Procedimientos Para el Inicio de la Capacitación en Perú
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A. PAUTA DE CONEXIÓN I. II. III. III. IV.
ACCESO o CONEXIÓN a WINDOWS ...................................................................................................................................... 2 ACCESO o CONEXIÓN a SAP .................................................................................................................................................. 3 DES - CONEXIÓN de SAP......................................................................................................................................................... 7 DES – BLOQUEO de CUENTA de USUARIO.......................................................................................................................... 8 ACCESO a WEB SITE UPERFORM ......................................................................................................................................... 9
I.
ACCESO o CONEXIÓN a WINDOWS
Una vez que Ud. se encuentre en la sala de capacitación y ubicado frente al PC que utilizará, encontrará pegada en el monitor una etiqueta con la siguiente información: • • • •
Dirección IP Usuario Sala Sucursal
En donde:
Usuario: es el nombre de usuario que debe utilizar para conectarse al PC asignado. Contraseña: Ud. debe ingresar Divemotor2009 El resto de la información será solicitada por personal de soporte según sea necesario.
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II. ACCESO o CONEXIÓN a SAP Existirán 2 mandantes dentro del ambiente de test que permitirá a los usuarios realizar adecuadamente su capacitación:
Mandante de Ejecución de capacitación Mandante a utilizar durante el desarrollo del curso, es decir, es el mandante al cual uds. se conectarán en la sala de clases. Mandante de Prácticas de capacitación: Mandante a utilizar para reforzar o fortalecer lo aprendido en el curso. A cada uno de estos mandantes se accede con el mismo nombre de usuario y la contraseña definida en la hoja anterior.
1. Conectarse al Mandante de Ejecución de capacitación Una vez conectado, es decir, una vez que haya ingresado al ambiente Windows del PC asignado, encontrará en el “escritorio del PC” en la parte inferior derecha el siguiente icono: Posicionar el cursor sobre este icono que se encuentra en el escritorio y dar doble clic. Inmediatamente se desplegará la siguiente pantalla (ventana):
Seleccionar con el cursor el botón
y luego dar clic sobre el botón
, a partir de esto se visualizará la siguiente pantalla:
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En el campo debe ingresar 320 Mandante Usuarios debe ingresar su nombre de usuario SAP Clv.acc. debe ingresar Divemotor2009. Luego al presionar la tecla ENTER, se visualizará la siguiente pantalla
A partir de este momento UD. está conectado a la aplicación SAP.
2. Como conectarse Mandante de Prácticas de capacitación Al conectarse a su PC de la red del Grupo Kaufmann, posicionar el cursor sobre el icono dar doble clic. Inmediatamente se desplegará la siguiente pantalla (ventana):
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que se encuentra en el escritorio y
Seleccionar con el cursor el botón
y dar clic sobre el botón
, a partir de esto se visualizará la siguiente pantalla:
En el campo Mandante debe ingresar 330 Usuarios debe ingresar su nombre de usuario SAP Clv.acc. debe ingresar Divemotor2009. Luego al presionar la tecla ENTER, se visualizará la siguiente pantalla
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A partir de este momento UD. está conectado a la aplicación SAP en el mandante de Prácticas de capacitación.
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III. DES - CONEXIÓN de SAP Para desconectarse de SAP, existe más de una forma, a continuación se describe una de ellas. En la siguiente barra de herramientas de SAP UD. encontrará el icono
Al presionar clic sobre este icono, se desplegará la siguiente ventana.
. En está ventana la aplicación le solicitará confirmar su decisión de salir de SAP. Si UD. presiona el botón
retorna al menú SAP.
Si UD. confirma la decisión presionando el botón
cerrará definitivamente la conexión con la aplicación SAP.
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III. DES – BLOQUEO de CUENTA de USUARIO Si el sistema indica que su cuenta está bloqueada, se deberá llamar a Soporte ADEXUS, a los teléfonos: 56 – 2 – 686 17 70 56 – 2 – 355 17 70 Santiago de Chile.
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IV. ACCESO a WEB SITE UPERFORM Para acceder a la Web site UPerform, donde se encuentran los documentos que detallan los pasos de cada transacción en el sistema, se deben realizar las siguientes acciones: Desde Perú con la siguiente URL: http://10.1.0.191/gm/workplace Desde Chile con la siguiente URL: http://uPerform
1. Entrar 1.1. Desde la barra de direcciones digitar y ejecutar la URL anteriormente mencionada. Se cargara el siguiente sitio Web.
