Project Management Plan

MY QUALITY SOFTWARE

PROJECT MANAGEMENT PLAN RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN DAN SELEKSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY OBJECTIVE

Hastin Istiqomah N

08.41010.0148

Nur Aini Maya Sari

08.41010.0265

Lilia Puspasari

08.41010.0142

Qoirul Bariah

08.41010.0139

Ageng Yudha

08.41010.0261

COMPANY NAME MY QUALITY SOFTWARE SURABAYA

DATE 22/MARET/2011

My Quality Software

TABLE OF CONTENTS Introduction......................................................................................................................................2 Project Management Approach........................................................................................................2 Project Scope...................................................................................................................................2 Milestone List..................................................................................................................................2 Schedule Baseline and Work Breakdown Structure........................................................................3 Project Change Control Process.......................................................................................................3 Communications Management Plan................................................................................................3 Cost Management Plan....................................................................................................................3 Procurement Management Plan.......................................................................................................4 Project Scope Management Plan.....................................................................................................5 Schedule Management Plan.............................................................................................................6 Quality Management Plan................................................................................................................6 Risk Management Plan....................................................................................................................6 Risk Register....................................................................................................................................8 Staffing Management Plan...............................................................................................................8 Resource Calendar...........................................................................................................................9 Cost Baseline...................................................................................................................................9 Quality Baseline...............................................................................................................................9 kualitas telah diukur dari ketepatan waktu dan keteapatan fungsi software sesuai kebutuhan. Kualitas software sebanding dengan biaya yang telah di setujui oleh pihak sponsor.....................9 Sponsor Acceptance ........................................................................................................................9

1

My Quality Software

INTRODUCTION Project Management Plan (PMP) ini adalah dokumen yang menjelaskan tentang semua proses perencanaan dari proyek rekayasa perangkat lunak dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Project Management Plan (PMP) ini berfungsi untuk mendenifisikan, mempersiapkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana menjadi suatu proyek yang terintegrasi dan solid.

PROJECT MANAGEMENT APPROACH Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini dibuat oleh Softwarehouse My Quality Software (MQS) dan sebelum di ajukan kepada pihak seponsor terlebih dahulu di setujui oleh Project Manager Hastin Istiqomah Ningtyas. Pihak seponsor pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini adalah Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. Proyek tersebut dibuat untuk memenuhi permintaan dari PT.LIA untuk bagian HRD.

PROJECT SCOPE Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective akan mencakup analisis, desain, development, implementation, testing dan maintenance. Semua personil, perangkat keras, dan sumber daya perangkat lunak akan dikelola oleh tim proyek. Semua pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek sampai dengan dan termasuk jumlah yang dialokasikan dalam dokumen ini. Setiap dana tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan memberikan suatu kesimpulan ketika laporan akhir disampaikan dalam waktu 14 hari setelah Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai ini diuji dan digunakan di seluruh organisasi, semua dokumentasi teknis secara lengkap dan didistribusikan kepada personil yang tepat.

MILESTONE LIST Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai jadwal pengerjaan proyek secara umum. Jadwal tersebut meliputi analis dan desain, programing, testing dan dokumentasi. Jadwal tersebut dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel Milestone Milestone Description Date 10 Hari 14/03/2011 • Project Start 17 hari

•

Complete Solution Design

28/03/2011

5 Hari

•

Acquire Hardware and Software

04/04/2011

21 Hari

•

Complete Solution Simulation with New Hardware/Software

11/04/2011

7 Hari

•

Complete Solution Simulation and Testing

10/05/2011

7 Hari

•

Deploy Solution

20/05/2011

1 Hari

•

Project Complete

31/05/2011

2

My Quality Software

SCHEDULE BASELINE AND WORK BREAKDOWN STRUCTURE Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini diprediksi akan berlangsung selama tiga bulan yang dimulai dari bulan maret 2011 hingga mei 2011, dengan toleransi waktu hingga awal Juni 2011. Jumlah hari kerja selama seminggu adalah lima hari, yaitu mulai hari Senin hingga Jumat dengan masing-masing membutuhkan waktu sekitar tiga hingga empat jam per hari.

PROJECT CHANGE CONTROL PROCESS Proyek Sistem Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective mengacu pada project manajement plan yang telah dibuat. Proyek tersebut dikontrol oleh Manager proyek. Point-point berikut ini harus dipenuhi setelat keberhasilan penyelesaian proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Setiap perubahan dokumen maupun program ini harus disetujui oleh sponsor proyek.

