Project Charter Kelompok C7

Project Title : E-Journal Sistem Informasi ITS Project Start Date : 25 Februari 2013

Project Finish Date : 3 Juni 2013

Budget Information : Perusahaan sudah mengalokasikan dana sebesar Rp. 80.000.000,00 untuk proyek ini. Dan sebagian besar dari dana tersebut akan digunakan untuk membayar gaji karyawan dan juga membeli peralatan untuk implementasi sistem. Project Manager : Hufadz Izzudin Project Objectives : Membangun sebuah sistem repositori / fasilitas e-journal yang masuk dalam jurusan Sistem Informasi ITS misal journal-journal dari acara SESIND, ISICO, dll. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan mahasiswa Sistem Informasi ITS maupun para akademisi luar dalam pencarian journal yang berhubungan deng teknologi informasi. Adanya sistem/fasilitas ini juga diharapkan bahwa nantinya proses dokumentasi journal yang ada di jurusan sistem informasi ITS dapat digunakan referensi para mahasiswanya serta akademisi umum, sehingga secara tidak langsung, dengan adanya e-journal ini juga sebagai media promosi jurusan sistem informasi ITS ke dunia Global. Main Project Success Criteria : Project selesai pada akhir semester genap 2012-2013 Approach : * Riset tentang user behaviour dan juga pengetahuannya tentang IT * Melakukan interview terhadap akademisi yang aktif dalam pembuatan jurnal * Memanage semua resources (buku, pegawai, peminjam, dll) dan memahami role masing-masing * Membangun sistem dengan menggunakan OJS dan menggunakan iterative approach * Mencari cara untuk meningkatkan sekuritas dan kecepatan akses ROLES AND RESPONSIBILITIES

Name

Role

Position

Contact Information

Huffadz Izzudin

Project Manager

General Manager of Nymph’s Project House

[email protected]

Rusdi Kurniawan

Team Member

Marketing Manager of Nymph’s Project House

Rachmat Arif

Team Member

Finance Manager of Nymph’s Project House

Feddy Anugerah P

Team Member

IT Manager of Nymph’s Project House

Izzano Monzila

Team Member

Operational Manager of Nymph’s Project House

Ridho Zulandra

Team Member

HRD Manager of Nymph’s Project House

Ridho Azhario

Team Member

HRD Manager of Nymph’s Project House

Advisor

Asisten Praktikum MPTI C

Advisor

Asisten Praktikum MPTI C

Sign Off : Comments :

1. PROJECT SCOPE MANAGEMENT 1.1 COLLECT REQUIREMENTS

1.1.1 REQUIREMENT DOCUMENTATION E-journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS :Requirements Document (version 1.0) Project: E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS Date(s): 06/03/2013 Prepared by: Kelompok 7

1.1.1.1.1 Introduction Dokumen ini berisi persyaratan sistem untuk Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS. Persyaratan ini diambil berdasarkan dari kebutuhan yang di ambil dari beberapa sumber, salah satunya adalah Project Charter yang disetujui oleh semua pihak yang terkait dengan pembuatan E-Jornal Sistem Informasi ITS.

1.1.1.1.2 How to Use This Document Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana dokumen ini dikaji dari dan oleh siapa yang berhak untuk memperoleh dokumen ini(type of reader). Type of Reader Beberapa jenis pembaca yang akan mengkaji dokumen ini sebagai panduan untuk melaksanakan Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS.

1. Manager Proyek  Penanggungjawab atas pelaksanaan proyek.  Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek.  Menentukan project deliverables.  Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.  Menyetujui atau tidak setiap aktivitas yang berkaitan dengan proyek ini. 2. System Analist  Melakukan analisa requirement.  Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai dengan yang diharapkan.  Perencanaan dan menganalisa desain.  Merancang sistem interaksi untuk sistem yang akan dibangun  Melakukan presentasi terhadap desain yang sudah dirancang kepada manager proyek untuk mendapatkan persetujuan. 3. Programmer  Membuat implementasi dari design.  Melakukan bug fix. 4. Administrator dan Dokumentator  End-user mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan sistem.  Melakukan system testing. 2

 Membuat dokumentasi testing.  Membuat dokumentasi sistem.  Membuat petunjuk penggunaan sistem. 5. End-user:  Mendapatkan media alat bantu untuk mengakses informasi mengenai jurnal yang dipublikasikan di SESINDO atau tidak.  Mendapatkan automasi informasi mengenai track-record user di E-Journal Sistem Informasi ITS. Technical Background Required Latar belakang teknis yang diperlukan untuk memahami dokumen secara umum.Selain itu juga terdapat kebutuhan fakta atau pemahaman yang dibutuhkan untuk bagian tertentu.

1) Identifikasi Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan sistem pada Proyek Pembuatan E Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS, yaitu pembangunan syarat dari semua elemen yang dibutuhkan oleh sistem. 2) Analisa Menganalisa kebutuhan sistem yang akan dilakukan sesuai dengan informasi kebutuhan stakeholder yang telah diidentifikasi sebelumnya. 3) Coding Menerjemahkan kebutuhan sistem ke dalam bahasa yang bisa dimengerti oleh komputer. 4) Testing Pengujian eksternal fungsional untuk mencari dan menemukan kesalahankesalahan dan memastikan hasil yang aktual sesuai dengan kebutuhan. 5) Maintenance Authentikasi Email ITS yang sudah berhasil pada SI Library dan konsumen bisa menggunakannya.Namun, pemeliharaan diperlukan untuk menunjang kinerja dari sistem yang ada.

1.1.1.1.3 Scope of The Product Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS memberikan banyak kemudahan untuk mengakses dan memasukkan jurnal kesetiap stakeholder. Proyek E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS ditunjukan untuk:

Stakeholder

ManfaatUtama

Peran

Mahasiswa

Mahasiswa bisa mengakses, mendownload dan mereview jurnal sebagai bahan referensi untuk Tugas Akhir atau yang lain

Sebagai Reviewer Sebagai Penguji sistem

Dosen SI ITS

Sebagai Editor Sebagai Reviewer Sebagai Penguji Sistem Sebagai Reviewer

Karyawan SI ITS

3

Sebagai Penguji Sistem Memberikan keputusan strategis yang terkait dengan kebijakan dalam proyek pada tingkat Jurusan.

Kepala Jurusan SI

1.1.1.1.4 Business Case for the Product 1. Mengapa Produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS diperlukan? Karena Jurusan Sistem Informasi ITS membutuhkan suatu tempat untuk mendokumentasikan hasil karya jurnal yang juga dipublikasikan ke event SESINDO dan kebutuhan untuk mencari sumber referensi yang terkait dengan Sistem Informasi. 2. Bagaimana Produk ini akan berkontribusi terhadap Institut Teknologi Sepuluh Nopember? Dengan adanya E-Journal ini diharapkan jurusan Sistem Informasi ITS akan menjadi terkenal karena banyaknya jurnal yang dibuat dan dapat menarik minat orang untuk memperdalam ilmu di Sistem Informasi ITS .

2.1.1.2

General description

1.1.1.2.1 Product Perspective 1. Mengapa memilih mengembangkan produk ini? Untuk mempermudah mencari dan mempublikasi jurnal sebagai bahan referensi yang dibutuhkan. 2. Apa yang dibutuhkan untuk service? Sistem E-Journal ini dibangun untuk mempermudah.Dengan berbasis website sehingga semua civitas Sistem Informasi ITS dapat mengaksesnya darimana saja. 3. Siapa stakeholder utama? Stakeholder utama adalah semua civitas yang ada di jurusan Sistem Informasi ITS

1.1.1.2.2 Product Functions 1. Apa yang bisa dilakukan produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan

authentikasi email ITS? Beberapa yang bisa dilakukan dengan menggunakan E-Journal Sistem Informasi ITS dengan menggunakan authentikasi email ITS adalah: a. Mempermudah dalam pencarian abstract jurnal. b. Mempermudah untuk mencari jurnal yang diperlukan. c. Mempermudah dalam publikasi jurnal ilmiah. 2. Kegiatanapa yang bisa dilakukan oleh pengguna?

4

a. b. c. d.

Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal

1.1.1.2.3 User Characteristics Siapa yang diharapkan untuk menggunakan produk jadi dari Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS? Semua civitas yang ada di Sistem Informasi ITS

1.1.1.2.4 General Constraints Kendala umum yang dihadapi dalam sistem produk jadi proyek ini adalah User tidak memahami cara kerja publikasi jurnal secara rinci

1.1.1.3

Specific Requirements

1.1.1.3.1 User Requirements Kebutuhan user adalah sebagai berikut:

a. Adanya sistem autentikasi user dengan email ITS b. Adanya fitur SEO yang bisa mencari secara cepat dan tepat.

1.1.1.3.2 Reporting requirements Feature yang akan diberikan dalam E-Journal Sistem Informasi ITS

 Fitur subscribe via E-Mail -Berlangganan berita/notifikasi yang akan diberitahukan melalui email  Fitur Search -Untuk Mencari secara tepat topik yang ingin dicari  Fitur Submission -Untuk mengupload file jurnal berformat PDF atau Doc.  Fitur Log-In -Untuk authentikasi  Fitur Current -Mengetahui isu isu terbaru pada jurnal  Fitur Journal Help -Berisi penjelasan fitur fitur yang ada dan tata cara menggunakannya  Fitur Archieve -Berisi Jurnal yang dipublikasi yang telah disetujui

1.1.1.4

Security Requirements

Admin yang bertugas memanage user. Menanggulangi akses dengan role yang tidak sesuai. Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal

5

Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal 1.1.2

ReQuirements Management plaN

Pengumpulan kebutuhan stakeholder dilakukan melalui beberapa metode : 1

Interview Metode wawancara dengan beberapa pertanyaan mengenai kebutuhan kepada stakeholder yang terkait langsung pada pengembangan proyek, yaitu Koordinator Infrastruktur, Dosen Jurusan Sistem Informasi, administrator SI mengenai aspek -aspek kebutuhan pada website.

