Redaccion de Informes Tecnicos

OBJETIVO GENERAL Establecer una metodología para la redacción de informes técnicos destinados a facilitar la toma de decisiones en el ámbito organizacional. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Definir qué es un informe técnico

Caracterizar los informes técnicos

Exponer los distintos tipos de informes técnicos.

OBJETIVO GENERAL Establecer una metodología para la redacción de informes técnicos destinados a facilitar la toma de decisiones en el ámbito organizacional. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Presentar la estructura mínima que debe tener el informe técnico.

Precisar cada una de las partes que conforman la estructura de un informe técnico.

Indicar la metodología para la preparación de informes técnicos

Exponer algunas Normas Ortográficas de redacción y puntuación para la preparación de informes técnicos

¿Qué es un informe? Descripción oral o escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto. (Www.Definiciones.Com/informe/2/).

Documento que se caracteriza por obtener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo adaptado al contexto de una situación determinada. (Manual de documentos administrativos de madrid ,2003)

Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector o lectora, preparado Comunicado oral opor lo general a escrito en el que serequerimiento o dan a conocerpetición, elaborado ordenadamente losconforme a un plan resultados de unay destinado a la investigación o depermitir un trabajo (trejo,comprensión de situaciones 2009). complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas (videla, 1995).

¿Qué es un Informe? Es un texto expositivo y argumentativo gracias al cual se transmite una información y se exponen unos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión respecto al asunto tratado en el texto. Hay diferentes tipos de informe; normalmente se suele hablar de informes académicos, administrativos y técnicos.

¿Qué es un Informe Técnico? Es una forma especializada de exposición, que tiene por finalidad la comunicación de información práctica y útil a una determinada persona o grupo de personas que lo han solicitado, o a quienes se dirige con fines bien específicos” (Videla, 1995).

Presenta de forma clara y detallada un trabajo Es la exposición por científico o escrito de las técnico de circunstancias observadas investigación o en el examen de una desarrollo, o cuestión o asunto que se describir en qué considere, con estado o explicaciones detalladas situación se que certifiquen lo dicho. encuentra algún proyecto. (Velilla, 1995)

¿Qué es un Informe Técnico? Se trata de la exposición de datos o hechos dirigidos a alguien, y que describe el estado de un problema científico y que suele presentarse a solicitud de una persona, empresa u organización. Debe incluir la información suficiente para que un receptor cualificado pueda evaluar y proponer modificaciones a sus conclusiones o recomendaciones.

¿Sobre qué se va a escribir?

¿Quién lo va a leer?

¿Qué uso se le dará?

CARACTERÍSTICAS DEL INFORME TÉCNICO (Hart, 2001) Es producto de un requerimiento de los niveles superiores o de entes externos de la empresa.

La cantidad y calidad de la información presentada en un informe determinan tengan cierta extensión

Su elaboración se realiza conforme a un plan, para una mejor estructuración y presentación de la información.

Es ordenado, estructurado y organizado.

Facilita la toma de decisiones gerenciales

TIPOS DE INFORMES Según su Extensión

Según su Función

SEGÚN SU EXTENSIÓN

Cortos: Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas, tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora.

Largos: es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas.

SEGÚN SU FUNCIÓN Comunicativos. Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones.

Examinadores. Expone e interpreta, además de presentar la información pertinente, el autor/a desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propósito de permitir al lector/a captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Su fin primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada.

Analíticos. Presenta información, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario.

Persuasivos: pretenden “convencer” al destinatario/a para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción sobre todo cuando el informe se realza en el área de consultoría.

ESTRUCTURA DEL INFORME

1) PRESENTACIÓN

2) INTRODUCCIÓN

3) DESARROLLO/HALLAZGOS/RESULTADOS

4) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5) ANEXOS

1) PRESENTACIÓN

Está constituido por la portada y el índice o tabla de contenido.

LA PORTADA: Es la primera página del informe y permite la identificación del documento, que consta del título del informe, el nombre del/la autor/a y/o autores/as, debe estar incluido el logo y el nombre completo de la institución; además de la fecha en la que se presenta. EL ÍNDICE: proporciona un esquema del reporte; el/la lector/a sabrá inmediatamente donde buscar lo que le interesa. lista los títulos principales y la página en que aparece cada uno de ellos.

2) INTRODUCCIÓN

Debe entenderse como una guía que facilite la lectura del informe. Sus finalidades son establecer un primer contacto con el contenido total del informe, y facilitar unas normas y orientaciones para que el lector pueda leer y valorar las páginas que siguen. ES una exposición breve del tema central, el "qué" del informe, la explicación de sus objetivos principales, la concreción de los destinatarios, el anuncio de la organización o plan general, y una enumeración de los criterios que se han utilizado para elaborar el análisis.

2) INTRODUCCIÓN

También debe informar cuál es el objetivo principal y los específicos

Objetivo General: es el propósito del trabajo, expresa el fin que pretende o pretendió alcanzarse; es la gran pauta a seguir dentro del proceso que se quiere investigar, estudiar, demostrar o conocer. Los pasos que nos llevan a su logro son los objetivos específicos. Objetivos Específicos: expresan cómo se pretende alcanzar el objetivo general, es decir, son los pasos que nos llevan a su logro.

