Recomendaciones Para Realizar Exitosas Presentaciones en Power Point

Informática Documento anexo al módulo de Power Point

Escriban an un guión: Su estructura debe permitir al auditorio entender claramente el motivo/tema de la exposición, por lo tanto deberá tener Inicio-NudoDesenlace Asegúrense que el mismo sea SIMPLE. No debe haber NADA de información superflua. Para esto es muy útil sentarse a pensar antes de elaborarlo teniendo en cuenta las siguientes cosas: 1. ¿Cuales el propósito de la charla/exposición? 2. ¿Que es lo que la audiencia debe recordar después de escucharlos y ver la presentación? 3. ¿Que es lo que espera y valora la audiencia?

No pretendan contarlo todo Ninguna presentación puede abarcarlo todo. Si se trata de una exposición en un Congreso, Jornada o Encuentro recuerden que en los libros de actas de los mismos que se entrega a los participantes o se publican en Internet se encuentran las ponencias por escrito, los informes o la documentación en papel. En este tipo de documentos sí pueden explayarse con detalle pero en la presentación oral auxiliados por el documento creado en Power Point sólo punteen lo más destacado e importante del tema a tratar. LIMITEN sus ideas a UNA idea central por diapositiva.

1

Informática Documento anexo al módulo de Power Point

En síntesis A

Lo que deben hacer en una presentación es transmitir la idea fundamental del trabajo, no sus detalles

¿Cómo evitar irritar a la audiencia con sus ppt?

A medida que vayan avanzando en su recorrido académico y laboral se enfrentarán como audiencia a muchísimas presentaciones que les producirán aburrimiento, estupor o les parecerán poco pertinentes. Quienes acostumbran a asistir regularmente a este tipo de eventos

coinciden en valorar como irritantes a las

presentaciones que poseen las siguientes características:

 Expositor que durante toda la presentación no hace otra cosa que leer las diapositivas

 Extensas frases en lugar de viñetas  Texto tan pequeño que resulta imposible leer  Gráficos ininteligibles  Colores brillantes que lastiman la vista  Fondos que se confunden con la tipografía, etc. A través del módulo les hemos enseñado el uso instrumental de la herramienta, pero la eficacia de Power Point sólo será posible si ponen en juego estrategias de comunicación, diseño y de estilo de escritura. A continuación les proporcionaremos una serie de consejos que les permitirán elaborar una presentación exitosa. La presentación debe ser VISUAL. Usen (pero sin abusar) imágenes y fotografías ya que las mismas son un medio poderoso de comunicación. La imagen refuerza cualquier punto a destacar y genera estados de ánimo y sentimientos en la audiencia. 2

Informática Documento anexo al módulo de Power Point Las diapositivas deben tener "espacios en blanco". Traten de evitar caer en la tentación de llenar cada espacio con algún logo, tabla o gráfico (mucho menos texto) que no contribuya a un mejor entendimiento. Mientras menos "ruido" haya en las diapositivas, mas fuerte será el impacto visual del mensaje.

Los gráficos, mapas, dibujos y fotografías, utilícenlos para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultarían difíciles de entender.

Cuiden la CALIDAD de la resolución de la imagen a utilizar (verifiquen que no se pixele). 3

Informática Documento anexo al módulo de Power Point Sean JUICIOSOS en el uso de las TRANSICIONES Y ANIMACIONES, si no suman a la exposición no las agreguen. Recuerden que en el ámbito académico no se estila introducirlas ya que le quitan seriedad a la exposición. En el caso de decidir incluirlas no olviden prever el tiempo que ocupara la lectura y/o exposición para decidir cuanto tiempo debe adjudicársele.

Las presentaciones efectivas dependen de la CALIDAD DE LA INFORMACIÓN expuesta y no de la forma en como la presenten (espectacularidad).

Cada diapositiva debe tener un título que aclare al público, cuál es el punto principal a comunicar. Esto les asegurará la coherencia de la presentación y los ayudará a organizar el material y la exposición. En una presentación académica en la diapositiva inicial además del título del ppt incluyan el logotipo de la institución de origen y el nombre del expositor. Si la exposición se realiza en otra institución o ámbito se debe agregar también el nombre/logo de la misma. Tengan especial cuidado con la redacción y la ortografía, porque los errores se magnifican cuando se proyectan en pantalla gigante. El texto de cada diapositiva debe limitarse a unas pocas frases. En general, cada diapositiva debe contener sólo seis líneas de texto, con unas 4

Informática Documento anexo al módulo de Power Point seis palabras por línea. Una presentación no debe ser el traspaso de un documento realizado en un procesador de texto a Power Point.

Incluyan textos que sean “especiales” al abrir y cerrar la presentación. Los primeros minutos sirven para generar expectativa e interés en la audiencia. Los minutos finales deben utilizarse para dar un cierre en el que se retomen o enfaticen conceptos que permitan recapitular los puntos más importantes que se trataron a lo largo de la presentación.

