Redaction Administrative

 

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

---------DIRECTION GENERALE DE LA FONCTION PUBLIQUE ---------DIRECTION DES CONCOURS ----------

Unio Union n – Di Disc scip ipli line ne – Trav Travai aill -------

 REDACTION ADMINISTRATIV ADMINISTRATIVE E

COURS DE REDACTION REDACTION ADMINISTRA ADMINISTRATIVE TIVE

 

» » » » » » » » » » PLAN DE LA FORMATION INTRODUCTION 1-La Fonc Fonction tion Publi Publique que ouve ouverte rte ou fonc fonction tion publi publique que d’em d’emploi ploi : 2- La Fonct Fonction ion Publ Publique ique fer fermée mée FICHE FICH E 1 : GEN GENERAL ERALITES ITES I. LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF II. LES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

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Les Les ffo ormu rmules les d’a d’appel et et de cou courto rtois isie ie Les ffo ormules d’ d’introduction Les formules de conclusion

3-

FICHE 2 : LES DOCUMENTS DE CORRESPONDAN CORRESPONDANCE CE CHAP CH APIT ITRE RE I : LA LLET ETTR TRE E I.

LES M ME ENTIONS O OB BLIGATOIRES

II. II.

LE LES SM MEN ENTI TION ONS S FFAC ACUL ULTA TATI TIVE VES SE ETT C CIR IRCO CONS NSTA TANC NCIE IELL LLES ES

III.

LE CORPS DE LA LETTRE

CHAPITRE II : LES DOCUMENTS DE LIAISON I -LE B BORD ORDERE EREAU AU

A. Le borde bordereau reau classiqu classique e (b (borde orderea reau u d’envo d’envoi) i) B. Le bord bordere ereau au ssimp implif lifié ié (so (soit-t it-tra ransm nsmis) is) II - LA NOTE FICHE 3 : LES DOCUMENTS D’INFORMATIO D’INFORMATION N CHAPITRE I : LES DOCUMEN DOCUMENTS TS D’INFORMA D’INFORMATION TION INTERNES INTERNES OU DOCUMENTS DOCUM ENTS D’ET D’ETUDES UDES I. LE COMPTE RENDU II. LE PRO ROCE CES SV VE ERB RBA AL III. III. LE RA RAPP PPOR ORTT CHAPITRE II : LES DOCUME DOCUMENTS NTS D’INFO D’INFORMATION RMATION EXTER EXTERNE NE I. II. II III. I. IV.

LA CONVOCATION L’AVIS LE CO COMM MMUN UNIQ IQUE UE L’A L’ATTE TTESTA STATIO TION NE ETT LLE E CER CERTIF TIFICA ICATT

Fiche 4 : LES DOCUMENT DOCUMENTSS D’INJONCT D’INJONCTION ION OU D’INST D’INSTRUCTION RUCTION COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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I. II. II III. I. IV.

LA NOTE DE SERVICE LA C CIIRCULAIRE L’ L’IN INST STRU RUCT CTIO ION N L’OR L’ORDR DRE E

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» » » » » » » INTRODUCTION La Fonction Publique s’est construite en France dès l’Ancien régime, parallèlement au développement des fonctions de l’Etat. En Côte d’Ivoire, avec l’avènement de l’indépendance, le pays a mis en place une Administration typiquement ivoirienne pour répondre aux nombreux besoins de la jeune Nation. Aujourd’hui, la conquête statut est professionnel protecteur, à laFonction mission d’intérêt général qu’elled’un poursuit, la caractéristique delié la Publique de la Côte d’Ivoire. Cette Fonction Publique est désormais régie par  un Statut Général qui se décline dans un grand ensemble appelé Fonction Publique de l’Etat.

A l’intérieur de cette Fonction Publique, le fonctionnaire bénéficie d’une garantie professionnelle professionnelle fondament fondamentale ale : la titularisation. Même les agents publics, non titulaires, bénéficient eux aussi de garanties professionnelles fortes. Le cours aborde dans son premier chapitre les conditions d’accès à la Fonction Publique et le déroulement de la carrière du fonctionnaire. Sont évoquéss dans ce chap évoqué chapitre itre la notion du fonctionnaire fonctionnaire et son b besoin esoin en en formation ainsi que le Statut Général qui régit sa fonction jusqu’à la fin de sa carrière. Dans le deuxième chapitre, il est question des droits et devoirs du fonctionnaire. Il bénéficie de façon générale de droits publics de plus en plus proches du droit commun et de droits dits professionnels. Il est soumis à des obligations strictes à observer dans son milieu de travail. Il est important, avant d’entrer dans le vif du sujet, de cerner les différents systèmes de fonctions fonctions publiques, qu’elle qu’elle soit francophone ou anglo-saxon anglo-saxonne. ne. Il existe existe deux système systèmess de Fonction Publique, ce sont : -

-

La Fonction Publique ouverte ou la Fonction Publique d’emploi : Eta Etass Unis La Fonction Publique fermée fermée ou Fonction Pub Publique lique de carrière carrière : France

1-La la fonction publique ouverte ou fo fonction nction publique d’emploi :

La Fonction Publique est dite ouverte par le fait que les agents peuvent entrer et sortir de la Fonction Publique, de la même manière que dans le secteur privé. privé. Les agents sont vis-à-vis de l’Administration, l’Administration, dans une situa situation tion contractuelle. L’Adminis tration dans un tel contexte peut à tout moment mettre fin au L’Administration contrat de travail travail : Ce fût le cas aux Etats Unis lors de la grève des aigu aiguilleurs illeurs du ciel. C’est un système système qui a l’avantage l’avantage d’offrir une ssouplesse ouplesse dans la gest gestion ion des emplois et des effectifs. Il permet également un échange enrichissant entre le secteur public et le secteur privé. On peut dans ce modèle, entrer à n’importe quel moment dans l’Admi l’Administration, nistration, mais également en ressortir à n’importe quel moment. COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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La faiblesse de la Fonction Publique ouverte ou Fonction Publique d’emploi réside dans la précarité des emplois. Le fait marquant, notamment aux Etat unis qui applique ce modèle, c’est le renouvellement d’une grande partie des agents de l’administration à la suite de l’accession d’une nouvelle équipe au pouvoir d’Etat. C’est en moyenne moyenne 7 000 personnes personnes qui perdent leur emploi lorsqu’un lorsqu’un nouveau Président est élu. Cette pratique a pris le nom de « Spoil système », c'est-à-dire au vainqueur la dépouille. En effet le parti vainqueur des élections dispose à sa guise des postes de la haute Administration. La tendance aujourd’hui va vers une atténuation de ce système. 2- La Fonct Fonction ion Publ Publique ique fer fermée mée

La Fonction Publique est dite fermée par le fait que les agents entrent dans l’administration et n’en ressortent en principe qu’à la retraite. Elle est donc dite fermée car elle marque une démarcation nette entre le secteur public et le secteur privé. Lorsque l’on sort sort de la Fonction Publique, en principe, il n’est plus possible possible d’y être engagé. C’est du moins, la conséquence que l’on peut tirer de l’article 78 du Statut Général de la Fonction Publique, qui dispose in fine que la cessation définitive entraine la perte de la qualité de fonctionnaire. Cette démission doit être régulièrement acceptée et devient dès lors irrévocable. Dans la Fonction Publique fermée, le fonctionnaire est en principe amené à y faire toute sa carrière d’où la qualification de système de carrière. La situation des agents dans un tel système publique est régie par le Statut Général de la Fonction Publique. On dit à ce sujet, que le fonctionnaire est vis-à-vis de l’Administration, l’Administration, dans une situation situation statutaire et rég réglementaire lementaire : Il ne discute ni des conditions de travail ni de sa rémunér rémunération. ation. L’avantage du système de carrière réside dans la garantie de l’emploi. Les licenciements et révocations sont strictement encadrés par la Loi. De plus, le licenciement collectif ne peut être prononcé que par l’Assemblée Nationale dans le cadre d’une Loi dite de dégagement. Le système de carrière carrière comporte comporte une faiblesse de ttaille aille : l’absence. l’absence. Ni la performance individuelle ni les capacités intrinsèques ne permettent de progresser progre sser hors des règles règles édictées par le statut. Il y a comme une promot promotion ion de la loi du moindre effort. C’est ce constat qui a guidé la réforme du Statut Général intervenu en 1992. L’objectif de cette réforme était d’introduire dans la Fonction Publique Ivoirienne, une bonne bonne dose de système d’emplois, notamment notamment par la création de système de grade et leur corrélation avec les emplois et fonctions. La réforme a établit également un lien avec le secteur privé. Il y a eu l’ouverture sur le secteur privé en instituant des contrats pour exercer une quelconque activité avec la Fonction Publique. C'est-à-dire que l’Etat fait appel aux compétences du privé. La réforme à venir tiendra certainement compte de l’évolution l’évoluti on de l’environnement et des aspirations des agents de l’Etat. COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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QU’EST-CE QU’E ST-CE QU’UN FONCT FONCTIONN IONNAIRE AIRE ?

