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Protocolo e Gestão de Eventos Dr.ª. Emília Reis 1

O curso

O curso visa apresentar aos participantes os conceitos fundamentais da gestão de projetos, seguindo a metodologia PMBOX – Project Management Body of Knowledge, do Project Management Institute

(PMI).

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Objetivos do módulo

No final da ação, os participantes possuirão as bases necessárias para: Conceber, planificar e implementar um projeto ; Gerir a qualidade dos produtos do projeto;

Estabelecer o plano de comunicação, avaliar os riscos e os procedimentos associados à gestão dos principais recursos do projeto,

sejam eles humanos, materiais ou equipamento.

3

Conteúdos programáticos:

1. Introdução ao Protocolo 

Protocolo Autárquico

2. Organização e Gestão de Eventos: 

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências



Planeamento de Eventos



Gestão de Fornecedores e Serviços



Catering



Planeamento Financeiro e Orçamentação



Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto 4

Conteúdos programáticos:

3. Estratégias de comunicação: 

Imagens em eventos



Promoção e Comunicação



Comunicação digital



Assessoria de imprensa

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Metodologia PMBok – Project Management Body of Knowledge

6

Metodologia PMBok

Metodologia •

Project Management Institute (PMI) é uma organização sem fins

lucrativos que se destina a criar e manter boas práticas na gestão de portfólios, programas e projetos. Ela foi criada por 5 gerentes de projetos em

1969 na cidade da Filadélfia no estado da Pensilvânia. •

Nos dias atuais, o PMI já possui mais de 200.000 associados e é

considerado uma das principais organizações de gestão de projetos, com representações em 185 países.

7

Metodologia PMBok

Metodologia •

Apesar de inicialmente o PMI ser orientado a projetos de software, hoje

suas práticas são utilizadas nas mais diversas áreas como: aeroespacial, negócios, construção,

engenharia, serviços financeiros, farmacêutico,

saúde,etc.

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Metodologia PMBok

A sistemática e os conceitos que envolvem a condução de um projeto, ou seja, a

visão objetiva e completa do trabalho a realizar, focada em resultados e com a preocupação na gestão dos recursos por meio do trabalho em times, acabam servindo e auxiliando todo o conjunto de atividades que têm objetivos rígidos de cumprimento de prazos, consumo controlado de recursos e qualidade de resultados obtida a partir de trabalho integrado em times multidisciplinares.

Orlando Cattini Junior EAESP - FGV 9

As melhores práticas... Esboço planeamento

Planear a qualidade

Planear as comunicações

Esboço

Planear as aquisições

Planear o

Planear 10/43

Esboço

Sumário das áreas de gerência de projeto

Integração É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os

processos e as atividades que integram os diversos elementos do gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos

11

Sumário das áreas de gerência de projeto

Esboço É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos

envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso.

12

Sumário das áreas de gerência de projeto

Tempo É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos relativos ao término do projeto no prazo correto.

 Custo É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos

envolvidos em planeamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

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Sumário das áreas de gerência de projeto

Qualidade É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os

quais foi realizado.  Recursos Humanos

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

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Sumário das áreas de gerência de projeto

Comunicações É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação

final das informações do projeto de forma oportuna e adequada Recursos Humanos.

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Sumário das áreas de gerência de projeto

Riscos É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto.

Aquisições É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos

que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos procedimentos de gerenciamento de contratos.

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Objetivo

Objetivo – o que se pretende (e que não) se consegue resolver ou alcançar. Esboço – qual (e qual não) é o âmbito e profundidade da solução

procurada (estancar, atenuar ou resolver). Premissas – em que cenários ou condições o estudo é válido.

Critérios – regras para determinar que alternativa melhor atende aos objetivos.

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Processo de gerenciamento de projetos

A Gerência de projetos exige uma forte interação com as demais áreas.

Estas interações podem ser claras e diretas ou, indiretas. Estas interações exigem do gerente de projeto a capacidade de balancear a gestão

de recursos x objetivos. A ampliação do escopo de algum projeto, acarretará, em algum sacrifício em outra área.

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Grupos de projetos Inicialização

Planeamento

Controle

Execução

Encerramento

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Nível de atividade

Grupos de Processo em cada fase dos Projetos. Processos de Execução

Processos de Planeamento

Processos de Controle

Processos de Iniciação Início da fase

Processos de Encerramento

Tempo

Fim da fase 20

Conexão entre grupos

Criação de um plano que garanta que a execução do projeto cumpre sua missão

Definição e compromisso com o projeto

Iniciação

Planeamento Coordenação de pessoas e recursos para realizar o plano

monitoração, controle e ações corretivas para garantir que os objetivos serão atingidos Controle

Execução

–

aceitação formalizada dos resultados do projeto – terminação coordenada

Finalização

As flechas representam os fluxos de entradas e saídas entre os grupos de processos.

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Processo de Gerenciamento projetos

Interação dos processos Cada processo é descrito em termos de:

Entradas (inputs): documentos de trabalho Ferramentas e Técnicas: mecanismos aplicados nas entradas para gerar

saídas Saída (outputs): documentos que são os resultados do processo

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Áreas de atividade Integração de Projeto

Escopo do Projeto

Tempo do Projeto

•Planeamento •Controle de Mudança Integrado

• Planeamento •Definição •Verificação •Controle de Mudança

• Definição, Sequenciamento, estimação e controle de atividades

Custo do Projeto

Qualidade do Projeto

Recursos Humanos do Projeto

• Planeamento de Recursos, Estimativas e controle de custo

• Planeamento, garantia e controle da qualidade

• Planear, adquirir e desenvolver times de projeto

Comunicações do Projeto

Riscos do Projeto

Aquisições do Projeto

• Planear comunicação e distribuição de informações •Reportar desempenho

• Planear e gerenciar •Monitorar e controlar

•Planear aquisições; •Planear solicitações;

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Áreas de atividade

QUALIDADE

RECURSOS HUMANOS

ESBOÇO

AQUISIÇÕES

INTEGRAÇÃO

COMUNICAÇÕES

CUSTO

RISCOS

TEMPO

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Áreas de atividade Gerência do Escopo do Projeto Iniciação

Autorizar o início do projeto ou de uma nova fase.

Planeamento do Esboço

Desenvolver uma declaração escrita do esboço como base para decisões futuras do projeto.

Definição do Esboço

Verificação do Esboço

Subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais maneáveis.

Controle de Mudanças do Esboço

Formalização e aprovação do esboço do projeto.

Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.

Controlar as mudanças de esboço, envolvendo esboço do produto e esboço do projeto.

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Áreas de atividade Gerência do Tempo do Projeto Definição das Atividades Sequenciamento das Atividades

Estimativa de Duração das Atividades Desenvolvimento do Cronograma Controle do Cronograma

Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto.

Identificar as atividades específicas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto. Identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades. Estimar a quantidade de períodos de trabalho que serão necessários para a implementação de cada atividade. Analisar a seqüência e as durações das atividades, e os requisitos de recursos para criar o cronograma do projeto. Controlar as mudanças no cronograma do projeto.

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Áreas de atividade Gerência do Custos do Projeto Planeamento dos Recursos

Estimativa dos Custos

Orçamentação dos Custos

Controle dos Custos

Determinar quais recursos e que quantidades de cada devem ser usadas para executar as atividades do projeto. Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto.

Alocar as estimativas dos custos do projeto aos itens individuais de trabalho. Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

Controlar as mudanças no orçamento do projeto.

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Áreas de atividade Gerência da Qualidade do Projeto Planeamento da Qualidade

Garantia da Qualidade

Controle da Qualidade

Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.

Identificar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar a forma como satisfazê-los. Avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfação dos padrões relevantes de qualidade. Monitorar os resultados do projeto para determinar se estão de acordo com os padrões de qualidade e eliminar causas de desempenhos insatisfatórios.

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Áreas de atividade Gerência da Recursos Humanos do Projeto Planeamento Organizacional

Montagem da Equipa

Desenvolvimento da Equipe

Identificar, documentar e designar as funções, responsabilidades e relacionamentos do projeto. Conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e alocados ao projeto.

Desenvolver habilidades individuais e do grupo para aumentar o desempenho do projeto. Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto.

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Áreas de atividade Gerência das Comunicações do Projeto Planeamento das Comunicações

Distribuição das Informações

Relato de Desempenho

Encerramento Administrativo

Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

Determinar as informações e comunicações necessárias para as partes interessadas: quem, qual, quando e como ela será fornecida. Disponibilizar as informações necessárias para as partes interessadas de uma maneira conveniente. Coletar e disseminar as informações de desempenho, incluindo relatórios de situação, medição de progresso e previsões.

Gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou de todo o projeto.

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Áreas de atividade Gerência dos Riscos do Projeto Planeamento da Gerência dos Riscos Identificação dos Riscos

Análise Qualitativa dos Riscos Análise Quantitativa dos Riscos Planeamento das Respostas aos Riscos Controle e Monitoração dos Riscos Processos necessários para a identificação, análise e resposta a riscos do projeto.

Decidir como abordar e planear as atividades de gerência dos riscos do projeto. Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas características. Analisar qualitativamente os riscos e as condições para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto. Medir a probabilidade e as consequências dos riscos e estimar as implicações nos objetivos do projeto. Desenvolver processos e técnicas para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças dos riscos. Monitorar riscos residuais, identificar novos, reduzir e avaliar a efetividade por todo o projeto.

31

Áreas de atividade Gerência das Aquisições do Projeto Planeamento das Aquisições Planeamento das Solicitações

Determinar o que contratar e quando. Documentar as necessidades de produtos ou serviços e identificar possíveis fornecedores.

Obtenção de Propostas Seleção de Fornecedores Administração de Contratos

Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço, cartas-convite, licitação). Escolher entre os possíveis fornecedores.

Encerramento de Contratos Gerenciar os relacionamentos com fornecedores.

Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto.

Completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente. 32

Áreas de atividade Gerência da Integração do Projeto

Execução do Plano do Projeto

Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente.

Controle Geral de Mudanças

Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas.

Desenvolvimento do Plano do Projeto

Coordenar as mudanças através de todo o projeto.

Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.

33

Áreas de atividade Gerência da Integração do Projeto

Execução do Plano do Projeto

Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente.

Controle Geral de Mudanças

Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas.

Desenvolvimento do Plano do Projeto

Coordenar as mudanças através de todo o projeto.

Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.

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Antes de tudo, porque elaborar esse projeto

Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça; Estruturar as informações para a tomada de decisão: 

Situação Atual



Objetivo, Esboço, Premissas e Critérios



Descrição e tabulação das alternativas



Plano de implantação



Investimentos, Custos e Benefícios

35

Levantar a situação atual

Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça; 

Identificação das oportunidades e/ou ameaças que merecem atenção



Descrição da situação, pontos fortes e fracos, conclusões e

recomendações 

Prognóstico do futuro da situação atual se nada for feito



Distinção do que é estratégico (política, longo prazo) do tático

(processo de produção, pode ser adotado de imediato)

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Descrição e tabulação das alternativas Técnicos

Situação atual

Alternativa A

Alternativa B

Eficácia Eficiência Flexibilidade Outros...

Os critérios devem ser diferenciadores

Económicos Investimentos Custos Economias Outros... Implementação

e relacionados aos objetivos Medir

em

tempo,

quantidades,

volumes, disponibilidades, dinheiro, pessoas, cultura, imagem ...

Prazos Parceiros Oportunidade

Outros... 37

Descrição e tabulação das alternativas – solução proposta → Análise do comportamento da solução perante mudanças de cenário ou premissas – riscos

→ Obtenção dos “de acordo” para o início do projeto – garantia de recursos e apoios necessários → Considerações sobre a estratégia e outros aspetos diretores para a implementação. → Uso de estudos de casos para ilustrar a consequência das escolhas na

estratégia da empresa / entidade / projeto → Dilemas → Prioridades entre projetos decorrentes 38

Plano de implantação  Migração da situação atual para a proposta  Estabelecimento de responsabilidades dentro e fora do âmbito do

desenvolvimento do projeto  Definição do acompanhamento do progresso do desenvolvimento do projeto  Capacitação e treinamento requeridos  Identificação do incentivo ou motivação organizacional que fará o projeto

ser implementado.

39

Em suma:

40

Iniciação

Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Aprovação Formal Nomear o Gerente do Projeto

Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar

Documentação da definição do projeto – Ponto de partida

41

Planeamento Esboço Planeamento do esboço Definição do esboço e elaboração Prazo

Elaboração do cronograma (definição de atividades, sequenciamento, duração, recursos e restrições) Custo

Estimar custos e preparar orçamentos Riscos

Plano de gerenciamento dos riscos Identificação, análise e plano de resposta aos risco 42

Planeamento (cont) Qualidade Planeamento da qualidade Recursos Humanos Planeamento de recursos humanos

Aquisições Planear compras e aquisições Planear contratações

Comunicações Planeamento das comunicações

Integração Plano de gerenciamento do projeto 43

Execução Integração

Orientar e gerenciar a execução Qualidade Garantia da qualidade Recursos Humanos Contratar e mobilizar a equipa do projeto Desenvolver a equipa do projeto Aquisições

Solicitar resposta de fornecedores Selecionar fornecedores

Comunicações Distribuição das informações 44

Controlo Integração

Monitorar e controlar o trabalho Controle integrado das mudanças

Esboço Verificação do esboço

Recursos Humanos Gerenciar a equipe do projeto

Comunicações Relatório de desempenho

Gerenciar as partes interessadas Aquisições

Administração do contrato Controle

escopo, cronograma, custos, qualidade e riscos 45

Capitulo I Introdução ao Protocolo: 46

Introdução ao Protocolo

Protocolo Protokollon é uma palavra originalmente composta de dois

elementos de língua grega: proto, que significa primeiro, e Kollanfolhas de papiro coladas.

47

Introdução ao Protocolo

Protocolo Protocolo significava o registo em que os documentos eram ligados,

depois ‘passou a significar a forma como os documentos eram redigidos. Em França, o bureau du protocole ocupava-se da preparação dos

documentos diplomáticos para a assinatura do cerimonial a que deveria obedecer esta assinatura. Por assimilação, o serviço do protocolo passou a designar mais corretamente o serviço que ocupava o

cerimonial e a palavra protocolo a significar o mesmo que cerimonial.

48

Introdução ao Protocolo

Existem

palavras

que

estão

intimamente

relacionadas

com

Protocolo:



Etiqueta

 Cortesia

 Cerimonial  Formalidades

49

Introdução ao Protocolo

 Etiqueta Cerimonial

usado

junto

das

altas

personalidades,

ou

de

representantes de outros países, em receções ou cerimónias oficiais, respeitando

 Cortesia É a demonstração ou o ato para se demonstrar atenção e respeito para com as pessoas.

A cortesia é a base do cerimonial

50

Introdução ao Protocolo

 Cerimonial Conjunto de formalidades ou preceitos que se devem observar ou

cumprir , num ato social ou numa ocasião ou cerimónia solene.  Protocolo

A arte da determinação e o estabelecimento das normas essenciais para a execução eficaz de toda atividade humana, social, oficial e relevante.

51

Introdução ao Protocolo

O Protocolo bem sucedido é aquele que não é visível! Não existe uma regra protocolar uniforme para todos os países, em virtude de elas variarem consoante os costumes e a cultura dos países, logo a liberdade protocolar é escassa.

Não existe margem de erro possível.

