Proposal &Laporan Formal

PROPOSAL BISNIS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Komunikasi bisnis

OLEH: Rahmat Affandi

(0810220162)

Timotius Hendra

(0810223105)

JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1.PROPOSAL BISNIS Propo Proposa sall bisn bisnis is meru merupa pakan kan tuli tulisa san n yang yang beris berisii renc rencana ana atau atau usul usulan an untuk  untuk  melakukan suatu kegiatan tertentu (Haryani, 2001 : 198). Misalnya, mendapatkan  produk, memperluas usaha, mendapatkan dana,dan lain sebagainya. Proposal Proposal dapat berupa   solicited solicited proposal  atau unsolicited unsolicited proposal . Solicited Solicited   proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan karena  pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk  atau rencana bisnis bisnis tertentu. tertentu. Unsolicited Unsolicited proposal proposal adalah adalah proposal proposal yang diajukan diajukan kepa kepada da piha pihak k di luar luar peru perusa saha haan an atas atas inis inisia iati tiff peru perusa sahaa haan n atau atau tanp tanpaa adany adanyaa   pengum pengumuma uman n atau atau pember pemberita itahuan huan dari dari pihak pihak luar. luar. Propos Proposal al terseb tersebut ut biasan biasanya ya  bertujuan  bertujuan untuk untuk memprol memproleh eh dana atau kesediaa kesediaan n untuk bekerja bekerja sama. Dalam banyak  kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Dalam penggolongan jenis  jenis jenis lapora laporan, n, propos proposal al termas termasuk uk satu satu jenis jenis lapora laporan n analit analitika ikal. l. Oleh Oleh karena karena itu, itu,  penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah-langkah yang relatif sama (Dewi, 2006:138). Dalam Dalam kegiat kegiatan an bisnis bisnis,, permin permintaa taan n membua membuatt propos proposal al umumny umumnyaa datang datang dari dari  pembeli yang kita anggap potensial. Biasanya pembeli potensial menyatakan RFP (Req (Reque uest st for for

a

prop propos osal al). ).

Perm Permin inta taan an

ters terseb ebut ut

bias biasny nyaa

berk berkai aita tan n

deng dengan an

 permasalahan yang dihadapi oleh calon klien kita dan usulan pemecahan yang kita ajukan melalui proposal tersebut. Proposal tersebut biasanya terdiri dari: (a) uraian rinci pokok permasalahan yang akan dipecahkan, dan (b) biaya yang harus dikeluarkan Oleh sebab itu, proposal harus dibuat dengan serius sebagai salah satu   bag bagia ian n penti penting ng oper operas asii perus perusah ahaa aan n temp tempat at kita kita beke bekerj rja. a. Tang Tangga gapan pan atas atas RFP RFP keberhasilannya kerap ditentukan oleh laporan panjang yang disampaiakan kepada pembeli yang prospektif.

Tentu

saja,

sepert sepertii juga juga lapora laporan, n, propos proposal al memili memiliki ki format format kompon komponen en tersen tersendir diri. i. kompone komponen n sebuah proposal terdiri atas komponen proposal informal dan komponen proposal formal.

1.1 Komponen proposal informal Proposal informal pada umumnya ditampilkan dalam surat pendek ( dua atau sampai empat halaman). Kadang-kadang disebut proposal surat (letter proposal), bentuk ini mengandung enam komponen pokok, yakni : pendahuluan, latar belakang, proposal, penetapan staf, anggaran, dan permintaan otorisasi. Pendahuluan. Kebanyakan proposal dimulai dengan penjelasan singkat mengenai alasan proposal dan kualifikasi penulis. Supaya pendahuluan lebih persuasif, maka diperlukan pemberian “kail” untuk memancing perhatian pembaca. Berkaitan dengan hal tersebut, seorang pakar proposal menyarankan sebagai berikut: Tunjukkan kan hasil hasil yang yang luar luar biasa biasa dengan dengan rincia rincian n yang yang akan akan segera segera  Tunjuk dikemukakan.  Janjikan biaya rendah atau hasil cepat  Kutip sebuah sumber hebat  Identifikasi sebuah masalah serius dan janjikan solusi

yang akan kan dijelaskan

kemudian. an. Uraika kan n isu isu atau atau manf manfaat aat utam utamaa yang yang dira dirasa sa inti inti  Urai

 proposal.