Le terme de fonctionnaire est d’une extrême imprécision. Si dans le langage courant, il désigne l’ensemble du personnel de l’Administration Publique c’est-à-dire en réalité tous les agents publics, ce terme correspond dans le langage juridique à une catégorie bien spécifique d’agents publics. Il apparaît donc nécessaire de définir la notion de fonctionnaire afin d’éviter  les confusions. C’est ion la lo loi i N°92 N°92-570 d du u nt 11 celle septem septembre bre 19 1992 92 Statut 1964 Général de la Fonct Fonction Pub Publique lique-570 mo modifia difiant n°64-488 du portant 21 décembre qui donne la définition du fonctionnaire et organise son régime juridique. A- Qu Que ed dit it la Loi Loi ?

L’article L’ar ticle premi premier er de la loi n°92-570 du 11 septembre 1992 dispose : le présent Statut s’applique aux personnes qui, nommées à titre permanent pour occuper un emploi dans l’Administration Centrale de l’Etat, les services extérieurs qui en dépendent et les Etablissements publics de l’Etat, ont été titularisées dans un grade de la hiérarchie administrative. Il ne s’appliq s’applique ue pas au aux x Magis Magistrats trats de l’Or l’Ordre dre Jud Judiciair iciaire, e, au pe personne rsonnell militaire et au personnel de la Sûreté Nationale.

Quant à l’article 2, il précise que : les personnes soumises aux dispositions du (présent) statut ont la qualité de fonctionnaire. B- Le fo fonction nctionnaire naire au se sens ns de la Lo Loii

De la combinaison des des disposition dispositionss de deux articles articles précités, il résulte résulte qu’est fonctionnaire toute personne, nommée à titre permanent pour occuper un emploi dans l’Administration et titularisé dans un grade de la hiérarchie administrative. Cette définitio Cette définition n contient contient les éléme éléments nts qu quii permette permettent nt de dist distingu inguer er le fonctionnaire des autres agents publics.

LE FONCTIONNA FONCTIONNAIRE IRE ET LE STYLE ADMINISTRA ADMINISTRATIF TIF

L’évolution de la vie des Etats a entrainé au fil des siècles et maintenant des années une augmentation considérable des interventions de l’Administration dans des domaines les plus divers (politique, économique, culturelle, financier, judiciaire, social, etc.). Elle doit s’adapter à toutes les contingences environnementales pour être efficace. Elle doit même procéder à son renouvellement. Ce renouvellement consiste à se doter d'un effectif qui peut s'adapter à des contextes complexes en évolution tout en continuant à faire preuve d'excellence en ce qui a trait à l'exécution de politiques et de

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programmes et à la prestation de services gouvernementales (*) à l'intention de la population population ivoirienne.1 Faire preuve d’excellence, c’est faire appel à l’action administrative qui ne peut être utile et efficace que si sa mise en œuvre se fait grâce à des documentss écrits document écrits ayant un contenu contenu clair clair et cohérent. C’est pourquoi la rédaction administrative (RA) est considérée à juste titre comme représentant une part appréciable et prépondérante dans l’action administrative. Certes, la RA qui est la rédaction du style littéraire et militaire mil itaire est un art dans la pratique duquel on se perfectionne progressivement pendant le déroulement de la carrière professionnelle. Mais il est plus qu’utile d’acquérir de bonnes connaissances de base indispensable avant d’entrer dans la vie active. Pour  la simple raison que les exigences des temps modernes notamment le quotidien des problèmes de développement et les multiples tâches de sections imposent à l’agent public la maîtrise de ses fonctions. Historique de la naissance de la rédaction administrative Il n’est pas certain que le style administratif ( SA) ait des origines précises. Peutêtre y avait que – il unl’allusion style à une époque époporter que co correspon rrespondant dantlittéraire à l’âge l’âgepour des ca cavernes. vernes. est certain devrait sur le style narrer cesIl évènements préhistoriques. Sous Charlemagne, les missi-dominici ont été en quelque sorte les ancêtres itinérants de l’Administration royale. Ils employèrent peut être un style particulier pendant leurs missions. Mais les Etats modernes, en s’organisant pour asseoir leur autorité et frontière ont été amenés à mettre en place une Administration. Respectivement so Respectivement sous us le Roi Philippe V ; il y a eu l’organisa l’organisation tion de la 1ère Chambre des Comptes. François 1er  a créé les registres d’Etat Civil. Il faut dire que l’évolution l ’évolution des tâches a amené l’Administration à prendre des directives et à donner des ordres dans un style dont le contenu est différent du langage ordinaire. Les animateurs de ces charges publiques ont établis au cours siècles des bases de ce qu’on appelle le SA qui doit incarner l’Etat et personnifier  l’Administration. Ainsi le SA s’est transformé progressivement en s’adaptant aux exigences des différentes époques de l’histoire avant d’être dans sa conception conceptio n actuelle.

(*)

 Notes pour une une allocution au Symposium Symposium 2006 de l'AP l'APEX EX du greffier du du Conseil privé et secrétaire secrétaire du Cabinet. Le 30 mai 2006  Ottawa (Ontario) COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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» » » » » » » FICHE N° 1 : GENERALITES La rédaction Administrative Administrative est-elle est-elle un genre littéraire littéraire ? A-t-elle ses lois et ses règle règless pro propres pres ? La rédaction administrative ne diffère de la rédaction classique que par le choix de certaines expressions, de certaines formules et de certaines règles de présentation. Trois (03) sous sous parties parties seront étu étudiées diées ici. Il s’agit : du caractère caractère du style administratif administratif ; des formules formules consacré consacrées es du vocabulaire vocabulaire administratif administratif ; de quelques règles générales de la rédaction administrative. I. LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATI ADMINISTRATIFF

Ils se manifestent par le choix des mots, de formules consacrées par les usages particuliers de l’Administration et par la tradition générale des bureaux bur eaux.. Ce sont : 1- la d diign gnit ité é

Le délégataire de l’Autorité publique se doit d’écrire en français et sous une forme telle que le ton du document permette au lecteur d’en identifier le caractère caractèr e officiel. Le souci de dignité se traduira dans les documents administratifs par la politesse, la courtoisie et la l a considération. La politesse politesse du style, coro corollaire llaire de sa qualité qualité est liée à l’exercice de l’Autorité. La politesse et la courtoisie n’excluent pas, cependant, la fermeté. 2- le rresp espect ect d de e la h hiér iérarc archie hie

L’Administration est une structure pyramidale organisée hiérarchiquement. De la base au hiérarchiquement. au sommet de de la pyramide, il existe un rapport rapport de subordination. Le respect de la hiérarchie se traduit dans les écrits administratifs par l’emploi de formules et de mots qui marquent le respect des positions hiérarchiques. Ainsi, cert Ainsi, certaine ainess formules formules ne sont utilisées utilisées q que ue par par les sup supérie érieurs urs s’adressant aux subordonnés et d’autres par les subordonnés s’adressant aux supérieurs.

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Supérieur s’adressant au subordonné Subordonné s’adressant au Supérieur on éc écri rira ra : on écrir écrira a: Je vous prie de veiller à l’exécution  J’ai l’honneur de vous rendre compte… de cette tâche.

