Prog T Secretariado

CURSOS PROFISSIONAIS DE NÍVEL SECUNDÁRIO Técni Técnico co d e Secretariado Secretariado

PROGR A M A Componente de Formação Técnica Disciplina de

TÉCNICA TÉCNICAS S DE SECRETA SECRETARIA RIADO DO Es c o l as  P Pr o p o n en t es  // A u t o r es E.  P P.  d de  B Br aga E.P.  d de  T Tr ancoso E.  P P.  d de  G Gaia E.  P P.  P Pr of itecla Of icina –  E P.  IInstituto  N Nun  ''  A Alvar es  E. P E.  P P.  d do  N Ner vir  E.  P P.  S Ser viços  C Cidenai E:  P P:  P Paços  d de  B Br andão Raul  D Dór ia –  E P. d do  C Comér cio,  E Escr itór io  e e  S Ser viços  d do  P Por to  E.  P E.  P P.  d de  A Aveir o E.  T T.  e e  P Pr of issional  d da S Ser tã E.  P P.  E Edmundo  F Fer r  re  ir a E.  P P.  d de  P Por timão Escola  E Economia  S Social

Direcção-Geral Direcção-Geral de Formação Vocacio nal 2005

Programa de Técnicas de Secretariado

Cursos Profissionais

TÉCNICO DE SECRETARIADO

Par Par t e I

Or g ân i c a  G Ger al

Índice:

Página

1.

Caracterização da Disciplina ……. ……. …

2

2.

Visão Geral do Programa …………. …......

2

3.

Competências a Desenvolver. ………. ….

3

4.

Orientações Metodológicas / Avaliação ….

5

5.

Elenco Modular …….....………………........

6

6.

Bibliografia Bibliog rafia …………………. …………. ….

7

1

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

1. Caracteriza Caracterização ção da Discipli Disc iplina na Integrada na componente de Formação Técnica, a disciplina de Técnicas de Secretariado visa proporcionar aos formandos a aquisição de competências e atitudes que lhes permitam apreender conceitos e aplicar conhecimentos, utilizando os instrumentos adequados ao exercício de uma profissão, cada vez mais exigente perante novos desafios, quer a nível científico, quer tecnológico. Assim, deverão ser assegurados, numa perspectiva teórico-prática, toda uma série de conceitos e práticas que envolvam os temas programados, visando um conjunto de actividades importantes para o desenvolvimento desenvolvimento da empresa/organização/institu empresa/organização/instituição. ição. A disciplina de Técnicas de Secretariado, com uma carga horária de 680 horas, desenvolver-se-á ao longo dos 3 anos do curso. Ficará ao critério de cada escola a distribuição anual dos temas apresentados, tendo presente que a permuta de pontos de vista e a concertação de estratégias entre os docentes responsáveis pela leccionação dos temas/módulos, é de vital importância, constituindo a principal determinante para o sucesso da estrutura modular que se apresenta.

2. Visão Geral Geral do Prog rama Os conteúdos programáticos da disciplina foram elaborados tendo por base um conjunto de temas que se ajustam às funções que serão desempenhadas pelo Técnico de Secretariado e que se articulam com a dimensão económica da realidade social, quer nacional quer local. A sequência modular proposta está dividida em 12 temas, sendo cada um deles composto por um ou vários módulos, em função da especificidade de cada área temática.

TEMA I – A EMPRESA EMPRESA E SUA ORGANIZAÇÃO

60 hor as

Módulo 1 – ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DAS ORGANIZAÇÕES Módulo 2 – ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO Módulo 3 – O LOCAL DE TRABALHO

18 horas 21 horas 21 horas

TEMA II – A FUNÇÃO FUNÇÃO SECRETARIADO SECRETARIADO

39 hor as

Módulo 4 – O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO Módulo 5 – O SECRETARIADO NA ACTUALIDADE

21 horas 18 horas

TEMA III – ATENDIMENTO ATENDIMENTO E IMAGEM

60 horas ho ras

Módulo 6 – TÉCNICAS DE ATENDIMENTO Módulo 7 – PROTOCOLO E IMAGEM

30 horas 30 horas

TEMA IV – DOCUMENTAÇÃO DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL COMERCIAL E BANCÁRIA BA NCÁRIA

60 hor as

Módulo 8 – CONTRATO DE COMPRA E VENDA Módulo 9 – OPERAÇÕES BANCÁRIAS

36 horas 24 horas

TEMA V – A COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL

124 horas ho ras

Módulo 10 – A COMUNICAÇÃO E A INFORMAÇÃO Módulo 11 - A COMUNICAÇÃO INTERNA Módulo 12 – A CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL E SÓCIOPROFISSIONAL Módulo 13 – A CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA

36 horas 21 horas 33 horas 36 horas

TEMA VI – GESTÃO DA INFORMAÇÃO INFORMAÇÃO

39 horas ho ras

Módulo 14 – CIRCUITO DA DOCUMENTAÇÃO – 18 horas Módulo 15 – ARQUIVO

18 horas 21 horas 2

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TEMA VII – ESCRITÓRIO ELECTRÓNICO

60 horas ho ras

Módulo 16 – O COMPUTADOR COMO FERRAMENTA DE TRABALHO NO SECRETARIADO Módulo 17 – REGISTO ELECTRÓNICO DA INFORMAÇÃO

30 horas

TEMA VIII – REUNIÕES DE TRABALHO

36 horas

Módulo 18 – REUNIÕES DE TRABALHO

36 horas

TEMA IX – VIAGENS E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EVENTOS

57 horas ho ras

Módulo 19 – VIAGENS DE NEGÓCIOS Módulo 20 – ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

21 horas 36 horas

TEMA X– COMÉRCIO COMÉRCIO INTERNACIONAL INTERNACIONAL

36 horas ho ras

Módulo 21 – COMÉRCIO INTERNACIONAL – 36 horas

36 horas

TEMA XI – FORMAÇÃO E PROMOÇÃO PROFISSIONAL

36 horas

Módulo 22 – FORMAÇÃO E PROMOÇÃO PROFISSIONAL - 36 horas

36 horas

TEMA XII – A ACTIVIDADE ACTIVIDA DE DO SECRETARIADO NOS DIVERSOS DIVERSOS DEPARTAMENTOS

72 horas

Módulo 23 – DEPARTAMENTO COMERCIAL E MARKETING Módulo 24 – DEPARTAMENTO FINANCEIRO E RECURSOS HUMANOS

36 horas 36 horas

30 horas

Sugere-se que no 1º ano do curso sejam abordados os temas I, II, III e IV: “A Empresa e a Sua Organização”, “A Função Secretariado”, “Atendimento e Imagem” e “Documentação Comercial e Bancária”; no 2º ano, os temas V, VI e VII: “A Comunicação Comunicação Organizacional”, “Gestão da Informação” e “Escritório Electrónico”; no 3º ano, os temas VIII, IX, X, XI e XII: “Reuniões de Trabalho”, “Viagens e Organização de Eventos”, “Comércio Internacional”, “Formação e Promoção Profissional” e “A Actividade do Secretariado nos Diversos Departamentos”. Nestes temas/módulos poderá ser feita uma abordagem ao nível das Organizações de Economia Social que se concretiza ao nível da exemplificação, estudos de casos e outras actividades, em todos os módulos, bem como ao nível concreto dos módulos 1, 6,11, 21 e 24 em que se procedeu à diferenciação, diferenciação, em alguns alguns dos seus itens,

em virtude da especificidade especificidade destas organizações organizações -

Associações, Cooperativas e Mútuas.

3. Competências Competências a Desenvolv Desenvolv er No final da formação proporcionada nesta disciplina, pretende-se que o aluno apresente o seguinte perfil de competências: competências: 

demonstrar uma visão crítica e actual actual da estrutura e funcionamento funcionamento das organizações; organizações;



planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direcção, chefia/di recção, providenciando o cumprimento dos compromissos agendados;



organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado secretar iado da chefia/direcção;





trabalhar com disciplina e metodologi metodologia; a; executar tarefas tarefas inerentes à gestão e organização organização do secretariado de de uma empresa empresa ou serviço público; 3

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utilizar as regras da ergonomia, higiene, segurança e saúde no trabalho;



revelar as qualidades qualidades pessoais e profissionais inerentes à função;



revelar espírito espírito crítico e hábitos hábitos de de tolerância tolerância e de cooperação; cooperação;



apresentar e fundamentar fundamentar os seus seus pontos pontos de vista respeitando respeitando as ideias ideias dos dos outros; outros;



demonstrar criatividade e abertura à inovação;



realizar as tarefas de forma autónoma e responsável;



cooperar e trabalhar em grupo de forma a manifestar espírito de equipa e capacidade de relacionamento;



agir de forma ética nas mais diversas situações;



reconhecer os os diversos públicos de uma empresa empresa ou instituição e aplicar as normas normas de atendimento;



reconhecer a importância importância do secretariado secretariado na imagem de uma organização organização e aplicar as as regras protocolares;



preencher toda a documentação comercial e bancária;



aplicar as Normas Portuguesas Portuguesas e Internacionais utilizadas na elaboração da correspondência; correspondência;



estruturar respostas com correcção formal e de conteúdo;



assegurar a comunicação da chefia/direcção chefia/direcção com interlocutores interlocutores internos internos e externos externos em língua portuguesa e estrangeira;



recolher, seleccionar seleccionar e organizar organizar informação informação para esclarecimento de situações situações e resolução resolução de situações práticas;



apresentar comunicações comunicações orais orais recorrendo a suportes suportes diversificados diversificados de apresentação apresentação da informação;



recepcionar, registar, distribuir a documenta documentação ção e proceder ao seu arquivo;



Utilizar as aplicações aplicações informáticas informáticas e a Internet na elaboração, elaboração, organização e pesquisa ddaa informação;



utilizar técnicas de representação representa ção da realidade como esquemas-síntese, esquemas-sí ntese, quadros de dados e gráficos;



proceder à preparação e organização das reuniões de trabalho;



planificar, planifica r, preparar e acompanhar viagens de negócios, elaborando os respectivos respectiv os documentos de suporte;





planificar e organizar eventos; reconhecer e proceder ao respectivo preenchimento dos documentos inerentes ao Comércio Internacional;



actualizar-se permanentemente permanentemente face às constantes mudanças;



reconhecer a actividade do secretariado nos diversos departamentos. departamentos.

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4. Orientações Orientações Metodoló gicas / Avaliação Face à caracterização da disciplina, da visão geral dos conteúdos, das competências a desenvolver e de se tratar de um programa de cariz profissional, a leccionação desta disciplina deve privilegiar a utilização de metodologias activas que potenciem um processo contínuo de construção e reconstrução dos saberes, por parte do aluno. A abordagem dos conteúdos deverá, sempre que possível, facilitar a integração de novos conhecimentos e transformar a realidade pessoal dos formandos, pelo que a leccionação do programa pressupõe um processo de ensino-aprendizagem centrado no aluno. Neste sentido é importante a diversificação de estratégias, capazes de responder às necessidades próprias dos alunos, bem como, às suas características e ritmos de aprendizagem, tendo em conta o perfil do profissional de Secretariado. Deverão promover-se visitas de estudo, devidamente planificadas e orientadas a empresas e outras organizações, tendo em vista a gradual integração do aluno na realidade empresarial. Sempre que possível dever-se-á recorrer a actividades de simulação e de dinâmica de grupos. O trabalho de grupo assume grande relevância, para além do individual, com o objectivo de favorecer o desenvolvimento de atitudes de trabalho em equipa e de promover a comunicação e o relacionamento relacionamento inter-pessoal. Poder-se-á recorrer ao uso de meios audiovisuais para gravação de simulações e sua posterior visualização. Sempre que possível fomentar nos alunos hábitos de pesquisa de informação em documentos diversificados (jornais, revistas, Internet, cd-rom, cd-rom, etc.). Quando oportuno, poder-se-á recorrer à realização de entrevistas e inquéritos a profissionais da área, com vista a um conhecimento mais próximo da realidade. A avaliação nesta disciplina deverá ser realizada de uma forma sistemática e contínua, tendo por objecto não só os produtos, mas também os processos. Assume relevo especial a avaliação formativa que, pelo dinamismo de que se reveste, permitirá ao professor acompanhar o aluno ao longo de todo o percurso de formação. A avaliação sumativa que culmina este processo dever-se-á realizar periodicamente, no final de cada módulo, com o intuito de obter uma apreciação global do trabalho desenvolvido pelo aluno e verificar se atingiu os objectivos que lhe foram propostos. Podem destacar-se os seguintes instrumentos de avaliação: •

grelhas de observação das actividades desenvolvidas;

•

fichas de registo de atitudes e de comportamentos; comportamentos;

•

grelhas de avaliação referentes aos testes escritos;

•

fichas de auto e hetero-avaliação.

5

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5. Elenco Elenco Modular Número

Designação

Duração de referência (horas)

1

Estrutura e Funcionamento das Organizações

18

2

Organização do Trabalho

21

3

O Local de Trabalho

21

4

O Profissional de Secretariado

21

5

O Secretariado na Actualidade

18

6

Técnicas de Atendimento

30

7

Protocolo e Imagem

30

8

Contrato de Compra e Venda

36

9

Operações Bancárias

24

10

A Comunicação Comunicaçã o e a Informação

36

11

A Comunicação Interna

21

12

A Correspondência Comercial e Socioprofissional

33

13

A Correspondência Administrativa

36

14

Circuito da Documentação Documentação

18

15

Arquivo

21

16

O Computador como Ferramenta de Trabalho no Secretariado

30

17

Registo Electrónico da Informação

30

18

Reuniões de Trabalho

36

19

Viagens de Negócios

21

20

Organização de Eventos

36

21

Comércio Internacional

36

22

Formação e Promoção Profissional

36

23

Departamento Comercial e Marketing

36

24

Departamento Financeiro e Recursos Humanos

36

6

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6.

