Processus Achats

 

  Référence : 12 mars 2018

PROCÉDURE

Proc roce essu ssuss Ac Acha hats ts

Ind. B

Rédacteur Yves GOUX

Approbateur Didier BORDET

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Visa approbateur

 

Charte graphique Liste des versions et objets des modification modificationss Ind. Rédacteur A B Yves GOUX

Approbateu Approbateurr Didier BORDET

Date approbation 12/03/2018

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Objet de la modification édition intiale

 

Charte graphique Table des matières

1 

OBJECTIFS ...................................................................................................................... 4 

2 

PRINCIPALES ETAPES PROCESSUS D’ACHAT .......................................................... 4 

2.1  Principes à respecter pour le bon suivi de nos achats (Bon de commande-bon de livraison-facture). livraison-factu re).............................. .............................................................. ................................................................. .................................................... .................... 5   

 

2.1.1 2.1.2 

BON DE COMMANDE (= fichier m modèle odèle SOCE format EXCEL en annexe 2,) 5 ACCUSE DE RECEPTION DE LA COMMANDE .............................................. 6 

2.1.3 

BON DE LIVRAISON et PV DE RECEPTION ................................................... 6 

2.1.4 

FACTURE .......................................................................................................... 7 

3 

INTRODUCTION .............................................................................................................. 8 

4 

DEFINITION ..................................................................................................................... 8 

5 

ÉTAPES DU PROCESSUS ACHATS ............................... ............................................................... ............................................... ............... 9  5.1 

Définition d’un budget ................................................................. ................................ ................................................................ ............................... 9 

5.2 

La demande d’achat (DA) ......................................................................................... 9 

 

 

5.3 5.4 

Tableau de comparaison ................................ ................................................................. ......................................................... ........................ 10 Ouverture des offres ............................. ............................................................. ................................................................. ..................................... 10 

5.5 

Négociation et choix ............................. ............................................................. ................................................................. ..................................... 10 

5.6 

Passation de la commande ............................. ............................................................. ........................................................ ........................ 10  

5.7 

Émission de facture ............................................................... .............................. ................................................................. .................................... 12 

5.8 

Réception/Recette et facture finale ............................ ............................................................ ............................................. ............. 12 

6 

FONCTION ACHATS ..................................................................................................... 12 

7 

BASIQUE PRIX ACHATS ............................................................ ............................ ................................................................. ..................................... 13 

8 

Logigrammee du processus achats................................................................ Logigramm ................................ .................................................. .................. 15  

9 

ANNEXE 1 : PLAN ANALYTIQUE SOCE ...................................................................... 16 

10 

ANNEXE 2 : BON DE COMMANDE .............................................................. .............................. ............................................. ............. 17 

11 

ANNEXE 3 : Cas pour lesquels la facture tient lieu de bon de livraison ..................... 17  

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Charte graphique

1

OBJECTIFS

 

Maîtriser les risq risques ues de contentieux avec nos fourn fournisseurs, isseurs,

 

Optimiser nos dépenses en proposant une méthode d’achat pour chaque acheteur,

 

Respecter nos engagemen engagements ts budgétaires budgétaires,,

 

Éviter toute perte de temps en rationalis rationalisant ant le suivi des documents (bon de commande, bon de livraison/réception, livraison/réception, facture…). 

2

PRINCIPALES ETAPES PROCESSUS D’ACHAT  

 

Le demandeur demandeur rédige soit uune ne spécificatio spécificationn ou cahier ddes es charges soit uune ne liste à partir d’un bordereau de prix ou d’un catalogue.  

 

Il consulte plusieurs plusieurs en entreprises treprises au profil simil similaire aire lorsqu lorsquee le mon montant tant le justifi justifie. e.

 

Dans le cas d’un appel d’offre  : 



 

  Le demandeur établi un tableau de comparaiso comparaisonn ddes es offres.   Il justifie le choi choixx du fo fournisseur urnisseur su surr la base du mieux ddisant. isant. Suiv Suivant ant le type de commande, il se conforme à la procédure plus détaillée.

