Proceso de Auditoria

 

PROCESO DE AUDITORIA FACTORES A REVISAR EN UNA AUDITORIA Y FUENTES DE INFORMACIÓN Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes según Leonard: ü Planes y objetivos ü Estructura orgánica ü Políticas y prácticas ü Sistemas y procedimientos ü Métodos de control ü Medios de operación ü Potencial humano y elementos físicos empleados Una apreciación general de los métodos y campo de acción, así como el dominio total de la auditoría administrativa lo tenemos en: 1.Planes y objetivos: Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización. En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.  Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la empresa. 2. Estructura orgánica

En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación

 

constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, por ejemplo: a) estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa. b) Funciones no coordinadas y controladas c) Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada d) Personal no calificado en puestos clave e) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes

 Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente. 3. Políticas Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para uniformar y coordinar a toda la organización. Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión, de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.

La evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y

 

variedad de productos. 4.Sistemas y procedimientos  A l examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones. Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo , cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado. 5. Métodos de control En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc. El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración insuficientes. Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios.

El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del

 

procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones. 6. Formas de operación Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo básico. Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc.

En una empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de producción, la que requiere una planeación de lo que va a producir, la compra y control de materiales, su recepción y almacenamiento, métodos y normas de producción, control de calidad, embarque, etc. Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la rapidez y calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de más trabajo. La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados. Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación de la empresa.

En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas de personal. Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente.

 

Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades. Evaluación del personal directivo Leonard dedica todo capítulo de su obra (cap.11) a explicar la manera en que podría realizarse la evaluación de la actuación de personal directivo, lo que muestra nuevamente el alcance amplio, totalizador, de su enfoque.

Herramientas y técnicas de la auditoría administrativa

Leonard enuncia, entre otras, 21 técnicas de auditoría administrativa. La simple mención de algunas de ellas, tales como gráficas de organización, gráficas de proceso, gráficas de distribución de formas, simplificación del trabajo, investigación de operaciones, etc. Demuestran cabalmente que Leonard vislumbra la auditoría administrativa como un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa. Enfoque de Fernández Arena (1972)

Este autor propone la realización de la auditoría administrativa combinando un análisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo. Esquema de estudio El esquema de estudio comprende: 1. Los objetivos de la empresa. ü económico ü de servicio

 

ü social 2.La dirección ( en sus niveles existentes) 3.Los recursos ( en su consideración de organización e integración) ü humanos ü materiales ü técnicos 4.El proceso administrativo ü planeación ü implementación ü control

Existencia de objetivos: ü de servicio: que son los que se enfocan a satisfacer las necesidades de los consumidores, ofreciendo buenos productos o servicios. ü Social: protección de los intereses económicos personales y sociales de los empleados y obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos grupos mediante buenas relaciones humanas y públicas. ü Económico: protección de los intereses económicos de la empresa, de sus acreedores y sus accionistas, logrando la satisfacción de este grupo mediante la obtención de utilidades. La dirección: Parte muy importante y que es la esencia de la administración . Función ejercida por los niveles jerárquicos más altos de la empresa, quienes se encargan de revisar los avances de la empresa enfocados en cuanto a los objetivos, basando

 

su análisis en el desarrollo de las políticas.

Los recursos: La organización esboza la estructura que persigue la utilización equilibrada de los recursos: a)humanos (empleados, obreros) b)materiales (dinero, instalaciones) c)técnicos (sistemas y procedimientos) Por su parte, la integración dota a la estructura de las partes necesarias de acuerdo con el esquema de la organización, por lo que obtendrá buenos empleados, fondos suficientes y su adecuada inversión y sistemas o procedimientos acordes con la magnitud de la empresa. Como resultado de la organización, la empresa quedará fragmentada en funciones dentro del concepto general administrativo . El proceso administrativo: Los objetivos institucionales y el mecanismo de operación requieren del proceso administrativo, que consistirá en planear, implementar, controlar. Definición de auditoría administrativa de acuerdo con Fernández Arenas 2.2 Preparación del proyecto de auditoria 1 DESCRIPCIÓN La labor de preparación de una Auditoria incluye las actividades previas previstas en el Plan de Visita de Auditoría, la distribución de tareas en el equipo auditor, la preparación de los documentos de trabajo y la inclusión en el archivo de la visita.