Bibliografia

Livros -

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-

Almeida, Vítor (2000), A (2000), A Comunicação Comunicação Interna na na Empresa, Empresa, Lisboa, Práxis. Alvares, Patrícia (1999), Como Encontrar Trabalho, Trabalho , Lisboa, Editorial Estampa. Amaral, Isabel (2000), Imagem e Internacionalização, Internacionalização , Lisboa, Editorial Verbo. Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Sucesso, Lisboa/São Paulo, Editorial Verbo. Andrade, Elisabete Vieira Canha (1997), Gestos – Cortesia, Etiqueta e Protocolo, Protocolo , Lisboa, Texto Editora.

-

Antas, Ana et al (2000), Curso Tecnológico de Administração – Trabalhos de Aplicação , 11º Ano, Lisboa, Plátano Editora.

-

Azevedo, Lemos (1996), Comunicar com Assertividade, Assertividade, Colecção Gestão Criativa, Instituto do Emprego e Formação Profissional.

-

-

-

-

Bárbara, Maria Rosário (2000), Técnicas de Secretariado, Secretariado , Lisboa, CECOA. Barker, Alan (1999), Como Escrever Cartas Comerciais, Comerciais , Mem Martins, Lyon Edições. Barnes, C. & Manning Manning,, M. (1991), Excelência Profissional para Secretárias, Secretárias , Monitor Edições. Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social… Protocolo Profissional, Profissional , Lisboa, Plátano Edições Técnicas.

-

Bazin, Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Z , Lisboa, Edições CETOP.

-

Beirola, Mário e Rui Almeida (1998), Merchandising: A nova técnica de Marketing, Marketing , Lisboa, Texto Editora.

-

Beleza, João Loureiro (1994), Higiene e Segurança no Trabalho: Empregado Administrativo , I.E.F.P., Lisboa.

-

Bercovici, Geneviére e Derouet, G. (2005), Secretárias: A Arte de Comunicar e Negociar , Negociar , Mem Martins, Edições CETOP.

-

Bercovici, Geneviève e Christine Harache (1996), Como Ser uma Secretária Eficiente, Eficiente , Mem Martins, Edições CETOP.

-

Bercovivi, Geneviére e Christine Harache, C. (1999), Secrétaires Pro., Paris, Paris, Éditions d’ Organisation.

-

Bourasseau, Bourasseau, D. & Moracchini, F. (1996), Secretária Hoje, Assistente Amanhã, Amanhã, Edições CETOP.

-

-

-

-

Brito, Pedro Quelhas (1997), Como Fazer Promoção de Vendas, Vendas , 2ª Ed., Lisboa, Lisboa, McGrawHill. Brochand, Bernard et al. (2000), Mercator 2000, 2000, 9ª Ed., Lisboa, Publicações Publicações D. Quixote Brown, M. & Brandreth, G., Como Entrevistar e Ser Entrevistado, Entrevistado , Lisboa, Editorial Presença. Campos, Ana Paula e Maria João Esteves (2000), Guia de Correspondência Comercial, Comercial , Lisboa, Plátano Edições Técnicas.

-

Campos, Ana Paula et al (1998),Tecnologias (1998), Tecnologias (Curso  (Curso Tecnológico Tecnológico de Serviços Comerciais 12º 7

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Ano), Lisboa, Lisboa, Plátano Editora. -

Campos, Ana Paula et al (1998), Trabalhos de Aplicação  Aplicação  (Curso Tecnológico de Serviços Comerciais 12º Ano), Plátano Editora.

-

Campos, Ana Paula et al (2003), Técnicas de Organização Empresarial, Bloco I Volume I , Lisboa, Plátano Editora.

-

Campos, Ana Paula et al (2004), Comércio e Distribuição -Curso Distribuição -Curso Tecnológico de Marketing 10º Ano, Lisboa, Plátano Editora.

-

Campos, Ana Paula et al (2004), Introdução ao Marketing (Curso Marketing  (Curso Tecnológico de Marketing 10º Ano), Lisboa, Plátano Editora.

-

Campos, Ana Paula et al (2004), Praticas  Administrativas  Administrativas – 10º Ano, Ano, Curso Tecnológico de Administração, Administração, Lisboa, Plátano Editora

-

-

-

Candim, Luís Filipe, A Filipe, A Formação Profissional nas nas Organizações Organizações,, Lisboa, I.E.F.P. Cardoso, Adelino Alves (2000), À (2000), À Conquista do do Emprego Emprego, Lisboa, Lisboa, Edições Lidel. Cardoso, Adelino Alves, Recrutamento e Selecção de Pessoal, Pessoal , Col. Recursos Humanos e Formação, Lisboa, Editora Lidel.

-

-

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-

Cascão, Amélia e Arcindo Cascão (2000), Atendimen (2000), Atendimento to,, Lisboa, CECOA. Cesca, Cleuza (1997), Organização de Eventos Eventos,, São Paulo, Summus Editorial. Como Redigir Boas Cartas Comerciais (CD-Book), Comerciais  (CD-Book), Novakey España, S.L. Corcos, Marc (1994), Como Organizar Reuniões Comerciais, Comerciais , Mem Martins, Edições CETOP. Correa, Hélène Alvares (1993), As (1993),  As Relações com a Imprensa, Imprensa, Colecção Guias de Sucesso, Mem Martins, Publicações Europa-América.

-

Costa, M.ª Fernanda e Baptista, Miguel (1998), Modelos de Cartas Comerciais em Português e Inglês, Inglês, Mem Martins, Edições CETOP.

-

Cowling, Alan e Chloë Mailer (1998), Gerir os Recursos Humanos, Humanos , Publicações Dom Quixote, Lisboa.

-

-

Crossley, Carolina P. (1999), O Kit de Sobrevivência da Secretária Executiva, Executiva, Estoril, Zarco. Dayan & Annie e Loic Troadec (1994),O (1994), O Merchandising, Merchandising , Mem Martins, Publicações Europa América.

-

Descheper, Jacques (1992), Saber Comunicar com os Jornalistas: da Imprensa, da Rádio e da Televisão, Televisão, Colecção da Comunicação, Mem Martins, Edições CETOP.

-

-

-

-

Dicionário Multilingue (1994), Multilingue (1994), Lisboa, Selecções do Reader’s Digest, SA. Dyson, Sue (2004), O abc do... Secretariado Secretariado, Porto, Porto Editora. Ferreira, Paulo da Trindade (2005), Reuniões de Trabalho, Trabalho , Lisboa, Editorial Presença. Fletcher, Jonh, Técnicas de Entrevista – da Selecção de Pessoal à Comunicação na Empresa. Empresa .

-

-

-

Goméz, Sonia (1999), Correspondência Comercial, Comercial , Lisboa, Editorial Estampa. Goursau, Henri e Monique (1992), Euro Dicionário, Dicionário, Círculo de Leitores. Grande, A. Campo (1994), Manual de Exportação, Exportação , APPCE 8

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-

-

Grande, A. Campo (1994), Manual de Importação, Importação , APPCE Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Formais , Vila Nova de Gaia, Estratégias Criativas.

-

-

-

Guia dos Eventos (2002), Eventos (2002), Lisboa, Publicações Europa-América. Guia de Técnicas de Secretariado (2000), Secretariado  (2000), Lisboa, Texto Editora. Hartley, Paul (1992), Manual Multilingue de Correspondência Comercial , Mem Martins, Edições CETOP.

-

Hawthorne, Jennie (1998), Como Fazer Minutas e Actas de Reuniões, Reuniões , Lisboa, Edições CETOP.

-

-

-

-

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-

Hindle, Tim (1998), Como Conduzir Reuniões, Reuniões , Porto, Livraria Civilização Editora. Hindle, Tim (1998), Como Fazer Entrevistas, Entrevistas, Porto, Livraria Civilização Editora. Hindle, Tim (1998), Como Gerir o seu Tempo, Tempo , Porto, Livraria Civilização Editora. Hughes, Kathryn, Vinal-Cox, Joan (1990), Como Redigir um Relatório, Relatório , Edições CETOP. Hughes, Vera e Christina (1995), Manual da Secretária Profissional, Profissional , Edições CETOP. Hughes, Vera e David Weller (1989), Manual Prático do Retalhista, Retalhista, Mem Martins, Edições Cetop.

-

-

I.E.F.P. (1997), Como Procurar Emprego - Guia Prático , Lisboa, I. E. F. P. Jonamim – Périn (1999), Secrétaire et Manager: une Equipe Gagnante, Gagnante , Paris, Les Editions D’Organisation.

-

Keenan, Kate (1997), Dicas Úteis Para... Conduzir Reuniões, Reuniões, Colecção Mini-Guia do Gestor, Lisboa, Texto Editora.

-

-

Lorente, M. José G. (2001), Manual Prático da Secretária Eficiente, Eficiente , Novakey España, S. L. Loureiro, José e Silva, Filomena (1995), Área (1995), Área de Administração, Administração, Serviços Serviços e Comércio, Comércio, Lisboa, Texto Editora.

-

-

Lousã, Aires et al (2004), Técnicas Administrativas Administrativas, Porto, Porto Editora. Machuret, Jean-Jacques Jean-Jacques (1999), Comerciator – Teoria e Práticas da Via da Qualidade nos Sistemas de Vendas, Vendas, Publicações Dom Quixote.

-

-

Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Protocolo , Lisboa, Editorial Presença. Masson, J.E. e A. Welloff (1997), (1997), O que é o Merchandising?. Merchandising ?. 2ª Ed., Mem Martins, Edições Cetop.

-

Matos, Maria Adelaide e Hélder Viegas(2004), Práticas Administrativas – 10º Ano, Ano , Curso Tecnológico de Administração, Lisboa, Texto Editora.

-

-

Meireles, Ana e Ana Sousa(1990), Sousa(1990), Secretariado na Empresa, Empresa , Lisboa, Lisboa Editora. Miguel, Alberto (2005), Manual de Higiene e Segurança do Trabalho , 8ªEd. Porto, Porto Editora.

-

Nicolas, Pierre e Turbé, Jacques (1994), Saber Organizar Reuniões, Reuniões , Mem Martins, Publicações Europa-América. Europa-América.

-

Oldcorn, Roger (1996), Iniciação à Gestão para a Secretária Profissional, Profissional , Edições CETOP. 9

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Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação – 11º Ano, Ano , Lisboa, Texto Editora. Parreira, Artur (1997), Comunicação e Motivação nos Grupos e Reuniões de Trabalho, Trabalho , Lisboa, Plátano Editora.

-

-

Payne, John e Shirley (1995), Dirigir Reuniões com Sucesso, Sucesso, Lisboa, Editorial Presença. Pedrosa, Isabel e Marília Pimentel (2001), Organização e Práticas de Secretariado, Secretariado , Lisboa, Universidade Aberta.

-

Pereira, J, M. Esteves (1987), Comércio: Operações, Documentação e Legislação, Legislação , Lisboa, Plátano Editora.

-

-

-

-

-

Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Secretária , Setúbal, Marina Editores. Rebelo, Francisco (2004), Ergonomia no Dia-a-dia, Dia-a-dia , Lisboa, Edições Sílabo. Romão, António e outros (1991), Comércio Internacional – Teorias e Técnicas, Técnicas , ICEP. Santana, Marco A. Tiznado (1998), Office para Secretariado, Secretariado , Lisboa, Mc Graw Hill. Santos, Jorge e Maria Helena Lemos (1989), O Trabalho Administrativo na Empresa, Empresa , Porto, Edições Asa.

-

-

-

Santos, Madalena (1989), A (1989),  A Comunicação Comunicação Dentro e Fora Fora da Empresa Empresa,, Porto, Porto Editora. Santos, Madalena (1991), Dicionário Prático Comercial e Administrativo, Porto, Administrativo, Porto, Porto Editora. Santos, Madalena e Arménia Maia (1991), Práticas Administrativas e de Secretariado Secretariado, Porto, Porto Editora.

-

Seekings, David (1993), Como Organizar Conferências e Reuniões, Reuniões , Lisboa, Editorial Presença.

-

Seixo, José Manuel, Gestão do Desempenho, Desempenho , Colecção Recursos Humanos e Formação, Editora Lidel.

-

Serrano, Estrela (1998), A (1998), A Organização Organização de uma Reunião Reunião Internacional Internacional,, Mem Martins, Edições CETOP.

-

Silva, Maria Odete de Brito (1998), Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho: Escritórios e Serviços, Serviços, Lisboa, I.E.F.P.

-

Simonet, Jean e Renée (1990), Como Tirar Notas de Maneira Prática, Prática , Lisboa, Edições CETOP.

-

-

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-

Tavares, José F. (1994), Iniciação ao Comércio Internacional, Internacional , D.G.C. Taylor, H. M. e Mears, A. G. (1984), Como Dirigir uma Reunião, Reunião , Lisboa, Editorial Presença. Teixeira, Marília (1994), Práticas de Secretariado, Secretariado, Lisboa, Citeforma. Teixeira, Marília Pimentel (1993), Protocolo Empresarial, Empresarial , Porto, Associação Industrial Portuguesa, Coprai – Departamento de Formação.

-

-

Tipler, Júlia, Negociar com Sucesso, Sucesso, Ed. Livros e Livros. Torriente, Gastón e Eduardo Zayas-Bazán (1995), Como Escrever Cartas Eficazes, Eficazes, Mem Martins, Edições CETOP.

-

Vargas, João M. (1998), Tratamento de Informação Documental na Empresa , Colecção Gestão Criativa, Instituto do Emprego e Formação Profissional. 10

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

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Viescas, John (2000), Running Microsoft Access 2000, Lisboa, McGraw-Hill Editora Vivien, Georges e Verónique Arné (1999), Guia Larousse da Secretária Perfeita, Perfeita , Mem Martins, Edições CETOP.

-

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Walker, Lin (2001), Técnicas de Utilização do Telefone, Telefone , Lisboa, Livros e Livros. Webgrafia Iniciativas Comunitárias Comunitárias  – Emprego e Desenvolvimento de Recursos Humanos – I.E.F.P.

Publicações -

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Revista Briefins Revista Dirigir, vários números Revista Exame, vários números Revista Excelência, vários números Revista Executiva, vários números Revista Executive Digest, vários números Revista Fortuna, vários números Revista Ideias e Negócios, vários números Revista Marketing e Publicidade Revista Secretária Executiva, vários números Revista Você, SA, vários números GEPE, Novo comércio novos consumos (2003), Lisboa. Janus – Anuário de Relações Exteriores (anual), Lisboa, UAL / Público. Público.