Pour passer la commande :  :  







  Le demandeur définit le code analytique de la commande (plan analytique en annexe 1).   Le nom de la personne chargée de la réception doit figurer explicitement sur la commande   Le demandeur prend un N° de commande auprès de la comptabilité comptabilit é (format = AA_nnnn_CCC ; AA = année 2 caractères ; nnnn = numéro chrono fourni par la comptabilité et CCC = code section analytique).   Un modèle du bon de commande à utiliser figure en annexe 2. La commande ne peut être signée que par une des personnes suivantes : o  Le Président o  Le Trésorier   Le Délégué Général   Le Secrétaire Général o  Pour les achats de fournitures et de vvoyages oyages ddont ont le montant eest st inférieur à 2000 €, les assistantes de direction.  o

o

 

À la livraison des livraison  des biens ou de la prestation, la personne chargée de la réception (son nom est indiqué sur la commande) doit vérifier la conformité de la livraison à la commande : 



  En cas de nnon-conformité, on-conformité, elle iinforme nforme le dem demandeur andeur afin qque ue celu celui-ci i-ci règle le problème avec le fournisseur ou ouvre un contentieux.   En cas de conformit conformité, é, elle appose lisiblement son nom/prénom sur le bon de livraison, la date et sa signature. Elle transmet ce document à la comptabilité. Ce point est dans litig ea avec vecfondamental le fourn isseur. isseur.    la gestion des co mmandes, notamment en cas de

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Charte graphique  

Réception d e la facture Réception facture : : Les originaux de la facture doivent être transmis t ransmis directeme directement nt à la comptabilité.

 

La comptabilité comptabilité vérifie que le fo fournisseur urnisseur a bien bien rappelé le N° de commande commande.. Si ce n'est pas le cas, la facture est retournée au fournisseur.

 

La comptabilité comptabilité comptab comptabilise ilise la fa facture cture et vér vérifie ifie la con conformité formité de llaa facture av avec ec la commande et le(s) bon(s) de livraison/ PV de réception : 



  La facture est conforme au bon de livraison ou PV de réception/c réception/commande ommande : La facture est mise au paiement.   La facture est non conforme : Une copie de la facture est envoyée au signataire de la commande qui décidera de la suite à donner.

 

La comptabilité comptabilité classe eett tient à di disposition sposition l'e l'ensemble nsemble des docume documents nts constituan constituantt le dossier.

 

Un suivi des des non confo conformités rmités facture facture/bon /bon de lilivraison/comm vraison/commande ande est te tenu nu à jour par la comptabilité.

2. 2.1 1 Principes Princi pes à respecter pour le bon suivi de nos achats ((Bon Bon de comm commandeandebon de livraison-facture). La comptabilisation est faite sur base doit de lapouvoir facture.être A réception parde la comptabilité SOCE,   toute facture (document facture  (document fournisseur) rapprochée son bon de livraison  livraison (document fournisseur fournisseur signé par une personne de la SOCE), lequel doit être systématiquement transmis à la comptabilité par la personne qui l’a signé. Tout bon de

livraison doit pouvoir être rapproché de son bon de commande (document commande (document SOCE). Ce principe vaut pour toutes les factures y compris celles faisant l’objet de contrats. Exemple : fourniture d’électricité ou d’eau pour lesquelles une commande se rapportant au contrat doit être initialisée chaque début d’année civile. Il en est de même par exemple pour la fourniture

de prestations mensuelles de maintenance. Le nom/prénom des si gnataires de documents (bon de commande, bon de livraison et de facture pour « bon à payer ») doit être lisible. lisible.

2.1.1 BON DE COMMANDE (= fichier fich ier m modèle odèle SOCE fo form rmat at EXCEL EXCEL en annexe 2,)





  Tout achat de marchandise ou de prestation doit fair e l’objet d’un document faisant office de bon de commande dont le numéro est attribué par la comptabilité comptabilité.. (format = AA_nnnn_CCC ; AA = année 2 caractères ; nnnn = numéro chrono fourni par la comptabilité et CCC = code section analytique).   Informations à reporter sur le bon de commande : Nom et prénom du demandeur, o  o  le N° de commande commande,, o  la section analytique (voir plan analytique annexe 1) la date, o  le nnom/prénom om/prénom de la personne devant faire lla a réception, réception, o  la menti mention on : "Le N° de ce cette tte command commandee doit figurer su surr toute co correspondan rrespondance, ce, o  notamment bon de livraison et facture du fournisseur, faute de quoi cette

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Charte graphique correspondance ne pourra pas être prise en compte et sera retournée au fournisseur." 