COMMUNICATIONS MANAGEMENT PLAN Manager proyek akan mengambil peran proaktif dalam memastikan komunikasi yang efektif di proyek ini. Persyaratan komunikasi yang didokumentasikan dalam matrix komunikasi disajikan dalam dokumen ini. Matrik komunikasi akan digunakan untuk menampilkan informasi berkomunikasi, siapa yang melakukan komunikasi dan kepada siapa komunikasi dilakukan. Subyek pelaku komunikasi pada proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective antaralain: Tabel Subyek Pelaku Komunikasi Peran

Nama Yoppy Mirza Maulana, S.Kom Yoppy Mirza Maulana, S.Kom PT. LIA Nur Aini Maya Sari PT. LIA Hastin Istiqomah Ningtyas Nur Aini Maya Sari Lilia Puspasari Qoirul Bariah Ageng Yudha HRD Lilia Puspasari

Project Sponsor Program Manager Key Stakeholders Change Control Board Customer Project Manager Project Team

Steering Committee Technical Lead

COST MANAGEMENT PLAN Tabel berikut berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya yang direncanakan dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.

3

My Quality Software

Tabel Cost Management Budget Project Component

Component Cost Rp 3.350.000

o Project Manager o System Analyst and Designer system

Rp 1.080.000

o Programer

Rp 780.000

o Tester

Rp 420.000

o Dokumentator

Rp 1.675.000

o ATK

Rp 695.000

o Software and Licensing

Rp 3000.000

Total

Rp 11.000.000

PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN Tabel berikut berisi rencana pengadaan barang berdasarkan komponen biaya yang direncanakan untuk menyelesaikan proyek Rancang Bangun Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Perencanaan pengadaan barang tersebut akan dikontrol oleh Manajer Proyek. Tabel Procurement Item/Service Justification Needed By Project Manager Jasa memanajemen proyek selama proyek 14/Maret/2011 berlangsung Sampai 31/Mei/2011 System Analyst Jasa analisa sistem serta desainya selama proyek 14/Maret/2011 and Designer berlangsung Sampai system 31/Mei/2011 Programer Jasa pembuatan program selamaproyek 14/Maret/2011 berlangsung Sampai 31/Mei/2011 Tester Jasa testing program selama proyek berlangsung 14/Maret/2011 Sampai 31/Mei/2011 Dokumentator

Jasa dokumentasi selama proyek berlangsung

14/Maret/2011 Sampai 31/Mei/2011

Licency SQL Server 2005

Dibutuhkan untuk licency program pada custumer

14/Maret/2011 Sampai 31/Mei/2011

4

My Quality Software

Item/Service Licency Windows XP

Justification Dibutuhkan untuk licency program pada custumer

ATK

Dibutuhkan untuk mengerjakan dokumentasi

Needed By 14/Maret/2011 Sampai 31/Mei/2011 14/Maret/2011 Sampai 31/Mei/2011

PROJECT SCOPE MANAGEMENT PLAN Scope dari project manajemen plan tersebut dapat dilihat pada Work Breakdown Structure (WBS) berikut ini:

P r o y e k S is te m In fo r m a s i R e k r u tm e n d a n S e le k s i P e g a w a i p a d a P e ru sa h a a n X Y Z M e n g g u n a k a n M e to d e M B O

K o n se p

O b s e r va si d a n W a w a n ca ra

D e s a in

D e s a in S is te m

D e s a in/O I

Pengem bangan

Im p le m e n ta s i

P e m ro g ra m a n S is te m

In s ta la s i

T e s tin g

D o k u m e n ta s i

D u ku n g a n

A d m in is tr a s i

M a in te n a n c e

S tu d i L ite r a tu r T r a in in g D e s a in a p lik a s i

5

T a m b a h a n- la in la in(m e e tin,tagm b a h a n k e r )ja

My Quality Software

SCHEDULE MANAGEMENT PLAN Pada table berikut akan dijelaskan schedule dari pengerjaan proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.

Project Schedule 160 140

Lilia

Hari

120

Choirul Ageng

100

Aini

80

Hastin

60 40 20 0 AnalisaDan Desain

Program

Testing

Kategori

Dokumentasi

QUALITY MANAGEMENT PLAN Kualitas dari setiap software diperlihatkan dari setiap laporan-laporan yang ada serta pada bagian akhir (feedback dan revisi), bila dirasa kualitas software masih kurang masih dapat dilakukan perbaikan pada software yang ada. Untuk mencapai kualitas maksimal maka perlu dipatuhi dan dilaksanakan proses berikut ini: 1. Melakukan analisa bisnis 2. Melakukan analisa permasalahan 3. Melakukan desain sistem 4. Melakukan pembuatan program 5. Melakukan testing 6. Dan memuat dokumentasi pada setiap sesion 7. Untuk menghasilkan kualitas software yang baik langkah-langkah diatas perlu dikomunikasikan dan selalu di kontrol.