Endereços da Internet -

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Associação de Secretárias Profissionais - www.asp-secretarias.pt www.asp-secretarias.pt Banco Mundial – www.worldbank.org Banco de Portugal – www.bportugal.pt www.bportugal.pt Bolsa de Valores de Lisboa – www.bvl.pt Portal da Bolsa – pt.portaldebolsa.com pt.portaldebolsa.com Centro de Informação Europeia Jacques Delors – www.cijdelors.pt Centro Europeu do Consumidor Consumidor – www.consumidor.pt/cec/ www.consumidor.pt/cec/ Centro Norte-Sul do Conselho da Europa – www.nscentre.org Comissão Europeia (Representação (Representação em Portugal) – www.euroinfo.ce.pt www.euroinfo.ce.pt Conselho da Europa – www.coe.int DECO – Associação Portuguesa para a Defesa do Consumidor Consumidor – www.deco.proteste.pt www.deco.proteste.pt Euro Info Centres (EIC) – www.eicpme.iapmei.pt www.eicpme.iapmei.pt Europa (Portal da União Europeia) – www.europa.eu.int www.europa.eu.int Eurostat – www.europa.eu.int/comm/eu www.europa.eu.int/comm/eurostat/index.html rostat/index.html FMI – www.imf.org Gabinete de Prospectiva Prospecti va e Planeamento – www.dpp.pt Governo – www.portugal.gov.pt www.portugal.gov.pt 11

Programa de Técnicas de Secretariado

Cursos Profissionais

TÉCNICO DE SECRETARIADO -

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-

ICEP – www.icep.pt Instituto de Apoio às Pequenas Pequenas e Médias Empresas – www.iapmei.pt Instituto do Consumidor Consumidor – www.ic.pt Instituto for international international research - www.iirportugal.com www.iirportugal.com Instituto Nacional de Estatística – www.ine.pt Instituto Português de Apoio ao Desenvolvimento Desenvolvimento – www.ipad.mne.gov.pt www.ipad.mne.gov.pt Jornais: -

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Diário Económico – www.diarioeconomico.com www.diarioeconomico.com Jornal de Negócios – www.negocios.pt www.negocios.pt Notícias da União Europeia – www.euobserver.com www.euobserver.com Nova base sistemas de informação - www.novabase.pt www.novabase.pt Semanário Económico – www.semanarioeconomico.i www.semanarioeconomico.iol.pt ol.pt

Ministério das Actividades Económicas e do Trabalho – www.min-economia.pt www.min-economia.pt Ministério Ministér io das Actividades Activida des Económicas e do Trabalho – Gabinete de Estudos Estratégicos – www.gee.min-economia.pt

-

-

Ministério das Finanças e da Administração Pública – www.min-financas.pt www.min-financas.pt Ministério das Finanças e da Administração Pública – Direcção Direcção Geral de Estudos Estudos e Previsão Previsão  – www.dgep.pt. www.dgep.pt.

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NAFTA – www.nafta.net Nova base sistemas de informação - www.novabase.pt www.novabase.pt OCDE – www.oecd.org OIKOS – Cooperação e Desenvolvimento Desenvolvimento – www.oikos.pt OMC – www.wto.org ONU – www.un.org e www.unsyst.org www.unsyst.org ONU (Gabinete em Portugal) – www.onuportugal.pt www.onuportugal.pt OPEP – www.opec.org Portal do Cidadão – www.portaldocidadao.pt www.portaldocidadao.pt Parlamento Europeu (Gabinete em Portugal) – www.parleurop.pt www.parleurop.pt Secretaria de todas as secretarias - www.secretariaplus.com www.secretariaplus.com Site profissional de secretariado - www.secretariando.com.br www.secretariando.com.br UNCTAD (Comércio e Desenvolvimento) Desenvolvimento) – www.unicc.org/unctad www.unicc.org/unctad

Legislação Código Civil -

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Código Comercial Código do IVA Código das Sociedades Sociedades Comercial

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Programa de Técnicas de Secretariado

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

Outros Recursos Quadro Computadores e Videoprojector Scanner e impressora Expositores para apresentação de trabalhos Meios Audiovisuais ( retroprojector e ecran, máquina fotográfica, televisor e vídeo) Aplicações informáticas para escritório

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Programa de Técnicas de Secretariado

Cursos Profissionais

TÉCNICO DE SECRETARIADO

Par Par t e II

Mó d u l o s Índice: Página

Módulo 1 Estrutura e Funcionamento das Organizações

15

Módulo 2 Organização do Trabalho

17

Módulo 3 O Local de Trabalho

19

Módulo 4 O Profissional de Secretariado

22

Módulo 5 O Secretariado na Actualidade

25

Módulo 6 Técnicas de Atendimento

27

Módulo 7 Protocolo e Imagem

30

Módulo 8 Contrato de Compra e Venda

32

Módulo 9 Operações Bancárias

36

icação e a Info Inforrmação Módulo 10  A Comunica

40

icação Inte Intern rna a Módulo 11  A Comunica

42

respondência Comercial ial e Sociop ioprofi rofis ssion ional Módulo 12  A Corres

44

rrespondência Adminis inistr tra ativ tiva Módulo 13  A Corre

46

Módulo 14 Circuito da Documentação

48

 Arquivo ivo Módulo 15  Ar

50

Módulo 16 O Computador Como Ferramenta de Trabalho no Secretariado

52

Módulo 17 Registo Electrónico da Informação

54

Módulo 18 Reuniões de Trabalho

56

Módulo 19 Viagens de Negócios

60

Módulo 20 Organização de Eventos

63

Módulo 21 Comércio Internacional

66

Módulo 22 Formação e Promoção Profissional

70

Módulo 23 Departamento Comercial e Marketing

73

Módulo 24 Departamento Financeiro e Recursos Humanos

78

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 1 Estrutura Estrutu ra e Func Funcionamento ionamento das d as Organizações Organizações Duração de Referência: 18 horas

1. Apresentação Este módulo insere-se na área curricular do Curso de Técnico de Secretariado, dado o papel relevante e fundamental que o Técnico de Secretariado deve possuir ao tomar contacto com a realidade empresarial ou de outras organizações ( ex. Organizações de Economia Social – Associações, Cooperativas …). Este módulo assume-se como uma introdução à disciplina de Técnicas de Secretariado. Apresenta uma visão geral da empresa/Organizações de Economia Social, da estrutura empresarial ou das OES e do posicionamento do secretariado como ponte entre o poder deliberativo e o poder executivo de uma organização.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Conhecer e analisar a evolução do conceito de empresa/ OES

•

Referir algumas finalidades de carácter económico e social social da da empresa/OES. empresa/OES. Conhecer as relações que se estabelecem entre a empresa/OES e os outros agentes económicos.

•

Dar a noção de estrutura.

•

Construir vários tipos de estrutura.

•

Elaborar e analisar organigramas. organigramas.

•

Distinguir a hierarquização hierarquização de departamentalização. departamentalização.

•

Dar a conhecer conhecer os diversos tipos de secretariado secretariado e o seu posicioname posicionamento nto na estrutura da empresa/OES.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Visão Sistémica da empresa / das OES Evolução histórica da empresa/ das OES e conceito actual Finalidades Finalidades económicas e sociais da empresa/ das OES A empresa/ OES face ao meio envolvente

•

A Edificação da Estrutura Empresarial / das OES Componentes Compone ntes da estrutura empresarial / associativa 15

Programa de Técnicas de Secretariado

Cursos Profissionais

TÉCNICO DE SECRETARIADO

Módulo 1: Estrutura e Funcionamento Funcionamento das Organizações Organizações

A hierarquização empresarial / associativa A departamentalização departamentalização empresarial/ associativa •

O Secretariado nas Organizações Organizações O posicionamento do Secretariado na empresa/ nas OES Funções do Secretariado

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Campos, Ana Paula et al (2003), Técnicas de Organização Empresarial, Bloco I Vol. Vol. I, Lisboa, Plátano Editora. Antas, Ana et al (2000), Curso Tecnológico de Administração – Trabalhos de Aplicação, 11º Ano, Lisboa, Plátano Editora. Outros recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 2 Organização Organiza ção do d o Tra Trabalho balho Duração de Referência: 22 horas

1. Apresentação O trabalho da secretária (o) é constituído por períodos intercalados de grande azáfama e de serenidade. Uma vez que é bastante diversificado está sujeito a diversos tipos de interrupções (telefonemas, recepção de visitantes, reuniões entre outras), pelo que é extremamente importante que exista uma planificação de todas as tarefas a desempenhar, por forma a rentabilizar o tempo e a permitir a concretização de todos os trabalhos, quer sejam de rotina, quer os que surgem no dia a dia.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Conhecer métodos de gestão da agenda.

•

Identificar factores facilitadores da organização organização do trabalho.

•

Organizar o tempo profissional.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Organização Organizaç ão da agenda Gestão da agenda Marcação e verificação diária da agenda Planeamento de actividades Programa informático Outlook

•

Organização Organizaç ão do Trabalho Simplificação do Trabalho Administrativo Organização das tarefas diárias Delegação/partilha Delegação/partilha de tarefas

17

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 2: Organização do Trabalho •

Gestão do Tempo Ritmos de trabalho / ritmos pessoais – o relógio interno Hierarquizar tarefas segundo prioridades Planear e organizar optimizando o tempo Desperdiçadores Desperdiçadores de tempo: identificação e prevenção Tratamento das interrupções: controle e gestão Gestão das situações de modo eficaz Saber dizer “não”

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Antas, Ana et al (2000), Curso Tecnológico de Administração – Trabalhos de Aplicação -11º Ano , Lisboa, Plátano Editora. Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Secretária , Setúb Setúbal, al, Marina Editores. Pedrosa, Isabel e Marília Pimentel (2001), Organização e Práticas de Secretariado, Secretariado , Lisboa, Universidade Aberta. Outros Recursos Quadro Computador e Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 3 O Local de d e Trabalho Trabalho Duração de Referência: 20 horas

1. Apresentação Um local de trabalho organizado, tendo em conta uma boa gestão dos espaços e os factores ergonómicos tem, repercussões positivas no desempenho. Como profissional de escritório, o Técnico de Secretariado deverá possuir conhecimentos conhecimentos sobre como organizar o seu próprio posto de trabalho, baseando-se nos factores ambientais e na gestão dos espaços, assim como identificar o equipamento necessário para o desempenho da sua função. O respeito pelas regras de higiene, saúde e segurança é outro aspecto fundamental para a criação de condições favoráveis ao exercício da função, evitando problemas de ordem psicológica, física e fisiológica.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Compreender a importância importânci a da Ergonomia na saúde e bem-estar do trabalhador e consequente produtividade.

•

Reconhecer Reconhecer a importância importância da localização localização do do escritório na criação de boas boas condições condições de trabalho.

•

Relacionar a funcionalidade funcionali dade do escritório escrit ório com os factores ambientais e a gestão dos espaços.

•

Identificar o equipam equipamento ento de escritório.

•

Sensibilizar Sensibiliz ar os alunos para a importância, importância , no local de trabalho, do cumprimento das regras de segurança e uso do seu equipamento.

•

Dar a conhecer as doenças doenças profissionais profissionais como forma de alertar os alunos para as posturas correctas.

•

Consciencializar Consciencializar os os alunos alunos para o cumprimento das leis em vigor.

•

Alertar os alunos para para a importância da H.S.S. como forma de evitar problemas psicológicos, psicológicos, físicos e fisiológicos.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Localização e Funcionamento do Secretariado Secretari ado Conceito de Ergonomia Factores ambientais 19

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 3: O Local de Trabalho

Arejamento e Climatização Luz Cor Ruídos Gestão dos Espaços Equipamento Mobiliário Ferramentas de Trabalho •

A Segurança no Trabalho Os Acidentes de Trabalho Primeiros Socorros Equipamento Equipamento obrigatório na protecção contra incêndios Sinalética

•

Saúde no Trabalho Prevenção Doenças Profissionais Diagnóstico da saúde dos trabalhadores

•

Legislação em vigor

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Antas, Ana e al (2000), Curso Tecnológico de Administração – Trabalhos de Aplicação, 11º Ano, Lisboa, Plátano Editora. Miguel, Alberto, ( 2005), Manual de Higiene e Segurança do Trabalho , 8ª Ed. Ed. Porto, Porto Editora. Editora. Beleza, João Loureiro (1994), Higiene e Segurança no Trabalho: Empregado Administrativo , Lisboa, I.E.F.P. Silva, Maria Odete de Brito (1998), Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho: Escritórios e Serviços , Lisboa, I.E.F.P.

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Programa de Técnicas de Secretariado

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 3: O Local de Trabalho

Outros Recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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Programa de Técnicas de Secretariado

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 4 O Prof Profissi issional onal de Secretariado Secretariado Duração de Referência: 21 horas

1. Apresentação Neste módulo pretende-se dar a conhecer aos alunos um conjunto de conhecimentos e qualidades técnicas, profissionais e morais, no sentido de o ajudar a criar uma consciência profissional. Deverá ainda desenvolver competências que lhes permitam um correcto desempenho da profissão. Ao efectuar-se uma abordagem abordagem nas Organizações Organizações de Economia Economia Social deverá ter-se em conta as especificidades especific idades em termos do seu Código Deontológico bem como das das diversas modalidades de trabalho nas funções de secretariado ( voluntário, associado, assalariado, assalariado, …).

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Reconhecer Reconhecer as principais qualidade qualidadess de um técnico de secretariado.

•

Evidenciar qualidad qualidades es pessoais e técnico-profissionais. técnico-profissionais.

•

Executar as diferentes tarefas inerentes à profissão.

