Quiz4 Documental

PREGUNTA 1 1.

Las entidades públicas deben acogerse a la utilización de formato único de inventario documental con su respectivo instructivo para la conservación y preservación de los documentos públicos Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 2 1.

Es ____________________ que cada _____________________ vaya acompañada de un  ___________________________ documental documental a. Fundamental, unidad, soporte  b. Fundamental, transferencia, inventario c. Obligatorio, transferencia, soporte d. Obligatorio, unidad, soporte 10 puntos

PREGUNTA 3 1.

¿Cómo se llama el archivo al que pasan los documentos una vez culminado el trámite y su tiempo de  permanencia en el archivo de las oficinas? a. Archivo Total  b. Archivo de Gestión c. Archivo Inactivo d. Archivo Central 10 puntos

PREGUNTA 4 1.

El proceso de transferencia documental es i mportante porque __________________ la  _____________________ y ______________________ irracional de documentos a. Evita, conservación, preservación  b. Garantiza, conservación, preservación c. Evita, producción, acumulación d. Garantiza, preservación, traslado 10 puntos

PREGUNTA 5 1.

Cuando se realiza la transferencia primaria, la persona encargada del archivo central procede a: a. Fotocopiar todos los documentos, garantizando el derecho derecho a la información en caso de que pierda un documento

 b. Una vez realizada la trasferencia secundaria, ubicara estos documentos en archivo central c. Ubicar los documentos en la estantería d. Fotocopiar los inventarios y entregarle a todos los jefes de área 10 puntos

PREGUNTA 6 1.

Para el diligenciamiento del formato único de inventario la unidad administrativa hace referencia a la entidad que produce o produjo los documentos Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 7 1.

Una vez terminado o culminado el trámite de un documento y agotado su tiempo de retención, estos documentos se deben a. Transferir al archivo central  b. Microfilmar c. Eliminar d. Conservar 10 puntos

PREGUNTA 8 1.

Para el diligenciamiento del formato único de inventario las fechas extremas hace referencia a la fecha exacta en que se está realizando la transferencia documental Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 9 1.

Cuando hacemos una ________________, es necesario _________________ el material_______________. a. Conservación, retirar, importante  b. Eliminación, conservar, inventariado c. Conservación, guardar, importante d. Transferencia, retirar, metálico 10 puntos

PREGUNTA 10 1.

Una vez entregados los documentos________________ al archivo central, se f irma el inventario único documental por quien ___________ la tr ansferencia y la persona encargada del ___________________ central a. Ninguna de las anteriores

 b. Transferidos, realizo, archivo c. Clasificados, elaboro, archivo d. Inventariados, traslado, archivo

PREGUNTA 1 1.

El inventario documental es un instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 2 1.

La _______________documental garantiza a los _________________el _________________ a la información a. Organización, archivistas, cumplimiento  b. Tabla, archivos, acceso c. Transferencia, ciudadanos, acceso d. Administración, investigadores, compromiso 10 puntos

PREGUNTA 3 1.

Cuando hacemos una ________________, es necesario _________________ el material_______________. a. Conservación, retirar, importante  b. Conservación, guardar, importante c. Transferencia, retirar, metálico d. Eliminación, conservar, inventariado 10 puntos

PREGUNTA 4 1.

Las Transferencias se hacen teniendo en cuenta: a. El ciclo vital de los documentos  b. Unidades para el almacenamiento de los documentos c. Las instalaciones de conservación d. El estado físico en el que se encuentren los documentos 10 puntos

PREGUNTA 5 1.

Cuando se realiza la transferencia primaria, la persona encargada del archivo central procede a:

a. Ubicar los documentos en la estantería  b. Una vez realizada la trasferencia secundaria, ubicara estos documentos en archivo central c. Fotocopiar los inventarios y entregarle a todos los jefes de área d. Fotocopiar todos los documentos, garantizando el derecho a la información en caso de que pierda un documento 10 puntos

PREGUNTA 6 1.

Las entidades públicas deben acogerse a la utilización de formato único de inventario documental con su respectivo instructivo para la conservación y preservación de los documentos públicos Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 7 1.

Una vez terminado o culminado el trámite de un documento y agotado su tiempo de retención, estos documentos se deben a. Conservar  b. Eliminar c. Microfilmar d. Transferir al archivo central 10 puntos

PREGUNTA 8 1.

Para el diligenciamiento del formato único de inventario elaborado por, hace referencia al diligenciamiento de los datos personales de la persona que produce los documentos Verdadero Falso 10 puntos

PREGUNTA 9 1.

Antes de realizar la t ransferencia de documentos es necesario __________________los  ___________________, ___________________ a. Limpiar, documentos, históricos  b. Retirar, elementos, metálicos c. Cumplir, requisitos, necesarios d. Hacer, informes, correspondientes 10 puntos

PREGUNTA 10

1.

Cuando un servidor público se vincula o es desvinculado de su cargo debe recibir o entregar los documentos que estaban bajo su cargo inventariados Verdadero Falso