rapportn°5-la fonction d'approvisionnement et la gestion des stocks.docx

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Rapport de stage -commissaire aux comptes- n ° 5

MAITRE DE STAGE

MR: SEBAOUNE ABDENOUR

STAGIAIRE

MR: BOUCHAMA NABIL

Introduction CHAPITRE 1 :  La fonction d’approvisionnement  d’approvisionnement  1. Définition de La La fonction d’approvisionnement 2.Déf  2. Déf inition inition de la fonction d’achat 3.La 3. La différence entre l’approvisionnement et l’achat 4.Les objectifs de l’approvisionnement  5.La gestion d’achat 

CHAPITRE 2 : La  : La gestion des stocks 1-La définition des stocks 2- La définition de la gestion des stocks  3- Méthodes d’organisation, de classement classement et de contrôle des magasins 3.1-Organisation des magasins et tâches administratives de la gestion des stocks 3.2-Tâches administratives de la gestion des stocks 3.3-Le contrôle des entrées 3.4-Les outils de gestion des stocks

4-Méthode de valori sation sation et d’analyse des stocks

CHAPITRE 3 : budget et diagnostic d’approvisionnement. I.budget d’approvisionnement  d’approvisionnement  1- les coûts de la gestion des stocks 2- Le calendrier des livraisons

 II. Diagnostic  Diagnostic de la fonction fonction d’approvisionnement  d’approvisionnement  1. Définition d’indicateurs 2. Les indicateurs de la fonction approvisionnement

Conclusion

Introduction

Dans la plupart des entreprises, les matières premières, les composants, les Fournitures et services divers sont acquis à l’extérieur. La compétitivité et la rentabilité de l’entreprise dépendront des choix ou des arbitrages réalisés à cette occasion. La plupart des organisations possèdent une fonction approvisionnement à part entière au sein de leur structure organisationnelle. 

Une utilisation efficace des ressources et des capacités de cette activité et de la chaîne d’approvisionnement permet de maximiser leur contribution aux objectifs de l’entreprise.



Il appartient au responsable des achats (Directeur ou autre) de gérer la  fonction approvisionnement à l’intérieur d’une structure définie afin d’en tirer le maximum.



Le travail doit donc être réparti afin d’être efficace et efficient au niveau de la production des biens et de la prestation des services.

Deux conditions sont nécessaires afin d’y arriver  

Savoir diriger le personnel



Savoir déléguer

CHAPITRE 1 :

La fonction d’approvisionnement 

4. Définition de La fonction d’approvisionnement  : C'est l'ensemble des opérations qui permettent de mettre à la disposition d'un utilisateur un bien ou un service non disponible dans l'entreprise correspondant à un besoin définit en quantité et en qualité dans un temps déterminé à un coût minimum. La fonction approvisionnement regroupe la fonction achat, la logistique un peu, et la gestion des stocks.

 5. Définition de la fonction d’achat  : L’chat est l’acquisition d’un bien ou d’un service contre l’argent. Entrent dans les procédés de l’ achat  : 

La prévision d’un nécessite (devenir besoin).



La recherche de pourvoyeur.



La réponse aux appelle d’offre.



La négociation ou le marchandage.



La rédaction de contrat .

 Avec comme objectifs la satisfaction des besoins au moindre coût, au meilleur rapport qualité/prix, et la majeure partie de l’art de vent.

6. La différence entre l’approvisionnement et l’achat  : L’approvisionnement désigne la fonction qui consiste à alimenter les sites de  production industrielle, cette fonction regroupe les opérations suivantes : 

La calcule de la quantité à commander et la date à laquelle cette quantité doit être livrée.



Le passage des commandes.



Le suivi des livraisons.



La gestion des stocks.

La fonction approvisionnement n’assume donc pas toute la phase de  prospection, négociation et sélection des produits qui caractérise la fonction d’achat.

La

fonction

d’achat

agit

donc

en

quelque

sorte

en

amont

de

l’approvisionnement.