•

Justificar Justifi car a necessidade da existência existênci a de um código deontológico.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Qualidades pessoais Discrição Adaptabilidade Iniciativa e capacidade de trabalho Pontualidade Eficiência Ordem Paciência Interesse e responsabilidade responsabilidade Capacidade de organização Diplomacia Assertividade 22

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

Módulo 4: O Profissional de Secretariado

Previsão Esmero Segurança Estabilidade emocional emocional e equilíbrio interno Memória organizada Inteligência Espírito de colaboração Capacidade de atenção Sinceridade Boa educação •

Qualidades profissionais Discrição Responsabilidade Lealdade Capacidade de trabalho e organização Senso-comum, Senso-comum, iniciativa Adaptabilidade Eficácia Dinamismo Facilidade de aprendizagem Tacto Capacidade de fazer uso de psicologia Tenacidade

•

As diferentes tarefas A redacção e a gestão de correspondência Elaboração e preparação de documentos de gestão Apoiar a chefia Preparar e organizar reuniões, assembleias, seminários Planificar viagens Arquivar documento documentoss

•

Código deontológico Princípios de carácter geral Obrigações profissionais e específicas Sigilo Relações sócio-profissionais sócio-profissionais 23

Programa de Técnicas de Secretariado

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 4: O Profissional de Secretariado

4. Bibliografia / Outros Recursos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros

Bazin, Dorothée Dorothée e Anne Broilliard Broilliard (1999), (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Z , Lisboa,Edições CETOP. Enciclopédia da Secretária, Secretária, Marina Editores, volumes I e II. Hughes, Vera e Christina (1995), Manual (1995),  Manual da Secretária Profissional, Profissional , Lisboa, Edições CETOP. Lousã, Aires et al (2004), Técnicas Administrativas Administrativas, Porto, Porto Editora. Vivien, Georges e Verónique Arné (1999), Guia Larousse da Secretária, Secretária , Lisboa, Edições CETOP. Outros recursos Revista Dirigir, vários volumes Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Outras revistas e jornais da especialidade

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 5 O Secretariado Secretariado na Actualidade Ac tualidade Duração de Referência: 18 horas

1. Apresentação Neste módulo pretende-se dar aos alunos uma visão genérica do que a função secretariado foi alvo nos últimos anos. Assim, os alunos deverão adquirir conhecimentos e técnicas que lhes permitam fazer face à especificidade especificidade e às exigências da profissão.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendizage Apr endizagem m •

Compreender a evolução do secretariado. secretar iado.

•

Situar o secretariado no contexto da empresa actual.

•

Explicar as funções do secretariado.

•

Desenvolver competências que permitam um correcto desempenho da profissão.

•

Reconhecer a necessidade da actualização actualiza ção permanente.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

A evolução do secretariado secretar iado

•

O que se entende por secretariado secretar iado Departamento Actividade Elemento ou conjunto de elementos organizados

•

Como se organiza Papel funcional Organização material

•

Noção de organização Centralizada Descentralizada Horizontal 25

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 5: O Secretariado na Actualidade

Vertical Individual Colectiva •

Funções clássicas do secretariado

•

Funções do secretariado actual

4.

Biblio grafia / Outros Recursos Recursos

O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Barnes, & Manning, M.(1991), Excelência Profissional para Secretária, Secretária , Lisboa, Monitor Edições. Périn, Jonamim (1999), Secrétaire et Manager: une equipe gagnante ,

Paris, Les Editions

D’Organisation. Outros recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 6 Técni Té cnicas cas de Atendimento Duração de Referência: 30 horas

1. Apresentação Com este módulo pretende-se que os alunos reconheçam os públicos existentes numa organização, internos e externos, e identifiquem as técnicas de atendimento inerentes a esses públicos. Também se requer, através deste módulo, que os alunos saibam executar, com espírito profissional, a tarefa de atendimento, não só ao nível presencial como também ao não presencial.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem 

Compreender Compreender a noção de públicos.



Distinguir e reconhecer reconhecer os diversos diversos públicos da empresa/OES.



Reconhecer a importância importânci a do papel do Secretariado Secret ariado como instrumento instrument o de Relações Públicas.



Distinguir o atendiment atendimentoo presencial e não presencial.



Desenvolver técnicas no sentido sentido de melhorar os seus processos comunicacionais comunicacionais no atendimento. atendimento.



Aplicar técnicas técnicas de saber ouvir em situações de face a face.



Identificar e aplica aplicarr regras para bem bem comunicar comunicar e atender atender o público.



Desenvolver técnicas no no sentido sentido de lidar com situações delicadas no atendimento. atendimento.



Enumerar os factores críticos de de sucesso ao telefone.



Praticar os comportamentos comportamentos positivos positivos no atendime atendimento nto telefónico.



Conceber e utilizar fichas de recepção e execução execução de chamadas telefónicas.



Evitar erros comuns na utilização do telefone.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos 

Os públicos da empresa/OES Noção de públicos Tipos de públicos: O público externo e públicos internos Utentes - Intracooperação e Intercooperação; Utentes não membros ( Na abordagem das OES) 27

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 6: Técnicas de Atendimento

O papel do Secretariado como instrumento de Relações Públicas •

O atendimen atendimento to presencial e não presencial A comunicação no atendimento O atendimen atendimento to presencial: A comunicação face a face Comunicação verbal Comunicação não verbal Atitudes comunicacionais comunicacionais do emissor e seus efeitos no receptor O saber escutar A importância da primeira impressão Acolher e acompanh acompanhar ar visitantes Lidar com situações difíceis O atendimento não presencial: Atendimento telefónico Regras gerais Regras ao receber uma chamada Regras antes de efectuar uma chamada Regras durante a comunicação Concepção de fichas de recepção e execução de chamadas telefónicas Factores críticos de sucesso ao telefone Voz, respiração, ritmo do discurso A escolha das palavras, linguagem A etiqueta e as boas maneiras

•

A eficiência O atendimento atendimento e a função social das OES ( Na abordagem abordagem das OES)

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Sucesso, Lisboa/São Paulo, Editorial Verbo. Andrade, Elisabete Vieira Canha (1997), Gestos – Cortesia, Etiqueta, Protocolo, Lisboa, Lisboa , Texto 28

Programa de Técnicas de Secretariado

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

Módulo 6: Técnicas de Atendimento

Editora. Bazin, Dorothée Dorothée e Anne Broiliard (1999), (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Z , Lisboa, Edições Cetop. Cascão, Amélia e Arcindo Cascão (1998), Atendimen (1998), Atendimento to,, Lisboa, Cecoa. Cesca, Cleuza (1997), Organização de Eventos Eventos,, São Paulo, Summus Editorial. Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Protocolo , Lisboa, Editorial Presença. Meireles, Ana e Ana Sousa(1988), Sousa(1988), Secretariado na Empresa, Empresa , Lisboa, Lisboa Editora. Oliveira, Maria da Luz , Maria João Pais, Helena Faria Monteiro e Belmiro Gil Cabrita (1997), Trabalhos Trabalhos de Aplicação, Aplicação, 11º Ano, Ano, Lisboa, Texto Editora. Santos, Jorge M. L. Dias, Dias, Maria Helena Vieira Lemos (1989), (1989), O Trabalho Administrativo na Empresa, Empresa , Porto, Edições Asa. Teixeira, Marília Pimentel (1993), Protocolo Empresarial, Empresarial , Porto, Associação Industrial Portuguesa, Coprai – Departamento de Formação. Walker, Lin (2001), Técnicas de Utilização do Telefone, Telefone , Lisboa, Livros e Livros. Outros recursos Quadro branco Expositores para apresentação de trabalhos Meios audiovisuais (retroprojector e ecran, máquina fotográfica, televisor e vídeo) Revistas da especialidade especialidade para consulta

29

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 7 Protocolo Protoco lo e Imagem Imagem Duração de Referência: 30 horas

1. Apresentação Com este módulo pretende-se que os alunos reconheçam as diferentes normas e tipos de protocolo bem como a importância do órgão de Secretariado na imagem de uma organização. A actividade do Secretariado também exige que o profissional saiba qual o protocolo a utilizar, no caso de necessitar de convidar pessoas face a um acontecimento institucional e na sociedade em geral. Ainda é da sua competência conhecer algumas normas que permitem uma correcta utilização de cartões de visita face às diversas situações.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendizage Apr endizagem m 

Caracterizar o protocolo.



Enumerar os tipos de protocolo.



Agir de forma ética nas diversas situações.



Reconhecer a importância importânci a do Secretariado Secretari ado na imagem de uma organização.



Caracterizar os convites.



Identificar e utilizar os diferentes tipos de convites.



Caracterizar os cartões de visita.



Enumerar os diversos tipos de cartões de visita.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos Conceito de protocolo Tipos de protocolo Social Entre o Social e o Profissional Profissional Oficial A importância do Secretariado na imagem da organização

30

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 7: Protocolo e Imagem

A tarefa: “recepcionismo” – a imagem da empresa As rotinas quotidian quotidianas as   Convites



Formais Informais Particulares 

Cartões de visita Características Diferentes tipos

4.

Biblio Bib liografia grafia / Outros Recurs Recurs os

O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, sítios da internet ou internet  ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis indispensáveis ao processo de aprendizagem. aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Sucesso, Lisboa/São Paulo, Editorial Verbo. Andrade, Elisabete Vieira Canha (1997), Gestos – Cortesia, Etiqueta, Protocolo,-, Protocolo,- ,  Lisboa, Lisboa, Texto Editora. Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social… Protocolo Profissional, Profissional , Lisboa, Plátano Edições Técnicas. Cascão, Amélia e Arcindo Cascão (1998), Atendimento (1998), Atendimento,, Lisboa, Cecoa. Cesca, Cleuza Cleuza Gertrude Gertrude (1997), Organização de Eventos Eventos,, São Paulo, Summus Editorial. Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Protocolo , Lisboa, Editorial Presença. Teixeira, Marília Pimentel (1993), Protocolo Empresarial, Empresarial , Porto, Associação Industrial Portuguesa, Coprai – Departamento de Formação. Outros recursos Quadro branco Expositores para apresentação de trabalhos Meios audiovisuais (retroprojector e écran, máquina fotográfica, televisor e vídeo) Revistas da especialidade especialidade para consulta

31

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 8 O Con Contr trato ato de Compr a e Ve Vend nda a Duração de Referência: 36 horas

1. Apresentação Com este módulo pretende-se que os alunos reconheçam e caracterizem a natureza do contrato de compra e venda e os intervenientes do mesmo, que saibam identificar as fases do contrato e as condições contratuais a que pode ficar sujeito e, simultaneamente, reconhecer a importância do correcto preenchimento de toda a documentação que lhe é inerente. É necessário que se relacione, na fase contratual, todo um conjunto de saberes intrínsecos da actividade comercial, nomeadamente os que se referem às diferentes maneiras de identificar a qualidade e a quantidade de mercadorias a transaccionar, os locais de entrega a nível nacional e internacional, as fixações de preços, os tipos de descontos que se podem conceder e as distintas épocas e formas de pagamento que se podem efectuar. Propõe-se, como corolário deste módulo, a utilização de cadeias documentais, onde os alunos poderão praticar o preenchimento de toda a documentaçã documentação o relativa ao contrato de compra e venda, e a prática de cálculos comerciais para os diferentes tipos de descontos a conceder e imposto (IVA) a aplicar.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Caracterizar o contrato de compra e venda.

•

Identificar os contraentes.

•

Reconhecer Reconhecer a natureza do contrato.

•

Indicar os efeitos efeitos de um contrato de compra e venda.

•

Distinguir, reconhecer e identificar identificar cada cada uma das fases fases do contrato de compra compra e venda.

•

Identificar e/ou saber saber estabelecer estabelecer as condições a acordar, acordar, num contrato de de compra compra e venda, no que se reporta à forma como pretende indicar: - a qualidade das mercadorias; - a quantidad quantidadee das mercadorias; - os locais de entrega a nível nacional e internacional; - o modo de fixação de preços; - o ttipo ipo de descontos a conceder; - o tipo de moeda a utilizar; - a época de pagamento; 32

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 8: O Contrato de Compra e Venda

•

- as diferentes formas de pagamento pagamento das mercadorias mercadorias compradas. compradas. Efectuar cálculos comerciais.

•

Inferir da importância das reclamações e das devoluções devoluções de de mercadorias. mercadorias.

•

Identificar Identifi car e preencher toda a documentação inerente ao contrato de compra e venda.

•

Analisar documentação documentação para reconhecer, reconhecer, identificar identificar e interpretar interpretar como como um to todo, do, o contrato contrato efectuado.

•

Argumentar e apresentar apresentar os fundamento fundamentoss devidos devidos sobre análises contratuais efectuadas.

•

Preencher correctamente uma cadeia documen documental. tal.

•

Realizar tarefas de forma autónoma e responsável.

•

Revelar hábitos de trabalho individual e em grupo.

•

Revelar espírito crítico e hábitos de tolerância e cooperação.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Caracterização do Contrato de Compra e Venda Noção de contrato de compra e venda Efeitos do contrato de compra e venda Natureza do contrato de compra e venda

•

Fases do Contrato de Compra e Venda A Encomenda A Entrega A Liquidação O Pagamento

•

Condições a acordar Na fase da Encomenda A indicação da qualidade A indicação da quantidade Na fase da Entrega O local de entrega A época da entrega A forma de entrega Na fase da Liquidação A identificação da moeda a utilizar na transacção A fixação do preço Os diferentes tipos de descontos 33

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 8: O Contrato de Compra e Venda

Comerciais Financeiros Sucessivos O IVA Aplicações práticas Na fase do Pagamento O local de pagamento A época de pagamento As formas de pagamento As Reclamações e as Devoluções •

A Documentação Documentação Comercial A Nota de Encomenda A requisição A nota de encomenda A Guia de Remessa O Talão de Recepção A Factura Documentos rectificativos da factura: Nota de Débito Nota de Crédito A Factura-Recibo Factura-Recibo A Factura de Praça A Factura Provisória ou Condicional A Factura Pró-forma ou Simulada A Facturação Electrónica O Recibo

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros

Matos, Maria Adelaide, Hélder Viegas (2004), Práticas Administrativas Administrativas – 10º Ano, Curso Ano, Curso Tecnológico Tecnológico 34

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 8: O Contrato de Compra e Venda

de Administração, Lisboa, Texto Editora Campos, Ana Paula et al (2004), Praticas  Administrativas  Administrativas – 10º Ano, Ano, Curso Tecnológico de Administração, Lisboa, Plátano Editora. Outros recursos Código Civil Código Comercial Código do IVA Código das Sociedades Comerciais Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 9 Operações Ope rações Bancárias Duração de Referência: 24 horas

1. Apresentação As constantes evoluções tecnológicas proporcionaram, à actividade bancária, um enorme desenvolvimento nos últimos anos. A proliferação de produtos e serviços, propostos pela banca, não pára de aumentar. É, pois, necessária uma constante actualização nesta área, para que nos possamos informar de toda uma gama de produtos e serviços que, cada vez mais diversificados, utilizam os meios informáticos para se concretizarem. No entanto, existem conceitos e competências elementares, que deverão ser adquiridos e praticados para melhor se progredir nesta área de serviços. Deverão utilizar-se uma linguagem e um vocabulário adequados a este tipo de actividade e haver uma aproximação dos temas a tratar ao quotidiano bancário, a mais real possível, na prática e/ou simulação, dentro da sala de aula.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Caracterizar Caracter izar a actividade activid ade bancária e inferir da sua importância no desenvolvimento desenvolvimen to de outras actividades.

