Procedimiento Requisitos Legales

PROCEDIMIENTO

Sistema Integrado de Gestión

Objetivo

Identificación, Evaluación Cumplimiento Requisitos Legales y Otros Establecer la metodología para identificar, tener acceso, actualizar y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos que sean aplicables a las actividades, instalaciones y servicios o faenas.

Referencias:

PRO-012 IPER; PRO-011 IAA

Intranet público:

Tipo de Procedimiento:

Integrados de Gestión

Fecha :

Difusión controlada:

Toda la Organización

Versión :

Si No 01/07/2013

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CONTENIDO 1 - ASPECTOS GENERALES............................................................................................. 2 1.1 - Definiciones Generales ................................................................................................. 2 1.2 - Alcances .......................................................................................................................... 3 1.3 - Responsabilidades ......................................................................................................... 3 1.4 - Equipo y Herramientas .................................................................................................. 3

2 - PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 4 2.1 - Identificación Requisitos Legales ................................................................................ 4 2.2 - Identificación Otros Requisitos .................................................................................... 5 2.3 - Actualización de Requisitos Legales y Otros ............................................................ 6 2.4 - Publicación y Difusión Requisitos Legales y Otros ................................................... 6 2.5 - Evaluación del Cumplimiento Requisitos Legales y Otros ..................................... 6

3 - DIAGRAMA FUNCIONAL .............................................................................................. 8 4 - REGISTROS .................................................................................................................. 9 5 - OTROS......................................................................................................................... 10 5.1 - Anexo 1: F-013i Matriz Identificación Requisitos Legales y Otros Requisitos .....10

ACTUALIZACIONES Versión

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Creación

Fecha 01/07/13

Fecha redacción: 18/04/2013

Preparó: M. Rodríguez

Fecha : 01-07-2013

Aprobó: F. Fernández

Fecha revisión:

Revisó: J. Carrasco

Codificación: PRO-013

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PROCEDIMIENTO

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1 - ASPECTOS GENERALES 1.1 - Definiciones Generales Organización: Se entenderá SK Industrial S.A. Evaluación del Riesgo: Proceso de evaluación del riesgo o riesgos que surgen de uno o varios Peligros, teniendo en cuenta la adecuación de los controles existentes, y decidir si el riesgo o riesgos son o no aceptables. Formulario: Documentos modelos, llenados por los usuarios para facilitar el registro del cumplimiento de las acciones descritas en los procedimientos. Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una Organización. Ley: Precepto establecido por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia. Su incumplimiento trae aparejada una sanción. Peligro: Fuente, situación o acto con potencial para causar daño en términos de daño humano o deterioro de la salud, o una combinación de éstos. Requisito: Expresión en el contenido de un documento formulando los criterios a cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento, y para los que no se permite ninguna desviación. Requisitos Legales: Todo requisito establecido en la legislación nacional en los ámbitos de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, aplicable a las actividades y servicios que realiza la Organización. Riesgo Aceptable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser tolerado por la organización teniendo en consideración sus obligaciones legales y su propia política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposición. Servicios o Faenas: Constituye la etapa de ejecución de una oferta comercial que es aceptada por un cliente y formalizada mediante un contrato. Serán también considerados Servicios o Faenas la ejecución de Obras, EPC, Mejoramiento, Mantención y Operación de Plantas.

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1.2 - Alcances Este procedimiento se aplica a todas las áreas y Servicios de la Organización, y considera los requisitos legales y otros aplicables en los ámbitos de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional. 1.3 - Responsabilidades Subgerencia SIC. Jefe HSEC. Departamento HSEC del Servicio/Faena Administrador del Servicio o Faena Auditores 1.4 - Equipo y Herramientas No aplica

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2 - PROCEDIMIENTO 2.1 - Identificación Requisitos Legales La Identificación de los requisitos Legales y otros requisitos es una actividad sumamente relevante ya que nos permitirá conocer cuál es el marco legal aplicable a las actividades contractuales comprometidas en la ejecución de las prestaciones del Servicios o Faena. La metodología a utilizar para realizar este análisis consiste, básicamente, en identificar todas las normas que aplican a nuestra actividad y específicamente a las comprometidas en el Servicio, donde los datos son los siguientes: Identificación: Ejemplo Ley 19.300, Decreto Supremo (DS) 594, etc. Título del Cuerpo Legal: Ejemplo “Ley Base del Medio Ambiente”. N° del Artículo: Ejemplo 1, 2, 3,….., Institución que la Generó: Ejemplo Ministerio del Medio Ambiente (MMA), Ministerio de Salud (MINSAL) Año Última Versión: Requisito : Copia del Articulo que se hace referencia o Link si el texto es demasiado extenso Indicación cumplimiento y como se verifica: Ejemplo Si/NO, mediante Certificado, inspección visual, etc. La identificación de requisitos legales se realiza en base al resultado de la identificación de los aspectos e impactos ambientales y de la identificación de peligros y riesgos asociados a cada área o Servicio. El Jefe HSEC en Oficina Central y el Responsable del Departamento HSEC en los Servicios o Faena, utilizando para tal efecto la información contenida en la Matriz IAA y la Matriz IPER, investiga a través de diferentes fuentes de información los requisitos legales que aplican. Para identificar los requisitos legales que aplican se pueden utilizar las siguientes fuentes: Revisión, cuando aplique, del instrumento utilizado para ingresar el proyecto al SEIA (DIAEIA), donde debe estar identificado las normativas ambientales aplicables al proyecto Áreas de Gestión de Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional del Mandante (Cliente) para cada Servicio en particular. Organismo Administrador (Mutualidad). Revisión del Diario Oficial.