  Liste des personnes autorisées à en engager gager des achats pour la S SOCE OCE : o  Le Président Le trésorier o  Le Délégué Général o  o  Le Secrétaire Général   Pour les achats de fournitures et de vvoyages oyages ddont ont le montant eest st inférieur à 2000 €, les assistantes de direction. 

o



  Les co commandes mmandes sur site sitess interne internett doive doivent nt suivre les mê mêmes mes prin principes cipes : Accord préalable d’une des personnes de la liste ci-dessus puis devant l’écran, édition et signature du bon de commande, signature de la réception. Edition de la facture avec rappel du N° de commande et transmission à la compta. o  Le paie paiement ment doit être fait par utilisa utilisation tion de la carte bancaire de la SOCE. o  L’utilisation d’une carte personnelle n’est pas autorisée. 

2.1.2 ACCUSE DE RECEPTION DE LA COMMANDE 

  Ce docum document ent rappe rappelle lle le N° de com commande, mande, il est à tra transmettre nsmettre à la perso personne nne qui a passé la commande (= le demandeur).

2.1.3 BON DE LIVRA LIVRAISON ISON et PV DE RECEPTION 

  C’est le document le plus important des 4 documents  : c’est lui qui indique par la signature que nous y apposons que nous avons bien reçu la marchandise ou la prestation. Toute réception de marchandise doit faire l’objet d’un bon de livraison,

document fourni par le fournisseur. 









  Ce bon de livraison doit impérative impérativement ment rappeler le N° du bon de commande.   Sans bon de commande, il ne peut y avoir de réception et la marchandise doit être retournée.   Sans bon de livraison signé par une personne de la SOCE, pas de facture possible de la part du fournisseur.   Le bon dedésignée livraison (ou PVbon de de réception dansou le cas prestation) est signé personne sur le commande dansd'une le cas de marchandise parpar le la secrétariat de direction. o  En cas de confo conformité rmité de la livrai livraison son par rapport à la comm commande, ande, la personne responsable de la réception appose lisiblement son nom/prénom sur le bon de livraison, la date et sa signature. Elle transmet ce document à la comptabilité. Ce point est fondamental dans la gestion des co mmandes, notamment en cas de litige avec avec le fourni sseur . o  En cas de non non-conformité, -conformité, elle infor informe me le demandeu demandeurr afin qque ue celui-ci règle le problème avec le fournisseur ou ouvre un contentieux.   Dans le cas de marchandises, un exemplaire du bon de livraison signé est retourné par le « livreur » au service comptabilité du fournisseur.

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Charte graphique 



  Dans le cas d’une prestation un exemplaire du PV de réception signé est envoyé par la personne qui a réceptionné la prestation au service comptabilité du fournisseur qui établira sa facture sur la base de ce PV.   Les cas exceptionne exceptionnels ls pour lesquels la facture tient lieu directement de bon de livraison sont connus et font l’objet de l’Annexe 3. Dans ces cas, la comptabilité

envoie la photocopie de la facture pour bon à payer au signataire de la commande (exemple : frais de communication de conférence téléphonique auprès de la société INTERCALL EUROPE). Pour les cas particuliers concernant : o  les facture facturess de restaurant « Club Ié Iéna na » ou les plate plateaux aux repas repas,, ces der dernières nières doivent être accompagnées d’un document signé par la personne res ponsable de l’organisation du repas.  o  (Autres cas…) 

2.1.4 FACTURE 









  Ce document est établi par le fournisseur sur la base d’un bon de livraison/PV de réception signé par la personne de la SOCE dont nom/prénom figure sur le bon de commande à l'endroit prévu. Sans bon de livraison/PV de réception signé par une personne de la SOCE, pas de facture possible.   Tous les ooriginaux riginaux de fa facture cture ddoivent oivent arriver directement à la comptabilité.   Chaque facture ddoit oit imp impérativement érativement comporter le N° de comm commande ande sans qu quoi oi elle est retournée par la comptabilité au fournisseur.   La facture est comptabili comptabilisée. sée.   La facture doit pouvoir être rapprochée immédiatement de la commande et du bon de livraison de la marchandise ou/et de la prestation de services. La comptabilité vérifie la conformité de la facture f acture avec la commande et le(s) bon(s) de livraison/ PV de réception. o  En cas de confo conformité rmité factur facture/bon e/bon de livraison ou PV de récep réception/command tion/commande, e, la facture est mise au paiement. o  En cas de non non-conformité, -conformité, notamment si le m montant ontant « facturé » est différen différentt du montant «de commandé décidera la suite : », une copie de la facture est envoyée au signataire qui   Si la personne qui a passé la commande est d’accord avec la facture, elle signe la copie en indiquant pourquoi le montant facturé est différent du montant commandé. Elle ajoute lisiblement son nom et retourne la copie de la facture à la comptabilité comptabilité..   Si la personne n’est pas d’accord avec la facture, elle contacte le fournisseur (avec trace écrite) et tient la comptabilité informée par écrit de sa démarche auprès du fournisseur.