 

2 OBJETIVOS Preparar la verificación del cumplimiento de las normas y políticas que regulan los procesos de documentación tales como: Biblioteca, Relatoría, Archivo, determinar la gestión y sus resultados, analizar los hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor. 3 REQUISITOS Designación del equipo auditor y haber realizado lo previsto en el Instructivo Guía para la Elaboración del Plan de Visita de Auditoría a Procesos de documentación. 4 OPERACIÓN La Preparación de las actividades de auditoría in situ garantiza el éxito de la revisión al favorecer un examen confiable del objeto a auditar, se debe considerar lo siguiente: 4.1 Preparación de los documentos de trabajo Los documentos de trabajo permitirán la generación de los Registros, incluye los formatos de registro de actas, estadísticas, y demás que se consideran necesarios. Los formatos referidos a continuación son los que se consideran adecuados conforme a las buenas prácticas de auditoría seguidas en la Procuraduría para auditoría a los procesos de documentación. Los Formatos de registro a preparar incluyen:  Soportes de los procesos



 Plan Operativo Anual POA



 Plan de Mejoramiento



 Informe de la visita anterior e información de seguimiento



 Formato REG-EV-EI-031- Lista de Chequeo de Biblioteca



 Formato REG-EV-EI-032- Lista de Chequeo de Relatoría



 

 Formato REG-EV-EI-033- Lista de Chequeo de Archivo Se debe considerar



que:   Existen sistemas de información información que soportan el desarrollo de los procesos, y por tal razón en los sistemas se puede recopilar información previa de interés que orienta la realización del proceso de auditoría.   En la División de Gestión Humana del nivel central se puede obtener la información de la planta de cargos. Es necesario:  Revisar el informe de la pasada visita (si se efectuó)



 Obtener y revisar el POA de la dependencia en la Oficina de Planeación



(solicitarlo vía correo electrónico y preferiblemente obtener la copia en medio magnético)  Obtener y revisar Mapa de Riesgos de la dependencia o proceso



 Obtener y revisar el Mejorando de la dependencia, con el servidor de la Oficina



de Control Interno encargado (solicitarlo vía correo electrónico y preferiblemente obtener la copia en medio magnético)  Abrir en el archivo de gestión la carpeta de la visita



 Guardar en medio magnético para su utilización posterior en la regional 5



PAPELES DE TRABAJO Permanentes: Ver primer Instructivo del presente Capítulo Corrientes:  Soportes de los procesos



 Plan Operativo Anual POA



 Plan de Mejoramiento



 Informe de la visita anterior e información de seguimiento



 Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría



 

 Formato REG-EV-EI-031- Lista de chequeo de Biblioteca



 Formato REG-EV-EI-032- Lista de Chequeo de Relatoría



 Formato REG-EV-EI-033- Lista de chequeo de Archivo



a preparación y planificación de la auditoría es la fase más importante del proceso de auditoría, habida cuenta que en ella se determinan los objetivos y el alcance de la evaluación. En esta primera fase del proceso, se aglutinan las siguientes actividades: 1ª. Reunión previa Antes de comenzar el proceso de auditoría es necesaria la celebración de una reunión previa entre el equipo auditor, los representantes de la empresa que va a ser auditada y los responsables de su servicio de prevención. Esta reunión, que se celebrará en la sede de la empresa o en cada uno de los centros de trabajo de los que disponga ésta y que vayan a ser auditados, tiene como objetivo recabar toda aquella información que permita al equipo auditor conocer las características de la empresa y las del sistema de gestión de la prevención (en adelante, SGPRL) implantado en la misma, como paso previo para preparar la auditoría. A tal fin, el equipo auditor requerirá a la dirección de la empresa, con una antelación al inicio del proceso de auditoría, no inferior a 30 días, la puesta a su disposición de dos tipos de documentación: a) Documentación referente a la organización de la empresa: • Actividad que desarrolla la empresa. • Organigrama jerárquico y funcional de la empresa. • Listado de centros de trabajo con el número de trabajadores, la actividad que desarrollan y su ubicación geográfica. • Listado de empresas subcontratistas con presencia en las instalaciones. • Listado de trabajadores cedidos a través de una empresa de trabajo temporal.

