PROCESO ADMINISTRATIVO COMPLETO APLICADO (1).pdf

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Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Facultad de Administración de Empresas Plan Fin de Semana

APLICACIÓN Área de Administración de Empresas

La empresa • Es una unidad económico administrativa, en la que se unen, trabajo, bienes y capital para generar a su vez bienes y/o servicios que contribuyan al logro de los objetivos preestablecidos.

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Objetivos de la Empresa • El crecimiento • La supervivencia, que implica desafíos y peligros que representan amenazas. • Las Utilidades, el producto de manejar provechosamente los entornos que rodean la empresa de forma que al producirse las utilidades consigue acrecentar sus fortalezas y minimizar el efecto de sus debilidades

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Elementos que conforman la empresa 1.








Bienes materiales: Edificios, instalaciones: Que se realizan para adaptarlos a la labor productiva. Maquinaria: Que tiene como objeto multiplicar la capacidad productiva del trabajo humano Los equipos: Que sirven como instrumentos o herramientas que complementan y aplican más al detalle la acción de la maquinaria Las materias primas Dinero: Capital constituido por valores, acciones u obligaciones.

Elemento humano Sistemas: Son las relaciones en que deben coordinarse las diversas cosas, las diversas personas, o éstas en su conjunto. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa. Sistemas de producción: formulas, patentes, métodos , sistemas de ventas, de crédito, sistemas de finanzas Sistemas de organización y administración: consistentes en la forma como debe estar estructurada la empresa, separación de funciones, niveles jerárquicos, el grado de centralización o descentralización. 5

Clasificación de las empresas • Según su razón de ser: Lucrativas o no lucrativas. • Según su actividad económica o giro: ▫ Empresas industriales: Que se dedican a la producción de bienes mediante la trasformación de materia priva a través de los procesos de producción. Ej. Electricidad, textiles, químicas

▫ Empresas Comerciales: Se encargan de hacer llegar el producto al mercado para su consumo

▫ Empresas financieras: Comercian la recepción de depósitos y la concesión de préstamo, Ej. Bancos, seguros Financieras.

▫ Empresas de Servicio: Pueden ser personales y auxiliares a la industria y el comercio. Ej. Transporte, lavandería etc.

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• Por el régimen de propiedad: ▫ De único propietario ▫ De sociedad ▫ Cooperativas

• Por el origen de su capital: ▫ Privada ▫ Pública o estatal ▫ Empresa Mixta ▫ Empresa transnacional: Son aquellas cuyos centros

de producción y venta se encuentran en varios países pero su control y dirección provienen básicamente de uno ▫ Empresa multinacional: El capital es aportado por particulares o gobiernos de varios países, pero la dirección y planeación se efectúa por miembros de esos países. 7

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• Por su régimen jurídico ▫ Empresa individual ▫ Sociedad
Sociedad colectiva
Sociedad en comandita simple
Comandita por acciones
De responsabilidad limitada
Sociedad Anónima
Base legal Código de Comercio

Obligaciones de los comerciantes • Inscribirse como comerciante Art. 334 Código de Comercio Capital de Q. 2,000 o más

• Inscribir la Empresa: El objeto de esto es obtener la patente de Comercio de empresa individual, que es una licencia para operar comercialmente (En el Registro Mercantil).

• Inscribirse como contribuyente: La ley del IVA establece que el Registro Mercantil debe informar regularmente al Ministerio de Finanzas de las nuevas inscripciones de comercialmente, el comerciante debe inscribirse en un plazo de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de su inscripción. Para obtener No. De NIT • Obligación Ética: La buena fé art. 669 del Código de Comercio, En el Art. 362 del mismo código, señala los casos de competencia desleal. Adicionalmente tiene el compromiso social de generar puestos de trabajo

• Llevar libros Contables • Obligaciones ante la Seguridad Social 9

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Proceso Administrativo • Definición: Serie de etapas que representan la Administración en acción, las que deben ser interrelacionadas para el logro de los objetivos organizacionales. Etapa Mecánica

Dinámica

Fase

A que responde?

Previsión

Qué puede hacerse?

Planeación

Qué se va hacer?

Organización

Cómo se va hacer?

Integración

Con qué y con quién se va a hacer?

Dirección

Ver que se haga

Control

Cómo se ha realizado?

