Recherche Sur Cahier Des Charges

Introduction

Le cahier des charges réunit les points de vue, exigences, besoins techniques et fonctionnels des différents acteurs impliqués dans l’organisation qui mène le chantier, piloté par un chef de projet ou une équipe de chef de projets. Le cahier des charges peut contenir une partie technique sur des projets complexes ou à valeur technologique. Etude de l’existant, analyse des besoins, spécifications des caractéristiques fonctionnelles, cadre juridique : autant d’aspects qu’il faut maîtriser pour un projet réussi.

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Partie1 :généralités sur le cahier des charges I. Définition :  Le cahier des charges est un document essentiel à la réalisation d'un projet. Il décrit précisément les besoins auxquels les intervenants doivent répondre : objectifs, cibles, concurrence, spécifications techniques, délais...  Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un document formulant le besoin du client, au moyen de fonctions détaillant les services rendus par le produit et les contraintes auxquelles il est soumis. On voit donc que le CDCF a pour rôle de définir le besoin du client. Plus simplement, il explique à quoi va servir le produit final. Nous verrons plus tard qu'il existe des outils à la disposition du concepteur pour l'aider à définir tout ça. Pour formuler le besoin du client, on utilise des fonctions détaillant les services rendus par le produit et les contraintes auxquelles il est soumis. Ça fait très dictionnaire comme définition, mais c'est assez simple au fond. Pour répondre au besoin du consommateur, le produit effectuera différentes actions : c'est le nom qu'on donne aux fonctions. Cependant, ces actions ne peuvent pas être effectuées n'importe quand et n'importe comment. J'ai un exemple simple : un portail à ouverture automatique. La commande d'ouverture a été activée. A priori, le portail s'ouvre. Imaginez qu'un enfant se trouve dans le champ d'ouverture du portail ! Cette situation peut se révéler dangereuse. Il faut donc contraindre le portail à ne pas s'ouvrir, pour éviter d'éborgner ce pauvre enfant. On comprend ainsi nettement mieux ce que sont les contraintes : elles fixent un cadre auquel doit se conformer le produit avant d'exercer sa fonction (souvenez vous, la fonction indique à quoi le produit sert). On les appelle des contraintes, car justement elles sont contraignantes pour le concepteur : il est obligé de les prendre en compte, même si elles ne servent pas directement à la réalisation de la fonction

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du produit. En général, une des contraintes est le respect des normes de fabrication. Nous y reviendrons plus tard.

II.

Pourquoi un cahier des charges :

Le projet informatique fait partie de la vie d’un service de documentation. Qu’il s’agisse de la mise en place de son système de gestion documentaire ou de son remplacement, de la création d’un site Web ou d’un portail, de l’intégration des ressources numériques, d’un projet d’édition ou de numérisation, le professionnel de l’information doit savoir préparer une telle démarche, choisir le prestataire, vérifier le résultat.

Pour réussir, tout projet doit suivre une logique dans laquelle le cahier des charges tient un rôle particulier. Mais comment s’y prendre sans réinventer la roue ou perdre du temps ? Comment éviter les écueils ? Où trouver des renseignements, références et aides utiles ? Voici quelques conseils pratiques.

III.

L’environnement projet :

Sans cahier des charges, pas de projet. Mais sans l’environnement particulier d’un projet, le cahier des charges n’a pas de sens. Or, le projet informatique suit sa propre logique. Les phases clés d’un projet Etudes préalables

Etudes de l’opportunité d’un développement spécifique ou achat d’un progiciel Définition des besoins et de l’objectif du projet Détermination du budget et de la procédure

Cahier des charges

Présentation de l’existant Description des besoins Spécifications des caractéristiques fonctionnelles Type de logiciel ou de prestation

Choix

Choix de la procédure (appel d’offres) Eventuellement négociations (rarement) Choix du prestataire ou de la solution

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Commande ou contrat avec planning Réalisation

Préparation, prototype Tests, formations Réalisation complète Recette, mise en service et poursuite des formations

Dans cet environnement, le cahier des charges remplit trois rôles différents. D’abord il décrit à un fournisseur potentiel ce qu’on attend de lui : « Synthèse de toute la réflexion (…) méthodologique, (il) est le bilan de la définition des besoins spécifiques et des contraintes propres (…) » (Duchemin 2000, p313).

