BPPK JAKARTA SELATAN Kode Waktu
JOB 1
: ADM. PK 02.032.01
MERENCANAKAN/ : 3 x 45 menit MEMPERSIAPKAN ERTEMUAN/RAPAT
A. TUJUAN PEMBELAJARAN Sete Setela lah h
meny menyel eles esai aika kan n
merencanakan/mempersiapkan merencanakan/mempersiapkan
kegia egiata tan n
pemb pembel elaj ajar aran an
tent tentan ang g
pertemuan /rapat diharapkan siswa
dapat : 1. Mengetahui hal-hal yang yang akan dipersiapkan dalam rapat 2..Membuat surat undangan (mail merge) 3. Mempersiap Mempersiapkan kan ruang ruang rapat rapat
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI DIKUASAI ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama Bekerjasama dengan kolega kolega dan pelanggan ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Menggunakan Peralatan Kantor Kantor ADM. PK 02.007.01 Melakukan Melakukan Prosedur Administrasi Administrasi ADM. PK 02.033.01 Membuat Membuat Presentasi
C. PRASYARAT Sebelu Sebelum m melaks melaksana anaka kan n prakte praktek k ini siswa siswa harus harus sudah sudah mengua menguasai sai kompetensi: 1. Ketram Ketrampil pilan an berkom berkomun unika ikasi si 2. Bekerja Bekerja sama sama dengan dengan kolega kolega dan pelanggan pelanggan 3. Mengo Mengoper perasi asikan kan kompu komputer ter 4. Melaku Melakukan kan pros prosedu edurr adminis administra trasi si
Administrasi Perkantoran
- 11-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
5. Mengg Mengguna unakan kan perala peralatan tan kant kantor or
D. PERALATAN DAN BAHAN 1. Sepe Sepera rang ngka katt kom kompu pute ter r 2. Printer 3. Kertas HVS 4. Amplop 5. ATK
E. KESELAMATAN KERJA 1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja. 2. Pergunakan komputer sesuai sesuai dengan prosedur 3. Pergunak Pergunakan an waktu waktu dengan dengan tepat. 4. Lakukan langkah langkah kerja secara secara urut sesuai petunjuk yang ada.
F. LANGKAH KERJA 1. Pelajari Pelajari materi materi dengan seksama seksama.. Tanyakan Tanyakan kepada kepada guru/instru guru/instruktur ktur bila ada hal yang belum jelas 2. Paham Pahamii tugas tugas dan peri perinta ntah h dengan dengan baik baik 3. Aktifkan Aktifkan kompute komputer, r, kerjakan kerjakan denga dengan n benar benar dan teliti 4. Mula Mulaii beke bekerj rja a sesu sesuai ai deng dengan an tuga tugas s ( memb membua uatt unda undang ngan an dan dan design tempat duduk rapat). a.
Memb Membua uatt sur surat at unda undang ngan an rapa rapatt , lang langka kah h ker kerja jany nya a:
Administrasi Perkantoran
- 22-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
5. Mengg Mengguna unakan kan perala peralatan tan kant kantor or
D. PERALATAN DAN BAHAN 1. Sepe Sepera rang ngka katt kom kompu pute ter r 2. Printer 3. Kertas HVS 4. Amplop 5. ATK
E. KESELAMATAN KERJA 1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja. 2. Pergunakan komputer sesuai sesuai dengan prosedur 3. Pergunak Pergunakan an waktu waktu dengan dengan tepat. 4. Lakukan langkah langkah kerja secara secara urut sesuai petunjuk yang ada.
F. LANGKAH KERJA 1. Pelajari Pelajari materi materi dengan seksama seksama.. Tanyakan Tanyakan kepada kepada guru/instru guru/instruktur ktur bila ada hal yang belum jelas 2. Paham Pahamii tugas tugas dan peri perinta ntah h dengan dengan baik baik 3. Aktifkan Aktifkan kompute komputer, r, kerjakan kerjakan denga dengan n benar benar dan teliti 4. Mula Mulaii beke bekerj rja a sesu sesuai ai deng dengan an tuga tugas s ( memb membua uatt unda undang ngan an dan dan design tempat duduk rapat). a.
Memb Membua uatt sur surat at unda undang ngan an rapa rapatt , lang langka kah h ker kerja jany nya a:
Administrasi Perkantoran
- 22-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
1) Buka Buka prog program ram micros microsoft oft word word 2) Atur Atur ukura ukuran n kerta kertas s dan dan margi margin n 3) Ketiklah Ketiklah naskah naskah surat undangan undangan rapat dengan dengan langk langkah ah mail mail merge sebagai berikut: a) Klik Tools
Letters and Mailing
Mail
merge
wizard b) Pilih Option letter pada sheet dokumen type c) Klik Next : starting dokumen d) Pastikan option use the current dokumen aktif e) Klik Next: select recepients r ecepients f) Pastikan option option use an exiting list aktif aktif g) Next : Write your letter h) Pilih data data source source yang telah telah dibuat dibuat di data MS. Excell Excell open i) Akan muncul window select. table j) Mail Merge Recipients
pilih sheet 1
Klik tombol select All
l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian •
Klik tombol tombol insert insert merge merge fields fields maka maka akan akan muncul muncul window insert merge field.
•
Pilih nama
Insert
Close
4) Cetak Cetak sura suratt undan undangan gan terseb tersebut ut 5) Ketik amplop amplop surat surat sesuai sesuai dengan dengan alamat alamat yang dituju dituju 6) Lipa Lipatt sur surat at ters terseb ebut ut
Administrasi Perkantoran
- 33-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
7) Kirim surat tersebut
b. Membuat design tempat duduk, langkah kerjanya : 1) Pelajari secara seksama materi pengaturan design tempat duduk rapat 2) Tentukan/ perhatikan jenis rapat dan tujuannya 3) Tentukan/perhatikan jumlah peserta rapatnya 4) Tentukan model / design tempat duduk rapat 5) Gambarkan design tempat duduk rapat 5. Sebelum melakukan percetakan, yakinkan bahwa ketikan sudah sesuai kebutuhan (lihat print priview) 6. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar 7. Bila telah selesai matikan printer dan komputer secara tertib
G. TEORI PENDUKUNG 1. Pengertian rapat. Kata "convene” atau rapat berasal dari dua kata Latin, con yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat atau meeting adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang yang membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan atau mengadakan
perundingan
demi
memperoleh
kesepakatan
bersama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk memecahkan dan membicarakan Administrasi Perkantoran
- 4-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat permasalahan dapat dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan.
Secara
singkat
dapat
pertemuan para anggota
dikatakan organisasi/
bahwa
rapat,
adalah
perusahaan [para
staf
pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan. Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia perlu mengadakan rapat apabila : 1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak. 2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya. 3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan. 4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama. 5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
Administrasi Perkantoran
- 5-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.
