Proyecto Distribución en Plantas SEGUNDA ENTREGA FINAL

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

DISTRIBUCIÓN EN PLANTAS – PROYECTO DISTRIBUYAMOS S.A.S– Tercera entrega

Integrantes: Sandra Paola Acosta Serrano – Código: 1521024837 Mónica Lorena Martínez Lara, código 1311981717 Luis Hernán Montoya Avellaneda, Código 1521980680 Thalía Lucia Rodríguez Cabezas, Código 1511982211 Orlando José Rodríguez Redondo, código 1521980893 Yamile Andrea Velazco Ochoa, código 1521980912

Grupo 001 - B

Tutor: ANDRES IGNACIO ZAMUDIO CASTRO

Politécnico Gran Colombiano Marzo 2017 Bogotá

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Contenido 1.

INTRODUCCIÓN............................................................................................. 3

2.

JUSTIFICACIÓN.............................................................................................. 3

3.

OBJETIVO GENERAL...................................................................................... 4

4.

METODOLOGIA.............................................................................................. 4

5.

DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA......................................................................5

6. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS..................................................7 7. CRITERIOS DE EVALUACIÓN............................................................................ 8 8. RECOMENCACIONES........................................................................................ 9 9. CONCLUSIONES............................................................................................... 9 10. BIBLIOGRAFIA............................................................................................... 10

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1. INTRODUCCIÓN El inventario es y ha sido uno de los principales ejes de funcionamiento de cualquier empresa, debido a su gran impacto económico y a su aporte en los procesos productivos. El cual involucra, tanto el proveedor a la empresa a sus materiales necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento frente a su demanda, como el de representar un activo o efectivo en forma material por lo que se debe llevar a cabo un adecuado control que permite minimizar los costos asociados a su almacenamiento proporcionado además altos índices de rotación. La problemática se orienta en la parte de la logística en el centro de una de las plantas más importantes con mayor movimiento de producción y distribución en cuanto su portafolio de productos los cuales son segmentos de hogar ferretería, electrónica y consumo masivo, ya que a medida que estudiamos el caso se evidencia que hay una serie de faltantes originarios de distintas fuentes. Al ejecutar este proyecto lo que se pretende, hallar un diagnostico a las problemáticas que se van evidenciando en el transcurso de la investigación y el análisis con el fin de dar solución más óptima a los problemas que está enfrentando la empresa Distribuyamos la cual es objeto de estudio en nuestro proyecto de entrega.

2. JUSTIFICACIÓN El análisis de la situación presente en la gestión logística de la empresa Distribuyamos S.A.S. nos permite poner en funcionamiento metodologías de diagnóstico y así plantearnos los objetivos específicos de la evaluación de procesos de reingeniería de la empresa. Este trabajo nos permitirá la determinación del estado empresarial en el momento en que se aplique el diagnóstico, también nos ayudará a encontrar la verdadera utilidad y relevancia de dicha filosofía y por medio de ella lograr determinar si los procesos y/o sus actividades pueden realizarse de otra manera, si están distribuidas adecuadamente dentro de la empresa y si ayudan al logro y consecución de los objetivos de la empresa

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3. OBJETIVO GENERAL Reducir la probabilidad de incertidumbre en cuanto al proceso de faltantes de inventarios que se está observando en la planta, lo cual se evidencia en los altos niveles de costos de la operación y la logística, haciendo uso de las metodologías y procedimientos relacionados con el fin de dar soluciones optimas, además certeras a la empresa Distribuyamos S.A. Se debe lograr percibir los cambios que ocurren de momento, por la dinámica de distribución y abastecimiento de productos en la interacción de los procesos, obteniendo como beneficio con esto; la satisfacción del cliente final. 4. METODOLOGIA Cualquier metodología puede llegar a tener el éxito deseado, si se fundamenta claramente y sobre todo si se adecúa a las características particulares de la organización, en donde se aplique cantidad variable. En el caso analizado, se ocasiona de esa manera, no teniendo un alto nivel de variabilidad dato a dato, por lo tanto se realiza la revisión acorde a lo que se tiene disponible en inventario. - Falta de recursos humanos, técnicos, operativos, físicos y financieros - Falta de control en actividades como el almacenamiento distribución. - La empresay cuenta con - Deficiencia en medios de comunicación procedimientos estructurados - Retraso en la principal. gestión de ciertas tareas en su sede importantes -Se apoya el desarrollo de - Malcompetencias manejo y aplicación de inventarios en - Falta de compromiso del personal contratado capacitaciones y estudio en - Falta seguimiento y control de los susde trabajadores. procedimientos -Actividades - Falta de mando para progreso de de la confianza ampliación de la - Exceso capacidad de los centros de - Carencia de manejo gerencial distribución - Falta de implementación de orden y aseo - Planificación de auditorias PUNTOS FUERTES: - Falta de socialización de procedimientos con el Para mantener los personal valores de los indicadores