Accessoirement, il contribue également à la définition des critères de sélection du prestataire. Par la suite, surtout s’il s’agit d’un sous-traitant ou fournisseur externe, le contenu du cahier des charges est intégré dans le contrat ou marché. L’engagement sur la réalisation des spécifications techniques et le planning devient ainsi contraignant. Finalement, le cahier des charges permettra, sous forme de cahier de recette, d’évaluer l’adéquation entre la réponse du titulaire et les besoins exprimés.

IV.

Les enjeux du cahier des charges :

Le cahier des charges est l’outil du chef de projet qui doit permettre de définir et d’encadrer toute prestation de service ou toute acquisition de matériel prévue dans le cadre de l’optimisation du fonctionnement de l’organisation ciblée, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une collectivité locale, d’une association, d’un organisme semipublic, d’un ministère, ou autre. Toute organisation humaine évolue au travers de projets ou chantiers à mener, lesquels nécessitent parfois l’intervention d’une aide extérieure et spécialisée. Un des enjeux de la conduite de projet va consister à cerner avec précision le champ du besoin à couvrir, en relation avec la criticité de ce besoin. C’est en effet ce degré de criticité qui va déterminer le lancement ou non d’un projet.

V.

Le cahier des charges : un outil contractuel :

Le cahier des charges est ensuite un outil contractuel sur la base duquel tout prestataire consulté devra formuler sa réponse au besoin, selon le niveau de détail

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des réponses exigé dans la forme du cahier des charges. Ce retour vise non seulement à estimer l’adéquation entre le besoin émis et la réponse formulée, mais il servira en outre de base de comparaison à périmètre égal ou équivalent entre les différentes réponses des soumissionnaires.

VI.

Le cahier des charges : un support pour définir les besoins :

Selon l’importance et la taille des projets à mener, une organisation peut faire appel à un chef de projet nommé en interne, mais également à une équipe de chefs de projets supervisée par un Directeur de projet. Le cahier des charges jouera le rôle de support pour établir un référentiel des besoins et des contraintes ainsi que les services attendus en réponse à ces besoins. Le cahier des charges peut donc être perçu dans un premier temps comme un document formalisant les points de vue techniques et fonctionnels au sein de l’organisation ciblée. Il s’agit de réconcilier besoins utilisateurs, outils et méthodes techniques en place, outils et méthodes techniques et fonctionnelles à implémenter, pour atteindre l’optimisation souhaitée. Ce support sera donc un moyen de communication entre la partie qui émet un besoin, souvent nommée « population des utilisateurs » et la partie chargée de mettre en œuvre les moyens pour y répondre, nommée « maîtrise d’œuvre », les deux parties étant mises en relation par un intermédiaire, la « maîtrise d’ouvrage », parfois accompagnée d’une « assistance à maîtrise d’ouvrage », qui a un rôle de coordination. VII.

VIII.

Quatre objectifs d’un cahier des charges :



Définir les objectifs que doit atteindre la solution.



Indiquer les contraintes à respecter impérativement.



Etre un outil de dialogue entre les différents acteurs.



Diminuer les risques d’erreur lors de la réalisation ou l’installation.

Dans un projet, le professionnel de l’information n’agit pas seul. Il est entouré d’utilisateurs internes et externes, des services administratifs et informatiques, et de sa hiérarchie. Un cahier des charges ne se construit pas sans la contribution de tous ces acteurs. En tant que chef de projet utilisateur (CPU), le professionnel a tout intérêt de s’entourer dès le début d’une équipe projet qui sera chargée du projet. Le comité de pilotage composé par le CPU, des différents responsables informatiques et des utilisateurs suivra l’avancement des travaux. Il prendra les décisions

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IX.

Structuration :

Pas d’illusion : il n’y a pas de plan type pour rédiger un cahier des charges. Structure, précision et longueur dépendent de l’importance, de l’objet et du contexte du projet. Pas besoin de monter une usine à gaz, d’étaler par exemple sur plus de 20 pages les besoins et spécifications quand il ne s’agit que de numériser quelques documents – cela peut se faire en quelques paragraphes. A l'inverse, nous avons déjà vu – malheureusement - des courriels, schémas ou tableaux faisant office de cahier des charges. Néanmoins, même si la présentation et l’ordre peuvent varier, plusieurs éléments doivent nécessairement y figurer. Les quatre éléments clés d’un cahier des charges Etude de l’existant

Présentation générale de l’établissement Etude de l’environnement (pas seulement informatique) (état des lieux)

Analyse des besoins

Description des besoins de l’établissement Définition de l’objectif du projet

Description de la solution

Caractéristiques fonctionnelles Réponse opérationnelle souhaitée (le prestataire peut avoir la liberté de proposer toute solution technique à partir du moment où les contraintes informatiques de l'établissement sont respectées, si il y en a)

Définition de la procédure

Découpage en lots ou phases Description des conditions commerciales

L’idée directive est d’obtenir une structure de base qui aide le prestataire potentiel à comprendre « ce qu’on attend de lui ». Tout ce qui, dans un texte, facilite la compréhension est bon à prendre : une structure claire et simple, des paragraphes courts, des schémas et illustrations etc. Lors de la rédaction, on peut s’inspirer d’un modèle ou exemple. Mais attention, s’inspirer ne veut pas dire copier, et il faut surtout éviter de flouer la spécificité du projet en question.