4.Les objectifs de l’approvisionnement  : 1- Objectif de quantité :

L'Entreprise doit rechercher les quantités de biens qui vont lui permettent de fonctionner sans rupture et sans augmenter le poids financier des stocks. "Un bien acheté qui ne sert pas, coûte, un bien qui manque coûte également" 2- Objectifs de coûts :

Il s'agit pour l'Entreprise • d'une part de s'approvisionner au moindre coût auprès de ses  fournisseurs, en tenant compte de la qualité des biens achetés, des services qu'elles peut attendre, ainsi que des coûts annexe (frais de transport, assurances ...) • d'autre part de réduire au minimum le coût de stockage et de  passation des commandes. 3- Objectif de qualité :

L'Entreprise doit choisir des biens qui lui procurent, en terme de qualité (des biens eux- mêmes) et du fournisseur, une sécurité indispensable. Une qualité excessive ou insuffisante se traduira par des coûts inutiles. 4- Objectif de délai :

L'idéal est de n'avoir que des stocks minima, proches de zéro, ce qui réduit les coûts de stockage, mais qui restent suffisants pour faire face aux besoins. Il convient que l'entreprise puisse s'assurer auprès de ses fournisseurs de délais brefs et fiables de livraison des biens commandés. Il faut noter que l'objectif de délai est inversé en ce qui concerne les délais de règlements de l’Entreprise. Celle-ci va devoir chercher, au contraire, à obtenir les délais de règlement à ses fournisseurs les plus longs possibles.

 5.La gestion d’achat  : L’une des activités principales de la fonction d’approvisionnement est la gestion des achats. Le processus achat est devisé en deux phases fonctionnelles : la première  phase constitue la

création et validation des commandes d’achat, et la

seconde corresponde à la réception des marchandises commandées. 

Création et valorisation des commandes d’achat :

Les commandes d’achat sont crées par fournisseur. Pour chaque fournisseur, une série de paramètres peut être défini afin de rendre la commande plus  flexible : Les accords de vente en précisant la devise. Les produits avec le dernier prix de vente, la quantité minimale à commander, le délai de livraison. L’adresse de facturation. Par ailleurs, les informations de livraison sont définies par rapport au centre de profit associé à chaque commande. Il est également possible d’ajouter une série d’informations complémentaires liée à la commande : Conditions d’ordre d’achat sur le paiement, les pénalités de retard, ... ; option(s) de livraison (partielle acceptée, instructions spéciales, ...) ; association de personne ou de groupe à la commande d’achat (acheteur, représentant, ...). La souplesse de la solution permet à tout moment de la création de la commande, de modifier chaque paramètre. Ce processus complet de création de commande d’achat est couplé à un  processus rapide de commande d’achat. Ce processus  de commande rapide (Quick Order) permet la création d’une commande d’achat de façon extrêmement rapide. Pour cela, le processus reprend les paramètres par défaut afin d’accélérer le processus Achats. A tout moment de la création de

la commande rapide, il est possible de basculer du mode rapide au mode détaillé. La création des commandes d’achat est fortement intégrée au processus de réapprovisionnement. En effet, depuis la vue de création de commande d’achat, il est possible d’ajouter rapidement les propositions d’achats qui ont été approuvées dans le module de réapprovisionnement. Enfin, le processus de gestion des achats est intégré à la gestion des mouvements de stock prévisionnels. Ainsi les quantités disponibles à date sont constamment mises à jour par les entrées de stock prévues.   Réception

des commandes d’achats :

La réception d’une commande d’achat peut se faire, soit directement à partir d’une commande, soit par fournisseur ou encore par produit. Pour chaque ligne de commande à réceptionner, différents paramètres sont  pris en compte : Emplacement de stockage ; quantité acceptée ; quantité refusée avec motif du refus. Les produits refusés peuvent être stockés dans des zones dédiées aux rebuts. Par ailleurs, pour chaque élément réceptionné, les stocks sont mis à jour, ainsi que le coût de stockage unitaire. Cette mise à jour tient compte des  paramètres définis au niveau du centre de profit. De plus, l’ensemble des événements est enregistré, permettant une parfaite traçabilité du produit et un suivi comptable des mouvements de stock par le biais du composant d’intégration comptable.