2

Group decision making

Proses penilaian alternatif berganda dengan hasil yang diharapkan dalam bentuk resolusi tindakan masa depan. Teknik ini dapat digunakan untuk menghasilkan, mengklasifikasikan, dan memprioritaskan kebutuhan sistem. 3 Observation Pengamatan terhadap sistem yang saat ini terkait dengan kegiatan, teknologi, dan fasilitas lainnya yang terkait dengan proyek. Categories: Tim pengembang mengklasifikasikan kebutuhan klien menjadi 2 kategori dengan masing – masing sub kategori, yaitu sebagai berikut : 1 Functional Requirements ● Content / Pages ● Features ● Integration 2 Non Funcional Requreiments ● Security ● Reliability ● Operability ● Configuration Management Prioritization: Berdasarkan dokumentasi kebutuhan yang telah dilakukan, prioritas kebutuhan adalah sebagai berikut:

6

Stakeholder

Requirement

Category

Koordinator Infrastruktur

Login menggunakan email ITS

1

Dosen Jurusan Sistem Informasi

● Mengupload konten informasi berupa teks (pdf) ke dalam website ● Review E-Jurnal ● Editor E-Jurnal Menggunakan dan akses E-Jurnal

Fungsional >> Keamanan Fungsional >> Konten

Kebutuhan Non Fungsional Fungsional >> Integrasi

3

Civitas Jurusuan Sistem Informasi selain Dosen Administrator IT Jurusan Sistem Informasi

● Konfigurasi E-Jurnal ● Maintenance E-Jurnal

Priority

2

1

Traceability: Ruang lingkup untuk proyek ini didefinisikan melalui proses pengumpulan kebutuhan secara komprehensif. Pertama, analisis menyeluruh dilakukan pada website saat ini perusahaan perangkat lunak berdasarkan karyawan dan feedback pengguna. Dari informasi ini, tim proyek mengembangkan dokumen kebutuhan proyek, rencana pengelolaan kebutuhan, dan matriks ketertelusuran kebutuhan untuk pencapaian akhir aplikasi perangkat lunak. Deskripsi proyek dan deliverable dikembangkan berdasarkan proses pengumpulan kebutuhan dalam desain perangkat lunak, dukungan teknis, pemrograman dan aplikasi website. Proses mengumpulan kebutuhan untuk website akan menghasilkan kebutuhan perangkat lunak yang mendukung proses E-Jurnal yang belum berjalan dengan baik. Configuration Management: ● Perubahan ruang lingkup proyek dapat dilakukan maksimal 1 bulan setelah proyek ini dimulai ● Adapun prosedur perubahan proyek adalah sebagai berikut : ● Manager Proyek, Sponsor dan Stakeholder akan menetapkan dan menyetujui dokumen untuk mengukur ruang lingkup proyek yang mencakup checklist kualitas deliverable dan pengukuran kinerja. ● Perubahan ruang lingkup dapat diusulkan oleh Manajer Proyek, Stakeholder atau anggota tim proyek. ● Semua permintaan perubahan akan diserahkan kepada Manajer Proyek yang kemudian akan mengevaluasi perubahan lingkup yang diminta. ● Setelah permintaan perubahan lingkup diterima, Manajer Proyek akan mengajukan permintaan perubahan ruang lingkup kepada Dewan Pengendalian Perubahan dan Sponsor Proyek untuk disetujui. ● Setelah persetujuan perubahan lingkup oleh Dewan Pengendalian Perubahan dan Sponsor Proyek, Manager Proyek akan memperbarui semua dokumen proyek dan mengkomunikasikan perubahan ruang lingkup untuk semua stakeholder.

7

Verification: Beberapa metode yang digunakan untuk memverifikasi kebutuhan antara lain: 1 Observation Metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat dan langsung di lapangan, apakah pemilihan kebutuhan sudah tepat sesuai kondisi saat ini dan dapat berjalan dengan benar pada sistem yang ada 2 Measurement Suatu kegiatan membandingkan kebutuhan dengan ukuran tertentu untuk mendapatkan nilai atau akurasi kebutuhan itu. Pengukuran dilakukan dan sifatnya kuantitatif. 3 Testing Tiap aktivitas yang digunakan untuk dapat melakukan evaluasi suatu atribut atau kemampuan dari program atau sistem dan menentukan apakah kebutuhan telah benar atau harus diubah.

1.1.1

Requirements traceability matrix

Collect Requirement Diantara banyaknya proses untuk collect requirment, maka kami telah juga mengajukan untuk bebrapa solusi untuk membuat kebutuhan proyek terlakasana, dengan metode interview techniques dan juga group decision making techniques, juga akan membantuk kita sebagai project manager untuk melakukan tugasnya, oleh karena itu terdapat beberapa hasil interview kami dengan para stakeholder yang mempunyai wewenang untuk hasil output dari proyek ini. User Needs Environment Apa saja yang menjadi lingkungan bisnis system ? Informasi merupakan salah satu kebutuhan kita dimana kita sekarang sudah masuk ke dalam masa atau zaman era teknologi, jadi semua informasi dari penjuru dunia akan sangat mudah terbaca bagi kita yang sudah paham tentang informasi dan dari informasi ini pula kita juga mengetahui apa saja yang ada didunia, kejadian apa saja, serta informasi terupdate apa saja yang sekarang secara ilmiah. Web E-Jurnal Jurusan Sistem Informasi ITS di intrgrasikan dengan official website SI ITS menyediakan informasi tersebut. Apa saja lingkungan fisik system ? 8

Aplikasi ini berbasis web dimana nantinya atau outputnya bisa diimplementasiakan dan dilihat oleh banyak kalangan dengan mudah, karena berdasar informasi, maka hal ini yang menjadikan web ini berisikan seluruh Jurnal yang ada di Jurusan Sistem Informasi ITS. Stakeholders / Actors User Dalam proses pembuatannya, website E-Jurnal SI ITS ini menyajikan beberapa bentuk informasi antara lain menggunakan file jurnal yang telah diupload, ataupun dengan menyajikan link lain yang mendukung informasi tersebut. User menginginkan kemudahan dalam penggunaan website E-Jurnal SI ITS, serta terdapat informasi yang sangat jelas dan menu help pada website. Kebutuhan Utama ● Memberikan kebutuhan informasi tentang Jurnal yang ada di Jurusan SI ITS ataupun jurnal-jurnal yang masuk pada acara atau event-event SI ITS. ●

Berinteraksi dengan dengan pengguna.

●

Fitur-fitur menarik sehingga mudah dimengerti user

●

Interface yang baik

9

Requirement Information ID

Requirement

Priority

Catego

Relationship Traceability Source

ry 1. TampilanHalam 3

1

Page

anprofil 2. TampilanHalam 4

1

Page

Objective

Deliverable

1

1.2.4.1

Verification

Validation

Testing

Testing

Interview&

Checklist 1

1

Page

Interview&

Testing 1.2.4.2

Brainstorming

an menu – menu 4. TampilanHalam 6

Manifests in WBS

Brainstorming

anberitaterkini 3. TampilanHalam 5

Interview&

Relates to

1

1.2.4.3

Checklist Testing

Brainstorming 1

Page

angaleridokume

Interview&

Testing

Testing Checklist

1

1.2.4.4

Testing

Brainstorming

Testing Checklist

ntasikegiatan 5. Posting 7 konten

2

Fitur

website (artikel,

Interview&Brai

1

1.2.6.1

Testing

nstorming

Testing Checklist

berita, menu terbaru, foto&video dokumentasi) 6. Editing 8 konten

2

Fitur

website (artikel,

Interview&

1

1.2.6.2

Testing

Brainstorming

Testing Checklist

berita, menu terbaru, foto&videodoku mentasi) 7. Deleting 9 konten

2

Fitur

website (artikel,

Interview&

1

1.2.6.3

Testing

Brainstorming

Testing Checklist

berita, menu terbaru, foto&videodoku mentasi) 8. Updating konten

2

Fitur

website (artikel,

Interview&

1

1.2.6.4

Testing

Brainstorming

Testing Checklist

berita, menu terbaru, foto&videodoku mentasi) 9. Forum 1 untuk 0 Social Networking

2

Fitur

Interview&

10

Brainstorming

1

1.2.6.5

Testing

Testing Checklist

TUGAS DEFINE ACTIVITY .............................................................................................................. 12 Activity list ....................................................................................................................................................... 12 Activity attribute LIST ..................................................................................................................................... 21 Milestone list .....................................................................................................Error! Bookmark not defined.

SEQUENCE ACTIVITY ....................................................... Error! Bookmark not defined. project schedule network diagram .....................................................................Error! Bookmark not defined. Estimate activity duration ..................................................................................Error! Bookmark not defined. ACTIVITY DURATION ESTIMATES ........................................................Error! Bookmark not defined. Duration Estimates Worksheet ..........................................................................Error! Bookmark not defined. Analogus estimate ..........................................................................................Error! Bookmark not defined. Milestones Activity............................................................................................Error! Bookmark not defined. PROJECT DOCUMENT UPDATES ................................................................Error! Bookmark not defined. RISK REGISTER ..........................................................................................Error! Bookmark not defined.

11

PROJECT TIME MANAGEMENT DEFINE ACTIVITY Activity list Adapun daftar aktivitas dalam pengerjaan proyek ini, yakni sebagai berikut.

▲ ID

▲ ACTIVITY

▲ DESCRIPTION OF

WORK ▲ 1.

▲ Fase Identifikasi

▲ Identifikasi kebutuhan customer yang dibutuhkan terkait dengan E-Journal

▲ 1.1

▲ Identifikasi Kebutuhan

▲ Pihak yang terlibat :  Client  Project Manager ▲ Penggalian

kebutuhan

yang dilakukan oleh tim proyek (developer) untuk menentukan

kebutuhan

dan batasan pengerjaan proyek E-Journal ▲ 1.1.1

▲ Pembagian JobDesk

▲ Pada tahap ini project manager

dana

team

project membagi jobdesk masing-masing, menentukan

untuk

kebutuhan

project. ▲ 1.1.2

▲ Pertemuan dengan

▲ Pada pertemuan dengan

Client

client ini, kami menggali kebutuhan langsung dari owner.

12

▲ 1.1.3

▲ Monitoring dan

▲ Pada tahap monitoring

Evaluasi

dan evaluasi kali ini kami memonitoring penggalian

hasil kebutuhan

yang telah kami dapat saat pertemuan dengan project

owner/client.

Selain

itu

mengevaluasi

juga semua

ketercapaian pada tahap ini. ▲ 1.1.4

▲ Pembuatan Project

▲ Membuat project charter

Charter

dari

kebutuhan

yang

sudah di tentukan. ▲ 1.2

▲ Identifikasi Stakeholder

▲ Pihak yang terlibat : 

Client



Manager proyek

▲ Menentukan siapa saja stakeholder terkait dengan proyek E-Journal dan stakeholder lain yang mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung ▲ 1.2.1

▲ Meeting Stakeholder

▲ Bertemu dengan client untuk membahas siapa saja

stakeholder

yang

terlibat dalam pembuatan proyek E-Journal ▲ 1.2.2

▲ Monitoring dan Evaluasi

▲ Pada tahap monitoring dan evaluasi kali ini kami

13

memonitoring

hasil

penggalian

kebutuhan

yang telah kami dapat saat pertemuan dengan stakeholder. juga

Selain

itu

mengevaluasi

semua

ketercapaian

pada tahap ini. ▲ 1.2.3

▲ Penandatanganan Project Charter

▲ Pada akan

tahap

ini

client

menandatangani

project

charter

yang

sudah kami buat. ▲ 2.