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Duchemin (2000) propose une méthodologie détaillée pour l’informatisation d’une bibliothèque. Pour un projet de numérisation on trouvera des recommandations utiles dans le guide de Buresi et Cédelle-Joubert (2002). Le Ministère de la Culture a mis en ligne un cahier des charges type pour tout projet informatique d’une bibliothèque publique qui peut également servir de modèle. On trouvera d’autres exemples sur le Web.

a. L’étude de l’existant : L’étude de l’existant consiste à mettre à plat, de façon aussi claire que possible, l’analyse qualitative et quantitative du fonctionnement actuel de la bibliothèque ou du centre de documentation. Une analyse de l’existant comprend trois parties distinctes : 1. La première consiste à recueillir les informations ; elle est réalisée à partir d’entretiens ou de questionnaires, tableaux de bords, catalogues, études, données statistiques etc. 2. La seconde consiste à analyser, classer et donner une vue synthétique de l’ensemble des informations collectées par domaine fonctionnel, en tenant compte des ressources humaines (nombre et profil des personnes assignées aux diverses tâches). 3. La troisième consiste à esquisser une modélisation à grosses mailles des données et des traitements. L’état des lieux peut aboutir à une critique de l’existant qui analyse les points positifs et négatifs de l’organisation du travail déjà mise en place et dégage les améliorations à apporter : les taches effectuées et les taches non effectuées, les services rendus et les services non rendus, etc. Cette critique sera ainsi une transition vers la 2e partie, l’analyse des besoins. b. L’analyse des besoins : Selon Bénard (1990), le besoin c’est la nécessité ou le désir éprouvé par un utilisateur. Ce besoin peut être explicite ou implicite, potentiel, avoué ou inavoué. Par conséquent, l’étude des besoins consiste à dégager les critères d’informatisation des diverses tâches, à choisir celles qui sont à informatiser et à évaluer les gains de temps, d’énergie et d’efficacité attendus (retour sur investissement). Elle est à

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réaliser sous forme de questionnaire. Cette étude donne une vue globale des besoins des professionnels de l’information mais aussi des utilisateurs. Trois facteurs sont à prendre en compte dans l’analyse : 1. Facteurs liés à l’application informatique elle-même comme la durée de vie de l’application, le champ de l’application. 2. Facteurs liés à la solution, comme la mise en place d’un portail d’information, la gestion de ressources électroniques. 3. Facteurs liés au projet comme les enjeux, le coût, les crédits. Ces facteurs sont à prendre en compte avec l’intégration de contraintes :  Les contraintes organisationnelles, par exemple la gestion d’un fonds géré sur plusieurs sites.  Les contraintes techniques comme l’usage d’un système d’exploitation particulier ou un système de gestion de bases de données (SGBD).  Les contraintes humaines et administratives (compétences, organigramme, planning).  Les contraintes financières (budget). Comme pour l’étude de l’existant, le rôle du professionnel de l’information se situe ici en particulier au niveau du filtre, de la synthèse et de la communication : à lui de pondérer, prioriser et présenter les besoins et objectifs d’une manière réaliste, cohérente et compréhensible.

c. Les caractéristiques fonctionnelles : Dans le cahier des charges le service de documentation a exprimé ses besoins et ses attentes. Il attend en retour une réponse du prestataire. Le cadre de réponse est l’appellation globale des tableaux que le prestataire doit remplir : tableaux cadre des caractéristiques fonctionnelles et techniques. Ces tableaux seront des instruments très utiles à trois niveaux :

1. Pour comparer et sélectionner le prestataire ou la solution. 2. Pour obliger le prestataire à s’engager sur toutes les questions. 3. Pour permettre de réaliser la vérification d’aptitude (recette).

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Le cadre de réponse est souvent mis en annexe au cahier des charges, mais dans le cadre d’un appel d’offre il est préférable de l'annexer à l’acte d’engagement, premier document constituant le marché.

