Propuesta Solutec Interventoría

PLAN DE INTER VENTOR IA TECNICA, ADMINISTR ATIVA, FINANCIER A Y CONTABLE AL CONTRATO N0 003 2010 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA.

INTRODUCCIÓN La Interventoría tecnológica es una herramienta de gestión y de asesoría que por  medio medio de un proces proceso o sistemá sistemático tico e indepe independie ndiente nte de supervis supervisión, ión, control control y vigilancia, conduce al logro de los objetivos de proyectos que tienen inherentes el desarrollo y la innovación tecnológica, disminuyendo sus riesgos asociados y gara garantiz ntizan ando do la mejor ejor dispo disposic sición ión de los recu recurso rsos s dentr dentro o de los térm términos inos contractuales.

En este marco conceptual, los procesos de Interventoría Interventoría deben responder a la expectativa de un procedimiento metodológico metodológico organizado y sistemático que permita permita verificar el cumplimiento cumplimiento de las obligaciones obligaciones derivadas derivadas del contrato. SOLUTEC SOLUTEC LTDA es una empresa caucana, con procesos de auditoría e interventoría estandarizados, un equipo interdisciplinario altamente calificado en la Interven Interventoría toría de contrato contratos s de Telec Telecom omunic unicacio acione nes, s, audito auditoría ría contable contable,, implem implementa entación ción de sistem sistemas de calidad calidad y, diseño diseño e implem implemen entació tación n de soluciones en tecnología, que nos permiten presentar una propuesta confiable para garantizar el cumplimiento de las metas metas propuestas por la interventoría de de contratos Este docume documento nto presenta presenta nuestra nuestra propuesta propuesta para la INTERV INTERVEN ENTO TORIA RIA TECNICA, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y CONTABLE CONTABLE AL CONTRATO, CONTRATO, de acue acuerdo rdo con los requisito requisitos s exigidos exigidos por por las norm normas as común comúnme mente nte acep aceptad tadas as de interve intervento ntoría ría y ajusta ajustada da a los lineam lineamientos ientos del Plieg Pliego o de condiciones y sus anexos técnicos.

Francisco José Solarte G. Representante Legal Solut Solutec ec Ltda. Ltda.

PLAN DE INTERVENTORIA

INTRODUCCIÓN La Interventoría tecnológica es una herramienta de gestión y de asesoría que por  medio medio de un proces proceso o sistemá sistemático tico e indepe independie ndiente nte de supervis supervisión, ión, control control y vigilancia, conduce al logro de los objetivos de proyectos que tienen inherentes el desarrollo y la innovación tecnológica, disminuyendo sus riesgos asociados y gara garantiz ntizan ando do la mejor ejor dispo disposic sición ión de los recu recurso rsos s dentr dentro o de los térm términos inos contractuales.

En este marco conceptual, los procesos de Interventoría Interventoría deben responder a la expectativa de un procedimiento metodológico metodológico organizado y sistemático que permita permita verificar el cumplimiento cumplimiento de las obligaciones obligaciones derivadas derivadas del contrato. SOLUTEC SOLUTEC LTDA es una empresa caucana, con procesos de auditoría e interventoría estandarizados, un equipo interdisciplinario altamente calificado en la Interven Interventoría toría de contrato contratos s de Telec Telecom omunic unicacio acione nes, s, audito auditoría ría contable contable,, implem implementa entación ción de sistem sistemas de calidad calidad y, diseño diseño e implem implemen entació tación n de soluciones en tecnología, que nos permiten presentar una propuesta confiable para garantizar el cumplimiento de las metas metas propuestas por la interventoría de de contratos Este docume documento nto presenta presenta nuestra nuestra propuesta propuesta para la INTERV INTERVEN ENTO TORIA RIA TECNICA, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y CONTABLE CONTABLE AL CONTRATO, CONTRATO, de acue acuerdo rdo con los requisito requisitos s exigidos exigidos por por las norm normas as común comúnme mente nte acep aceptad tadas as de interve intervento ntoría ría y ajusta ajustada da a los lineam lineamientos ientos del Plieg Pliego o de condiciones y sus anexos técnicos.

Francisco José Solarte G. Representante Legal Solut Solutec ec Ltda. Ltda.

PLAN DE INTERVENTORIA

1. OBJETO OBJETO DEL CONTRATO CONTRATO A INTERVENTO INTERVENTORIA RIA •

Contra Contrato to de diseño diseño,, adquis adquisici ición ón de equip equipos os de cómpu cómputo, to, perifé periféric ricos, os, equipos audiovisuales para las dependencias académico administrativas del servicio nacional de Aprendizaje SENA (Licitación Publica 003 2010)

1. RESUME RESUMEN N DE LA LA LICITA LICITACIÓ CIÓN N •

•

•

Las comunicaciones de voz, video y datos del campus universitario en el Sena, Sena, requi requieren eren una una infra infraest estruc ructur tura a física física adecua adecuada da que que permit permita a el acceso de los usuarios a las redes de comunicaciones. Esta infraestructura debe ser fácil de gestionar, flexible ante las ampliaciones ampliaciones y camb cambio ioss que que pued puedan an surg surgir ir,, prep prepar arad ada a para para las las apli aplica caci cion ones es de comun comunica icacio ciones nes presen presentes tes y futura futuras, s, e instal instalada ada según según estánd estándare aress y normativas que permitan asegurar la calidad y compatibilidad de las comunicaciones. En consecuencia, se define la necesidad de establecer una serie de direct ectric rices y normativas con el objeto de homogeneizar las infra infraest estruc ructur turas as de teleco telecomu munic nicaci acione oness de todos los edific edificios ios del campus universitario, desde el punto de vista del suministro, instalación y cons conser erva vaci ción ón de los los cabl cablea eado doss y de toda toda la infr infrae aest stru ruct ctur ura a que que requiere este tipo de proyecto destinado a las telecomunicaciones. suministr stro o e instal instalaci ación ón de los Se requiere el sumini los comp compon onen ente tess necesarios para las infraestructuras de comunicaciones de voz, video y datos de todos todos los edificios edificios del campus campus universitario Sena, Sena, por lo que a lo larg largo o del del mism ismo se expo expond ndrá rán n las las cara aracterí teríst stic ica as técn écnicas icas,, espe especi cifi fica caci cion ones es,, norm normat ativ ivas as,, prue prueba bass exig exigib ible les, s, cond condic icio ione ness de instalación y documentación del cableado, canalizaciones y elementos complementarios complementarios de las infraestructuras de telecomunicaciones. telecomunicaciones.

