PROTOKOL

BAHAGIAN SEKOLAH KEMENTERIAN PELAJARAN 1 MALAYSIA

PENGURUSAN MAJLIS RASMI & ETIKET PROTOKOL DI SEKOLAH

1

ISI KANDUNGAN 1. 2. 3.

4.

5. 6. 7. 8. 9.

Definisi Pekeliling Majlis Rasmi Perancangan Awal 3.1. Kebenaran 3.2. Surat Jemputan & Surat Penghargaan 3.3. Penyediaan Kertas Cadangan Upacara Sambutan 4.1. Sambutan Di Luar Dewan 4.2. Sambutan Di Dalam Dewan 4.3. Pelan Lakar Pentas Susunan Keutamaan 5.1. Tempat Duduk Di Atas Pentas 5.2. Tempat Duduk Dalam Majlis Jamuan Susunan Bendera Dan Pengibarannya Pengacara Majlis Kesesuian Pakaian Kesimpulan

2

1.DEFINISI MAJLIS RASMI Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan di sekolah / pejabat dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan atau organisasi. Ia dijalankan an dengan lancar, elok, bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program, pertuturan, pakaian dan sebagainya. 3

DEFINISI PROTOKOL Berasal daripada bahasa ‘Yunani’ yang menggabungkan dua kata dasar ‘protos’ yang bermaksud ‘yang pertama’ dan ‘koll’ bererti ‘pelekat’. Ini bermakna ‘protokol’ itu pada asalnya membawa makna ‘pelekat yang pertama’ atau ‘tanda taraf’ atau ‘status’. Secara ringkasnya, ‘protokol’ berkaitan dengan peraturan dalam penganugerahan darjah kebesaran, susunan keutamaan, panggilan hormat, jemputan, tempat duduk dan sebagainya.

4

DEFINISI ETIKET Menurut beberapa pendapat, etiket ialah; a. b. c. d. e.

Peraturan pergaulan / budi bahasa Hukum-hukum adab tertib Ketetapan dalam tingkah laku sosial Kesopanan dan bertimbang rasa Peraturan / cara melakukan sesuatu

Kesimpulannya, etiket ialah peraturan-peraturan yang berkaitan dengan citarasa, kesesuaian, adab tertib, penampilan, kesopanan dan sebagainya semasa menghadiri sebarang majlis sama ada majlis rasmi atau majlis tidak rasmi. 5

PENUBUHAN JAWATANKUASA PROTOKOL PERINGKAT SEKOLAH Ahli-Ahli Jawatankuasa -

Guru Panitia Agama Islam,

-

Guru Panitia Bahasa Melayu

-

Guru Panitia Bahasa Inggeris

-

Penyelaras Badan Beruniform.

-

Penyelaras Sukan Dan Permainan,

-

Penyelaras Kelab Dan Permainan.

-

Juruacara Rasmi Sekolah.

-

Pengurus Pentas/Guru Kemahiran Hidup 6

MAJLIS MAJLIS RASMI RASMI DAN DAN FORMAL FORMAL Sesuatu Sesuatu majlis majlis yang yang dikatakan dikatakan rasmi rasmi dan dan formal formal apabila apabila dana dana majlis majlis itu itu datang datang dari dari kerajaan kerajaan serta serta protokol protokol diaplikasikan diaplikasikan sepenuhnya, sepenuhnya, ada ada buku buku program, program, tatacara tatacara berpakaian berpakaian serta serta mengikut mengikut susunan. susunan. Contohnya Contohnya -- Hari Hari Kecemerlangan Kecemerlangan Sekolah. Sekolah. -Perhimpunan -Perhimpunan Sekolah. Sekolah. --

7

MAJLIS MAJLIS TIDAK TIDAK RASMI RASMI DAN DAN FORMAL FORMAL Dana Dana Majlis Majlis ini ini bukan bukan datang datang dari dari kerajaan kerajaan tetapi tetapi protokol protokol diaplikasikan diaplikasikan sepenuhnya. sepenuhnya. Contohnya:Contohnya:-- Mesyuarat Mesyuarat Agung Agung PIBG PIBG sekolah. sekolah. -Majlis -Majlis Makan Makan Malam Malam Sekolah. Sekolah.

8

MAJLIS MAJLIS RASMI RASMI DAN DAN TIDAK TIDAK FORMAL FORMAL Majlis Majlis ini ini dananya dananya datang datang dari dari kerajaan kerajaan tetapi tetapi protokol protokol tidak tidak diaplikasikan diaplikasikan Contohnya Contohnya -- Hari Hari Kantin Kantin -- Jogathon. Jogathon.

