How to lead Projects using various PM (project management) strategies/techniques e.g. PRINCE2...
in-Step
®
Projekte planen und steuern
Projektleiter‑ handbuch
making IT better
Copyright
Copyright Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der microTOOL GmbH, Berlin, darf kein Teil dieser Publikation für Zwecke jeglicher Art vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht.
© 2004-2008. microTOOL GmbH, Berlin. Alle Rechte vorbehalten.
in-Step, in-Step Scrum Edition, in-Step SPICE Edition, actiF und actiF sowie das microTOOL-Logo mit dem Schriftzug „making IT better“ sind eingetragene Warenzeichen der microTOOL GmbH. Microsoft, Visio und Windows sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Adobe und Acrobat sind eingetragene Warenzeichen der Adobe Systems Incorporated. Automotive SPICE™ ist ein eingetragenes Warenzeichen der Volkswagen AG, Wolfsburg. PRINCE2™ ist ein Warenzeichen der OGC. V-Modell® ist eine geschützte Marke der Bundesrepublik Deutschland. Das V-Modell XT ist urheberrechtlich geschützt, © Bundesrepublik Deutschland, 2004, alle Rechte vorbehalten. Das V-Modell XT ist unter der Apache License Version 2.0 freigegeben.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in dieser Publikation berechtigt ferner auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
Stand: Oktober 2008
microTOOL GmbH Voltastr. 5 D-13355 Berlin Tel. (+49 30) 467 086-0 Fax (+49 30) 464 47 14
2
Inhalt
Inhaltsverzeichnis Copyright
2
Vorwort
5
Bevor Sie anfangen
7
Die Editions
8
in-Step® CoreProcess Edition
8
in-Step® V-Modell XT Edition
8
in-Step SPICE Edition® for Automotive
9
in-Step Scrum Edition®
9
in-Step® actiF Edition
10
in-Step® PRINCE2 Edition
10
in-Step® Personal Editions
11
Tool-Training und IT-Prozessberatung
12
Start ins Projekt
14
System anlegen
16
Projekt anlegen
18
Team zusammenstellen
20
Rechte von System- und Projektadministratoren
29
in-Step®-Arbeitsplatz einrichten
31
Projektstruktur entwickeln
37
Aktivitäten anlegen und verfeinern
38
Kontrollfluss anlegen
42
Mitarbeiter zuordnen
45
Produktfluss definieren
48
Produktbibliothek einrichten
52
Produkte anlegen und verfeinern
53
Bearbeitungsrechte definieren
57
3
Inhalt
Produkte bearbeiten und versionieren
59
Unterschiede ermitteln
64
Mit Produktvorlagen arbeiten
67
Konfigurationen zusammenstellen
70
Jetzt geht’s los: Projektbeginn setzen
74
Aktivität beginnen Termine, Aufwand und Kosten planen
75 78
Aktivitäten planen
80
Aufwand planen
82
Kosten planen
84
Budget einplanen
92
Termine planen
94
Arbeitszeiten erfassen
99
Ressourcen optimieren
104
Projektreporting
106
Projekt auswerten
107
Eigene Auswertungen erstellen
110
Dokumentieren leicht gemacht
114
Ein starkes Team: in-Step® und MS Word
115
Versionsmanagement mit MS Word
118
Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern
121
Eigene Vorlagen erstellen
124
in-Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation
129
Projekterfolg wiederholbar machen
131
Index
134
Glossar
140
Support und Service
146
4
Vorwort
Vorwort Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, einen Tag zu vertun ... aber keine einzige, ihn zurückzubekommen. Tom DeMarco, Der Termin
Stecken Sie gerade mitten in einem Projekt? Gut. Und Sie wissen ganz genau, wo Ihr Projekt heute steht, welche Ergebnisse fertig sind, was gerade getan wird, was noch zu tun ist, wo die Zeit geblieben ist, die eingeplant war, und was das Projekt bis heute gekostet hat? Wenn Sie nicht aus vollem Herzen mit Ja antworten können, dann sind Sie hier richtig. Dieses Handbuch wendet sich an alle, die für Projekte Verantwortung tragen und die Arbeit in Projektteams organisieren. Wir sprechen der Einfachheit halber von Projektleitern, obwohl wir natürlich wissen, dass Menschen in unterschiedlichen Positionen diese Aufgaben in der Praxis übernehmen, zum Beispiel Projektmanager, Teamleiter oder Teammitglieder in sich selbst organisierenden Teams. In diesem Handbuch geht es um Projektmanagement. Darunter fassen wir drei Tätigkeiten zusammen: ``
die Projektplanung; jedes Projekt braucht einen Plan, will man dem Chaos nicht das Feld überlassen,
``
die Gewinnung von Statusinformationen; denn was nützen Plandaten ohne Vergleich zum Ist-Zustand,
``
die Projektsteuerung; der Plan-/Ist-Vergleich ist ja nicht Selbstzweck, sondern die Grundlage für korrigierende Eingriffe.
Wie Sie in‑Step® dabei unterstützt, werden Sie im Folgenden kennen lernen. Erst einmal probieren und einen direkten Eindruck gewinnen – so sollten Sie starten, wenn Sie in‑Step® kennen lernen wollen. Legen Sie dieses Handbuch ruhig noch einmal zur Seite und begleiten Sie uns zunächst bei einem Projekt mit in‑Step®: Mit unseren Tutorials „in‑Step® zum Kennenlernen“ laden wir Sie zu ersten Streifzügen durch die Arbeit mit in‑Step® ein – passend zu der von Ihnen eingesetzten in‑Step® Edition. Die vorbereiteten Beispiele geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen der jeweiligen in‑Step® Edition. Sie können sie gleich live ausprobieren, denn wir laden Sie ein, in unserem fiktiven Projektteam aktiv mitzumachen. Klicken Sie die vorgeschlagenen Schritte einfach einmal mit in‑Step® durch. Ein für die Tutorials vorbereitetes Beispielsystem gehört jeweils zum Installationsumfang von in‑Step®. Sie gewinnen so einen ersten Eindruck von der Zielsetzung und den funktionalen Möglichkeiten, die in‑Step® Ihnen bietet. Haben Sie in‑Step® schon installiert? Dann finden Sie die Tutorials in der in-Step-Programmgruppe. Wenn Sie sich mit in‑Step® ein wenig vertraut gemacht haben, dann ist es Zeit für dieses Handbuch.
Das setzen wir an Know-how voraus Im diesem Handbuch setzen wir keine speziellen Kenntnisse voraus. Alles, was Sie über das Projektmanagement mit in-Step® wissen müssen, erfahren Sie hier. Und wenn Sie bereits Projekterfahrungen mitbringen, können Sie das, was wir Ihnen hier vermitteln, sicher leicht einordnen, bewerten und in die Praxis umsetzen.
5
Vorwort
So erhalten Sie weitere Informationen ``
Beim praktischen Einsatz von in-Step® hilft Ihnen die Online-Hilfe jederzeit weiter: Drücken Sie einfach F1, wenn Sie Informationen zu einer Funktion benötigen.
``
Sie möchten in‑Step® projektspezifisch anpassen? Im Konfigurationshandbuch steht alles, was Sie dazu wissen müssen.
``
Wie Sie Ihre Projekte im LAN oder über das Internet steuern und welche weiteren Konfigurationsmöglichkeiten Sie haben, beschreibt das Administratorhandbuch.
Das Konfigurationshandbuch finden Sie zusammen mit dem Administratorhandbuch im Hauptmenü von in-Step® unter Dokumentation. Genug einleitende Worte. Wir wünschen Ihnen jetzt viel Spaß beim Kennenlernen und viel Erfolg beim Einsatz von in-Step®. Sollten bei Ihren ersten Schritten mit in‑Step® trotz Administratorhandbuch, Tutorials, Projektleiterhandbuch und Online-Hilfe Fragen offen bleiben, dann zögern Sie bitte nicht und wenden sich an unseren technischen Support. Wir helfen Ihnen gern weiter. Viel Freude bei der Arbeit mit in‑Step®!
6
Bevor Sie anfangen
Bevor Sie anfangen Bevor wir Ihnen die Toolfunktionen und Projektaktivitäten im Detail vorstellen, möchten wir Ihnen zunächst einen kurzen Überblick darüber geben, was in‑Step® alles kann und was das Besondere am Projektmanagement mit in‑Step® ist. in‑Step® gibt es in mehreren Varianten und die verschiedenen in‑Step® Editions stellen wir Ihnen anschließend kurz vor. Außerdem erfahren Sie, wie wir Sie in Ihren Projekten mit Tool-Training und Beratung unterstützen. Am Ende dieser Einleitung lesen Sie, was Sie noch in diesem Handbuch erwartet, wie Sie mit diesem Dokument umgehen und wie es im laufenden Projekt nutzen können, um sich gewünschte Informationen zu verschaffen.
in‑Step® ist ein Projektmanagement-System für Projekt- und Anforderungsmanagement in IT-Projekten. Sein Einsatz bietet sich überall dort an, wo Teams gemeinsam Produkte erstellen, die zentral verwaltet und versioniert werden sollen. Das Besondere an in‑Step®: Mit in‑Step® planen und steuern Sie sowohl die Projektaktivitäten als auch die Projektergebnisse. in‑Step® bringt vordefinierte Projekt-Templates mit, als ein Muster für die Aufgaben und Abläufe des Projektmanagements in konkreten Projekten. Sind die Schritte des Projektmanagements für ein Projekt einmal unter in‑Step® nach diesem Muster geplant, dann kann in‑Step® sie steuern. Jeder am Projekt Beteiligte erkennt auf einen Blick, in welchem Zustand sich die geplanten Schritte befinden. Und in‑Step® kann noch mehr: Es bietet für alle Projektergebnisse standardisierte Vorlagen an, es verwaltet die entstehenden Dokumente und versioniert sie. Klassische Projektmanagement-Systeme beschränken sich auf die Aktivitätenseite. in‑Step® ist anders: Mit in‑Step® wird alles geplant und verwaltet, was im Projektverlauf entsteht – zentral und redundanzfrei. Dabei hält in‑Step® die Zustandswechsel von Aktivitäten und Ergebnissen für die Projekthistorie fest und macht die aktuellen Bearbeitungszustände sichtbar. Durch diese einfache aber äußerst effiziente Visualisierung des Projektverlaufs sorgt in‑Step® dafür, dass jeder weiß, was zu tun ist und was von ihm erwartet wird. In in‑Step® finden Sie natürlich auch die Elemente des klassischen Projektmanagements: Termine und Ressourcenauslastung planen und kontrollieren Sie grafisch, Aufwand und Kosten tabellenbasiert. Die Planung wird von in‑Step® zeitnah gepflegt – und entspricht immer dem tatsächlichen Projektgeschehen. Die integrierte Zeiterfassung liefert die Informationen dafür. Tagesaktuell zeigt in‑Step®, ob Ihr Projekt im Plan liegt.
in‑Step® ist ein Werkzeug für alle, die an einem Projekt beteiligt sind: Auftraggeber, Projektleiter, Teammitarbeiter, Anwender, ... – sie alle arbeiten mit in‑Step®. Für die Projektaktivitäten und -ergebnisse bringt in‑Step® Muster und Vorlagen mit. Das Rad muss also in einem Projekt mit in‑Step® nicht immer wieder neu erfunden werden. Durch diese musterbasierte Projektplanung gibt in‑Step® dem ganzen Team Orientierung und führt Ihre Projekte schneller ans Ziel. Wo liegt die Datei? Wer hat was daran geändert und wann? In einem Projekt mit in‑Step® ist Schluß mit dem zeitraubenden Suchen und Fragen. in‑Step® verwaltet alle Projektergebnisse – sämtliche Projektmanagement-Dokumente, die Testfälle, was immer entsteht – zentral und redundanzfrei. Wenn Sie ein Produkt ausleihen und wieder zurückgeben, erzeugt in‑Step® eine neue Version. So können Sie alle Bearbeitungsschritte leicht nachvollziehen. Für die Planung und Steuerung von IT-Projekten nach einem definierten Entwicklungsprozess stehen spezielle Toolvarianten von in‑Step® zur Verfügung.
7
Bevor Sie anfangen
Die Editions in‑Step® gibt es in mehreren Varianten: ``
die in‑Step® CoreProcess Edition, die keinen speziellen Vorgehensstandard voraussetzt
``
die in‑Step® V-Modell XT Edition für den erfolgreichen Einsatz des neuen Vorgehensstandards des Bundes
``
die in‑Step® SPICE Edition for Automotive für Projekt auf SPICE Level 3
``
die in‑Step® Scrum Edition für agile Projekte nach Scrum
``
die in‑Step® actiF Edition für die iterative, anforderungsgetriebene Software-Entwicklung nach actiF®, einem einfachen agilen Prozess und
``
die in‑Step® PRINCE2 Edition für das Vorgehen nach PRINCE2, einen Projektmanagementprozess aus Großbritannien für Projekte jeder Art und Größe.
Alle können Sie einfach an Ihre Prozesse anpassen. Gern unterstützen wir Sie auch in Ihren Projekten mit ToolTraining und IT-Prozessberatung, denn unser Slogan „making IT better“ ist mehr als ein Wortspiel: Seit unserer Gründung 1984 unterstützen wir Projektteams mit Tools, Prozessen und Beratung dabei, Software in hoher Qualität schnell und sicher zu entwickeln.
in-Step® CoreProcess Edition Die in‑Step® CoreProcess Edition ist das richtige Werkzeug für Sie, wenn Sie an keinen Vorgehensstandard gebunden sind und jedes Projekt individuell planen können. Sie können sie für IT-Projekte jeder Art und Größe einsetzen. Die in‑Step® CoreProcess Edition hilft Ihnen, Projekte mit wenig Aufwand optimal auf die jeweilige Projektaufgabe zuzuschneiden. Das Werkzeug macht Ihnen Vorschläge für die Verfeinerung der typischen Projektaktivitäten – von der Anforderungsanalyse bis zum Roll-Out. Und für die typischen Ergebnisse der Aktivitäten finden Sie – wie in allen in‑Step® Editions – gleich strukturierte Vorlagen – inklusive spezieller Formulare für die fachlichen Anforderungen. Muster für die Gliederung der Projektaktivitäten und Vorlagen für die Ergebnisse verkürzen die Planung. Und aus Ihren erfolgreichen Projekten in in‑Step® machen Sie einfach neue, persönliche Vorlagen – für Ihre nächsten Projekte.
in-Step® V-Modell XT Edition Die in‑Step® V-Modell XT Edition ist das Werkzeug zum neuen V-Modell. Sie finden darin alles, was Sie für den erfolgreichen Einsatz des V-Modells XT in Ihren Projekten brauchen: ``
Einen Tailoring-Assistenten für das Zuschneiden des Vorgehensstandards auf ein Projekt als Grundlage für die Projektplanung
``
Einen Planungs-Assistenten für das Strukturieren des Projekts und das Festlegen der Entscheidungspunkte
``
Einen Produkt-Assistenten für das Anlegen von Produkten
``
Ein QS-Planungsassistenten für die Planung von Aktivitäten und Produkten der Qualitätssicherung
``
Einen QS-Assistenten für die Konsistenzprüfung der Produkte
8
Bevor Sie anfangen
``
Integrierte Funktionen für das Anforderungs-, Problem-, Änderungs-, Risiko- und Konfigurationsmanagement und die Versionsverwaltung
``
Integration der Textverarbeitung mit Microsoft Word für ein revisionssicheres, arbeitsteiliges Erstellen komplexer Dokumente.
Das neue V-Modell definiert eine ziel- und ergebnisorientierte Vorgehensweise. Es stellt die Ergebnisse eines Projekts in den Mittelpunkt. Denn sie sind das, was am Ende wirklich zählt. Die in‑Step® V-Modell XT Edition bietet deshalb ideale Unterstützung für das V-Modell XT, denn anders als klassische Projektmanagement-Software werden mit ihr neben den Aktivitäten eines Projekts auch die Ergebnisse geplant, verwaltet, versioniert und verfolgt. Beim Einrichten eines Projekts wird automatisch eine zentrale Produktbibliothek angelegt. Sie stellt Vorlagen für die Projektergebnisse bereit und versioniert alle entstehenden Produkte.
in-Step SPICE Edition® for Automotive Sie streben einen höheren Reifegrad Ihrer Entwicklungsprozesse nach SPICE an? Denn Sie müssen Ihre Prozessreife nachweisen oder wollen einfach Qualität, Kosten und Termine der Software- und Systementwicklung besser in den Griff bekommen? Dann ist die in‑Step SPICE Edition® for Automotive genau richtig für Sie. Die in‑Step SPICE Edition® for Automotive bietet Ihnen: ``
Eine zentrale Infrastruktur für alle Informationen sämtlicher Projekte Ihrer Organisation
``
Die Integration aller für Automotive SPICE relevanten Prozesse zu einer durchgängigen Vorgehensweise
``
Tool-Unterstützung für die standardisierte Planung und Durchführung Ihrer Projekte auf SPICE Level 3
``
Integrierte Tool-Funktionen für ein revisionssicheres Konfigurationsmanagement
``
Strukturierte Vorlagen für die von Automotive SPICE geforderten Produkte
``
Integrierte Tool-Funktionen für Anforderungs- und Änderungsmanagement, sowie für Risiko- und Ressourcenmanagement
``
Vollständige Traceability der Anforderungen durch den Entwicklungsprozess.
microTOOL hat die in‑Step SPICE Edition® for Automotive in enger Zusammenarbeit mit der Knowledge Department GmbH & Co. KG, Nürnberg, entwickelt, einem führenden deutschen Unternehmen im Bereich der IT-Weiterbildung, das sich bei der Auswahl seiner Seminarthemen an den Initiativen des SWEBOK und der IEEE orientiert.
in-Step Scrum Edition® Die in‑Step Scrum Edition® unterstützt Sie in Ihren agilen Projekten beim Einsatz von Scrum und sorgt für die zentrale Verwaltung Ihrer Projekte und Teams. Sie finden hier einen virtuellen Projektraum mit grafischem Task Board und Burndown Charts. Die in‑Step Scrum Edition® bietet Ihnen: ``
Eine zentrale Scrum-Datenbasis für alle Projekte und Teams Ihrer Organisation
``
Funktionen für die effiziente Planung von von Releases und Sprints
``
Priorisierte Product Backlogs für die transparente und nachvollziehbare Verwaltung der Backlog Items eines Projekts
9
Bevor Sie anfangen
``
Vorlagen für Storys und Tasks, deren Struktur und Layout Sie für Ihre Arbeitsweise anpassen können.
``
Sprint Burndown Charts für die Darstellung des Fortschritts in Sprints
``
Release Burndown Charts für das einfache Erkennen des Fortschritts über alle Sprints eines Releases
``
Task Boards für die Anzeige und Bearbeitung der Tasks eines Sprints im Stil von Karteikarten
``
Sicheres Versions- und Konfigurationsmanagement aller Artefakte
``
Team-Support für die produktive Zusammenarbeit und Kommunikation im LAN und Internet
in-Step® actiF Edition Die in‑Step® actiF Edition ist auf die Planung und Durchführung agiler, also iterativer, anforderungsgetriebener Software-Entwicklungsprojekte zugeschnitten. Zu dieser Edition gehört ein einfacher Prozess: actiF®. Das Vorgehen nach actiF® bietet sich an, wenn Sie in Ihren Projekten auf immer wieder veränderte Anforderungen reagieren müssen. Und in welchem Geschäftsumfeld ist das heute nicht der Fall? actiF® liefert Ihnen ein einfaches Muster für den Projektablauf und Vorlagedateien für alle Produkte des Projekts – vom Use Case über die Story bis hin zum Build-Skript. Und die in‑Step® actiF Edition übernimmt für Sie das Konfigurationsmanagement in Ihrem Projekt. Per Mausklick erzeugen Sie die Struktur der Ablage Ihrer Dokumente. Für alle Textdokumente wird dabei eine erste, bereits strukturierte, noch leere Anfangsversion erzeugt. Agiles Anforderungsmanagement und einfache Release- und Iterationsplanung sind die besonderen Stärken dieser in‑Step® Edition.
in-Step® PRINCE2 Edition PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment) ist ein Projektmanagementprozess aus Großbritannien. Er wurde vor 15 Jahren entwickelt und durch die Anwendung in Projekten aus verschiedensten Branchen laufend verfeinert und verbessert. Die in‑Step® PRINCE2 Edition ist optimal auf diese sehr flexible und skalierbare Methode zugeschnitten: PRINCE2 ist in in‑Step® abgebildet und steht damit als ein Muster für die Aufgaben und Abläufe des Projektmanagements in konkreten Projekten zur Verfügung. Sind die Schritte des Projektmanagements für ein Projekt einmal unter in‑Step® nach diesem Muster geplant, dann kann in‑Step® sie steuern. Verantwortlichkeiten werden über entsprechende Rollenzuweisungen klar geregelt. Jeder Beteiligte erkennt auf einen Blick, in welchem Zustand sich die geplanten Schritte befinden. Und in‑Step® kann noch mehr: Es bietet für alle Projektergebnisse standardisierte Vorlagen an, es verwaltet die entstehenden Dokumente und versioniert sie. Das bedeutet für Ihre Projekte mehr Produktivität, denn der Start ins Projekt gelingt einfach und schnell, zudem PRINCE2 in in‑Step® auch fachlich erweitert und verfeinert werden kann.
10
Bevor Sie anfangen
in-Step® Personal Editions Sie möchten in‑Step® erst einmal in der Praxis kennen lernen, bevor Sie sich zum Kauf entschließen? Dann ist eine in‑Step® Personal Edition das Richtige. Die kostenlosen in‑Step® Personal Editions sind funktional mit den korrespondierenden in‑Step® Editions nahezu identisch. Der zentrale Unterschied ist technischer Art: Eine in‑Step® Personal Edition ist für den Single-User-Betrieb gemacht. Das heißt, die installierte Software und Ihre Projektdaten müssen sich auf Ihrem Arbeitsplatzrechner befinden. Zusammen mit Ihrer in‑Step® Personal Edition erhalten Sie passende Projektvorlagen: Den CoreProcess für die Arbeit mit der in‑Step® CoreProcess Personal Edition, die Prozessdefinitionen des V-Modells XT – dem neuen Entwicklungsstandard für IT-Systeme des Bundes – für die Arbeit mit der in‑Step® V-Modell XT Personal Edition, den SPICE Complient Process für die Arbeit mit der in‑Step SPICE Edition® for Automotive, Scrum für agile Projekte mit der in‑Step Scrum Edition®, den Prozess actiF, für die anforderungsgetriebene Entwicklung mit der in‑Step® actiF Personal Edition sowie PRINCE2 für die Arbeit mit der in‑Step® PRINCE2 Personal Edition. Sie können die vordefinierten Templates für die Planung und Durchführung eigener Projekte uneingeschränkt verwenden.
11
Tooltraining und IT-Prozessberatung
Tool-Training und IT-Prozessberatung microTOOL arbeitet seit über 20 Jahren nach bewährten Methoden der Software-Entwicklung. Dabei haben wir Praxiskompetenz erworben, die wir in zahlreichen Kundenprojekten und der eigenen Tool-Entwicklung erfolgreich umsetzen. Wir wissen, was in Projekten geht und was nicht. Und dieses Wissen möchten wir gerne mit Ihnen teilen.
IT-Prozessberatung Mit der Einführung der Projektmanagement-Software in‑Step® in Ihrem Unternehmen schaffen Sie die Basis für die Planung, Kontrolle und Steuerung erfolgreicher IT-Projekte. Viele IT-Organisationen arbeiten an der Verbesserung des Entwicklungsprozesses. Ein erster Schritt dazu ist die Einführung eines Prozessmodells. Denn erst der definierte Prozess macht erfolgreiche Software-Entwicklung wiederhol- und planbar. Vorausgesetzt, das Modell ist einfach, praxisnah und für die IT-Organisation optimiert. Dann findet es Akzeptanz. Profitieren Sie von unserem Prozess-Know-how. Wir unterstützen Sie bei ``
der Einführung von Prozessen wie dem V-Modell XT, actiF und PRINCE2
``
der Modellierung unternehmensspezifischer Prozesse
Wir unterstützen Projektteams mit Tools, Prozessen und Beratung dabei, Software in hoher Qualität schnell und sicher zu entwickeln. Sprechen Sie doch einfach einmal mit unseren Spezialisten – wir beraten Sie gern.
So unterstützen wir Sie ``
Wir beraten Sie bei der Auswahl des für Sie optimalen IT-Prozesses. Dabei analysieren wir die Eignung der Prozesse in Hinblick auf Ihre Unternehmenskultur und Ihre Ziele und informieren Sie über die Stärken und Schwächen der jeweiligen Prozesse.
``
Wir passen Standardprozesse wie das V-Modell XT, actiF oder PRINCE2 individuell an die speziellen Anforderungen in Ihrem Unternehmen an. Produkte, Aktivitäten und Vorlagen der Prozesse richten wir unternehmensspezifisch für Sie ein. Wir automatisieren Ihre Planungsschritte, erstellen für Sie individuelle Reports über den Projektfortschritt und entwickeln Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Softwaresystemen.
12
Tooltraining und IT-Prozessberatung
``
Wir planen die Prozesseinführung mit Ihnen gemeinsam in mehreren Phasen. Das Prozess- und Tool-Knowhow schulen wir direkt bei der Projektinitialisierung, also gleich am konkreten Anwendungsfall. Im Laufe des Projekts führen wir in Abstimmung mit Ihnen regelmäßig Reviews durch und passen den Prozess an geänderte Anforderungen an.
Seminare und Workshops Die Investition in professionelle Tools zahlt sich erst bei entsprechend ausgebildeten und motivierten Mitarbeitern aus. In unseren Seminaren zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projekte mit in‑Step® zum Erfolg führen – damit sich Ihre Investitionen wirklich rechnen. In unseren Seminaren vermitteln wir aktuelles Methoden-Know-how, modernste Tool-Technologie und – nicht zuletzt – die Freude am methodischen Vorgehen im Team. Das bieten wir Ihnen ``
Professionelle Trainingsqualität und engen Praxisbezug. Denn Tools und Methoden erlernen unsere Teilnehmer an einem echten Fall direkt am PC.
``
Hohe Flexibilität. Denn wir gestalten gerne Workshops für Sie, die ganz auf Ihren unternehmens- und projektspezifischen Bedarf zugeschnitten sind.
So können Sie sich über unser aktuelles Seminarangebot informieren Schauen Sie doch bei Gelegenheit einmal einfach bei uns im Internet vorbei. Hier ist der Link: Unsere Seminare im Einzelnen. Alle Seminare finden als offene Veranstaltungen in unseren Schulungsräumen in Berlin statt. Gerne führen wir unsere Workshops aber auch direkt bei Ihnen vor Ort durch – sprechen Sie uns einfach an.
13
Start ins Projekt
Start ins Projekt Sie kennen das sicher: Zu Beginn eines neuen Projekts herrscht immer eine ganz besondere Stimmung. Am liebsten würden alle gleich anfangen und in das neue Thema einsteigen. Gleichzeitig fragen Sie sich als Projektleiter aber auch mit etwas Unbehagen, was da auf Sie zukommt. Denn vieles ist noch unklar: Was ist der Projektauftrag? Um was geht es ganz genau? Wie groß wird das Projekt? Wie sieht der Terminrahmen aus? Was ist mit den Kosten? Ist die Finanzierung geklärt? Wer ist eigentlich der Auftraggeber und welche Ziele verfolgt er mit dem Projekt? Was steht auf dem Spiel? Wo sind die Risiken? Wie ist der Rückhalt im Management? Gibt es Gegner des Vorhabens oder zumindest Skeptiker? Welche Technologie soll eingesetzt werden? Wie wird das Team zusammengesetzt sein? Was wird vom Team erwartet und was erwartet es von Ihnen als Projektleiter? In der Start-up Phase eines Projekts sollten Sie deshalb zunächst alle Informationen sammeln, die Sie benötigen, um ``
Ihr eigenes Handeln auf eine sichere Grundlage zu stellen,
``
Ihr Kernteam, mit dem Sie das Projekt beginnen, so einzustimmen, dass alle in dieselbe Richtung gehen,
``
später hinzukommenden Mitarbeitern einen schnellen Einstieg in das Projekt zu ermöglichen. in‑Step® hilft Ihnen, beim Anlegen eines neuen Projekts alle wichtigen Projektdaten festzuhalten. Neue Mitarbeiter finden dann alle Basisinformationen über das Projekt auf einen Blick unter in‑Step®.
Was gehört zum Start-up eines Projekts? Hier ist ein Vorschlag zum Vorgehen.
Start-up eines Projekts
Identifizieren Sie alle Gruppen, die ein spezielles Interesse an Ihrem Projekt haben. Dazu gehören ``
der oder die Auftraggeber, ganz gleich, ob unternehmensintern oder -extern, und gegebenenfalls eine Kontaktperson beim Auftraggeber, die Sie jederzeit im Verlauf des Projekts ansprechen können,
14
Start ins Projekt
``
die Endbenutzer des IT-Systems, das Sie entwickeln sollen. Wie ist ihr typisches Profil? Sind aus der Gruppe der Endbenutzer Ansprechpartner oder Personen benannt, die im Projekt mitwirken werden?
``
Ihr – nennen wir ihn oder sie einmal – Sponsor. Gemeint ist damit die Person aus dem Management Ihres Unternehmens, die Sie mit dem Projekt betraut hat.
Ermitteln Sie die Erwartungen des Auftraggebers. Welche Hauptanforderung liegt dem Projekt zugrunde? Welche unbefriedigende Situation soll abgestellt werden? Welcher Nutzen soll geschaffen werden? Ermitteln Sie die Rahmenbedingungen und Restriktionen Ihres Projekts in Hinsicht auf verfügbare Ressourcen, Räumlichkeiten, Ausstattung und Verteilung der Projektteams, Kommunikationsmöglichkeiten, Technologie etc. Ein zentraler Punkt ist hier der zeitliche Rahmen, der durch den geplanten Beginn und das geplante Ende des Projekts vorgegeben ist. Formulieren Sie in Kenntnis der Erwartungen des Auftraggebers sowie der Rahmenbedingungen und Restriktionen das Projektziel. Ein kurzes Statement von – sagen wir – 25 bis 30 Wörtern ist optimal. Stellen Sie dann Ihr Kernteam zusammen. Darunter verstehen wir die Gruppe von Mitarbeitern, die von Anfang an und meist auch bis zum Schluss dabei sein wird. Das Kernteam wird, wenn die Masse der Arbeit anfällt, nach und nach erweitert. Wenn Sie alle Informationen beisammen haben, steht dem Kick-off-Meeting des Projekts nichts mehr im Wege. Ziel des Meetings ist es, die gewonnenen Informationen an alle Mitglieder des Kernteams weiterzugeben und das Team auf das Projekt einzustimmen. Alle im obigen Text hervorgehobenen Informationen gehören zu den Projektdaten, die in‑Step® verwaltet. Die Zusammensetzung des Kernteams benötigen Sie ebenfalls, um unter in‑Step® ein Projekt anzulegen. Sie haben alle Daten gesammelt? Dann steht dem Beginn Ihres Projekts mit in‑Step® nichts mehr im Wege: Nachfolgend finden Sie die Themen der folgenden Kapitel. Dort erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihr erstes Projekt mit in‑Step® planen. ``
System anlegen
``
Team zusammenstellen
``
in‑Step-Arbeitsplatz einrichten
``
Projektstruktur entwickeln
``
Produktbibliothek einrichten
``
Projektbeginn setzen
15
System anlegen
System anlegen Bevor Sie erfahren, wie man ein Projekt unter in‑Step® einrichtet, sollten Sie wissen, wie in‑Step® Ihre Projekte verwaltet. Dazu müssen wir drei Begriffe klären: in‑Step® unterscheidet zwischen einem System, einer Organisationseinheit und einem Projekt. Was verbirgt sich dahinter? Statt von einem System könnten wir auch von einem multi-user-fähigen Repository oder einer in‑Step®-Datenbank sprechen. Tatsächlich steckt hinter der Datenverwaltung von in‑Step® relationale Datenbanktechnologie. Physisch ist ein System eine Datei, die Sie üblicherweise auf einem Server anlegen. Ein in‑Step®-System wird in Organisationseinheiten gegliedert, denen ein oder mehrere Projekte zugeordnet werden können. Organisationseinheiten können hierarchisch strukturiert werden. Sie können die Organisationsstruktur beliebig verfeinern, indem Sie weitere Organisationseinheiten definieren und ihnen Projekte zuordnen. Die in‑Step®Datenbank enthält die Prozessinformationen und die Daten aller Organisationseinheiten und Projekte – angefangen bei den Informationen über Aktivitäten, Produkte und ihre Zustände, bis hin zu Mitarbeitern, Terminen und Kosten. Zu jedem System gehört ein Ordner .data. Dieser Ordner nimmt – in gepackter Form – alle Produktversionen auf, die bei der Arbeit mit in‑Step® und dem entsprechenden System entstehen.