2. Beberapa istilah rapat Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat, antara lain sebagai berikut : a. Konferensi Pertemuan/rapat
yang
biasanya
diadakan
antar
negara.
Umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga pemerintah. b. Kongres Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai politik. c. Seminar Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu
masalah/persoalan
dalam
mencapai
keseragaman
pendapat. d. Lokakarya Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak atau maksud. e. Simposium
Administrasi Perkantoran
- 6-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah atau persoalan. f. Diskusi Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat mengenai suatu pokok permasalahan dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap. g. Musyawarah Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan bersama. h. Muktamar Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah sama dengan kongres dan musyawarah. i. Kampanye Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis pertemuan yang mencari dukungan.
3. Alasan diselenggarakannya rapat : a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki. b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera dipecahkan. c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung
Administrasi Perkantoran
- 7-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
4. Tujuan Pertemuan/Rapat adalah: a. Memberikan / memperoleh informasi Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan peserta rapat menyimak dengan seksama. b. Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas terjadinya suatu kegiatan sebelumnya. c. Memecahkan masalah (Problem solving meeting) Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi dalam memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi atas permasalahan tersebut. d. Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination meeting) Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk
mengembangkan
kerjasama antara peserta rapat dengan organisasi, atau antar peserta dalam satu tim kerja tertentu. e. Mengutarakan keluhan Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan keluhan yang dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat atau pimpinan rapat.
Administrasi Perkantoran
- 8-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
f.
Mengambil keputusan Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil keputusan bersama.
Biasanya keputusan bersama akan lebih
efektif dalam penerapannya. Hal ini karena pengambilan keputusan dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja keputusan yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui batas kewenangannya. g. Menyampaikan
pengetahuan
atau
metode
baru
menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pertemuan
dalam
seperti ini
biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan. h. Negosiasi Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu permasalahan bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari masing – masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang.
5. Manfaat rapat 1. Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang 2. Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan kesalahpahaman 3. Dapat menghemat waktu 4. Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari penggabungan berbagai ide
Administrasi Perkantoran
- 9-
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
5. Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang saling bertentangan dengan diskusi 6. Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan bersikap keliru 7. Melatih diri atau pengembangan pribadi
6. Jenis-jenis Rapat / Pertemuan a. Dilihat dari Sifatnya 1). Rapat Formal (Resmi) Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan. 2). Rapat Informal (tidak resmi) Adalah pertemuan beberapa orang yang membahas suatu permasalahan tertentu, biasanya diselenggarakan secara santai,
tidak terlalu terkait oleh aturan-aturan protokoler.
3). Rapat terbuka Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh setiap peserta. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia. 4). Rapat tertutup Adalah rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang rahasia. Administrasi Perkantoran agung
- 10-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
b. Dilihat dari segi frekuensinya 1). Rapat Rutin Yaitu rapat yang diselenggarakan secara rutin pada setiap waktu dan tempat yang telah terjadwal sebelumnya. Peserta rapat adalah orang-orang yang berada dalam satu kelompok kerja tertentu. Untuk mempersiapkan rapat seperti ini tidak perlu selalu dibuatkan undangan rapat mengingat semua peserta rapat sudah mengetahuinya. 2). Rapat insidentil Merupakan rapat yang dilakukan tidak berdasarkan waktu tertentu, artinya rapat ini dilakukan bila diperlukan saja, seperti rapat pemegang saham, atau rapat pemecahan masalah.
c. Ditinjau dari jangka waktunya 1). Rapat mingguan Adalah rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh masing-masing peserta. 2). Rapat bulanan Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan untuk mambahas hal-hal atau peristiwa pada bulan yang lalu. 3). Rapat semesteran Adalah rapat yang diadakan setiap semester, yang bertujuan mengadakan evaluasi kerja enam bulan yang lalu dan Administrasi Perkantoran agung
- 11-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu enam bulan berikutnya. 4). Rapat tahunan Adalah rapat yang diadakan setahun, misalnya rapat pemegang saham.
d. Dilihat dari Media rapat 1). Teleconference Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya maksimal peserta rapat adalah 50 orang. 2). Videoconference Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling
melihat
,
sehingga
seolah-oleh
mereka
saling
berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya.
Administrasi Perkantoran agung
- 12-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
e. Dilihat dari Peserta Rapat 1). Rapat Umum Pemegang Saham (RSUP) Adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham dari suatu perusahaan tertentu. 2). Rapat direksi / dewan pengurus Adalah rapat yang dihadiri oleh anggota direksi / dewan pengurus guna untuk membahas masalah tertentu. 3). Rapat Internal Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit kerja tertentu. Atau untuk seluruh karyawan ada diperusahaan, rapat ini juga sering disebut sebagai rapat karyawan.
Administrasi Perkantoran agung
- 13-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Pertemuan
Bersifat Ilmiah
Diskusi Simposium Seminar Lokakarya
Untuk memecahkan masalah-masalah praktis
Untuk mencari dukungan
Konferensi Kongres Rapat Musyawarah Muktamar
Kampanye Rapat Akbar Rapat Umum
7. Dilihat dari hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
•
Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi
•
Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Administrasi Perkantoran agung
- 14-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
•
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat:
•
DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
•
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
•
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari
segi
kemahasiswaan.
Pendidikan
dan
pengabdian
masyarakat. •
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
•
Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandanganpandangan,
•
Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
Administrasi Perkantoran agung
- 15-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
•
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
•
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
•
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan
maksud
dan
tujuan
untuk
menyempurnakan
konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK •
SARASEHAN
:
Suatu
forum
terbuka
untuk
menyampaikan
perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas. •
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
•
PENATARAN
:
Kegiatan
pendidikan
dalam
rangka
menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda. •
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis
Administrasi Perkantoran agung
- 16-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
8. Perencanaan/Persiapan Rapat Keberhasilan persiapannya.
rapat
yang
Semakin
akan
baik
diadakan
persiapannya,
tergantung
dari
Semakin
baik
persiapannya, maka tingkat keberhasilan rapat tersebut akan semakin tinggi. Untuk itu sebelum rapat dilaksanakan seorang sekretaris harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Sebagai panduan dalam mempersiapkan rapat tersebut adalah dengan memahami konsep 5W + 1H (Why,What,Who,Where, When, dan How) a. Why ( Mengapa rapat harus diadakan ) Sekretaris harus tahu alasan rapat ini diadakan. Pertanyaan ini berguna untuk mengetahui tujuan rapat yang akan diadakan. Bila sekretaris mengetahui tujuan rapat dengan baik , maka dia harus mengupayakan agar tujuan tersebut dapat tercapai melalui penyiapan rapat yang baik. b. What (Rapat apakah) Adalah pertanyaan yang dapat membantu sekretaris untuk mengetahui
jenis
rapat
apakah
yang
akan
dilangsungkan.