9

MAJLIS MAJLIS TIDAK TIDAK RASMI RASMI DAN DAN TIDAK TIDAK FORMAL FORMAL Majlis Majlis yang yang dananya dananya bukan bukan dari dari kerajaan kerajaan serta serta protokol protokol tidak tidak diaplikasikan. diaplikasikan. Contohnya Contohnya -Jamuan -Jamuan Kelab Kelab Guru Guru

10

PEKELILING MAJLIS RASMI

“Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian Sekolah”.

KEBERANGKATAN DYMM SULTAN / TYT SPI Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah 11

1.

MENGUNDANG ORANG KENAMAAN

Semua sekolah / institusi pelajaran yang ingin mengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan ke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahaja dikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Kementerian Pelajaran. Undangan untuk upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada. Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai tinggi Kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui Pengarah Pelajaran Negeri.

SPI Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991 Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke 12 Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan

2.

PENYAMPAIAN UCAPAN

Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja i. Pengetua / Guru Besar ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah iii. Tetamu Kehormat Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT [Sempena Hari Keputeraan Sahaja], penyampaian Ucapan Seperti berikut; i. Pengetua / Guru Besar ii. Wakil Kementerian Pendidikan iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989 Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah

13

KESESUAIAN PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau kategori majlis adalah seperti berikut: Majlis penuh istiadat Majlis formal Majlis separa formal Majlis tidak formal

14

Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut: MAJLIS

PEREMPUAN

LELAKI

(a) Jamuan Makan Malam Formal

Baju Kurung Baju Kebaya Labuh

Baju Kebangsaan Lounge Suit

(b) Jamuan Makan Malam Tidak Formal

Baju Melayu Moden

Baju Batik Lengan Panjang

(c) Jamuan Makan Tengahari Rasmi

Baju Kebaya Baju Kurung

Baju Batik Lengan Panjang Lounge Suit Pakaian Kerja

(d) Jamuan Makan Tengahari Tidak Rasmi

Baju Melayu Moden

Baju Batik Lengan Panjang

15

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam lima bentuk, iaitu: Ringkasan senarai, Senarai nama, Senarai mengikut keutamaan, Senarai jawapan kehadiran, Senarai hadir.

16

Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori tetamu kehormat, ada empat orang, maka nama keempat-empat orang tamu kehormat tersebut hendaklah dicatatkan dalam senarai beserta butir-butir lain yang lengkap, seperti: (a) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada), (b) Nama isteri, (c) Jawatan atau pangkat, Alamat pejabat lengkap, Nombor telefon pejabat, Alamat rumah lengkap, Nombor telefon rumah, Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon. Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan, iaitu senarai tetamu dari Senarai Nama disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan Susunan Keutamaan Persekutuan atau Negeri, atau mana-mana agensi yang berkenaan. Semasa menyediakan senarai ini, memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan ditulis, misalnya: Dato’ Ali bin Mohamad (Ketua Pengarah), Datuk Mohd Nor bin Hasyim (Pengarah Pelajaran Negeri), Encik Mohd Alias bin Harun (Pegawai Pelajaran Daerah).

17

PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir seperti yang berikut: 6.6.1 Nama majlis, 6.6.2 Pihak penganjur, 6.6.3 Logo agensi, 6.6.4 Tempat majlis, 6.6.5 Ruang nama jemputan, 6.6.6 Tarikh majlis diadakan, 6.6.7 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir, 6.6.8 Masa ketibaan tetamu, 6.6.9 Panduan pakaian, 6.6.10 Nama dan nombor telefon rujukan, 6.6.11 Atur cara majlis, 6.6.12 Pelan ke tempat majlis, 6.6.13 Kad jawapan (mengikut keperluan), 6.6.14 Pelekat kereta (jika perlu)

18

19

20

iii. SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA PENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat) PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan TIM.PENGERUSI : Penolong Kanan NAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBG SETIAUSAHA : Guru yang dilantik dalam mesyuarat BENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk AHLI JAWATANKUASA AJK Jemputan AJK Disiplin AJK Peralatan AJK Pameran AJK Persembahan AJK Buku Atur Cara AJK Keselamatan & Lalulintas AJK Persiapan Khemah AJK Hadiah & Cenderamata AJK Majlis Perasmian AJK Protokol AJK Fotografi & Rakaman AJK Penyediaan Teks Ucapan, Teks Doa & Teks Pengacara Majlis

* * * * * * * * * * * * *

AJK Keceriaan & Kebersihan AJK Seranta AJK Santapan / Jamuan AJK Persiapan Pentas * AJK Persiapan Dewan AJK Persiapan Tempat Jamuan AJK Persiapan Bilik Rehat AJK Kecemasan AJK Siaraya AJK Sambutan AJK Plaque Perasmian AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri Pengacara Majlis Pembaca Doa 21

vii. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN

Bil

Jabatan

Bahan / Peralatan

1.

JKR

Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler, Air Pancut, Kipas.

