proceso administrativo.docx

Universidad Latina de Panamá Facultad de Negocios Licenciatura en Comercio Internacional y Logística  Administración  Administración Tema:

“El Proceso Administrativo” Elaborado Por:

Carlos Aguirre !"#$!%%$$ Profesora:

&aría Pittí I Cuatrimestre

'(%#

1

Contenido

Introducción Proceso Administrativo Es)uema del *roceso administrativo administrativo Com*onente del *roceso administrativo administrat ivo %+ '+ $+ + /+

Plan Planea eaci ción ón ,rga ,rgani ni-a -aci ción ón Inte Integr grac ació ión n .ire .irecc cció ión n Contr ontro ol

 Proceso administrativo Estrella A-ul Conclusión 0losario

2

Introducción

La administración com*rende una serie de 1ases2 eta*as o 1unciones2 cuyo conocimiento resulta esencial *ara a*licar el m3todo2 los *rinci*ios y las t3cnicas de esta disci*lina correctamente4 En la administración de cual)uier em*resa e5isten dos 1ases6 una estructural2 en la )ue a *artir de uno o más 1ines se determina la me7or 1orma de o8tenerlos9 y otra o*eracional2 en la )ue se e7ecutan todas las actividades necesarias *ara lograr lo esta8lecido durante el *eriodo de estructuración4 Lyndall F4 Ur:ic; llama a estas dos 1ases de la administración mecánica y dinámica4 La mecánica administrativa acerse4 &ientras )ue durante la dinámica acia donde se dirige la em*resa2 así como la de1inición de los resultados )ue se *retenden o8tener y las estrategias *ara lograrlos minimi-ando riesgos4 Elementos de la *laneación6 ,87etivo4 El as*ecto 1undamental al *lanear es determinar los resultados4 Cursos alternos de acción4 Al *lanear es necesario determinar diversos caminos2 1ormas de acción y estrategias2 *ara conseguir los o87etivos4 Elección4 La *laneación im*lica la determinación2 el análisis y la selección de la decisión más adecuada4 Futuro4 La *laneación trata de *rever situaciones 1uturas y de antici*ar  >ec>os inciertos2 *re*ararse *ara contingencias y tra-ar actividades 1uturas4

4

Con los elementos es *osi8le de1inir a la *laneación como6 La determinación de los o87etivos y elección de los cursos de acción *ara lograrlos2 con 8ase en la investigación y ela8oración de un es)uema detallado )ue >a8rá de reali-arse en un 1uturo4 Importancia de la planeación •

•

•

•

• •

• • • • •

•

•

Pro*icia el desarrollo de la em*resa al esta8lecer m3todos de utili-ación racional de los recursos4 @educe los niveles de incertidum8re )ue se *ueden *resentar en el 1uturo2 más no los elimina4 Pre*ara a la em*resa *ara >acer 1rente a las contingencias )ue se *resenten2 con las mayores garantías de 35ito4 &antiene una mentalidad 1uturista teniendo más visión del *orvenir y un a1án de lograr y me7orar las cosas4 Condiciona a la em*resa al am8iente )ue lo rodea4 Esta8lece un sistema racional *ara la toma de decisiones2 evitando las cora-onadas o em*irismo4 @educe al mínimo los riesgos y a*rovec>a al má5imo las o*ortunidades4 Las decisiones se 8asan en >ec>os y no en emociones4 Promueve la e1iciencia al eliminar la im*rovisación4 Pro*orciona los elementos *ara llevar a ca8o el control4  Al esta8lecer un es)uema o modelo de tra8a7o acia el 1uturo )ue un con7unto de *lanes y *rogramas de acción4 '4! La *laneación esta siem*re orientada >acia el 1uturo6 la *laneación se >alla ligada a la *revisión2 aun)ue no de8e con1undirse con esta4 En el 1ondo2 la *laneación es una relación entre tareas *or cum*lir y el tiem*o dis*oni8le *ara ello2 el as*ecto de tem*oralidad y de 1uturo se encuentra im*lícito en el conce*to de *laneación4 .ado )ue el *asado ya no es y el *resente de7a de ser2 la *laneación de8e *reocu*arse *or el 1uturo4 $4! La *laneación 8usca la racionalidad en la toma de decisiones6 al esta8lecer  es)uemas *ara l 1uturo2 la *laneación 1unciona como un medio orientador del *roceso decisorio2 )ue le da mayor racionalidad y disminuye la incertidum8re in>erente en cual)uier toma de decisión4 En cierto sentido2 la *laneación limita las alternativas de decisión y reduce gran *arte de la li8ertad *ara decidir2 *ero en 5