LOS OBJETIVOS

DEBEN REDACTARSE EN VERBOS EN INFINITIVO (ar; er; ir) DEBEN SER CLAROS Y PRECISOS PARA EVITAR CONFUSIONES Y POSIBLES DESVIACIONES. DEBEN SER SUCEPTIBLES DE ALCANZARSE. NO DEBEN ENUNCIAR MÁS DE UN ASPECTO A MEDIR O ALCANZAR. DEBEN EXCLUIR EL MAYOR NÚMERO DE INTERPRETACIONES POSIBLES SOBRE EL PROPÓSITO A LOGRAR. DEBEN IDENTIFICAR EL TIPO DE RESULTADO QUE SE PRETENDE ALCANZAR.

2) INTRODUCCIÓN

Período que abarca y dónde se realizó. Todo informe técnico debe explicar brevemente el período que abarca el tema que se presenta en dicho informe, seguido del lugar en donde se realizó la investigación o la actividad que se plantea.

Alcance: corresponde al ámbito del trabajo, es decir, al campo de aplicación del cual se extrajo la información.

3) Desarrollo/Hallazgos/Resultados

En esta sección se presentan los frutos del análisis y evaluación de la realidad específica. Se puede dividir en dos secciones:

Metodología utilizada: se detalla paso a paso el procedimiento de trabajo utilizado. Si se prefiere se puede utilizar un diagrama de flujo para describir lo realizado en cada paso, sin embargo, es conveniente indicar el significado de cada figura para orientar al lector/a. Hallazgos y Resultados: se presentará de una manera ordenada los resultados obtenidos de acuerdo con cada uno de los objetivos específicos. Generalmente se presentan los datos recolectados y el tratamiento estadístico que se practicó. Se puede utilizar cuadros, gráficos e ilustraciones con el propósito de hacer el informe mucho más comprensivo y más atractivo.

4) Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones • Son la esencia del informe y deben ser claras y precisas; no son más que los resultados expuestos en forma consecutiva y enfática. • Se debe anotar si el objetivo general fue alcanzado y si cada uno de los objetivos específicos logró su cometido. • Se redactan los puntos concluyentes de una manera clara, concreta y precisa. • Deben presentarse en el mismo orden lógico que se desarrolló el trabajo.

4) Conclusiones y Recomendaciones

Recomendaciones • Son exhortaciones o sugerencias que se ofrecen a la administración una vez que se han expuesto los resultados del trabajo. • Ofrecen con claridad que ciertas acciones se deben realizar para prevenir sobre el riesgo, la oportunidad, la ventaja, la pertinencia, la necesidad, la conveniencia o la urgencia, entre otros, de activar estrategias de trabajo, cambios de políticas administrativas, y otros mecanismos de respuesta funcional operativa.

5) Anexos

Se consideran separadamente de la parte final, debido a que, aunque no siempre se requieren, pueden formar parte esencial de algunos informes. Los anexos se usan para presentar material que es necesario para completar el texto, pero que, si se inserta en el cuerpo del informe, puede alterar la presentación ordenada y lógica del trabajo. Puede ser omitido para el/la lector/a ordinario/a, pero puede ser valioso para el especialista en la materia.

METODOLOGÍA PARA LA PREPARACIÓN DE UN INFORME ENUMERAR

CLASIFICAR

REVISAR

REDACTAR

EDITAR

METODOLOGÍA PARA LA PREPARACIÓN DE UN INFORME Expresiones coloquiales Escribir de acuerdo con el nivel del/la lector/a Uso del impersonal Estilo sencillo y directo Juicios de valor Redundancias

Expresiones coloquiales

Se debe evitar expresarse de forma coloquial puesto que el lenguaje técnico es formal y tiene sus reglas. Hay que hacer énfasis en que la expresión debe ser formal; no es adecuado utilizar términos coloquiales.

“… los resultados del trabajo son muy bonitos…” “…la curva es fea…” “…los resultados superan las expectativas…” “…la curva presenta un comportamiento irregular…”.

Escribir de acuerdo con el nivel del/la lector/a

Se debe estar consciente de que el informe será leído por otras personas que aunque conocedoras del tema en mayor o menor grado, no conocen los detalles del trabajo en la misma forma que el autor o autora. En consecuencia se debe considerar que la información omitida o sobrentendida (aunque obvia para el autor o autora) no es conocida por el lector o lectora.

Uso del impersonal

Una de las reglas más importantes en el lenguaje técnico es el uso del impersonal, lo que equivale a decir que no se pueden usar los pronombres personales “yo” o “nosotros” o los pronombres posesivos “mío” y “nuestro”.

Estilo sencillo y directo

Implica sobriedad y simplicidad. Es conveniente escribir frases cortas, en párrafos que no tengan más de tres o cuatro frases que apoyen o refuercen la idea principal. Las frases muy largas hacen que el lector o lectora pierda la idea y que tenga que leer la frase desde el comienzo repetidamente para entender su sentido.

Juicios de valor

Los juicios de valor deben evitarse en el lenguaje técnico y, en todo caso, no debe abusarse de esta forma de expresión. Como juicios de valor se entienden frases en donde se califiquen, positiva o negativamente, los datos, resultados, etc., obtenidos en el trabajo (así como el de otros autores o autoras).

Redundancias

Para que las frases puedan “fluir”, debe evitarse el uso de redundancias o palabras cercanas en el texto, con sonidos similares. Como ejemplo de esto se tiene: “la muestra de sólido muestra un comportamiento anómalo…”. “la presentación de los resultados presenta errores” (sonidos similares). Cuando esto ocurre, apele a sinónimos, por ejemplo: “la muestra de sólido exhibe un comportamiento anómalo”.