2.

Bomba

Pancutan air untuk membersihkan kawasan

3.

TNB

Menyediakan generator / keselamatan letrik

4.

Polis

Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas

5.

Majlis Daerah

Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas

6.

Pejabat DYMM

Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan Jamuan

7.

Bahagian Majlis SUK

Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol

8.

Penerangan

Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara

9.

Tentera

Latihan Perbarisan

10.

Pejabat Kesihatan

Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans

11.

Pejabat Agama

Pembaca Doa, Teks Doa

12.

JPN / PPD

Penyelenggaraan, Khidmat Bantu

Catatan

22

xi.PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS P.Jaga

P1

P3

P2

KANTIN

P8 P4

P8

TAPAK PERASMIAN BILIK DARJAH

BILIK DARJAH

P6 P7

MAKMAL SAINS

P5 MAKMAL KOMPUTER

PADANG PERMAINAN

BILIK DARJAH 23

4.3. PELAN LAKAR PENTAS Susunan utama atas pentas;

LATAR BELAKANG PENTAS

BARISAN BENDERA

BARISAN BENDERA

MEJA HADIAH

4

2

1

3

5

MEJA

1

RUANG BERI HADIAH

2

LALUAN PENERIMA HADIAH

24

PERSIAPAN DEWAN 6.19.1 Penatar layar hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja, iaitu logo, nama majlis, tarikh, tempat dan perasmi. Tempat duduk tetamu Di atas pentas (kerusi tetamu, meja kopi, air mineral dan gelas, jambangan bunga, meja hadiah / sijil, rostrum, troli, permaidani, penatar layar, kipas angin, lampu dan siar raya); Di bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid, koir, pentas kumpulan muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca doa, pendeklamasi puisi, kain hiasan pentas, hiasan bunga atau pokok hidup). Rostrum dan mikrofon untuk juruacara, pengerusi pelaksana dan perasmi yang berucap. Kedudukan tetamu khas Kedudukan juruacara Dulang, troli hadiah dan alas Ruang persembahan (multimedia, koir / nasyid / sajak / gamelan ).

25

5. SUSUNAN KEUTAMAAN TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAAN Susunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakat termasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukan kerajaan dan orang awam. BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN a. Susunan tempat duduk b. Susunan atur cara c. Susunan bendera d. Tertib ketibaan dan kepulangan e. Penyampaian ucapan

26

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS a. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk 1

2

b. Susunan Bagi Empat Tempat Duduk

3

1

2

4

27

c.

Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk 2

d.

1

3

Susunan Bagi Lima Tempat Duduk 4

2

1

3

5

28

f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan Tetamu Kehormat Bersama Isteri

5 (S)

3 (S)

1

2

4

(S)

(I)

(I)

6 (I)

29

g.

Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri ( Bilangan 8/6 orang / Meja Panjang Sebaris )

i.

7

5

3

1

2

4

6

8

(S)

(S)

(S)

(S)

(I)

(I)

(I)

(I)

MEJA MAKAN UTAMA 2

ii.

S

1

I

S

3

I

S

I

MEJA MAKAN UTAMA

30

a.

Contoh Kedudukan Tetamu 8 Orang (Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang)

1

2

4

3

6

5

7

8

PENTAS UTAMA 31

a.

Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang (Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang)

1 2

3

4

5

6

7

8

9

PENTAS UTAMA 32

e.

Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri (Bilangan 8 orang / Meja Bulat) Gambaran1 1

2

4

3

ISTERI SUAMI 6

5

7

8

33

f.

Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri (Bilangan 8 orang / Meja Bulat) Gambaran 2 1

2

3

6

4

5

8

7

34

c.

Contoh Kedudukan Tetamu 8 Orang (Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang) 7

d.

5

3

1

2

4

6

8

Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang (Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang

8

6

4

2

1

3

5

7

9

35

SUSUNAN BENDERA Pengibaran bagi semua bendera negeri adalah mengikut keutamaan negeri-negeri. Susunan keutamaan negeri pula mengikut susunan keutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan Yang Terutama Yang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini, susunan keutamaan benderabendera adalah seperti berikut; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Malaysia Kedah Negeri Sembilan Pahang Kelantan Johor Perak Terengganu Selangor

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Perlis Melaka Sabah Sarawak Pulau Pinang W/P Kuala Lumpur W/P Labuan W/P Putrajaya Sekolah /Agensi

36

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS ( PROGRAM PERINGKAT KEBANGSAAN)

1

2

1. 2. 3. 4. 5.

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Malaysia 6. Johor 11. Melaka Kedah 7. Perak 12. Sabah N/Sembilan 8. Terengganu 13. Sarawak Pahang 9. Selangor 14. Pulau Pinang Kelantan 10 Perlis 15. Wilayah Persekutuan (KL / Labuan / Putrajaya)

37

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS ( PROGRAM DI ADAKAN DI NEGERI PERAK)

1

2

1. 2. 3. 4. 5.

