questionnaire controle interne

Procedures 2ème PARTIE : APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE CHAPITRE I - GENERALITES A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L’analyse de l’organisation générale doit permettre : -

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D’identifier les problèmes pouvant remettre en cause la fiabilité des procédures particulières de chaque fonction ; D’évaluer les possibilités de s’appuyer sur les travaux effectués par le service d’audit interne. ORGANISATION L’ENTREPRISE

GENERALE

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Existe-t-il un organigramme de l’entreprise ? Est-il diffusé, appliqué, reconnu ? Les fonctions sont-elles correctement définies pour chaque tâche ? Existe-t-il un manuel des procédures internes ? Si oui, est-il régulièrement mis à jour par des personnes autorisées et diffusé ? - Les imprimés utilisés par l’entreprise sont-ils   -

Simple ? Vérifiables ?

Si des délégations de pouvoir sont accordées au personnel, Sont-elles clairement définies ? Font-elles l’objet d’une diffusion au sein de l’entreprise ? Sont-elles régulièrement mises à jour ? L’utilisation qui en est faite est-elle contrôlée ?

Les moyens en personnel et en matériel sont-ils adaptés aux besoins ? Dans les petites entreprises, la direction exerce-t-elle un contrôle rigoureux sur les opérations ? Les fonds personnels de la direction sont-ils bien distincts des fonds de l’entreprise ? C - SYSTEME BUDGETAIRE La gestion s’appuie-t-elle sur des prévisions ? Dans l’affirmative, les prévisions sont-elles formalisées, c’est-à-dire faites dans les cadres d’une procédure définie à l’avance ? Des budgets, bilan et compte d’exploitation prévisionnels sont-ils établis ? L’entreprise considère-t-elle ces budgets comme base d’action ou comme un moyen administratif de contrôle ou les deux à la fois ? Leur réalisation est-elle vérifiée ou analysée ? L’entreprise tient-elle une comptabilité prévisionnelle ? Existe-t-il un tableau de bord à usage de la direction ? - Si oui inclut-il des informations sur les domaines suivants :

Oui Non N/A OBSERVATION

 Carnet de commandes –  clients ?  En cours clients ? Retards de règlements ?  Créances douteuses ?  Engagements fermes de dépenses ?  En-cours fournisseurs ?  Volume et rotation des stocks ? L’entreprise établit-elle des prévisions de trésorerie ? Sont-elles contrôlées et les écarts sont-ils justifiés ? D - SERVICE D’AUDIT INTERNE Le service d’audit interne est-il directement rattaché à la direction générale ? Le responsable du service d’audit interne a-t-il une formation suffisante ? Le personnel du service reçoit-il une formation appropriée ? Le service utilise-t-il des méthodes de travail appropriées (programmes de travail, dossiers bien tenus,…) ? Le service d’audit interne peut-il avoir accès à tous les services, documents…qu’il souhaite ? Les rapports du service d’audit interne sont-ils suivis d’effets ? Des liens de parenté ou d’intimité prononcée existent-ils entre des membres du service de contrôle interne et des membres d’autres services de l’entreprise ? E - ORGANISATION COMPTABLE La direction des services comptables est-elle assurée par un chef comptable compétent ? Le personnel comptable est-il équitablement rémunéré ? La qualification et la moralité du personnel comptable sontelles vérifiées (casier judiciaire, références professionnelles antérieures,…) ? Le personnel comptable suit-il une formation appropriée ? Des employés travaillent-ils en dehors des heures normales de bureau ? dans quelles circonstances précises ? L’organisation permet-elle l’accomplissement des travaux comptables par un autre personne que le titulaire du poste ? Tous les employés prennent-ils des vacances annuelles ? Les tâches sont-elles effectivement attribuées à d’autres employés en l’absence du titulaire en vacance ou absent ? Au moment de l'ouverture du courrier, le chef comptable est-il averti ou informé de tous les litiges ? Existe-t-il une liste tenue À jour des comptes généraux utilisés par l'entreprise ? L'ouverture ou la clôture des comptes est-elle approuvée par le chef comptable ? Existe-t-il un manuel des procédures comptables d'usage courant, et notamment en cas de consolidation ? Ces documents sont-ils régulièrement tenus À jour ? Le plan comptable de l'entreprise est-il conforme au plan comptable professionnel ? Les fonctions sont elles clairement définies et es travaux sont-ils exécutés conformément aux instructions données ? A-t-on prévu une division des tâches ainsi que des