Voici l’exemple d’un tableau cadre des caractéristiques fonctionnelles :

N°

Besoins, fonctions

Pondération STD PAR SPE NON Nbre Commentaires de jours

1 2 3 4 5

Le prestataire potentiel indiquera pour chaque fonctionnalité si elle est :  Gérée en standard dans le système (STD).  Gérable moyennant un paramétrage qu’il estimera en nombre de jours (PAR).  Gérable par un développement spécifique qu’il chiffrera en nombre de jours (SPE).  Non gérée (NON). La colonne intitulée « pondération » est gardée à la discrétion de l’établissement qui priorisera ses besoins. d. Le cadre juridique :

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Tout projet, une fois lancé, possède un caractère contractuel. Ce contrat engage client et prestataire sur la base du cahier des charges. Si la prestation est externalisée, le cahier des charges intégrera un cadre juridique contraignant et spécifique : un contrat de droit privé si le projet est lancé par une entreprise, un marché dans le cadre du Code des Marchés Publics s’il s’agit d’un établissement public. Le professionnel de l’information n’a pas à formaliser le contrat, ceci sera affaire du service administratif ou juridique. Néanmoins, quelques notions lui seront utiles pour bien préparer le cahier des charges et pour choisir la procédure la plus adéquate :  L’objet du contrat : Choisir un intitulé succinct pour caractériser la prestation attendue.  Les lieux d’exécution et de livraison : Dans les locaux du titulaire ? Sur le site de production du prestataire ? A proximité géographique du service ? En France ?  La durée du contrat/marché : Début, fin et durée globale du contrat ? Délai d’exécution ? Pénalités en cas de dépassement/retard ? Ces trois éléments rentreront dans la rédaction du Cahier des Clauses Administratives particulières (CCAP) rédigés conjointement par le professionnel de l’information et le service juridique.  Les caractéristiques principales : Prévoir une brève description de la prestation objet du contrat ou marché ; établir une estimation du budget (montant global du contrat TTC), éventuellement avec un maximum et un minimum (fourchette) ; le cas échéant informer sur l’allotissement (découpage de la prestation en plusieurs lots, attribution éventuelle à plusieurs prestataires) ; donner des indications sur la volumétrie ; prévoir une information aussi sur la passation du contrat/marché (commande globale ou par bons de commandes). Toutes ces informations seront consignées dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP), qui sera rédigé par le professionnel de l’information et sera relu par le service juridique pour en vérifier le formalisme administratif.

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 Les critères d’attribution du marché : En cas de mise en concurrence (appel d’offres), il faut informer sur les critères de sélection, notamment : la valeur technique de l’offre (expériences et références du prestataire, moyens et ressources mis en œuvre, plan qualité etc.) ; le prix (prix global, tarifs des prestations, structure de la tarification). Comme le Code des Marchés Publics exige le choix de « l’offre économiquement la plus avantageuse » appréciée en fonction de critères clairement énoncés avec une pondération, ces critères d’attribution doivent être pondérés (par exemple, 60% valeur technique, 40% prix). Ces critères quant à eux viendront compléter le Règlement Particulier de la Consultation (RPC) définissant le déroulement de l’appel offre. Pour un établissement public, l’estimation du montant du marché (économie) a un impact direct sur le choix de la procédure, en particulier pour deux aspects : la publicité pour la mise en concurrence (bulletin officiel, presse spécialisée etc.), et le délai entre publicité et remise des candidatures. Actuellement, le seuil pour une procédure simplifiée est de 90000€ HT (cf. le portail des marchés publics). En fonction de la connaissance de l’offre des prestataires potentiels, les procédures d’un appel d’offres (ouvert ou restreint) ou d’un dialogue compétitif peuvent être des options intéressantes :  Appel d’offres ouvert : Option de choix la plus couramment utilisée. Elle présente l’avantage d’être rapide (durée de 52 jours) mais possède l’inconvénient d’obtenir beaucoup d’offres (ce qui a une incidence sur la durée de sélection du titulaire).  Appel d’offres restreint : Option de choix s’il n’existe qu’un nombre restreint de prestataires potentiels. Procédure en deux temps - les entreprises doivent faire acte de candidature, elles sont retenues selon les critères indiqués dans l'avis. Seules les entreprises retenues peuvent faire une offre. Un cas particulier est le marché négocié, sans publicité préalable – quand pour une prestation spécifique il n’existe qu’un seul prestataire potentiel.  Dialogue compétitif : Option de choix si l’établissement n’est pas en mesure de définir les moyens techniques qui répondent à ses besoins ou s’il n’est pas en mesure d’établir le montage juridique ou financier de son projet.

