Project Management Toolbox

La cassetta degli attrezzi T ool box del pr oj ect management

1

Gli strumenti ϒ ϒ ϒ ϒ

ϒ

ϒ

Le m il es t on es (pietr e miliar i) I w or kpackages (tas ks ) La W or k B r eakdow n S t r u ct u r e La Mat r i ce Com pi t i R es pon s abi li t à I l di agr am m a di Gan t t o cr onogr amma I s t ogr am m a delle r i s or s e 2

Le MILESTONES (pietre miliari) ϒ

ϒ

Le piet r e m il iar i s ono s egnali pos ti s ulla s tr ada del pr ogetto che identificano le T AP P E del s uo per cor s o nella dir ezione dell’obiettivo finale. Des cr ivono a che punto di avanzamento deve tr ovar s i un pr ogetto ad un dato momento.

3

Le MILESTONES (pietre miliari) ϒ

ϒ

ϒ

I n un pr ogetto le miles tones devono es s er e un numer o limitato (da 10 a 20) Es s er e natur ali, indicando una dopo l’alta, l’evoluz ione del pr ogetto Rappr es entar e decis ioni/momenti impor tanti

4

I WORKPACKAGES ϒ ϒ

Ogni pietr a miliar e compor ta una s er ie di attività per es s er e r aggiunta. Ad es empio per apr ir e uno s how r oom per le impr es e all’es ter o s ar à neces s ar io: λ λ λ λ

ϒ

Compier e una r icogniz ione e valutaz ione affitti I ndividuar e la s ede Ris tr uttur ar la, adeguar la alle neces s ità Acquis tar e attr ez z atur e, ar r edi, ecc

Ques ti gr uppi di attività s i chiamano W OR K P ACK AGE S (tas ks ). 5

I WORKPACKAGES ϒ

I pacchetti di attività vengono individuati, dettagliati in tutte le lor o componenti, ne viene affidata la r es pons abilità ad una per s ona.

6

La Work Breakdown Structure ϒ

ϒ

Una volta individuati i pacchetti di attività (wor kpackages ) da s viluppar e è neces s ar io valutar e i n qu al e m odo con cat en ar l e. La W B S è una r appr es entazione gr afica ger ar chiz zata del pr ogetto. Evidenzia COS A deve es s er e fatto par tendo dall’obiettivo di mas s imo livello, l’obiettivo del pr ogetto, s componendolo nelle s ue attività P R I N CI P AL I , fino a dettagliar e le s ottoattività. 7

La Work Breakdown Structure

P r oget t o

At t i vi t à pr i n ci pal e 1

At t . 1 .1

At t . 1 .2

At t i vi t à pr i n ci pal e 2

At t . 2 .1

At t i vi t à pr i n ci pal e 3

At t . 3 .1

At t - 3 .2

At t . 3 .2 .1

At t . 3 .2 .3

8

La Matrice Compiti Responsabilità ϒ

ϒ ϒ ϒ ϒ

Cons ente di chiar ir e R U OL I e R E S P ON S AB I L I T À di tutti i membr i del team di pr ogetto. Chi pr ende le deci s i on i e quali Chi deve es s er e i n f or m at o e di che cos a (flus s o delle comunicazioni) Chi es egu e il lavor o e quale Chi deve es s er e con s u l t at o nel pr oces s o decis ionale. 9

La Matrice Compiti Responsabilità At t ivit à

E s egu e

Con s u lt ar e

I n f or m ar e

D eci de

Ricer ca di Mer cato

Ricer cator e 1

Comitato T ecnico S cientifico

Par tner

Pr oj ect Leader

For maz ione

Cons ulente 1

CT S

Cor s is ti

Pr oj ect Leader

Diffus ione

T eam di pr ogetto

CT S Par tner

Enti pubblici

Pr oj ect Leader e CT S

10

Il diagramma di Gantt ϒ

ϒ

I l di agr am m a di Gan t t è lo s tr umento che per mette di m on i t or ar e i t em pi e gli s cos tamenti. I l contr ollo dei tempi è fondamentale per pr es idiar e lo s tato d’avanzamento del pr ogetto e per individuar e azioni cor r ettive utili a r is pettar e le s cadenze.

11

Il diagramma di Gantt Az i on i

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1 0

1 1

1 2

R es pon s abil e

Pr ogettaz ione

CT S

Analis i di mer cato

Cons ulente A

Pr epar az ione mater iale didattici

Cons ulente B

S eminar io for mativo

Capofila pr ogetto

S per imentaz ion e nuove metodologie

T utti i par tner

Valutaz ione dei r is ultati

CT S

Repor t

Cons ulente A

Diffus ione dei r is ultati

T utti i par tner

12

Istogramma delle Risorse ϒ

ϒ

ϒ

Quando il pr ogetto è s tato definito nei s uoi obiet t i vi Quando s ono s tate fis s ate le Mi les t on e e le s cadenze Quando le attività s ono s tate es plos e s ul cal en dar i o (r eale lavor ativo) …occor r e allocar e le r i s or s e 13

Istogramma delle Risorse ϒ

ϒ

Ris or s a è tutto ciò che s er ve per r ealizzar e il pr ogetto. Le r is or s e s ono di diver s e tipologie

14

Istogramma delle Risorse Attività

Analisi di mercato

Conferenza divulgativa …..

Risorse

Quantità

Durata

Unità totali

Costo unitario

Costo totale

Ricercatore

2

10 gg

20

250

5.000

Assistente

1

10 gg

10

80

800

Postazione pc + collegamento internet

2

10

20

30

600

Sala conferenze

1

1 gg

1

1.200

1.200

Interpreti simultanee

4

1 gg

4

700

2.800

Hostess

5

1

5

100

500

Cabina traduzioni, cuffie e impianto audio

1

1

1

800

800

Tecnico audio

1

1

1

200

200

Cartelle stampa

1000

1

1000

4

4.000

Sala coffee break

1

1

1

150

150

…..

….

….

….

….

…

Totali 15

Istogramma delle Risorse ϒ

S tr umento utile per ottimizzar e le r is or s e, evitando cioè di aver e per iodi ad elevato utiliz zo di r is or s e e per iodi a bas s o utilizz o di r is or s e.

16

R i s or s e

Istogramma delle Risorse

D C

A B

T em po

17

R i s or s e

Istogramma delle Risorse

D C A B

T em po

18