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Mecánica • La etapa estática o mecánica de la Administración es cómo deben ser las cosas, es lo constructivo. • Comprende la Previsión (anticiparse a algo), la Planeación (trata sobre que se va a realizar) y Organización (indica cómo se va a realizar )

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Previsión • Responde a ¿Qué puede hacerse? Viene de prever, ver anticipadamente, implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras. • Con base en la consideración de las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de esa empresa

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PRINCIPIOS PREVISIÓN • Probabilidad o previsibilidad: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca serán 100% certeras. • Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos más que en opiniones objetivas. • Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas y medirlas.

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Elementos de la previsión • Objetivos: Descripción de los resultados que se esperan alcanzar. • Investigación: Determinación de los factores positivos o negativos que habrán de influir en la consecución de los objetivos. ▫

Técnicas de Investigación ▫ La observación ▫ La encuesta ▫ La encuesta por cuestionario ▫ La entrevista

• Alternativas: Nacen de la investigación y son posibles cursos de acción.

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¿Como aplicar los elementos de la previsión? • Se inicia con el planteamiento de un supuesto por ejemplo la necesidad de crear una Empresa en este ejemplo “Creación de un Colegio Kindergarden” • Se plantean los objetivos de la investigación para la creación de la misma. Por ejemplo: ▫ Identificar la necesidad de un Kindergarten con cuidados integrales con niños menores de 6 años. ▫ Identificar los servicios adicionales. ▫ Identificar oportunidad de mercado para un Jardín para niños en la Ciudad San Cristóbal

• Con la utilización de las técnicas de investigación se realiza la investigación. Estableciendo el lugar donde se realizará el tamaño de la población (Muestra) a la que se aplicará etc.

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Utilizando el cuestionario se realizará la investigación. (En este ejemplo colocaremos solamente 4 preguntas)

Se coloca el encabezado del cuestionario y las instrucciones 1.

Tiene usted hijos menores de 6 años Si No

2. Estaría dispuesto a inscribirlos en un nuevo Colegio? Si No 3. En que lugar le gustaría que se ubicase (Se colocan alternativas derivado a la zona u área en donde se quiera implementar) 4. Que servicios adicionales le gustaría que tuviese el nuevo colegio Servicio de Bus Computación Ingles Las preguntas del cuestionario tienen que contribuir al logro de los objetivos planteados con anterioridad

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Posterior a realizar las encuestas al numero de personas establecidas en la muestra se procede a la tabulación de resultados que propiciaran el análisis e interpretación de los mismos, para ello se pueden utilizar graficas, para facilitar la interpretación de los resultados.

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Por ejemplo por cada pregunta se realiza una gráfica

El 39% considera que el colegio debería de ubicarse en pinares, el 33% en el Sector A-2, el 12% en Panorama y el 16% en Valle Dorado

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Del análisis e interpretación nacen las alternativas • Por ejemplo • Colocar el colegio en pinares o en el sector A-2 • Brindar servicios adicionales de: Bus, clases de computación, Ingles.

• Con las alternativas se puede aplicar el proceso de toma de decisiones.

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Aplicación proceso de toma de decisiones para compra de computadoras del colegio

1. Identificación del problema: elección de compra de computadoras 2. Identificación de los criterios de decisión: a) b) c) d) e) f)

Precio Marca Mantenimiento Capacidad de memoria RAM Velocidad del procesador Presentación del equipo

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3. Asignación de ponderaciones a los criterios, para facilitar se le coloca una ponderación sobre 10 puntos a cada una. 4. Desarrollo de alternativas: Se identifican las empresas y que ofrecen cada una 5. Para facilitar en una matriz se puede colocar el análisis de alternativas y la escogencia o selección de alternativa, que son los puntos 5 y 6 del proceso

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Criterios de decisión Capacidad Velocidad memoria procesa RAM dor

Presenta ción del Total equipo

Marca

Manteni miento

8

9

8

10

9

9

53

MicroSIS

7

9

9

9

9

8

51

Compulandia

9

10

10

10

10

10

59

Intermarket

8

9

8

8

8

8

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Alternativa

Precio

Empresa BION

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• Como se puede observar en el cuadro anterior la empresa Compulandia es la que tubo una mayor puntuación por lo tanto se decide realizar la compra con ellos • Implementación de la alternativa: Se efectúa la compra en la empresa compulandia. • Evaluación: Se evalúa posterior a la compra el beneficio de la decisión de compra.

La Planeación • Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción .

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PRINCIPIOS PLANEACIÓN • Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas o genéricas, porque van a regir acciones concretas. • Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste. • Unidad de Dirección: Un plan por función, y una coordinación tal que integrados formen un solo plan general. • Rentabilidad: Deberá lograr una relación favorable en el balance costo-beneficio. • Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas con su funcionamiento.

