Redacción de Informes Administrativos

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   Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar... La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar forma escrita a un tema determinado.     . La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que haya lugar. Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos.  
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 Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica, técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.

   

   

. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental. 


. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos. a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar. b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos. c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

d.- Redacción de un borrador. Redacte según el plan o bosquejo. Piense en la forma como enlazará las ideas, pues éstas deben estar bien articuladas. emplee los enlaces o conectivos adecuados. Lea con atención, revise la claridad, corrija palabras mal empleadas, sustituya las que repita por sinónimos, elimine ideas ya expresadas. e.- Redacción definitiva Revisado el borrador, rectificado vocabulario, ortografía, coherencia, así como el orden de las ideas, no queda más que expresarlo de manera final. (Pasarlo en limpio)

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   Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa. Fase interna. Se fundamenta en:     del trabajo por realizar ¿Para què?o sea el propósito del trabajo;        ¿Sobre qué? se esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados.   . ¿para quién o quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?.   , de todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra. ¿Cuál material?   !. de acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento ¿De qué importancia? Fase Externa. 
 
. Se define el orden más conveniente de presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa. Además de la forma de disposición del trabajo, de acuerdo con el plan ¿Dónde?. Principio. desarrollo y cierre. "  ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a utilizar, éste dependerá del destinatario y el contexto. #  : Trato adecuado, cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito. ¿En cuál tono?   ¿De qué manera?, expresión conveniente. Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz. ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la estructuracion de un escrito; redacta un tema que verse sobre "Educación". Investiga todo lo que sea necesario, pregunta, busca información documentada, anota tus propias experiencias, habla con tus profesores e integra toda la información en un esquema preciso. Procede a redactar.


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. Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector, preparado por lo general a requerimiento o petición, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas.  %  : - Es utilizado por más de un lector. aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas, con seguridad será utilizado, analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución. - Es producto de un requerimiento, ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa. - Es de cierta extensión, aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos; la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados, determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión, en la mayoría de los casos, superior a cinco páginas. - Su elaboracion se realiza conforme a un plan. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración, lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información. - Facilita la comprensión de una situación compleja, Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito, pues, aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión, los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información.

- Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión, el lanzamiento de nuevos productos, la utilización de los recursos disponibles y, en mayor o menor grado, a las personas que integran la organización.

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  . Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si se hace, atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían múltiples, en tal sentido podrían clasificarse así:  &  '   Cortos y largos. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas, tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas.  &  : Comunicativos, examinadores y analíticos. Comunicativos. Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones. Examinadores. Expone e interpreta, además de presentar la información pertinente, el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Su fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada. Analíticos. Presenta información, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario.    

: Operacionales y para cambios. Operacionales. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las políticas, determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización. Para cambios: Destinados al análisis, a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. Tienen carácter innovador, cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial.  & 

  

       . Formales. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias. Informales. Se preparan de manera rápida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla, e incluso en formularios, formatos preelaborados.

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  . Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones, que además ha de ser leído por una o varias personas, o bien puede quedar archivado para consulta, el redactor debe ser directo, pero con estilo natural y espontáneo. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio, pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad, debe ser clara, precisa, directa, armónica y equilibrada, de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector, sus oraciones, ideas deben tener una secuencia lógica, coherente, o sea perfectamente ligadas.



 

       El esquema del informe generalmente se fija por la normativa, gusto o necesidades de la empresa, para evitar duplicidad de formatos. Este paso viene dado por la propia organización. De no existir un esquema preestablecido, se recomienda seguir alguno de los sugeridos,según el tipo de informe, con las adapaciones a que haya lugar. ) 
. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. Escriba palabras sencillas, sin detenerse a revisar errores. Sencillamente deje correr su pensamiento, la fluidez de las ideas. c  . finalizado el borrador, REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia, concisión, claridad, cortesía, ortografía.  %  Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario, debe pasarlo en limpio para su entrega, en forma manuscrita, mecanizada o computarizada

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: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgráficas, gramaticales, sintácticas y semánticas. 


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*   +"  +   . Enfocar directamente el asunto a tratar. Conciso se relaciona con brevedad. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir, sin rodeos ni adornos. Todo vocablo que sobre, debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica. 

Existe claridad en un escrito, cuando éste es comprensible para el mayor número de lectores. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar, ni más ni menos. Al redactar un informe, el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas, de manera que no se presten a segundas interpretaciones.  ,  . Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones, única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados.  ,   es secuencia lógica, siguiendo el orden de los hechos, como si se narrara una película. Para que esta película pueda ser entendida requiere de un comienzo, un desarrollo y el lógico desenlace o final. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor, para que las pueda expresar en forma ordenada, coherentemente.  $ . Las expresiones de cortesía, moderadas en su uso, sin melosidad ni servilismo, favorecen las relaciones interpersonales, tanto al hablar como al escribir.   . Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión, sin errores ortográficos. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente, de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía, acentuación, semántica...

-          Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra, contribuyendo a efectuar una transición. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente

del lector, de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción.  


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     . podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. Aquí se presentará una de las clasificaciones mas común: Conectores de adición, conectores concesivos, conectores consecutivos, conectores de oposición.     

. Permite la agregación de ideas. Conclusión y suma. Ejemplo: Estudio matemáticas / $ Química,  %   : Además, a saber, desde luego, de la misma manera, por un lado, es más, es decir, al mismo tiempo, en adelante, así mismo, otra vez, por otro lado,Igualmente, en definitiva, en resumen, y entonces, por sobre todo, también, asimismo, o sea.       

. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. Expresa dificultad superable. Ejemplo:   haga mal tiempo saldré, algunos conectore concesivos: aunque, a pesar de, no obstante, así , si bien, sin embargo, por el contario, con todo, a pesar de, de otro modo, aún cuando, por que.       

Expresión de la consecuencia de algo. Sirven para indicar conclusión. Ejemplo: Te busqué,   te encontré. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente, así pues, así que, por tanto, de modo, como resultado de, con base en, de acuerdo con, por eso, es por esto que, por esta razón, de esta manera,.     
 

. Permiten el contraste de ideas, expresan la oposición de una idea o concepto con otro. Ejemplo: Ella se va,  yo me quedo. Se encuentran en este grupo; ahora bien, antes bien, excepto, con todo, fuera de, mientras que, todo lo contrario, por otro lado, mientras que, antes bien. "

  

   


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5& ÃOrdene lógicamente el siguiente párrafo. Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato. Con aquellos pensamientos en la mente, nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido. Bueno, no todos: allí estaba el proyector de acetatos. ser robado, ¡qué desagradable sensación! Faltaban todos los aparatos eléctricos. Cuando llegamos, la puerta estaba entreabierta. Más aún porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. Ver y entender, todo sucedió en un instante: nos habían robado. Alguien esta adentro, pensamos. recorrimos cada rincón. A medida que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas, ( tomado de Manual de Redacción. Santín Hodges, 2007) 

5&  A continuación se presentan una serie de construcciones, su tarea consiste en colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente, en cada caso. 1.- Se dedicó al toreo----------------------------------- muy joven------------------------------------------2.- Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su conciencia a una función política------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendían bien sus palabras. 3.- Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma;---------------------------------- lo comprendíamos mal. 4.- Se han incumplido----------------------promesas.----------------------------------ilusiones se han ido al foso.-------------

-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando. 5.- Venezuela tiene estabilidad política----------------- no estrategias frente a la crisis. 6.- El dinero hace ricos y famosos a los hombres,-------------------, les da la felicidad. 7.- "Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado;----------------------, éste se encuentra en pleno uso de sus derechos. 8.- Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas;---------------------------------, los patrones aceptaron las nuevas cláusulas.. 9.- Los niños corren, las mujeres cantan, los jóvenes bailan, los adultos se divierten,--------------------- la ciudad está alegre. 10.- Pedro dijo que era divertido;--------------------------- a su vez Marcos expresó que era insoportable.

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 SELLO OFICIAL Membrete: Nombre de la institución o dependencia-----------------Núm. del oficio--------------Asunto:------------------------------------------------------------Lugar y fecha------------------------------------------------------------Nombre y dirección del destinatario------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuerpo del oficio---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Frases de cortesía-------------------------------------------------------------------------------------Antefirma-------------------------------------------Firma-----------------------------------------------Iniciales de identificación--------------------------Indicación de copias-------------------------------se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo, una expresión, así: "Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho". Es decir las características del oficio mismo. NOTA. En todo oficio, la redacción debe ser clara, atenta y sobria. Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio.

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Se presenta esquema para redacción de memorando, sin embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicación breve. Membrete. (Identifica la institución remitente) MEMORANDO PARA: Nombre del destinatario DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente. ASUNTO: tema sobre el cual versará TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos, por ser una comunicación simple, utilizada para informes breves o para que un superior dé a conocer, hacia los niveles inferiores: decisiones, órdenes, comunicar reemplazos, fijar vacaciones, o bien solicitar información. Iniciales o firma* Anexos Indicación de copias *           0    /   
    

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 . Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organización     !   5&  
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 ,/, . En la ciudad------ siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008 7. En las oficinas--------------ubicada en----------------------------------------------------   
  . Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y por la parte patronal el Lcdo.------------------ en su carácter de Gerente de recursos humanos, el señor-------------------------- representante sindical, así como los testigos: Señor---------------y Señor-----------------------------------, a quienes le constan------------------------------------------------8 ,

Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------   S presentan las pruebas escritas, documentales, videos, testimoniales, científicas, de presunción legales y humanas. Cada parte presenta su alegato.   Se da por concluída el acta, señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos, asi mismo se le entrega copia al representante sindical. Se lee el acta ,por parte de todos los comparecientes, y se procede a la firma para dejar constancia.

Ãÿ              . Dentro de este tipo de informes se encuentran, las circulares, los oficios, los memorandos, las actas administrativas, actas de reunión. En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes. Como pudo observar, en ellos no se requiere carátula, portada, lista de contenido, ni resumen. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentación o introducción aparte. El lenguaje utilizado es impersonal.   
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3 MEMORANDO PARA. Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo ASUNTO: Título del informe FECHA: Día, mes y año Introducción----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Descripción de los hechos---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Recomendaciones------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Firma

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     '        '  Cualquier informe que se realice como resultado de una investigación, debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato, de manera que sea agradable y de fácil lectura. A continuación se presenta un modelo que no pretende ser el único, pues hay variados modelos, en ningún caso, se pretende implantar el que se presenta, sino una alternativa entre las diversas formas, el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones, siempre y cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere.  
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Cubierta, anteportada, carátula, dedicatoria, carta de presentación, prólogo, prefacio,introducción. resumen, índice, texto, apéndices, referencias, bibliografía, glosario. 5     ,
  
 
   . a.- Use papel bond de máxima calidad. b.- Use sólo una cara y escriba a doble espacio. c.- Cuide que no haya errores ortográficos, ni de transcripción. d.- Se recomienda obtener una copia. e.- Para el margen lateral izquierdo 4 cms,con la finalidad de facilitar la encuadernaciónf.- Para el margen lateral derecho 3 cms. g.- Para el margen superior 3 cms. aproximadamente, para el resto de las páginas que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados. h.- Para el margen inferior de 2.5 a 3 cms. 5     
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