Je vous demande de…

 J’ai l’honneur de solliciter…

Je vous prie de vouloir bien…

 J’ai l’honneur de vous exposer…

* D’une manière générale, on rend compte à son supérieur, on fait connaître à son collègue e ett on informe le subordonné. subordonné. 3- le se sens ns de dess res respon ponsab sabili ilités tés

L’Administration est responsable de ses écrits. Aussi, l’autorité qui signe un document endosse la responsabilité de son contenu. Le sens des respons responsabilités abilités imp implique lique le refus : -

de l’anonymat (tout document administratif pour être valable doit êt être re ssign igné) é) ; de l’emp l’emploi loi du pronom pronom indéfini indéfini « on » car car tro trop p va vague gue ; du « nous » sau sauff exception exception (on le retrouve dans ce certains rtains textes textes

réglementaires et dans les procès-verbaux). La responsabilité implique la prudence surtout lorsque la décision à intervenir dépend d’une autorité autre que le signataire. Dans ce cas, on s’exprimera au conditionnel. 4- l’ob l’obje ject ctiv ivit ité é

C’est la caractéristique profonde du style administratif. Les réactions et considérations subjectives dont les adjectifs et épithètes sont la marque prépondérante n’ont pas de place dans les documents administratifs. L’objectivité commande que le style administratif soit impartial, objectif et dénué de toute passion. Ainsi, le rédacteur d’un document administratif ne doit point faire transparaître ses sentiments personnels. L’objectivité garantit garantit donc l’unité et la continuité administ administrative. rative. Le rédacteur évitera de même les expressions présentant un caractère personnel émotionnel ou sentimental (souhait, espoir, admiration, joie…) Exemple : ne p pas as écrire : Dans l’esp l’espoir oir d’une suite favorable, favorable, je vous prie prie d’agréer, Monsieur… Mais plutôt je vous prie d’agréer Monsieur. NE PAS ECRIRE

ECRIRE Souhaitant recevoir rapidement votre  Je vous saurais gré de me faire répo répons nse, e, jje e vo vous us a ass ssur ure e de mon mon parvenir votre réponse dans les meilleurs délais. indéfect indé fectible ible attacheme attachement. nt. Je suis vraiment désolé de ne pouvoir   J’ai le regret de ne pouvoir accéder  à votre demande. répondre favorablement COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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* "J "J’a ’aii le regr regret et"" pe peut ut ê êtr tre e emp employ loyé é à la plac place e de "j"j’a ’aii l’h l’hon onne neur ur"" pour atténuer une réponse négative. 5- la c cou ourt rtoi oisi sie e

Elle sera due aux Administrés qui sont également dignes d’intérêts. De ce fait fait l’Administration l’Administration évitera : -

les expressions expressions désob désobligeantes, ligeantes, injurieuses injurieuses ou péjoratives péjoratives ; les appréciations trop sévères et blessantes pour la dignité ou l’amour propre de celui qui en est l’objet.

Pour cela, cela, on n’é n’écrira crira p pas as : ON N’ECRIRA PAS

Votre rapport est un tissu de sottises. Votre demande est ridicule. Je refuse votre demande. Transmettez-moi ce dossier.

ON ECRIRA Votre rapport manque de réalisme. Votre demande me paraît peut fondée. Il ne m’est pas possible de donner  une suite favorable à votre demande.  Je vous prie de bien vouloir me transmettre ce dossier.

Tâchez d’apportez plus de soins aux  Je vous saurais obliger d’apporter  plus de soins aux affaires qui vous affaires qui vous sont confiées.  sont confiées,  J’attacherais du prix à ce que vous apportiez plus de soins aux affaires qui vous sont confiées. Je ne comp comprends rends pas pas comment comment vous vous  Je m’étonne que vous ayez rédigé avez pu rédiger une aussi mauvaise une telle requête.

requête. 6- la pr prud uden ence ce

C’est une qualité inséparable de la responsabilité de l’objectivité et de la courtoisie. L’écrit Administratif engage la responsabilité de toute l’Administration. Il convient donc d’utiliser le plus souvent le conditionnel pour  exprimer les appréciations et les propositions. Pour ne pas trop engager l’avenir et se ménager la possibilité de revoir  les décisions en fonction des données nouvelles, les souhaits devront être nuancé nua ncés. s. Ainsi Ainsi :

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ON N’ECRIRA PAS

ON ECRIRA Il ne m’est pas possible de réserver une Je rejette définitivement.  suite favorable à votre demande. Il faut réviser à tout prix cette  J’estime qu’il conviendrait de réviser  cette position ou position.  je pense, pour ma part, qu’il serait  souhaitable de revoir cette position D’après mes informations, la Il me semblerait que la situation se soit situation s’est améliorée mais elle améliorée mais je pense, pour ma part,

n’est pas encore fameuse.

qu’il reste beaucoup à faire.

7- la pr préci écisio sion n et l’ l’exa exactit ctitude ude

Le document Administratif étant essentiellement un document de travail, il doit être être compris de la même ffaçon açon par tous tous les utilisat utilisateurs. eurs. Il doit donc éviter les quiproquos ou les interprétations diverses ou les cigles obscures. 8- la cl clarté, arté, la co concisi ncision on et l’eff l’efficacit icacité é

Un text texte e es estt : Claire Clair e qua quand nd il est précis précis ; Concis c’est-à-dire aller à l’essentiel l’essentiel ; Efficace signifie q que ue le document document doit conduire vers la meilleure solution du problème posé. 9- l’ho l’homo mogé géné néit ité é

Il implique que tous les rédacteurs du document administratif doivent observer les mêmes règles de rédaction. L’homogénéité exprime la prééminence et la permanence de l’Administration. Toutes ces règles constituent des normes qui s’imposent à tout rédacteur administratif. II. LES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

1- LES FO FORMULES RMULES D’A D’APPEL PPEL ET DE COURTOI COURTOISIE SIE a. Formules d’appel

Elles sont employées employées unique uniquement ment dans les lettres à formes formes person personnelles nelles dont elles constituent le commencement. La formule d’appel d’appel est constituée de l’appellation « Monsieur / Madame ou Mademoiselle Mademoiselle » en toutes lettres suivie suivie de l’indication de leur titre s’il y a lieu. COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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Mais il y a des formules appropriées que l’on utilise selon la qualité du destinata dest inataire. ire. Il peut s’agir s’agir : 1. du Prés ésiident ; 2. de dess Direct Directeu eurs rs,, Direc Directe teur urss Génér Générau aux x; 3. des Secr Secrétaire étaire gé généraux néraux,, de société sociétés, s, de syn syndicats dicats,, d’asso d’associatio ciations ns et d’établisse d’éta blissements ments scolai scolaires res ; 4. des Me Membr mbre e de professi professions ons judic judiciai iaires res (Av (Avoca ocats, ts, Hu Huiss issier iers, s, No Notai taires res)) :

Maître 5. de dess titu titula lair ires es de d doct octor orat at : Do Docte cteur ur 6. de dess autor autorit ités és rel relig igie ieus uses es :

a- du cult culte e catholiqu catholique e Pape : Très Saint Père (Nonce, Cardinal, Archevêque, Archevêque, Evê Evêque, que, Curé, Abbé) Abbé) : Mr le b- culte culte Prote Protesta stant nt Présidentt : Mr le Président Présiden Président Pasteur Past eur : Mr le Pas Pasteu teur  r  c- cult culte e Islam Islamiqu ique e Gran Gr and d Imam: Imam: Mr le gra grand nd Im Imam am Ayatollah Ayat ollah : Mr l’Ayatollah l’Ayatollah 7. des Autorités Politiques -

Rois ou ou Empereu Empereurs rs : Sir  Prince : Mr le Prince o ou u Mon Se Seigneur  igneur  Princess Princ esse e : Mlle la Princesse Princesse Président de la République République : Mr le Président de Ré République publique Ministre Minist re : Mr le Minist Ministre re Le Garde des des Sceaux : Mr le Garde des des Sceaux, Ministre Ministre de la Justice Président Vice Vice Président des des Institution Institutionss : Mr le Président, Président, Mme la Présidente