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Elementos de la Planeación: • Visión: Pretende ser el norte a donde se proyecta la institución, describe el propósito a largo plazo. Establece el marco de referencia para definir y formalizar la Misión. ▫ Inspira, motiva e integra o mueve a las personas para que actúen y se gafa cumplir la razón de ser de la empresa (Misión). ▫ Ejemplo del Colegio: “Ser para el año 2,015 el

Kindergarten líder en Ciudad San Cristóbal, que se distinga por la preparación Integral y el uso de tecnología y técnicas de enseñanzas modernas”

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• Misión: Es la declaración duradera de los objetivos

que distinguen a una organización de otras similares. Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía de la empresa. ▫ La misión es simplemente el enunciado de quienes somos, la razón de ser de la empresa, que hacemos, para que lo hacemos, para quién y a través de qué lo hacemos. ▫ Ejemplo de misión: “Somos una institución que busca enseñar por medio de distintos juegos, a desarrollar las diferentes capacidades de cada niño o niña, con un personal altamente capacitado, instalaciones y mobiliario acordes a las necesidades de cada grado. Comprometidos con los padres de familia a brindarles a sus hijos (as) educación basada en valores en un ambiente seguro, atractivo y sano.

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Valores: Son el conjunto de características y cualidades que buscamos en las personas que traban en la empresa, los cuales facilitarán el logro de la visión y misión. • Para lograr nuestra misión, en el colegio nos apoyamos de cinco valores fundamentales que son compartidos por todo el personal docente, administrativo y de apoyo de la Institución


Responsabilidad
Honestidad
Respeto mutuo
Ética
Profesionalismo

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• Objetivos: Implica la idea de algo hacia lo cual se dirigen acciones, son los fines. Pueden ser a corto, mediano y largo plazo, o generales y específicos.
Lograr un prestigio a través de los servicios.
Cubrir la demanda y ampliar nuestros servicios
Crear fuentes de empleo.

• Metas: Son las realizaciones parciales de los objetivos, son los objetivos cuantificados.
Corto Plazo (2 meses)
Lograr la inscripción de 40 niños(as).
Mediano Plazo (1 año)
Incrementar la demanda de 40 a 60 niños(as).
Largo Plazo (3 años)
Ampliar los servicios de Kindergarten a nivel primario.

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• Políticas: Son criterios generales que

tienen por objeto orientar la acción. Son Flexibles. Es un criterio del cual se pueden tomar decisiones diversas. ▫ De pago:


Los pagos de inscripción y mensualidades se deberán realizar por anticipado.

▫ De cobro:


Por cheque rechazado se cobraran gastos administrativos por valor de Q50.00.

▫ Salarial:


Si el personal labora horas extras estas deberán ser incluidas en el pago quincenal.

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Normas: Todo señalamiento imperativo y especifico de algo que ha de realizarse. Ejemplos:

• No se entregará ningún niño(a) a otra persona si no trae la carta de autorización de los padres de familia en el formato dado por el colegio. • Si utilizan servicio de bus no se le esperara más de 5 minutos.

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• Estrategias: Es un programa general de acción para realizar los objetivos propuestos, son los cursos de acción a seguir, responde al que hacer ▫ Contar con personal docentes especializado en cada una de las áreas de educación.

• Tácticas: Del griego taktiké, es el maniobrar hábilmente lo dispuesto en la estrategia, responde al como hacerlo. ▫ Para mantener personal profesional, el Colegio aportará un 50% de la preparación Universitaria de su personal docente.

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• Procedimientos: Son los planes que señalan la secuencia lógica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de la empresa. Generalmente se acompañan de un flujograma No.

Actividad

Responsable

1

Da información sobre los costos y de requerimiento de la papelería necesaria.

Secretaria

2.

Llega con la papelería requerida.

Padre de Familia

3.

Revisa la documentación: 3.1 Si está completa entrega boleta de pago. 3.2 Si no esta completa informa al padre de familia y regresa al paso 1.

Secretaria

4.

Recibe boleta de pago y efectúa el pago correspondiente

Padre de familia

5.

Recibe el pago y llena papelería de inscripción. Entrega talonario de pago.