2. Navegación El sitio tiene la siguiente estructura de navegación.
FRENTES
CURSOS
Ejemplo frente CONTROLLING.
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CONTENIDOS
2.1. Portada Con descripción de frentes.
2.2. Al presionar sobre la opción Controlling se desplegarán los cursos de dicho frente.
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2.3. Al presionar sobre el curso “Administración de Datos Maestros CO” se visualizarán los contenidos del curso.
Para acceder a los documentos presionamos sobre uno de ellos, ejemplo “Borrado de clases de actividad”.
Hemos accedido al documento
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B.- SOPORTE DE COORDINACIÓN, TECNICO Y FUNCIONAL I. SOPORTE COORDINACION
Soporte de Coordinación en Chile -
-
-
Coordinador General Capacitación Evolución: Dix Toloza •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 56-2 7202052
Coordinador Capacitación Técnica Chile : Daniela Prado •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 56-2-7202074
Coordinador Administración y Logística: Abel Araya y Carol Chandía •
Mail:
[email protected] y
[email protected]
•
Fono: 56-2-7202075 y 56-2-7202076
Soporte de Coordinación en Perú -
-
-
Coordinador General Capacitación Perú: Milena Caycho •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 1 – 7122000 / Anexo 2008
Coordinador Capacitación Lima: Francesca Fajardo •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 1 – 7122000 / Anexo 2105
Soporte Administrativo de traslados y alojamientos: Tatiana Pacheco •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 1 – 7122000 / Anexo 2003
Coordinadores de Capacitación por Zonas: 1. Lima: Francesca Fajardo -
Sucursal Canadá: Francesca Fajardo
-
Sucursal Aramburú: Milagros Kanashiro •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 1 – 7122000 / Anexo 2104
2. Trujillo: Omar Gil •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 44 – 221686 / Anexo 6006
3. Arequipa: William Uria •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 54 – 272077 / Anexo 7016 12
Otros: Lugar de trabajo para instructores que no estén dictando cursos: Aquellos instructores que necesiten un punto de trabajo, cuando no estén dictando cursos, deberán coordinarlo con: Lima: Milena Caycho •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 1 – 7122000 / Anexo 2008
Trujillo: Edinalvo Rodrigues Mail:
[email protected] •
•
Fono: 51- 44 –221686 / Anexo 6001
•
Arequipa: Rodrigo Santa María Mail:
[email protected] •
•
Fono: 51- 54 – 272077/ Anexo 7001
Consideraciones Generales: Las capacitaciones inician este lunes 16 de marzo de 2009.
Salas de Capacitación en Aramburú: Sala 2, Sala 3, Sala 4 y Sala 5.
Salas de Capacitación en Canadá: Sala 1 y Sala 6.
Horario de almuerzo: de 1pm a 2pm
Horarios Coffee Break: 10:30am y 3:30pm. Duración: 15 minutos
Guardar silencio en los ambientes cercanos a las oficinas.
Calendario de Capacitaciones: Publicado en el Divealdía y en la Invitación Personal enviada por email.
Capacitaciones en Aramburú: Las Salas de Capacitación de Aramburú se encuentran ubicadas en el 2do piso del local.
El ingreso al local deberá realizarse por el Taller (Área de Servicio) y luego subir por la escalera de caracol o por el acceso directo de la calle (costado de la puerta de ingreso de Chrysler, frente al Starbucks).
Los Servicios Higiénicos que se podrán utilizar son: SS.HH. de Damas ubicado en el área Chrysler y SS.HH. de Caballeros ubicado en el Comedor.
El almuerzo y el Coffee Break se realizarán en las mesas ubicadas afuera de las Salas de Capacitación, salvo indicación de utilizar el ambiente del Comedor.
Capacitaciones en las Salas de Canadá: Sala 1: Sala del Segundo piso de Repuestos.
Sala 6: Sala de Capacitación de Taller (Servicio).
El almuerzo se realizará de manera habitual en el Comedor.