 

• Riesgos presentes en la actividad. • Tipo de equipos de trabajo utilizados en la empresa. b) Documentación que compone el SGPRL: • Manual de prevención. • Evaluación de riesgos de los centros de trabajo a auditar. • Planificación de las actividades preventivas. • Procedimientos de gestión. • Memoria de la actividad preventiva. 2ª. Análisis del sistema de prevención Recibida la documentación solicitada y conocidas las características de la empresa, el auditor realizará un análisis del SGPRL implantado por la empresa, con la finalidad de hacerse una idea sobre su funcionamiento. La finalidad de este análisis es la obtención de información sobre los procedimientos de gestión que utiliza la empresa auditada. Para ello, el auditor analizará la siguiente documentación: • Manual de prevención. • Planificación de la acción preventiva. • Procedimientos de gestión. • Instrucciones de trabajo. Si la empresa no cuenta con un sistema de gestión documentado, el análisis tomará como base los registros legalmente exigibles a la empresa, de acuerdo con los artículos 23 de la LPRL y el artículo 7 del RSP. 3ª. Planificación de la auditoría Una vez analizado el SGPRL o la documentación de la que disponga la empresa, el equipo auditor procederá a planificar la evaluación, que será reflejada en el plan de auditoría. Éste es el documento que contiene el programa y las características de la auditoría que va a realizarse, sirviendo como guía de

 

trabajo tanto para el auditor como para la empresa auditada. El plan de auditoría contendrá la siguiente información: > Identificación de la empresa auditada. > Objetivos: definición de la finalidad perseguida con la auditoría. > Alcance de la auditoría: identificación de las áreas, unidades, centros de trabajo o departamentos de la empresa que van a ser auditados. > Requisitos del sistema y documentos que van a ser examinados. > Normativa de referencia (legal, normas técnicas, criterios técnicos). > Equipo auditor: identificación de las personas que vayan a desarrollar la auditoría, así como de las funciones que asumen cada una. > Tipos de pruebas a realizar: clase de pruebas y metodología que empleará el equipo auditor para la ejecución de la auditoría. > Calendario: fechas y duración prevista para cada acción (entrevistas, visitas a los centros de trabajo, informe final, etc…) que compone la auditoría. Este plan será presentado a los representantes de la empresa para su aprobación mediante la firma del mismo. Una vez aprobado, se remitirá a los responsables de cada área de la empresa con la finalidad de que conozcan los requisitos que van a ser evaluados y puedan preparar la auditoría convenientemente. 2.3 DIAGNOSTICO EMPRESARIAL El Diagnóstico empresarial se compone de una herramienta simple de gran utilidad con el fin de conocer la situación actual de una organización y los problemas que imposibilitan su progreso. Actualmente existen una gran variedad de metodologías para realizar un diagnóstico empresarial, donde algunas se enfocan a algunos aspectos de la empresa. Algunos resultados hacen énfasis a procesos productivos. Tener una visión clara y detallada de la situación actual de la empresa con relación a su sistema de producción. Clases de diagnóstico empresarial

 

El diagnóstico empresarial los podíamos clasificar la mayoría en cuatro grupos, diferenciándolos por la función de sus características y aplicaciones. Diagnóstico integral Está conformado por la aplicabilidad de variables empresariales que se pueden aplicar, el diagnóstico de competitividad es un ejemplo, conocer las oportunidades debilidades, fortalezas y las amenazas de la empresa, y la evaluación de variables empresariales mediante un análisis. Diagnóstico específico Permite la supervisión de procesos específicos en concreto, estudiando diferentes aspectos de: estados financieros, procesos de mercadeo, gestión producción de la empresa. Diagnóstico funcional El diagnóstico funcional permite establecer los factores incidentes en la comunicación organizacional que afectan a la organización entre los trabajadores en los diversos ámbitos productivos y sociales, este diagnóstico permite mediante el uso de cuestionarios, entrevistas, sistematización de experiencias, análisis grupal establecer los mecanismos de comunicación generales de toda la organización. Diagnóstico cultural El diagnóstico cultural reconoce el clima organizacional en función de los principios y valores compartidos por los integrantes de la organización, en donde existen factores sociales, espirituales, materiales y estructurales que definen el comportamiento organizacional, este tipo de diagnóstico también utiliza técnicas como entrevistas cuestionarios, técnicas proyectivas entre otras, que más adelante se abordaran más ampliamente. Efectividad del diagnóstico empresarial La efectividad del diagnóstico empresarial independiente de si es especifico e integral, se debe considerar cuatro aspectos importantes que garantizan el trabajo y análisis y permitan lograr excelentes resultados. Evaluación:

