Rapport de Stage

Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Formation Scientifique

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE Union – Discipline - Travail

BTS / Brevet de Technicien Supérieur Option : INFORMATIQUE DE GESTION

2010

2011

THEME :

AUTOMATISATION DE LA CAISSE : Stagiaire :

CAS DE LA GESTOCI

KPELE BILETCHI JEAN PAUL AIME

Encadreurs :

 M. KOUAKOU BA PATRICE  M. KOUAKOU JEAN CHARLE

- Dédicaces -Remerciements -Avant propos -Introduction PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL CHAPITREI : PRESENTATION GENERALE DE LA GESTOCI 1-HISTORIQUE 2-CARDRE JURIDIQUE ET ACTIONNARIAT 3-MISSIONS ET ACTIVITES 4-ORGANISATION GENERALE ET ADMINISTRATIVES 4-1 Le conseil d’administration 4-2 Les différentes directions et quelques organes de gestions a- La direction générale b- la direction administrative et financière c-la direction des opérations d-la direction technique e- le service sécurité f-le service audit interne g-la direction régionale du terminal pétrolier Abidjan-Vridi CHAPITREII : PRESENTATION DU DEPARTEMENT D’ACUEIL 1-HISTORIQUE 2-PRESENTATION CHAPITREIII : ENVIRONNEMENT MATERIEL ET LOGISTIQUE 1- MATERIELS INFORMATIQUES

2- LOGICIELS 2

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DEUXIELE PARTIE : THEME ET METHODOLOGIE CHAPITREI : PRESENTATION DU THEME 1-DESCRITION DU THEME 2-OBJECTIFS 3-ANALYSE DE L’EXISTANT CHAPITREII : METHODE D’ANALYSE UTILISEE 1-PRESENTATION GENERALE DE LA METHODE MERISE 1-1 Le niveau conceptuel 1-2 Le niveau organisationnel 1-3 Le niveau technique 2- DESCRIPTION DE LA METHODE : CONCEPT ET FORMALISME 2-1 Donnée 2-2 Traitement 2-3 Formalisme 2-4 Relation 2-5 Opération 2-6 Evénement 2-7 Synchronisation TROISIEME PARTIE : ANALYSE CONCEPTUELLE CHAPITREI: ANALYSE CONCEPTUELLE DES DONNEES 1-ELABORATION DU MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES 1-1 Les règles de gestion 1-2 Le dictionnaire de données (DD) 3

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1-3 La structure d’accès théorique (SAT) 1-4 Le modèle conceptuel de données 2- ELABORATION DU MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT 2-1 Le graphe de flux 2-2 Le graphe d’ordonnancement des évènements (GOE) 2-3 Le MCT QUATRIEME PARTIE : ANALYSE ORGANISATIONNELLE CHAPITREI : ANALYSE ORGANISATIONNELLE DE DONNEES ET DES TRAITEMENTS 1- LE MODELE LOGIQUE DE DONNEES 2- LE MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT CHAPITREII : ETUDE TECHNIQUE 1- LE MODELE PHYSIQUE DE DONNEES (MPD) CINQUIEME PARTIE : REALISATION QUELQUES ECRANS D’APPLICATION ANNEXE

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DEDICACES

De prime abord, je dédis ce rapport au SEIGNEUR TOUT PUISSANT qui m’a donné le souffle de vie, ainsi qu’a la VIERGE MARIE notre bienheureuse mère et notre intercesseur auprès du CHRIST. Ensuite dédicace est faite à mes parents bien aimés : NANOU MAGNE, NANOU AMON, NANOU N’GUETTA, NANOU ESSAN, NANOU AKOI CELESTIN qui m’apportent chaque jour soutient moral, matériel et financier. A tous ceux qui de près ou de loin m’ont prodigué de sages conseils Que la paix revienne définitivement en COTE D’IVOIRE et que DIEU nous bénisse tous, dans le sang de JESUS

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REMERCIEMENTS

Qu’il nous soit permis en guise de reconnaissance d’adresser nos sincères remerciements a toutes les personnes sans qui la réalisation de ce rapport n’aurait été possible. Nous nous prosternons devant nos familles et connaissances. Je citerai : -

-

Tous les stagiaires du département informatique pour l’ambiance qui a prévalue pendant notre séjour A ma mère et à mon oncle Nanou Akoua Célestin pour leur soutient tant moral, physique que financier. Dans notre travail, certaines personnes n’ont pas hésité à nous montrer leur bonne foi, leur dynamisme et leur engagement total. Notamment M. KOUAKOU BA PATRICE, M. KOUAKOU JEAN-CHARLES, M. KOFFI KOFFI a ceux la nous vous adressons nos remerciements les plus remarquables et honorables. Enfin nos remerciements vont à l’égard de tout le personnel de la GESTOCI.