3

4

5

Malaysia 6. PERAK 7. Kedah 8. N / Sembilan Pahang 10

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Kelantan 11. Melaka Johor 12. Sabah Terengganu 13. Sarawak 9. Selangor 14. P. Pinang Perlis 15. W / Persekutuan

38

6.

PENGIBARAN BENDERA PENGIBARAN DUA BENDERA

Bendera Malaysia hendaklah dikibarkan di sebelah kanan dan diikuti bendera negeri sebelah kiri bendera Malaysia

Bendera Malaysia

Bendera Negeri

39

PENGIBARAN TIGA BENDERA Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengahtengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera negeri berada di sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di sebelah kiri bendera Malaysia.

Bendera Negeri

Bendera Malaysia

Bendera Agensi/Sekolah

40

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA ( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI PERAK)

15

13

11

9

7

5

3

1

2

4

6

8

10

12

1.

Malaysia

6.

Kelantan

11. Melaka

2.

PERAK

7.

Johor

12. Sabah

3.

Kedah

8.

Terengganu

13. Sarawak

4.

Negeri Sembilan

9.

Selangor

14. P. Pinang

5.

Pahang

10 Perlis

14

15. Wilayah Persekutuan 41

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI TENGAH (PROGRAM DI NEGERI PERAK)

14

12

1.

10

8

6

4

2

1

Malaysia

6.

2.

PERAK

3.

Kedah

4.

Negeri Sembilan

11

13

Kelantan

11.

Melaka

7.

Johor

12.

Sabah

8.

Terengganu

13.

Sarawak

Selangor

14.

Pulau Pinang

5.

Pahang

9.

3

10. Perlis

5

7

9

15

15. W/Persekutuan

42

6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain. 6.10.1 Gambar DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di-Pertuan Agong dan DYMM Raja Permaisuri Agong

DYMM Yang Di-Pertuan Agong

DYMM Raja Permaisuri Agong

Gambar DYMM dan pemerintah negeri

DYMM Yang Di-Pertuan Agong

Perdana Menteri

DYMM Raja Permaisuri Agong

Sultan Negeri

DYMM Yang DYMM Raja Sultan Di-Pertuan Permaisuri Negeri Agong Agong

Sultanah Negeri

Sultanah Negeri

Menteri Besar

43

RUJUKAN KEHORMAT Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat. Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis. Panggilan hormat yang menjadi amalan sekarang ini ialah; Bil.

Jawatan

Panggilan hormat untuk penyandang

Panggilan hormat untuk pasangan

1.

YDP Agong

Seri Paduka Baginda

-

2.

Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda

-

3.

Perdana Menteri

Yang Amat Berhormat

Yang Amat Berbahagia

4.

TPM

Yang Amat Berhormat

Yang Amat Berbahagia

5.

Menteri /TM S/U Parlimen

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

6.

Yang Di Pertua Yang Berhormat D.Negara / D.Rakyat

Yang Berbahagia

44

7.

Timbalan YDP Yang Berhormat D.Negara / D.Rakyat

Yang Berbahagia

8.

Ahli Parlimen Yang Berhormat

Yang Berbahagia

9.

Tun & Toh Puan

Yang Amat Berbahagia

10.

Tan Sri & Puan Sri

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

11.

Datuk/Dato’/Datin

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

12.

Ketua Hakim Negara

Yang Amat Arif

Yang Amat Berbahagia

13.

Hakim Besar Yang Arif Yang Berbahagia Malaya / Borneo

14.

Hakim Mahkamah Agong/Tinggi

Yang Arif Yang Berbahagia

15.

Ketua Setiausaha Negara

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

16.

Panglima Angkatan Tentera

Yang Amat Setia

Yang Amat Berbahagia

Yang Amat Berbahagia

45

17.

Ketua Polis Negara Ketua Turus Tentera

Yang Amat Setia

18.

Pegawai Polis / Tentera Yang Setia Yang Berbahagia

19.

KSU

20.

Speaker Dewan Undangan Negeri

Yang Berhormat

Yang Amat Berbahagia

21.

Menteri Besar/ Ketua Menteri

Yang Amat Berhormat

Yang Amat Berbahagia

22.

Ahli Dewan Yang Berhormat Undangan Negeri

Yang Berbahagia

23.

SUK /PU/PKN Yang Berhormat

Yang Berbahagia

24.

Ketua JabatanYang Berusaha

Yang Berbahagia

25.

Raja / Tengku Yang Mulia

Yang Mulia

26.

Profesor / Doktor

27.

Mufti

28.