So legen Sie ein neues System an Bevor Sie mit der konkreten Projektplanung beginnen können, müssen Sie ein in‑Step®-System – also den Container für Ihre Organisationseinheiten und Projekte – zur Bearbeitung auswählen bzw. ein neues System erzeugen. Anlegen und Auswählen eines Systems erfolgen über den Anmeldedialog von in‑Step®. Ein neues System anlegen
Wenn Sie ein neues System anlegen wollen, klicken Sie im Anmeldedialog einfach auf Weitere Systeme und im Folgedialog auf Neu. Anschließend können Sie Pfad und Namen des Systems festlegen. Dann haben Sie die Wahl: Sie können entweder ein leeres System erzeugen oder ein System auf der Basis einer Systemvorlage erstellen. Wählen Sie hier die Option Leeres System anlegen.
16
System anlegen
Ein leeres System anlegen
Im jedem neuen System ist bereits ein Mitarbeiter – der Administrator – definiert. Er besitzt alle Rechte, die in‑Step® zu vergeben hat.
Ein neues System zur Bearbeitung öffnen
Melden Sie sich bitte mit Administrator und einem leeren Kennwort an.
Das neue in‑Step®-System: Mit Eigenschaften können Sie den Namen der obersten Organisationseinheit ändern und Ihre Organisation beschreiben
17
System anlegen
Das Erfassen und Pflegen der Organisationsstruktur ist Aufgabe des Systemadministrators. Wie Sie die Organisationsstruktur verfeinern, Organisationseinheiten initialisieren, verschieben und kopieren ist in der Online-Hilfe beschrieben.
18
Projekt anlegen
Projekt anlegen Wie schon erwähnt, werden Projekte in in‑Step® im Kontexte einer Organisationseinheit verwaltet. Ein neues Projekt legen Sie am einfachsten über das Kontextmenü der Organisationseinheit an, der es zugeordnet ist. Alternativ können Sie auch System/Projekt anlegen im Hauptmenü von in‑Step® verwenden.
Ein neues Projekt anlegen
Beim Anlegen eines neuen Projekts unterstützt Sie der Projekt-Assistent von in‑Step®. Viel Zeit und Aufwand sparen Sie, wenn Sie das neue Projekt auf der Basis einer Vorlage initialisieren. Das kann ein anderes Projekt des gleichen Systems sein oder eine XML-Vorlage. Um ein Projekt auf der Basis der mitgelieferten Projekt-Templates zu erstellen, wählen Sie die Option Vorlage verwenden und klicken auf Weiter. Im Folgedialog markieren Sie Vorlage aus Datei verwenden.
Ein Projekt auf Basis einer Vorlage erstellen
Sie erhalten einen Auswahldialog, in dem Sie eine XML-Datei auswählen können. Welche Projektvorlagen Ihnen angeboten werden, hängt davon ab, mit welcher in‑Step® Edition Sie arbeiten. Alle Editionen bringen Muster für die Gliederung der Projektaktivitäten und Vorlagen für die Ergebnisse mit. Wenige Mausklicks genügen, um Projektstruktur, die Produktbibliothek und Anfangsversionen der Projektergebnisse anzulegen.
18
Projekt anlegen
Öffnen Sie die gewünschte Projektvorlage (*.xml_project) und klicken Sie erneut auf Weiter.
Namen und Projektbeginn spezifizieren
Anschließend geben Sie dem Projekt einen Namen, den in‑Step® auch gleich für das zu erstellende Produkt übernimmt. Als Projektbeginn schlägt in‑Step® das aktuelle Datum vor. Sie können den Projektbeginn auch später noch ändern. Klicken Sie auf Fertig stellen und der Assistent legt das neue Projekt Ihren Vorgaben entsprechend an. Es wird auf einer eigenen Registerkarte geöffnet. Den Namen und eine Reihe weiterer Projekteigenschaften können Sie jederzeit editieren.
Ein neues Projekt – hier auf der Basis des CoreProcess
Weitere Projekte in einem in‑Step®-System definieren Sie im Hauptfenster von in‑Step® mit System/Projekt anlegen.
19
Team zusammenstellen
Team zusammenstellen Bevor Sie mit der Planung von Projektaktivitäten beginnen, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Teammitglieder als Benutzer unter in‑Step® erfasst sind. Zu Beginn des Projekts genügt es, wenn Sie den Projektleiter definieren. Um Mitarbeiter anzulegen, benötigen Sie Systemadministrator-Rechte.
in‑Step® öffnet ein neues Projekt automatisch mit der Sicht Systembenutzer (Admin). Im System bereits erfasste Mitarbeiter können Sie in dieser Sicht einfach in Ihr Projekt übernehmen. Wie Sie Mitarbeiter in Ihr Projekt aufnehmen, erfahren Sie weiter unten. Alternativ können Sie die Mitarbeiter Ihres Projektteams in der Team-Sicht (Gruppe Projektmanagement) erfassen.
Die Team-Sicht bei Projektbeginn
20
Team zusammenstellen
So legen Sie neue Benutzer an Klicken Sie in der Symbolleiste der Sicht auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie im Untermenü Benutzer. Es öffnet sich dieser Mitarbeiterdialog:
Allgemeine Vorgaben für ein neues Teammitglied
Beim Editieren der Mitarbeiterdaten sollten Sie immer Folgendes berücksichtigen: Ein in‑Step®-System kann mehrere Projekte enthalten. Deshalb geben Sie einerseits systemweit gültige, d.h. für alle Organisationseinheiten und Projekte des Systems gültige Einstellungen vor. Diese Einstellungen nehmen Sie auf der Registerkarte Allgemein vor. Andererseits machen Sie Vorgaben für das aktuelle Projekt. Diese Einstellungen treffen Sie auf der Registerkarte Projekt. Die Werte, die Sie für einen Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein eintragen, werden standardmäßig für alle Organisationseinheiten und Projekte eines Systems übernommen. Sollen im aktuellen Projekt des Systems spezifische Einstellungen – z.B. ein abweichender Stundensatz – gelten, müssen Sie diese auf der Registerkarte Projekt ändern. Besprechen wir zunächst die Einstellungen auf Registerkarte Allgemein: ``
Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters haben Sie die Wahl, ob für dessen Zugang zu den Projektinformationen in‑Step®-spezifische Anmeldeinformationen oder die Benutzerinformationen aus der Windowsanmeldung verwendet werden. Entscheiden Sie sich unter Authentifizierung für die Alternative Microsoft Windows Anmeldung, öffnet ein Klick auf die Schaltfläche [...] einen Dialog in dem Ihnen alle in Ihrem Netzwerk verfügbaren Server-Domänen zur Auswahl angeboten werden. Wählen Sie die gewünschte Domäne in der Liste aus. Nach einem Doppelklick auf den Eintrag Klicken Sie hier, um alle Benutzer anzuzeigen listet in‑Step® alle Benutzer der ausgewählten Domäne auf. Markieren Sie einen Eintrag, wird er in das Feld Benutzer übernommen. Sie können den Namen des Benutzers auch direkt in das Feld eingeben. Mit Überprüfen testen Sie, ob das eingegebene Login in der Domäne gültig ist. Schließen Sie dann den Dialog mit OK. Das Login des Mitarbeiters wird automatisch aus der Windowsanmeldung übernommen und kann unter in‑Step® nicht editiert werden.
21
Team zusammenstellen
``
Unter E-Mail tragen Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. in‑Step® bietet mit Projektmails die Möglichkeit zu einer vom normalen E-Mail-Verkehr getrennten Projektkommunikation: Jeder Mitarbeiter, der an einem Projekt des aktuellen Systems arbeitet, findet sein eigenes Postfach in der in‑Step®-Leiste. Die interne in‑Step Mail können Sie auch dann nutzen, wenn Sie unter E-Mail keine Angabe machen. Wenn Sie das Kontrollkästchen in-Step Mails als E-Mail weiterleiten markieren, wird diesem Mitarbeiter zusätzlich zu jeder an ihn adressierten in‑Step Mail eine gleichlautende E-Mail geschickt. Die Mail enthält nur den reinen Text. Das heißt, Formatierungen und Bilder, die die Nachricht enthält, werden nicht berücksichtigt.
``
Das Arbeitsverzeichnis, das Sie unter Standard-Pfad festlegen, wird – wenn Sie auf der Registerkarte Projekt nichts anderes vorgeben – automatisch für alle Projekte übernommen, in die der Mitarbeiter aufgenommen wird. Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters ist die Vorgabe stets “C:\in-Step“.
``
Zu den allgemeinen Vorgaben für eines Mitarbeiters gehören auch seine Arbeitszeit und der Stundensatz, der für den Mitarbeiter standardmäßig angesetzt wird. in‑Step® benötigt diese Daten für die Termin- und Kostenplanung. Sie gelten für diesen Mitarbeiter, solange Sie sie nicht projektbezogen überschreiben, d.h. auf der Registerkarte Projekt abweichende Werte eintragen. Beim Erfassen neuer Benutzer im Kontext eines Projekts finden Sie für den Stundensatz immer einen projektbezogenen Vorgabewert. Diesen Wert, den in‑Step® auf alle neuen Teammitglieder anwendet, können Sie auf folgende Weise vorgeben, und dadurch hoffentlich bei einem großen Teil der Mitarbeiter Eingabeaufwand – und wieder ein paar Klicks – sparen: Wählen Sie im Hauptmenü von in‑Step® die Funktion Projekt/Eigenschaften. Damit öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog des aktiven Projekts. Auf der Registerkarte Kosten können Sie den Wert für den Standard-Stundensatz editieren.
``
Wenn Sie bei der Termin- und Kostenplanung für einen Mitarbeiter Abweichungen von der standardmäßig vorgeschlagenen 5-Tage-Woche – wie etwa Urlaub, Krankheit usw. – vorsehen möchten, öffnen Sie mit Arbeitstage ändern den Kalender.
Dieser Mitarbeiter hat zwei Wochen Urlaub
``
Sie können hier für jeden einzelnen Tag festlegen, ob er für den Mitarbeiter arbeitsfrei oder ein Arbeitstag ist. Abweichungen vom Standard – d.h. Änderungen gegenüber den Einstellungen in den Eigenschaften des Projekts – werden auf dem Kalenderblatt durch Unterstreichungen kenntlich gemacht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feiertage, wenn Sie (deutsche) Feiertage in den Kalender übernehmen wollen. Arbeitsfreie Zeiten erscheinen im Kalender farbig hinterlegt. Sie können die Farben, die verwendet werden, bei Bedarf anpassen: Wählen Sie im Hauptmenü von in‑Step® die Funktion System/Kalender/Arten arbeitsfreier Zeit.
Schließlich können Sie auf der Registerkarte Allgemein noch festlegen, welche Rechte der Mitarbeiter systemweit besitzt. Diese Rechte kann nur ein Systemadministrator setzen.
22
Team zusammenstellen
``
Klicken Sie das Kontrollkästchen Systemadministrator nur dann an, wenn der Mitarbeiter Systemadministrator-Rechte erhalten soll.
``
Soll der Mitarbeiter neue Projekte anlegen dürfen, muss das gleichnamige Kontrollkästchen Projekte anlegen markiert sein. Das Kontrollkästchen Eigenen Kalender bearbeiten markieren Sie, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitstage selbst ändern darf. Damit der Mitarbeiter in Projektlisten und projektübergreifenden Sichten alle Projekte des Systems sehen kann, muss das Kontrollkästchen Alle Projekte sehen markiert sein. Dem Systemadministrator werden diese Rechte automatisch zugewiesen.
Alle Einstellungen, die Sie bisher getroffen haben, gelten systemweit, d.h. für alle Projekte innerhalb des aktuellen Systems. Die projektbezogenen Eigenschaften erfassen Sie über die Registerkarte Projekt. Sie erlaubt Ihnen, die systemweiten Vorgaben – die Sie auf der Registerkarte Allgemein getroffen haben – zu überschreiben.
Projektspezifische Einstellungen eines Teammitglieds
Das sind die Einstellungen, die Sie projektspezifisch vornehmen können: ``
Legen Sie fest, zu welchen Gruppen der Mitarbeiter gehört. Alle Gruppen, die im Projekt definiert sind, werden in der Liste Mitglied von: angezeigt. Neben den Arbeitsgruppen, die durch ein blaues Symbol gekennzeichnet sind, finden Sie Gruppen, die ein graues Symbol haben. Diese Gruppen legt in‑Step® automatisch für jede Rolle im Prozessmodell an. Welche Rollen der Mitarbeiter am besten ausfüllen kann, können Sie auf der Registerkarte Mögliche Rollen festlegen. Primäre Rollen erscheinen auf grünem Hintergrund, sekundäre Rollen werden hellgrün hinterlegt. Für bereits im System erfasste Mitarbeiter werden die möglichen Rollen automatisch am Anfang der Liste der Rollen angezeigt. Sie sind als Vorschlag zu verstehen, der Ihnen die Einsatzplanung erleichtert. Natürlich können Sie von diesem Vorschlag jederzeit abweichen und dem Mitarbeiter eine andere Rolle zuweisen. Welche Rollen, ein Mitarbeiter im Projekt ausfüllt, legen Sie durch Anklicken der vorangestellten Kontrollkästchen fest. Interessant ist hier die Spalte Standard: Fällt Ihre Wahl fast immer auf diesen Mitarbeiter, wenn jemand in einer speziellen Rolle gebraucht wird? Dann sollte auch dieses Kontrollkästchen
23
Team zusammenstellen
markiert sein. Damit kennzeichnen Sie den Mitarbeiter als Standardbearbeiter aller Aktivitäten, die die entsprechende Rolle erfordern. in‑Step® ordnet den Mitarbeiter diesen Aktivitäten automatisch beim Anlegen als Bearbeiter zu. Und Sie sparen wieder einmal ein paar Klicks. Wenn ein Mitarbeiter Mitglied einer Gruppe ist, kann er automatisch alle Rollen übernehmen, die für diese Gruppe definiert sind. Rollen, die aus der Gruppenzugehörigkeit eines Mitarbeiters resultieren, werden in der Liste durch ein graues Häkchen gekennzeichnet. Soll der Mitarbeiter diese Rolle nicht ausfüllen, müssen Sie die Zuordnung des Mitarbeiters zu der betreffenden Gruppe aufheben. Wie Sie Arbeitsgruppen organisieren, erfahren Sie weiter unten. ``
Das Kontrollkästchen Aktiver Mitarbeiter im Projekt, der als Ressource zur Verfügung steht ist standardmäßig markiert. Das heißt, der Mitarbeiter steht als Ressource für das Projekt zur Verfügung und wird bei der Planung berücksichtigt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen kann der Mitarbeiter Aktivitäten und Produkten nicht als Bearbeiter zugeordnet werden und wird auch nicht in der in‑Step Zeiterfassung berücksichtigt.
``
Der Pfad des Verzeichnisses, in dem die vom Mitarbeiter ausgeliehenen Produkte gespeichert werden sollen. Hier legen Sie also den persönlichen Arbeitsbereich des Mitarbeiters fest. Der Mitarbeiter kann dieses Standardarbeitsverzeichnis im laufenden Projekt für einzelne Ordner und Produkte jederzeit überschreiben.
``
Die systemweiten Vorgaben für den Stundensatz werden beim Anlegen eines neuen Benutzers automatisch von der Registerkarte Allgemein übernommen. Wollen Sie in Ihrem Projekt von dieser Vorgabe abweichen, dann editieren Sie den Wert hier auf der Registerkarte Projekt. Für das nächste Projekt stehen Ihnen dann die Standardwerte wieder zur Verfügung.
``
Die Zeiträume, in denen der Mitarbeiter ‑ abweichend von seiner Grundverfügbarkeit im System ‑ für das Projekt zur Verfügung steht, spezifizieren Sie mit einem Klick auf Verfügbarkeit. Im Folgedialog können Sie die konkrete Projektverfügbarkeit festlegen.
Schließlich können Sie noch festlegen, welche Rechte der Mitarbeiter im Projekt besitzt. Wenn ein Mitarbeiter Mitglied einer Gruppe ist, werden die Rechte der Gruppe automatisch für den Mitarbeiter übernommen. Soll der Mitarbeiter diese Rechte nicht erhalten oder möchten Sie ihm die Rechte direkt zuweisen, müssen Sie die Zuordnung des Mitarbeiters zu der betreffenden Gruppe aufheben. Folgende Optionen werden angeboten: ``
Markieren Sie das Kontrollkästchen Administrator, wenn der Mitarbeiter Projektadministrator-Rechte erhalten soll. Der Projektadministrator besitzt automatisch uneingeschränkte Zugriffsrechte auf alle Projektdaten, nur das Recht zum Ändern des Prozessmodells und zum Bearbeiten der Verfügbarkeiten von Mitarbeitern kann ihm entzogen werden. Haben Sie den Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein als Systemadministrator deklariert? Dann besitzt es bereits alle Rechte. Nur Projekt- und Systemadministratoren können das Projekt löschen und exportieren sowie den Zustand von Aktivitäten und Produkten manuell setzen.
``
Soll der Mitarbeiter das Prozessmodell ändern – also z.B. Aktivitäts- und Produkttypen oder Rollen bearbeiten – können, auch wenn er kein Systemadministrator ist? Markieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen vor Prozess ändern. Mitarbeiter ohne dieses Recht können sich die Eigenschaften von Aktivitäts- und Produkttypen sowie die Rollen im Prozessmodell ansehen, diese aber nicht ändern.
``
Mitarbeitern, die weder System- noch Projektadministrator-Rechte besitzen, können Sie mit der Option Eigene bzw. Öffentliche Sichten konfigurieren das Recht zum Konfigurieren von Projektsichten einräumen. Diese Mitarbeiter dürfen dann Projektsichten definieren und ändern bzw. die in‑Step-Leiste anpassen. Am Arbeitsplatz von Mitarbeitern ohne diese Rechte, erscheinen die Funktionen Sichten und in‑Step-Leiste anpassen nicht im Menü Projekt.
24
Team zusammenstellen
``
Sie können auch einem Mitarbeiter ohne System- oder Projektadministrator-Rechten das Recht geben, Produkten Bearbeiter zuzuordnen. Markieren Sie dafür das Kontrollkästchen vor Produkt-Bearbeiter zuordnen. Soll der Mitarbeiter die Bearbeitungsrechte im Detail festlegen können, markieren Sie das Kontrollkästchen vor Produkt-Rechte ändern.
``
Damit ein Mitarbeiter ohne Administratorrechte Mitarbeiter in das Projektteam aufnehmen bzw. aus dem Projektteam herausnehmen kann, müssen Sie die Option Mitarbeiterzuordnung zum Projekt ändern wählen. Markieren Sie das Kontrollkästchen vor Mitarbeiterzuordnung zu Gruppen ändern, darf der Mitarbeiter die Zusammensetzung der Gruppen bearbeiten. Soll er neue Gruppen anlegen und die Eigenschaften bestehender Gruppen bearbeiten können, vergeben Sie das Recht Gruppen ändern.
``
Einem Mitarbeiter ohne System- oder Projektadministrator-Rechten können Sie schließlich noch das Recht geben, die Rechte von Projektmitarbeitern und Gruppen zu bearbeiten. Markieren Sie dafür das Kontrollkästchen vor Rechte von Mitarbeitern/Gruppen ändern.
``
Nur wenn Sie das Kontrollkästchen Verfügbarkeiten von Mitarbeitern bearbeiten markieren, kann ein Mitarbeiter die Verfügbarkeit aller Mitglieder des Projektteams bearbeiten. Besitzt er dieses Recht nicht, darf jedoch Mitarbeiter in das Projektteam aufnehmen, wird für neue Mitarbeiter, die er anlegt, keine StandardVerfügbarkeit eingetragen.
Haben Sie den Dialog mit Neu geöffnet, fügen Sie dem Projekt mit Anlegen den neuen Mitarbeiter hinzu. Der Dialog bleibt offen, sodass Sie gleich noch weitere Mitarbeiter spezifizieren und anlegen können. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Angaben bzw. schließen den Dialog. Möchten Sie die Daten eines Mitarbeiters nachträglich noch einmal ändern? Dann markieren Sie den betreffenden Mitarbeitereintrag und wählen in der Symbolleiste oder im Kontextmenü Eigenschaften.
So entfernen Sie einen Mitarbeiter aus einem Projekt Bei Mitarbeitern, die dem Projektteam bereits zugeordnet sind, finden Sie im Kontextmenü den Befehl Aus Projekt entfernen. Diese Funktion benötigen Sie z.B., wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Team abgezogen wird. Ein Klick genügt, um den Mitarbeiter aus dem Projekt herausnehmen. Einen letzten Fall müssen wir noch betrachten: Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter, der in Ihrem in‑Step®-System erfasst ist, aus dem Unternehmen ausscheidet oder – aus welchem Grund auch immer – für kein Projekt mehr zur Verfügung steht. Die Funktion Aus Projekt entfernen, die Sie im Kontextmenü eines Mitarbeitereintrags befinden, hilft hier nicht weiter: Der Mitarbeiter ist anschließend immer noch im System vorhanden und könnte irrtümlich in ein Projekt aufgenommen werden. Hier benötigen Sie ein stärkeres Kaliber: den Befehl Löschen im Kontextmenü des Mitarbeiters und Administratorrechte. Ist der Benutzer, den Sie löschen wollen, bereits Aktivitäten zugeordnet, wird er nur dann aus der in‑Step®-Datenbank gelöscht, wenn Sie im Folgedialog das Kontrollkästchen Endgültig löschen aktivieren. Anschließend erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie einen Ersatz bestimmen können. Löschen Sie ihn nicht endgültig, bleibt er zwar technisch erhalten, ist aber nicht mehr sichtbar. Wollen Sie den Mitarbeiter dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das System aufnehmen, geht das über die Sicht Systembenutzer (Admin) in der Gruppe in-Step Administration, mit dem Befehl Gelöschte Benutzer/Gruppen, den Sie dort im Kontextmenü des Fensterhintergrunds, im oberen Abschnitt Benutzer finden. Übrigens, welche Mitarbeiter das Team im Laufe des Projekts verlassen haben, können Sie in der Sicht Team-Historie, die Sie ebenfalls in der Gruppe in-Step Administration finden, einfach und schnell nachvollziehen.
25
Team zusammenstellen
So organisieren Sie Gruppen Klar – will man den Fluss der Arbeit zwischen den Teammitgliedern maschinell unterstützen, so muss in‑Step® alle Projektbeteiligten kennen. Aber ist es – speziell in sehr großen Projekten – überhaupt praktikabel, Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen? Möglicherweise ist es das nicht. Und selbst wenn es immer möglich wäre: Vielleicht wollen Sie manche Aufgaben gar nicht so stark personalisieren. in‑Step® erlaubt es dem Projektleiter, die Verantwortung für Aktivitäten und die konkrete Arbeitsteilung bei komplexeren Aktivitäten auf Arbeitsgruppen zu verlagern. Damit wird die Projektarbeit etwas anonymisiert. In welchem Umfang Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, hängt also nicht nur von der Projektgröße, sondern auch von der Kultur in Ihrer IT-Organisation ab. Und so funktioniert es: Jeder Mitarbeiter muss auch bei dieser Arbeitsweise unter in‑Step® erfasst werden. Zusätzlich können Sie jedoch das gesamte Team in Arbeitsgruppen aufteilen: Öffnen Sie dazu die Sicht auf das Team. Um eine Arbeitsgruppe anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen im Untermenü Gruppe. Schon erhalten Sie den Dialog zum Anlegen einer Gruppe. Vergeben Sie einen Gruppennamen und tragen Sie dann auf der Registerkarte Mitglieder die Gruppenmitglieder ein. Sie können auch bestehende Gruppen in einer Gruppe zusammenfassen. in‑Step® bietet Ihnen, wenn Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken, alle Projektmitarbeiter und die im Projekt definierten Gruppen zur Auswahl an.
Eine Gruppe zusammenstellen
Jetzt müssen Sie noch festlegen, welche Rollen die Gruppe ausfüllen soll. Dafür schalten Sie auf die Registerkarte Mitglied von um. Hier finden Sie übrigens wieder den Eintrag Standard, den Sie vom Eingeben der Mitarbeiter her kennen. Er besitzt hier eine entsprechende Bedeutung: Der Eintrag kennzeichnet Gruppen als Standardbearbeiter aller Aktivitäten, die die entsprechende Rolle erfordern.
26
Team zusammenstellen
Von der Gruppe auszufüllende Rollen festlegen
Mitgliedschaften werden „vererbt“: Wenn Sie die aktuelle Gruppe einer Gruppe zuordnen, die ihrerseits Mitglied in einer anderen Gruppe ist, wird diese Zuordnung für die aktuelle Gruppe übernommen. „Vererbte“ Mitgliedschaften erkennen Sie daran, dass die Kontrollkästchen der betreffenden Gruppe markiert ist und abgeblendet erscheint. Auf der Registerkarte Rechte können Sie noch bestimmen, welche Rechte die Mitglieder der aktuellen Gruppe im Projekt besitzen sollen. Markieren Sie das vorangestellte Kontrollkästchen, um die Mitglieder der Gruppe mit dem jeweiligen Bearbeitungsrecht auszustatten.
Rechte der Gruppe definieren
in‑Step® übernimmt auch hier automatisch die Rechte der Gruppen, deren Mitglied die aktuelle Gruppe ist. Dass ein Recht „vererbt“ ist, erkennen Sie daran, dass die Kontrollkästchen für die betreffende Option markiert ist und abgeblendet erscheint. Machen wir jetzt einen Sprung ins laufende Projekt und die Planung der Aktivitäten: Bei der Planung einer Aktivität bietet in‑Step® Ihnen neben den einzelnen Mitarbeitern auch die angelegten Gruppen als möglichen Bearbeiter an. Wenn Sie sich in einem solchen Fall für die Gruppe entscheiden, stehen Sie vor folgender Wahl: Soll die ganze Gruppe die Aktivität gemeinsam ausführen, also einen Pool an geeigneten Mitarbeitern bereitstellen? Oder sollen die einzelnen Mitglieder der Gruppe die Aktivität durchführen? Ihre Entscheidung führt zu einer unterschiedlichen Berechnung der Kosten und Dauer für eine Aktivität.
27
Team zusammenstellen
So organisieren Sie Mitarbeiter projektübergreifend Wie schon erwähnt, können in einem in‑Step®-System mehrere Projekte angelegt werden. Deshalb existiert neben der Team-Sicht eine zweite Sicht, in der Mitarbeiter erfasst werden, die Sicht Systembenutzer (Admin). Diese öffnen Sie mit einem Klick auf Systembenutzer in der Symbolleiste der Team-Sicht oder das entsprechende Symbol in der Gruppe in-Step Administration. Die Auflistung aller systemweit bekannten Mitarbeiter hat für Sie den Vorteil, dass Sie per Mausklick alle im System existierenden Mitarbeiter in das aktuelle Projekt übernehmen können, und zwar einfach mit dem Kontextmenübefehl In Projekt aufnehmen. Mitarbeiter, die am aktuellen Projekt beteiligt sind, erkennen Sie am grünen Häkchen in der Spalte Im Projekt. Natürlich können Sie auch in dieser Sicht neue Mitarbeiter hinzufügen und Gruppen definieren. Auch die Bearbeitung ihrer Eigenschaften entspricht der in der Sicht Team. Immer, wenn Sie in der Sicht Systembenutzer (Admin) einen neuen Mitarbeiter hinzufügen, wird er automatisch Mitarbeiter im aktiven Projekt.
Die Mitarbeiter des aktiven Projekts erkennen Sie an einem grünen Häkchen
Auf eine weitere Funktion, die Ihnen die Zusammenstellung Ihres Teams erleichtert, möchten wir Sie noch hinweisen: in‑Step® bietet dem Systemadministrator mit dem Import von Benutzern eine einfache Möglichkeit, Projektteams über Systemgrenzen hinaus zu synchronisieren: Wählen Sie in der Symbolleiste der Sicht oder im Kontextmenü eines Teammitglieds die Funktion Synchronisieren. Es wird der Anmeldedialog geöffnet, in dem Sie das System, das geeignete Mitarbeiter für Ihr Projekt bereitstellt, selektieren. Anschließend werden in einem zweiten Dialog die Logins alle Mitarbeiter, die verfügbar sind, angezeigt. Durch Wahl geeigneter Optionen können Sie das Projektteam bedarfsgerecht zusammenstellen und die Ressourcen beider Systeme abgleichen.
28
Rechte von System- und Projektadministratoren
Rechte von System- und Projektadministratoren Die Einheiten System und Projekt, sind nicht nur für die Organisation der Daten unter in‑Step® von Bedeutung. Sie spielen auch im Rechtekonzept des Werkzeugs eine zentrale Rolle.
in‑Step® führt in jedem System eine Liste aller zur Verfügung stehenden Mitarbeiter. Soll ein Mitarbeiter an einem Projekt mitwirken, muss er explizit in das Projekt aufgenommen werden. Da Mitarbeiter systemweit bekannt sind, können sie in mehrere Projekte eines Systems aufgenommen werden. Ist ein Mitarbeiter zwar im System vorhanden, aber keinem Projekt zugeordnet, dann hat er mit seinem Login auch keinen Zugang zu den Projekten des Systems, es sei denn ein Systemadministrator hat ihm das Recht alle Projekte zu sehen, eingeräumt. Dasselbe gilt, wenn ein Mitarbeiter aus allen laufenden Projekten herausgenommen wurde.
Jeder Mitarbeiter, der in ein Projekt eines Systems aufgenommen wurde, kann die für ihn geplanten Aktivitäten bearbeiten, Produkte ausleihen, bearbeiten oder ansehen – kurz alles tun, was seine eigene inhaltliche Arbeit betrifft. Gehört er gleichzeitig zu mehreren Projekten eines Systems, dann kann er unter dem Hauptmenüpunkt Projekt seine Projekte öffnen und zwischen ihnen umschalten. Welche darüber hinaus gehenden Rechte ein Projektmitarbeiter besitzt, entscheidet der Administrator beim Zusammenstellen seines Teams. Eines ist Mitarbeitern ohne Administratorrechten allerdings nie erlaubt: Sie dürfen keine projektspezifischen Daten ändern. Und auch die Kostenplanung ist ihnen nicht zugänglich. Für diese projektbezogenen Aktionen benötigt man die Rechte eines Projektadministrators. Der Projektadministrator kann zunächst einmal alles tun, was einem „normalen“ Projektmitarbeiter erlaubt ist, zum Beispiel auch selbst Aktivitäten bearbeiten. Darüber hinaus kann er – ohne dass Sie dies extra festlegen müssen – alles modifizieren, was sein Projekt betrifft: Der Projektadministrator kann die Projekteigenschaften festlegen. Er kann neue Mitarbeiter in die Bearbeiterliste und bereits erfasste Mitarbeiter in sein Projekt aufnehmen bzw. daraus entfernen. Außerdem kann er Aktivitäten und Produkte erzeugen. Er kann festlegen, wer welche Aktivitäten bearbeiten soll und wer welche Bearbeitungsrechte für die Produkte erhält. Er ist autorisiert, den Arbeitsablauf im Projekt sowie die Kosten und Termine zu planen. Und er kann sich auch Unterstützung verschaffen, indem er andere Projektmitarbeiter ebenfalls zu Projektadministratoren macht. Es liegt auf der Hand: Der Projektleiter sollte immer Projektadministrator unter in‑Step® sein.