3. ENFOQUE

Los servicios de Interventoría en este proyecto se orientan a los siguientes aspectos: • • • •

Interventoría al diseño y/o estrategias de tecnología Interventoría a la implantación de soluciones de tecnología Interventoría al desarrollo de soluciones de tecnología Interventoría a la gerencia del proyecto

3.1 Control efectivo del alcance de proyecto ○ ○

Control de Costos del proyecto Control de calidad en los entregables del proyecto

○ ○ ○ ○

○

○

○ ○ ○ ○

Control de tiempo en la ejecución del proyecto Control de riesgos en el proyecto Determinación del verdadero impacto organizacional Aprendizaje del manejo y la gestión de los proyectos de tecnología Garantía de un inicio exitoso y la continuidad del proyecto a mediano y largo plazo que garantice protección de la inversión. Mejoramiento en el trabajo y la eficiencia en el mismo en sus equipos de proyecto y grupos de usuarios. Imparcialidad y transparencia en la toma de decisiones Soporte controlado al manejo de cambios en el proyecto. Asesoría en la toma de decisiones ante cambios imprevistos Soporte y asesoría ante la materialización de riesgos en el proyecto

4. ALCANCE DE LA INTERVENTORIA

Los principales alcances de la Interventoría son:   Identificar

y ejecutar las actividades “In Situ” necesarias para verificar, aprobar y realizar las sugerencias a que haya lugar con ocasión del logro de los objetivos del proyecto.

  Diseñar

el modelo de gestión de la Interventoría, basándose en la metodología los estánd estándare aress para para gerenc gerencia ia de Proyec Proyectos tos de Interv Intervent entorí oría a del Manual Manual de Interventoría.

  Establecer

y poner en marcha las acciones necesarias para su uso por parte de los actores de decisión del Contrato.

  Convocar

a los representantes de las partes durante las etapas de diseño de los mecanismos de administración y control del Proyecto y en la puesta en marcha de los mismos.

Partic icip ipar ar   Part

en los los comi comité téss de natu natura rale leza za técn técnic ica a o admi admini nist stra rati tiva va que que la contratante conforme para el adecuado desarrollo del Proyecto e informar al Comité de Proyecto cualquier tipo de situación que a su juicio sea causal de retrasos en la ejecución del Contrato de implantación o que ponga en peligro su cump cumpli limi mien ento to dent dentro ro del del tiem tiempo po esti estima mado do,, sugi sugiri rien endo do las las acci accion ones es correctivas que en su criterio deben realizar las partes del Contrato.

  Precisar

y enriquecer, de acuerdo con lo establecido en el Contrato, el marco general de aprobación de los productos parciales y finales de cada una de las etapas del Proyecto.

  Definir,

conjuntamente con los actores de decisión del Contrato, los parámetros de acep acepta taci ción ón de bien bienes es y serv servic icio ios, s, ente entend ndid ido o por por ello elloss el conj conjun unto to de indicadores de seguimiento, sus metas asociadas y los criterios de obligatorio cumplimiento cumplimiento para la aceptación de los bienes y servicios del Contratista. Cada

indicador debe tener asociada una meta que el contratista deberá alcanzar para que el Interventor y, a través suyo, el Comité Directivo considere aceptado el producto o servicio. Conforme con lo establecido en el Contrato, en el caso que no se alcance la meta esperada, el Contratista deberá corregir, subsanar, desarrollar o suplir.   Definir

y evaluar los mecanismos para el aseguramiento de la calidad de los resultados parciales y finales de cada una de las etapas del Proyecto, estipuladas en el cronograma y la metodología de desarrollo de proyecto.

  Las

metas que se definan para la aceptación de los productos parciales y finales ofrecidos por el contratista, deberán cumplir con los parámetros establecidos en el Contrato para la aprobación de los productos entregados y los resultados obtenidos según su naturaleza.

  Con

el fin de realizar y asegurar la sostenibilidad al aseguramiento de la calidad del Proyecto, el interventor definirá el esquema de transferencia de conocimiento al equipo de Proyecto en áreas como aseguramiento de la calidad, gestión del riesgo y mecanismos de control y seguimiento.

  Generar

un sistema de intervención participativa por parte de los actores clave del Contrato que contribuya a la adopción de los mecanismos de gestión del Proyecto.

Pliegos

ETAPA 1 Planeación de la Interventoría

A1 Planeación de la Interventoría A2 Manual de Funciones P1 Propuesta de Interventoría

ETAPA2 Ejecución de la Interventoría A2 Retroalimentación Planeación de la Interventoría A2 Formatos de Manual de funciones P2 Gestión documental

5. PROCESOS DE PLANEACION

Como se ha indicado, la planeación es un proceso dinámico que se cumple en tres etapas: i) identificación y obtención de fuentes de información, ii) formulación del plan y iii) resultado de la planeación: el plan.

Proceso de planeación de interventoría.

6. METODOLOGÍA ESPECÍFICA

La propuesta presentada en este documento incluye tres tipos de interventoría, la administrativa, la técnica y la financiera, todas de igual importancia, no obstante se resalta la interventoría administrativa como un macroproceso en el que se pueden identificar procesos de tipo transversal donde confluyen actividades y procesos de las otras interventorías. En general, el Interventor Administrativo en cumplimiento de sus responsabilidades realizará procesos relacionados con el monitoreo, seguimiento, asesoría y análisis realizado a la ejecución de los recursos. La metodología con la que trabaja SOLUTEC LTDA, la cual se propone para realizar la interventoría administrativa se presenta en el siguiente diagrama.

Metodología de interventoría administrativa a aplicar

Se debe aclarar que las dos primeras fases y parte de la tercera de la metodología propuesta ya se han ejecutado con el propósito de elaborar la propuesta contenida en este documento. A continuación de describe de manera breve los procesos que involucra la realización de las labores de interventoría administrativa: Identificar a la entidad objeto de interventoría: Se obtiene la información

como la propuesta presentada por el contratista, incluyendo toda la documentación solicitada en el proceso de licitación, y el pliego de condiciones correspondiente. Este proceso se entiende como ejecutado al momento de la presentación de esta propuesta. Programar las actividades y recursos para el desarrollo de la interventoría administrativa: Se programa las actividades y recursos

necesarios para lograr los objetivos de las labores de interventoría administrativa y financiera. Recolectar y analizar la información general del contratista: Se acude a

las fuentes de información necesarias para realizar la labor de interventoría. Recolectar y verificar información en campo: Se realizará visitas a los

emplazamientos donde se esté ejecutando la obra para obtener y cotejar información proporcionada por el contratista.