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Procédure en trois temps - les entreprises doivent faire acte de candidature, elles sont retenues selon les critères indiqués dans l'avis. Seules les entreprises retenues sont invitées à participer au dialogue compétitif avec l’établissement qui aboutira à un cahier des charges précis. Ensuite, ces entreprises soumettront une nouvelle proposition. Attention : La réglementation des marchés publics change régulièrement, et le professionnel de l’information a tout intérêt de se tenir au courant du cadre juridique en cours (cf. portail des marchés publics) et de travailler étroitement avec les services administratifs et juridiques de son établissement lors de la préparation de son cahier des charges. Une dernière remarque : En principe, ces conseils sont valables uniquement si la prestation est externalisée. Ceci étant, certains établissements (surtout dans le secteur privé) prévoient une contractualisation aussi en cas d’une prestation « in house », assurée par un autre service du même établissement (par exemple, la DSI). Néanmoins, même là où cette contractualisation « interne » n’est pas la règle, on peut se demander si un tel accord entre plusieurs services, même à caractère symbolique et sans valeur juridique stricto senso, ne permettrait pas dans certains cas de clarifier les engagements mutuels des uns et des autres. -

 La recette :

Après avoir choisi le prestataire ou la solution, paramétré le système et assuré la formation des utilisateurs, il reste à vérifier que les engagements du prestataire sont en adéquation avec les besoins spécifiés dans le cahier des charges. Cette étape de vérification s’appelle recette. Elle est divisée en deux étapes :  La vérification d’aptitude (VA).  La vérification de service régulier (VSR). Ces étapes sont importantes car elles conduisent à l’acceptation ou au rejet de la solution. La vérification d’aptitude est réalisée à partir du tableau cadre des caractéristiques fonctionnelles. Des tests unitaires sont réalisés sur les fonctionnalités auxquelles le titulaire a répondu par l’affirmative. La vérification de service régulier consiste à s'assurer du bon fonctionnement du système en exploitation normale. Il s'agit donc d'une utilisation réelle et pas d'un test en vraie grandeur. Les durées de la VA et de la VSR sont fixées dans le contrat. Normalement, la VA dure moins longtemps que la VSR qui peut prendre jusqu’à deux ou trois mois.

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Attention : cette double vérification est typiquement française ; des prestataires et fournisseurs anglo-saxons connaissent uniquement la VA et poussent à sortir la VSR du projet au sens strict afin de régler d’éventuels problèmes d’utilisation dans le cadre de la maintenance ou de l’assistance technique (helpdesk). Dans un autre contexte – quand il s’agit d’une prestation sous-traitée, par exemple pour la numérisation de documents ou la rétroconversion d’un catalogue – le cahier des charges jouera ce rôle de cahier de recette déjà tout au début du projet, quand le prestataire aura mis en place sa chaîne de production. Avant de passer en production, il faut prévoir une phase test sur un échantillon représentatif dont le résultat sera à valider ou à rejeter à partir des spécifications du cahier des charges.

X.

Les critères pour s’assurer de la qualité et de l’efficacité d’un cahier des charges :

Le cahier des charges n’est pas une garantie de succès mais sans cahier de charges, la réussite devient aléatoire. La rédaction d’un cahier des charges repose sur la règle du « PPCR ».

1.

Précis :

2.

Prospectif :

3.

Concis :

4.

Réaliste :

Notamment pour les fonctionnalités émergeantes, le flou peut conduire à des déconvenues. Il ne s’agit pas de s’aligner sur les systèmes obsolètes mais de prendre en compte les évolutions en cours. Car un document démesurément épais et détaillé, source d’investissement en temps pour le fournisseur, réduira le nombre de propositions donc le choix de la bibliothèque. Il ne s’agit pas d’imaginer un système idéal « qui fait tout » (« killer application » en anglais) mais de rester réaliste par rapport aux besoins réels et à la faisabilité technique et financière.