com*ensación in1unde mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones reali-adas4 4! La *laneación 8usca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas6 la *laneación constituye un curso de acción escogida entre varias alternativas de caminos *otenciales4 Cuando se selecciona un curso de acción )ue *rosigue en el tiem*o2 se de7an a un lado todas las alternativas )ue 1ueron rec>a-adas *or alg?n motivo o ra-ón4 Aun)ue el curso de acción seleccionado *uede tener duración corto2 mediano o largo *la-o y am*litud desde la em*resa como totalidad >asta determinada unidad de tra8a7o! muy varia8le2 su elección de8e estar siem*re en 1unción de las consecuencias 1uturas y de las *osi8ilidades de e7ecución y reali-ación4 /4! La *laneación es sist3mica6 la *laneación de8e tener en cuenta el sistema y los su8sistemas )ue lo con1orman9 de8e a8arcar la organi-ación como totalidad ay una vacante2 se recurre a la 8olsa de tra8a7o2 *reviamente •

•

• •

seleccionada4 Inducción6 Conocer todo lo necesario *ara desem*e=arte en el tra8a7o4 Ca*acitación6 Llegar a ser más *roductivo y ca*a-

Principios:

%+ Carácter administrativos6 Es tener es*ecialistas en cada área2 conocedores y *re*araros *ara reali-ar sus actividades4 '+ A8astecimiento ,*ortuno6 Dener las cosas necesarias2 en cantidad y tiem*o4 $+ Instalación y &antenimiento6 Dener un lugar adecuado y 8ien acondicionado4 9

+ .elegación y Control6 Dransmitir autoridad y >acer 8uen uso ella4

Principios 'e Las Personas:

%+ Ecuación de nom8res y 1unciones6 Poner en claro cuáles son las 1unciones )ue se van a llevar a ca8o2 y )ue las *ersonas sean las correctas *ara desem*e=arlas4 '+ Previsión de Elementos Administrativos6 Dener a la gente necesaria *ara cu8rir  las 1unciones4 $+ Introducción Adecuada6 a8er todo acerca del lugar donde tra8a7as2 no tener  ning?n ti*o de incertidum8re E!emplo: (c'onald

&ediante la inducción del *ersonal ellos 8uscan 1acilitar la ada*tación e integración del nuevo tra8a7ador a la entidad y a su *uesto de tra8a7o2 mediante el suministro de la in1ormación relacionada con las características y dimensiones de la misma2 logrando )ue la com*a=ía cuente con un e)ui*o de tra8a7o de alto rendimiento en todas sus dimensiones con un sentido de *ertenencia2 con el o87etivo 1inal de en1ocar sus es1uer-os en la o8tención de la e1iciencia y e1icacia2 amor al tra8a7o y la satis1acción de com*artir con otros el desarrollo organi-acional4 En la 8?s)ueda de los mecanismos )ue coadyuven al desarrollo y a*rovec>amiento del *otencial del tra8a7ador2 ellos >an dise=ado un &anual de Inducción2 con el o87eto de mantener in1ormados a los nuevos tra8a7adores so8re la actividad a )ue se dedica2 8ene1icios )ue 8rinda y *resta2 derec>os y de8eres9 con el 1in de lograr la identi1icación del tra8a7ador con la organi-ación y2 *ro*orcionar a su ve- al reci3n llegado2 las 8ases *ara una ada*tación e integración con su gru*o de tra8a7o y con el tra8a7o en sí9 y de 3sta manera alcan-ar los niveles de *roductividad deseados