Estudiar y analizar la información: Se analiza la información recolectada y

se emite un concepto respecto a la ejecución de las actividades. Aprobar y registrar la información en el sistema de gestión documental: Se registra la información realizada en campo y los dictámenes

administrativos, financieros, o técnicos en el sistema de gestión documental “DOCUMENTOS MSD 2.2” Generar informes, reportes y dictámenes de interventoría: Se generan

los informes requeridos con la periodicidad requerida, y para ello se utiliza el sistema de gestión documental y los formatos incluidos como Anexos en esta propuesta. Realizar informe de cierre de vigencia: En este caso el cierre de vigencia

coincide con la etapa de liquidación del contrato entre el SENA y el contratista RyS Telecomunicaciones. Liquidar interventoría: Una vez cumplidos la totalidad de los objetivos del

contrato de interventoría se realiza el proceso de liquidación de la misma.

7. CONCEPTOS, DEFINICIONES E INFORMES 7.1 TÉRMINOS BÁSICOS Acta: Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas.

Ajustes: Es un factor de actualización que se genera por la variación de los índices de costos establecidos entre la fecha de presentación de la propuesta y la fecha de ejecución. Anticipo: Son recursos públicos entregados por el SENA al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión avalado por el interventor. Apoderado: Persona a quien se confiere la facultad de actuar en nombre y representación del contratista o del interventor, con poder para comprometerlo; facultad que debe ser otorgada mediante un documento expreso y escrito, con autenticación ante notario público. Cuando de trate de consorcio o uniones temporales, su representante no podrá conferir poder para la totalidad de sus actuaciones como tal dentro de la vigencia del contrato; en este evento, el consorcio o la unión temporal deberá designar un nuevo representante.

Contrato Adicional: Acuerdo que celebran el SENA y el contratista para prorrogar el plazo y/o adicionar el valor de un contrato. Control de Calidad : Es el proceso mediante el cual se verifican las condiciones de los materiales, elementos, métodos, modelos, normas, etc., que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones requeridas para la ejecución del contrato. Cuenta de Anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el SENA, para ser manejada en forma conjunta entre el contratista y el interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta serán del SENA o de la Nación según el caso y deberán ser reintegrados al tesoro en la oportunidad establecida en la normatividad vigente para tal efecto. Delegado: Persona a quien se confiere la facultad de actuar en representación del contratista o del Interventor, en actuaciones de simple trámite autorizadas expresamente en el manual de interventoría, que no comprometen la responsabilidad del contratista o interventor. Funcionario competente para firmar el contrato: Funcionario del SENA delegado expresamente por acto administrativo emanado del Director General para suscribir el contrato de que se trate. Gestor Técnico: Actor a través del cual el SENA desarrolla el ejercicio de administración y seguimiento respecto de los proyectos que adelanta la Entidad. Imprevistos: Acontecimiento no previsto presentado durante la ejecución del contrato de obra y que debe asumirse como un porcentaje de los costos directos del contrato. Ítem no Previsto: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, que surgen durante la etapa de ejecución y son indispensables para cumplir con el objeto contratado; deberán ejecutarse previo análisis,

estudio y aprobación del precio unitario y celebración del contrato adicional correspondiente según el caso. Obra Adicional (mayor cantidad de obra): Es el incremento en la cantidad de un ítem inicialmente contratado. Obra Complementaria: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuya ejecución se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamiento y/o adecuada terminación a las obras contratadas, y deberá ejecutarse previo análisis, estudio y aprobación del precio unitario y celebración del contrato adicional correspondiente según el caso. Orden de Iniciación: Documento en el cual se fija la fecha de iniciación del contrato, a partir de la cual se contabiliza el plazo de ejecución del contrato. Orden de Pago: Documento a través del cual se autoriza el pago por parte del INVÍAS al contratista, por las labores ejecutadas durante el período respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago estipulada en el contrato. Ordenador del Pago: Funcionario delegado expresamente por acto administrativo emanado del Director General, para disponer u ordenar el pago de que se trate. Pago Anticipado: Son recursos cancelados en forma adelantada al contratista no sujeto a ajustes de precios, que representan una parte del pago por la ejecución del contrato. Plazo de Ejecución del Contrato: Es el período entre la fecha de iniciación y de vencimiento del término estipulado en el contrato. Pliego de Condiciones: Documento en el cual se fija el marco normativo bajo el cual se desarrollara el procedimiento de selección y la ejecución del contrato, que contiene los derechos y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusión de los requisitos técnicos, financieros y  jurídicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente el contratista durante la ejecución del contrato. Redistribución de recursos de personal y otros recursos: Programa en el cual se ajusta a lo largo del plazo del contrato de interventoría, la forma como se utilizaran periódicamente el personal y otros recursos. 7.2. TIPOS DE ACTAS Acta de Ajustes: Documento contractual mediante el cual se reconoce los ajustes de precios pactados en el contrato, correspondientes a un acta de recibo parcial o de recibo final. Acta de Aprobación de Estudios y Diseños: Documento mediante el cual el contratista entrega y el Interventor aprueba y recibe los estudios y/o diseños