▲ Fase Analisis dan

▲ Melakukan

Design

perencanaan mengenai proyek

yang

akan

dikerjakan

serta

merancang

design

yang

sesuai

berdasarkaan kebutuhan diperoleh

yang dari

tahap

sebelumnya. ▲ 2.1

▲ Analisa Kebutuhan

▲ Pihak yang terlibat : 

Surveyor



Manajer proyek

▲ Menganalisa kebutuhan user yang telah teridentifikasi di tahap sebelumnya, apakah benar-benar dibutuhkan apa tidak dan apakah fungsi tersebut bisa

14

diimplementasikan atau tidak. Membuat use case diagram untuk setiap pengguna website. ▲ 2.1.1

▲ Pembuatan Use Case Scenario

▲ Pada tahap ini, hasil dari kebutuhan

dari

sistem

akan dibuat sebuah use case

scenario

untuk

merepresentasikan proses yang terjadi dari kebutuhan yang sudah ditentukan. ▲ 2.1.2

▲ Pembuatan dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)

▲ Berdasarkan

usecase

yang telah dibuat, lalu diteruskan

ke

pembuatan

dalam dokumen

SKPL untuk diserahkan kepada

programmer

untuk dibuatkan sistem yang dimaksud. ▲ 2.2

▲ Arsitektur Desain

▲ Pihak yang terlibat : 

Desainer



System Analyst

▲ Membuat asitektur desain yang sesuai dengan kebutuhan yang telah didapatkan dan menganalisa semua hasil desain awal serta menyesuaikan kebutuhan dengan desain.Lalu dari tahap ini akan dihasilkan sebuah user interface.

15

▲ 2.2.1

▲ Pembuatan User Interface

▲ Pada tahap ini akan dirancang sebuah user interface untuk proyek EJournal.

▲ 2.2.2

▲ Pembuatan Dokumentasi UI

▲ Pada tahap ini akan mendokumentasikan hasil User Interface yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.

▲ 2.3

▲ Management Resiko

▲ Pada tahap ini akan dirancang sebuah risk management untuk penanganan resiko yang akan terjadi pada fasefase selanjutnya.

▲ 2.4

▲ Monitoring dan Evaluasi

▲ Mengadakan rapat untuk membahas tentang analis dan design yang telah dibuat

▲ 2.5

▲ Fixing Problem

▲ Melakukan pembenaran terhadap design yang dibuat apabila terjadi kesalahan.

▲ 3.

▲ Fase Programming

▲ Proses melakukan pengembangan aplikasi (membangun source code)

▲ 3.1

▲ Pengembangan Front End

▲ Pihak yang terlibat : 

Programmer

▲ Pengembangan website (coding) untuk front end website berdasarkan dengan User Interface dan document SKPL yang telah dibuat sebelumnya. ▲ 3.1.1

▲ Pembuatan Fitur-Fitur Pada Front-End

16

▲ Membuat Fitur berdasarkan dokumen

SKPL yang telah dibuat. ▲ 3.2

▲ Pengembangan Back End

▲ Pihak yang terlibat : 

Programmer

▲ Pengembangan website (coding) untuk front end website berdasarkan dengan User Interface dan document SKPL yang telah dibuat sebelumnya. ▲ 3.2.1

▲ Pembuatan Fitur-Fitur Pada Back-End

▲ Membuat Fitur berdasarkan dokumen SKPL yang telah dibuat.

▲ 3.3

▲ Monitoring dan Evaluasi

▲ Melakukan monitoring dan evaluasi selama masa pemrograman serta melakukan fixing problem ketika menemukan masalah dalam tahap ini.

▲ 4.

▲ Fase Implementasi dan Uji

▲ Proses mengimplementasikan proyek dibuat

yang dan

telah

menguji-

coba proyek ▲ 4.1

▲ Implementasi

▲ Melakukan implementasi E-Journal pada server yang telah dibeli

▲ 4.1.1

▲ Pengurusan Perijinan

▲ Mengurus terhadap

17

perijinan stakeholder

terkait

implementasi

proyek. ▲ 4.1.2

▲ Pengadaan Server dan Perlengkapan

▲ Pembelian server dan perlengkapan mendukung proyek

yang kinerja

yang

akan

diimplementasikan. ▲ 4.1.3

▲ Instalasi Server

▲ Melakukan setting dan instalasi server

proyek yang

ke

sudah

dibeli serta mengatur jaringannya. ▲ 4.2

▲ Testing

▲ Pihak yang terlibat : 

Project Manager



Stakeholder

▲ Menguji E-Journal yang telah ready kepada stakeholder ▲ 4.2.1

▲ Testing Fungsional Requirement

▲ Mengetes apakah fungsional requirementnya sudah berjalan seperti yang diharapkan client.

▲ 4.2.2

▲ Testing Non Fungsional Requirement

▲ Mengetes apakah fungsional requirementnya sudah berjalan seperti yang diharapkan client.

▲ 4.3

▲ Checking & Reviewing

▲ Pihak yang terlibat :

18



Sponsor (klien)



Manager proyek



Programmer

▲ Melakukan check dari awal, dimulai dari project chrater yang dibuat, apakah produk sudah sesuai dengan kebutuhan yang sudah diidentifikasikan di awal. Jika belum sesuai maka programmer akan melakukan perbaikan lanjut. ▲ 4.3.1

▲ Checking Document dan Reviewing

▲ Pada tahap ini akan dilakukan proses check dan review terhadap feedback dari client tentang proyek yang telah diujicobakan.

▲ 4.3.2

▲ Fixing Problem

▲ Melakukan pembenaran apabila ada ketidaksesuaian dari proyek yang sudah diimplementasikan.

▲ 5.

▲ Closing

▲ Proses penutupan proyek yang telah selesai serta penyerahan project yang telah jadi beserta dokumen-dokumen pendukung dan pelengkap.

▲ 5.1

▲ Pembuatan User Guide

▲ Pihak yang terlibat :

19



Programmer



Tim Proyek

▲ Pembuatan tutorial kepada pihak klien terhadap produk hasil pengerjaan tim proyek ▲ 5.1.1

▲ Dokumentasi Penggunaan Aplikasi

▲ Membuat sebuah dokumen mengenai cara penggunaan aplikasi EJournal

▲ 5.1.2

▲ Penyerahan Dokumentasi User Guide

▲ Menyerahkan hasil user guide kepada client dan stakeholder lainnya.

▲ 5.2

▲ Laporan Document Akhir

▲ Pihak yang terlibat : 

Project Manager



Team Project

▲ Mengumpulkan dokumentasi proyek dari awal hingga akhir pembuatan proyek serta rangkuman dari keseluruhan project. ▲ 5.2.1

▲ Pembuatan Laporan Akhir Proyek

▲ Pada tahap ini semua dokumen akan dirangkum menjadi Laporan Akhir Proyek.

▲ 5.2.2

▲ Penyerahan Laporan Akhir Proyek

▲ Penyerahan Laporan Akhir Proyek kepada Client.

▲ 5.2.3

▲ Presentasi Proyek Akhir

▲ Melakukan presentasi kepada para stakeholder beserta client bahwa proyek telah selesai.

20

Activity attribute LIST

ID

1

1.1

1.2

2

DESCRIPTION OF WORK

Fase Identif ikasi

Identifikasi kebutuhan customer yang dibutuhkan terkait dengan EJournal

Identif ikasi Kebut uhan

Penggalian kebutuhan yang dilakukan oleh tim proyek (developer) untuk menentukan kebutuhan dan batasan pengerjaan proyek E-Journal

Pertemuan pertama dengan klien

Strong

-

Dokumen yang Mencatat Kebutuhan Customer

Identif ikasi Stakeh older

Menentukan siapa saja stakeholder terkait dengan proyek E-Journal dan stakeholder lain yang mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung

Pertemuan dengan Client

medium

Lag

Menentukan Stakeholder

Penandata nganan proyek charter

Strong

Fase

Melakukan perencanaan mengenai proyek yang akan dikerjakan serta merancang design yang sesuai berdasarkaan kebutuhan yang diperoleh dari tahap sebelumnya.

Lea d

Wawancara kebutuhan stakeholder

Menganalisa kebutuhan user

Diskusi dengan

Strong

Lead

Identifikasi kebutuhan pengguna dan

Analis is dan Design 2.1

Analis a

PREDECE SSOR

RELATIONS HIP

LEA D OR LAG

ACTIVI TY

SUCCESSOR

Pertemuan pertama dengan klien

21

Kebut uhan

yang telah teridentifikasi di tahap sebelumnya, apakah benar-benar dibutuhkan apa tidak dan apakah fungsi tersebut bisa diimplementasikan atau tidak. Membuat use case diagram untuk setiap pengguna website.

klien

software

2.2

Arsite ktur Desain

Membuat asitektur desain yang sesuai dengan kebutuhan yang telah didapatkan dan menganalisa semua hasil desain awal serta menyesuaikan kebutuhan dengan desain.Lalu dari tahap ini akan dihasilkan sebuah use case scenario.

2.3

Desain Interfa ce

Membuat user interface sesuai dengan use case scenario yang telah dibuat.

Diskusi dengan stakeholder

Strong

Lead

Eksekusi proyek

3

Progr ammi ng

Proses melakukan pengembangan aplikasi (membangun source code)

Pembuatan prototype dan evaluasi

Strong

Lea d

Pengumpulan data Website

3.1

Penge mbang an Front End

Pengembangan website (coding) untuk front end website

Pengumpul an data website

Strong

Lag

Pengumpulan data Website

Penge

Pengembangan

Pengumpul an data

Strong

Lag

Pengumpulan

3.2

Pembuatan arsitektur sesuai dengan identifikasi kebutuhan

medium

Lag

Eksekusi proyek

22

mbang an Back End

website (coding) untuk back end website

website

data Website

4

Imple menta si dan Uji

Proses mengimplementas ikan source code yang telah dibuat dan menguji-coba website

Pembuatan website

Strong

Lea d

Pengawasan dan Pengendalian proyek

4.1

Testin g

Menguji E-Journal yang telah ready kepada stakeholder

Status report

Medium

Lag

Testing

Checki ng dan Revie wing

Melakukan check dari awal, dimulai dari project chater yang dibuat, apakah produk sudah sesuai dengan kebutuhan yang sudah diidentifikasikan di awal. Jika belum sesuai maka programmer akan melakukan perbaikan lanjut.

Tutorial website kepada klien

Weak

Lead

Melakukan checking

Closin g

Proses penutupan proyek yang telah selesai serta penyerahan project yang telah jadi beserta dokumendokumen pendukung dan pelengkap.