) 'irección

Consiste en la e7ecución de todas las 1ases del *roceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos2 y el e7ercicio del lidera-go4 Importancia

10

La dirección es la *arte esencial y central de la administración2 a la cual se de8en su8ordinar y ordenar todos los demás elementos4

En e1ecto2 si se *rev32 *lanea2 organi-a2 integra y controla2 es sólo *ara 8ien reali-ar4 .e nada sirven t3cnica com*licadas en cual)uiera de los otros cinco elementos si no se logra una 8uena e7ecución2 la cual de*ende de manera inmediata2 y coincide tem*oralmente2 con una 8uena dirección2 en tanto serán todas las demás t3cnicas ?tiles e interesantes en cuanto *ermitan dirigir y reali-ar  me7or4 H es )ue todas las eta*as de la mecánica administrativa se ordenan a *re*arar las de las dinámicas2 y de 3stas la central es la dirección9 *or ello *uede a1irmarse )ue es la esencia y el cora-ón del *roceso administrativo4

*elación 'e La Administrativo:

'irección

Con

Las

#tras

+unciones

'el

Proceso

 Actividades im*ortantes de la dirección •

• • •

Poner en *ráctica la 1iloso1ía de *artici*ación *or todos los a1ectados *or la decisión4 Conducir y retar a otros *ara )ue >agan su me7or es1uer-o4 &otivar a los miem8ros4 Comunicar con e1ectividad4 11

• •

•

.esarrollar a los miem8ros *ara )ue realicen todo su *otencial4 atis1acer las necesidades de los em*leados a trav3s de es1uer-os en el tra8a7o4 @evisar los es1uer-os de la e7ecución a la lu- de los resultados del control4

Características de la 'irección

Unidad de mando

El *rinci*io de unidad de mando 1ue 8astante demostrado *or Fayol y los demás autores anatomistas4 La 1inalidad de este *rinci*io es evitar *osi8les con1lictos resultantes de la delegación simultánea de las 1unciones de varios su*eriores en un solo su8ordinado2 sin )ue ninguno de ellos e1ect?e un control am*lio so8re las actividades de 3ste4 El *rinci*io de unidad de mando se a*lica a los *rocesos de organi-ación y dirección4 e 1unda en el su*uesto de )ue el su8ordinado tiene más 1acilidad de rendir cuentas a un solo su*erior2 y tra8a7a me7or de este modo2 *ues evita dividir la lealtad2 en1rentar *ro8lemas de *rioridad y reci8ir órdenes contradictorias4 La delegación: •

•

•

•

•

•

El *roceso de delegación a8arca asignación de tareas2 delegación de autoridad y e5igencia de res*onsa8ilidad *ara e7ecutarlas4 E5isten ciertas actitudes *ersonales del administrador )ue condicionan 1uertemente la delegación6 @ece*tividad6 el administrador )ue va a delegar autoridad de8e tener una dis*osición sincera a ace*tar las ideas y sugerencias de otras *ersonas4 .is*osición *ara delegar a4 Concierne al *residente de la em*resa y a cada director en su área res*ectiva4 Corres*onde al nivel estrat3gico de la em*resa4 Nivel de*artamental6 a8arca cada de*artamento o unidad de la em*resa4 Es la denominada gerencia4 Involucra al *ersonal de mandos medios2 es decir2 la mitad del organigrama4 Corres*onde al nivel táctico de la em*resa4 Nivel o*eracional6 a8arca cada gru*o de *ersonas o de tareas4 e denomina su*ervisión