29
Rechte von System- und Projektadministratoren
Einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator machen
Auch das Löschen des Projekts ist dem Projektadministrator erlaubt. Um ein neues Projekt innerhalb eines Systems anzulegen, reichen allerdings die Rechte des Projektadministrators nicht aus. Dafür sind entweder die Rechte eines Systemadministrators nötig oder das Kontrollkästchen Projekte anlegen auf der Registerkarte Allgemein muss markiert werden. Der Projektadministrator kann außerdem Projekte exportieren und Komponenten im Projekt registrieren. Eine ganz besondere Einflussmöglichkeit wollen wir nicht unerwähnt lassen: Der Projektadministrator kann unter dem Hauptmenüpunkt Projekt/Kategorien das Metamodell von in‑Step® um neue Kategorien oder benutzerdefinierte Eigenschaften erweitern. Der Systemadministrator hat für alle Organisationseinheiten und Projekte eines Systems die Rechte eines Administrators. Darüber hinaus kann er auf alle Informationen zugreifen, die das gesamte System betreffen. Außerdem kann er Organisationseinheiten und Projekte anlegen und das System exportieren. Wie macht man einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator? Wenn Sie Ihr Team zusammenstellen reicht jeweils ein Mausklick im Eigenschaften-Dialog eines Mitarbeitereintrags.
30
in‑Step®-Arbeitsplatz einrichten
in-Step®-Arbeitsplatz einrichten Bei der Arbeit mit in‑Step® werden Ihnen links, in der in‑Step®-Leiste, die zentralen Funktionen für die Planung und Durchführung Ihres Projekts zur Auswahl angeboten: Hinter jedem Symbol verbirgt sich eine individuelle Sicht auf das Projekt. Sichten stellen spezifische Aspekte eines Projekts dar und sorgen für einfache und übersichtliche Arbeitsabläufe. Ein Mausklick auf ein Symbol öffnet für die gewünschte Sicht ein neues Fenster, in dem die angeforderten Informationen angezeigt und bearbeitet werden können. Zusammengehörige Sichten sind nach Bearbeitungsaspekten in Gruppen organisiert. Mit einem Klick auf einen grauen Balken wechseln Sie zwischen den verschiedenen Gruppen. Was in der in‑Step®-Leiste angezeigt wird, kann für jeden Mitarbeiter individuell festgelegt werden: in‑Step® bietet Ihnen die Möglichkeit, Inhalt und Layout der Arbeitsoberfläche bedarfsgerecht anzupassen. Als Projektleiter legen Sie z.B. neue Aktivitäten an, planen Termine und Kosten und nehmen neue Mitarbeiter ins Team auf. Dafür brauchen Sie natürlich andere Sichten auf das Projekt, als beispielsweise ein Entwickler. Er wird vor allem daran interessiert sein, welche konkreten Arbeitsaufträge anstehen und wo er die Produkte findet, die bearbeitet werden müssen. Es liegt also nahe, allen Teammitgliedern die Orientierung im Projekt mit aufgabenorientierten und rollenspezifischen Sichten zu erleichtern. Und warum nicht jedem Projektmitarbeiter eine in‑Step®-Leiste nach Maß anbieten? Dazu ist kein großer administrativer Aufwand erforderlich: Den System- und Projektadministrator unterstützt in‑Step® bei der bedarfsgerechten Anpassung der in‑Step®-Leiste durch die Möglichkeit, einen beliebigen Mitarbeiter des Projektteams auszuwählen und ihm durch die Definition passender Projektsichten eine individuelle Arbeitsumgebung einzurichten.
in‑Step®-Arbeitsplatz aus der Sicht eines Projektleiters
31
in‑Step®-Arbeitsplatz einrichten
in‑Step®-Arbeitsplatz aus der Sicht eines Anforderungsanalytikers
Möchten Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter keine Änderungen an der ihm zugedachten Konfiguration vornimmt? Als Administrator können Sie für jeden Mitarbeiter festlegen, ob er eigene Projektsichten definieren und die in‑Step®-Leiste anpassen darf: Dazu setzen Sie im Eigenschaften-Dialog des betreffenden Mitarbeiters auf der Registerkarte Projekt die Option Sichten konfigurieren. Fehlt dort das Häkchen, erscheinen die Menübefehle Sichten und in‑Step-Leiste anpassen im Menü Projekt für diesen Mitarbeiter abgeblendet. Welche Projektsichten in Ihrem Projekt vordefiniert sind, erfahren Sie, wenn Sie im Hauptmenü unter Projekt den Befehl Sichten anklicken: Alle für den angemeldeten Benutzer verfügbaren Sichten auf das aktuelle Projekt werden dann in einem separaten Fenster angezeigt. Eine Reihe vordefinierter Sichten bringt in‑Step® in jeder Edition standardmäßig mit. Dazu gehört z.B. die Sicht Dateien/Produkte, die sich öffnet, wenn Sie in der in‑Step®-Leiste das gleichnamige Symbol anklicken. Wenn Sie die erforderlichen Bearbeitungsrechte besitzen, können Sie diese Standard-Sichten mit dem Kontextmenübefehl Ei‑ genschaften bearbeiten, aus dem Projekt löschen und in der in‑Step®-Leiste durch neue, eigene Sichten ersetzen.
32
in‑Step®-Arbeitsplatz einrichten
So legen Sie eigene Sichten an Sie benötigen weitere Sichten? Hier hilft Ihnen die Funktion Anpassen im Kontextmenü der in‑Step®-Leiste oder der Befehl Projekt/in‑Step-Leiste anpassen weiter.
Anpassen der in‑Step®-Leiste
in‑Step® garantiert Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsumgebung: Der Abschnitt Verfügbare Elemente im rechten Teil des Fensters „in‑Step®-Leiste anpassen“ zeigt alle im aktuellen Projekt definierten Sichten sowie einige spezielle Elemente, die einer Gruppe der in‑Step®-Leiste zugeordnet werden können. Im rechten Teil des Dialogs in‑Step-Leiste anpassen können Sie neue Sichten spezifizieren oder bereits vorhandene modifizieren. Ein Klick auf die Schaltfläche Neue Sicht öffnet den Dialog Sicht anlegen, in dem Sie die Details einer neuen Sicht spezifizieren. Derselbe Dialog öffnet sich, wenn Sie eine vorhandene Sicht markieren und anschließend auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken.
33
in‑Step®-Arbeitsplatz einrichten
Dialog zum Anlegen und Modifizieren von Sichten
Im Dialog legen Sie u.a. den Umfang und Inhalt einer Sicht fest, wählen einen Filter und definieren die Filterbedingungen. Zu den Details finden Sie mehr im Kapitel Eigene Auswertungen erstellen. Hier nur soviel: Wenn Sie Administratorrechte haben, können Sie dafür sorgen, dass die neue Sicht für alle Mitarbeiter zugänglich ist, indem Sie das Kontrollkästchen Für alle Mitarbeiter des Projekts sichtbar markieren. Ansonsten ist die neue Sicht nur für Sie selbst sichtbar. Soll eine Sicht für den schnellen Zugriff in der in‑Step®-Leiste erscheinen, muss Sie einer Gruppe zugeordnet werden. Welche Elemente eine Gruppe aktuell enthält, zeigt der Dialog in‑Step-Leiste anpassen im linken Abschnitt. Per Drag & Drop können Sie einer Gruppe weitere Elemente hinzufügen: Ziehen Sie das gewünschte Element einfach bei gedrückter Maustaste auf ihren Namen. Oder Sie verfahren folgendermaßen: Markieren Sie im linken Teil des Dialogs die gewünschte Gruppe und ordnen Sie mithilfe des nach links weisenden Pfeils das im rechten Abschnitt markierte Element zu. Bedenken Sie bitte: Besitzen Sie keine Administrator-Rechte, können Sie nicht allen Gruppen Elemente per Drag & Drop hinzufügen und auch die Pfeil-Schaltfläche erscheint dann abgeblendet. Gruppen, deren Eigenschaften nur mit Administratorrechten bearbeitet werden können, erkennen Sie leicht am fetten Schriftschnitt. Vergessen Sie nicht abschließend die neue Konfiguration der in‑Step®-Leiste zu speichern. Übrigens ermöglichen die unter dem Begriff Externe Komponenten zusammengefassten Elemente im Abschnitt Verfügbare Elemente den einfachen und schnellen Zugriff auf die Funktionen zum Generieren von Projektplan, Projekt- und Prozessdiagramm sowie für die Übernahme von Aktivitäten nach MS Outlook. Und der Eintrag erlaubt es, der in‑Step®-Leiste ein Symbol für den Aufruf einer beliebigen Datei hinzufügen. Wenn Sie einer Gruppe eine Dateiverknüpfung hinzufügen, öffnet sich automatisch ein Dialog, in dem Sie nur noch den Namen der Datei bestimmen müssen. Der Abschnitt Gruppen im linken Teil des Dialogs zeigt alle für den angemeldeten Benutzer im aktuellen Projekt definierten Gruppen, die in der in‑Step®-Leiste angezeigt werden können. Gruppen, die nur der System- oder Projektadministrator bearbeiten kann, können alle übrigen Teammitglieder ausblenden, aber weder ändern noch löschen. Ausgeblendete Gruppen werden grau dargestellt, benutzerspezifische Gruppen erscheinen fett und blau.
34
in‑Step®-Arbeitsplatz einrichten
Bei Bedarf können Sie die Reihenfolge der Gruppen – sie entspricht genau derjenigen, in der die Gruppen in der in‑Step®-Leiste angezeigt werden – ändern: Markieren Sie einfach eine Gruppe und klicken Sie die Pfeil-Schaltfläche an, die in die Richtung weist, in die Sie die Gruppe verschieben möchten.
So konfigurieren Sie die in‑Step®-Leiste für Ihr Team Welche Aspekte eines Projekts sollen für die einzelnen Mitglieder des Teams sichtbar sein und wer soll was bearbeiten können? Als Projektadministrator bestimmen Sie im Dialog in‑Step® Leiste anpassen, welche Gruppen bei Ihnen und welche am Arbeitsplatz anderer Teammitglieder angezeigt werden sollen. Wählen Sie einfach in der Dropdown-Liste Mitarbeiter den gewünschten Mitarbeiter aus. Unter Gruppen werden Ihnen dann alle für diesen Benutzer definierten Gruppen angezeigt. Ist die aktuelle Konfiguration für weitere Mitarbeiter geeignet? Klicken Sie auf Zuordnen und wählen Sie die Mitglieder Ihres Teams aus, für die diese Konfiguration gleichfalls bereitgestellt werden soll. Sie können der Liste weitere Gruppen hinzufügen – dann verwenden Sie die Schaltfläche Neue Gruppe – oder mit einem Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften die Merkmale der markierten Gruppe bearbeiten.
Definition einer Gruppe
Markieren Sie im Dialog Gruppe anlegen die Option Private Gruppe, wenn die Gruppe nur für Sie selbst oder nur für den in der Dropdown-Liste gewählten Mitarbeiter sichtbar sein soll. Private Gruppen werden fett und blau gekennzeichnet. Legt ein Mitarbeiter ohne Administratorrechte eine Gruppe an, erzeugt er automatisch eine private Gruppe. Sollen alle Mitarbeiter des aktuellen Projekts Zugriff auf eine Gruppe haben, aktivieren Sie die Option Öffentliche Gruppe. Autorisierte Teammitglieder können die Gruppe bei Bedarf einblenden: Die Funktion dazu findet er ebenfalls im Dialog in‑Step-Leiste anpassen. Ausgeblendete Gruppen werden grau dargestellt. Markieren Sie die ausgeblendete Gruppe und klicken Sie die Schaltfläche Einblenden. Eine Gruppe verschwindet mit Ausblenden genauso einfach wieder von der Arbeitsoberfläche.
35
in‑Step®-Arbeitsplatz einrichten
Wenn Sie zusätzlich zur Option Öffentliche Gruppe das Kontrollkästchen Mitarbeitern automatisch zuordnen markieren, wird die Gruppe unmittelbar in der in‑Step®-Leiste aller Teammitglieder eingeblendet. Öffentliche Gruppen erscheinen in der Liste fett. Ihre Eigenschaften kann nur der System- oder Projektadministrator bearbeiten. Sie wollen eine bestimmte Gruppe mit spezifischen Sichten nur für die Entwickler Ihres Projekts zur Verfügung stellen? Dann müssen Sie nicht für jedes Teammitglied eine Gruppe definieren. Denn in‑Step® unterstützt auch die Definition von rollenspezifischen Gruppen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mitarbeitern automatisch zuordnen und klicken Sie einfach das dem Rollennamen vorangestellte Kontrollkästchen an.
So legen Sie das Layout einer Gruppe fest Das Layout einer Gruppe ändern Sie, indem Sie die Vorgabe unter Darstellung modifizieren. in‑Step® schlägt für die Visualisierung der einer Gruppe zugeordneten Elemente standardmäßig die Verwendung kleiner Symbole (16x16 Punkte) vor. Alternativ können Sie für die Anzeige in der in‑Step®-Leiste auch die größere Variante von 32x32 Punkten verwenden. Markieren Sie einfach das Kontrollkästchen. Beachten Sie bitte: Damit Ihre Änderungen wirksam werden, müssen Sie vor dem Verlassen des Dialogs in‑StepLeiste anpassen immer Speichern wählen. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Änderungen.
36
Projektstruktur entwickeln
Projektstruktur entwickeln Bevor Ihr Team mit der Projektarbeit beginnen kann, müssen Sie als Projektleiter prinzipiell die folgenden Dinge tun („prinzipiell“ deshalb, weil in‑Step® Ihnen, je nach Vorbereitung oder Situation, einen erheblichen Teil der Arbeit abnimmt): ``
Sie müssen die Aktivitäten anlegen, die in Ihrem Projekt durchgeführt werden sollen.
``
Den Kontrollfluss zwischen Aktivitäten anlegen.
``
Jeder Aktivität, die Sie planen, Mitarbeiter zuordnen.
``
Ggf. müssen Sie den Aktivitäten Ihres Projekts Ein- und Ausgangsprodukte zuordnen.
Bei allen Planungsschritten unterstützt Sie das Projekt-Template mit Musteraktivitäten, die Sie per Mausklick in Ihr Projekt übernehmen können, Standardwerten für die Kosten- und Terminplanung, Vorlagen für Produkte und vielem mehr. Beachten Sie bitte: Für diese Aktionen benötigen Sie in in‑Step® die Rechte eines System- oder Projektadministrators.
37
Aktivitäten anlegen und verfeinern
Aktivitäten anlegen und verfeinern Alle Schritte, die für die Realisierung eines Projekts notwendig sind, bilden Sie in in‑Step® als Aktivitäten ab. In welchem Kontext Sie die Aktivitäten Ihres Projekts anlegen, bleibt Ihnen überlassen: in‑Step® hält alle Sichten automatisch konsistent. Die Aktivitätenhierarchie wird als Baum visualisiert. Wenn Sie das einer Aktivität vorangestellte Pluszeichen anklicken, wird die nächste Ebene eingeblendet. Um den kompletten Baum zu expandieren, drücken Sie „x“ auf der numerischen Tastatur. Die Befehle zum Anlegen und Verfeinern von Aktivitäten finden Sie im Kontextmenü einer Aktivität und – wenn Sie eine Sicht mit Aktivitäten geöffnet haben – in der Symbolleiste am Kopf des Fensters. Die Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen zwischen den Aktivitäten werden als Kontrollfluss bezeichnet. Wenn Sie eine Aktivität markieren, wird ihre Beziehung zu den anderen Aktivitäten visualisiert: Vorgänger sind grau hinterlegt, Nachfolger grün:
Aktivitäten mit ihren Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen
Beachten Sie bitte: Das Anlegen oder Bearbeiten von Aktivitäten setzt Bearbeitungsrechte auf der Ebene einer beliebigen übergeordneten Aktivität voraus.
So legen Sie Aktivitäten an Je nachdem, welche in‑Step® Edition Sie einsetzen, finden Sie in einem neuen in‑Step®-System ein leeres Projekt oder eines, in dem die für den Projektstart obligatorischen Planungsaktivitäten bereits existieren. Bei der Planung Ihrer Aktivitäten haben Sie freie Hand: Übernehmen Sie die Vorschläge von in‑Step®, passen Sie die angebotenen Aktivitäten an und kombinieren Sie sie mit eigenen Aktivitäten. Das Projekt-Template, das Sie verwenden, bringt in allen Editionen für jeden Planungsschritt Muster-Aktivitäten mit, die Sie bedarfsgerecht per Mausklick in Ihr Projekt übernehmen können: Wählen Sie die Aktivität, für die Sie Subaktivitäten anlegen wollen, und klicken Sie in der Symbolleiste einer Sicht oder in ihrem Kontextmenü Neu und
38
Aktivitäten anlegen und verfeinern
anschließend die gewünschte Muster-Aktivität an. Fehlt im Kontextmenü einer Aktivität der Befehl Neu, sieht das Projekt-Template an dieser Stelle keine tiefere Planungsebene vor.
Übernahme einer Muster-Aktivität aus dem Projekt-Template
Nach dem Anklicken von Neu öffnet in‑Step® einen Dialog mit mehreren Registerkarten:
Der Dialog Aktivität anlegen
39
Aktivitäten anlegen und verfeinern
Zunächst muss festgelegt werden, von welchem Typ die neue Aktivität sein soll. Ist das Kontrollkästchen Typ in der obersten Zeile des Dialogs markiert, dann bietet in‑Step® alle im Projekt-Template definierten Aktivitätstypen zur Auswahl an, die direkt unter der Aktivität vorkommen können, auf der Sie den Befehl Neu aufgerufen haben. in‑Step® schlägt Ihnen hier gleich einen Namen für die neue Aktivität vor. Diesen Vorschlag können Sie beliebig editieren. Auf der Registerkarte Allgemein verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über die wichtigsten Eigenschaften der Aktivität. Für die Kalkulation von Aufwand und Kosten verwendet in‑Step® zunächst die auf der Registerkarte Planung vorgeschlagenen Werte. Sie resultieren aus den Standardwerten des Projekt-Templates. Den Beginn einer neuen Aktivität setzt in‑Step® immer automatisch auf den Tag, an dem Sie die Aktivität anlegen. Alle Vorgaben von in‑Step® können Sie in den weiteren Planungsschritten projektspezifisch überschreiben. Die Option Aktivität fixieren (Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren), erleichtert Ihnen – gerade zu Beginn eines Projekts – die Aufwand- und Kostenplanung. Wenn Sie diese Einstellung treffen, fließen Aufwand und Kosten für untergeordnete Aktivitäten nicht in die Berechnung der Aktivität ein. Aktivitäten, bei denen diese Option aktiviert ist, erkennen Sie in einer Planungssicht – z.B. der Aufwandsplanung – leicht an einem kleinen Vorhängeschloss in der Spalte Fix. Benötigen Sie Aktivitäten, die nicht im Projekt-Template enthalten sind, und lässt sich auch keine vorhandene modifizieren, legen Sie mit Neu/Aktivität eine benutzerdefinierte Aktivität an. Oder Sie wählen Sie das Feld Typ ab, nachdem Sie eine in‑Step® Muster-Aktivität ausgewählt haben. Diese Alternative steht Ihnen allerdings nur dann offen, wenn das Projekt-Template an dieser Stelle das Anlegen freier Aktivitäten erlaubt. Bei der Planung Ihrer Aktivitäten haben Sie also freie Hand: Übernehmen Sie die Vorschläge von in‑Step®, passen Sie die angebotenen Aktivitäten an und kombinieren Sie sie mit eigenen Aktivitäten. Auf den weiteren Registerkarten des Dialogs können Sie u.a. Mitarbeiter zuordnen, den Aufwand planen, Notizen ablegen, das Budget für die Durchführung der Aktivität festlegen und weitere Kostenarten definieren. Diese Eingaben besprechen wir jeweils in einem gesonderten Abschnitt dieses Handbuchs. Detaillierte Informationen liefert Ihnen auch die Online-Hilfe zu in‑Step®: Drücken Sie einfach bei geöffnetem Dialog die F1-Taste. Mit Anlegen erzeugen Sie die neue Aktivität. Der Dialog bleibt offen, sodass Sie gleich noch weitere Aktivitäten anlegen können: Zunächst muss festgelegt werden, von welchem Typ die neue Aktivität sein soll. Ist das Kontrollkästchen Typ in der obersten Zeile des Dialogs markiert, bietet in‑Step® alle im Projekt-Template definierten Aktivitätstypen zur Auswahl an, die direkt unter der Aktivität vorkommen können, auf der Sie den Befehl Neu aufgerufen haben.
So verfeinern Sie Aktivitäten Zum Anlegen einzelner Aktivitäten gibt es eine sehr effiziente Alternative, nämlich die Funktion Verfeinern, die Sie im Kontextmenü jeder noch nicht verfeinerten Hauptaktivität finden. Diese Funktion wird dann angeboten, wenn das Projekt-Template für eine Aktivität Teilaktivitäten vorsieht und Sie bisher noch keine Teilaktivitäten angelegt haben. in‑Step® bietet Ihnen damit eine sehr nützliche und zeitsparende Möglichkeit, durch einen einzigen Mausklick die nächste Hierarchieebene oder wenn Sie wollen auch die gesamte Hierarchie aus dem Projekt-Template zu erzeugen.
40
Aktivitäten anlegen und verfeinern
Eine Aktivität verfeinern
Markieren Sie die Aktivität, die Sie verfeinern möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf den gleichnamigen Befehl. Sollen die Aktivitäten aller Hierarchieebenen, die das Projekt-Template vorsieht, erzeugt werden, markieren Sie im Folgedialog das Kontrollkästchen Aktivitäten rekursiv anlegen. Ohne diese Option erzeugt in‑Step® lediglich die nächste Hierarchieebene. Mit Optionale Aktivitäten anlegen veranlassen Sie in‑Step® auch Aktivitäten anzulegen, die im Projekt-Template als „Kann“-Aktivitäten definiert sind. Fehlt die Markierung, werden diese beim Verfeinern nicht berücksichtigt. Das Verfeinern einer Aktivität bietet noch einen weiteren Vorteil: in‑Step® legt – soweit im Projekt-Template vorgesehen – automatisch den Kontrollfluss zwischen den Teilaktivitäten an. Damit Sie schnell von in‑Step®s Stärken bei der Kosten- und Terminplanung profitieren können, sollten Sie nach dem Anlegen von Aktivitäten die Kontrollflüsse zwischen Ihnen anlegen und eine erste Aufwandsplanung vornehmen. Noch präzisere Daten erhalten Sie, wenn Sie den Aktivitäten Ihres Projekts Mitarbeiter zuordnen.
Nachgefragt Im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität ist die Registerkarte Planung ausgeblendet. Warum? Und wie lässt sie sich wieder einblenden? Standardmäßig errechnet in‑Step® Aufwand und Kosten einer Aktivität anhand der für die Teilaktivitäten vorgegebenen Planungsdaten. Die Registerkarte Planung fehlt deshalb bei Aktivitäten mit untergeordneten Teilaktivitäten. Wenn Sie die Planungsdaten der Teilaktivitäten nicht weiter berücksichtigen möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen Aktivität fixieren (Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren) oder setzen Sie in einer Planungssicht die Option Fix. Die Registerkarte Planung wird dann automatisch eingeblendet.
41
Kontrollfluss anlegen
Kontrollfluss anlegen Verwenden Sie beim Anlegen von Aktivitäten die Funktion Verfeinern, legt in‑Step® – wenn das im Projekt-Template so vorgesehen ist – automatisch Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen zwischen den Teilaktivitäten an. Diese Beziehungen werden als Kontrollfluss bezeichnet. Nicht immer jedoch werden Sie alle Teilaktivitäten zu einer Aktivität benötigen. Dann klicken Sie sich die benötigten Aktivitäten einfach aus dem Template zusammen und ergänzen Sie bei Bedarf mit eigenen Aktivitäten. In diesem Fall legt in‑Step® automatisch immer das Anlege-Datum als Starttermin fest. Damit in‑Step® Ihnen eine erste aussagekräftige Kosten- und Terminplanung liefern kann, müssen Sie für diese Aktivitäten den Kontrollfluss anlegen.
Terminplan vor dem Anlegen des Kontrollflusses
So legen Sie Kontrollflüsse an Das funktioniert am einfachsten per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach eine Aktivität mit der Maus auf die Aktivität, die der markierten Aktivität folgen soll. Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie den Befehl Kontrollfluss anlegen wählen. in‑Step® aktualisiert die Vorgänger- und Nachfolgebeziehungen der beteiligten Aktivitäten und visualisiert auch gleich den Kontrollfluss für die markierte Aktivität: Die der Aktivität vorausgehenden Aktivitäten erscheinen grau hinterlegt, ihre Folgeaktivitäten werden grün markiert. Befindet sich eine Nachfolger- oder eine Vorgängeraktivität in einem anderen zugeklappten Teilast des Aktivitätenbaums, wird die oberste Aktivität dieses Teilastes hellgrün bzw. hellgrau markiert. Befindet sich in einem zugeklappten Teilast sowohl ein Nachfolger als auch ein Vorgänger, wird die oberste Aktivität dieses Teilastes gelb markiert. Nachdem Sie die Reihenfolge der Aktivitäten festgelegt haben, kann in‑Step® Sie mit seinen Funktionen zur Termin-, Aufwand- und Kostenplanung von Beginn an über den gesamten Projektverlauf unterstützen. Mit dem angenommenen Beginn einer Aktivität und dem Vorgabewert für den Aufwand aus dem Projekt-Template bestimmt in‑Step® Dauer und Endtermin. Daraus ergibt sich der Beginn der direkten Folgeaktivität. Mit dem Vorgabewert für den Aufwand kann in‑Step® auch für sie wieder Dauer und Endtermin bestimmen und so das gesamte Projekt durchrechnen.
42
Kontrollfluss anlegen
Terminplan nach dem Anlegen des Kontrollflusses
Alternativ können Sie auch den Befehl Kontrollfluss in der Symbolleiste oder im Kontextmenü der betreffenden Aktivität verwenden. Sie erhalten ein zweigeteiltes Dialogfeld, in das Sie oben mit der Schaltfläche Hinzufügen die Vorgänger und unten entsprechend die Nachfolger eintragen können. in‑Step® bietet Ihnen dazu jeweils die Liste der möglichen Vorgänger bzw. Nachfolger zur Auswahl an. Wie bei einem Netzplansystem können Sie auch in in‑Step® definieren, von welchem Typ die Beziehungen einer Aktivität zu ihren Vorgängern bzw. Nachfolgern sein soll: Voreingestellt ist eine Ende-Anfang-Beziehung (EA). Ein Doppelklick in die Spalte Beziehung öffnet eine Dropdown-Liste, in der Sie einen anderen Beziehungstyp auswählen können. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, eine Verzögerung zwischen Vorgängern und Nachfolgern in Tagen anzugeben. Markieren Sie die Option Zyklus, wenn eine zyklische Beziehung zwischen der gewählten Aktivität und ihrem Vorgänger bzw. Nachfolger besteht.
Den Kontrollfluss zwischen Aktivitäten bearbeiten
43
Kontrollfluss anlegen
Um die Eigenschaften eines bereits vorhandenen Kontrollflusses zu editieren, verwenden Sie ebenfalls den Befehl Kontrollfluss. Beachten Sie bitte: Das Hinzufügen und Bearbeiten eines Kontrollflusses setzt Bearbeitungsrechte für die beteiligten Aktivitäten voraus.
44
Mitarbeiter zuordnen
Mitarbeiter zuordnen Wer soll eine Aktivität ausführen? Auf der Registerkarte Bearbeiter können Sie gleich beim Anlegen einer Aktivität oder in einer späteren Planungsphase mit dem Kontextmenübefehl Eigenschaften nicht nur die zuständigen Teammitglieder zuordnen, sondern gleich auch Vorgaben für die Berechnung von Aufwand und Kosten treffen. Haben Sie beim Zusammenstellen des Teams Standardbearbeiter definiert, zahlt sich das jetzt aus: in‑Step® weist die passenden Bearbeiter automatisch zu:
Die Standardbearbeiter einer Aktivität ordnet in‑Step® automatisch zu
So ordnen Sie Bearbeiter zu Haben Sie bisher keine Standardbearbeiter für eine Rolle definiert, übernimmt in‑Step® automatisch die im ProjektTemplate spezifizierte Rolle in die Bearbeiterliste. Durch die Zuordnung von Rollen können Sie mit den Projektberechnungen bereits beginnen, wenn Ihr Team noch nicht fest steht. Sobald klar ist, wer die Rolle im Projekt ausfüllen soll, markieren Sie den Rollennamen und weisen den Mitarbeiter mit Ersetzen als Bearbeiter zu. Benötigen Sie weitere Bearbeiter, erzeugen Sie mit Hinzufügen in der Liste der Bearbeiter eine neue Zeile. In der Spalte Name werden in einer Dropdown-Liste alle Mitarbeiter und Gruppen, die eine Rolle besitzen, die für die Durchführung der Aktivität geeignet sind, zur Auswahl angeboten. An dieser Stelle ein Tipp: Wo sind freie Kapazitäten und wer arbeitet an der Belastungsgrenze? Bevor Sie einen Mitarbeiter zuordnen, lohnt ein Blick in die Team- bzw. Ressourcenplanung.
45
Mitarbeiter zuordnen
Ressourcenbelegung im Projekt
Sobald Sie einer Aktivität konkrete Bearbeiter zugeordnet haben oder in‑Step® Standardbearbeiter gefunden hat, werden die für die zugeordneten Mitarbeiter bzw. Rollen getroffenen Vorgaben hinsichtlich Stundensatz und Arbeitszeit für die Termin-, Aufwand- und Kostenplanung verwendet.
Bei den Berechnungen der Aktivität werden die Stundensätze und die Arbeitszeit der auf der Registerkarte Bearbeiter zugeordneten Projektmitarbeiter und Rollen berücksichtigt
46
Mitarbeiter zuordnen
Wenn Sie den Einsatzumfang unter Arbeit pro Tag ändern, wird der Bearbeitereinsatz unter Arbeit gesamt neu berechnet bzw. Dauer oder Aufwand entsprechend aktualisiert – je nachdem, welche Standard-Berechnungsart in den Projekteigenschaften für neue Aktivitäten definiert ist. Zugleich erscheint am Fuß des Dialogs ein Icon mit einem “i“. Klicken Sie es an, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie – abweichend von der auf der Registerkarte Planung gewählten Berechnungsart – spezifizieren können, wie der geänderte Bearbeitereinsatz in die Projektplanung einfließen soll: Sie können entweder den Aufwand oder die Dauer anpassen. Mehr zur Kostenplanung erfahren Sie im Kapitel Kosten planen. Benutzerdefinierten Aktivitäten kann in‑Step® weder eine Rolle noch einen Bearbeiter zuordnen. In der Bearbeiterliste erscheint automatisch der Eintrag Geplanter Einsatz. Sie können diesen Platzhalter auch selbst verwenden, wenn Sie noch keine konkreten Mitarbeiter oder Rollen zuweisen wollen: Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie in der Dropdown-Liste der neuen Zeile den Eintrag Geplanter Einsatz. Übrigens funktioniert die Mitarbeiterzuordnung auch umgekehrt: Ordnen Sie einfach einem Mitarbeiter geplante Aktivitäten zu. in‑Step® hilft Ihnen dabei: Im Kontextmenü jedes Mitarbeitereintrags finden Sie die Menüfunktion Aktivitäten zuordnen. Über diese Funktion bietet Ihnen in‑Step® eine Liste aller Aktivitäten an, die keine Mitarbeiterzuordnung haben und die genau die Rollen benötigen, die der Mitarbeiter „zu bieten hat“.