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AVANT PROPOS

Le monde professionnel a été instauré depuis des années dans les structures de formation des étudiants de Côte-D’ivoire pour répondre aux besoins croissants des entreprise en matière de personnel dotés de connaissances professionnelles de pointes prêt a affronter le monde de l’entreprenariat. En plus le développement récent des technologies de gestion montre que la vie est désormais ouverte à toutes les nations qui ne veulent pas rester en marge des nouvelles économiques. Toute entreprise aujourd’hui quel que soit son type doit se doter d’un système de gestion efficace et adaptée en vue de répondre aux exigences du marché. C’est effectivement pour répondre a la nécessité de mettre a la disposition des entreprises, des techniciens qualifiés que l’Etat de Côte-D’ivoire a décidé de la création des filières de Brevet de Techniciens Supérieurs (BTS). De manière générale, l’obtention de ce brevet ce fait en deux étapes : Dans un premier temps, l’étudiant devra être admissible a une phase écrite et dans un deuxième temps, faire un stage pratique au terme duquel il devra rédiger un rapport qu’il soutiendra devant un jury. Ainsi, nous étudiants admissibles au brevet de technicien supérieur (BTS) en informatique présenterons un rapport de stage pratique. L’unité pédagogique informatique à retenir :. Dans ce document, vous découvrirez le fondement de ce que, nous, jeunes stagiaires informaticiens voudrions faire et le désir de rendre plus facile le 7

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travail par le biais de l’informatique. Nous accepterons volontiers vos critiques et suggestions car sans autrui, le moi n’est rien Enfin, nous vous souhaitons un bon parcours tout au long de ce document

INTRODUCTION

Les produits pétroliers, sources incontournables d’énergie sont quotidiennement utilisés aussi bien dans les industries que dans les ménages. Gérer de façon harmonieuse, ceux-ci peuvent être sources d’économies d’un pays devenus susceptibles, de soutenir et d’accroître le développement. C’est donc dans cette perspective qu’a été mise sur pied en 1983 la Société de Gestion des stocks pétroliers de Côte-D’ivoire. Face aux exigences du marché et dans le souci d’optimiser son rendement, la GESTOCI applique une politique d’informatisation et d’amélioration de la quasi-totalité de son système d’information. C’est ainsi un projet a été mis en vigueur ayant pou objectivité l’automatisation de la caisse Pour ce faire, après une présentation succincte de l’entreprise qui nous accueille, nous ferons une étude préalable qui donnera un aperçu du problème qui nous est posé, recensera l’existant pour aboutir a l’étude d’une solution informatique. Nous terminerons par une étude technique qui s’articulera autour d’une analyse des données susceptible de générer une base de données, et de l’organisation des traitements puis de la description des écrans. Pour la réalisation de ces travaux voir de notre étude, nous avons optés pour la méthode d’analyse MERISE. La partie programmation quant à elle sera faite sous l’atelier du génie logiciel WINDEV 12 8

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PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL

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CHAPITREI : PRESENTATION GENERALE DE LA GESTOCI

1-HISTORIQUE La société de gestion des stocks pétroliers de Côte-D’ivoire est une société anonyme avec conseil administration au capital de 240 millions de F CFA, crée par le décret N° 83-1009du 14 septembre 1983 qui a été entériné par l’assemblé générale constitutive unique du 11decembre 1984. La constitution de la GESTOCI entre dans le cadre de la politique de réglementation de l’activité pétrolier en Côte-D’ivoire, fixée par le décret du 10 mai 1933qui a été promulgué en Afrique Occidentale par l’arrêté N° 1305 du 3juin 1933, portant obligation aux sociétés distributives de produit pétrolier de constituer de manière permanente :

Un stock-outil (opérationnel) correspondant à un demi mois de leurs ventes moyennes ; • Un stock de sécurité correspondant a deux de leurs ventes moyennes •

Plusieurs textes législatifs et réglementaires vont par la suite renforcer les dispositions du décret du 10 mai 1933. Ainsi, le conseil de ministre en sa séance du 31 mars 1979, décide d’organiser la constitution en Cote d’Ivoire des stocks de sécurité et de créer des dépôts installés a Abidjan, Bouaké et Yamoussoukro. La gestion de ces dépôts et des stocks de sécurité est confiée par l’Etat à la GESTOCI, a l’issue du conseil des ministres en date du 2 février 1983 2-CARDRE JURIDIQUE ET ACTIONNARIAT 10

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Comme indiqué ci-dessus, la GESTOCI est une société Anonyme avec conseil d’administration, et son détenues pour le compte de l’Etat de Cote d’Ivoire par la société nationale d’opération pétrolière de Cote d’Ivoire (PETROCI). Selon l’article 13 des statuts de la société, ces actions ne sont accessibles, d’une part, qu’a des personnes morales ivoiriennes de droit public ou a des sociétés à participation publique ivoirienne majoritaire, et d’autre part, qu’avec l’agrément du conseil d’administration. Les représentent 87,5% du capital social ont a l’origine été souscrites par les 7 sociétés distributrices de produits pétroliers présentes sur le marché ivoirien : AGIP, BP, ESSO, MOBIL, SHELL, TEXACO, TOTAL, a hauteur pou chacune d’elles de 12,5% du capital social. Cette structure initiale de la répartition des va subir des modifications a la suite, d’une part, du rachat de la société BP par ELF-CI, et d’autre part, de l’absorption de ESSO sont passées de 12,5% a 25%. Aujourd’hui, la fusion de TOTAL et ELF devenue TOTAL-FINAELF lui donne détention de 37,5% du capital social. Enfin, le rachat de AGIP par SHELL lui permet de détenir a son tour 25% des actions constituant le capital le capital social de la GESTOCI. La GESTOCI est administrée par un conseil d’administration de 9 membres dont 5 administrateurs (A) et 4 administrateurs (B). Le président du conseil d’administration (PCA) est nommé par le conseil d’administration sur proposition des actionnaires (A). Tout comme pour le PCA, la nomination du Directeur Général doit être agréée par les ministres de tutelles de la GESTOCI. 3-MISSIONS ET ACTIVITES Conformément à ses statuts les principales activités de la GESTOCI sont : • La gestion des stocks de produits pétroliers, notamment les stocks outils (opérationnel) et les stocks de sécurité visée ci-dessus ; • Le transport des produits pétroliers entre les dépôts ; • La gestion de l’entretien des dépôts, installations, équipements et matériels nécessaires a l’exploitation ; 11