52

Introdução ao Protocolo

Classificam-se em dois tipos:  Público

Quando se refere a atividades do estado ou à pessoa que possui um cargo público e que o exercita legalmente

 Privado Quando se refere a atividades de uma pessoa, instituição, etc.

53

Introdução ao Protocolo

No protocolo como conjunto de regras cerimoniais é determinante o uso constante de palavras e diálogos apropriados, regras e formas de

tratamento, trajes cerimoniais, normas de conduta e um profundo conhecimento em organização de Eventos.

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Tipos de Protocolo

 Protocolo Oficial  Protocolo Autárquico

 Protocolo Diplomático  Protocolo Religioso

 Protocolo Aeronáutico e Marítimo  Protocolo nas Empresas  Protocolo Desportivo

 Protocolo Social

55

Tipos de Protocolo

 Protocolo Oficial Conjunto de preceitos a cumprir nas cerimónias em que participam

entidades oficiais, ou Conjunto de finalidades adotadas em receções oficiais.

56

Tipos de Protocolo

 Protocolo Diplomático Conjunto de regras que se devem observar, segundo as ocasiões,

com os representantes de estados membros.

57

Tipos de Protocolo

 Protocolo Autárquico Conjunto de regras que se devem observar no relacionamento

(interno ou externo) da autarquia; É o código de conduta para a maioria das situações da vida da

autarquia.

58

Protocolo Autárquico

As Precedências A precedência deriva do latim praecedere que significa ir à frente ou na frente.

Podemos definir então que precedência -

é o prévio

estabelecimento de uma ordem entre as pessoas que realizam ou participam de uma atividade que afeta o protocolo, em função de sua preeminência, primazia, categoria, nível ou relevância, no seio da estrutura e da própria sociedade que integram o Estado, para se

obter a máxima eficácia nessa atividade. 59

Protocolo Autárquico

As Precedências A ordem de precedência é aquela que se estabelece entre as várias pessoas que assistem a um determinado ato, de acordo com

a hierarquia ou com o cargo de cada uma, atendendo á Lei ou aos costumes e à tradição.

60

Protocolo Autárquico

As Precedências Os princípios gerais de precedência ditam que, um convidado que não tenha uma certa supremacia na hierarquia, não deve

situar-se à frente de outro que pelo cargo que ocupa, tenha maior preeminência. A precedência é uma honra ou privilégio outorgado às pessoas que detenham cargos dentro da Sociedade-Estado, e como honra que é, a autoridade que a recebe deve também saber cumprir e respeitar as suas normas.

61

Protocolo Autárquico

As Precedências Nos atos oficiais, a primeira pessoa, na ordem da precedência, ocupa normalmente a primeira presidência.

Não esquecer que quem tem a precedência é quem tem o poder de a ceder, e quando tal acontece, a pessoa visada, por cortesia e educação, deve aceitá-la.

62

Protocolo Autárquico

As Precedências Esta questão das precedências serve para todos os atos, quer sejam em sessões solenes, quer em refeições formais, quer em

todos os meios de transporte.

63

Protocolo Autárquico

As Precedências Alguns autores criam um sentido estrito para decidir sobre a precedência e nela incluem as personalidades que têm por força do

seu cargo oficial, um lugar devidamente estabelecido na relação de precedência, por isso concluem ter um precedência determinada. O sentido amplo da definição, acautelam a presença de pessoas que têm importância real na sociedade, e que quando convidadas, devem ser enquadradas na ordem geral.

64

Protocolo Autárquico

As Precedências Pode existir a precedência indeterminada e a necessidade de encontrar soluções coerentes.

Exemplo: Um Presidente de um Banco prefere ao Vice- Presidente de um outro. Se forem dois Presidentes de Bancos Privados a escolha pode recair sobre o que foi fundado primeiro, ou aquele que de forma

evidente tem uma dimensão maior. 65

Protocolo Autárquico

As Precedências Nas autarquias, pode haver necessidade de recorrer aos diversos tipos de Protocolo para auxiliar a decisão – Protocolo

religioso, académico, militar ou desportivo - , para melhor decidir sobre a ordem a determinar em relação a um tipo específico de cerimónia.

66

Protocolo Autárquico

As Precedências As soluções são múltiplas e muitas são as possibilidades de resolver cada caso, mas todas devem cumprir o denominador

comum da lógica, do bom senso e ser conhecidas pelos intervenientes.

67

Protocolo Autárquico

As Precedências

Exemplos: 

Um conjunto mínimo de pessoas – Membros da Assembleia- é só

aplicar a norma da eleição.



Uma empresa que tenha uma relação de dependência ou tutelagem

com o estado, o Presidente da entidade organizadora cederia a sua

precedência ao Ministro da qual depende a entidade. 

Se um Ministro da Justiça convida um General da República, deveria

ceder a sua precedência ao General, contudo o critério depende

exclusivamente da elegância e cortesia do anfitrião. 68

Protocolo Autárquico

Precedências no Estado Português

É uma lista de uso obrigatório em todas as cerimónias oficiais, e deve ser observada em todos os eventos, mesmo que privados, onde estejam presentes a esse titulo as altas autoridades públicas.

Todas as entidades que não constam expressamente da lista são enquadradas na posição daquelas cuja competência, material e territorial

mais se aproximem.

69

Protocolo Autárquico

Precedências no Estado Português

Na Lei do Protocolo (artigo 8.º) que “ aos cônjuges das altas entidades públicas, ou a quem com elas viva em união de facto, desde que convidados para a cerimónia, é atribuído lugar equiparado às

mesmas quando estejam a acompanhá-las. “ Os cônjuges terão de ser efetivamente convidados e devem ser a

título de acompanhante da entidade convidada.

70

Protocolo Autárquico

Precedências no Estado Português

Se existir casos em que o homem ou a mulher têm um cargo e a mulher, ou o homem, têm outro de menor precedência e são ambos convidados expressamente pelos cargos que ocupam, deve-se aplicar a

seguinte norma: cada um ocupará o seu lugar, que lhe cabe pelo cargo que ocupa.

71

Protocolo Autárquico

Precedências no Estado Português

Quando existem entidades de idêntica posição, precedem aquelas cujo titulo resultar de eleição popular ou, noutros casos, aquelas que tiverem mais antiguidade na exercício do cargo, salvo se existir outra

regra na Lei.

72

Protocolo Autárquico

Precedências no Estado Português

Sempre

que o Estado esteja representado, sejam as cerimónias

oficiais ou não, deve-se assegurar a presença de titulares de vários órgão do âmbito correspondente àquela que organiza, nomeadamente do

escalão imediatamente inferior e, caso exista composição pluripartidária deve acautelar-se incluir sempre membros da maioria e da oposição.

73

Protocolo Autárquico

Precedências no Estado Português

A ordem de precedência dos presidentes ou secretários- gerais dos partidos políticos, bem como os respetivos presidentes dos grupos parlamentares com representação na Assembleia da República, é

estabelecida em função do número de deputados que têm, ou seja, da sua representatividade eleitoral.

74

Protocolo Autárquico

Precedências no Estado Português

No artigo 31.ª da Lei do Protocolo faz referência ao poder local “Em cerimónias nacionais realizadas no respetivo concelho, os presidentes das câmaras municipais seguem imediatamente a posição das entidades

com estatuto de ministro e, se mesa houver, nela tomarão lugar, em termos apropriados.

75

Protocolo Autárquico

Precedências no Estado Português

No artigo 35.ª da Lei do Protocolo trata das altas entidades da União Europeia e que refere que o “ Presidente do Parlamento Europeu, quando em Portugal, segue imediatamente o Presidente da Assembleia

da República e as entidades parlamentares europeias as suas congéneres portuguesas”, que o “Presidente do Conselho Europeu segue

imediatamente o Primeiro-Ministro, exceto se for chefe de Estado, caso em que segue imediatamente o Presidente da República”.

76

Protocolo Autárquico

Precedências a pé, em transporte e em situações diversas

Durante as visitas oficiais há necessidade, por vezes, de organizar cortejos a pé. As pessoas podem deslocar-se lado a lado ou em fila. Consoante o caso. Tem que atender à precedência das entidades em

que integram o cortejo, do espaço disponível e do como que se quer organizar o deslocação. É possível organizar cortejos com duas filas

paralelas.

77

Protocolo Autárquico

Precedências a pé, em transporte e em situações diversas

Ao passar lado a lado, no caso de serem duas pessoas, dá-se a direita à pessoa de maior precedência.

1

2

78

Protocolo Autárquico

Precedências a pé

Se forem 3 pessoas a caminhar lado a lado, ou qualquer número ímpar, a de maior precedência toma o centro, dando a direita à segunda pessoa mais importante e o lado esquerdo à outra, continuando se for o

caso, com direita/ esquerda para os restantes. 2

1

3

79

Protocolo Autárquico

Precedências a pé

Se forem 4 pessoas ou qualquer número par, o primeiro lugar é o da direita para quem olha de frente, de uma linha imaginária traçada ao centro.

2

1

3

4

80

Protocolo Autárquico

Precedências a pé

Se por alguma razão o cortejo é organizado com as entidades em fila de duas pessoas, a de maior importância deve ir à frente.

2

1

81

Protocolo Autárquico

Precedências a pé

Se a fila integrar 3 ou mais pessoas em número ímpar, o primeiro lugar é o do meio, segundo o que precede este e o terceiro o que antecede 3

1 2

82

Protocolo Autárquico

Precedências a pé

Se forem 4 pessoas, o cortejo abre com a pessoas de menor precedência, seguindo-lhe o que ocupa o segundo lugar e depois a que tem lugar de honra, fechando com a pessoa que tem o terceiro lugar. 3 1 2 4

83

Protocolo Autárquico

Precedências no automóvel

No automóvel, a precedência deve-se com o número de passageiros , com o tipo de viatura e até com o país. O motorista, ao chegar ao destino, deve estacionar de forma que a pessoa mais importante saia do

lado do passeio, mas respeitando sempre as regras de trânsito vigentes. A pessoa mais importante, nos atos protocolares, entra primeiro e saí

em último, exceto quando o meio de transporte é o avião.

84

Protocolo Autárquico

Precedências no automóvel

1 Passeio

85

Protocolo Autárquico Precedências no automóvel

Um ou dois passageiros é o caso mais normal. O lugar de honra é atrás, lado contrário ao do motorista. O segundo lugar é o da esquerda (atrás do motorista). É normal o Presidente da Câmara sentar-se no lugar 1 e o seu Chefe de Gabinete ou um Vereador no lugar 2.

2 1 Passeio 86

Protocolo Autárquico Precedências no automóvel

O terceiro lugar a escolher é o ao lado motorista. Por exemplo: o Presidente da Câmara que se faz acompanhar por um Vereador (lugar 2)

e pelo Chefe de Gabinete (lugar 3).

2 1

3 Passeio

87

Protocolo Autárquico Precedências no automóvel

No caso de existir uma quarta pessoa, ocupará o lugar atrás a meio dos outros passageiros.

2 4 1

3

Passeio

88

Protocolo Autárquico A Bandeira

As regras gerais para o uso da Bandeira Nacional (BN) encontram-se estabelecidas pelo Decreto-Lei 150/87. Este decreto-lei, no entanto

apenas estabelece regras genéricas de utilização da BN e apenas para alguns casos. Sendo assim, além das regras especificamente definidas no Decreto-Lei 150/87, deverão ser seguidos os protocolos e as regras

tradicionalmente aplicadas nacional e internacionalmente, bem como as regras estabelecidas para o âmbito militar e marítimo.

89

Protocolo Autárquico A Bandeira

90

Protocolo Autárquico A Bandeira

Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada Locais obrigatórios, por Lei:

 Instalações de órgãos das administrações públicas central, regional e local;  Monumentos nacionais;

 Sedes dos institutos e empresas públicas;

91

Protocolo Autárquico A Bandeira

Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada Locais opcionais:

 Delegações dos institutos e empresas públicas;  Instalações de entidades privadas e de pessoas coletivas. Nos

locais

onde

a

Bandeira

Nacional

pode

ser

hasteada

opcionalmente, se o for, deverá sê-lo cumprindo sempre as regras e protocolos definidos.

92

Protocolo Autárquico A Bandeira

Quando deverá ser hasteada a bandeira nacional Segundo a Lei, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada todos os

dias nos seguintes locais:  Presidência da República;  Assembleia da República;

 Presidência do Conselho de Ministros;  Supremo Tribunal de Justiça;  Tribunal Constitucional.

93

Protocolo Autárquico A Bandeira

Apesar da Lei não o obrigar especificamente, seria aconselhável hastear todos os dias, a BN em outros locais de maior simbolismo ou

com grande visibilidade, por exemplo:  Sedes

dos

Representantes

da

República

para

as

Regiões

Autónomas;

 Ministérios da Defesa Nacional e dos Negócios Estrangeiros;  Governos civis dos distritos;  Fronteiras, portos e aeroportos internacionais;

94

Protocolo Autárquico A Bandeira

 Representações diplomáticas de Portugal no estrangeiro;  Sedes dos órgãos legislativos e executivos das regiões autónomas;

 Sedes das áreas metropolitanas e de comunidades intermunicipais.  Sedes das câmaras municipais;  Quartéis-generais das Forças Armadas e de comandos militares;

 Monumentos nacionais de grande afluxo turístico.

95

Protocolo Autárquico A Bandeira Nos restantes locais, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada aos

Domingos e Feriados e nas ocasiões especiais em que tal seja decretado pelo órgão executivo nacional, regional ou local da área territorial abrangida. Nos dias em que é hasteada, a Bandeira Nacional deve-o ser às

09h00. Deverá ser arreada ao pôr do sol. Considera-se aceitável, em locais cujo funcionamento esteja já encerrado ao pôr do sol, que o arrear da Bandeira Nacional seja realizado à hora do seu encerramento. As

bandeiras

da

União

Europeia

e

das

regiões

autónomas

apenas deverão ser hasteadas em conjunto com a Bandeira Nacional.

96

Protocolo Autárquico Posições relativas das bandeiras

Quando hasteada com outras bandeiras, a Bandeira Nacional ocupará sempre o lugar mais honroso.

Conforme o número e a disposição dos suportes, as bandeiras deverão ocupar as seguintes posições:

97

Protocolo Autárquico Posições relativas das bandeiras

Se forem hasteadas várias bandeiras num único mastro: a Bandeira Nacional ocupará a posição mais alta, seguindo-se as restantes bandeiras, por

ordem de precedência de cima para baixo:

98

Protocolo Autárquico Posições relativas das bandeiras

Se existirem dois mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro da direita (esquerda de quem os olha de frente);

99

Protocolo Autárquico Posições relativas das bandeiras

Se existirem três mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro do centro e a seguinte bandeira na ordem de precedência, ocupará o mastro da

direita (esquerda de quem olha);

100

Protocolo Autárquico Posições relativas das bandeiras

Se existir uma linha de quatro ou mais mastros assentes no solo: a Bandeira Nacional ocupará o mastro mais à direita (mais à esquerda de

quem olha), seguindo-se as restantes bandeiras, por ordem de precedência, da direita para a esquerda (da esquerda para a direita de quem olha). Opcionalmente, neste caso poderá ser colocada uma segunda Bandeira

Nacional no mastro mais à esquerda (mais à direita de quem olha);

101

Protocolo Autárquico

102

Protocolo Autárquico

Em receções oficiais, em destaque e no mastro principal deve estar o pavilhão do país que acolhe a receção. A precedência alfabética

deverá ser enunciada pelo processo de identificação internacional do país.