Einem Mitarbeiter Aktivitäten zuordnen
47
Produktfluss definieren
Produktfluss definieren Der Produktfluss einer Aktivität definiert, welche Produkte die Aktivität als Ergebnis liefert (Ausgangsprodukte) und welchen Zustand sie haben müssen. Und er definiert, welche Produkte in welchem Zustand vorhanden sein müssen (Eingangsprodukte), damit die Aktivität durchgeführt werden kann.
Der Produktfluss einer Aktivität
Wenn Sie eine Aktivität anlegen, die auf einen Aktivitätstyp im Prozessmodell zurückgeht, werden die im Prozess definierten Ein- und Ausgangsprodukte zugeordnet. Außerdem kennt in‑Step® aus dem Prozessmodell den Soll-Zustand dieser Produkte. Ein vorangestellter roter Pfeil macht deutlich, wo noch Arbeit wartet: Das Produkt befindet sich (noch) nicht in dem Bearbeitungszustand, der als Soll-Zustand ausgewiesen wird.
So ordnen Sie Ein- und Ausgangsprodukte zu in‑Step® ordnet einer Aktivität automatisch Eingangs- bzw. Ausgangsprodukte zu, wenn es aus dem Produktfluss weiß, dass es nur ein Produkt des entsprechenden Typs geben kann und dieses bereits im Projekt existiert. Gibt es noch kein passendes Produkt im Projekt, wird stattdessen der Produkttyp im Produktfluss in spitzen Klammern angezeigt. Erscheint die Zeile rosa unterlegt, signalisiert Ihnen in‑Step®, dass hier noch ein Produkt des ausgewiesenen Typs zugeordnet werden muss.
48
Produktfluss definieren
Diese Aktivität braucht noch ein ausgehendes Produkt
Die Zuordnung macht in‑Step® Ihnen leicht: Ein Doppelklick in der rosa hinterlegten Zeile genügt. Existiert in der Produktbibliothek bereits ein passendes Produkt, wird es daraufhin automatisch zugeordnet. Gibt es noch kein passendes Produkt, erhalten Sie nach dem Doppelklick eine Nachfrage, ob das Produkt angelegt werden soll. Existieren mehrere passende Produkte, öffnet ein Doppelklick in der rosa hinterlegten Zeile den Dialog Produkte zuordnen. Sie müssen jetzt nur das richtige Produkt auswählen und mit OK in den Produktfluss der Aktivität übernehmen. Die Namen der geeigneten Produkte erscheinen grün hinterlegt. Das richtige Produkt ist nicht dabei? Sie können der Produktbibliothek im Dialog Produkte zuordnen auch Produkte hinzuzufügen, wählen dazu Produkt anlegen im Menü des Verzeichnisses, in dessen Kontext Sie das Produkt anlegen möchten. in‑Step® bietet Ihnen in diesem Fenster immer alle Vaterprodukte an, unter denen ein Produkt des gewünschten Typs – laut Prozessmodell – angeordnet werden kann. Das neue Produkt ist – ganz automatisch – im Anfangszustand geplant.
49
Produktfluss definieren
Ein neues Produkt anlegen
Die Zuordnung von Produkten zu einer Aktivität funktioniert auch per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach das Produkt mit der Maus aus einer Produkt-Sicht auf die gewünschte Zeile im Produktfluss. Erlaubt das Prozessmodell an dieser Stelle die Zuordnung freier Produkte oder kann es von einem Eingangs- bzw. Ausgangsprodukttyp im Produktfluss der gewählten Aktivität mehrere Exemplare geben, können Sie weitere Produkte zuordnen, indem Sie sie einfach auf den Fensterhintergrund ziehen. In diesem Fall öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Typ des Eingangsbzw. Ausgangsprodukts präzisieren müssen. Geht ein Ausgangs- bzw. Eingangsprodukt nicht auf ein Produkt im Produktfluss zurück, wählen Sie als Typ Freie Zuordnung. Alternativ können Sie per Drag & Drop auch Produkte aus dem Abschnitt Eingehende Produkte als Ausgangsprodukt zuordnen – und umgekehrt.
So fügen Sie weitere Produkte hinzu Mit Neue Zuordnung im Kontextmenü des Fensterhintergrundes können Sie dem Produktfluss der markierten Aktivität jederzeit weitere Produkte hinzufügen: Der Befehl öffnet ein Untermenü mit allen im Prozessmodell definierten Eingangs- bzw. Ausgangs-Produkttypen, die von der aktuellen Aktivität bearbeitet werden können. Produkttypen, die laut Prozess nur einmal vorkommen dürfen, werden nur dann zur Auswahl angeboten, wenn der Produktfluss noch kein konkretes Produkt dieses Typs enthält. Alternativ finden Sie den Befehl Andere. Er erlaubt die Zuordnung von Eingangs- bzw. Ausgangsprodukten, die nicht auf einen Produkttypen im Produktfluss des Prozessmodells zurückzuführen sind.
Einer Aktivität ein neues Produkt hinzufügen
Je weiter Sie mit der Planung des Arbeitsablaufs fortgeschritten sind, je mehr Ausgangsprodukte von vorangegangenen Aktivitäten es also schon gibt, umso einfacher ist die Zuordnung der Eingangsprodukte. Denn Sie können zunehmend die Vorschlagsfunktion von in‑Step® nutzen: Ein Doppelklick in die entsprechende Zeile unter Eingehende bzw. Ausgehende Produkte oder der Kontextmenübefehl Vorschlag genügen.
50
Produktfluss definieren
Die Vorschlagsfunktion von in‑Step® nutzen
So legen Sie neue Produkte an Ist ein benötigtes Produkt noch nicht unter in‑Step® vorhanden, dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Gibt es das Produkt bereits als Datei außerhalb von in‑Step®, dann können Sie es per Drag & Drop in die Produkthierarchie unter in‑Step® aufnehmen und ihm anschließend einen passenden Typ zuweisen. Oder Sie legen das neue Produkt direkt unter in‑Step® an. Wenn sein Typ im Projekt vorkommt, ist nichts leichter als das: Sie erzeugen das Produkt einfach aus der zugehörigen Vorlage. Dann führen Sie einfach einen Doppelklick in die Zeile unter Ein- bzw. Ausgangsprodukt aus oder wählen den Befehl Neue Zuordnung. Noch mehr Details zum Umgang mit Produkten zeigt Ihnen das Kapitel Produkte anlegen und verfeinern.
51
Produktbibliothek einrichten
Produktbibliothek einrichten in‑Step® ist nicht nur ein Projektmanagement-Werkzeug, sondern integriert auch ein KonfigurationsmanagementSystem. Denn in‑Step® verbindet Planung und Steuerung der Aktivitäten eines IT-Projekts mit der Verwaltung der Projektergebnisse. Es versioniert alle Produkte revisionssicher. Der Vorteil liegt – gerade bei IT-Projekten mit ihren immateriellen Ergebnissen – auf der Hand: Anhand der Bearbeitungszustände der Projektergebnisse gewinnen Sie ein genaues Bild des Projektfortschritts und Planungssicherheit für das weitere Vorgehen. Genauso sicher, wie jeder der an einem Projekt Beteiligten immer weiß, welche Aktivitäten von ihm durchgeführt werden müssen, muss jeder Mitarbeiter wissen, welche Produkte von ihm bearbeitet werden sollen. Dass es bei der Bearbeitung der Produkte klare Kompetenzen gibt, dafür sorgt das Rechtekonzept von in‑Step®. Mit seinen Projekt-Templates schlägt Ihnen in‑Step® für die Projektplanung eine Struktur vor, nach der Sie die Projektergebnisse ablegen können. Mit dem Befehl Neu/Produkt können Sie diese Struktur ganz oder teilweise übernehmen. Oder Sie fügen der Projektbibliothek mit Neu/Datei eigene Produkte hinzu, die im Template nicht vordefiniert sind. Über die Symbolleiste einer Produktsicht bzw. das Kontextmenü jedes Ordners und jedes Produkts haben Sie Zugriff auf die Basisfunktionalität der Versionsverwaltung mit in‑Step®. Sie können z.B. Produkte ansehen, ausleihen, bearbeiten, zurückgeben und sich die Produkthistorie anzeigen lassen. In diesen Abschnitten finden Sie eine Beschreibung der wichtigsten Schritte beim Einrichten der Produktbibliothek: ``
Produkte anlegen und verfeinern
``
Bearbeitungsrechte definieren
``
Produkte bearbeiten und versionieren
``
Unterschiede ermitteln
``
Mit Produktvorlagen arbeiten
``
Konfiguration zusammenstellen
52
Produkte anlegen und verfeinern
Produkte anlegen und verfeinern Die Produkthierarchie wird als Baum visualisiert. Wenn Sie das einem Produkt oder Ordner vorangestellte Pluszeichen anklicken, wird die nächste Ebene eingeblendet. Um den kompletten Baum zu expandieren, drücken Sie „x“ auf der nummerischen Tastatur. Die Befehle zum Anlegen und Verfeinern von Produkten finden Sie im Kontextmenü eines Produkts und – wenn Sie eine Produktsicht geöffnet haben – in der Symbolleiste am Kopf des Fensters.
So legen Sie neue Produkte an Das Projekt-Template, das Sie verwenden, definiert welche Typen von eingehenden und ausgehenden Produkten für eine Aktivität benötigt werden und in welchem Ordner der Produktbibliothek sie verwaltet werden. Wenn es in Ihrem Projekt noch kein passendes, konkretes Produkt gibt, legen Sie es einfach an: Markieren Sie dazu den Ordner, in dessen Kontext Sie das Produkt bzw. Teilprodukt anlegen möchten, und wählen Sie in der Symbolleiste oder im Kontextmenü unter Neu den gewünschten Produkttyp.
Ein Produkt anlegen
Es werden alle Produkttypen, die laut Projekt-Template an dieser Stelle angelegt werden können, zur Auswahl angeboten. Produkttypen mit der Kardinalität „1“, werden nur dann angezeigt, wenn es im Projekt noch kein Produkt dieses Typs gibt. Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie die Eigenschaften des neuen Produkts im Detail spezifi-
53
Produkte anlegen und verfeinern
zieren können, der gewählte Produkttyp ist vorselektiert. Wenn Sie Neu/Produkt wählen, müssen Sie den Produkttyp selbst bestimmen. Mit Anlegen fügen Sie dem Projekt das spezifizierte Produkt hinzu. Das neue Produkt wird – bezogen auf den markierten Ordner – in der untergeordneten Ebene eingefügt. Der Dialog bleibt offen, sodass Sie gleich noch weitere Produkte spezifizieren und anlegen können. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Angaben bzw. schließen den Dialog. Tipp: Wenn Sie gleich mit der Bearbeitung des neuen Produkts beginnen möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen Ausleihen und Öffnen, bevor Sie den Dialog schließen.
So verfeinern Sie ein Produkt Sieht das Projekt-Template für ein Produkt Teilprodukte vor, wird in dessen Kontextmenü die Funktion Verfeinern angeboten. in‑Step® bietet Ihnen damit eine sehr nützliche und zeitsparende Möglichkeit, durch einen einzigen Mausklick die nächste Hierarchieebene oder wenn Sie wollen auch die gesamte Hierarchie aus dem Projekt-Template zu erzeugen. Übrigens: Sie können auch direkt beim Anlegen eines Produkts das Kontrollkästchen Verfeinern markieren, dann wird das neue Produkt nach dem Anlegen automatisch verfeinert. Markieren Sie das Produkt, das Sie verfeinern möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf den gleichnamigen Befehl. Wenn die Struktur der Produkttypen Produktgruppen vorsieht, die ihrerseits wieder Produkttypen enthalten, markieren Sie im Folgedialog die Option Produkte rekursiv anlegen.
Produkte rekursiv verfeinern
54
Produkte anlegen und verfeinern
Alle Teilprodukte werden aus den Produkttypen mithilfe der ihnen zugewiesenen Produktmuster automatisch erzeugt. Fertig.
Die neuen Produkte auf einen Streich
Haben Sie bereits Teilprodukte zu einem Produkt angelegt, wird der Befehl Verfeinern nicht mehr in seinem Kontextmenü angeboten.
So fügen Sie der Produktbibliothek eine Datei hinzu Lässt das Projekt-Template in einem Ordner das Anlegen freier Produkte zu – also von Produkten, die nicht auf einen Produkttypen zurückgeführt werden müssen –, können Sie dem Ordner auch solche Produkte hinzufügen, die Sie nicht unter in‑Step® angelegt haben. Am einfachsten ist es, Dateien – oder auch ganze Ordner – per Drag & Drop bereitzustellen: Ziehen Sie einfach die gewünschten Dateien – oder das komplette Verzeichnis – mit der Maus aus dem Windows-Explorer in das in‑Step®Verzeichnis, in dem Sie die Dateien bzw. den Ordner ablegen wollen.
55
Produkte anlegen und verfeinern
Der Produktbibliothek Dateien und Ordner per Drag & Drop hinzufügen
Alternativ können Sie auch den Befehl Neu/Datei in der Symbolleiste oder im Kontextmenü des betreffenden in‑Step®-Verzeichnisses verwenden. in‑Step® öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizieren können, die in‑Step® für das Konfigurationsmanagement verwendet. Um die Eigenschaften eines bereits vorhandenen Produkts zu editieren oder Bearbeitungsrechte zu modifizieren, verwenden Sie den Befehl Eigenschaften. Das Hinzufügen oder Bearbeiten der Eigenschaften einer Datei setzt Bearbeitungsrechte für die betreffende Datei oder den Ordner voraus.
56
Bearbeitungsrechte definieren
Bearbeitungsrechte definieren Um einen sicheren Projektverlauf zu garantieren, ist es sinnvoll, für jedes neue Produkt Bearbeitungsrechte zu definieren. Wenn Sie ein neues Produkt anlegen, übernimmt in‑Step® standardmäßig die Bearbeitungsrechte des Vaterprodukts. Als Administrator können Sie diesen Vorschlag jederzeit überschreiben und die Eigenschaften bearbeiten, um einen auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittenen Rechtemix zu gewährleisten.
So definieren Sie die Zugriffsrechte für ein Produkt Bearbeitungsrechte für die Produkte eines Projekts können Sie nur festlegen, wenn Sie selbst Projekt- oder Systemadministrator sind. Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog eines Produkts. Dort können Sie auf der Registerkarte Rechte über die Schaltfläche Hinzufügen alle Mitarbeiter und Gruppen eintragen, die Bearbeitungsrechte für das Produkt erhalten sollen. in‑Step® bietet Ihnen nur die Mitarbeiter zur Auswahl an, die zuvor in das Projekt aufgenommen wurden. Pro Mitarbeiter und Gruppe können Sie dann zwischen folgenden Optionen wählen: Alle: Der betreffende Mitarbeiter bzw. die Gruppe erhält uneingeschränkt Rechte. Lesen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe darf das Produkt ansehen, aber weder bearbeiten noch löschen. Ändern: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe darf das Produkt bearbeiten, aber nicht löschen. Löschen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe kann die aktuelle Version des Produkts löschen. Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe kann das Produkt jedoch nicht ändern oder aus dem Projekt löschen. Endgültig löschen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe kann das Produkt mit all seinen Versionen aus dem Projekt löschen, darf es jedoch nicht ändern.
57
Bearbeitungsrechte definieren
Rechte für die Bearbeitung eines Produkts vergeben
Besteht ein Produkt aus zahlreichen Teilprodukten und sollen für alle gleiche Bearbeitungsrechte gelten, dann kann man die Prozedur der Rechtevergabe abkürzen: Man reicht einfach die beim Produkt definierten Rechte an die Teilprodukte weiter. Dazu müssen Sie lediglich das Kontrollkästchen Rechte rekursiv setzen markieren. Wenn Sie auf die oben beschriebene Art und Weise Bearbeitungsrechte für Gruppen definieren, können Sie für alle Mitarbeiter bzw. Gruppen, die Mitglied dieser Gruppe sind, einheitliche Bearbeitungsrechte festlegen. Sie können so einfach und schnell rollenspezifische Bearbeitungsrechte vergeben, denn in‑Step legt automatisch für jede Rolle im Prozessmodell eine Gruppe an. Diese Gruppen werden durch ein graues Symbol gekennzeichnet. Arbeitsgruppen erkennen Sie an ihrem blauen Symbol.
58
Produkte bearbeiten und versionieren
Produkte bearbeiten und versionieren Der Einsatz eines Quellcode-Verwaltungssystems ist heute in vielen IT-Projekten selbstverständlich. Denn sicher und nachvollziehbar entwickeln, das zahlt sich aus. Bei der Projektmanagement-Dokumentation sieht dies zumeist ganz anders aus: Diese Dokumente sind meistens von der Versionskontrolle ausgenommen. Mit in‑Step ist das anders. Mit in‑Step® werden alle Produkte eines IT-Projekts zentral und revisionssicher verwaltet. Was bedeutet das in der Praxis? Ganz einfach: in‑Step® übernimmt die Versionierung der Produkte und ermöglicht über die Produkthistorie jederzeit den Zugriff auf einzelne Bearbeitungsstände. Wie das Versionsmanagement mit in‑Step® funktioniert, zeigen wir Ihnen hier. Übrigens: Sie haben auch direkt unter MS Word auf alle KM-Funktionen von in‑Step® wie Ausleihen, Zurückge‑ ben, Historie anzeigen usw. Zugriff. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Versionsmanagement mit MS Word.
So sehen Sie sich den Inhalt eines Produkts an Sie möchten sich nur kurz über den Inhalt einer Datei informieren? Dann genügt ein Doppelklick. Er hat dieselbe Wirkung wie die Funktion Ansehen. in‑Step® erzeugt in Ihrem Arbeitsbereich eine Kopie der letzten unter in‑Step® gespeicherten Version und öffnet sie gleich mit dem passenden Werkzeug – in diesem Fall ist das MS Word.
Ist das die richtige Datei? Die Datei ansehen
59
Produkte bearbeiten und versionieren
Die Datei ist schreibgeschützt und kann nicht verändert werden.
So bearbeiten Sie ein Produkt und erstellen eine neue Version Muss die Datei weiter bearbeitet werden? Dann wählen Sie im Kontextmenü oder in der Symbolleiste Ausleihen. in‑Step® stellt Ihnen die aktuelle Version der Datei in Ihrem Arbeitsbereich zur Bearbeitung zur Verfügung. Noch schneller geht es mit Bearbeiten. Diese Funktion öffnet das Dokument gleich mit dem richtigen Werkzeug.
Produkt bearbeiten
Der Ausleihpfad, den in‑Step® hier standardmäßig verwendet, ergibt sich aus dem Arbeitsverzeichnis des Mitarbeiters und der hierarchischen Stellung des Produkts in der Produktbibliothek. Sie können diese Vorgabe für jeden Ordner und jede Datei individuell ändern: Öffnen Sie einfach den Eigenschaften-Dialog des betreffenden Produkts und geben Sie auf der Registerkarte Pfad das gewünschte Verzeichnis an. Die überarbeitete Datei geben Sie über die entsprechende Schaltfläche dann wieder an in‑Step® zurück. in‑Step® legt dabei automatisch eine neue Version der Datei an.
Zwischengefragt „Ist das Produkt noch ausgeliehen oder habe ich es schon zurückgegeben?“ Wenn man mit vielen Produkten umgeht, kann man schon mal die Orientierung verlieren, oder? Nein: Kann man nicht. Jedes Produkt, das man selbst ausgeliehen hat, erkennt man auf den ersten Blick: Es wird in blauer Schrift dargestellt. Von anderen Projektmitarbeitern ausgeliehene Produkte werden dagegen durch rote Schrift kenntlich gemacht.
60
Produkte bearbeiten und versionieren
Und so signalisieren Sie das Ende der Bearbeitung So oft der Bearbeiter will, kann er eine Datei editieren, zurückgeben und später erneut ausleihen. Das Produkt bleibt dabei im Zustand in Bearbeitung. Beim Zurückgeben erzeugt in‑Step® automatisch Revisionen der Datei, also Produktversionen, auf die der Bearbeiter gezielt zugreifen kann, wenn es ihm notwendig erscheint. Ist der Mitarbeiter mit der Bearbeitung fertig, gibt er das Produkt ein letztes Mal zurück und wählt in seinem Kontextmenü oder in der Symbolleiste des Fensters die Aktion, die die Bearbeitung abschließt. Bei der Bearbeitung eines MS Word-Dokuments z.B. Fertig stellen.
Produkt für fertig erklären
Diese Aktion setzt den Zustand des Produkts auf fertig – und macht den Projektfortschritt für alle übrigen Projektmitarbeiter auf einen Blick sichtbar. Sie können die Aktion übrigens auch gleich beim Zurückgeben auswählen:
Ein Produkt zurückgeben und fertig stellen – hier direkt aus MS Word heraus
61
Produkte bearbeiten und versionieren
So holen Sie sich eine Kopie Neben Ansehen und Bearbeiten wird Ihnen noch die Funktion Letzte Version holen angeboten.
Eine Kopie der letzten Version anfordern
Diese Funktion erzeugt lediglich eine lokale Kopie der aktuellen Version, die nicht der Versionskontrolle von in‑Step® untersteht. in‑Step® erwartet im Gegensatz zum Ausleihen daher auch keine Rückgabe eines neuen Standes des Dokuments.
So informieren Sie sich über die vorhandenen Versionen Wenn Sie ein Produkt ausleihen, zurückgeben oder es seinen Zustand wechselt, schreibt in‑Step® die Produkthistorie fort – automatisch. Geben Sie ein Produkt verändert zurück erzeugt in‑Step® eine neue Version. Mit dem Kontextmenübefehl Historie anzeigen verschaffen Sie sich jederzeit einen Überblick der vorhandenen Versionen.
62
Produkte bearbeiten und versionieren
Die kurze Historie der Datei Projektziele.doc
Anhand der Produkthistorie können Sie die Bearbeitung eines Produkts leicht im Detail verfolgen. Sie finden dort Informationen über die Art der Änderung, ihren Zeitpunkt und den für die Änderung verantwortlichen Projektmitarbeiter. Für jede einzelne Zeile der Produkthistorie können Sie darüber hinaus ein Kontextmenü öffnen, um sich z.B. die Eigenschaften der Datei bzw. des Ordners zum gewählten Zeitpunkt anzusehen oder eine Kopie der markierten Version zu holen.
63
Unterschiede ermitteln
Unterschiede ermitteln Was unterscheidet die lokale Kopie des Produkts von der letzten unter in‑Step® gespeicherten Version? Enthält das lokale Arbeitsverzeichnis wirklich die gleichen Daten, wie der Ordner unter in‑Step®? Wodurch unterscheiden sich diese beiden Versionen eigentlich? Im Verlauf eines Projekts hat sich wohl jeder schon einmal mit einer dieser Fragen konfrontiert gesehen. in‑Step® unterstützt Sie mit den Funktionen Unterschiede anzeigen und Verzeichnis synchronisieren optimal bei ihrer Beantwortung.
So ermitteln Sie Unterschiede zwischen der lokalen Kopie eines Produkts und seiner aktuellen Version unter in‑Step® Wenn Sie wissen möchten, ob bzw. welche Änderungen die lokale Kopie eines Produkts von der letzten unter in‑Step® gespeicherten Version unterscheidet, wählen Sie die Funktion Unterschiede anzeigen im Kontextmenü der betreffenden Datei. Für Word-Dokumente und alle textbasierten Produkte werden die Unterschiede farblich visualisiert.
Hier bleibt kein Unterschied verborgen
Übrigens: Wird Unterschiede anzeigen aus dem Kontextmenü eines Produkts vom Typ Bildschirmformular aufgerufen, öffnet sich ein in‑Step®-eigener Dialog, in dem ggf. alle Unterschiede, die das Layout oder den Inhalt der beiden Versionen betreffen, in tabellarischer Form ausgewiesen werden.
64
Unterschiede ermitteln
Darüber hinaus ermöglicht diese Funktion den Vergleich von Code-Dateien, sofern ein Diff-Tool – z.B. Windiff von Microsoft – an Ihrem Arbeitsplatz installiert ist. Und wenn die lokale Kopie mit der letzten Version unter in‑Step® übereinstimmt, erfahren Sie natürlich auch das.
So ermitteln Sie Unterschiede zwischen verschiedenen Versionen eines Produkts Bestimmt ist Ihnen bereits aufgefallen, dass die Funktion Unterschiede anzeigen auch im Fenster der Produkthistorie angeboten wird. Hier können Sie verschiedene Versionen, die Sie in in‑Step® abgelegt haben, miteinander vergleichen. Und so wird es gemacht: Markieren Sie im Historie-Fenster bei gedrückter Strg-Taste die Versionen einer Datei, die Sie vergleichen möchten. Wählen Sie nun im Kontextmenü der Markierung oder in der Symbolleiste Unterschiede anzeigen. in‑Step® startet dann das für die Ermittlung und Kennzeichnung der Unterschiede „zuständige“ Werkzeug.
Wenn Zwei sich unterscheiden, zeigt in‑Step® sofort, worin der Unterschied im Detail besteht
Und natürlich bleibt in‑Step® auch dann die Antwort nicht schuldig, wenn Sie wissen möchten, welche Änderungen die lokale Kopie eines Produkts von einer in der Historie angezeigten Version unterscheiden, aktivieren Sie dazu Unterschiede anzeigen einfach im Kontextmenü der Version, die Sie mit der lokalen Kopie vergleichen möchten.
65
Unterschiede ermitteln
So synchronisieren Sie Ihr Arbeitsverzeichnis mit dem korrespondierenden Ordner der Produktbibliothek Wenn Sie wissen möchten, ob sich der Inhalt eines Ordners unter in‑Step® von dem des zugehörigen lokalen Arbeitsverzeichnisses unterscheidet, wählen Sie die Funktion Verzeichnis synchronisieren in einer Produktsicht im Kontextmenü des betreffenden Ordners. Sie erhalten ein Fenster, in dem die bestehenden Unterschiede sowohl farblich als auch durch ein kleines Symbol gekennzeichnet werden: ``
Rot hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die sowohl unter in‑Step® als auch lokal vorhanden, aber nicht identisch sind.
``
Grün hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die nur lokal, jedoch nicht unter in‑Step® vorhanden sind.
``
Blau hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die nur unter in‑Step®, jedoch nicht lokal vorhanden sind.
Synchronisieren leicht gemacht: Das Kontextmenü hält stets alle erforderlichen Funktionen bereit
66
Mit Produktvorlagen arbeiten
Mit Produktvorlagen arbeiten Aus dem Projekt-Template, das eine in‑Step® Edition mitbringt, kennt in‑Step® die Produkttypen, die im Verlauf eines Projekts entstehen. Mehr noch: Das Projekt-Template bringt für jeden Produkttyp auch gleich eine passende Vorlage mit. Diese Produktmuster werden – genau wie alle anderen Projektergebnisse – zentral von in‑Step® verwaltet und versioniert. Damit ist von Projektbeginn an sichergestellt: Immer, wenn ein Mitarbeiter ein konkretes Produkt dieses Typs erstellt, wird automatisch die passende Vorlage verwendet. Wie Sie die mitgelieferten Vorlagen – fast immer handelt es sich um strukturierte MS Word-Dokumente – anpassen können, wird im Abschnitt Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern genau erklärt. Hier erfahren Sie, was Sie beachten müssen, wenn Sie eigene Vorlagen in Ihrem Projekt verwenden möchten. Oder einfach gesagt: Wie Sie einem Produkt eine Vorlage mitgeben.
So fügen Sie Ihrem Projekt eigene Vorlagen hinzu Die wenigsten Projekte beginnen bei Null. Haben Sie in Ihren Projekten bereits eigene Beschreibungsmuster für einen Produkttypen entwickelt? Sofern es die Art des Produkttyps erlaubt, können Sie das mitgelieferte ProjektTemplate jederzeit um eine eigene Vorlagedatei oder einen vorstrukturierten Ordner ergänzen.
Ein Beispiel für eine Vorlage. Je mehr Sie in einer Vorlage an Struktur und Layout vorgeben, umso weniger Arbeit haben später die Projektteams
Wenn Sie Ihre Vorlage erstellt haben, öffnen Sie in in‑Step® das Fenster der Vorlagen. Klicken Sie dazu in der in‑Step®-Leiste auf die gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe des Projekt-Templates.
67
Mit Produktvorlagen arbeiten
Zwischengefragt „An meinem Arbeitsplatz fehlen die Symbole für die Bearbeitung des Projekt-Templates. Ich bin doch Projektleiter, darf ich die Vorlagen nicht bearbeiten?“ Welche Gruppen und Symbole die in‑Step®-Leiste für Sie bereitstellt, hängt von Ihrer Rolle im Projekt ab. Standardmäßig sieht in‑Step® nur ein einziges Teammitglied, den Administrator als Bearbeiter des Projekt-Templates vor: Wenn Sie Änderungen an Vorlagen des Templates vornehmen möchten – dies gilt übrigens auch für Aktivitäts- und Produkttypen sowie Rollen – melden Sie sich einfach als Administrator an. Alternativ können Sie als System- bzw. Projektadministrator auch einfach den Inhalt der in‑Step®-Leiste anpassen und so auch anderen Mitarbeitern die Bearbeitung des Templates ermöglichen. Wie das geht, beschreibt der Abschnitt in‑Step®-Arbeitsplatz einrichten.
Eine Vorlage aufnehmen
Übernehmen Sie die Vorlage aus dem Dateisystem nach in‑Step® mithilfe des Menüpunkts Neu/Datei. Sie finden ihn im Untermenü der Schaltfläche Neu, wenn Sie einen Ordner im Vorlagen-Verzeichnis markieren. Noch einfacher geht es per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach eine oder mehrere Vorlagen auf den Ordner, in dem Sie diese Vorlagen ablegen möchten. in‑Step® öffnet ein Dialogfeld. Setzen Sie darin den Zustand der Vorlage auf in Bearbeitung oder fertig – je nachdem, ob Sie die Arbeit daran fortsetzen wollen.
So weisen Sie einem Produkttyp eine Vorlage zu Danach müssen Sie die neue Vorlage nur noch dem Produkttyp zuordnen, für den Sie sie entwickelt haben. Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog des Produkttyps – am schnellsten geht das mit einem Doppelklick. Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie ganz unten das Kontrollkästchen Vorlage. Wenn Sie es anklicken, bietet in‑Step® Ihnen die vorhandenen Vorlagen zur Auswahl an.
68
Mit Produktvorlagen arbeiten
Vorlage für einen Produkttyp auswählen
Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, trägt in‑Step® den Namen der Vorlage in den Eigenschaften-Dialog des Produkttyps ein. Wenn später ein Mitarbeiter ein Produkt dieses Typs anlegt, sorgt in‑Step® automatisch dafür, dass diese Vorlage verwendet wird. Durch diese musterbasierte Projektplanung gibt in‑Step® dem ganzen Team Orientierung und führt Ihre Projekte schneller ans Ziel.