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PUNTOS DE MEJORA: Para mejorar los valores de los indicadores

5. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA El siguiente diagnostico nos permite identificar y conocer una serie de problemas descritos en el material estudiado con el fin de plantear un plan de acción que oriente el devenir de la organización. DISTRIBUYAMOS S.A. en el proceso de incorporación del personal a contratar, seleccionar personas con poca experiencia, basándose en la estructura de planes de carrera al interior de la organización sin brindar a ellos una inducción o formación a niveles especializados según las actividades a realizar dentro de la empresa y eso lleva a que posiblemente no estén actualizados de las nuevas ayudas tecnológicas ofrecidas por el amplio campo de la operación y producción que nos brinda el mundo actualmente. Para DISTRIBUYAMOS S.A., es poco importante prestar capacitaciones a sus empleados en cuanto a la inducción de sus procesos y funcionamiento de la empresa, a pesar que cuentan con 15 días y un cronograma establecido esta misma no tenía la metodología adecuada. Para la compañía en la ejecución de sus actividades diarias es importante realizar una retroalimentación sobre todo lo que deben saber, practicar y cumplir en la empresa y sus procesos.

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Podemos deducir que desde la Presidencia de la empresa nacen las fallas dentro del equipo de trabajo, ya que solo se preocupa por recibir resultados positivos en sus procesos, pero no toma la iniciativa de motivar y formar a sus empleados, integrándolos como EQUIPO de trabajo sin importar el área, provocando que todos caminen en la búsqueda de un mismo objetivo, desarrollando estrategias que ayuden a la empresa y haciéndoles entender que si a la empresa crece, todos crecen, lo anterior porque en el material se evidencia que áreas como ventas se realiza una proyección con resultados favorables pero sin tener en cuenta otros proyectos de expansión que se encuentran estancados por falta de personal en el área de distribución. El trabajo acumulado en las diferentes áreas de la empresa se refleja en la acumulación de documentos en los escritorios. Esto muy seguramente por la falta de planeación y estandarización de los procesos y procedimientos internos dentro de la compañía. La falta de supervisión en cuanto a despacho de productos nuevos y devoluciones crean un vacío importante el cual es utilizado en la realización de malas prácticas pues se observa el faltante de un artículo de poco volumen, pero sí de mucho valor económico, esto generando pérdidas para la compañía y el desenlace de un ambiente laboral tenso. En DISTRIBUYAMOS S.A., las relaciones interpersonales a través de la lectura del caso, no son las mejores, llevando con esto un desarrollo negativo en cuanto a la solución de problemas, Además las consecuencias generadas, representan despidos masivos y costos elevados en pago de indemnizaciones.

6. CONJUNTO DE ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS DISTRIBUYAMOS S.A. orienta su plan de trabajo a futuro, estamos dispuestos apoyarnos con avances de última tecnología y así alcanzar y desarrollar el conjunto de alternativas y la implementación de la mejor opción.