 

se establecen criterios evaluativos que logren evaluar la situación real o el interés por la empresa, concentrándose en los aspectos que consideramos aplicar el diagnóstico, procesos de producción, lo financiero, clientes, etc. Visión detallada: a través de una recolección detallada de la información por medio de una persona o equipo de trabajo de realizar el Diagnóstico empresarial se concentran en el sistema en concreto de la empresa que se desea estudiar. Por medio de imágenes, gráficos, tablas, entrevistas, etc. Y de más recursos que permitan la recolección de la información y saber el estado de la empresa. Cálculos: son las reglas aplicables a la información recogida en la fase de la visión detallada para medir el grado de alcance en la medición del parámetro que se halla fijado. Conclusiones: son el resultado del análisis de la información recolectada, el análisis evaluativo, detectando las posibles causas que impiden alcanzar los objetivos propuestos en su momento, permitiendo proponer posibles soluciones. Perspectivas del diagnóstico empresarial Todo este proceso de diagnóstico se puede lograr en diferentes perspectivas de la empresa, sin embargo encontraremos principalmente 4, que vamos a ver a continuación: Financiera: comprende toda el área contable y de gestión de la empresa, evalúa todos los datos relacionados con números y analiza cuál es la situación actual. Conoce sus inversiones y fuentes de financiación entre otros. Consumidores: evalúa todos los datos relacionados con el comportamiento de los clientes y su trato.

 

Proceso interno: estudia principalmente los procesos de producción de la empresa. Estableciendo su calidad y eficacia. Personal y sus capacidades: hace una comparativa con las capacidades que posee el personal activo de la empresa y las que teóricamente se deberían de tener para alcanzar altos niveles de eficiencia. Procedimientos de diagnóstico empresarial Un enfoque apropiado para implementar el diagnóstico es; plantear un procedimiento adecuado basado en el grado de madurez de las capacidades que se quiere diagnosticar, vale decir: la aptitud, el talento y la cualidad que dispone la organización para el buen ejercicio de las actividades en la situación futura deseada. Otro elemento importante para el planteamiento del procedimiento, es que este debe ser concebido bajo un enfoque sistémico, es decir, el sistema debe estar compuesto por subsistemas que cubran el propósito del diagnóstico, los cuales son interdependientes y en conjunto están diseñados para cumplir un objetivo común y que mediante un subsistema de control se realiza la retroalimentación al sistema como un todo y que nos permitirá implantar un esquema de mejoramiento continuo. Por lo expuesto, el diagnóstico debe hacerse sobre el procedimiento predefinido, evaluando la madurez de los procesos que queremos redefinir y establecer el nivel en el que se encuentran, de esta manera al concluir el diagnóstico, se conocerá cual es el nivel de madurez de la situación actual, alineada al procedimiento de referencia y también la brecha existente para alcanzar la situación futura deseada y los niveles por los cuales previamente debe pasar. Una de las prácticas que afectan directamente para el inadecuado diagnóstico empresarial, es realizar entrevistas, cuestionarios, evaluaciones y mediciones, sin haber definido previamente la situación futura deseada que sirva como patrón de referencia de lo que queremos diagnosticar. Obviamente,

 

diagnosticar sin conocer la situación futura deseada no tiene sentido y por ello es necesario que la organización empresarial tenga un planeamiento estratégico vigente. 2.4 INSTRUMENTACIÓN