69
Konfigurationen zusammenstellen
Konfigurationen zusammenstellen Alles was Sie über das Erstellen und Bearbeiten von Produkten wissen müssen, haben Sie in den vorangegangenen Abschnitten erfahren. Jetzt möchten wir Ihnen noch zeigen, wie Sie Produkte mit in‑Step® in einer Konfiguration zusammenführen können. Um die Projektergebnisse zu verwalten, hält in‑Step® über Versionskontrolle und Produkthistorie hinaus eine ganze Reihe von Funktionen bereit: So können Sie z.B. mit Produktreferenzen arbeiten oder über SCC-Referenzen auf Ergebnisse, die in anderen Konfigurationsmanagement-Systemen verwaltet werden, zugreifen. Und Sie können Baselines ziehen, also Produkte zu Konfigurationen zusammenfassen, die Sie jeweils mit einem eindeutigen Label versehen. Über die Produkthistorie haben Sie damit direkten Zugriff auf alle Elemente einer Konfiguration.
So arbeiten Sie mit Produktreferenzen Sind alle Komponenten fertig und müssen nur noch integriert werden? Mit der Möglichkeit, Produktreferenzen anzulegen, bietet Ihnen in‑Step® einen einfachen und schnellen Weg, Produkte zusammenzuführen: Legen Sie nacheinander eine Referenz auf die fertigen Komponenten an. Am einfachsten ist es, Referenzen per Drag & Drop bereitzustellen: Ziehen Sie einfach das gewünschte Produkt bzw. das komplette Verzeichnis mit der Maus in das in‑Step®-Verzeichnis, in dem Sie die Referenz anlegen wollen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie einfach den Befehl Interne Referenz anlegen wählen. Alternativ können Sie auch den Befehl Neu/Interne Referenz in der Symbolleiste oder im Kontextmenü des betreffenden Ordners verwenden. in‑Step® öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizieren können.
Eine Referenz per Drag & Drop anlegen
70
Konfigurationen zusammenstellen
Markieren Sie das Kontrollkästchen Produkt in festem Zustand referenzieren, wenn die Referenz auf eine definierte Version des Produkts zeigen soll. In der Dropdown-Liste Zustand können Sie dann die Version, die Sie referenzieren möchten, einfach auswählen. Ist das Kontrollkästchen Produkt in festem Zustand referenzieren nicht markiert, weist die Referenz immer auf die jeweils aktuelle Version. Sie können die Referenz später jederzeit „umhängen“, indem Sie ihre Eigenschaften bearbeiten. Dass ein Produkt bzw. Ordner im betrachteten Kontext lediglich referenziert wird, erkennen Sie sofort: Referenzen werden von in‑Step® grau dargestellt. Übrigens, wenn Sie eine Produktreferenz markieren, erscheint das referenzierte Produkt gelb hinterlegt. Umgekehrt, wenn Sie ein Produkt markieren, das an anderer Stelle referenziert wird, erscheinen die Referenzen gelb hinterlegt. Referenzen auf Produkte garantieren in in‑Step® Redundanzfreiheit. Wenn Sie später im Kontextmenü eines Ordners, der Produktreferenzen enthält, Letzte Version holen wählen, ersetzt in‑Step® die Referenzen durch die Originale und erstellt in Ihrem Arbeitsverzeichnis eine vollständige Konfiguration der Anwendung mit den referenzierten Versionen der Programme: Von allen Produktversionen, die zu einer Konfiguration gehören, finden Sie dann in Ihrem Arbeitsverzeichnis eine Kopie. Produktreferenzen, die nicht fixiert sind, also auf die aktuelle Version eines Produkts verweisen, können übrigens genau wie ein Produkt ausgeliehen und umbenannt werden.
So arbeiten Sie mit SCC-Referenzen Konfigurationsmanagement gehört heute in der Software-Entwicklung zwar zum Projektalltag, anders als bei der Arbeit mit in‑Step® wird allerdings meist nur der Quellcode versioniert. Und natürlich werden in der Praxis hierfür die unterschiedlichsten KM-Systeme eingesetzt. Das Gute beim Konfigurationsmanagement mit in‑Step®: Das Werkzeug erlaubt Ihnen, beliebige andere Konfigurationsmanagementwerkzeuge in ein in‑Step®-Projekt zu integrieren: So können Sie in Ihren in‑Step®-Projekten auf Ergebnisse zugreifen, die in externen KM-Systemen verwaltet werden. Der Quellcode kann so zum Beispiel von den Software-Entwicklern weiterhin mit dem gewohnten Werkzeug versioniert werden. In in‑Step® setzen Sie dafür einfach eine Referenz auf das entsprechende Projekt im KM-System.
71
Konfigurationen zusammenstellen
Ein Doppelklick auf die Referenz in in‑Step® öffnet automatisch das entsprechende Projekt im KM-System.
Per Doppelklick auf die Referenz öffnet in‑Step® automatisch das gewählte Projekt in dem anderen Werkzeug. Ebenso können Sie direkt aus in‑Step® heraus auf die aktuellen Versionen der Dateien im KM-System zugreifen – auf Mausklick und ohne dass das KM-System überhaupt geöffnet werden muss.
So ziehen Sie eine Baseline Als System oder Projektadministrator erhalten Sie beim Konfigurationsmanagement mit in‑Step® noch mehr Unterstützung. Dafür sorgt die Funktion Baseline ziehen, die Sie unter in‑Step® standardmäßig im Kontextmenü von Dateien und Ordnern finden. Mit dieser Funktion bietet in‑Step® eine weitere Möglichkeit, Produkte in einer Konfiguration zusammenzufassen und sie zudem mit einem eindeutigen Label zu versehen. Die Handhabung ist wirklich umkompliziert: Öffnen Sie die Sicht Produkte (Admin) über Projekt/Projektsichten oder in der Gruppe Administration der in‑Step-Leiste. Wenn Sie Baseline ziehen im Kontext eines Ordners wählen, können Sie alle darin enthaltenen Unterordner und Produkte mit einem Klick in einer Konfiguration zusammenführen. Sie müssen lediglich noch eine geeignete Bezeichnung vorgeben, die in der Produkthistorie – auch der aller Teilprodukte – als Label der mit Baseline ziehen zusammengestellten Konfiguration ausgewiesen wird. Sie haben über die Produkthistorie sofort Zugriff auf alle Elemente der Konfiguration.
72
Konfigurationen zusammenstellen
So einfach kann eine Konfiguration mit Baseline ziehen zusammengestellt werden
Übrigens: Sie können auch direkt beim Anlegen einer Produktreferenz das Kontrollkästchen Baseline ziehen markieren, dann übernimmt in‑Step® das Ziehen der Baseline automatisch. Sie müssen dazu lediglich das Kontrollkästchen Produkt in festem Zustand referenzieren markieren. Dann können Sie hier festlegen, dass nach dem Anlegen der Referenz gleich eine Baseline gezogen werden soll. In der Produkthistorie des referenzierten Produkts wird dann für die aktuelle Version eine Baseline mit der Bezeichnung Autom. Baseline erzeugt.
Über die Historie des Ordners steht eine mit Baseline ziehen definierte Konfiguration später mit Version holen schnell wieder zur Verfügung
73
Projektbeginn setzen
Jetzt geht’s los: Projektbeginn setzen Kann das Projekt beginnen? Bleibt es beim geplanten Starttermin oder sind Korrekturen erforderlich? Als Projekt- oder Systemadministrator legen Sie den offiziellen Starttermin für ein Projekt fest. Und das geht so: Markieren Sie in der Projektstruktur oder im Fenster der Aktivitäten mit Produktzuordnung die oberste Aktivität. Im zugehörigen Kontextmenü steht zu diesem Zeitpunkt an oberster Stelle der Menüpunkt Projektbeginn setzen. Er führt Sie in ein Dialogfeld. Darin können Sie mit Kalenderunterstützung den Starttermin für Ihr Projekt bestimmen.
Es kann losgehen: Der Starttermin ist festgelegt!
Das für den Projektbeginn gewählte Datum wird automatisch als Anfangstermin für alle Teilaktivitäten ohne Vorgänger übernommen. Beginn und Ende aller übrigen Aktivitäten werden ihren Planungsvorgaben entsprechend neu berechnet. Beachten Sie bitte: Der Befehl Projektbeginn setzen steht nur solange zur Verfügung, solange das Projekt nicht in Bearbeitung ist.
74
Aktivität beginnen
Aktivität beginnen Befindet sich eine Aktivität im Zustand bereit, kann der zugeordnete Bearbeiter mit der Durchführung der Aktivität anfangen, indem er den Menübefehl Beginnen wählt. in‑Step® setzt dann die Aktivität auf in Bearbeitung.
Aktivitäten beginnen
So beginnen Sie Aktivitäten zu Aufgaben und Anforderungen Arbeiten Sie mit der CoreProcess Edition von in‑Step® werden Design- und Programmieraktivitäten automatisch begonnen, sobald im Kontext einer zu realisierenden Aufgabe, der Befehl Implementierung beginnen aufgerufen wird. Existieren bereits entsprechende Aktivitäten, wechseln diese automatisch in den Zustand in Bearbeitung.
75
Aktivität beginnen
Die Implementierung von Aufgaben beginnen...
...und gleichzeitig die zugehörigen Aktivitäten starten
Existieren noch keine Aktivitäten, werden diese auf Nachfrage automatisch erzeugt: Sie erhalten den Namen der Aufgabe und werden im Kontext der Iteration, für die sie eingeplant sind, automatisch zugeordnet. Die neuen Aktivitäten wechseln sofort in den Zustand in Bearbeitung, sodass Sie direkt mit der Bearbeitung beginnen können.
76
Aktivität beginnen
Ähnlich funktioniert das in der actiF Edition von in‑Step®: Markieren Sie die Anforderung, die Sie realisieren möchten, und wählen Sie in ihrem Kontextmenü Implementierung beginnen. Existiert bereits eine zugehörige Implementierungs-Aktivität, wechselt sie auf Nachfrage in den Zustand in Bearbeitung. Gibt es noch keine passende Implementierungs-Aktivität in Ihrem Projekt, werden Sie gefragt, ob diese jetzt angelegt werden soll. Die neue Aktivität erhält einfach den Namen der Anforderung und wird im Kontext der Iteration, für die die Anforderung eingeplant ist, automatisch einer Subaktivität vom Typ Implementieren zugeordnet. Die neue Implementierungs-Aktivität wechselt sofort in den Zustand in Bearbeitung, sodass Sie direkt mit der Implementierung beginnen können.
77
Termine, Aufwand und Kosten planen
Termine, Aufwand und Kosten planen Es ist eine der zentralen Aufgaben des Projektmanagements, frühzeitig zu erkennen, wenn etwas schief zu gehen droht. in‑Step® hilft Ihnen als Projektleiter dabei, indem es zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Zustände aller Aktivitäten und Produkte zeigt. So erkennen Sie genau, wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist. Das allein reicht aber noch nicht aus: Als Projektleiter benötigen Sie auch quantitative Angaben darüber, wo Ihr Projekt tatsächlich steht. Was hat uns denn die Definition der Anforderungen bis jetzt gekostet? Wie viel Aufwand steckt in der Entwicklung der Server-Komponente bis heute? Wie lange hat der Systemtest bis jetzt gedauert? – Solche Informationen brauchen Sie, wenn Sie beurteilen wollen, wo das Projekt gut läuft und wo kritische Situationen entstehen. Damit in‑Step® Ihnen diese Fragen beantworten kann, müssen Sie zunächst Ihre Planwerte in in‑Step® abbilden. Dazu gliedern Sie Ihr Projekt in Aktivitäten. Dann definieren Sie den Kontrollfluss, also die Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen zwischen den Aktivitäten. Da Ihnen zu diesem Zeitpunkt noch sehr viel Wissen über das zu entwickelnde IT-System fehlt, kann diese erste Gliederung naturgemäß nur sehr grob sein. Für jede Aktivität schätzen Sie den Aufwand. in‑Step® ermittelt daraus die Dauer, den Endtermin und die geplanten Personal-Kosten. Im Verlauf des Projekts werden Sie dann die Aktivitäten Schritt für Schritt verfeinern und die Planung für die neuen Aktivitäten spezifizieren. Die Aufwandsschätzung und Kostenplanung werden damit immer genauer. Projektweit gültige Werte müssen Sie nicht für jede Aktivität einzeln eingeben: Die im Projekt-Template oder für ein Projekt definierten Standardwerte übernimmt in‑Step® automatisch für jede Aktivität. Erfahrungsgemäß bestehen die Kosten eines Projekts zu einem erheblichen Teil aus Personalkosten. Und genau die zieht in‑Step® bei der Berechnung der tatsächlichen Kosten heran: Sobald ein Projektmitarbeiter die aufgewendete Arbeitszeit für eine Aktivität in in‑Step® eingibt, rechnet das Tool die angefallenen Kosten anhand des jeweiligen Stundensatzes und der geleisteten Arbeitsstunden aus. Auf Differenzen zwischen den geplanten und den tatsächlichen Werten weist in‑Step® Sie hin. Natürlich können Sie auch andere Kosten in die Berechnungen einfließen lassen: in‑Step® erlaubt das Anlegen von projektspezifischen Kostenarten. Die integrierte Zeiterfassung liefert damit die Eingabeinformationen für die Projektkontrolle. Tagesaktuell zeigt Ihnen das Werkzeug, welche Aufwände und Kosten – im Vergleich zum Plan – entstanden sind. Termine und Ressourcenbelegung kontrollieren Sie grafisch. Auf Grund dieser einfachen Technik wissen Sie zu jedem Zeitpunkt im Projekt, ``
was das Projekt insgesamt nach Ihrer Planung kosten wird,
``
welcher Gesamtaufwand entstehen wird,
``
was das Projekt bisher gekostet hat,
``
welcher Aufwand bisher entstanden ist,
``
wie viel Prozent des geplanten Aufwands und der geplanten Kosten bereits angefallen sind,
``
ob das Budget eingehalten wird,
``
ob alle Termine eingehalten werden können usw.
Wie Sie an diese Informationen gelangen? Sie müssen dazu nur die entsprechende Sicht öffnen. Ob Termine, Aufwand, oder Kosten – in‑Step® bringt für alle quantitativen Aspekte der Projektplanung Sichten mit, die Sie mit eigenen Sichten ergänzen können. in‑Step® gibt Ihnen als Projektverantwortlichem damit alle Entscheidungshilfen für die Steuerung Ihres Projekts.
78
Termine, Aufwand und Kosten planen
Bitte beachten Sie, dass die Funktionen der Kosten- und Terminkontrolle nicht allen Projektmitarbeitern zugänglich sind. Das gilt auch für die Definition von Einstellungen und Vorgabewerten. Sie benötigen mindestens Projektadministratorrechte.
79
Aktivitäten planen
Aktivitäten planen Egal, mit welcher in‑Step® Edition Sie arbeiten, finden Sie in der in‑Step®-Leiste immer vordefinierte Sichten mit speziellen Projektausschnitten zu Kosten, Terminen, Aufwand, Ressourcen etc. Da in‑Step® alle Sichten konsistent hält, können Sie die Ihre Aktivitäten planen, wo Sie wollen.
So legen Sie fest, was in einer Sicht angezeigt wird In allen Planungs-Sichten können Sie selbst festlegen, was in‑Step® anzeigen soll. Ein Klick auf die Schaltfläche Spalten öffnet jeweils ein Menü, in dem Sie die gewünschten Daten ein- oder ausblenden können. Die Reihenfolge der Spalten lässt sich per Drag & Drop ändern. Mit Ansicht wechseln Sie zwischen Aufwand-, Termin- und grafischer Terminplanung. Mit der Schaltfläche Sicht speichern, die Sie in allen Sichten finden, halten Sie die aktuelle Konfiguration fest.
Eine Sicht konfigurieren
80
Aktivitäten planen
So bearbeiten Sie die Plan-Daten Welche Tabellenzelle Sie bearbeiten können, erkennen Sie leicht an ihrem weißen Hintergrund. Ein Doppelklick, und Sie gelangen in den Editier-Modus. Tabellenzellen, die nicht bearbeitet werden können – z.B., weil sich die Aktivität bereits im Zustand durchgeführt befindet, – sind gelb hinterlegt. In der Spalte Bearbeiter/Einsatz werden die Namen der zugewiesenen Bearbeiter bzw. Rollen angezeigt. Ist einer Aktivität weder eine Rolle noch ein Bearbeiter zugeordnet, erscheint hier der Eintrag Geplanter Einsatz. in‑Step® weist einer Aktivität diesen Platzhalter automatisch als Bearbeiter zu, wenn beim Anlegen der Aktivität noch kein Standardbearbeiter für die zur ihrer Durchführung erforderlichen Rolle definiert ist. Ein Doppelklick in die Tabellenzelle öffnet den Eigenschaften-Dialog der Aktivität mit der Registerkarte Bearbeiter auf der Sie die Bearbeiterzuordnung ändern können. Eine besondere Bedeutung besitzt die Spalte Fix. Zeigt sie ein kleines Schloss, werden die Planungswerte von untergeordneten Aktivitäten nicht berücksichtigt. Diese Einstellung entspricht der Aktivierung der Option Aktivität fixieren (Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren) im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität. Aktivitäten, deren Werte nicht in die Berechnung der übergeordneten Aktivität eingehen, werden grau dargestellt. Immer wenn in einer Tabellenzelle ein kumulierter Wert angezeigt wird, zeigt Ihnen in‑Step® das mit einem Summensymbol. Den Unterschied zeigen die beiden folgenden Abbildungen exemplarisch anhand von Dauer und Aufwand:
Planung auf verschiedenen Ebenen: Oben werden die Teilaktivitäten ignoriert, unten werden ihre Werte kumuliert. Mit einem Doppelklick in die Spalte Fix wechseln Sie zwischen beiden Einstellungen.
Befinden Sie sich noch im grünen Bereich? Immer wenn Sie ein Guthaben haben, zeigt in‑Step® Ihnen das mit grünen Zahlen an, sind Sie im Plan, erscheinen graue (bei bereits durchgeführten Aktivitäten) oder schwarze Zahlen (bei Aktivitäten, die gerade in Bearbeitung sind). Rote Zahlen zeigen Ihnen ein Minus an (z.B. die Summe, um die das Budget einer Aktivität überschritten wird). Bitte beachten Sie, dass alle Funktionen der Kosten-, Aufwands-, Ressourcen- und Terminkontrolle nicht allen Projektmitarbeitern zugänglich sind. Das gilt auch für die Definition von Einstellungen und Vorgabewerten. Sie benötigen mindestens Projektadministratorrechte.
81
Aufwand planen
Aufwand planen Zur Projektplanung gehört es, das Projekt in Aktivitäten zu gliedern, jede Aktivität mit Ressourcen zu belegen, also ihr Mitarbeiter zuzuordnen, und für jede Aktivität den Aufwand zu schätzen. Im Projekt-Template kann der geschätzte Aufwand für jeden Aktivitätstyp vorgegeben werden. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen, schlägt in‑Step® standardmäßig einen Personen-Tag für die Durchführung einer Aktivität vor. Bei der Aufwandsplanung erkennen Sie so leicht, wo noch Arbeit auf Sie wartet. Steigen wir gleich in die Aufwandsplanung eines Projekts ein. Wir nehmen dabei an, dass es noch nicht für alle zu planenden Aktivitäten einen Projektmitarbeiter bzw. Mitarbeiter mit passender Rolle gibt. Das Symbol, mit dem Sie diese Planungs-Sicht öffnen, finden Sie in der in‑Step-Leiste in der Gruppe Projektmanagement. Ein Blick in die Aufwandsplanung zeigt, dass in‑Step® die Spalten Bearbeiter/Einsatz und Plan-Aufwand automatisch gefüllt hat. Bei allen Aktivitäten, für die noch kein passender Bearbeiter existiert, steht der Eintrag Geplanter Einsatz. Sie können also auch dann mit der Aufwandsplanung beginnen, wenn Sie noch keine konkreten Mitarbeiter oder Rollen zuweisen wollen. Den Plan-Aufwand der Aktivitäten übernimmt in‑Step® aus den Vorgabewerten des Templates.
Aufwandsplanung mit Vorgaben aus dem Projekt-Template
So editieren Sie den Aufwand für eine Aktivität Den Plan-Aufwand für eine Aktivität editieren Sie per Doppelklick in der Spalte Plan. Editierbar sind alle Werte in Tabellenzellen ohne Hintergrundmarkierung. Nicht editierbare Aktivitäten, also solche, deren Aufwand sich aus ihren Teilaktivitäten errechnet, oder solche, die sich im Zustand durchgeführt befinden – sind gelb markiert. Aus untergeordneten Aktivitäten kumulierte Werte sind mit einem Summensymbol gekennzeichnet. Den Aufwand für eine Aktivität können Sie auch im Eigenschaften-Dialog auf der Registerkarte Planung editieren. Berücksichtigen Sie bitte, dass diese Registerkarte bei solchen Aktivitäten fehlt, deren Plan-Daten sich aus ihren Teilaktivitäten errechnen.
82
Aufwand planen
in‑Step® errechnet aus dem geplanten Aufwand die geplante Dauer und die geplanten Kosten einer Aktivität. Dabei berücksichtigt in‑Step® die Kostensätze und den Umfang des Einsatzes der beteiligten Rollen oder der zugeordneten Mitarbeiter. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
So passen Sie den Plan-Aufwand für eine Aktivität an in‑Step® zeigt Ihnen in der Spalte Aufwand (PT) Ist jederzeit den bisher erbrachten Aufwand für eine Aktivität an. Der angezeigte Wert errechnet sich aus der Summe der Arbeitszeiten, die der verantwortliche Bearbeiter über die Zeiterfassung eingegeben hat. Der Bearbeiter kann außerdem eine Einschätzung abgeben, wie viel Arbeitszeit noch in die Aktivität investiert werden muss. Seine Einschätzung gibt er in der Zeiterfassung in der Spalte Rest ein. in‑Step® zeigt diesen Wert in Planungs-Sichten in der Spalte Aufwand (PT) geschätzt. Überschreitet der geschätzte den geplanten Aufwand (Spalte Aufwand (PT) Plan) wird nicht nur der geschätzte Aufwand rot dargestellt und eine Meldung ausgegeben, mehr noch: Im Kontextmenü der Aktivität steht zusätzlich der Befehl Geschätzten Aufwand übernehmen zur Verfügung. Damit passen Sie per Mausklick Ihre Planung an und überschreiben den bisher geplanten mit dem geschätzten Aufwand.
Den geplanten Aufwand per Mausklick anpassen
Der Befehl Geschätzten Aufwand übernehmen wird Ihnen auch dann angeboten, wenn Sie den Plan-Aufwand zu hoch angesetzt haben, der geschätzte (Rest-) Aufwand also niedriger ist.
83
Kosten planen
Kosten planen Die Plan-Kosten eines Projekts und seiner Aktivitäten werden von in‑Step® automatisch ermittelt. Welche Berechnungsformel in‑Step® anwendet, hängt von den Bearbeitern ab, die Sie im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität auf der Registerkarte Bearbeiter zuweisen. Beim Anlegen von neuen Aktivitäten sucht in‑Step® zunächst nach Standardbearbeitern, die für eine Aktivität dieses Typs in Frage kommen, und ordnet diese automatisch zu. Die Projektberechnung erfolgt auf Grundlage der individuellen Stundensätze und der Arbeitszeit dieser Bearbeiter.
Aktivität mit automatisch zugeordneten Standardbearbeitern
Standardbearbeiter existieren im Projekt erst, wenn Sie Ihr Team zusammengestellt haben. Legen Sie eine Aktivität eines Typs an, für die noch keine Standardbearbeiter definiert sind, kommen die Vorgaben aus dem ProjektTemplate zum Zuge. In der Bearbeiterliste erscheinen dann automatisch die Rollen, die im Projekt-Template für eine Aktivität dieses Typs definiert sind. Die Kosten pro Tag werden mit den Angaben zum Bearbeitereinsatz (Arbeit gesamt) und den Stundensätzen pro Rolle aus dem Projekt-Template berechnet. Existieren für eine Aktivität weder Standardbearbeiter noch Rollen, oder sind Sie sich einfach noch nicht im Klaren darüber, wer die Aktivität bearbeiten soll, können Sie Ihre Planung trotzdem konkretisieren. Ein Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen erzeugt eine neue Zeile in der Bearbeiterliste. In der Spalte Name wählen Sie jetzt in der Dropdown-Liste den Eintrag Geplanter Einsatz. Steht Ihr Team später, markieren Sie einfach den Eintrag Geplanter Einsatz in der Liste und wählen Ersetzen. Im Folgedialog, können Sie dann die Mitarbeiter auswählen, die Sie mit der Durchführung der Aktivität beauftragen möchten. Sie können Ihre Planung auch schrittweise verfeinern und den Platzhalter zunächst durch Rollen und dann erst durch konkrete Mitarbeiter ersetzen.
84
Kosten planen
So wirkt die Einstellung der Projektberechnung Sehen wir uns die Wirkung der verschiedenen Optionen am Beispiel an: Die obige Abbildung zeigt: Amy Herold und Richard Leyken nehmen beide die Rolle des Anforderungsanalytikers ein. Laut Projekt-Template erfordert eine Aktivität des Typs AM2 Anforderungen für [Kontext] erstellen gerade diese Rolle. Deshalb ordnet in‑Step® jeder neuen Aktivität dieses Typs automatisch diese zwei als Bearbeiter zu. Für die Berechnung der Plan-Kosten wird hier der Stundensatz herangezogen, der für das Projekt definiert ist. Bei einem angenommenen Aufwand von 2 Personen-Tagen und einem Einsatz von 8 Stunden pro Tag dauert die Aktivität genau einen Arbeitstag. Für Amy ist im aktuellen Projekt ein Stundensatz von 62,50 Euro, für Richard einer von 75 Euro vorgesehen. Ein Blick in die Kostenplanung zeigt: Als Plan-Kosten werden 1100 Euro ausgewiesen:
Plan-Kostenberechnung mit zugeordneten Standardbearbeitern
Im Projekt-Template wird angenommen, dass beide Bearbeiter zu 100% ihrer Arbeitszeit – also 8 Stunden pro Tag – an der Bearbeitung der Aktivität beteiligt sind. Diese Vorgabe können Sie natürlich ändern: Sind beide in einem geringerem Umfang beteiligt, verlängert das – aufgrund der hier gewählten Berechnungsart Fester Bearbeitereinsatz – automatisch die Dauer. An den Plan-Kosten ändert diese Einstellung nichts, da bei der gewählten Berechnungsart der geschätzte Aufwand gleich bleibt. Übrigens öffnet ein Doppelklick in die Spalte Bearbeiter / Einsatz gleich den Eigenschaften-Dialog der Aktivität mit der Registerkarte Bearbeiter.
85
Kosten planen
Ändern des Bearbeitereinsatzes in der Spalte Arbeit pro Tag
Sie möchten die Dauer lieber konstant halten? Wenn Sie den Einsatzumfang ändern, erscheint am Fuß des Dialogs ein Icon mit einem “i“. Klicken Sie es an, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie von der gewählten Berechnungsart abweichen und anstelle der Dauer den Aufwand anpassen können.
Die Berechnungsart modifizieren
In der nächsten Abbildung sehen Sie, was passiert, wenn Sie mit Entfernen Amy Herold von der Bearbeitung der Aktivität ausschließen: Die Plan-Kosten steigen auf 1200 Euro an, da Richard Leyken im Projekt mit einem individuellen Stundensatz von 75 Euro berechnet wird:
86
Kosten planen
Die Plan-Kosten werden durch den individuellen Tagessatz der zugeordneten Bearbeiter bestimmt
Wenn Sie bei der Planung einer Aktivität die Option Geplanter Einsatz verwenden, ergeben sich die Plan-Kosten aus den Voreinstellungen für Rollen im Projekt-Template. Für die Aktivität des Typs Anforderungen an [Kontext] definieren im Projekt-Template ist definiert, dass die Rolle Anforderungsanalytiker für die Berechnung herangezogen werden sollen. Nehmen wir an, im Projekt-Template ist für diese Rolle ein Stundensatz von 80 Euro vorgegeben. Dann errechnet in‑Step® geplante Kosten in Höhe von 1280 Euro. Der Aufwand bleibt ja nach wie vor bei 2 Personen-Tagen. Auf der Registerkarte Bearbeiter können Sie wieder die Arbeitszeit pro Tag einstellen. Bei gleichem Aufwand wird die Dauer einer Aktivität mit weniger Bearbeitereinsatz verlängert – und umgekehrt.
Geplanter Einsatz: Kostenberechnung auf der Grundlage der Rollen, die einer Aktivität dieses Typs im Projekt-Template zugeordnet sind
87
Kosten planen
Bleibt noch die Option Rollen zuzuordnen. Damit können Sie, ohne einen konkreten Mitarbeiter zu bestimmen, gezielt die Rollen festlegen, die bei der Berechnung der Kosten herangezogen werden sollen. In folgender Abbildung wurden nur die Rollen Anforderungsanalytikers und Entwickler ausgewählt. Als Kosten ergeben sich nun 1160 Euro. Denn im verwendeten Projekt-Template ist die Rolle des Entwicklers mit einem Stundensatz von 65 Euro, die Rolle des Anforderungsanalytikers mit 80 Euro ausgewiesen.
Planung auf der Basis der Vorgaben für eine Rolle
So passen Sie die Vorgaben der Mitarbeiter an Sie wollen oder müssen besondere Stundensätze für einige Mitarbeiter veranschlagen? Kein Problem: Unabhängig von den Vorgaben im Projekt-Template können Sie für jeden Mitarbeiter einen individuellen Stundensatz hinterlegen, der für ihn in allen Projekten eines in‑Step®-Systems verwendet werden soll. Diese Eingabemöglichkeit finden Sie auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaften-Dialog eines Projektmitarbeiters.
88
Kosten planen
Die Vorgaben eines Mitarbeiter für alle Projekte innerhalb des in‑Step®-Systems ändern
Wollen Sie den Stundensatz nur in einem speziellen Projekt ändern, öffnen Sie im aktuellen Projekt den Eigenschaften-Dialog des Projektmitarbeiters im aktuellen Projekt. Auf der Registerkarte Projekt finden Sie das Eingabefeld für den Stundensatz, so wie in der nachfolgenden Abbildung am Beispiel veranschaulicht. Die Vorgaben im Eigenschaften-Dialog der Projektmitarbeiter „überschreiben“ die Vorgabe aus dem Template. Die gewünschte Währung können Sie übrigens mit der Menüfunktion Projekt/Eigenschaften im Hauptmenü von in‑Step® systemweit einstellen. Voreingestellt ist EUR.
Vorgaben für den Mitarbeiter im aktuellen Projekt: Stundensatz und die Rollen, für die der Mitarbeiter immer erste Wahl ist
Neben dem Stundensatz finden Sie auf der Registerkarte Projekt noch die Angabe der Arbeitszeit, mit der der Mitarbeiter im Projekt zur Verfügung steht. Wichtig ist außerdem die Option Standard. Ihre Bedeutung kennen Sie schon: Ist eine Rolle eines Mitarbeiters so markiert, dann wird er jeder neuen Aktivität, die diese Rolle benötigt, automatisch als Bearbeiter zugeordnet.
89
Kosten planen
Nachgefragt in‑Step® lässt doch auch benutzerdefinierte Aktivitäten zu. Da sich solche Aktivitäten nicht auf Aktivitätstypen im Projekt-Template zurückführen lassen, fehlen ihnen alle Voreinstellungen, oder? Ja und nein. Aus dem Template können natürlich keine Vorgaben kommen. in‑Step® macht für jede Aktivität, die keinen Typ besitzt, eine Annahme, die Sie jederzeit ändern können: Zur Berechnung der Kosten weist in‑Step® benutzerdefinierten Aktivitäten automatisch den Bearbeiter der Vateraktivität zu und errechnet die Kosten anhand des für diesen Mitarbeiter definierten Stundensatzes. Ist der Vateraktivität kein Bearbeiter zugeordnet, verwendet in‑Step® den Stundensatz des Bearbeiters, der die Aktivität anlegt. Die vorgeschlagene Dauer bzw. der veranschlagte Aufwand variieren in Abhängigkeit vom Bearbeitungskontext, Sie müssen sie lediglich noch anpassen.