•

Identificar as diferentes diferentes operações de crédito passivo e de de crédito crédito activo. activo.

•

Distinguir e relacionar os diferentes tipos de contas bancárias.

•

Descrever o processo de abertura de conta.

•

Estabelecer a diferença entre os tipos de conta de depósito.

•

Relacionar os diferentes tipos de movimentação de contas bancárias.

•

Estabelecer a diferença diferença e relacionar os tipos tipos de juro atribuídos atribuídos a cada conta.

•

Saber utilizar utilizar a consulta de saldos, saldos, conta-corrente conta-corrente como elemento elemento essencial na conferência conferência das operações realizadas.

•

Identificar, classificar e elencar as características dos títulos de crédito.

•

Saber definir e indicar as características do cheque.

•

Distinguir os cheques quanto à forma de transmissão.

•

Identificar os intervenientes intervenientes no cheque.

•

Estabelecer a diferença entre os endossos possíveis.

•

Emitir correctamente qualque qualquerr tipo de cheque. 36

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 9: Operações Bancárias •

Definir e indicar as características da letra.

•

Identificar os intervenientes intervenientes na letra.

•

Definir operação de desconto.

•

Definir operação de reforma.

•

Efectuar os cálculos cálculos necessários às operações operações de desconto e de de reforma. reforma.

•

Elencar e identificar outras operações bancárias.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Noção e classificação das operações bancárias O que é um banco A importância da actividade bancária no desenvolvimento de outras actividades (económica, industrial, comercial, …)

•

As operações operações de crédito bancário Caracterização das operações passivas e activas Tipos de contas bancárias Procedimento para a abertura de uma conta Diferentes tipos de depósitos Juro a atribuir a cada tipo de depósito A movimentação dos depósitos

•

A consulta de saldos Os títulos de crédito Características dos títulos de crédito Classificação quanto à forma de transmissão Natureza jurídica dos títulos de crédito Classificação dos títulos de crédito quanto ao vencimento O Cheque Definição Intervenientes Tipos de emissão Tipos de endosso O Aval O Pagamento O Protesto Modalidades 37

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 9: Operações Bancárias

Cheques de viagem A Letra Definição Intervenientes Imposto de selo O Aceite O Aval O Endosso O Vencimento da letra e as diferentes épocas de vencimento O Protesto O Desconto A Reforma A Livrança Características da Livrança Outras Operações Bancárias Corretagem/Execução Corretagem/Execução de Ordens de Bolsa Colocação de títulos Aluguer de cofres Transferências Transferências bancárias Cobranças Gestão de fortunas Administração de propriedades Recebimentos e pagamentos por conta de outrem. Cálculos financeiros. Documentação Documentação inerente à actividade.

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet  ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Matos, Maria Adelaide, Hélder Viegas (2004), Práticas Administrativas – 10º Ano, Ano , Curso Tecnológico Tecnológico de Administração Administração, Lisboa, Texto Editora. 38

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Módulo 9: Operações Bancárias

Campos, Ana Paula et al(2004), Praticas  Administrativas  Administrativas – 10º Ano, Ano, Curso Tecnológico de Administração, Lisboa, Plátano Editora. Outros recursos Código Comercial Qualquer endereço dos bancos situados em território nacional. Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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MÓDULO MÓDULO 10  A Comu Co mun n i c ação e a Info Inf o r maç mação ão Duração de Referência: 36 horas

1. Apresentação Neste módulo pretende-se identificar os elementos constituintes e intervenientes num processo de comunicação, bem como, reconhecer a importância de um sistema de informação na empresa.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Compreender a importância importânc ia da Comunicação numa organização. organização .

•

Analisar os elementos-base elementos-bas e do processo de comunicação.

•

Reconhecer Reconhecer os diversos tipos de comunicação. comunicação.

•

Compreender Compreender as questões relacionadas relacionadas com a comunicação comunicação oral e escrita. escrita.

•

Reconhecer a importância importânci a de uma comunicação eficaz.

• •

Conhecer os requisitos das diferentes comunicações comunicações escritas. Conhecer algumas algumas normas normas nacionais nacionais e internacionais internacionais relativas relativas à normalização normalização do trabalho administrativo.

•

Compreender todo o processo de recepção, transmissão e registo da informação numa organização.

•

Assegurar a expedição expedição da correspondência correspondência preenchendo preenchendo correctamente os sobrescritos. sobrescritos.

•

Conhecer os serviços serviços dos correios e outros meios associados à expedição expedição da documentaçã documentação. o.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Conceitos de Comunicação e Informação

•

Elementos do Processo da Comunicação

•

A Circulação da Informação

•

Tipos de Comunicação

•

A Importância Importânci a da Comunicação

•

Normalização Normalizaç ão da Correspondência Correspondênc ia

•

Recepção e Registo da Informação

•

Expedição da Documentação 40

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Módulo 10: A Comunicação e a Informação

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Almeida, V. (2000), A (2000), A Comunicação Comunicação Interna na na Empresa, Empresa, Lisboa, Práxis. Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Sucesso, Lisboa, Editorial Verbo. Amaral, Isabel (2000), Imagem e Internacionalização, Internacionalização , Lisboa, Editorial Verbo. Barker, Alan (1999), Como Escrever Cartas Comerciais, Comerciais , Mem Martins, Lyon Edições. Lorente, M. José G. (2001), Manual Prático da Secretária Eficiente, Eficiente, Novakey España, S. L.. Loureiro, José e Filomena Silva (1995),  Área de Administração, Administração, Serviços e Comércio, Comércio, Lisboa, Texto Editora. Meireles, Ana e Ana Sousa (1990), Secretariado na Empresa, Empresa , Lisboa, Lisboa Editora. Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação, Aplicação , Lisboa, Texto Editora Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Secretária , Setúbal, Marina Editores. Santos, Jorge e Maria Maria Helena Lemos (1990), O Trabalho Administrativo na Empresa, Porto, Empresa,  Porto, Edições Asa. Outros recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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MÓDULO MÓDULO 11  A Comu Co mun n ic icaç ação ão Int Inter erna na Duração de Referência: 21 horas

1. Apresentação Na leccionação deste módulo pretende-se que os alunos reconheçam a importância que as comunicações internas assumem no bom funcionamento da empresa ou organização, transmitindo mensagens ou instruções de serviço, em diferentes formatos e denomina denominações. ções.

2. Objecti Objecti vos de d e Aprendizagem •

Compreender a importância que o profissional profissi onal de Secretariado Secretari ado tem como principal elemento das comunicações internas numa organização.

•

Enquadrar as comunicações comunicações internas nas situações de rotina administrativa.

•

Conhecer as regras regras básicas para elaborar determinadas determinadas comunicaçõe comunicações, s, tais como, relatórios, convocatórias e actas.

•

•

Redigir documentos de comunicação interna. Trabalhar com outros meios de apoio a estas comunicações comunicações (telefax, e-mail).

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Tipos de Comunicações Internas Memorandos Memorandos e sua Estrutura Notas e Ordens de Serviço Comunicados Comunicados Internos

•

Reuniões e Assembleias As convocatórias; As Actas

•

Relatórios e seus requisitos

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

Módulo 11: A Comunicação Interna

4. Bibliografia / Outros Recursos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Almeida, Vitor (2000), A (2000),  A Comunicação Comunicação Interna na na Empresa, Empresa, Lisboa, Práxis. Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Lisboa, Lisboa , Editorial Verbo. Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Formais , Vila Nova de Gaia, Estratégias Criativas. Lorente, M. José G. (2001), Manual Prático da Secretária Eficiente, Eficiente, Novakey España, S. L.. Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação, Aplicação , Lisboa, Texto Editora. Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Secretária , Setúbal, Marina Editores. Santos, Madalena e Arménia Maia Maia (1991), Práticas Administrativas e de Secretariado, Secretariado, Porto, Porto Editora. Outros recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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MÓDULO MÓDULO 12  A Cor Co r r es esp p o nd ndên êncc ia Comer Co mercc i al e Soc So c io iop p r o fifiss s io ion n al Duração de Referência: 33 horas

1. Apresentação Neste módulo pretende-se que os alunos reconheçam que a correspondência comercial é um elemento de primordial importância numa organização, pois é um meio de divulgar a imagem da mesma e de viabilizar uma maior operacionalidade dos serviços, devendo basear-se numa redacção inequívoca e rigorosa de modo a facilitar a sua leitura e compreensão.

2. Objecti Objecti vos de d e Aprendizagem •

Conhecer os diferentes diferent es tipos de comunicação ligados ao quotidiano de uma organização.

•

Conhecer e aplicar as normas relativas ao tipo de documento a elaborar.

•

Utilizar Utiliz ar uma linguagem adequada aos novos processos organizacionais. organizaciona is.

•

Conhecer e verificar sempre as regras gramaticais e a correcção ortográfica.

•

Conhecer e actualizar o glossário de expressões, abreviaturas e formulários usados na redacção da correspondência. correspondência.

•

Redigir cartas comerciais em formato tradicional e normalizado. normalizado.

•

Utilizar as as técni técnicas cas de comunicação existentes em conjugação com os meios meios de de transmissão transmissão mais apropriados. apropriados.

3. Âmbito dos Conteúdos •

Correspondência Correspondência Comercial Cartas (sistema tradicional / sistema normalizado) Faxes Mailings Circulares Correio Electrónico

•

Correspondência Correspondência Socioprofissional Socioprofissional Os Bancos e as Instituições Bancárias Pedidos de crédito ou financiamento; financiamento; Comércio internacional; internacional; 44

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 12: A Correspondência Comercial e Socioprofissional Socioprofissional

Os Seguros e as seguradoras seguradoras Proposta ou minuta Apólice Acta adicional Os Transportes e as Deslocações

4. Bibliografia / Outros Recursos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Barker, Alan (1999), Como Escrever Cartas Comerciais, Comerciais , Mem Martins, Lyon Edições. Campos, Ana Paula e Maria João Esteves (2000), Guia de Correspondência Comercial, Comercial , Lisboa, Plátano – Edições Técnicas. Gómez, Sonia (1999), Correspondência Comercial, Comercial , Lisboa, Editorial Estampa. Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Formais , Vila Nova de Gaia, Estratégias Criativas. Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação, Aplicação , Lisboa, Texto Editora. Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Secretária , Setúbal, Marina Editores. Santos, Madalena e Arménia Maia Maia (1991), Práticas Administrativas e de Secretariado, Secretariado, Porto, Porto Editora. Santos, Madalena (1991), Dicionário Prático Comercial e Administrativo, Administrativo, Porto, Porto Editora. Torriente, Gastón F. e Eduardo Zayas-Bazan (1995), Como Escrever Cartas Eficazes, Eficazes, Mem Martins, Edições Cetop. Outros recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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MÓDULO MÓDULO 13  A Cor Co r r es esp p o n dên dêncc i a Admi Ad min n i s tr trati ativv a Duração de Referência: 36 horas

1.  Apr  Ap r esentaç esen tação ão Neste módulo pretende-se dar a conhecer como as empresas, independentemente da sua área de actividade, se devem dirigir aos organismos públicos, através de comunicações que obedecem normalmente a uma redacção formal, remetendo invariavelmente para aspectos legislativos, normativos ou regulamentares. regulamentares.

2. Objecti Objecti vos de d e Aprendizagem •

Conhecer as regras, tanto formais formais como de conteúdo, conteúdo, que regulam regulam a estrutura destas destas comunicações.

•

Identificar os principais tipos de comunicações comunicações administrativas. administrativas.

•

Pesquisar, seleccionar e organizar este tipo de informação.

•

Efectuar a leitura de vários documento documentoss administrativos. administrativos.

•

Elaborar ofícios, requerimentos, requerimentos, declarações e certificados.