pactados en el contrato. En esta acta se deja constancia de la aprobación de parte o de la totalidad de los estudios y diseños. Acta de Comité: Documento mediante el cual se deja constancia del avance físico, financiero, administrativo y legal del contrato y compromisos que deben realizarse de acuerdo a las necesidades del mismo. Acta de Costos: Documento contractual mediante el cual se reconocen cuantificados los servicios realizados por la interventoría durante la ejecución de un contrato. Esta acta es el soporte para el pago gradual a la interventoría. Acta de Modificación de Costos: Documento mediante el cual se ajustan los costos de personal y de otros recursos de acuerdo al avance del contrato de obra. Acta de Entrega de Bienes y/o Equipos: Documento contractual mediante el cual se formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o equipos por parte del contratista al SENA. Acta de Entrega por Cambio de Interventor o Gestor Técnico: Documento contractual mediante el cual se protocoliza el empalme entre el interventor o gestor técnico saliente y entrante. En este documento se deja constancia del estado y manejo del anticipo, del avance físico y financiero del contrato y de la entrega y recibo de todos los documentos. Acta de Fijación de Ítem no Previsto: Documento contractual mediante el cual se aprueba por parte de la Entidad el precio del mercado del ítem no previsto. Acta de Liquidación del Contrato: Documento contractual donde se hace un balance contable entre las inversiones ejecutadas por el contratista contra las pagadas por la entidad. Acta de Reanudación: Documento mediante el cual se deja constancia de la reanudación de las obras. Acta de Entrega y Recibo Definitivo de Obra: Documento contractual mediante el cual el contratista hace entrega y el SENA a través de la interventoría recibe las obras en el estado en que se encuentren. Acta de Recibo Parcial de Obra: Documento contractual mediante el cual el contratista hace entrega parcial y el SENA a través de la interventoría recibe parcial y debidamente cuantificados los bienes, las obras o los servicios. Esta acta es el soporte para el pago parcial al contratista. Acta de Reunión Técnica Inicial: Documento que se elabora, máximo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la orden de inicio, se realizará en la Dirección Regional del SENA con el Director Regional, El Subdirector del Centro, los directores de interventoría, los ingenieros residentes de obra e Interventoría y el gestor técnico de contrato.

Acta de Suspensión o Ampliación de la Suspensión del Contrato: Documento contractual mediante el cual el SENA y el contratista acuerdan con fundamentos técnicos y jurídicos la suspensión del plazo de ejecución del contrato o ampliación de la suspensión, indicando la fecha probable de reanudación. El contratista se obliga a actualizar las pólizas y garantías, ampliando la vigencia de éstas por el término de la suspensión. Insumo: Se refiere a cualquier componente del análisis del Precio Unitario. 7.3 FORMATOS E INSTRUCTIVOS No

Código

NOMBRE DEL DOCUEMNTO

1

FMI012

Lista de chequeo para iniciación del contrato

2

FMI013

Plan de inversión del anticipo

3

FMI014

Acta de vecindad

4

FMI015

Acta de inicio

5

FMI016

Acta de iniciación del proyecto

6

FMI017

Informe semanal de interventoría

7

FMI018

Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensual de interventoría

8

FMI019

Informe Ejecutivo Mensual de interventoría

9

FMI020

Acta de Seguimiento a Contrato

10

FMI021

Control de Personal

11

FMI022

Relación de Correspondencia

12

FMI023

Acta de Suspensión

13

FMI024

Acta de Reinicio

14

FMI025

Solicitud de Adición y /o Prorroga

15

FMI026

Acta de terminación de Contrato

16

FMI027

Acta de entrega y recibo final del objeto contractual

17

FMI028

Evaluación de Proveedores de bienes y servicios

18

FMI029

Acta de aprobación de personal para la ejecución del contractual

19

FMI030

Relación de documentos

20

FMI031

Relación de planos

21

FMI032

Acta especial para contratos de diseño y obra parte A B

22

FMI033

Control de Equipos

23

FMI034

Control de Equipos de medición

24

FMI035

Control de inspección y ensayos

25

FMI036

Control de Seguridad Industrial

26

FMI037

Registro Fotográfico

27

FMI038

Análisis de Precios Unitarios

28

FMI039

Comparación y fijación de precios no previstos

29

FMI040

Acta de cambio de especificaciones

30

FMI041

Verificación de diseños y o estudios técnicos

31

FMI042

Informe de inversión y buen manejo del anticipo

32

FMI043

Acta de recibo parcial y balance presupuestal

33

FMI044

Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos

34

FMI045

Proyecto de liquidación del contrato

35

FMI046

Lista de Chequeo Interventoría Técnica

8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y DETERMINACIÓN DEL PERSONAL

La estructura organizativa de SOLUTEC LTDA Interventoría se compone de los elementos representados en el siguiente organigrama.

En cabeza del director de interventoría, quien oficia en este proyecto como coordinador administrativo, se abarca los tres tipos de interventoría requerida, con un personal muy bien seleccionado y calificado para cumplir con los objetivos planteados en cuanto a tiempos y calidad de desempeño. Las hojas de vida de cada unos de las personas de la estructura organizacional se incluyen en el Anexo 1.

9. PROPUESTAS DE INTERVENTORÍA

9.1 INTERVENTORÍA ADMINISTRATIVA

La interventoría administrativa reúne los conceptos de interventoría financiera e interventoría técnica. Para su desarrollo se propone una serie de actividades las cuales se han definid según la metodología presentada previamente, y la información suministrada por parte de la entidad contratante, tal como los documentos del pliego de condiciones de la licitación y la propuesta ganadora de la empresa RyS Telecomunicaciones (contratista). Considerando que el contratista no presenta en su propuesta un cronograma detallado de acuerdo a como se solicita en el pliego de condiciones, SOLUTEC LTDA Interventoría, se ciñe al cronograma definido en dicho pliego de condiciones. A continuación se presenta la programación requerida en el pliego el cual se toma como base para la definición del cronograma de interventoría administrativa propuesto.

N o

Entregable

Tiempo máximo

Plazo Máximo entrega contratist a

Plazo máximo aprobación de interventor

0.

Acta de Inicio

1.

Plan de Ingeniería. Revisión preliminar del diseño

2 meses

14 junio de 2011

21 junio de 2011

Un desembolso correspondiente al 10% del valor del contrato

2

Fabricación, transporte y nacionalización del equipo del segmento terreno

4 meses

15 agosto de 2011

21 agosto de 2011

Un desembolso correspondiente al 10% del valor del contrato

4.

Entrega de hardware para inicio de ensamble, integración y pruebas

7 meses

14 noviembre de 2011

21 noviembre de 2011

Un desembolso correspondiente al 20% del valor del contrato

15 abril de 2011

Participación

Un desembolso correspondiente al 20% del valor del contrato a título de anticipo

5.

Aceptación preliminar

8 meses

14 diciembre de 2011

21 diciembre de 2011

Un desembolso correspondiente al 10% del valor del contrato

6.