So berücksichtigen Sie Zusatzkosten Mit Zusatzkosten im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität sorgen Sie dafür, dass Kosten, die neben der eigentlichen Arbeit an der Aktivität anfallen, bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Die Schaltfläche wird allerdings erst dann freigegeben, wenn im Projekt Zusatzkostenarten definiert sind. Als Projektadministrator können Sie das nach dem Aufruf von Projekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Kosten erledigen:
Zusatzkosten in die Berechnung aufnehmen
Ein Klick auf die Schaltfläche Zusatzkosten öffnet einen Dialog, in dem Sie festlegen, welche der in Ihrem Projekt definierten Zusatzkostenarten für die aktuelle Aktivität relevant sind. Im Dialog können Sie gleich die Planung vornehmen. In Planungs-Sichten werden diese Kosten in der Spalte Zusatzkosten ausgewiesen. Sobald Sie – auf gleichem Weg – die Ist-Zusatzkosten angeben, wird das in Planungs-Sichten in der Spalte Zusatzkosten Ist aus-
90
Kosten planen
gewiesen. in‑Step® meldet sofort die Überschreitung des Budgets, sobald die Summe aus Personal-Kosten bisher und Zusatzkosten Ist größer als das geplante Budget der Aktivität ist. Ebenso erhalten Sie eine Warnung, wenn die Summe aus Personal-Kosten Plan und Zusatzkosten Plan das Budget überschreiten würde.
So errechnet in‑Step® die Gesamtkosten einer Aktivität Die tatsächlichen Personal-Kosten für eine Aktivität und das Projekt errechnet in‑Step® anhand der eingegebenen Arbeitszeiten. Hinzu kommen ggf. Zusatzkosten. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Arbeitszeiten erfassen. Die Gesamtkosten einer Aktivität werden auf der Registerkarte Kosten im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität angegeben.
91
Budget einplanen
Budget einplanen Legen Sie für Ihr Projekt oder für einzelne Aktivitäten ein Budget fest, hilft in‑Step® Ihnen bei der Termin- und Kostenplanung. Das Tool gibt einen Hinweis aus, sobald die kumulierten Plan-Kosten das Budget Ihres Projekts oder einer Aktivität überschreiten. Dieser Schritt gibt Ihnen im weiteren Verlauf mehr Planungssicherheit, denn in‑Step® warnt Sie z.B. auch dann, wenn die Summe der Kind-Budgets das des Vaters überschreitet. Das für eine Aktivität oder das Projekt maximal zur Verfügung stehende Budget legen Sie direkt in einer PlanungsSicht oder den Eigenschaften auf der Registerkarte Kosten fest. Tragen Sie das Budget für das gesamte Projekt auf der obersten Aktivität ein.
Das Budget für eine Aktivität in die Planung integrieren
Sind die Planungskosten für eine Aktivität oder das Projekt höher als das zur Verfügung stehende Budget, wird im Eigenschaften-Dialog die Registerkarte Kosten mit einem Warnsymbol gekennzeichnet. In allen Planungs-Sichten, in denen das Budget angezeigt wird, signalisieren Ihnen rote Zahlen ein Minus.
92
Budget einplanen
So zeigt in‑Step® Ihnen eine Budgetüberschreitung an: Hier überschreiten die geplanten Personalkosten das zur Verfügung stehende Budget
In den Vergleich zwischen Budget und geplanten Kosten fließen die geplanten Personal-Kosten und die geplanten Zusatzkosten ein. Sie erhalten genau dann eine Warnung, wenn die Summe aus Personal-Kosten Plan und Zusatzkosten Plan das Budget überschreiten würde. in‑Step® meldet auch dann eine Überschreitung des Budgets, sobald die Summe aus Personal-Kosten bisher und Zusatzkosten Ist größer als das geplante Budget der Aktivität ist.
93
Termine planen
Termine planen Die einfachste Art mit in‑Step® Termine zu planen, ist die grafische Planung im Balkendiagramm. Öffnen Sie die Sicht Terminplanung oder wechseln Sie in einer anderen Planungs-Sicht mit Ansicht/grafische Terminplanung in den Terminplan. An der Farbe der Balken erkennen Sie, um was für eine Aktivität es sich handelt: ``
Hellgelbe Balken zeigen die Dauer einer bereits durchgeführten Aktivität. Sie kann nicht mehr verändert werden.
``
Dunkelgelbe Balken sind noch nicht durchgeführte Aktivitäten, deren Dauer und/oder Start- bzw. Enddatum noch geändert werden kann.
``
Hellblaue Balken kennzeichnen Aktivitäten, die Teilaktivitäten besitzen und bereits durchgeführt sind. Ihre Termine können nicht mehr geändert werden.
``
Dunkelblaue Balken visualisieren Aktivitäten, die Teilaktivitäten besitzen und verschoben und/oder in der Größe geändert werden können. Die Aktivität ist Fix, d.h. Subaktivitäten werden bei der Projektberechnung ignoriert.
``
Leuchtend blaue Balken visualisieren einen Meilenstein.
``
Rote Balken kennzeichnen eine Aktivität oder einen Meilenstein, deren Einschränkungsdatum nicht eingehalten werden kann.
Start-, Endtermine und Dauer einer Aktivität können Sie – abhängig vom Zustand – bequem per Maus anpassen: Verlängern oder verkürzen Sie einen Balken oder verschieben Sie ihn. Beim Verschieben ändern Sie Start- und Endtermin, beim Verlängern oder Verkürzen die Dauer einer Aktivität.
Grafischer Terminplan in in‑Step®
Mit dem Zoom-Werkzeug in der Symbolleiste des Terminplans verkleinern oder vergrößern Sie den angezeigten Ausschnitt. Die Schaltfläche Heute bringt das aktuelle Datum in die Mitte der Terminplanung. Schnell an den
94
Termine planen
Anfang oder das Ende einer Aktivität gelangen Sie mithilfe der entsprechenden Schaltfläche. Was neben den Terminbalken angezeigt werden soll, können Sie selbst bestimmen: Klicken Sie auf Spalten und wählen Sie, welche Projektdaten angezeigt werden sollen. Links daneben finden Sie eine Schaltfläche zum Ausblenden aller Spalten. Damit können Sie die Ansicht auf die Terminbalken reduzieren.
Wenn Ihr Projekt noch ganz am Anfang steht.... ...und Sie bisher nur Aktivitäten angelegt haben, aber noch keinen Kontrollfluss zwischen den Aktivitäten angelegt, keine Mitarbeiter zugeordnet und auch keine Aufwandschätzung vorgenommen haben, könnte Ihr Terminplan zum Beispiel so aussehen:
Terminplan nach dem Anlegen der ersten Hauptaktivitäten
in‑Step® wählt für den Planbeginn aller Aktivitäten automatisch das aktuelle Tagesdatum. Solange Sie keine Kontrollflüsse definiert haben, bestimmt in‑Step® die Plandauer des Projekts nun als die geplante Dauer der längsten Aktivität, denn zwischen den Aktivitäten ist noch keine zeitliche Reihenfolge definiert: Alle Aktivitäten beginnen ja am gleichen Tag. Spätestens, wenn Sie den Kontrollfluss zwischen den Aktivitäten definiert haben, verschiebt in‑Step® die Start- und Endtermine auf die von Ihnen vorgegebene Reihenfolge. Dann ändert sich natürlich auch gleich die Dauer des Projekts. Kontrollflüsse – also die Vorgänger/Nachfolgerbeziehungen zwischen den Aktivitäten – lassen sich am einfachsten z.B. per Drag & Drop anlegen: Ziehen Sie einfach eine Aktivität auf den gewünschten Nachfolger. Ein so erzeugter Kontrollfluss definiert automatisch eine Ende-Anfang-Beziehung. Sobald Sie diesen Schritt durchgeführt haben, passt in‑Step® die Projektplanung an: Mit dem angenommenen Beginn der ersten Phase und dem Vorgabewert für den Aufwand aus dem Projekt-Template bestimmt in‑Step® Dauer und Endtermin der ersten Phase. Daraus ergibt sich der Beginn der direkten Folgephasen. Mit dem Vorgabewert für den Aufwand kann in‑Step® auch für diese Phase wieder Dauer und Endtermin bestimmen und so das gesamte Projekt durchrechnen. Wenn Sie sich zu diesem Zeitpunkt auf der obersten Aktivität die Plan-Werte Ihres Projekts
95
Termine planen
ansehen, werden Sie feststellen: Die Plan-Dauer und das Plan-Ende sind aufgrund der zeitlichen Aufeinanderfolge der Phasen jetzt schon sehr viel realistischer als oben.
Terminplan nach dem Anlegen des Kontrollflusses
Sie können den Beginn einer Aktivität natürlich auch explizit festlegen: Verkürzen Sie z.B. den entsprechenden Balken an seinem Anfang, verschieben Sie den Starttermin nach hinten. Beginn, Ende, Dauer, Aufwand – diese Größen hängen alle voneinander ab: Mit einem neuen Anfangstermin, ändern sich bei festem Endtermin und unveränderter Bearbeiterzuordnung automatisch Dauer, Aufwand und Kosten für die Aktivität. Alternativ zur grafischen Terminplanung haben Sie die Möglichkeit Ihre Termine direkt im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität zu planen. Auf der Registerkarte Planung können Sie Start- und Endtermin, Dauer, Einschränkung und die Berechnungsart spezifizieren:
Termine und terminrelevante Daten können Sie auch im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität bearbeiten
96
Termine planen
Die Dauer gibt die Anzahl der Arbeitstage an, die für die Durchführung einer Aktivität geplant sind.
in‑Step® bietet Ihnen in einer Dropdown-Liste eine Reihe von Einschränkungen zur Auswahl an. Vorselektiert ist immer die Einschränkung, die Sie unter Projekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Berechnung vorgegeben haben. Abgesehen von So spät wie möglich und So früh wie möglich benötigen alle Einschränkungen eine weitere Terminvorgabe. Sobald eine Aktivität beginnt, also in Zustand in Bearbeitung übergeht, sind die Einschränkungen nicht mehr editierbar. Bei den Projektberechnungen setzt in‑Step® Bearbeitereinsatz, Dauer und Aufwand miteinander in Beziehung. Eine dieser Größen können Sie in der Dropdown-Liste Berechnungsart fixieren. Zur Auswahl stehen Fester Bearbeitereinsatz, Feste Dauer oder Fester Aufwand. Ändern Sie dann eine der beiden anderen Größen, berechnet in‑Step® die dritte Größe neu. Wenn Sie also an einer Schraube drehen, dann stellt in‑Step® automatisch eine andere nach. Vorselektiert ist immer die Berechnungsart, die Sie unter Projekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Berechnungen als Standard-Berechnungsart spezifiziert haben. Wählen Sie für eine Aktivität die Berechnungsart Fester Aufwand hat eine Änderung des Bearbeitereinsatzes zur Folge, dass sich die Dauer der Aktivität verkürzt oder verlängert – je nachdem, ob Sie den Bearbeitereinsatz erhöhen oder verringern. Mehr Bearbeitereinsatz hat eine kürzere Dauer, weniger eine längere Dauer zur Folge. Das schlägt sich natürlich gleich im grafischen Terminplan nieder. Wenn Sie eine der drei Größen ändern, erscheint am Fuß des Dialogs ein Icon mit einem “i“. Klicken Sie es an, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie von der gewählten Berechnungsart abweichen und z. B. bei geändertem Bearbeitereinsatz anstelle der Dauer den Aufwand anpassen können.
So drucken Sie Ihren Terminplan Mit einem Klick auf das Druckersymbol in der Symbolleiste des Terminplans bringen Sie Ihr Projekt zu Papier: In einem Zwischendialog spezifizieren Sie den zu druckenden Zeitraum. Gedruckt werden immer die aktuell sichtbaren Aktivitäten. Wollen Sie alle Aktivitäten ihres Projekts ausgeben, expandieren Sie vorher den Treeview mit der Taste „*“ auf dem Ziffernblock Ihrer Tastatur.
Den Terminplan für einen bestimmten Zeitraum drucken
97
Termine planen
So wirkt sich der Zustand einer Aktivität auf die Terminplanung aus ``
Wenn eine Aktivität in den Zustand durchgeführt übergeht – also beendet wird –, ersetzt in‑Step® die geplante durch die tatsächliche Dauer.
``
Sobald eine Aktivität begonnen wird, also vom Zustand bereit in den Zustand in Bearbeitung wechselt, ersetzt in‑Step® den geplanten Beginn durch das tatsächliche Beginndatum. Der Beginn ist danach nicht mehr editierbar.
98
Arbeitszeiten erfassen
Arbeitszeiten erfassen in‑Step® gibt Ihnen jederzeit einen Überblick über die tatsächlichen Kosten Ihres Projekts: Die integrierte – multiprojektfähige – Zeiterfassung macht es möglich: Sobald ein Projektmitarbeiter die aufgewendete Zeit für eine Aktivität in in‑Step® eingibt, errechnet das Tool die angefallenen Kosten anhand des jeweiligen Stundensatzes und der geleisteten Arbeitsstunden. Tagesaktuell zeigt Ihnen das Werkzeug so, welche Aufwände und Kosten – im Vergleich zum Plan – entstanden sind. Überschreiten die tatsächlichen Kosten die geplanten Kosten oder Ihr Budget, schlägt in‑Step® Alarm.
So konfigurieren Sie die Zeiterfassung für Ihr Team Als Administrator geben Sie vor, wie das Team seine Arbeitszeiten eingibt, und welche Zeitenarten berücksichtigt werden sollen: Alle Vorgaben treffen Sie nach dem Aufruf von Projekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Arbeitszeit. Dort können Sie die Arbeitsstunden pro Tag und die Art der Zeiterfassung festlegen. Standardmäßig geben die Teammitglieder nur die Gesamtaufwände für eine Aktivität ein, d.h. Arbeitszeit ohne Berücksichtigung der Uhrzeit. Diese Vorgabe ändern Sie in der Dropdown-Liste Zeiterfassung.
Vorgaben für die Zeiterfassung treffen
Damit nicht Zeiten auf Aktivitäten gebucht werden, die gar nicht explizit für diese angefallen sind, definieren Sie Zeitenarten, wie Schulung, Verwaltung etc. Jedes Teammitglied kann dann dafür Arbeitszeit eingeben, wenn Sie unter Erfassbare Zeiten die Option Zeiten für Aktivitäten und vordefinierte Zeitenarten selektieren. Soll das Team auch die Möglichkeit haben, selbst Zeitenarten zu definieren, wählen Sie die Option Zeiten für Aktivitäten, vordefinierte und benutzerdefinierte Zeiten. Die angefallenen Kosten, die aus den eingegebenen Arbeitszeiten von vor- und benutzerdefinierten Zeiten resultieren, werden den Projektkosten, also der obersten Aktivität zugeschlagen und in einer Planungs-Sicht unter Personal-Kosten Ist kumuliert.
99
Arbeitszeiten erfassen
Unter Spalten können Sie die Ansicht der in‑Step Zeiterfassung bedarfsgerecht konfigurieren. Ein Klick auf die ... öffnet einen Dialog, in dem Sie die Spalten auswählen können, die beim Erfassen der Arbeitszeiten ein- bzw. ausgeblendet werden. Hier werden neben mehreren Standardspalten auch alle im System definierten Eigenschaftenstypen für Aktivitäten – Kategorie „ACTIVITY“ – zur Auswahl angeboten. Bei Bedarf können Sie hier auch eine Zeitspanne festlegen, innerhalb der Arbeitszeiten maximal rückwirkend erfasst werden dürfen.
So geben die Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten ein Jeder Mitarbeiter kann Arbeitszeiten entsprechend den Projektvorgaben für die von ihm bearbeiteten Aktivitäten und für vordefinierte und benutzerdefinierte Zeiten eingeben. Da in‑Step® die Projektaktivitäten und die daran beteiligten Mitarbeiter „kennt“, kann es jedem Projektbeteiligten ein genau für ihn ausgelegtes Formular zur Eingabe der Arbeitszeiten anbieten. Die Arbeitszeit für eine einzelne Aktivität und ihrer Subaktivitäten wird direkt über das jeweilige Kontextmenü gestartet: Arbeitszeit erfassen öffnet die Zeiterfassung mit den dem aktuellen Nutzer als Bearbeiter zugeordneten Aktivitäten.
Zeiterfassung für eine Aktivität und ihre Teilaktivitäten
Alle bearbeiteten Aktivitäten im aktuellen Projekt liefert die Zeiterfassung nach dem Start aus dem Hauptfenster mit Projekt/Zeiterfassung. Nach dem Aufruf werden alle Aktivitäten der aktuellen Kalenderwoche, die sich im Zustand in Bearbeitung befinden und denen der angemeldete Benutzer als Bearbeiter zugewiesen ist, angezeigt. Eventuell werden auch bereits erfasste vor- und benutzerdefinierte Zeitarten aufgelistet. Sie erkennen sie auf einen Blick am kursiven Schriftschnitt. Sollen solche Zeiten buchbar sein, müssen Sie als Projektadministrator über Pro‑ jekt/Eigenschaften auf der Registerkarte Arbeitszeit unter Erfassbare Zeiten die gewünschte Option selektieren.
100
Arbeitszeiten erfassen
Rufen Sie die Zeiterfassung über das Kontextmenü einer Aktivität, wird unter Weitere erfasste Zeiten die Summe aller Arbeitszeiten aufgeführt, die Sie im betrachteten Zeitraum für andere Aktivitäten im Projekt eingegeben haben. Kalendertage, deren Zeit editierbar ist, sind grün hinterlegt. Mit den Pfeiltasten verschieben Sie den betrachten Zeitraum wochenweise. Ein Klick auf Heute bringt Sie schnell wieder zurück zur aktuellen Woche. Der aktuelle Tag ist blau hervorgehoben. Mit Eintrag entfernen setzen Sie die eingegebene Zeit wieder auf Null. Ist eine Aktivität, der Sie als Bearbeiter zugeordnet sind, noch im Zustand „bereit“, zeigt in‑Step® Ihnen das mit einer gelb hinterlegten Tabellenzelle an. Die Zeiterfassung ist standardmäßig so konfiguriert, dass die Arbeitszeit nur mit Gesamtaufwänden erfasst wird. Behalten Sie diese Einstellung, kann die Arbeitszeit direkt – in den grün hinterlegten – Tabellenzellen editiert werden. Ansonsten öffnet ein Doppelklick den Dialog Arbeitszeit erfassen. Je nach Projektvorgaben (s.o.) können Sie dort Ihre Arbeitszeit mit Beginn und Ende oder nur als Gesamtaufwand eingeben. Außerdem können Sie – falls erlaubt – vordefinierte Zeitenarten mit Arbeitszeit belegen, und/oder selbst benutzerdefinierte Zeitenarten anlegen. Für die schnelle Anpassung der Projektplanung spielt die Spalte Rest eine wichtige Rolle: Hier kann der Bearbeiter einer Aktivität seine Einschätzung über die voraussichtlich noch zu investierende Arbeitszeit abgeben. Seine Schätzung wird automatisch angepasst, wenn er neue Arbeitszeiten erfasst. Unter Berücksichtigung des aktuellen Wertes errechnet in‑Step® den geschätzten Aufwand und warnt Sie, falls dieser den bisher geplanten Aufwand übersteigt. Im Kontextmenü der Aktivität können Sie den geschätzten Aufwand dann als Plan-Aufwand übernehmen. Lesen Sie mehr darüber im Kapitel Aufwand planen. Standardmäßig können Arbeitszeiten zwischen Ist-Beginn und Ist-Ende einer Aktivität eingegeben werden. Als Projektleiter können Sie jedoch dafür sorgen, dass darüber hinaus Zeiten gebucht werden können: Rufen Sie den Eigenschaften-Dialog der Aktivität auf. Auf der Registerkarte Allgemein können Sie mit der Schaltfläche Aktuelle Daten Beginn und Ende der Aktivität editieren und damit den Zeitraum vergrößern für den Arbeitszeiten erfasst werden können.
So werden vor- und benutzerdefinierte Zeiten erfasst Vor- und benutzerdefinierte Zeiten, die bisher nicht in der Zeiterfassung aufgeführt werden, geben Sie folgendermaßen ein: Markieren Sie in der in‑Step®-Zeiterfassung das Projekt und klicken Sie anschließend auf Neu. Im Dialog Arbeitszeit erfassen können Sie – wenn die Projektvorgaben (s.o.) das zulassen – Zeitenarten neu eingeben oder eine der vordefinierten aus der Dropdown-Liste Art auswählen. Wählen Sie unter Datum den Tag, für den Sie weitere Zeiten eingeben wollen. Nach der Eingabe einer Zeit und einem Klick auf OK wird die Zeitenart in die Zeiterfassung aufgenommen.
101
Arbeitszeiten erfassen
Eine benutzerdefinierte Zeitenart in die Zeiterfassung aufnehmen
So erfassen Sie Arbeitszeiten für mehrere Projekte Für den Fall, dass ein Mitarbeiter in mehreren Projekten tätig ist, kann die Zeiterfassung auch unabhängig von in‑Step® aus der Programmgruppe von in‑Step® gestartet werden und gleichzeitig Arbeitszeiten für mehrere Projekte erfasst werden. Rufen Sie in der Windows-Programmgruppe microTOOL in-Step/in‑Step Zeiterfassung auf. Das Fenster zum Erfassen von Arbeitszeiten mit in‑Step® wird geöffnet. Klicken Sie in seiner Symbolleiste auf die Schaltfläche Projekte. Im Folgedialog können Sie mit Hinzufügen Projekte in die Zeiterfassung übernehmen. Um Arbeitszeiten für Aktivitäten aus verschiedenen Projekten eines Systems gemeinsam zu erfassen, markieren Sie einfach im Dialog Projekt auswählen die Option Alle eigenen Projekte im System. Löschen Sie Projekte, indem Sie die Schaltfläche Entfernen klicken. Nach der Projektauswahl öffnet in‑Step® die Zeiterfassung mit den ausgewählten Projekten.
Zeiterfassung für mehrere Projekte
102
Arbeitszeiten erfassen
So werten Sie Arbeitszeiten aus Wo kommt der Aufwand her, der im Projekt oder auch in einer einzelnen Aktivität steckt? – Als Projektleiter mit Administratorrechten können Sie die Arbeitszeiten, die die Mitarbeiter erbracht haben, im Detail auswerten. Pro Aktivität werden Ihnen die Arbeitszeiten nach den Mitarbeitern aufgeschlüsselt. Öffnen Sie die Zeiterfassung mit dem Befehl Arbeitszeiten ansehen im Kontextmenü einer Aktivität oder des Projekts. Damit können Sie nicht nur die Arbeitszeiten auswerten, sondern auch neue Bearbeiter in die Zeiterfassung aufnehmen und die Arbeitszeit der Mitarbeiter editieren.
Die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter ansehen
103
Ressourcen optimieren
Ressourcen optimieren in‑Step® bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Planung schrittweise zu konkretisieren: Zu Beginn eines Projekts kalkulieren Sie z. B. den geplanten Einsatz rollen- und mitarbeiterunabhängig mit Hilfe der Option Geplanter Einsatz. Diesen Platzhalter ersetzen Sie später durch geeignete Rollen. Steht Ihr Team, genügt ein Mausklick, um die Rollen mit Mitarbeitern zu besetzen oder einen zugeordneten Mitarbeiter durch einen anderen zu ersetzen. Die passenden Befehle finden Sie in den Teamplanungssichten im Kontextmenü der Bearbeiter und Aktivitäten. Sie können die Planungssichten auch so konfigurieren, dass aktuelle Ressourcenbelegung und verfügbare Teammitglieder in einem Fenster angezeigt werden. Bearbeiter können dann einer Aktivität besonders einfach zugewiesen werden, nämlich per Drag & Drop. Bevor Sie einer Aktivität konkrete Mitarbeiter zuordnen, lohnt sich ein Blick in die Teamplanungssichten von in‑Step®: Wie die aktuelle Auslastung eines Mitarbeiters an einem bestimmten Arbeitstag ist, erkennen Sie hier leicht an den Farben der Tabellenzellen: ``
An einer hellgrünen Markierung stellen Sie fest, dass Kapazitäten frei sind: Der Mitarbeiter ist in keine Projektaktivität eingebunden.
``
Grün signalisiert Ihnen, dass hier noch Spielraum besteht. Der Mitarbeitereinsatz beträgt maximal 80%.
``
Gelbe Markierungen zeigen einen Einsatz zwischen 80 und 100% an.
``
Sobald die Auslastung eines Mitarbeiters über 100% liegt, visualisiert in‑Step® dies mit einer roten Markierung.
Die vordefinierten Farben können Sie – genau wie der Prozentangaben, die sie kennzeichnen – in den Eigenschaften der betreffenden Planungssicht bedarfsgerecht anpassen.
in‑Step zeigt standardmäßig den Bearbeitereinsatz pro Tag und Aktivität in Stunden an. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, zwischen der Anzeige mit Stunden pro Tag und Balken, die die Dauer der Aktivität visualisieren, umzuschalten. Beide Optionen werden in der Symbolleiste der Ressourcenplanung unter Ansicht angeboten. Dazu gleich noch ein Tipp: Haben Sie die Balkenansicht stark verkleinert? Wie viele Stunden ein Mitarbeiter genau eingeplant ist, erfahren Sie hier, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Markierung des Mitarbeiters fahren.
Teamplanung in in‑Step®
104
Ressourcen optimieren
Bei der Ressourcenplanung können Sie optional Start-, Enddatum und Dauer Ihrer Aktivitäten einblenden. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Spalten und wählen Sie, welche Daten in‑Step® anzeigen soll. Verwenden Sie die Schaltfläche Speichern, um Ihre Konfiguration zu sichern. Mit dem Zoom-Werkzeug in der Symbolleiste können Sie den dargestellten Kalenderausschnitt verkleinern oder vergrößern. Die Ressourcenbelegung welcher Mitarbeiter angezeigt werden soll, legen Sie über die Schaltfläche Bearbeiter fest. Die Schaltfläche Heute bringt das aktuelle Datum in die Mitte der Terminplanung. Schnell an den Anfang oder das Ende einer Aktivität gelangen Sie mithilfe der entsprechenden Schaltfläche. Beachten Sie bitte: Ist ein Teammitglied auf mehreren Ebenen eines Teilastes der Aktivitätenhierarchie als Bearbeiter zugewiesen, zeigt in‑Step® immer die unterste Aktivität an. Nur wenn eine Vateraktivität fixiert ist, wird in der Teamplanung diese Aktivität angezeigt.
So ändern Sie die Ressourcenbelegung Drohende Engpässe erkennen Sie in den Teamplanungssichten genau so schnell, wie frei werdende Kapazitäten. Signalisiert in‑Step® Ihnen, – wie im Bild oben – ein Ressourcenproblem, lösen eine Änderung des Bearbeitereinsatzes oder die Zuordnung eines anderen Bearbeiters das Problem. Die Mitarbeiterzuordnung und den Bearbeitereinsatz einer Aktivität ändern Sie mit dem Kontextmenübefehl oder der Schaltfläche Eigenschaften. Im Folgedialog können Sie auf der Registerkarte Bearbeiter Zuordnung und Bearbeitereinsatzes editieren. Start-, Endtermin und Dauer ändern Sie auf der Registerkarte Planung. Sie können den Bearbeitereinsatz auch direkt in der Planungssicht ändern: Start-, Endtermine und Dauer einer Aktivität können Sie ‑ abhängig vom Zustand der Aktivität ‑ per Maus anpassen. Optimieren Sie die Ressourcenbelegung, indem Sie in die Balkenansicht wechseln und die Balken verlängern, verkürzen oder verschieben. Sie können den Bearbeitereinsatz auch stundengenau planen: Der für einen Mitarbeiter geplante Einsatz in Stunden wird pro Tag und Aktivität angezeigt. Vergrößern Sie die ggf. die Ansicht mit dem Zoom-Werkezug in der Symbolleiste des Fensters. Nach einem Doppelklick in eine Zelle können Sie den Einsatzumfang direkt editieren. Die Bearbeiterzuordnung können Sie alternativ auch per Drag & Drop konkretisieren: Ziehen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus der Team-Sicht auf den Platzhalter Geplanter Einsatz, eine Rolle oder einen bereits zugeordneten Mitarbeiter in der Sicht Teamplanung (Aktivitäten). Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie festlegen können, dass der Mitarbeiter die aktuell zugeordnete Ressource ersetzen bzw. als Bearbeiter hinzugefügt werden soll. Die Sicht Teameinsatz planen ist gleich so konfiguriert, dass Ressourcenbelegung und Teammitglieder in einem Fenster angezeigt werden, so geht die Einsatzplanung besonders schnell. Wie Sie die vordefinierten Sichten anpassen und eigene Sichten definieren ist im Abschnitt in-Step-Arbeitsplatz einrichten beschrieben.
105
Projektreporting
Projektreporting Es ist eine der zentralen Aufgaben des Projektmanagements, frühzeitig zu erkennen, wenn etwas schief zu gehen droht. in‑Step® hilft Ihnen als Projektleiter dabei, indem es zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Zustände aller Aktivitäten und Produkte zeigt. So erkennen Sie genau, wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist. Das allein reicht aber noch nicht aus: Als Projektleiter benötigen Sie auch quantitative Angaben darüber, wo Ihr Projekt tatsächlich steht. Was hat uns denn die Definition der Anforderungen bis jetzt gekostet? Welche Anforderungen sind bereits implementiert? Wie lange hat der Systemtest bis jetzt gedauert? – Solche Informationen brauchen Sie, wenn Sie beurteilen wollen, wo das Projekt gut läuft und wo kritische Situationen entstehen. Aber können Sie Fragen wie diese für Ihre Projekte auf Anhieb beantworten? in‑Step® hilft Ihnen bei der Beantwortung all dieser Fragen: Ein Mausklick genügt. Durch die Definition bedarfsgerechter Projektauswertungen eröffnet Ihnen in‑Step® die Chance, Probleme rechtzeitig zu erkennen und bei Bedarf steuernd einzugreifen. Und dass regelmäßige Reviews und Kontrollen mit in‑Step® wirklich einfach und schnell zu realisieren sind, zeigen wir Ihnen hier: ``
Projekt auswerten
``
Eigene Auswertungen erstellen
106
Projekt auswerten
Projekt auswerten in‑Step® bringt zahlreiche vordefinierte Auswertungen mit, die Ihnen bei der Planung und Kontrolle Ihrer Projekte helfen, aber auch Informationen über das eingesetzte Prozessmodell liefern. Formal ist eine Auswertung nichts anderes als eine definierte Sicht auf das Projekt. Um sich einen Überblick über die Auswertungen zu verschaffen, die ein Prozessmodell mitbringt, wählen Sie im Hauptmenü Projekt/Sichten. in‑Step® öffnet dann das Fenster der verfügbaren Auswertungen. Wenn Sie eine Projektsicht in der Liste markieren und in der Symbolleiste des Fensters auf Sicht klicken, werden Ihnen alle Ausgabeoptionen angeboten, die im speziellen Fall verfügbar sind. In den meisten Fällen haben Sie die Wahl zwischen der direkten Bildschirmdarstellung, einem MS Word Dokument, einer HTML- oder XML-Datei oder einer MS Excel Tabelle bzw. einem MS Excel Chart.
Was möchten Sie wissen? in‑Step® bringt zahlreiche vorbereitete Auswertungen mit und bereitet sie entsprechend auf.