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•

La fourniture (livraison) des produits pétroliers aux distributeurs agrées ;

Les ressources dont dispose la GESTOCI pour financer ses activités sont constituées pour l’essentiel : • des frais de passage des produits que lui payent les marketers ; • De la péréquation transport ; • De la taxe parafiscale prévue dans la structure des prix des produits pétroliers pour le fonctionnement de la gestion des stocks de sécurité 4-ORGANISATION GENERALE ET ADMINISTRATIVES 4-1 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION La GESTOCI est administrée par un conseil d’administration de 09 membres dont 05 administrateurs (A) et 04 administrateurs (B). Le président Monsieur PAUL GUI DIBO est nommé sur proposition de l’Etat. Il est nommé parmi les administrateurs (A) par arrêté conjoint des ministres de tutelle de la GESTOCI. Il n’a pas les attributions d’un Directeur Général, c'est-à-dire qu’il ne participe pas a la gestion quotidienne. Il est donc assisté par le Directeur Général. 4-2 LES DIFFERENTES DIRECTIONS ET QUELQUES ORGANES DE GESTIONS

a- La direction générale La direction générale est en charge et est garante de la pérennité. Elle a pour mission de concevoir, définir, décider et conduire la politique générale a court, moyen et long termes. Elle est en particulier chargée : • • • • •

De la sécurité financière et de l’image de marque de l’entreprise De la satisfaction des besoins du personnel De la satisfaction des clients Du respect des engagements et accords avec les partenaires De rendre compte au conseil d’administration

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b-la direction administrative et financière Elle est chargée : • De suivre la mise en œuvre de la politique des ressources humaines de la GESTOCI • De définir et contrôler les plans de renouvellement, de formation, et de déploiement des ressources humaines • De veiller à l’optimisation de l’utilisation des moyens généraux • De veiller à la mobilisation et à la continuité des financement nécessaires a l’activité de la GESTOCI • D’optimiser les coûts de fonctionnements de la GESTOCI

c-la direction des opérations Sa mission est : •

• • •

• • •

D’assurer la coordination des activités de production (exploitation) D’assurer la gestion de la clientèle aussi bien nationale qu’étrangère et le développement des marchés de la GESTOCI De maximiser la productivité de l’exploitation De veiller à la bonne gestion des stocks de sécurité des produits D’étudier et de prospecter le marché De tenir à jour les informations fiables sur les stocks des produits D’assurer la supervision des trois dépôts

d-la direction technique Le rôle de cette direction est de maintenir en bon état de fonctionnement, l’ensemble des équipements de la GESTOCI (équipements informatiques, mécanique, électronique…)

e- le service sécurité Sa mission est : • De prévenir les incendies 13

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• De lutter contre les incendies • D’assurer la sûreté des intrusions.

f-le service audit interne Son rôle est de veiller à la bonne application et à la mise a jour des procédures et d’assurer l’adéquation des moyens généraux.

g-la direction régionale du terminal pétrolier Abidjan-Vridi Elle assure la gestion des opérations courantes du terminal (TPAV). Le dépôt d’Abidjan (Terminal pétrolier Abidjan-Vridi) est approvisionné par la SIR et la SMB. Le dépôt peut également recevoir et charger des bateaux pétroliers a partir de l’appontement de PETROCI. Sa capacité de stockage est 320 000 mètre cube.

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DIRECTEUR GENERAL

ASSISTANT DU DG

DIRECTION ADMINISTRATITIVE ET FINANCIERE

DEPARTEMENT D’AUDIT, SECURITE ET QUALITE

DIRECTION DES OPERATIONS

DEPARTEMENT FINANCIER/BUDJET

DEPARTEMENT EXPLOITATION

DEPARTEMENT COMPTABILITE

DEPARTEMENT COMMERCIALE

DEPARTEMENT DES RESSOURCES HUMAINE

DIRECTION TECHNIQUE

DIRECTION REGIONALE DISTRICTCENTRAL

DEPARTEMENT MAINTENANCE

SECTION MAINTENANCE TPAV

DEPOT BOUAKE DEPOT YAMOUSSOKRO

SECTION MAINTENANCE DISTRICT

DEPARTEMENT ADMINISTRATIF

DEPARTEMENT INFORMATIQUE

SECTION INFORMATIQUE DE GESTION

SECTION MAINTENANCE ET RESEAUX

DIRECTION REGIONALE TERMINALE PETROLIERE ABIDJAN-VRIDI

SECTION INFORMATIQUE DE GESTION

CHAPITREII : PRESENTATION DU DEPARTEMENT D’ACCUEIL

1-HISTORIQUE Le développement des activités de la compagnie, les exigences du marché dans un environnement ultra compétitif ont emmené la GESTOCI à rechercher les voies et moyens stratégiques capables de générer des services de très hautes qualités. Ainsi le département finance comptabilité a mis en place un projet audacieux qui bouleverse l’organisation de l’entreprise et permettra sa rentabilité 2-PRESENTATION Le département informatique a pour premier responsable M. OKOSSI KOFFI LEOPOLD qui s’occupe de la bonne marche des activités du département et une meilleure exploitation des systèmes existants Pour son bon fonctionnement le département informatique se compose de plusieurs sections : • La section informatique industrielle Son rôle est de permettre de mettre des outils d’aides à la disposition des exploitants en assurant : - le développement de l’informatisation des postes de chargement et de réception de produit, - Le développement de l’informatisation du pont bascule, - La gestion des débits massiques • La section maintenance et réseaux -