RISK MANAGEMENT PLAN Pada bagian ini akan dijelaskan beberapa resiko serta rencana penanganannya pada proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.Resiko yang mungkin terjadi dapat di lihat pada tabel berikut ini:

6

My Quality Software

Tabel Resiko Resiko Kegagalan pada personil

Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis

Mengembangkan fungsi software yang salah

Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah Gold plating

Terlambat untuk mengubah kebutuhan

Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal

Kegagalan menjalankan tugas eksternal

Kegagalan time

kinerja

Pengembangnya sulit secara teknis

real-

terlalu

Teknik mengurangi resiko •Memperkerjakan staf yang handal •Job matching •Membangun tim • Mengadakan pelatihan dan peningkatan karir •Membuat jadwal lebih awal bagi personil utama • Membuat beberapa estimasi • Desain untuk biaya • Meningkatkan pengembangan • Merekam dan menganalisa proyek sebelumnya • Standarisasi metode • Evaluasi proyek ditingkatkan • Buat metode spesifikasi yang formal • Survey pengguna • Buat prototype • Buat user manual lebih awal Membuat prototype Analisis tugas Keterlibatan pengguna • Mengurangi kebutuhan • Membuat prototype • Analisis biaya manfaat • Desain biaya • Mengubah prosedur kendali • Membatasi perubahan yang terlalu banyak • Meningkatkan prototype • Meningkatkan pengembangan (akibat perubahan) Melakukan benchmarking Inspeksi Spesifikasi formal Kontrak perjanjian Prosedur dan sertifikasi jaminan kualitas Prosedur jaminan kualitas Desain / prototype yang kompetitif Membangun tim Kontrak insentif Simulasi Benchmarking Prototipe Tuning Analisis teknis Analisa teknis Analisis biaya manfaat Prototipe Melatih dan mengembangkan staf

7

My Quality Software

RISK REGISTER Register resiko merupakan daftar resiko yang dihadapi perusahaan setelah melalui proses identifikasi. Register resiko ini bermaksud untuk mengelompokkan akibat resiko-resiko yang kemungkinan terjadi. Tabel Resiko Resiko 1. Kegagalan pada personil

Dampak Sangat rendah

Biaya Dana mencukupi

Waktu Agak menyimpang dari target

1. Estimasi biaya dan waktu yang tidak realistis 1. Gold plating 2. Terlambat untuk mengubah kebutuhan

Rendah

Membutuhkan dana tambahan

Sedang

Membutuhkan dana tambahan

1. Mengembangkan antarmuka pengguna yang salah 2. Kegagalan pada komponen yang disuplai pihak eksternal 3. Kegagalan kinerja realtime 1. Mengembangkan fungsi software yang salah 2. Kegagalan menjalankan tugas eksternal 3. Pengembangnya terlalu sulit secara teknis

Tinggi

Membutuhkan dana tambahan yang signifikan

Agak menyimpang dari target Penundaan berdampak terhadap stakeholder Gagal memenuhi deadline

Sangat tinggi

Membutuhkan dana tambahan yang substansial

Penundaan merusak proyek

Kualitas Kualitas agak berkurang namun masih dapat digunakan Gagal untuk memenuhi janji pada stakeholder Beberapa fungsi tidak dapat dimanfaatkan Gagal untuk memenuhi kebutuhan banyak stakeholder

Proyek tidak efektif dan tidak berguna

STAFFING MANAGEMENT PLAN Tim Proyek merupakan staff yang merencanakan pengelolaan sumber daya proyek. Tim proyek tersebut adalah: Tabel Staffing Tim Proyek Hastin Istiqomah Aini Ageng Choirul Lilia

Job Manajer Proyek Analis dan desain sistem Programer Tester Dokumentasi

8

My Quality Software

RESOURCE CALENDAR Perencanaan terhadap waktu sangat penting dalam sebuah proyek. Waktu tersebut dapat dirinci dalam tangga-tanggal agar terlihat deadline yang jelas. Dengan deadline yang jelas maka tim proyek mampu mempunyai acuan agar tepat waktu dalam mengerjakan proyek teresebut. Ketepatan waktu pengerjaan proyek juga merupakan salah satu keberhasilan proyek. Waktu proyek dapat terlihat jelas pada milestone list. .

COST BASELINE Biaya yang telah ditentukan pada proyek ini telah disesuaikan dengan hasil dan kualitas softaware yang telah dihasilkan.

QUALITY BASELINE kualitas telah diukur dari ketepatan waktu dan keteapatan fungsi software sesuai kebutuhan. Kualitas software sebanding dengan biaya yang telah di setujui oleh pihak sponsor.

SPONSOR ACCEPTANCE Approved by the Project Sponsor:

Yoppy Mirza Maulana, S.Kom

Date: 22 Maret 2011

Proyek : Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective

9