8. Autorités Diplomatique et Consulaire

Ambassadeur : Mr l’Ambassadeur  Ambassadeur l’Ambassadeur  Chargé d’Affaires : Mr le Charg Chargé é d’Affaires d’Affaires Consul Général Général : Mr le Consul Consul Général Général Conseille Con seillerr : Mr le Conseiller  Conseiller  9. Autorités Judiciaires et Administratives

a- Autor Autorité itéss Judici Judiciair aires es Monsieur le Premier Monsieur Premier Présiden Présidentt (Cour (Cour d’Ap d’Appel) pel) ; Monsieur le Procureur Procureur Gé Général néral (Co (Cour ur d’Appe d’Appel)l) ; COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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Monsieur l’Avocat l’Avocat Général Général (Cour (Cour d’App d’Appel) el) ; Monsieur le Procureur de la Rép République ublique ; Monsieur Mons ieur le SSubs ubstitut titut ; Monsieur le Juge. b- Autorité Autoritéss Administ Administrativ ratives es Monsieur le Pré Monsieur Préfet fet ; Monsieur Monsi eur le Directeur Directeur Général Général ; Monsieur le Sous-Préfet. 10. Autorités Militaires

Monsieur le Maréch Monsieur Maréchal al ; Mon Général Général (Officiers (Officiers G Généraux énéraux)) ; Mon Colonel Colonel (Co (Colonel lonel Lieute Lieutenant nant Colonel) Colonel) ; Mon Commandant Commandant pou pourr les Officiers Supérieur Supérieurss ; Mr pour pour les Officiers Officiers Subalternes Subalternes (Capitaine (Capitaine,, Lieutenant) Lieutenant) ; Amiral pour les Officiers Généraux Généraux de de la marine ; Commandant (Capitaine de vaisseaux de frégate et de corvette). NB : Le possessif est exclusivement employé par le rédacteur de sexe masculin, les femmes femmes ne l’emploient pas et disent simplement simplement « Monsieur le Général,l, Maréchal, Colonel, Commandant. Généra Commandant. b- Les Form Formules ules de Cour Courtoisie toisie ou de Pol Politesse itesse

C’est la phrase finale de la lettre à forme personnelle dans laquelle on exprime ses sentiments au destinataire. Il doit y avoir corrélation entre la formule de courtoisie et la formule d’a d’appel. ppel. Ainsi : Si la Formule d’Appel est :

Madame Monsieur  Cher Mr Cher ami ou Camarade Mr le Président Mr le Député Mr le Préfet Mr l’Ambassadeur  Mr le Ministre

La Formule de Politesse doit être : Hommage (Respectueux Hommages) Salutations distinguées Cher  Sentiments les meilleurs Considérations distinguées Sentiments déférents et dévoués Haute Considération Très Haute Considération

Les hommages et les salutations s’expriment. Il ne faut pas en donner  l’assurance.

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On écr écririra a: Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes respectueux hommages. Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. NB : Les a assu ssuran rances ces à ut utili iliser ser da dans ns :

*l *la a for formu mule le "l’e "l’exp xpre ress ssio ion" n" marq marque ue une une c con onsi sidé déra rattio ion, n, un un dévouement acquis. Elle est donc utilisée d’un subordonné à son supérieur. *La formule formule "l’assura "l’assurance" nce" ser sera a employ employée ée à l’égard l’égard des personne personness d’un rang rang égal égal ou inférieur inférieur au au signataire signataire de la lettre ou à l’égard de dess personnes étrangères à l’Administration. Nul n’assure un camarade ou un collègue de sa considération ou de son respect, encore moins une personne de rang moindre que le sien de ses sentiments respectueux. Ain inssi : Ne pas écrire

Ecrire

Veuillez agréer, Chers Camarade ou Veuillez agréer, Chers Camarade ou Collègue, l’assurance de ma Chers Collègue, l’assurance de mes considération  sentiments les meilleurs ou les plus cordiaux Veuillez agréer, Monsieur, M onsieur, l’assurance Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de mes sentiments les meilleurs de mes sentiments respectueux

2- LES FORMU FORMULES LES D’IN D’INTRODU TRODUCTION CTION a- comment introduire un document administratif ayan ayantt des référ réf éren ence cess ; -

Par lettre en en date du …, vous m’avez m’avez demandé (saisi de, fait part de)………. Au cours de notre entretien téléphonique du …, vous avez bien voulu appeler mon attention sur…. Comme suite à votre lettre en date du………, j’ai l’honneur  de…….. En réponse à………. J’ai l’honneur d’accuser réception de….. Je viens d’être saisi de…………. Mon attention a été appelé sur……

b- Comme Comment nt introdu introduire ire un document sans réfé référence rence -

J’ai l’honneur de vous signaler, informer… J’ai l’honneur de porter à votre connaissance…. J’ai l’honneur de vous transmettre…. COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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-

J’ai l’honneur de vous rendre compte (du subordonné au supérieur) J’ai l’honneur d’appeler votre attention (du subordonné au supérieur) Je vous prie de bien vouloir (du subordonné au supérieur) Je vous prie de vouloir bien (du supérieur au subordonné) Je tiens à porter à votre connaissance (du supérieur au subordonné) J’ai l’honneur l’honneur d’attirer d’attirer votre votre att attention ention ssur… ur… (Du (Du subordon subordonné né au supérieur)

c- les form formules ules d’e d’expositi xposition on ou de discuss discussion ion (for (formules mules pou pourr exposer des arguments) 1. de ma man niè ière re g gén énér éral ale e

Je note, je je constate, constate, je précise, précise, j’ajoute, je souligne, je confir confirme, me, je rappelle, je signale, je considère, j’estime……. 2. de ma mani nièr ère e co cour urto tois ise e

1. Je me p perme ermets ts de soulig souligner ner,, rappele rappeler, r, précise préciser…… r…….. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Je cr crois ois d devo evoir ir no noter ter,ligner, , observ obsr,erver, er, const constater ……. Je ne peux que sou souligne co confir nfirmer, mer,ater……. const constater ater…. …. Je n ne e sous sous-e -est stim ime e pas… pas….. Je ne manq manquer uerais ais pas pas de faire faire appel appel à vous…. vous…. Il conv convie iend ndra rait it de…… de…… Il p par araî aîtt opp oppor ortu tun n de…. de…. 3

-

de ma man niè ière re au auto tori rita tair ire e

Il m’appartient, il vous appartiendra de… Je prends acte, je prends bonne note de... Je serai conduit, je serai amener, je serai appelé à…. Je vous serai obligé de… Je vous demande de…

4- Les formul formules es tendant à prévenir certai certains ns argumen arguments ts -

Je n’ignore pas que, je ne doute pas que, néanmoins…. Je ne sous-estime pas … mais… Je ne perds pas de vue, cependant…. Je ne suis pa pass sans connaître…. connaître….

5. Les formules énumératives -

Vous d’abord, en premier lieu… En second lieu…. D’une part, d’autre part… D’abord, ensuite, afin….. Par ailleurs… A titre principal, à titre subsidiaire… COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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6. Les formules pour préciser la pensée ou présenter un point de vue

A ce sujet, à cet égard, en fait, en particulier, en principe, notamment, au surplus, pour ma part, à mon avis, en ce qui me concerne, d’une manière générale, en tout état de cause… 3. LES FORMULES DE CONCLUSION a- de maniè manière re g général énérale e

- En conséqu conséquence ence,, auss aussi,i, dans ces ces conditio conditions… ns… b- Pour su suggérer ggérer u une ne solu solution tion

- Il con convi vien ent, t, il iimp mpor orte te de… de… - Il paraît paraît don donc c indisp indispens ensab able, le, oppo opport rtun, un, so souha uhaita itable ble de … c- pour donn donner er un ordre, indiq indiquer uer une décis décision ion -

Je vous invite (engage à…)

-

Je vous prie debien… vouloir bien… Vous voudriez

d- de m manièr anière e cou courtoise rtoise -

Je vous demande de bien vouloir…. Je vous serais reconnaissant (obliger), de bien vouloir… Je vous saurais gré…

f- pour donne donnerr un une e ré réponse ponse défav défavorable orable et m ménager énager le ffutur utur -

Il n’est pas possible pour le moment (dans les conditions ou circonstances actuelles) de…

