Proyecto de Digitalizacion de Documentos

PROYECTO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE EXPEDIENTES DE PERSONAL DEL MREE 1. Generalidades del Proyecto 1.1 Introducción 1.2 Objetivos • • • • • • • •

Modernizar y optimizar la gestión documental Promover la normalización de procedimientos archivísticos Promover procesos de digitalización de documentos Acceder a los documentos de los expedientes de personal desde Disponer de documentos en formato digital Incrementar el acceso a la información contenida en los expedientes de personal para … Mejorar los servicios de consulta de los documentos de los expedientes de personal Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles para evitar el deterioro de los mismos

1.3 Marco Legal Releer ley 1444, etc 1.4 Alcance La aplicación de este proyecto está diseñada para el Área de Archivo de Expedientes de Recursos Humanos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Crear una base de datos inicial del personal activo del ministerio de relaciones exteriores hasta las incorporaciones (altas) de diciembre de 2011. Desarrollar una metodología de gestión documental que incluya Reglamento de Archivo, Tablas de Retención Documental, (falta paula) 1.5 Limitaciones de Alcance El proyecto únicamente abarca la digitalización de información de los expedientes del personal administrativo y diplomático Activo (paula falta plazo) **La digitalización de documentos comprende únicamente aquellos documentos cuyo ente 1.6 Justificación El proyecto de digitalización emerge de la necesidad de contar con información de fácil acceso de manera rápida y oportuna

Reducir el uso y manipulación de materiales frágiles para de esta manera ofrecer a la institución una alternativa de soporte con la utilización de recursos tecnológicos ( o utilización de Ntics).

1.7 Beneficios Acceso oportuno a los documentos de los expedientes de personal de los servidores….. Modernización del sistema de recursos humanos? Modernización de servicios archivísticos Disponer de archivos ordenados físicamente de acuerdo a estándares predeterminados Sentar bases para optimización progresiva de las actividades propias de los archivos (búsqueda, selección , ordenación, préstamo, transferencia, eliminación controlada) (redactar los beneficios en función a los objetivos) Inventario de documentos, TRDs, inventario de series Brindara ayuda y permitirá mejorar los tiempos invertidos en las toma de desiciones correspondientes a las actividades propias de los archivos. Beneficios de la digitalización 1. Incrementa la eficiencia y la productividad organizacional. 2. Evita la pérdida de conocimientos, experiencias, direcciones, entre otros. 3. Facilitará el trabajo del personal, dentro y fuera del MREE 4. Facilitará la gestión descentralizada. 5. Facilitará los procesos de reorganización. 6. Ahorro de espacio para el archivo físico de los documentos. 7. Facilitará disposición de los documentos a través de consulta de manera instantánea. 8. Un mismo documento puede ser consultado por dos o más personas en forma simultánea. 9. Se eliminan los riesgos de pérdida de documentos. 10. Protegerá el patrimonio, incluso frente a la captura y copias no deseadas desde dentro de la organización. 11. Se reducirá significativamente el gasto en fotocopias e impresiones innecesarias. 12. Se evita el desgaste o pérdida de los documentos originales. 13. Reducirá los costos y los tiempos de espera de la información a los usuarios internos y externos del MTC. 14. Incrementa la productividad del personal. 15. Ahorra en costos (papeles, tonners, mantenimiento de equipos), tiempo en la gestión de los documentos (traslado, fotocopia, archivo, entre

otros).

2. Desarrollo del Proyecto: 2.1. Metodología Planear Ejecutar (resumen de todo el resto, hacer al final) 2.2. Etapa I Organización, ordenamiento e informatización del archivo Antes de iniciar la digitalización, se realizara un diganóstico del estado actual del archivo de expedientes de recursos humanos, con el resultado del diagnóstico se considerara el reordenamiento físico externo de los files de personal, en funcion a las debilidades encontradas, se propondrán mejoras en los procedimientos, se diseñaran y desarrollaran modelos de datos para el proyceso de digitalización y se elaborará un inventario prlerilimanr de los expedientes del archivo en …. 2.2.1. Fase I Diagnóstico del Archivo y tratamiento de la colección documental Objetivos: •

Identificar el estado de situación actual del Archivo de Expedientes de personal de Recursos humanos Identificar la existencia de un procedimiento normalizado de archivo de documentos en los expedientes de personal •

Determinar si el proceso de ordenamiento podrá ser ejecutado por el personal del archivo o Determinar si el personal actual del archivo de expedientes de personal podrá apoyar en la ejecución del proyecto de digitalización •

Elaborar el programa de gestión documental del archivo de expedientes de personal.

•

Identificar series y unidades documentales a digitalizar.

Detalles: De acuerdo al diagnóstico del archivo, identificación de los procesos a realizar, y programa de gestión documental, se considerara la contratación de consultores para ejecutar el proyecto de reordenamiento del archivo y digitalización de documentos. Pre requisitos: Disponer de los siguientes formatos: Cuadro de identificación de series documentales

Tabla de Retención Documental Actividades: 1. Iniciar el proceso de selección para la realización del diagnóstico situacional de los archivos de la Dependencia y para la creación del Programa de Control Documental de la misma, según el modelo de Términos de Referencia elaborados por la Mesa de Trabajo para tal fin (Ver Anexo 01). 2. Capacitar al personal del archivo de la Dependencia en la creación de un Programa deControl Documental. 3. Capacitar al personal involucrado (de la consultora y de la Dependencia) en el uso de las herramientas informáticas necesarias para el ingreso de los datos al sistema (módulos electrónico para el registro de series documentales). 4. Realizar el Diagnóstico Situacional y el Programa de Control Documental (PCD) de la Dependencia. 5. Definir los campos a registrar de cada una (plantillas), a utilizar cuando se inicie el proceso digitalización de documentos, siendo esto responsabilidad compartida de los coordinadores de archivo e informática de la Dependencia.