Quando se trata de um encontro bilateral, deverá ser dado a direita ao pavilhão nacional convidado, devendo os mastros ser iguais. As bandeiras, quando em suporte de pé de palco, deverão ser

colocadas no canto interior direito atrás da mesa da presidência do eventos, sendo que o pavilhão nacional deve ser colocado ao meio. 103

Protocolo Autárquico

Gabinete de Protocolo O Gabinete de Protocolo, numa Camara Municipal, deve atender

às competências e às atribuições definidas dos Serviços do Protocolo de Estado do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

104

Protocolo Autárquico Gabinete de Protocolo

A existência de um gabinete de protocolo é fundamental, sobretudo quando se trata de questões de Estado. Nessa configuração, o papel e o

objetivo de um gabinete deste tipo é de um ponto de vista geral:  Estabelecer linhas de orientação e de conformidade com o gabinete homólogo afim de determinar ações e obter informações sobre o melhor

modo de atuação;  Determinar o programa de ação, tratando de todas as questões de organização, segurança, transportes, locais e equipamentos a usar, alojamento, convites, etc. 105

Protocolo Autárquico

Gabinete de Protocolo Do ponto de vista específico, compete aos serviços de protocolo: a) definir as regras que devem presidir no cerimonial, etiqueta e pragmática de acordo com a prática internacional e as tradições locais;

b) Vigiar e promover a execução das normas e preceito diplomático.

106

Protocolo Autárquico

Gabinete de Protocolo O Chefe de Protocolo é responsável por: (a) estruturar e dar unidade a toda e qualquer ação protocolar que envolva órgãos de soberania; (b) acompanhar os representantes nacionais, quando se trata de

deslocações oficiais de representação ao estrangeiro; (c) acompanhar os embaixadores estrangeiros no processo de acreditação, nomeadamente na cerimónia de entrega das cartas credenciais;

107

Protocolo Autárquico

Gabinete de Protocolo O Chefe de Protocolo é responsável por: (d) estruturar, em parceria com os seus homólogos, o programa de receção em visitas oficiais de representantes estrangeiros; (e) Integrar comissões organizativas de celebrações nacionais.

108

Protocolo Autárquico

Cerimónias nos Municípios Qualquer que seja a cerimónia a organizar, ela só faz sentido e êxito se cumprir na integra os seus objetivos. Por norma são públicos, o que implica, para além dos participantes no evento, alguns ou muitos convidados, eventualmente público a assistir que nem sequer foi convidado.

Deve-se considerar a presença da comunicação social.

109

Protocolo Autárquico

Cerimónias nos Municípios Considerações:  Para a definição do melhor local para o levar a efeito o evento;  Existência de uma listagem de todos os eventos, requerendo o preenchimento obrigatório de vários itens.

Esta lista deve ser fruto de um trabalho prévio dos responsáveis pelo Gabinete de Protocolo, onde todo fica registado , a título de necessidades, por temas, utilizando-a depois para todos os eventos.

110

Protocolo Autárquico

Cerimónias nos Municípios Considerações: Seguidamente deve-se criar uma base de dados que responda a todo o que é previsível e necessário para o seu preenchimento, respondendo com eficiência a tudo o que a lista requer.

111

Folha de verificação de tarefas Evento: Observações

Rúbricas

Nota preliminar Data do evento Hora do evento Local do evento Definição da listagem de convidados Comunicação Social

Refeições Logística

Observações Nome do responsável/ Data / hora

Gabinete de Apoio Nº de folha

112

Protocolo Autárquico

Cerimónias nos Municípios 1. Definição do tipo de cerimónias; - Qual o local mais indicado, a melhor data e hora, quem participa e quem convida. 2. Planeamento da cerimónia, nos seus tempos: antes, durante e depois.

113

Protocolo Autárquico

Cerimónias nos Municípios O “antes” é o tempo de planificar, é a oportunidade para tudo acautelar, com o objetivo de que todo corra bem. Durante a cerimónia, o responsável deve verificar com atenção o bem desenrolar do programa e controlar o tempo em todas as fases do

planeamento. No final e no depois do evento, prever: acompanhamento dos participantes e convidados, na ordem prevista de saída; agradecer às

personalidades e instituições e eventuais colaboradores. 114

Cerimónias no Município Descerramento de uma Placa Toponímica É uma cerimónia tradicional, muito significativa na vida social das autarquias.

Os convites devem ser emitidos e enviados até 8 dias antes do ato. Deverão ser enviados convites aos familiares do homenageado e às entidades públicas ou privadas que a ele estiveram ou estejam ligadas. É desagradável atribuir um

topónimo e não combinar previamente com a família do homenageado a data e a hora que convém a cerimónia.

115

Cerimónias no Município Descerramento de uma Placa Toponímica O ato decorre junto à placa toponímica.

Dependo do local e o tipo de placas utilizadas, ela poderá estar num plinto, num entroncamento de uma artéria a inaugurar ou numa frontaria de um edifício. Em função do homenageado e da sua dimensão, a placa será previamente

coberta com a Bandeira Nacional e com a Bandeira do Município ou só com a Bandeira do Município.

A base da placa ou a base da frontaria do edifício onde se encontra colocada a placa será decorada com plantas se possível.

116

Cerimónias no Município Descerramento de uma Placa Toponímica À direita ficará a escolta do Corpo de Bombeiros Locais, constituída por um

porta-estandarte e três bombeiros, armados com machados de honra. Perto situar-se-á uma banda de música, que se sugere que seja de uma Associação do concelho.

Frente à placa e em setor situado a conveniente distância da mesma será montado, sempre que possível, um estrado, com as dimensões necessárias para

albergar as entidades envolvidas. A partir do estrado e até ao local da placa poderá ser colocada uma passadeira delimitada por cordões. 117

Cerimónias no Município Descerramento de uma Placa Toponímica No estrado deverá providenciar-se uma mesa adornada com um centro de flores

onde se colocará uma pasta com as armas do concelho gravadas, contendo o auto da cerimónia. Deve-se prever, se possível, um número mínimo de mastros, onde ficaram

hasteadas as Bandeiras Nacional, do Município e da Freguesia. A instalação sonora será montada noutro estrado de menor dimensão, onde se

efetuarão os discursos alusivos ao ato. Pode-se utilizar o mesmo estrado utilizado pelos convidados, devendo-se optar pelo lado esquerdo para quem olha para a tribuna. 118

Cerimónias no Município Descerramento de uma Placa Toponímica Os convidados devem chegar ao local 15 minutos antes do seu inicio, devendo

ser recebidos por funcionários do Gabinete de Protocolo, que os conduzirão ao local onde irá decorrer o ato. Se existir uma entidade para presidir ao ato, que não seja o Presidente da

Câmara, ele aguarda por ela, conduzindo-a depois até junto dos familiares do homenageado.

Dando-se inicio à cerimónia, o Presidente do Município, a entidade que preside à cerimónia e os familiares ou representantes do homenageado dirigem-se par4a junto da placa, procedendo-se então ao seu descerramento. 119

Cerimónias no Município Descerramento de uma Placa Toponímica A banda de musica nessa altura tocará o Hino da Maria da Fonte ou o Hino do

Concelho (caso exista) ou qualquer marcha militar, enquanto a escolta de Bombeiros presta continência. Após o descerramento e concluídos os hinos, as entidades dirigem-se ao

estrado, dando-se lugar às intervenções, procedendo-se à leitura da cerimónia, se existir, e de seguida, irão ocorrer os discursos pela seguinte ordem:

 da entidade que convida para o ato;  Do representante ou familiar do homenageado e da entidade, caso tenha precedência superior ao Presidente da Câmara. 120

Cerimónias no Município Descerramento de uma Placa Toponímica Embora o Presidente da Câmara, que normalmente preside a estas cerimónias

é de bom senso que ceda a referida precedência neste caso. Significa que usa da palavra antes do homenageado. As intervenções não devem exceder os 5 minutos cada.

Encerra a cerimónia, com autorização da entidade que preside, quem esteve a gerir a cerimónia e já o havia feito para a iniciar.

121

Cerimónias no Município Folha de requisição de placa comemorativa

Câmara Municipal da Trofa Gabinete de Presidência/ Protocolo

(data) Placas Comemorativas

Ocasião Tipo

Data/ Horário Observações/ Texto a considerar

122

Cerimónias no Município Lançamento de Primeira Pedra. A personalidade a convidar vai presidir à cerimónia deverá estar normalmente

relacionada com a tutela do organismo que vai determinar o arranque da obra. Devem-se associar a este ato todos os representantes de entidades que estão ou estarão ligados à sua execução, bem como o povo da localidade onde o ato vai

decorrer e as denominadas força vivas locais. O local deverá estar sinalizado com mastros e bandeiras, sendo delimitada a

área de implantação da primeira pedra com um cordão. Sempre que possível será colocado um estrado ou um tapete grande de relva artificial, onde se colocará a mesa para se proceder à assinatura do auto da noticia. 123

Cerimónias no Município Auto de notícia primeira pedra Auto de Notícia

AO DIA________DO MÊS DE _____________ DE,___________, DA ERA CRISTÃ, NA REPÚBLICA PORTUGUESA SENDO PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE _____________________________________ ______________________________________________ VEREADOR (PELOURO) DA CÂMARA MUNICIPAL DE ____________ ________________________________________________ EMPRESA PROMOTORA / CONSULTURA __________________________________________________ ARQUITETO PROJETISTA __________________________________________________ PROCEDEU À IMPLANTAÇÃO DESTA PRIMEIRA PEDRA NO _____________________________________________________ NESTE LUGAR, PERTENCENTE À FREGUESIA DE _____________________________________________________ DESTE ACONTECIMENTO SE DÁ NOTÍCIA ÀS GERAÇÕES FUTURAS, TESTEMUNHO DE QUE A AÇÃO DO HOMEM ULTRAPASSA O SEU PRÓPRIO TEMPO.

124

Cerimónias no Município Lançamento de Primeira Pedra. Se estiver presente algum membro do governo, presidindo à cerimónia, o seu

nome também é inserido neste auto de notícia, que deve ser impresso num papel especial, tipo papiro.

125

Cerimónias no Município Lançamento de Primeira Pedra. A primeira pedra terá as dimensões adequadas a não provocar embaraços a

quem a colocar, devendo o local do seu assento de fácil acesso. Junto estará um tabuleiro com cimento preparado de fresco e em quantidade suficiente para ser utilizado por diversos convidados, bem como uma colher de pedreiro.

Os convidados devem chegar ao local do evento 15 minutos antes do inicio da cerimónia. O convidado de honra, acompanhado pelo Presidente do Município e

restante comitiva, tomará a sua posição junto ao local do assentamento ou no estrado.

126

Cerimónias no Município Lançamento de Primeira Pedra. Os serviços de Protocolo deverão providenciar para que a população esteja

próxima do local. Deve-se acautelar uma zona para a comunicação social – atenção ao posicionamento do Sol.

É lido o Auto de Notícia, sendo convidados a assinar os principais intervenientes. O Auto é enrolado, atado com fitas das cores do município e

colocado num tubo, que poderá conter moedas correntes, na perspetiva de auxiliar os arqueólogos vindouros a identificarem a época de construção.

127

Cerimónias no Município Lançamento de Primeira Pedra. O auto, encerrado no tubo fechado, será colocado dentro da caixa , fechando-se

de seguida. Depois de assentar a pedra, a primeira colocação de cimento cabe ao convidado de honra, que entregará de seguida a colher de pedreiro à entidade

anfitriã, sendo esta que chamará para si os convidados que entenda deverem associar-se mais diretamente a este ato simbólico, lançando cimento sobre a pedra

já colocada. O Presidente da Câmara, se não for a entidade que preside, discursará em último lugar. Se existir, é o convidado de honra que faz a última intervenção. 128

Cerimónias no Município Lançamento de Primeira Pedra. No final, encerra-se a cerimónia em nome da entidade que preside,

agradecendo-se a presença de todos.

129

Cerimónias no Município Inauguração de uma obra Os convites a enviar a esta cerimónia obedecerão ao que já foi referido. Quem

convida deve chegar 15 minutos antes da hora prevista para o inicio. Os convidados serão acolhidos por funcionários da Câmara Municipal especialmente destacados para esse fim.

Aguardam todos no exterior a chegada da individualidade que irá proceder à inauguração e que, vem em cortejo, desde o limite do concelho, ou será recebida

no exterior do edifício pelo Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal, Vereação e outros Autarcas.

130

Cerimónias no Município Inauguração de uma obra Sempre que possível e caso se justifique, o Corpo de Bombeiros local prestará

honras no momento da chegada da entidade oficial. Pode-se considerar a existência de uma fita à porta do edifício ou numa zona de entrada do espaço a inaugurar, a ser cortada por uma tesoura previamente

preparada para o efeito. Já no interior deve proceder ao descerramento de uma placa comemorativa da

inauguração, na qual constará o motivo justificativo do ato, nome e o cargo da individualidade que preside à inauguração e a respetiva data.

131

Cerimónias no Município Inauguração de uma obra Esta placa estará devidamente coberta com a bandeira Nacional ou do

Município, conforme o caso. A entidade eclesiástica, caso esteja presente, procederá à cerimónia litúrgica da bênção, após o que todos os convidados se dirigirão para o local onde vai ser efetuada a sessão alusiva ao ato.

Logo que as personalidades ocupem os seus lugares na mesa de honra, o Presidente da Autarquia dará inicio à sessão, no decorrer da qual serão proferidos

discursos, normalmente da entidade responsável pelo organismo inaugurado. No final, dando-se concluída a sessão solene, é efetuada uma visita às instalações do edifício. 132

Cerimónias no Município Inauguração de uma obra Deve realizar-se uma seleção prévia dos setores principais, por forma que a

visita não se prolongue excessivamente. No interior do edifício deve providenciar-se para que o percurso, quer na entradas, quer na saída das entidades oficiais, se faça de forma a não se

verificarem situações de aglomeração. Ter cuidado de não levar a comitiva num percurso que termine num beco e que

obrigue toda a gente a voltar para trás, rompendo pelo meio de todos quantos vinham a acompanhar a visita.

133

Cerimónias no Município Inauguração de uma obra Neste caso há duas soluções:

 ou se prevê a situação e se corta a passagem a todos os acompanhantes depois de passar um número razoável de pessoas, esperando que elas façam a visita e voltem até àquele ponto, ou se evita ir mesmo aqueles espaços.

Quando a entidade oficial se retirar, será acompanhada à viatura pelo

Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal e outras Autarcas, bem como pelos responsáveis pelos organismo inaugurado.

134

Precedências Militares e da PSP Além das precedências das entidades militares com determinadas funções, incluídas na lista das Altas Autoridades, há que ter em conta as precedências das

diversas patentes militares e as respetivas equivalências entre as diversas armas. No artigo 9º do Regulamento de Continências e Honras Militares encontramos a forma de agrupar as forças armadas para efeitos de continência e honras militares,

no que se refere aos graus de hierarquia militar. A precedência das tropas em formatura ou em parada fica determinada no

artigo 97º, quando se afirma que, nas formaturas e desfiles em que tomem precedência a considerar, da direita para a esquerda (quando em linha) ou da frente para a retaguarda (quando em coluna) será a seguinte: 135

Precedências Militares e da PSP Estabelecimento militares de ensino: Colégio militar;

Instituto Militar dos Pupilos do Exército; Estabelecimento de ensino superior militar: Escola Naval;

Academia Militar: Academia da Força Aérea

Armada

136

Precedências Militares e da PSP Exército: Infantaria;

Artilharia; Cavalaria; Engenharia:

Transmissões; Serviços de saúde;

Serviços de administração militar; Serviços de material;

137

Precedências Militares e da PSP Força Aérea Forças de Segurança

Guarda Nacional Republicana e Polícia de Segurança Pública.