assure la maintenance matérielle et logistique assure l’entretient du réseau

• La section informatique de gestion Son rôle est de permettre le bon déroulement des travaux menés dans les divers secteurs de la gestion des produits pétroliers. Les principaux objectifs qui lui ont été assigné sont :

-La maintenance corrective, évolutive et perfective des applications utilisées a la GESTOCI, -La mise en place dans la mesure du possible d’applications devant permettre une automatisation des taches, -L’étude de projet, -La gestion du réseau informatique, -L’assistance aux utilisateurs, -La connexion et la transmission des données des différents sites (Yamoussoukro, Bouaké, TPAV).

C’est dans cette dernière section que s’est effectué mon stage qui a accouché d’un thème : AUTOMATISATION DE LA CAISSE : CAS DE LA GESTOCI

CHAPITREIII : ENVIRONNEMENT MATERIEL ET LOGISTIQUE 1-Matériels informatiques

Nombre Marque

Ordinateur

Imprimante

Scanner

Fax /télécopieur

Serveur

photoco pieuse

185

55

3

1

12

4

HP COMPAQ PETIUM4

LASER JET4200n HP BUSINESS

HP SCANJET 5550c

BROTHER FAX 8070p

COMPAQ ML 350 G3 HP

CANON

2-Les logiciels Les systèmes d’exploitation utilisés sont : Microsoft WINDOWS XP Professionel Microsoft WINDOWS SERVER 2003 Microsoft WINDOWS 2000 Les logiciels de bureautique utilisée sont : MS Office XP professionnel MS Office 2000 La plate forme de développement est par défaut WINDEV et le système de gestion de base de données est SQL SERVER 2000 (SGBD).

DEUXIELE PARTIE : THEME ET METHODOLOGIE

CHAPITREI : PRESENTATION DU THEME

1-DESCRIPTION DU THEME Le projet soumis a notre étude se situe dans le cadre de la politique de mise en place d’une meilleure gestion et d’une suivie effective des entrées et sorties a la caisse. Le département informatique souhaiterait la mise en place d’une application (logiciel) dans le but de faciliter la gestion des différentes opérations effectuées à la caisse. 2-OBJECTIFS Il nous revient donc la charge de mener a bien notre étude jusqu'à l’aboutissement par une étude sérieuse qui relèvera de la réflexion et surtout des notions apprise pendant la formation et également sur place dans la structure, GESTOCI. Nous avons donc collecté une a une les informations pouvant nous servir durant notre étude depuis les bon pour destinés aux agents jusqu’au factures des fournisseurs. 3-ANALYSE DE L’EXISTANT Dans son fonctionnement habituel, la GESTOCI a mis en place un système performant et pratique de travail afin d’optimiser le rendement et faciliter la tache au client. Nous allons nous pencher sur un département non des moins importants. Le département finance et comptabilité avec a sa tête M. KONE EDOUARD. La section trésorerie qui est section du département dirigée par Monsieur LOAN ZRAN a une sous section qui va attirer notre attention : LA CAISSE, géré par Monsieur KOFFI KOFFI. Il s’agira pour nous d’observer, de recenser et de critiquer le fonctionnement de cette sous section. Le caissier dans son travail reçoit quotidiennement des personnes pouvant être des agents, des fournisseurs ou également des clients qui viennent faire des opérations nécessitent un décaissement ou un encaissement a une certaine hauteur. Le caissier est donc emmené a gérer de la liquidité quotidiennement. Pour bénéficier de ces services, le caissier est emmené a contrôler de façon minutieuse les papiers fournis par les différents ayants droit. C’est-à-dire le client, l’agent, ou le fournisseur ;

Mais constatera que malgré l’avancement et le travail bien fait du caissier, le travail est manuel et à la longue épuisant vue qu’il archive toutes ses notes, ses factures dans un registre et non dans un ordinateur ; C’est dans cette optique qu’il nous a été demandé de mettre en place un logiciel a même de répondre aux besoins du caissier, a savoir, gérer cette masse monétaire le plus efficacement possible tout en collectant ses données de façon numérique. Apres un choix, fruit d’une profonde réflexion, nous avons opté pour la méthode MERISE, qui sera la méthode d’analyse que nous utiliserons tout au long de notre projet, méthode d’analyse que nous avons jugée bon de choisir : mais, il nous revient de revenir sur la notion de MERISE, ses fondements, ses atouts et ses buts.