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II. SOPORTE TÉCNICO -
Coordinador Soporte Informático Chile (BASIS): Jaime Vásquez •
Sistema Operativo
•
Base de Datos
•
Acceso Usuarios
•
Impresoras en SAP
•
Conectividad SAP
•
Mail:
[email protected]
•
Fono: 56 – 2 – 686 17 70 56 – 2 – 355 17 70
-
Coordinador Soporte Informático Chile : Renato Caro •
Redes
•
PCs
•
Conectividad Perú Chile
•
Mail:
[email protected]
•
Fono: 56 – 2 – 7202056
Soporte Técnico Perú -
General Soporte Informático Perú: Isolina Moran •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 1 – 7122000 / Anexo 2108
1. Lima: Isolina Moran 2. Trujillo: Omar Gil •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 44 – 221686 / Anexo 6006
3. Arequipa: William Uria •
Mail:
[email protected]
•
Fono: 51- 54 – 272077 / Anexo 7016
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III. SOPORTE FUNCIONAL CHILE Los instructores frente a dificultades deberán ser capaces de continuar dictando su curso, buscando diferentes alternativas y gestionar expectativas de sus participantes reforzando la idea que el sistema se encuentra en período de PRUEBA: •
•
El instructor deberá informar de su dificultad al coordinador de capacitación correspondiente a la zona de capacitación para que canalice su requerimiento y también podrá contactar directamente a su Usuario Experto y/o Consultor, en los break del curso y hora de almuerzo. Una vez el instructor haya comunicado su dificultad podrá: •
•
•
•
•
Continuar con su curso solamente a través del PPT impreso Continuar con su curso solicitándole a los participantes que los sigan a través de demostraciones que el instructor realice solamente en su PCs Continuar con su curso sin acceder a SAP, realizando ejercicios manuales Utilizar otro tipo de material de soporte que lleven consigo para ayudarse en caso de fallas de conectividad Saltar la parte del curso que presente dificultad y continuar con una parte que si esté operativa.
El esquema de soporte funcional se define de la siguiente forma: Nivel 1. INSTRUCTOR contacta vía directa a COORDINADOR CAPACITACION INSTRUCTOR contacta vía mail y fono a USUARIO EXPERTO Nivel 2 USUARIO EXPERTO contacta vía mail y da aviso fono a CONSULTOR FUNCIONAL Los consultores funcionales recibirán mail y aviso telefónico para comenzar a intentar dar solución al problema
TALLER Líder: Jaime Marquez Mail:
[email protected] Fono: 56-2-7202090 Celular: 56-9-82902355
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REPUESTOS Líder: Andrea Buller Mail:
[email protected] Teléfono: 56-2-7202087 Celular: 56-9-84515465 Consultor: Jesus Alderete Mail:
[email protected] Teléfono: 56-2-7202084 Celular: 56-9-88364116 Consultor: Jorge Silva Mail:
[email protected] Fono: 56-2-7202073 Celular: N/A
CONTROLLING Líder: Loreto Román Mail:
[email protected] Teléfono:56-2-27202096 Celular: 56-9-79693842
FINANZAS Líder: Adriana Franco Mail:
[email protected] Teléfono: 56-2-7202078 Celular:56-9-7446780 Consultor: Rose Marie Urquhart Mail:
[email protected] Teléfono:56-2-7202073 Celular:56-9-92409061 Consultor: Patricia Ramirez Mail:
[email protected] Teléfono:56-2-7202079 Celular: 56-9 84990165
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VEHÍCULOS Líder: Jaime Marquez Mail:
[email protected] Teléfono: 56-2-7202090 Celular: 56-9-82902355 Consultor: Jorge Silva Mail:
[email protected] Fono: 56-2-7202073 Celular: N/A Consultor: Pedro Rodriguez Mail:
[email protected] Teléfono: 56-2-7202090 Celular: 56-9-82902355
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C. ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA 1.0 OBJETIVO Su objetivo principal es aclarar el procedimiento de solicitud de viajes y método de fondos por rendir y gastos de viaje producto de la Capacitación SAP en Perú para instructores. 2.0 ALCANCE Todos los instructores de la Cía. involucrados en el proyecto EVOLUCIÓN que realicen solicitudes de fondos a rendir. 3.0 •
•
4.0 •
•
5.0 •
•
•
RESPONSABILIDADES Gerencia de proyecto y/o las Jefaturas de á rea: Revisar y validar las rendiciones presentadas por el personal a su cargo, asegurándose de que se cumplan las políticas y procedimientos vigentes para estos casos. Usuarios: para aquellos que soliciten fondo por rendir, deben efectuar las rendiciones en forma clara y en los plazos establecidos en este procedimiento. TERMINOLOGIA Fondos a rendir: tiene por objeto cubrir gastos o desembolsos específicos, ya sea por viajes dentro o fuera del país u otros gastos relacionados con la Capacitación SAP. Éstos se deben rendir inmediatamente después de ocurrido el evento por el cual fue solicitado. Rendiciones de gastos: corresponde a la presentación de gastos efectuados por el personal de la empresa, cuyo reembolso procederá cuando corresponda. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Solicitud de Fondos a Rendir: el proceso se inicia cuando el solicitante tiene la necesidad de cubrir gastos menores ligados con la capacitación SAP o bien, con objeto de rembolsar algún gasto ya efectuado. Para todos los casos, deberán realizar la solicitud al Gerente de Evolución: Lionel Kaufmann y/o Sub Gerente de Evolución: Christian Silva. Registro de documentos en el sistema : El registro de los documentos en el sistema GAFI será responsabilidad de Marcia Osses en su rol de asistente del proyecto. Usuarios: Los usuarios deberán quedarse con copias de los documento de rendidos por posibles consultas futuras de contabilidad.