La dirección y el lidera%$o

Uno de los activos más im*ortantes de las em*resas lo constituyen las *ersonas y en es*ecial )uienes las dirigen4 En su desem*e=o2 la dirección se *uede e7ercer de diversas maneras2 *ero cada una de ellas es a*ro*iada *ara di1erentes casos2 de tal manera )ue el em*resario >a8rá de escoger a)uel modo de dirigir )ue me7or le 1uncione2 *ues se trata de alcan-ar los o87etivos *or medio de las *ersonas )ue cola8oran en la em*resa4 El *a*el del dirigente consiste en tres actividades simultáneas )ue de8en ca*tar los cola8oradores6 el lidera-go2 la comunicación y la motivación4 Los líderes de >oy necesitan ser educados2 tener visión2 so8resalir en sus industrias2 e5udar inteligencia emocional2 y ser tanto maestros como a*rendices4 Necesitan tener un 1uerte sentido de la 3tica y del com*romiso4  Además2 de8en tener ca*acidad *ara desem*e=arse como cola8oradores y  7e1es a la ve-2 y 7uicio su1iciente *ara sa8er determinar cuándo ser )u34 La ada*ta8ilidad con el 1in de incrementar la e1ectividad es vital en esta era de cam8io constante E5isten tres ti*os los democr,ticos4

de

líderes6

los indiferentes2

los autoritarios y

El líder indiferente  no orienta y de7a )ue sus su8ordinados en1renten como *uedan las distintas circunstancias2 con ello evitan el e7ercicio del *oder y de7an la determinación de las metas en manos del gru*o de tra8a7o4 El líder autoritario toma las decisiones solo y centrali-a el *oder4 .e1ine las actividades y ordena )ue se cum*lan4 Esto im*lica una sensación de e5*lotación *or *arte de los em*leados y tra8a7adores2 lo cual ocasiona desagrado y un am8iente di1ícil4

13

El líder democr,tico se caracteri-a *or descentrali-ar la autoridad2 con ello toma en consideración la o*inión de los em*leados y entre todos llegan a un acuerdo4 @ic>ard Joyat-is desarrolló un modelo de a*rendi-a7e )ue *ermite conocer cuáles son los *asos esenciales en el crecimiento e5itoso de un líder2 a trav3s de los cinco estados cíclicos siguientes6     

El *rimer descu8rimiento6 &i yo ideal ! Ku3 )uiero serM El segundo descu8rimiento6 &i yo real B Kui3n soy yoM KCuáles son mis 1ortale-as y vacíosM El tercer descu8rimiento6 &i agenda de a*rendi-a7e ! KCómo *uedo construir mis 1ortale-as mientras redu-co mis vacíosM El cuarto descu8rimiento6 E5*erimentando y *racticando nuevos negocios2 *ensamientos y sentimientos >asta dominarlos4 El )uinto descu8rimiento6 El desarrollo de relaciones resistentes y con1ia8les >acen )ue el cam8io sea *osi8le4

E!emplo: Copa Airlines

El modelo de lidera-go de co*a Airlines as*ira a )ue los líderes tengan la ca*acidad de in1luir *ositivamente en el e)ui*o de cola8oradores4 Cada de*artamento se en1oca al logro de sus o87etivos2 antici*ando y asegurando la trans*arencia en la toma de decisiones2 y la comunicación2 en 1unción de sus *rocesos2 actividades y *royectos4 .e esta 1orma2 cada cola8orador conoce su contri8ución e im*acto en el logro de los o87etivos organi-acionales2 así como el de su de*artamento4

-)Control

El control consiste en com*ro8ar o veri1icar )ue lo )ue s3 est3 >aciendo asegurando el *rogreso de las actividades *lani1icadas *ara lograr el o87etivo de1inido2 con un mínimo de desviaciones o2 *re1erentemente2 sin ellas4 Esta8lecer un 8uen *lan2 distri8uir las actividades re)ueridas *ara ese *lan y la e7ecución e5itosa *or *arte de cada miem8ro no asegura2 necesariamente2 )ue la em*resa será un 35ito4 Es com?n )ue se 14

*resenten desvíos2 contradicciones2 errores de conce*to o 1allas en la comunicación )ue demanden acciones correctivas con la mayor celeridad *osi8le4