CHAPITREII : METHODE D’ANALYSE UTILISEE

1-PRESENTATION GENERALE DE LA METHODE MERISE

La méthode d’analyse que nous avons retenue est MERISE. En effet, MERISE est née vers 1978-1979 en France. Cette naissance résulte de l’inadéquation certaines méthodes et de la génération des traitements conversationnels. MERISE obéit à deux principes : • Une démarche qui prend en compte la démarche par niveau et la démarche par étape • Une approche systémique qui comprend l’approche analytique et l’approche lors de la conception d’un SI (Système d’information), l’on sera emmené à considérer trois niveau : 1. le niveau conceptuel 2. le niveau organisationnel 3. le niveau technique 1-1 LE NIVEAU CONCEPTUEL Il consiste à penser le SI sans envisager aucun concept lié à l’organisation tant du point de vue des données que celui des traitements. Question : quoi ? (Quoi faire ? avec qu’elle donnée ?)

1-2 LE NIVEAU ORGANISATIONNEL .Il consiste à intégrer à l’analyse des critères liés a l’organisation et au niveau logique. On envisage le partage des taches entre l’homme et la machine. Question : quoi ? Quand ? Comment ?

1-3 LE NIVEAU TECHNIQUE Il consiste à apporter des solutions au problème posé.

Questions : avec quels moyens ? Niveaux Conceptuel

Données Modèle Conceptuel de

traitements Modèle conceptuel des

Organisationnel

Données (MCD) Modèle logique de

traitements (MCT) Modèle organisationnel

Technique

données (MLD) Modèle physique des

de traitement Modelé opérationnel des

Données (MPD°

traitements (MOPT)

Merise niveaux et modèles (2)

p196-197

Source : informatique gestion BTS tome 2(collection DEPRES DUVAN) 2-DESCRIPTION DE LA METHODE : CONCEPT ET FORMALISME

Nous avons les données et les traitements Données : Entités, relations propriétés, types, occurrences et cardinalités. Traitements : Evénements, opérations, synchronisation et processus 2-1 DONNEES •

Entité (individu) : Représentation dans le SI d’un objet matériel ou immatériel de l’univers extérieurs.

•

Propriété : rubrique, attribut d’une relation ou entité.

•

Type : ensemble d’événements ayant les mêmes caractéristiques

•

Occurrence : élément particulier appartenant a un ensemble (table).

•

Cardinalité : nombre de fois que chaque occurrence d’une entité participe a une relation.

•

Identifiant : propriété qui caractérise chaque occurrence de l’entité. 2-2 TRAITEMENT

•

Evénement : compte rendu du SI du fait que quelque chose s’est rendu dans l’univers extérieur ou dans le système lui-même.

•

Opération ; ensemble d’actions accomplies par le système en relation avec un événement, une conjonction d’événements.

•

Synchronisation : regroupement d’événements externes et internes exprimés sous forme de proposition logique établissant la manière dont les événements sont liés pour activer une opération.

•

Processus : enchaînement d’opérations incluses dans une même démarche.

2-3 FORMALISME • Entité

XXXXXXXXX YYYYYYYYY

Entité Identifiant

2-4 RELATION Cardinalité 1 ,1

1,n XXXX

Nom de la relation

2-5 OPERATION YYYYYYYYYYY

2-6 EVENEMENT

Nom de l’opération

Zzz zzz

Nom de l’évènement

2-7 SYNCHRONISATION

TROISIEME PARTIE : ANALYSE CONCEPTUELLE

CHAPITREI: ANALYSE CONCEPTUELLE DES DONNEES

1-ELABORATION DU MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES Le modèle conceptuel de données (MCD) est une représentation statique du système d’information (SI) de l’entreprise. Seules les règles de gestions fondamentales de l’entreprise sont prises en compte pour décrire l’invariant, c'est-à-dire qui ne sera pas profondément bouleversé durant la vie du système d’information. La construction du MCD suit plusieurs étapes dont : 1.1

LES REGLES DE GESTION

Apres des interviews réalisées et des documents remis par le gérant de la caisse en la personne de Monsieur Koffi Koffi, cela nous a permis de faire ressortir les règles de gestions suivantes : •

Tout frais de passage entraîne un décaissement.

•

Une note de régulation produit soit un décaissement ou un encaissement.

•

Tout bon provisoire d’un agent doit être régularisé pour que le caissier ait à valider la note de régulation rattachée à ce bon provisoire.

•

Pour régler une note de frais, le client doit se présenter à la caisse avec sa note déjà vérifiée.

• Le fournisseur peut payer sa note de frais à la caisse • Un bon provisoire appartient à un seul agent • Un agent peut solliciter plusieurs prêts à la caisse •

La facture du fournisseur peut être réglée à la caisse si le montant est disponible

• Le prêt et la facture entraînent des décaissements •

Pour être sélectionné parmi plusieurs, le fournisseur est tenu de payer des frais de dossier pour analyse. 1-2 LE DICTIONNAIRE DE DONNEES (DD)

CODES Num-bp Dat-bp Mont-bp Mle-agt Nom-agt Pre-agt

SIGNIFICATIONS Numéro bon provisoire Date bon provisoire Montant bon provisoire Matricule agent Nom agent Prénom agent

LONG 10 10 7 10 20 30

NAT Sig E Sig E Mvt E Sig E Sig E Sig E

TYPE N Date N N A A

Post-agt Num-prêt Dat-prêt Mont-prêt Num-fac Dat-fac Mont-fac Num-oper Dat-oper Num-nreg Dat-nreg Num-fmedi Dat-fmedi Mont-fmedi Num-fpas

Poste agent Numéro prêt Date prêt Montant prêt Numéro facture Date facture Montant facture Numéro opération Date opération Numéro note de régulation Date note Numero frais médicaux Date frais médicaux Montant frais médicaux Numero frais passage