Rédaction collective, relecture, comparaison avec d’autres cahiers des charges sont quelques conseils pour s’assurer d’une bonne qualité. De même, l’ajout d’un glossaire qui définit les termes et concepts clés peut faciliter la compréhension entre professionnels de l’information et informaticiens, notamment quand il s’agit d’une prestation externalisée et/ou d’un prestataire non francophone. Plus en amont, le professionnel a tout intérêt de se tenir au courant de l’évolution technologique dans le domaine concerné. Une bonne connaissance du marché et

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des prestataires sont des clés pour élaborer un cahier des charges pertinent et prévenir des surcoûts. Cette veille peut se faire de plusieurs façons : rencontres professionnelles (ADBS, CNRS etc.), salons (ADBU, I-Expo), listes (adbs info, Biblio.fr), publications (BBF, Archimag, cf. par exemple Ochanine 2006) sont quelques vecteurs. Lors de la préparation d’un projet d’envergure, il ne faut pas hésiter à prendre contact avec des fournisseurs et prestataires potentiels ou d'autres utilisateurs des logiciels existants, pour discuter des besoins et objectifs et organiser des démonstrations des solutions du marché. Le temps investi dans cette phase préalable sera profitable pour la suite.

Partie Technique d’un cahier des charges :

I.

La démarche de rédaction d’un cahier des charges :

La démarche de rédaction du Cahier des Charges Fonctionnel compte grosso modo 3 étapes principales : 1. L'introduction au problème posé 2. L'expression fonctionnelle du besoin 3. Les solutions proposées pour répondre à ce besoin

Chacune de ses parties est accompagnée d'outils qui aident le concepteur à structurer sa démarche et son raisonnement. Ils permettent en plus d'éviter d'avoir à écrire des pages et des pages de textes, car tout est schématisé, comme nous allons le voir.  Introduction au problème posé : Ici, l'idée est simple : il faut donner une description succincte du projet. Expliquer en quoi il consiste, son objectif, une éventuelle prévision des dépenses et bénéfices s'il y a lieu, etc. Il faut aussi lui donner un contexte : sa situation par rapport à d'autres au sein de 14

l'entreprise, les études effectuées et celles à effectuer, ainsi qu'une liste exhaustive des personnes concernées par le projet si elles sont connues à l'avance.  Expression fonctionnelle du besoin : C'est la partie clé du Cahier des Charges, il ne faut absolument pas la rater. En effet, c'est là qu'on définit les fonctions et les contraintes. Chaque fonction et chaque contrainte est définie par un certain nombre d'informations la concernant :

 Son nom : il est très important celui-là

 Ses critères : ils indiquent dans quelles conditions la fonction en question est considérée comme réalisée. Par exemple, avec notre tondeuse à gazon, une contrainte pourrait être "Ne pas mettre l'utilisateur en danger". Cette fonction est importante, mais il faut la préciser : dans quels cas peut-on considérer que l'utilisateur est en sécurité ? Un des critères pourrait être "La lame de la tondeuse doit être inaccessible". Ainsi, si l'utilisateur ne peut pas toucher la lame, il est clair qu'il ne risque pas de se blesser avec. En général, une fonction est accompagnée de plusieurs critères.  Son niveau : si le critère de la fonction est défini d'une façon numérique, le niveau est la valeur qui est associée à ce critère. Toujours avec notre tondeuse, une contrainte pourrait être "Correspondre à l'énergie disponible". Le critère est la nature de l'énergie (en général, énergie électrique). Par conséquent, le niveau est la quantité d'électricité avec laquelle fonctionnera la tondeuse (on parle de tension) : 230V si la tondeuse est commercialisée en France  Sa flexibilité : il est possible, dans certains cas, d'accorder une tolérance au niveau de réalisation d'une fonction. Si la tension d'alimentation de la tondeuse est de 224V (Volts) au lieu de 230V, ça n'a rien de dramatique : on donne une flexibilité au niveau, qui précise jusqu'à quelles limites la fonction est considérée comme réalisée même si son niveau n'est pas strictement égal à celui défini préalablement. On peut par exemple accorder une flexibilité de +/12% à la tension d'alimentation. Comme ça, si on a une tension de 224V, ça marche quand même. Le tout est de trouver une flexibilité cohérente en fonction du résultat souhaité. Bien entendu, la flexibilité

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n'est pas indispensable : pour le respect des normes, elle n'a pas lieu d'être (les normes doivent être respectées dans tous les cas)  Solution proposée pour répondre au besoin Cette partie est un peu la transition entre la rédaction du Cahier des Charges et la conception. En effet, on commence ici à proposer des pistes de recherche pour la réalisation de chacune des fonctions. L'objectif est d'organiser au mieux la suite du projet, en le découpant en "sous projets". Pour cela, une connaissance parfaite des fonctions du produit en question est indispensable, pour connaitre la teneur en travail qu'elles nécessiteront. Il y a peu à dire. C'est un peu la zone du gros brainstorming ou tous les génies trôlent joyeusement pour faire aboutir leurs idées

II.