-

Je ne manquerais pas, dès que (le moment venu) de …

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» » » » » » » » » FICHE N° 2 : LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE CHAPITRE CHAPI TRE I : LA LETTR LETTRE E

Introduction

Les rapports entre l’administration et les administrés, mais aussi entre les services publics se manifestent par des correspondances dont la lettre est l’élément prépondérant. Une lettre administrative est donc une lettre qui émane de l’administration l’administrat ion publique. L’administration L’administra tion utilise deux deux types types de lettre lettress : -

la lettre à forme forme perso personnelle nnelle (ou lett lettre re personn personnelle) elle) ; la lettre entre services administratifs ou lettre à forme administrative. a. Disti Distinction nction entre la llettre ettre à for forme me adm administ inistrative rative et lla a lettre à forme for me perso personne nnelle lle :

-

la lettre à forme administrat administrative ive est celle celle dont : l’expéditeur l’expédite ur est une Administrat Administration ion publique d’Et d’Etat at ; le destinataire destinataire est une Administration Administration publique du même Etat ; elle est adressée pour les besoins du service. o

o

o

-

la lettre à forme personnelle :

C’est une lettre qu’un fonctionnaire adresse à son supérieur pour un motif personnel. C’est aussi celle qu’un supérieur adresse à son subordonné pour un motif également personnel. Mais généralement, généralement, c’est la lett lettre re que l’Administr l’Administration ation adresse à : o o o

o

o

o

une person personne ne pri privée vée ; aux représenta représentants nts d’un organisme organisme privé privé ; aux représentants d’une Administration étrangère ou internat inte rnationa ionale le ; aux représentants d’une organisation non gouvernementale (ONG (O NG)) ; à un établissement public à caractère industriel ou commercial (Société (Société d’Etat, Société Société d’économie d’économie mixte) ; au Président d’une Institution (Assemblée Nationale, Cour  Suprême, etc). b- Mi Mise se en page page :

-

Utiliser du papier format A4 (210 x 297 mm). L’original et les copies sur du papier blanc de bonne qualité.

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-

Laisser des des marges marges auto autour ur du te texte xte :  4, 5 cm à gauche, gauche, 1 à 2 cm à droite droite du texte ;  6 à 3 cm en bas de la page.

I- LES ME MENTIO NTIONS NS DE LA LETTRE A-

LES M ME ENTIONS O OB BLIGATOIRES 1- L’appe L’appellati llation on de l’Et l’Etat at et la de devise vise

C’est l’appellation l’appellation officielle de l’Etat en majuscule suivie suivie en dessous dessous de la devise. En Côte d’Ivoire, elle figure en haut, à droite de la page. 2- Le tim timbre bre

C’est l’ensemble des mentions qui indiquent la provenance d’un document docu ment admin administr istratif atif (Minist (Ministère ère - Dire Direction ction…etc …etc.). .). Il figu figure re toujo toujours urs dans dans l’angle supérieur gauche des documents. Il sera très bref ou comportera plus de mentions selon le niveau hiérarchique où se situe l’origine du document. 3- Le llie ieu ue ett la da date te

C’est la mention qui indique le lieu d’émission et la date de rédaction de la lettre. Inscrits en toutes lettres sur une seule ligne, ils figurent en haut à droite, sous l’appellation de l’Etat et sa devise. 4- La su suscr script iption ion ((ou ou réc réclam lame) e)

C’est la formule d’envoi au destinataire. Elle est composée de deux parties reliées par la préposition « à ». La pre première mière partie partie indique la qualité de l’expéditeur et la seconde partie celle du destinataire. Toutefois, la première partie sera supprimée car elle serait une répétition inutile, lorsque l’autorité signataire est déjà nommée dans le timbre. Elle se trouve en haut à droite sous la date. Les mots Monsieur ou Madame sont écrits en toute lettre. Ils ne s’utilisent que pour désigner le destinataire et non l’expéditeur (on ne se dit pas Monsieur soi-même) - Le so sousus-cou couver vertt

Cette mention s’ajoute sous la suscription lorsque le document doit suivre la voie hiérarchique. hiérarchique. Elle peut êt être re montante ou descendante descendante : -

montante, lorsque lorsque le document part part de la base au sommet sommet ; descendante, lorsque le document provient de l’autorité supérieur  vers le subordonné.

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5- Le num numéro éro d’ d’enr enregi egistr streme ement nt

Il comprend le numéro inscrit au courrier départ suivi des sigles des mentions formant le timbre, chaque élément étant séparé des suivants par  une barre oblique. Le numéro d’enregistrement est placé sous le timbre. 6- L’objet

C’est le résumé sur une ou deux lignes de l’affaire dont il s’agit (matière traitée dans la lettre). L’objet se place sous le numéro d’enregistrement. Le mot « Objet » est toujours toujours souligné et et écrit en gr gras as (Objet bjet :) Quelle en es estt l’u l’utilité tilité ? o

o

éviter au destinataire d’avoir à lire tout le l e document avant de savoir sav oir de quoi quoi il s’agit s’agit ; faciliter l’enregistrement du document, donc les recherches ultérieures. 7- Les initi initiales ales (réda (rédacteur-da cteur-dactylog ctylographes raphes))

Il s’agit d’inscrire au-dessus du timbre les initiales respectives de celui (ou celle) qui a rédigé le projet du document et de celui (ou celle) qui l’a dactylographié. Elles figurent, centrées au-dessus du timbre. Les initiales permettent au signataire de savoir à qui faire des remarques éventuelles. 8- La si sign gnat atur ure e

C’est l’apposition manuscrite du nom de celui qui assure la responsabilité de la lettre. La signature est l’élément fondamental d’un document, en ce sens qu’un document non signé n’a aucune valeur. C’est la condition de validité des actes administrat a dministratifs. ifs. Encore faut-il que cette signature soit bien celle de l’autorité compétente ou de la personne habilitée par elle (par délégation, intérim…). Cette signature manuscrite sera : -

-

précédée de l’attache du signataire (c’est-à-dire de l’indication de sa qualité et éventuellement du pouvoir l’autorisant à signer lorsque le signataire signataire n’est pas l’autorité compétente compétente elle-même) elle-même) ; Suivie, en outre, de la mention dactylographiée des prénoms et nom du signataire.

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La signature se place au bas de la lettre sur la partie droite de la page, quelques lignes en dessous du texte. On dist disting ingue ue : -

la signature par l’autorité compétente

-

la signature signature par dél délégatio égation n : au sein d’un service administratif, il

peut être utilisé le procédé de la délégation de signature. L’autorité compétente déléguer sa signature à certains de ses collaborateurs en vue de traiterpeut certaines affaires. Cette délégation qui doit toujours être publiée, fera l’objet d’un texte officiel (arrêté ou décision) qui en fixe le cadre et les llimites. imites. la signature signature pa parr autori autorisation sation : elle intervient lorsque le subordonné subordonné

-

a reçu autorisation, par écrit, de signer une catégorie déterminée de documents administratifs (pouvoir limité). la signatur signature e par ordre : en l’absence l’absence de de toute dé délégat légation ion écrit écrite, e,

-

certains documents peuvent être signés par ordre. Elle ne peut porter que sur  des correspondances courantes, lorsque le titulaire (autorité compétente) est momenta momentanément nément empêché en vertu d’instruction verba verbales les de celui celui-ci. -ci. Elle est limitée à un objet précis et dans un temps très court. -

la signatur signature e par intérim : elle intervient en cas d’absence du

titulaire ou de vacance vacance de poste. Deu Deuxx (02) mécanismes so sont nt prévus : 

soit un texte a réglé la question en désignant par avance une personne pour remplacer l’autorité en cas d’absence ou d’empêchement d’empêche ment le texte s’applique s’applique automatiquement automatiquement : c’est la suppléance. La formule à utiliser pour traduire la suppléance suppléan ce sera sera la suivante suivante : Exemple : pour le Directeur Directeur absent, absent, le Sous-Directeur par intérim Signature Nom et prénom



soit les textes n’ont rien prévu et l’autorité compétente prend un acte (arrêté, décision, note de service) pour désigner  quelqu’un devant devant as assurer surer la continuité continuité de la fonct fonction ion : c’est l’intérim.