3. Âmbito dos Conteúdos •

Comunicações Comunicações Administrativas Ofícios; Avisos e notificações Memoriais, petições e requerimentos requerimentos Procurações e protocolos Atestados, certidões, certificados e declarações Anúncios Editais Leilões e hastas públicas

•

Vocabulário das Comunicações Comunicações Administrativas Fórmulas e formulários Siglas e abreviaturas

•

Redacção e Preenchimento Preenchiment o de Impressos Impresso s 46

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

Módulo 13: A Correspondência Administrativa

4. Bibliografia / Outros Recursos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social, Protocolo Profissional, Profissional , Lisboa, Plátano, Edições Técnicas. Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Formais , Vila Nova de Gaia, Estratégias Criativas. Santos, Jorge e Maria Helena Vieira Vieira S. Lemos (1990), (1990), O Trabalho Administrativo na Empresa, Empresa , Porto, Edições Asa. Santos, Madalena e Arménia Maia (1991), Práticas administrativas e de Secretariado, Secretariado , Porto, Porto Editora. Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação, Aplicação , Lisboa, Texto Editora. Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Secretária , Setúbal, Marina Editores. Outros recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 14 Circuito Circuit o da Docu Documentaçã mentação o Duração de Referência: 18 horas 18  horas

1. Apresentação Neste módulo os formandos deverão aprender o significado de “documento”, onde vamos transmitir a sua definição e salientar a sua importância na vida das organizações. Posteriormente serão apresentadas as noções dos vários tipos de documentos internos e externos e toda a documentação comercial, administrativa e bancária. Após o conhecimento da documentação e dos documentos inerentes à vida organizacional, os formandos deverão ter a capacidade de proceder à recepção, registo e distribuição de toda a correspondência empresarial, enquadrado no tratamento específico da documentação.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem   Capacitar os formandos para o domínio da documentação organizacional, seu tratamento

•

especifico encaminhamento de toda a correspondência depois de devidamente tratada. •

Requerer a atenção dos formandos para a importância do documento como suporte de ideias e informações.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Circuito da Documentação Documentação Conceito de Documento Definição de documento e a sua importância para a vida das organizações As características da documentação: pertinência, exaustividade, exaustividade, rapidez r apidez Tipos de Documentos Noções dos vários tipos de documentos internos e externos da vida das organizações: documentação documentaçã o comercial, administrativa e bancária. Documentos reais reais e/ou simulados do quotidiano quotidiano de escritório escritório e “dossiers” de documentos documentos físicos. Recepção, registo e distribuição da correspondência O circuito da correspondência 48

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 14: Circuito da Documentação

O saber: ler, compreender, compreender, reagir e integrar no tratamento da informação A recepção dos documentos: Correio Ordinário, Por mão própria, Correio Registado, Fax, email e telex A abertura da correspondência: a função de abrir a correspondência; extrair documentos, apor carimbo carimbo de entrada, entrada, registar a entrada, numerar os documentos documentos Leitura de conteúdos, consulta do plano de codificação Acto de colocar a correspondência em pastas O envio para o sector respectivo

4.

Biblio Bib liografia grafia / Outros Recurs Recurs os

O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros

Teixeira, Marília Pimentel (2000), Organização e Práticas de Secretariado, Lisboa Lisboa,, Universidade Aberta Teixeira, Marília (1994), A A   Execução da Tarefa Correspondente em Língua Portuguesa, Lisboa, Lisboa, Citeforma Outros recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 15 Arquivo Duração de Referência: 22 horas 22  horas

1. Apresentação Salientar a importância do arquivo na vida das organizações. organizações. Dotar os formandos de conhecimentos suficientes para procederem ao arquivo de toda a documentação inerentes à vida organizacional. Aquisição de conhecimentos sobre os métodos e técnicas fundamentais de arquivo.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Dominar as técnicas de arquivo e sua aplicação real em contexto de trabalho simulado.

•

Organizar os dossiers necessários à vida organizacional. organizacional.

•

Aplicar as novas tecnologias tecnologias de informação e comunicação comunicação às técnicas de arquivo.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos  

•

Arquivo Noção Os tipos e funções do arquivo numa organização O arquivo tradicional e o informatizado Introdução aos métodos e técnicas de arquivo Classificação e Codificação Abordar os sistemas de classificação, utilizando uma metodologia eminentemente eminentemente prática Organização de dossiers e ficheiros Novas Tecnologias de Informação e Comunicação Técnicas de Arquivo: Recolha Sistemática da Documentação; Manutenção de Dossiers e Ficheiros; Acesso à Base de Dados .

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 15: Arquivo

4.

Biblio Bib liografia grafia / Outros Recurs Recurs os

O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Guia de Técnicas de Secretariado (2000), Secretariado  (2000), Lisboa, Texto Editora. Teixeira, Marília (2000), Organização e Práticas de Secretariado, Lisboa, Universidade Aberta Outros recursos Quadro Computadorr e Videoprojector Computado Videoprojector Sala de Informática Revistas e jornais da especialidade

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 16 O Compu Computador tador como Fe Ferramenta rramenta de Trabalho Trabalho no Se Secretariado cretariado Duração de Referência: 30 horas

1.

Apresentação

Neste módulo pretende-se preparar os alunos para a utilização ergonómica e racional do computado computador, r, como ferramenta actual e universal, na concepção e tratamento da imagem documental de acordo com as normas em vigor, visando a diminuição do cansaço e o aumento da produtividade e competitividade.

2.

•

Objectivos Objectivo s de Aprendizage Apr endizagem m Compreender a importância importânci a do papel das novas tecnologias da informação e comunicação no Secretariado.

•

Utilizar o teclado de um computado computador, r, com alguma rapidez e com correcção decadactilar. decadactilar.

•

Dominar técnicas de execução dactilográfica.

•

Criar, editar editar e imprimir documento documentoss de qualidade e estética profissional, de acordo acordo com as normas portuguesas e internacionais em vigor.

•

Paginar e estruturar documento documentoss administrativos administrativos longos.

•

Utilizar a impressão em série (Mail Merge). Merge).

3. •

Âmbito dos Conteúdos Conteúdos A posição de trabalho – prevenção de problemas de saúde pela utilização utilizaç ão de uma correcta posição de trabalho (a forma de sentar, a posição do tronco, a posição dos braços, a distribuição dos dedos sobre o teclado)

•

A importância e repercussões repercuss ões no trabalho da utilização do método decadactilar decadactil ar e do ritmo digitativo

•

A memorização memorização e domínio domínio do teclado do computador computador – exercícios exercícios digitativos digitativos aplicados aplicados ao processador de texto

•

A concepção e tratamento tratament o da imagem documental

•

As normas de estética – Normas Portuguesas Portuguesas e Internacionais Internacionais

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 16: O Computador como Ferramenta de Trabalho no Secretariado

4. Biblio Bib liografia grafia / Outros Recurso Recursoss O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Rebelo, Francisco (2004), Ergonomia no dia a dia, dia , Lisboa, Edições Sílabo. Santos, Madalena (1989), A (1989),  A comunicação comunicação Dentro e Fora Fora da Empresa Empresa,, Porto, Porto Editora. Outros recursos Computadores, com ligação à Internet. Internet. Impressoras. Scanner. Videoprojector. Aplicações informáticas para escritório

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 17 Regist Re gisto o Electr Electrónic ónico o da Infor Infor mação Duração de Referência: 30 horas

1. Apresentação Neste módulo pretende-se analisar e compreender as potencialidades e vantagens da utilização das ferramentas informáticas, como auxiliares na actividade profissional, nomeadamente nomeadamente no que se refere ao registo electrónico da informação.

2. Objectivo s de Aprendizage Apr endizagem m • •

Reconhecer a importância importânc ia do armazenamento da informação digitalizada. Utilizar correctamente as técnicas de digitalização digitaliz ação de documentos sob a forma de imagem e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).

•

Gerir eficazmente eficazmente a informação informação relativa à carteira carteira de de clientes clientes e fornecedores, fornecedores, com recurso a Sistemas de Gestão de Bases de Dados.

•

Aplicar conhecimentos conhecimentos adquiridos adquiridos na resolução de questões práticas.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

A digitalização digitaliz ação de documentos

•

A gestão gestão da carteira de de clientes clientes e fornecedores, através de de Sistemas Sistemas de de Gestão Gestão de Bases de Dados.

4.

Biblio Bib liografia grafia / Outros Recurs Recurs os

O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Viescas, John (2000), Running Microsoft Access 2000, Lisboa, McGraw-Hill Editora 54

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 17: Registo Electrónico da Informação

Outros recursos Computadores, Computado res, com ligação à Internet Impressoras Scanner Máquina fotográfica digital Videoprojector Aplicações informáticas para escritório

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 18 Reuni Re uniões ões de d e Trabalho Trabalho Duração de Referência: 36 horas

1.

Apresentação

Neste módulo pretende-se mostrar a importância das reuniões de trabalho como actividades essenciais do mundo empresarial, assim como evidenciar o papel fundamental do profissional de secretariado para o sucesso das mesmas. Neste sentido, apresenta-se uma série de procedimentos que estão na base da organização e planificação de diferentes tipos de reuniões de trabalho, assim como todo um processo de actuação antes, durante e após as mesmas. Ao efectuar-se uma abordagem nas Organizações de Economia Social deverá considerar-se a especificidade existente em termos das reuniões dos órgãos sociais, deliberativos e consultivos, no que se refere à sua organização.

2. • •

Objectivos Objectivo s de Aprendizage Apr endizagem m Apresentar os diferentes diferentes tipos tipos de de reuniões reuniões de trabalho e os seus in intervenientes tervenientes possíveis. Evidenciar a importância importância dos dos vários tipos de reuniões reuniões de trabalho trabalho na actividade actividade empresarial empresarial ou nas OES.

•

Definir o papel global do profissional profissi onal de secretariado secret ariado na organização de uma reunião de trabalho.

•

Definir o vocabulário vocabulário específico dos dos diferentes tipos de reuniões de de trabalho. trabalho.

•

Reconhecer a importância do sigilo na preparação e participação partici pação numa reunião de trabalho.

•

Caracterizar Caracter izar todo o processo que envolve uma reunião de trabalho, desde a sua preparação até à divulgação do seu resultado.

•

Explicitar os processos processos de rotina do secretariado secretariado nas nas reuniões de trabalho trabalho (antes, durante durante e após após as mesmas).

•

Reconhecer a responsabilidade responsabili dade que a organização de uma reunião de trabalho envolve.

•

Proporcionar Proporcionar uma noção básica básica dos processos e estratégias estratégias de comunicação comunicação e debate debate nas reuniões de trabalho.

•

Justificar a importância importância das das reuniões reuniões electrónicas electrónicas na empresa empresa actual e do futuro. futuro.

•

Explicar o funcioname funcionamento nto das reuniões electrónicas.

•

Distinguir os diferentes tipos tipos e espécies espécies de reuniões reuniões alargadas alargadas e de reuniões reuniões internacionais. internacionais.

•

Descrever todo o processo de planeamento e organização específicos das reuniões alargadas e das reuniões internacionais. internacionais.

•

Apresentar o modo de actuação antes, durante e após uma reunião alargada e uma reunião internacional. 56

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 18: Reuniões de Trabalho

3.

Âmbito dos Conteúdos Conteúdos   Introdução

•

Os vários tipos de reuniões e respectivas finalidades Os elementos intervenientes nos diferentes tipos de reuniões e respectivos papéis O vocabulário específico das reuniões O sigilo antes, durante e após a reunião •

A preparação de uma reunião de trabalho Recolha, elaboração e divulgação de informação (gestão de tempo e lista de tarefas, motivos e objectivos, estatutos, data e local, agenda/ordem de trabalhos, lista de participantes, contactos necessários, convocações, documentação documentação de apoio, orçamento, dossiê dos participantes) Preparação do local (número de pessoas, formato da sala, material de apoio, equipamento audiovisual, serviço de secretariado, serviço de café/bebidas, decoração, verificação das condições de utilização)

•

O secretariado na reunião de trabalho Acolhimento e encaminhamento Documentação Normas legais e usuais a ter em conta Tomada de notas e/ou recolha de apontamentos e gravação Apoio nas apresentações Interpretação/tradução

•

Tarefas a executar após a reunião de trabalho Elaboração da acta, tendo em conta as respectivas terminologias e normas Resumo da reunião (documentos-síntese) (documentos-síntese) Distribuição e arquivo da documentação Divulgação de resultados/deliberações resultados/deliberações (circulares, notas de serviço, comunicados)

•

As Reuniões Reuniões Electrónicas (Sistemas Tecnológicos Tecnológicos de Apoio a Reuniões) Reuniões) Definição e importância Bases de Dados Partilhadas Correio Electrónico Calendário e Conferência de Grupo Videoconferência

•

As Reuniões Alargadas / As Reuniões Internacionais Internacionais Motivos e Objectivos Tipos Níveis de participação Organização (reuniões preparatórias; programa provisório; contactos a estabelecer; programa definitivo e condições de participação; documentação e material necessários; catering) catering ) 57

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 18: Reuniões de Trabalho

Divulgação (interna; na imprensa; outdoors; outdoors ; circulares e cartas-circulares com boletins de inscrição; convites) Actuação durante e após a acção

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros

Bazin, Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Z , Mem Martins, Edições

CETOP. Bercovici, Geneviève e Christine Harache (1996), Como Ser uma Secretária Eficiente, Eficiente , Mem Martins, Edições CETOP. Código das Sociedades Comerciais. Corcos, Marc (1994), Como Organizar Reuniões Comerciais, Comerciais , Mem Martins, Edições CETOP. Correa, Hélène Alvares (1993),  As Relações com a Imprensa, Imprensa, Colecção Guias de Sucesso, Mem Martins, Publicações Europa-América. Europa-América. Descheper, Jacques (1992), Saber Comunicar com os Jornalistas: da Imprensa, da Rádio e da Televisão, Colecção da Comunicação, Mem Martins, Edições CETOP. Ferreira, Paulo da Trindade (2005), Reuniões de Trabalho, Trabalho , Lisboa, Editorial Presença. Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Formais , V. N. Gaia, Estratégias Criativas DICO Guia de Técnicas de Secretariado (2000), Secretariado  (2000), Lisboa, Texto Editora. Guia dos Eventos (2002), Lisboa, Publicações Europa-América. Europa-América. Hawthorne, Jennie (1998), Como Fazer Minutas e Actas de Reuniões, Reuniões , Lisboa, Edições CETOP. Hindle, Tim (1998), Como Conduzir Reuniões, Reuniões , Porto, Livraria Civilização Editora. Hughes, Vera e Christina (1995), Manual da Secretária Profissional, Profissional , Mem Martins, Edições CETOP. Keenan, Kate (1997), Dicas Úteis Para... Conduzir Reuniões, Reuniões, Colecção Mini-Guia do Gestor, Lisboa, Texto Editora. Lorente, M. José (2001), Manual Prático da Secretária Eficiente, Eficiente , Xirivella, Novakey España, S.L. Lousã, Aires et al (1995), Técnicas de Organização Empresarial, Empresarial , Porto, Porto Editora. Meireles, Ana e Ana Sousa(1988), Sousa(1988), Secretariado na Empresa, Empresa , Lisboa, Lisboa Edições. Nicolas, Pierre e Jacques Turbé (1994), Saber Organizar Reuniões, Reuniões , Mem Martins, Publicações Europa-América. 58

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

Módulo 18: Reuniões de Trabalho

Parreira, Artur (1997), Comunicação e Motivação nos Grupos e Reuniões de Trabalho , Lisboa, Plátano Editora. Payne, John e Shirley (1995), Dirigir Reuniões com Sucesso, Sucesso, Lisboa, Editorial Presença. Seekings, David (1993), Como Organizar Conferências e Reuniões, Reuniões , Lisboa, Editorial Presença. Serrano, Estrela (1998), A (1998), A Organização Organização de uma Reunião Reunião Internacional Internacional,, Mem Martins, Edições CETOP. Simonet, Jean e Renée (1990), Como Tirar Notas de Maneira Prática, Prática, Lisboa, Edições CETOP. Taylor, H. M. e Mears, A. G. (1984), Como Dirigir uma Reunião, Reunião , Lisboa, Editorial Presença. Outros recursos Computadores Impressoras Scanner Videoprojector Aplicações informáticas para escritório

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 19 Viagens Via gens de d e Negóci Negócios os Duração de Referência: 21 horas

1.