CHAPITRE  2  : La gestion des stocks

1-La définition des stocks : C’est l’ensemble des articles rassemblés à l’intérieur de l‘entreprise et en attente d’utilisation. Les stocks sont indispensables à l’entreprise dans la mesure où ils lui évitent les ruptures qui engendrent l’arrêt de la production et parfois la perte de certains clients. Mais les stocks coûtent cher.

2- La définition de la gestion des stocks : C’est gérer les stocks qui consistent à trouver un compromis entre les services commerciaux qui veulent des stocks de produit fini élevé afin de suivre de la clientèle. Au mieux ; les ingénieurs de production qui cherche la sécurité d’approvisionnement avec des stocks de matières et en cours élevés et les  financiers pour des stocks élevés sont synonymes de frais de gestion important et de financement à trouver. La gestion des stocks repose sur des informations interne et externe à l’entreprise. Le gestionnaire doi t connaître les caractéristiques du fournisseur, de la demande, les choix stratégique de son entreprise et les variables de décision qui sont à sa disposition. Il s’agit donc ; de choisir des processus de réapprovisionnement si simple  permettent de minimiser les coûts tout en satisfont a la demandes.

 3- Méthodes d’organisation, de classement et de contrôle des magasins :

3.1-Organisation des magasins administratives de la gestion des stocks :

et

tâches

L’organisation des magasins Le magasin est le lieu où sont reçus, stockés et distribués tous les articles 

entrant dans l’entreprise. L’organisation des magasins doit obéir à certains  principes d’implantation, d’entreposage, et de classement.



L’implantation

L’implantation dépend du matériel entreposé dans le magasin. Le matériel de  petite dimension doit être rangé le plus prés possible du bureau du magasin  pour pouvoir le surveiller facilement. Les articles de sorties fréquents seront  placés près du point d’enlèvement le plus accessible. Le matéri el de grande dimension doit être stocké prés de l’embranchement  ferroviaire, quand il existe, pour un déchargement rapide. Les voies d’accès devront permettre la manœuvre des engins lourds : camions, chariots élévateurs……. 

L’entreposage

Dans l’entreposage, il faut tenir compte des mouvements même des articles stockés Par exemple, les articles qui sortent fréquemment doivent être rangés près de la porte et ceux dont on n’a pas souvent besoins seront laissés loin de la porte. Il faut aussi éviter de ne distribuer que les derniers articles arrivés parce que les autres articles risquent d’être détériorés.



Le classement

Le magasin de stockage doit être composé de zones qui sont des espaces pour l’entreposage du matériel de grande dimension, et des casiers en bois ou métalliques qui servent à ranger les articles de faible dimension. Le classement est un dispositif qui permet de repérer ces zones et ces casiers.

Les zones sont généralement désignées par des lettres et les casiers par des chiffres.

3.2-Tâches administratives de la gestion des stocks : 

La normalisation des articles :

Il s’agit de classer les articles selon le degré de leur utilité. Il s’agit de déterminer les articles qui conviennent le mieux aux besoins de l’entrepris et d’éliminer toutes les variétés superflues. Ce classement à pour avantage la réduction du nombre d’articles stockés et  par conséquent du niveau général des stocks et de leur coût 

La classification des articles

La classification des articles peut se faire selon un critère déterminé : L’origine du produit, sa nature ou sa destination ce qui peut faciliter l’identification des  produits en magasin. 

La symbolisation des articles

La symbolisation des articles facilite leur classification, elle consiste à attribuer à chaque article un symbole ou un code permettant son identification. La symbolisation peut être alphanumérique ou numérique; elle est généralement aussi brève que possible Quand elle est numérique, la symbolisation permet l’utilisation de l’informatique dans la gestion des stocks.

3.3-Le contrôle des entrées Les entrées peuvent

provenir soit des fournisseurs, soit des autres

services de l’entreprise (cas des produits finis). Elles doivent être contrôlées quantitativement et qualitativement par le magasinier. Pour les entrées en provenance des fournisseurs, on établit un bon de réception.