Latar belakang, masalah, tujuan. Bagian latar belakang memperkenalkan masalah dan membahas tujuan atau sasaran proyek. Dalam proposal yang tidak diminta, tujuan anda adalah meyakinkan pembaca terkait sebuah masalah. Jadi, anda harus menampilkan masalah secara rinci. rinci. Dalam Dalam propos proposal al yang yang dimint diminta, a, tujuan tujuan anda adalah adalah meyaki meyakinka nkan n pembaca pembaca bahwa bahwa anda anda memahami masalah secara lengkap. Proposal, rencana, jadwal. Dalam bagian proposal itu sendiri, anda sebaiknya membahas rencana pemecahan masalah. Dalam sejumlah proposal hal ini terbilang rumit dikarenakan anda harus harus cukup cukup mengun mengungkap gkap rencan rencanaa untuk untuk menjam menjamin in kontra kontrak k tanpa tanpa member memberii terlal terlalu u banyak  banyak  informasi yang membuat layanan anda tidak lagi dibutuhkan. Meskipun demikian, bila tidak 

cukup cukup spes spesif ifik ik,, kecil kecil kemu kemung ngki kina nan n bahwa bahwa propo proposa sall anda anda berh berhas asil il,, sehi sehing ngga ga anda anda haru haruss memutuskan berapa banyak informasi yang anda ungkapkan. Beri tahu apa yang anda usulkan untuk dilakukan dan bagaimana hal itu akan bermanfaat bagi pembaca.

Penetapan staf. Bagian penetapan staf pada sebuah preoposal menjelaskan mandat dan keahlian peminpin proyek. Hal itu juga mengidentifikasi jumlah dan kualifikasi staf pendukung, serta sumber lain seperti fasitas komputer dan program khusus untuk analisis statistik. Anggaran hal inti dalam sebagian besar propoal adalah anggaran, yaitu daftar biaya  proyek yang diusulkan. Anda perlu mempersiapkan bagian ini dengan hati-hati karena bagian ini mewakili sebuah kontrak.anda tidak bisa menaikkan harga seenaknya nanti bahkan jika biaya anda meningkat. Anda dapat dan sebaiknya melindungi diri dengan tenggat waktu penerimaan  proposal. Dalam bagian anggaran, sejumlah penulis merinci waktu dan biaya, penulis lain hanya menampilkan jumlah total. Meminta otorisasi. Proposal informal sering ditutup dengan permintaan persetujuan atau otorisasi. otorisasi. Selain itu, penutup penutup sebaiknya sebaiknya mengingatkan pembaca tentang tentang manfaat manfaat utama dan memotivasi tindakan. Penutup juga mungkin menyertakan tenggat waktu masa valid penawaran  bersangkutan

1.2 Komponen proposal formal

Proposal formal berbeda dengan proposal informal, bukan dalam hal gaya tetapi dalam ukuran dan format. Proposal formal merespons proyek-proyek besar dan mungkin berkisar dari 5 hingga 200 atau lebih halaman. Untuk memfasilitasi pemahaman dan referensi, proposal formal disusun ke dalam banyak bagian. Selain keenam komponen dasar yang baru saja dijelaskan,  proposal formal juga dapat mengandung beberapa atau semua bagian awal dan akhir berikut. Salina Salinan n RFP. RFP. Salina Salinan n RFP RFP mungki mungkin n disert disertaka akan n dalam dalam pembuka pembukaan an propos proposal al formal formal.. Organisasi besar mungkin mempunyai lebih dari satu RFP, dan identifikasi adalah hal yang  perlu.

Surat Pengantar. Surat pengantar, biasanya ada dalam proposal formal, ditujukan pada orang yang menerima proposal atau yang akan membuat keputusan final. Surat itu menjelaskan  bagaimana anda mengetahui masalah atau mengonfirmasikan bahwa proposal tersebut merespon FFP pertampir. Surat persuasif ini mengulas secara singkat fitur dan manfaat utama proposal anda. Di sini, anda harus meyakinkan pembaca bahwa anda berhak membuat penawaran dan  batas waktu penawaran. Anda juga mungkin memberi informasi dan tindakan tambahan, jika tepat.

Abstrak atau Ringkasan Eksekutif. Abstrak merupakan ringkasan singkat (biasanya satu halaman) mengenai pokok-pokok proposal yang ditujukan bagi spesialis atau pembaca teknis. Ringkasan eksekutif juga menelaah pokok-pokok proposal, tetapi ditulis untuk manajer dan sebaiknya tidak terlalu teknis. Proposal formal bisa mencakup salah satu atau dua ringkasan tersebut. Informasi lebih lanjut mengenai cara menulis ringkasan eksekutif akan dibahas sebentar  lagi.