Aceptación total

8 meses

28 diciembre de 2011

29 diciembre de 2011

Un desembolso correspondiente al 30% del valor del contrato

Programación – Pliego de condiciones del proceso de licitación

9.2 Programación de actividades

9.3 Descripción del proceso

En este punto se incluye la descripción de las actividades programadas y se referencian los formatos y actas propuestas (anexadas a esta propuesta) para llevar el control referente a la interventoría administrativa.

•

El director de interventoría o coordinador administrativo se presenta ante el contratista a través de comunicación escrita emitida por la entidad contratante. En esta misma sesión de acuerdan detalles sobre la emisión del acta de inicio y la documentación requerida para la aprobación del anticipo. Presentación del director de interventoría:

•

Emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo: Se suscribe

•

con el contratista el acta de iniciación del contrato, para lo cual se propone el formato FMI015_Acta de inicio. Revisión de informe de interventoría financiera para aprobación del anticipo en los términos definidos en el pliego de condiciones. Para la aprobación del anticipo se debe diligenciar el formato FMI013_Plan de inversión del anticipo. Realización de reunión para acuerdo de manejo documental: Se realiza una reunión entre representantes del contratante (supervisor), contratista, e interventoría con el propósito de definir los términos del manejo documental de la información. Se propone el manejo del formato FMI030_Relación de documentos para el intercambio de documentos entre las partes.

•

Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo: Se

realiza un seguimiento semanal (de acuerdo al formato FMI017_InformeSemanalInterventoria_V05) de la ejecución del proyecto y se genera un reporte ejecutivo en las fechas programadas. Para la realización de este informe se analiza los reportes entregados por parte de interventoría técnica y financiera con dos días de anticipación. Se sugiere la utilización del formato FMI019_ Informe Ejecutivo Mensual de Interventoría. Para las tareas de seguimiento se propone el formato FMI020_ActaSeguimientoContrato_V05. El informe ejecutivo es presentado al supervisor como representante de la entidad contratante y se levanta el acta respectiva. •

 Aprobación del cronograma y trabajo de ingeniería: Se evalúa el

cronograma de ejecución del contrato y el plan de ingeniería presentado por el contratista. Para ello se evalúan los tiempos estipulados y actividades de entrega parcial y total de acuerdo a los pliegos de condiciones. Para esta actividad se recibe el informe y el aval por parte del coordinador técnico. Se aplica el formato FMI041_Verificacion de diseños y o estudios técnicos. Aprobación de desembolso del 10 % del contrato. •

Emisión de acta de inicio de obra: Se emite el acta de inicio de la

obra mediante el formato propuesto FMI016_Acta de iniciación del proyecto una vez se ha diligenciado el formato FMI012_Lista de chequeo para iniciación del contrato. •

 Aprobación de desembolsos: Se evalúan las entregas o condiciones

para la autorización del desembolso de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones o las condiciones aprobadas al contratista en el inicio del contrato.

•

Recepción primera entrega de montaje de infraestructura de TI:

Corresponde a la primera entrega de la infraestructura de TI por parte del contratista. Para esta recepción se tiene un apoyo absoluto por parte de interventoría técnica e interventoría financiera. •

Recepción de hardware para inicio de ensamble, integración y   pruebas: Corresponde a la segunda entrega de la infraestructura de TI

por parte del contratista. En este caso se recibe fundamentalmente el hardware para que el contratista inicie el ensamble, integración y pruebas. Para esta recepción se tiene un apoyo absoluto por parte de interventoría financiera e interventoría técnica con una serie de actividades bien definidas. •

 Aceptación preliminar : Se realiza la recepción parcial del proyecto y

se emite recomendaciones y/o solicitudes a tener en cuenta para la recepción final. Como parte de esta entrega el contratista debe diligenciar el formato FMI043_Acta de recibo parcial y balance presupuestal. •

 Aceptación total: Se realiza la recepción total del proyecto revisando

el cumplimiento de las solicitudes hechas en la etapa de recepción preliminar. Se diligencia el formato FMI027_Acta de entrega y recibo final del objeto contractual. •

Emisión de acta de fin de obra: Se firma el acta donde se oficializa la

terminación de la ejecución del proyecto. •

Liquidación del contrato: Se hace la revisión de paz y salvos, la

conformidad del contratante, cuentas de cobro y se genera el acta de liquidación del contrato según el formato FMI045_Proyecto de liquidación de contrato. •

Liquidación del contrato de interventoría: Se realizan todos los

trámites para la liquidación del contrato de interventoría donde se entrega un informe de la ejecución del proyecto y se firma el acta de terminación de contrato, para la cual se sugiere el formato FMI026_Acta de terminación de contrato.

9.4. Funciones

Las funciones del director de interventoría o coordinador administrativo se ha definido de acuerdo a las tareas específicas que desempeña dentro de la programación propuesta. Estas funciones se detallan a continuación.

Funciones del Director administrativo

Presentación como director de interventoría Emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo Programación y realización de reunión para acuerdo de manejo documental Seguimiento semanal y reunión con el supervisor de para entrega de informes ejecutivos Aprobación del cronograma y trabajo de ingeniería Emisión de acta de inicio de obra Aprobación de desembolso del 10% Recepción primera entrega de montaje de infraestructura de TI Aprobación de desembolso del 10% Recepción de hardware para inicio de ensamble, integración y pruebas Aprobación de desembolso de 20% Aceptación preliminar Aprobación de desembolso de 10% Entrega de informe ejecutivo - Sobre la aceptación preliminar Aceptación total Emisión de acta de fin de obra Aprobación de desembolso de 30% Entrega de informe ejecutivo - Sobre la aceptación total Liquidación del contrato Liquidación del contrato de interventoría

Funciones del Asesor jurídico

Asesoría en la emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo Asesoría en la liquidación del contrato Asesoría en la liquidación del contrato de interventoría

9.5. Costo de la interventoría administrativa

A cargo de esta interventoría está solamente el director de interventoría o coordinador administrativo, de este modo, a continuación se presenta en detalle el costo de cada actividad de acuerdo a las horas de dedicación por parte de este recurso de trabajo. Los cálculos toman como base una tasa estándar de $5.000.000 mensuales.