Wenn Sie in‑Step® bereits in Ihren Projekten einsetzen, haben Sie schon praktische Erfahrungen mit den Auswertungsmöglichkeiten gemacht. Projektsichten stellen nämlich nicht nur differenzierte Informationen über ein Projekt bereit, sie sorgen auch für einfache und übersichtliche Arbeitsabläufe. Sichten, die Sie in einem Projekt häufig benötigen, finden Sie – genau auf Ihre Rolle im Projekt zugeschnitten – bei der Arbeit mit in‑Step® gleich in der in‑Step®-Leiste. Ein Mausklick auf das Symbol öffnet für die gewünschte Sicht ein neues Fenster, in dem die angeforderten Informationen angezeigt und bearbeitet werden können. Wie Sie den Inhalt der Leiste optimal an Ihre Aufgaben anpassen können, beschreibt der Abschnitt in‑Step-Arbeitsplatz einrichten.
107
Projekt auswerten
Doch wie bereiten Sie die Ergebnisse am besten für eine Präsentation oder einen Review auf? Wie Sie den aktuellen Projektstand zu Papier bringen, ist schnell erklärt. Übrigens: Auch unter MS Word haben Sie Zugriff auf alle Auswertungen, die das Format von MS Word unterstützen – dafür sorgt der in‑Step® Word-Publisher. Wie Sie ihn verwenden, beschreibt der Abschnitt Ein starkes Team: in‑Step® und MS Word.
Auswertung starten Um eine Auswertung vorzunehmen, wählen Sie die gewünschte Darstellungsform im Menü aus:
Eine Auswertung starten
Wenn Sie sich für eine Darstellung mithilfe eines anderen Werkzeugs entscheiden, wie hier mit MS Excel, dann startet in‑Step® das Fremdwerkzeug und das Ergebnis der Auswertung sehen Sie sofort auf Ihrem Bildschirm.
108
Projekt auswerten
Die Auswertung Zustandsverteilung aller Produkte in der MS Excel Darstellung
In der Liste der vorhandenen Projektsichten finden Sie gerade die Auswertung, die Sie benötigen, nicht? Dann machen Sie sich Ihre Auswertung einfach selbst. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
109
Eigene Auswertungen erstellen
Eigene Auswertungen erstellen Inhalt und Umfang einer Auswertung bestimmen Sie selbst, einfach indem Sie eine neue Sicht anlegen oder die Eigenschaften einer vordefinierten Sicht bedarfsgerecht anpassen. Auf alle Auswertungen, die das Format von MS Word unterstützen, haben Sie auch direkt bei der Bearbeitung Ihrer unter in‑Step® versionierten Worddokumente Zugriff. Und so legen Sie eine neue Auswertung an: Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu.
Neue Auswertung anlegen
in‑Step® öffnet ein Dialogfeld mit mehreren Registerkarten. Vergeben Sie zunächst einen Namen für die neue Projektsicht. Unsere Beispielauswertung in nachfolgender Abbildung soll alle durchgeführten Aktivitäten des Projekts ausweisen – und genau so heißt sie denn auch. Auf der Registerkarte Allgemein bestimmen Sie unter Auswertung zuerst, was Sie auswerten wollen. In unserem Beispiel sind es die Aktivitäten des aktuellen Projekts. Legen Sie dann unter Einstellungen fest, welche Elemente die Auswertung zeigen soll und in welcher Form – hierarchisch oder als Liste – dies geschehen soll. In unserem Beispiel sollen alle Aktivitäten, die den Auswertungskriterien genügen, hierarchisch dargestellt werden. Die Auswertung soll pro Aktivität Name, Zustand, Bearbeiter und Typ enthalten. Editierbare Bereiche sind farblich gekennzeichnet und unterstrichen. Klicken Sie auf die unterstrichenen Bereiche, um die Einstellungen zu bearbeiten.
110
Eigene Auswertungen erstellen
Die Registerkarte Allgemein
Wenn Sie Administrator-Rechte besitzen, können Sie beim Anlegen einer neuen Sicht außerdem noch festlegen, ob alle Projektmitglieder oder nur Sie selbst Zugriff auf diese Sicht haben sollen, indem Sie das Kontrollkästchen Für alle Mitarbeiter des Projekts sichtbar markieren bzw. seine Markierung zurücksetzen. Die Auswertungskriterien werden auf der Registerkarte Filter „zusammengeklickt“. In unserem Beispiel sollen die Aktivitäten anhand ihrer Zustände ausgewertet werden. Deshalb wird der Filter Aktivitäten nach Zustand im oberen Feld der Registerkarte gewählt. Die Einschränkung auf den Zustand durchgeführt wird im unteren Feld der Registerkarte vorgenommen. Fertig.
111
Eigene Auswertungen erstellen
Die Registerkarte Filterbedingungen
Möchten Sie in der Bildschirmdarstellung auf die üblichen Kontextmenübefehle für Aktivitäten zugreifen? Dann Sie müssen Sie auch noch den Command Server, der diese Befehle bereitstellt, auf der Registerkarte Menüpunkte markieren.
Die Registerkarte Menüpunkte
112
Eigene Auswertungen erstellen
Und was kommt dabei heraus, wenn das laufende Projekt nach diesen Kriterien ausgewertet wird? Das Ergebnis in seiner Bildschirmdarstellung sehen Sie hier:
Das Ergebnis der Auswertung
Wenn Sie mit dem Ergebnis einmal nicht zufrieden sind, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen: Markieren Sie einfach die betreffende Sicht und wählen Sie Eigenschaften.
113
Dokumentieren leicht gemacht
Dokumentieren leicht gemacht In den Projekt-Templates von in‑Step® ist im Detail geregelt, welche Produkte im Verlauf eines Projekts entstehen sollen und wie sie strukturiert sein müssen. Dementsprechend finden Sie unter in‑Step® für jedes Produkt ein passendes Produktmuster – und zwar im Vorlagenverzeichnis Ihres Projekts. Neben XML-Bildschirmformularen für das Anforderungs- und Risikomanagement mit in‑Step® handelt es sich dabei mit wenigen Ausnahmen durchweg um Word-Dokumente. Das Layout dieser Vorlagen wird durch die mitgelieferten Dokumentvorlagen is_CoreProcess. dot, is_VMXT.dot, is_PRINCE.dot bzw. actiF_agil.dot bestimmt – je nachdem, welche in‑Step® Edition Sie in Ihrem Projekt einsetzen. Außerdem stellen diese Dokumentvorlagen über eine eigene Symbolleiste eine Reihe hilfreicher Funktionen bereit: Sie können z.B. die zu allen Produktvorlagen hinterlegten erläuternden Kommentare ein- bzw. ausblenden, den Inhalt eines anderen Dokuments einfügen oder mit in‑Step Reporting differenzierte Auswertungen Ihres Projekts vornehmen und einfach an der Cursorposition einfügen. Das Layout von Projektauswertungen in MS Word wird durch eine separate Vorlage, die Dokumentvorlage inStep20.dot, bestimmt. Darüber hinaus bringt in‑Step® noch die Vorlage inStep20_Toolbar.dot mit, die dafür sorgt, dass Sie auch bei der Arbeit mit MS Word so einfach wie möglich auf die KM-Funktionen von in‑Step® zugreifen können. Diese Vorlage wird als Add-In unter MS Word eingebunden und steht Ihnen damit bei der Bearbeitung Ihrer unter in‑Step® versionierten Dokumente ständig zur Verfügung. Hier erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit von in‑Step® und MS Word: ``
Ein starkes Team: in‑Step® und MS Word
``
Versionsmanagement mit MS Word
``
Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern
``
Eigene Vorlagen erstellen
Aber gerade bei der Dokumentation geht die Unterstützung durch in‑Step® weit über das hinaus, was eine Textverarbeitung zu bieten hat. Spezielle Plug-Ins sorgen direkt unter in‑Step® für einfaches und gutes Gelingen Ihrer Dokumente. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt in‑Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation.
114
Ein starkes Team: in‑Step® und MS Word
Ein starkes Team: in-Step® und MS Word Wenn Sie ein Produkt anlegen bzw. bearbeiten, das auf eines der mitgelieferten Projekt-Templates zurückgeht, erhalten Sie nicht einfach ein leeres Fenster, das den Namen Ihres Produkts trägt. Nein, in‑Step® bringt für jeden Produkttypen ein vorbereitetes Produktmuster – wir sprechen einfach von einer Vorlage – mit. Wie Sie das Layout der Vorlagen anpassen, erläutert der Abschnitt Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern, hier geht es jetzt erst einmal darum, was Sie von den mitgelieferten Vorlagen erwarten können. Vorlagen sind leere, bereits vorstrukturierte Dateien. Sie müssen also nicht in jedem Projekt immer wieder neu festlegen, wie Risiken, Anforderungen, Testfälle usw. beschrieben werden sollen. Die Stellen einer Vorlage, an der Ihre Texteingabe erwartet wird, sind mit dem Text „[Hier klicken und Text eingeben]“ gekennzeichnet. Sie können diese Eingabeaufforderung einfach überschreiben. Zahlreiche Kommentare helfen Ihnen bei der Bearbeitung der Dokumente. Durch die mit allen Vorlagen verbundene Dokumentvorlage – je nach eingesetzter in‑Step® Edition ist dies: is_CoreProcess.dot, is_VMXT.dot, is_PRINCE.dot bzw. actiF_agil.dot – sorgt in‑Step® nicht nur für ein einheitliches Layout der mit MS Word bearbeiteten Produkte. Jede Dokumentvorlage bringt außerdem eine Reihe von Makros mit, die das Dokumentieren mit MS Word besonders einfach machen. Keine Sorge, Sie müssen kein Makro-Programmierer sein, um diese Funktionen zu nutzen, denn die Vorlage stellt alle Makros über eine eigene Symbolleiste bereit.
Dokumentieren mit MS Word – die in‑Step®-Symbolleiste
in‑Step® Reporting Wenn Sie bereits mit in‑Step® gearbeitet haben, haben Sie sicherlich auch schon die eine oder andere Auswertung verwendet. Vielleicht haben Sie sogar schon eigene Auswertungen „zusammengeklickt“. Falls Sie noch nichts über Auswertungen wissen, schauen Sie doch einmal in den Abschnitt Projektreporting hinein. Hier nur soviel: in‑Step® bietet Ihnen mit der Definition benutzerdefinierter Sichten eine einfach und sehr flexible Möglichkeit auf alle Ergebnisse, die zu einem oder auch mehreren Projekten gehören, zuzugreifen. Auch bei der Arbeit mit MS Word müssen Sie nicht auf die gewohnte Informationsfülle verzichten: Die Funktion in‑Step Reporting erlaubt den Zugriff auf alle Auswertungen, die das Format von MS Word unterstützen, direkt beim Erstellen der Dokumentation.
115
Ein starkes Team: in‑Step® und MS Word
Aus dem Vollen schöpfen – in‑Step® Reporting
Wählen Sie in der Dropdown-Liste, was Sie in das aktuelle Word-Dokument generieren wollen: Sie können Sichten, Word-Dateien oder in‑Step-Formulare (z.B. Arbeitsaufträge) auswerten. Mit Start stoßen Sie die markierte Auswertung an. Ihr Ergebnis wird – in der Regel in Form einer strukturierten Tabelle – an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Bei der Auswertung von Sichten können Sie festlegen, dass an den Anfang einer Tabelle Überschriften generiert werden sollen. Auch wenn Sie im Moment nur sicherstellen möchten, dass an einer Stelle später eine bestimmte Auswertung erfolgt, lässt sich das leicht realisieren: Markieren Sie in diesem Fall die Option Schaltfläche erzeugen. An der Cursorposition wird dann ein MacroButton-Feld für die gewählte Sicht eingefügt. Bei der nächsten Bearbeitung genügt ein Doppelklick in dieses Feld, und das Ergebnis der Auswertung wird eingefügt. Auch der nächste Bearbeiter ist gleich im Bilde: Die Felder werden automatisch mit dem Namen der Projektsicht beschriftet.
Kommentare aus-/einblenden Alle Produktvorlagen, die in‑Step® mitbringt, sind mit Kommentaren ausgestattet. Sie erleichtern Ihnen die Arbeit, indem sie vorgeben, was an dieser Stelle beschrieben werden soll. Beim Vorgehen nach einem definierten Prozess wie dem V-Modell XT wird in den Kommentaren der Originalwortlaut des eingesetzten Prozessmodells zitiert. So sehr sie beim Erstellen eines Produkts helfen, im fertigen Dokument, stören die vielen Kommentare. Sie können sie deshalb jederzeit aus- und wieder einblenden. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Kommentare ausblenden bzw. Kommentare einblenden genügt. Die Kommentare werden übrigens nicht gelöscht, lediglich unsichtbar gemacht. Falls Sie eigene Kommentare hinzufügen, geben Sie ihnen einfach das Absatzformat Kommentar, und Sie können diese Funktionalität nutzen.
Teilprodukte einfügen In Ihrem Projekt sollen Dokumente arbeitsteilig bearbeitet werden? Zerlegen Sie das Dokument in seine Teile und legen Sie für die Teilprodukte jeweils eine eigene Vorlage an. Nur so kann sichergestellt werden, dass mehrere Bearbeiter parallel an einem komplexen Produkt arbeiten können. Die einzelnen Teile können Sie unter in‑Step® – wie im Abschnitt in‑Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation beschrieben – über das Kontextmenü des
116
Ein starkes Team: in‑Step® und MS Word
Hauptprodukts mit Word-Dokumente zusammenführen integrieren oder mit Teilprodukte einfügen manuell zusammenführen. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dateiauswahldialog. Fügen Sie die gewünschten Dokumente nach und nach ein und aktualisieren Sie ggf. abschließend das Inhaltsverzeichnis. Wie das geht, erfahren Sie etwas weiter unten. Sie können mit Teilprodukte einfügen natürlich den Inhalt jedes beliebigen Dokuments an der aktuellen Cursorposition einfügen. Berücksichtigen Sie aber bitte stets, dass spätere Änderungen an den eingefügten Dokumenten nicht nachgezogen werden.
Abbildungs- und Inhaltsverzeichnis erstellen bzw. aktualisieren In einigen Produktvorlagen finden Sie vorbereitete Funktionen für das Erzeugen von Inhalts- und Abbildungsverzeichnissen. Um ein Abbildungsverzeichnis zu erstellen, stellt die mit dem Dokument verbundene Dokumentvorlage ein Makro bereit, das automatisch ausgeführt wird, wenn Sie der Aufforderung: „[Hier doppelklicken, um ein Abbildungsverzeichnis zu erstellen]“ folgen. Berücksichtigen Sie bitte, dass Sie erst dann ein Abbildungsverzeichnis erstellen können, wenn Ihr Dokument auch Abbildungen mit Bildunterschriften (und zwar im Absatzformat „Beschriftung“) enthält. Um das Abbildungsverzeichnis später zu aktualisieren, stellen Sie einfach den Cursor in den Text und drücken F9. Einige Vorlagen enthalten außerdem ein Inhaltsverzeichnis. Zum Aktualisieren verwenden Sie auch hier F9. Sie können anschließend festlegen, ob Sie lediglich die Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis aktualisieren möchten.
117
Versionsmanagement mit MS Word
Versionsmanagement mit MS Word Über ein spezielles Add-In, die Dokumentvorlage inStep20_Toolbar.dot, stellt in‑Step® sicher, dass Sie auch direkt in MS Word auf alle KM-Funktionen von in‑Step® wie Ausleihen, Zurückgeben, Historie anzeigen usw. zugreifen können.
Versionsmanagement unter MS Word – diese Symbolleiste macht es möglich
Immer, wenn Sie ein Produkt, das unter in‑Step® versioniert wird, bearbeiten, öffnet sich diese Symbolleiste automatisch. Neben den Standard-KM-Funktionen Ausleihen, Zurückgeben und Ausleihen Rückgängig können Sie Versionen vergleichen, die Produkthistorie abrufen oder einfach Informationen über den aktuellen Status des Produkts abrufen. Das alles geht natürlich nur dann, wenn Sie auch über die erforderlichen Bearbeitungsrechte unter in‑Step® verfügen. Außerdem übergibt in‑Step® beim Öffnen und Ausleihen eines Word-Dokuments automatisch Informationen über das Produkt an MS Word – wie z.B. seinen aktuellen Zustand oder den Namen des Bearbeiters – und legt sie in so genannten benutzerdefinierten Dateieigenschaften ab. Diese Eigenschaften werden über Feldfunktionen maschinell ausgewertet. Das bedeutet, auch wenn Sie ein unter in‑Step® versioniertes Dokument mit Ansehen öffnen, greifen Sie immer auf die aktuellen Versionsinformationen zu. Allerdings können diese Informationen nicht dauerhaft im Dokument gespeichert werden, denn mit Ansehen wird lediglich eine Kopie des Dokuments in MS Word geöffnet – und zwar immer schreibgeschützt. Sie können auch in Ihren eigenen Vorlagen auf die Versionsinformationen unter in‑Step® zugreifen, mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Eigene Vorlagen erstellen. Doch schauen wir uns jetzt erst einmal an, wie das Versionsmanagement mit MS Word in der Praxis funktioniert
Dokumente bearbeiten Wenn Sie ein unter in‑Step® versioniertes Dokument mit Ansehen öffnen, wird es wie gesagt in MS Word automatisch als schreibgeschütztes Dokument bereitgestellt. Doch was, wenn Sie bei der Durchsicht des Dokuments entdecken, dass noch einige Änderungen erforderlich sind? Ganz einfach, klicken Sie in der Toolbar auf Ausleihen. in‑Step® stellt dann die aktuelle Version des Dokuments zur Bearbeitung bereit, der Schreibschutz ist aufgehoben. Mit Ausleihen Rückgängig können Sie bei Bedarf alle Änderungen verwerfen. Auch in diesem Fall wird automatisch wieder die letzte unter in‑Step® versionierte Fassung des Dokuments geöffnet. Sollen Ihre Änderungen unter in‑Step® gespeichert werden, müssen Sie das Dokument Zurückgeben. in‑Step® erzeugt dann – ganz ohne Ihr Zutun – eine neue Version des Produkts. Dabei hält in‑Step® ein angenehmes Extra bereit: Immer, wenn Sie ein Dokument zurückgeben, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Änderungsgrund spezifizieren können.
118
Versionsmanagement mit MS Word
Für Transparenz ist gesorgt – Änderungsgrund spezifizieren
Sind Sie mit der Bearbeitung fertig oder ist das Dokument ein Prüfgegenstand, der jetzt der Qualitätssicherung vorgelegt werden soll, können Sie gleich die passende Aktion aus der Dropdown-Liste wählen. Beim Zurückgeben wird eine neue Produktversion angelegt. Die vorgeschlagene Versionsnummer wird automatisch hochgezählt. Sie können sie bei Bedarf editieren. Der Text, den Sie hier eingeben, wird unter in‑Step® als Notiz zu dieser Version hinterlegt. Enthält das Dokument eine Änderungsübersicht, wird ihr automatisch eine neue Zeile hinzugefügt und Ihre Angaben werden in die Spalte Änderungsgrund eingetragen. Übrigens: Standardmäßig bleibt die aktuelle Version nach dem Zurückgeben unter MS Word geöffnet – wie beim Ansehen üblich als schreibgeschütztes Dokument. Wenn Sie das Dokument gleich schließen oder MS Word ganz beenden möchten, müssen Sie die entsprechenden Kontrollkästchen markieren.
Dokumente unter Versionskontrolle stellen Word-Dokumente, die Sie nach der Installation von in‑Step® neu erstellen, bringen Sie ganz einfach in das Tool: In Word steht bei diesen Dokumenten automatisch eine Symbolleiste mit der Schaltfläche Hinzufügen zu in‑Step® bereit. Ein Klick darauf, und Sie können das Zielverzeichnis in in‑Step® bestimmen. Haben Sie mehrere in‑Step®Systeme geöffnet, müssen Sie vorher nur noch das gewünschte System auswählen. Übrigens: Wie alle anderen Dateien auch, können Sie Word-Dokumente auch per Drag & Drop unter Versionskontrolle stellen: Ziehen Sie die Datei einfach bei gedrückter Maustaste in den gewünschten in‑Step®-Ordner.
Der Blick in die Produkthistorie Wenn Sie die Bearbeitung des Dokuments im Detail nachvollziehen möchten oder eine definierte Version des Dokuments benötigen, hilft Ihnen die Schaltfläche Historie schnell weiter: Diese Schaltfläche öffnet ein Fenster, in dem alle Änderungen angezeigt werden, die an diesem Dokument vorgenommen wurden, seit es dem Versionsmanagement von in‑Step® unterstellt wurde. Sie finden dort Informationen über die Art der Änderung, ihren Zeitpunkt und den für die Änderung verantwortlichen Projektmitarbeiter. Für jede einzelne Zeile der Produkthistorie können Sie darüber hinaus ein Kontextmenü öffnen, um sich z.B. die Eigenschaften des Dokuments zum gewählten Zeitpunkt anzusehen oder eine Kopie der markierten Version zu holen.
119
Versionsmanagement mit MS Word
Wer hat wann, was geändert? Die Produkthistorie gibt schnell Aufschluss
Sie wollen ohne großes Drumherum wissen, in welchem System das von Ihnen geöffnete Dokument verwaltet wird? Ein Klick auf Status und in‑Step® setzt Sie sofort ins Bild:
Das Wichtigste auf eine Klick: Informationen über den aktuellen Status des Dokuments
Unterschiede visualisieren Nehmen wir an, es ist schon etwas länger her, dass Sie das Dokument zuletzt bearbeitet haben und nun möchten Sie wissen, ob bzw. was Sie bereits geändert haben. Klicken Sie doch einfach in der Symbolleiste auf Unter‑ schiede. in‑Step® erstellt ein separates Dokument, in dem alle Unterschiede zwischen der lokalen Datei zu der letzten Version unter in‑Step® gekennzeichnet werden.
120
Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern
Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern Einheitlich aussehende Dokumente sind übersichtlich. Damit in einem Projekt alle Produkte eines Typs auch wirklich einheitlich gestaltet und damit für jeden Projektbeteiligten gleichermaßen gut lesbar sind, bringen die ProjektTemplates von in‑Step® für jeden Produkttyp ein passendes Produktmuster – wir sprechen einfach von einer Vorlage – mit. Diese Vorlagen geben für jeden Produkttyp eine klare Struktur vor und enthalten außerdem zu jedem Abschnitt erläuternde Kommentare, die die Bearbeitung der Dokumente erleichtern.
Die Vorlage für ein Dokument vom Typ „Strategie“ mit eingeblendeten Kommentaren
Gefällt Ihnen das Layout der Vorlagen nicht, können Sie die allen Vorlagen zugrunde liegende Dokumentvorlage – je nach eingesetzter in‑Step® Edition ist dies: is_CoreProcess.dot, is_VMXT.dot, is_PRINCE.dot bzw. actiF_agil. dot – bearbeiten. Diese Dokumentvorlage bestimmt zum einen das Seitenlayout sowie den Inhalt von Kopf- und Fußzeilen der mit MS Word gestalteten Produkte und ermöglicht zum anderen die automatische Übernahme von vorhandenen Ergebnissen in ein Produkt. Das Layout von Projektauswertungen in MS Word wird durch die Vorlage inStep20.dot bestimmt. Wenn Sie inhaltliche Änderungen an den mitgelieferten Vorlagen vornehmen möchten, lesen Sie bitte im Abschnitt Eigene Vorlagen erstellen weiter.
121
Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern
So passen Sie das Layout der Vorlagen an Ihre Anforderungen an Das Layout der mitgelieferten Vorlagen wird durch die mitgelieferten Dokumentvorlagen is_CoreProcess.dot, is_VMXT.dot, is_PRINCE.dot bzw. actiF_agil.dot bestimmt, die Sie nach der Installation von in‑Step® in Ihrem MS Word Vorlagen-Verzeichnis finden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo MS Word Ihre Dokumentvorlagen speichert, wählen Sie im Hauptmenü von MS Word Extras/Optionen. Die Registerkarte Speicherort für Dateien hält dann alle diesbezüglichen Infos bereit. Neben diversen Formatvorlagen bringen die Dokumentvorlagen auch einen Autotexteintrag mit: Er heißt nicht nur so, sondern sorgt auch für ein einheitliches Logo. Der Inhalt dieses Autotexteintrags wird in der Kopfzeile aller Dokumente angezeigt, die diese Vorlage verwenden. Das Logo wird über ein Autotext-Feld in das Dokument eingebunden und kann mit F9 aktualisiert werden, wenn der Inhalt des Autotexteintrags bearbeitet wurde. Um das Layout Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen entsprechend zu modifizieren können, müssen Sie lediglich die Dokumentvorlagen Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Am besten nehmen Sie Änderungen an den Dokumentvorlagen gleich zu Beginn Ihres Projekts in Angriff. Sie stellen so sicher, dass alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter von Anfang an auf einen einheitlichen Dokumentationsstandard zugreifen. Achtung: Nehmen Sie bitte keine Änderungen an den Namen von Feldern, Autotexteinträgen, Makros und Textmarken vor, da sonst die Kommunikation zwischen MS Word und in‑Step® beeinträchtigt werden kann.
Firmenlogo einfügen In der Kopfzeile jedes Dokuments wird ein Logo ausgegeben. Dieses Logo ist als Autotext-Eintrag in der verbundenen Dokumentvorlage abgelegt. Definieren Sie den Autotext-Eintrag Logo neu, um Ihr eigenes Firmenlogo in alle Dokumente zu übernehmen.
Die Kopfzeile mit dem vordefinierten in‑Step® Logo
122
Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern
Positionsrahmen bearbeiten In einigen Produktvorlagen werden für die Gestaltung des Titelblatts und der Kopfzeilen Positionsrahmen verwendet, die das Positionieren einzelner Textabschnitte erleichtern. Klicken Sie in der Layoutansicht auf einen solchen Textabschnitt, wird der Begrenzungsrahmen sichtbar, sodass Sie diesen formatieren oder löschen können.
Einer von mehreren in den Vorlagen verwendeten Positionsrahmen
Formate bearbeiten Das Layout Ihrer Dokumente wird im Wesentlichen durch die in der zugrunde liegenden Dokumentvorlage definierten Formatvorlagen festgelegt. Um Änderungen konsequent umzusetzen, müssen Sie lediglich die in den Dokumentvorlagen definierten Formatvorlagen bearbeiten. Das Layout bereits erstellter Dokumente wird übrigens unter MS Word automatisch beim Öffnen angepasst, wenn die Option Formatvorlagen automatisch aktualisieren unter Extras/Vorlagen und Add-Ins angewählt ist. Achtung: Löschen Sie bitte keine Formatvorlagen und benennen Sie sie nicht um. Haben Sie die verwendete Dokumentvorlage bearbeitet, müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass alle Projektmitarbeiter bei der Arbeit mit MS Word auch Zugriff auf die neue Version haben: Die aktuelle Version der Dokumentvorlage muss sich entweder im MS Word Vorlagenverzeichnis jedes einzelnen Benutzers oder dem unter MS Word definierten Arbeitsgruppenverzeichnis befinden.
123
Eigene Vorlagen erstellen
Eigene Vorlagen erstellen in‑Step® bringt für die Produkttypen der mitgelieferten Prozessmodelle klar strukturierte, kommentierte Produktmuster mit. Diese Vorlagen werden von in‑Step® zentral verwaltet und versioniert. Melden Sie sich als Administrator an und klicken Sie in der in‑Step®-Leiste auf das gleichnamige Symbol: Das Vorlagenverzeichnis des aktiven Projekts wird geöffnet.
Ein Blick in das Vorlagenverzeichnis eines Projekt-Templates
Mit Gehezu/Produkttyp im Kontextmenü einer Vorlage können Sie leicht ermitteln, welche Produkttypen diese Vorlage verwenden. Erst wenn Sie eine Vorlage einem Produkttypen zugewiesen haben, kann sie für alle konkreten Produkte dieses Typs verwendet werden. Die zu verwendende Vorlage weisen Sie im Eigenschaften-Dialog des Produkttyps zu.
124
Eigene Vorlagen erstellen
Vorlagen werden im Eigenschaften-Dialog eines Produkttypen zugewiesen
Vorlagen hinzufügen Soll für einen Produkttyp eine andere Vorlage verwendet werden? Am einfachsten ist es, neue Vorlagen per Drag & Drop bereitzustellen: Ziehen Sie einfach die gewünschte Datei mit der Maus aus dem Windows-Explorer in das in‑Step®-Vorlagenverzeichnis – genauer auf das Verzeichnis, in dem Sie das Dokument ablegen wollen. Alternativ können Sie auch den Befehl Neu/Datei verwenden. in‑Step® öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizieren können, die in‑Step® für das Konfigurationsmanagement verwendet Bei Bedarf können Sie den Inhalt des Vorlagenverzeichnisses auch weiter strukturieren, indem Sie ein neues Verzeichnis anlegen.
Vorlagen bearbeiten Sind Sie mit der vordefinierten Zuordnung grundsätzlich einverstanden, möchten aber hier und da noch einige Ergänzungen und Änderungen vornehmen? Sie können Vorlagen genauso wie andere Produkte unter in‑Step® ausleihen und bearbeiten. Achtung: Nehmen Sie bitte keine Änderungen an den Namen von Feldern und Textmarken vor, da sonst die Kommunikation zwischen MS Word und in‑Step® beeinträchtigt werden kann.
125
Eigene Vorlagen erstellen
So greifen Sie in Ihren eigenen Vorlagen auf Informationen aus in‑Step® zu in‑Step® übergibt beim Öffnen und Ausleihen eines Word-Dokuments auf Wunsch einige Metadaten des Produkts wie z.B. den Namen des Bearbeiters und den aktuellen Zustand und legt sie in sog. benutzerdefinierten Dateieigenschaften ab. Diese Informationen werden für die Dokumentation der Ergebnisse genutzt und über Feldfunktionen maschinell ausgewertet. Übrigens: Die Übernahme von Versionsinformationen aus in‑Step® nach MS Word funktioniert nur dann, wenn in Ihrem System unter Extras/Komponenten das Plug-In CheckOut: Worddateien aktualisieren registriert ist. Diese Komponente wird standardmäßig registriert, wenn Sie die mitgelieferten System- bzw. Projektvorlagen verwenden. Sie können auf diese Metadaten auch in Ihren eigenen Vorlagen verweisen. Sie müssen nichts weiter tun, als mit Datei/Eigenschaften passende Dateieigenschaften definieren und an geeigneter Stelle in Ihr Dokument ein Feld einfügen, das diese Dateieigenschaft ausliest.
Immer auf dem Laufenden – benutzerdefinierte Dateieigenschaften machen es möglich
Möchten Sie wissen, welche Dateieigenschaften in einer Vorlage verwendet werden? Die Tastenkombination ALT+F9 blendet alle Feldfunktionen in einem Dokument aus bzw. ein. Folgende benutzerdefinierte Dateieigenschaften können von in‑Step® mit Inhalt versorgt werden: ``
IS_ProductType: der Typ des Produkts. Alternativ kann auch Produkttyp verwendet werden.
``
IS_System: der Pfad des Systems
``
IS_ProjectName: der Name des aktuellen Projekts
``
IS_ProjectManager: der Name des Projektleiters
``
IS_User: der Name des aktuellen Bearbeiters
``
IS_Author: der Name des Mitarbeiters, der das Produkt erstellt hat
``
IS_CreateDate: das Erstellungsdatum des Produkts
``
IS_State: der aktuelle Zustand des Produkts
126
Eigene Vorlagen erstellen
``
IS_LastRevisionNumber: die aktuelle Versionsnummer des Produkts
``
IS_Path: die Ablage des Produkts in der Produktbibliothek
``
isp_: der aktuelle Wert der gleichnamigen benutzerdefinierten Eigenschaft
In den mitgelieferten Vorlagen werden außerdem eine Reihe weiterer Eigenschaften verwendet, um in‑Step-spezifische Informationen in ein Dokument einzufügen. Sie verwenden folgende Notation: ``
is.