Actividades primordiales de Control

a4 84 c4 d4 e4

Com*arar resultados con res*ecto a los o87etivos y metas esta8lecidos4 Evaluar los resultados contra los estándares de desem*e=o4 Idear yo *rocurar los medios e1ectivos *ara medir las o*eraciones4 Comunicar 1e>acientemente cuáles son los *arámetros de medición4 Drans1erir datos detallados de manera )ue muestren las com*araciones y los desvíos2 sugiriendo las acciones correctivas cuando sean necesarias4 i 8ien el enunciado de estos cuatro *asos *arece sim*le de com*render2 los elementos com*onentes6 *ersonas2 recursos2 o87etivos2 metas2 *la-os2 t3cnicas2 m3todos2 1unciones2 roles2 etc4 >an determinados in1inidad de estilos de dirección2 algunos e5itosos2 otros 1allidos4 A *esar de ello e5isten denominadores comunes a cada uno de estos elementos )ue desarrollar3 en el *ró5imo n?mero4 imultáneamente2 de8e tenerse en claro )ue estas cuatro actividades no se dan en 1orma secuencial ni tam*oco estrictamente centrali-adas en un 7e1e o res*onsa8le aciendo im*osi8le la medición 8rinde resultados a lo largo del tiem*o de vida de todo Proyecto2 Proceso de Cam8io o sim*lemente cual)uier medida orientada a la su*ervivencia de la em*resa E!emplo:

Co*a Airlines iendo co*a Airlines una de las me7ores aerolíneas del mundo de8e reali-ar  evaluaciones todo el tiem*o ya )ue en este ti*o de em*resa >ay muc>os 1actores )ue a1ectan los o87etivos )ue se desean alcan-ar2 *or esto ellos cuentas con una ta8la de evaluación la cual el su*ervisor o 7e1e de de*artamento com*leta todos los días la misma4 Por e7em*lo los tri*ulante de ca8ina tienen a su 7e1e de ca8ina en cada vuelo y esta los eval?a todos los día ya )ue de8en tener una res*onsa8ilidad y una atención con sus clientes es*eciali-ada2 luego cuando 15

cum*len un a=o estos tri*ulantes se le >ace un e5amen de ingl3s2 *or)ue ellos de8en avan-ar con este idioma y si es *osi8le con un tercer y cuarto idioma4

Proceso Administrativo 'e Estrella A%ul Planeación:

us ,87etivos on6 O

er el líder del mercado4

O

Incrementar las ventas4

O

0enerar mayores utilidades4

O

,8tener una mayor renta8ilidad4

O

Lograr una mayor *artici*ación en el mercado4

O

er una marca líder en el mercado4

O

Aumentar los activos4

O

o8revivir4

O

Crecer4 •

#r$ani%ación6

La estrella a-ul cuenta con muc>as *lantas y encontramos en cada una de ellas a un su*ervisor4 Esta organi-ación se es*eciali-a en una estructura de comunicación ya )ue es lo más im*ortante así como muc>as res*onsa8ilidades ya )ue cada día se le asigna una *roducción 8astante grande a cada *lanta y el riesgo de )ue se *ierda gran cantidad de lec>e es muy grande si no se >acen las cosas 8ien4 Por eso la estrella cuenta con un e)ui*o muy grande y rami1icado *ara )ue cada cola8orador y miem8ro de ellos se en1o)ue en el o87etivo )ue de8e >acer dentro de la em*resa4

•

Inte$ración4

.otación de *ersonal •

Cada ve- )ue im*lementan ma)uinas nuevas2 e)ui*os de ?ltima tecnología se les ca*acita a todos los tra8a7adores *ara )ue utilicen de 1orma adecuada este *roducto4 Por utili-ar un insumo tan vital e im*ortante en la 16

vida de los *aname=os de8en mane7arlo con muc>o cuidado y muc>a salu8ridad4 El *ersonal )ue ingresa a esta em*resa de8e conocer los o87etivos2 riesgos2 venta7as2 desventa7as2 y muc>os 1actores )ue están en el am8iente ya sea interno o e5terno4

'irección:

Esta em*resa *ractica un lidera-go com*rometido no solo con la em*resa como tal sino tam8i3n con sus cola8oradores2 sus clientes2 etc42 este es el me7or  lidera-go *or)ue ellos *ractican los *rinci*ios de comunicación2 res*eto2 res*onsa8ilidad2 y con esto2 ellos 8uscan tener muc>a más *roductividad2 más e1iciencia2 e1icacia y tener un am8iente la8oral agrada8le4 Ellos reali-an 7untas o reuniones cada semana *ara aclarar algunas dudas2 )ue7as o alguna in)uietud de sus tra8a7adores o algunos *ro8lemas *or lo cual *ase la em*resa4