Secretaria

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• Programas: Son planes que fijan el tiempo requerido para las realizaciones de objetivos u otros planes. Programa de Actividades para el mes de Enero 2011 ACTIVIDADES Sesión Informativa para padres de alumnos de: Pre-Kinder Kinder

HORARIO

FECHA

RESPONSABLE

14:00-15:00 15:30-16:30

8

Sub-Directora Académica

Sesión Informativa para padres de alumnos de: Nursery Pre-Nursery Jardín Maternal

15:30-16:30 14:00-15:00 14:00-15:00 14:00-15:00

9

Sub-Directora Académica

Asamblea Cívica “Bienvenida”

9:00-10:00

30

Kinder y Maestra Encargada

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Presupuestos: Es un plan cuantificable en unidades monetarias a una fecha prevista. Presupuesto Anual del 1 de enero al 31 de diciembre 2011 Kindergarten "" Ingresos Por Colegiaturas Por Venta de Mercadería Egresos Servicio Telefónico Servicio de Energía Eléctrica Servicio de Agua Potable Sueldos Administración Sueldos Conserjería Sueldos Maestros Gastos Médicos

Excedente Anual

Q Q Q Q Q Q Q

Q Q

180,000.00 30,000.00

Q Q Q

210,000.00 81,200.00 128,800.00

7,200.00 12,000.00 6,000.00 5,000.00 6,000.00 25,000.00 20,000.00

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Clasificación de los tipos de planes • Por su amplitud: Estratégicos y operacionales • Por el marco temporal: De corto, mediano y largo plazo.

• Por su especificidad:

Direccionales y

específicos.

• Por su frecuencia de uso: De uso único o de uso permanente.

• PLANES ESTRATÉGICOS: Son planes que abarca toda la organización, establecen objetivos generales y posicionan a una organización en función de su ambiente. • PLANES OPERACIONALES: Son planes en los que se especifican los detalles acerca de la forma en que los objetivos tendrán que ser alcanzados. • PLANES DIRECCIONALES: Planes flexibles en los que se establecen lineamientos generales. 37

Plan de Investigación • Investigar es buscar la solución a un problema, dar explicación a hechos que observamos o que deseamos estudiar. • Los aspectos necesarios para un plan de investigación son: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫

Planteamiento de un problema Hipótesis Comprobación empírica Operación de resultados Hallazgos de la investigación 38

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Contenido de un plan              

Antecedentes del estudio Justificación del estudio Propósitos del estudio Objetivos del estudio Resultados a obtener Alcances del estudio Fases necesarias o acciones para lograr los objetivos Recursos necesarios Calendarización Costos Estrategias a utilizar Autorización Representación gráfica del plan de trabajo Anexos

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Ejemplo de la Matriz de Planeación

Objetivos

Metas

Actividades

Recursos

Responsables

Tiempo

ORGANIZACIÓN Concepto: Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Se refiere a cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades.

Gerente

Jefe Administrativo

Jefe Financiero

Jefe de ventas

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PRINCIPIOS ORGANIZACIÓN • Especialización: Cuanto más se divide el trabajo dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, destreza y precisión. • Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo mando. • Autoridad-responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel, así como su autoridad. • Equilibrio de Dirección-control: A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento. De los controles adecuados para asegurar la unidad de mando. • Definición de Puestos: Debe precisarse por escrito las actas y responsable de cada puesto.

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Elementos de la organización • Funciones: Son las actividades generales que hace una unidad de la organización, como ventas, finanzas, producción etc. • Jerarquías: Son los niveles o diferentes estrados de autoridad y responsabilidad en la organización. • Atribuciones: Son actividades específicas de un puesto. Es el verbo en acción. Ejemplo Supervisar

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Para lograr la Organización se vale de: • División del Trabajo: Trabajo Separación y delimitación de las actividades de cada trabajador, con el fin de que se realice con mayor precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo

• Departamentalización: Agrupación de funciones y/o actividades de trabajo que son similares. ▫ ▫ ▫ ▫

Por función Por producto Geográfica Por proceso etc.

Como se aplican los elementos de la organización La Jerarquización de puestos, o estructura orgánica Código 1

Titulo del puesto

Número de plazas

Directora

1

Sub Directora Administrativa

1

1.1.1

Contador

1

1.1.2

Secretaria

1

1.1.3

Encargado de personal de apoyo

1

1.1.3.1

Pilotos

2

1.1.3.2

Cocineras

2

1.1.3.3

Conserje

1

1.1.3.4

Guardia de Seguridad

2

Sub Directora Académica

1

Supervisora

1

1.2.1.1

Maestro de Educación Física

1

1.2.1.2

Maestra de Maternal y Jardín

1

1.2.1.3

Maestra de Pre-Nursery y nursery

1

1.2.1.4

Maestra de Pre-Kinder y Kinder

1

1.2.1.5

Niñeras

2

1.1

1.2 1.2.1

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Organigrama Kindergarten la ABU

