Procédure de La Gestion Des Stocks

 

Procédure de la Gestion des stocks 1.  Entrées en stock  Chaque entrée en stock est constatée sur un procès verbal ou tout autre docu do cume ment nt po pouv uvan antt en teni tenirr lieu lieu pa parr un une e co comm mmis issi sion on de réc écep epti tion on comprenant notamment: • • • •

Le Comptable ou son représentant Le comptable matières ou son représentant Le chef de l'unité de passation des marchés Un représentant de la cellule bénéciaire (éventuellement)

La commission vérie la réularité de la livraison et dresse un procès verbal ver bal qui arr arr!te !te les qua quanti ntités tés ré récep ceptio tionné nnées es et fai faitt tou toute te obs observ ervati ation on qu'elle "ue utiles# La livraison est enreistrée$ sur la base du bon de commande et%ou des factures de livraison & la réception des achats$ sur un bon d'entrée () établi en double $ puis sur une che de stock • •

Le  reste & la souche Le * est transmis & la comptabilité

2. Sortie Sor ties s de stock  stock   +oute  +oute sortie de fournitur fournitures es du stock se fait sur la base d'une demande de biens et services (,-) établie en deu. e.emplaires ,- et sinée par le responsable de la Cellule utilisatrice et le /01 national pour la C2C$ le C345+0L 5rovincial pour le C55# La ,- comprend : • • • • • •

Le nom de la section utilisatrice 6 Le numéro de la demande 6 La date 6 Les références des articles 6 La quantité Les sinatures$ sinatures$ du chef de la Cellule utilisatrice et du /01 national ou le comptable provincial suivant le cas#

•

Cette demande est servie par le comptable matière par l'émission d'un bon de sortie (-) établi en trois e.emplaires -7

 

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Ce bon est enreistré sur la che de stock intéressée La -7 reste & la souche La - reste au niveau du Comptable matière La -* est transmis & la comptabilité Le Comptable matière tient pour le suivi des mouvements (ntrées et sorties(consommations)) un reistre de matières d'une part et un autre pour les bons de carburant dans lequel émarent s8st s8 stém émat atiq ique ueme ment nt to tous us les les bé béné néc ciai iaire res s de des s bien biens s et bo bons ns de carburant sortis#

3.  Enregistrement comptable Le comptable saisit les mouvements de stocks sur la base des  ainsi que des - servis# Cette saisie donne lieu & une imputation des consommations

et

&

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prise

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cons co nsom omma mati tion on au nive niveau au du lo loi ici ciel el de co comp mpta tabi bili lité té é éné néra rale le et anal8tique# 0 la n de chaque mois$ le comptable établit un état de consommation de fournitures pour le mois en quantité et en valeur$ par section#

4.  Edition des états de consommation Chaque n du mois$ la comptabilité édite un état de consommation des de s fo four urni nitu turres en qu quan anti tité té et en va vale leur ur pa parr ce cell llul ule e ou par par ce cent ntrre d'activité#

5. Inventaire Inventair e p!si"ue p!si" ue périodi"ue pério di"ue Un inventaire ph8sique des stocks est e9ectué & la n de chaque mois par le Comptable matière et le comptable# L'in L'inve vent ntai airre ph ph8s 8siq ique ue do donn nne e lieu lieu so sous us la su supe perv rvis isio ion n du /01 (2ational ou provincial selon la structure concernée) & l'établissement de la si situ tuat atio ion n d'in d'inve vent ntair aire e sin sinée ée co con" n"oi oint ntem emen entt pa parr les les pa part rtic icip ipan ants ts & l'inventaire et & la mise & "our des ches de stock# + +oute oute di9érence entre le stock ph8sique et le stock théorique doit !tre mentionnée sur la che de stock$ e.pliquée et corriée#

 

Un inventaire annuel est e9ectué au 7* décembre de chaque année et le ré résu sult ltat at de ce cett inve invent ntai aire re pe perm rmet et d'ét d'étab ablir lir les les réu réula lari risa satio tions ns comp co mpta tabl bles es de n d'e d'e.erci ercice ce en vu vue e de l'ét l'étab abli liss ssem emen entt de des s état états s nanciers# Cet inventaire permet de rapprocher la situation ph8sique avec la si situ tuat atio ion n ph ph8s 8siq ique ue de des s c che hes s de stoc stock k tenu tenues es pa parr Le Co Comp mpta tabl ble e mat atiè ièrres et la situ ituat atio ion n co com mpt ptab able le ten tenue pa parr Le Com ompt ptab able le## Ce rapprochement est matérialisé sur la situation d'inventaire et sur les ches de stock#  +oute  +oute di9érence entre stock ph8sique et stock comptable doit !tre mentionnée et e.pliquée sur la che d'inventaire et fera l'ob"et d'une note adressée au Coordonnateur#

#. $as du suivi des coupons de carburant carbura nt -' -'a ais issa sant nt pa part rtic icul uliè ière reme ment nt de des s co coup upon ons s de ca carb rbur uran ant$ t$ ils so sont nt achetés sur la base d'un bon de commande$ réceptionnés et distribués mensuelle au. /01 de la C2C et des C55 en fonction de leurs besoins prévisionnels et du budet approuvé# Chaque véhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation$ son entretien et sa consommation en carburant# Le C2 et chaque chef de Cellule fonctionnelle nationale reoivent une dot dotati ation on men mensue suelle lle con confor formém mément ent au. pr prévi évisio sions ns bud budét étair aires# es# ,e m!me le C55 et chaque chef d'unité fonctionnelle provinciale reoivent une dotation mensuelle arr!tée par la C2C#  +outes  +outes les autres sorties de carburant doivent !tre !tre autorisées par le C2#  +ous  +ous les coupons de carburant doivent !tre enreistrés et décharés par les utilisateurs# n cas déplacement$ le chau9eur ou l'utilisateur inscrit sur le livret de bord du véhicule : • •

La datedu 6 déplacement 6 L'ob"et

 

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La quantité de carburant prise 6 Le kilométrae au départ#

0u retour du déplacement$ le chau9eur :

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;nscrit le kilométrae & l'arrivée 6 -ine le carnet et le remet dans le véhicule# Chaque mois$ le /01: 5répare un relevé par véhicule indiquant le kilométrae parcouru et

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la consommation de carburant du mois 6 -inale les consommations e.cessives au C2#

• • •

Le /01 ve veil ille le & la ma ma