contrôles réciproques ? Les fonctions d'ordonnancement des recettes et des dépenses sont-elles dissociées des fonctions de trésorier ? Les imputations et les passations d'écritures sont elles assurées par des personnes différents ? Les livres ou autres documents comptables sont-ils conservés dans des lieux sûrs et protégés contre tous risques d’incendie ou de destruction ? Leur accès est-il limité aux personnes autorisées ? L'accès aux archives est-il strictement réglementé ? Les livres légaux sont-ils régulièrement tenus ? Sont-ils côtés et paraphés ? Les comptes intermédiaires sont-ils établis à partir des données de la comptabilité ? Leur périodicité est-elle suffisante ? - Au cas où l'informatique fait partie du système comptable, les contrôles sur les aspects suivant sont ils suffisants • installation ? • organisation ? • conception, analyse, programmation ? • exploitation ? • sécurité, risques, assurances? L'entreprise tient-elle une comptabilité analytique ? Cette comptabilité est-elle intégrée À la comptabilité (générale ? Sinon, les deux comptabilités sont-elles régulièrement rapprochées ? Cette comptabilité analytique permet elle d'obtenir des informations sur les marges par produit ou famille de produits ? Les clefs de répartition des charges indirectes sont-elles adaptées À la nature des charges ? F - PROTECTION DES ACTIFS Les moyens matériels de protection sont-ils suffisants en ce qui concerne • l'accès aux locaux ? • l'accès aux stocks ? la sécurité des immobilisations, valeurs., ? La politique générale sur les risques À couvrir par les assurances a-t-elle été définie par le conseil d'administration ? Les assurances sont-elles revues périodiquement par un cadre ou un employé responsable ? Les assureurs sont-ils mis en concurrence ? Existe-t-il des assurances couvrant des risques particuliers pour les salariés qui occupent des postes importants dans l'entreprise ? Les sinistres sont-ils déclarés sans délais aux assurances ? Le remboursement des sinistres fait-il l'objet d'un suivi rigoureux ? Si les assurances mettent des obligations À la charge de l'entreprise, le respect de ces obligations est-il régulièrement contrôlé ? CHAPITRE - III. ACHATS - FOURNISSEURS A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

L'analyse du système de contrôle interne de ta fonction Achats fournisseurs doit permettre de s'assurer que: Les séparations de fonctions' sont suffisantes ? Tous les achats (matières et services de l'entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés? Les achats comptabilises correspondent a des dépenses réelles de l'entreprise ? Ces dépenses sont faîtes dans l'intérêt de entreprise et conformément a son objet. ? Tous les achats enregistrés sont correctement évalués ? Tous les avoirs a obtenir sont enregistrés. ? Toutes les dettes concernaient les marchandises et services reçus sont enregistrées dans la bonne période. ? Les engagements pris par l'entreprise et devant figurer dans l'annexe sont correctement suivis. ? B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprécier la séparation de fonction en qui concerne : Emission des demandes d'achats ? Etablissement des commandes ? Autorisation des commandes ? Réception des marchandises ou services ? Comparaison quantitative et qualitatives des marchandises ou services reçus avec les commandes Comparaison bon de réception/commande/facture ? Imputation comptable ? Contrôle des factures ? Suivi des avoirs à recevoir ? Bon à payer ? Tenue du journal d'achats Tenue de l'inventaire permanent Tenue des comptes individuels des fournisseurs Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes Rapprochement du compte collectif fournisseur avec la balance fournisseur Centralisation du journal d'achats approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs créditeurs divers. - Accès à la comptabilité. C – COMMANDES Existe-t-il un système de déclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent a' une quantité minimum ? Si oui, les quantités minima sont-elles revues régulièrement en fonction des besoins réels de la fabrication ? Les commandes de biens ou de services ne sont-elles passées que sur la base de demandes d'achats établies par (les personnes habilitées ? Chaque service demandeur (dispose t il d'un budget de dépenses prévisionnelles ? Si oui, la consommation (le ces budget est-elle suivie régulièrement pour éviter les dépassements ? Ce suivi tient il compte des commandes engagées niais ion encore facturées ? Des bons de commande sont-ils établis