5.1 Gastos cubiertos y procedimiento:
Se entregará a cada instructor USD$32 para pago de Impuesto al momento de salir de Perú.
Se entregará USD$50 por cada día fuera del país los cuales deberán ser debidamente respaldados con las boletas respectivas emitidas por los conceptos tales como:
Cenas, comidas (no se incluye bebidas alcohólicas).
Llamadas telefónicas.
Gastos de alimentos en Aeropuertos por atrasos de vuelos u otros.
Traslados cuando por imprevistos sea necesario utilizar algún medio distinto a los móviles reservados en Chile y en Perú.
Las cantidades antes mencionadas se podrán retirar dos días previos al viaje en Finanzas (3er. Piso) con los señores Danilo Betancour o Walter Díaz presentando formulario “egreso de Caja” entregado en Gestión del Cambio por Abel Araya o Carol Chandía y con la firma respectiva o V°B° autorizados. •
Plazos Rendición: Cada vez que un colaborador solicite un fondo por rendir deberá efectuar la rendición dentro de la semana siguiente al regreso de su viaje.
Cada instructor estará cubierto por un seguro de Salud y Vida según condiciones que se adjuntan en la póliza que se entregará con tarjeta e instructivo de uso, para la entrada en vigencia de este se debe entregar los antecedentes a la Asistente de Gestión del Cambio cada vez que salga del país (Carol Chandía). 18
Móviles en Chile: Serán solicitados por la Asistente de Gestión del Cambio (Carol Chandía) sin embargo, será responsabilidad de cada instructor o pasajero CONFIRMAR DICHA RESERVA EL DÍA ANTES DE SU VIAJE (la ida y Regreso con la empresa de radio taxis).
Se sugiere utilizar en los casos en que lo estimen necesario los estacionamientos del Aeropuerto EN LUGAR DE MÓVILES sobre todo cuando se trate de 4 o menos días fuera del país y dependiendo de la distancia de residencia del aeropuerto ya que el costo diario de este servicio en él es de $6.400.- diarios y $6.500.- por cada día adicional (en estos casos además se cubrirá el peaje de accesos al Aeropuerto).
Móviles en país de Destino (Perú): Serán coordinados desde dicho país, por la asistente Tatiana Pacheco, quien coordinará con la llegada de los vuelos.
Hoteles: La Reserva está a cargo de la Asistente de Perú Tatiana Pacheco con quien una vez se encuentren en Perú se recomienda verificar estadías, fecha y horas de salida de los hoteles según convenios. En los hoteles se firma la factura o comprobante de pago al momento de dejarlo, no se cancela ya que estos cobros se envían a la Cía. directamente (es obligación del Instructor verificar antes de la firma de este comprobante, que no se cobre en exceso, o haya incluidos gastos no efectuados durante la estadía en el hotel).
No se cubrirán cargos de FRIGOBAR NI NINGÚN COBRO EXTRA del Hotel que no sea relativo a Comidas y estadías. En sobre de viaje se entregará nombre del hotel, dirección y fonos de contacto del lugar de reserva.
-17 de Marzo 2009-
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