Pour les entrées provenant des autres services (les ateliers par exemple ), on établit un bon d’entrée selon le même principe que le bon de réception, mais dont l’ usage est interne. Pour respecter le principe du contrôle mutuel, ce bon doit être doublement signé par le magasinier et par le service livreur. Le bon d’entrée peut être établi selon le modèle suivant :



Le contrôle des sorties

Les sorties sont destinées soit aux services internes de l’entreprise, soit à l’extérieur (vers les clients) Le contrôle est effectué grâce au bon de sortie doublement signé par le magasinier et le service receveur. Les sorties vers les clients sont contrôlées par les bons de livraison.



Le contrôle des retours

Bien que ce ne soit pas un mouvement normal, le retour au magasin d’articles déjà sortis et enregistrés peut avoir lieu. C’est le cas d’annulation de commande ou d’ordres de fabrication. Le contrôle des retours est généralement effectué à travers un document appelé « bon de retour » comportant les mêmes informations et ayant la même forme que le bon d’entrée.



Le contrôle des existants

Les fiches des stocks sont, théoriquement, en mesure d’informer à tout moment le gestionnaire des stocks sur les quantités stockées. Mais parfois les stocks réels ce concordent pas avec les stocks indiqués par les fiches. Ce qui cause les ruptures des stocks ou le sur stockage. Pour éviter ces erreurs, le contrôle des existants a lieu à travers le dénombrement effectif des articles stockés ou l’inventaire. Celui -ci est imposé par la loi. Il a lieu soit globalement en fin d’année, soit catégorie par catégorie tout au long de l’année. Dans ce dernier cas l’inventaire est dit tournant.

3.4-Les outils de gestion des stocks Les stocks renferment plusieurs types de marchandise. Pour les gérer, au-delà des règles de gestion présentées dans le paragraphe précédent, le gestionnaire des stocks utilise les outils suivants : 

La nomenclature

La nomenclature des articles stockés est une fiche qui comprend pour chaque article le numéro de code et une désignation simple, précise et complète. Elle fournit un langage commun (le code) à tous ceux qui, dans l’entreprise, ont

à connaître les stocks

(le responsable du service achat, le magasinier, le

responsable de la production..). Elle facilité ainsi la communication entre les membres de l’entreprise et permet d’éviter les erreurs. 

Les fiches de stocks

Ce sont des fiches qui portent les renseignements nécessaires à l’entreprise concernant chacun des articles stockés. Ces renseignements sont le numéro de code de l’article, sa désignation, son unité de comptage, les commandes en cours, le niveau du stock disponible en magasin et les indices permettant de repérer les articles à approvisionnement normal, à épuiser ou à éliminer, etc.… Ces fiches sont généralement classées selon un critère déterminé, choisi par le responsable des stocks. Ce critère peut être le numéro de code, l’ordre alphabétique…



Les fiches d’approvisionnement

Ces fiches sont tenues par le gestionnaire du stock. Elles referment des éléments fixes concernant les stocks tels que le numéro de l’article et sa désignation, des éléments révisables comme le délai d’approvisionnement ou la consommation moyenne mensuelle de l’article et des éléments variables comme la quantité disponible au magasin, la quantité en commande, la quantité à commander, etc... Dans le cas où le gestionnaire du stock a son bureau dans le magasin, il peut reporter tous les renseignements relatifs aux stocks sur les fiches de stocks et ne pas constituer des fiches d’approvisionnement.

4-Méthode de valorisation et d’analyse des stocks :  Le cout moyen pondéré :

Cette méthode permet de : -Valoriser le stock et les sorties de stock au coût moyen. Et exige que : -Ce coût moyen soit recalculé à chaque entrée en stock. La formule : CMP= Valeur stock + Valeur de l’entrée

Quantité totale

Avantages Elle est préconisée par le fisc; Elle permet une gestion simple qui évite de conserver un historique

Inconvénients Elle nécessite le calcul à chaque entrée en stock; Elle pose problème si évite de le prix n’est pas connu à la réception;

 Méthodes FIFO (first in, first out):

Cette méthode permet la sortie systématique du lot le plus ancien. Avantages

Inconvénients

Le stock est valorisé à un coût

Les coûts des sorties sont sous

proche de celui de

valorisés en période de hausse des

remplacement.

prix, et sur-valorisés en période de baisse des prix. En période de hausse des prix, la méthode augmente les bénéfices fiscaux.