Apresentação

Apesar da contínua evolução das auto-estradas da informação, as deslocações e viagens continuam a ser uma parte importante do quotidiano de uma organização. Com efeito, esta prática, que tem sido favorecida pelo desenvolvimento das vias e meios de transporte e pela abolição de fronteiras na Comunidade Europeia, tornou-se um ponto fulcral da actividade empresarial. A sua correcta organização é o reflexo de um bom desempenho na área de secretariado.

2.

Objectivos Objectivo s de Aprendizage Apr endizagem m

•

Identificar as principais principais espécies de deslocações deslocações profissionais profissionais e finalidade(s) respectiva(s).

•

Determinar, para uma situação pré-estabelecida: pré-estabelecida: - a calendarização; calendarização; - os contactos a estabelecer; estabelecer; - as alternativas de itinerários e de meios de transporte; - o alojamento; - o programa/agenda da deslocação.

•

Preparar e constituir dossiers de trabalho destinados à viagem.

•

Agir, de forma conveniente, conveniente, na ausência do respectivo dirigente.

•

Organizar as informações provenientes provenientes da viagem.

3. •

Âmbito dos Conteúdos Conteúdos Planificação Planific ação e preparação de uma viagem Calendarização Comunicações a estabelecer para obtenção de informações sobre a viagem Determinação Determinação do itinerário Os meios de transporte internacionais e no local de destino Reservas de bilhetes para transporte e para hotéis O recurso às agências de viagem Documentação Documentação e procedimentos procedimentos burocráticos Passaportes, vistos, certificados de vacinas Credenciais Outros documentos (carta de condução, seguros, etc.) 60

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 19: Viagens de Negócios

Aspectos financeiros Moeda e câmbio Cartões de crédito e cheques de viagem Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de uma viagem •

Elaboração do dossier Roteiro da viagem: locais, horários de partidas e chegadas, datas e horas de reuniões, encontros, eventos e identificação dos interlocutores Dossiers específicos relativos aos assuntos a tratar Documentos suplementares de carácter económico, turístico e cultural, contendo informações de ordem prática relativas ao país de destino Lista de endereços e telefones úteis no local de destino Outros documentos e materiais como, cartões de visita, papel timbrado e envelopes da organização, organização, documentos/folhetos sobre a organização, organização, brindes e ofertas diversas

•

Acompanhamento e seguimento da viagem Actuação e comunicação na ausência dos dirigentes Delegação de competências Instruções sobre assuntos em curso e sobre questões urgentes fora do âmbito das competências delegadas A comunicação entre os dirigentes e a organização, no decurso da viagem

•

Follow-up da viagem Relatórios da viagem Actualização de arquivos a partir da documentação chegada chegada e dos assuntos tratados. Arquivo de outros documentos e materiais provenientes da viagem.

4. Biblio grafia / Outros Recursos Recursos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Sucesso, Lisboa, Verbo. Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social... Protocolo Profissional... uma Questão de Civilidade, Civilidade, Lisboa, Plátano Edições. 61

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 19: Viagens de Negócios

Bazin, Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Mem Z,  Mem Martins, Edições CETOP. Bercovivi, Geneviéve Geneviéve e Christine Harache Harache (1999), Secrétaires Pro. Pro. Paris, Éditions d’ Organisation. Correa, Hélène Alvares (1993),  As Relações com a Imprensa, Imprensa, Colecção Guias de Sucesso, Mem Martins, Publicações Europa-América. Europa-América. Descheper, Jacques (1992),  (1992),   Saber Comunicar com os Jornalistas: da Imprensa, da Rádio e da Televisão, Televisão, Colecção da Comunicação, Comunicação, Mem Martins, Edições CETOP. Hindle, Tim (1998), Como Gerir o seu Tempo, Tempo , Porto, Livraria Civilização Editora. Pimentel, Marília (dir.) (1998), Enciclopédia da Secretária, Secretária , Setúbal, Marina Editores. Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Protocolo , Lisboa, Editorial Presença. Seekings, David (1993), Como Organizar Conferências e Reuniões, Lisboa, Reuniões,  Lisboa, Editorial Presença. Serrano, Estrela (1998), A (1998), A Organização Organização de uma Reunião Reunião Internacional, Internacional, Mem  Mem Martins, Edições CETOP. Outros recursos Computadores Impressoras Scanner Videoprojector Aplicações informáticas para escritório

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 20 Organização de Eventos Duração de Referência: 36 horas

1. Apresentação A moderna gestão empresarial exige não só um acompanhamento constante da evolução tecnológica, como uma actuação dinâmica e integrada no sistema económico-financeiro nacional e internacional. Visando a consecução desses objectivos, as empresas organizam eventos que têm uma repercussão crescente na projecção da sua imagem. Desta forma, os alunos devem adquirir alguns saberes práticos nesta área, que lhes permitam planear, organizar e apoiar a concretização de eventos numa organização.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem 

Reconhecer a importância impor tância de que se revestem rev estem os vários vári os tipos de eventos event os na actividade empresarial, bem como do papel que o profissional de secretariado desempenha na sua preparação, organização e acompanhamento.



 Conhecer as principais fases a observar na organização de um evento numa organização.



Identificar os procedimentos da organização organização de eventos profissionais e sociais.



Planear um evento, preparando os meios necessários que possibilitem possibilitem a sua concretização.



Aplicar as normas protocolares protocolares que facilitem as relações intra e extra organizacionais.



Assessorar o evento, actuando eficazmente antes, durante e após a sua concretização.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Tipos de eventos Eventos ou acontecimentos acontecimentos sociais Inaugurações, Inaugurações, comemorações, comemorações, manifestações manifestações artísticas Salões, feiras e exposições Promoções, certames 63

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 20: Organização de Eventos •

Planificação Planific ação e preparação/Elaboração preparação/E laboração de documentação Planificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? quando? como?) Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos Lista de participantes Convites formais e informais Redacção de convites formais Indicações que deve conter Regras de protocolo aplicáveis Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública Princípios de ergonomia (iluminação, ruídos, mobiliário) Meios audiovisuais disponíveis Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário Visita à própria organização por parte de entidades externas Plano da visita. Contactos internos a estabelecer Preparação de dossiers para os participantes participantes Refeições como complemento de eventos Reserva de sala Plano de ocupação de lugares Definição de ementas Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento Apresentações, Apresentações, saudaçõe saudaçõess e cumprimentos cumprimentos Encaminhamento Encaminhamento dos participantes Alterações de última hora Incidentes críticos Atrasos e ausências Contactos com estrangeiros Contactos com prestadores de serviços nesta área Empresas organizadoras de eventos Alugueres de salas Utilização de restaurantes e hotéis Utilização de transportes públicos Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma organização

•

Follow-up Recolha de excedentes de materiais distribuídos 64

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 20 : Organização de Eventos

Redacção de relatórios Redacção de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Sucesso, Lisboa, Verbo. Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social... Protocolo Profissional... uma Questão de Civilidade, Civilidade, Lisboa, Plátano Edições. Bazin, Dorothée Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z,   Mem Martins, Edições CETOP. Bercovivi, Geneviére e Christine Harache (1999), Secrétaires Pro. Pro. Paris, Éditions d’ Organisation. Organisation. Correa, Héléne Alvares (1993),  As Relações com a Imprensa, Imprensa, Colecção Guias de Sucesso, Mem Martins, Publicações Europa-América Europa-América

.

Descheper, Jacques (1992),  (1992),   Saber Comunicar com os Jornalistas: da Imprensa, da Rádio e da Televisão, Televisão, Colecção da Comunicação, Comunicação, Mem Martins, Edições CETOP. Hindle, T. (1998), Como Gerir o seu Tempo, Tempo , Porto, Livraria Civilização Editora. Pimentel, Marília (dir.) (1998), Enciclopédia da Secretária, Secretária , Setúbal, Marina Editores. Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Protocolo , Lisboa, Editorial Presença. Seekings, David (1993), Como Organizar Conferências e Reuniões, Lisboa, Reuniões,  Lisboa, Editorial Presença. Serrano, Estrela (1998),  A Organização Organização de uma Reunião Internacional, Internacional,   Mem Martins, Edições CETOP. Outros recursos Computadores Impressoras Scanner Videoprojector Aplicações informáticas para escritório 65

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 21 Comércio Internacional Duração de Referência: 36 horas

1. Apresentação A intensificação das trocas comerciais e o estabelecimento de acordos comerciais que visam facilitar as negociações entre países do mesmo continente e entre países de outros continentes é uma realidade que não podemos ignorar. Paralelamente, com o desenvolvimento da Internet e do Comércio Electrónico, em que as trocas comerciais estão mais facilitadas, é fundamental que os alunos de secretariado conheçam alguns trâmites inerentes ao comércio internacional. Com este tema / módulo pretende-se que os alunos adquiram conceitos, vocabulário e conheçam operações específicas resultantes resultantes da troca de mercadorias, bens ou serviços entre países. Ao efectuar-se uma abordagem abordagem nas OES deverá considerar-se considerar-se a especificidade destas destas no que se refere à sua dimensão comunitária e internacional, aos seus novos estatutos europeus bem como às estruturas de comercialização internacional das cooperativas e às relações económicas e sociais internacionais internacionais das OES.

2. Objectivos Objectivo s de Aprendi zagem zagem •

Indicar os fundamentos fundamentos do Comércio Comércio Internacional. Internacional.

•

Distinguir Importação Importação de Exportação Exportação e Comércio Intracomunitário. Intracomunitário.

•

Conhecer a dimensão comunitária e internacional internaci onal das OES ( para a abordagem nas OES).

•

Identificar os os novos estatutos europeus das OES ( para a abordagem abordagem nas OES).

•

Identificar Identifi car e preencher os documentos inerentes ao Comércio Internacional, Internacional , de acordo com o meio de transporte utilizado.

•

Conhecer a importância do acondicionamento acondicionament o dos produtos para efeitos de transporte. transport e.

•

Analisar os termos termos do Comércio Internacional Internacional (Incoterms (Incoterms). ).

•

Conhecer as formas de pagamento no Comércio Internacional.

•

Identificar as formas de garantias dos dos pagamentos pagamentos internacionais. internacionais.

•

Relacionar os os seguros à exportação exportação como como uma forma de de financiamento financiamento à exportação. exportação.

•

Definir alfândega alfândega e referir as suas principais funções.

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 21: Comércio Internacional

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

•

Comércio Internacional Internacional Fundamentos do Comércio Internacional Importação e Exportação Conceitos base Diferença entre importação /exportação e comércio intracomunitário Novos estatutos europeus europeus das OES ( para a abordagem abordagem nas OES)

•

Funcionamento e documentação das trocas internacionais Os termos de Comércio Internacional (Incoterms ( Incoterms)) Transporte terrestre Transporte marítimo Transporte aéreo Documentação Factura Factura-proforma Certificados de circulação de mercadorias Apólice ou certificado de seguro Documentos dos transitários Conhecimento de embarque Certificados de origem

  Pagamentos

•

Condições e mecanismos gerais Pagamento directo Cobrança documentá documentária ria Abertura de crédito •

Garantias de Pagamentos Pagamentos Fiança Caução Aval Garantia Bancária

•

Financiamento à exportação Seguros relativos à exportação Seguro de crédito Seguro de créditos financeiros

67

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 21: Comércio Internacional

Seguro caução •

As alfândegas Definição Funções Objectivo fiscal Fim económico

Defesa da sociedade •

Estruturas de comercialização internacional internacional das cooperativas ( para para a abordagem abordagem nas OES)

•

Estruturas das relações económicas económicas e sócias internacionais internacionais das OES ( para a abordagem nas OES)

4. Bibl iografia iog rafia / Outros Recur Recursos sos O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Pereira, J, M. Esteves (1987), Comércio: Operações, Documentação e Legislação. Lisboa: Plátano Editora Publicações GEPE, Novo comércio novos consumos (2003), Lisboa. Janus – Anuário de de Relações Exteriores Exteriores (anual),  (anual), Lisboa, UAL / Público. Outros recursos Banco Mundial – www.worldbank.org Banco de Portugal – www.bportugal.pt Centro de Informação Europeia Jacques Delors – www.cijdelors.pt Centro Europeu do Consumidor – www.consumidor.pt/cec/ Centro Norte-Sul do Conselho da Europa – www.nscentre.org

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

Módulo 21: Comércio Internacional

Comissão Europeia (Representação em Portugal) – www.euroinfo.ce.pt Euro Info Centres (EIC) – www.eicpme.iapmei.pt Europa (Portal da União Europeia) – www.europa.eu.int Eurostat – www.europa.e www.europa.eu.int/comm/eu u.int/comm/eurostat/index.html rostat/index.html FMI – www.imf.org Gabinete de Prospectiva e Planeamento – www.dpp.pt Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas – www.iapmei.pt Portal do Cidadão – www.portaldocidadao.pt ICEP – www.icep.pt NAFTA – www.nafta.net OCDE – www.oecd.org OIKOS – Cooperação Cooperação e Desenvolvimento Desenvolvimento – www.oikos.pt OMC – www.wto.org ONU – www.un.org e www.unsyst.org ONU (Gabinete em Portugal) – www.onuportugal.pt OPEP – www.opec.org Parlamento Europeu (Gabinete em Portugal) – www.parleurop.pt UNCTAD (Comércio e Desenvolvimento) Desenvolvimento) – www.unicc.org/unctad

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 22 Formação e Promoção Profissional Duração de Referência: 36 horas

1. Apresentação Ao profissional de secretariado compete o exercício de um conjunto muito diversificado de funções. Os conteúdos propostos neste módulo pretendem complementar complementar na vertente técnica um conjunto de saberes que lhe permita exercer, de forma competente, as tarefas inerentes a esta profissão. Pretende-se ainda, ajudar o formando a por em prática estratégias, dotando-o de capacidades e dando-lhe as ferramentas necessárias para ser bem sucedido no processo de procura de emprego, na medida em que esta deve ser estruturada e organizada, de forma a maximizar as hipóteses de êxito e a não se perderem oportunidades. Pretende-se, ainda, consciencializar consciencializar o formando para a importância importância da valorização profissional, profissional, pois as empresas serão cada vez mais aquilo de que os seus quadros são capazes

.