Fecha de elaboración 13/07/2011 Elaborado Por: Sandra Guzmán

47 DESCRIPCIÓN DE PUESTO Identificación del Puesto: Puesto Titulo del puesto: Director Código: 1 Autoridad sobre: Sub Directora Administrativa, Sub Directora Académica y cada uno de sus subalternos. Naturaleza del puesto: Administrativa Atribuciones: • General: Planificar, coordinar y dirigir las actividades del colegio • Específicas: ▫ Elaborar la planificación anual con la participación de las Sub Directoras. ▫ Realizar entrevistas para la contratación de personal ▫ Contratar personal ▫ Atender a padres de familia ▫ Supervisar las actividades del colegio ▫ Representación legal del colegio • Responsabilidades: Logro de objetivos, manejo de bienes, manejo de personal. Requerimientos del puesto: Académicos: Poseer titulo de Maestra de Educación Media Conocimientos: Psicología, Pedagogía, problemas de aprendizaje del habla, manejo de paquetes de computación. Habilidades: Manejo de personal, manejo de paquetes de computo, relaciones personales Actitudes: Amabilidad, presentación personal, responsabilidad, Don de mando, trabajo en equipo, honestidad.

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Organigramas CONCEPTO Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. OBJETO Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. UTILIDAD • Proporcionan una imagen formal de la organización • Constituyen una fuente de consulta oficial • Facilitan el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía • Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional

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Que revelan los Organigramas? 1. La división de funciones. 2. Los niveles jerárquicos. 3. Las líneas de autoridad y responsabilidad. 4. Los canales formales de comunicación. 5. La naturaleza lineal o staff del departamento. Esto suele indicarse ya sea por distintos colores, por distintos gruesos de la línea de comunicación o, en forma más usual, marcando la autoridad con línea llena y la staff con línea punteada.

6. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. 7. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

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POR SU NATURALEZA

Microadministrativos Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

Macroadministrativos Involucran a más de una organización.

Mesoadministrativos Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.

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POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN Generales Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características.

Específicos Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.

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POR SU CONTENIDO Integrales o Estructurales Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Funcionales Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el gráfico.

De Puestos, Plazas y Unidades, o Integración de Puestos Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

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POR SU PRESENTACIÓN

Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización. Los organigramas verticales tienen las siguientes ventajas: • Son los más usados y, por lo mismo, fácilmente comprendidos • Indican en forma objetiva las jerarquías del personal Entre las desventajas figura el llamado “efecto de triangulación”, ya que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos inferiores para lo que se requeriría hacer cartas muy alargadas.

CRECIMIENTO VERTICAL

GERENTE DE FABRICACION

ENCARGADO ALMACEN MATERIAS PRIMAS

ENCARGADO ALMACEN HERRAMIENTA

JEFE DEPARTAMENTO DE TECNICAS DE PRODUCCION

SUPERTINTENDENTE DE FABRICACION

JEFE ALMACENES

ENCARGADO BODEGA PRODUCTOS TERMINADOS

ENCARGADO TROQUELES PEQUEÑOS

ENCARGADO SECCION PRENSAS

ENCARGADO SECCION ARMADO

ENCARGADO SECCION PINTURA

JEFE CONTROL CALIDAD

JEFE ANALISIS METODOS

Elaborado por: Fecha:

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Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente. Los organigramas horizontales tienen las siguientes ventajas: • Siguen la forma normal en que se acostumbra leer (de izquierda a derecha) • Disminuyen en forma considerable el efecto de triangulación • Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad normal. Entre las desventajas figura el llamado “efecto de triangulación”, ya que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos inferiores para lo que se requeriría hacer cartas muy alargadas.

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Organigrama Horizontal NOMBRE Gerente de Organización

Gerente Comercial

Jefe Ventas Foráneas

Jefe Ventas Locales Jefe Acabado

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

CONSEJO DIRECTIVO

GERENTE GENERAL

Gerente de Producción

Jefe Montaje Jefe Almacén Cajero

Contador

Contador General Enc. Cobranzas

Elaborado por: Fecha:

Gerente de Personal

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Mixtos

La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. De Bloque

Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.