Halaman Judul. Halaman judul meliputi hal-hal berikut; biasanya dalam erutan ini: judul  proposal, nama organisasi klien; nomor RFP atau pengumuman lain, tanggal pengiriman, nama  penulis, dan/atau organisasi. Daftar Isi. Karena kebanyakan proposal tidak memiliki indeks, daftar isi menjadi sangat  penting. Daftar isi sebaiknya memasukkan semua semua judul bagian (heading) dan nomor awal. Komponen Komponen lain sebelum daftar daftar isi (salin (salin RFP, surat pengantar, pengantar, abstrak, abstrak, dan halaman halaman judul) umumnya tidak dicantumkan dalam daftar isi. Daftar Figur. Proposal dengan banyak tabel dan angka sering memuat daftar figur. Daftar  ini ini mema memasu sukka kkan n seti setiap ap judul judul figur figur atau atau tabel tabel dan dan nomo nomorr halam halamann annya ya.. Jika Jika anda anda hany hanyaa mempunyai sedikit figur atau tabel, anda dapat mengabaikan daftar ini. Lampiran. Materi tambahan bagi sejumlah pembaca dimasuki dalam lampiran. Lampiran A mungkin memuat resume peneliti utama atau surat pernyataan. Lampiran B mungkin meliputi contoh atau daftar proyek sebelumnya. Lampiran lain bisa mencantumkan prosedur audit, grafik  teknis, atau makalah profesional yang dikutip dalam proposal.

Dulu proposal selalu ditulis di atas kertas dan dikirim melalui pos atau kurir khusus. Tetapi, Tetapi, saat ini, perusahaan perusahaan semakin menyukai menyukai proposal proposal online. online. Perusahaan Perusahaan penerima mungkin meneruskan meneruskan proposal elektronik elektronik kepada semua tingkat tingkat manajemen manajemen bahkan tanpa mencetak mencetak satu halaman pun, yang tentu menarik bagi organisasi yang sadar lingkungan. Prop Propos osal al yang yang ditu dituli liss denga dengan n baik baik akan akan meme memena nang ngkan kan kont kontra rak k dan dan bisn bisnis is bagi bagi  perusahaan dan individu. Banyak perusahaan tergantung secara menyeluruh pada proposal untuk  menciptakan penghasilan bagi mereka, sehingga penulisan proposal adalah sangat penting. Proposal yang memiliki nilai jual tinggi, bilamana: Anda telah telah mengum mengumpul pulkan kan inform informasi asi sebany sebanyakak-bany banyakny aknyaa tentan tentang g target target  Anda sasaran.  Anda telah menganalisis dan mengidentifikasi hal-hal apa yang

diperlukan dan layak ditawarkan pada klien. 

Lakukan Lakukan lobbyi lobbying ng (negos (negosias iasi/p i/pend endekat ekatan/ an/appr approach oaching ing), ), sekaligus lakukan penjajakan sejauh mana peluang proposal anda dapat berhasil/menang.  Evaluasi kembali tawaran anda yang tercantum dalam

 proposal untuk menambah dan mengurangi berdasarkan hasil lobi.  perbaiki proposal anda dan ajukan pada klien.

Anda sudah mengenal klien, sudah tahu siapa yang harus anda temui, dan siap yang membuat keputusan. Anda bisa membuat janji sebelumnya.  lakukan follow up. Jika proposal anda

sudah diterima oleh tangan yang tepat, jangan lupa untuk terus enjaga hubungan dengan contact  persons, untuk memastikan proposal anda telah ditindaklanjuti. Proposal anda tidak tereksekusi dengan baik, karena: •

Proposal anda tidak menjual.

•

Proposal anda tidak berkolerasi dengan perusahaan.

•

Format proposal anda terlalu biasa-biasa saja/tidak menarik.

•

Proposal anda masuk kata “timing” yang tidak tepat.

•

Sebuah proposal yang sukses, melalui tahapan:

•

Penjajakan, dengan mencermati peluang.

•

Isi proposal memuat tawaran yang cukup istimewah bagi klien.

•

Kenali timing dan policy perusahaan.

•

Kontak person yang pas.

Follow up, rajin=rajin meneipon untuk memperoleh jawaban bagi proposal anda. Fungsi proposal: •

Sebagai ganti kehadiran snda di perusahaan tersebut.

•

Lembar demi lembar, poin demo poin dari isi proposal anda adalah sebagai ganti  presentasi anda.

•

Upaya Upayaka kan n prop propos osal al anada anada dapat dapat dipa dipaha hami mi tidak tidak lebi lebih h dari dari 30 deti detik, k, dapa dapatt dipahami secara sekilas.

•

Proposal yang abik juga sebagai company profile yang menjalankan fungsi publik  relations, karena mampu membentuk citra yang positif.

2. LAPORAN FORMAL Laporan formal sama dengan proposal formal dalam hal panjang, susunan, dan nada serius serius.. Menamp Menampilk ilkan an produk produk akhir akhir dari dari invest investiga igasi si dan analisi analisiss menyel menyeluru uruh, h, menyaj menyajika ikan n informasi berurut bagi pengambil keputusan dalam bisnis, industri, pemerintah, dan pendidikan.