Mantengan la uniformidad y sean coherentes con el tipo de letra, su tamaño y formato. Es aconsejable usar el estilo Arial, Tahoma o Verdana. Cuiden el uso de viñetas: en un listado de acciones todas las frases deben comenzar con verbos. 6 palabras en cada viñeta, 6 viñetas en cada diapositiva, y no más de 6 diapositivas de texto seguidas, es una buen ejemplo de diseño armónico. Asegúrense que sus diapositivas tengan un

buen contraste entre el

texto y el fondo. Los expertos recomiendan colores muy oscuros para el 5

Informática Documento anexo al módulo de Power Point texto y pasteles para el fondo. Los diseños muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje.

Presten atención al uso de los colores. Una mala elección puede repercutir negativamente en la transmisión del mensaje. Por ejemplo, la utilización del rojo en presentaciones que contengan resultados numéricos debe evitarse porque este color representa valores negativos.

No usen colores brillantes, sobre todo colores primarios, pues estos distraen, cansan e incluso pueden ocasionar problemas de visión para algunos asistentes Constaten antes de iniciar la presentación que todos los elementos fundamentales

para

llevarla

a

cabo,

funcionen

apropiadamente

Chequeen los videos o links que estén incorporados en las diapositivas, lleven el ppt almacenado en un pendrive, CD y/o publíquenlo en Internet, etc..

6

Informática Documento anexo al módulo de Power Point Si luego de la presentación existiera un espacio para preguntas, es importante conocer la ubicación dentro de la misma de las diapositivas claves para llegar a ellas directamente a fin de aclarar las dudas presentadas por la audiencia. Respeten los derechos de autor en la realización de sus ppt, por lo tanto citen las fuentes de las cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en sus presentaciones (texto, fotografías, imágenes, mapas, gráficos, etc.) Listen las obras consultadas en una diapositiva final. Citen correctamente la bibliografía, documentos, imágenes y links. Reserven la última diapositiva para poner sus datos de contacto, mail, institución de procedencia, dirección de sitio Web (si la tuvieran) e inserten una leyenda agradeciendo a la audiencia por la atención prestada.

En síntesis

Ideas para mejorar sus us presentaciones En la actualidad con el aporte de las herramientas de la WEB 2.0 existen sitios en los cuales se estila “publicar” las presentaciones (al estilo de Youtube con los videos) para poder acceder vía Internet a ellas y/o posibilitar a otros su visionado y

descarga. A través del siguiente link:

www.slideshare.com creándose una cuenta de usuario pueden acceder a los servicios antes mencionados. Las presentaciones en este sitio no permiten ver las transiciones y animaciones que les hayan adjudicado a sus diapositivas.

7

Informática Documento anexo al módulo de Power Point Si desean conseguir plantillas por fuera de las presentes en el paquete Office les sugerimos visitar los enlaces listados a continuación: http://www.inspiredpiece.com/downloads/powerpoint-templates http://www.templateswise.com/ http://www.presentationhelper.co.uk/1/medical-powerpoint-templates/ http://powerbacks.com/ Existen programas alternativos al Power Point de carácter gratuito y pueden utilizarse en línea; algunos de ellos son: OpenOffice.org Impress http://www.openoffice.org/product/impress.html Google Presentations https://www.google.com/accounts/ServiceLogin?service=writely&passive=true&contin ue=http%3A%2F%2Fdocs.google.com%2F&followup=http%3A%2F%2Fdocs.google. com%2F<mpl=homepage&nui=1 Es una de las herramientas de Google docs y deben crear una cuenta para poder utilizarla. Zoho Show http://show.zoho.com/jsp/zoho_login.jsp?serviceurl=%2FHome.do.

También

exige

crear una cuenta. Incluyan sonidos personalizados utilizando editores de sonido (por ejemplo Audacity), en general son de fácil uso y se pueden bajar versiones free de los mismos. Pueden obtener videos para sus presentaciones en Youtube (www.youtube.com), video Google (www.video.google.es),

Metacafe

(www.metacafe.com). Prueben reemplazar las viñetas por gráficos, organigramas, imágenes y todo elemento visual que les permitan no tener que recurrir a tanto texto.

8

Informática Documento anexo al módulo de Power Point Esperamos que este material les sirva de orientación para la futura elaboración de presentaciones en su vida académica y laboral. Ahora solo se trata de poner…….

Bibliografía Bibliografía, recursos Web: 10 maneras de mejorar una presentación en Power Point. Disponible en:www.reparaciondepc.cl/blog/10-maneras-de-mejorar-una-presentacion-en-powerpoint.Ultima visita [20/07/09] Cuanto dinero pierde en una mala presentación. Disponible en: www.backstageservice.com/port/index.php/news/1-tipexpo/13-dineroper.Ultima visita [19/07/09] Analogizate antes de presentar. Disponible en: www.elartedepresentar.com/2009/06/23/analogizate-antes-de-presentar. Última visita: [19/07/09] Cómo hacer una mala presentación. Disponible en: www.my.opera.com/suribe/blog/2008/01/16/como-hacer-una-mala-presentacion . Última visita: [19/07/09] Cuánto más, ¿mejor? Disponible en: www.elartedepresentar.com/2009/06/19/cuanto-mas-%C2%BFmejor. Última visita: [19/07/09] Presentaciones en la era de Power Point. Disponible en: www.scielo.cl/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0717-93082006000300004. Última visita: [20/07/09]

Nota: Este material es para uso exclusivo de las diferentes comisiones de la materia Informática de la Universidad Nacional de Quilmes.

9