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systématiquement ? - Si oui, sont-ils • prénumérotés ? • établis en quantités et en valeur ? • signés par un responsable, au vu de la demande d'achat ? Existe-t-il une liste des fournisseurs autorisés, pour les achats courants ? Si oui, est-elle • approuvée par un responsable ? • régulièrement mise à jour ? Les prix proposés sont-ils comparés avec le marché ? Les autres achats font-ils l'objet d'appel d'offre, au moins au-dessus d'un certain montant? Existe-t-il une procédure permettant d'éviter les commandes excessives ? Si des bons de commandes prénumérotés sont utilisés, leur séquence numérique est-elle utilisée pour

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• enregistrer les engagements pris par l'entreprise ? • identifier les retards d'exécution ? - Existe-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? Ces fournisseurs sont-ils soumis à des pénalités ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué : • au service de réception ? • au service de comptabilité ? - si oui ces services s'assurent-ils qu'ils reçoivent tous ? Les procédures de contrôle des achats sont-elles revues périodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indépendantes du service achat pour s'assurer que la politique de la société est bien appliquée ? D - RECEPTION DES MARCHANDISES ET SERVICES Existe-t-il un service de réception ? - Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des bons de commande en ce qui concerne : • les quantités(comptage effectif )? • la qualité ? - Des bons de réception sont ils établis systématiquement - Si oui sont-ils: • prénumérotés ? • signés par le réceptionnaire ? • datés? -

La prénumérotation des bons est-elle utilisée pour contrôler • l'exhaustivité des bons transmis a la comptabilité, par centre de réception ? • l'enregistrement des mouvements de stocks ?

- Existe-t-il un système équivalent au bon de réception en matière de service ? Si oui, les procédures ci-dessus sont-elles appliquées pour contrôler l'exhaustivité de l'enregistrement ? Les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font-elles l'objet d'un bon de retour (Ou (le contestation) ? Si oui, ces bons sont-ils • prénumérotés ? • transmis à une personne chargé d’obtenir Ies avoirs ? - Les factures reçues sont-elles vérifiées avec les bons de commandes et de réception en ce qui concerne : • le quantités ? • la qualité ? • les prix unitaires ? • les conditions financières ? Les anomalies constatées font-elles l'objet de bons de contestation ? Si oui suivent-ils les même règles que ceux émis à réception (pré numérotation). Les avoirs reçus sont-ils contrôlés avec les bons de retour et/ou de contestation et les factures d'origine en ce qui concerne : • les quantités? • les prix?

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- Les factures et avoirs reçus sont-ils contrôlés en ce qui concerne • les multiplications ? • les additions ? • le montant de la TVA ? • la déduction des avances, acomptes, remises ? Les contrôles effectués sur les factures et avoirs sont-ils clairement matérialisés pour permettre une vérification a posteriori qu'ils ont tous été effectués ? - Les imputations sont-elles • données par des personnes compétentes disposant des documents nécessaires? • revues par un responsable? L'ouverture d'un nouveau compte fournisseur est-elle soumise à autorisation ? E - COMPTABILISATION DES FACTURES ET AVOIRS La comptabilité fournisseurs reçoit-elle un exemplaire • des bons de commandes ? • des bons de réception (marchandises et services) ? • des bons de retour ou de contestation ?

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Si oui, en contrôle-t-elle l'exhaustivité ? Les numéros manquants sont-ils réclamés ? Un rapprochement est-il fait entre les factures et avoirs reçus et les bons de réception et de retour ou de

contestation ? - existe-t-il un contrôle permettant de s'assurer que toutes les factures et tous les avoirs reçus sont comptabilisés : • dans le journal des achat ? • aux comptes individuels fournisseurs ? Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annules pour éviter un double enregistrement ? La comptabilisation de duplicata est-elle interdite ou soumise à autorisation particulière ? Les règles de récupération de la TVA sont-elles respectées en particulier Si les Fournisseurs payent la TVA sur les encaissements ? F - PROVISIONS POUR FACTURES A RECEVOIR Le rapprochement effectué entre les factures et avoirs reçus et les bons de réception ou de retour (voir comptabilisation les factures) est-il utilisé pour établir, en fin de période, le montant des factures à recevoir ? Sinon existe-t- il une procédure pour saisir les provision à effectuer ? Les factures de transport sont elles rapprochées avec les avis de transport pour établir la provision ? - Des comptes de frais à payer sont- ils tenus pour toutes les charges qui ne figurent pas en comptes fournisseur et qui sont payées de façon épisodique ? - En matière de service, le service comptable : • utilise-t-il les bons de commandes non honorés pour identifier ceux qui auraient du faire l'objet d'une provision (livraison prévue avant la clôture) ? des explications sont-elles obtenues pour ces anomalies ? • analyse-t-il les charges de la période, par rapport au budget ou à la période précédente pour identifier les anomalies de provision ? - L'évaluation des provisions pour factures et avoirs à recevoir est-elle vérifiée par une personne indépendante de celle qui l'établit ? Est-elle rapport des factures et avoirs réels reçus ultérieurement ? G - JUSTIFICATION DES SOLDES - Une balance fournisseurs est-elle établie régulièrement ? - Son total est il rapproché avec le compte collectif ? - Une balance des créditeurs divers est elle établie régulièrement ? • Les écarts éventuels sont ils : • analysés rapidement ? • corrigés après approbation ? • Lorsque les fournisseurs, ou créditeurs, envoient des relevés de comptes, sont-ils comparés avec la comptabilité ?les écarts sont-ils analysés et corrigés après