Testing

Pembuat an user guide

Pembuatan tutorial kepada pihak klien terhadap produk hasil pengerjaan tim proyek

Review dokumen

Weak

Lead

Persiapan Laporan akhir proyek

Lapora n Docu ment

Mengumpulkan dokumentasi proyek dari awal hingga akhir

Pengajuan laporan akhir

Strong

Lag

Persiapan presentasi penutupan

4.2

5.

4.4

4.5

23

Akhir

4.6

Presen tasi Proyek Akhir

pembuatan proyek serta rangkuman dari keseluruhan project. Melakukan presentasi kepada client dan stakeholder bahwa proyek sudah selesai dan proyek akan ditutup

Proyek ditutup

24

Table of Contents Estimate Cost .......................................................................................................................... 26 Activity cost estimates .......................................................................................................... 26 Basis of estimates ................................................................................................................. 31 Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined. Determine Budget................................................................... Error! Bookmark not defined. Cost performance baseline.................................................... Error! Bookmark not defined. Project funding requirements................................................ Error! Bookmark not defined. Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined. Control Cost ........................................................................................................................... 31 Work performance measurements ........................................................................................ 31 Budget forecasts ................................................................... Error! Bookmark not defined. Organizational process assets updates .................................. Error! Bookmark not defined. Change requests .................................................................... Error! Bookmark not defined. Project management plan updates ........................................ Error! Bookmark not defined. Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined.

25

Project Cost Management Estimate Cost Activity cost estimates Pengaturan biaya dalam proyek ini dibagi menjadi dua jenis, yaitu initial cost dan gradual cost, dimana initial cost adalah biaya yang sudah ditetapkan dan langsung dibayar secara penuh, dan gradual cost adalah biaya yang juga sudah ditetapkan namun pembayarannya dilakukan secara bertahap (periodik). Untuk biaya initial-nya dibagi lagi menjadi 2 jenis yaitu biaya pembelian hardware(server, dll) dan biaya tiap tahap proyek sudah ditetapkan di WBS, yaitu sebagai berikut:

No

Keterangan

Biaya

1

Server

Rp19.900.000

2.

Domain dan Kelengkapan (5 tahun)

Rp5.500.000

3.

Identifikasi

4.

Analisa dan Desain

Rp4.800.000

5.

Programming

Rp6.800.000

6.

Implementasi dan Testing

Rp20.000.000

7.

Closing

Rp7.900.000

Rp890.000

Rp65.790,000

Total Biaya

Kemudian untuk gradual cost, yaitu biaya penggajian pekerja, dimana gaji Project Manager perbulannya adalah Rp4.000.000, dan gaji tiap anggota proyek adalah Rp2.500.000 ditunjukkan di tabel berikut: Biaya perBulan No

Keterangan

1

Project Manager

2.

Team Proyek (5 orang)

Biaya Total Bulan 1

Bulan 2

Bulan 3

Rp4.000.000

Rp4.000.000

Rp4.000.000

Rp12.000.000

Rp12.500.000 Rp12.500.000 Rp12.500.000

Rp37.500.000

Total biaya untuk gradual cost adalah Rp49.500.000, dimana jika ditambahkan dengan total biaya initial cost (Rp47.860.000) maka total biaya untuk proyek ini adalah Rp97.360.000. Berikut adalah rincian biaya per aktivitas:

26

Table 1 Activity Cost Estimate

Number

Name

1

Elicitation

1.1

Identifikasi Kebutuhan

1.2

Identifikasi Stakeholder

2

Analisis dan Desain

2.1

Analisa Kebutuhan

2.2

Arsitektur Desain

2.3

Manajemen

Keterangan Melakukan identifikasi kebutuhan, stakeholder, dan resiko.  Definisi : o Identifikasi kebutuhan pada proyek yang akan dijalankan bersama dengan pemilik proyek.  Aktivitas : o Pembagian Jobdesk o Pertemuan dengan Client o Monitoring dan Evaluasi o Pembuatan Project Charte  Definisi : o Mengidentifikasi Stakeholder yang terkait dengan proyek  Aktivitas : o Meeting dengan Stakeholder o Monitoring dan Evaluasi o Penandatanganan Project Charter Melakukan analisa dari hasil identifikasi, serta melakukan dan pembuatan desain usert interface  Definisi : o Evaluasi keadaan sistem saat ini  Aktivitas : o Pembuatan Use Case o Pembuatan Dokumentasi SKPL  Definisi : o Merancang desain interface untuk sistem EJournal  Aktivitas : o Pembuatan User Interface o Pembuatan Dokumentasi Pembutan UI  Definisi : o Menganalisa kebutuhan 27

Estimated Cost Rp. 2.100.000 Rp.1.000.000

Rp.400.000

Rp.3.650.000

Rp.450.000

Rp.1.200.000

Rp.1.200.000

Resiko 

2.4

Monitoring dan Evaluasi





2.5

Fixing Problem

3

Programming

3.1

3.2

fungsional dari sistem secara spesifik Aktivitas : o Melakukan analisa terhadap hasil identifikasi kebutuhan fungsi. o Menentukan fungsi apa saja yang akan diterapkan dalam pembuatan egroupware Definisi : Rp.800.000 o Melakukan monitoring pada tahap ini serta evaluasi proyek Aktivitas : o Mencari software apa saja yang sesuai dengan kriteria permasalahanyang ada (memiliki fungsi-fungsi yang sesuai). o Melakukan seleksi software



Melakukan perancagan awal software yang terdiri dari perancangan antarmuka dan pemilihan modul  Definisi : Pengembangan o Membuat desain antar Fron-End muka dari sistem.  Aktivitas : o Membuat antar muka sesuai dengan kebutuhan yang sudah di identifikasi pada tahap awal (identifikasi)  Definisi : Pengembangan o Melakukan pemilihan Back-End modul untuk sistem yang akan dijalankan  Aktivitas : o Melakukan penambahan atau pengurangan modul egroupware sesuai 28

Rp.2.150.000

Rp.1.400.000

Rp.750.000

dengan kebutuhan

3.3

Monitoring dan Evaluasi

4

Implementasi dan Testing

4.1

Implementasi

4.2

Testing

4.3

Checking dan Reviewing

4.4

Fixing Problem

 Melakukan pemasangan Web/Sistem kedalam sever untuk dilakukan pengujian dan perbaikan apabila ada masalah  Definisi : o Melakukan pemasangan software pada server  Aktivitas : o Melakukan pengecekan spesifikasi server o Melakukan pemasangan web pada server di jurusan Sistem Informasi  Definisi : o Melakukan pengujian pada sistem untuk melihat apakah fungsifungsi yang dipasang sudah bekerja.  Aktivitas : o Membuat daftar fungsi yang ada pada sistem o Melakukan testing tiap fungsi pada sistem o Mencatat hasil testing tiap fungsi  Definisi : o Melakukan Pengujian pada sistem untuk mengetahui batasan kinerja dari sistem.  Aktivitas : o Melakukan testing kinerja sistem dengan memasukkan banyak record secara bersamaan o Mencatat hasil testing .  Definisi : o Melakukan perbaikan software berdasarkan 29

Rp.5.600.000

Rp.1.000.000

Rp.1.600.000

Rp.1.500.000

Rp.1.500.000



5.

Closing

5.1

Pembuatan User Guide

5.2

Pembuatan Laporan Akhir

5.3

Presentasi Laporan Akhir

hasil pengujian (test) Aktivitas : o Memperbaiki fungsifungsi yang tidak berjalan dengan baik sesuai dengan daftar hasil pengujian fungsi o Memperbaiki pengaturan sistem untuk meningkatkan kinerja jika tidak sesuai dengan standar.

Melakukan peluncuran software dengan mengadakan pengenalan software dan pelatihan  Definisi : o Pembuatan panduan penggunaan untuk diberika pada pengguna  Definisi : o Melakukan pengenalan software pada pengguna  Aktivitas : o Melakukan seminar pengenalan software secara umum kepada semua pengguna o Melakukan sosialisasi pendaftaran pelatihan o Memberikan panduan penggunaan untuk semua peserta seminar  Definisi : o Melakukan pelatihan penggunaan software pada pengguna  Aktivitas : o Memberikan pelatihan pada peserta yang mendaftar untuk dilatih pada saat seminar pengenalan o Memberikan sertifikat

30

Rp6.000.000

Rp.500.000

Rp.3.000.000

Rp.2.500.000,00

pada peserta pelatihan yang telah lulus. Basis of estimates Salah satu basis estimasi dari proyek kami ini adalah kami membuat asumsi, diantaranya:





Faktor bunga bank dari tahun ke-0 adalah 1, tahun ke-1 adalah 0.926, tahun ke-2 adalah 0.857, tahun ke-3 adalah 0.794. Faktor bunga bank ini nantinya akan sangat menentukan keuntungan yang kami dapat pertahunnya. Dengan adanya E-Journal ini keuntungan yang didapat oleh Jurusan Sistem Informasi ITS dari segi jumlah proyek yang dapat dikerjakan bertambah 2 proyek per tahun, dengan Control Cost Work performance measurements

Perencanaan pelaksanaan proyek E-Journal Academics dilakukan dalam lima fase. Kelima fase tersebut, beserta durasi dan biaya yang direncanakan ditunjukkan pada tabel berikut ini. Perencanaan ini dilakukan untuk mengetahui performa proyek hingga pada akhir bulan ke-5. No 1.