Control:

Las evaluaciones se >acen *eriódicamente ya )ue como se le da a los su*ervisores una cantidad de *roducción diaria2 ellos de8en re1le7ar en sus o8servaciones estas evaluaciones ya sea colectiva o individualmente4 Una evaluación en este ti*o de em*resa de8e ser muy controlada2 y muy cuidadosa *or)ue no solo se 7uega con el nom8re de la em*resa sino tam8i3n con la gran cantidad de clientes )ue consumen a diario estos *roductos4

17

Conclusión

Jásicamente el Proceso Administrativo )ue 1orma *arte de toda em*resa consta de las distintas tareas )ue tienen )ue reali-arse *ara el ,rden y Crecimiento de una com*a=ía2 reali-ándose además una sectori-ación de los tra8a7os en distintas  reas Es*eciali-adas2 y logrando )ue cada una de ellas no 1uncione como entes autónomos2 sino )ue se realicen Acciones Con7untas *ara *oder alcan-ar la reali-ación de un ,87etivo Administrativo2 )ue es *ro*uesto 7ustamente *or la administración misma4 uien es encargado de cada área es 7ustamente el Administrador del ector de la 1irma2 siendo no solo )uien Coordina las acciones de dic>a área2 sino )ue tam8i3n act?a como un &ecanismo de Control2 su*ervisando las distintas actividades reali-adas *or los em*leados2 e im*ulsando las distintas Dareas Colectivas )ue se reali-an en con7unción con otros sectores *ertenecientes a la com*a=ía4

Un 8uen Administrador .e Em*resas tiene entonces )ue tener un es*íritu desa1iante2 contando con un *er1il ocu*acional con gran tendencia a la Plani1icación y Proyección2 sumado además a un *er1il de Lidera-go y ,rgani-ación )ue le *ermita ser el im*ulsor del ám8ito de tra8a7o2 además de interiori-arse del 1uncionamiento de las distintas actividades del Proceso  Administrativo2 *ara *oder com*arecer ante directivos so8re el control de lo *roducido2 el resultado al )ue se >a arri8ado y la metodología de tra8a7o utili-ada4

18

.losario

%4 Administración6 es la ciencia social )ue tiene *or o87eto el estudio de las organi-aciones y la t3cnica encargada de la *lani1icación2 organi-ación2 dirección y control4 '4 Ca*acitación6 es la ad)uisición de conocimientos y el me7oramiento de a*titudes2 ca*acidades2 entendimiento y condiciones naturales de una *ersona2 así como el desarrollo de sus creencias y valores )ue 1orman *arte de su com*ortamiento4 $4 Control6 es com*ro8ar o veri1icar )ue lo )ue s3 est3 >aciendo asegurando el *rogreso de las actividades *lani1icadas *ara lograr el o87etivo de1inido2 con un mínimo de desviaciones o2 *re1erentemente2 sin ellas4 4 E1icacia6 es la ca*acidad de alcan-ar el e1ecto )ue es*era o se desea tras la reali-ación de una acción4 /4 E1iciencia6 >ace re1erencia en la me7or utili-ación de los recursos4

#4 Lidera-go6 es el con7unto de >a8ilidades gerenciales o directivas )ue un individuo tiene *ara in1luir en la 1orma de ser o actuar de las *ersonas o en un gru*o4 "4 ,87etivo6 el 1in al )ue se desea llegar2 la meta )ue se *retende lograr4 4 ,rgani-ación6 son estructuras administrativas creadas *ara lograr metas u o87etivos *or medio de los organismos >umanos o de la gestión del talento4 4 Proceso6 es el con7unto de *asos o eta*as *ara llevar a ca8o una actividad4 %(4Productividad6 es la relación entre la cantidad de *roductos o8tenida *or un sistema *roductivo y los recursos utili-ados *ara o8tener dic>a *roducción4 19

20