Entregables: Documento de Diagnóstico Programa de gestión documental Registro de datos de series y unidades documentales en formato digital Situación objetivo: Se puede estimar el tiempo, personal y /o recursos necesarios para el ordenamiento del archivo de expedientes de personal. 2.2.2. Fase II Diseño de Procedimientos Archivistitos Objetivos: Elaborar el inventario de procesos de gestión documental a fin de optimizarlos. Diseñar los procedimientos técnicos archivísticos el ordenamiento , organizar e informatizar para el archivo de expedientes de recursos humanos Capacitar al personal en la aplicación de los nuevos procedimientos archivísticos. Detalles: La ejecución de procedimientos archivísticos involucrara: Identificación, Clasificación, Ordenamiento, Acondicionamiento y Descripción.

Pre requisitos Disponer de los entregables de la FASE I Contar con personal Disponer de los materiales, equipos, infraestructura y personal necesarios para la ejecución de esta fase Actividades: Análisis de los procedimientos archivísticos Rediseño de procedimientos archivísticos Gestionar la aprobación de los nuevos procesos Capacitar a todos los participantes del proyecto en la ejecución de los procesos técnicos archivísticos. Entregables: Inventario de procesos actuales Procedimientos archivísticos Situación objetivo: Se cuenta con procedimientos archivísticos idóneos aprobados Se cuenta con un inventario de procesos archivísticos 2.2.3. Fase III Desarrollo del Inventario preliminar de los expedientes y de los documentos que los componen. (campos) Objetivos: Elaborar un inventario de expedientes (lista externa) Identificar los datos a guardar en formato digital Elaborar un inventario de los documentos contenidos en los expedientes Identificar los datos a guardar de cada unidad documental contenida en los expedientes de personal Detalles: El personal permanente del archivo de expedientes de personal proporcionará a los participantes del proyecto acceso al archivo para la utilización de expedientes 1. Realizar el levantamiento de la información de los expedientes del personal. 2. Realizar el registro de la información de los expedientes del personal en formato digital. 3. Realizar el levantamiento de la información de los documentos contenidos en los expedientes de personal (de una muestra representativa) Pre requisitos Entregables de la fase II Acceso al archivo de expedientes de personal

Contar con personal Disponer de los materiales, equipos, infraestructura y personal necesarios para la ejecución de esta fase Actividades: Acceso al archivo Identificación de datos Registro de datos Guardado de datos

Entregables: Inventario de Expedientes en formato impreso Inventario de Expedientes en formato digital Inventario de tipos documentales en formato impreso Inventario de tipos documentales en formato digital Situación objetivo: Se cuenta con expedientes de personal inventariados Se cuenta con tipos documentales contenidos en expedientes de personal inventariados. 2.2.4. Fase IV Diseño y Desarrollo de una aplicación de apoyo al proceso de digitalización. Objetivos: Diseñar y desarrollar una aplicación que colabore al proceso de digitalización de expedientes de personal. Diseñar un modelo de datos que de soporte a la captura de información en el proceso de digitalización. Detalles: El personal a cargo del desarrollo de la aplicación que apoye al proceso de digitalización comen Pre requisitos Entregables de la fase III Contar con personal con experiencia en desarrollo de aplicaciones. Disponer de equipos adecuados, infraestructura física y tecnológica adecuada. Actividades: Análisis de la información Diseño Desarrollo Capacitación

Pruebas Implementación Liberación de la aplicación Entregables: Aplicación. Modelo de datos. Base de datos. Situación objetivo: Se cuenta con una aplicación que ayudara al proceso de captura de información dentro el proceso de digitalización. 2.3. Etapa II Digitalización de los documentos Redactar breve introducción después 2.3.1. Fase I Digitalización Objetivos: Realizar la digitalización de documentos Generar expedientes en formato digital Capturar la información en una base de datos centralizada Pre requisitos Entregables de la etapa I Contar con personal con experiencia en digitalización de documentos Disponer de equipos adecuados, infraestructura física y tecnológica adecuada. Actividades: Identificar del expediente a ser digitalizado Preparar del expediente Registrar de Información Digitalizar del documento Vincular documentos con imágenes Optimizar de la imagen Realizar control de calidad Rearmar el expediente Entregables: Documentos digitalizados Base de Datos con información de los expedientes Situación objetivo: Se cuenta con un archivo físico ordenado. Se cuenta con un respaldo en formato digital del archivo Se cuenta con una base de datos con la información necesaria 2.3.3. Fase II Digitalización de expedientes rezagados nuevos ingresos al archivo

Objetivos: Realizar la digitalización de los nuevos documentos ingresados al archivo hasta el 31 / 12/2011 Realizar la digitalización de los expedientes rezagados de la Fase I Generar expedientes en formato digital Capturar la información en una base de datos centralizada Pre requisitos Entregables de la etapa I Contar con personal con experiencia en digitalización de documentos Disponer de equipos adecuados, infraestructura física y tecnológica adecuada. Actividades: Identificar del expediente a ser digitalizado Preparar del expediente Registrar de Información Digitalizar del documento Vincular documentos con imágenes Optimizar de la imagen Realizar control de calidad Rearmar el expediente Entregables: Documentos digitalizados Base de Datos con información de los expedientes Situación objetivo: Se cuenta con un archivo físico ordenado. Se cuenta con un respaldo en formato digital del archivo Se cuenta con una base de datos con la información completa a 3112/2011