Les outils au service du concepteur :

La rédaction d'un Cahier des Charges qui tient la route se révélant particulièrement difficile et la probabilité de plantage assez importante, de nombreux outils ont été mis au point pour aider les concepteurs dans leurs recherches.

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a. La bête à cornes : Son objectif est simple : Elle indique à quoi sert le produit. Elle se présente sous cette forme

La matière d'œuvre est ce sur quoi le produit doit agir (pour une tondeuse, il s'agit de... l'herbe).

b. Le diagramme pieuvre : Je sais, il y a beaucoup d'animaux dans les bureaux d'études. Il permet de relier simplement le produit à son environnement extérieur (c'est-à-dire tout ce qui est susceptible d'influer sur son fonctionnement). Voici un exemple de diagramme pieuvre pour une voiture.

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Voici la liste des fonctions et des contraintes : FP1 : Permettre aux utilisateurs de se déplacer sur le sol, rapidement et sans se fatiguer C1 : Ne pas influer ni être par le revêtement au sol C2 : Respecter l'environnement, résister à la corrosion C3 : Être esthétique C4 : Résister au milieu extérieur C5 : S'adapter aux énergies disponibles, limiter la consommation C6 : Respecter toutes les lois et règlementations C7 : Être confortable, s'adapter à toutes les corpulences Comme vous le voyez, chaque contrainte est reliée à un élément du milieu extérieur, alors que chaque fonction relie le produit à deux éléments extérieurs. Il n'existe pas, à ma connaissance, d'outil normalisé visant à lier les fonctions à leurs critères et niveaux. Cependant, si vous en connaissez un, n'hésitez pas

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à me le signaler. En général, on se contente de créer un tableau avec une ligne par fonction et/ou par contrainte.

Cependant, vous verrez que faire tout ça pour un petit projet amateur est généralement inutile. Je vous ai expliqué globalement comment ça fonctionne en entreprise pour votre culture et pour vous aider à réfléchir sur votre projet, mais cela ne vous sera sans doute pas utile à 100% dans le cadre de vos projets, surtout s'il n'a pas de visée commerciale. En général, votre CDC est assez court : environ 3/4 pages devraient être amplement suffisantes. Bien sûr, si vous en utilisez davantage, ça n'est pas un problème, mais si vous avez écrit un document de 100 pages, vous devriez essayer de le retravailler

III.

Eléments principaux d’un cahier des charges : a. Contexte :

Un cahier des charges commence généralement par une section décrivant le contexte, c'est-à-dire notamment le positionnement politique et stratégique du projet. b. Objectifs :

Très rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre le but recherché, afin de permettre au maître d'œuvre d'en saisir le sens. c. Vocabulaire :

Nombre de projets échouent à cause d'une mauvaise communication et en particulier à cause d'un manque de culture et de vocabulaires communs entre maîtrise d'œuvre et maîtrise d'ouvrage. En effet, là où le maître d'ouvrage croît employer un vocabulaire générique, le maître d'œuvre entend parfois un terme technique avec une signification particulière. d. Périmètre

Le périmètre du projet permet de définir le nombre de personnes ou les ressources qui seront impactées par sa mise en place.

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e. Calendrier

Le calendrier souhaité par le maître d'ouvrage doit être très clairement explicité et faire apparaître la date à laquelle le projet devra impérativement être terminé. Idéalement des jalons seront précisés afin d'éviter un « effet tunnel ».

IV.

Elaboration d’un cahier des charges :

L’élaboration d’un cahier des charges vous permettra d’une part, de préciser vos intentions et d’autre part, de présenter clairement vos objectifs et souhaits aux professionnels qui prendront le relais au moment de la production de l’outil. Ce cahier comportera tous les éléments dont les professionnels pourraient avoir besoin pour bien comprendre le support à créer. Cela leur permettra de proposer un devis le plus complet possible. Description de vos objectifs Description du public final (âge, niveau socio-économique, habitudes de vie, de loisirs, de culture etc.) ainsi que du public relais, utilisateur de l’outil. Description des caractéristiques de l’outil et du but que vous voulez atteindre. Soyez le plus précis possible. N’hésitez pas à donner des indications de style, à montrer un autre outil en exemple ou en contre exemple, à montrer la maquette si celle-ci existe etc. Description des conditions d’utilisation prévues :    

V.



nombre d’exemplaires souhaités, dimensions, couleurs échéancier budget disponible coordonnées des personnes de contact, dessinateur, chargé de projet etc. ou toute personne ressource pour l’une ou l’autre information.