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Organigrama Mixto GERENTE GENERAL

Jefe Comercial

Jefe de Fábrica

Contralor

Jefe Ventas Locales

Jefe Almacenes

Jefe Sección Contaduría

Jefe Ventas Foráneas

Encargado Sección Prensas

Jefe Sección Facturación

Jefe Ventas Extranjero

Encargado Sección Pintura

Jefe Sección Caja

Encargado Sección Despacho

Jefe Sección Cobranzas

Elaborado por: Fecha:

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Circulares Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Sus ventaja son: • Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. • Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo. • Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Sin embargo, resultan confusas y difíciles de leer, que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

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Organigrama Circular

Encargado Cobranzas

Contador General Cajero

Contralor

Gerente de Personal Jefe Ventas Locales Gerente General

Gerente Comercial Jefe Ventas Foráneas

Gerente de Organización

Gerente de Producción

Elaborado por: Jefe Almacén

Jefe Acabado Jefe Montaje

Fecha:

61

Escalar

A S A M B LE A D E A C C IO N IS T A S C O N S E JO D IR E C T IV O

Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Para mayor claridad pueden usarse distintos tipos de letra. Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

G ERENT E G ENERAL G ERENTE PERSO NAL E nc. sueldos y salarios E nc. relaciones laborales

G E R E N T E D E O R G A N IZ A C IÓ N E nc. sistem as fábrica E nc. sistem as oficina

C O N T R A LO R C ontador general E nc. de cobranzas C ajero

G E R E N T E D E P R O D U C C IÓ N Jefe de alm acén Jefe de m ontaje Jefe de acabado

G E R E N T E C O M E R C IA L Jefe ventas locales Jefe ventas foráneas

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Reglas para elaborar organigramas 1. Las líneas que representan la autoridad o el principio de mando deben quedar bien claras por lo que deben sacarse a la mitad del cuadro, siempre una sola línea. Estas líneas deben ser de un solo grosor. Correcto

Incorrecto

63

2. Los organigramas no deben contener flechas, porque no representan flujo sino una relación.

Correcto

Incorrecto

64

3. Es recomendable utilizar el mismo tipo de figura y tamaño para cada unidad de la organización independientemente del nivel a que correspondan y si son de Staff o de línea, la colocación de las figuras debe corresponder a la jerarquía de cada nivel. Correcto

Incorrecto

65

4. Los cuadros deben de mostrar en forma uniforme y clara si se trata de funciones ó puestos. Funciones: •Gerencia General

Correcto:

•--- Asesoría Jurídica •Gerencia Administrativa •Gerencia Financiera •Gerencia de Ventas

Puestos: •Gerente General •Gerente Administrativo •Gerente Financiero •Gerente de Ventas •------ Asesor Jurídico

Incorrecto

66

5. No utilizar uniones o subdivisiones innecesarias al ubicar las unidades

Correcto

Incorrecto

67

Consideraciones importantes para la elaboración de Organigramas a)

Datos del organigrama 1.

2. 3. 4.

Nombre de la empresa u organización a que pertenece. En el caso que sea de una unidad, anotar el nombre de la unidad y de la empresa. Nombre de la o las personas que lo elaboración Fecha de elaboración, o fecha que toma vigencia. Opcional puede agregar el tipo de organigrama y/o su clasificación

b)

Los organigramas deben ser ante todo, muy claros, por ello se recomienda que no tengan un número excesivo de cuadros y puestos. Por ejemplo cuando existen muchas secretarias, en algunos casos se pueden omitir en el organigrama general y se colocan solo en los organigramas específicos.

c)

Las posiciones de igual responsabilidad administrativa deben aparecer sobre un mismo nivel aunque existen pequeñas diferencias de sueldos y condiciones. Es muy importante guardar la simplicidad.

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PRINCIPIOS INTEGRACIÓN • De la Integración de Personas: • De la adecuación de hombres y funciones: Debe tratar de adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. • De la provisión de elementos administrativos: Debe proveerse a cada miembro de un organismo social de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto. • De la importancia de la introducción adecuada: Es la adecuada inducción del elemento humano cuando se integra a la organización. • De la Integración de Cosas: • Del carácter administrativo de esta integración • Del abastecimiento oportuno • De la instalación y mantenimiento • De la delegación y control

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Elementos de la Integración de personas • Reclutamiento: Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella. Es una convocatoria sin compromiso para la empresa.