Kadi / Ulama Sahibul Fadhilah

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

Sahibus Samahah

Yang Amat Berbahagia

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia Yang Berbahagia

46

PENGACARA MAJLIS YANG BAIK a. b. d. e. f. g. h. i. j. h.

Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan jelas sebutannya / tidak pelat. Kelajuan penyebutannya sederhana Cergas dan cepat dalam pergerakannya Tidak gugup / gagap dalam percakapannya Tidak mempunyai darah gemuruh Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasi Tahu menggunakan budibicara Sentiasa bersifat sabar Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombong Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat dan protokol dalam majlis-majlis rasmi

47

CONTOH TEKS JURUACARA Nama Majlis : Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang Tempat : Dewan Hamzah,Klang Tarikh : 29hb. Ogos, 2006 Hari : Sabtu Cue (0830) Semua hadirin mengambil tempat. Pengumuman (ANN). Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi. Cue (0835) Menerima isyarat apabila tamu kehormat tiba. Semua hadirin berdiri. Pengumuman (ANN). Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia, diiringi oleh Pengarah Pelajaran Selangor dan Timbalan Pengarah Pelajaran Selangor. Cue (0840) Setelah tamu kehormat duduk, semua hadirin duduk. Pengumumam (ANN). Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia, Dato’ Seri Hishamuddin bin Tun Hussein , Yang Berusaha Pengarah Pelajaran Selangor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pelajaran Selangor, Ketua-Ketua Sektor, Pegawai Pelajaran Daerah, Pengetua, Guru Besar, guru-guru dan tetamu yang dihormati sekalian. Bersyukur kita ke hadrat Ilahi dengan limpah rahmat dan hidayah-Nya, kita dapat hadir dalam majlis yang mulia ini. Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa. Majlis mempersilakan Ustaz (Awang Salleh) untuk memimpin bacaan doa. Dipersilakan. 48

BUKU ATUR CARA Buku atur cara ialah sebuah buku maklumat yang amat penting bagi majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkan di dalam buku ini perlu dirancang oleh satu jawatankuasa, disemak dan diluluskan oleh pengerusi pengelola. Peranan buku atur cara sangat penting dalam majlis rasmi, seperti majlis konvokesyen, majlis graduasi, pertandingan kemahiran kokurikulum, perasmian sekolah, perkhemahan dan seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan. Buku atur cara juga digunakan semasa majlis peringkat dalaman yang dirasmikan oleh orang kenamaan tempatan. Kandungan Buku Atur Cara; Kata alu-aluan (Perasmi, Pengerusi Pengelola, Pengerusi Pelaksana); Senarai jawatankuasa (Pengelola, Pelaksana dan Ahli Jawatankuasa Kecil); Senarai peserta; Atur cara majlis pembukaan dan penutupan; Penghargaan; Iklan (jika ada).

49

AHLI JAWATANKUASA INDUK -

AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA AHLI JAWATANKUASA PERLAKSANA AHLI JAWATANKUASA KECIL

50

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS Menggambarkan taraf, susunan keutamaan, kekananan serta pentingnya seseorang itu dalam majlis yang berkenaan. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK DI ATAS PENTAS Tetamu yang paling hampir sekali dengan tetamu kehormat adalah tetamu yang terkanan sekali. Kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.

51

Viii. Bil.

MASALAH YANG DIHADAPI

Jenis

Masalah

Cadang Penyelesaian Diluaskan serta diturap semula

Tindakan

1.

Ruang Perasmian/ Tapak Ruang Sempit dan Air Perhimpunan Bertakung

2.

Laluan Masuk Ke Sekolah Keadaan Becak dan berlopak Diturap semula

JKR / JPN

3.

Kawasan Perparitan Hadapan Sekolah

Semak dan tersumbat

Majlis Daerah

4.

Pagar Sekolah

Tapak Pagar Jerlus dan tiada Digantikan dengan yang berpagar baru

JPN / PPD

5.

Penutup Longkang

Pecah dan Membahayakan

Digantikan dengan yang baru

JPN / PPD

6.

Bilik Rehat DiRaja

Tiada

Pengubahsuaian bilik darjah yang ada

JKR / JPN

7.

Pondok Pengawal

Sudah Daif

Dibaiki dan dicat semula

JPN / PPD

8.

Tekanan Air

Sangat Rendah Kerana Paip yang ada sudah uzur

Gantian paip baru

JPN / JBA

9.

Tandas

Rosak dan Tersumbat

Dibaiki

JPN / PPD

Dibersihkan

JKR / JPN

52

ix.