Dans cette hypothèse, deux formules sont utilisées pour traduire l’intérim de la tâche. En cas d’absence d’absence ou d’e d’empêchemen mpêchementt on écrira : Exemple : pour le Directeur Directeur empê empêché ché Le Sous-Directeur chargé de l’intérim Signature COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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Nom et prénom En cas de vacance de poste, la personne qui sera désignée signera selon la formule suivante : Exemple : le Dir Directeur ecteur par int intérim érim Signature Nom et prénom B- LES MENTI MENTIONS ONS FACULTATIV FACULTATIVES ES ET CI CIRCONSTANCIE RCONSTANCIELLES LLES 1- Les men mentions tions ffacult acultatives atives a- La ré réffér éren ence ce

Cette mention est utilisée lorsque la même affaire a déjà fait l’objet d’un ou plusieurs autres documents (lettres, message, texte législatif ou réglementaire, réglement aire, etc.) auxquels auxquels le rédacteur rédacteur se réfère. La référence se place en toutes lettres sous l’objet.

b- La Pièc Pièce e Joi Join nte

Cette mention sert à rémunérer, en cas de besoin, les différentes pièces accompagnant accompagn ant la lettre (ou tout autre autre document) document).. Elle est placée : -

soit en en toutes toutes lettres lettres sa sans ns la référ référence ence ; soit en en bas de la page page en utilisan utilisantt les init initiales iales – PJ. c- L’ L’Am Ampl plia iati tion on

C’est une mention qui permet d’adresser des copies de la lettre à des personnes autres que le destinataire principal. Elle se place en bas à gauche de la page, légèrement sous la ligne de la signature. d - Le Sou ouss-Co Couv uver ertt

Cette mention s’ajoute sous la suscription lorsque le document doit suivre la voie hiérarchique hiérarchique pour at atteindre teindre le dest destinataire. inataire. Elle peut êt être re : -

montante (du subordonné au supérieur) ou descendante (du supérieur au subordonné)

Lorsque la voie hiérarchique comporte plusieurs étapes, on utilise la formule généra générale le de « sous le couvert de la voie voie hiérarchique hiérarchique ».

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2- Les menti mentions ons circon circonstanci stancielles elles

On peut les classer e en n trois groupes groupes : 1e. Les mentions destinées à attirer l’ l’attention attention du destinataire. Ce sont : -

Urgent Rappel Vu et tran transm smis is le ……. ……. Visé Vis é le ……… ……….. .. ;

2e. Les mentions relatives correspondan corres pondance. ce. C Ce e son sontt : -

ou

caractère

confidentiel

de

la

La men mentition on « person personne nelle lle » La ment mentio ion n « conf confid iden enttie ielllle e» La mention mention « diffusion diffusion restrein restreinte te » La men menti tion on « secr secret et »

3e. Les mentions relatives à l’acheminement postal. Ce sont : -

Recommandé

--

Recommandé accusé de réception Expresse ou paravec porteur 

C. LE CORPS DE LA LETTRE

Malgré sa spécificité, la rédaction administrative ne demeure pas moins une composition française. Ainsi convient-il d’établir un plan qui comporte généralement une introduction, un développement et une conclusion. 1- L’ L’In Intro trodu ducti ction on

Elle sera très brève, elle a pour but de prévenir le lecteur pour ce qui va suivre (une ou deux phrases). 2- Le d dév ével elop oppe peme ment nt

C’est le corps du sujet. Il peut comprendre quatre (04) parties maximum. Le rédacteur doit tenir compte de l’équilibre entre les parties et de la loi de l’intérêt croissant qui consiste à présenter d’abord les faits et les arguments les moins importants et parvenir à ceux les plus décisifs. 3- La Conc Conclu lusi sion on

Comme l’introduction, elle doit être brève et tirer les conséquences de ce qui est dit dit dans le corp corpss du sujet. Elle cons consiste iste à : demanderr des instructions demande instructions si on est un subordonné subordonné ; ordonner ou demander des éclaircissements lorsqu’on est un supérieur  hiérarchique.

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Une seule particularité particularité à souligner souligner : la lettre à forme ad administrative ministrative ne comp co mpor orte te : -

ni de formule d’appel ni de formule de courtoisie ou de politesse

D. LES DIFF DIFFEREN ERENTS TS TYPES DE LETTRE LETTRES S

à forme administrative peuvent être classées en fonction de leur objet. obLes jet.lettres Ainsi, on distingue : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

les lettr lettres es d’i d’info nforma rmatio tion n les lett lettre ress d’exp d’exposi ositio tion n ou de com compt pte-r e-rend endu u les lettre lettress sollicita sollicitant nt un av avis is ou des des instruct instructions ions les lettre lettress demandan demandantt des éléme éléments nts d de e rép réponse onse les lettr lettres es de rapp rappel el les lettr lettres es de de tran transmi smissi ssion on les lett lettre ress d’acco d’accompa mpagn gneme ement nt B. LA LLETT ETTRE RE A FFORM ORME E PE PERSO RSONN NNELL ELLE E

-

Eléments caractéristiques ou spécifiques de la lettre à forme personnelle.

Ce sont sont :  

la formule formule d’ap d’appel pel ; la formule formule de court courtoisie oisie ; le traitement. Le Traitement

C’est la manière dont on traite, dans le corps d’une lettre à forme personnelle ou d’un discours, la personne à qui l’on s’adresse. Les formules de traitement varient selon la qualité de la personne à qui l’on s’adresse. Ex : votre votre ma majes jesté té pour pour un souvera souverain in ; Votre sainteté pour le pape. La règle est que le traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre ou du discours et non en formule d’appel. b. Les éléments rappelant la lettre administrative

La plupart des ent mentions dans lesnelle. lettres à forme administrat administrative ive se retrouvent retrouv dans les contenues lettre lettress à forme person personnelle. Ce sont : -

l’appellation de l’Etat et la devise le numéro d’enregistrement

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-

la référence l’objet les pièces jointes les lieux et dates la signature

En ce qui concerne les autres mentions, leur utilisation tient compte de l’origine et la destination destination de la lettre. Il s’agit s’agit : -

des inntion initia itiales les réda rédacteu dactylograph aphe e la mentio me n : –ob objet jet cteurr / dactylogr la suscription la mention mention : ampliatio ampliation n le timbre EXERCICES PRATIQUES exercice 1

Dans le cadre du renouvellement des agréments des structures bancaires, vous préparez un projet de courrier adressé au Ministre de l’Economie et des Finances pour le compte du Directeur général de la BNI. Rédigez le document! Exercice 2

Face à des prélèvements qu’il juge irrégulier, un client saisit la BNI d’une réclamation. Vous êtes chargé par le Directeur des Opérations d’élaborer un projet de courrier dans lequel vous lui expliquez sa situation financière.

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CHAPITRE II : LES D DOCUMENTS OCUMENTS DE LIAISON I. LE BORDEREAU

C’est un document qui sert à en transmettre d’autres. On distingue deux (02) (02) sort sortes es de bordere bordereaux aux : A. Le bordereau bordereau cl classiq assique ue (bor (bordereau dereau d’env d’envoi) oi)

Il sert à transmettre des documents de d’un service en service ou ministère en ministère. minist ère. Il se présente présent e sous la forme tableau tableau comport comportant antde : les mentions habituelles qu’on trouve dans la lettre à forme administ admin istrativ rative e; - le titre titre : Border Borderea eau u d’E d’Env nvoi oi ; - un cadre divisé en trois ou quatre colonnes renfermant le texte. -

B. Le bordere bordereau au simplifié simplifié (ou soit-transmis soit-transmis))

Il est utilisé uniquement au sein d’une même administration. Il comp co mpor orte te : -

les mentions mentions habituelles de la lettre à forme forme administrative administrative ; le titre "SOIT-TRA "SOIT-TRANSM NSMIS", IS", en majusc majuscule, ule, en milieu milieu de pa page ge ; une énumération énumération des do documents cuments à transmettr transmettre e; la mention mention « OBSERVATIONS » en majuscule qui indiq indique ue l’ob l’objet jet de de la transmission. II. LA NOTE

a- Dé Défi fini niti tion on

C’est un document qui, qui, en lieu et place d’une lettre, permet d’échanger d’échanger,, de communiquer à l’intérieur d’un même ensemble administratif, d’un même service. Elle est exclusivement un document à usage interne. b- Rôle

transmettre des informations, des demandes ou envois de renseign rens eignemen ements ts ; - exposer une situation, une question afin de demander des instruct inst ructions ions ou ou un avis avis ; - donner un avis ou des instructions etc.… -