approbation ? - Les soldes des comptes fournisseurs et créditeurs divers sont-ils régulièrement analysés ? - Porte-t-on une attention particulière aux soldes débiteurs ? Les comptes de régularisation passif sont-ils régulièrement analysés ? Les causes des montants anciens sont-elles recherchées ? Les apurements sont-ils autorisés ? H - SUIVI DES LITIGES La personne chargée de réclamer les avoirs s'assure-telle qu'elle reçoit tous les bons de retour ou de réclamation (quelle que soit leur originel) ? Une demande d'avoir est-elle établie pour chaque litige ? Existe-t-il un suivi des avoirs reçus par rapport aux demandes d'avoirs émises ? Les avoirs non reçus sont-ils réclamés régulièrement ? Le paiement des factures est-il bloqué tant que les avoirs n'ont pas été reçus ? La procédure du suivi des avoirs est-il suffisamment protégé ? - Les titres de propriété sont-ils • tous au nom (le la société ? • conservés dans un coffre ou chez un tiers de confiance ? 2° - Assurance -

Comment détermine-t-on la valeur d'assurance des immobilisations ? Comment l'actualisation (les capitaux assurés est-elle calculée ? L'évaluation périodique par un cabinet d'expertise générale est-elle réalisée ? 3° - Entretien Existe-t-il des contrats d'entretien avec les constructeurs ? Ces contrats font ils l'objet d'une autorisation comparable à celle des acquisitions ? Un service " entretien général " ,a-t-il été créé ? Existe-t-il un calendrier d'entretien préventif des machines ? Les réalisations des travaux d'entretien est-elle contrôlée ? I - SUIVI DES ENGAGEMENTS Si les acquisitions sont faites en location vente : • les acquisitions sont-elles soumises aux même procédures que ci-dessus ? • la procédure de suivi (les engagements correspondants est-elle suffisante pour assurer l'exhaustivité des informations hors bilan ? - Existe-t-il un système du suivi régulier (par nature et en valeur) des commandes fermes immobilisations non encore honorées ? J - IMMEUBLES -

Comment assure-t-on (que les dépenses du construction correspondent du coût normal des ordres passés ? - Comment contrôle-t-on les devis ? Comment analyse-t-on les dépassements par rapport aux devis initiaux (motifs, calculs)? - Ce contrôle qualitatif dus travaux est-il fait par des experts ? -

CHAPITRE V - MATERIEL ET OUTILLAGE Identifie-t-on. Tous les matériels par un numéro collé ou peint ? A quel moment ?

CHAPITRE VI – PAIE - PERSONNEL A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L'analyse du système de contrôle interne de la fonction paie-personnel doit permettre de s'assurer que : - Les séparations de fonctions sont suffisantes - Les personnes rémunérées (figurant sur le livre de paie bénéficiant d'un engagement de retraite) ont bien droit à leur rémunération - Les rémunérations sont correctement calculées - Le paiement des rémunérations se fait avec une sécurité suffisante - Toutes les charges relatives au personnel sont correctement comptabilisées - Les dispositions légales en matière de personnel sont respectées. B - SEPARATION DE FONCTIONS --

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Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : - Les séparations de fonctions sont suffisantes - Les personnes rémunérées (figurant sur le livre de paie bénéficiant d'un engagement de retraite) ont bien droit à leur rémunération - Les rémunérations sont correctement calculées - Le paiement des rémunérations se fait avec une sécurité suffisante - Toutes les charges relatives au personnel sont correctement comptabilisées - Les dispositions légales en matière de personnel sont respectées. B - SEPARATION DE FONCTIONS

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Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : - L'approbation des entrées et des sorties du personnel. - La détermination des niveaux de rémunération. L'autorisation des primes L'approbation des heures travaillées - La préparation de la paie. La vérification des calculs. - L'autorisation des avances. L'approbation finale de la paie. - La préparation des enveloppes de paie ou des Modes de paiement. La signature des chèques ou virements. - Le rapprochement du compte bancaire réservé aux salaires. - La centralisation de la paie. - Les déclarations sociales.