2 3

Tahapan

Durasi

 Identifikasi kebutuhan, stakeholder, resiko dan 1 bulan resiko  Analisa hasil identifikasi dan pemilihan software  Desain perancangan software Implementasi Proyek E-Journal Academics  Deployment software beserta pengenalan dan pelatihannya  Monitoring software E-Journal Academics  Closing proyek

Biaya Rp 7.900.000

1 bulan

Rp 5.600.000

1 bulan

Rp 14.000.000

Berikut ini adalah gambaran tentang status proyek E-Journal Academics Tahapan  Identifikasi stakeholder, resiko

Bulan 1

Bulan 2

kebutuhan, resiko dan S---F

Bulan 3

Status pada bulan ke-2

akhir

Terselesaikan Biaya: 7.900.000,00

 Analisa hasil identifikasi dan pemilihan software  Desain perancangan software Implementasi

Proyek

E- PS----S

---F

31

Terselesaikan 25%

Rp

Journal Academics Biaya: 3.500.000,00  Deployment software beserta pengenalan dan pelatihannya  Monitoring software EJournal Academics  Closing proyek

Nilai

PS----S

Perhitungan

PV

-----PF

Hasil

7.900.000 + 5.600.000 = Rp 13.500.000 13.500.000,00

Rp

Belum dimulai

Interpretasi Hasil Total perkiraan biaya sampai dengan bulan ke-2

(Planned Value) EV

7.900.000 + 1.400.000 = Rp 9.300.000,00 9.300.000

(Earned Value) AC

7.900.000 + 3.500.000 = Rp 11.400.000 11.400.000,00

Biaya sebenarnya yang dikeluarkan sampai dengan bulan ke-2

7.900.000 + 5.600.000 + Rp 14.000.000 = 27.500.000 27.500.000,00

Total perkiraan biaya sampai dengan bulan ke-3

9.300.000 – 11.400.000= - Rp 2.100.000 2.100.000

Karena nilai CV minus, maka proyek E-Journal pada bulan ke-2 over budget sebesar Rp 2.100.000,00 dari nilai yang seharusnya dikeluarkan

(Actual Cost)

BAC (Budget Completion) CV

at

(Cost Variance)

32

CPI

CPI = 0,815 menunjukkan bahwa performa proyek pada saat bulan ke-2 sebesar 81,5% dari total biaya yang dikeluarkan

(Cost Performance Index) SV

9.300.000 –13.500.000= - Rp 4.200.00,00 4.200.000

(Schedule Variance)

SPI

0,68

SPI = 0,68 menunjukkan bahwa performa proyek pada bulan ke-2 sebesar 68% dari perkiraan di awal berdasarkan waktu pengerjaan

Rp

Total nilai yang seharusnya dikeluarkan setelah membandingkan dengan CPI

4,41

Durasi penyelesaian proyek kurang lebih 4,41 atau telat 1,41 bulan dari yang sudah direncanakan

(Schedule Performance Index)

EAC (Estimate (cost) at Completion) ETC (Estimate time to Complete)

= 4,41

33

Karena nilai SV minus, maka proyek E-Journal pada bulan ke-2 over budget sebesar Rp 4.200.000,00

QUALITY MANAGEMENT PLAN

KELOMPOK C-7 MATA KULIAH MANAJEMEN PROJECT TEKNOLOGI INFORMASI JURUSAN SISTEM INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMEBER SURABAYA

16 APRIL 2013

34

TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION ............................................................................................................................. 36 QUALITY MANAGEMENT APPROACH ............................................................................................ 36 QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS ...................................................................................... 38 QUALITY ASSURANCE .................................................................................................................. 39 QUALITY CONTROL ...................................................................................................................... 41

INTRODUCTION Quality Management Plan merupakan bagian tak terpisahkan dari rencana Manajemen Project. Tujuan dari Quality Management Plan adalah untuk menggambarkan bagaimana kualitas akan dikelola di seluruh siklus hidup project. Hal ini juga mencakup proses-prose dan prosedur untuk memastikan perencanaan (plan), jaminan (assurance), dan kendali kualitas (control) yang dilakukan. Seluruh stakeholder harus memahami dengan baik bagaimana kualitas akan direncanakan, dijaminkan, dan dikendalikan.

Quality Management Plan dari Project E-Journal JSI ini akan menetapkan kegiatan, proses, prosedur untuk memastikan produk yang berkualitas pada akhir project. Tujuan dari rencana ini ialah untuk: 

Memastikan bahwa kualitas telah direncanakan



Menentukan bagaimana kulaitas akan dikelola



Menentukan kegiatan jaminan kualitas



Menentukan kegiatan pengendalian kualitas



Menentukan standar kualitas yang dapat diterima

QUALITY MANAGEMENT APPROACH Bagian ini menggambarkan pendekatan yang digunakan organisasi untuk mengelola kualitas di seluruh siklus hidup project. Kualitas harus selalu direncanakan dalam setiap tahapan project untuk mencegah pengerjaan ulang yang tidak perlu, limbah, biaya, dan waktu. Kualitas juga harus dipertimbangkan bagi produk dan perspektif proses. Organisasi mungkin sudah memiliki pendekatan standar kualitas, namun demikian, apakah itu standar atau tidak, pendekatan harus didefinisikan dan dikomunikasikan kepada semua stakeholder project.

Pendekatan Manajemen Kualitas untuk Project E-Journal JSI akan memastikan kualitas telah direncanakan bagi produk dan proses. Agar sukses, project ini akan memenuhi sasaran kualitas dengan memanfaatkan pendekatan kualitas

terpadu untuk menentukan standar kualitas,

mengukur kualitas, dan terus meningkatkan kualitas.

36

Kualitas produk untuk Project E-Journal JSI akan ditentukan oleh standar yang telah kami pelajari dalam mata kuliah MPTI ini. Fokusnya adalah pada penyampaian project dan standar maupun kriteria yang digunakan akan memastikan produk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dan tentu saja sesuai dengan permintaan owner.

Kualitas proses untuk Project E-Journal JSI akan berfokus pada proses dimana deliverable dari project akan diproduksi (dalam hal ini, dihasilkan). Menetapkan standar kualitas proses akan memastikan bahwa semua kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan yang menghasilkan keberhasilan penyampaian produk.

Tim Project akan bekerja dengan kelompok yang menangani kualitas untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan semua standar kualitas organisasi dan project khusus bagi produk dan proses. Semua dokumentasi kualitas akan menjadi bagian dari Rencana Project E-Journal JSI dan akan dialihkan menjadi sebuah operasi setelah berhasil menyelesaikan project.

Metrik akan dibentuk dan digunakan untuk mengukur kualitas di seluruh siklus hidup project bagi produk dan proses. Pemimpin dari kelompok yang menangani kualitas akan bertanggung jawab untuk bekerja dengan Tim Project untuk mendefinisikan metric ini, melakukan pengukuran, dan menganalisis hasil. Pengukuran produk dan proses akan digunakan sebagai salah satu kriteria dalam menentukan keberhasilan project dan harus ditinjau oleh stakeholder. Metrik ini akan mencakup: 

Jadwal



Sumber Daya



Biaya



Kinerja Proses o Manufaktur pembuatan website



Kinerja Produk o Kecepatan Akses o Daya Tampung



Kepuasan Owner (sebagai hasil dari uji joba lapangan)

37

Peningkatan kualitas akan diidentifikasi oleh setiap anggota tim project atau kelompok yang menangani kualitas. Setiap rekomendasi akan ditinjau untuk menentukan biaya versus manfaat pelaksanaan perbaikan dan bagiamana perbaikan akan berdampak pada produk dan proses. Jika perbaikan dilaksanakan, Project Manager akan memperbarui semua dokumentasi project untuk menyertakan perbaikan.

QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS Bagian ini harus menjelaskan bagaimana tim project dan/atau kelompok yang menangani kualitas akan mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan kualitas dan standar. Selain itu, ada juga penjelasan tentang bagaimana project akan menunjukkan kesesuaian terhadapa standar kualitas diidentifikasi. Standar kualitas dan persyaratan harus mencakup produk dan proses.

Kualitas Produk: Kebutuhan dan standar kualitas produk akan ditentukan oleh tim project. Standar ini terutama akan didasarkan pada standar yang telah didokumentasikan sebelumnya. Mungkin ada standar kualitas bagi produk khusus yang mengidentifikasi bahwa saat ini bukan merupakan bagian dari standar yang didokumentasikan. Dalam hal ini, Tim Project akan meninjau standar-standar baru yg diidentifikasi ke dalam rencana Project E-Journal JSI dan memastikan komunikasi dengan semua stakeholder.

Sebagai produk yang belum dicoba secara luas dan terukur pada interal yang ditentukan, kita akan mengetahui bahwa produk tersebut sesuai dengan standar kualitas setelah kita mencapai sepuluh percobaan berturut-turut sehingga dpaat diterima.

Kualitas Proses: Kebutuhan dan standar kualitas proses akan ditentukan oleh tim project. Banyak dari standar akan didasarkan pada standar proses yang sudah ditentukan sebelumnya.Namun, diharapkan dalam kualitas proses ini ialah akan ada langkah-langkah yang unik pada penyusunan website EJournal JSI yang akan membutuhkan standar kualitas baru. Tim Project E-Journal JSI akan

38

bekerja untuk menetapkan standar yang dapat diterima dan mendokumentasikannya ke dalam dokumen proses serta rencana Project itu sendiri.

Sebagai produk yang belum dicoba secara luas, metric proses akan diukur dan dianalisis untuk menentukan kualitas proses. Setelah website E-Journal JSI memenuhi persyaratan yang dapat diterima, maka telah tercapai tujuan dari proses untuk Project E-Journal JSI itu sendiri.

QUALITY ASSURANCE Bagian ini menjelaskan bagaimana Project Team akan menetapkan dan mendokumentasikan proses untuk mengaudit kebutuhan kualitas dan hasil dari pengukuran kendali kualitas untuk memastikan bahwa standar kualitas dan definisi operasional yang digunakan. Bagian ini juga mendokumentasikan metric jaminan kualitas yang sebenarnya digunakan untuk project ini.

Jaminan kualitas dari Project ini akan berfokus pada proses pembuatan website E-Journal JSI. Dalam rangka untuk memastikan kualitas, berulang-ulang kualitas proses akan digunakan di seluruh siklus hidup project.

Project Manager beserta anggotanya akan melakukan penilaian pada interval yang direncanakan selama project untuk memastikan semua proses yang sedang dilaksanakan dan dijalankan dengan benar . Tabel di bawah ini memberikan jaminan kualitas metric inti untuk Project E-Journal JSI .

Kegiatan Proses

Acceptable

Process Process Phase

Assessment Interval

Standards Uploading Journal

-

<

8

minutes

per Uploading

Setiap Hari

Designing

Setiap Hari

journal Fungsi Search Journal

-

Pencarian membutuhkan waktu < 10 detik

-

Pencarian kata sampai ke tingkat kata dalam

39

konten journal -

Fungsi search Google friendly

Web Design

-

Simple and Fastload Designing

Setiap hari

(loading page time < 3 detik) -

SEO

friendly

berdasarkan

struktur

rekomendasi

dari

Google Fungsi Tambahan

-

Fungsi share to Social Designing Media

Setiap hari

seperti

Facebook, twitter, dan Google + -

Fungsi save journal dan baca nanti.

Server Hosting

-

Server

mampu Confuguring

menampung dijalankan

secara

bersamaan oleh 10.000 orang

dari

seluruh

dunia.

40

Seminggu sekali

QUALITY CONTROL Quality Control adalah segala hal dan aktivitas yang dilakukan untuk memastikan kinerja proyek selalu dalam standar kualitas yang telah diepakati.

