat

akan

mengkoordinasikan dengan peserta rapat untuk jadwal pertemuan 3. Pada saat rapat, setiap Unit harus mempersiapkan sendiri kebutuhan rapatnya (Daftar Hadir, Lcd, Papan Tulis, d ll)

B. Perlengkapan Dalam Rapat / Pertemuan :

1.

LCD (situasional)

2.

Papan tulis (situasional)

3.

Microfon (situasional)

4.

Daftar Hadir (wajib)

5.

Aqua Gelas (situasional)

6.

Snack (situasional)

7.

Makan (situasional) 8.  Notulen (wajib)

C. Hal Yang Harus Dilaporkan Dalam Rapat :

1.

Tindak lanjut hasil notulen rapat sebelumnya.

2.

Laporan kegiatan setiap unit (sesuai dengan format yang ada).

3.

Permasalahan sehari-hari yang terjadi di setiap unit.

BAB V DOKUMENTASI

1. Undangan Rapat 2.  Notulen Rapat 3. Materi Rapat 4. Foto 5. Surat Edaran