A mesma disposição estabelece ainda que havendo tropas apeadas,

monitorizadas e a cavalo constituir-se-ão com a seguinte precedência: 1. Tropas apeadas

2. Tropas a cavalo 3. Tropas monitorizadas.

138

Precedências Militares e da PSP As altas entidades das Forças Armadas ordenam-se da seguinte forma: a. Chefe do Estado-Maior General das Forças Armadas

b. Almirantes da Armada e Marechais, segundo a antiguidade c. Chefe de Estado-Maior da Armada d. Chefe do Estado-Maior do Exército

e. Chefe do Estado-Maior da Força Aérea.

139

Trajes civis de cerimónia Chaqué O chaqué aceita a gala e a meia gala utilizada durante o dia (abrange todos os

atos que se realizem num espaço de tempo compreendido entre as nove da manha e a sete da tarde). A sua origem remonta às cortes britânicas do sec.XIX., onde era utilizado como

indumentaria para montar a cavalo. O mais cerimonioso é de cor preta, ainda que o cinza esteja a torna-se habitual

e não admite condecorações ou outros elementos do género, à exceção de um botão na casa.

140

Trajes civis de cerimónia Chaqué É utilizado nos atos que celebram a Semana Santa, na 5ª Feira Santa usar-se-á

gravata cinzenta e luvas brancas. Na 6ª Feira Santa e Sábado levar-se- á gravata e luvas pretas. Atualmente é muito usado em casamentos mas, é importante diferenciar a cor

do chaqué do noivo e dos acompanhantes deste.

141

Trajes civis de cerimónia Chaqué

Compõem-se das seguintes peças: Camisa – branca rígida, bem passada a ferro, de gola normal sem botões. Pulso duplo para botões de gala. O tecido mais frequente é o fio ou popelina.

Gravata – cinza, preferencialmente de seda e no tipo Windsor. Pode ir adornada de um alfinete de gravata com uma pérola na cabeça. Colete – cinza, com uma fila de botões de corte clássico. Em cerimónias fúnebres pode ser de cor preta, em casamentos, branco de seda ou piquet. Calças – cinzas ou pretas, com raias verticais e corte clássico. O tecido pode

ser um cheviot. 142

Trajes civis de cerimónia Chaqué

Compõem-se das seguintes peças: Meias – finas de cor preta, de fio ou seda. Sapatos – pretos, lisos e de pele, preferivelmente sem atacadores. Devem ser

mate ou com pouco brilho. Fato – tipo “levita”, com faldões separados na sua parte dianteira e lapelas clássicas. Pode ser preto ou cinza escuro. Chapéu – Ainda que não frequente, deve ser de copa, preto ou cinza, em pelo ou seda brilhante.

Luvas – clássicas, de pele e de cor cinzenta. Atualmente utilizam-se pouco. 143

Trajes civis de cerimónia Smoking

Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda preta e botões cobertos de seda. O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de

vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo. O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc. É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.

144

Trajes civis de cerimónia Smoking

Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda preta e botões cobertos de seda. O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de

vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo. O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc. É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.

145

Trajes civis de cerimónia Compõem-se das seguintes peças:

Fato – de cor preta, azul-escuro, bordeaux ou branco, varia segundo o local e a época do ano, mas o mais utilizado é o preto. Pode ser reto ou cruzado, com lapelas redondas de grande abertura, em seda brilhante. Se o fato for cruzado não

se deve vestir barra, só um botão superior. O fato branco só se veste na primavera e verão e normalmente em espaços abertos. Camisa – branca ou de cor marfim muito clara. Gola baixa (de borboleta) e pulso duplo para levar botões.

Borboleta – preta de seda, mas pode também ser azul ou bordeaux, em função do fato que se usa. 146

.

Trajes civis de cerimónia Compõem-se das seguintes peças:

Barra – em seda a jogo com a borboleta. Se levar barra não pode utilizar colete. Meias – finas, de seda ou fio e pretas.

Sapatos – pretos, com atacadores e charol. Colete – de seda e do mesmo tecido que o smoking. Luvas – brancas, cor de marfim ou cinza, em pele.

147

Trajes civis de cerimónia Fraque

É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex: entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a actos académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por

Reis e Presidentes da República. Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que este. Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados. Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,

receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações. 148

Trajes civis de cerimónia Fraque

É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex: entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a atos académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por

Reis e Presidentes da República. Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que este. Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados. Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,

receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações. 149

Trajes civis de cerimónia

Estilo

Homem

Mulher

Reuniões ao ar livre, Camisa sem gravata, jaquetas, refeitório de fábrica, malhas e moletons, calçado tipo churrascos top-sider ou mocassim - tênis somente em caso de prática desportiva posterior no local

Saia e blusa, calça comprida(não para cerimônias oficiais públicas), sandálias mais fechadas para verão e sapatos de salto baixo

Café da manhã e almoços em ambientes descontraídos

Tailleur, saia e blazer em cores diferentes, vestido tipo chemisier, saia e blusa, sapato mocassim. Bolsa, em solenidade em horário de expediente comercial, pode ser a usual.

Blazer, camisa de cor ou camiseta lisa, gravata opcional para os mais jovens(tecido fosco), sapato tipo mocassim

150

Trajes civis de cerimónia Estilo

Homem

Mulher

Cocktail, jantares ,sessões nãosolenes em ambientes governamentais

Calça em tecido diferente ao do Tailleur, blazer, vestido, sapato blazer, terno príncipe-de-gales, scarpin liso e bolsa pequena pied-de-poule. Camisa branca ou de cor suave -listrada também. Gravata sempre, sapatos escuro.

Receção –festas à noite

Terno escuro, gravata discreta, Vestidos ou duas peças, tecidos em tecido nobre(seda pura). nobres (Crepes, tafetá, brocado, Sapatos e meias pretasmusselina, renda, jérseis). Sapato e carteira em couros metalizados, camurça ou tecido

Atos inaugurais mais Fato completo liso ou calça É o mesmo de cocktail, mas solenes à tarde e à mescla e paletó escuro, camisa pode incluir chapéu em noite) branca e gravata mais refinada casamentos matinais e luvas de pelica lisa. 151

Trajes civis de cerimónia

Estilo

Homem

Mulher

Jantares e festas mais sofisticados

Smoking

Vestido curto receção, saia longa e blusa, calças em tecidos nobres, vestido no comprimento do traje de gala(cobrindo o pé), sem pedras

Galas

Smoking

Vestido longo, com liberdade para brilhos em tecido ou pedras, salto alto em calçado preferencialmente forrado

152

Questões para resumo da sessão

1.Quais as palavras que estão intimamente relacionadas com Protocolo? 2. Diga o que entende de protocolo?

3. Que tipos de protocolo conhece? 4. Diga o que entende por protocolo autárquico?

5. Diga o que entende por precedências? 6. Dê alguns exemplos de precedência( a pé, de automóvel) 7. Qual o papel e o objetivo do gabinete de protocolo.

8.Diga quais são os objetivos específicos do serviço de protocolo. 9.Diga quais são as responsabilidades do gabinete de protocolo

10.Diga quais são as considerações na realização de um evento 153

Fecho

Encerramento do contrato Encerramento do projeto 

Lições Aprendidas Coleta Consolidação Disponibilização Divulgação

Arquivamento da documentação Registros históricos

Aprender com a própria experiência erros e acertos

154

Organização e gestão de eventos Conceção, Criatividade, Briefing e Agências

155

Evento

Evento É um acontecimento que tem como característica principal proporcionar uma ocasião favorável ao encontro de pessoas, congregando-as em torno de um

objetivo

específico que, simultaneamente, constitui o

seu principal tema e

justifica a sua realização.

156

Evento

Evento Assume um papel de “cartão de visita” da Empresa, com um consequente aumento nas proporções e finalidades, que se repercutem na organização, a

qual por sua vez se tornou, tarefa trabalhosa, especializada e de grande responsabilidade. As improvisações de última hora podem comprometer não só o evento em si como também a imagem da Empresa, naturalmente transformando o investimento realizado em desperdício de recursos materiais e humanos.

157

Fases de um planeamento de eventos

Pré-evento É a fase essencial do evento onde haverá a definição do projeto e o

planeamento de todas as atividades, bem como o detalhamento de receitas e despesas esperadas, com a decisão de que tipo de

fornecedores e profissionais deverá ser contratado. Também são equacionados os controlos administrativos e financeiros. Tudo isso girará em função dos objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de

receitas estimadas.

158

Fases do planeamento de eventos

Evento Se a fase o pré-evento for bem elaborada, a realização do evento

tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haverá uma boa base para que a organização da estrutura operacional do evento possa

acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais

contratados durante o pré-evento.

159

Fases do planeamento de eventos

Evento Se a fase o pré-evento for bem elaborada, a realização do evento

tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haverá uma boa base para que a organização da estrutura operacional do evento possa

acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais

contratados durante o pré-evento.

160

Fases do planeamento de eventos

Pós-evento Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na

fase

anterior, dos

acertos

financeiros

e dos

pagamentos

dos

fornecedores. É o momento também devolver todos os materiais não

utilizados e as correspondências oficiais catalogadas e arquivadas corretamente

da

apresentação

dos

relatórios

financeiros

e

de

desempenho evento.

É a fase da avaliação dos resultados.

161

Conceção e Briefing

A etapa inicial de um planeamento de eventos acontece com a conceção, que é a geração da ideia do evento e a obtenção das

informações preliminares para o desenvolvimento do planeamento de evento.

Na área de eventos, a conceção e o briefing são somente um apanhado de informações básicas de direcionamento de eventos, que devem representar praticamente um “interrogatório” da expectativa e da

ideia de evento do cliente para o desenvolvimento das outras etapas do planeamento. 162

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências

Conceção É a fase do reconhecimento das necessidades do evento, onde se

elabora alternativas para supri-las, identifica os objetivos, coleta as informações necessárias para a execução do evento, estabelecem

diretrizes e lista os resultados desejados. Nesta fase acontece o que muitos profissionais denominam de visita técnica.

163

Conceção e Briefing

Para se fazer um evento de sucesso, esse sonho deve ser concretizado com a identificação de uma ou várias necessidades e/ou

oportunidades encontradas em um ou mais segmentos. Para isso, após essas constatações, devem-se identificar com clareza e quais objetivos

e resultados o evento pretende alcançar.

164

Conceção e Briefing

Briefing É um conjunto de informações e instruções facultadas e necessárias para o desenvolvimento do planeamento de eventos. São os aspetos relevantes para do evento. Esse instrumento é aplicado não só para procurar as informações dos itens a compor o planeamento mas

também, quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente, do andamento do processo ou de qualquer problema que não esteja solucionado.

É através do briefing que o organizador desenvolve todas as ações do planeamento para sua melhor execução. 165

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências Briefing

O “briefing” tem a finalidade de informar sobre o evento, ser uma espécie de roteiro e auxiliar no enquadramento do mesmo.

Frequentemente o primeiro “briefing” a ser feito é o que antecede a organização do próprio evento, quando se solicita a apresentação de propostas. Neste fase do pré-evento, o documento assume uma grande

importância porque é a partir desta informação – pode igualmente ocorrer em formato de reunião –, que se efetua o planeamento das diversas etapas a observar na realização do evento mediante, também, o pedido e a visão que o cliente tem sobre o acontecimento. 166

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências Briefing

Apresenta-se uma estrutura simples para elaboração de um briefing (pré-evento): a) Enquadramento: efetuar uma curta apresentação sobre a Empresa ou

Instituição que promove o evento, incluindo a forma como está organizada e quem são as pessoas de maior estatuto; b) Contextualização: é fundamental que o cliente refira quais foram os eventos

anteriores e como e onde decorreram. Deve falar sobre a sua marca, sobre a empresa e o que entender ser pertinente informar;

c)

Objetivos: o cliente deve apresentar uma descrição sobre os objetivos a alcançar com a realização do evento; 167

Conceção, criatividade, briefing e agências

Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua coordenação, passa-se a relatar a composição, preparação de um evento. Estamos ainda nas principais etapas da elaboração de um planeamento e ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo, diferente, único perante o público-alvo e as empresas patrocinadoras e parceiras.

168

Conceção, criatividade, briefing e agências

Um tema criativo, oportuno, inovador, atual, polêmico é garantia de sucesso de qualquer evento. Vale lembrar que o marketing do evento já começa com a natureza e a relevância do tema escolhido. O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser estabelecido ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo.

169

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências

Criatividade

Processo de se tornar sensível a problemas, deficiências e lacunas no conhecimento; identificar a dificuldade, procurar soluções, formulando

hipóteses; testar e retestar estas hipóteses; e, finalmente, comunicar os resultados. Torrance em Alencar & Fleith (2003)

170

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências

Criatividade Criatividade envolve a produção de algo novo, que é aceito como útil

e/ou satisfatório por um número significativo de pessoas em algum ponto no tempo.

171

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências

Agências É frequente as empresas que não dispõem de funcionários internos de

gestão de eventos recorrerem aos serviços de agências externas, que se encarregam de realizar o trabalho em seu nome. As agências podem oferecer

uma experiência valiosa e conhecimentos especializados adquiridos através da organização de uma vasta gama de eventos em nome de diferentes clientes.

172

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências

Agências Além disso, ao contrário do que acontece com um organizador interno que

trabalha no sentido de estabelecer processos e procedimentos que, na maior parte dos casos, visam uma audiência específica para todos os eventos, uma

agência tem de adaptar os seus serviços às necessidades de cada cliente individual para o qual trabalha, no que se refere a cumprir as necessidades orçamentais, o mercado alvo, etc.