JADUAL KERJA

TARIKH

PERKARA

TINDAKAN

31.1.2005

Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh DYMM Sultan Perak

Pejabat SUK / JPN

2.2.2005

Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah

Pengetua

10.2.2005

Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas

Pengetua

17.2.2005

Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan

Pengetua

29.2.2005

Mesyuarat JK Induk 1

JPN / PPD

Minggu 1 Mac 2005

Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, t.tangan bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll

Pengetua

30.2.2005

Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, MB, Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBJ, PPD dll

JPN / PPD

8.3.2005

Mesyuarat JK Pengelola 2

Pengetua

18.4.2005

Mesyuarat JK Induk 2

JPN / PPD

23 & 25 .4. 2005

Raptai

JPN / PPD

29.4.2005

Majlis sebenar berjalan

Semua Yang Terlibat

3.5.2005

Menghantar Surat Penghargaan

Pengetua

10.5.2005

Mesyuarat Penutup

JPN / PPD / Pengetua 53

x. ATURAN PENTADBIRAN Pergerakan/Masa

Acara

Tatacara

P1 (10,00 pg )

Keberangkatan tiba DYMM di pintu hadapan sekolah

Semua jemputan telah berada di tempat masing-masing.

P2 (10.02 pg)

DYMM Sultan dan Permaisuri turun dari kenderaan di Raja

Disambut oleh dif-dif kehormat (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)

P3 (10.05 pg)

Rombongan DYMM berdua di arak ke pentas di Raja dan mengambil tempat di atas pentas di Raja

Diiringi oleh pancaragam sekolah…….., Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahar * Nyanyian Lagu Negeri Perak * Persembahan murid * Ucapan Aluan Pengetua * Ucapan Menteri Pendidikan * Titah Ucapan Perasmian

P4 (11.15 pg)

Upacara Perasmian

* * *

P5 ( 11.30pg)

Lawatan ke Makmal Komputer

* Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P6 (12.00tgh)

Lawatan ke Makmal Sains

* Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P7 (12.30tgh)

Jamuan Tengahari

* Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P8 (1.15tgh)

Bergambar & Bersurai

* Rombongan DYMM & Warga Sekolah

Rombongan DYMM ke tempat Plaque DYMM membuka tirai plaque Bacaan Doa

54

4.

CONTOH UPACARA SAMBUTAN

4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN a. b.

Penyambut Tetamu Utama Sambutan * * * * * * * * * * * *

Pembuka pintu kereta Penyemat rozet Jambangan bunga (tetamu bawa isteri) Penyampai bunga ( -sda- ) Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung, kompang, silat dll Perbarisan jika ada Pentas menerima tabik hormat Barisan guru, kakitangan dan PIBG Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM) Pancaragam (ikut keperluan) Koir Menandatangani buku pelawat ( tempat / peralatan / buku pelawat )

55

PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRAN Atur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan: Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut; Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibat dalam majlis tersebut; Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunaslunas protokol yang diterima; Untuk mengawal masa; Untuk menjadi panduan masa akan datang; Sebagai rekod. Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut: Masa; Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci; Pegawai yang bertanggungjawab. Atur cara pentadbiran ialah dokumen yang sangat penting sebagai garis panduan terperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran, senarai semak hendaklah juga disediakan untuk membantu juruacara mengendalikan majlis dengan lancar.

56

6.15 PERANAN PENYAMBUT TETAMU Yang berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis: 6.15.1 Maklumat Penyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan. Atur Cara Keraian yang Berkenaan Penyambut tetamu mestilah mengetahui atur cara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

Susunan Tempat Duduk Penyambut tetamu hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan. Kawasan yang Diperuntukkan Penyambut tetamu hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diperuntukkan baginya. Tempat-tempat Penting Penyambut tetamu hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting, seperti bilik menunggu, pintu masuk, pintu keluar, tempat jamuan dan tandas. Senarai Tetamu yang Dijemput Penyambut tetamu mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut. Senarai Tamu Khas Selain senarai kesemua tamu yang dijemput, senarai tamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan terperinci. Pakaian Penyambut Tetamu Penyambut tetamu hendaklah memakai pakaian yang sesuai dan lengkap mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian mencolok mata bagi perempuan adalah tidak sesuai. Cara Menyambut Tetamu Tetamu hendaklah disambut dengan hormat, diberikan buku atur cara serta ditunjukkan tempat duduk secara hormat. Mengenali Tetamu Seboleh-bolehnya penyambut tetamu hendaklah mengenali tetamu yang disambut. Jika tetamu tidak dikenali, penyambut tetamu hendaklah bertanya dengan cara hormat.

57

Ketibaan Penyambut Tetamu Penyambut tetamu hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut tetamu hendaklah melaporkan diri kepada pegawai bertugas dan mengambil senarai tetamu. Beliau hendaklah mengenal pasti tempat duduk tetamu kehormat yang di bawah kawalannya. Pertanyaan dan Teguran Jika ada apa-apa pertanyaan, perlu dijawab dengan sopan. Sebarang teguran daripada tetamu, hendaklah diterima secara terbuka dan diambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut tetamu sendiri kurang pasti. Kesulitan Sebarang kesulitan atau masalah hendaklah segera dirujuk kepada pegawai bertugas. 6.15.14 Mudah Senyum Penyambut tetamu hendaklah kaya dengan senyuman.