10. INTERVENTORÍA TÉCNICA

La programación de la interventoría técnica se ha definido de acuerdo al cronograma de actividades establecido en la interventoría administrativa,

fijando fechas de entrega de resultados a dicha interventoría con una anticipación de mínimo dos días respecto a las fechas en las cuales se debe presentar resultados ante la entidad contratante.

10.1 Programación de actividades

10.2 Descripción del proceso

En este punto se incluye la descripción de las actividades programadas y se referencian los formatos y actas propuestas (anexadas a esta propuesta) y listas de chequeo para llevar el control referente a la interventoría técnica.

El coordinador técnico se presenta ante el contratista con su equipo de trabajo a través de comunicación escrita emitida por la entidad contratante.

•

Presentación del coordinador técnico:

•

Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo: Se

realiza

un

seguimiento

semanal

(de

acuerdo

al

formato

FMI017_InformeSemanalInterventoria_V05) de la ejecución del proyecto y se genera un reporte que se entrega a interventoría administrativa •

Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado horizontal:

Desde el área de trabajo hacia el closet de Telecomunicaciones en el respectivo piso del edificio correspondiente. Se selecciona de forma aleatoria una muestra del 20% (180 puntos aproximadamente) de los puntos de red los cuales se certifican de nuevo con el fin de verificar que coincidan con la certificación suministrada por el contratista, se verifican los componentes de terminación de los cables en el closet de  Telecomunicaciones junto con su interconexión. El cableado que debe ser instalado es cat 7 S/FTP en la norma EIA/TIA 568B, la topología es en estrella física, este cableado horizontal manejará anchos de banda digitales de 1 Gbps. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta. •

Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado vertical:

Desde el closet de Telecomunicaciones del respectivo piso hacia la sala de Telemática del edificio correspoindiente. Se verifica la utilización de fibra óptica Monomodo 10 hilos constituyendo el Backbone del edificio. Se realizan pruebas de atenuación y se certifican de nuevo con el fin de verificar que coincidan con la certificación suministrada por el contratista. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta.

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Verificación de fibra óptica entre edificios:

Son los tramos que interconectan los tres edificios del campus, se verifica que cada uno se conecta con el backbone de cada edificio, se verifica el tamaño de las recamaras por donde va la Fibra Optica Monomodo 10 Gbps se realiza el mismo trabajo de interventoría que se hace para el Cableado Vertical. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta.

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Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra:

Se revisa cada toma eléctrico cuyo Voltaje D.C. entre el Neutro y Tierra esté entre 0 V y 0,5 V. Se debe cumplir la Norma COR-NAS, se verifica que haya 120VAC/15A en cada toma. Se revisa toda la obra civil realizada que cumpla con la Norma RETIE para puesta a tierra por cada edificio, se verifica que el cable multifilar utilizado sea AWG 2. Se verifica además los puntos incluidos en la lista de chequeo respectiva. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta. •

Recepción y verificación de VoIP:

Se realizan pruebas de QoS sobre la Red Lan del Campus verificando que se cumpla con lo establecido en los pliegos. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta. •

Verificación del sistema de videoconferencia:

Se realizan pruebas de operación de videoconferencia desde cada sede incluyendo la sede remota con el fin de corroborar el optimo funcionamiento de todo el sistema de tal manera que en una sede se puedan comunicar visual, auditivamente en alta nitidez con las otras 3 personas ubicadas en las otras sedes incluyendo la sede remota y recíprocamente. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta. •

Verificación de red Wi-Fi:

Se realizan las pruebas de cobertura Wi-Fi en todas las zonas establecidas en los pliegos y los ítems contemplados en la lista de chequeo respectiva. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta. •

Verificación de infraestructura para radioenlace – Backup:

Se realizan pruebas de interconectividad y de saturación del canal verificando que se cumpla con el ancho de banda solicitado. Se ubican dos personas una en cada extremo, se verifica la redundancia, que si

opere el radioenlace como respaldo WAN, se revisa toda la obra civil realizada y se llevan a cabo pruebas de saturación del canal con la herramienta Software Netpersec. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

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Verificación del sistema de control de acceso:

Se realizan pruebas de ingreso verificando que los sensores de proximidad operen de manera adecuada con el fin de disminuir al máximo el acceso de intrusos. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

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Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica:

Se realizan pruebas a fin de que la Planta junto con las UPSs suministradas por el contratista establezcan la redundancia requerida. Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DE INTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta. •

  Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa

El coordinador técnico con su equipo de trabajo evalúa la ejecución del proyecto y emite recomendaciones y/o sugerencias para la aceptación total. Se genera el respectivo informe dirigido a interventoría administrativa. •

 Aceptación total: Se realiza la recepción total del proyecto en su

componente técnico revisando el cumplimiento de las solicitudes hechas en la etapa de recepción preliminar.

10.3 Manual de funciones

A continuación se incluyen las funciones de cada recurso de trabajo de la interventoría técnica. La mayoría de las funciones son compartidas, por ende en el siguiente manual la misma función puede repetirse para varios cargos.

Coordinador técnico

Presentación del personal de interventoría técnica Seguimiento semanal y entrega de primer informe técnico Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico Revisión del plan de ingeniería Seguimiento semanal y entrega de tercer informe ejecutivo mensual Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe ejecutivo mensual Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado horizontal Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado vertical Verificación de fibra óptica entre edificios Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo mensual Seguimiento semanal y entrega de sexto informe ejecutivo mensual Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe ejecutivo mensual Recepción y verificación de VoIP Verificación del sistema de videoconferencia Verificación de red Wi-Fi Verificación de infraestructura para radioenlace - Backup Verificación del sistema de control de acceso Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica Entrega reporte a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de octavo informe ejecutivo mensual Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de noveno reporte técnico Aceptación total Tecnólogo en redes

Presentación del personal de interventoría técnica Seguimiento semanal y entrega de primer informe técnico a interventoría

administrativa Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico a interventoría administrativa Revisión del plan de ingeniería Seguimiento semanal y entrega de tercer informe técnico Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe técnico a interventoría administrativa Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado horizontal Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado vertical Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo mensual Seguimiento semanal y entrega de sexto informe técnico a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe técnico a interventoría administrativa Recepción y verificación de VoIP Verificación del sistema de videoconferencia Verificación de red Wi-Fi Seguimiento semanal y entrega de octavo informe técnico a interventoría administrativa Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de noveno reporte técnico Aceptación total Tecnólogo en telecomunicaciones