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Sitios Web de organizaciones relacionadas con las leyes (www.consejonacionaldeseguridad.cl, www.diariooficial.cl, www.mma.gob.cl).

de

la república www.bcn.cl,

Los datos de los Requisitos Legales se registran en la Matriz Identificación Requisito Legal y Otros Requisitos F-013i (ver Anexo 1) y será responsabilidad del Jefe HSEC o la persona que el designe, Experto Prevención de Riesgos definido para el Servicio o Faena, quien desarrolle esta Matriz. Posteriormente a la Identificación del marco legal aplicable al Servicio o Faena, se desarrolla o ejecuta la Matrices IAA e IPER donde también se comprueba el cumplimiento o no del cuerpo legal identificado en la Matriz de Identificación (F-013i). Posteriormente para el caso de la Matriz IAA al dimensionar la Magnitud del Impacto Ambiental, si este constituye un Aspecto Significativo (Procedimiento PRO- 011) deberá generar medidas de control necesarias y para el caso de la Matriz IPER al Evaluar el Riesgo o dimensionar la Magnitud del Riesgo (Procedimiento PRO-012), este constituye un Riesgo No Aceptable también deberá considerarse medidas de control que permitan llevar la Magnitud del Riesgo Residual a valores inferiores, es decir, a valores de los rango considerados como Críticos, Moderado o Aceptables. 2.2 - Identificación Otros Requisitos Una vez asignado un Servicio/Faena, el Administrador del Servicio o Faena o la personas especialistas del ámbito que el designe, serán responsables de identificar los otros requisitos exigidos, tales como procedimientos y/o normas del Cliente que aplican al Servicio en faena. Los procedimientos y/o normas del Cliente que aplican al Servicio/Faena, se obtienen a través de las siguientes fuentes: Reunión de arranque (o similar) del Servicio. Áreas de Gestión de Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional del Mandante (Cliente) para cada Servicio en particular. Consulta en página web del Cliente. Recepción de documentos vía e-mail. Inspecciones. Auditorias. Los Otros Requisitos se registran en la misma Matriz Identificación Requisito Legal y Otros Requisitos F-013i.

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2.3 - Actualización de Requisitos Legales y Otros La actualización de los requisitos legales se realiza mediante la suscripción a los boletines mensuales de la mutualidad correspondiente, mediante la recepción periódica de información emanada de los servicios fiscalizadores y/o áreas de Gestión de Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional del Mandante (Cliente) en cada Servicio/Faena en particular. En forma semestral, el Subgerente SIG junto con Jefe HSEC, revisan las fuentes de información disponibles para determinar si existen modificaciones en la legislación vigente o nueva legislación aplicable. Si fuera este el caso, actualiza la Matriz Identificación Requisito Legal y Otros Requisitos correspondiente. La actualización de otros requisitos se realiza en el contexto de reuniones rutinarias con el Cliente o mediante otros canales que cada Cliente defina y será responsabilidad del Administrador del Servicio o Faena actualizar la Matriz. 2.4 - Publicación y Difusión Requisitos Legales y Otros Cuando se da inicio a un Servicio/Faena y una vez terminada la Matriz Identificación Requisito Legal y Otros Requisitos para el Servicio/Faena, el Administrador procede a publicar y realizar una charla, en la cual se informa al personal respecto de los requisitos legales aplicables a las actividades que cada persona realiza. El Subgerente SIG en conjunto con Jefe HSEC, cada vez que hayan identificado o actualizado los requisitos legales y otros, deben publicar y difundir la información en la plataforma tecnológica de la Organización. Además como medio de difusión para toda la Organización se pueden utilizar las siguientes fuentes: Charla de 5 minutos. Publicación en paneles. Reuniones. Capacitaciones. Entrega del documento (papel o magnético). E-mail. 2.5 - Evaluación del Cumplimiento Requisitos Legales y Otros La Subgerencia SIG en conjunto con el Jefe HSEC debe verificar, en inspecciones específicas, el cumplimiento de los requisitos legales y otros una vez al año, dejando registro en la Matriz

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Identificación Requisito Legal y Otros Requisitos correspondiente, más allá que en los procesos de Auditorías esta verificación se desarrolla. Cuando en las inspecciones se detecten incumplimientos de requisitos legales y otros, se debe proceder a levantar una No Conformidad (NC).

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Administrador Servicio o Faena

Responsable Departamento HSEC

Auditores Internos o Externos

1

Identificación Requisitos Legales en Matriz

X

X

X

X

2

Ejecuta Matrices: MIPER y MIAA

X

3

Verificación Cumplimiento Requisitos

X

X

4

Actualización Requisitos

X

X

Fases

Jefe HSEC

Subgerencia SIG

3 - DIAGRAMA FUNCIONAL

5

Etapas

Difusión/Publica. Contrato/Servicio

6

Difusión

X

Publicación Intranet

Evaluación

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

7

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4 - REGISTROS

# 1 2

Identificación

Responsable

Almacenamiento

Protección

Tiempo de Retención

Recuperación

Disposición

Listado de Normativa Legal u Otra Aplicable F-013i Matriz Identificación Requisitos Legal y Otros

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5 - OTROS 5.1 - Anexo 1: F-013i Matriz Identificación Requisitos Legales y Otros Requisitos

FORMULARIO

Sistema Integrado de Gestión

Matriz Identificación Cumplimiento Requisitos Legales y Otros Requisitos Cue rpo Le gal o Norm ativo

■

Fecha aprobación:

Com pone nte y/o As pe cto

16-04-2013

■

Titulo

Aprobó:

Ins titución

Año Ve rs ión Vige nte

N° de l Art.

Re quis ito

Cum ple

■

M.Rodriguez

Com o s e Ve rifica Cum plim ie nto

Codificación: F-003i

Obs .

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Aprobó: F. Fernández

Fecha revisión:

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Donde Aplica