• Selección: Consiste en escoger entre los distintos candidatos otorgados por la fase de reclutamiento, al candidato idóneo para el puesto

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• PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

 Recepción de las solicitudes que pasaron el proceso de revisión y evaluación.  Pruebas de idoneidad  Entrevistas de selección  Verificación de datos y referencias  Examen médico  Entrevista con el jefe inmediato  Descripción realista del puesto  Decisión de contratar

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CONTRATACIÓN • Es establecer por medio del contrato individual de trabajo, el vinculo económico jurídico, mediante el que una persona (Trabajador) queda obligada a presta a otra (Patrono) sus servicios personales o a ejecutarle una obra personalmente bajo la dependencia continua y dirección inmediata o delegada de esta ultima a cambio de una retribución de cualquier clase.

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Inducción de personal • Se ocupa de introducir al nuevo empleado a la organización y su unidad de trabajo, así como a su labor específica, para reducir el nivel de incertidumbre y lograr un mayor grado de eficiencia y eficacia en el puesto.

• OBJETIVOS: ▫ Dar la bienvenida a los nuevos empleados ▫ Familiares con los objetivos ideológicos, historia, estructura operativa e instalaciones. ▫ Precisar las tareas y responsabilidades del puesto

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CAPACITACIÓN • Creación de un entorno de oportunidades mediante varios enfoques y programas para mejorar los conocimientos y las destrezas del personal. • Del adjetivo capaz, es el conjunto de actividades cuya finalidad es proporcionar, conocimiento, desarrollar habilidades y modificar actitudes del trabajador en todos los niveles, para desarrollar mejor su puesto.

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• Adiestramiento: del adjetivo diestro, es el conjunto de actividades cuya finalidad es incrementar los conocimientos y habilidades del trabajador vinculadas a su puesto. • Desarrollo: Ayuda al individuo en el manejo de responsabilidades futuras independientemente de las actuales. • La diferencia entre capacitación y adiestramiento, es que la capacitación es teórica y el adiestramiento es práctico.

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Como aplicar los elementos de la Integración de personas  Identificar el proceso de reclutamiento, acompañado de un anuncio  Identificar el proceso de selección  Identificar el proceso de contratación  Elaborar un contrato de trabajo

 Elaborar un programa de inducción  Describir el proceso de integración de las cosas

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Dirección • Concepto: Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador. • Koontz O´Donell dice: Es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados Del griego dirigere, regir gobernar. La Dirección es la esencia de la administración. Fayol indica: una vez construido el organismo social, se trata de hacerlo funcionar. funcionar.

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PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN • Coordinación de Intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuando mejor se logren coordinar los intereses de grupo. • Impersonalidad del Mando: La autoridad debe ejercitarse más como producto de una necesidad de todo el organismo que como resultado de la voluntad del que manda. • La Vía Jerárquica: La transmisión de órdenes debe realizarse a través de los conductos respectivos de la jerarquía organizacional. • Resolución de Conflictos: Resolverlos pronto, sin afectar la disciplina ni dañar las personas. • Aprovechamiento del Conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Todo conflicto suele ser constructivo.

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Elementos de la Dirección • Comunicación • Autoridad • Liderazgo • Supervisión • Motivación

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Comunicación • Es un proceso mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos o trasladados a otros. Tipos de barreras: físicas, Fisiológicas, semánticas psicológicas

Barreras de la comunicación

Emisor

Canal

Mensaje

Retroalimentación

Canal

Receptor

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Autoridad • Es la facultad de que esta investiga una persona dentro de una empresa o institución para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus colaboradores. Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Tipos de autoridad Origen de Autoridad ▫ De línea ▫ De staff ▫ Funcional

- El convenio de trabajo - La propiedad de los bienes productivos - El régimen económico social

imperante

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Autoridad de Línea: Es la autoridad que ejercen los superiores sobre sus colaboradores inmediatos, siguiendo la línea de mando. Utiliza el poder legitimo, de recompensa y coercitivo, los cuales son inherentes al puesto. • Autoridad de Staff: A diferencia de la autoridad de línea, esta no implica una relación de mando, no tiene responsabilidad directa por el logro de objetivos sino una relación especial de ASESORAMIENTO entre puestos, se representa con línea punteada en el organigrama. Utiliza el poder de experto o experiencia

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Liderazgo • Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen con buena disponibilidad y entusiasmo hacia la consecución de metas grupales. • Componentes del Liderazgo: Liderazgo
El poder
El entendimiento fundamental de las personas
Habilidad de Inspirar
Habilidad de actuar

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Liderazgo Se le llama a la capacidad que tienen algunas personas (LIDERES), de influir, y guiar efectivamente a otros, para que se esfuercen al logro de los objetivos.