Presentación del personal de interventoría técnica Revisión del plan de ingeniería Verificación de fibra óptica entre edificios Verificación de infraestructura para radioenlace - Backup Verificación del sistema de control de acceso Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Aceptación total

Técnico electricista

Presentación del personal de interventoría técnica Revisión del plan de ingeniería Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Aceptación total Técnico en sistemas

Presentación del personal de interventoría técnica Seguimiento semanal y entrega de primer informe técnico Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico Revisión del plan de ingeniería Seguimiento semanal y entrega de tercer informe técnico a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe técnico a interventoría administrativa Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado horizontal Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado vertical Seguimiento semanal y entrega de quinto informe técnico a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de sexto informe técnico a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe técnico a interventoría administrativa Recepción y verificación de VoIP Verificación del sistema de videoconferencia Verificación de red Wi-Fi Seguimiento semanal y entrega de octavo informe técnico a interventoría administrativa

Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa Seguimiento semanal y entrega de noveno reporte técnico Aceptación total

10.4 Costo de la interventoría técnica

Esta interventoría incluye recursos de trabajo así como materiales, para los cuales se ha definido las siguientes tasas estándar y precios respectivamente.

Recursos de trabajo Cargo

Asignación

Coordinador técnico

$ 5.000.000,00/ms

 Tecnólogo en redes

$ 1.200.000,00/ms

 Tecnólogo en telecomunicaciones

$ 1.200.000,00/ms

 Técnico electricista

$ 1.200.000,00/ms

 Técnico en sistemas

$ 1.200.000,00/ms

Para el caso de los técnicos y tecnólogos se ha incluido el pago de todas las prestaciones sociales de ley y aportes que tiene a cargo SOLUTEC LTDA como entidad contratante.

Materiales Elemento

Costo

Certificador de red (Alquiler)

$ 2.000.000,00

Multímetro

$ 100.000,00

Kits de herramientas

$ 150.000,00

Escalera extensión fibra de vidrio (2.57 m)

$ 590.000,00

PC Portátil (Alquiler)

$ 30.000,00

Papelería + carpetas

$ 200.000,00

Dotación básica de trabajo

$ 250.000,00

La distribución del personal y los materiales y su costo asociado de acuerdo a las actividades programadas se presenta en la siguiente tabla. Nombre del recurso

Dedicación

Costo

Coordinador técnico

709,33 horas $ 20.151.515,15

Tecnólogo en redes

637,33 horas $ 4.345.454,55

Tecnólogo en telecomunicaciones Técnico electricista Técnico en sistemas Elemento

94 horas

$ 640.909,09

110 horas

$ 750.000,00

637,33 horas $ 4.345.454,55 cantidad

Costo

Certificador de red (Alquiler)

1 $ 2.000.000,00

Multímetro

2

$ 200.000,00

Kits de herramientas

1

$ 150.000,00

Escalera extensión fibra de vidrio (2.57 m)

1

$ 590.000,00

PC Portátil (Alquiler)

2

$ 60.000,00

Papelería + carpetas

1

$ 200.000,00

Dotación básica de trabajo

5 $ 1.250.000,00

TOTAL

$ 34.683.333,33

11. INTERVENTORÍA FINANCIERA

La interventoría contable - financiera es aquella que comprende el control, el seguimiento y la evaluación de todos los procesos y procedimientos contables y financieros que son aplicados en la realización del proceso constructivo de la obra y, en general, de todo el proyecto, para poder ver el buen manejo de los recursos que se disponen para ella y la adecuada inversión, de conformidad con lo estipulado en el contrato. La interventoría contable-financiera propuesta por SOLUTEC LTDA Interventoría cubre los siguientes procesos contables:

En el aspecto económico el coordinador financiero a través del director de interventoría es el delegado del ordenador del gasto, por ello debe cuidar que en la práctica las inversiones se realicen de acuerdo con la necesidad real y con los principios de eficiencia, eficacia, orden y austeridad que implica tomar las medidas pertinentes que eviten costos extras y obras que en el terreno se detecten como innecesarias.

11.1 Programación de actividades

La entrega de resultados por parte de interventoría financiera al coordinador de interventoría administrativa se ha programado como dos días mínimo de anticipación respecto a las entregas solicitadas por la entidad contratante.

Además, es de aclarar que para el caso de los desembolsos programados según el pliego de condiciones, el coordinador financiero da su aprobación si es el caso, sin embargo, el aval final lo emite el coordinador administrativo, quien para este proyecto es el mismo director de interventoría.

11.2 Descripción del proceso

De acuerdo a las actividades requeridas en el cronograma de interventoría financiera, se describe a continuación la descripción de las tareas que durante la ejecución del contrato de interventoría va a llevar cabo el interventor financiero. •

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Seguimiento del avance del contrato. Realizar el seguimiento al avance físico - financiero del contrato de la obra de acuerdo con los programas de obra e inversión, de tal manera que si detectan atrasos e incumplimientos parciales o totales se requiera oportunamente al contratista y se adopte un plan de contingencia adecuado y de continuar con los mismos atrasos, de ser precedente, se inicien procesos sancionatorios establecidos en la reglamentación vigente. Estado técnico – financiero y legal del contrato. Conocer los detalles del estado financiero y legal del contrato y registrar las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, manejo de los anticipos, asi como del tramite oportuno de contratos adicionales, actas de modificación de cantidades de obra, aprobación de precios para Item no previstos.

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Actualizar Sistema de Información de Seguimiento Fisico – Financiero. Capturar en el aplicativo la información correspondiente al avance físico y financiero de los contratos en ejecución a su cargo. Revisiones periódicas.

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Autorizar los pagos de acuerdo con lo pactado en el contrato.

