Procedure Inventaire

 

 Procédure d’Inventaire physique

Date de prise d’inventaire :

 

sommaire : I. Cadre juridique et Objectifs II. Logigramme du processus inventaires III. Les Biens concernés par les inventaires IV. Les Zones de comptages V. Organisation des équipes de travail 1. Organigramme des équipes de travail 2. Missions et responsabilités de la commission centrale des inventaires; 3. Missions et responsabilité responsabilitéss des Sous Commissions d’inventaires; VI. Les Documents de travail VII. Procédure de comptage

 

Cadre juridique et Objecfs  A. Base réglementaire :  Loi 07/11 du Dhou El Kaada1428 correspondant au 25 Novembre 2007 portant système comptable et financier: Article 14 

Ordonnance N°75-59 du 26 Septembre 1975 portant code de commerce, modifiée et complétée : Articles 9 et 10.

 B. Objectifs : 

S’assurer et attester de l’existence physique des stocks et des Investisseme I nvestissements nts ;



Permettre le rapprochement avec l’inventaire comptable ;



S’assurer de la saine gestion des actifs de l’entreprise ;



Garantir la présentation d’une image fidèle des comptes de l’entreprise.

 

 Logigramme du processus inventaire

Lancement de la compagne d’inventaire Le Directeur Général / Gérant

Installation de la commission centrale des inventaires

Commission centrale des inventaires

Installation des sous commissions des inventaires

Sous commissions des inventaires

Délimitation des zones d’inventair d’inventairee

S.C.I / D.F.C

Préparation des documents de travail

S.C.I

Réunions de sensibilisation

Responsables des sites

Rangement et préparation des biens à inventorier 

Equipes de comptage

Recensement des biens

D.F.C

Contrôle des travaux de prise d’inventaire

IT

Injection des inventaires dans le SI Ecarts justifiés OUI

D.F.C

Prise en charge des écarts d’inventaire

Fin de l’opération

NON

Soumettre au Conseil d’Administration

 

 Les Biens concernés concernés par les inventaires inventaires 1. Les Investissements :

2. Les stocks appartenant à la société, qu’ils soient situés dans ses magasins ou dans des dépôts en location ou gestion pour compte : 

Matières Premières ;



Pièces de rechange et fournitures ;



Produits finis.

3. Les caisses et les bien de valeur :  

Procès verbale PV de la caisse principale et des caisses régies existant sur chaque site ; Inventaire des chèques.

 

Les Zones de comptages ZONE

TYPE D'INVENTAIRE

EMPLACEMENT

RESPONSABLE ZONE E

A

B

C

D

 

Organisation des équipes de travail 

Commission centrale des inventaires

Sous commission 1

Sous commission 2

Sous commission 3

Sous commission 4

Superviseurs

Superviseurs

Superviseurs

Superviseurs

1e Equipe de comptage

1e Equipe de comptage

1e Equipe de comptage

1e Equipe de comptage

2e Equipe de comptage

2e Equipe de comptage

2e Equipe de comptage

2e Equipe de comptage

Agent de saisie

Agent de saisie

Agent de saisie

Agent de saisie

 

Missions et responsabilités de la commission centrale des inventaires La commission centrale des inventaires à pour taches principales : 

Prendre en charge la préparation et la réalisation des inventaires ;



Désigner les Sous-Commissions d’inventaires ;



Désigner les équipes de contrôle ; 

Examiner et étudier les rapports finaux des d’inventaires présentés par chaque sous-commission ;



Présenter un rapport final sur les inventaires ;



Soumettre aux organes habilités le projet des décisions concernant le traitement des écarts sur inventaire ;

 

Mission et responsabilité des Sous Commission d’inventaires La Sous-Commission des inventaires a un rôle majeur :

a) Remise des supports d’inventaire

La Sous Commission d’inventaire met à la disposition des équipes de comptages les papillons de comptage et feuilles d’inventaires, et vérifie l’existence des fiches d’indentificat d’indentification ion des produits. Elle doit tenir également les états récapitulatifs des feuilles d’inventaire.

b) Contrôle:  Avant  A vant les opérations de comptage :

La Sous-Commission doit s’assurer: Que toutes les aires de stockages ou les produits à inventorier sont soigneusement rangés ; •

•

Que chaque lot possède une fiche d’identificati d’identification on ;

•

S’assurer quel la mise à jour des stocks permanent sur AX est bien respectée.