Dependendo da dimensão da agência, é possível que disponha de funcionários com experiência em áreas específicas. 173

Organização e Gestão de Eventos Planeamento de Eventos

174

Importância do planeamento

“ A melhor preparação para o trabalho de amanhã é o bom trabalho de hoje” (in Ana Santiago, Formação Portal do Ser)

“ Estabelecer o caminho que a organização quer percorrer no futuro, através de estratégias e táticas” (Filipe Pedro et al)

“ Determinação dos meios mais indicados para atingir os fins definidos” (Filipe Pedro et al)

175

Perspetiva estratégia de eventos Porque razão é necessário o marketing na organização e gestão de um evento? • A utilização dos princípios e ferramentas do marketing transmite segurança na tomada de decisões • Transmite confiança aos patrocinadores, logo, há maior probabilidade de

obter patrocínio • Maior probabilidade de sucesso do evento • Avaliação mais cuidada e minuciosa no sentido de uma MELHORIA contínua • Ser o alvo de escolha dos consumidores dado o excesso de concorrência 176

Perspetiva estratégia de eventos Qualquer organização de evento é uma atividade de marketing, ou seja, implica um processo estratégico • Avaliar as necessidades do mercado/público para definição do evento • Análise da situação externa (programação, mercados, concorrência, preços, condições políticas) e interna (recursos humanos, financeiros, relação

com fornecedores e entidades locais, gestão de patrocínios). Exemplos? • Identificar opções estratégicas: crescimento, consolidação, contenção, combinação • Escolher a melhor estratégia de produto, preço, comunicação e distribuição

177

Planeamento de eventos: etapas

1ª Objetivos e Público-alvo • Definir de forma clara e precisa o objetivo

• Controlar a amplitude que se quer atingir • Exemplos de objetivos:

- Lançamento de novo produto/marca - Reunião de pessoas/discussão de temas - Apresentação institucional da empresa

- Promoção de empresa/produto/marca - Divulgação de uma região/destino 178

Planeamento de eventos: etapas Definição de objetivos

O acrónimo SMART 

Específicos (Specific) – centrados nas metas de um evento;



Mensuráveis – expressos de forma quantificável;



Acordáveis – têm o acordo dos responsáveis por atingir esses

objetivos;



Realísticos – existem pessoas, recursos financeiros, canais de

marketing e distribuição disponíveis para atingir esses objetivos;



Definidos no Tempo (Time specific em inglês) – devem ser atingidos

até determinado prazo limite. 179

Planeamento de eventos: etapas

1ª Objetivos e Público-alvo

Identificar e selecionar o público de interesse • Identificar os segmentos e áreas geográficas de onde provêm

• Perceber as suas necessidades, interesses e expectativas • Definir o número de pessoas a atingir

A identificação e conhecimento do público-alvo torna todas as decisões de planeamento do evento mais claras

180

Planeamento de eventos: etapas

2ª Orçamento disponível

• Verificar e analisar o orçamento disponível • Estabelecer um orçamento básico e definir o grau de flexibilidade

• Esta etapa deve anteceder todas as opções e ações estratégicas

A verificação do orçamento permite distribuir as verbas pelas

atividades a incluir no evento

181

Planeamento de eventos: etapas

3ª Estratégia do evento

• Após definição de finalidades e orçamento deve-se optar pela melhor estratégia de execução do evento (micro)

• Essa estratégia é definida já no âmbito de uma estratégia mais geral (macro) do evento. A estratégia é o meio que nos permite atingir os objetivos gerais do

evento

182

Planeamento de eventos: etapas

4ª Definição do tema

• Definir, explicitar e divulgar é importante e deve ser feito de forma mais rápida possível (porquê?)

• A definição do tema implica escolha dos meios de divulgação do evento, escolha do local, público-alvo, potenciais patrocinadores, convites • O tema principal deverá ser curto, objetivo, claro, com impacto. Deve

resumir todos os fins que se espera alcançar com o evento

A definição do tema ajuda a orientar todas as decisões seguintes 183

Planeamento de eventos: etapas

5ª Data e Local

• Etapas para definição da data: (1) melhor altura para a realização/base de trabalho; (2) verificar aspetos como feriados, eventos concorrentes, épocas altas e

baixas, datas comemorativas; (3) identificar dias da semana mais adequados; • A par da data, a escolha dos melhor horário é fundamental. Deve-se já prever eventuais atrasos (normalmente/ a atividade inicia 30m após)

A escolha de uma má data/hora para a realização do evento pode causar o INSUCESSO do mesmo! 184

Planeamento de eventos: etapas 5ª Data e Local • A definição do local deve atender aos seguintes elementos: (a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas público-alvo; disponibilidade do espaço; local compatível com o orçamento disponível? (avaliar

custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira) (b) Específicos (condições do espaço) O local tem a “cara do evento”? Tem estacionamento com segurança? Receção eficiente, agradável, com sinalética

adequada? Equipamento audio-visual? É necessário recorrer aos serviços de fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?

Localização, decoração dos espaços ” 185

Planeamento de eventos: etapas 5ª Data e Local • A definição do local deve atender aos seguintes elementos: (a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas público-alvo; disponibilidade do espaço; local compatível com o orçamento disponível? (avaliar

custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira) (b) Específicos (condições do espaço) O local tem a “cara do evento”? Tem estacionamento com segurança? Receção eficiente, agradável, com sinalética

adequada? Equipamento audio-visual? É necessário recorrer aos serviços de fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?

Localização, decoração dos espaços ” 186

Planeamento de eventos: etapas

6ª Programa • Definição do programa provisório vs definitivo; interno vs externo

•Definição do programa geral: horários, interrupções, refeições, duração, conteúdo, espetáculos/animação

• Qualquer programa deve constar: - Dias; hora de início e fim; tema principal - Oradores e pequeno histórico profissional

- Resumo de cada intervenção

187

Planeamento de eventos: etapas 6ª Programa - Sala onde terá lugar a atividade - Horários e local de refeições - Informação clara sobre transporte dos participantes

- Valor e condições de pagamento” Deve-se ter em conta que o programa é o “mapa” que orientará o participante

ao longo de todo o evento. Se esse mapa não existe ou está mal construído as dúvidas serão maiores serão defraudadas as expectativas dos participantes

188

Planeamento de eventos: etapas

7ª Afetação de Recursos

A) Recursos financeiros •Capital disponível

• Despesas a efetuar • Fontes de financiamento: subsídios públicos, doações de entidades privadas, contribuições particulares, programas especiais, venda de bilhetes,

patrocínio, mecenato

189

Planeamento de eventos: etapas 7ª Afetação de Recursos B) Recursos Humanos • Determinar necessidade de pessoal • Analisar e descrever funções

• Definir políticas e procedimentos • Elaborar orçamento • Efetuar recrutamento e seleção

• Formar equipa • Supervisionar e avaliar desempenho

190

Planeamento de eventos: etapas 7ª Afetação de Recursos C) Recursos físicos, materiais e serviços • Infraestruturas • Equipamentos diversos

• Serviços diversos: catering, audiovisuais, decoração, etc • Serviços de apoio: abastecimento, limpeza D) Recursos legais e de risco

• Contratos • Registo de marcas

• Segurança • Serviços de emergência 191

Planeamento de eventos: etapas

8ª Reunir os envolvidos • Necessidade de transmitir a informação sobre o evento aos colaboradores

envolvidos no planeamento, execução e controlo •

Envolvidos:

colaboradores

da

empresa,

hospedeiros

de

eventos,

fornecedores de serviços

Esta fase será desenvolvida no módulo seguinte de “gestão de eventos”

192

Planeamento de eventos: etapas

9ª Contratação de serviços • Esta fase envolve a contratação de todos os serviços necessários à

realização do evento -Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeições (almoço, banquete,

breakfast, café da manhã, chá da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happyhour, jantar, picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de serviço (sentado, volante, buffet) menus, horários, nº de pessoas para o serviço,

193

Planeamento de eventos: etapas

9 ª Contratação de serviços - Animação: artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaços,

trapézio) -

Decoração:

escolha

de

local

(quente/fresco;

aberto/fechado;

localização/história); tipo de evento (oficial, formal, informal), duração do evento (tipo de materiais a utilizar)

- Filmagem e fotografia

194

Planeamento de eventos: etapas

10 ª Estratégia de Comunicação • Variável do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: imagem a

criar, mensagem a transmitir, posicionamento do evento • Identificar os meios de comunicação em função do público-alvo: publicidade

no exterior (outdoors, mupies, cartazes, banners em fachadas, viaturas, wc públicos, etc), fyers, desdobráveis, cartas e convites, comunicação de imprensa/kit de imprensa, merchandising

195

Planeamento de eventos: etapas

10 ª Estratégia de Comunicação • Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais

• Utilizar instrumentos de divulgação como o press-release e o convite • Preparar sempre um Kit de Imprensa que forneça todas as informações

necessárias sobre o evento • A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correta, completa

A escolha da estratégia de comunicação ditará o sucesso ou insucesso do evento. 196

Planeamento de eventos: etapas

11 ª Planeamento Logístico • Classificar e ordenar de forma lógica as atividades a desempenhar

• Atribuir responsabilidades e tarefas •. Fixar alternativas possíveis no caso de sucederem falhas

• Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do evento, checklists, diário de gestão de espaço

Esta fase será aprofundada no módulo seguinte de “gestão de eventos”

197

Planeamento de eventos: etapas

12 ª Novo Orçamento • Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento

• Após definição clara de toadas as atividades deve-se elaborar novo orçamento mais preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a

ajustes • O orçamento deve indicar todos os serviços a prestar, assim como custos • Fazer ainda referência a condições do orçamento: modalidades de

pagamento, condições de cancelamento, validade;

198

Planeamento de eventos: etapas

13 ª Avaliação •Fase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida

•Fase essencial que permite fazer um balanço construtivo do evento • Permite identificar erros cometidos e aspetos positivos

• Informação fundamental para a realização dos próximos eventos

199

Planeamento de eventos: etapas

Em suma O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões: - O que - Por que - Para que - Onde - Como - Quando - A quem - Quem - Com que

200

Planeamento de eventos: etapas

Em suma O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões: - O que (natureza do projeto) - Por que (origem) - Para que (objetivos) - Onde (Local) - Como (atividades, planeamento logísticos, metodologia) - Quando (calendarização) - A quem (público-alvo) - Quem (entidade anfitriã, organizadora, colaboradores) - Com que (recursos materiais, financeiros)

201

MODELO DE CRONOGRAMA Evento Cliente Local Data / / Horário Profissional responsável ATIVIDADES

DATA DATA DATA RESPONSÁVEL OBSERV.

INÍCIO LIMITE FINAL 1.Planeamento 2.Programação visual

3.Divulgação 4.Mailing List 5.Organização 6.Instalações físicas 7.Recursos

humanos 8.Recursos materiais 9.Recursos audiovisuais e equipamentos 10.Avaliação

202

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS 1.Título 2.Entidade

e/ou empresa promotora 3.Entidade e/ou empresa organizadora 4.Cidade – sede 5.Local do evento 6.Tema do evento 7.Objetivos 8.Justificativa 9.Público – alvo e número previsto de participantes 10.Descrição do evento 11.Período de realização do evento e horário 12.Inscrições e informações 13.Taxa de inscrição e/ou ingresso 14.Recursos necessários 15.1 – recursos humanos 16.2 – recursos materiais (administrativo) 17.3 – materiais de divulgação 18.4 – recursos audiovisuais e equipamentos 19.5 – diversos 20.Instalações 21.Serviços (transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração e outros) 22.Previsão orçamentária 23.1 – receitas 24.2 – despesas 25.Cronograma 26.Considerações gerais

203

MODELO DE CHECKLIST

Evento: semana de turismo Local: auditório da Instituição Organizadora Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30 Responsável; João Carlos Azevedo DISCRIMINAÇÃO

UNIDADE/SETOR

RESPONSÁVEL

SITUAÇÃO

1 – reserva do local

Coordenação de curso

Carla matos

Em andamento

2 – reunião para montagem da comissão organizadora da semana

Coordenação de curso

Carla matos

Ok

3 – distribuição de atividades para as diversas comissões de trabalho

Coordenação geral do evento

Sandra regina

Ok

4 – definir tema e programa do evento

Comissão organizadora

5 – contratar pessoas e/ou profissional autônomo p/ criação de material de divulgação

Comissão financeira, de divulgação e marketing

6 – Procurar patrocínio e apoio cultural

Comissão financeira, de divulgação e marketing

204

MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditório da Instituição Organizadora Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30 Responsável; João Carlos Azevedo

DISCRIMINAÇÃO

UNIDADE/SETOR

7 – definição do material de divulgação

Comissão organizadora

8 – contratação de gráfica p/ impressão do material de divulgação e administrativo

Comissão organizadora

9 – fazer listagem de convidados e palestrantes

Secretaria do evento

10 – enviar carta convite p/ autoridades, palestrantes,diretoria da instituição e demais funcionários

Secretaria do evento

11 – fazer reserva de equipamentos de audiovisual no departamento responsável

Secretaria do evento

12 – fazer solicitação de serviço de copa (café,água, chá)

Secretaria do evento

RESPONSÁVEL

SITUAÇÃO

205

MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditório da Instituição Organizadora Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30 Responsável; João Carlos Azevedo

DISCRIMINAÇÃO

UNIDADE/SETOR

13 – fazer folow up dos convidados, autoridades e outros

Secretaria do evento

14 – fazer a divulgação na mídia

Comissão financeira,de divulgação e marketing

15 – fazer a divulgação do evento na instituição

Comissão financeira, divulgação e marketing

16– mostrar as pastas dos participantes e convidados

Comissão de recepção

17 – mostrar as pastas dos participantes e convidados

Comissão de recepção

18 – definição de recepcionistas e escala de trabalho

Comissão de recepção

RESPONSÁVEL

SITUAÇÃO

206

MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditório da Instituição Organizadora Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30 Responsável; João Carlos Azevedo

DISCRIMINAÇÃO

UNIDADE/SETOR

19 – verificação e liberação de estacionamento

Secretaria do evento

20 – elaborar carta de agradecimento p/ os palestrantes

Secretaria do evento

21 – providenciar os certificados dos participantes

Secretaria do evento

22- definir mestre de cerimônia

Comissão organizadora

23 – treinar as recepcionistas

Coordenação geral do evento

24 – convocar reunião de avaliação do evento

Coordenação geral do evento

25 – elaborar relatório de avaliação

Coordenação geral

RESPONSÁVEL

SITUAÇÃO

207

Organização e Gestão de Eventos Gestão de Fornecedores e Serviços

208

Gestão de Fornecedores e Serviços

Tão importante como escolher os profissionais e voluntários que estarão

fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das empresas prestadoras de serviços especializados. Precisamos também, fazer

que cada empresa se conheça, ou seja, se conheçam e falem a mesma “linguagem”, tendo o mesmo padrão de qualidade e atendimento. Todas as empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleção, onde se deve

analisar a competência, reputação, experiência e qualidade dos serviços anteriormente prestados e preço justo. Todas, sem exceção, devem ter contrato escrito

previamente

assinado,

com

descrição

detalhada

de

suas

responsabilidades e deveres e cronograma. 209

Gestão de Fornecedores e Serviços

Para cada produto, serviço ou opcional oferecido a seus clientes, deve

haver um ou mais fornecedores já referenciados e com contrato de fornecimento previamente definido e assinado. As condições mínimas a serem

negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades de cada empresa e de seus mercados.

210

Gestão de Fornecedores e Serviços

Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de serviços

de um evento:  Decoração;

 Catering 

Equipamentos eletrônicos;



Fotografia e filmagem



Gráfica;



Gerador próprio de energia



Empresa de aluguer de veículos;



Limpeza 211

Organização e Gestão de Eventos Catering

212

Catering

O Catering

Ter a oportunidade de contar com este tipo de serviço na realização do evento representa uma grande ajuda, em virtude de os colaboradores já

estarem habituados ao local e o serviço desenvolve-se com maior facilidade., para além de o custo poder ser menor.

213

Catering

O Catering

No caso de ser necessário contratar uma empresa exterior, deve-se em primeiro lugar, considerar que tipo e quantas refeições serão servidas ao longo

do dia ou dos dias e para que público. O tipo de refeições, a horas a serem servidas, a quantidade de refeições em cada momento e outras questões específicas devem ser programadas e incluídas num cronograma próprio para

melhor controlo por parte da empresa de catering, o que originará um melhor serviço.