Product

Template Website

Physical/Performance Quality Assessment Assessment Intervals Standards

Activities

< 200 MB per file

Laboratorium Lapangan

Journal JSI

< 50 MB per file

Laboratorium Lapangan

41

dan Per

produced

template website dan Per produced Journal JSI

HUMAN RESOURCE PLAN TABLE OF CONTENTS INTRODUCTION ............................................................................................................................. 43 ROLES AND RESPONSIBILITIES ...................................................................................................... 43 PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS ............................................................................................ 44 STAFFING MANAGEMENT ............................................................................................................. 45

42

INTRODUCTION This section explains the purpose and importance of having a human resources management plan. It should provide a general description of what the plan includes and explain how the project manager and project team can use the plan to help them manage the project effectively. Human resources management is an important part of the Software Upgrade Project. The human resources management plan is a tool which will aid in the management of this project’s human resource activities throughout the project until closure. The human resources management plan includes:  Roles and responsibilities of team members throughout the project  Project organization charts  Staffing management plan to include: a. How resources will be acquired b. Timeline for resources/skill sets c. Training required to develop skills d. How performance reviews will be conducted e. Recognition and rewards system The purpose of the human resources management plan is to achieve project success by ensuring the appropriate human resources are acquired with the necessary skills, resources are trained if any gaps in skills are identified, team building strategies are clearly defines, and team activities are effectively managed.

ROLES AND RESPONSIBILITIES Roles and responsibilities of team members and stakeholders must be clearly defined in any project. Depending on the organizational structure, project team members may represent many different groups/departments and act in the interest of different functional managers. Additionally, team members may have varying degrees of authority and responsibility. When listing roles and responsibilities the following should be included:  Role – description of the portion of the project for which the member is accountable  Authority – the level at which the member may make decisions, apply project resources, or make approvals  Responsibility – the work a team member must perform to complete assigned work activities  Competency – the skill(s) required to complete assigned project activities The roles and responsibilities for the Software Upgrade Project are essential to project success. All team members must clearly understand their roles and responsibilities in order to successfully perform their portion of the project. For the Software Upgrade Project the following project team roles and responsibilities have been established: Project Manager : Project Manager bertanggung jawab terhadap kesuksesan dari keseluruhan project. Project Manager berwenang dalam menerima semua pengeluaran projeck. Project Manager juga

bertanggung jawab dalam melaporkan status projek dengan Communication Management Plan. Projek Manajer mempunyai kewenangan dalam menyesuaikan human resourcs terhadap projek melalui koordinasidengan fungsional mnajer. Selain itu, Projek Manajer harus mengevaluasi performa dari keseluruhan member tim projek dan mengkomunikasikannya kepada functional maajer. User Interface Designer : Betanggung jawab dalam mengumpulkan persyaratan koding yang dibutuhkan untuk upgrade projeck software. Design Engineer juga bertanggung jawab dalam pengupgrade design,koding,dan testing dalam pengupgradedan projek. Designer Engineer juga harus membantu mengarahkan pengimplementasian dalam distribusi dan monitoring upgrad software melalui infrastruktur netork. Selain itum Designer Engineerjuga bertanggung jawab dalam pelaporan status secara berkala kepada Projek Manajer sebagai persyaratan Communication Management Plan.Design Engineer tidak berhak terhadap pengeluaran dan pengalokasian sumber daya apabila tidak ada persetujuan dari Projek Manajer.Performa Design Engineer diatur oleh Projek Manajer dan dikomunikasikannya dengan Design Technology Group Manager. Design ENgieer harus menguasai bahasa pemrograman, seperti C++ dan Java. System Analyst : System Analyst adalah orang-orang yang memandu / menetapkan pengembangan suatu sistem informasi. Mereka adalah orang yang bertanggung jawab dalam membangung suatu sistem informasi yang dirancang secara objektif guna mencapai tujuan dari projek,yaitu oembuatan ejournal. Selain itu, System Analyst juga bertugas mempelajari aktivitas bisnis yang akan dibuat sistemnya. Merekalah yang menentukan kebutuhan berdasarkan informasi yang didapat. Yup, tanggung jawab hanyalah pada penentuan kebutuhan sistem yang akan dibangun, bukan pada design sistem yang sudah ditentukan. Documentator : Documentator bertanggung jawab dalam hal dokumentasi dari proyek e-journal. Documentator harus membuat dan mengumpulkan laporan dokumentasi masing-masing bagian dari pengembangan proyek. Setelah itu membukukannya menjadi sebuah dokumentasi.

PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS This section provides a graphic display of the project tasks and team members. The purpose of this is to illustrate the responsibilities of team members as they relate to the project tasks. Tools such as responsible, accountable, consult, inform (RACI) or responsibility assignment matrix (RAM) may be used to aid in communicating roles and responsibilities for the project team. Additionally, organizational or resource breakdown structures may be used to show how responsibilities are assigned by department or by type of resource respectively. It should be noted that the level of detail may vary depending on project complexity.

44

Hubungan project task dan tim member dijelaskan melalui RACI Chart di bawah. The following RACI chart shows the relationship between project tasks and team members. Apabila ada perubahan, harus diajukan kepada projek manajer untuk persetujuannya. Project Programmer System Technical Designer Documentator Tester Manager Analyst Writing User Interface V V V V V V V V V V V

Elicitation Analisis dan Desaign Programming V Implementasi V dan testing

V V

V

V

V

STAFFING MANAGEMENT This section contains information on several areas including: when and how human resourceequirements will be acquired, the timeline for when resources are needed and may be released, training for any resources with identified gaps in skills required, how performance reviews will be performed, and the rewards and recognition system to be used. It is important to note that depending on the scope of the project there may be other items included in staffing management (government and/or regulatory compliance, organizational health and safety, etc). Staff Acquisition: Untuk Upgrade Proyek Perangkat Lunak hanya terdiri dari sumber daya internal. Tidak akan ada outsourcing / kontrak yang dilakukan dalam lingkup proyek ini. Project Manager bernegosiasi dengan manajer fungsional dan departemen untuk mengidentifikasi dan menetapkan sumber daya sesuai dengan struktur organisasi proyek. Semua sumber daya harus disetujui oleh manajer fungsional / departemen yang tepat sebelum sumberdaya itu mungkin mulai pekerjaan proyek. Resource Calendars: The Software Upgrade Project will last for five weeks. All resources are required before the project can begin. The resource histogram below illustrates that design engineers are required to perform 40 hours per week per engineer for the first three weeks of the project. Their requirements are then scaled back to 5 hours per engineer in the fourth week. After the fourth week the design engineers will be released from the project. The implementation manager will also be released from the project after week 4. The training lead will be required to perform 15 hours of work in the first week and a full 40 hours of training during week 5.

45

Software Project Upgrade Resource Histogram 90 80

Work Hours per Week

70 60 Design Engineers (2 employees)

50

Implementation Manager (1 employee) 40

Training Lead (1 employee)

30 20 10 0 Week 1

Week 2

Week 3

Week 4

Week 5

Timeline

Training: Dalam pengerjaan projek ini akan ada pelatihan kepada para stakeholder untuk penggunaan ejournal,termasuk pengenalan fitur-fituryang ada di dalamnya. Performance Reviews: Manajer proyek akan meninjau kegiatan pekerjaan yang ditugaskan untuk setiap anggota tim pada awal proyek dan mengkomunikasikan semua harapan pekerjaan yang harus dilakukan. Manajer proyek kemudian akan mengevaluasi setiap anggota tim di seluruh proyek untuk mengevaluasi kinerja mereka dan seberapa efektif mereka menyelesaikan pekerjaan mereka ditugaskan. Sebelum melepaskan sumber daya proyek, manajer proyek akan bertemu dengan manajer fungsional yang tepat dan memberikan umpan balik mengenai kinerja proyek karyawan. Para manajer fungsional kemudian akan melakukan tinjauan kinerja formal setiap anggota tim.

Recognition and Rewards: Pada setiap pengerjaan dan penyelesaian proyek, adasebuah reward untuk anggota tim. Reward ini dilakukan jika pekerjaan yang dilakukan dirasa sesuai dan memenuhi standart yang ditetapkan.  Setelah proyek selesai, ada acara gathering untuk semua tim dan perayaan atas kesuksesan.  Setelah berhasil menyelesaikan proyek, setiap anggota tim yang memuaskan selesai semua paket pekerjaan yang ditugaskan pada waktu akan menerima sertifikat ucapan terima kasih dari CEO.

46

 Anggota tim yang berhasil menyelesaikan semua tugas mereka ditugaskan foto mereka akan diambil untuk dimasukkan dalam buletin perusahaan.  Perusahaan akan memberikan tiket gratis untuk acara keluarga atau souvenir atas pekerja terbaik pada setiap proyek.

47

COMMUNICATION MANAGEMENT PLAN (PROJECT E-JOURNAL JSI)

(MATA KULIAH MANAJEMEN PROJEK TEKNOLOGI INFORMASI) (JURUSAN SISTEM INFORMASI) (INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER SURABAYA)

(KELOMPOK C-7)

(29 APRIL 2013)

48

TABLE OF CONTENTS 1.0 Purpose .................................................................................................................................. 50 2.0 Roles and Responsibilities ..................................................................................................... 50 2.1 Project Team ..................................................................................................................................................... 50 2.2 Project Stakeholders .......................................................................................................................................... 50

3.0 Communication Matrix .......................................................................................................... 51 4.0 Project Team and Stakeholder Identification ........................................................................ 51 5.0 Communication Conduct ....................................................................................................... 52 5.1 Meetings ............................................................................................................................................................ 52 5.2 Electronic Mail (Email) ...................................................................................... Error! Bookmark not defined. 5.3 Informal Communication .................................................................................................................................. 52

1.0 Purpose Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk manajemen projek dan penyelesaian projek yang sukses. Tujuannya ialah mendefinisikan kebutuhan komunikasi untuk Projek EJournal JSI sepanjang siklus hidup projek. Rencana ini mendefinisikan kebutuhan komunikasi, media, frekuensi, dan distribusi untuk memastikan informasi yang disampaikan melalui saluran yang tepat secara tepat waktu pula dan konsisten. Rencana ini juga berfungsi sebagai katalis untuk penyelesaian projeke yang sukses dengan memfasilitasi aliran informasi yang diperlukan pengambilan keputusan dengan waktu, tindakan penelusaran barang, update status, dan pemahaman keseluruhan dari tujuan projek. 2.0 Roles and Responsibilities Dalam rangka untuk memastikan keberhasilan penyelesaian Projek E-Journal JSI, peran dan tanggung jawab semua personel inti dari projek harus didefinisikan secara jelas berkaitan dengan komunikasi projek. Untuk mencegah tumpang tindih atau kesenjangan dalam komunikasi projek, berikut peran dan tanggung jawab yang sudah diidentifikasi: 2.1 Project Team Project Manager, Hufadz Izzudin R.: bertanggung jawab untuk mengelola dari hari ke hari Projek E-Journal JSI dan menetapkan kebutuhan komunikasi untuk projek tersebut, memimpin semua rapat projek, dan pelaporan laporan tertulis. Intinya, Project Manager bertanggung jawab untuk semua penyebaran informasi. Programmer, Feddy Anugerah: Bertanggung jawab untuk mendevelop aplikasi dan sistem E-Journal, serta mengkomunikasikan hasil yang telah dicapai kepada manager proyek dan tim proyek. Serta menginformasikannya terhadap stakeholder terkait E-Journal. Technical Writing, Izzano Monzila: Bertanggung jawab untuk membuat dokumen formal terkait pengerjaan proyek dan menginformasikan hasilnya kepada project manager yang nantinya akan digunakan untuk rencana proyek kedepan.