Al Papa Juan Pablo II, lo podemos distinguir porque era un LIDER CARISMATICO. El Liderazgo carismático es la cualidad de las personas cuyos seguidores les atribuyen aptitudes heroicas o de extraordinaria capacidad de liderazgo, cuando observan en ellos ciertas formas de conducta. 84

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Michael Jordán La capacidad del trabajo en equipo de Michael Jordán y la del entrenador Phil Jachson apoyando con conocimientos inusuales sobre el campo de batalla del baloncesto profesional fue la clave del exitoso liderazgo en este equipo.

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Bill Gates, como líder visionario de Microsoft Capacidad de crear y plantear una visión realista, creíble y atractiva del futuro para una organización o una unidad de la misma, que constituya un desarrollo y mejoramiento de la situación actual.

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Adolfo Hitler LIDER AUTOCRATICO Impone y espera cumplimiento, es dogmático y seguro y conduce por medio de la capacidad de retener u otorgar premios y castigos

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Lideres transaccionales Líderes que identifican lo que deben hacer los subordinados para cumplir sus objetivos, precisan los papeles y tareas organizacionales, establecen una estructura organizacional, retribuyen el desempeño y se interesan en las necesidades sociales de sus seguidores

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Líderes transformacionales Líderes que articulan una visión e inspiran a sus seguidores. Poseen asimismo la capacidad de motivar, moldear la cultura organizacional y crear un ambiente favorable al cambio organizacional

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Cualidades del líder  Tener una visión clara, saber a donde va y a donde dirigir a los demás  Capacidad de expresión  Valores  Buen comportamiento  Sensibilidad  Carisma  Poder  Credibilidad  Confianza en si mismo  Creatividad

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Poder • Es la capacidad de ejercer influencia, o sea la capacidad o habilidad que tienen las personas o grupos de inducir o influir sobre las creencias o acciones de otras personas, cambiando sus actitudes o comportamiento. • Fuentes de Poder:








Poder legitimo Poder de recompensa Poder coercitivo Poder referencial Poder de experiencia

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Supervisión Consiste en ver o vigilar que las cosas se hagan como fueron ordenadas

Motivación Es un termino genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos fuerzas similares

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Teoría de la Jerarquía de las Necesidades El psicólogo Abraham Maslow, concibió las necesidades humanas bajo la forma de una jerarquía, la cual va de abajo hacia arriba, y concluyo que una vez satisfecha una serie de necesidades, estas dejan de fungir como motivadores

Auto Realización De Estimación Necesidades de Asociación o Aceptación Necesidades De Seguridad Necesidades fisiológicas

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Como aplicar los elementos de la Dirección • Describa el proceso de comunicación que se llevará en la empresa • Describa el proceso de liderazgo • Describa la motivación de la empresa y elabore un programa de motivación • Describa el proceso de supervisión

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Control •Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes o acciones correctivas

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PRINCIPIOS DE CONTROL • Del Carácter Administrativo del Control: Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control. • De los Estándares: El control es imposible sino existen estándares. • Del Carácter Medial del Control: Un control debe usarse sólo si el costo que impone resulta justo en relación con los beneficios que de él se esperan. • Del Principio de Excepción: El control es mucho más eficaz cuando se concentra en los casos que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

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Elementos del Control 1. Su establecimiento 2. Su operación 3. Su evaluación

Proceso básico de control
Establecimiento de normas
Medición del desempeño con base a las normas
Corrección de las variaciones respecto de normas y planes

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Como aplicar el proceso de Control • Elabore un control con el siguiente contenido     

Nombre del control Tipo de control Objetivos del control Normas del control Periocidad del control (Cada cuanto tiempo se tiene que llevar a cabo)  Responsable de su ejecución  A quién se le reportan los resultados  Matriz o formato de Control

100

Kindergarten “La Abu” CONTROL DE ASISTENCIA DE ALUMNOS

Observaciones: Si está marcado con un

quiere decir que si se presento a clases y si esta marcado con una X es que no se presento a clases.

Viernes

Jueves

Miercoles

Martes

Lunes

Viernes

Jueves

Miercoles

Martes

Lunes

Viernes

Jueves

Miercoles

Martes

Lunes

Viernes

Jueves

Miercoles

Nombre

Martes

Clave

Lunes

OBJETIVOS DEL CONTROL •Llevar el registro de asistencia de los alumnos. •Servir como instrumento de reporte a los padres de familia. PERIOCIDAD: PERIOCIDAD: Diariamente. RESPONSABLE: RESPONSABLE: Maestra de Grado. AUTORIDAD A QUIEN SE ENTREGA EL REPORTE: REPORTE: Sub Directora Académica.