  La com comptabilité ptabilité classe eett tient à disp disposition osition l'ensembl l'ensemblee des documents constituant le dossier. D’un point de vue légal, ce classement est à conserver 10 ans.     Un suivi des factu factures res reçu reçues es « non co conformes nformes » est établi chaque mois ppar ar la comptabilité.. Il est diffusé aux personnes habilitées à passer des commandes. comptabilité

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Charte graphique

3

INTRODUCTION

Il y a un monde entre l’achat personnel et l’achat pour le compte de l’Entreprise ou de l’Association AM en particulier. Les relations entre Donneur d’ordres et Fournisseurs/Soustraitants se sont judiciarisées judiciarisées et complexifiées. complexifiées. L’Entreprise a depuis longtemps identifié cette problématique et qu’elle soit petite ou grande a désigné un poste ACHAT. L’organisation L’organisati on et le rattachement rattachement hiérarchique de ce poste est fonction de la politique achat de l’entreprise.   Aujourd’hui, à l’intérieur de l’Association,  Aujourd’hui, l’Association, du fait de la répartition répartition des missions missions au sein d’une d’une organisation multicellulaire, multicellulaire, on constate que chaque intervenant (Projet ou Service) s’attribue

lui-même la fonction achat en parallèle à son intervention technique. Il peut en résulter des désordres : retard de paiement, des paiements de montants ne correspondant pas à l’avancement de la prestation ou à la prestation réalisée, des absences d’accord technique, détermination déterminatio n arbitraire des conditions de paiement, erreurs d’écritures comptables qu’il faut

reprendre, sans même parler de distorsion de concurrence qui pourrait être objectée. Rappelons aussi que tout engagement auprès d’un fournisseur émanant d’un membre de l’Association, quelle que soit sa forme, engage celle -ci. La mise en place d’un processus d’achat, tout en le définissant d’une façon simple, peut facilement

prévenir ces risques tout en valorisant les résultats administrati administratifs, fs, juridiques et financiers par la professionnalisation de cette fonction. Notre priorité est de développer progressivement une méthodologie en vigueur dans l’entreprise en général. Ce document est un guide à destination de tous les acteurs de la

communauté Arts et Métiers. Il est cependant clairement explicité que dans le cadre d’utilisation par un prescripteur /acheteur d’une entité filiale ou dérivée (association sous égide SOCE), la responsabilité engagée par l’acte d’achat demeure auprès du représentant désigné de l’Entité concernée. 

4

DEFINITION

Par politique achats on entend généralement la maîtrise permanente du choix des fournisseurs en déterminant déterminant les mieux adaptés à la fourniture d’une «  chose » (bien ou prestation) sur la base d’un ensemble de critères.   La politique achat est définie au niveau du Bureau et le Comité peut proposer selon chaque domaine les réponses réponses à la question : « FAIRE ou FAIRE-FAIRE ». Une fois validée, cette politique doit être cohérente dans un espace-temps moyen terme. Le BESOIN à satisfaire en matière d’achat est l’acquisition, auprès d’un TIERS, d’un BIEN ou d’une PRESTATION défini par une spécification technique, pour un coût à optimiser et

dans un délai souhaité. Le Prescripteur de ce besoin est le Responsable de Projet ou de Service désigné par mandat de la Société. Avec sa formation ingénieur AM, le Responsable de Projet ou de Service doit spécifier de façon globale ou détaillée son besoin : c’est le caractère novateur ou déjà existant de celui-ci qui entraîne le niveau de précision technique. Mais on gagne à être précis dans la description attendue du résultat car la qualité du bien ou de la prestation après livraison et paiement sera l’élément permanent dans le temps. En règle générale, on préfèrera un acte d’achat avec contrat de résultat et non contrat de moyen dont l’usage est réservé à quelques prestations de service particulier   :: l’Association a