50 10 10 7 7 10 7 10 10 7 10 7 10 7 7

Sig E Sig E Sig E Mvt E Sig E Sig E Mvt E Sig E Sig E Sig E Sig E Sig E Sig E Mvt E Sig E

AN N Date N N Date N N Date N Date N Date N N

OBSERVAT Identifiant Identifiant

Identifiant Identifiant Identifiant Identifiant Identifiant Identifiant

Dat-fpas Mont-fpas Num-fdos Dat-fdos Mont-fdos Num-nfrais Dat-nfrais Mont-nfrais Num-cli Nom-cli Pre-cli Adr-cli Num-fs Nom-fs Pre-fs Adr-fs Num-typop Lib-typop

Date frais passage Montant frais passage Numero frais dossier Date frais dossier Montant frais dossier Numero note frais Date note frais Montant note frais Numero client Nom client Prénom client Adresse client Numero fournisseur Nom fournisseur Prénom fournisseur Adresse fournisseur Numero type opération Libellé type opération

10 7 7 10 7 7 10 7 7 20 30 50 7 20 30 50 7 20

Sig Mvt Sig Sig Mvt Sig Sig Mvt Sig Sig Sig Sig Sig Sig Sig Sig Sig Sig

E E E E E E E E E E E E E E E E E E

Date N N Date N N Date N N A A AN N A A AN N A

Identifiant Identifiant Identifiant

Identifiant

Identifiant

1-3 LA STRUCTURE D’ACCES THEORIQUE (SAT)

1-4 LE MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES

CLIENT Num-cli Nom-cli Pre-cli Adr-cli

TYPE OPERATION Num-tyop Lib-typop

FRAIS DE DOSSIER Num-fdos Dat-fdos Mont-fdos 1,1

Posséder2

0, n Appartenir

Composer3

Passer 1, n 1,1 FRAIS DE PASSAGE Num-fpas Date-fpas Mont-fpas

0, n

Composer6

0,1

OPERATION Num-oper Dat-oper

Composer1

FACTURE Num-fac Dat-fac Mont-fac

FOURNISSEUR Num-fs Nom-fs Pre-fs Adr-fs

0,1 Composer5

0,1 Composer 2

Posséder1

0, n 0, n NOTE DE REGULATION Num-nreg Dat-nreg

0,1

FRAIS MEDICAUX Num-fmedi Dat-fmedi Mont-fmedi

1,1

NOTE DE FRAIS Num-nfrais Dat-nfrais Mont-nfrais

Régulariser

Posséder 32

1, n BON POUR Num-bp Date-bp Mont-bp

Avoir2

Avoir1

AGENT Mle-agt Nom-agt Pre-agt Post-agt

PRET Num-prêt Dat-prêt Mont-prêt

Avoir3

2-ELABORATION DU MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT 2-1 LE GRAPHE DES FLUX ET MCT

Durant notre étude nous avons constaté que plusieurs opérations s’effectue au sein de la caisse, pour mieux gérer donc ses opérations organisons les en processus

a-

Processus de remboursement de frais médicaux

 Diagramme des flux

1 Caissier

2

Agent

Légende : 1 : Dépôt de la note de frais médicaux 2 : Analyse et remboursement de la note de frais médicaux

 MCT Agent +dossiers medicaux

Analyse des dossiers

Ok

! Ok

Dossier Existant

Dossier Inexistant Ordre de Vérificatio n

ET Vérification de l’ordre de remboursement Ok

! Ok

Bon a payer

Autorisation refusée

Bon a payer

Ordre de vérification de disponibilité de fond

Vérification de la disponibilité de fond Ok ! Ok

Fond insuffisant

Demande de approvisionnement ET

Approvisionnement Toujours Fond suffisant Ordre de décaissement

ET Remboursement des 80% des frais médicaux Toujours

Remboursement des frais médicaux effectués

b- Processus de remboursement des notes de frais  Diagramme des flux 1 Caissier

2

Fournisseur

Légende : 1 : Dépôt de la note de frais 2: Vérification de la note de frais et remboursement

 MCT Fournisseur +Note de frais Vérification de la note de frais Ok ! Ok

Note de frais valider

Note de frais refuser

Vérification de la disponibilité des fonds Ok ! Ok

Fond disponible .

Fond non disponible

Fond non disponible

Demande d’approvisionnement

ET Approvisionnement Toujours

ET

Fond Ordre de disponible règlement Note denote fraisde frais Règlement de la réglée Toujours

c- Processus de remboursement d’un prêt  Diagramme des flux 1 Agent

Caissier

2

Légende :

1 : remboursement du prêt 2 : vérification du montant et enregistrement du remboursement

 MCT Agent +montant prêté

Vérification du montant Toujours

ET

Montant Ordre Montant prêté vérifié d’encaissement Encaissement du montant prêté encaissé Toujours

d- Processus de paiement de frais de passage  Diagramme des flux 1 Caissier

Client

2

Légende : 1 2



MCT

: dépôt de la note de frais de passage pour vérification : paiement de la note de frais de passage.