214

Organização e Gestão de Eventos Sessão solene

215

Cerimónias no Município Sessão solene A Sessão Solene pode ocorrer num espaço próprio para a entrega de distinções

ou medalhas do município, mas como meio para receber, de forma pública e com a maior dignidade, uma personalidade de que, estando de visita ao concelho, o justifique. Serve para registar outros atos, como sejam o dia do concelho e a

assinatura oficial de protocolos ou acordos de cooperação. São enviados convites próprios para o efeito e organizada a sala na relação

direta com o universo e o tipo de convidados previstos.

216

Cerimónias no Município Sessão solene Deve-se acautelar a existência de um espaço de tempo entre a chegada aos

Paços do Concelho e o início da cerimónia. O Presidente da Câmara deve receber à porta do edifício a entidade, conduzindo-a ao seu gabinete.

Deve oferecer algo para beber, permitindo uns minutos de descontração e de conversa informal.

Este tempo é precioso para que todos os convidados se instalem na sala, tomando o seu próprio lugar. Quando isto acontecer as personalidades que integram a Mesa de Honra dirigem-se à sala, sabendo previamente o seu lugar. 217

Cerimónias no Município Sessão solene A pessoa encarregue de gerir a cerimónia apresenta a composição da Mesa de

Honra, e dá-lhe inicio em nome da entidade que preside. Caso seja a entrega de distinções, pode dar-se espaço para uma intervenção ao homenageado.

Caso sejam muitos os distinguidos, pode sugerir-se que um fale em nome de todos, propondo-se a personalidade com maior prestigio, a que recebe maior

distinção, sempre aquela que todos se revejam sem problemas. Dando-se por concluída a cerimónia, pode seguir-se uma refeição formal ou não. 218

Cerimónias no Município Sessão solene As Mesas de Honra devem ser constituídas por um número impar de pessoas. 6

4

2

1

3

5

7

Pódio

219

Cerimónias no Município Sessão solene Se for par, considera-se a existência de uma linha imaginária entre os dois

centros da mesa, sendo o maior importante o da direita , esquerda de quem olha da assistência.

7

5

3

1

2

4

6

8

Pódio 220

Cerimónias no Município Sessão solene A Mesa de Honra começa a constituir-se chamando primeiro a pessoa que a vai

presidir. Pode considerar-se que as pessoas ocupam os seus lugares sem serem previamente chamadas. Por deferência, o representante do clero fica numa cadeira especial, à direita da

nessa, esquerda para a assistência. Se não houver muita solenidade e com poucas pessoas, é bom apresentar,

através de um cartão, o nome e o cargo ou só o cargo da pessoa em causa. Chamam-se para integrar a Mesa de Honra, as restantes entidades pela ordem de precedência. 221

Cerimónias no Município Sessão solene A primeira pessoa a usar da palavra pode ser o anfitrião para dar as boas

vindas, ou um seu representante. Geralmente começa-se pela pessoa menos importante e a sessão acaba com o discurso da pessoa mais importante.

Os vocativos, são feitos pela ordem inversa – começa pela pessoa com maior precedência e termina com Minhas Senhoras e Meus Senhores.

222

Cerimónias no Município Sessão solene Na plateia pode considerar-se a existência de uma única fila de cadeiras,

ficando os convidados sentados da seguinte forma:

Mesa da Presidência Pódio 11

9

7

5

3

1

2

4

6

8

10

22

20

18

16

14

12

13

15

17

19

21

223

Cerimónias no Município Sessão solene Ou duas filas separadas por uma coxia central

Mesa da Presidência

Pódio 10

9

8

7

6

20

19

18

17

16

1

2

11

12

3

13

4

5

14

15

224

Organização e Gestão de Eventos Tipos de reuniões

225

Reuniões oficiais As reuniões podem revestir-se de várias formas, atendendo à natureza dos

participantes ou ao objetivo que se pretende atingir. Tipos de reuniões: Conferência

Definição: apresentação formal de tema científico, geral ou técnico, por um especialista no assunto. Objetivo: estudar, debater e extrair conclusões sobre um tema. Duração: uma hora, sendo quarenta minutos para a conferência e vinte minutos para o debate.

Público-alvo: especialistas e interessados no tema. 226

Reuniões oficiais A conferência é um tipo de evento que possibilita a disposição do ambiente de

várias formas. As mais indicadas são: 1. a mesa principal é reservada somente ao anfitrião e ao conferencista. As autoridades devem ser encaminhadas às primeiras fileiras do auditório,

obedecendo a Ordem Geral de Precedência. 2. a mesa principal é reservada ao anfitrião, conferencista e demais autoridades. Neste caso, o conferencista fará sua apresentação a partir da mesa principal. 3. a mesa principal é reservada ao anfitrião, ao conferencista e às demais autoridades. No entanto, a apresentação do conferencista se dá a partir da tribuna.

227

Reuniões oficiais Para iniciar a conferência é imprescindível a presença de um presidente de

mesa, que fará a apresentação do conferencista e coordenará os trabalhos.. Em seguida, o conferencista realiza sua apresentação e expõe todos os aspetos previamente definidos.

Após a exposição do convidado, a palavra poderá ser dada à plateia para questões; contudo, quando se tratar de conferência realizada na abertura de um evento maior, é aconselhável não abrir espaços para perguntas, pois a sequência dos trabalhos poderá ficar comprometida. Ao final dos debates, o presidente da mesa fará os agradecimentos ao

conferencista, ao público presente, aos convidados e dará por encerrada as atividades. 228

Reuniões oficiais Painel

Definição: evento onde um orador e até quatro especialistas explanam sua visão sobre um tema predeterminado, sempre coordenado por um moderador. Objetivo: explanar, debater e obter conclusões sobre um determinado tema. Duração: até uma hora e trinta minutos. Público-alvo: pessoas interessadas no tema.

229

Reuniões oficiais Painel

Os trabalhos têm início com a apresentação do orador e dos especialistas. O moderador informa sobre a dinâmica das atividades e passa a palavra ao orador, que terá 15 minutos para se manifestar. Falam, em seguida, cada um dos

especialistas, por dez minutos. Todos devem dispor do mesmo tempo para se manifestarem. Encerradas as apresentações, o moderador iniciará os debates e o orador e os especialistas responderão às perguntas formuladas.

230

Reuniões oficiais Palestra

Definição: evento caracterizado pela apresentação de um tema, por um especialista, a um grupo de pessoas com interesses comuns. Objetivo: informar e atualizar o público sobre um determinado assunto.

Duração: uma hora, sendo quarenta minutos para a apresentação e vinte minutos para perguntas e respostas. Público-alvo: pessoas interessadas no tema. O evento é iniciado com a apresentação do palestrante e, em seguida, a ele é concedida a palavra. Finda a exposição, dá-se início aos debates com a plateia.

Terminando os debates, o moderador (o anfitrião ou o locutor) encerra a palestra agradecendo a presença de todos. 231

Reuniões oficiais Brainstorming

Este tipo de reuniões não deve ter muitos participantes. Espera-se que cada um, de forma livre e sem inibições, dê expressão à sua imaginação e criatividade. O seu objetivo é encontrar uma solução original para um problema.

São apontados todos os contributos, seguindo-se uma análise de todas as propostas e a conclusão.

232

Reuniões oficiais Tipos de Mesas para Reuniões

Mesa retangular simples. Quando se trata de duas delegações, a da casa e a convidada, a anfitriã deve sentar-se de costas para as janelas e a convidada de frente para as mesmas.

Estas reuniões devem ser logo pela manhã, para que aluz que entra nas janelas seja de pouca intensidade.

4

4 233

Reuniões oficiais Tipos de Mesas para Reuniões

Mesa em Ferradura ou em U invertido A sua utilização é aconselhada quando se trata de três delegações diferentes. A delegação anfitriã é que preside, fica sentada na parte de fora da curvatura do U.

Em caso de prolongamento do U deve sentar-se cada uma das outras delegações – à direita e à esquerda da delegação anfitriã - ,consoante uma precedência préestabelecida antes do inicio da reunião e que deve ser indicado pelo anfitrião principal.

234

Reuniões oficiais Tipos de Mesas para Reuniões

Mesa em Ferradura ou em U invertido 4

4

235

Reuniões oficiais Tipos de Mesas para Reuniões

Mesa quadrada grande Sentam-se à mesa quadro delegações, ficando frente a frente e com o chefe de delegação ao centro da equipa.

4

4

236

Reuniões oficiais Tipos de Mesas para Reuniões

Mesa retangular ou oval grande São os tipos de mesa ideais para grandes reuniões, com várias delegações. Na mesa retangular, a presidência deve sentar-se num dos cantos pequenos do

retângulo. Há que ter em conta a localização das janelas, que devem ficar nas costas ou do lado esquerdo. Com a mesa oval, a presidência pode sentar-se ao centro de um dos lados maiores, desde que o cuidado de distribuir protocolarmente, à sua direita e à sua

esquerda, as delegações visitantes. 237

Reuniões oficiais Tipos de Mesas para Reuniões

Mesa retangular ou oval grande

238

Reuniões oficiais Auditórios

Com uma mesa ao centro, numa posição mais elevada do que o espaço reservado ao público e para ele virada, seguem-se as cadeiras em fila. Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessário:

 Data-show  Computador  Projetor de diapositivos  TV e vídeo ou DVD  Ecrã branco

 Paper-board e caneta  Água e copos 239

Reuniões oficiais Auditórios

Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessário:  Papel branco e esferográficas para participantes  Dossier pessoais dos participantes

 Diapositivos ou transparências para as apresentações.

240

Reuniões oficiais Convocatórias

As convocatórias são o modo e o meio para comunicar as existências das reuniões e devem conter:  Local da reunião, com indicação do número d telefone e morada, se necessário

juntar mapa com a localização.  Data e hora:  Ordem de trabalhos pormenorizada;  entidade e personalidade que convoca a reunião.

241

Reuniões oficiais Material a distribuir aos participantes Os dossiers a distribuir devem incluir:  carta ou mensagem de apresentação;  programa da reunião ou a ordem de trabalhos;

 Documentação diversa;  Localização, acessos e distribuição das salas;  Lista de participantes;  Telefones uteis;  Resumo das intervenções dos oradores;  cartão de identificação dos intervenientes e dos participantes conforme o caso;  Mapa da localidade e diversa informação útil.

 Papel branco, lápis ou esferográfica 242

Reuniões oficiais Material a distribuir à comunicação social  programa da reunião ou a ordem de trabalhos;

 participantes  Informação sobre acreditação e passes;

 transportes  Mapa da localidade, da zona da reunião e diversa informação útil.  Serviços de apoio –bar/banco;  Centro de OCS  Localização e horário  Telefones uteis  Serviços on-line

 Conferência de imprensa 243

Protocolo à mesa

Além dos almoços e jantares oficiais, em que os convidados se sentam à mesa, oferecem-se também refeições oficiais de pé, revestindo-se de diversas formas e possibilidades de organização.

As receções à noite acontecem, normalmente, a seguir a um banquete oficial. Quando não é possível convidar mais do que um certo número de personalidades, pode levar-se a efeito uma receção no final. As receções de manhã são usadas, normalmente, pelas missões diplomáticas no dia da sua festa nacional, podendo servir como solução aquando de uma

cerimónia municipal. 244

Protocolo à mesa As receções ao fim da tarde correspondem ao que vulgarmente se chama de cocktail e destinam-se a reunir um número mínimo de 30 convidados e um máximo que pode ir às centenas, não sendo viável tê-los todos sentados à mesa.

Existem duas formas: O cocktail propriamente dito, que terá um lugar num período definido entre as 19

e as 21 horas, servindo-se neste caso, bebidas e acompanhamentos ligeiros. Se levar a efeito um cocktail num jardim, ao ar livre, pode denominar-se de garden party.

Inicia-se à mesma hora e pode não ter limite fixado. É mais elaborada, servindose bebidas e diversos pratos, precedidos dos canapés e salgadinhos. 245

Protocolo à mesa Os convidados dirigem-se às mesas onde estará a comida, podendo existir a modalidade de se servirem ou de serem servidos pelo pessoal próprio. É possível a colocação de pequenas mesas que permitem aos convidados

comerem sentados ou criar lugares onde eles possam apoiar o prato. Não existem lugares marcados, os anfitriões misturam-se com os convidados.

Podem ainda existir variações como o cocktail- party que se realiza das sete às nove. O serviço é volante, sem bufete ou pratos quentes, constando para além das bebidas normais, de toda a espécie de canapés e salgadinhos.

246

Protocolo à mesa O brunch pode ocorrer entre as 11 e as 13 horas e é normalmente utilizado em dias em que não se trabalha, dada a hora em que é servido. Sob a forma de bufete, são servidos pães, carnes fritas, ovos acompanhados das bebidas próprias do

pequeno-almoço.

247

Protocolo à mesa Refeições formais Na preparação dos almoços ou jantares oficiais, há que ter em conta: 1. Tipos de mesa

2. A modalidade da presidência 3. A colocação dos convidados à mesa, atendendo ao sexo e às suas

precedências 4. A colocação das mesas na sua relação com a sala.

248

Protocolo à mesa Tipos de mesa

Mesa retangular

Mesa oval

Mesa redonda

249

Protocolo à mesa Tipos de mesa

Mesa quadrada

Mesa Imperial

Mesa em U

250

Protocolo à mesa Tipos de mesa

Mesa em ferradura

Mesa Imperial

Mesa em pente

251

Protocolo à mesa As presidências Devem estar situadas uma em frente da outra, considerando-se o lugar dos anfitriões.

Uma primeira presidência para o dono da casa e uma segunda presidência para a anfitriã, a mulher do dono da casa.

Existem dos tipos de Presidência: à Inglesa, situadas nas pontas da mesa, ou à Francesa, situadas ao meio da mesa. O primeiro é mais propício a reuniões de trabalho, quando se quer a

participação de todos, numa dinâmica de grupo. O sistema francês é mais utlizado para refeições oficiais ou de trabalho. 252

Protocolo à mesa

A presidência Inglesa

A

A1

253

Protocolo à mesa As presidências A presidência da presidência inglesa tem como vantagens:

 A conversa pode tornar-se mais uniforme e generalizada.  O fato de as presidências estarem nos extremos e os convidados principais à

sua volta conduz a que existem dois polos de conversação importante e um de conversação secundária.  Os convidados de menor importância, que estão situados no centro da mesa,

incorporam-se mais facilmente nos assuntos podendo conversar entre eles.  Dilui as categorias- os convidados de menor importância ladeados pelos de maior importância veem dissimulada a sua posição inferior, não existindo convidados de segunda. 254

Protocolo à mesa

As presidências

A presidência da presidência inglesa tem como desvantagens:  a divisão em dois grupos de convidados importantes.  Se as presidências ficarem muito afastadas, cria-se, entre elas, uma barreira

humana dos menos importantes, que estão sentados no centro da mesa, dificultando uma conversa única e conjunta.

255

Protocolo à mesa

As presidências

Para a colocação das presidências deve atender-se à entrada dos convidados e à porta de serviço e também há existência ou não de janelas. O anfitrião deve estar de frente para a porta de entrada dos convidados e a

anfitriã a olhar para a porta de serviço. Muitas vezes as portas de forma a poder aplicar-se a regra, mas o que fica

como norma é que o anfitrião deve estar sempre de frente para a porta de entrada dos convidados.

256

Protocolo à mesa

A presidência Francesa

Tem como vantagens:  Favorece a conversação importante.  O fato de as duas presidências estarem em frente uma da outra, mas com maior

proximidade, permite um agrupamento de convidados de maior categoria, sentando-se os restantes à direita e è esquerda de cada um deles, formando assim

um polo de conversação importante

257

Protocolo à mesa

A presidência Francesa

Tem como desvantagens:  Prejudica a conversação nos extremos da mesa. A conversação importante situa-se no zona central da mesa.