58

4.2. SAMBUTAN DI DALAM DEWAN a. b. c. d. e. f.

Penyambut tetamu di dewan Pengiring ke pentas utama Pengiring ke tempat duduk bawah pentas Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas Persiapan di atas pentas; ` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh, masa dan tempat diadakan) ` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja ` Alas kerusi dan meja ` Gelas, air mineral dan penutup gelas ` ‘Taging’ kerusi utama ` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas ` Susunan bendera negeri (jika ada) ` Meja hadiah, hadiah, ‘tray’ dan alas ` Hiasan pentas (bunga, lampu dll) ` Karpet

59

SUSUNAN TEMPAT DUDUK DALAM MAJLIS JAMUAN PENDAHULUAN Susunan tempat duduk bagi majlis jamuan makan berbeza sedikit susunan tempat duduk bagi majlis lain. Bilangan tetamu di meja utama biasanya lebih daripada bilangan di tempat duduk dalam majlis tersebut

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN Bagi menentukan kedudukan tetamu utama di meja panjang atau meja bulat, perkara berikut perlu diberi perhatian antaranya kehadiran tetamu tersebut datang seorang / bersama isteri / bilangan genap / ganjil.

60

TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUAN a. Majlis jamuan yang diadakan bertujuan untuk tetamu. b. ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~

menggembirakan

Peraturan-peraturan yang perlu diketahui; tatatertib pergaulan cara duduk dan berdiri bersopan santun dan berbudi bahasa saat ketibaan tertib di meja makan tertib semasa makan tertib semasa meninggalkan majlis

61

CARA MAKAN CARA MAKAN BERDIRI a. Dilarang mengisi pinggan terlalu penuh. b. Memegang pinggan dengan tangan kiri dan sudu di tangan kanan. c. Elakkan mengangkat pinggan terlalu tinggi semasa menyuap makanan. d. Kain lapik (napkin) ada di bawah pinggan. e. Kurangkan pergerakan semasa makan. f. Dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu kehormat berangkat pulang. g. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah.

62

CARA MAKAN DUDUK a. Tiba di tempat jamuan lebih awal 5 – 15 minit sebelum majlis bermula. b. Duduk dengan selesa dan rapatkan kaki. c. Elakkan daripada meletakkan kedua-dua belah siku di atas meja. d. Gunakan tangan kiri untuk menyenduk nasi dan lauk sekiranya makan dengan tangan. e. Pastikan gelas minuman berada di sebelah kiri anda. f. Anda perlu berhenti makan apabila semua tetamu yang seemeja anda sudah berhenti makan. g. Anda dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu kehormat berangkat pulang. h. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah sebelum pulang.

63

LARANGAN DI TEMPAT MAKAN a. b. C. d. e. f. g. h. i. j. k.

Bercakap-cakap semasa makan. Menyuap makanan terlalu banyak dalam satu suapan. Memilih-milih makanan Menumpahkan makanan Melaga-lagakan sudu Menerpa ke makanan yang baru dihidang Menolak terus makanan yang dihidangkan Menghisap rokok Meluahkan makanan dari dalam mulut Meninggalkan banyak baki makanan di dalam pinggan Menggigit kuku, mengorek telinga atau mencungkil gigi.

64

PERATURAN MAKAN SECARA ‘BUFFET’ a.

b. C. d. e. tak f.

Berbarislah mengikut giliran dan jangan memotong barisan. Jangan datang secara menyonsang arus. Ambil hanya satu bahagian sahaja dalam setiap hidangan. Jangan ambil terlalu banyak hidangan dalam satu pinggan. Biar ambil beberapa kali dari mengambil banyak hingga habis. Makanlah dengan tertib di tempat duduk yang telah ditetapkan.

65

7. PENGACARAAN MAJLIS RASMI PENDAHULUAN a. Berperanan penting dalam sesuatu majlis rasmi. b. Dikenali sebagai juruacara atau ‘master of ceremonies’ (MC)

PERANAN PENGACARA MAJLIS a. Mengawal Majlis b. Membuat Pengumuman c. Memberi Panduan

66

8.