A qui s’adresser ? Le type de support choisi déterminera le type de professionnels avec lesquels vous allez travailler. Deux possibilités s’offrent à vous pour la prise en charge de cette étape : faire appel à une agence de communication ou jouer vousmême le rôle de responsable de production. Une agence de communication réunit les différents intervenants dans les phases de production de l’outil (graphiste, infographiste, spécialiste marketing etc.) ou fait appel à des soustraitants (monteur vidéo, photograveur, imprimeur etc.). Cette possibilité n’est certainement pas la plus avantageuse financièrement parlant (la commission de l’agence peut aller jusqu’à 20 voire 50 %) mais elle vous fera gagner du temps et vous déchargera de toute responsabilité au cas où une erreur surviendrait dans l’une des phases de production.

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Si vous assumez le rôle de responsable de production, vous serez amené à engager les différents professionnels et à établir avec chacun d’eux un planning précis afin de coordonner l’ensemble : du graphisme jusqu’à l’impression. La sélection des agences de communication se fera avec vos partenaires de projet. Le choix d’une agence ou de toute personne intervenant dans la phase de production de votre outil se fera selon plusieurs critères : la notoriété l’accessibilité des services le professionnalisme l’habitude de travailler ensemble l’expérience de communication avec votre public la faculté d’écoute de vos remarques la créativité les tarifs avantageux etc. La majorité des supports demanderont cependant l’intervention d’un graphiste. Même une pièce de théâtre nécessite une présentation visuelle, un CD rom a besoin d’un livret, une exposition d’un programme etc.. Les étapes suivantes concernent donc plus particulièrement sur le support écrit et visuel de l’outil. En fonction de l’état d’avancement de votre projet, l’agence (et dans ce cas le graphiste) peut vous proposer un travail de mise en page, des conseils pour le papier et les couleurs voire même la création d’illustrations, de schémas etc. En fonction de l’état d’avancement de votre projet, l’agence (et dans ce cas le graphiste) peut vous proposer un travail de mise en page, des conseils pour le papier et les couleurs voire même la création d’illustrations, de schémas etc. Les programmes informatiques accessibles au grand public permettent aujourd’hui de réaliser des mises en page de qualité à moindre coût. Cette solution peut convenir pour un dépliant de présentation, un livret etc. Mais un jeu d’une finition impeccable accompagné d’un livret mal bricolé risquerait de nuire à l’image de marque de votre outil. Comment faciliter vos relations avec le graphiste ?

N’oubliez pas que tout changement a un coût. Evitez les modifications de dernière minute et tâchez de respecter les échéances. Si vous pensez que l’articulation fond/forme est inadéquate, si vous n’adhérez pas à l’idée proposée, bref, si vous n’êtes pas à 100 % satisfait, dites-le ! N’hésitez pas à demander la traduction du « jargon graphiste ». Posez vos exigences et ayez des objectifs clairs concernant le travail de l’agence ou du graphiste.

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Exemple de cahier des charges pour la création d'un site Internet Chapitre 1 – Présentation du projet   

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Contexte o Historique Objet du projet Organisation du projet o Comité de pilotage o Groupe de projet o Maîtrise d’ouvrage o Maîtrise d’œuvre o Prestataire Environnement du projet o Existant fonctionnel o Existant technique

Chapitre 2 - Description du futur site 

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Périmètre du projet o Positionnement du futur site o Description générale du projet Description des besoins fonctionnels o Besoins fonctionnels en « front office » o Besoins fonctionnels en « back office » o Points clés fonctionnels Description des besoins techniques o Architecture technique o Configuration logicielle o Configuration matérielle o Sécurité Reprise de l’existant

Chapitre 3 - Prestations attendues  

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Présentation des prestations attendues Cadre de la réponse o Informations générales o Documents à remettre lors de l’appel d’offre o Bordereau de prix o Critères de choix Exigences o Exigences techniques o Exigences ergonomiques et graphiques

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conclusion

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Un bon cahier des charges sera toujours le reflet d’une compréhension et respect mutuel des métiers. Le professionnel de l’information n’a pas à substituer à l’informaticien. Le cahier des charges n’est pas destiné à imposer prestataire comment il doit réaliser le projet mais à lui expliquer les besoins l’établissement et décrire les fonctionnalités cibles.

du se au de

Un bon document ne fera que cela : servir d’outil de communication au dialogue entre professionnel de l’information et informaticien, et déterminer les engagements mutuels. Sa qualité réside dans la clarté, la pertinence et la lisibilité du contenu.

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