Sehingga sekretaris akan dapat mempersiapkan segala sesuatu dengan baik. c. Who (Siapa peserta rapat) Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat tersebut. Selanjutnya membuat undangan rapat agar semua calon
Administrasi Perkantoran agung
- 17-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
peserta rapat dapat mempersiapkan diri dan hadir tepat pada waktunya. d. Where (Dimana rapat diselenggarakan) Tempat yang akan digunakan untuk melangsungkan rapat harus jelas. Yaitu berkenaan dengan alamat dan ruang rapat. Jangan sampai terjadi seorang calon peserta rapat tidak dapat hadir atau terlambat karena alamat dan ruang rapat yang tidak jelas. e. When (Kapan rapat dilangsungkan) Selain tempat, waktu pelaksanaan rapat juga harus jelas. Yang dimaksud dengan waktu adalah hari dan tanggal pelaksanaan serta pukul berapa rapat akan dimulai dan bahkan diakhiri. Dengan panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat mengatur diri dan mempersiapkan jadwal kegiatannya. f. How (Bagaimana rapat akan dilangsungkan) Berdasarkan tujuan dan kepentingan rapat, seorang sekretaris harus tahu bagaimana agar rapat dapat dilangsungkan dengan baik. Apakah rapat akan dilaksanakan secara resmi, santai, teleconference, dll Dari pertanyaan–pertanyaan tersebut diatas, selanjutnya sekretaris dapat membuat
persiapan
yang
baik
agar rapat
yang akan
dilangsungkan dapat berjalan dengan baik. Kegiatan peserta rapat meliputi: 1). Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.
Administrasi Perkantoran agung
- 18-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
2). Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan. 3). Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan dibicarakan
pada rapat.
4). Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta rapat. Dan mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau fax dan saat ini bisa melalui e-mail atau SMS. 5). Membuat susunan acara rapat Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan mempengaruhi kegiatan lainnya seperti: bahan apa yang harus disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya, perlu makan siang dll. Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik oleh peserta rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara rapat ini pula keberhasilan rapat dapat diukur dengan jelas. 6). Menyiapkan bahan rapat Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah mengikuti rapat dengan lebih fokus. 7). Mempersiapkan ruang rapat Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian rupa agar rapat dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan rapat. Pengaturan tempat duduk untuk rapat yang
Administrasi Perkantoran agung
- 19-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
bertujuan untuk mendiskusikan suatu masalah akan berbeda dengan pertemuan untuk mendengarkan informasi. Pengaturan tempat untuk rapat formal akan berbeda dengan rapat informal dan lain-lain. Selain itu perlu dipikirkan tentang kenyamanan ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih. 8) Penyiapan konsumsi Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan
melewati
waktu
istirahat.
Konsumsi
rapat
biasanya
berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum. 9). Mempersiapkan Peralatan Rapat Peralatan yang akan digunakan dalam rapat harus tersedia didalam ruangan rapat sebelum rapat berlangsung. Peralatan ini berfungsi untuk membantu agar rapat dapat berjalan dengan baik termasuk peralatan rapat adalah pemilihan meja,kursi, papan tulis, LCD, Sound sistem, lampu/alat penerangan, AC, dll. 10). Administrasi rapat Mempersiapkan
hal-hal
yang
akan
berhubungan
dengan
kelancaran rapat, seperti menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk penyiapan penerima tamu.
Administrasi Perkantoran agung
- 20-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
9. Mempersiapkan Ruang Rapat Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus dipersiapkan sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman. Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi: a. Memilih ruangan Ruang yang akan
digunakan untuk rapat harus memadai. Luas
ruangan rapat harus diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta merasa kurang nyaman karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa. Sedangkan ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak fokus. Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi ruang minimal 1.5 – 2 meter persegi. b. Mengatur penerangan Penerangan ruang rapat menjadi permasalahan yang sangat penting apabila rapat akan diselenggarakan pada malam hari atau didalam
ruangan
yang tertutup rapat
dan
kurang memiliki
pencahayaan yang cukup. Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan.
Tidak boleh
terlalu terang, tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan dianggap cukup bila peserta dapat memiliki pandangan yang jelas untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan
Administrasi Perkantoran agung
- 21-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
penempatan yang menyebar diruangan (jangan hanya dipasang di satu titik saja). c. Mengatur tempat duduk Kegiatan
yang sangat penting dalam mempersiapkan ruangan
rapat adalah mengatur tempat duduk. Pengaturan tempat duduk yang baik akan mendorong keberhasilan rapat. Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus mengetahui
jenis rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat
tersebut akan terjadi tukar menukar ide (diskusi) ataukah peserta rapat
hanya
datang
menerima
informasi
saja.
Bila
rapat
memfasilitasi pertukaran ide guna mengambil suatu keputusan tertentu, maka tempat duduk
harus dibuat sedemikian rupa
sehingga peserta rapat dapat saling berhadapan. Dengan posisi seperti ini diharapkan komunikasi antar peserta mempunyai kedudukan yang sama. Namun bila rapat/ pertemuan tersebut berupa pelatihan / seminar yang diikuti oleh orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang, maka pengaturan tempat duduknya dapat dibuat seperti model kelas, yaitu duduk berbanjar kebelakang. Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk ( kursi ) harus dipilih yang ergonomik, sehingga membuat peserta dapat duduk dengan nyaman. Apalagi bila rapat akan berlangsung lama.
Administrasi Perkantoran agung
- 22-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih sesuai dengan jenis rapat yang akan diadakan.
1). Tempat duduk model O atau konferensi •
Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.
•
Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.
•
Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil
•
Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.