 

Missions et responsabilités des Sous Commissions Commissio ns d’inventaires  Pendant le comptage :

son rôle pendant cette phase consiste à : Assister les superviseurs régulièrement au niveau des lieux de déroulement des inventaires pour orienter les équipes de comptages en cas de difficultés. S’assurer du bon déroulement des opérations d’inventaires conformément à la procédure de prise d’inventaire. Superviser le déroulement des travaux d’inventaires et prendre les mesures correctives selon le planning fixé par la commission centrale et les procédures en vigueur,  Après le comptage:

La Sous-Commission d’inventaire doit: Récupérer  les papillons et feuilles de comptage tout en vérifiant les séquences numériques pour n’en oublier aucun, et les remettre à la DFC.

 

Missions et responsabilités des Sous Commissions Commissio ns d’inventaires a) Equipe de comptage n°01 et 02 :

La sélection des éléments des équipes de comptage doit se faire en prenant compte des deux critères : 

Indépendance de la zone inventoriée ;



Compétence en la matière.

Pour ce faire, chaque équipe doit être composée :

 

D’un superviseur  Agents de comptages ( Le nombre varie varie selon le volume de la zone à inventorier )



D’un agent de saisie, assisté par les équipes IT, pour l’intégration des données physiques sur le SI.

 

Missions et responsabilités des Sous Commissions Commissio ns d’inventaires  Missions et responsabilités responsabilités du superviseur :

Le superviseur doit s’assurer que :



Les informations inscrites sur le papillon de comptage sont enregistrées avec attention ;



La retranscription sur la feuille d’inventaire doit être effectuée avec un maximum d’attention et de soin ;



Les ratures et les surcharges ne doivent pas être tolérées ;



Tous les papillons de comptage et feuilles d’inventaire (Excel + papier) ont été remis au président de la SousCommission d’inventaire dans un délais ne dépassant pas les 48 h après l’inventaire.

 

 Les Documents de travail :  Papillons de comptage : Il doit être composée de trois feuilles «A, B et C» reprenant des Informations en matière de:  

Désignation de la zone d’inventaire ;  Numéro de code article ;



Emplacement ;



Désignation ;



Quantité inventoriée ;

  

Unité de mesure ;  Noms et signatures des responsables des comptages contradictoires et du superviseur ; Les Dates de passage et des comptages des équipes.

 

 Les Documents de travail : Feuilles d’inventaire

Ce document sera utilisé pour la transcription des résultats des papillons de comptages, il doit contenir les informations suivantes:  

Désignation de la zone d’inventaire (pré renseignée) ; Code article (pré renseignée) ;



Emplacement (pré renseignée) ;



Désignation (pré renseignée) ;



Quantité définitive inventoriée ;



Unité de mesure ;



 Noms et signatures des responsables des comptages contradictoires, du superviseur et du responsable du site site ;



La date de validation.

 

 Les Documents de travail :  L  L’état ’état récapitulatif d’affectation des feuilles feuille s d’inventaire :

Afin de maitriser la consolidation des feuilles feuille s d’inventaire, ce document est destiné à s’assurer de la récupération de tous les feuilles feuil les d’inventaires, il doit comporter les renseignements d’identification notamment : 

La série séquentielle des numéros des feuilles d’inventaire remises pour chaque équipe ;



Le nom des superviseurs ;



La zone d’inventaire ;



La signature du président de la sous-commission d’inventaire ;



Les observations éventuelles sur le déroulement de l’opération.

 

 Les Documents de travail :  Mode opératoire de la procédure de comptage comptage :

Lors de son passage, la première équipe effectue le comptage, prend l’exemplaire «A» du papillon de comptage et le remplit en indiquant: 

L’indentification des produits en se référant à la fiche d’identification et au papillon d’inventaire.



La quantité inventoriée.



L’état de qualité qu alité des articles inventoriés. i nventoriés.

Les mentions d’appréciation de l’état de qualité de l’article sont les suivantes : C: Produit Conforme ; X: Produit défectueux ;

Afin d’éviter les omissions ou les doubles comptages, à chaque fois qu’un lot est inventorié, un visa (colorié) est posé sur la fiche d’indentification.

 

 Les Documents de travail :

« B» des La seconde équipe de comptage, procède de la même façon en utilisant l’exemplaire «B  papillons de comptages. A la fin du comptage de chaque zone, chaque équipe transmettra au superviseur les papillons de comptage, ce dernier procédera avec les équipes de comptage à une comparaison des quantités et en cas d’écart il dégagera une troisième équipe de contrôle. (Troisième comptage), qui effectue un comptage de validation de l’article qui affiche un écart de comptage entre les deux premières équipes. Les feuilles d’inventaire sont remplies en s’appuyant des papillons de comptage éventuellement corrigées.

Les Feuilles d’inventaire doivent être signées conjointement par le superviseur et son équipe ainsi que le responsable du site