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c- Prése Présent ntati ation on

La note comporte toutes les mentions habituelles avec, toutefois, une nuance nua nce de form forme e : - au niv niveau eau de la ssuscr uscript iption ion et de l’obje l’objett (qui (qui peut être intégré au titre ou porté séparément à gauche comme pour la lettre). Il faut également retenir que la note ne comporte ni formule d’appel, ni formule de politesse. d- Dif Différ férent entss types types de note notess

On distingue distingue en fo fonction nction de leur but : la note d’information (pour informer), la note d’instruction (pour donner des instructions aux subordonnées), - la note de synthèse (pour faire la synthèse d’une affaire), - la note de présentation (pour donner au destinataire des explications et des précisions). Les notes notes sont de différentes différentes sortes :

-

-

la note de service (sera étudiée dans les documents d’injonction ou d’inst d’i nstruc ructio tion) n) ;

-

la note verbale utilisée par les diplomates (cours de spécialité).

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» » » » » » » » » » FICHE N°3 : LES DOCUMENTS D’INFORMATION CHAPITRE I : LES DOCUME DOCUMENTS NTS D’INFOR D’INFORMATION MATION INTE INTERNE RNE OU DOCUMENTS D’ETUDES I-LE I-LE CO COMP MPTE TE – RE REND NDU U A. Dé Défi fini niti tion on

C’est un document servant à relater purement et simplement des faits ou des évènements. C’est donc un document essentiellement descriptif. B. Dif Différ férent entss types types de Com Comptes ptes-re -rendu nduss

Il y a : a. Les comptes-rend comptes-rendus us hiérarc hiérarchique hiquess : ils se subdivisent en compterendu d’activité ou de mission, et en compte-rendu d’accident ou d’évènement. b. Les comptes-rendus de réunions, à l’inté l’intérie rieur ur des desqu quels els se trou trouven ventt le compte-rendu intégral ou in extenso et le compte-rendu analytique. C. Prés Présen entat tatio ion n

1- Les comptes-re ren ndus hiérarchiques comportent, en général, les principales mentions d’identification figurant sur les lettres administratives administrat ives : timbre, lieu et date, plus le titre C COMPTE-RENDU OMPTE-RENDU en majuscule suivie de l’objet (qui peut être porté séparément à gauche de la page). Ex. : Compte-r Compte-rendu endu de l’activité l’activité de Monsieu Monsieurr …………. Compte-rendu de l’accident survenu le ………. Il y a également une introduction suivie d’un développement. 2- Les c comp omptestes-ren rendus dus d de e réu réunio nion n

Pour la rédaction de ces comptes-rendus, on utilise le style direct, pour  le compte rendu intégral ou in extenso c'est-à-dire en suivant le mot à mot des débats. Quant au compte rendu analytique, il s’écarte du mot à mot du style direct et ne conserve des débats que ce qui est nécessaire à sa compréhension. Le style indirect est donc utilisé, de même que le présent de l’indicatif.

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En plus des mentions habituelles, on trouve dans ce type de compterendu des des mentions mentions spécifiq spécifiques ues qui sont sont : -

le titre, l’introduction, la liste des participants, l’ordre du jour, la formule d’ouverture, le texte du compte-rendu, la formule finale ou formule de clôture.

IIII- LE PR PROC OCES ES-V -VER ERBA BALL A. Dé Défi fini niti tion on

C’est une variété de compte-rendu qui est destiné à servir de preuve. On distingue distingue trois types types de procès-verb procès-verbaux aux : -

le procès-verbal procès-verbal judiciaire : établi par les agents agents de l’ordre l’ordre (gendar (ge ndarmerie merie,, police) ;

-

le procès-verbal procès-verbal administratif : établi par certaines ad administrations ministrations spécialisées (domaine, (domaine, douane, inspection inspection du travail, travail, …etc.) ;

-

le procès-verbal de réunion (ou de séance) établi à la suite d’une réunion au cours de laquelle des décisions importantes sont prises. Il est plus détaillé q que ue le compte-rendu. compte-rendu. B. Pr Prés ésen enta tati tion on 1- Le Procès Procès-verba -verball judic judiciaire. iaire.

Il peut être établi sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Il comporte, en plus plus de dess me mentions ntions habituelles, habituelles, le titre "PROCES-VERBAL" "PROCES-VERBAL" en majuscule suivi de sa qualification. Ex. PROCES-VERBAL D’AUDITION

Il commence par l’indication de la date en toutes lettres suivie de l’heure et de la première personne du pluriel (pluriel de modestie). Ex. « l’an mil neuf cent q quatre uatre vingt dix neuf neuf et le vingt quatre quatre

décembre à quinze heures, NOUS KOUASSI YAO, gendarme à la Brigade d’Abo d’A bobo bo …. » Il se termine par une formule consacrée sacramentelle. Ex. : En foi de quoi, nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec avec le ou les témoins témoins après après en avoir avoir donné lecture à ceuxci.

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2- Le procèsprocès-verbal verbal ad adminis ministratif tratif

Il est généralement rédigé, sur formulaire imprimé, sur lequel figurent la plupart des mentions habituelles. On n’y trouve aussi, le titre auquel on incorporera l’objet (ou la qualification). Ex. : - PROCE PROCES-V S-VERB ERBAL AL D DEE VENTE VENTE

- PROCES-VERBAL PROCES-VERBAL DE PA PASSATION SSATION DE SERVICE On emploie la première personne du singulier (je) ou la troisième personne du singulier (il) selon les cas. La formule sacramentelle sera utilisée pour clore le procès-verbal. Le procès-verbal sera signé aussi bien par les parties concernées que par les témoins éventuels. 3- Le Proc Procès-verb ès-verbal al de Réu Réunion nion

Sa structuration est la même que celle du compte-rendu. Toutefois, le procès-verbal étant destiné à servir de preuve, il sera plus détaillé que le compte-rendu. La date sera reprise en fin de texte au-dessus de la signature précédée de la men mentition on « Fait Fait à …. …. ». Ex. : - fa faitit à Abidj Abidjan an,, le ………… ……………… …….. o o o o

le Chef de Service de …… Secrétaire de séance Signature Prénom(s) et nom

III- LE RAPPO RAPPORT RT A. Dé Défi fini niti tion on

Comme le compte-rendu, le rapport sert à relater des faits, des évènements ou des activités. Mais en plus de cela, le rapport contient un commentaire, des appréciations sur les faits, un point de vue personnel du rapporteur, des conclusions partielles et des propositions de solutions aux problèmes posés. B. Pr Prés ésen enta tati tion on

Le rappo rapport rt comporte comporte : -

la des mentions mentions ha bituelles le plupart titre : RAPPORT en habituelles maj majuscule uscule; avec o ou u sans indication du destinataire et de l’objet. COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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Ex. : -

-

RAPPORT à Monsieur le …………….. sur ………….. RAPPORT à Monsieur le ……………..