•
Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta
Administrasi Perkantoran agung
- 23-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
1
2
3
4 1
4
3 1
5
2 1
6
1 1
7
0 1
8
Administrasi Perkantoran agung
Ket : 1. Pimpinan 2. Notulis 3. No 3 s/d 14 peserta rapat
9
- 24-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
2). Tempat duduk model U •
Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran
•
Sangat bagus untuk presentasi
•
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
LAYAR
1 3
8
1 2
7
1 1
6
1 0
5
9
4
3
2
1
Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 13 adalah peserta rapat
Administrasi Perkantoran agung
- 25-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
3). Bentuk Kelas •
Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar
•
Cocok untuk rapat penyampaian informasi
•
Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah
•
Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang
2
1
3
Meja Penyaji Materi
1 2
4 1 1
5 1 0
6
9 2 1
2 0
8
7
1 9
1 5
1 8
1 7
1 4
1 3
1 6 Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 21 peserta rapat
Administrasi Perkantoran agung
- 26-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
4). Bentuk theater / Klasikal •
Cocok untuk sesi pendidikan/pelatihan dan seminar
•
Tidak menggunakan meja
•
Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang
Layar
2 1 3 1 1 Meja Penyaji Materi 4 1 2
2 1
3 0
5 1 1
2 0
2 9
1 0
1 9
2 8
Administrasi Perkantoran agung
8
9
1 8
2 7
6
7
1 7
2 6
1 4
1 6
2 5
1 3
2 2
1 5
2 3
2 4 Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notulis 4. No 4 s/d 30 Peserta Rapat
- 27-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
5). Bentuk meja bundar (Round Table) Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi
•
kelompok-kelompok kecil Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah
•
permeja Layar 2
1
3
Meja Penyaji Materi 4 1
5
1
6
1 0 7
9 8
Administrasi Perkantoran agung
- 28-
Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notula 4. No 4 s/d 11 eserta ra at BPPK Lenteng Jakarta Selatan
6). Bentuk tulang iklan •
Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran
•
Sangat bagus untuk presentasi
•
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
Meja Penyaji Materi 3
2
1
Layar
1
4
2 5
3 6
Administrasi Perkantoran agung
- 29-
Ket : 1. Pimpinan Rapat 2. Wakil Pimpinan 3. Notula 4. No 1 s/d 6 BPPK Lenteng peserta rapat Jakarta Selatan
2
d. Menyiapkan peralatan lainnya Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa peralatan yang perlu disiapkan, antara lain : 1) Papan tulis dan perlengkapannya Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana (white board) sampai dengan yang electronik. Tentu saja pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang tersedia. Selain itu spidol dan penghapus juga harus tersedia. Usahakan bila perlu ada spidol warna. 2). LCD/OHP dan perangkatnya LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih memahami
apa
yang
disampaikan
oleh
pemimpin
rapat
(pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka sediakan pula perangkat penunjangnya, yaitu : a). Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang dibutuhkan. b).
Layar/screen
tempat
menampilkan
tayangan
melalui
LCD/OHP. c). Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik transparan serta spidol transparan bila menggunakan OHP d).
Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan
tulis)
Administrasi Perkantoran agung
- 30-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
3). Sound sistem Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih sangat luas (lebih dari keperluan) perlu disiapkan soaund sistem untuk membantu memperkeras suara. Dengan alat ini bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik, sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi. 4). AC atau Kipas angin Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang cukup dan berada di lokasi yang cukup panas, maka perlu ditambahkan AC atau kipas angin. Alat ini akan dapat membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan
nyaman
tanpa
diganggu
rasa
gerah
yang
mengakibatkan peserta menjadi kurang konsentrasi. 5).
Hiasan ruangan Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan
Administrasi Perkantoran agung
- 31-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat Contoh ruang rapat:
Administrasi Perkantoran agung
- 32-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran agung
- 33-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Contoh presentasi:
7. Tata Cara Pembuatan Undangan Dinas : Surat undangan hendaknya disusun dengan bahasa yang sopan, dan jelas isinya, serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu penyampaiannya pun harus diperhitungkan sehingga sipenerima mempunyai
waktu
cukup
leluasa
untuk
melakukan
persiapan
pemenuhan undangan tersebut. a.
Bagian-Bagian Undangan Dinas
Bagain-bagian undangan dinas dapat diamati dari susunannya. Susunan surat undangan dinas pada umumnya adalah: 1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara lengkap, nomor telepon, faksimile, nomor surat, keterangan
Administrasi Perkantoran agung
- 34-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
”lampiran”, keterangan ”hal”, tanggal dibuatnya surat, dan alamat yang dituju; 2).
Badan
surat, yang memuat hari/waktu undangan,
tempat
pelaksanaan acara, dan keterangan lain sejauh diperlukan, misalnya tentang pakaian yang harus dikenakan, dokumen yang harus dibawa, dan sebagainya; 3). Kaki surat, yang memuat nama jabatan pengundang (penanggung jawab), tanda tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada.
b. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat undangan dinas antara lain : 1). perlu menggunakan kertas yang sudah dicetak kop suratnya. 2). mencantumkan nomor dan tanggal dibuatnya surat undangan. 3). mencantumkan perihal surat undangan. 4). alamat tujuan harus jelas. 5). mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya acara. 6). menyebutkan keterangan lain yang diperlukan. 7). undangan rapat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat tersebut dan dibubuhi cap instansi
Administrasi Perkantoran agung
- 35-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Contoh surat undangan
PT LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II Lenteng Agung Jagakarsa,Jakarta Selatan Telp : 021-78893561 Fax : 021-78893560 e-mail :
[email protected] Nomor : 14/VI/2010 Lampiran : Hal : Undangan
21 Juni 2010
Kepada Yth. Drs. Dudung Suryadi Di Jakarta
Kami mengharap kehadiran Saudara pada: Hari Tanggal Pukul Tempat Acara
: : : :
Senin 27 Juni 2010 10.00 WIB Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri Jakarta Selatan : Pengembangan Produk Baru
Karena pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon Saudara hadir 10 menit sebelum acara dimulai. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Pimpinan
Drs. Muhammad, MM
8. Penyusunan Agenda Rapat
Administrasi Perkantoran agung
- 36-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Agenda
Rapat
jika
disiapkan
dengan
baik,
merupakan
komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat. Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan esensial dan menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya pertemuan. Manfaat agenda rapat: 1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda 2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk masing-masing butuir agenda 3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada saat rapat berlangsung 4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik 5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci 6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta
Administrasi Perkantoran agung
- 37-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Contoh agenda rapat
Tujuan rapat
Kepada
Dari Tanggal Waktu Tempat
: Menciptakan dan berbagi pemahaman mengenai mengapa, apa, dan bagaimana tim pengembangan produk baru : Amir, Budi, Coki, Dedi, Endro, Fadil, Gunawan, Hasan, Ihsan, Joki, Kadir, Leli, Marni, Nani, Opie, Parto : Halizah : 25 Mei 2010 : 10.00 – selesai : Ruang pertemuan
Butir Agenda
Waktu
1. Ucapan selamat dating
20 menit
2. Melihat kembali riwayat munculnya ide ini 3. Memahami peran tim ini
10 meni
4. Membahas informasi dalam kelompok kecil 5. Istirahat
15 menit
6. Tanggapan terhadap diskusi kelompok kecil 7. Menjelaskan komponen utama dalam proses 8. Menyepakati tindakan berikutnya
20 menit
20 menit
9. Merencanakan rapat berikutnya
5 menit
10. Mengevaluasi rapat
15 menit
20 menit
10 menit
15 menit
H. LATIHAN Pekerjaan Kasus 1 Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI untuk menghadiri rapat koordinasi antar orang tua dan guru yang akan Administrasi Perkantoran agung
- 38-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
diadakan di Aula SMK Global Mandiri jalan Raya Condet No.35 Jakarta Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada hari rabu tanggal 15 Mei 2010 pukul 09.00
sampai dengan
12.00 undangan dibuat di
jakarta pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK Global Mandiri (Ibu Dra. Ambari Ramadhani, SMK GLOBAL MANDIRI M. Pd). Buatlah surat undangan dari kepala SMK MandiriNo. kepada JalanGlobal Raya Condet 35 orang tua Murid kelas XI. Dalam bentuk Official Style. Buatlah surat undangan tersebut tanpa Jakarta Timur disertai agenda rapat. Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224 Adapun nama – nama orang tua yang diundang adalah ; 1. No. Orang: tua Andri dari kelas XI AP 55/GM/V/10
8 Mei 2010
2. Lamp Orang: tua - Herawati dari kelas XI AK 3. Hal Orang: tua Febrila dari kelas XI AP Undangan Kepada Yth. Kasus 2
Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)
Buatlah surat undangan rapat Evaluasi Keuangan PT Andhika Pratama, Di Tempat yang akan Dengan diselenggarakan hormat, pada hari ini sehari penuh bertempat di Balai pertemuanKami PT Andhika Pratamakedatangan Jalan Raya Saudara Bogor Km. 20 :Jakarta Timur, mengharapkan pada dengan susunan acara: 1.: Rabu, Pembukaan; 2. Pembahasan Evaluasi Hari/tanggal 15 Mei 2010 Keuangan;Pukul 3.Usulan; 4. Keputusan; : 09.00 Wib5. Penutup. Dalam bentuk semi block style.Tempat Buatlah surat undangan tersebut disertai dengan agenda : Ruang pertemuan Kunci kasus 1 Acara
: Rapat koordinasi
Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Administrasi Perkantoran agung
Hormat kami, - 39BPPK Lenteng Jakarta Selatan Dra. Ambari Ramadani, M. Pd
SMK GLOBAL MANDIRI Jalan Raya Condet No. 35 Jakarta Timur Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224
No.
: 55/GM/V/10
8 Mei 2010
Lamp : Hal
: Undangan Kepada Yth. Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP) Di Tempat Dengan hormat, Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada : Hari/tanggal
: Rabu, 15 Mei 2010
Pukul
: 09.00 Wib
Tempat
: Ruang pertemuan
Acara
: Rapat koordinasi
Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Administrasi Perkantoran agung
Hormat kami,BPPK Lenteng - 40 Jakarta Selatan Dra. Ambari Ramadani, M. Pd
Kasus 3. Gambarkan design tempat duduk rapat model lingkaran untuk 8 orang termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya?
Administrasi Perkantoran agung
- 41-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Kasus 4. Gambarkan
design tempat duduk rapat model kelas untuk 20 orang
termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan soundsistemnya?
Latihan 1 1.
Jelaskan pengertian rapat?
2.
Apakah
tujuan diadakannya pertemuan /
rapat? 3.
Sebutkankan jenis rapat / pertemuan?
4.
Jelaskan tata cara membuat surat undangan dinas!
5.
Banyak faktor yang mempengauhi macam persiapan yang perlu dilakukan dalam rapat. Sebutkan faktor-faktor tersebut!
Administrasi Perkantoran agung
- 42-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
LEMBAR PENILAIAN
MERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT No
1
2
3
Unsur Penilaian
Maks
Persiapan a. Langkah kerja b. Sikap kerja c. Penggunaan alat d. Keselamatan kerja Proses kerja Pengoperasian komputer untuk surat dan notula rapat Hasil kerja a. Print out notula rapat b. Isi notula rapat 1. Urut kegiatan 2. Keterbacaan 3. Logis 4. Lengkap Total
Administrasi Perkantoran
- 43-
Perolehan Nilai Dicapai 1 Dicapai 2
Dicapai 3
Keterangan
5 10 10 5 20
20 5 15 5 5 100
BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan
BPPK JAKARTA SELATAN
JOB 2 Melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/membuat laporan pertemuan/rapat (Notula)
A. TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan / rapat (Notulen) diharapkan siswa dapat: 1. Mengetahui kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan sebelum dan
BPPK JAKARTA SELATAN
JOB 2 Melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/membuat laporan pertemuan/rapat (Notula)
A. TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan / rapat (Notulen) diharapkan siswa dapat: 1. Mengetahui kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan sebelum dan saat rapat dilangsungkan 2. Membuat notula rapat
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi
C. PRASYARAT Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah terampil: 1. Mengoperasikan komputer Microsoft Office 2. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan 3. Membuat notula rapat Administrasi Perkantoran agung
- 44-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
D. PERALATAN DAN BAHAN 1. Seperangkat Komputer 2. Mesin printer 3. Format rapat dan notula rapat
E. KESELAMATAN KERJA 1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja 2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar 3. Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk yang ada
F. LANGKAH KERJA 1. Pelajari dan perhatikan bagan notula dengan baik 2. Pelajari secara seksama sistematika pengetikan Notula 3. Baca dan cermati rekaman rapat 4. Buka program Microsoft Word 5. Ketik notula 6. Cetak notula
G. TEORI PENDUKUNG 1. Pada saat rapat Termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan yang harus dilakukan
sesaat
sebelum
rapat
dimulai
dan
saat
rapat
dilangsungkan. Pada saat rapat sekretaris harus melakukan : Administrasi Perkantoran agung
- 45-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
a. Mengecek kembali ruangan rapat Apakah ruangan sudah memenuhi kebutuhan apakah belum. Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera dilakukan b. Mengecek peralatan rapat Apakah semua peralatan yang akan digunakan untuk membantu kelancaran rapat sudah tersedia dan berfungsi dengan baik. Bila perlu siapkan cadangannya. c. Membuat dan mengedarkan daftar hadir peserta Setiap peserta yang hadir harus mengisi daftar hadir peserta. Selain digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, juga berfungsi untuk dasar pengambilan keputusan rapat. d. Mencatat jalannya rapat Selama rapat berjalan sekretaris harus mencatat semua kejadian pada saat rapat sedang berlangsung e.Memperhatikan sikap peserta rapat Sekretaris harus memperhatikan sikap peserta rapat selama rapat berlangsung.
Bila peserta ada yang merasa kurang
nyaman atau membutuhkan bantuan tertentu, maka sekretaris harus dapat memberikan bantuan atau mencari solusinya f.