Dazu gehören z.B. Projekteigenschaften (isProject.ProjectNumber) und Eigenschaften, die den Bearbeiter beschreiben (isAuthor.Roles, isAuthor.eMail usw.). in‑Step erzeugt diese Dateieigenschaften beim Öffnen eines unter in‑Step versionierten Dokuments automatisch und versorgt sie mit den aktuellen Werten. Auf welche dieser Eigenschaften Sie bei der Bearbeitung eines Dokuments Zugriff haben, zeigt die Registerkarte Anpassen im Eigenschaften-Dialog des Dokuments in MS Word. Alle Dateieigenschaften besitzen den Eigenschaftstyp Text und können auf der Registerkarte Anpassen mit einem Initial-Wert versehen werden. Später versorgt in‑Step® diese Dateieigenschaften beim Öffnen des Dokuments automatisch mit den aktuellen Werten. Die Projektbeschreibung kann über die Textmarke INSTEP_PROJECTDESCRIPTION in das Dokument eingefügt werden. Enthält ein Dokument diese Textmarke, wird ihr Inhalt von in‑Step mit der aktuellen Projektbeschreibung versorgt. Sie können auf diese Informationen übrigens auch in Excel-Arbeitsmappen und PowerPoint-Präsentationen, die der Versionskontrolle von in‑Step unterstellt sind, zugreifen. In Excel verweisen Sie über die Formel = GetProperty(„“) auf die Dateieigenschaften. In Powerpoint 2002 und 2003 finden Sie im Kontextmenü von Textfeldern den Eintrag Verknüpfung zu Dokumenteigenschaft, mit dem Sie der Form eine Dateieigenschaft zuweisen. Diese Verknüpfungen werden beim Öffnen der Dokumente automatisch aktualisiert.
So übernimmt in‑Step® das Führen der Änderungsübersicht Für das Änderungsmanagement hält in‑Step® ein besonderes Highlight bereit. Sie lernen es kennen, sobald Sie Ihr erstes Dokument bearbeiten bzw. öffnen, das eine Änderungsübersicht enthält: Die Änderungsübersicht wird automatisch aktualisiert.
Eine von in‑Step® gepflegte Änderungsübersicht
127
Eigene Vorlagen erstellen
Wie funktioniert das? Die Änderungsübersicht enthält im Kopf der Tabelle pro Spalte eine Textmarke (INSTEP_ CHANGE_NR, INSTEP_CHANGE_STATE, INSTEP_CHANGE_DATE, INSTEP_CHANGE_DESC, INSTEP_CHANGE_USER). In der Abbildung werden sie durch die grauen Balken skizziert. Beim Öffnen wird geprüft, ob das Dokument diese fünf Textmarken enthält. Ist das der Fall kann der Anwender den Inhalt der Änderungsübersicht mit den Versionsinformationen unter in‑Step® abgleichen. Der Zugriff auf die in in‑Step® gespeicherten Daten erfolgt über die COMSchnittstelle. Beim Zurückgeben wird das Dokument ebenfalls auf das Vorhandensein der genannten fünf Textmarken überprüft. Fällt die Prüfung positiv aus, wird die Änderungsübersicht entsprechend fortgeschrieben. Diese Technik kann auch für eigene Vorlagen benutzt und erweitert werden, Sie müssen lediglich eine Tabelle definieren, die für jede Textmarke eine Spalte vorsieht. Um eine neue Vorlage bekannt zu machen, öffnen Sie abschließend den Eigenschaften-Dialog des betreffenden Produkttyps und weisen ihm die Vorlage zu.
128
in‑Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation
in-Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation Durch die offene Komponenten-Architektur von in‑Step® ist es möglich, zusätzliche speziell auf den Einsatz eines Projekt-Templates zugeschnittene Funktionen in die Kontextmenüs von in‑Step® zu integrieren. Für die optimale Unterstützung bei Dokumentation sorgen die folgenden Funktionen.
Bildschirmformulare in MS Word darstellen Bildschirmformulare leisten beim Anforderungs- und Risikomanagement mit in‑Step® gute Dienste, zum Beispiel beim Erfassen von Änderungsanforderungen und Fehlermeldungen. Ihr besonderes Plus: Dokumente dieses Typs können direkt unter in‑Step® bearbeitet und benutzerspezifisch ausgewertet werden, ohne ein weiteres Tool einzusetzen. Dabei bieten Bildschirmformulare viel Gestaltungsspielraum: Zum Beispiel können Sie Anforderungen und Risiken, zu denen bereits detaillierte Beschreibungen oder andere Materialien vorliegen, diese Informationen gleich als Anlage mitgeben. Im Kontextmenü eines Bildschirmformulars finden Sie neben den Befehlen zum Bearbeiten und Ansehen des Formulars auch die Funktion In MS Word darstellen, mit der der Inhalt des Formulars in einem Word-Dokument abgebildet wird. Möchten Sie gleich mehrere Formulare in einem Arbeitsschritt in MS Word veröffentlichen, z. B. um alle Anforderungen eines Ordners zu drucken, markieren Sie die gewünschten Bildschirmformulare bei gedrückter Strg-Taste und wählen im Kontextmenü der Markierung In MS Word darstellen.
Anforderungen in MS Word veröffentlichen
Besitzen alle ausgewählten Formulare den gleichen Produkttyp oder haben Sie nur ein Formular markiert, können Sie den Inhalt der Ausgabe anschließend bedarfsgerecht anpassen: in‑Step® öffnet dann ein Auswahldialog, in dem alle Elemente – ggf. geordnet nach den Registerkarten, die das Formular enthält – angezeigt werden. Hier bestimmen Sie einfach durch Anklicken der zugehörigen Kontrollkästchen die Elemente des Formulars, die in MS Word dargestellt werden sollen.
129
in‑Step®-spezifische Funktionen für die Dokumentation
in‑Step® erzeugt auf der Basis der mitgelieferten Dokumentvorlage inStep20.dot ein neues Dokument, das den Inhalt des Formulars in strukturierter Form enthält. Das Layout der Vorlage können Sie jederzeit Ihren Anforderungen entsprechend anpassen. Übrigens: Wenn Sie ein Bildschirmformular in einem vorhandenen Word-Dokument darstellen möchten, müssen Sie – bevor Sie die Funktion aktivieren – das betreffende Dokument öffnen und den Cursor an der Stelle im Dokument positionieren, an der das Formular eingefügt werden soll. Verwendet das Dokument nicht die mitgelieferte Dokumentvorlage, wird die Auswertung entsprechend den Standardformaten (Überschrift 1, Überschrift 2 usw.) der zugewiesenen Vorlage formatiert.
Word-Dokumente zusammenführen Wenn Sie eine in‑Step® V-Modell Edition einsetzen, wird Ihnen im Kontextmenü eines Ordners auch die Funktion Word-Dokumente zusammenführen angeboten. in‑Step® bietet Ihnen damit eine schnelle Möglichkeit, alle Word-Dokumente, die der betreffende Ordner samt Unterordnern enthält, in einem einzigen Dokument zusammenzufassen. Das ist immer dann erforderlich, wenn ein Dokument in Teilprodukte gegliedert wird, um es arbeitsteilig bearbeiten zu können. Nachdem Sie Word-Dokumente zusammenführen gewählt haben, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Namen des Gesamtdokuments festlegen und bestimmen können, welche Word-Dokumente in dem neuen Dokument zusammengeführt werden sollen. Sie können hier auch die Reihenfolge bestimmen, in der die Dokumente zusammengefügt werden.
Der Dialog zum Zusammenführen von Word-Dokumenten
in‑Step® erzeugt anhand Ihrer Vorgaben ein neues Word-Dokument, das automatisch in MS Word geöffnet wird. Von allen Dokumenten, die Sie momentan nicht ausgeliehen haben, holt in‑Step® eine Kopie der letzten Version. Sie können dieses Dokument wie gewohnt der Versionsverwaltung von in‑Step® unterstellen. Berücksichtigen Sie aber bitte, dass spätere Änderungen an den zusammengeführten Dokumenten nicht nachgezogen werden. Sie können das Dokument aber natürlich jederzeit durch erneutes Ausführen von Word-Dokumente zusammenfüh‑ ren aktualisieren.
130
Projekterfolg wiederholbar machen
Projekterfolg wiederholbar machen Im Verlauf der Zeit ist Ihr Projekt-Template gewachsen? Sie haben eigene Vorlagen definiert, Produktflüsse modifiziert oder vielleicht auch eine eigene Rolle erfunden? Wenn sich Ihre Änderungen und Ergänzungen bewährt haben, müssen Sie Ihr Template nur noch in eine Form bringen, die es jedem Projektleiter erlaubt, darauf ein neues Projekt aufzusetzen. Und das geht ganz leicht.
So erstellen Sie für kommende Projekte Ihre eigene Projektvorlage Zusammen mit jeder in‑Step® Edition werden passende Projektvorlagen installiert, die Sie als Ausgangsbasis für Ihre eigenen Projekte verwenden können. Genau so eine XML-Datei erzeugen Sie auch – mit dem Unterschied, dass darin Ihr eigenes Projektmuster enthalten ist. Und das geht so: Wählen Sie im Hauptmenü von in‑Step® den Menüpunkt Projekt/Exportieren. Der Export-Assistent von in‑Step® wird geöffnet.
Das Projekt-Template als XML-Datei exportieren
Zwei Optionen stehen zur Auswahl: ``
Ein einzelnes Projekt exportieren: Markieren Sie diese Option, wenn Sie das aktuelle Projekt – also konkrete Aktivitäten und Produkte – zusammen mit dem ihm zugrunde liegenden Projekt-Template exportieren möchten. Diese Option ist also dann die richtige Wahl, wenn Ihr Projekt-Template für ein Projekt gleich eine vorstrukturierte Produktbibliothek mitbringen soll.
Übrigens. Als Administrator können Sie alternativ mit System/Exportieren auch eine Systemvorlage oder mit Organisationseinheit/Exportieren eine Vorlage für Organisationseinheiten erstellen: Die XML-Datei, die in‑Step erzeugt, enthält dann kein einzelnes Projekt, sondern ist eine 1:1-Kopie des aktuellen Systems bzw. der Organisationseinheit – inklusive aller Mitarbeiterkonten.
131
Projekterfolg wiederholbar machen
``
Das Prozessmodell eines einzelnen Projektes exportieren: Markieren Sie diese Option, wenn Sie nur das Projekt-Template – also Aktivitäts- und Produkttypen, Rollen und Vorlagen – exportieren möchten.
Klicken Sie anschließend auf Weiter: Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Geben Sie einen neuen Dateinamen ein. Jetzt wartet der Export-Assistent nur noch auf Ihr „Kommando“ Fertig stellen.
Exportdateien fertig stellen
Wenn der Export abgeschlossen ist, gibt in‑Step® einen langen Meldungstext aus: Das Werkzeug ist hier nicht besonders „geschwätzig“, sondern weist Sie darauf hin, dass das Exportergebnis aus einer XML-Datei (*.xml_project bzw. *.xml_process) und einem Verzeichnis (*.xml_project_data bzw. *.xml_process_data) mit weiteren Daten besteht. Wer Ihr Projekt-Template verwenden will, braucht beides – die XML-Datei und das Verzeichnis samt Inhalt. Das gilt übrigens auch, wenn Sie mit System/Exportieren oder Organisationseinheit/Exportieren eine Vorlage erstellen. Die XML-Datei trägt dann nur die Extension *.xml_system bzw. *.xml_orgunit und das Verzeichnis heißt *.xml_system_data bzw. *.xml_orgunit_data. Noch etwas: Vergessen Sie bitte nicht, die HTML-Dateien des Hilfesystems mit Ihrem Template zur Verfügung stellen. Sie sollten sich stets im Unterordner \html Ihrer in‑Step®-Installation befinden. Denn nur HTML-Dateien, die in diesem Ordner abgelegt sind, werden über relative Pfade verwaltet. Das heißt: Es ist egal, auf welchem Laufwerk Sie das System später ablegen, in‑Step® sucht automatisch in diesem Ordner nach der Hilfe.
132
Projekterfolg wiederholbar machen
So setzen Sie Ihre Projektvorlage ein Als Systemadministrator, der ein neues Projekt auf der Basis einer Projektvorlage einrichtet, müssen Sie so vorgehen: Legen Sie zunächst ein leeres System an. Klicken Sie dann im Hauptmenü von in‑Step® den Menüpunkt System/Projekt anlegen an. Der Projektassistent wird gestartet. Jetzt müssen Sie sich für die Option Projekt aus Datei importieren entscheiden. Dann steht dem Einsatz Ihres Templates nichts mehr im Wege. Die Schritte beim Anlegen eines neuen Systems können Sie im Abschnitt System Anlegen noch einmal nachlesen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre Projekte mit in‑Step®.
133
Index
Index
A Abbildungsverzeichnis aktualisieren 117 erstellen 117
actiF 10, 140 actiF_agil.dot 115, 122 Akteur 140 Akteur/Anwendungsfall-Tabelle 140 Aktionen-Tabelle Qualität 140 Aktionen-Tabelle Risiken 140 Aktivität 140 anlegen 38 Dauer 97 Einschränkungen 97 fixieren 40 Kontrollfluss 38, 42 Produktfluss 48 Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren 40 Verfeinern 40
Aktivitätstyp 140 Akzeptanztest 141 Änderungsübersicht führen 127
Anforderung 141 Anforderungsart 141 Anwendungsfall 141 Anwendungsfalldiagramm 141 Arbeitsverzeichnis 24 Arbeitszeit ansehen 103 erfassen 99 für mehrere Projekte 102
Aufwand 78 geschätzt 83
Aufwandschätzung 141 Aufwandsplanung 82 Ausgangsprodukte 48 Auswertung anlegen 110 in-Step Reporting in MS Word 115 starten 108
Autotexteinträge Logo 122
134
Index
B Baseline 70 ziehen 72
Baum expandieren 53
Bearbeitereinsatz 82 benutzerdefinierte Dateieigenschaften in Word-Dokumenten 126
Bildschirmformular in MS Word darstellen 129
Budget 40, 92 Build 142 Business Case 142
D Datei hinzufügen 55
Dokumente zusammenführen 130
Dokumentvorlage 115 actiF_agil.dot 115, 121 inStep20.dot 121 inStep20_Toolbar.dot 118 is_CoreProcess.dot 115, 121 is_PRINCE.dot 115, 121 is_VMXT.dot 115, 121 Makros 115
E Eingangsprodukte 48 Ein- und Ausgangsprodukte zuordnen 48
Entwurfsmuster 142
F Feldfunktionen in Word-Dokumenten 126
G Geplanter Einsatz 84, 87 Geplante Rollen 88 Geschäftswert 142 Gruppe 26 in-Step®-Leiste 31 Layout 36
135
Index
H Hilfesystem HTML-Dateien bereitstellen 132
I Inhaltsverzeichnis aktualisieren 117 Seitenzahlen aktualisieren 117
In/Out-Liste 142 instep20.dot 121 inStep20_Toolbar.dot 114, 118 in-Step® -Leiste 31 anpassen 33 Gruppen 31 Sichten 31
Integration 142 is_CoreProcess.dot 115, 122 is_PRINCE.dot 115, 122 is_VMXT.dot 115, 122 Iteration 142
K Kategorien 30 Kommentare ausblenden 116 einblenden 116
Komponente 142 Konfiguration zusammenstellen 70
Kontrollfluss 38, 42, 95, 142 anlegen 42 Typ 43
Kosten 78 Kosten planen 84 Zeitenarten 99 Zusatzkosten 90
L Label 70 Logo 122
136
Index
M Makros 115 Metadaten 126 Mitarbeiter 21 Arbeitszeit 22, 89 aus Projekt entfernen 25 löschen 25 Pool 27 Stundensatz 22 zuordnen 45
O Ordner synchronisieren 66
Organisationseinheit 16 exportieren 131
P Personal Edition 11 Pool 27 PRINCE2 10 Produkt 143 anlegen 53 ansehen 59 ausleihen 60 bearbeiten 60 Fertig stellen 61 Historie anzeigen 62 Letzte Version holen 62 verfeinern 54
Produktbibliothek 52 Produkte ausleihen Verzeichnispfad 24
Produktfluss 48, 143 Ausgangsprodukte 48 Eingangsprodukte 48 Neue Zuordnung 50 Produkte zuordnen 49
Produkthistorie 62 Produktreferenz 70 anlegen 70
Produkttyp 143 Produktversion 61 Projekt 18, 143 exportieren 131 Start-up eines 14
Projektadministrator 29 Projektmail 22
137
Index
Projektreporting 106 Projektrisiko-Tabelle 143 Projektsicht 107 anlegen 110
Projekt-Template 144 Projektvorlage 18 einsetzen 133 erstellen 131
Projektziele 143 Prozessmodell exportieren 132
R Rechte 24 an Produkten 57
Rechtekonzept 29 Refactoring 144 Release 144 Ressourcenplanung 45, 104 Review 144 Revision 61 Revisionssicherheit 59 Rolle 23 Rollen 144
S SCC-Referenz 70 anlegen 71
Scrum 9 Sichten 31 SPICE 9 Strategie 144 Stundensatz 24 eines Mitarbeiters 88 im Projekt 89
Support 146 System 16 anlegen 16 exportieren 131
Systemadministrator 30 Systemvorlage 131
138
Index
T Team Gruppe 26
Teamplanung 45, 104 Teilprodukte einfügen 117 Termine 78 Terminplan 94 drucken 97
Textmarken 128 Tutorial 5
U Unterschiede ermitteln 64
V verfeinern Aktivitäten 40 Produkte 54
Version 144 Unterschiede anzeigen 65
Versionsmanagement 7 V-Modell XT 8 Vorlagen 115, 124 bearbeiten 125 einem Produkttyp zuweisen 124 Felder 126 Feldfunktionen 126 hinzufügen 125 Textmarken 128
W Windiff 65 Word-Dokumente benutzerdefinierte Dateieigenschaften 126 zusammenführen 130
Z Zeitenarten 99 Zeiterfassung 99 konfigurieren 99
Ziele-Matrix Qualität 145 Zusatzkosten 90 Zustand 145
139
Glossar
Glossar actiF Ein Prozessmodell für die agile Software-Entwicklung, einschließlich Projektmanagement.
Akteur Ein Begriff aus der UML. Repräsentiert eine Rolle, die eine Person oder ein externes System in der Kommunikation mit dem zu entwickelnden System einnimmt. Es ist wichtig, zwischen einem Akteur und einer konkreten Person zu unterscheiden; denn eine Person kann in der Praxis verschiedene Rollen ausfüllen und damit als „Ausprägung“ gleich mehrerer Akteure aktiv werden. Ein Akteur stellt immer einen Typ von Anwendern oder externen Systemen dar. Es werden primäre und sekundäre Akteure unterschieden: Primäre Akteure benutzen das System, um damit ihre Aufgaben zu erledigen. Sekundäre Akteure administrieren oder pflegen das System, sorgen also dafür, dass es benutzt werden kann.
Akteur/Anwendungsfall-Tabelle Ein einfaches Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Definition des Projektgegenstands und Abgrenzung des Projekts.
Aktionen-Tabelle Qualität Ein Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Definition der Aktionen im Projekt, mit denen die geplante Qualität der Ergebnisse hergestellt werden soll.
Aktionen-Tabelle Risiken Ein Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Definition von Maßnahmen zur Risikoabwehr.
Aktivität im Projekt Eine Tätigkeit im Projekt, der mindestens ein Bearbeiter zugeordnet ist und die im Wesentlichen durch Plan- und Ist-Termine, Aufwand und Kosten beschrieben wird. Eine Aktivität leitet sich entweder aus einem Aktivitätstyp des Projekt-Templates ab – wir sprechen dann auch von einer getypten Aktivität. Oder es gibt keinen entsprechenden Aktivitätstyp im Projekt-Template dazu. Dann hat der Projektleiter die Aktivität frei definiert. Entsprechend bezeichnen wir Aktivitäten dieser Art auch als freie Aktivitäten.
Aktivitätstyp im Projekt-Template Beschreibt eine Aktivität, ohne einen konkreten Kontext zu berücksichtigen. Alle Aktivitäten eines Projekts werden auf Modellebene als Aktivitätstypen behandelt, auch wenn einige Aktivitäten in einem Projekt nur einmal ausgeführt werden, sodass ein übergreifender oder generischer Begriff nicht notwendig erscheint.
140
Glossar
Akzeptanztest Ein Test zur Abnahme der Anforderungen, der in der Verantwortung des Kunden abläuft. Es wird zwischen manuellen und maschinellen Akzeptanztests unterschieden. Maschinelle Akzeptanztests dienen dazu, komplexe Bedienungsschritte vollständig automatisiert ablaufen zu lassen, um das Verhalten des Systems zu überprüfen. Sie werden nach Vorgaben des Kunden vom Tester erstellt und bei jedem Build ausgeführt. Manuelle Akzeptanztests werden vom Kunden durchgeführt.
Anforderung Ein Auftrag über eine kleine, möglichst atomare Funktionalität, die ein Entwickler in etwa 5 Personentagen erstellen und testen kann. Eine Anforderung wird über ein Bildschirmformular erfasst. Darauf werden im Projektverlauf alle Informationen zusammengetragen, die im Zusammenhang mit einer Anforderung wichtig sind. Die „Auftragsabwicklung“ kann man mithilfe der Zustände einer Anforderung, die in-Step® anzeigt, sehr einfach verfolgen: Wird eine Anforderung erzeugt, erhält sie den Zustand geplant. Wird sie zur Bearbeitung ausgeliehen, gerät sie automatisch in den Zustand in Definition. Sobald sie gespeichert und zurückgegeben wird, gilt sie automatisch als definiert. Wird eine Anforderung im Rahmen der Release-Planung vom Kunden in Auftrag gegeben, dann geht sie in den Zustand beauftragt über. Danach gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder die Anforderung wird bearbeitet. Dann setzt der Entwickler, sobald er seine Arbeit daran abgeschlossen hat, den Zustand der Anforderung auf implementiert. Oder die Anforderung kann nicht realisiert werden. Dann wird sie zurückgestellt. Schließlich kann der Kunde eine realisierte Anforderung abnehmen und so in den Zustand abgenommen überführen. Oder der Kunde weist die Anforderung aufgrund von Mängeln zurück. Sie gilt dann als nicht abgenommen.
Anforderungsart Ein Feld auf dem Anforderungsformular. Die Anforderungsart dient der Klassifizierung von Anforderungen, vergleichbar mit einer Auftragsart. Es werden folgende Anforderungsarten unterschieden: Neuentwicklung, Änderung, Fehlerbehebung, Idee oder Test sein. Mit Test wird eine Anforderung zur Entwicklung eines maschineller Akzeptanztest gemeint, das heißt ein automatisierter Test für einen größeren Bearbeitungskontext.
Anwendungsfall Ein Begriff aus der UML. Eine über mehrere Schritte verlaufende Interaktion zwischen einem oder mehreren Akteuren und dem System mit dem Ziel, eine fachliche Aufgabe zu lösen.
Anwendungsfalldiagramm Leicht verständlicher Diagrammtyp der UML, der die Beziehungen zwischen Anwendungsfällen untereinander und zu Akteuren visualisiert.
Aufwandschätzung Hier: ein einfaches Projektmanagementhilfsmittel (Excel-Tabelle) zur ersten groben Schätzung des Projektaufwands.
141
Glossar
Build Ein Durchlauf eines automatisierten Prozesses zur Integration der Entwicklungsergebnisse. Das Ergebnis eines einfolgreichen Build ist ein installationsfähiger Software-Stand.
Business Case Die geschäftliche Rechfertigung oder Begründung eines Projekts.
Entwurfsmuster Bieten in allgemein gültiger Form aus Erfahrung abgeleitete Lösungen für Entwurfsprobleme an, die in unterschiedlichem Kontext auftreten können. Diese vorgedachten Lösungen helfen, die Komponenten eines Systems im Innern zu strukturieren.
Geschäftswert Der möglichst messbare Nutzen von IT-Leistungen.
In/Out-Liste Ein einfaches Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Abgrenzung des Projekt-Scope.
Integration Das Zusammenführen der Entwicklungsergebnisse des Projektteams zu einem installations- und lauffähigen Software-Stand. Anzustreben ist eine kontinuierliche Integration.
Iteration Ein Entwicklungsschritt auf dem Weg zu einem Release. Ein Release wird in mehreren Iterationen entwickelt. Das Ergebnis einer Iteration ist ein installations- und lauffähiger Release-Stand. Erst die letzte Iteration in einem ReleaseZyklus liefert das endgültige und vollständige Release.
Komponente Eine weitgehend kontextunabhängige Software-Einheit, die klein genug ist, um ganzheitlich entwickelt, gepflegt und versioniert zu werden, und groß genug, um sinnvoll einsetzbare Leistungen zu bieten. Diese Leistungen sind nur über die verbindlichen Schnittstellen der Komponente nutzbar. Die Implementierung der Leistungen ist „von außen“ nicht zugänglich.
Kontrollfluss Definiert in in-Step® Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen zwischen Aktivitätstypen des Prozessmodells bzw. zwischen konkreten Aktivitäten eines Projekts.
142
Glossar
Produkt im Projekt Ein Bearbeitungsgegenstand. Produkte leiten sich entweder aus Produkttypen des Projekt-Templates ab – wir sprechen dann auch von getypten Produkten. Oder sie lassen sich nicht auf einen Produkttyp im Projekt-Template zurückführen. Dann handelt es sich um Dateien oder Ordner, die mit einem beliebigen Werkzeug erstellt und – wie die getypten Produkte – der Versionskontrolle von in-Step® unterstellt wurden. Bei Produkten dieser Art sprechen wir von freien Produkten.
Produktfluss Definiert pro Aktivitätstyp des Projekt-Template bzw. des Prozessmodells in in-Step® die ein- und ausgehenden Produkttypen. Dabei wird angezeigt, woher – also von welchem Aktivitätstyp – die Produkttypen kommen, wohin sie gehen und in welcher Anzahl – genauer mit welcher Kardinalität – das jeweils geschieht.
Produkttyp im Projekt-Template Eine Reihe von Produkten wird im Rahmen eines konkreten Projekts mehrmals dargestellt. Diese Produkte werden in in-Step® als Produkttypen oder so genannte generische Produkte abstrahiert und nur einmal beschrieben. Ein erstelltes Produkt wird als Instanz (auch Ausprägung) des Produkttyps bezeichnet.
Projekt Ein Projekt ist ein einmaliges, inhaltlich neues Vorhaben mit einem klar definierten Auftraggeber. Es dient dazu, innerhalb eines bestimmten Zeitraums konkreten Anforderungen des Auftraggebers zu realisieren. Dazu werden Mitarbeiter aus der betrieblichen Normalstruktur herausgelöst und in einer Projektorganisation zu einem Team zusammengeführt. Software-Entwicklungsprojekte sind dadurch gekennzeichnet, dass sie alle – trotz der Einmaligkeit jedes einzelnen Vorhabens – überwiegend aus gleichartigen Aktivitäten bestehen und typmäßig weitgehend identische Ergebnisse liefern. Das eröffnet die Möglichkeit, Projekte mit Ihren Aktivitäten, Produkten, Abläufen und Zuständigkeiten zu einem Prozessmodell zu abstrahieren. Existiert ein solches Prozessmodell, kann man es als Muster für alle kommenden Projekte benutzen. Die konkreten Aktivitäten, Produkte und Abläufe eines Projekts werden aus dem Modell abgeleitet. in-Step® unterstützt diesen Schritt maschinell und macht das Projekt mit seinen Aktivitäten, Produkten, ihren aktuellen Zuständen und damit den Projektfortschritt für alle Projektbeteiligten über die gesamte Dauer hinweg sichtbar.
Projektrisiko-Tabelle Ein Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Ermittlung der Projektrisiken.
Projektziele Hier: ein Projektmanagementergebnis (Word-Datei), das folgende Aspekte der Zielsetzung eines Projekts beschreibt: Rahmenbedingungen und Grenzen des Vorhabens, Projekt- und Qualitätsziele, Risiken, Aufwand und Termine.
143
Glossar
Projekt-Template Ein Muster für konkrete Projekte. Es definiert die Typen von Aktivitäten, die in einem Projekt zu durchlaufen sind, und die Typen von Produkten, die dabei erzeugt werden. Es stellt den Zusammenhang zwischen Aktivitätstypen her, indem es den Produktfluss zwischen ihnen definiert. Wer für die Durchführung der Aktivitäten eines Typs zuständig ist, ist ebenfalls im Projekt-Template festgelegt und zwar in Form von Rollen, die den einzelnen Aktivitätstypen zugeordnet sind. Template-basiertes Vorgehen bewirkt, dass Aktivitäten, Produkte, Abläufe und Zuständigkeiten eines Projekts nicht jedes Mal neu „erfunden“ werden müssen.
Refactoring Schritte, die dazu dienen, Architektur und Implementierung eines Systems immer wieder so zu überarbeiten, dass das System einfacher, verständlicher und wartbarer wird, ohne dass sich sein von außen beobachtbares Verhalten verändert.
Release Ein Stück einsetzbare Software, das einen Teil der Anforderungen des Kunden realisiert. Jedes Release bietet dem Kunden einen möglichst hohen Geschäftswert. Von Release zu Release nimmt dieser Wert zu. Ein Release wird vollständig getestet und freigegeben, sodass es in den Echtbetrieb gehen kann.
Reviews Eine Prüfung eines Entwurfsergebnisses im Team. Durch ein Review soll zum einen sichergestellt werden, dass mit dem vorliegenden Entwurf die Anforderungen zur Iteration wirklich erfüllt werden. Zum anderen soll die technische Qualität des Entwurfs geprüft werden.
Rolle Eine Funktion, in der ein Bearbeiter eine bestimmte Aktivität ausführt. Jede Rolle kann projektabhängig von einer oder von mehreren Personen ausgefüllt werden.
Strategie Hier: ein Projektmanagementergebnis (Word-Datei). Es schreibt die Entwicklungsstrategie, speziell die Anzahl der Releases, die Leistung und den Geschäftswert pro Release, den jeweils erforderlichen Aufwand und die Termine fest. Es skizziert bereits grob die Grundzüge der Architektur des zu entwickelnden Systems und stellt die Lösungsstrategie zum Erreichen der geplanten Qualität sowie die Strategie zur Abwehr von Risiken dar.
Version Das Ergebnis einer Iteration. Erst die letzte Iteration eines Release-Zyklus liefert das funktional vollständige Release. Das Ergebnis jeder vorangegangenen Iteration ist eine Version des Release. Sie ist vollständig getestet und bereits lauffähig, aber funktional noch unvollständig.
144
Glossar
Ziele-Matrix für die Qualität Ein Projektmanagementhilfsmittel (Word-Dokument) zur Definition der Qualitätsziele im Projekt.
Zustand Beschreibt den Bearbeitungsstand eines Produkts oder einer Aktivität zu einem Zeitpunkt. Zustände erlauben es, den Projektfortschritt differenziert zu verfolgen.
145
Support und Service
Support und Service Benötigen Sie für ein spezielles Problem unsere Hilfe? Haben Sie Anregungen oder Wünsche zu in‑Step®? Vermissen Sie eine Funktion? Oder haben Sie einfach den Eindruck, dass manches leichter oder einfacher gehen müsste – wenn Sie nur wüssten, wie? Wir möchten Ihnen helfen, Ihre Ziele mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen. Wenn die Informationen in Handbuch und Online-Hilfe einmal nicht ausreichen sollten: Dann fragen Sie uns einfach! Wir freuen uns, wenn wir Sie zu Ihren Fragen beraten und Ihnen Lösungswege zeigen können. Und natürlich helfen wir Ihnen auch gern, wenn Sie bei der Arbeit mit einer der kostenlosen Personal Editions einmal nicht weiter wissen.
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen möchten: ``
Technische und methodische Fragen:
[email protected]
``
Allgemeines, Produktinformation etc.: (+49 30) 467 08 60
Wenn Sie sich einfach nur informieren möchten, was es bei uns Neues gibt und woran wir gerade arbeiten, besuchen Sie unsere Web-Site: www.microTOOL.de
146