 Méthode ABC pour l’analyse des stocks :

Propose de retenir le critère de la valeur annuelle consommée et de prendre compte à la fois le prix des articles et la quantité consommée pour classer les articles. On constate souvent que 20 % des articles représentent 80% de la valeur consommée . La méthode ABC propose donc de ranger les articles dans 3 classes : - les articles A 75% de la valeur consommée pour 10% des articles. - les articles B 20% de la valeur consommée pour 25% des articles.

- les Articles C 5% de la valeur consommée pour 65% des articles.  Stock de sécurité : Le stock de sécurité ou de protection à pour but de palier:

- Les retards fournisseurs. - Les variations de consommation sur prévision. Principe de calcul a) le stock de sécurité absorbe l’écart sur consommation pendant le délai. = variation de la consommation sur délai b) le stock de sécurité absorbe la consommation pendant l’écart sur le délai. = les retards fournisseurs La formule de calcul du stock de sécurité est la Suivante : Stock de sécurité = Consommation x écart délai+ Délai x écart Consommation

CHAPITRE 3 : budget et diagnostic d’approvisionnement. III.budget

d’approvisionnement 

2- les coûts de la gestion des stocks : a- Les coûts de stockage :

 coût du réapprovisionnement :

Il s’agit du coût de lancement et de

suivi les commandes, d’une part, de

réception des livraisons

d’autre part. Dans les modèles traditionnels de gestion des stocks, ce coût considéré comme proportionnel au nombre de commande  passées.  coût de détention ou de possession des stocks :

La détention du

stock nécessite des zones de stockage qui engendrent des coûts. Les stocks imposés également une immobilisation de fonds par la valeur des biens détenus, il y’a donc lien de prendre en compte le coût financier du stock. Ces coûts sont, dans les modèles de la gestion des stocks, considérés comme  proportionnels à la valeur du stock moyen. C : consommation annuelle. N : nombre de livraisons. T=taux de possession Niveau du stock en fonction des livraisons et de la consommation Quantité livrée Q=C/N

Stock moyen =Q/2

N livraisons pour nue consommation annuelle coût de possession=(C/2N)*T

Le coût de détention du stock varie avec le nombre de commandes puisque celui-ci détermine le stock moyen.

b- La politique optimale de gestion des stocks : Le responsable de la gestion des stocks peut faire varier la fréquence du réapprovisionnement et donc le nombre de commandes. On calcule la  fréquence

pour

la

quelle

le

coût

des

gestions

d’approvisionnement+coût détention) est minimal.

des

stocks

(coût

2- Le calendrier des livraisons : a. approvisionnement par quantité constantes : le nombre annuel de livraison est déterminé et chaque commande représente une  fraction de la consommation annuelle. Compte tenu des prévisions de consommation, on prévoit une livraison lorsque le stock atteint le niveau zéro, on anticipe la commande en fonction du délai de livraison. Pour tenir le compte des aléas (retard dans la livraison), il est fréquent de la livraison lorsque le stock éteint un niveau déterminé et non le niveau zéro, ce niveau est appelé stock de sécurité. Niveau stock Consommation

Livraison quand le stock atteint le stock sécurité

Date de

Date de livraison -délai de livraison

livraison Délai de

Temps

livraison

b.

approvisionnement a date fixe : en fonction du nombre prévu du

réapprovisionnements et des contraintes du fournisseur (organisation des tournées) on détermine des dates de livraison. La qualité livrée anticipe la demande de la période couverte de la livraison. c.

déclanchement automatique des commandes : lorsque la

consommation d’un bien est relativement régulières, on peut, compte tenu du délai de livraison, déterminé un seuil de déclanchement des commandes.