- Le paiement des charges sociales. La détention des dossiers individuels du personnel. La mise à jour du fichier permanent, Si le système est informatisé. - La comparaison périodique du journal de paie avec les dossiers du personnel. - La distribution des chèques ou enveloppes. - La garde des paies non réclamées. - Le calcul des engagements de retraite. A - DONNEES PERMANENTES 1° - Généralités Existe-t-il un fichier du personnel contenant pour chaque employé : - photo? - spécimen de signature? - situation de famille? - date d'engagement? - coordonnées bancaires? - détail des rémunérations et retenues à effectuer? - exemplaire du contrat de travail? - pensions et indemnités dues? - autres données permanentes? - L'accès à ce fichier est-il protégé ? - Si la paie est informatisée, ce fichier est-il régulièrement rapproché avec le fichier informatique pour vérifier qu'aucune modification non autorisée n'a été apportée à ce dernier ? - Les opérations suivantes sont-elles soumises à l'approbation d'un responsable • embauche ? • départ ? • modification des données permanentes ? - Le système d'information du service de la paie permet-il de s'assurer que ce dernier prend en compte toutes ces modifications ? 2° - Embauches: Des références sont-elles demandées pour les titulaires des postes de confiance ? En particulier est-il demandé : • un extrait de casier judiciaire pour les comptables; • une copie certifiée conforme des diplômes annoncés; • une consultation des employeurs précédents. Des assurances sont-elles prises pour couvrir les effets d'une éventuelle erreur ou malhonnêteté de ces personnes ? Les contrats de travail exposent-ils clairement les conditions de rémunération pour éviter toute contestation ultérieure ? Le registre unique du personnel existe-t-il ? Si oui, est-il tenu â jour? Le recours au personnel intérimaire est-il autorisé et suivi par un responsable du personnel? L'incorporation des données concernant les nouveaux

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embauchés dans le fichier permanent est-il contrôlé, Si la paie est informatisée ? 3° - Promotions mutations - Les promotions et mutations sont-elles autorisées par une personne responsable ? - Le service chargé du calcul de la paie est il correctement informé de ces mouvements ? - Les modifications de données permanentes résultant de ces mouvements sont-elle contrôlées systématiquement ? 4° - Départs -

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Lors des départs (volontaires ou non> est-il exigé un solde pour tout compte ? Le service responsable de la paie est-il informé suffisamment tôt pour arrêter les bulletins de salaire en temps et en heure ? Si la paie est informatisée, les bulletins de salaires des personnes parties dans le mois font-ils l'objet d'un contrôle suffisant pour s'assurer que • tous les éléments du solde de tout compte ont été enregistrés? • aucun bulletin ne pourra plus être émis ultérieurement pour ces personnes?

5° - Engagements de retraite Quelles sont les dispositions générales mises en place par l'entreprise pour s'assurer que tous les éléments des contrats, conventions, décisions> sont bien connus, correctement appliqués et correctement traduits? Les engagements relatifs aux Indemnités de départ en retraite sontils calculés ? Les engagements liés à la souscription de régimes facultatifs de retraite À prestations définie (rentes; compléments de retraites, préretraite) sont-ils calculés ? La formule de calcul suivante est-elle employée Engagement = Droits acquis par le personnel * Probabilité qu'a l'entreprise de verser les droits x Taux d'actualisation ? En cas de gestion externe, les engagements transférés couvrent-ils l'intégralité de l'engagement de l'entreprise? Sinon, l'entreprise constate-t-elle la différence dans ses comptes? En cas de gestion interne, l'approche de calcul des engagements est-elle simplifiée ou détaillée ? La méthode de calcul est-elle rétrospective (droits acquis à la date de clôture) ou prospective (droits acquis À la date de départ en retraite) ? B - PREPARATION DE LA PAIE Les données variables (heures travaillées, primes...) sontelles approuvées par une personne responsable avant d'être communiquées aux personnes chargées de préparer les bulletins de salaire ? Les données variables incorporées dans les salaires sont-

elles rapprochées des données autorisées