Bertindak selaku notulis Notulis adalah orang yang membuat notula rapat. Notula adalah catatan resume kejadian dan pembicaraan yang terjadi selama
Administrasi Perkantoran agung
- 46-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
rapat. Notula dapat digunakan sebagai bahan informasi ataupun bahan pengambilan keputusan. Dalam penulisan jalannya rapat dapat dilakukan dengan menulis cepat baik menggunakan stenografi atau singkatan,
tetapi saat ini yang sedang
berkembang adalah menggunakan komputer atau menulis jalannya rapat langsung dengan komputer. g. Membantu menyusun keputusan rapat dan membacakannya bila dikehendaki pimpinan. Dalam keadaan tertentu, seringkali pimpinan meminta sekretaris sebagai notulis untuk menyusun hasil keputusan rapat sekaligus membacakannya dihadapan peserta rapat.
2. Setelah Rapat Setelah rapat selesai, sekretaris masih memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan, antara lain : a. Merapikan notula rapat Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi, maka sekretaris harus segera menyelesaikannya. b. Menindaklanjuti hasil rapat Ada hasil rapat yang meminta sekretaris untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang diputuskan dalam rapat. Tentu saja pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan kewenangannya. Untuk itu pekerjaan ini harus segera diselesaikan.
Administrasi Perkantoran agung
- 47-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
c. Menggandakan hasil rapat Seringkali rapat menghasilkan keputusan-keputusan yang harus dimengerti oleh pihak-pihak tertentu, baik itu sebagai laporan ataupun informasi yang harus diketahui. Untuk itu sebelum keputusan tersebut dikirimkan kepada pihak yang berwenang, maka harus digandakan terlebih dahulu. Jumlah penggandaan harus sesuai kebutuhan. e. Mengirimkan hasil rapat Setelah proses penggandaan selesai, maka hasil tersebut harus segera dikirimkan/didistribusikan. Semakin cepat semakin baik. Maksimal waktu pendistribusian hasil rapat tersebut adalah 2 hari, dan dikirim kepada seluruh yang diundang dalam rapat tersebut baik yang hadir maupun yang tidak hadir.
3. Teknik Membuat Notula Rapat Notula adalah catatan tentang jalannya rapat. Catatan ini meliputi
semua
pembicaraan
yang
terjadi
dan
keputusan/kesimpulan yang diambil oleh peserta rapat.
hasil Orang
yang membuat notula disebut dengan Notulis. Notula rapat ada dua macam yaitu : a. Notula harafiah / Verbatim adalah catatan jalannya rapat yang ditulis persis seperti pembicaraan yang terjadi sesungguhnya tanpa menambah dan
Administrasi Perkantoran agung
- 48-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
menguranginya. b. Notula rangkuman / resume adalah catatan ringkas pembicaraan rapat. Catatan yang dibuat dalam notula ini sudah berupa rangkuman yang diambil oleh notulis.
Sehingga seorang notulis dituntut untuk mampu
mengambil intisari pembicaraan. 90% rapat yang dilangsungkan pada perusahaan dalam penulisannya dibuat adalah dalam bentuk rangkuman. Notula yang baik adalah notula yang lengkap, yaitu dapat menggambarkan semua kejadian dalam rapat tersebut. Untuk itu notula dapat dibuat dengan format sebagai berikut: 1). Judul Notula Judul notula berisi tentang nama rapat yang diselenggarakan. Judul dibuat dengan huruf besar semua dan ditulis secara centering. b). Waktu rapat. Waktu berhubungan dengan hari, tanggal dan pukul/jam rapat diselenggarakan. c). Tempat Rapat Tempat, menyatakan nama ruangan yang digunakan dan bila perlu harus dibubuhkan alamatnya. d). Peserta Rapat Bila peserta rapat yang hadir tidak lebih dari 20 orang hendaknya
Administrasi Perkantoran agung
- 49-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
ditulis baik yang hadir maupun tidak, sedangkan bila lebih dapat dibuat dalam daftar tersendiri dan dicantumkan berapa peserta hadir dan tidak hadir, dan selanjutnya dilampirkan. Urutan pertama nama peserta adalah pemimpin rapat e). Pemimpin Rapat Adalah orang yang memimpin jalannya rapat. f). Agenda Rapat Adalah daftar yang berisi tentang
masalah yang akan
dibicarakan dalam rapat yang diselenggarakan. g). Acara rapat Adalah perincian atau penjabaran dari topik-topik dalam agenda rapat h). Jalannya rapat Berisi ringkasan/rangkuman pembicaraan yang disampaikan selama rapat berlangsung dan kejadian-kejadian yang dianggap penting. i). Keputusan/kesimpulan rapat Adalah
catatan
keputusan/kesimpulan
yang
diambil
dan
disepakati oleh peserta rapat. j). Bagian penutup Memuat rincian tempat dan tanggal pembuatan notula yang diikuti tandatangan notulis di sebelah kanan dan disahkan oleh pemimpin rapat disebelah kiri.
Administrasi Perkantoran agung
- 50-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikan bagan format notula berikut ini :
Administrasi Perkantoran agung
- 51-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran agung
- 52-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran agung
- 53-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
NOTULA RAPAT …………………. …………………. Hari, tanggal Waktu Tempat Peserta rapat Hadir
Berhalangan
: …… ………………………… : …….. s.d. ……… : …………………………..
: 1. 2. 9. : 1. 2.
Pemi Pemimp mpin in Rapa Rapatt : ………… ……………… ………… ………… ………… …….. Acara/Agenda Rapat 1. 2. 3. 4. Keputusan Rapat 1. 2. 3. 4. Catatan Khusus 1. 2. 3. 4. ………….., …………….. Mengetahui Pemimpin rapat,
Administrasi Perkantoran agung
Notulis
- 5454-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Contoh Notula Rapat.
Pada hari Rabu tanggal 30 April 2009 pimpinan Anda mengadakan Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009 Rapat dihadiri oleh Bambang Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus Setyadi, Setyadi, Burha Burhanud nudin in dan Sinta Sinta Dewi. Dewi. Rapat Rapat dilan dilangsu gsungk ngkan an di ruang ruang pimpin pimpinan an dan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50. Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak. Notula ditandatangani oleh anda dan atasan. Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :
Pimp Pimpin inan an
:
Saud Saudar araa-sa saud udar ara a
sekal sekalia ian, n,
teri terima ma
kasi kasih h
atas atas
kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa kesibu kesibukan kan kita kita sangat sangat padat, padat, namun namun kegiat kegiatan an ini juga sangat penting, mengingat maju mundurnya usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan yang yang ada, ada, penj penjua uala lan n kita kita sela selama ma bula bulan n Apri Aprill ini ini kurang kurang mengge menggembi mbirak rakan, an, mengin mengingat gat target target yang yang kita ita
canangkan
yaitu itu
adanya
kenaika ikan
5
%
dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %. Menu enurut rut
Sauda udara
seka ekalia lian
menga engapa pa
terj terjad adii
demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk mengantisipasinya? Administrasi Perkantoran agung
- 5555-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Bagus Setyadi
: Memang benar Pak, pada bulan April ini ras rasanya agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga sayur mayur, dan daging.