On déclenche la commande lorsque le stock réel atteint ce niveau appelé « stock d’alerte »

Délai de

Délai de

livraison

livraison

Stock d’alerte

Stock de sécurité

Ce modèle simple s’adapte bien à la gestion des consommations de faible valeur unitaire pour lesquelles on ne veut pas établir de planning d’approvisionnement complexe et coûteux à gérer.

IV.

Diagnostic de la fonction d’approvisionnement 3. Définition d’indicateurs : Dans le cadre d'une démarche qualité, il est important de connaître l'état, le statut d'un fait, d'un événement pour ensuite le comparer à une valeur cible qui caractérise un objectif. Pour naturellement savoir où on en est à un instant T il importe en effet de définir et mettre en place des indicateurs appelés ici "indicateurs qualité" qui assurent une lisibilité continue du système, de l'entreprise dans ses actes et dans ses phases d'amélioration. Certains disent que le meilleur indicateur qualité c'est le silence. Nous savons que nous sommes performants lorsque le client ne parle pas, ne se plaint pas, ne nous alerte pas sur le service qu'on assure ou un produit qu'on lui fabrique. Le silence peut être une manière d'écoute, et en effet un indicateur, seulement

 pour peut-être garantir ce silence faut-il en amont l'entourer de précautions qu'on ausculte qui nous disent qu'on est effectivement sur la bonne voie.

Un indicateur est donc un événement, un fait observable, mesurable et déterminé par un calcul qui identifie de façon qualitative ou quantitative une amélioration ou dégradation du comportement du procédé, processus soumis à examen.  A ce titre, l'indicateur qualité réside en une information choisie, associée à un  phénomène, destinée à en observer les évolutions au regard d'objectifs qualité comme l’exprime.

4. Les indicateurs de la fonction approvisionnement : Indicateurs économiques

• Produits expédiés (tonnes, unités et/ou valeur). • Valeur totale des stocks. • Analyse ABC des stocks. • Taux de rotation des stocks. • Ecarts sur inventaire. Indicateurs physiques

> Activité

• Tonnes expédiées, reçues. • % de stocks morts. • Surface de stockage utilisée (unités de stocks/m2). • Nombre de transporteurs.

• Nombre de références gérées en stocks. > Qualité

• Délai moyen de livraison aux clients. • Délai moyen d'approvisionnement / fournisseur. • Temps moyen de chargement des véhicules. • Retards de livraisons (en jours, en valeur).

• Nombre de ruptures de stocks (matières premières, produits semi-finis produits  finis). • Nombre de litiges transport, de litiges livraison. • Nombre d'avoirs. • Taux de remplissage. • Coût total transports, par transporteur, par m3 transporté. • Coût moyen acheminement (total. par fournisseur). • Coût des stocks (total, par m3, des stocks morts). > Eclairage

• Carnet de commandes (clients, fournisseurs). Indicateurs humains

 Effectifs.

•

• Embauches, démissions Absentéisme.  Exemple d'indicateurs de stock 







évolution de la valeur de stock évolution de la couverture de stock évolution de la démarque évolution de l'obsolescence

 Exemple d'indicateurs de la fonction aprovisionnement 









 fiabilité de la planification délai de livraison taux de disponibilité taux de service évolution du nombre de commandes ou du nombre de lignes de commande

Conclusion :

Une bonne gestion de stock vise à vise satisfaire rapidement les besoins des utilisateurs sans créer pour autant des stocks trop important. Il faut pour cela appliquer de bonnes méthodes de  prévisions et de recensements des besoins, et choisir les bonnes méthodes d’approvisionnement .

ALGER LE 01/09/2011

L’APPRÉCIATION DU MAITRE

Nom :

DE STAGE

SEBAOUNE

Prénom: Abdenour Adresse:

SIDI M’HAMED BAB EZOUAR ALGER

Tél:

0555902129

Je

soussigne d’avoir lue et approuvé le rapport de stage n° 5 intitulé ((la fonction

d’approvisionnement et la Gestion des stocks )) du stagiaire commissaire aux comptes nabil BOUCHAMA.

Cachet et signature

Le commissaire aux comptes