2.2 Project Stakeholders Terdapat sejumlah stakeholder untuk Projek E-Journal JSI. Bila perlu, mereka bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang diminta oleh Project Manager untuk digunakan dalam komunikasi projek. Stakeholder projek yang tercantum di bawah ini diperlukan untuk menghadiri pertemuan bulanan, dan akan disalin secara courtesy, pada saat yang tepat, pada semua komunikasi projek Project Owner, Radityo P W: Merupakan project owner dari pengerjaan EJournal, bertanggung jawab atas mendefinisikan kebutuhan yang dibutuhkan saat pengerjaan proyek oleh tim proyek

50

Stakeholder, Edwin Riksakomara & Asisten Praktikum MPTI: Merupakan stake holder dalam project E-Journal ini. Bertanggung jawab atas informasi yang dibutuhkan oleh tim pekerja proyek,

3.0 Communication Matrix Kebutuhan komunikasi untuk Projek E-Journal JSI tercantum dalam matriks berikut. Sebagai hasil projek, mungkin perlu untuk memodifikasi kebutuhan komunikasi. Tentunya modifikasi matriks komunikasi harus disetujui oleh Owner.

Communication Type

Description

Project Negotiation

Negotiating the project Meeting to begin the project

Kickoff Meeting Weekly Status Report Weekly Project Team Meeting

Monthly Status Meeting

Project Gate Reviews

Project Closing

Summary of project status Meeting to review action register and status Report outlining monthly progress and issues Present closeout of project phases and kickoff next phase Present the project output and project document

Frequency

Format

Participants/ Distribution

Deliverable

One time

Owner

In Person

Project Manager and Stakeholder

One time

In Person

Project Team

Project Charter Timeline and Action Register

Weekly

Report

Project Team and Stakeholders

Status Report

Project Manager

Weekly

In Person

Project Team

Updated Action Register

Project Manager

Monthly

Meeting

Project Team and Stakeholder

Status Report

Project Manager

As Needed

In Person

Project Sponsor, Team and Stakeholders

Phase completion report and phase kickoff

Project Manager

One time

In Person

Project Team

Technical Design Package

Project Manager

Stakeholder Project Manager

4.0 Project Team and Stakeholder Identification Matriks berikut telah dibuat untuk memberikan informasi mengenai kontak untuk semua personel yang terlibat dengan Projek E-Journal JSI. Setiap permintaan untuk menambah atau mengubah identifikasi, matriks harus diserahkan kepada Project Manager untuk diperiksa dan disetujui oleh Owner. Name

Title

E mail

Office Phone

Cell Phone

Radityo P.W. Edwin Riksakomara

Owner Stakeholder

[email protected] [email protected]

031-657-3987 031-657-3987

08-139-856-189 08-145-266-244

51

Asprak MPTI Hufadz Izzudin Feddy Anugerah Izzano Monzila

Stakeholder Project Manager Programmer Technical Writer

[email protected]

031-657-3987

08-954-198-353

[email protected]

031-764-9836

083-831-330-926

Feddy.fed@gmailcom

031-764-9836

08-192-332-933

[email protected]

031-764-9836

083-090-275-467

5.0 Communication Conduct Bagian ini memberikan panduan kepada semua peserta projek untuk melakukan yang diharapkan dalam pertemuan dan bentuk komunikasi lainnya. Semua peserta diharapkan untuk mematuhi pedoman ini seriap saat untuk mencegah komunikasi yang tidak perlu atau tidak efektif. 5.1 Team Meetings Project Manager akan mengirimkan agenda rapat minimal 2 hari sebelum pertemuan yang dijadwalkan. Semua peserta diharapkan untuk meninjau agenda sebelum rapat. Selama pertemuan projct, pencatat waktu akan memastikan bahwa tim mematuhi waktu yang diberikan untuk suatu topik tertentu dan technical writer akan mengambil semua catatan yang akan didistribusikan ke tim setelah selesai pertemuan. Sangat penting bahwa semua peserta tiba tepat waktu untuk setiap rapat dan semua ponsel dinonaktifkan atau diatur ke mode getar untuk meminimalkan gangguan. Rapat akan berlangsung selambat-lambatnya 24 jam setelah setiap pertemuan selesai. 5.2 Stakeholder Report Project Manager akan memberikan laporan kepada stakeholder tentang progress project. Laporan yang diberikan adalah hasil review dari project dan hasil meeting terakhir. Pada bagian ini, juga akan dibahas tentang langkah-langkah yang akan dilakukan dalam beberap waktu kedepan. 5.3 Informal Communication Komunikasi informal adalah betuk komunikasi yang sangat penting bagi keberhasilan proyek. Komunikasi secara informal tidak terikat waktu dan tempat. Komunikasi ini dapat memanfaatkan berbagai media semisal SMS, facebook, dan email. Sifat dari komunikasi ini adalah fleksibel dan dapat dilakukan sesuai kebutuhan.

52

Risk Management

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Project Risk Management Plan Purpose

Mengembangkan Rencana Manajemen Risiko yang efektif merupakan bagian penting dari setiap proyek, namun, sering dipandang sebagai sesuatu yang dapat ditangani kemudian. Masalah sering muncul meskipun dan tanpa rencana berkembang dengan baik, bahkan masalah kecil bisa menjadi keadaan darurat. Ada berbagai jenis Manajemen Risiko dan kegunaan yang berbeda yang mencakup menghitung kelayakan kredit, menentukan berapa lama garansi pada produk harus bertahan dan menghitung tariff asuransi. Dalam dokumen ini, kita akan melihat Manajemen Risiko dari sudut pandang perencanaan untuk efek samping. Project Risk Management adalah sebuah dokumen controlling yang menggabungkan tujuan, strategi, dan metode untuk melakukan manajemen risiko pada proyek Project Risk Management menggambarkan semua aspek dari identifikasi risiko, estimasi, evaluasi, dan proses kontrol. Tujuan dari pengembangan rencana tersebut adalah untuk menentukan pendekatan biaya-efektif melakukan manajemen risiko pada proyek.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Steps Of Risk Management 1.) Memahami bagaimana Manajemen Risiko bekerja. Risiko adalah efek (positif atau negatif) dari suatu peristiwa atau serangkaian peristiwa yang terjadi di satu atau beberapa lokasi. Hal ini dihitung dari probabilitas acara menjadi masalah dan dampak itu akan memiliki (Lihat Risiko = Probabilitas X Dampak). Berbagai faktor harus diidentifikasi untuk menganalisa risiko, termasuk:       

Event: Apa yang bisa terjadi? Probabilitas: Berapa besar kemungkinan itu terjadi? Dampak: Seberapa buruk akan jika itu terjadi? Mitigasi: Bagaimana Anda bisa mengurangi Probabilitas (dan seberapa banyak)? Contingency: Bagaimana Anda bisa mengurangi Dampak (dan seberapa banyak)? Pengurangan = Mitigasi X Kontingensi Exposure = Risiko - Pengurangan

53







Setelah Anda mengidentifikasi atas, hasilnya akan apa yang disebut Exposure. Ini adalah jumlah risiko Anda tidak dapat menghindari. Exposure juga dapat disebut sebagai Ancaman, Kewajiban atau Severity, tapi mereka cukup banyak berarti hal yang sama. Ini akan digunakan untuk membantu menentukan apakah kegiatan yang direncanakan harus dilakukan. Ini sering merupakan biaya sederhana vs rumus manfaat. Anda mungkin menggunakan elemen ini untuk menentukan apakah risiko mengimplementasikan perubahan lebih tinggi atau lebih rendah daripada risiko tidak menerapkan perubahan. Asumsi Risiko. Jika Anda memutuskan untuk melanjutkan (kadang-kadang tidak ada pilihan, misalnya perubahan federal diamanatkan) maka Paparan Anda menjadi apa yang dikenal sebagai Risk Asumsi. Dalam beberapa lingkungan, Risiko Asumsi direduksi menjadi nilai dolar yang kemudian digunakan untuk menghitung profitabilitas dari produk akhir.

2.) Tentukan proyek Anda. Pada artikel ini, mari kita berpura-pura Anda bertanggung jawab untuk sebuah sistem komputer yang menyediakan informasi penting (tapi tidak hidup-kritis) kepada beberapa populasi yang besar. Komputer utama pada sistem ini berada sudah tua dan perlu diganti. Tugas Anda adalah untuk mengembangkan Rencana Manajemen Risiko bagi migrasi. Ini akan menjadi model yang disederhanakan di mana Risiko dan Dampak terdaftar sebagai Tinggi, Sedang atau Rendah (yang sangat umum terutama dalam Manajemen Proyek). 3.) Dapatkan masukan dari orang lain. Brainstorm pada risiko. Dapatkan beberapa orang bersama-sama yang akrab dengan proyek dan meminta masukan tentang apa yang bisa terjadi, bagaimana mencegah hal itu, dan apa yang harus dilakukan jika itu tidak terjadi. Mengambil banyak catatan! Anda akan menggunakan output dari sesi ini sangat penting beberapa kali selama langkah-langkah berikut. Cobalah untuk tetap berpikiran terbuka tentang ide-ide. "Keluar dari kotak" pemikiran yang baik, tetapi tetap mengontrol sesi. Perlu untuk tetap fokus dan tepat sasaran. 4.) Mengidentifikasi konsekuensi dari tiap resiko. Dari sesi brainstorming Anda, Anda mengumpulkan informasi tentang apa yang akan terjadi jika risiko terwujud. Mengasosiasikan setiap risiko dengan konsekuensi tiba di selama sesi tersebut. Sespesifik mungkin dengan masing-masing. "Proyek Delay" tidak diinginkan sebagai "Proyek akan tertunda oleh 13 hari." Jika ada nilai dolar, daftar itu, hanya mengatakan "Selama Anggaran" terlalu umum. 5.) Menghilangkan isu-isu yang tidak relevan. Jika Anda bergerak, misalnya, sistem komputer mobil dealer, maka ancaman seperti perang nuklir, wabah pandemi atau asteroid pembunuh yang cukup banyak hal yang akan mengganggu proyek. Tidak ada yang dapat Anda lakukan untuk merencanakan mereka atau untuk mengurangi dampak. Anda mungkin menjaga mereka dalam pikiran, tetapi tidak menempatkan hal semacam itu rencana risiko Anda. 6.) Daftar semua elemen risiko yang teridentifikasi. Anda tidak perlu menempatkan mereka dalam urutan apapun dulu. Hanya daftar mereka satu-per-satu. 7.) Tetapkan probabilitas. Untuk setiap elemen risiko pada daftar Anda, menentukan apakah kemungkinan itu benar-benar mewujudkan itu High, Medium atau Low. Jika Anda benar-benar harus menggunakan nomor, kemudian mencari Probabilitas pada skala 0,00-1,00. 0,01-0,33 = Rendah, 0,34-0,66 = Sedang, 0,67-1,00 = Tinggi.