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Organizar una carpeta por cada contrato con todos los documentos pertinentes al mismo, verificando los requisitos de legalidad y cumplimiento de las cláusulas pactadas. Recomendar, cuando se requiera, la celebración de un contrato adicional, u otrosí, teniendo en cuenta las razones que justifiquen tal situación. Informar la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensión o terminación anticipada del contrato y de su reanudación, recomendando la adopción de las medidas respectivas. Informar los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total del contrato, para la aplicación de las sanciones respectivas. Elaborar informes periódicos sobre el avance en la ejecución contractual y el informe final con los resultados de la ejecución. Recomendar la liquidación unilateral del contrato cuando así se requiera. Elaborar el acta y documentos necesarios para la liquidación definitiva del contrato. Estudiar las causas de las demoras en el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los Contratistas y si éste solicita modificación en el plazo acordado, analizar si las causas aducidas son justificación para la modificación del plazo acordado. El Interventor debe velar porque en los contratos adicionales de plazo se incluya la correspondiente modificación al programa de trabajo si la adición en tiempo incide en éste, además de la suscripción de la modificación a las pólizas. Controlar la vigencia y el valor asegurado de las pólizas que garantizan el cumplimiento de los contratos, para exigir a estos las modificaciones que sean del caso. Autorizar los desembolsos de acuerdo con lo pactado en el contrato.

El proceso hace uso de los formatos relacionados a continuación, los cuales se adjuntan con la propuesta. • • •

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FMI013 Plan de inversión del anticipo.xls FMI017_InformeSemanalInterventoria_V05.xls FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensual de interventoria.xls FMI019 Informe Ejecutivo Mensual de Interventoría.xls

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FMI038 Análisis de precios unitarios.xls FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos.xls FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo.xls FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal.xls

11.3 Manual de funciones

A continuación se incluyen las funciones en términos generales del coordinador financiero las cuales se van a ejecutar en cumplimiento de las actividades programadas. • •

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Velar por la correcta ejecución presupuestal del Contrato. Rendir mensualmente informes económicos y financieros sobre el cumplimiento y ejecución del contrato. Verificar que los contratistas administren en una cuenta independiente los recursos entregados en el contrato. Controlar y verificar en caso de presentarse, los rendimientos financieros generados en el contrato. Comunicar veraz y oportunamente la liberación de los dineros que no serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupuéstales del contrato. Verificar que los recursos que maneje el contratista se encuentren debidamente utilizados. Controlar el saldo sobre el valor del contrato, acumulando sumas pagadas y descuentos por concepto de anticipo si lo hubo y retenciones en caso de que las haya. Velar porque se efectúe una adecuada flujo de caja del contrato. Velar porque la ejecución financiera del contrato, se ajuste al plan de acción y al proyecto formulado. Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato. Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato. Informar y adicionar toda la documentación pertinente sobre la necesidad de adición en el valor o plazo del contrato, con el fin de que se tramite ante la autoridad u organismo competente, la debida autorización del contrato adicional correspondiente, en forma oportuna antes de que se venzan o cumplan los términos pactados.

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Aprobar el plan de inversión del Anticipo. Revisar y aprobar dentro del plazo estimado por la interventoría administrativa las Facturas o Documentos de Cobro Equivalentes presentadas por el Contratista. La revisión incluye la verificación del cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo del Contratista. Devolver al contratista, una vez finalizada la revisión de interventoría y en los plazos acorde a la programación establecida en el pliego de condiciones, las Facturas o Documentos de Cobro Equivalentes que no cumplan con los requisitos legales o incluyan inconsistencias referentes al servicio prestado o bien adquirido. Expedir certificación de cumplimiento para cada pago a realizar al Contratista.

11.4 Costo de la interventoría financiera

A cargo de esta interventoría está el coordinador financiero para el cual se programa una dedicación y asignación de recursos como se muestra en la siguiente tabla. Los cálculos toman como base una tasa estándar de $5.000.000 mensuales para el cargo en mención.

Costo del personal Recurso/Actividad

Dedicació n

Costo

Coordinador Financiero

Presentación del personal de interventoría financiera - Aprobación del anticipo 8 horas

$ 227.272,73

Seguimiento semanal y entrega de primer informe financiero 60 horas

$ 1.704.545,45

Seguimiento semanal y entrega de segundo informe financiero

$ 79,5 horas 2.258.522,73

Revisión del plan de inversión del contratista

23 horas

$ 653.409,09

Seguimiento semanal y entrega de tercer informe financiero 48 horas

$ 1.363.636,36

Seguimiento semanal y entrega de cuarto 45,33 informe financiero horas

$ 1.287.878,79

Revisión de la inversión en la primera entrega del contratista y generación de

$ 880.681,82

31 horas

informe Seguimiento semanal y entrega de quinto informe financiero 72 horas

$ 2.045.454,55

Seguimiento semanal y entrega de sexto $ informe financiero 71,5 horas 2.031.250,00 Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe financiero

68 horas

$ 1.931.818,18

40 horas

$ 1.136.363,64

Seguimiento semanal y entrega de octavo informe financiero 52 horas

$ 1.477.272,73

Aceptación preliminar y entrega de reporte financiero a interventoría administrativa

$ 880.681,82

Revisión de la inversión en la segunda entrega del contratista y generación de informe

31 horas

Seguimiento semanal y entrega de noveno reporte financiero 8 horas

$ 227.272,73

Aceptación total y entrega de reporte financiero a interventoría administrativa

$ 227.272,73

8 horas

$ 18.333.333,3 3

Subtotal Costos indirectos

Papelería

$ 200.000,00

TOTAL

$ 18.533.333, 33

12. COSTO TOTAL DEL PROYECTO DE INTERVENTORIA

De acuerdo a las propuestas de interventoría presentadas en las secciones anteriores, se consolida el costo total del proyecto como se indica en la siguiente tabla.

COSTO TOTAL DEL PROYECTO Concepto

Costo

Interventoría administrativa

$ 44.378.125,00

Interventoría técnica

$ 34.683.333,33

Interventoría financiera

$ 18.533.333,33

Subtotal

$ 97.594.791,67

A.I.U (20%)

$ 19.518.958,33

TOTAL

$ 117.113.750,00

13. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTION DOCUEMENTAL

Para el desarrollo de la interventoría se cuenta con un sistema de gestión documental que determina los siguientes aspectos: tipo de documentos que se utilizarán, contenido y origen de cada uno, trámite que les dará la interventoría y otros agentes que intervienen en el proceso contractual. El sistema a utilizar es el programa Documentos MSD multiusuario 2.2 que permite la gestión de los documentos y correspondencia recibida y despachada que se genera en las actividades de la interventoría. El sistema permite la asignación de perfiles y usuarios que interactúan con el sistema gestionando toda la documentación que se genere en el desarrollo del proyecto dentro de la interventoría del mismo. Genera reportes de la documentación existente, genera alarmas para la respuesta a peticiones o correspondencia recibida.