Mardiana
: Se Selain it itu ju juga mu mungkin ka karena pa pada pe pertengahan bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan mela melaku kuka kan n
laun launch chin ing g
deng dengan an
cuku cukup p
meri meriah ah..
Mung Mungki kin n kita kita perl perlu u pena penata taan an ulan ulang g agar agar lebi lebih h menarik. Sinta Dewi
:
Memang
apa
yang
disampaikan
Bagus
dan
Mard Mardia iana na ada ada bena benarn rnya ya Pak, Pak, namu namun n demi demiki kian an sebetu sebetulny lnya a konsu konsumen men kita kita masih masih setia. setia. Untuk Untuk itu bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi tambahan dengan memberikan souvenir misalnya? Burhanudin
: Iya Pa Pak, sa saya se setuju. So Souvenir titidak ha harus ma mahal, kala kalau u perl perlu u yang yang dapa dapatt mena menarik rik anak anak-a -ana nak k dan dan bermanfaat.
Kusmirah
: Pa Pada pr prinsipnya, sa saya se setuju de dengan us usulan te temanteman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena sering seringkal kalii saya saya meliha melihatt bahwa bahwa kebutu kebutuha han n ibu-ib ibu-ibu u biasanya diwaktu pagi.
Pimpinan
: Baiklah, saya sudah mendengar usulan-usulan Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan
Administrasi Perkantoran agung
- 5656-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
positif. Hanya perlu kita kaji dengan seksama apakah usulan-usulan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu saya ingin membagi tugas yaitu : 1. Sinta Dewi, dan Burhanudin untuk memikirkan souvenir seperti apa yang cocok dan terjangkau. 2. Bagus,
Mardianah
dan
Kusmirah
untuk
merencanakan penataan ulang, agar tampilan kita lebih fresh dan menarik. Terimakasih
atas
usul
dan
saran
Saudara
semuanya, semoga kedepan kita lebih sukses, mengingat
kesuksesan usaha
ini
berarti
juga
kesuksesan kita bersama. Silakan kembali ketempat kerja masing-masing dan Selamat bertugas.
Administrasi Perkantoran agung
- 57-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
NOTULA RAPAT EVALUASI KINERJA BULAN APRIL 2008
Hari
: Rabu
Tanggal
: 30 April 2009
Tempat
: Ruang Pimpinan
Waktu
: 15.00 s.d. 15.50
Peserta Rapat Hadir
: 1. Ibu Dewi Kencono Ungu 2. Adm. kantor 3. Bambang Setiawan 4. Mardiana 5. Kusmirah 6. Bagus Setyadi 7. Burhanudin 8. Sinta Dewi
Tidak hadir
: --
Pemimpin Rapat
: Ibu Dewi Kencono Ungu
Agenda Rapat
: Evaluasi Kinerja Bulan April 2008
Jalannya Rapat
1. Pembukaan Rapat dibuka oleh pemimpin rapat pada pukul 15.00. Administrasi Perkantoran agung
- 58-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
2. Pembahasan Masalah yang dibicarakan :
Penjualan selama bulan April tidak mencapai target.
Kenaikan penjualan hanya 2 % dibandingkan bulan Maret 2008.
Usulan-usulan
Adanya penataan ulang toko Melakukan promosi dengan pemberian souvenir yang menarik anak-anak dan bermanfaat
Mengadakan perubahan jam buka toko.
3. Penutup Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50.
Jakarta, 30 April 2008 Mengetahui Pemimpin Rapat,
Notulis
Dewi Kencono Ungu
Adm. Kantor
Administrasi Perkantoran agung
- 59-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Notulen Rapat Persiapan Pertemuan MIPAnet 2009
Tanggal
: 25 Mei 2009
Waktu
: Pkl. 10.15 – 12.30
Tempat
: Ruang Sidang A Gd Utama FMIPA UI
Peserta
: 14 orang (daftar terlampir)
Dipimpin oleh
: Dr. rer.nat. Abdul Haris (Sek Eks. MIPAnet)
Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut : 1. Menetapkan susunan kepengurusan (penerbitan SK Sekjen MIPAnet) 2. Menetapkan format kegiatan MIPAnet dan dalam pembicaraan ini muncul usulanusulan, diantaranya sebagai berikut: • Bu Hewin : Saya mengusulkan bagaimana jika seminar ― hari saja, sisanya paralel sessions (simposium). Lalu dalam memilih tema sebaiknya masukan tema IT juga. • Pak Herman : Menurut saya MIPA kan sangat beragam, jadi Keynote Speakernya jangan satu saja tapi kalau bisa tiap bidang. Plenary session ambil keynote Speaker orang pemerintah saja dan tampilkan seluruh bidang MIPA. • Pak Teguh : Kalau menurut saya seminar itu hanya 1 bidang ilmu saja tapi harus yang mewakili MIPA secara keseluruhan • Bu Hewin : Saya punya ide, bagaimana jika mengangkat tema tentang Pendidikan Dasar. Di milist MIPAnet banyak permintaan tentang itu. Dan tema itu bisa menjaring guru-guru IPA sebagai pesertanya. • Pak Teguh : Bagaimana jika kita bagi saja subtema ini kedalam 3 sub tema yang mewakili yaitu murni (pure), terapan (applied), dan pendidikan (education). Administrasi Perkantoran agung
- 60-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
• Pak Iman : Saya sekarang sedang mencermati SBI (sekolah berstandar internasional). Saya rasa isu itu bisa kita masukan juga ke sub tema karena menyangkut pendidikan juga. Sub temanya bisa Kontribusi pemikiran SBI • Bu Hewin : Saya ada ide bagaimana jika pembukaan dilakukan oleh Menteri dalam hal ini adalah Menristek sekaligus memberikan arahan. Dilanjutkan Page 2 dengan 3 keynote speaker. Lalu saya juga ingin memberi masukan mengenai bahan seminar yang akan ada di seminar kit sebaiknya dalam bentuk CD, agar menghemat anggaran. • Bu Norma : Jika tanggal, tempat dan tema sudah fix, kita harus buat leaflet untuk sounding MIPAnet dan buat masukan juga di website. Untuk makan malam ditanggung oleh MIPAnet, karena Pemilihan Sekjen merupakan agenda kerja MIPAnet Kesimpulan Rapat Tema besar : Bridging MIPA and Society Sub Tema
: 1. Peningkatan Kualitas Pendidikan MIPA (Keynote Speaker: Dirjen Dikti,
Prof.Dr.Fasli Jalal, Ph.D, Sp.GK)
2. Pengembangan Riset Dasar ( Keynote Speaker: LIPI, Prof. Dr. Lukman Hakim) 3. Tantangan MIPA dalam Menangani Krisis Energi dan Perubahan Iklim Global (Tubagus Haryono atau Pres. Dir. Shell, Darwin Silalahi) Tanggal Pelaksanaan
: 13-14 Agustus 2009
Tempat
: Universitas Udayana Bali
Opening by
: Dr. Kusmayanto Kadiman (Menristek)
Jadwal Acara Administrasi Perkantoran agung
- 61-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
: Kamis, 13 Agustus 2009 08.00 – 12.00 WITA Opening dan Keynote Speaker 13.00 – 17.00 WITA Presentasi Paper 19.00 – 21.00 WITA Pemilihan Sekjen Jumat, 14 Agustus 2009 08.00 – 11.00 WITA Presentasi Paper 13.30 – Selesai WITA Trip (Optional)
H. LATIHAN
Administrasi Perkantoran agung
- 62-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Kasus 1.