54



Jika probabilitas dari suatu peristiwa terjadi secara adalah nol, maka akan dihapus dari pertimbangan. Tidak ada alasan untuk mempertimbangkan hal-hal yang tidak bisa terjadi.

8.) Menetapkan dampak. Secara umum, menetapkan Dampak sebagai High, Medium atau Rendah berdasarkan beberapa pedoman yang ditetapkan sebelumnya. Jika Anda benar-benar harus menggunakan nomor, kemudian mencari Dampak pada skala 0,00-1,00 sebagai berikut: 0,010,33 = Rendah,,34-066 = Sedang, 0,67-1,00 = Tinggi.  Jika dampak dari suatu peristiwa adalah nol, tidak harus terdaftar. Tidak ada alasan untuk mempertimbangkan hal-hal yang tidak relevan, terlepas dari probabilitas,

9.) Menentukan risiko untuk elemen. Seringkali, meja yang digunakan selama ini. Jika Anda telah menggunakan Rendah, Sedang dan High nilai-nilai untuk Probabilitas dan Dampak, tabel atas adalah paling berguna. Jika Anda telah menggunakan nilai-nilai numerik, Anda akan perlu mempertimbangkan sedikit lebih kompleks sistem rating mirip dengan tabel kedua di sini. Penting untuk dicatat bahwa tidak ada rumus universal untuk menggabungkan Probabilitas dan Dampak, yang akan bervariasi antara orang dan proyek.

55

 Bersikaplah fleksibel dalam analisis. Kadang-kadang mungkin tepat untuk beralih bolakbalik antara sebutan LMH dan sebutan numerik. Anda mungkin menggunakan tabel yang sama dengan yang di bawah.

10.) Peringkat risiko: Daftar semua elemen yang Anda telah mengidentifikasi dari risiko tertinggi dengan risiko terendah.

56

Step 1: Risk Identification

Step 2: Risk Assessment

List of Possible Risks

Definition and Probability (H/M/L)

Impact (H/M/L)

Kurangnya Komitmen

Teman Project kurang berkomitmen untuk menyelesaikan project EJournal dengan benar (M)

Pembangunan proyek E-Journal menjadi terhambat bahkan bisa mengalami kegagalan (H)

Step 3: Risk Management

What are we already doing about it? (mitigating factors)

What more can we do about it?

Timescale

Pengadaan evaluasi

Selama proses pembuatan project EJournal

Kontrol yang dilakukan oleh Project Manager

Management yang buruk Project E-Journal Management yang terhadap proses menjadi Buruk pengembangan project E- terbengkalaidan tidak Journal (M) selesai (H)

Pembuatan Project Management Planning

Memperbaiki sistem management

Selama proses pembuatan project EJournal Selama proses pembuatan project EJournal

Project E-Journal menjadi tidak Skill yang Kurang Pemilihan team project sempurna dan tidak Pelatihan skill lebih lanjut Memadai melalui proses seleksi sesuai dengan yang diinginkan owner (M) Project E-Journal Masing-masing team tidak berjalan Selama project kurang sebagaimana Mengadakan pertemuan rutin proses Komunikasi yang berkomunikasi baik antar Pemberian pelatihan mestinya karena selama proses pembanguan pembuatan tidak baik sesama team project bersama adanya project project Emaupun dengan kesalahpahaman Journal stakeholder (M) (M) Tidak jelasnya persetujuan Project yang Persetujuan yang Pembuatan kesepakatan di Pembuatan dokumentasi Pada insias antara Project Manager dibangun tidak jelas tidak jelas awal project kesepakatan project dengan Owner (M) arahnya (H) Team Project kurang mempunyai skill yang memadai (M)

Keterlambatan penyelesaian project

Pembengkakan anggaran

Kurangnya member dari Team Project Database Error

Server Down

Project E-Journal tidak sesuai dengan waktu yang diinginkan / tidak tepat waktu (H) Biaya yang dibutuhkan dalam proses pengembangan project E-Journal melebihi dana yang disediakan (M) Member Team Project yang tersedia tidak mencukup untuk pembangunan project (M) Terjadi error database (M)

Website down (M)

Selam prose pembu projec Journ Selam prose pembu projec Journ

Owner memberikan sanksi kepada Team Project (H)

Pembuatan Time Management

Kontrol waktu pengerjaan project

Kerugian biaya (H)

Pembuatan Cost Management

Kontrol biaya pengerjaan project

Project tidak berjalan sesuai rencana. Kemungkinan molor (M)

Pembuatan Human Resource Management

Penambahan member Team Project

Pada pr inisia

a. Monitoring Database secara berkala. b. Melakukan testing secara sempurna dan menyeluruh. a. Melakukan update berkala b. Melakukan pendataan

Melakukan testing dan simulasi database sebelum digunakan

Pada pr eksekus testing

Melakukan penambahan bandwidth bila

Pada pr eksekus testing

Website tidak berjalan semestinya. Berpotensi menjadi celah keamanan (H) Website tidak bias dibuka (M)

57

Server Rusak

Server rusak karena bencana alam, kerusakan,dan factorfaktor lain (M)

Serangan Virus

Server terserang virus (M)

Website berpotensi menginfeksi computer lain (H)

Website dijebol oleh hacker (H)

Berpotensi disalahgunakan untuk tindak criminal (H)

Aktivitas Hacking

Server tidak bias dibuka dan data hilang (H)

58

bandwidth a. Melakukan backup berkala b. Memeriksa kondisi fisik serversecara berkala a. Memasang Antivirus b. Melakukan update berkala a. Melakukan Penetration Testing b. Konfigurasi Firewall c. Pengaturan hak akses d. Melakukan penyuluhan security

diperlukan Melakukan Backup dan Disaster Recovery Plan

Melakukan backup berkala untuk menanggulangi data yang hilang Melakukan monitoring secara berkala dan melakukan penyuluhan tentang security

Pada pr eksekus testing

Pada pr eksekus testing

Pada pr

PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN (PROJECT E-JOURNAL JSI)

(KELOMPOK C-7) (MATA KULIAH MANAJEMEN PROJEK TEKNOLOGI INFORMASI) (JURUSAN SISTEM INFORMASI) (INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER SURABAYA)

(12 MAY 2013)

TABLE OF CONTENTS 1.0 Tujuan .................................................................................................................................... 61 2.0 Peran dan Tanggung Jawab Pengadaan ................................................................................. 61 3.0 Procurement Requirements .................................................................................................... 61 4.0 Vendor Identification and Selection ...................................................................................... 61 5.0 Vendor Management ............................................................................................................. 62 6.0 Contract Requirements .......................................................... Error! Bookmark not defined.

1.0 Tujuan Tujuan dari Rencana Pengelolaan Pengadaan adalah untuk menentukan parameter pengadaan untuk peningkatan Projek E-Journal JSI, dalam rangka memastikan penyelesaian dengan sukses. Pengadaan adalah proses rumit yang melibatkan banyak departemen internal(in case, dalam perusahaan) maupun vendor eksternal. Rencana Pengelolaan Pengadaan ini telah dibuat untuk meberikan kerangka kerja di mana semua tindakan pengadaan akan dikelola dis eluruh perusahaan yang terlibat. 2.0 Peran dan Tanggung Jawab Pengadaan Untuk memudahkan pengelolaan pengadaan yang efektif, peran dan tanggug jawab berikut telah ditetapkan untuk semua tindakan pengadaan untuk Projek E-Journal JSI: Role

Project manager

   

Project team

   

Project Owner

Responsibilities Menyetujui Procurement Management Plan Menyetujui Vendor yang dipilih Menyetujui semua kontrak-kontrak terkait Melakukan koordinasi dengan tim project dan vendor terkait segala aktivitas pelaksanaan pengadaan Mengadakan pertemuan terkait pemilihan vendor Memberikan pertimbangan vendor Memberikan pertimbangan pengadaan

3.0 Procurement Requirements Ada beberapa item yang harus dibeli agar berhasil menyelesaikan Projek E-Journal JSI. Berikut adalah daftar yang telah dibuat untuk menunjukkan barang-barang yang diperlukan, dukungan penyampaian setiap item, dan tanggal item yang diperlukan untuk memenuhi deliverable, sesuai dengan jadwal projek: Procurement Need

IBM Server X3550 M3 Kaspersky Open Space Domain Synologi Disk Statiton

Deliverable(s) Supported

Instalasi Server Ubuntu Server dan konfigurasi jaringan. Instalasi dan Konfigurasi sesuai kondisi system informasi di JSI Registrasi Domain dan SSL protection Instalasi dan konfigurasi

Required Delivery Date

01/05/2013 04/05/2013 10/05/2013 10/05/2013

4.0 Vendor Identification and Selection Pemilihan Vendor dilakukan dengan melakukan Request for Quotation. RFQ dilempar ke pelelangan melalui APENDO Online. Beberapa kriteria yang menjadi pertimbangan antara lain: a. Pengalaman dan Track Record Vendor b. Kualitas produk yang ditawarkan c. Harga yang ditawarkan d. Waktu pengiriman yang disanggupi

61

Pemilihan vendor berdasarkan keputusan bersama antara Project manager dan Project Owner setelah dilakukan meeting terkait pemilihan vendor. Setelah melalui beberapa pertemuan, diputuskan untuk memilih PT Optima Solusindo Technology sebagai vendor yang memenangkan pelelangan. 5.0 Vendor Management Project manager bertanggung jawab melakukan koordinasi dengan vendor mewakili project owner. Project manager juga bertindak sebagai penghubung antara pihak Project Owner dan vendor. Project manager harus memastikan deal dengan vendor dapat berjalan dengan lancar. Dalam melakukan koordinasi dengan vendor maka yang perlu dilakukan: a. Pertemuan dan penandatanganan kesepakatan tanggal 15 April 2013 b. Kunjungan dan survey dari pihak vendor pada tanggal 16-20 April 2013 c. Komunikasi dengan pihak vendor Sebagai bagian yang disepakati bahwa: a. Pengadaan yang dikerjakan vendor adalah berupa seperangkat server, network storage, software security, dan domain akan diberikan secara bertahap b. Mengenai waktu kapan barang diberikan, telah dijelaskan dalam procurement manajemen c. Vendor wajib memenuhi servis pendukung sesuai kesepakatan

62