- RA RAP PPO POR RT D’AC ’ACTIV IVIT ITEE DE L’ENA… C. Con Constr struct uction ion du du Rapp Rapport ort

La rédaction d’un rapport rapport se décompose décompose en trois (03) (03) phases : 1e / la Recherche Recherche de dess élément éléments, s, faits et idées ; 2e / le classemen classementt des idé idées es ; e 3 / la rédaction du rapport. Elle est faite faite selon la structure structure habituelle habituelle : (plan) a- l’introdu l’introductio ction n (rappe (rappell de l’objet l’objet (annonce (annonce du pla plan) n) ; b- le déve développ loppemen ementt : ((s’ar s’articule ticule selon le sché schéma ma suivant suivant : o o

o

l’exposé des faits (relation objective des faits) le commentaire critique des faits (commentaire des faits + appréciation sur les faits et point de vue personnel) proposition de solution au supérieur.

c- la conc conclus lusio ion. n. Elle consiste à faire le rappel sommaire des solutions proposées, qui seront repris sans autre argumentation et demande d’instructions s’il y a lieu. D. Les di diffé fféren rents ts typ types es de rap rappor ports ts

En fonction de leur objet, on peut classer les rapports en différents type typess : 1- Le rapp rapport ort d’étude d’étude : pr présen ésente te le less résult résultats ats d’un ttrava ravailil de rec recherc herche he o ou u de réflexion sur une question précise. 2- Le rapport rapport d’in d’inspection spection (établi (établi après après tournée tournée da dans ns des services) services) 3- Le rapport rapport de mi missio ssion n (établi (établi aprè aprèss une mission mission précise précise)) 4- Le rapport rapport disciplinaire disciplinaire (adressé (adressé à une autorité supérieu supérieurr en vue vue d’une demande de sanction). 5- Le rapport rapport périodiq périodique ue (men (mensue suel,l, semestrie semestriell ou annu annuel) el) 6- Le rapport rapport te technique chnique (consécutif (consécutif à une mission ou à une inspection) inspection) 7- Le rapport rapport d de e présentation présentation ((accompagn accompagne e les projets projets de décrets décrets ou d’arrêt d’ar rêté, é, etc.)

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EXCERCICE PRATIQUE I- Les d docu ocumen ments ts d’ d’inf inform ormati ation on in inter ternes nes

A la suite de nombreuses irrégularités constatées lors des rachats de dette par  les clients changeant de domiciliation de compte, une rencontre visant à fiabiliser les procédures en la matière est organisée entre les différents services de la BNI concernées par la question. Vous êtes désigné à l’occasion de cette réunion, secrétaire de séance, chargé de rédiger le document. PS : cette rencontr rencontre e se tient le mardi 26 juillet 2011 2011 à 10h à la salle CRAEUEMOA

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» » » » » » » » » » FICHE N°4 : LES DOCUMENTS D’INFORMATION EXTERNE OU DOCUMENTS SIMPLES I.

LA CONVOCATION a-

Définition

C’est un document par lequel certains services administratifs demandent nominativement à l’un des leurs administrés de se présenter à un service indiqué indiqué et à une date date don donnée née « pour affaire affaire le conc concernant ernant » ou pour  pour  tout autre motif expressément désigné. Mais généralement, on rédige une convocation pour une réunion prévue à l’avance. Toutefois, il y a des cas où une convocation convocation n’est pas pas nécessaire : -

Réunion imprompt impromptues ues (cas (cas d’urgence) d’urgence) ; Réunion hebdomadaire ou à périodicité tombant à date fixe et entrée dans la routine. b- Pr Prés ésen enta tati tion on

La convocation comportera les mentions habituelles, mais également le titre : CONVOCAT CONVOCATION ION en majuscu majuscule le au milieu de la page suivi en en dessous de la formule de convocation. Ex. : CONVOCATION

Monsieur / Madame ………………, est priée d’assister à la réunion de ……………… qui se tiendra le …………. à …. H …, lieu de la réunion. L’ordre du jour sera porté sous la formule de convocation. II II-- L’ L’AV AVIS IS

a) Déf Défin init itio ion n Un document destiné à l’affichage. Il sert à présenter des informations essentiellement temporaires (conférence, réunion, etc.) b) Prése Présenta ntatio tion n : comme comme la co convo nvocat cation ion,, l’avis l’avis compo comport rte e: -

Les mention mentionss habituelles habituelles ;

-

Le titre « AVIS » en ma majuscule juscule au au milieu de la pa page, ge, seul seul ou suivi de la mention des destinataires.

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EX : AVIS

AVIS aux usagers Le texte de l’AVIS commence par la désignation des personnes concernées. EX : Il est porté porté à la connaissance connaissance de Messieurs Messieurs ……….., des des agents de

……… …… … ou ou « du pu pub blic » ou ou d des es « us usag ager erss » o

les lieux et date sont présentés en fin de texte.

IV- L’ATTESTATION ET LE CE CERTIFICAT RTIFICAT a) Définition

Ils sont tous deux des documents délivrés par une autorité administrative et destinés à établir la véracité de certains faits concernant le demandeur. La différence différence entre les deux deux documen documents ts peut se faire : -

du point point de vue vue fo forme rmell ; du point de vue vue de la valeur valeur des docu documents ments ; du point de vue de leur destination. b) Pr Prés ésen enta tati tion on

Ils comp comport ortent ent : -

Les mention mentionss habituelles habituelles ; Le titre ATTESTATION ATTESTATION ou CERTIFICAT en majuscule majuscule en en milieu de page page ; Une formule qui précise la qualité de l’autorité qui délivre le docu do cume ment nt ; Les nom et et prén prénoms oms du signataire signataire ; EX : Le Directe Directeur ur de ……. ……. Vu l’arrêt l’arrêté é n° ……… ……….. Certifie Certifie ou Attest Atteste e que M …………… ……………

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EXERCICE PRATIQUE

Vous êtes le chef de l’agence BNI Latrille . Vous décidez d’informer vos clients détenteurs de chèques à déposer sur leurs comptes à produire la en plus du chèque, la photocopie photocopie de leur Carte Nationale d’Identité. Rédigez le docu do cume ment nt !

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» » » » » FICHE N°5 : LES DOCUMENTS D’INJONCTION OU D’INSTRUCTION I. LA NOTE DE SERVICE

a) Défi fin nit itio ion n C’est un document interne par lequel un supérieur donne à ses subordonnés, soit des informations, soit des instructions à caractère permanent ou temporaire sur un problème particulier relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général général de celui-ci. celui -ci. Elle peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un service ou seulement à une partie de celui-ci. La note de service contenant des instructions permanente permanentess est classée dans un « recueil des instructions instructions permane per manente ntess ». b) Prés Présen enttat atio ion n Elle com compo port rte e: -

Les mentions habituelles (timbre, lieu et date etc…) Le titre NOTE DE SERVICE en majuscule en milieu de page, soit seul, soit suivi du numéro d’enregistremen d’enregistrement, t, de la date et éventuellem éventuellement ent de l’objet. Ex : NOTE DE SERVICE n° 80 du 12 janvier 2004 relative à l’établissement

des actes d’état civil ou NOTE DE SERVICE. II- LA CIRC CIRCULA ULAIRE IRE

a) Défi fin nit itio ion n C’est un document hiérarchique à destination collective, adressé par  une autorité supérieure (chef de l’Etat, Préfet etc.) autorités autorité s ou administrative services services subord subordonnés onnés (déconcentr (déconcentrés és ouMinistre, décentralisés) décentralisés). . Elleaux est généralement appelée à une grande diffusion. Elle a pour objet de rappeler les buts d’un texte réglementaire et d’en préciser les modalités d’application à l’usage des services subordonnés. Mais, elle peut être interprétati interprétative ve dans le but de clarifier le sens d’une procédure. b) Prés Présen enttat atio ion n On tro trouv uve e: -

Les mention mentionss habituelles habituelles ;

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Le titre titre CIRCULAIRE en majuscule au milieu de la page, suivi d’un numéro d’ordre et du sigle d’identification du service émetteur et la date ; COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

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L’objet peut peut être intégré au titre ou prése présenté nté séparément séparément comme pour  pour  la lettre. Ex : CIRCU CIRCULAIR LAIRE E N° 20 20/MIN /MININTE INTER/CA R/CAB B du 5 jan janvier vier 20 2004, 04, re relative lative aux aux modalités d’application du décret n° ………

c) Différe Différents nts ty types pes de de circ circulair ulaires es -

Les circulaires circulaires présidentielles présidentielles pour pour les Ministres Ministres ;

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Les circula iress ministér minis térielles ielles ; (ou conjointes) ; Les circulaires circulaire circulaires interministérielle interminist érielle Les circulaires préfectorales préfectorales ; Les circulaires municipales.

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EXERCICE PRATIQUE

Vous êtes le Directeur des Opérations à la BNI et il vous revient d’indiquer à l’ensemble des agences la procédure procédure retenue pour le paiement des chèques d’un montant supérieur à 1.500.000 F CFA. Rédigez le document vous permettant d’informer l’ensemble des agences.

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