PAKAIAN 8.1. PENDAHULUAN Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yang dapat memperlihatkan personaliti dan penampilan imej keperibadian seseorang. Pakaian seseorang dapat mencerminkan; a. Kedudukan Ekonomi b. Tahap pelajaran c. Tahap kedudukan sosial d. Kerjaya e. Moral / tahap boleh dipercayai f. Imej diri g. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari segi; fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan bentuk badan. 67

8.2. KESESUAIAN PAKAIAN BAGI KAUM LELAKI Baju Baju kemeja yang dicadanghkan ialah hendaklah berwarna putih / cerah, berlengan panjang dan berkolar. Baju hendaklah dimasukkan ke dalam dan tangan baju tidak dilipat. Seluar Seluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang ‘slack’, berwarna hitam atau gelap. Pemilihan warna ini perlu untuk disesuaikan dengan warna baju dan tali leher. Tali Leher Bagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher yang dipakai mestilah jenis tali leher yang diikat secara manual. Ikatan tali leher jenis simpul segi tiga dan hujungnya mencecah kepada tali pinggang.

68

BAGI KAUM WANITA Perkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan kepada pemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian yang dipakai hendaklah tidak menjolok mata serta menutup aurat Pakaian yang dicadanghkan ialah Pakaian kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing dan lain-lain pakaian yang sesuai. Kasut sukan, ‘jeans’, pakaian yang menutup boleh dipakai.

‘slack’, seluar pendek dan apa-apa muka atau yang menjolok mata, tidak

69

KESESUAIAN PAKAIAN WANITA a.

Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang.

b.

Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja (sepasang)

c.

Elakkan memakai pakaian berwarna warni melebihi empat warna

d.

Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang bersesuaian dan tidak keterlaluan.

e.

Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang hari dan pewangi yang kuat baunya di sebelah malam. Elakkan penggunaan lebih daripada satu pewangi pada satu masa.

f.

Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk kasut hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna pakaian serta majlis yang dihadiri.

70

8.3.

PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAH

a. Petikan Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985 ( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawai dan Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan ) Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan lainlain pegawai perkhidmatan pelajaran adalah sentiasa menjadi tumpuan pemerhatian pelajar-pelajar dan masyarakat, baik di dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat serta mempunyai pengaruh ke atas pendidikan pelajar-pelajar, termasuk menyemai akhlak dan nilai hidup yang baik. Untuk mencapai matlamat ini, guru-guru dan lain-lain pegawai pelajaran sewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuai apabila bertugas di dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat. Oleh yang demikian, di samping pakaian yang kemas dan bersih, pakaian yang berpatutan dan bersesuaian bagi guru-guru / pensyarah serta pegawai-pegawai dan kakitangan perkhidmatan pelajaran adalah penting. Pakaian seumpama ini adalah melambangkan disiplin dan imej profesion perguruan.

71

8.12. JENIS-JENIS PAKAIAN RASMI a. b.

Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris)

Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam)

c.

Pakaian kebangsaan (warna bebas)

d.

Lounge Suit

e.

Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang)

f.

Pakaian kerja (bertugas)

g. Batik lengan panjang

72

8.

KESIMPULAN

Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait rapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persiapan dan persediaan awal, keperluan-keperluan yang berkaitan dan juga cara pengendalian sesuatu majlis itu. Kejayaan dari segi persiapan, perancangan dan pengelolaan akan menjadikan majlis berkenaan berjalan lancar dan teratur. Manakala Protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagi sesuatu Majlis Rasmi itu dapat dijalankan dengan lebih kemas mengikuti segala peraturan, susunan, adab tertib, kesesuaian dan dijalankan dengan penuh kesopanan. Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan kepada Pengurusan Majlis Rasmi dan Protokol ini amat perlu kerana ia dapat membantu dalam menentukan kelancaran perjalanan majlis itu. Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihak pengurusan sekolah atau organisasi dalam merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah. Sekian. Terima kasih

73

Tatacara Berjabat Tangan 1.

Lelaki dengan lelaki.

2.

Perempuan dengan perempuan.

74

Tatacara Duduk Dalam Majlis Resmi. i.

Lelaki.

ii.

Perempuan.

75

Tatacara Pemberian Hadiah Dalam Sesuatu Majlis Resmi.

4 1

2

3 Meja Hadiah

1. 2. 3. 4. 5.

VVIP/VIP(Penyampai Hadiah) Pengiring VVIP/VIP Pembawa Hadiah Penerima Hadiah. Pergerakan Penerima/Pembawa Hadiah

76

Tatacara Pemberian Hadiah Dalam Sesuatu Majlis Resmi.

4 2

1

3 Meja Hadiah

1. 2. 3. 4. 5.

VVIP/VIP(Penyampai Hadiah) Pengiring VVIP/VIP Pembawa Hadiah Penerima Hadiah. Pergerakan Penerima/ pembawa Hadiah

77

Tatacara Pemberian Cenderamata Kepada VVIP/VIP Majlis Resmi.

1 3

1. 2. 3. 4.

2

4

Penerima Cenderamata Penyampai Cenderamata. Pembawa Cenderamata Penyambut Cenderamata dari VVIP/VIP.

78

Sekian Terima Kasih

79