2. Objectivo s de Aprendizage Apr endizagem m •

Preparar os formandos para o Mundo do Trabalho.

•

Capacitar o formando formando de necessidade de se ajustar às novas exigências exigências do do mercado mercado de trabalho.

•

Distinguir as fases do processo de recrutamento e selecção.

•

Dominar as estratégias estratégias e as diferentes diferentes etapas etapas de um processo processo de de recrutamento recrutamento e selecção. selecção.

•

Identificar os modelos de selecção e recrutamento.

•

Conhecer as fontes de recrutamento e selecção. Sensibilizar os formandos para a importância de formação contínua num mundo de trabalho em mudança.

•

Saber valorizar as competên competências cias pessoais num processo de recrutamento.

•

Conhecer as técnicas de procura de emprego.

•

Conhecer as vantagens de internacionalização internacionalização de um curriculum vitae.

•

Conhecer outras formas formas de como se iniciar iniciar no mundo do trabalho trabalho (o empreendorismo empreendorismo). ).

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 22: Formação e Promoção Profissional

3. •

Âmbito dos Conteúdos Conteúdos Plano de formação e actualização profissional A formação como instrumento estratégico na gestão dos recursos humano humanoss Objectivos de formação O acesso aos planos de formação Tipos de formação A importância da formação contínua Projectos de formação na União Europeia

•

A procura do posto de trabalho Definição de um projecto de carreira Factores mais valorizados na procura de emprego

•

O acesso ao mercado de trabalho O enquadramento da instituição/organização no mercado de trabalho Estratégias e métodos de acesso ao mercado de trabalho A importância dos Career Networks Capacidades de iniciativa e empreendorismo

•

O Curriculum Vitae A elaboração de um curriculum Tipos de Curriculum

•

A carta de candidatura espontânea Elaboração de uma carta de apresentação A entrevista Modelos de entrevistas

•

Os processos de recrutamento e selecção Conceito de recrutamento Processo de recrutamento Tipos de recrutamento Fontes de recrutamento Conceito de selecção O processo de selecção As técnicas de selecção Factores decisivos na selecção Circuitos de selecção

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 22: Formação e Promoção Profissional

4.

Biblio Bib liografia grafia / Outros Recurs Recurs os

O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte s eguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Alvares, Patrícia (1999), Como Encontrar Trabalho., Trabalho ., Lisboa, Editorial Estampa. Bazin , Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z .,Lisboa, Edições Cetop. Cardoso, Adelino Alves (2000),  Á conquista do Emprego Emprego., Lisboa, Edições Sidel. Cowling, Alan, e Chloë Mailer (1998), Gerir os Recursos Humanos., Humanos., Lisboa, Publicações Dom Quixote. Hindle, Tim (1998), Como Fazer Entrevistas., Entrevistas ., Porto, Livraria Civilização Editora. Outros recursos Computadores Impressoras Scanner Videoprojector

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO 23 Departamento Comercial e Marketing Duração de Referência: 36 horas

1. Ap 1. Apres resent ent ação O profissional de Secretariado pode exercer a sua função num qualquer departamento de uma organização. Neste módulo pretende-se que os alunos tomem contacto com vocabulário e actividades inerentes ao Departamento Departamento Comercial e de Marketing, Marketing , uma vez que há conceitos que é necessário apreender para desempenhar desempen har o seu papel com rigor e profissionalismo.

2. Objecti Objecti vos de d e Aprendizagem •

Distinguir compra de aprovisionamento. aprovisionamento.

•

Indicar as funções funções principais principais de um departamento departamento de de compras.

•

Descrever as as etapas para a efectivação de uma compra.

•

Analisar os documentos envolvidos numa compra.

•

Dar a noção de stocks.

•

Caracterizar a teoria JIT (Just in Time).

•

Analisar o processo de armazenagem.

•

Definir as tarefas tarefas administrativas administrativas do armazém.

•

Compreender o papel do Marketing para Marketing  para o desenvolvimento do mercado.

•

Definir os objectivos objectivos da função comercial.

•

Analisar as divisões do mercado.

•

Conhecer e caracterizar caracterizar as variáveis variáveis do do Marketing Mix.

•

Definir Marca.

•

Explicar as fases do ciclo de vida de um produto. produto.

•

Conhecer as diferentes diferentes técnicas técnicas de comunicação. comunicação.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Funções de um serviço de de compras compras Serviços requisitores Tarefas

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 23: Departamento Comercial e Marketing

•

Etapas para a efectiva efectivação ção de uma compra compra Elaboração de um esquema orientador

•

Documentação e ciclo documental Documento de apoio Contratos celebrados com fornecedores Negociações anteriores Shopping na Shopping  na concorrência Tabelas de preços dos fornecedores Cardex de produtos comercializados comercializados Ficheiro de fornecedores ...

•

Documento comprovativo comprovat ivo de movimentação de mercadorias Requisições Notas de encomenda Guias de remessa Facturas ...

Gestão de Stocks Gestão material de stocks Recepção Arrumação Entrega Gestão administrativa de stocks Documentos administrativos Arquivo Gestão económica de stocks Just in Time Encomendas •

As vendas vendas e as prestações prestações de de Serviços Serviços O conceito de Marketing e Marketing  e a sua evolução Definição e objectivos da função comercial

•

O mercado mercado e a concorrência As classificações do mercado Os tipos de concorrência A segmentação de mercado

•

O Marketing Mix 74

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 23: Departamento Comercial e Marketing

O Produto Acepções do produto Tipos de produto Termos associados ao produto Ciclo de vida dos produtos Atributos do produto (marca, embalag embalagem, em, rótulo, design, cor, qualidade, garantias, assistência pré e pós-venda, ... O Preço

•

Formação dos preços Redução dos preços A distribuição Tipos de intermediários intermediários Força de vendas O Merchandising O Franchising A Comunicação Noção e objectivos Instrumentos de comunicação comunicação Publicidade Promoção de vendas Relações Públicas

4.

Biblio Bib liografia grafia / Outros Recurs Recurs os

O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte s eguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Campos, Ana Paula et al (1999), Técnicas de Organização Empresarial  Empresarial   Bloco 1, 1º Vol., Lisboa, Plátano Editora. Campos, Ana Paula et al (2004), Comércio e Distribuição -Curso Distribuição -Curso Tecnológico de Marketing -10º Marketing -10º Ano, Lisboa, Plátano Editora. Campos, Ana Paula et al (2004), Introdução ao Marketing (Curso Marketing  (Curso Tecnológico de Marketing 10º Marketing  10º Ano), Lisboa, Plátano Editora.

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TÉCNICO DE SECRETARIADO Módulo 23: Departamento Comercial e Marketing

Campos, Ana Paula et al (1998), (1998),Tecnologias  (Curso Tecnológico de Serviços Comerciais 12º Ano), Tecnologias (Curso Lisboa, Plátano Editora. Campos, Ana Paula et al (1998), Trabalhos de Aplicação (Curso Aplicação  (Curso Tecnológico de Serviços Comerciais 12º Ano), Plátano Editora. Brito, Pedro Quelhas (1997), Como Fazer Promoção de Vendas, Lisboa, McGrawHill. Vendas , 2ª Ed., Lisboa, Brochand, Bernard et al. (2000), Mercator 2000, 2000, 9ª Ed., Lisboa, Publicações D. Quixote. Beirola, Mário e Rui Almeida (1998), Merchandising: A nova técnica de Marketing , Lisboa, Texto Editora. Dayan & A. e L. Troadec Troadec (1994),O (1994),O Merchandising, Publicações Europa América. Merchandising, Mem Martins, Publicações Hughes, Vera Vera e David Weller Weller (1989), Manual Prático do Retalhista. Retalhista. Mem Martins, Edições Cetop Masson, J.E. e A. Welloff (1985), O que é o Merchandising?. Merchandising ?. 2ª Ed., Mem Martins, Martins, Edições Cetop. Revistas Revistas - Arti gos Consultados Armanda Alexandre, Você pediu um mailing?, mailing?, Revista Marketing e Marketing e Publicidade Benedita Trindade et al., Marketing Directo Marketing Directo – Quanto mais directo mais perto, Revista Briefing, Briefing, 15 de Março de 1999 João Proença, Cliente por um fio, Revista Marketing e Marketing e Publicidade, nº 11, Abril de 1999 Patricia M. Cunha, Quanto mais directo melhor, Marketing & Marketing & Publicidade, nº 25, Julho 2000 Endereços Endereços nacionais e internacionais Banco Mundial – www.worldbank.org Banco de Portugal – www.bportugal.pt Bolsa de Valores de Lisboa – www.bvl.pt Centro de Informação Europeia Jacques Delors – www.cijdelors.pt Centro Europeu do Consumidor – www.consumidor.pt/cec/ Centro Norte-Sul do Conselho da Europa – www.nscentre.org Comissão Europeia (Representação em Portugal) – www.euroinfo.ce.pt Conselho da Europa – www.coe.int DECO – Associação Portuguesa para a Defesa do Consumidor – www.deco.proteste.pt Euro Info Centres (EIC) – www.eicpme.iapmei.pt Gabinete de Prospectiva e Planeamento – www.dpp.pt Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas – www.iapmei.pt Instituto do Consumidor – www.ic.pt Instituto Nacional de Estatística – www.ine.pt Jornais: - Diário Económico – www.diarioeconomico.com 76

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

Módulo 23: Departamento Comercial e Marketing

- Jornal de Negócios – www.negocios.pt - Notícias da União Europeia – www.euobserver.com - Semanário Económico – www.semanarioeconomico.iol.pt Ministério das Actividades Económicas e do Trabalho – Gabinete de Estudos Estratégicos – www.gee.min-economia.pt Ministério das Finanças e da Administração Pública – Direcção Geral de Estudos e Previsão – www.dgep.pt Portal do Cidadão – www.portaldocidadao.pt Outros recursos Computadores Impressoras Scanner Videoprojector 

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TÉCNICO DE SECRETARIADO

MÓDULO MÓDULO 24 Departamento De partamento Financeiro e Recurso Recursoss Humanos Duração de Referência: 36 horas

1. Apresentação A assessoria ao Departamento Financeiro e Recursos Humanos passa por um conjunto de aprendizagens aprendizagens tão diversificadas quanto a natureza dos próprios Departamentos. Departamentos. Desta forma, este módulo apresenta-se com matéria da maior importância que se interrelaciona com os outros módulos, e muito especialmente com o trabalho a desenvolver não neste Departamento específico, mas numa estrutura empresarial em geral. Para uma abordagem nas OES deverá considerar-se considerar- se a especificidade especific idade do DRH ao longo da vida das OES.

2. Objectivo s de Aprendizage Apr endizagem m •

Elaborar mapas de apoio à gestão.

•

Efectuar pedidos de liquidação e pagamentos a fornecedores. fornecedore s.

•

Apoiar administrativamente administrativamente processos de financiamen financiamento. to.

•

Assessorar o processo de recrutamento e selecção de pessoal. pessoal.

•

Organizar e actualizar actualizar os ficheiros de pessoal. pessoal.

•

Conhecer as as obrigações periódicas periódicas da empresa empresa (Segurança (Segurança Social, Finanças, Finanças, Seguros). Seguros).

•

Elaborar documentos documentos relativos ao pessoal pessoal (horários de trabalho, trabalho, mapas mapas de férias e faltas, folha de vencimentos, inscrição na Segurança Social e outros).

•

Gerir processos processos relativos relativos a acidentes de trabalho. trabalho.

3. Âmbito dos Conteúdos Conteúdos •

Mapas e outros documentos de apoio à gestão

•

Liquidação e pagamentos a fornecedores fornecedore s

•

Processos de financiamento financiamento

•

Processos de recrutamento recrut amento e selecção de pessoal

•

Organização e actualização actualização de de ficheiros de pessoal pessoal

  Obrigações periódicas da empresa / OES (Segurança Social, Finanças, Seguros/ tutelas

•

institucionais das OES) •

Documentos Documentos relativos ao pessoal pessoal (horários de de trabalho, mapas mapas de férias e faltas, folha de 78

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vencimentos, inscrição na Segurança Social e outros) •

Gestão de processos relativos a acidentes de trabalho e doenças profissionais

4. Biblio Bib liografia grafia / Outros Recurs Recurs os O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet  internet   ou outros recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem. A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos: bibliografia/recursos: Livros Cardoso, Adelino Alves (2000), Recrutamento e selecção de Pessoal, Pessoal , Col. Recursos Humanos e Formação, local, Editora Lidel. Seixo, José Manuel, (2004),Gestão (2004), Gestão de Desempenho, Desempenho , Colecção Recursos Humanos e Formação, Formação , Lisboa, Editora Lidel. Almeida, Vítor (2000),  A Comunicação Interno na Empresa, Empresa, Colecção Recursos Humanos e Formação, Formação , Lisboa, Praxis. Praxis. Outros recursos Computadores Impressoras Scanner Videoprojector

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