KOMPONEN LAPORAN FORMAL  Sampul

Laporan Laporan formal biasanya dijilid dijilid dengan kertas tebal untuk melindungi melindungi halamannya halamannya dan memberi kesan profesional.  Halaman Judul

Halaman judul laporan, dimulai dengan nama laporan yang diketik dalam huruf besar  (Tanpa garis bawah dan tanda petik) kemudian disampaikan kepada, nama, posisi, dan organisasi individu yang menerima laporan. Di bawahnya disusun oleh dan nama penulis serta semua ident dentiifika fikasi si

yang ang

per perlu. lu.

Kom Kompone ponen n

terak erakhi hirr

dala dalam m

hal halaman aman

judu judull

adal adalah ah

tang tangga gall

 pengiriman(semua komponen setelah judul diketik dengan kombinasi huruf besar dan kecil).

 Surat atau memo pengantar 

Bertujuan untuk memberikan tinjauan singkat laporan formal, secara umum berfungsi untuk : a. Memberitah Memberitahukan ukan topik topik laporan laporan dan mencritakan mencritakan bagaima bagaimana na laporan laporan itu disahkan disahkan b. Menjelaskan proyek bersangkutan secara singkat c. Menyoroti temuan, kesimpulan, dan rekomendasi laporan d. Ditutup dengan apresiasi atas penugasan, instruksi untuk tindak lanjut pembaca,  pemberitahuan bantuan dari pihak lain, atau tawaran untuk menjawab pertanyaan.

 Daftar isi

Daftar isi memberi tinjauan singkat mengenai topik-topik laporan dan membantu  pembaca menemukannya.

 Daftar figur 

Daftar ini bisa jadi satu bagian dengan halaman daftar isi, dengan jarak beberapa spasi, cantumkan judul dan nomor halaman untuk masing-masing masing-masing ilustrasi atau figur. figur.  Ringkasan eksekutif 

Tujuan Tujuan ringka ringkasan san ekseku eksekutif tif adalah adalah menyaj menyajika ikan n tinja tinjauan uan singkat singkat pada pada lapora laporan n  panjang bagi orang yang mungkin tidak punya waktu untuk membaca dokumen, maka harus dilakukan hal-hal berikut: a. meringkas poin-poin penting  b. mencari kata dan kalimat yang strategis c. susun garis besar dengan judul bagian d ikuti urutan laporan e kendalikan panjang

 Pendahuluan

Lapor Laporan an form formal al dimu dimula laii denga dengan n penda pendahu hulu luan an yang yang menet menetap apkan kan lata latarr dan mengum mengumumk umkan an subjek subjeknya nya karena karena lapora laporan n formal formal mengand mengandung ung banyak banyak bagian bagian yang yang melayani tujuan berbeda. Pendahuluan laporan yang baik biasanya mencakup beberapa elemen berikut:

a. Latar belakang b. Masalah atau tujuan c. signifikansi d. cakupan e. susunan

Isi

Isi Isi memb membah ahas as,, meng mengana anali lisi sis, s, meng mengin inte terp rpre reta tasi si dan dan menge mengeva valu luas asii temu temuan an   penel peneliti itian an atau atau solusi solusi masala masalah h awal. awal. Pada Pada bagian bagian inilah inilah sebaga sebagaii bukti bukti pembena pembenaran ran kesimpulan anda. Judul bagian dapat berupa judul bagian fungsional atau judul bagian  berbicara, judul bagian fungsional(seperti hasil survei, analisis temuan atau pembahasan) membant membantu u pembac pembacaa mengena mengenali li tujuan tujuan isi tetapi tetapi tidak tidak mengem mengemuka ukakan kan apa yang yang di dalamnya.

 Kesimpulan dan rekomendasi

Memberitahukan makna temuan, terutama dalam kaitannya dengan penyelesaian masalah semula, rekomendasi sangat membantu jika praktis dan masuk akal.

 Lampiran

Materi tambahan yang dimasukkan dalam akhir laporan formal, bisa menyertakan formulir survei, tabel data, dan korespondensi terkait.

 Daftar pustaka, refrensi atau bibliografi

Lapora Laporan n formal formal mengid mengident entifi ifikas kasii sumber sumber-su -sumbe mberr ide yang yang disebu disebutka tkan n dalam dalam laporan.

Daftar periksa untuk menyusun laporan formal

 Analisislah masalah dan tujuan laporan  Antisipasi audiens dan persoalan  Siapkan rencana kerja  Kumpulkan data  Dokumentasikan sumber data  Interpretasi dan susun data  Siapkan grafik   Susunlah draf pertama  Revisi dan koreksi  Evaluasi hasil

DAFTAR PUSTAKA

Guffey Ellen, dkk. 2006. Busines Comunications Process & Product. Salemba Empat: Jakarta. Priyatna Suganda & Ardianto Elvinora. 2009. Tujuh Pilar Strategi Komunikasi Bisnis. Bisnis . Widya Padjajaran: bandung.