Pada hari ini pimpinan Anda mengadakan Rapat Hasil Riset Tentang kepuasan Konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri yang dilakukan pada bulan Juni 2009
Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus
Setyadi,
Burhanudin
dan
Sinta
Dewi.
Rapat
dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 9.00 dan diakhiri pukul 10.30.
Notula diketik dengan rapi menggunakan komputer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
Anda diminta untuk menjadi notulisnya.
Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :
Pimpinan
: Saudara sekalian ,selamat pagi dan terima kasih atas kehadiran anda sekalian rapat pagi ini penting sekali bagi kemajuan usaha kita. Karena setelah kami
periksa laporan dari
tim
Riset
tentang
kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri.
Dalam memperoleh informasi
tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri. Petugas kami dari Tim Riset Administrasi Perkantoran agung
telah
melakukan - 63-
penelitian
terhadap
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
pelayanan jasa kami di PT Lenteng Agung Mandiri kepada
konsumen
yang
telah
menggunakan
berbagai macam produk-produk elektronik buatan kami, Objek penelitian di lakukan di PT Lenteng Agung Mandiri yang berlokasi dijalan Raya Depok. PT Lenteng Agung Mandiri suatu perusahaan yang menjual produk-produk Elektonik antara lain : TV, AC, Vacum Cleaner, Kulkas,Cash Register dll, sedangkan tujuan dari penelitian ini dilakukan untuk mengetahui
sejauh
mana
tingkat
kepuasan
pelanggan terhadap kinerja pegawai PT Lenteng Agung Mandiri.
Dari hasil penelitian yang telah kami lakukan kami mengambil
kesimpulan
sbb;
bahwa
secara
keseluruhan kwalitas layanan yang diberikan oleh kami kepada pelanggan dinilai telah memuaskan mereka, oleh karena itu kami minta kepada saudara-saudara untuk memberikan tanggapan atau usulan anda demi kemajuan usaha kita.
Bagus setyadi
: Memang benar pak, saya merasa akhir-akhir ini penjualan
produk perusahaan kita mengalami
peningkatan hal ini disebabkan produk elektronik yang
kita
jual
sudah
dapat
diterima
oleh
masyarakat.
Mardiana
:
Berdasarkan
hasil
Riset
tentang
kepuasan
konsumen atas layanan jasa kita menunjukan nilai yang baik, dan itu artinya kinerja kita harus terus ditingkatkan lagi. Administrasi Perkantoran agung
- 64-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Sinta Dewi
: Walaupun secara umum seluruh responden yang mengisi kuesioner memberikan nilai puas pada layanan karyawan PT Lenteng Agung Mandiri, tetapi
masih terdapat factor-faktor yang dinilai
kurang dari puas, oleh karena itu perlu dilakukan langkah tindak lanjut untuk meningkatkan nilai atas factor-faktor tersebut sedangkan faktor – faktor yang dinilai puas hendaknya di pertahankan.
Burhanudin
: Walaupun secara umum hasil kinerja kita cukup baik tetapi kita harus tetap melakukan perbaikanperbaikan, baik dari segi pelayanan, penampilan, mutu produk
dll agar masyarakat
makin setia
pada produk kita.
Kusmirah
: Saya sangat setuju usul teman-teman yang sangat bagus dan saya ingin agar pelayanan kepada pelanggan harus terus di tingkatkan
melalui
pelayanan prima, seperti pembungkusan barang yang bagus, sikap melayani yang tulus supaya tidak ada komplain dari pelanggan.
Pimpinan
:
Baiklah saya sudah mendengar usulan - usulan saudara semua, dan menurut saya informasi dan usulan anda sangat bermanfaat maka hasil rapat pagi ini dapat di simpulkan sbb:
Administrasi Perkantoran agung
-
Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
-
Meningkatkan mutu produk.
-
Berpenampilan yang menarik.
- 65-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
Terima
kasih
atas
usul
dan
saran
saudara
semuanya semoga kedepan kita lebih sukses, silahkan kembali ketempat kerja masing-masing dan selamat bertugas
Kasus 2.
Anda diminta untuk membuat percakapan pada saat rapat berlangsung.
Agendanya adalah “Rapat Disiplin Kerja Pegawai selama 3 bulan terakhir (bulan januari s/d Maret 2009)”.
Notula diketik dengan rapi menggunakan computer dengan format yang benar pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak. Anda diminta untuk menjadi notulisnya.
Kasus 3. Anda diminta untuk membuat langkah-langkah rapat yang nyata. Pada acara rapat “Pelepasan Siswa Kelas XII” SMK Islam Malahayati Jakarta. Rapat dilaksanakan pada 10 Februari 2009 jam 10.00 – 11.30 diruang osis. Rapat dipimpin langsung oleh wakil kepala sekolah (Drs. Abdul Majid). Rapat dihadiri oleh Pembina
Administrasi Perkantoran agung
- 66-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
osis dan para anggota osis. Serta perwakilan setiap kelas sebanyak 3 orang, jumlah kelas XII ada 5 kelas.
Kasus 4.
Laksanakan (Simulasi) sebuah rapat untuk 20 orang! Rapat membahas pelaksanaan LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Sekolah). Buat persiapan rapat yang tepat. Tentukan pemimpin rapat, notulis dan moderator kemudian buat notulen rapatnnya
Pertanyaan: 1. Jelaskan pengertian notula. 2. Jelaskan fungsi notula . 3.Jelaskan apa yang dimaksud dengan notula harafiah dan notula rangkuman/ resume. 4. Jelaskan kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat dilangsungkan. 5. Gambarkan bagan Notula.
I. LEMBAR PENILAIAN Administrasi Perkantoran agung
- 67-
BPPK Lenteng Jakarta Selatan