 Os convidados de menor categoria estão situados nos extremos da mesa tendo uma participação passiva na conversação, limitando-se a ouvir.

258

Protocolo à mesa

A presidência Francesa A

A1

259

Organização e Gestão de Eventos Planeamento Financeiro e Orçamentação

260

Planeamento financeiro e orçamentação

O que é orçamento em eventos

Orçamento responderá pelos custos para a implantação do projeto apresentado

Todas as atividades propostas à empresa deverão ser amparadas por um orçamento. O orçamento é composto pela apuração de todas as despesas para o custo

de um projeto, para além de identificar as fontes de recursos para a captação de verba para amparar estas despesas planeadas.

261

Planeamento financeiro e orçamentação Composto do planeamento de orçamentação Relação detalhada e organizada de todos os itens que representam despesas

e necessitam de apoio, patrocínio ou doação para a sua captação. Organização dos itens por assunto e por tipologia (fixos e variáveis, recursos

de materiais, humanos ou físicos). Definição dos processos de captação de recursos (fonte própria, apoios, patrocínios).

Levantamento de custos (levantamento junto aos fornecedores, por exemplo). Avaliação dos custos levantados (avaliação de fornecedores – relação custo

versus benefício- comparativo de propostas e orçamentos apresentados. 262

Planeamento financeiro e orçamentação Composto do planeamento de orçamentação No caso de necessidade de captação de apoio ou patrocínio, o planeamento

de proposta, definição de cotas e benefícios ao patrocinador, e definição do plano de catação .

Apresentação do planeamento de orçamentação para aprovação. Adequações ou revisões que se achem necessárias Controlo e fluxo de caixa

Avaliação Verificação de custos não planeados

Apresentação de relatório sobre os recursos gastos e retornos obtidos. 263

Planeamento financeiro e orçamentação Estrutura para o desenvolvimento do plano de orçamentação No caso de captação de patrocínios e apoios, pode-se elaborar o plano

internamente ou deixar este trabalho para profissionais especializados no assunto.

264

Planeamento financeiro e orçamentação Plano de orçamentação – organização dos itens por assunto e por tipologia

Recursos humanos: Mestre de cerimónia

Rececionista Empregados de mesa Recursos materiais:

Livros de presença Recursos físicos:

Preparação do local do evento 265

Planeamento financeiro e orçamentação Plano de orçamentação – organização dos itens por assunto e por tipologia

Custos fixos e custos variáveis: Os custos fixos são os que se mantêm estáveis no curso do evento,

independentemente do numero de participantes, tais como despesas dos pessoal de atendimento, publicidade. Consideram-se custos variáveis os custos de alimentação e bebidas, por

exemplo.

266

Planeamento financeiro e orçamentação Definição dos processos de captação de recursos Fonte própria

Despesas totais ou em parte pela empresa organizadora do evento Fonte externa

Captação de recursos externamente para o custo total ou parcial das despesas do evento, por meio: Patrocínio

Apoios Parcerias

267

Planeamento financeiro e orçamentação Levantamento de custos De maneira geral é realizado o levantamento de 3 fornecedores para os

principais itens do orçamento. É importante avaliar os valores apresentados mas também a qualidade dos

serviços prestados. É necessário por vezes, pesquisar o histórico de serviços ou produtos do fornecedor junto a clientes anteriores.

268

Planeamento financeiro e orçamentação Levantamento de custos Na hora de fechar contrato com os fornecedores, é importante considerar a

negociação envolvida como tipo de desconto, entre outras questões. Para projetos de grande dimensão, recomenda-se a escolha da agência

fornecedora através do processo de concorrência (envolvendo a apresentação de propostas , a partir de um mesmo briefing e fazendo a escolha através de comparação para a escolha da empresa vencedora do processo).

269

Planeamento financeiro e orçamentação Avaliação dos custos levantados É importante uma avaliação prévia dos fornecedores –relação custo versus

benefício (nem sempre o melhor custo representa o melhor benefício ou proposta para o evento).

Comparar propostas e orçamentos apresentados: Detalhar os dados objetivos detalhados das peças ou serviços, fazendo o cruzamento qualitativo e quantitativo dos itens apresentados, para se poder

avaliar com maior número de fundamentos para justificar as escolhas por um ou outro fornecedor.

270

Planeamento financeiro e orçamentação Captação de apoio ou patrocínio -planeamento O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o

resultado não seja mensurável imediatamente, a médio e a longo prazo, projeta e consolida a imagem no mercado,

As formas mais tradicionais de patrocínio ou apoio são: Contribuição financeira Empréstimo de equipamentos

Doação de brindes para a distribuição gratuita ou venda Prestação de serviços técnicos

etc 271

Planeamento financeiro e orçamentação Captação de apoio ou patrocínio –planeamento Possíveis benefícios a serem propostos

Inscrição de logomarca nos média especializada no evento Divulgação da empresa patrocinadora por meio de assessoria de imprensa

da imprensa promotora do evento Promoção da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitários Inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador

Inclusão de publicações do patrocinador na encarte oficial do evento etc

272

Planeamento financeiro e orçamentação Captação de apoio ou patrocínio –planeamento Organização da proposta

Organização do projeto de evento: Planeamento das metas de captação de patrocinadores

Tipo de apoios Seleção dos benefícios a serem apresentados ao patrocinador Seleção e avaliação das empresas a serem trabalhadas para a captação

(avaliando o seu perfil, seus objetivos, suas estratégias e orçamentos destinados a eventos)

273

Planeamento financeiro e orçamentação Captação de apoio ou patrocínio –planeamento Uso de leis de incentivos fiscal: troca de recursos de patrocínios por

abatimento nos impostos das empresas utilizando as leis de incentivos fiscal

274

Planeamento financeiro e orçamentação Apresentação do planeamento para aprovação Na apresentação do plano de orçamento é importante:

Estudar com antecedência todos os itens, de forma a evitar qualquer erro. Estudar as argumentações a favor ou contra de determinadas ações ou

fornecedores, para estar preparado para argumentar com os níveis superiores. Detalhar ao máximo informações e valores, como observações sobre as formas de cálculo e especificações sobre custos fixos e custos variáveis.

275

Planeamento financeiro e orçamentação Adequações ou revisões que se sejam necessárias Após a aprovação, é possível que sejam solicitadas adequações ou revisões

em relação às verbas apresentadas: Reduções de verba ou adequações no projetos podem ser solicitadas, o que

originará um novo período de tempo de trabalho para a realização da tarefa é importante considerar o espaço de tempo no cronograma do projeto para as adequações e revisão de orçamento do evento.

276

Planeamento financeiro e orçamentação Adequações ou revisões que se sejam necessárias É importante o retorno a todos os fornecedores requisitados para a prestação

de orçamentos, mesmo que não sejam escolhidos para a contratação.

Na renegociação de valores ou solicitação de outras procuras, é importante ter em mente os prazos necessários de que o fornecedor necessitará ara readequar as propostas.

277

Planeamento financeiro e orçamentação Controlo e fluxo de caixa

O controlo do orçamento durante e pós-evento é fundamental. Acompanhar as alterações, fazer anotações, fazer encaminhamentos dos

procedimentos fiscais internamente, são tarefas importantes, que se devem ter atenção tanto quanto o desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos posteriores com possíveis falhas ou erros de comunicação.

278

Planeamento financeiro e orçamentação Controlo e fluxo de caixa

Ter um fluxo de caixa organizado é de igual importância. Anotar e organizar todos os recursos obtidos externamente e anotar todos os valores de notas de

serviços e produtos prestados durante a realização do projeto são importantes para que o trabalho posterior de produção de relatório de despesas se torne mais fácil, detalhado e real.

279

Planeamento financeiro e orçamentação Avaliação-verificação de custos não planeados Após o fim do evento, é necessário fazer o levantamento e análise do fluxo

de caixa, para verificar possíveis desvios ou se tudo correu dentro do planeado. Os desvios podem ocorrer:

Ações não previstas no projeto Custos orçamentados inadequadamente Não atualização de custos, caso o projetos tenha sido planeado com muita

antecedência e não tenham sido consideradas aumentos normais da passagem do ano.

Verbas orçamentadas para além do necessário 280

Planeamento financeiro e orçamentação Relatório do plano de orçamento No fim do evento, é necessário realizar um relatório sobre os recursos gastos

e retornos obtidos, para apresentar aos níveis superiores, patrocinadores. Esse relatório deve ser composto pela apresentação de todas as despesas

gastas, de forma detalhada - contendo valores, nome do fornecedor e datas de pagamentos-

e

de todos os recursos angariados –por meio de patrocínios,

apoios, etc.

281

Organização e Gestão de Eventos Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto

282

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto

O controlo pode abranger a simples presença do organizador e o acompanhamento diário junto do pessoal até à implementação e monotorização de um plano detalhado de responsabilidades, relatórios e orçamentos.

283

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto

3 Processos de controlo:  Estabelecer padrões de desempenho – através de diretrizes estabelecidas pela organização do evento, pelas exigências dos clientes, patrocinadores,

pelas expetativas do público-alvo ou convidados.  Identificar desvios dos padrões de desempenho – medindo-se o despenho atual e medindo com os padrões estabelecidos.

 Correção de desvios – quando se conclui que qualquer desempenho não está à altura dos padrões deve ser corrigido.

284

Ferramentas de avaliação pós-projeto

No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer mecanismos que devem ser:  Significativos e eficazes – devem ser direcionadas para as áreas

previamente identificadas, que contribuem para o sucesso do evento.  Simples – a sua finalidade é prática e os controlos devem ser comunicados para vários níveis de eventos.

 Relevantes– os mecanismos de controlo devem estar preparados para corresponder a cada área do evento e ser distribuídos por aqueles que têm

responsabilidade em executá-los. 285

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto

No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer mecanismos que devem ser:  Oportunos e flexíveis– os desvios em relação ao plano devem ser

identificados atempadamente e encaminhados à organização.  Capazes de identificar uma providência – os mecanismos mais uteis são aqueles que fornecem providências corretivas quando os .elementos da equipa

organizativa encontram uma discrepância entre o plano e a realidade.

286

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto

Os objetivos dos métodos de controlo será sempre destacar as áreas que apresentam desvios em relação ao planeamento de modo que a organização possa tomar as medidas necessárias e corretas.

287

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Os métodos mais utilizados são os seguintes:  Reuniões e relatórios Os relatórios de avaliação do progresso de um evento pode ser o método

mais comum. Estes relatórios são usados nas reuniões da organização. As reuniões dos responsáveis organizativos de evento acontecem com a frequência necessária para avaliar os relatórios das equipas.

 Delegação de auto controlo Criação de subcomissões num evento, que permite a delegação de

atividades a um determinado grupo responsável por uma área de atividade, devendo este solucionar problemas antes que lhe sejam comunicados. 288

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto

Gestão de riscos. A avaliação do risco faz-se através de uma correta avaliação das ameaças potenciais, definição de ações preventivas e estabelecimento de formas de

atuação perante as problemas que ocorram. Trata-se de uma análise de risco em relação a todas as áreas e criar um planeamento que estabeleça mecanismos de controlo e defina meios de resolução.

289

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Formas de controlar o risco em eventos:  Cancelar ou evitar o risco – se houver um grande risco pode ser necessário adiar ou cancelar parte do evento;

 Diminuir o risco- os riscos que não podem ser eliminados devem ser reduzidos.  Reduzir a gravidade dos riscos que venham ocorrer- pode não ser possível

evitar um desastre natural mas podemos preparar um plano para contenção dos seus efeitos.

290

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Formas de controlar o risco em eventos:  Planear substitutos e apresentar alternativas – no caso de um cancelamento de um participante a organização deve apresentar alternativas.

 Distribuir o risco – distribuir o risco por várias áreas do evento poderá diluir o impacto.  Transferir o risco – o risco pode ser transferido para outros participantes no

evento, como no caso das empresas contratas.

291

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Avaliação Avaliar é fundamental para a melhoria da organização do evento. Os trabalhos desenvolvidos para um evento são avaliados ao longo das

diversas etapas de planeamento e realização dos mesmos. Esta avaliação pode ser feita através de implementação de sistemas de controlo dos planos operacionais, quer através de métodos de controlo.

292

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Avaliação A avaliação de um evento consiste num processo de observação, medição e acompanhamento critica da sua implementação com o fim de avaliar os

resultados de forma precisa. Esta avaliação possibilita a definição de um perfil do evento, recorrendo às suas características básicas, assim como os dados relevantes sobre o mesmo.

Permite o feedback aos parceiros envolvidos no evento, ao mesmo tempo que acaba por ter uma fundamental importância na sua gestão através de um método

de análise e aperfeiçoamento. 293

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Avaliação A avaliação é um processo de finalização, que tem maior incidência na ultima fase de um evento, mas atravessa a parte do planeamento quer a parte da gestão

do evento.

294

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Avaliação 1. Avaliação pré-evento Os fatores que permitem determinar a realização do evento acontecem na fase

do planeamento. Pode-se considerar esta fase como a de estudo de viabilidade, usada para determinar os recursos que o evento requer, podendo indicar se o evento deve ou não avançar.

Esta avaliação irá comparar os perfis de eventos semelhantes, podendo resultar no estabelecimento de metas ou padrões em relação aos quais o sucesso

do evento será medido. 295

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Avaliação 2. Monitorização do evento. A monitorização do processo do evento através das várias etapas de

implementação possibilita a adequação dos fatores que estão a determinar o evento. Durante o evento, a observação do desenrolar do mesmo é fundamental, uma

vez que pode determinar que por uma questão de controlo orçamental se efetue cortes nas despesas ou se reoriente verbas para outras áreas.

Esta observação pode levar a alterações que melhorem o evento. 296

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Avaliação 3. Avaliação pós-evento

Esta avaliação implica a compilação de todos os dados e informações sobre o evento e análise dos mesmos em relação aos seus objetivos e missão.

Reunião de feedback com os colaboradores e os parceiros do evento, onde se

discutem as forças e as fraquezas e recolhem informações.

A avaliação pós-evento pode incluir algum tipo de questionário ou à realização de

um estudo para sondar as opiniões dos participantes quanto à sua experiência, como medir os níveis de satisfação do evento.

A natureza da avaliação será determinada pelo propósito de evento e do seu

público-alvo. 297

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Procedimento de avaliação Técnicas de avaliação de eventos:



recolha de dados através de formulário cedido aos participantes

 Observação direta por parte colaboradores, permitindo a reunião de informações sobre a qualidade

 Recolha de informações por parte dos colaboradores.

 Questionários e estudos que permitam recolher e quantificar dados acerca dos

padrões usados pelos participantes do evento.

298

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Procedimento de avaliação Relatórios aos parceiros do evento

Os relatórios de avaliação são importantes:  a organização irá querer saber quais as realizações do evento, se cumpriu o orçamento e os prazos previstos, se atingiu os objetivos, qual foi a quantidade de

publico e se as suas expetativas foram atendidas.  os patrocinadores de evento poderão querer obter outras informações como por

exemplo o nível de perceção dos seus produtos.  Conhecer o impacto do sector económico da comunidade.

299

Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto Quando se procede à reunião de toda a informação deve-se selecionar o destinatário de cada tipo de informação e preparar um relatório final.