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 En el primer estudio de alternativas enfatizamos en que centros se deberían incluir en la distribución y definimos que aparte de los ya establecidos “inventario almacenamiento y despachos”, en la nueva distribución deberían incorporase, SUPERVISIÓN DE PLANTA con un profesional a cargo del funcionamiento de las operaciones, generando progreso y sobre todo seguimiento hacia las partes asociadas al proceso. De esta manera se estaría al tanto de las operaciones que salgan mal y las razones para así poder mejorarlas, socializándolo con todo el cuerpo laboral involucrándolos, y como medida de salvamento seria de vital importancia incluir en la compañía el departamento de transporte que cumpla con todas las normas establecidas por el ministerio y las políticas de operación que requiere el producto. Uno de los inconvenientes de Distribuyamos S.A es el retraso organizacional en sus diferentes áreas, pero especialmente en el área de inventarios que es donde presenta una problemática relevante. Se debe dividir en pasos:  Diseño y divulgación de un plano de la planta para dar a conocer la distribución y organización de la bodega  Implementar demarcación de cada sesión de la bodega  Alimentar la base de datos de cada producto en existencia para poder controlar los inventarios  Implementar orden y aseo demarcando los estantes por orden alfabético según el nombre de cada producto  Establecer un manual de procedimientos en todas las áreas y todas las actividades para que sea divulgada a todo el personal sin importar el tipo de actividad que haga dentro de la empresa  Evaluación y control periódico del diseño y de cada aspecto anteriormente mencionado, para realizar análisis de mejora. Planteamos que la mejor forma de organizar los centros de distribución seria, ubicar las oficinas de (Administrador del módulo de inventario) y de (Director de logística) relativamente cerca de la bodega donde, esto con el fin de facilitar el seguimiento de las actividades programadas de los operarios, además de esto, partiendo de que (Gerente regional), (Director nacional De logística) y (Vicepresidente administrativo) no se encuentran en el centro ubicado en San Bernardo del Viento, se debe fortalecer la comunicación vertical como horizontal entre el personal de la compañía, sin dejar atrás, la importante tarea de auditorías internas dentro de periodos más constantes en el año financiero que está en curso.

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7. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Las alternativas propuestas en el caso DISTRIBUYAMOS S.A deben ser controlados por:

Indicadores de gestión en cada area

Auditorías internas por personal externo

8. RECOMENCACIONES

Informes diarios de operación y utilización ERP

Evaluación y seguimiento sobre la eficiencia de planta

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Los indicadores de gestión en un proceso de inclusión tomaran sus cronogramas en un periodo no mayor a un bimestre, los cuales serán presentados en informes a las gerencias de cada área. Adicionalmente es importante recomendar a la presidencia la implementación de actividades referentes a la capacitación de todo el personal, haciendo énfasis en el trabajo en equipo, seguridad y salud en el trabajo, ayudas tecnológicas, divulgación de procedimientos, importancia de una buena comunicación en el trabajo.

9. CONCLUSIONES En la actualidad la empresa presenta un serio problema que se relaciona con el proceso productivo, por lo cual es necesario prestar atención a dicho problema para aumentar la productividad en las empresas; según los datos obtenidos y los observados es posible evidenciar que el problema tiene solución pero que es necesario de la colaboración tanto de la dirección como de los operarios. Cada uno de los integrantes tiene que poner de su parte para que no vuelva a suceder lo mismo, con la correcta adecuación e implementación de la espina de pescado para la identificación de actores y principales responsables de cada área, de esta manera poder dar solución más oportuna ante una posible falla Este proyecto está dado para que la empresa DISTRIBUYAMOS S.A tenga una serie de herramientas aplicables a sus operaciones y se convierta en una empresa competitiva, que de buenos resultados para sus empleados, dueños y sobre todo la satisfacción de sus clientes, volviéndose una empresa que trabaje con funcionalidad, entregas sin retrasos, sitio de trabajo seguro y agradable , empleados motivados, innovadores, capacitados y clientes satisfechos, todo lo anteriormente mencionado hará que el crecimiento de la empresa a nivel económico sea favorable.

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10. BIBLIOGRAFIA Link. http://www.icesi.edu.co/blogs/casodistribuyamos Autor. Enrique Leiva Infante. Fecha publicación: El 4 de julio de 2008 Nombre del Archivo: Distribuyamos S.A., la compañía distribuidora número uno del país. Link. http://www.monografias.com/trabajos86/sistema-gestion-inventario/disenosistema-gestion-inventario.shtml Autor. IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS Fecha publicación: El 17 de marzo de 2014 Nombre del Archivo: Diseño de un sistema de gestión de inventario Documentos y cartillas dadas por el Tutor Link. http://campusvirtual.poligran.edu.co/#/dash/aula