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Charte graphique rang de « donneur d’ordres ». Dans le cadre principal des prestations de services (conseil, assistance, études, logiciels…) logiciels…) l’acte d’achat est concrétisé par la remise, de la part du Fournisseur/Sous-traitant, d’un dossier au sens large (voir ci -après) : c’est l’acceptation sans

réserve de ce dossier qui clôture la recette finale et enclenche la facturation finale. Hormis une intervention pendant la période de garantie en général prévue au contrat, sinon l’exiger,

toute intervention nouvelle du Fournisseur/Sous-traitant ne peut être exigée sans renégociationn et sans formalisation du résultat de cette renégociation. renégociatio

5

ÉTAPES DU PROCESSUS ACHA ACHATS TS

5.1 Définition d’un budget  Le budget est une estimation d’enveloppe prédéfinie par expérience au regard par exemple d’affaires semblables. semblables. Mais il est toujours préférable de s’appuyer sur une demande de prix

pour concrétiser une estimation. Cette demande de prix doit être limitée à un ou deux Fournisseurs/Sous-traitants Fournisseurs/S ous-traitants avec une expression de besoin simple mais suffisamment généraliste pour ne pas s’enfermer d’emblée dans une solution.  

5.2 La demande d’achat (DA)  C’est l’émission par le Prescripteur, d’une spécification technique formalisée (dénommée souvent cahier des charges - CDC - ou cahier des conditions techniq techniques ues – CCT - ) qui caractérise le maximum d’exigences en termes de performances finales, d’atteinte d’objectifs, de respect de normes ou de règlementations, règlementations, d’environnement d’environnement particulier, etc. A ce stade, le Prescripteur peut définir une liste d’Entreprises d’Entreprises consultables couvrant ce

domaine et doit préciser le délai souhaité. Nota : compte tenu de la maturité de projet (faisabilité, avant-projet sommaire ou détaillé, projet final), la teneur de la spécification technique technique n’aura pas la même précision. De même, l’engagement réciproque du Fournisseur/S Fournisseur/Sousous-traitant et de l’Association AM, sera élaboré après pondération des risques d’écart significatif significatif entre les attentes et la réalisation. La consultation par appel d’offre  : c’est l’envoi par l’Acheteur d’un courrier à p lusieurs Entreprises consultées. consultées. Le nombre d’entreprises est en général fonction du montant estimé

de la prestation : par exemple jusqu'à 20 k€ consulter 2 entreprises ;   de 20 à 50 k€, 3 entreprises ;

 

 

>50 k€ au moins 3 et choix réalisé au cours d'un comité de choix dont les membres sont définis préalablement avant décision de lancement de la consultation.

 

En plus de la spécification spécification tech technique, nique, le cou courrier rrier de consul consultation tation précise les spécificité spécificitéss administrativess et financières souvent explicitées dans des conditions générales d’achats administrative (CGA). En l’absence de CGA, ce courrier doit attirer l’attention sur la date de remise des offres au plus tard, sur les conditions de propriété intellectuelle, sur les termes de paiement, sur le mode de règlement, sur les éventuelles de pénalités de retard, sur la nature physique des éléments livrés (types de documentation attendus, nombre d’exemplaires, etc.). Il est fortement recommandé d’inviter les Entreprises consultées à d’exemplaires, soumettre toute suggestion n’entrant pas stricteme nt dans le champ de la spécification technique, mais susceptible d’apporter une réponse plus pertinente au besoin exprimé.

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Charte graphique Nota : la fonction Acheteur peut être assumée par le Prescripteur, à condition qu’il prenne bien en compte les spécificités administratives et financières évoquées ci-dessus.

5. 5.3 3 Tableau Tableau de comp araison L’Acheteur et le Prescripteur établissent, si possible avant l’action de consultation, un tableau listant les critères de classement des offres. Ce tableau gagne à être communiqué aux Entreprises consultées en leur demandant de le pré-remplir par elles-mêmes et d’y faire figurer un détail des prix si elles le peuvent. Cela permet ensuite de mieux analyser les offres et de les comparer.

5. 5.4 4 Ouverture des offres off res Si l’acte d’achat ne porte pas sur un montant significatif (