Client + note de frais de passage

Vérification de la note de frais de passage Ok

! Ok

Note invalidé e

Note validée

Ordre d’encaissement ET

Encaissement de frais de passage Toujours

Frais de passage e- Processus de régulation de bon pour encaissé

 Diagramme des flux 1, 3 Caissier

2

Légende 1 : émission d’un bon pour 2 : analyse et remboursement de la différence 3 : remplissage de la note de régulation

 MCT Agent +bon pour

Client

Analyse du bon pour Ok ! Ok

Bon existant

Bon inexistant

Vérification du type Ok ! Ok

Bon à payer

Ordre de vérification de disponibilité de fond

Bon à encaisser

Bon à payer

Ordre d’encaissement

Bon à encaisser

ET

ET Vérification de disponibilité de fond Ok

Encaissement de la différence et remplissage de la note de régulation Toujours

! Ok

Encaissement effectué et bon pour régulariser

Fond non disponible

Ordre de réapprovisionnement

ET Réapprovisionnement Toujours

ET

Règlement de la différence Règlement effectué et remplissage de la note de régulation et bon pour Fond Ordre de régulariser disponible règlement Toujours

f- Processus de règlement de facture  Diagramme des flux 1 Caissier

Fournisseur

2

Légende : 1 : dépôt de la facture et des justificatifs 2 : règlement et enregistrement de la facture

 MCT Fournisseur +facture+justificatifs

Dépôt de la facture e des justificatifs Toujours Vérification de disponibilité de fond

Facture déposée

ET

Vérification de disponibilité de fond Fond Fond non disponible Ok ! Ok disponible

Fond non disponible

Ordre de réapprovisionnement

ET Réapprovisionnement Toujours

Ordre de règlement

Fond disponible ET

Règlement de la facture, établissement du reçu et enregistrement de la facture Toujours

Facture réglée ; reçu établi ; facture enregistrée

QUATRIEME PARTIE : ANALYSE ORGANISATIONNELLE

CHAPITREI : ANALYSE ORGANISATIONNELLE DE DONNEES ET DES TRAITEMENTS

1 -LE MODELE LOGIQUE DE DONNEES  Quelques règles de passage du MCD au MLD o Règles concernant les objets a. L’objet devient une table b. L’identifiant de la table devient la clé primaire c. Les propriétés de l’objet deviennent les attributs de la table. o Règles concernant les relations  Cas des relations de type père-fils (cardinalité du père (o, n) ou (1, n) cardinalité du fils (0,1) ou (1,1) a. L’objet père devient la table père. b. L’objet fils devient la table fils. c. L’identifiant de l’objet père devient attribut de la table fils. Cet

attribut est appelé clé étrangère. La clé étrangère apparaît dans le schéma relationnel avec le symbole # ; les propriétés éventuelles de la relation (MCD) deviennent les attributs de la table fils. Exemple 1 Client Numéro Nom

(*, n)

Achète Date d’achat

(*,1)

Produit Référence Libellé

(*) A pour valeur (1) ou (0) M.L.D : Client (Numéro, Nom) ; Produit (référence, libellé, #numéro client, date achat)  Cas des relations de type plusieurs a plusieurs a. Chaque objet devient une table. b. L’identifiant devient la clé de la table. c. Chaque relation devient une table. L’identifiant de la relation

est obtenue en faisant la concaténation de l’identifiant des objets liés. Cet identifiant devient la clé primaire de la table. d. Si la relation est porteuse de propriété, celle-ci reste dans la table. Exemple 2 Agent Numéro Nom

(*,n)

Vend Date vente

(*,n)

Produit Référence Libellé

(*) a pour valeur (1) ou (0). M.L.D : Agent (Numéro, nom)

Produit (référence, libellé)

Vend (#Numéro agent, #référence produit, date vente) En tenant compte de ses règles de passages, nous obtenons le modèle logique de données suivant :

2 -LE MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT  Définition Le modèle organisationnel de traitement est conçu à partir modèle conceptuel de traitement. Ici, les processus sont éclatés en procédures afin de prendre en compte les différentes composantes organisationnelles : la planification et la synchronisation des procédures dans le temps, le mode de traitement retenu pour chaque procédure et les intervenants devant réaliser chacune de ses procédures. Les concepts permettant de décrire le formalisme du MOT sont les suivantes : •

POSTE DE TRAVAIL : Il représente une unité d’action élémentaire de l’entreprise, comprenant l’homme et les moyens de traitement. Il se caractérise par une fonction, un lieu géographique, des ressources et une personne.

•

PROCEDURE : À chaque processus du MCT correspondra une ou plusieurs procédures produisant des résultats dans le MOT. La procédure correspond à l’exécution par l’entreprise d’un ensemble de règles de gestion produisant un ou plusieurs résultats.

•

PROCEDURE FONCTIONNELLE OU PHASE : c’est l’ensemble des actions d’une opération conceptuelle se déroulant dans un même poste de travail avec la même périodicité.

 FORMALISME

Il s’agit donc pour faire un MOT d’associer dans un tableau : les procédures fonctionnelles, l’heure de début et de fin, le lieu du poste de travail, le responsable du poste de travail, les ressources du poste de travail.