No seguimento da informação reunida nesses relatórios, a organização poderá recolher os dados necessários à produção de press realeses, assim como a criação de um dossier para patrocínios futuros.

A combinação de todos estes métodos e a compilação de todos os resultados indicará o resultado final do evento e se os esforços desenvolvidos e as politicas e

as estratégias aplicadas foram as mais corretas, assim que permitirão o aperfeiçoamento do planeamento para futuros eventos

300

Estratégias de comunicação

301

Estratégias de comunicação No enorme aglomerado de instituições oficiais ou não, que prestam serviços e desenvolvem um país, quase todas levam a cabo eventos para oferecerem a

oportunidade de aprender, atualizar-se, fazer intercâmbio de conhecimentos ou estreitar as relações pessoais e interinstitucionais, e partilhar experiências e opiniões em campos tão variados.

Dependendo da técnica, do método de divulgação, da sua natureza, do propósito e da sua duração, os eventos podem ser designados de congressos,

receções, inaugurações, graduações, entregas de distinções, juramentos entre outros.

302

Estratégias de comunicação A Imagem Corporativa segundo especialistas na matéria da comunicação corporativa, trata-se de uma entidade como ser propriamente dito, que em conjunto

com o trabalho organizacional forma a personalidade da instituição. Neste sentido podemos compreender a Logomarca como canal de transmissão de valores, filosofia e cultura organizacional. Esta é formada por dois elementos, a

identidade gráfica e a identidade ambiental.

303

Estratégias de comunicação Em conjunto devem: • Refletir o Evento

• Comunicar o tema • Ser atraente e chamar a tenção • Criar uma imagem do Evento

• Transmitir mensagens importantes • Ser colorida (de preferência)

Na primeira, o nome e o logótipo funcionam como um complemento do reconhecimento da organização. Na segunda, o mobiliário, a tecnologia e a própria ergonomia das instalações, são os elementos constituintes.

Por fim, inclui também uma identidade sonora que se refere à publicidade. 304

Estratégias de comunicação O que é divulgar/comunicar um evento? MARKETING DE EVENTOS

VARIÁVEL DA COMUNICAÇÃO

ÁREA ESTRATÉGICA Politica de marketing? - Posicionamento da empresa? - Objetivos do evento?

ÁREA OPERACIONAL -Meios? - Instrumentos? - Canais de divulgação?

- Público-alvo? 305

Estratégias de comunicação Qual a relação entre a divulgação do evento e a imagem a criar? A divulgação do evento (política de comunicação) é responsável pela definição

da imagem da empresa/organização/produto/serviço. O que é imagem? Duas óticas: emissor e recetor.

O que significam exatamente?

306

Estratégias de comunicação Divulgação A divulgação é feita tendo por base uma estratégia de comunicação que tem

como ponto de partida o público-alvo. A forma como comunicamos e os instrumentos que utilizamos são essenciais. Temos que ter em conta:  Quem comunica (Quem pode passar informação para o exterior e influenciar

imagem do evento)  A quem se comunica (a quem queremos dirigir a mensagem),

 Como comunicamos (que meios utilizamos).

307

Estratégias de comunicação Divulgação Alguns instrumentos que podem ser utilizados em divulgação:

→ Mupis e Outdoors (estruturas de mobiliário urbanos, que deve ser utilizada em grandes eventos, e que tem grandes custos); → Folhetos (permitem reunir um conjunto de informação detalhada sobre o evento

e ser distribuída junto do público alvo em concreto que se quer); → Convites (Um dos principais meios de divulgação do evento. O convite

apresenta especificidades que refletem as características e natureza particulares do evento - se é publico a personalização é um aspeto menor, mas numa cerimónia especial ou privada a personalização é importante). 308

Estratégias de comunicação → Cartazes (permitem colocar informação e ser veiculada junto do público alvo) → Spots rádio e televisão e anúncios de jornal (permitem atingir um público mais

abrangente mas com elevados custos); → Divulgação junto dos órgãos de comunicação social (muito importante porque se esta divulgação for bem feita e o evento captar a atenção da imprensa seja ela

nacional ou regional o evento é divulgado nesses meios de comunicação); → Newsletter digital (permite veicular muita informação junto de um público muito

abrangente, no entanto pode não cumprir o seu objetivo junto de um determinado segmento da população. Sem custos); → Redes sociais e sites (permite veicular muita informação) 309

Estratégias de comunicação Timing da divulgação depende do tipo de evento: Se for uma cerimónia (Ex. inauguração / primeira pedra) deve ser feita com uma

semana / quinze dias de antecedência); Se for um workshop / formação (um / dois meses de antecedência, podendo ser feitos reforços);

Se for concerto (dois / três meses antes com reforços)

310

Estratégias de comunicação Timing da divulgação depende também das pessoas que pretendemos convidar: Se é membro do governo, agenda da pessoa etc.

Veículos a utilizar devem ser adequados ao público-alvo: Ex.: Suportes informáticos junto de população mais jovem; divulgação com apoio de instituições que trabalham com público-alvo: associações de estudantes, centros de convívio,

etc. Confirmar entidades principais

311

Correspondência Correspondência

A correspondência deve ser redigida e endereçada ao seu destinatário em termos claros e precisos, sem margem de dúvida. Toda a carta, em particular as de natureza oficial, deve ter a resposta num prazo

razoável, ainda que só se acuse a receção e se informe o encaminhamento ou tratamento que ela recebeu. Tradicionalmente, os ofícios enviados pelos serviços centrais aos outros serviços denominam-se de despachos. A indicação da data deverá figurar no canto superior direito, por debaixo das

cotas do número e do processo. 312

Correspondência Correspondência

Os Despachos terminam sem nenhuma formula de cortesia, mas os ofícios terminam com: “ Com os melhores cumprimentos”. Antes da assinatura deve indicar-se o cargo do remetente. Outros tipos de correspondência são as

informações de serviço, os relatórios, os apontamentos de conversa.

313

Correspondência Cargo

No cabeçalho

Tratamento direto (quando nos dirigimos a…)

Tratamento indireto (quando nos referimos a…)

Final da Carta

No Sobrescrito

Presidente República

da

Senhor Presidente, Excelência

Vossa Excelência

Sua Excelência

Apresento a vossa Excelência, Senhor Presidente, a expressão da minha mais alta consideração

A Sua Excelência o Presidente da República (seguido do título, grau académico ou posto militar e do nome)

Presidente Assembleia República

da da

Senhor Presidente da Assembleia da República Excelência

Vossa Excelência

Sua Excelência

Apresento a vossa Excelência, Senhor Presidente, a expressão da minha mais alta consideração

A Sua Excelência o Presidente da Assembleia da República (seguido do título, grau académico ou posto militar e do nome

Senhor Primeiro Ministro Excelência

Vossa Excelência

Sua Excelência

Apresento a vossa Excelência, Senhor Primeiro Ministro, a expressão da minha mais alta consideração

A Sua Excelência o Primeiro Ministro (seguido do título, grau académico ou posto militar e do nome

Primeiro Ministro

314

Correspondência Cargo

No cabeçalho

Tratamento direto (quando nos dirigimos a…)

Tratamento indireto (quando nos referimos a…)

Final da Carta

No Sobrescrito

Um Ministro

Senhor Ministro de (indicação da pasta), Excelência

Vossa Excelência

Sua Excelência

Apresento a vossa Excelência, Senhor Ministro, a expressão da minha mais alta consideração

A Sua Excelência o Ministro de (indicação da pasta), (seguido do título, grau académico ou posto militar e do nome

Um embaixador

Senhor Embaixador Excelência

Sua Excelência

Sua Excelência

Aproveito a oportunidade para apresentar a Vossa Excelência, Senhor Embaixador, os protestas da minha muita consideração.

A Sua Excelência o Embaixador de Indicação do país) (seguido do nome)

Um soberano

Meu Senhor Minha Senhora

Vossa Majestade

Sua Majestade

Tenho a honra de ser um humilde e obediente súbito e servo de Vossa Majestade (caso inglês) ( de um habitante de um país republicano)

A Sua Majestade O Rei ou a Raínha

315

Correspondência Correspondência

Os restantes cargos do Governo, exceto os Secretários de Estado, tratam-se por Senhor ou Senhora, seguindo do cargo que ocupa. Deve-se dirigir a um militar dizendo Senhor General, Senhor Coronel, Senhor

Comandante. Nunca se deve preceder um posto por Meu – Meu Comandante. Não tendo a certeza da patente deve dizer simplesmente Senhor.

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Correspondência - Religiosos Cargo

No cabeçalho

Tratamento direto (quando nos dirigimos a…)

Tratamento indireto (quando nos referimos a…)

No Sobrescrito

Papa

Santidade/ Beatitude

Vossa Santidade/ Beatitude

Sua Santidade/ Beatitude

Sua Santidade o Papa Francisco I Cidade do Vaticano

Cardeal

Excelentíssimo e Eminentíssimo Senhor Cardeal ou, Excelência Eminentíssima

Vossa Eminência

Sua Eminência

Ao Excelentíssimo e Eminentíssimo Dom José da Cruz Policarpo Cardeal Patriarca de Lisboa, ou A Sua Eminência O Cardeal Patriarca de Lisboa Dom José da Cruz Policarpo

Arcebispo, Bispo

Exmo. e Revmo. Senhor Excelência Reverendíssima

Excelência Reverendíssima

Padre

Reverendíssimo Padre

Vossa Reverência

Ao Exmo, e Revmo. (não se inclui título, nome) Arcebispo de (lugar) ou, A Sua Excelência Reverendíssima Dom (nome) Arcebispo de (lugar) Sua Reverência

Ao Reverendíssimo Senhor Padre (nome) Ao Revmo. Senhor Padre (título e nome)

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Net etiqueta Net etiqueta

Nestes novos tempos de comunicação, em que substituiu a interação pessoal pela virtual, foram criadas algumas regras e normas, que acabaram por receber a designação de Netetiqueta.

Não se deve substituir o envio formal de correspondência ou e convites para as cerimónias organizadas pelas autarquias. O convite pela sua formalidade, forma e conteúdo, é muito mais pessoal e distinto. O mail servirá por exemplo para mobilizar um grande conjunto de pessoas

convidando-as a estar presentes para um ato aberto à população. 318

Net etiqueta Netetiqueta

A resposta a um mail deve ser dada no prazo de 24 horas. Se não for possível, envie pelo menos a acusar a receção e a referir que vai responder mais tarde. Não deve deixar espaços entre a mensagem original e a que envia.

Quando responder a uma resposta a um ser mail, limpas tudo o que é desnecessário só mantendo o último registo. Não escrever em letras maiúsculas: isso significa que está a gritar com o destinatário. Pode usar-se apenas nos títulos ou para chamar a atenção pela urgência do mail.

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Convites

Os convites oficiais são normalmente dirigidos a personalidades ligadas a funções que se relacionam direta ou indiretamente com a Câmara Municipal ou com o Estado, são sempre feitos a cartão impresso, com uma forma universal

aceite e cujas dimensões são de 11,5 ou 12X15,5 ou 18cm e cujos dizeres, encimados pelo Brasão Municipal, começam pela indicação do nome da entidade que convida- “O Presidente da Câmara Municipal de …” Segue-se o nome do convidado, a sua categoria ou título, o evento, o local, a hora e a data.

Acresce por vezes, o traje determinado para o uso da cerimónia. 320

Convites

Muitas vezes os convites são pré-impressos, sendo preenchidos, os espaços respetivos à mão e para cada cerimónia. O convite deve ser claro, curto e conciso.

Para as refeições, os convites deverão ser enviados diretamente às pessoas a convidar e não os cargos que ocupam. Para cerimónias oficiais e refeições formais, os convites devem ser enviados com 15 dias de antecedência. Quanto maior for o desejo de ter presentes determinadas personalidades num

evento, maior deverá ser o lapso de tempo entre o envio do convite e a cerimónia. 321

Convites

É cautelar e evidencia cuidado e interesse um contato prévio com o gabinete da personalidade a convidar, confirmando que a data está livre na sua agenda e solicitando que a reserve desde já.

Em relação a um homenageado é natural que esse contacto preveja 2 datas em alternativa, escolhendo ele a que mais lhe convém. Apesar destes contatos, o envio do convite é imprescindível. Se o convite contém inscritas as iniciais R.S.F.F. (Responda, se faz favor) ou R.S.V.P. (Résondez s ìl vous plait), existe a obrigação de responder com a maior

brevidade possível, por escrito para a direção ou por telefone para o número que vem indicado. 322

Convites

Os convites particulares não obedecem a formalismos referidos, ficando a forma e conteúdo do convite à livre criatividade do emissor. Caso o local da cerimónia seja difícil de encontrar, é uso fazer acompanhar o

convite com um mapa orientador.

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Convites Convite individual

(Brasão) O Presidente da Câmara Municipal de __________ tem a honra de convidar ________________ para_________________que se realiza no dia ___de___de 20__, ás _____horas no (a)_____________.

RSFF, tel 9999999

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Convites

Quando se formula um convite para um ato público relevante que justifique a solenidade , deve-se referir essa indicação sobre o Brasão. Tal pode ser feito à mão, ou escrito numa pequena tira de papel que pode ser

colocada ou agrafada ao convite. Isto acontece numa visita oficial de uma alta entidade (Por ocasião de visita de…) ou num jantar formal com um homenageado especial (Em honra de…). O que normalmente acontece nas autarquias locais, é o uso de “ V. Exa”, do “V.Exas”, no caso de incluir cônjuge, ou mesmo do “V. Exa e família”, sempre no

espaço previsto para o convidado. 325

Convites

(Brasão)

O Presidente da Câmara Municipal de __________ tem a honra de convidar V. Exa para ________________que se realiza no dia ___de___ de 20__, ás _____horas no (a)_____________.

RSFF, tel 9999999

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Estratégias de comunicação O que é assessoria de imprensa? Consiste na criação e emissão de notícias e acontecimentos

Objetivo? - Promover imagem positiva - Criar clima de confiança e colaboração

- Responder às necessidades de formação

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Estratégias de comunicação Qual o perfil do assessor de imprensa? - Sensibilidade para contactos humanos

- Capacidade de expressão escrita e oral - Capacidade de análise crítica e síntese - Imaginação e intuição

- Eficácia e organização - Rapidez na reflexão

- Boa memória - Disponibilidade para horários flexíveis

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Estratégias de comunicação Classificação da imprensa 1. Periodicidade: diários e não diários

2. Conteúdo: generalista; especialista 3. Difusão: Mundial, Internacional, nacional, regional e local 4. Formato: clássico

Classificação da rádio Local, regional e nacional

Classificação da televisão 1. Difusão 2. Conteúdo 329

Estratégias de comunicação O que é uma notícia? Selecionar notícias: o que significa?

. Atual . Intensidade . Clareza

. Proximidade . Surpresa Elementos da notícia . Básicos: quem? O quê? Onde? Quando? . Secundários: Como? Porquê? 330

Estratégias de comunicação Partes da notícia: Título; Lead; Corpo Título: captar a atenção; curto e conciso; ante-título e sub-título

Lead: resumo da notícia; composto por elementos básicos; pirâmide invertida (essencial para secundário) Corpo: desenvolvimento de elementos que surgem no lead; ordem decrescente

ESTILO: Conciso; objetivo; vivo; dinâmico; legenda sugestiva; ilustrações (sempre legendadas)?

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Dúvidas? Obrigada e bons eventos

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