Poste de travail

Procédure fonctionnel

période

La période : il traduit le moment de prise en compte de l’événement déclencheur de l’activité. On distingue deux valeurs : Réponse immédiate : Des la survenance de l’événement, et si les ressources sont disponibles, l’activité traite l’événement. Réponse différée : le déclencheur de l’activité attend une condition complémentaire (délai, ordre…). L’unité organisationnelle (ou poste de travail) : c’est le lieu ou s’effectue l’activité. Cela se représente en positionnant le symbole de l’activité dans une colonne. Le type de l’action (ou degré d’automatisation) : Il traduit l’utilisation des ressources humaines et / ou informatique pour l’exécution de l’activité. On distingue trois degrés : Manuels : seule la ressource humaine est mise en œuvre (même si c’est une activité intellectuelle...). Interactive ou conversationnelle : Les ressources humaines et informatiques sont mobilisées dans le déroulement de l’activité (même de manière alternative dans le courant de l’activité, globalement, les deux sont mobilisées) Automatique : durant le déroulement de la phase ou tache, seule la ressource informatique est utilisée

Processus1 : remboursement des frais médicaux Période

Enchaînement des procédures fonctionnelles

Poste de travail

Processus2 : remboursement de note de frais Agent + dossier

Période Période

Enchaînement de procédure fonctionnelle médicaux Enchainement de procédures fonctionnelles Fournisseur Bondea +note payer frais

PF 1

PF 1 Jours et heures ouvrables Jours et heures ouvrables

Ordre de vérification de Analyse desdisponibilité dossiers de fond

Ok

! Ok

Vérification de la note de frais Ok ! Ok Vérification de la disponibilité de fond Dossier Dossier Ok ! Ok Existant Inexistant Note de frais validé

Note de frais refusé Fond insuffisant Ordre de Vérificatio n

Demande d’approvisionneme ET nt Vérification de la disponibilité des fonds Ok ! Ok Vérification de l’ordre de remboursement ET

Jours et heures ouvrables

Poste de Poste travailde travail

PF 2

PF 2 OkApprovisionnement Toujours Fond disponible . Fond suffisant

! Ok

Fond non disponible Autorisation Ordre de refusée décaissement

Bon a payer

ET Remboursement des 80% des frais médicaux

PF 3

Toujours

Remboursement des frais médicaux effectués

Caissier Caissier

Caissier

Fond non disponible

Demande d’approvisionnement

E T Approvisionnement Toujours

ET

Fond disponible

Ordre de règlement

Règlement de la note de frais Toujours

Note de frais réglée

Processus 3 : remboursement d’un prêt

Période

Enchaînement des procédures fonctionnelles

Poste de travail

Agent +montant prêté

PF 1

Vérification du montant Toujours

Montant vérifié

ET

Jours et heures ouvrables

Ordre d’encaissement

PF 2

Encaissement du montant prêté Toujours

Montant prêté encaissé

Caissier

Période

Enchaînement des procédures fonctionnelles

Poste de travail

Client + note de frais de passage

PF 1

Vérification de la note de frais de passage Ok

Jours et heures ouvrables

! Ok

Note invalidé e

Note validée Ordre d’encaissement

ET

PF 2

Encaissement de frais de passage Toujours

Frais de passage encaissé

Caissier

Processus 5 : régulation de bon pour Période

Enchaînement des procédures fonctionnelles

Poste de travail

Agent +bon pour

PF 1

Jours et heures ouvrables

Analyse du bon pour Ok ! Ok

Bon existant

PF2

Bon inexistant

Caissier

Vérification du type Ok ! Ok Bon à payer

Ordre d’encaissement

Bon a encaisser

ET

PF 3

Encaissement de la différence et remplissage de la note de régulation Toujours

Encaissement effectué et bon pour régulariser

Période

Enchaînement des procédures fonctionnelles Ordre de vérification de disponibilité de fond

Bon à payer

ET

PF 1

Vérification de disponibilité de fond Ok

Jours et heures ouvrables

! Ok

Ordre de réapprovisionneme nt

Fond non disponible

E T

PF 2 Réapprovisionnement Toujours

Fond disponible

Ordre de règlement ET

PF 3

Règlement de la différence et remplissage de la note de régulation Toujours Règlement effectué et bon pour régulariser

Processus 6 : règlement de facture

Poste de travail

Période

Enchaînement des procédures fonctionnelles CHAPITREII : ETUDE TECHNIQUE

Poste de travail

Fournisseur +facture+justificatifs

Dépôt de la facture e des justificatifs Toujours

PF 1

Jours et heures ouvrables

Vérification de disponibilité de fond

Facture déposée

Caissier

ET

PF 2

Vérification de disponibilité de fond Ok

! Ok

Fond disponible

Fond non disponible

ET

Fond non Ordre de disponible Règlement de la facture, réapprovisionnement établissement du reçu et Facture réglée ; reçu Réapprovisionnement enregistrement de la facture PF 4 établi ; facture Ordre de PF 3 enregistrée Fond Toujours règlement disponible ET

Jours et

CHAPITRE 2 : MODELE PHYSIQUE DE DONNEES

1-LE MODELE PHYSIQUE DE DONNEES (MPD)

Cette étape consiste à implanter physiquement la structure logique obtenue dans l’élaboration du modèle logique des données en mettant en œuvre un logiciel appelé système de gestion de base de données (SGBD). Elaboration du modèle physique de données

NOM TABLE : Bon provisoire LIBELLE : Bon provisoire SUPPORT : Disque dur

CLE : Num-bp

CODE

DESIGNATION TYPE

LONGUEUR REMARQUE

Num-bp Dat-bp Mont-bp

Numéro bon pour Date bon pour Montant bon pour

10 10 7

N Date Numérique

Obligatoire

2- QUELQUES ECRANS D’APPLICATION

2-1 LE MENU GENERAL 2-2 2-3 2-4 ANNEXE